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LOS SISTEMAS DE INFORMACIN: EVOLUCIN YDESARROLLO
Alejandro HERNANDEZ TRASOBARES
Departamento de Economa y Direccin de EmpresasUniversidad de
Zaragoza
SUMARIO: I. Introduccin: definicin de sistema de informacin y
clasificacin. II.Evolucin de los sistemas de informacin. III. Los
sistemas estratgicos de informacin.IV. Desarrollo de los sistemas
de informacin. V. xito y fracaso de los sistemas deinformacin. VI.
Conclusiones
I. INTRODUCCIN: DEFINICION DE SISTEMA DE INFORMACIN Y
CLASIFICACIN
Durante los ltimos aos los sistemas de informacin constituyen
uno de losprincipales mbitos de estudio en el rea de organizacin de
empresas. El entornodonde las compaas desarrollan sus actividades
se vuelve cada vez ms complejo. Lacreciente globalizacin, el
proceso de internacionalizacin de la empresa, el incrementode la
competencia en los mercados de bienes y servicios, la rapidez en el
desarrollo delas tecnologas de informacin, el aumento de la
incertidumbre en el entorno y lareduccin de los ciclos de vida de
los productos originan que la informacin seconvierta en un elemento
clave para la gestin, as como para la supervivencia ycrecimiento de
la organizacin empresarial. Si los recursos bsicos analizados
hasta
ahora eran tierra, trabajo y capital, ahora la informacin
aparece como otro insumofundamental a valorar en las empresas.
A la hora de definir un sistema de informacin existe un amplio
abanico dedefiniciones1. Tal vez la ms precisa sea la propuesta por
Andreu, Ricart y Valor(1991), en la cual un sistema de informacin
queda definido como: conjunto formal deprocesos que, operando sobre
una coleccin de datos estructurada de acuerdo a lasnecesidades de
la empresa, recopila, elabora y distribuyen selectivamente
lainformacin necesaria para la operacin de dicha empresa y para las
actividades dedireccin y control correspondientes, apoyando, al
menos en parte, los procesos de tomade decisiones necesarios para
desempear funciones de negocio de la empresa deacuerdo con su
estrategia.
Todo sistema de informacin utiliza como materia prima los datos,
los cualesalmacena, procesa y transforma para obtener como
resultado final informacin, la cualser suministrada a los
diferentes usuarios del sistema, existiendo adems un proceso
deretroalimentacin o feedback, en la cual se ha de valorar si la
informacin obtenida seadecua a lo esperado (Ver figura 1).
1 Otras definicin de sistema de informacin seran las propuestas
por K y J Laudon (1996), para los
cuales un sistema de informacin es aquel conjunto de componentes
interrelacionados que capturan,almacenan, procesan y distribuyen la
informacin para apoyar la toma de decisiones, el control, anlisis
yvisin de una organizacin.
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Figura 1. Sistema de Informacin de la Organizacin empresarial:
funciones
Junto con los datos, los otros dos componente bsicos que
constituyen un
sistema de informacin son los usuarios (personal directivo,
empleados y en generalcualquier agente de la organizacin
empresarial que utilice la informacin en su puestode trabajo) y los
equipos (informticos, software, hardware y tecnologas
dealmacenamiento de la informacin y de las telecomunicaciones).
En muchas ocasiones existe bastante confusin, pues al referirse
a sistemas deinformacin se piensa en un primer momento tanto los
ordenadores como en losprogramas informticos2. Una empresa puede
adquirir nuevos ordenadores, instalarnuevos productos de
telecomunicaciones, elaborar una pgina web, realizar
comercioelectrnico, pero ello no implica que exista en su
organizacin un sistema deinformacin. Un sistema de informacin
abarca ms que el aspecto meramentecomputacional, pues no slo hemos
de tener en cuenta estas herramientas, sino tambinel modo de
organizar dichas herramientas y de obtener la informacin necesaria
para elcorrecto funcionamiento de la empresa.
Los encargados de elaborar los sistemas de informacin han de
poseerconocimientos tanto de las tecnologas de informacin
disponibles y que puedenutilizarse en la empresa, como del modo de
organizarlas. Para ello en primer lugartendrn que conocer la
estrategia de la organizacin y el tipo de organizacin
paraposteriormente establecer las necesidades de informacin y
adquirir las herramientasnecesarias para el desarrollo del sistema
de informacin.
Todo sistema de informacin va a poseer unos objetivos
principales, los cualesse resumen a continuacin:
- apoyar los objetivos y estrategias de la empresa: el sistema
de informacinha de suministrar a la organizacin toda la informacin
necesaria para sucorrecto funcionamiento. La informacin manejada
abarcar desde la
2 Suelen confundirse los sistemas de informacin con las
tecnologas de informacin. Los equiposinformticos, software y
equipos de telecomunicaciones constituyen las tecnologas de
informacin. El
sistema de informacin es un concepto ms amplio, pues establece
cules son las necesidades deinformacin de la empresas, cmo las va a
solucionar y qu medios (tecnologas de informacin) va aemplear.
Almacenamiento Procesamiento Informacin fina
Retroalimentacin
Datos
Uso
informacin
SISTEMA DE INFORMACIN DE LA ORGANIZACIN
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actividad rutinaria de la empresa hasta aquella necesaria para
el proceso deplanificacin a largo plazo de la empresa.
- proporcionar informacin para el control de la totalidad de
actividades de laempresa, pudiendo comprobar el cumplimiento de las
metas establecidas por
la organizacin. Los sistemas de informacin abarcan a todos
losdepartamentos de la empresa y a la gestin global de la
organizacin.
- adaptar las necesidades de informacin a la evolucin de la
empresa:conforme la empresa va creciendo y desarrollndose, surgen
nuevasnecesidades de informacin que han de ser satisfechas por el
sistema deinformacin, evolucionando este ltimo adecundose a las
nuevascircunstancias del entorno.
- interacturar con los diferentes agentes de la organizacin,
permitiendo queestos empleen el sistema de informacin para
satisfacer sus necesidades de
un modo rpido y eficaz. La interactividad y flexibilidad de los
sistemas deinformacin constituyen un punto clave en el xito o
fracaso.
Para la consecucin de dichos objetivos, un buen sistema de
informacin ha deser capaz recibir y procesar los datos del modo ms
eficaz y sin errores, suministrar losdatos en el momento preciso,
evaluar la calidad de los datos de entrada, eliminar lainformacin
poco til evitando redundancias, almacenar los datos de modo que
estndisponibles cuando el usuario lo crea conveniente, proporcionar
seguridad evitando laperdida de informacin o la intrusin de
personal no autorizado o agentes externo a lacompaa y generar
informacin de salida til para los usuarios de sistemas
deinformacin, ayudando en el proceso de toma de decisiones.
A la hora de clasificar los Sistemas de Informacin, existe una
gran variedad decriterios. En la Tabla 1 podemos ver algunas de las
principales tipologas de sistemas deInformacin que nos podemos
encontrar:
Tipo de Sistema de Informacin TiposGrado de formalidad
Formales
InformalesAutomatizacin Manuales
InformticosRelacin con la toma de decisiones Estratgicos (alta
direccin) Gerencial (nivel intermedio) Operativos (control
operativo)
Funcionalidad Gestin comercial Gestin contable Gestin financiera
Gestin de Recursos Humanos Gestin de la Produccin
Grado Especializacin Especficos
Generales
Tabla 1. Tipologa de Sistemas de Informacin (Basado en Garca
Bravo, 2000 y Edwars, Ward yBythesway, 1998)
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Sin embargo la clasificacin ms til es la propuesta por K y J
Laudon (1996).En ella los sistemas de Informacin se agrupan segn su
utilidad en los diferentesniveles de la organizacin empresarial. La
organizacin consta de 4 niveles bsicos: unnivel operativo referido
a las operaciones diarias de la organizacin, un nivel
delconocimiento que afecta a los empleados encargados del manejo de
la informacin
(generalmente el departamento de informtica), un nivel
administrativo (abarcara a losgerentes intermedios de la
organizacin) y un nivel estratgico (la alta direccin de
laempresa).
Segn estos niveles, K y J Laudon establecen la siguiente
clasificacin desistemas de informacin:
a) Sistema de Procesamiento de Operaciones (SPO): sistemas
informticosencargados de la administracin de aquellas operaciones
diarias de rutinanecesarias en la gestin empresarial (aplicaciones
de nminas, seguimientode pedidos, auditora, registro y datos de
empleados). Estos sistemas
generan informacin que ser utilizada por el resto de sistemas
deinformacin de la compaa siendo empleados por el personal de los
nivelesinferiores de la organizacin (Nivel Operativo)
b) Sistemas de Trabajo del Conocimiento (STC): aquellos sistemas
deinformacin encargados de apoyar a los agentes que manejan
informacin enla creacin e integracin de nuevos conocimientos para
la empresa(estaciones de trabajo para la administracin); forman
parte del nivel deconocimiento
c) Sistemas de automatizacin en la oficina (SAO): sistemas
informticosempleados para incrementar la productividad de los
empleados que manejanla informacin en los niveles inferiores de la
organizacin (procesador detextos, agendas electrnicas, hojas de
calculo, correo electrnico,...); seencuentran encuadrados en el
nivel de conocimiento al igual que losSistemas de Trabajo del
Conocimiento
d) Sistemas de informacin para la administracin (SIA): sistemas
deinformacin a nivel administrativo empleados en el proceso de
planificacin,control y toma de decisiones proporcionando informes
sobre las actividadesordinarias (control de inventarios,
presupuestacin anual, anlisis de lasdecisiones de inversin y
financiacin). Son empleados por la gerencia ydirectivos de los
niveles intermedios de la organizacin.
e) Sistemas para el soporte de decisiones (SSD): sistemas
informticosinteractivos que ayudan e los distintos usuarios en el
proceso de toma dedecisiones, a la hora de utilizar diferentes
datos y modelos para la resolucinde problemas no estructurados
(anlisis de costes, anlisis de precios ybeneficios, anlisis de
ventas por zona geogrfica). Son empleados por lagerencia intermedia
de la organizacin.
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f) Sistemas de Soporte Gerencial (SSG): sistemas de informacin a
nivelestratgico de la organizacin diseados para tomar decisiones
estratgicasmediante el empleo de grficos y comunicaciones
avanzadas. Son utilizadospor la alta direccin de la organizacin con
el fin de elaborar la estrategiageneral de la empresa (planificacin
de ventas para 4 aos, plan de
operaciones, planificacin de la mano de obra).
Todos esto sistemas de informacin a su vez podran analizarse
segn lasdiferentes reas de la empresa: ventas y mercadotecnia,
manufactura y produccin,finanzas, contabilidad y recursos humanos.
Para cada una de estas reas existe unconjunto especifico de
aplicaciones informticas y equipos, los cuales han de
estarcoordinados entre si. Si ello no se realizara, una empresa
tendr problemas deintercambio de datos entre las diferentes reas,
aparecer la existencia de redundanciade datos y la existencia de
ineficiencias e incrementos de costes de comunicacin. Porello
resulta clave la correcta planificacin y desarrollo de los sistemas
de informacintal como veremos en los apartados posteriores.
II. EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION
Los Sistemas de informacin han ido evolucionando durante los
ltimos aoshasta constituir los denominados sistemas de informacin
estratgicos. Primeramentelos Sistemas de Informacin empresariales
eran considerados como un instrumentosimplificador de las distintas
actividades de la empresa, una herramienta con la cual
sefacilitaban los tramites y reduca la burocracia. Su finalidad era
bsicamente llevar lacontabilidad y el procesamiento de los
documentos que a nivel operativo.
Posteriormente el desarrollo de la informtica 3 y las
telecomunicacionespermitieron incrementar la eficacia en la
realizacin de las tareas, ahorrar tiempo en eldesarrollo de las
actividades y almacenar la mayor cantidad de informacin en el
menorespacio posible, lo cual aument en las organizaciones el
inters en los sistemas deinformacin. Con el transcurrir del tiempo
las empresas fueron observando como lastecnologas y sistemas de
informacin permitan a la empresa obtener mejoresresultados que sus
competidores, constituyndose por si mismas como una fuente
deventaja competitiva y una poderosa arma que permita diferenciarse
de suscompetidores y obtener mejores resultados que estos. De este
modo los sistemas deinformacin se constituyeron como una de las
cuestiones estratgicas de la empresa,que ha de considerarse siempre
en todo proceso de planificacin empresarial.
Dada la clasificacin de K y J Laudon, los primeros sistemas de
informacin endesarrollarse fueron los Sistemas de Procesamiento de
operaciones. Con el transcurrirdel tiempo, fueron apareciendo en
primer lugar los sistemas de informacin para laadministracin y
finalmente los sistemas de apoyo a las decisiones as como
lossistemas estratgicos. Se produjo un desarrollo vertical de los
sistemas de informacin,
33 El primer ordenador fue construido en 1946 por Mauchly y
Eckert en la Universidad de Pennsylvania,el denominado ENIAC
(Electronic Numerical Integrator and Computer)..A partir de ah con
el desarrollode los transistores, circuitos integrados,
miniaturizacin de equipos, aumento de la velocidad de proceso y
sobre todo el desarrollo del microprocesador en 1971 por parte
de Intel permiti a la empresa disponer deequipos ms veloces, con
mayor capacidad de almacenamiento y procesamiento ocupando un
menorespacio. Para ampliacin de informacin ver Navas Lpez, J.E.,
1994
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partiendo de los niveles inferiores de la organizacin hasta
abarcar al equipo directivode la empresa.
A la hora de analizar el progreso de los sistemas de informacin,
uno de lostrabajos fundamentales fue el propuesto por Gibson y
Nolan (1974) .Ellos describieron
la evolucin de los sistemas de informacin basndose en la
evolucin de lastecnologas de informacin (Ver tabla 2). En la medida
en que se desarrollaron losequipos informticos, el software, el
hardware, las bases de datos y lastelecomunicaciones, los sistemas
de informacin fueron adquiriendo una mayorrelevancia en las
organizaciones, empezndose a considerar como un elemento ms
delproceso de planificacin.
Etapas de la Evolucin de lossistemas de informacin
Caractersticas
1. Iniciacin Introduccin de la informtica en la empresa
Aplicaciones informticas orientadas a lamecanizacin y automatizacin
de los procesosordinarios Escaso gasto en informtica y escasa
formacindel personal
2. Contagio La aplicacin de las tecnologas de informacinoriginan
resultados espectaculares Difusin de las tecnologas de informacin
entodas las reas de la empresa Aumenta la cualificacin del personal
Existe gran descoordinacin y poca planificacinen el desarrollo de
los sistemas de informacin3. Control La alta direccin de la
organizacin se preocupade los sistemas de informacin como
consecuenciadel alto coste en ellos Centralizacin de los proyectos
de inversin entecnologas de informacin
4. Integracin Se controla el incremento del gasto Se produce la
integracin de los sistemas deinformacin existentes en las distintas
reas de laempresa Mejora y perfeccionan los sistemas
deinformacin
5. Administracin de lainformacin
El sistema de informacin adquiere unadimensin estrategia en la
empresa Descentralizacin de ciertas aplicacionesinformticas
6. Madurez Desarrollo de los Sistemas de informacin en
losniveles superiores de la organizacin apareciendo losSistemas
Estratgicos de informacin Adquiere gran importancia la creatividad
y lainnovacin
Tabla 2. Fuente: Gibson y Nolan 1974
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Esta clasificacin de la evolucin de los sistemas de informacin
puedenagruparse en 4 grandes etapas, tal como establecen Andreu,
Ricart y Valor (1991):
a) Introduccin de la informtica en la organizacin: los sistemas
de informacin seaplicaban para simplificar y automatizar los
procesos administrativos. Se usan las
computadoras y los sistemas informticos para mejorar el proceso
de contabilidad,elaborar nminas y facturacin buscando sobre todo el
ahorro de costes y tiempo enla realizacin de dichas operaciones.
Existe una carencia de formacin por parte delos empleados de la
organizacin en dichos sistemas y no hay profesionales quepuedan
resolver dichos problemas dentro de la compaa.
b) Etapa de contagio de las aplicaciones informticas: tras
observar como laaplicacin de los sistemas informticos en algunas
reas de la empresa originanimportantes mejoras, estos se van
difundiendo por los diferentes departamentos dela empresa. Dicho
contagio se desarrolla sin ninguna planificacin por parte de
laorganizacin, con lo cual se produce un alto incremento de los
costes. Aumenta la
formacin del personal en las tecnologas de informacin y en las
aplicacionesinformticas, existiendo ya en la organizacin personal
capaz de solucionar losproblemas planteados en el manejo del
sistema de informacin.
c) Coordinacin de los Sistemas de Informacin y los objetivos de
la empresa: lossistemas de informacin son utilizados en la
totalidad de la organizacin y ya sontenidos en cuenta por parte de
la direccin como un elemento fundamental de laempresa. Se empiezan
a elaborar procedimientos de planificacin de los sistemas
deinformacin y aparece la necesidad de usar los sistemas de
informacin como unmedio de cumplimiento de los objetivos de la
empresa
d) Aparicin de los Sistemas Estratgicos de informacin: los
sistemas deinformacin son valorados como una fuente de ventaja
competitiva sostenible, de talmodo que al elaborar la estrategia
general de la compaa se establece laplanificacin y desarrollo de
los sistemas de informacin como otros de los aspectosclave dentro
del proceso directivo.
III. LOS SISTEMAS ESTRATEGICOS DE INFORMACIN
En la ltima etapa de evolucin, los sistemas de informacin
constituyen losdenominados Sistemas Estratgicos de Informacin.
Monforte (1994) define sistemaestratgico de informacin como: aquel
sistema de informacin que forma parte delser de la empresa, bien
porque supone una ventaja competitiva por si mismo, bienpor que est
unido de una forma esencial al negocio y aporta un atributo
especial a losproductos, operaciones o toma de decisiones. K y J
Laudon (1996) a su vez definensistemas estratgicos de informacin
como: sistemas computacionales a cualquier nivelen la empresa que
cambian las metas, operaciones, servicios, productos o relaciones
delmedio ambiente para ayudar a la institucin a obtener una ventaja
competitiva.
De ambas definiciones podemos destacar el concepto ventaja
competitiva,relacionado directamente con la estrategia de la
empresa. La ventaja competitiva de unaempresa se entiende como
aquella caracterstica de una empresa que la diferencia delresto de
competidores colocndola en una posicin relativa superior para
competir 4.
4 Ver Navas Lopez , J.E. y Guerras Martn, L.A. (2002)
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Bueno y Morcillo (1994) la definen como: el dominio y control
por parte de unaempresa de una caracterstica, habilidad, recursos o
conocimiento que incrementa sueficiencia y le permite distanciarse
de los competidores. Dicha posicin desuperioridad sobre los
competidores ha de ser sostenible en el tiempo, pues solo as
selograrn los resultados para la organizacin.
As un sistema de informacin permitira a una organizacin obtener
unosmejores resultados que el resto de agentes de la economa. La
empresa se beneficiarade una reduccin de costes en la fabricacin
del producto, reduccin del coste decomunicacin entre las diferentes
reas de la empresa, mejor coordinacin entre losdiferentes niveles
jerrquicos de la empresa, una mejor conectividad con proveedores
yclientes, rpida adaptacin a las necesidades del consumidor,
disminucin del tiempo deentrega del producto, etc. De este modo se
reforzara la posible estrategia seguida por laempresa, por ejemplo
las planteadas por Porter: liderazgo en costes, diferenciacin
delproducto y concentracin5.
Aquellas organizaciones que no valoren los sistemas de
informacin como unelemento estratgico, o aunque los tengan
presentes no lo desarrollen de una formacoherente con su
estrategia, se enfrentarn a una gran diversidad de problemas:
loscompetidores, proveedores y clientes pueden incrementar su poder
a la hora de negociarcon al empresa, aparece el establecimiento de
objetivos empresariales inalcanzables conlos sistemas de informacin
actualmente disponibles en la empresa, surge duplicidad deesfuerzo,
inexactitud de los sistemas, gestin inadecuada de la informacin,
malaeleccin de las tecnologas de la informacin, ... De este modo
los sistemas estratgicosde informacin permiten a la empresa
sobrevivir en entornos altamente competitivos ylograr un
crecimiento de la organizacin. Una organizacin puede plantearse
utilizar elmodelo de fuerzas competitivas de Porter (1982), donde
la empresa relaciona lasamenazas y oportunidades que puede
encontrarse con los agentes externos y actuar enconsecuencia.
Figura 2: Ncleo Competitivo de Porter (1982)
5 Ver Estrategia Competitiva , Porter (1982)
Empresa
Competidoresactuales
Proveedores Clientes
Nuevos entrantes
Productos yservicios
sustitutivos
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Partiendo de dicho modelo, los sistemas de informacin nos
serviran para podercompetir y obtener unos mejores resultados:
a) Amenaza de nuevos participantes: los sistemas de informacin
permitirnmejorar el control de los canales de distribucin y
aprovisionamiento para
limitar el acceso de los competidores. Igualmente pueden
utilizarse lossistemas de informacin para adecuar mejor nuestros
productos a lasnecesidades del cliente, explotar economas de escala
con el fin de reducirprecios y competir ante una posible guerra de
precios con las empresasadversarias, siendo ms agresivos en la
estrategia de liderazgo en costes.
b) Amenaza de productos o servicios sustitutivos: se puede
conseguir unamejor adaptacin a las necesidades del cliente,
establecer una correctaadecuacin de calidad-precio de nuestro
producto, identificar ms fcilmentelas necesidades insatisfechas de
los consumidores y redefinir los segmentosdel mercado
c) Rivalidad con los competidores actuales: los sistemas de
informacinconstituyen un arma que permite reducir costes o mejorar
la imagen demarca de la compaa.
d) Poder negociador de clientes y proveedores: los sistemas de
informacinpueden ser utilizados como un medio de equilibrar el
poder con losproveedores y los compradores de nuestro producto.
La empresa puede conseguir la ventaja competitiva bien
diferenciando elproducto (tratando de crear lealtad a la marca,
intentando que el producto de la
compaa cree ms valor en el consumidor), utilizando la estrategia
de liderazgo encostes (los sistemas de informacin permiten
disminuir los costes de comunicacin eintercambio de la informacin
dentro de las organizaciones, siendo evaluado dicho costetanto en
tiempo como en dinero) o bien utilizando una estrategia de
concentracin(utilizando una estrategia similar a las anteriores
pero concentrndonos en un segmentoconcreto del mercado).
IV. DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION
La consecucin de una ventaja competitiva utilizando los sistemas
deinformacin depender en gran medida del correcto desarrollo y
puesta enfuncionamiento del sistema de informacin. El desarrollo de
un sistema de informacinno resulta sencillo. Aquellas
organizaciones que simplemente adquieren tecnologas deinformacin
sin tener en cuenta las necesidades existentes en la compaa
fracasarn,poniendo en peligro la supervivencia de la empresa. Por
ello resulta fundamental lospasos a seguir en el desarrollo de los
sistemas de informacin.
El proceso de desarrollo de los sistemas de informacin constara
de siete etapasfundamentales.
1. Definicin del proyecto: en esta etapa se determinara si la
empresa presentaproblemas y como esto pueden solucionarse mediante
la implantacin de un sistemade informacin. En ella se identificarn
cuales son los objetivos del uso de los
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sistemas de informacin y como estos se ubican dentro de la
estrategia global de lacompaa. En esta fase resulta fundamental que
la alta direccin considere lossistemas de informacin como un arma
estratgica y crea realmente en ello.
2. Anlisis de sistemas: tras haber identificados los diferentes
problemas de laorganizacin estos sern analizados ms detenidamente,
identificando las causasque lo originan y planteando diversas
soluciones. En esta fase se producir unestudio de factibilidad,
para ver si las soluciones son posibles dados los recursos queposee
la organizacin. Hablaremos de tres tipos de factibilidad:
- factibilidad tcnica: para que la solucin pueda ser implantada
hemos deanalizar si la empresa posee los medios informticos
adecuados, o bien sihemos de adquirirlos en el exterior
- factibilidad econmica: se realizara un estudio y valoracin
econmica de lasolucin comprobando que los beneficios de la mejora
superan los costes dela implantacin o modificacin de los sistemas
de informacin
- factibilidad operativa: hemos de valorar si la solucin
propuesta es deseabledata la organizacin interna de la empresa3.
Diseo de Sistemas: una vez elegida aquella solucin que resuelva los
problemas,
se detallar cmo el sistema de informacin satisface los
requisitos planteados porla organizacin. A la hora de disear los
sistemas, hemos de indicar quecomponentes de los sistemas de
informacin utilizaremos (nivel hardware, softwarey tecnologa de las
telecomunicaciones) y como se relacionarn dichos componentesentre
s. De esta forma se producir las especificaciones del sistema de
informacin
4. Programacin: se traducirn las especificaciones del sistema
desarrolladas en laetapa anterior, llevndose a cabo la programacin
y el desarrollo del software
5. Fase de pruebas: para evaluar el correcto funcionamiento del
sistema deinformacin ser necesario lleva a cabo un proceso
exhaustivo y profundo paradeterminar si el sistema de informacin
funciona en diversas condiciones y si losresultados se corresponden
con lo que se esperaba. A la hora de establecer laspruebas, las
empresas pueden realizarlas de tres tipos:
- pruebas de programas: los diversos programas elaborados se
probaran oseparado, con el fin de garantizar que cada uno de ellos
esta libre de errores
- pruebas al sistema: se probar el sistema de informacin como un
todo. Lafinalidad ser el correcto funcionamiento del sistema en
conjunto, puesto queen ocasiones puede que los programas funcin
correctamente de formaindividual, pero a la hora de funcionar en
conjunto el sistema de informacinno ofrezca los resultados
esperados por la empresa
- pruebas de aceptacin: pruebas realizadas por los usuarios
finales delsistema de informacin. Cuando estos dan el visto bueno
se proporciona lacertificacin final del correcto funcionamiento del
sistema de informacin
6. Conversin: una vez comprobado que el sistema de informacin
funcionacorrectamente se llevar a cabo la implantacin de este, o
bien la sustitucin delantiguo sistema de informacin por el nuevo. A
la hora de llevar a cabo estaconversin, las organizaciones van a
poder optar por diversas estrategias:
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- la denominada estrategia en paralelo. En ella durante un
periodo de tiempoambos programas van a convivir y utilizarse,
funcionando tanto el nuevosistema de informacin como el antiguo.
Esta estrategia es la ms fiable ysegura, aunque sin embargo es la
ms costosa y podemos obtenerinformacin redundante
- se puede optar por un cambio directo, remplazando el viejos
sistema deinformacin por el nuevo en una fecha determinado. Esta
estrategia sera lamenos costosa, sin embargo ante cualquier
problema que surja se puedeoriginar la paralizacin de la actividad
de la empresa. Igualmente requiereque el personal de la compaa haya
recibido formacin sobre el nuevosistema de informacin, si no nos
encontraremos con empleados incapacesde saber manejar el nuevo
sistemas de informacin
- llevar a cabo una experiencia piloto, donde el nuevo sistema
de informacinse utiliza en un rea limitada de la compaa y tras
comprobar su correcto
funcionamiento se instala en la totalidad de la compaa. Sera una
mezclade las dos estrategias anteriores
7. Produccin y mantenimiento: una vez instalado el nuevo sistema
de informacinse dice que el sistema est en produccin. A partir de
aqu existir un procesoconstante de evaluacin del sistema de
informacin por parte de los usuarios ypersonal especializado. Tras
ello se identificaran nuevos errores y se plantear lacorreccin de
estos.
La totalidad de las fases analizadas constituiran el denominado
ciclo de vida delos sistemas de informacin. Sin embargo para muchas
compaas desarrollar el
sistema de informacin siguiendo la totalidad de las etapas
anteriores puede resultarlemuy costoso tanto en tiempo como en
dinero. Otros inconvenientes vendran dados porlos continuos cambios
de los requisitos de la informacin que puede originar que unsistema
de informacin quede obsoleto incluso en la etapa de desarrollo. Por
ello lasempresas a la hora de desarrollar un sistema de informacin
puede optar por otroconjunto de estrategias que le pueden permitir
obtener resultados tan positivos como losconseguidos utilizando el
ciclo de vida de los sistemas de informacin.
Otras posibles estrategias a adoptar por las empresas seran las
siguientes:
- elaboracin de prototipos: la empresa desarrolla un sistema
deinformacin no funcional, el cual ser una versin preliminar del
sistema deinformacin total. La elaboracin de un prototipo supone la
reduccin de lasetapas seguidas en el ciclo de vida de sistemas,
buscando la rapidez en eldesarrollo y la reduccin de costes tanto
en tiempo como en dinero. Losprototipos son evaluados por los
empleados en su puesto de trabajo y se vancontinuamente adaptando a
las necesidades de estos. Una vez que secomprueba su correcto
funcionamiento el prototipo se ir extendiendo por elresto de reas
de la empresa.
Indicar que el principal problema del uso de prototipos es su
superficialidad,
pues en muchas ocasiones la empresa se centra en la reduccin de
costesolvidndose de las necesidades de informacin de la empresa,
falta
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elaboracin de documentacin sobre el funcionamiento del prototipo
lo cualpuede originar el desconocimiento del funcionamiento del
prototipo y laausencia de pruebas para comprobar el correcto
funcionamiento delprototipo. Suelen utilizarse en organizaciones
pequeas o con bajasnecesidades de informacin; en grandes
organizaciones no son muy
recomendables.
- paquetes de software de aplicaciones: adquisicin por parte de
la empresade paquetes de software de aplicaciones ya existentes en
el mercado y queutilizar para manejar la informacin. Resulta una
solucin muy sencillapara las organizaciones, pues la empresa
simplemente adquiere el programay lo instala en la organizacin..
Los paquetes de software suelen seraplicarse a una gran variedad de
reas de la empresa (nominas, contabilidad,personal...) y son muy
tiles cuando la empresa no dispone del suficientecapital para poder
desarrollar por ella misma el sistema de informacin.
Sin embargo el principal inconveniente sera la ausencia de
flexibilidad deestos para adaptarse a las necesidades especificas
de la empresa. Ha devalorarse pues cuestiones tales como los
recursos que posee la empresa, lasfunciones del software, el
esfuerzo de instalacin y mantenimiento delpaquete de software, el
coste y la facilidad de manejo de este.
- Desarrollo por los usuarios finales: el desarrollo de las
aplicacionesinformticas durante los ltimos aos tales como las hojas
de calculo,editores de texto, bases de datos,... permite que sean
los propios usuariosfinales quienes elaboren y desarrollen sus
propios sistemas de informacin,existiendo una escasa participacin
por parte de los especialistas tcnicos.
Esta solucin permite un mayor control del sistema por parte de
los usuariosas como el ahorro en coste.
Sin embargo los principales inconvenientes seran la excesiva
proliferacinde sistemas de informacin sin control, el
no-cumplimiento de unos mnimosde calidad y la falta de valoracin de
la organizacin desde un punto de vistaglobal.
- Subcontratacin de los sistemas de informacin: la empresa
decidecontratar a empresas externas para que desarrollen los
sistemas deinformacin de la organizacin. Las empresas se
beneficiaran delaprovechamiento de economas de escala por parte del
proveedor, seaseguraran de calidad en el servicio, no existira
incertidumbre en los costesy la adaptacin a las necesidades de las
empresas sera ms adecuada.
Por otro lado subcontratar supone una cierta perdida de control
por parte dela empresas, siendo clave el poder negociador con el
proveedor de losservicios informticos. Igualmente informacin
considerada comoestratgica por la organizacin es conocida por
organizaciones ajenas a laempresa, surgiendo adems una dependencia
del proveedor.
En la siguiente tabla comparamos los diferentes enfoque de
desarrollo desistemas:
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Enfoque Caractersticas Ventajas DesventajasCiclo de vida
deSistemas
Secuencial Realizacin de un proceso formal Especificaciones y
aprobaciones porescrito Los usuarios tienen un papel limitado
Necesario para Sistemas yproyectos muy complejos ygrandes
Lento y costoso No estimula los cambios en laorganizacin Se ha
de elaborar muchadocumentacin
Elaboracin deprototipos
Requerimientos especificadosdinmicamente con Sistema
experimental Proceso rpido, informal e iterativo Los usuarios
interactuan rpido con elproceso
Rpido y barato Util cuando existeincertidumbre en los requisitos
deinformacin o los usuarios finalesson importantes
Inadecuado para Sistemas grandes yComplejos Puede ser
superficial al obviar elanlisis, documentacin y pruebas
Paquete desoftware para laaplicacin
El software comercial evita necesidadde programas desarrollados
internamente
Se reducen el diseo,programacin, instalacin ymantenimiento
Ahorro en tiempo y coste Disminuye la necesidad deposeer recursos
internos
Puede no satisfacer losrequerimientos de la institucin Puede no
desempear bien algunasfunciones
Desarrollo deusuarios finales
Sistemas creado por y para usuariosfinales Rpido e informal Poca
influencia especialistas de laInformacin
Usuarios controlan laconstruccin de los Sistemas Ahorra el coste
y tiempo dedesarrollo
Proliferacin excesiva de sistemassin interconexin entre ellos En
muchas ocasiones no cumplen lasnormas de calidad
Fuentes externas Sistemas construidos y operados porproveedores
externos Reduce y controla mejor loscostes
Se obtienen sistemas cuandoexiste carencia de recursos en
laempresa
Perdida de control sobre el rea deSistemas de Informacin
Dependencia de la direccin tcnicay la prosperidad de los
proveedoresexternos
Tabla 3. Comparacin de enfoques de desarrollo de sistemas
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V. XITO Y FRACASO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
El desarrollo e implantacin de los sistemas de informacin en
muchasocasiones termina en fracaso, lo cual implica un alto coste
para la empresa y la prdidade recursos que se podan haberse
utilizado en usos alternativas. A continuacin vamos
a realizar un anlisis a modo de resumen de las principales
causas que originan elfracaso de los sistemas de informacin:
a) Falta de alineacin entre los sistemas de informacin y la
estrategiaempresarial: muchas organizaciones siguen considerando
los sistemas deinformacin como un mero instrumento que simplifica
la burocracia sinvalorar las ventajas estratgicas que estos
presentan.
b) Escaso apoyo de la administracin: la alta direccin de la
compaa ha depercibir realmente que los sistemas de informacin
constituyen un armaestratgica. Adems ha de existir una
predisposicin a cambiar la
organizacin empresarial si lo requieren los nuevos sistemas
deinformacin.
c) Mala identificacin de las necesidades de informacin: las
empresasimplantan las tecnologas de informacin sin previamente
haber realizadoun proceso de determinacin de las necesidades de
informacin y comoestas pueden ser satisfecha utilizando
adecuadamente los sistemas deinformacin.
d) Escasa involucracin o influencia del usuario final: a la hora
de disearel sistema de informacin resulta fundamental contar con la
opinin del
usuario final, el cual va a ser quien utilice el sistema de
informacin. Porello este usuario ha de estar motivado e incentivado
a colaborar en el diseodel sistema.
e) Nula formacin del personal: se requiere siempre la realizacin
deactividades formativas para el aprendizaje de las nuevas
herramientasinformticas a utilizar en la empresa.
VI. CONCLUSIONES
Los sistemas de informacin constituyen uno de los aspectos
estratgicos clavespara el buen hacer de la empresa. Para ello es
necesario que la totalidad de laorganizacin est concienciada de su
utilidad, tanto por parte de la alta direccin, la cualha de
tenerlos en cuenta a la hora de realizar el proceso de planificacin
estratgica de laempresa, como por parte de los distintos usuarios
de la empresa. Ha de existir unapoltica de informacin y motivacin
dentro de la empresa. Si esto se lleva a cabo, laempresa lograr
superar a sus competidores, podr aumentar su poder de negociacin
eincluso podr evitar la entrada de nuevos competidores logrando la
denominadaventaja competitiva sostenible.
A la hora de planificar, desarrollar e implantar los sistemas de
informacin ha de
realizarse por parte de la empresa un alineamiento de la
estrategia global de la compaay los sistemas de informacin,
identificando las principales necesidades y evaluando los
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distintos mtodos de satisfaccin, teniendo presente en todo
momento cules son lastecnologas de informacin disponibles en el
mercado y como estas pueden utilizarse.Adems han de definirse
claramente cuales son los objetivos de los sistemas
deinformacin.
El proceso de desarrollo de los sistemas de informacin afectar
en gran medidaal xito o fracaso de la organizacin; las
organizaciones tendrn que adecuar lossistemas de informacin a sus
recursos de capital y las necesidades de la organizacin.La posesin
de la compaa los ordenadores ms avanzados, los mejores programas y
lamejor red de telecomunicaciones no resulta indicativo de un mejor
sistema deinformacin, pues en ocasiones puede que con tecnologas de
informacin msmodestas se satisfagan de igual manera las necesidades
de la compaa. Por ello todaempresa ha de considerar los sistemas de
informacin como un todo, un elemento msde su poltica de
negocio.
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