8. Manual de NyP Administrativos 1006 - Principal | RIC...MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS RESPONSABLE-VERSIÓN GAF - 01 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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RIC MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS RESPONSABLE-VERSIÓN GAF - 01

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS MES-AÑO 10-06

Contenido 1. INTRODUCCIÓN. ......................................................................................................................................................................... 2

2. OBJETIVOS Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. ....................................................................................................................... 4

2.1 OBJETIVO GENERAL. ....................................................................................................................................................................................... 4 2.1 OBJETIVO ESPECÍFICO. .................................................................................................................................................................................. 4 2.2 ÁMBITO DE APLICACIÓN. ............................................................................................................................................................................... 4

3. FUNCIONES, NORMAS Y DISPOSICIONES DE CONTROL INTERNO. .................................................................... 5

3.1 FUNCIONES DEL ÁREA O UNIDAD ADMINISTRATIVA CORRESPONDIENTE. ........................................................................................... 5 3.2 NORMAS Y DISPOSICIONES DE CONTROL INTERNO. .................................................................................................................................. 6

4. PROCEDIMIENTO CORRESPONDIENTE (OBJETIVO Y NORMA). .......................................................................... 7

4.1 GESTIÓN DE COMBUSTIBLE. .......................................................................................................................................................................... 7 4.2 SOLICITUD PARA ENTREGA DE COMBUSTIBLE. ......................................................................................................................................... 9 4.3 GESTIÓN, ENTREGA Y ASIGNACIÓN DE TELÉFONOS CELULARES. ........................................................................................................ 11 4.4 GESTIÓN Y ENTREGA DE CELULARES POR REPARACIÓN, EXTRAVÍO O ROBO. ................................................................................... 13 4.5 GESTIÓN Y PAGO DE SERVICIOS RECURRENTES Y BÁSICOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL RIC. ............................................. 15 4.6 SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE INSTALACIONES. ............................................................................................................................... 17 4.7 SOLICITUD DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO VARIOS ........................................................................................................................ 20 4.8 SOLICITUD DE ENTREGA DE VEHÍCULOS .................................................................................................................................................. 23 4.9 SOLICITUD DE MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS .................................................................................................................................... 25

5. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN. ....................................................................................................................................... 27

5.1 A NIVEL DEL LA GAF. ................................................................................................................................................................................... 27 5.2 A NIVEL DE LA UDAF Y UNIDADES CORRESPONDIENTE. ..................................................................................................................... 27

6. ANEXOS. ....................................................................................................................................................................................... 28

6.1 NORMATIVA LEGAL APLICABLE Y OTRAS DISPOSICIONES ..................................................................................................................... 28 6.2 FORMULARIOS CORRESPONDIENTES. MODELO DE HOJA DE PERITAJE PARA ENTREGA O RECEPCIÓN DE VEHÍCULO ...................... 30 6.3 FORMULARIOS CORRESPONDIENTES. MODELO DE SOLICITUD DE COMBUSTIBLE ................................................................................... 30 6.1 FORMULARIOS CORRESPONDIENTES. TABLA DE KILOMETRAJES PARA ENTREGA DE COMBUSTIBLE .................................................... 32 6.2 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y SIGNIFICADO ........................................................................................................................................................ 38 6.3 SIMBOLOGÍA. ..................................................................................................................................................................................................... 38

1. INTRODUCCIÓN.

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El Manual de Normas y Procedimientos Administrativos Financieros-MNPAF del Registro de Información Catastral-RIC, complementa las disposiciones normativas nacionales emitidas para el funcionamiento y administración de entidades nacionales del Sector Público y conexas, así como a los manuales del Sistema de Información Administrativo Financiera-SIAF, que incluye el Sistema de Contabilidad Integrado-SICOIN-WEB. El MNPAF-RIC se ha integrado en los Manuales siguientes: 1. Normas y Procedimientos Generales; 2. Normas y Procedimientos Presupuestarios; 3. Normas y Procedimientos Contables; 4. Normas y Procedimientos de Tesorería; 5. Normas y Procedimientos de Manejo de Fondos; 6. Normas y Procedimientos de Inventarios (bienes patrimoniales); 7. Normas y Procedimientos de Almacén; 8. Normas y Procedimientos Administrativos; 9. Normas y Procedimientos de Compras (Adquisiciones); y del 10 al 12. Como otros Manuales de Normas y Procedimientos1 (10. Organización y Funciones de la UCP; 11 Adquisiciones con fondos del BM; y 12 Administrativos y Financieros para el BM). El presente documento denominado Manual de Normas y Procedimientos Administrativos, es el que establece el marco referencial de los procesos de gestión administrativa, apoyo logístico y medios para el cumplimiento de las actividades habituales para el que hacer del RIC. La unidad Administrativa, será la responsable de la implementación del presente manual, la cual se integra dentro de la Gerencia Administrativa Financiera-GAF del RIC. Los respectivos procedimientos, integrados en manuales separados, presentan una estructura homogénea para fácil comprensión y uso, incluyendo su propia portada que lo identifica. Siguiendo los principios técnicos para la preparación de este tipo de documentos, para cada procedimiento se ha identificado un recuadro que permite la revisión del mismo, como parte de un planteamiento de mejora continua; así como cada una de la páginas presenta en la parte superior un recuadro de leyenda que se compone de cinco apartados: el primero incluye el logo institucional; el segundo las iniciales de la institución; el tercero divido en dos secciones uno en la parte superior con el indicativo del MNPAF y en la parte inferior el nombre de manual específico; el cuarto incluye la referencia de la leyenda del quinto cuadro, correspondiente a las iniciales de la dependencia institucional responsable de los manuales (preparación y actualización), la versión correspondiente al manual, el mes de elaboración/actualización y el año correspondiente.

El contenido de esta Sección del MNPAF-RIC es el siguiente: 1) Introducción; 2) Objetivos y Ámbito de aplicación; 3) Funciones, Normas y Disposiciones de Control Interno; 4) Procedimiento correspondiente (Objetivo y Norma); 5) Seguimiento y Evaluación; y, 6) Anexos. El objetivo principal, es satisfacer las necesidades de información destinadas a apoyar el proceso de toma de decisiones de la administración, el control y registro de las operaciones realizadas dentro de la institución. La gestión administrativa, forma parte del Sistema de Gestión Operativa Administrativo Financiero del RIC (el cual se describe en el Manual de Normas y Procedimientos Generales), comprende las acciones de servicios de apoyo logístico y de medios a disposición para el que hacer de las diferentes dependencias institucionales que integran a RIC.

1 Por ejemplo manuales específicos para la administración de fondos provenientes de préstamos y/o donaciones, según disposiciones establecidas en el respectivo convenio.

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2. OBJETIVOS Y ÁMBITO DE APLICACIÓN.

2.1 Objetivo General. Integrar el MNPAF del RIC en complemento a las disposiciones legales para el funcionamiento de las instituciones públicas de la República de Guatemala, estableciendo las pautas a seguir en cada uno de los procesos que se derivan de las funciones básicas asignadas a ésta área, con el fin de orientar las tareas que deben cumplir el funcionario o empleado encargado.

2.1 Objetivo Específico. Normar las actividades básicas que deben ser desempeñadas en la Unidad Administrativa del RIC.

2.2 Ámbito de Aplicación. El presente manual será de observancia y aplicación para la Unidad Administrativa, que depende administrativamente de la GAF, así mismo de acatamiento para todas las unidades administrativas y Gerencias del RIC, en complemento con los demás manuales que integran el Manual de Procedimientos Administrativos Financieros del RIC.

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3. FUNCIONES, NORMAS Y DISPOSICIONES DE CONTROL INTERNO. La Unidad Administrativa se integra como parte de la Gerencia Administrativa Financiera-GAF del RIC. La Unidad de Administrativa, se regirá por las normas y regulaciones institucionales del RIC, en cuanto a la gestión administrativa financiera, cumpliendo en lo que corresponda a las condiciones especificas descritas en este manual y a las disposiciones emitidas para las instituciones del Sector Público Nacional.

3.1 Funciones del área o unidad administrativa correspondiente. La Unidad Administrativa tendrá un encargado (y un número de asistentes de acuerdo a las diferentes áreas de atención y al volumen de operación, oficinas de atención y fuentes de fondos) quien será responsable de apoyar administrativa y logísticamente las actividades de la institución. Las principales funciones de esta unidad y que estarán bajo responsabilidad del Encargado, son las siguientes:

a) Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades del personal bajo su dependencia, cumpliendo con las normativas vigentes.

b) Supervisar la eficiente provisión de los servicios generales: Limpieza de ambientes, mantenimiento, seguridad, resguardo y mantenimiento de las instalaciones de la institución.

c) Establecer un sistema de control interno en el área de su competencia, que garantice un óptimo control de administración de bienes de uso y de consumo institucional.

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d) Proponer políticas y procedimientos para el manejo y control de bienes y servicios, así como su almacenamiento, custodia y disposición de activos de la entidad.

e) Supervisar la administración de los activos fijos muebles e inmuebles, respecto a la asignación, salvaguarda, mantenimiento y control de los bienes de uso institucional.

f) Administrar la programación, uso y mantenimiento de los salones de reuniones destinados para reuniones de trabajo g) Definir, programar y ejecutar el plan de mantenimiento y reparación de activos fijos. h) Revisión y firma de la documentación que se genere en el Área. i) Participar en reuniones de trabajo con el personal a su cargo ó con otras Unidades Administrativas. j) Supervisar que se lleven los registros, archivos y controles de la documentación que se tramita en la unidad. k) Supervisar el registro apropiado de inventarios de activos fijos. l) Supervisar que se lleven registros, y controles adecuados relacionados con el estado, uso y mantenimiento de los

vehículos, equipo y mobiliario de la Institución. m) Supervisar que se lleven registros apropiados de almacén n) Preparar los manuales de procedimientos de las distintas unidades del Área Administrativa. o) Revisión de la información que ingresa diariamente al Área Administrativa para analizar los procedimientos a seguir

con cada una de ellas. p) Atención al público que requiera información con respecto a trámites administrativos. q) Otras funciones relacionadas con el ámbito de su competencia.

3.2 Normas y disposiciones de control interno. A nivel general, las normas que la GAF aplicará se centran a lograr la:

• Efectividad y eficiencia en las operaciones. • Confiabilidad en la información financiera. • Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables (gubernamentales, como normativas internacionales-NIIFs).

Otras normas de orientación para el control interno, de aplicación administrativa financiera, son:

• La obtención de la información financiera oportuna, confiable y suficiente como herramienta útil para la gestión y el control.

• Mantener el principio de separación de funciones, incompatibles, en los diferentes procedimientos administrativos financieros.

• Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de información no financiera para utilizarla como elemento útil para la gestión y el control.

• Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad y/o en custodia (resguardo o de uso diferido) del RIC.

• Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el logro de sus objetivos y misión. • Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en el marco de las normas

constitucionales, legales y reglamentarias.

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4. PROCEDIMIENTO CORRESPONDIENTE (Objetivo y Norma). Los procedimientos que a continuación se desarrollan, se establecen en el marco del ciclo de inventarios correspondiente a partir del ingreso-registro, para el RIC (presentado en la sección 1. Introducción). Cada uno contiene su objetivo y la norma (política) correspondiente.

4.1 Gestión de Combustible. Objetivo del Procedimiento: Establecer el procedimiento para realizar la gestión de compra de combustible por medio de vales y cupones, para contar con la disponibilidad de los mismos en el momento que sean requeridos para el cumplimiento de las actividades del RIC; con el fin de guiar y facilitar las labores del personal. Normas del Procedimiento: 1. Es responsabilidad de la Unidad Administrativa realizar la gestión de combustible. 2. El resguardo y control de vales y cupones de combustible, recae en la unidad administrativa del RIC; quien deberá establecer las medidas de seguridad de custodia correspondiente. 3. Los vales o cupones de combustible deberán estar pre numerados y entregados en orden correlativo. 4. La unidad administrativa, deberá llevar un registro en libro de los cupones y vales de combustible, debiendo presentar informes periódicos del movimiento de los mismos (al menos mensualmente). Procedimiento:

GESTIÓN DE COMBUSTIBLE MPAdm-01

Responsable Pasos Acción Tiempo Máximo

(días)

Encargado Administrativo

1 En base a la programación trimestral anual, solicita por medio de oficio al asistente administrativo realizar la gestión para la compra de combustibles de los vehículos del RIC (indicando el monto correspondiente)

2 horas

2 Traslada solicitud 1 hora

Asistente Administrativo

3 Recibe solicitud para iniciar la gestión. 1 hora

4 Llena formulario de "Solicitud de Compra", y procede a firmar 1 hora

5 Traslada a EA para su visto bueno en formulario de "Solicitud de Compra" 1 hora


6 Recibe formulario y verifica si está correcto 1 hora

6.1 Si, firma y sella de visto bueno y solicita autorización GAF, sigue paso 7

6.2 No, devuelve al asistente administrativo para su corrección

GAF

7 Recibe la solicitud y verifica justificación 1 hora

7.1 Si, firma de autorización y traslada a Asistente Administrativo, sigue paso 4

7.2 No, devuelve al Encargado Administrativo.

Asistente Administrativo 8 Recibe solicitud de compra autorizada por la GAF

9 Traslada a encargado de compras para realizar cotizaciones

Encargado de Compras

10 Recibe "Solicitud de Compra" ya autorizada por la GAF y procede a cotizar

15 a 20 días 11 Dependiendo el monto de combustible debe seguir con el proceso que corresponda (compra directa o por cotización) Ver procedimiento de compras correspondiente.

12 Da aviso al asistente administrativo de la GAF de los datos de la empresa proveedora de combustible

Asistente de GAF

13 Recibe información de empresa proveedora de combustible

14 Solicita la emisión de cupones o vales de combustible de diferentes nominaciones de acuerdo a la solicitud de compra (p.e. Q.20; Q.50; Q.100)

15 Recibe cupones o vales de diferentes nominaciones por parte de empresa proveedora. Resguarda los cupones o vales en lugar seguro con llave.

16 Contar con un libro para control de entrega de combustible del RIC

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOPARA GESTIÓN DE COMBUSTIBLE

Inicia: Área Administrativa: Recibe de Encargado administrativo solicitud.Termina: Área Administrativa : Archiva expediente.

FechaPagina

Octubre de 20061/1

Elaboró: Consultoría PHRD-Banco Mundial

Fecha

Pagina

ENCARGADO ADMINISTRATIVO ASISTENTE ADMINISTRATIVO

REGISTRO DE INFORMACIÓN CATASTRAL - RIC

GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO

1

Solicita por medio de oficio

compra de combustible

Traslada solicitud al Asistente

Administrativo

Devuelve para corrección

Traslada a GAF7

10

11

Recibe solicitud ya autorizada

Dependiendo del monto debe seguir el proceso que

corresponda (compra directa, cotización,

licitación)

Da aviso al asistente GAF de empresa

proveedora Fin del proceso

2

6

4

Recibe solicitud de gestión

Llena formulario “solicitud de

compra” y firma

Traslada al Encargado Administrativo

2 3

4 Recibe formulario y verifica

5

6 Firma y sella de visto bueno

Devuelve para corrección

Traslada a Encargado Administrativo10

7 Recibe solicitud y verifica justificación

8

9 Firma de autorización

SI

NO

NO

SI

12

Recibe información de empresa proveedora13

14

Solicita emisión de cupones o vales de

combustible de diferente nominación

15Recibe cupones y

resguarda en lugar seguro con llave

16Realiza habilitación de libro y autorización de

CGC para control

Actualización / sustituye a

Revisó y Autorizó: Gerencia Administrativa Financiera Comentario:

Ref. MPAdm-01

9



4.2 Solicitud para entrega de Combustible. Objetivo del procedimiento: Contar con un procedimiento para el manejo de solicitudes de combustible que son requeridas para los vehículos autorizados por el RIC, en el cumplimiento de comisiones oficiales, teniendo como fin, facilitar el desarrollo de las actividades de la institución, con el fin de guiar y facilitar las labores del personal. Normas del procedimiento: 1. La entrega de combustible deberá realizarse de lunes a jueves (excepcionalmente y con autorización de la GAF para comisiones el día viernes). 2. No se procederá a la entrega de combustible si la solicitud no cuenta con la autorización del Gerente o Encargado de la Unidad y Visto Bueno del Encargado Administrativo/GAF. 3. No se entrega combustible si la solicitud está con fecha anterior y tiene alteraciones. 4. La entrega de combustible será únicamente por medio de las solicitudes para comisiones debidamente autorizadas y los procedimientos aprobados. 5. Se utilizarán vales para comisiones locales y cupones para comisiones al interior de la república (excepcionalmente podrá variarse esta norma, en base a disposiciones previamente autorizadas por la GAF). Procedimiento

SOLICITUD PARA ENTREGA COMBUSTIBLE MPAdm-02

Responsable Pasos Acción Tiempo Máximo (días)

Solicitante 1 Entrega el formulario de solicitud de combustible debidamente lleno, al asistente Administrativo

1 Asistente Administrativo

2 Recibe el formulario de solicitud de combustible y verifica que esté correcto

2.1 Si, sigue paso 3

2.2 No, devuelve al solicitante para su corrección.

3 Verifica si la comisión es local o al interior.

3.1 Si, es local , sigue paso 4

3.2 No, es al interior, sigue paso 5

4 Verifica que los datos de kilometraje y consumo coincidan, previo a elaborar el vale o cupones de combustible.


4.2 No, lo devuelve al solicitante para su corrección

5 Consulta tabla para establecer distancias en kilómetros y calcula consumo en galones para establecer el monto del vale o vales/cupones.

6 Llena el vale de combustible con el monto aprobado o establece numero de cupones necesarios y si cuenta con la disponibilidad correspondiente.

7 Desglosa y anota en sus controles el combustible a entregar.

8 Entrega el vale al solicitante.

Solicitante 9 Recibe vale o cupones, firma de recibido.

Asistente Administrativo 10 Archiva formulario y copias del vale.


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FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOSOLICITUD Y ENTREGA DE COMBUSTIBLE

Inicia: Unidad Solicitante: Presenta solicitud de combustible.Termina: Asistente Administrativo: Entrega cupones o vales y realiza archivo.

FechaPagina

Octubre de 20061/1


Fecha

Pagina

ASISTENTE ADMINISTRATIVOSOLICITANTE ASISTENTE ADMINISTRATIVO


1

2

2

8

Llena formulario de Solicitud de Combustible

Traslada aunidad

administrativa

Recibe formulario de solicitud

NO, devuelve al asistente

SI

Entrega el vale al solicitante

3

Interior, paso 5

Verifica si la comisión es

local o interior

Local, paso 4

4

Verifica que Kms y consumo coincidan,

previo a elaborar vale

7

Archiva solicitud y copia del vale

Desglosa y anota en controles



Ref. MPAdm-02

9 Recibe combustible

No, devuelve para corrección

Si

5

Consulta tabla para consumo de galones

por kms, previo a elaborar vale o

cantidad de cupones

6Llena el vale de

combustible con el monto aprobado o establece numero de cupones

necesarios y si cuenta con la disponibilidad correspondiente.

10

Fin del proceso

11



4.3 Gestión, entrega y asignación de teléfonos celulares. Objetivo del procedimiento: Proveer al personal autorizado de un aparato telefónico celular para comunicación oficial con los equipos de trabajo, facilitando las actividades propias de su cargo. Normas del procedimiento: 1. La GAF, será la responsable de establecer una relación de contrato de servicios con una Empresa de Telefonía Móvil. 2. El contrato que se suscriba con la empresa de comunicaciones celulares, deberá incluir servicios de garantía, de soporte técnico y de asistencia pronta y segura para los casos de reparación, extravío o robo. 3. Los aparatos celulares adquiridos por el RIC, para el uso de su personal, deben ser registrados por la unidad administrativa e inventarios y resguardos bajo responsabilidad de la persona a quien se le asigne. 4. El personal al que se le asigne un teléfono celular adquirido por el RIC, deben velar por el buen uso y cuidado de los mismos, ya que en el caso de pérdida, faltante o extravío, serán deducidas las responsabilidades correspondientes. Procedimiento

GESTIÓN, ENTREGA Y ASIGNACIÓN DE CELULARES MPAdm-03


Dependencia Solicitante 1 Solicita a GAF por escrito gestionar la compra y asignación de celular para personal

bajo su cargo, justificando la necesidad del bien

2 Traslada a la GAF para su aprobación

GAF

3 Recibe la solicitud y verifica justificación 3.1 Si, sigue paso 4

3.2 No, devuelve al gerente de la unidad administrativa dando explicación de no ser otorgado.

4 Firma y sella de aprobado

5 Traslada al Encargado administrativo para su trámite Encargado/Asistente

Administrativo 6 Recibe solicitud ya aprobada por GAF 7 Realiza oficio de solicitud de un aparato telefónico con línea a la empresa proveedora

Empresa Proveedora 8 Recibe oficio de solicitud

9 Procede hacer entrega de aparato telefónico y plan de pago


10 Recibe copia de oficio de solicitud debidamente firmado de recibido

11 Recibe aparato telefónico nuevo

12 Da aviso a las unidades de almacén e inventarios para que realicen los registros correspondientes

Encargado de Almacén

13 Recibe documentos para ingreso de aparato telefónico

14 Procede a registrar el ingreso a almacén y llena formulario 1-H

15 Da aviso al encargado de inventarios para que sea operado el ingreso en la tarjeta de responsabilidad del responsable del bien

16 Traslada al asistente administrativo para que haga entrega del aparato telefónico al responsable y adjunta formulario


17 Recibe expediente y verifica si está correcto


17.2 No, devuelve al encargado de almacén para realizar las correcciones

18 Opera control del # de registro del aparato para poder bloquearlo en caso de extravío o robo y procede a la entrega el aparato telefónico nuevo al solicitante, quien firma de recibido el oficio.

Solicitante 19 Recibe aparato telefónico nuevo, quien firma de recibido

Asistente Administrativo 20 Remite formulario de "solicitud de compra", adjuntado factura, ingreso de almacén e

inventarios al encargado de compras para tramitar pago

21 Archiva copia de oficio para control y consultas posteriores. FIN DEL PROCEDIMIENTO

12



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4.4 Gestión y entrega de celulares por reparación, extravío o robo. Objetivo del procedimiento: Contar con un procedimiento para la gestión de reparaciones, extravío o robo de aparatos celulares, asignado a personal autorizado del RIC; con el fin de guiar y facilitar las labores del personal. Normas del procedimiento: 1. Deberá de existir un contrato de servicios vigente con la Empresa de Telefonía Móvil. 2. La garantía aplica si esta dentro del margen estipulado en el contrato firmado por el RIC y la empresa de comunicaciones celulares. 3. El deducible será cancelado por el usuario dependiendo del modelo. 4. Por extravío o robo, el usuario deberá poner la denuncia ante el Ministerio Público y solicitar una certificación de lo acontecido. 5. Por extravío o robo, el usuario deberá dar aviso inmediatamente a la empresa proveedora del servicio para que bloquee la línea afectada; así como a la unidad administrativa. Procedimiento:

GESTION Y ENTREGA DE CELULARES POR REPARACIÓN, EXTRAVIO O ROBO MPAdm-04


Usuario 1 Solicita por escrito la reposición/reparación de teléfono celular, explicando

detalladamente la causa de la reposición / reparación

2 Traslada al Encargado Administrativo

Encargado Administrativo/Asistente

Administrativo

3 Recibe la solicitud de reposición / reparación y verifica la causa y documentación


3.2 No, devuelve al usuario para su corrección.

4 Verifica que acompañe nota de aviso del extravío o robo a la empresa proveedora del servicio y denuncia al Ministerio Público; o defectos presentados para reclamar garantía o solicitar reparación. Si procede, solicita bloqueo de teléfono.

5 Establece si procede el pago de deducible del seguro.


5.2 No, sigue paso 10

6 Solicita al usuario que haga el pago del deducible, si procede.

Usuario 7 Recibe el valor del deducible, procede al pago y solicita el comprobante 8 Traslada el comprobante de pago a la Unidad Administrativa

Asistente Administrativo 9

Recibe el comprobante de pago del deducible, o bien el requerimiento de reclamar la devolución o reparación de un teléfono celular y procede a elaborar un oficio dirigido a la empresa proveedora del servicio.

10 Lleva el oficio y el aparato (si procede) a la empresa proveedora.

Empresa Proveedora 11 Recibe el oficio y el aparato (si procede), revisa y diagnostica.

12 Entrega el aparato telefónico nuevo en reemplazo al extraviado o el mismo ya reparado.


13 Recibe aparato telefónico nuevo o el reparado y verifica que esté funcionando bien


13.2 No, lo devuelve a la empresa proveedora.

14

Entrega el teléfono nuevo o reparado al usuario solicitante, quien firma de recibido en el oficio de entrega. Si existen cambios a nivel de inventario, informa para que se realicen los cambios correspondientes (ver procedimiento de inventarios de desasignacion y reasignación)

Solicitante 15 Recibe aparato telefónico nuevo o reparado, quien firma de recibido

Asistente Administrativo 16 Archiva el oficio para futuras consultas.


14



15



4.5 Gestión y pago de servicios recurrentes y básicos para el funcionamiento del RIC. Objetivo del procedimiento: Establecer los pasos para la gestión del pago de servicios recurrentes y básicos (como agua, energía, celulares, teléfonos, seguros, etcétera), realizados en el marco de las actividades normales del RIC, con el fin de guiar y facilitar las labores del personal. Normas del procedimiento: 1. Todos los servicios básicos deberán pagarse con prontitud para no dar motivo a la suspensión de los mismos. 2. En el caso de la telefonía celular y fija, los excedentes en llamadas o llamadas al extranjero serán cobradas al usuario. 3. Al notificarle al usuario de una situación como la mencionada en el inciso anterior, deberá efectuar su pago por medio de boleta de depósito a la cuenta que la GAF le indique, presentando esta documentación a la unidad administrativa/Sección de Contabilidad, en el menor tiempo posible y antes del vencimiento de la factura, para que sea adjuntado a la factura donde aparece lo señalado. 4. Todo pago que se realice de los bienes materiales, insumos o servicios que se hayan adquirido por contratación a largo plazo, se deberá adjuntar la documentación normal de soporte. 5. Todos los pagos de contrataciones a largo plazo deberán ser canceladas por medio de CUR o Fondo Rotativo, dependiendo el monto mensual. 6. Para el control de estos pagos deberá llevarse una base de datos, donde demuestre el estatus del gasto. 7. Para evitar cobros por pagos tardíos y cortes de servicios básicos (Energía Eléctrica, agua, seguros, telefonía móvil y Fija, entre otros), se recogerán facturas en las Instituciones que prestan el servicio. Procedimiento

GESTION Y PAGO DE SERVICIOS RECURRENTES Y BASICOS PARA EL FUNCIONAMIENTO MPAdm-05



1 Elabora listado de las facturas por consumo de telefonía celular y fija, energía eléctrica, agua y otros pagos, velando de contar con las facturas y demás documentos de soporte que respalden el trámite de pago.

2 Razona y firma las facturas, para iniciar el trámite de pago

3 Emite el formulario de solicitud de pago, para gestionar el pago de los servicios

4 Llena el formulario con los datos de las facturas que conforman el listado, adjuntando las facturas ya razonadas conforme el expediente.

5 Traslada el expediente a contabilidad para su aprobación y tramite de pago correspondiente. (ver procedimiento MPC y MPT de pago a proveedores)

Contabilidad 6 Recibe el expediente y verifica que las facturas y comprobantes estén correctos, para realizar tramite de pago correspondiente.

Asistente Administrativo 7 Archiva copia del expediente


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FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOGESTIÓN Y PAGO DE SERVICIOS RECURRENTES Y BÁSICOS PARA EL

FUNCIONAMIENTO DEL RIC

Inicia: Área de Administración: Recibe solicitud o facturas.Termina: Área de Administración: Archiva expediente.

FechaPagina

Octubre de 20061/1


Fecha

Pagina

SECCIÓN DE TESORERIAENCARGADO DE COMPRASASISTENTE ADMÓN. SECCIÓN DE CONTABILIDADSECCIÓN DE CONTABILIDAD


7

1

2

Elabora listado de facturas por consumo por

diversos servicios

Razona y firma facturas

Llena formulario

3 Emite formulario y adjunta facturas

6 Recibe expediente y verifica

NODevuelve para

corrección

SI

Procedimiento de pago a proveedores (MPC)

4

5Traslada a

contabilidad

7 Archiva copia

Fin de Proceso



Ref. MPAdm-05

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4.6 Solicitud de modificación de instalaciones. Objetivo del procedimiento: Establecer los pasos para la gestión de solicitudes de modificación de instalaciones, con el fin de guiar y facilitar las labores del personal. Normas del procedimiento: 1. La solicitud de servicio de modificación a las instalaciones la hace la Gerencia o Encargado de la unidad o zona. 2. Esta solicitud deberá ser enviada con una nota de correspondencia interna de la unidad solicitante, dirigida a la Unidad Administrativa, esta solicitud, deberá especificar qué tipo de modificación efectuaran:

• modificación a la infraestructura eléctrica; • modificación a la red de telefonía; o, • modificaciones a los sistemas de agua potable, aguas servidas o pluviales.

3. La unidad solicitante que cuente con presupuesto, y contrate los servicios de empresas de mantenimiento de instalaciones, deberá notificar a la unidad administrativa, para la supervisión respectiva, para que se cumpla con las especificaciones y estándares de instalación y se verifique el buen funcionamiento de la instalación que se modifique. 4. La Unidad Administrativa, con apoyo de personal de mantenimiento llevara los registros de las modificaciones efectuadas para control de aumento en la capacidad del fluido eléctrico, capacidad de extensiones de central telefónica, instalación de nuevas tuberías de agua en el edifico para evitar riesgo de fallas posteriores. Procedimiento (Ver página siguiente)

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SOLICITUD DE MODIFICACIONES A LAS INSTALACIONES MPAdm-06


Solicitante 1

Establece la necesidad de efectuar una modificación a las instalaciones (eléctrica, telefónica, tuberías para agua potable, drenajes, etc.), llena solicitud con el detalle de las modificaciones.

2 Traslada la solicitud escrita en forma detallada a la Unidad Administrativa

Unidad Administrativa/GAF

3 Recibe la solicitud y verifica si hay fondos presupuestarios para hacer la modificación solicitada


3.2 No, devuelve al solicitante indicándole que no hay fondos disponibles y que es necesario que los gestiones por transferencia u otra vía.

4 Establece si la modificación se puede hacer con el personal disponible o si hay necesidad de contratar personal externo.

4.1 Personal interno, sigue paso 5

4.2 Personal externo, sigue paso 6

5 Traslada la solicitud ya aprobada, al asistente administrativo para su trámite.

6 Traslada la solicitud ya aprobada, al encargado de Compras para su trámite y sigue paso 9.

Asistente Administrativo 7 Recibe la solicitud y establece conjuntamente con el personal de apoyo lo siguiente: que corresponda que materiales necesitaran para la ejecución de la modificación.

7.1 si necesita materiales, cuantifica los mismos y solicita a compras los mismos, sigue paso9

7.2 no necesita materiales, envía a personal de mantenimiento a realizar la modificación solicitada.

Unidad Administrativa/GAF 8 Realizan modificación de la unidad solicitante, va a paso 13 y 15.


9 Recibe la solicitud y procede a la contratación del servicio (paso 6) o compra de materiales (paso7), de acuerdo al monto puede ser directo o por cotización o licitación (ver procedimientos de compras).

10 Informa a Asistente Administrativo, de la contratación del proveedor o compra de materiales para la supervisión de los trabajos o para el retiro de materiales de almacén.

Proveedor 11 Realizan modificación de la unidad solicitante, va a paso 15.


12 Con apoyo del personal de mantenimiento (retira materiales, si corresponde) y/o supervisa que las modificaciones se hagan de conformidad con lo solicitado.

13 Elabora informes de aprobación del trabajo y actualiza el registro de las modificaciones realizadas.

14 Traslada informe a Compras (con visto bueno del Encargado Administrativo), si corresponde para el pago del proveedor (ver procedimiento de pago a proveedores: MFR o MPC y MPT, según corresponda)

15 Hace entrega de las modificaciones a la unidad solicitante

16 Archiva expediente, para futura consulta.


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FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOSOLICITUD DE MODIFICACIONES A LAS INSTALACIONES

Inicia: Unidad Solicitante: Establece necesidad de modificación de las instalaciones.Termina: Asistente Administrativo: Archiva expediente.

FechaPagina

Octubre de 20061/1


Fecha

Pagina

ENCARGADO DE COMPRASASISTENTE ADMINISTRATIVO/PERSONAL MANTENIMIENTOSOLICITANTE PROVEEDORGAF/UNIDAD

ADMINISTRATIVA


1

Establece necesidad de

modificar instalaciones

Traslada a GAF2

3

4

Recibe solicitud y verifica fondos presupuestarios

NO Devuelve indicando que no

hay fondos

SI Establece es necesario contratar para realizar las modificaciones o puede realizarse con

personal del RIC

Si es personal a contratar traslada al encargado de

Compras, paso 9

Si es personal interno paso5

6

7Recibe solicitud y

establece con el material a utilizar

9Recibe solicitud de

contratación de servicioso compra de materiales

De acuerdo al monto puede ser directo, por cotización o licitación.

Informa a unidad administrativa de

contratación e informa a proveedor realizar trabajo

Recibe de la unidad administrativa informe de

trabajos. Procede con procedimiento MFR, MPC y MPT, según

compra correspondiente

14

10Recibe aprobación de compras para realizar

trabajo

11Realizan modificación de la unidad solicitante, de

acuerdo a contratación y al finalizar va a paso 15.

15Hace entrega de

modificaciones a Unidad Administrativa

15Recibe comunicación de

asistente como constancia de haber cumplido



Ref. MPAdm-06

5

Si, contratación externa paso6

Traslado a Asistente 12

Personal de mantenimiento retira materiales, si

corresponde y/o supervisa que las modificaciones se hagan de conformidad con lo solicitado.

Elabora informes de aprobacion del trabajo y

actualiza los registro de las modificaciones realizadas.

14 Traslada informe a compras

15Hace entrega de las modificaciones a la unidad solicitante

Si necesita materiales, cuantifica los mismos y solicita compra-paso 9

SI

8

Coordina modificaciones, asignando a personal de mantenimiento, Realizan modificación de la unidad

solicitante, va a paso 13 y 15.

13

Fin de Proceso

15 Recibe las modificaciones solicitadas

10

10 Recibe comunicación de compras

20



4.7 Solicitud de servicios de mantenimiento varios Objetivo del procedimiento: Establecer los pasos que ordenen y faciliten la prestación de los servicios varios de mantenimiento y cumplir con un programa de mantenimiento preventivo y correctivo a la infraestructura de las instalaciones del RIC y como guía para las labores del personal administrativo. Normas del procedimiento: 1. La solicitud de un servicio lo solicitara la unidad o dependencia respectiva, Gerente/Encargado o secretaria de la unidad correspondiente. 2. Los servicios que pueden solicitar son los siguientes: a) Revisión o reparación de línea directa o extensión telefónica. b) reparación y mantenimiento de la iluminación de oficinas, c) mantenimiento y reparación de tomacorrientes, d) traslado o movimiento interno de mobiliario u e) otros. 3. Estos servicios se solicitaran directamente a la Unidad Administrativa por medio de una llamada a la extensión correspondiente o con el Encargado o Asistente Administrativo, para servicios que no requieran del uso de no más de dos personas y que requieran de acción inmediata. 4. Para los servicios en los que se involucran más de dos personas y que requieran personal con mano de obra calificada e inversión en la compra de materiales, deberá coordinarse con la unidad administrativa para el trabajo a realizar. 5. Para una reparación se procederá a enviar a un técnico para la evaluación de lo solicitado, si se cuenta con los materiales necesarios, se procederá a su ejecución. 6. Si la unidad solicitante cuenta con presupuesto, el técnico de mantenimiento le dejara lista de los materiales a usarse para su compra, y posterior ejecución o se procederá con una solicitud tal como indicado en el procedimiento a continuación. Procedimiento (Ver página siguiente)

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SOLICITUD DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO VARIOS MPAdm-07


Solicitante 1 Solicita el servicio al asistente administrativo, por medio de forma verbal o escrita, para atender un servicio de acción inmediata


2 Recibe solicitud verbal o por escrito y verifica si requiere de materiales para realizar el servicio

3 Si es de acción inmediata solicita a un empleado de mantenimiento para que realice el servicio, sigue paso 12 y/o 15.

4 Si requiere de materiales, contratación de personal o empresa que realice el servicio, solicita autorización para realizar compra.

4.1 No, es posible, indica a solicitante

4.2 Si, solicita autorización al Encargado Administrativo


5 Recibe la solicitud y verifica si procede


5.2 No, la devuelve al asistente indicando el motivo, paso 4

6 Instruye al asistente administrativo para proceder a iniciar gestión para compra de materiales o contratación de personal y/o empresa y posterior ejecución del solicitado.

Asistente Administrativo 7 Recibe la instrucción y establece el monto del servicio de mantenimiento para proceder a

realizar gestión de la compra de los materiales y/o contratación.

8 Envía solicitud a compras.


9 Recibe la solicitud y procede a la contratación del servicio o compra de materiales (paso7), de acuerdo al monto puede ser directo o por cotización o licitación (ver procedimientos de compras).

10 Informa a Asistente Administrativo, de la contratación del proveedor o compra de materiales para la supervisión de los trabajos o para el retiro de materiales de almacén.

Proveedor 11 Realizan modificación de la unidad solicitante, va a paso 15.


12 Con apoyo del personal de mantenimiento (retira materiales, si corresponde) y/o supervisa que el mantenimiento se hagan de conformidad con lo solicitado.

13 Elabora informes de aprobación del trabajo y actualiza el registro de mantenimientos realizados.

14 Traslada informe a Compras (con visto bueno del Encargado Administrativo), si corresponde para el pago del proveedor (ver procedimiento de pago a proveedores: MFR o MPC y MPT, según corresponda)

15 Hace entrega de lo solicitado

16 Archiva expediente, para futura consulta.


22



23



4.8 Solicitud de entrega de vehículos Objetivo del procedimiento: Establecer los pasos que faciliten el trámite para la obtención de un vehículo del RIC que le permita dar cumplimiento a la comisión que le han encomendado, cumpliendo con los requisitos establecidos para el efecto y con el fin de guiar y facilitar las labores del personal de la Institución. Normas del procedimiento: 1. Todo solicitante de vehículo o piloto designado del mismo, debe ser personal autorizado por el RIC, y debe tener licencia de conducir vigente y como mínimo del tipo adecuado al transporte a utilizar. 2. La solicitud de servicio de uso vehicular debe hacerla a través del Formulario de “Solicitud de Servicio” e indicar quien será el piloto del vehículo. 3. Toda solicitud debe estar debidamente elaborada y contar con la firma del solicitante, el Visto Bueno del Gerente o Encargado de la Unidad a que pertenece. La Unidad Administrativa autorizará en el área exclusiva del mismo formulario el servicio solicitado. 4. Debe hacerse un peritaje del estado en que se encuentra el vehículo antes de salir de comisión y al regresar nuevamente, para constatar que no haya sufrido ningún daño, emitiendo el correspondiente pase de salida adecuado de acuerdo al tipo de comisión (programada o de rutina), firmada por solicitante y por la Unidad Administrativa. 5. El solicitante del servicio deberá tramitar el combustible necesario en relación a la distancia de su comisión y al tipo de vehículo asignado, consignando en el área de observaciones del pase de salida el número de cupón proporcionado. 6. Si la comisión es fuera del perímetro de la capital, deberá solicitar el servicio con 24 horas de anticipación, quedando el solicitante en cualquier caso, sujeto a disponibilidad de medios de transporte. Procedimiento

SOLICITUD DE ENTREGA DE VEHICULOS MPAdm-08


Unidad Solicitante/piloto

1 Realiza solicitud de vehículo y combustible, con todos los datos que se requieren (nombramiento de comisión) y las firmas respectivas

2 Traslada solicitud al asistente administrativo para su trámite


3 Recibe y verifica disponibilidad de vehículos y combustible según la comisión y nombramiento del mismo.

3.1 Si, sigue paso 4 3.2 No, devuelve la solicitud e indica al solicitante el motivo.

4 Llena formulario "Control de vehículos", para determinar estado del mismo antes de retirarlo, en caso de comisión programada.

5 Hace entrega del vehículo al solicitante y cumple con procedimiento de entrega de combustible MPAdm-02

Unidad Solicitante/piloto

7 Recibe el vehículo, la copia del formulario de entrega y llena debidamente el pase de salida 8 Entrega pase de salida al agente de seguridad, al momento de salir de las oficinas del RIC

Agente de Seguridad

9 Recibe la boleta de control de salida y verifica qué tipo de comisión se realizará con el vehículo

9.1 Comisión programada, deberá adjuntar el formulario de vehículo lleno y copia de nombramiento de comisión

9.2 Comisión de rutina únicamente debe presentar el pase de salida. 10 Autoriza salida del vehículo si cumple con los respectivos controles

Unidad solicitante/Piloto

11 Recibe la autorización de salida del vehículo y realiza comisión 12 Devuelve el vehículo al asistente GAF, una vez esté terminada la comisión.


13 Recibe y verifica que el vehículo se encuentre en la misma condición que fue entregado y completa los datos en el formulario de "Control de Vehículos"

13.1 Si, lo firma en calidad de aprobado y sigue paso 14

13.2 No, establece los daños y realiza las acciones de reclamo, según el caso.

14 Firma en calidad de aprobado

15 Archiva el formulario de "Control de Vehículos" para futuras consultas.


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FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOSOLICITUD DE ENTREGA DE VEHÍCULOS

Inicia: Unidad solicitante: Realiza solicitud de servicio de vehículo.Termina: Unidad Administrativa: Archiva registro de solicitud.

FechaPagina

Octubre de 20061/1


Fecha

Pagina

AGENTE DE SEGURIDADSOLICITANTE UNIDAD ADMINISTRATIVA/ASISTENTE ADMINISTRATIVO


8 Recibe pase de salida

Comisión de rutina entrega pase de salida,

paso 9

Hace entrega del vehículo5

1

2

Llena formulario “Control de Vehículos”

Traslada a unidad administrativa

3

4

Recibe solicitud y verifica disponibilidad

Devuelve solicitud e indica motivo

Llena formulario y determina estado del

vehículo5

Recibe copia de formulario y gestiona

combustible, firma

Entrega pase al agente de seguridad

Comisión programada, adjunta formulario de

vehículo y nombramiento

Recibe y verifica que el vehículo esté bien12

Establece daños e inicia acciones del caso

13 Firma en calidad de aprobado

Fin del Proceso

9

Autoriza pase de salida

6Recibe vehículo,

combustible y llena pase de salida

7

11

Recibe autorización de salida. Realiza

comisión

Devuelve vehículo al asistente GAF terminada

la comisión

NO

SI



Ref. MPAdm-08

10

14 Aarchiva formulario

25



4.9 Solicitud de mantenimiento de vehículos Objetivo del procedimiento: Establecer los pasos para la solicitud de mantenimiento de vehículos asignados en uso o propiedad de la institución, con el fin de guiar y facilitar las labores del personal. Normas del procedimiento: 1. La unidad administrativa realizará un programa y mantendrá un control de registro de mantenimientos preventivos de los vehículos de la institución, sean estos en uso o propiedad. 2. La dependencia del RIC que tiene asignado o en uso un vehículo de manera permanente, mantendrá cuidado sobre el registro de necesidades de mantenimiento del mismo y gestionará ante la unidad administrativa la realización en el tiempo oportuno la realización de los mantenimientos programados. 3. Toda solicitud debe estar debidamente elaborada y contar con la firma del solicitante, el Visto Bueno del Gerente o Encargado de la Unidad a que pertenece. La Unidad Administrativa autorizará en el área exclusiva del mismo formulario el servicio de mantenimiento solicitado. 4. Debe hacerse un peritaje del estado en que se encuentra el vehículo antes de entrega al taller y al regresar nuevamente de este, para constatar que no haya sufrido ningún daño, emitiendo el correspondiente pase de salida adecuado de acuerdo al tipo de mantenimiento (programada o casuística), firmada por la Unidad Administrativa. Procedimiento

SOLICITUD MANTENIMIENTO DE VEHICULOS MPAdm-09


Solicitante y/o Piloto 1 Llena formulario de Solicitud de Servicio de Mantenimiento Vehicular, con todos los

datos que se requieren y las firmas respectivas

2 Traslada solicitud al asistente administrativo para su trámite


3 Recibe y verifica disponibilidad presupuestaria. 3.1 Si, sigue paso 4

3.2 No, devuelve la solicitud e indica al solicitante el motivo.

4 Llena formulario "Servicio de vehículos", para determinar estado del mismo antes de retirarlo de las oficinas.

5 Procede a realizar los contactos de talleres para que procedan a brindar el servicio de mantenimiento

6 Emite y llena el formulario de "Solicitud de Compra", detallando el tipo de servicio que será realizado

7 Solicita a taller el retiro del vehículo o procede al envío del vehículo con personal del RIC, para lo cual hace entrega del vehículo y pase de salida de las oficinas del RIC

Agente de Seguridad 8 Recibe la boleta de control de salida y verifica que es para traslado al taller 9 Autoriza salida del vehículo si cumple con los respectivos controles

Piloto/Taller

10 Recibe vehículo y la autorización de salida para el taller 11 Taller recibe vehículo para mantenimiento respectivo

12 Devuelve el vehículo al asistente administrativo, una vez esté terminado el servicio de mantenimiento


13 Recibe y verifica que al vehículo le realizaran el mantenimiento solicitado y determina si se encuentre en la misma condición que fue entregado y completa los datos en el formulario de "Control de Vehículos"

13.1 Si, lo firma en calidad de aprobado y sigue paso 13 13.2 No, establece los daños y realiza las acciones de reclamo del caso.

14 Recibe factura con el detalle del trabajo de mantenimiento realizado, quien verifica que los datos en la factura estén correctos

15 Firma en calidad de recepción y aprobado

16 Realiza el trámite de pago al proveedor (ver procedimiento de compras-MPCom, pago con fondo rotativo-MPF o pago a proveedores-MPC

17 Llena control de mantenimientos y archiva copias de expediente para futuras consultas FIN DEL PROCEDIMIENTO

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FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOSOLICITUD DE MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS

Inicia: Unidad solicitante: Realiza solicitud de servicio de vehículo.Termina: Unidad Administrativa: Archiva registro de solicitud.

FechaPagina

Octubre de 20061/1


Fecha

Pagina

PILOTO/TALLERAGENTE DE SEGURIDADSOLICITANTE Y/O PILOTO ENCARGADO DE COMPRASUNIDAD ADMINISTRATIVA/ASISTENTE ADMINISTRATIVO


Recibe pase de salida para traslado al taller

Procede a realizar contactos de talleres

1

2

Llena formulario “Solicitud de

MantenimientoVehículos”

Traslada al asistente administrativo

4

Recibe solicitud y verifica disponibilidad presupuestaria

Devuelve solicitud e indica motivo

Llena formulario y determina estado del vehículo

Autoriza pase de salida

Solicita a taller retiro del vehículo o procede al envío del mismo. Entrega pase de salida al agente de seguridad

7

Establece daños y realiza reclamo

14Recibe detalles de trabajos

y factura

9

SI

5

Emite y llena formulario detallando tipo de servicio6

13 Recibe vehículo y revisa su condición

15

Traslada a encargado de Compras, trámite de pago

NO



Ref. MPAdm-09

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10 Recibe autorización de salida

Devuelve al asistente administrativo ya

reparado

11 Traslada vehículo al taller

12

16

17

Fin del Proceso

Llena control de mantenimientos y archiva

Firma de aprobado y recepción

Recibe solicitud de servicios realizados

De acuerdo al monto puede ser directo, por cotización o licitación.

Recibe de la unidad administrativa informe, establece procedimiento

MFR, MPC y MPT, según compra correspondiente

16

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5. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN. En el marco de las políticas y disposiciones institucionales, se establecerán las orientaciones correspondientes para el seguimiento y evaluación del cumplimiento de las funciones de cada una de sus dependencias. Para el presente caso, corresponderá a la Gerencia Administrativa Financiera y las dependencias que componen a la misma, la implementación de lo siguiente: 1. Manuales de normas y procedimientos específicos 2. Revisión anual de las normas y procedimientos administrativos financieros, correspondientes a cada manual. 3. Actualización y/o adaptación de las normas y procedimientos administrativos financieros, a la luz de las revisiones

periódicas o producto de nuevas disposiciones legales o administrativas. 4. Elaboración e implementación de disposiciones complementarias para el seguimiento y evaluación de la aplicación del

manual de normas y procedimientos administrativos financieros. Todo funcionario, empleado y/o consultor individual del RIC estará sujeto a las sanciones y/o deducción de responsabilidades que correspondan por el no cumplimiento de sus funciones o al no acatamiento de las normativas instituciones y legales. Dichas sanciones y/o deducción de responsabilidades se regirán sobre la base de las disposiciones correspondientes a la legislación nacional.

5.1 A nivel del la GAF. Corresponderá a la GAF la correcta aplicación de las disposiciones del presente manual, así como el elevar ante autoridades superiores la revisión y evaluación del mismo. También se incluirá dentro de las responsabilidades de la GAF, la evaluación del personal asignado a la Gerencia, en cumplimiento a las políticas y disposiciones de evaluación del desempeño institucional.

5.2 A nivel de la UDAF y unidades correspondiente. Será responsabilidad de la unidad de administrativa la correcta aplicación del manual de su ámbito de competencia y sus disposiciones (incluyendo someter a nivel de la GAF su revisión y actualización), al igual que la evaluación del personal bajo su coordinación en el marco de las políticas y disposiciones de evaluación del desempeño institucional.

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6. ANEXOS.

6.1 Normativa Legal Aplicable y otras disposiciones Normativa Legal: Constitución Política de la República de Guatemala. Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas. ARTICULO 2. Ámbito de competencia. Corresponde a la Contraloría General de Cuentas la función fiscalizadora en forma externa de los activos y pasivos, derechos, ingresos y egresos y, en general, todo interés hacendario de los Organismos del Estado, entidades autónomas y descentralizadas, las municipalidades y sus empresas, y demás instituciones que conforman el sector público no financiero; de toda persona, entidad o institución que reciba fondos del Estado o haga colectas públicas; de empresas no financieras en cuyo capital participe el Estado, bajo cualquier denominación, así como las empresas en que éstas tengan participación. ARTICULO 39. Sanciones. La Contraloría general de Cuentas aplicará sanciones pecuniarias que se expresan en quetzales a los funcionarios y empleados públicos y demás personas sujetas a su control, que incurran en alguna infracción de conformidad con el artículo 38 de la presente ley, en otras disposiciones legales y reglamentarias de la siguiente manera:

Mínimo Máximo 1. Incumplimiento de recomendaciones realizadas en auditorias anteriores Q.2,000 – Q10,000. 2. Falta de manuales de funciones y responsabilidades. Q.2,000 – Q10,000. 3. Falta de control previo a la ejecución de inversiones. Q.2,000 – Q.10.000. 4. Falta de presentación del informe de Ejecución de la inversión. Q.2,000 – Q.10,000. 5. Falta de aplicación de los clasificadores presupuestarios establecidos en la ley. Q.2,000 – Q.10,000. 6. Falta de conciliaciones de saldos. Q.2,000 – Q.10,000. 7. Incumplimiento de la rendición de cuentas. Q.2,000 – Q.40,000. 8. Falta de registro y control presupuestario. Q.4,000 - Q.40,000 9. Falta de separación de funciones incompatibles. Q.8,000 – Q.40,000 10. Pérdida o extravío de formularios oficiales. Q.2,000 – Q.80,000. 11. Falta de documentos de respaldo. Q.2,000 – Q.80,000. 12. Otros incumplimientos a Normas de Control Interno y disposiciones legales. Q.2,000 – Q.80,000. 13. Utilización de formularios no autorizados. Q.4,000 – Q.80,000 14. Falta de control interno. Q.4,000 – Q.80,000. 15. Falta de registro o atraso en los registros para el control de inventarios y almacén. Q.4.000 – Q.80,000. 16. Falta de un adecuado registro y resguardo de la documentación de respaldo de operaciones financieras y

administrativas. Q.8,000 – Q80,000. 17. Falta de presentación de la liquidación del presupuesto en la fecha establecida en la ley. Q.4,000 – Q.80,000.

ARTICULO 6. EJERCICIO FISCAL. El ejercicio fiscal del sector público se inicia el uno de enero y termina el treinta y uno de diciembre de cada año. Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas (Acuerdo Gubernativo 318-2003) Articulo 9 Aplicación del Control Interno Ley de probidad y Responsabilidades. ARTICULO 20. RENDICION DE CUENTAS. Todos los que manejen, recuden, administren o inviertan fondos públicos, con cualquier fin, están obligados a rendir cuentas ante la autoridad superior del ramo y en forma prescrita por las leyes fiscales. En esta prescripción quedan incluidos los funcionarios diplomáticos y consulares de la República. El funcionario o empleado que por cualquier motivo perciba cantidades de dinero y no diere el correspondiente recibo indicando la causa de la recepción incurre en responsabilidad conforme a las leyes respectivas. Ley del RIC (Decreto 42-2005).

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EL Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF). El SIAF es el conjunto entidades, órganos, leyes, reglamentos, manuales, procedimientos, instructivos, recursos humanos, materiales y tecnológicos cuyo objetivo es desarrollar la administración presupuestaria y financiera del sector público no financiero. En tal sentido, el SIAF está conformado por: • Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto 101-97 del Congreso de la República, y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo

240-98, que constituye el marco normativo de los sistemas de Presupuesto, Contabilidad Integrada, Tesorería y Crédito Público, y por tanto, contiene las funciones de os entes rectores y las principales características de las etapas del proceso presupuestario.

• Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002 del Congreso de la República, y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo 318-2003, que constituye el marco normativo del proceso de fiscalización y control gubernamental, y de funcionamiento de la Contraloría General de Cuentas.

• Decreto Legislativo de aprobación anual del Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la Nación, que se constituye en la base específica de administración de los créditos presupuestarios aprobados para el ejercicio correspondiente.

• El Ministerio de Finanzas Públicas como Órgano Rector de los Sistemas de Presupuesto, Contabilidad Integrada, Tesorería y Crédito Público, a través de las siguientes Dependencias:

• Dirección Técnica del Presupuesto –DTP-. • Dirección de Contabilidad del Estado –DCE-. • Tesorería Nacional –TN-. • Dirección de Crédito Público -DCP-.

• Los Órganos del Estado, Ministerios, Secretarías, Entidades Descentralizadas, Autónomas, Empresas Públicas e Instituciones del Sector Público No Financiero, con sus correspondientes Unidades de Administración Financiera –UDAF- y estructuras de Control Interno encargados de administrar los créditos presupuestarios autorizados en el Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la Nación.

• Manuales elaborados y autorizados por el Ministerio de Finanzas Públicas, para la correcta y uniforme administración de los sistemas y etapas del proceso presupuestario, siendo éstos:

• Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala. • Manual de Formulación de Presupuesto. • Manual para las Modificaciones Presupuestarias. • Manual de Programación de la Ejecución Presupuestaria y Financiera. • Manual de Contabilidad Patrimonial. • Manual de Ejecución Presupuestaria. • Las Normas Generales de Control Interno emitidas y aprobadas por la Contraloría General de Cuentas, para dar una

seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. • El Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-, es el Sistema Informático diseñado, desarrollado y administrado por

el Ministerio de Finanzas Públicas para el registro de las transacciones con efectos, presupuestarios, patrimoniales y financieros, que en forma común, oportuna y confiable, permite conocer el destino de los egresos y la fuentes de los ingresos, expresados en términos monetarios. El SICOIN incluye por tanto, los sistemas de presupuesto, contabilidad integrada, tesorería y crédito público, y además, las etapas del proceso presupuestario: formulación, ejecución, evaluación y liquidación.

• Otras leyes y disposiciones que rigen la gestión de la administración pública, • tales como:

• Ley del Organismo Ejecutivo • Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento • Ley de Servicio Civil y su Reglamento. • Código Tributario. • Ley del Impuesto Sobre la Renta –ISR- y su Reglamento. • Reglamento de Gastos de Viático para el Organismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas y Autónomas

del Estado. • Ley del Impuesto al Valor Agregado –IVA- y su Reglamento. • Ley Orgánica de los otros Organismos, Entidades Descentralizadas, Autónomas y Empresas Públicas, del

Estado. • Otros Acuerdos Gubernativos (Ministeriales) correspondientes.

Otras Disposiciones:

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6.2 Formularios Correspondientes.- Modelo de hoja de Peritaje para entrega o recepción de vehículo

6.3 Formularios Correspondientes.- Modelo de solicitud de combustible

Vale para despacho de combustible No XXXXXXX

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INSTRUCCIVO PARA LLENAR EL VALE DE COMBUSTIBLE 1. Proveedor: Nombre de la gasolinera o razón social de la Empresa que factura. 2. Fecha: Es la fecha de solicitud de vale. 3. Vehículo: Son los datos del vehículo al cual se le despachará el combustible. 4. Comisión: Se describe el objetivo y los lugares que se visitaran. Ejemplo: Visita de campo y supervisión en la zona catastral de Izabal. 5. Cilindros: 4 – 6 – 8 cilindros. 6. Kilómetros por galón: 4 cl. = 30 – 35; 6 cl. = 20 – 28; 8 cl. 15 – 18 (esto variará de acuerdo al vehículo y si es gasolina o diesel). 7. Kilómetros a recorrer: Cantidad de Kilómetros que hay de punta de partida hasta el destino final de la comisión más un 10% de holgura por cualquier eventualidad en la movilización. Así como el estimado para el retorno. 8. Precio por galón: Es el precio de bomba al día del despacho. Para esto hay que mantener comunicación con el proveedor para saber cuando cambia el precio. 9. Cantidad en Quetzales: Resulta de dividir la cantidad de kilómetros a recorres entre los kilómetros por galón; por el precio en bomba del combustible. Ejemplo: 77 Kms./22 Kms. X gl. = 3.5 gl. X Q 21.59 = Q. 75.57 Nota: para evitar los centavos aproximarlo al inmediato superior, o sea = 76 10. Cuadro de Despacho de Cupones: a. Se coloca la cantidad de cupones

b. Se coloca la denominación del cupón: 20 50 ó 100 c. Se coloca el correlativo del menor al mayor: por ejemplo: 0100 al 01010 d. Se coloca el total en quetzales (estimado).

11. Nombres y firmas correspondientes.

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6.1 Formularios Correspondientes.- Tabla de kilometrajes para entrega de combustible A continuación se presenta una tabla con las distancias en kilómetros, en categoría de departamento y municipio, cabecera y distancia desde ciudad de Guatemala.

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38



6.2 Glosario de términos y significado CUPÓN: Documento que se utiliza para despacho de combustible en comisiones al interior de la República. PASE: Boleta de salida cuando se programa una comisión. PERITAJE: Verificación física del vehículo para ver en qué condiciones se encuentra. VALE: Documento para despacho de combustible utilizado en comisiones locales.

6.3 Simbología.

Símbolo Significado Operación, transferencia datos, revisión, operación combinada

Decisión

Documento

Transferencia ……..control

Referencia otra página

Terminador

Documents

8. Manual de NyP Administrativos 1006 - Principal | RIC...MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS RESPONSABLE-VERSIÓN GAF - 01 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS