Informe Gestión de la producción de documentos electrónicos

LÍDER MUNDIAL EN RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

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Fecha de publicación agosto de 2016

ÍndiceTécnicas para gestionar la producción de documentos electrónicos cuando se permite o se requiere en arbitraje internacional

1. Introducción 2

2. Resumen ejecutivo 3

3. Reglas existentes en arbitraje internacional 4

A. Reglamento de la CCI 4

B. Reglas de la IBA sobre prueba 4

C. Principios generales 5

4. Características de los documentos electrónicos 6

A. Aumento en el volumen del material 6

B. Dispersión 6

C. Durabilidad y fragilidad 7

D. El uso de hardware y de software 7

E. Metadatos 7

F. Herramientas y técnicas electrónicas de búsqueda y de revisión 9

5. Técnicas para la conducción de la producción de documentos electrónicos, de haberlos 9

A. Producción de documentos electrónicos en contexto 9

B. Alcance de la producción 10

(i) Momento, número y enfoque de las solicitudes 11

(ii) Especificidad de las solicitudes 11

(iii) Accesibilidad de las fuentes 12

(iv) Metadatos 12

(v) Uso de herramientas y métodos de búsqueda electrónicos 12

C. Especialización en tecnología de la información 13

D. Transferencia de costos 14

E. Forma de la producción 14

F. Privilegio 15

G. Conservación y falta de producción de documentos electrónicos 15

6. Conclusión 16

Apéndice I – Manual básico sobre documentos electrónicos 17

A. Documentos electrónicos «activos» 17

B. Documentos electrónicos «inactivos» 19

C. Metadatos 20

Apéndice II – Un glosario de términos relacionados con documentos electrónicos 22

1

En el arbitraje internacional no existe un deber automático de revelar documentos o un derecho de solicitar u obtener la producción de documentos, y el surgimiento de documentos electrónicos no debe conllevar a la expansión del método tradicional y prevaleciente de la producción de documentos. Por lo tanto, solicitudes de producción de documentos electrónicos, al igual que solicitudes de producción de documentos en papel –en la medida que éstos se consideren necesarios y apropiados en cualquier arbitraje– deben permanecer limitadas, ajustadas a las circunstancias específicas del caso, y sujetas a los principios generales de producción de documentos tales como especificidad, relevancia, importancia y proporcionalidad. Sin suscribir alguna práctica en particular o el alcance de la producción de documentos, este Informe y los Apéndices que lo acompañan, identifican varias técnicas que los árbitros y las partes pueden considerar usar para manejar de manera justa y eficiente, cualquier problema que pueda surgir mediante la producción de documentos electrónicos, cuando ésta es permitida o requerida, y sobre todo, para asegurarse que el arbitraje internacional no se vuelva una víctima de las ineficiencias en la producción de documentos electrónicos que ha plagado el litigio en ciertas jurisdicciones de tribunales nacionales como en Estados Unidos.

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Teniendo en mente la constante necesidad de monitorear la efectividad del arbitraje internacional al proveer una resolución de controversias justa y eficiente, la Comisión de Arbitraje de la CCI (como se le conocía en ese entonces), constituyó un grupo de trabajo dedicado a la producción de documentos electrónicos en el arbitraje internacional. Los co-presidentes del grupo de trabajo fueron Loretta Malintoppi y Robert Smit, y estaba compuesto de usuarios del arbitraje internacional, practicantes, académicos y expertos técnicos de todo el mundo. El grupo de trabajo analizó los problemas que plantea la producción de documentos electrónicos en el arbitraje internacional y preparó este Informe con el propósito de proporcionar

información de utilidad práctica a las partes y a los árbitros que puedan verse confrontados por estas cuestiones.

1.2 Una característica de las controversias comerciales internacionales es la importancia de las pruebas documentales. Con la llegada de la era electrónica, las comunicaciones y otro tipo de información que solía ser reproducida en documentos en papel ahora se crea y se almacena de manera electrónica («documentos electrónicos»). Consecuentemente, gran parte de las pruebas documentales que actualmente se producen en controversias comerciales consiste en documentos electrónicos. La transición del papel a la documentación electrónica ha sido acompañada por un aumento exponencial en el volumen de material que se almacena de manera permanente.

1.3 Las pruebas documentales pueden ser introducidas en los procedimientos de resolución de controversias a grandes rasgos de dos maneras. En primer lugar, una parte típicamente presentará pruebas documentales para respaldar su propio caso. En segundo lugar, dependiendo del marco procesal en el que la controversia esté siendo resuelta, es posible que una parte también pueda obtener las pruebas que se encuentren bajo control o posesión de su contraparte. El alcance y la eficiencia de cualquier proceso de producción de documentos puede afectar la eficiencia del procedimiento arbitral en su totalidad.

1.4 La medida en la que una de las partes en un litigio ante un tribunal pueda obtener documentos bajo control o posesión de su contraparte difiere de manera significativa dependiendo de la jurisdicción. En algunas jurisdicciones en las que existe un derecho general a obtener pruebas documentales que se encuentren en poder de la contraparte, la aparición de documentos electrónicos y el aumento en el volumen de material han dado lugar a objeciones en contra de la eficiencia del litigio. Lo anterior se ha documentado en los Estados Unidos, en donde la producción de documentos tiene un alcance

Técnicas para gestionar la producción de documentos electrónicos cuando se permite o se requiere en arbitraje internacionalInforme del grupo de trabajo de la Comisión de Arbitraje y ADR de la CCI respecto a la producción de documentos electrónicos en arbitraje internacional

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particularmente amplio. Otras jurisdicciones de «common law» que establecen la producción de documentos como un rasgo típico de los litigios judiciales también han tenido que considerar cómo adaptar dichos procesos al surgimiento de documentos electrónicos, y han intentado evitar los problemas que ocurren en Estados Unidos. Por otra parte, la mayoría de las jurisdicciones civilistas no consideran que la extensa producción de documentos por la contraparte sea una herramienta necesaria ni adecuada para promover la justicia procesal. De hecho, por razones culturales, históricas y constitucionales, existe una resistencia profundamente arraigada en muchas jurisdicciones civilistas a requerirle a una de las partes en un procedimiento judicial que asista a su contraparte a reunir información que podría ser utilizada ante un tribunal en contra de la parte que produjo dichos documentos.

1.5 Como se mencionó con anterioridad, en el arbitraje internacional cada una de las partes es responsable de presentar las pruebas documentales sobre las cuales pretenden basarse para apoyar su caso, y no existe un derecho automático a la producción de pruebas documentales que se encuentren bajo control o posesión de alguna otra parte. Adicionalmente, cuando a una de las partes se le ordena que produzca documentos, la práctica prevaleciente establece que el alcance de dicha producción deberá estar limitada a documentos específicamente identificados o a categorías acotadas y específicas de documentos sustanciales y relevantes. Asimismo, la transición de documentos en papel a documentos electrónicos en el arbitraje internacional generalmente no ha ocasionado la mismas dificultades que sea han experimentado en litigios judiciales de aquellas jurisdicciones en las que la amplia producción de documentos es una rasgo típico.

2. RESUMEN EJECUTIVO

2.1 Conforme al Reglamento de Arbitraje de la CCI (el «Reglamento de la CCI») los tribunales arbitrales están facultados para decidir si se ordena o no la producción de pruebas documentales, incluyendo documentos electrónicos, y para manejar dicho proceso de manera justa y eficiente. Además, el marco para la producción de documentos establecido en las Reglas de la IBA sobre práctica de prueba en el arbitraje internacional (las «Reglas de la IBA sobre prueba») es un recurso valioso para ayudar a las partes y a los árbitros a abordar el tema de la producción de documentos y abarca expresamente la producción de documentos electrónicos. Tal como se refleja en las Reglas de la IBA sobre prueba, los mismos principios de especificidad, relevancia, importancia y proporcionalidad, se aplican a la producción de documentos tanto en papel como electrónicos.

2.2 No parece ser necesario prescribir «reglas» o «directrices» aplicables específicamente a la producción de documentos electrónicos. Además, el prescribir dichas reglas o directrices podría llegar a ser indeseable en la medida en que éstas puedan comprometer la flexibilidad de las partes y de los árbitros para abordar cuestiones teniendo en cuenta las circunstancias particulares de cada caso. Particularmente, la producción de documentos electrónicos, si los hay, no debe poner en riesgo la eficiencia del arbitraje y su eficacia en términos de costos, y por lo tanto, su atractivo como método de resolución de controversias.

2.3 La práctica típica en el arbitraje internacional, y una preocupación ampliamente compartida entre sus usuarios, es que las solicitudes para la producción de documentos por una contraparte, cuando sean permitidas, deben de estar limitadas a documentos específicamente identificados o a categorías acotadas o específicas de documentos relevantes y sustanciales. Adicionalmente, un tribunal arbitral también debe considerar la proporcionalidad de ordenar cualquier producción de documentos que se haya solicitado: ponderando la relevancia y la importancia de un documento o categoría de documentos contra la probable carga de buscar, recuperar, revisar y producir dichos documentos.

2.4 Al decidir si se permite o no la producción de documentos electrónicos así como al administrar ésta, las partes y los árbitros deben tener en cuenta los aspectos particulares de dichos documentos que resultan en consideraciones prácticas adicionales o diferentes de las consideraciones relacionadas con documentos en papel. Al hacer esto, es esencial que no se desincentive a los negocios de recurrir al arbitraje proponiendo métodos que probablemente aumenten los costos del procedimiento y alteren sus actividades de negocios.

2.5 Este Informe describe los aspectos clave de los documentos electrónicos y cómo se pueden manejar, lo cual se facilita a través de un método cooperativo de las partes, evitando pasos que resulten en costos o retrasos innecesarios, y de una conducción activa del procedimiento por parte del tribunal arbitral. Sin embargo, el surgimiento de documentos electrónicos no debe conllevar a ninguna expansión del método tradicional y prevaleciente de producción de documentos, si los hay, en el arbitraje. Solicitudes para la producción de documentos electrónicos, al igual que las solicitudes para la producción de documentos en papel, en la medida en que éstas sean necesarias, deberán ser limitadas y ajustadas a las circunstancias específicas del caso. La clave para mantener la eficacia en el arbitraje internacional, y evitar problemas ocasionados en algunas jurisdicciones por la aparición de documentos electrónicos, es que las partes y el tribunal arbitral continúen adhiriéndose a estos principios generales de especificidad, relevancia, importancia y proporcionalidad.

3Gestión de la producción de documentos electrónicos

2.6 Dos Apéndices acompañan el presente Informe. El Apéndice I proporciona un manual básico –en beneficio de aquellas partes y de aquellos árbitros menos conocedores de la tecnología de la información– el cual contiene una descripción de algunas de las diferencias entre documentos en papel y documentos electrónicos, y explica cómo estos últimos se crean, almacenan, buscan, transmiten y borran. Esta información básica acerca de documentos electrónicos tiene como objetivo asistir a las partes y a los árbitros a tratar algunas de las consideraciones prácticas que pueden surgir al abordar cuestiones relativas a los documentos electrónicos y ayudarlos a manejar cualquier producción de dichos documentos de manera justa y eficiente. El Apéndice II contiene un glosario de términos relevantes relacionados con documentos electrónicos.

3. REGLAS EXISTENTES EN ARBITRAJE INTERNACIONAL

A. Reglamento de la CCI

3.1 Como se mencionó con anterioridad en el prefacio del Informe de la Comisión de Arbitraje y de ADR de la CCI sobre técnicas para controlar el tiempo y los costos en el arbitraje (el «Informe sobre control del tiempo y de los costos»), una característica principal del arbitraje es que «los reglamentos de arbitraje proporcionan un marco general para el procedimiento de arbitraje, pero en rara vez presentan procedimientos detallados para la conducción del arbitraje». Esto facilita la flexibilidad del arbitraje como método de resolución de controversias, y permite a las partes, y (en caso de que las partes no logren ponerse de acuerdo) al tribunal decidir los procedimientos específicos para una controversia en particular.

3.2 Esta característica general del arbitraje aplica de igual manera a la producción de documentos (ya sean en papel o electrónicos). El Reglamento de la CCI no contiene una disposición específica que regule la producción de documentos, y los tribunales de la CCI tienen una amplia discreción en cuanto a la administración de los procedimientos bajo el Reglamento. Las disposiciones más pertinentes son los Artículos 19, 22 y 25 del Reglamento de la CCI, vigente desde el 1 de enero de 2012.

(a) En el Artículo 19 se establece que los procedimientos arbitrales se rigen por el Reglamento de la CCI, y en caso silencio de éste, por las normas que las partes o, a falta de acuerdo de las partes, el tribunal arbitral considere adecuadas. El Artículo 19 también establece explícitamente que las partes y los árbitros no necesitan aplicar las reglas procesales de ningún derecho nacional, excepto en caso de que se deban considerar algunos procedimientos arbitrales obligatorios establecidos por el derecho nacional arbitral vigente en el sede del arbitraje.

(b) El Artículo 22(4) del Reglamento de la CCI establece que el tribunal arbitral «deberá actuar justa e imparcialmente y asegurarse de que cada parte tenga la oportunidad suficiente para exponer su caso».

(c) El Artículo 25(1) estipula que el tribunal arbitral «instruirá la causa en el plazo más breve posible por cualesquiera medios apropiados».

(d) El Artículo 25(5) provee que «[e]n todo momento durante el proceso arbitral, el tribunal arbitral podrá requerir a cualquiera de las partes para que aporte pruebas adicionales».

3.3 Consecuentemente, bajo el Reglamento de la CCI, cuestiones tales como si y en qué cantidad se llevará acabo la producción de documentos ya sea en papel o electrónicos –esto es, si la producción de documentos es un medio apropiado para establecer los hechos del caso– se dejan al criterio de las partes y de los árbitros, siempre y cuando las partes reciban un trato justo e imparcial y que cada una de las partes tenga una oportunidad razonable para exponer su caso.

3.4 De manera importante, y a diferencia de la práctica que se lleva a cabo ante los tribunales de algunas jurisdicciones, en el Reglamento de la CCI no existe el deber general de las partes de producción de documentos electrónicos o en papel a su contraparte; tampoco existe el derecho automático de las partes de solicitarle dichos documentos a la contraparte. Adicionalmente, y también a diferencia de los litigios ante algunos tribunales judiciales, las partes no tienen el deber de conservar documentos electrónicos o en papel, o cualquier otra prueba, para efectos del arbitraje. Estos aspectos del Reglamento de la CCI reflejan la práctica en general del arbitraje internacional.

B. Reglas de la IBA sobre prueba

3.5 Las Reglas de la IBA sobre prueba, que fueron originalmente adoptadas en 1999 y revisadas mediante una resolución del Consejo de la IBA el 29 de mayo de 2010, están destinadas a proporcionarle a las partes y a los árbitros una herramienta para que la obtención de pruebas en el arbitraje internacional sea eficiente, económica y justa, particularmente cuando las partes provienen de diferentes sistemas jurídicos y culturales. Estas reglas proporcionan un marco detallado para abordar la producción de documentos en el arbitraje, lo cual incluye la producción de documentos electrónicos. Mientras que las Reglas de la IBA sobre prueba no son vinculantes en sí mismas, las partes y/o el tribunal arbitral pueden acordar adoptarlas, o pueden usarlas como lineamientos, en parte o en su totalidad, para la conducción de los procedimientos arbitrales.

3.6 Las Reglas de la IBA sobre prueba siempre se han aplicado a documentos en papel y electrónicos: «documento» como se definía en la versión de 1999 de estas reglas significaba «un escrito de cualquier tipo» e incluía expresamente escritos guardados «en algún medio electrónico». La

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versión 2010 de las Reglas de la IBA sobre prueba contiene una nueva definición de documento que abarca también documentos electrónicos: «un escrito, comunicación, foto, diseño, programa o datos de cualquier tipo, ya consten en papel, soporte electrónico, audio, visual o en cualquier otro medio». Consecuentemente, los principios que rigen la producción de documentos en papel bajo las Reglas de la IBA sobre prueba se aplican de igual manera a la producción de documentos electrónicos con el objeto de asegurar un proceso de producción de documentos eficiente y económico.

3.7 Las Reglas de la IBA sobre prueba prevén:

(a) La producción por cada una de las partes, dentro del plazo fijado por el tribunal arbitral, de todos los documentos en los cuales pretende basarse en apoyo de su caso (Artículo 3(1)); y

(b) El derecho de las partes de solicitar, y la autoridad del tribunal arbitral para ordenar la producción, ya sea de un documento específicamente identificado o de una «concreta y específica categoría de Documentos requeridos que razonablemente se crea que existen», siempre y cuando éstos no estén en posesión, custodia y control de la parte que los solicita, que los documentos requeridos sean «relevantes para el caso y sustanciales para su resolución», y que la producción no sea objetable conforme al Artículo 9(2) (Artículos 3(3) y 3(7)). El Artículo 9(2) instruye al tribunal arbitral a excluir la prueba o la exhibición de cualquier documento por razones de falta de relevancia o de utilidad, carga, privilegio, justicia y otras razones enlistadas como confidencialidad por razones comerciales suficientemente relevantes.

3.8 Las Reglas de la IBA sobre prueba dejan al arbitrio de las partes y de los árbitros el determinar qué documentos son «relevantes» y «sustanciales» en un caso en particular y, asumiendo que la producción de documentos se lleve a cabo, cuándo se lleva a cabo, esto es antes, simultáneamente o después de que las partes hayan presentado sus escritos.

3.9 Las Reglas de la IBA sobre prueba también dejan al arbitrio de las partes y de los árbitros en casos individuales el determinar qué constituye una categoría de documentos «concreta y específica» para efectos de aquellas solicitudes que no se limitan a documentos específicos. Con relación a los documentos electrónicos, el Artículo 3(3) de las Reglas de la IBA sobre prueba sólo agrega que: «en el caso de Documentos conservados en formato electrónico, la Parte solicitante o el Tribunal Arbitral puede requerirle que proceda a, identificar archivos específicos, términos de búsqueda, individuos o cualquier otro medio de búsqueda para esos Documentos en una forma eficiente y económica». Esta disposición fue insertada como parte de la revisión de las reglas en el 2010.

3.10 El Artículo 9(5) de las Reglas de la IBA sobre prueba establece que un tribunal arbitral puede inferir que un documento ha sido contrario a los intereses de una parte que, sin una explicación suficiente, no lo produce después de haber sido requerida. Sin embargo, no existe disposición alguna respecto a la obligación de conservar documentos (incluyendo documentos electrónicos) u otras pruebas. Entre los motivos para rehusarse a la producción de un documento, el Artículo 9(2)(d) señala la «pérdida o destrucción del Documento, siempre que se demuestre una razonable probabilidad de que ello haya ocurrido».

C. Principios generales

3.11 Como se mencionó con anterioridad, las Reglas de la IBA sobre prueba se aplican tanto a documentos electrónicos como a documentos en papel, y condicionan solicitudes para la producción de documentos en ambas categorías a los mismos principios. Esto refleja la práctica prevaleciente en el arbitraje internacional. No existe, y no debiera existir en principio, ninguna diferencia entre la producción de documentos en papel y la producción de documentos electrónicos en el arbitraje. El simple hecho que información relevante y sustancial esté o pueda estar almacenada de manera electrónica en lugar de en papel (o esté almacenada en ambos formatos) no es, por sí sola, una razón para conceder o negar la producción de dicha información. Por lo tanto, el cambio de almacenar información predominantemente en papel a almacenarla predominantemente de manera electrónica en los negocios no requiere de ninguna reconsideración general de los principios de producción de documentos en arbitraje internacional. Sin embargo, la aplicación del principio de proporcionalidad –esto es, que las cargas de producción sean proporcionales a, y no pesen más que, los probables beneficios de la producción– puede dictar diferentes conclusiones en casos particulares respecto de la producción de documentos en papel y la producción de documentos electrónicos teniendo en cuenta los retos prácticos y de las oportunidades que derivan de la manera en que los documentos electrónicos se crean, almacenan, buscan, recuperan y producen. Los árbitros tienen suficientes facultades bajo el Reglamento de la CCI y/o las Reglas de la IBA sobre prueba para abordar estas consideraciones prácticas y manejar la producción de ambos tipos de documentos de manera justa y eficiente.

3.12 Al determinar el alcance y los medios de producción de documentos (ya sean documentos en papel o electrónicos), las partes y los árbitros deben de guiarse por los principios básicos de especificidad, relevancia, importancia y proporcionalidad. Primero, únicamente documentos identificados adecuadamente, relevantes y substanciales (ya sean documentos en papel o electrónicos) deben de estar sujetos a la producción. Si los árbitros están satisfechos que el documento o la categoría de documentos que se buscan está lo suficientemente identificada,

Gestión de la producción de documentos electrónicos 5

es relevante y material, y que se cumple con cualquier otro criterio para la producción de documentos (en particular, de conformidad con las Reglas de la IBA sobre prueba o conforme a las «mejores prácticas» generalmente aceptadas), éstos deben entonces considerar si la producción de documentos solicitada pueda imponer una carga excesiva sobre la parte que los produce.

3.13 Este proceso requiere que los árbitros consideren el equilibrio entre los probables beneficios de la producción para las partes y los árbitros, y los potenciales costos, retrasos y demás cargas que el ejercicio de la producción pueda causar. Se requiere considerar las circunstancias específicas del caso en particular. Por lo tanto, las partes y los tribunales arbitrales requieren de un grado de flexibilidad en este aspecto. El Reglamento de la CCI (suplementado de cuando en cuando, en la práctica de los tribunales arbitrales, por las Reglas de la IBA sobre prueba o por las mejores prácticas generalmente aceptadas) reconoce lo anteriormente mencionado y provee un grado adecuado de flexibilidad. Esto podría perderse si se introducen nuevas reglas o lineamientos detallados.

4. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

4.1 Al aplicar los principios generales mencionados con anterioridad, las partes y los tribunales arbitrales deben tomar en cuenta varios aspectos de los documentos electrónicos que pueden resultar en consideraciones prácticas diferentes o adicionales en comparación en las que se presentan en relación a los documentos en papel. Esta sección presenta los aspectos clave de los documentos electrónicos y las consideraciones prácticas.

A. Aumento en el volumen del material

4.2 Las computadoras han hecho posible que los individuos y las empresas generen, acumulen y diseminen ampliamente mayores cantidades de información de forma electrónica que lo que sucedía cuando el medio principal de comunicación y de registro de información era en formato físico, en papel. La simplicidad y ubicuidad del correo electrónico se presta para que haya registros voluminosos de información escrita que anteriormente no se hubieran registrado o comunicado de forma escrita.

4.3 Surgen las siguientes consideraciones prácticas:

(a) Los correos electrónicos, y en general los documentos electrónicos, pueden proporcionar pruebas escritas adicionales y contemporáneas las cuales pueden asistir al tribunal a identificar los hechos de una controversia y a reducir la medida en la que éste debe depender de la memoria de los testigos.

(b) Sin embargo, si una de las partes tiene la obligación de producir documentos descrita en términos amplios, la recuperación, revisión y producción de documentos electrónicos de conformidad con esa obligación puede resultar en gastos y atrasos considerables. De hecho, esta ha sido la experiencia en litigio en Estados Unidos, en donde las partes están sujetas a obligaciones particularmente amplias de producción de documentos.

(c) El volumen de documentos electrónicos puede también significar que la búsqueda de un documento en particular, almacenado de manera electrónica, para responder a una solicitud de documentos –en la medida que tales solicitudes de documentos sean permitidas– es un proceso más extenso que el que hubiera sido cuando los documentos eran predominantemente de papel.

(d) Las partes por supuesto revisan sus propios documentos, hasta cierto punto, en la preparación de o durante el curso del arbitraje, pero debido a que hay un amplio alcance y numerosas fuentes de posibles documentos electrónicos, frecuentemente éstas no revisan el universo entero de documentos que pudieran ser relevantes en el arbitraje. Por lo tanto, dicha revisión interna típicamente no es suficiente en los casos en que haya solicitudes extensas de revelar documentos por la contraparte. Como consecuencia de esto, las amplias solicitudes de documentos, que frecuentemente tienen consecuencias costosas y entorpecedoras, no necesariamente se pueden evitar por el simple hecho de que una de las partes ya haya hecho una revisión interna de sus propios documentos.

B. Dispersión

4.4 Los documentos electrónicos relacionados a una transacción o a un acontecimiento pueden estar más dispersos que los documentos relevantes en papel. Mientras que los documentos en papel relacionados a una transacción o evento pueden típicamente almacenarse en un número limitado de lugares físicos (por ejemplo varios expedientes, cajas, cajones, una bodega), los documentos electrónicos pueden ubicarse simultáneamente en varios lugares diferentes (computadoras centrales, servidores de sistemas, computadoras de escritorio o portátiles, BlackBerries u otros aparatos de mano, respaldos electrónicos o sistemas de recuperación en caso de desastres).

4.5 Se plantean las siguientes consideraciones prácticas:

(a) La dispersión de documentos electrónicos puede resultar en la retención de pruebas relevantes y sustanciales en una controversia cuando documentos físicos en papel ya no están disponibles.

(b) Sin embargo, puede haber un mayor número de posibles lugares en donde buscar documentos electrónicos que para responder a una solicitud de producción de documentos en papel. Esto puede incrementar la carga de cualquier búsqueda

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ordenada por un tribunal arbitral. También requiere que la parte solicitante demuestre que los documentos solicitados no están en su posesión o bajo su propio control, o cuando menos, que no son razonablemente accesibles.

(c) Generalmente los documentos electrónicos son más accesibles en algunos lugares que en otros. Los documentos electrónicos que son parte del uso cotidiano típicamente van a estar más accesibles, aunque posiblemente serán voluminosos. Los documentos electrónicos mantenidos como respaldo o para efectos de recuperación en caso de desastres, frecuentemente estarán relativamente inaccesibles, y recuperar datos de dichas fuentes puede requerir la restauración de un gran volumen de material, el cual puede ser que posteriormente se tenga que procesar y buscar. El sistema de cada una de las partes es diferente; por ejemplo, la accesibilidad de documentos electrónicos archivados puede variar dependiendo de qué tan bien organizado esté el archivo de una de las partes. El tiempo y costo de recuperar documentos electrónicos puede variar significativamente dependiendo de qué tan accesibles estén.

(d) Puede haber una duplicidad significativa de documentos electrónicos en todo el sistema de computadoras de una de las partes. Varias copias electrónicas del mismo documento pueden existir en varios repositorios dentro del sistema o en la red de una de las partes.

C. Durabilidad y fragilidad

4.6 Los documentos electrónicos son a la vez más durables y más frágiles que los documentos en papel.

(a) Aún después de que se hayan «suprimido» y aún si no existen copias, los correos electrónicos y otros documentos electrónicos pueden continuar existiendo y permanecer posiblemente recuperables. (Frecuentemente, un documento electrónico «suprimido» ha sido simplemente movido a otra ubicación en el sistema de computadoras, el espacio que ocupaba ha sido designado como un espacio disponible para el almacenamiento de nuevos datos, y el documento solo estará perdido cuando el sistema sobrescriba en éste nuevos datos.) Sin embargo, puede ser que dicho material «suprimido» no sea fácilmente accesible y que esté incompleto (esto es, un documento electrónico puede únicamente recuperarse parcialmente). Puede ser que la recuperación de dichos documentos electrónicos sólo sea posible con la asistencia de especialistas forenses y con sus costos correspondientes.

(b) A diferencia de los documentos en papel, los documentos electrónicos pueden ser fácilmente editados, modificados, o sobrescritos, a veces de forma automática sin intervención humana alguna (por ejemplo, como con las funciones de «auto-supresión»). El uso cotidiano de un sistema (por ejemplo acceder, copiar o imprimir documentos electrónicos) puede resultar en cambios a los

documentos electrónicos (particularmente los metadatos, véase más adelante). Como resultado, los documentos electrónicos son más vulnerables a ser cambiados inadvertidamente o para propósitos indebidos. Preservar un documento electrónico en el preciso estado en el que estaba en una fecha determinada típicamente requeriría medidas activas, como el tomar copias o hacer una «imagen» forense. Preservar de manera forense cualquier volumen grande de documentos electrónicos típicamente va a involucrar costos significativos e interrumpir las actividades de negocios de una de las partes.

D. El uso de hardware y de software

4.7 El «hardware» y el «software» de computadoras se usan para crear, leer y reproducir un documento electrónico en una forma visible e imprimible.

(a) La mayoría de los documentos electrónicos creados por una empresa probablemente van a ser creados y almacenados utilizando hardware y software conocidos, comercialmente disponibles y razonablemente estandarizados, a los cuales otras partes, abogados de parte y árbitros también tienen acceso.

(b) Sin embargo, puede ser que muchos documentos electrónicos no estén fácilmente accesibles a otros. Se pudieron haber creado y/o almacenado en equipos o con programas especializados, a la medida u obsoletos. Otra de las partes en una controversia, los abogados de parte y/o los árbitros pueden no tener acceso a los equipos o programas que necesiten para ver o imprimir dichos documentos electrónicos. Una situación similar puede surgir respecto de los documentos creados con programas comerciales estándar que no esté, o no esté todavía en uso por dicha parte o persona (como diferentes sistemas de correo electrónico o una nueva versión de un programa estándar). Puede ser posible convertir dichos documentos a otro formato más accesible. Por ejemplo, muchos de los mayores proveedores de programas permiten que nuevos lanzamientos sean compatibles con versiones anteriores (esto es, permiten acceder a documentos producidos en versiones anteriores del programa) hasta cierto punto. Sin embargo, el tiempo y costo involucrado en dicha conversión puede variar dependiendo de la naturaleza de los documentos electrónicos de los que se trate.

E. Metadatos

4.8 «Metadatos» es, literalmente, datos acerca de datos almacenados electrónicamente. Los documentos o archivos creados en una computadora típicamente contienen información incrustada que no es fácilmente visible en la vista de pantalla de un archivo o en una versión impresa del documento o archivo. Estos «metadatos» secundarios son información acerca del archivo o documento electrónico que describe sus características, orígenes o uso. Existen tres categorías diferentes de metadatos:

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(i) Los metadatos «substantivos» (o de «aplicación») son creados por el software usado para crear el documento, y refleja (entre otras cosas) cambios en la edición o comentarios que se le hicieron al documento a lo largo del tiempo. Los metadatos substantivos están incrustados en el documento que describen –y por lo tanto permanecen con, y podría decirse que son parte de, el documento cuando éste es copiado, movido o producido– y pueden ser útiles para demostrar la génesis de un documento y la historia de revisiones propuestas y/o aceptadas del documento.

(ii) Los metadatos «de sistema» reflejan información generada de manera automática acerca de la creación o revisión de un documento, como el autor del documento o la hora y la fecha de su creación, modificación o entrega. Los metadatos de sistema no necesariamente están incrustados en el documento pero pueden ser generados por el sistema de la computadora en donde el documento fue creado, y puede ser relevante si la autenticidad del documento está en cuestión o si hay cuestionamientos respecto a quién recibió un documento (incluyendo destinatarios de copias ocultas que no aparecen en la portada de un documento) o cuando éste fue recibido.

(iii) Los metadatos «incrustados» son introducidos en un documento por su creador o por usuarios, pero no pueden ser vistos en la presentación del documento, y usualmente incluyen las fórmulas utilizadas para crear hojas de cálculo, columnas ocultas, referencias, campos o archivos ligados no visibles. Los metadatos incrustados pueden ser esenciales para entender hojas de cálculo complejas (como las que frecuentemente se utilizan, por ejemplo, para proyectos de construcción) las cuales a simple vista no explican las fórmulas matemáticas subyacentes o relacionadas con las diversas filas y columnas de información que están mostrados en una pantalla de computadora o en la versión impresa de la hoja de cálculo.

4.9 Los metadatos «visibles» deben distinguirse de los metadatos «ocultos». Los metadatos visibles son usualmente mostrados en la pantalla y/o en impresiones, mientras que los metadatos ocultos no. En caso de un correo electrónico, estrictamente hablando, todos los campos constituyentes son metadatos. Algunos ejemplos de metadatos visibles incluyen los títulos de los campos como para/de/cc/fecha/sujeto. Algunos ejemplos de metadatos ocultos incluyen la ruta que el email tomó a través del internet y la dirección IP de la cual se mandó. La mayoría de los metadatos mencionados con anterioridad en los subpárrafos (i) al (iii) son metadatos ocultos.

4.10 Se plantean las siguientes consideraciones prácticas:

(a) Los metadatos visibles (por ejemplo, los campos visibles de un correo electrónico, como los mencionados con anterioridad) y los metadatos incrustados (por ejemplo, las fórmulas utilizadas en una hoja de cálculo) frecuentemente serán necesarios para entender los datos en un documento electrónico.

(b) Cuando existe una sospecha de fraude, falsificación, o manipulación deliberada de pruebas, los metadatos ocultos pueden ser una prueba valiosa. Sin embargo, en la mayoría de los casos, los metadatos ocultos no serán relevantes o sustanciales para las cuestiones en controversia.

(c) Los metadatos son particularmente vulnerables a modificaciones inadvertidas. Los metadatos también pueden perderse si un documento electrónico se convierte de un formato a otro. Existe la posibilidad de conservar metadatos de manera forense, pero a un costo.

(d) Si un documento electrónico es producido en formato «nativo» (esto es, el formato en el cual fue originalmente creado), o alguno parecido al formato nativo (por ejemplo, un formato creado por software de revisión que se aproxima al formato nativo pero permite que el documento sea buscado y manejado más fácilmente), los metadatos substantivos e incrustados normalmente se incluirán a éste. Típicamente, un documento producido en dicho formato puede ser buscado por la parte receptora en la misma medida que por la parte que lo produce (siempre y cuando la parte receptora tenga un software similar disponible). Puede ser posible remover metadatos substantivos o incrustados de un «documento» electrónico, ya sea utilizando un software que remueva (parte de) los metadatos, o convirtiendo el documento a otro formato. Hacer esto probablemente va a implicar un costo para la parte productora, y (dependiendo del formato alternativo al cual el documento haya sido modificado) puede reducir la capacidad de buscar en el documento por la parte receptora, aumentando por consiguiente los costos de revisión para la parte receptora.

(e) Con respecto a la producción de documentos electrónicos como se practica en EE.UU., la revisión de metadatos ocultos ocasiona costos elevados inherentes. Aunque millones de páginas de documentos son producidas frecuentemente en juicios mercantiles en EE.UU., solo una cantidad muy pequeña de documentos habitualmente contiene metadatos ocultos que son importantes para el caso. Para evitar costos por su revisión, las partes en procedimientos litigiosos en EE.UU. comúnmente acuerdan no revelar la mayoría de sus documentos en su formato original, sino producirlos en un formato que permita que los documentos sean buscados, pero que no incluya metadatos ocultos, y que por lo tanto le evite a los abogados la revisión de un volumen significativo de metadatos ocultos irrelevantes. Otras jurisdicciones que requieren la producción

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de documentos en procedimientos litigiosos han tomado diferentes enfoques en este tema. Por ejemplo, en Inglaterra y Gales, la presunción es que los documentos deben ser producidos en su formato original o casi original, pero que los metadatos ocultos (más allá de la fecha de creación del documento) pueden ser irrelevantes y por lo tanto no necesitan ser conservados o revisados.

F. Herramientas y técnicas electrónicas de búsqueda y de revisión

4.11 La tecnología informática (TI) ofrece una variedad de herramientas que pueden ayudar al proceso de búsqueda, organización y producción de documentos electrónicos. Las herramientas electrónicas pueden permitir la búsqueda y organización automática de volúmenes de materiales para aquellos documentos que satisfacen ciertos parámetros, basándose por ejemplo en palabras clave, rangos de fechas, tipos de archivos, custodio y localización en un sistema computacional. Las herramientas electrónicas pueden permitir también la eliminación automática de los documentos duplicados.

4.12 Se plantean las siguientes consideraciones prácticas:

(a) Una parte puede tener acceso a ciertasherramientas electrónicas como parte del sistema computacional que utiliza en sus actividades comerciales diarias, el cual puede ser usado por ésta y sus abogados para identificar pruebas que apoyen su caso, o para responder a la solicitud de documentos. Sin embargo, la sofisticación de dichas herramientas puede variar ampliamente. Las herramientas especializadas están disponibles, pero a un cierto costo. Algunos abogados en el arbitraje internacional pueden tener acceso a dichas herramientas especializadas. En otros casos, se necesitará contratar expertos externos a un costo adicional. Puede esperarse que las herramientas especializadas más sofisticadas sean utilizadas solamente para responder a solicitudes extensas de documentos, este tipo de solicitudes son generalmente inapropiadas en arbitraje internacional.

(b) Todas las herramientas de búsqueda tienen sus limitaciones. Por ejemplo, las restricciones de fechas pueden ser implementadas más fácilmente respecto a correos electrónicos que para otros tipos de documentos electrónicos. La efectividad de búsqueda de palabra clave depende de la habilidad de identificar términos de búsqueda que son propensos a aparecer en material relevante, sin aparecer en material irrelevante. Cuando los documentos electrónicos sean guardados en múltiples idiomas, se debe tener cuidado para poder identificar las palabras clave apropiadas en cada idioma.

(c) Las herramientas electrónicas pueden ayudar a identificar documentos electrónicos que potencialmente responden a una solicitud de documentos. Sin embargo, raramente pueden

remplazar una revisión manual de al menos algunos documentos llevada a cabo por un abogado. Los costos correspondientes deben ser considerados cuando tal solicitud de producción de documentos es presentada.

(d) La técnica de muestreo de datos permite la recuperación, revisión y producción de solamente una porción de los repositorios que potencialmente contienen documentos relevantes y sustanciales, con el fin de evaluar si los beneficios de revisiones y producciones ulteriores justifican los costos y cargas de dicha revisión y producción.

5. TÉCNICAS PARA LA CONDUCCIÓN DE LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS, DE HABERLOS

5.1 Para seguir siendo un método atractivo de solución de controversias, el arbitraje internacional debe evitar los problemas que han ocasionado los documentos electrónicos en litigios ante las cortes en algunas jurisdicciones. La producción de documentos electrónicos normalmente no da lugar a dificultades particulares en arbitraje internacional, debido (entre otras razones) al alcance disciplinado de la producción de documentos en la mayoría de los arbitrajes internacionales, y a la conducción del procedimiento arbitral por parte de los árbitros. Sin embargo, si y en la medida en que surjan cuestiones relacionadas con la producción de los documentos electrónicos, esta sección aborda algunas técnicas y enfoques que las partes y los tribunales pueden adoptar para tratar estas cuestiones de una manera eficiente y justa. No obstante, ninguna parte del presente Informe debe ser interpretada como una aprobación de cualquier técnica, enfoque o práctica en particular, que sea de la competencia exclusiva de las partes y los árbitros para decidir, a la luz de las circunstancias particulares de cada caso.

5.2 Generalmente, las partes tienen libertad para producir cualesquiera pruebas sobre las cuales deseen basarse. Aunque algunas cuestiones relativas a la producción de documentos electrónicos (tal como el formato en el cual se va a producir un documento) aplican de la misma manera a los documentos sobre los que se basa una parte, así como a las solicitudes de documentos, la mayoría de las cuestiones consideradas en esta sección se relacionan únicamente con el último tema.

A. Producción de documentos electrónicos en contexto

5.3 La producción de documentos electrónicos es simplemente un aspecto de la producción de documentos. Ya que la mayoría de los documentos hoy en día son creados electrónicamente, y muchos son almacenados electrónicamente, casi siempre que un tribunal sea llamado a considerar la producción de pruebas documentarias, estará considerando la producción de documentos electrónicos.

Gestión de la producción de documentos electrónicos 9

5.4 La producción de documentos es sólo uno de muchos aspectos procesales que deben abordar los árbitros como parte de su labor para administrar los procedimientos arbitrales. Como regla general, las partes y los árbitros deben tener en cuenta los dos principios fundamentales enunciados en la introducción del Informe sobre control del tiempo y de los costos, a saber (i) que ellos deben, cuando sea posible, hacer una elección consciente y deliberada al principio de los procedimientos sobre los procedimientos específicos que sean apropiados para el caso, y (ii) que el tribunal arbitral debe trabajar proactivamente con las partes para conducir el procedimiento desde el inicio.

Adicionalmente, se puede encontrar más orientación en el Apéndice IV del Reglamento de la CCI del 2012, que incluye técnicas para la conducción del caso que los tribunales arbitrales y las partes pueden utilizar para conducir la producción de documentos, tanto en papel como electrónicos.

5.5 A la luz de estos principios, las partes y los tribunales arbitrales pueden considerar tomar los siguientes pasos:

(a) Las partes o los tribunales pueden considerar adoptar expresamente las Reglas de la IBA sobre prueba, ya sea en su totalidad o en parte, y directamente o como una guía general, para regular la producción de documentos, incluyendo documentos electrónicos, en el arbitraje. El momento de la redacción del acuerdo arbitral, de la adopción del Acta de Misión, y/o de una orden procesal al comienzo del procedimiento son ocasiones lógicas en las que puede contemplarse lo anterior.

(b) Los tribunales deben alentar a las partes a considerar cuestiones de producción de documentos (incluyendo la producción de documentos electrónicos) tan pronto como sea posible en el procedimiento. El Informe sobre control del tiempo y de los costos y el Reglamento de la CCI recomiendan que una conferencia sobre la conducción del procedimiento sea celebrada tan pronto como sea posible, ya sea al momento en que el Acta de Misión se finalice o (si posteriormente) una vez que las partes hayan expuesto su posturas con suficiente detalle. La producción de documentos (incluyendo documentos electrónicos) puede ser incluida en la agenda de dicha conferencia.

(c) Las partes y el tribunal deben considerar si cualesquier cuestiones relacionadas con la producción de documentos puede ser resuelta en la conferencia sobre la conducción del procedimiento. Por ejemplo, puede ser posible elaborar un sistema para la organización de documentos, acordar sobre el formato mediante el cual los documentos electrónicos han de ser producidos (sea por una parte sustentando su propio caso o en respuesta a una solicitud de documentos, si se prevén tales solicitudes), y/o acordar el momento en que cada parte debe producir los documentos sobre los que se basa.

Dependiendo de la medida en que las cuestiones en disputa sean suficientemente claras, puede también ser posible en la conferencia sobre la conducción del procedimiento que también se consideren cuestiones de principio relacionadas con las solicitudes de documentos, tales como si deberían permitirse y, en caso afirmativo, qué procedimiento ha de ser seguido (Ver el Informe sobre control del tiempo y de los costos y Apéndice IV del Reglamento de la CCI).

(d) Los tribunales deben ser cautelosos respecto a la imposición de requerimientos técnicos detallados a las partes, y deben de hacerlo únicamente después de obtener un entendimiento claro del tiempo y costos involucrados en el cumplimiento de esos requerimientos. Los tribunales deben alentar a las partes a llegar a un acuerdo sobre dichos requisitos en cuanto sea posible, pero deben de estar dispuestos a involucrarse con los detalles técnicos con el fin de resolver controversias. Las partes deben asegurar que éstas tienen un entendimiento claro de las implicaciones de los requerimientos técnicos (y obtener asesoría si fuere necesario) antes de aceptarlos. Las partes y los tribunales deben demostrar flexibilidad, y deben de estar dispuestos a reconsiderar requerimientos técnicos de ser necesario, en la medida en que el arbitraje se desarrolle.

B. Alcance de la producción

5.6 El advenimiento de documentos electrónicos no debe llevar a expansión alguna del enfoque tradicional y prevaleciente de la producción de documentos en el arbitraje. Conforme a las Reglas de la IBA sobre prueba, por ejemplo, tanto las solicitudes para la producción de documentos electrónicos, como las solicitudes para la producción de documentos en papel, deben permanecer limitadas a documentos específicos o a categorías reducidas de documentos relevantes y sustanciales para las cuestiones en disputa en el arbitraje. La principal solución para la cuestión sobre cómo evitar los problemas causados en algunas jurisdicciones por el surgimiento de documentos electrónicos recae en que las partes y los tribunales se adhieran a la práctica prevaleciente existente en el arbitraje internacional respecto al alcance apropiado de la producción de documentos. Las partes y los árbitros deben tener en mente las siguientes consideraciones generales:

(a) No existe un derecho automático en el arbitraje internacional para obtener documentos de un oponente. Las partes y los tribunales deben considerar si las solicitudes de documentos son necesarias o deseables en el contexto del caso en cuestión.

(b) Cuando se permitan las solicitudes de documentos, las partes y los árbitros se deben asegurar que están estrechamente sujetas a lo previsto en las Reglas de la IBA sobre prueba, que sólo documentos relevantes y sustanciales para el resultado del caso sean solicitados y ordenados

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para ser producidos, y que los beneficios y las cargas de la producción sean apropiadamente evaluadas antes de que la producción sea ordenada. Las búsquedas ilimitadas y desenfocadas, que se conocen como «fishing expeditions», deben evitarse.

(c) La mayor parte de la carga, en términos de tiempo y costos, de responder a la solicitud de documentos comúnmente está asociada con la búsqueda del documento o documentos que corresponden a la solicitud (incluyendo recuperar documentos electrónicos del sistema computacional de una parte y revisarlos en cuanto a su adecuación y privilegio). Las partes y los tribunales por lo tanto deben considerar no solamente el volumen de los documentos que se le esté solicitando producir a la parte que responde, sino también, y aún más importante, el proceso que se puede esperar emprender para localizar e identificar aquellos documentos si no se encuentran fácilmente disponibles.

(d) Los tribunales deben evitar el estilo de producción de documentos amplio habitual en los EE.UU., el cual es inapropiado en arbitraje internacional, a menos que las partes hayan acordado que desean adoptar dicho enfoque.

(e) Finalmente, las partes pueden considerar y enfrentar documentos electrónicos –su producción, diseminación y almacenaje– de diferentes maneras, dependiendo de varios factores, como su cultura jurídica, la frecuencia con la que forman parte en litigio o arbitraje, los requisitos regulatorios a los que están sujetos, su tamaño, recursos y la sofisticación en materia de informática. Por ejemplo, una parte que regularmente conduce litigiosos conforme a reglas que imponen obligaciones amplias para producir documentos pueden tener procedimientos estandarizados, diseñados para facilitar esto, mientras que es probable que una parte sin tal experiencia no tenga esos recursos. En algunos casos, esto puede significar que un requerimiento de producción de documentos el cual, a primera instancia, aplica igualmente a todas las partes de un arbitraje, es en la práctica más difícil de cumplir para una parte que para la otra. Pero, las diferencias entre la sofisticación relativa de las partes en dicho tema no debe ser usada para justificar obligaciones desproporcionadas injustas. Los árbitros deben considerar si estos factores afectan la razonabilidad del alcance de producción propuesto, en un caso en particular, y asegurar que los requisitos de producción sean justos para todas las partes.

5.7 Al implementar estas consideraciones generales, las partes y los tribunales deben considerar los siguientes pasos prácticos y cuestiones con el objeto de mantener la justicia y eficacia de los procedimientos.

(i) Momento, número y enfoque de las solicitudes

5.8 El alcance de la producción de documentos (incluyendo documentos electrónicos) puede ser restringida limitando el número de solicitudes de documentos que una parte pudiese hacer, y solamente permitiendo solicitudes respecto a los documentos que sean relevantes y sustanciales para algunas cuestiones litigiosas. Retrasar la presentación de solicitudes de documentos hasta después de que las partes hayan presentado sus memoriales y los documentos sobre los cuales estas deseen basarse puede ayudar a que las solicitudes sean más acotadas. Las solicitudes pueden estar dirigidas a cuestiones específicas de hecho que sean planteadas en los memoriales y donde existen vacíos en la evidencia documental que ya ha sido presentada. En general, dados los requerimientos de relevancia, importancia y proporcionalidad, un tribunal normalmente estará en una mejor posición para tomar una decisión informada sobre las solicitudes para la producción de documentos después de por lo menos una primera ronda de escritos sobre el fondo del asunto.

(ii) Especificidad de las solicitudes

5.9 Hablando en términos generales, cuanto más amplio sea el alcance de las solicitudes de documentos admitidas, mayor serán el costo y la onerosidad de la producción. Por lo tanto las solicitudes de documentos deben identificar, con la mayor exactitud práctica, el documento específico o la categoría específica y restringida de documentos que se buscan. Como se previó en el Artículo 3(3) de las Reglas de la IBA sobre prueba, la especificidad de una solicitud respecto a documentos electrónicos puede ser mejorada al identificar y/o limitar el alcance de lo que se está buscando, u ordenarlo en referencia a diversas características de los documentos electrónicos solicitados.

(a) El punto de partida debe consistir en limitar la solicitud de documentos con referencia a lo que se busca (por ejemplo, un correo electrónico, un informe, minutas de una reunión). Las solicitudes de documentos identificados específicamente, ya sea en papel o electrónicos, normalmente resultarán menos onerosas para la parte que está produciendo.

(b) Cuando se solicite una concreta y específica categoría de documentos, se pueden imponer límites por referencia a un número limitado de custodios determinados quienes se espera que tengan en posesión los documentos electrónicos en cuestión, las fuentes de los documentos electrónicos a revisar, restricciones de fecha y, si es el caso, el uso de términos específicos de búsqueda para ayudar a localizar los documentos relevantes y sustanciales.

(c) Ya que la parte que responde a una solicitud de documentos comúnmente estará más familiarizada con su estructura interna de tecnología informática y por lo tanto estará en una mejor posición para decidir en dónde

Gestión de la producción de documentos electrónicos 1 1

y cómo buscar documentos electrónicos que corresponden a la solicitud, puede ser conveniente para la parte que responde a la solicitud identificar en primer lugar los parámetros de la búsqueda de documentos correspondientes que tiene intención de realizar, y después proporcionar una oportunidad a la parte solicitante para comentar sobre los parámetros propuestos.

(iii) Accesibilidad de las fuentes

5.10 La relevancia y la importancia de los documentos electrónicos solicitados debe ser cuidadosamente sopesada contra la carga de la parte a quien le fue solicitada buscarlos recuperarlos, revisarlos y producirlos. Un importante factor en este balance es la accesibilidad relativa de las fuentes potenciales de los documentos electrónicos solicitados. Se puede acceder más fácilmente a los documentos electrónicos desde la oficina de una de las partes, computadoras personales, servidores de red y otras computadoras en bases de datos que estén activas durante el curso ordinario de las operaciones empresariales de una parte. Estos no son tan fácilmente accesibles desde un medio de almacenamiento extraíble como CDs, DVDs o dispositivos USB, Blackberries o Palm Pilots, computadoras personales o espacios de almacenamiento externos en internet, las cuales son fuentes a las que no se tiene acceso en el curso ordinario de la actividad de una parte, o pueden simplemente duplicar fuentes más fácilmente accesibles. Los documentos electrónicos son menos accesibles cuando han sido suprimidos y/o se localizan únicamente fuera del sitio o en copias de seguridad de almacenamiento de datos (como cintas de respaldo) que no son usadas en el curso normal de la actividad empresarial de una parte.

(a) Un tribunal debe evitar ordenarle a una parte buscar una fuente menos accesible si es probable que una copia de un documento electrónico relevante y sustancial esté disponible a través de una fuente más accesible. Una parte debe considerar estructurar cualquier búsqueda de documentos (ya sea de documentos sobre los cuales se quiere basar, o en respuesta a una solicitud de documentos) buscando primero las fuentes más accesibles, y buscar fuentes menos accesible solamente cuando no encuentre los documentos buscados, y la carga de extender la búsqueda es proporcional al posible valor probatorio de los documentos si estos se encuentran.

(b) En la mayoría de los casos, debe ser suficiente limitar las búsquedas a las fuentes de documentos electrónicos usadas por una parte en el curso ordinario de su actividad empresarial. Si es probable que un documento solamente esté disponible de una fuente menos accesible, el tribunal debe considerar cuidadosamente si su potencial relevancia y sustancialidad justifica el inconveniente, el costo y el retraso potencial que su recuperación podría ocasionar. Los tribunales no deben ordenar comúnmente la producción de documentos electrónicos en respaldos, archivos suprimidos o almacenados que no sean fácilmente

accesibles, a menos que la parte solicitante establezca un grado de relevancia e importancia que supere la onerosidad y el costo que esto podría ocasionar.

(c) El Artículo 3(12)(c) de las Reglas de la IBA sobre prueba establece que una parte no está obligada a exhibir copias múltiples de documentos que son esencialmente idénticos, salvo que el tribunal decida lo contrario. Esta presunción en contra de requerir la producción de copias múltiples contribuye a la eficacia del proceso. Un tribunal generalmente debe evitar ordenar a una parte buscar copias duplicadas de un documento en más de una ubicación, aun cuando todas estas sean fácilmente accesibles. Una excepción a lo anterior puede ocurrir cuando la identificación de la ubicación de copias de un documento es por si misma probatoriamente valiosa (por ejemplo, ya que identifica qué individuos tienen acceso al documento y esto es de importancia substancial en el arbitraje).

(iv) Metadatos

5.11 Como se explicó anteriormente, mientras que los metadatos visibles serán típicamente requeridos para entender un documento electrónico que está siendo producido, los metadatos ocultos normalmente serán irrelevantes para la controversia y por lo tanto será innecesario producirlos. Aun cuando los metadatos sean potencialmente relevantes, las cargas de la producción pueden sobrepasar su valor potencial probatorio. Los tribunales deben considerar aplicar la presunción en contra de requerir la producción de metadatos ocultos asociados con un documento a ser producido, a menos que la parte requirente establezca un grado de relevancia e importancia que supere la onerosidad y el costo que esto podría ocasionar.

5.12 Algunos de los factores relevantes al considerar las solicitudes de producción de metadatos ocultos, además de los factores generales para cualquier solicitud de documentos, incluyen: (a) la importancia de un tipo particular de metadatos requeridos para facilitar la revisión la producción y el entendimiento por las partes de los documentos a los que los metadatos se refieren; (b) la accesibilidad de los metadatos buscados; (c) el momento de la solicitud de los metadatos; y (d) la facilidad y eficiencia con la que los metadatos pueden ser producidos y usados.

(v) Uso de herramientas y métodos de búsqueda electrónicos

5.13 Las partes deben ser alentadas para el uso de tecnología cuando ésta pueda reducir la carga asociada con la producción de documentos, pero las partes y los tribunales deben estar conscientes y tomar en consideración las limitaciones y los costos asociados con el uso de las herramientas electrónicas disponibles. La tecnología computacional permite a las partes buscar en grandes volúmenes de documentos electrónicos por palabras relevantes específicas, nombres, sujetos o frases, que puedan pertenecer

12 Informe12

a la controversia particular en cuestión. Esto puede ser tanto más eficiente como más preciso que la revisión de documentos en papel por una persona física. Aunque no todos los documentos electrónicos se pueden buscar en su forma original, estos pueden ser convertidos en un formato en el que se pueda buscar información. Sin embargo, los procesos disponibles para convertir documentos electrónicos en una forma que permita la búsqueda por palabras pueden ser caros, y las partes y los tribunales necesitarán considerar y evaluar en qué medida esas técnicas son idóneas en el contexto de las circunstancias de cada caso en particular.

5.14 Además del uso de la búsqueda de simples palabras clave –el cual arriesga tanto identificar un universo demasiado amplio de documentos correspondientes, o pasar por alto documentos relevantes y sustanciales que no incluyan la palabra clave– las partes pueden considerar el recurso a la variedad en constante expansión de tecnologías de búsqueda cada vez más sofisticadas (por ejemplo, búsquedas «Booleanas», búsquedas difusas («fuzzy»), búsquedas algebraicas, búsquedas probabilísticas) diseñadas para mejorar la precisión de búsqueda de documentos electrónicos. Se requiere invariablemente una revisión manual de al menos algunos de los documentos electrónicos identificados por una búsqueda por palabras clave o algún otro tipo de búsqueda automatizada, pero el volumen de documentos electrónicos que necesitan ser revisados por los abogados de las partes debe ser mucho menor que en otro caso. Esto puede, por lo tanto, conducir a un ahorro significativo en el costo.

5.15 Las búsquedas por palabra clave pueden ser usadas de diferentes maneras para mejorar la eficacia de la producción de documentos electrónicos. La parte solicitante o la que contesta puede elegir, o ser requerida para identificar, con su solicitud de producción o su respuesta, términos de búsqueda a ser utilizados para localizar documentos electrónicos relevantes y sustanciales. De no existir objeción alguna, el uso de esos términos de búsqueda se puede considerar que satisface la obligación de la parte requerida para buscar y producir de buena fe documentos electrónicos correspondientes. Comúnmente será deseable que las partes acuerden (o que el tribunal ordene) las palabras clave a ser usadas antes de que las búsquedas se efectúen, con el objeto de evitar que una búsqueda tenga que ser repetida si existiera alguna controversia sobre la idoneidad de los términos de búsqueda a ser usados. Cuando los documentos electrónicos son almacenados en diferentes idiomas, se debe tener cuidado para identificar palabras clave apropiadas en cada idioma.

5.16 Cuando información responsiva que es relevante y sustancial pueda ser localizada potencialmente en varios, o en voluminosos, repositorios de documentos electrónicos, las partes y los árbitros pueden desear considerar la técnica de

muestreo de datos. El muestreo de datos permite la recuperación, revisión y producción de solo una porción de repositorios de documentos electrónicos que potencialmente contengan información relevante y sustancial con el objeto de evaluar si los beneficios de una revisión y producción más a fondo justifican el costo y la carga de dicha revisión y producción. Como en el caso de términos de búsqueda para documentos electrónicos, en circunstancias apropiadas se puede considerar que una parte que contesta ha cumplido con su obligación de buena fe de producir documentos electrónicos responsivos al conducir tal muestreo de datos.

5.17 El uso de las herramientas electrónicas de búsqueda anteriormente mencionadas debe ser limitado a aquellos casos particulares que involucren un gran número de documentos electrónicos, o diferentes fuentes de documentos electrónicos, en los que las partes y los árbitros concluyan que los beneficios de estas búsquedas electrónicas superan el costo y las cargas. En ningún caso la simple disponibilidad de dichas herramientas de búsqueda electrónicas para la búsqueda de potencialmente grandes volúmenes de documentos electrónicos justifica solicitudes de documentos electrónicos inapropiadamente amplias.

C. Especialización en tecnología informática

5.18 El entendimiento del sistema de TI de una parte será importante para la conducción eficiente de cualquier ejercicio de producción de documentos. En la mayoría de los casos, es probable que el personal interno de TI de una parte sea capaz de proporcionar la necesaria experticia a esa parte, en conjunto con los abogados. Particularmente en disputas complejas o de un alto valor, una parte también puede buscar asesoría de expertos externos.

5.19 Salvo en casos muy excepcionales, las partes, con la asistencia de sus asesores, deben proporcionar (y deben ser capaces de proporcionar) al tribunal la suficiente información sobre sus sistemas de TI para que el tribunal conduce el proceso. En los casos excepcionales, los tribunales CCI tienen la autoridad para designar su propio perito de TI conforme al artículo 25(4) del Reglamento de la CCI. Al decidir si designar al perito de TI y de qué manera hacerlo, los tribunales deben considerar los lineamientos para peritos designados por el tribunal establecidos en el informe del grupo de trabajo de la Comisión de Arbitraje y ADR de la CCI sobre lineamientos para procedimientos de peritaje de la CCI titulado «Temas a considerar para los árbitros respecto a los peritos» («Issues for Arbitrators to Consider Regarding Experts»), publicado en el Boletín de la Corte Internacional de Arbitraje de la CCI Vol. 21 No. 1 (2010) 31. Sin embargo, un perito en TI designado por el tribunal debe reservarse solo para casos excepcionales, ya que ocasiona un gasto adicional, retraso y una intrusión en los sistemas de TI de una parte.

Gestión de la producción de documentos electrónicos 13

D. Transferencia de costos

5.20 Normalmente, la producción de documentos tanto electrónicos como en papel, de ser ordenada por un tribunal, debe ser limitada y no debe dar lugar a grandes volúmenes de documentos producidos e intercambiados. En el muy excepcional y raro caso en que el volumen de documentos electrónicos a ser buscados y producidos sea grande, y/o la revisión y la producción de documentos electrónicos desde fuentes menos accesibles esté justificado, las partes y los árbitros pueden desear considerar solicitudes de documentos electrónicos sólo con la condición de que algunos o todos los costos de la búsqueda, recuperación y/o producción de esos documentos electrónicos sean transferidos de la parte que contesta a la parte solicitante. La parte solicitante, por ejemplo, puede ser requerida ya sea a (a) pagar a la parte requerida los costos de técnicas extraordinarios de búsqueda de documentos electrónicos y de recuperación, o de la producción en un formato electrónico en particular, ya que dichos costos son incurridos durante o después del proceso de producción de documentos electrónicos; (b) presentar esos costos a la parte requerida durante el proceso de producción, sujeto a la redistribución en el laudo arbitral en vista de los resultados del proceso de producción y/o del resultado final del caso; o (c) pagar esos costos una vez que el laudo arbitral sea dictado conforme a la distribución de los costos arbitrales establecidos en el laudo.

5.21 Sin embargo, los árbitros deben estar conscientes de un número de factores que pueden incidir en contra de la transferencia de costos: (i) el traslado de costos no reduce el costo total del arbitraje; (ii) puede convertirse en un sustituto de limitaciones disciplinadas sobre el alcance de producción de documentos generalmente permitido en el arbitraje internacional; (iii) no da lugar a que se perciba la capacidad de una parte para «comprar» un mayor acceso a la producción de documentos electrónicos que aquel que de otro modo estaría disponible; y (iv) puede convertirse en una herramienta de abuso entre partes con capacidades financieras desiguales.

5.22 En términos más generales los árbitros deben ser conscientes que, como en materia de producción de documentos electrónicos en general en los Estados Unidos, los estándares y prácticas de las cortes de EE.UU. con respecto a la transferencia de costos para la búsqueda y la producción de documentos electrónicos no son generalmente relevantes o apropiados en arbitraje internacional, debido a las marcadas diferencias entre las prácticas en litigios judiciales en los EE.UU. y las prácticas de arbitraje internacional en materia de producción de documentos y de costos. En los litigios estadounidenses el alcance de la producción de documentos es amplio y las partes comúnmente asumen sus propios costos. En arbitraje internacional, por el contrario, el alcance de producción de documentos está hecho a la medida y limitado, y los árbitros (según el artículo 37(4) del Reglamento de la CCI) están facultados para distribuir los costos del arbitraje

(incluyendo los honorarios razonables de los abogados de las partes y otros costos) entre las partes y en las proporciones que los árbitros consideren apropiadas. Al distribuir los costos de arbitraje de las partes, los árbitros pueden tomar en consideración la razonabilidad con la que una parte ha conducido el caso así como el resultado del arbitraje).

5.23 El traslado de costos por lo tanto deberá estar reservado para circunstancias extraordinarias y debe ser impuesto únicamente después de una valoración de factores relevantes como, por ejemplo, el volumen y la accesibilidad de los documentos electrónicos a revisar, qué parte tiene la carga de la prueba y de la persuasión en el caso, los recursos financieros relativos de las partes, y los montos en juego en el arbitraje.

E. Forma de la producción

5.24 La forma en la que los documentos electrónicos son producidos por una parte para sustentar su caso o en respuesta a una solicitud de documentos puede impactar la utilidad para la otra parte y los árbitros que reciban los documentos. Las partes y los árbitros deben abordar en una etapa temprana del procedimiento la forma en la cual los documentos electrónicos deben ser producidos. Como se señaló anteriormente, esto puede hacerse en la conferencia sobre la conducción del procedimiento.

5.25 Los documentos electrónicos generalmente deben ser producidos en la forma más expedita, eficaz en término de costos y eficiente que sea apropiada dado las circunstancias.

(a) Las partes y los tribunales arbitrales deben tener en cuenta que requerir que documentos electrónicos sean convertidos a formato particular para la producción puede incrementar los costos (posiblemente de manera significativa), a menos que dicho formato sea escogido de manera cuidadosa. La parte que produce los documentos puede incurrir en costos de conversión, y luego la parte solicitante puede incurrir en costos adicionales para convertir los documentos a otro formato. Por ejemplo, la parte que produce documentos electrónicos puede incurrir en costos al convertirlos en papel y al presentarlos, entonces la otra parte incurra en costos adicionales e innecesarios al escanear los documentos producidos en papel para convertirlos en formato electrónico que permite búsquedas por palabras clave u otras funcionalidades electrónicas.

(b) El artículo 3(12)(b) de las Reglas de la IBA sobre prueba establece que, salvo acuerdo específico de las partes o bien instrucciones por parte del tribunal, los documentos en formato electrónico deben ser presentados o producidos por la parte que los conserve en «la forma que resulte más conveniente o económica para ella y que a su vez sea razonablemente utilizable por los receptores». Este es un lineamiento muy útil. Con el objeto de evitar discusiones innecesarias o potenciales interrupciones del calendario arbitral, en caso de

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duda sobre la accesibilidad, la parte encargada de producir los documentos debe discutir el formato con la parte receptora, esto antes de la producción, y esforzarse para llegar a un acuerdo sobre dicho formato. En algunos casos puede ser sensato convertir los documentos electrónicos en un formato que permite la realización de búsquedas, al que todas las partes y el tribunal tengan acceso. La conversión puede resultar en la pérdida de metadatos pero, a menos que la pérdida de metadatos sea posiblemente relevante (por ejemplo, metadatos visibles necesarios para entender el documento o, excepcionalmente, metadatos ocultos si existen dudas sobre la autenticidad del documento), esto es probable que sea aceptable, y puede ahorrar tiempo y costos si las partes, de otro modo, hubieran revisado los metadatos. Sin embargo, ya que las partes en cualquier caso deben ser desalentadas de gastar tiempo y costos en la revisión de material irrelevante, una alternativa para las partes es producir los documentos en su formato original pero sin revisar los metadatos ocultos, y así evitar costos de conversión.

(c) Las partes también pueden considerar usar un repositorio web al cual ambas partes tengan acceso como medio para la producción de los documentos electrónicos.

5.26 Si la parte receptora se opone a la forma de producción propuesta por la parte encargada de ésta, y las partes no resuelven dicha objeción por medio de un acuerdo, los árbitros pueden considerar requerir a la parte receptora demostrar la necesidad de contar con un documento electrónico en la forma preferida sobrepasa la carga y el costo de producir el documento en esa forma.

F. Privilegio

5.27 Como se señaló anteriormente, los documentos, incluyendo los electrónicos, pueden ser no revelados en el proceso de producción en arbitraje internacional por razones de privilegio.

5.28 La producción de un documento que conlleve privilegio puede equipararse, en ciertas jurisdicciones, a una renuncia involuntaria de dicho privilegio. En los casos en los que un gran volumen de documentos electrónicos deben ser buscados y producidos (quizás usando técnicas automatizadas) una renuncia involuntaria del privilegio es una preocupación real para las partes. Las siguientes técnicas pueden ser usadas con el afán de evitar esto:

(a) Términos de búsqueda que señalan privilegios. Una técnica es aplicar términos de búsqueda apropiados a los documentos electrónicos identificados en respuesta a la solicitud de documentos, incluyendo apellidos de abogados conocidos cuyos nombres puedan aparecer en correos electrónicos u otros documentos asociados con el material recopilado, y otras palabras clave que pueden aparecer en documentos como «privilegiado» o «confidencial». Los documentos que contengan estos términos

de búsqueda pueden ser separados de un conjunto mayor de información responsiva y ser revisados manualmente para determinar cualquier posible privilegio. Sin embargo, como en todas las búsquedas por palabras clave, esto tiene sus limitaciones: por ejemplo, muchas organizaciones han adoptado la práctica de incorporar las leyendas de «privilegiado» o «confidencial» en todos los correos electrónicos, reduciendo la eficacia de dichos términos de búsqueda.

(b) Acuerdos de recuperación. Otra técnica es el uso de acuerdos de recuperación («claw-back agreements»). Un acuerdo de recuperación proporciona reglas básicas previas a la producción para que cada parte que vaya a producir tenga la opción de recuperar documentos privilegiados producidos involuntariamente sin el riesgo de renunciar a dicho privilegio. Una parte puede no sentir la necesidad de revisar todos los documentos en busca de privilegios, antes de que los produzca, si dicho acuerdo de recuperación es elaborado. Sin embargo, las desventajas potenciales de los acuerdos de recuperación incluyen: (i) que pueden alentar a abrumar al oponente con documentos irrelevantes, lo cual es totalmente inapropiado en arbitraje internacional; (ii) pueden no evitar el riesgo de una renuncia de privilegio respecto a terceros en todas las jurisdicciones; y (iii) pueden no proteger efectivamente los documentos privilegiados producidos involuntariamente, ya que la parte receptora habrá visto el material privilegiado y puede tomar ventaja de la información sin ni siquiera usar el documento.

5.29 El uso de estas técnicas debe reservarse para casos extraordinarios, teniendo en cuenta el alcance limitado y a la medida de la producción de documentos que generalmente está disponible en el arbitraje internacional. Además, la disponibilidad de estas técnicas no debe ser usada para justificar un alcance de producción de documentos demasiado amplio.

G. Conservación y falta de producción de documentos electrónicos

5.30 Como se explicó anteriormente, los documentos electrónicos (en particular, los metadatos) pueden fácilmente alterarse o destruirse de manera inadvertida, por ejemplo durante la operación normal de las funciones cotidianas de la red de computación (incluyendo cualesquiera funciones de «auto-supresión»). Congelar, deshabilitar o desactivar tales funciones podría causar serios inconvenientes a alguna de las partes. En los litigios en Estados Unidos, algunos procedimientos a menudo son puestos en marcha para conservar y recuperar documentos electrónicos de forma forense, ya que el simple hecho de acceder o copiar un documento electrónico provoca cambios a sus metadatos. Éste es un factor importante que contribuye en gran medida al costo de producción de documentos en litigios judiciales en Estados Unidos.

15Gestión de la producción de documentos electrónicos

5.33 Finalmente, a la luz de la fragilidad de los documentos electrónicos, si hay controversia respecto de su supresión o alteración, las partes y los árbitros deben considerar colocar la carga de la prueba en la parte solicitante, para que ésta muestre que la parte demandada ha actuado incorrectamente, en lugar de que la parte demandada demuestre que sus acciones u omisiones fueron razonables y de buena fe.

6. CONCLUSIÓN

6.1 Mientras que cada parte es ciertamente libre de presentar cualquier documento para sustentar sus pretensiones o defensas, a falta de un acuerdo específico entre las partes para el caso, o de una orden del tribunal, no hay obligación de producir documentos, incluyendo documentos electrónicos, en arbitrajes internacionales. Los tribunales al momento de decidir si se ordena la producción de documentos, deben guiarse por los principios de especificidad, relevancia, importancia y proporcionalidad.

6.2 Teniendo en mente este importante marco, se espera que este Informe ofrecerá asistencia concreta a los tribunales y a las partes sobre cómo abordar y administrar de la manera más eficiente posible cualquier cuestión relacionada con documentos electrónicos que pudiera llegar a surgir, y controlar cualesquiera costos y retrasos que pudieran resultar cuando la producción de documentos sea permitida o requerida en arbitrajes internacionales.

 

5.31 Como se mencionó anteriormente, el arbitraje internacional opera conforme a un régimen muy diferente. Los tribunales deben evitar importar nociones de otros sistemas jurídicos respecto de la conservación de las pruebas que puedan dar pie a inconvenientes o gastos innecesarios. Mientras que el esfuerzo intencional de una parte de frustrar la producción de pruebas relevantes e sustanciales al destruir o alterar un documento electrónico podría implicarle determinadas sanciones (tal como una inferencia adversa contemplada en el artículo 9(5) de las Reglas de la IBA sobre prueba), la supresión o alteración inadvertida de un documento electrónico como resultado de una operación de rutina de la red de computadoras de una parte no refleja comúnmente una conducta culpable o justifica tales sanciones. Además, aunque una parte puede optar, en su propio beneficio, por tomar medidas a fin de conservar evidencia relevante, no está automáticamente obligada a hacerlo. Tampoco un tribunal debería imponerle tal obligación a falta de una razón específica para hacerlo, tales como acusaciones verosímiles de fraude, falsificación o deliberada manipulación de pruebas.

5.32 Si una parte desea conservar evidencia en su poder y bajo su control, debe enfocar sus esfuerzos en las fuentes más probables de evidencia relevante y sustancial, y evitar tomar medidas que podrían resultar en inconvenientes y gastos innecesarios.

(a) Por ejemplo, intentar congelar las funciones del día a día en la totalidad de la red de computadoras probablemente causaría severas interrupciones y costos. Asimismo, a menos que las circunstancias del caso en particular indiquen que los metadatos ocultos pueden ser relevantes y sustanciales para la controversia, no se puede esperar o requerir de una parte por el tribunal que incurra el costo para obtener una fotografía instantánea forense de todo o, incluso, de una sección de sus documentos electrónicos.

(b) Por otro lado, una parte puede considerar tomar una copia de un número limitado de documentos electrónicos de fuentes razonablemente accesibles, centrados por referencia a parámetros apropiados (tales como custodios clave y/o carpetas electrónicas particulares en las que se puedan encontrar documentos relevantes de operaciones), y reservar esa copia o encargársela a un abogado para su custodia. Los documentos electrónicos conservados de esta manera pueden proporcionar un recurso en el que la parte puede obtener evidencia para sustentar su propio caso. También pueden proporcionar un punto conveniente de inicio para la búsqueda de documentos en respuesta a una solicitud de documentos.

16 Informe

1. Este Apéndice proporciona un panorama general de cómo se crean, administran y almacenan los documentos electrónicos, e identifica algunas de las preguntas, retos y oportunidades que surgen en la producción de documentos electrónicos como resultado de sus características únicas.

2. Para conducir las cuestiones que puedan surgir de la producción de documentos electrónicos, resulta de gran utilidad tener una comprensión básica de cómo funciona una típica red de computadoras de oficina y dónde potencialmente se podrían localizar o recuperar los documentos electrónicos que respondan a una solicitud de documentos. Los documentos electrónicos pueden ser localizados potencialmente, ya sea en fuentes «activas» relativamente accesibles, o en copias de seguridad «inactivas» menos accesibles, fuentes fragmentadas o borradas.

3. Los documentos electrónicos «activos» –que deberían ser de manera ordinaria la única fuente de producción de cualesquiera documentos electrónicos en el arbitraje internacional– generalmente son almacenados en un formato fácil de utilizar y son relativamente de acceso sencillo. Los documentos electrónicos «inactivos» generalmente son más difíciles y costosos de acceder y producir. El diagrama anterior ilustra una red de computadoras de oficina simplificada y los componentes de hardware que pueden ser utilizados para crear, administrar y almacenar documentos electrónicos. Las siguientes secciones describen las fuentes de documentos electrónicos «activas» e «inactivas», así como los datos sobre documentos electrónicos conocidos como «metadatos».

A. Documentos electrónicos «activos»

4. Computadoras personales: A un nivel básico, cuando un ser humano (un «usuario» o «custodio» de documentos) se sienta en su estación de trabajo o escritorio y escribe un correo, redacta un documento con un procesador de textos, rellena una hoja de cálculo electrónica (esto es, crea, almacena o manipula documentos electrónicos),

Apéndice IManual básico sobre documentos electrónicos

DIAGRAMA DE UNA TÍPICA RED DE COMPUTADORAS DE OFICINA

17

individuales en sus escritorios, todos los correos electrónicos creados, enviados, recibidos y almacenados por todos los usuarios en la red residirán en uno o más servidores compartidos que únicamente se encargarán de procesar los correos electrónicos. El resultado es que el correo electrónico de un usuario determinado, al cual accede desde su PC, puede no estar localizado realmente en su PC individual, sino localizado en su totalidad o en gran parte en un servidor compartido, físicamente localizado en otra parte, y al cual su PC está conectada, y que centralmente provee los correos electrónicos para todos los usuarios de la red cuyas PCs están conectadas a dicho servidor de correos electrónicos.

7. Las funciones compartidas dentro de una red de computadoras de oficina que pueden ser ejecutadas por servidores en lugar de ejecutarse por cada usuario de una PC, pueden ser sobre cualquier cosa. Los servidores pueden estar dedicados a proveer a los usuarios de la red acceso a internet, a proveer diferentes tipos de aplicaciones de mensajería internas diferentes al correo electrónico, a administrar la impresión de todos los documentos de la oficina, a administrar y almacenar los documentos electrónicos creados por medio de un Blackberry u otros dispositivos portátiles, o a preservar otros tipos de documentos electrónicos de red, como todos los archivos del procesador de textos o todos los archivos de contabilidad o los archivos personales de los trabajadores en una locación centralizada y accesible. El tener «servidores» dedicados a ejecutar diferentes aspectos de la actividad de una compañía por todas las PCs de la red permite la centralización y el control administrativo sobre los documentos electrónicos de la compañía, por lo cual la oficina o encargado de «tecnología de la información» («TI») puede monitorear el uso, o asignar o retener diferentes derechos de acceso al usuario, por ejemplo al limitar el número de usuarios/custodios que puedan acceder al servidor que contiene los expedientes del personal de la compañía u otros datos sensibles que se necesiten saber.

8. Cuando los servidores compartidos se utilizan para crear una red de oficina, los documentos electrónicos generados por un usuario individual de la red en su propia PC podrían estar realmente almacenados en un servidor compartido localizado en otro lugar, al cual la PC de ese usuario individual accede para el tipo particular de documento electrónico involucrado –correo electrónico, procesador de textos, información contable, etcétera– en lugar de almacenarse en la unidad de disco duro de la computadora de escritorio o laptop. Consecuentemente, un documento creado por un usuario de la red puede ser igualmente accesible para todos los usuarios de la red o varios de ellos, quienes asimismo pueden acceder, copiar, modificar, eliminar, sobrescribir o enviar un documento o archivo en particular que fue creado por otro usuario en el servidor compartido.

el/ella lo hace desde una computadora personal (o «PC»), ya sea una computadora «de escritorio» o portátil. La PC comúnmente tendrá una unidad de disco duro «local» en donde los documentos electrónicos creados en esa PC pueden ser electrónicamente localizados, almacenados, y accesibles únicamente por medio de la computadora en específico. Los tipos de documentos electrónicos que pueden existir en la unidad local de disco duro de una computadora incluyen virtualmente cualquier variedad de documento o archivo que una persona pudiera crear al utilizar la amplia gama de aplicaciones de software de hoy en día. En un contexto de negocios, estos comúnmente incluirían archivos de procesador de texto, correos electrónicos, hojas de cálculo, presentaciones de diapositivas – la gama familiar de archivos con la que la mayoría de las computadoras personales de oficina están equipadas para crear.

5. Los documentos electrónicos creados en una determinada PC también pudieran encontrarse en cualquier otro lugar, al que el usuario los hubiere enviado o donde se hubieren almacenado automáticamente. Por ejemplo, cuando un usuario envía un correo electrónico, comúnmente éste se registrará en la carpeta de «enviados» del remitente; también aparecerá en la «bandeja de entrada» de uno o varios destinatarios. Los destinatarios, a su vez, pudieran haber reenviado el mismo correo electrónico a otros destinatarios. En una red, la copia del correo electrónico puede localizarse en el disco duro de la PC del remitente y/o de uno o más de los destinatarios. Como se describe posteriormente, también pudiera registrarse en un servidor compartido, así como en un dispositivo «asistente personal digital» («PDA» por sus siglas en inglés) tal como sería un Blackberry, el cual reproduce cada correo del usuario remotamente. La PC del usuario se convierte en un dispositivo de entrada y para visualizar documentos electrónicos localizados en un servidor de cualquier otra parte.

6. Servidores compartidos: Para maximizar la eficiencia computacional y promover la interconectividad de la oficina, cada usuario/custodio de una PC, localizada en su respectivo escritorio sería comúnmente parte de una «red» de varias terminales de PCs. Una red de PCs individuales usualmente se construye alrededor de un número de «servidores» compartidos, los cuales constituyen una segunda fuente potencial de documentos electrónicos «activos». Un «servidor» es una computadora diferente de la PC situada en el escritorio de cada usuario. Se localiza y se opera centralmente y contiene software para ejecutar funciones específicas para todas las PCs (o «clientes») en la red, las cuales están interconectadas por el servidor. Un ejemplo sería un servidor de correo electrónico compartido. Las redes de computadoras de oficina comúnmente tienen uno o más servidores que no hacen más que «servir» las necesidades de correo electrónico de la red para todos los usuarios en la red. Por lo tanto, en lugar de que cada uno de los usuarios tenga sus propios correos electrónicos creados, enviados, recibidos y almacenados en sus PCs

18 Informe

11. PCs, servidores y salas de datos de terceros: Algunos documentos electrónicos también pueden encontrarse en servidores o PCs de terceros, los cuales son completamente externos a la red de computadoras de la compañía. Por ejemplo, algunos datos y archivos pueden ser enviados y después almacenados en una PC o en una red de un tercero por medio de un protocolo de transferencia de ficheros cliente («FTP», por sus siglas en inglés), el cual facilita la transferencia de grandes cantidades de datos y archivos a través de internet. Otros documentos electrónicos también pueden encontrarse en un servidor externo, en una «sala de datos» virtual. Usualmente, las salas de datos están protegidas por contraseñas de acceso, sin embargo a menudo son accesibles para múltiples partes a través de internet. Las salas de datos pueden ser mantenidas por la compañía o por un tercero que almacena y administra datos externamente, y pueden contener datos y archivos tanto de la compañía como de terceros.

12. Medios extraíbles: Finalmente, los documentos electrónicos «activos» también pueden ser almacenados en medios extraíbles, tales como CDs, DVDs, discos, cintas y memorias USB. Estos dispositivos compactos de almacenamiento de información electrónica pueden ser utilizados en cualquier computadora. Proporcionan efectivamente una unidad de disco duro portable y extraíble, capaz de almacenar cualquier tipo de documentos que una PC puede generar, y pueden localizarse virtualmente en cualquier lugar – en la oficina, en el hogar, en un automóvil, en un portafolio, un bolsillo, con un tercero, etcétera.

B. Documentos electrónicos «inactivos»

13. Además de los componentes anteriores de una típica red de computadoras «activa», las redes de computadoras de negocios comúnmente también incluyen documentos electrónicos «archivados» o «inactivos». Tales documentos electrónicos inactivos pueden localizarse en los mismos clientes y servidores que forman parte de la red activa de computadoras de la compañía, o en servidores dedicados a realizar copias de seguridad, en discos removibles o en cintas, los cuales se mantienen por separado de la red de computadoras activa a fin de proteger y preservar documentos electrónicos que pueden ser vitales para la supervivencia de un negocio en caso de que una catástrofe comprometiera el sistema de computadoras activo de una compañía y los documentos electrónicos que contiene. Dependiendo de las prácticas comerciales de una compañía, los documentos electrónicos archivados pueden encontrarse almacenados dentro de una estructura organizada. Por el contrario, los servidores de copias de seguridad o las cintas comúnmente mantienen una «foto instantánea» de todo o de porciones específicas de los documentos electrónicos activos de una compañía, tomadas periódicamente a fin de preservar la información de la compañía en caso de una falla, pérdida o daño catastrófico del sistema, tales como los causados por un

9. Computadoras anteriores («legacy computers»): Algunas veces la red de computadoras de una compañía podría incluir hardware desactualizado que contiene software anticuado o información que continúa siendo necesaria para desempeñar ciertos aspectos de la actividad de la compañía. Por ejemplo, una compañía podría tener un sistema de contabilidad anticuado o diseñado exclusivamente para ésta, el cual reside en una computadora determinada que puede todavía soportar la aplicación de contabilidad que la compañía ha estado utilizando por varios años. La velocidad con la que nuevos hardware y software son introducidos en el mercado para remplazar, suplementar o actualizar los sistemas de cómputo existentes de una compañía podría en ocasiones resultar en cambios graduales y actualizaciones a la red de computadoras existente, requiriendo la integración por fases del viejo y nuevo hardware y software a lo largo de un periodo de tiempo prolongado. Los documentos electrónicos creados y almacenados en computadoras con sistema heredado pueden estar localizados únicamente en una o más computadoras con sistema heredado de la red y pueden no estar accesibles o legibles en cualquier otra de las computadoras de la compañía debido a que los otros tipos de hardware no soportan los datos en cuestión. Tales documentos electrónicos antiguos pueden ser difíciles de recuperar o producir en un formato accesible si los desactualizados hardware o software utilizados para crearlos son requeridos para leerlos y usarlos. Algunos de los más grandes proveedores de software habilitan el nuevo software para ser «retrocompatible» (esto es, capaz de acceder a documentos electrónicos producidos con versiones anteriores del software) hasta cierto punto. Sin embargo, este no es siempre el caso, por ejemplo si una compañía está operando un sistema a la medida.

10. PDAs: Además de servir a las terminales de trabajo de las computadoras personales tanto de escritorio como las laptops conectadas en la red de la oficina, ciertos servidores pueden servir también a otro tipo de computadoras del cliente, tales como los asistentes personales digitales –la creciente gama de dispositivos portátiles, incluyendo Blackberries, teléfonos inteligentes y Palm Pilots– así como PCs remotas o laptops que se encuentren en los hogares de los empleados de la compañía o de alguna manera fuera de la oficina. Todos estos dispositivos remotos o inalámbricos son capaces de crear, administrar y almacenar documentos electrónicos por sí mismos, y remotamente acceder, alterar, eliminar e intercambiar documentos electrónicos localizados en los servidores de la red de la oficina a través de una conexión a internet. Los PDAs comúnmente contienen discos duros propios donde documentos electrónicos también pueden ser almacenados, además de acceder remotamente a documentos electrónicos que se localizan en la red de la oficina. Sin embargo, en muchos casos, cualquier documento recibido, creado o enviado por un PDA será automáticamente sincronizado con el servidor central.

19Gestión de la producción de documentos electrónicos

C. Metadatos

16. Los «metadatos» son, literalmente, datos acerca de los datos almacenados electrónicamente. Los documentos o archivos creados en una computadora usualmente contendrán información incrustada que no aparece al momento de visualizar un archivo o en la versión impresa del archivo o documento. Estos metadatos secundarios son información acerca del documento electrónico o archivo que describe sus características, origen o uso. Existen tres categorías básicas de metadatos:

(i) Los metadatos «sustantivos» (o de «aplicación») son creados por el software usado para crear el documento y reflejan (entre otras cosas) cambios de edición o comentarios introducidos en el documento a lo largo del tiempo. Los metadatos sustantivos están incrustados en el documento que describen –por lo que permanecen en el documento cuando es copiado, movido o reproducido– y pueden ser útiles para mostrar el origen de un documento y la historia de las revisiones propuestas y/o aceptadas del documento.

(ii) Los metadatos de «sistema» reflejan la información generada automáticamente sobre la creación o revisión de un documento, tal como el autor del documento y la fecha y hora de su creación, modificación o entrega. Los metadatos de sistema no están necesariamente incrustados en el documento pero pueden ser generados por el sistema en el cual fueron creados, y pueden ser relevantes si la autenticidad de un documento está en cuestión, o existen cuestiones respecto de quien recibió un documento (incluyendo destinarios de copias ocultas que no aparecen en la carátula o a simple vista del documento) o respecto al momento en el que fue recibido.

(iii) Los metadatos «incrustados» son introducidos en el documento por su creador o usuarios, pero no aparecen al visualizar el documento, y comúnmente incluyen las fórmulas utilizadas para crear hojas de cálculo, columnas ocultas, referencias, campos o archivos enlazados. Los metadatos incrustados pueden ser críticos para entender complejas hojas de cálculo (tales como las que a menudo se utilizan, por ejemplo, en proyectos de construcción) que a simple vista no explican las fórmulas matemáticas relevantes o relacionadas con las varias filas y columnas de información que aparecen en la pantalla de la computadora o en la versión impresa de la hoja de cálculo.

17. Se debe señalar que los metadatos «visibles» se deben distinguir de los metadatos «ocultos». Los metadatos visibles comúnmente se visualizan en la pantalla y/o en una impresión, mientras que los metadatos ocultos no. En caso de un correo electrónico, estrictamente hablando, todos sus campos constitutivos son metadatos. Algunos ejemplos de metadatos visibles son los campos para/de/cc/fecha/título. Ejemplos de metadatos ocultos serían la ruta que tomó el correo electrónico en internet y la dirección

incendio, un terremoto, un virus, u otras amenazas esenciales al negocio de la compañía. Por lo tanto, no se debe esperar que los servidores de seguridad o las cintas proporcionen un conjunto exhaustivo de todos los documentos electrónicos de la compañía. Además, las copias de seguridad de documentos electrónicos usualmente no se mantienen en un formato de fácil acceso o búsqueda, ya diseñados solamente para recuperación de desastres. Usualmente, las cintas de seguridad no están bien estructuradas. Por lo que frecuentemente es necesario restaurar la totalidad de la cinta o colección de cintas (a costos considerables) a efecto de investigar sólo una pequeña parte que pudiera ser relevante en una determinada controversia.

14. Documentos electrónicos «suprimidos»: Los documentos electrónicos «suprimidos» son otra forma de documentos electrónicos «inactivos». En realidad la palabra «suprimidos» es un concepto erróneo ya que la «supresión» de un documento o un archivo en una computadora sirve únicamente para moverlo de un lugar (por ejemplo una bandeja de entrada) a otro (por ejemplo la «papelera» o la carpeta de «reciclaje») donde permanece y puede ser fácilmente recuperado durante un determinado periodo de tiempo. Entonces, cuando se suprime un documento electrónico de la papelera o de la carpeta de reciclaje, eso comúnmente significa solamente que el espacio de almacenaje digital requerido para mantener dicho documento electrónico en particular, ha sido designado como disponible para el almacenaje de información diferente como y cuando la computadora determine automáticamente que este mismo espacio es necesario para almacenar información nueva o diferente. Sin embargo, el documento suprimido continúa residiendo en la computadora hasta que se sobrescriba en él nueva información. Esto puede tener como resultado archivos «fragmentados», ya que las computadoras mueven y dividen los datos designados como suprimidos, a efecto de hacer espacio de manera eficiente para la nueva información. No obstante, existen técnicas forenses de computación para recuperar un documento electrónico suprimido incluso después de un largo tiempo de haberlo suprimido.

15. Vale la pena señalar que incluso cuando un documento electrónico es suprimido de un lugar en la computadora, PDA o dispositivo de almacenamiento, una copia idéntica podría seguir existiendo en algún lugar del sistema de computadoras de la compañía. Por ejemplo, si el remitente de un correo electrónico suprime el correo de su bandeja de enviados, el correo electrónico podría continuar existiendo en una multitud de diferentes carpetas de correo electrónico de otros usuarios de la red.

20 Informe

IP desde la cual fue enviado. La mayoría de los metadatos mencionados en los subpárrafos (i) al (iii) anteriores son metadatos ocultos.

18. Los metadatos comúnmente son producidos ya sea en (a) un pdf o formato de fichero de imagen con etiquetas («TIFF», por sus siglas en inglés) con un archivo acompañante llamado «archivo de carga» el cual permite al receptor buscar el documento por los metadatos relevantes, o (b) en el formato «nativo» en el que el documento siendo producido fue creado y el cual proporciona al receptor toda la información disponible para el usuario original.

21Gestión de la producción de documentos electrónicos

normalmente no están accesibles a los programas, incluyendo a las herramientas de búsqueda, o pueden accederse únicamente con esfuerzos no razonables mediante herramientas de recuperación, puesto que han desaparecido del sistema de archivos. Los archivos borrados son inaccesibles a menos que las herramientas utilizadas en la informática forense permiten recuperar la totalidad o algunos fragmentos de un portador de datos. El esfuerzo necesario puede no ser razonable, especialmente si el propósito de la búsqueda no está definido. Finalmente, un archivo puede ser inaccesible para ciertas personas o entidades porque dicha persona o entidad ya no tiene acceso físico, o derecho legal de acceso, a la computadora/sistema al cual el portador de datos en el que el archivo se almacena está vinculado.

Archivo, activo: Es un término no técnico que se refiere a un fichero que no está archivado y al cual un usuario con los derechos necesarios puede acceder durante operaciones normales.

Archivo, suprimido/borrado: ver supresión de datos, borrado de datos.

Autenticidad, del documento electrónico: Archivar o crear copias de seguridad de datos electrónicos se hace principalmente mediante el uso de programas de computadora especializados que permiten que la fecha y hora de cualquier modificación de los datos incluidos en el archivo puedan ser rastreadas. Algunos de estos programas cumplen con requisitos legales nacionales para la preservación de la integridad de la información, esto es autenticidad.

La autenticidad del documento electrónico es un atributo no técnico que se le adscribe en un contexto de comunicación, en este caso en una controversia. Un documento electrónico se considera auténtico si (i) el autor o creador que figura como tal en el contexto de la información mostrada en el documento o que es identificado por alguien como tal efectivamente, o de conformidad con la conclusión de los árbitros, es el autor/creador «real»; (ii) que este autor/creador en efecto produjo exactamente este documento electrónico en el momento adscrito al mismo por dicho autor/creador o por un tercero; y

Nota: Las palabras en cursivas se refieren a términos incluidos en este glosario.

Archivo: Se refiere a una secuencia finita de bytes que representan información que está marcada como perteneciente a dicho archivo cuando se usa en relación con computación. Los archivos normalmente se almacenan por cierta cantidad de tiempo en un medio de almacenamiento. Los archivos son parte del sistema de archivos. Cada archivo tiene un identificador (por ejemplo nombre de archivo) que debe ser único dentro del directorio en el cual está ubicado. El nombre está seguido de un sufijo que describe el formato de archivo.

A menos que un archivo esté «marcado» a efecto de restringir ciertas operaciones tales como su eliminación, el sistema operativo está habilitado a efecto de llevar a cabo acciones de lectura/escritura, cambio de nombre y supresión o borrado. Además de archivos que incorporan códigos de programación ejecutables, la organización de la información en un archivo está definida para que el archivo sea utilizado por un programa tal como un procesador de palabras o un reproductor multimedia. El tipo de programa al cual el archivo es vinculado puede, en tales casos, ser visible en el sufijo. Sin el programa adecuado, la información podría no ser extraída correctamente del archivo y la información no se puede escribir correctamente en el archivo sin conocimientos técnicos y herramientas especializadas.

A pesar de que un archivo es tratado dentro de un sistema informático como una entidad lógica única, esto no significa que sea guardado como una secuencia única en el medio de almacenamiento. Dependiendo de la manera en que el almacenamiento se organice en dicho medio, el archivo puede estar guardado en bloques de bytes en ubicaciones lógicas distintas del medio de almacenamiento. Estos bloques son administrados por marcadores e índices lógicos utilizados por el software de operación (ver fragmento de archivo).

Archivo, accesible: No es un término técnico. Se refiere a un archivo que es accesible a un custodio. A menos que existan impedimentos legales, los archivos activos son accesibles. Los archivos suprimidos

Apéndice IIUn glosario de términos relacionados con documentos electrónicos

22 Informe

que se almacenan en distintos lugares. Por lo tanto, a diferencia de una hoja de papel con texto y firmas, pudiera ser inútil tratar de distinguir el documento electrónico original de la copia. La pregunta que entonces surge es si la copia es auténtica (ver autenticidad). En nuestro ejemplo, es posible comparar la copia de la bandeja de salida con la copia de la bandeja de entrada.

Copia de seguridad: Significa una copia de datos electrónicos con fines de conservación. Ver también fuentes electrónicas archivadas.

Correo electrónico: Es un medio de comunicación que utiliza redes informáticas, incluyendo la World Wide Web mediante el uso de protocolos POP o SMTP. El correo electrónico representa la principal fuente de material para la producción de documentos electrónicos toda vez que es utilizada intensamente en las comunicaciones internas de las compañías. Los mensajes de correo electrónico pueden ser enviados y recibidos por cualquier persona o ente lógico que tenga una cuenta de correo electrónico, esto es una dirección de correo electrónico y un sistema con el software necesario para enviar y recibir mensajes en relación con dicha dirección. Para efecto de acceder a o enviar mensajes de correo electrónico, los usuarios utilizan un programa específico instalado localmente, llamado cliente de correo electrónico, o acceden a un servidor con el software necesario a través de un navegador web sobre una red.

El correo electrónico principalmente se refiere a comunicaciones escritas. Sin embargo, se pueden adjuntar archivos a mensajes de correo electrónico y ello se hace con frecuencia.

Un mensaje de correo electrónico enviado normalmente es archivado localmente por el cliente o por el servidor detrás del interfaz web, tras lo cual los sistemas del servidor de correo electrónico lo trasmiten en bloques (segmentos de información) vía red(es) al servidor de correo electrónico del dominio al que la dirección de correo electrónico del destinatario pertenece. Este servidor almacena el mensaje de correo electrónico y lo reenvía al cliente de correo electrónico que está configurado para recibir mensajes de correo electrónico dirigidos a la cuenta de correo electrónico a la cual pertenece la dirección de correo electrónico del destinatario, si este cliente (de manera automática) envía una señal al servidor indicando que «desea» o puede recibir mensajes.

Cada copia de un mensaje de correo electrónico que fue creada durante el proceso puede ser suprimida por personas que gocen de los derechos de acceso necesarios, o automáticamente (normalmente después de un determinado periodo de tiempo) cuando el sistema está configurado para permitir la supresión automática. Sin embargo, la existencia de un gran número de copias, como sucede cuando hay un gran número de destinatarios, incrementa la probabilidad de que una o más copias permanezcan accesibles en algún lado.

(iii) que el documento electrónico no haya sido alterado subsecuentemente por persona alguna.

Borrado de datos: Se refiere a más que una supresión de datos, toda vez que los datos borrados están sobrescritos y, por lo tanto, íntegramente destruidos en el medio de almacenamiento en el cual el borrado se lleva a cabo.

Cliente: Significa software especializado instalado de manera local en una computadora conectada a una red dentro de la cual un cliente accede a un servidor que le brinda un servicio. Por ejemplo, un cliente de correo electrónico interactúa con un servidor de correo electrónico, tal como MS Outlook con MS Exchange o un servidor de Lotus Domino con un cliente de Notas Lotus. Por lo tanto, la arquitectura de un sistema de redes que utiliza servidores y clientes se denomina como arquitectura servidor-cliente.

Para efectos de producción de documentos electrónicos es conveniente saber que un cliente puede, pero no debe necesariamente siempre, almacenar copias de documentos electrónicos local y permanentemente, y que ciertos sistemas servidor-cliente pueden almacenar documentos electrónicos de manera permanente únicamente en un directorio del sistema de archivos vinculado a un servidor (esto puede ser cada vez más el caso cuando los servicios basados en Internet son empleados en la esfera de control correspondiente, específicamente si se utiliza la nube informática). Esto puede ser de utilidad para identificar a los custodios.

Computadora central: Tradicionalmente se refiere a computadoras centrales de alto rendimiento operadas por grandes organizaciones a las cuales se accedió vía terminales. Al día de hoy, las computadoras centrales operan en redes utilizando protocolos de Internet y pueden alojar servidores de redes.

Computadora personal (PC): Se refiere a computadoras independientes, tales como computadoras de escritorio, laptops, etcétera. Estas computadoras se caracterizan por consistir de hardware y software que les permite ser utilizadas sin conexión a una red. Antes de la llegada de las PCs, se utilizaban computadoras centrales, a las cuales los usuarios se conectaban vía terminales sin capacidad de almacenamiento local. El día de hoy, casi todas las PCs están permanente o temporalmente conectadas a redes, y el software que utilizan no está siempre o enteramente instalado localmente. Más importante aún, los datos procesados en una PC pueden no estar almacenados, o permanentemente almacenados, en un portador de datos local, sino también estar guardados en dispositivos de almacenamiento de la red.

Copia: Se refiere a la reproducción de datos originales. En relación con datos registrados por medios electrónicos, el problema es distinguir las copias del original. Por ejemplo, si envía un mensaje de correo electrónico, del cual se almacena una copia en la bandeja de salida (virtual) del cliente de correo electrónico emisor, pudiera surgir la pregunta de si la copia del mensaje en la bandeja de entrada (virtual) del cliente de correo electrónico destinatario o la copia de la bandeja de salida del cliente de correo electrónico emisor es el original. Al procesar la información, los programas de computadora pueden crear, en procesos de fondo, varios archivos prácticamente idénticos

23Gestión de la producción de documentos electrónicos

principalmente para mensajes de texto, mensajes de correo electrónico o mensajería instantánea (SMS). Los mensajes de entrada y de salida son almacenados en el dispositivo móvil durante una duración variable, dependiendo del portador de datos integrado en el dispositivo, o pueden ser intercambiables (ver fuentes electrónicas archivadas, custodio).

Documento electrónico: Puede ser, pero no necesariamente es, una copia «fotográfica» de un documento físico que fue digitalizado (escaneado). Aquí, se entiende que un documento electrónico cae dentro de la definición de «Documento» de las Reglas de la IBA (International Bar Association) sobre práctica de prueba en el arbitraje internacional [2010]. El término documento electrónico es una sub categoría de información electrónica, un término más amplio.

El diccionario jurídico «Black’s Law Dictionary» define el término «documento» como algo tangible en el cual palabras, símbolos o marcas están registrados. En resumen, un documento es algo tangible en donde información inteligible para los humanos ha sido registrada. Un documento electrónico es un documento que no es tangible pero que puede ser desplegado o impreso con la ayuda de una computadora y aparatos periféricos.

En la mayoría de los casos, los documentos electrónicos se registran como archivos. Sin embargo, también es posible que un documento se ensamble automáticamente a partir de diversos archivos o de alguna información incluida en un archivo mediante un programa de computadora para efectos de desplegar o imprimir el documento electrónico.

El documento electrónico también puede incluir, o estar compuesto por, grabaciones de video o de audio.

Documento electrónico suprimido: Se refiere a la copia de un documento electrónico respecto del cual alguien ha ejecutado el comando de suprimir. La supresión logrará que el programa de computadora relevante, normalmente el sistema operativo, trate al documento electrónico como no-existente, por ejemplo la copia del documento electrónico ya no estará desplegada. Sin embargo, esto no significa que los datos en cuestión hayan desaparecido del portador de datos en el cual fueron archivados, a menos que las secciones que contienen los bites y bytes de los cuales los datos están compuestos estén sobrescritos (ver supresión de datos, informática forense).

Extracción de datos: Originalmente se relaciona con la extracción de conocimientos (información) de bases de datos en un formato significativo (inteligible) para su análisis con un fin específico. También resulta útil el contexto de la producción de los documentos electrónicos relevantes toda vez que se requiere que las partes produzcan no únicamente los documentos electrónicos que conocen de su existencia sino también los que puedan encontrar por casualidad. De hecho, deben extraer y proporcionar los documentos electrónicos existentes que correspondan a una definición acordada u ordenada. La dispersión de los documentos electrónicos en los portadores de datos, la variedad de los posibles formatos de los archivos y la gran cantidad de documentos electrónicos que deben ser buscados durante el proceso, previenen que este proceso se lleve a cabo de manera manual. Por lo tanto, el uso de herramientas de búsqueda es

Probar la recepción real de un mensaje de correo electrónico a un destinatario, en caso de que el destinatario niegue la recepción, puede ser difícil por motivos técnicos. Sin embargo, el contenido de otra información disponible (documentos) pudiera probar indirectamente la recepción. La informática forense también puede ser utilizada para aclarar esta cuestión.

Cuestiones sobre la autenticidad o alteraciones subsecuentes de mensajes (técnicamente fáciles) se pueden resolver mediante la comparación de las copias de los mensajes de correo electrónico. De otra manera, la informática forense también puede ser utilizada para aclarar dichas cuestiones.

Custodio, de datos electrónicos: Se refiere a la persona física o moral que ha tenido o tiene control de información electrónica, tal como un archivo de procesador de palabras específico. Dicho control comprende tanto el acceso físico a un medio en el que la información electrónica se almacena como los derechos de acceso a la información electrónica. El acceso físico significa acceso a una computadora o terminal que está técnicamente capacitada para acceder al medio de almacenamiento en el que los datos se encuentran almacenados. Este acceso se puede llevar a cabo mediante una red. Técnicamente, los derechos de acceso están controlados por software de computadoras configurado por el operador del sistema (SysOp) de conformidad con las políticas aplicables. Los derechos de acceso varían desde derechos de «lectura» hasta derechos de «lectura/escritura», «supresión», «creación» o «cambio de nombre». Los derechos de acceso también están definidos por políticas de la compañía o por disposiciones legales a las cuales las personas físicas que tienen el carácter de custodios podrían estar sujetas. Las personas morales y físicas que se desempeñan como custodios podrían estar sujetas a restricciones contractuales y/o disposiciones legales que regulan sus derechos de acceso a, o autoridad sobre, los datos electrónicos que hayan sido producidos.

Directorio: Se refiere a un sistema jerárquico (el sistema de archivos) para organizar y recuperar los datos electrónicos utilizados por los programas de computadora, incluyendo el sistema operativo, que son o también pueden ser visibles como «carpetas» o «gavetas» (íconos) vía la interface gráfica del usuario, por ejemplo la pantalla. Con la excepción del así llamado «escritorio», los directorios siempre se encuentran ubicados y visualizados lógicamente debajo de una o más portadores de información físicos o lógicos. Un directorio puede incluir archivos o sub-directorios. Los sub-directorios son directorios ubicados en otro directorio, por ejemplo en un punto inferior de la jerarquía lógica. Cada directorio tiene un identificador, esto es nombre. Los directorios del mismo nivel en la jerarquía pudieran no tener nombres idénticos.

Dispositivos portátiles (Blackberry): Se refiere a pequeñas unidades procesadoras de datos que son lo suficientemente pequeñas como para caber en la mano de una persona y se encuentran, de vez en cuando, o durante la mayor parte del tiempo, conectadas a una red (redes de teléfonos móviles, WLAN, Bluetooth, USB, etcétera) para propósitos de comunicación. Los dispositivos portátiles son usados

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recuperados identificados y vueltos a ensamblar en la medida en que sea técnicamente posible (ver informática forense).

Fuentes electrónicas: Significa información de cualquier tipo almacenada en un formato electrónico legible en una máquina que pudiera ser relevante para el resultado de la controversia en relación a la producción de documentos electrónicos.

Fuentes electrónicas archivadas: Significa fuentes electrónicas que son almacenadas para efectos de preservación por un periodo más corto o largo. El almacenamiento para efectos de archivar (preservar) significa que se ha hecho una copia de la fuente electrónica y se ha almacenado en un portador de datos a efecto de preservarla en su estado actual sin alteraciones subsecuentes a su substancia. Normalmente, las fuentes electrónicas son archivadas en portadores de datos específicos que se guardan, lógica y/o físicamente, separados de la información electrónica que está en uso. Las fuentes electrónicas archivadas representan una «foto instantánea» de la información archivada existente al momento en que se creó el archivo. Las fuentes electrónicas archivadas pueden ser una «foto instantánea» completa de esta información o incremental. Incremental significa que, en comparación de la última copia de seguridad, se archivan únicamente datos nuevos o modificados.

Hardware: Se refiere a dispositivos que existen físicamente y que generan, procesan, almacenan y despliegan cualquier tipo de datos, tales como, entre otras cosas, computadoras, pantallas, impresoras, dispositivos de redes, unidades de disco y unidades de cinta.

Hardware y software heredados: Se refiere a hardware y software más antiguo que se ha vuelto obsoleto debido a progresos técnicos y que no es enteramente compatible con el sistema ahora utilizado por la organización en cuestión. Dicho hardware y software obsoleto puede permanecer disponible dentro de organizaciones para efectos de acceder a copias de seguridad o a otra información electrónica.

Herramienta de búsqueda: Se refiere al software de extracción de datos. La sofisticación técnica de dichas herramientas para resultados predeciblemente confiables es crucial, toda vez que la herramienta debe permitir operaciones de búsqueda complejas (basadas en criterios múltiples) y ser capaz de utilizarlas en un máximo de formatos de archivos o al menos en aquellos formatos en los que los documentos electrónicos que se buscan existirán con toda probabilidad. Es importante saber que si bien varios formatos de archivos incluyen información que es directamente legible por computadoras (esto es, utilizando palabras de búsqueda), no se pueden realizar búsquedas en formatos de archivos de mapas de bits (fotocopias digitales) a menos de que sean transformados utilizando el conocimiento óptico de caracteres (OCR).

Sin embargo, la mejor herramienta de búsqueda solo proporcionará resultados de una calidad que estará determinada por la cualidad de las instrucciones de la búsqueda. Por lo tanto, la metodología de la búsqueda es crucial y la transparencia en este aspecto es recomendable.

necesario para extraer los documentos electrónicos que puedan potencialmente ser producidos en primera etapa, a lo que le sigue un análisis realizado por alguien en una segunda etapa. Posteriormente se extraen y organizan los documentos electrónicos que se ajusten a la(s) definición(es). Dichos documentos electrónicos se organizan principalmente mediante el uso de software que utiliza bases de datos relacionales. Finalmente, los documentos electrónicos «extraídos» que se ajusten a la definición se producen en formatos específicos, a menos que los documentos electrónicos sean privilegiados.

Extranet: Ver Internet.

Formato de archivo: Se refiere al tipo de archivo representado por el sufijo. El sufijo indica a los usuarios los programas y qué tipo de programas deberían ser habilitados para extraer, utilizar/manipular, visualizar o hacer audible la información incluida en un archivo de manera apropiada, toda vez que la estructura y arreglo de los bytes del archivo han sido definidos por el programador a efecto de que sean utilizados por este programa o tipo de programas en particular. Ciertos tipos de archivos han sido sujetos a considerables esfuerzos de estandarización pero otros están patentados. Si un usuario conoce la extensión del archivo podrá buscar el (los) programa(s) correspondientes en el Internet (ver por ejemplo <http://www.file-extension.com>, <http://www.filext.com/>, <http://www.file-extensions.org>).

Formato de presentación de documentos electrónicos: Se refiere al formato de archivo en el que los documentos electrónicos son presentados ante el tribunal arbitral. Los documentos electrónicos se suelen presentar ante el tribunal arbitral impresos o, en caso de proporcionarse en formato digital, como una copia en PDF, puesto que es razonable presentar documentos electrónicos en un formato que le permita a cualquier destinatario (otras partes, árbitros) abrir y leer sin necesidad de suscribirse a un software especial que pudiera no ser fácilmente accesibles de otra manera en condiciones aceptables. Sin embargo, este enfoque en algunas ocasiones pudiera no ser útil debido a la naturaleza particular del documento electrónico o porque la versión original del documento electrónico incluye metadatos relevantes que no se preservarían si el documento electrónico se produce en un formato diferente de fácil acceso.

Formato de producción de documentos electrónicos: Se refiere al formato de archivo en que el documento electrónico se comunica a la otra parte. El formato de archivo para su comunicación entre las partes puede, pero no necesariamente debe, ser el mismo formato que es utilizado para su presentación ante el tribunal arbitral. En algunas ocasiones, se sugiere que los documentos electrónicos se comunican en su formato original, para que todos los metadatos incluidos en el documento electrónico «original» se preserven. Sin embargo, a menos que los destinatarios de los documentos electrónicos producidos ya tengan licencia para el software al que pertenece el formato original, dicha parte podría tener dificultades para acceder a la información contenida en el archivo con esfuerzos razonables.

Fragmento de archivo: Se refiere a un bloque de datos perteneciente a un archivo. Cuando la recuperación de datos se lleva a cabo, fragmentos de archivos son

25Gestión de la producción de documentos electrónicos

En cualquier caso, la virtualización remueve la necesidad de distinguir entre inter-, intra- y extranets, toda vez que lo que importa es el acceso a la red, definido por la identificación y contraseña de un usuario y sus derechos de acceso a un ambiente seguro (encriptación de datos) que ha sido definida como una red.

Laptop: Se refiere a un tipo de computadora personal portátil.

Medios electrónicos de almacenamiento o registro de información: Se refiere a un hardware dedicado al almacenamiento de información, tal como discos duros, tarjetas de memoria, disquetes, máquinas de cinta de copias de seguridad, barras de USB, unidades de CD/DVD/Blu-ray y los discos que utilizan, así como el software para llevar a cabo operaciones de lectura/escritura. El almacenamiento supone cierta duración; la memoria de acceso aleatoria (RAM) utilizada por computadoras para almacenar bits y bytes transitorios durante el proceso no está incluida.

Medios locales de almacenamiento: «Local» se refiere a dispositivos o computadoras del sistema que están ubicadas en el lugar de trabajo de un custodio, por ejemplo una laptop o computadora personal. «Medios de almacenamiento» se refiere a medios electrónicos de almacenamiento o registro de información.

Metadatos: Se refiere a datos que están relacionados con otros datos, tales como archivos, y describen atributos de éstos. Ciertos metadatos proporcionan información de contabilidad/histórica dentro de los sistemas de archivos, tales como fechas de creación, modificación y almacenamiento de archivos, formato de archivo, configuraciones de permisos de acceso, y a menudo se pueden visualizar fácilmente. Otros metadatos dependen del formato del archivo y/o del entorno del software de aplicación. Los repositorios de archivos, software de gestión de casos y otras aplicaciones utilizan software de bases de datos para crear, administrar y almacenar categorías de metadatos definidas arbitrariamente.

Nombre de archivo: Se refiere a un identificador único y arbitrario para un archivo dentro del directorio de un sistema de archivos. Dependiendo del sistema operativo, el nombre de archivo debe cumplir con ciertos requisitos. Ciertas aplicaciones, tales como los procesadores de palabras, permiten que los usuarios determinen el prefijo del nombre de archivo. Es buena práctica utilizar un enfoque significativo y sistemático al momento de nombrar los archivos. A los archivos creados automáticamente se asignen prefijos que consisten en secuencias de conformidad con sistemas de nombramiento programados. Al día de hoy, los prefijos están seguidos de un punto y de un sufijo (tipo/extensión de archivo) que normalmente se asigna de manera automática. Este sufijo indica el formato del archivo.

Los archivos activos pueden ser fácilmente localizados en un sistema de archivos con base en su nombre de archivo (truncado), utilizando herramientas de búsqueda disponibles.

Historia de la versión: Se refiere a las diferentes etapas de «existencia» de los datos, especialmente de los archivos, tales como fechas de creación o modificación. Cierta información histórica básica casi siempre se guarda como metadatos. Dependiendo del formato o del software utilizado, la información histórica puede ser más completa. Los repositorios de archivos y otros sistemas de software especializado (por ejemplo, sistemas de gestión de casos) pueden guardar información, incluyendo la historia de la versión completa de un archivo y, posiblemente, cualesquiera versiones diferentes de dicho archivo.

Información electrónica: Significa información almacenada electrónicamente o información almacenada en formatos digitales (ver documento electrónico, fuentes electrónicas, archivo).

Información electrónica activa: Se refiere a información electrónica que es accesible a custodios dentro de una computadora o red sin necesidad alguna de acceder a copias de seguridad de información electrónica.

Información electrónica inactiva: Se refiere a información electrónica que no es accesible a custodios dentro de una computadora o red y que requiere acceso a una copia de seguridad de información electrónica.

Informática forense: Se refiere a una rama de la práctica forense relacionada con (i) amenazas a la seguridad de sistemas de computación e intrusiones, pero también a (ii) la recuperación de datos y verificación de su integridad, que son relevantes para la producción de documentos electrónicos. La informática forense es un servicio proporcionado por expertos e incluye, entre otras cosas:

• Extraccióndedatosrelevantesdesistemasdecomputadora y portadores de datos.

• Recuperacióndedatossuprimidos.

• Análisisdedatosaefectodeestablecersu«historia»y su autenticidad.

Internet: Se refiere a la red global de computadores formada por una estructura descentralizada de redes, compuestas por hardware y software dentro del cual computadoras conectadas pueden intercambiar datos, utilizando conjuntos de protocolos estandarizados de Internet (TCP/IP). El Internet comprende varios tipos de servicios/aplicaciones, tales como la World Wide Web, los mensajes de correo electrónico, la transferencia de archivos (por ejemplo mediante FTP).

Intranet: Se refiere a una red que es utilizada para comunicar y compartir información en un formato electrónico entre un grupo definido de usuarios, relacionados con una organización, normalmente una compañía o grupo de compañías. Sin embargo, personas o entidades que no pertenezcan a la organización pero que tengan interacción con la misma, tales como proveedores y consumidores, pueden tener ciertos derechos de acceso a información dentro de la intranet. La intranet normalmente hace interface con el Internet. A veces se distingue entre una intranet en la que los usuarios son parte de una organización y un extranet que incluye a los usuarios externos antes mencionados.

26 Informe

Programas de computadora: Se refiere a un código registrado legible por máquina y ejecutable que es utilizado para operar dispositivos de procesamiento de datos y/o procesar los datos. Los programas de computadora normalmente están compuestos por muchos archivos que también pueden tener diferentes formatos. Los programas de computadora normalmente están dedicados a un propósito específico, tal como el procesamiento de textos, cálculos de hojas de cálculo, presentaciones visuales, conversión de datos, copias de seguridad de datos, comunicación de audio o video.

Los programas de computadora deben ser compatibles con su ambiente, es decir otros programas tales como los sistemas operativos (por ejemplo Windows, Linux, MacOs, Unix), y posiblemente otros programas específicos, toda vez que utilizan funciones de dichos programas durante su operación al intercambiar datos mediante interfaces de software.

Los programas de computadora normalmente están protegidos por derechos de propiedad intelectual, por ejemplo normalmente derechos de autor y en algunas ocasiones por patentes. Por lo tanto, únicamente pueden ser utilizados de acuerdo con los términos y condiciones de la licencia del titular de los derechos.

Recuperación de datos: Se refiere a la reconstrucción completa o parcial de datos suprimidos o borrados utilizando herramientas de recuperación, por ejemplo programas que analizan y vuelven a ensamblar datos residuales suprimidos o borrados en el portador de datos (ver informática forense).

Red (también conocida como «red de computadora»): Se puede referir a los cables y dispositivos por medio de los cuales las computadoras y equipos periféricos están conectados y pueden intercambiar información. Las redes pueden ser clasificadas como red de área local (LAN), red de área extensa (WAN), red privada virtual (VPN), etcétera. Sin embargo, el hardware y el software de la red constituyen simplemente la infraestructura de la red, ya que los dispositivos se relacionan con una red específica únicamente porque arbitrariamente están hechas para que lo hagan. A este efecto, cada dispositivo tiene un identificador único y derechos de acceso definidos dentro de la red que corresponde a los derechos del usuario. Un dispositivo que no está «marcado» como parte de la red no pertenece a la misma.

Repositorio de archivos: Se refiere a una ubicación lógica, normalmente accesible vía una red, en la cual los archivos son almacenados para su recuperación. En la mayoría de los casos, el usuario accede al repositorio de archivos a través de la interfaz de software dedicado a la administración de documentos que está instalado ya sea localmente (en parte) o vía navegador web y que permite cargar, descargar, visualizar y procesar archivos dependiendo de los derechos que el usuario tenga, los cuales a menudo pueden estar definidos hasta el nivel de un archivo en particular. El software de gestión documental normalmente comprende software de datos relacionales que permite que información adicional sea asociada con cualquier archivo y que las versiones y los accesos de los usuarios puedan ser rastreados. En la mayoría de los casos, los archivos en el repositorio de archivos se despliegan al usuario mediante una estructura

Nube informática: Es un término que abarca todos los conceptos que esencialmente se refieran a sistemas de cómputo basados en redes dentro del cual aplicaciones de software están siendo proporcionadas a computadoras locales por servidores remotos como servicios por encargo. Asimismo, la nube informática generalmente está caracterizada por almacenamiento permanente exclusivo de información electrónica en directorios de los sistemas de archivos vinculados a servidores en la llamada nube. Una característica adicional típica de la nube informática es la virtualización de los servidores. Virtualización significa que el software del servidor está desasociado del hardware de la computadora servidor (también llamado simplemente servidor) y puede ser movido de la ubicación de una computadora a otra.

Lo mismo aplica para los directorios del sistema de archivos relacionados con el software del servidor. El software de servicio de aplicaciones es a menudo proporcionado por terceros conforme a complejos acuerdos de prestación de servicios de «outsourcing». Esto puede ser relevante para los efectos de identificar a los custodios y/o para identificar la ubicación física de medios de hardware para el almacenamiento de información electrónica.

Generalmente, el usuario puede acceder a los servicios de la nube informática desde cualquier computadora en la red utilizando una identificación de usuario y una contraseña, si dicha computadora está equipada con una interfaz web y el software correspondiente (por ejemplo un navegador web tal como Mozilla Firefox, Safari, MS Explorer, Java-Runtime). El software del interfaz también puede ser llamado cliente, se trata de software de propósito general y no especializado. Sin embargo, la nube informática también puede requerir software especializado para ciertos servicios.

Un ejemplo de nube informática que la mayoría de las personas pueden conocer son los así llamados «web-mailers» que sirven para administrar cuentas de correo electrónico personales.

Original, de un documento electrónico: Ver autenticidad, copia y archivo.

PDA: Es la abreviatura de un asistente personal digital y significa un dispositivo portátil. Tecnológicamente, los PDAs se fusionan con dispositivos de comunicación móviles, por ejemplo teléfonos inteligentes como Blackberrys, iPhones y otros similares.

Portador de datos: Significa cualquier objeto tangible en el cual se guarden datos electrónicos (ver medios electrónicos de almacenamiento o registro de información).

Producción de documentos electrónicos: Es un término no estandarizado utilizado en este glosario. Se refiere al proceso mediante el cual una de las partes en un arbitraje, o cualquier tercero, extrae datos en formato electrónico de los portadores de datos en su custodia y le proporciona a otra u otras partes en el arbitraje dichos datos en un formato determinado bajo la supervisión del tribunal arbitral y/o de conformidad con los términos que han sido acordados por dichas partes. La producción de documentos electrónicos también incluye la producción de copias de material que existe físicamente (por ejemplo documentos, fotografías) y que ha sido reducido a un formato digital.

27Gestión de la producción de documentos electrónicos

Sistema de recuperación de desastres: Se refiere a un sistema compuesto de hardware y software con procedimientos que permiten que la infraestructura tecnológica, incluyendo los datos, a ser recuperada o reasumida en caso de que dicha infraestructura haya sido afectada por un desastre. Para estos propósitos, dicho sistema realizará periódicamente copias de seguridad de los documentos electrónicos críticos incluidos en el sistema primario.

Software: Ver programas de computadora.

Supresión de datos: Se refiere a información, normalmente un archivo o un directorio en relación con el cual alguien ha ejecutado el comando de suprimir; la supresión causará que el programa de computadora relevante, normalmente el sistema operativo, trate la información como no existente, esto es el archivo o directorio ya no está desplegado (los punteros lógicos a los datos en el sistema de archivos y los sectores de datos del disco han sido removidos). Sin embargo, esto no significa que los datos en cuestión hayan desaparecido del portador de datos en el que han sido guardados, a menos que las secciones de los bits y bytes de los cuales está compuesta estén sobrescritos. Normalmente, la totalidad o parte de la información suprimida puede ser recuperada incluso después de haber sido suprimida. Esto requiere un software de recuperación específico y, posiblemente, experticia técnica especializada (ver informática forense).

Usuario: Es una entidad lógica que posee derechos de acceso para utilizar una computadora o software o para acceder a una red. Un usuario puede tener derechos de llevar a cabo toda operación (por ejemplo administrador del sistema) o puede tener derechos restringidos (por ejemplo usuario normal) asignados en relación con operaciones y/o acceso a información electrónica sujetas a restricciones de uso. Para la administración de los derechos de usuarios, los sistemas utilizan nombres de usuario (identificación del usuario) y códigos de acceso (por ejemplo, contraseñas o datos biométricos). Una persona física que posea dicha información de acceso será tratada por el sistema como un usuario lógico con quien este conjunto de datos está asociado y se denomina también usuario. Dependiendo de los derechos asignados, una persona que sea un usuario podrá ser un custodio.

WAN: Es un acrónimo que significa red de área extensa (ver red, World Wide Web).

World Wide Web: Se refiere a la red global de páginas de hipertexto desplegadas por servidores a través del Internet de conformidad con los estándares convenidos e incluye pequeños programas de software y servicios que permiten una gran variedad de operaciones a través del Internet.

jerárquica de folders que se asemeja a la estructura del sistema de archivos, aún si la representación visual real pueda ser más sofisticada. El software de gestión documental normalmente permite operaciones de búsquedas complejas y puede incluir funciones tales como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

El repositorio de archivos puede ser particularmente útil para la producción y/o la presentación de documentos electrónicos.

Sala de datos: Este término se refiere a un repositorio de archivos en un servidor que utiliza tecnología web avanzada.

Servidor: Algunas veces se refiere a una computadora dedicada que está conectada a una red en el cual las aplicaciones del servidor se ejecutan. Sin embargo, el término esencialmente se refiere a programas de computadora que proporcionan servicios a otros programas de computadora, normalmente dentro de una red mediante el uso de protocolos de redes. Los programas del servidor pueden correr en las computadoras centrales.

En el contexto de la producción de documentos electrónicos es importante saber cuántos datos intercambiados dentro o fuera de una organización son administrados por un servidor. El medio de almacenamiento en el que dicha información está contenida pudiera estar directamente conectada con la computadora en la que el servidor corre. Sin embargo, la tendencia es que los servidores corran en ambientes de sistemas operativos virtuales, esto es en un ambiente en el que los dispositivos sean lógicos y, en cierta medida, desconectados del hardware real, lo que permite que los datos procesados y/o almacenados se muevan o se almacenen en varias ubicaciones físicas. La metáfora de esta existencia deslocalizada es la «nube».

Servidor compartido: Es un servidor, normalmente un servidor de red, que alberga información electrónica para grupos definidos de usuarios que tienen derechos definidos en relación con los datos alojados.

Servidor de red: Se refiere a un servidor que está vinculado a una determinada red.

Sistema de archivos: Se refiere a un sistema definido en virtud del cual los datos electrónicos en formato de archivo se organizan para su acceso, procesamiento y almacenamiento. En una PC, el sistema de archivos puede estar representado por íconos ordenados en una estructura jerárquica compuesta por directorios, sub-directorios y archivos, que residen en portadores de datos físicos.

Sin embargo, también existen sistemas de archivos virtuales que superponen sistemas de archivos más específicos, cada uno de los cuales puede tener diferentes especificaciones dependiendo de la interfaz del sistema de archivos virtual. Los sistemas de archivos globales son aglomerados de sistemas de archivos que incluyen directorios y archivos en una multitud de portadores de datos físicos dentro de una red de zonas de almacenamiento de datos. Los sistemas de archivos de una red soportan el uso compartido de archivos sobre una red, principalmente a través de un servidor.

28 Informe

COMISIÓN DE ARBITRAJE Y ADR DE LA CCI

La Comisión de Arbitraje y ADR de la CCI es el órgano normativo y de investigación de la CCI en materia de servicios de resolución de controversias y constituye un órgano de estudios sobre la resolución de controversias internacionales. La Comisión redacta y revisa los diferentes reglamentos de la CCI relativos a la resolución de controversias, incluyendo arbitraje, mediación, «dispute boards» y la propuesta y el nombramiento de peritos y la administración de procedimientos de peritaje. También elabora informes y directrices sobre aspectos jurídicos, procedimentales y prácticos de la resolución de controversias. En su calidad de investigador, propone nuevas políticas destinadas a asegurar una resolución de controversias eficiente y eficaz en termino de costos y brinda recursos útiles para llevar a cabo la resolución de controversias. Los productos de la Comisión se publican regularmente en versión impresa y en línea.

La Comisión reúne a expertos en el ámbito de la resolución de controversias internacionales de todas partes del mundo y de numerosas jurisdicciones. Actualmente cuenta con más de 600 miembros procedentes de unos noventa países. La Comisión celebra dos sesiones plenarias anuales en las que se discuten, se debaten y se someten a votación los reglamentos propuestos y otros productos. Entre estas sesiones, el trabajo de la Comisión suele realizarse en grupos de trabajo más pequeños.

Los objetivos de la Comisión son:

•Promoveraescalamundiallaresolucióndecontroversiasinternacionales mediante el arbitraje, la mediación, el peritaje, los «dispute boards» y otras técnicas de resolución de controversias.

•Proporcionarorientaciónsobreunavariedaddetemasdeactualidad en materia de resolución de controversias internacionales con vistas a mejorar los servicios de resolución de controversias.

•Crearunarelaciónentrelosárbitros,losabogadosylosusuarios para permitir que la resolución de controversias de la CCI pueda responder eficazmente a las necesidades de los usuarios.

Comisión de Arbitraje y ADR de la CCIwww.iccwbo.org/policy/arbitrationarbitration.commission@iccwbo.orgT +33 (0)149 53 30 43F +33 (0)149 53 57 19 Presidente de la Comisión: Christopher NewmarkSecretaria de la Comisión: Hélène van LithAsistente del Secretario: Adriana Ruiz Esparza

Gestión de la Producción de Documentos Electrónicos es un informe producido dentro del grupo de trabajo de la Comisión respecto a la producción de documentos electrónicos en el arbitraje internacional, cuyos participantes se mencionan a continuación:Loretta Malintoppi y Robert H. Smith, co-presidentes del grupo de trabajoPeter Wolrich, ex-presidente de la ComisiónFrancesca Mazza, ex-secretaria de la ComisiónLos miembros del grupo de trabajo por país representado:

Alemania: Richard H. Kreindler, Paul Salazar, Erik Schäfer, Rolf A. Trittmann, Fabian von SchlabrendorffAustralia: Jonathan Barnett, Stuart Dutson, Douglas JonesAustria: Florian Haugeneder, Christian Konrad, Barbara Helene Steindl, Maria Theresa TrofaierBélgica: Herman W. VerbistBrasil: Paulo Cezar Aragão, Lauro GamaBulgaria: Assen AlexievChile: Juan Eduardo Figueroa ValdésColombia: Eduardo Silva RomeroEstados Unidos de América: C. Mark Baker, Stephen R. Bond, Jeffrey Dasteel, Donald G. Gavin, David M. Greenwald, Hugh E. Hackney, Bryan E. Hopkins, Philip Lacovara, Sarah Loscher, Thomas M. Mueller, Eridania Perez, David W. Rivkin, Tyler Robinson, John D. Roesser, John L. Sander, Victoria Shannon, Josefa Sicard-Mirabal, Jonathan D. Siegfried, Stephen E. Smith, Suzanne Ulicny, Sharon ZealeyFrancia: Geneviève Augendre, Olivier Buisson, Emmanuelle Cabrol, Benoît de Roquefeuil, Jalal El Ahdab, Jean-Claude Goldsmith, Laurent Gouiffès, Benoît Le Bars, Daniel Noel, Tim Portwood, Daniel Schimmel Grecia: Antonias DimolitsaHungría: Milàn KohlruszItalia: Fabio Bortolotti, Andrew ColvinLíbano: Roland ZiadéLituania: Renata BerzanskieneMalasia: Vinayak P. PradhanMéxico: Laura Altamirano López, Gabriela Alvarez Avila, Cecilia Flores-Rueda, Carlos Jeffrey McCadden Martínez, Claus von Wobeser, Rodrigo Zamora EtcharrenNueva Zelanda: Stephen JaguschPaíses Bajos: Pieter SandersReino Unido: Sanjay Bhandari, Peter Cresswell, Michael Davison, Dorothee Heinze, Christopher Newmark, Matthew Saunders Suecia: Lars PerhardSuiza: Jacques Beglinger, Roberto Dallafior, Felix Dasser, Christopher P. Koch, Bernhard F. Meyer, Philippe Preti, Michael E. Schneider, Marc Veit, Túnez: Fathi Kemicha

Esta traducción al español se ha realizado con ayuda de: Gabriela Álvarez ÁvilaCecilia Flores RuedaCarlos J. McCadden MartínezInternational Chamber of Commerce México (ICC México)

ICC Publication 860-0 SPA ISBN 978-92-842-0418-2