ABC Financiero - mindefensa.gov.co · esta área tan importante de las Entidades. La Cartilla A, B, C Financiero está dirigida a las ... formación para la Vigilancia de la Contratación

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Ministerio de Defensa NacionalLibertad y Orden

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Ministro de Defensa Nacional Gabriel Silva Luján

Secretario General Luis Manuel Neira Nuñez

Director Financiero Ministerio de Defensa Nacional Coronel Diego E. Becerra Cornejo

Redacción Grupo de Análisis y Difusión Dirección FinanzasPD. Elsa Jannette Cárdenas Rodríguez PD. Martha Lucía Ramírez González

Coordinación EditorialPD María Eugenia Villarraga U.

Diseño e Impresión Imprenta Nacional de Colombia

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ContenidoPresentación 5

Introducción 7

Alcance 8

Objetivos 8

Marco Legal 10

I. Definiciones y Aspectos Generales 14

II. Gestión del Gasto 30

III. Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC 38

IV. Gestión de Tesorería y Pagos 44

V. Gestión Contractual 51

VI. Gestión de Ingresos 56

VII. Gestión Contable 60

VIII. Gestión de Bienes y Servicios 68

Ix. Sistema Integrado de Información Financiera- SIIF Nación 70

x. Gestión de Seguridad en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación 76

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La Cartilla “A,B,C Financiero” tiene como propósito dar a conocer conceptos y aspectos generales que atañen a la gestión financiera en forma didáctica con el fin de que los servidores públicos de las Unidades Ejecuto-ras del Ministerio de Defensa Nacional y los Estableci-mientos Públicos del Sector Defensa cuenten con una herramienta más en el cumplimiento de su gestión.

Dentro de los capítulos se consideran algunos tips que deben tener en cuenta los servidores públicos en el desarrollo de la gestión financiera y que son importan-tes para no afectar la misma. Igualmente, y teniendo en cuenta que actualmente se encuentra en proceso de implantación el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación II, la Cartilla “A,B,C Financie-ro” contiene conceptos y definiciones que se utilizan en dicho aplicativo con el fin de que el lector pueda entender con mayor facilidad los términos que allí se utilizan para cuando entre en productivo dicho siste-ma, de acuerdo con las disposiciones del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Por lo expuesto y considerando que el fin último de este Despacho y de todos los integrantes del Sector Defensa es cumplir la misión constitucional asignada y la Política de Consolidación de la Segu-ridad Democrática, es un placer hacer entrega de la Cartilla “A,B,C Financiero” para que sea un docu-mento de permanente consulta y aplicabilidad.

Gabriel Silva Luján Ministro de Defensa Nacional

Presentación

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Introducción

La Cartilla “A,B,C Financiero” está compuesta por 10 Capítulos que contienen términos y de-finiciones acordes con el que se esté consul-tando. No obstante y teniendo en cuenta, que muchos de ellos aplican a todos, se diseñó uno inicial denominado “I. Definiciones y Aspectos Generales” en el cual se reúnen dichos temas.

Los otros capítulos considerados en la Cartilla son: II. Gestión del Gasto, III Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC, IV. Gestión de Tesorería, V. Gestión Contractual, VI. Gestión de Ingresos, VII. Gestión Contable, VIII. Gestión de Bienes y Servicios Ix. Sistema Integrado de In-formación Financiera - SIIF Nación y x. Gestión de Seguridad en el Sistema Integrado de Infor-mación Financiera - SIIF Nación, en atención a los Macroprocesos que contiene el nuevo apli-cativo del SIIF Nación.


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Alcance

Objetivos

Objetivo General

Brindar a los servidores públicos que laboran en las áreas financie-ras y administrativas de las Unida-des Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional, la Policía Nacional e igualmente, a los Establecimientos Públicos del Sec-tor Defensa una cartilla que contenga los conceptos que deben conocer y manejar con el fin de evitar errores en la gestión de esta área tan importante de las Entidades.

La Cartilla A, B, C Financiero está dirigida a las Unidades y Subunidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Na-cional a nivel Nacional, la Policía Nacional, así como a los Establecimientos Públicos del Sector Defensa.

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Objetivos Específicos

1. Elaborar una cartilla que en forma clara y amena presente los conceptos con los cuales deben estar familiarizados los servidores públicos que laboran en las áreas financieras y administrativas del Sector Defensa.

2. Dar a conocer a los Servidores Públicos del Sector Defensa la nueva terminología que maneja el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación II para conocimiento y aplicación, y

3. Fortalecer el conocimiento financiero mediante tips, térmi-nos y conceptos que se deben manejar en las áreas admi-nistrativas y financieras.


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1. Constitución Política de Colombia.

2. Ley 1111 2006 - Modificación Estatuto Tributario.

3. Manual de Políticas y Procedimientos Financieros del Minis-terio de Defensa Nacional – Dirección de Finanzas.

4. Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo de los Bienes de las Unidades Ejecutoras de la Sección Presupuestal 1501 Ministerio de Defensa Nacional.

5. Manual de Contratación del Ministerio de Defensa Nacio-nal, de las Fuerzas Militares y de sus Unidades Ejecutoras.

6. Ley 80 de 1993, “por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”.

7. Ley 225 de 1995, “por la cual se modifica la Ley Orgánica del Presupuesto.”

8. Ley 344 de 1996, “por el cual se dictan normas tendientes a la racionalización del gasto público, se conceden unas facultades extraordinarias y se expiden otras disposiciones”.

9. Ley 598 de 2000, “por la cual se crean el Sistema de In-formación para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Regis-

Marco Legal

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tro Único de Precios de Referencia, RUPR, de los bienes y servicios de uso común en la administración pública y se dictan otras disposiciones”.

10. Ley 734 de 2002, “por la cual se expide el Código Discipli-nario Único”.

11. Ley 819 de 2003, “por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones”.

12. Ley 1150 de 2007, “por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”.

13. Decreto 111 de 1996, “por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.

14. Decreto 115 de 1996, “por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de los presu-puestos de las empresas industriales y comerciales del Esta-do y de las sociedades de economía mixta sujetas al régimen de aquellas, dedicadas a actividades no financieras”.

15. Decreto 568 de 1996, “por el cual se reglamentan las leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación”.

16. Decreto 2260 de 1996, “por el cual se introducen algunas modificaciones al Decreto 568 de 1996”.

17. Decreto 2170 de 2002, “por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993, se modifica el Decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999”.


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ABC18. Decreto 866 de 2003, “por el cual se modifica el artículo

14 del Decreto 2170 de 2002”.

19. Decreto 3512 2003, “por el cual se reglamenta la organi-zación, funcionamiento y operación del Sistema de infor-mación para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado mediante la Ley 598 de 2000, y se dictan otras disposiciones”.

20. Decreto 1896 de 2004, “por el cual se reglamenta el artí-culo 13 de la Ley 80 de 1993”.

21. Decreto 2789 de 2004, “por el cual se reglamenta el Siste-ma Integrado de Información Financiera, SIIF, Nación”.

22. Decreto 4730 de 2005, “por el cual se reglamentan nor-mas orgánicas del presupuesto”.

23. Decreto 4318 de 2006, “por el cual se modifica el Decreto 2789 de 2004 que reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF Nación”.

24. Decreto 1957 de 2007, “por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se dictan otras disposiciones en la materia”.

25. Decreto 1525 de 2008, “por el cual se dictan normas rela-cionadas con la inversión de los recursos de las entidades estatales del orden nacional y territorial”.

26. Decreto 2102 de 2008, “por el cual se reglamenta parcial-mente el Estatuto Tributario”.

27. Decreto 2474 de 2008, “por el cual se reglamentan parcial-mente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las

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modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones”.

28. Resolución 036 de 1998 “por la cual se determinan algunas normas y procedimientos

sobre registros presupuestales, suministro de infor-mación y su sistematización del Presupuesto General

de la Nación”.

29. Resolución 013 de 2009 “por la cual se establece el Plan de Cuentas a que se refiere el artículo 30 del Decreto 4730 de 2005”.

30. Resolución 08 de 2009 “por la cual se modifica la Resolu-ción 01 de 2009 por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores”.

31. Circular 48 MDVGIDFGAD-47 de 2006 “Excepción Pago a Beneficiario Final Gastos Reservados”.

32. Circular 146 MDVGIDFGAD-13 de 2007 “Sistema Integra-do de Información Financiera SIIF Nación”.

33. Circular 126 MDSGDFGAD - 19.4 de 2008 “Seguimiento y Medidas de Seguridad SIIF Nación”.

34. Circular 151 MDSGDFGAD – 13 de 2008 “Aspectos Técni-cos Sistema SIIF Nación II”.

35. Circular Externa 0021 de 2006 “Software Paralelo al Siste-ma Integrado de Información Financiera – SIIF Nación”.


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• Año fiscal: es el año presupuestario para el cual se determi-nan los ingresos y gastos brutos. En Colombia el año fiscal abarca del 1 de enero al 31 de diciembre.

• Apropiación: corresponde al monto máximo de gastos que le ha sido autorizado a una Unidad Ejecutora o Entidad para ser ejecutado o comprometido durante la vigencia fiscal respectiva.

• CONFIS es el Consejo Superior de Política Fiscal.

• CONPES: Consejo Nacional de Política Económica y Social.

• Documento soporte: son todas aquellas relaciones o es-critos que respaldan los registros de las operaciones que realiza el ente público.

• El crédito de presupuesto, financia faltantes de apropiación y puede superar la vigencia fiscal.

• El crédito de tesorería sirve para cubrir situaciones tempo-rales de iliquidez, que se paga dentro de la misma vigen-cia fiscal.

DefinicionesI. y AspectosGenerales

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• El Gasto Público Social es aquel cuyo objetivo es la solución de necesidades básicas insatisfechas de salud, educación, saneamiento ambiental, agua potable, vivienda y las ten-dientes al bienestar general y al mejoramiento de la calidad de vida de la población.

• El Presupuesto General de la Nación es el instrumento para el cumplimiento de los planes y programas de desarrollo económico y social.

• Es la estimación formal de los ingresos y egresos que ha-brán de producirse durante un período dado, frecuente-mente un año, tanto para un negocio particular como para el gobierno.

• El Tercero es una Persona natural (Nacional o Extranjera) o Persona jurídica o un Consorcio o una Unión Temporal, con quien se realiza algún tipo de transacción.

• En el sistema SIIF Nación II se pueden distribuir las vigen-cias futuras a subunidades para que estas las ejecuten. Se debe tener presente que existe compromiso por vigencia futura.

• Función del catálogo: Identifica el proceso de negocio al cual se vincula el catálogo, como instrumento necesario para el registro de su gestión, como por ejemplo Bienes y Servicios, Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC, etc.


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• Homologar catálogos es poner en igualdad las posiciones de dos catálogos. Se utiliza para la transitividad de los sal-dos de un catálogo origen a otro destino.

• La Autonomía Presupuestal es la capacidad que tienen las entidades para contratar, comprometer y ordenar el gasto con cargo al presupuesto aprobado a la misma, ciñéndose a las normas señaladas en el Estatuto Orgánico del Presu-puesto y sus decretos reglamentarios.

• La sigla DIP significa Documento de Instrucción de Pago, y contiene información especial y adicional para realizar un proceso de pago.

• Las Disposiciones Generales contenidas en la ley de presupues-to tienen vigencia únicamente de un año y son para garantizar la correcta ejecución del Presupuesto General de la Nación.

• Las Unidades Ejecutoras deben dar cabal cumplimiento a las normas sobre austeridad el gasto público.

• Los fondos sin personería deben ser creados mediante Ley de la República.

• Moneda de desembolso: Es el tipo de moneda con el cual el prestamista o donante realiza los desembolsos con cargo al documento de destinación específica.

• Moneda de pago: Es el tipo de moneda que debe recibir el beneficiario en su cuenta al momento del pago.

• Número consecutivo: Dígito asignado automáticamente por el sistema SIIF Nación para identificar a un documento o transacción dentro de un grupo.

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• Recurso presupuestal: códigos que precisan el origen de las fuentes de financiación para apropiaciones presupuestales aprobadas en la Ley Anual de Presupuesto.

• Las fuentes pueden ser recursos nación o re-cursos propios; este último en el caso de los Establecimientos Públicos.

• Recursos nación: son los ingresos que percibe la Nación en desarrollo de lo establecido en las disposiciones legales y comprenden los ingresos corrientes, los recursos de capital, las contribuciones parafiscales y los Fondos Especiales.

• Recursos propios: son los ingresos generados por los es-tablecimientos públicos nacionales por la actividad para la cual fueron creados. Son administrados por estos y están destinados al cumplimiento de su objeto social de acuer-do con la ley. Se encuentran conformados por las rentas propias y los recursos de capital, excluidos los aportes y transferencias de la Nación.

• Remate: Decretar una venta de bienes que se realizará en subasta al mejor postor.

• Responsable de la custodia: Persona natural o jurídica en-cargada de la administración, control y vigilancia de bienes.

• Se define Unidad Ejecutora como las dependencias que realizan una actividad específica dentro de los organismos que se clasifican como secciones principales.

• Solo se puede crear una cuenta bancaria por Nivel de Agru-pación - PAC (Gastos de Personal, Gastos Generales, Trans-ferencias e Inversión).


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• Desembolsos son los recursos provenien-tes del prestamista o donante que serán uti-

lizados para realizar pagos condicionados a la disponibilidad de recursos de un do-cumento de destinación específica.

• El Acto administrativo es un hecho jurídico que por su procedencia emana de una autoridad administrativa en forma eje-cutoria, debe estar fundamentado en la ley

y contener los siguientes elementos: a) El sujeto, que co-rresponde al órgano competente que, en representación del Estado formula la declaración de voluntad, b) la volun-tad, c) el objeto, d) el motivo, e) el mérito y f) la forma.

• El Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional – BPIN es un sistema de información sobre programas y proyectos de inversión pública, viables técnica, financiera, económica, social, institucional y ambientalmente, financia-dos o susceptibles de ser financiados o cofinanciados con recursos del Presupuesto General de la Nación.

• El Diferencial cambiario es el mayor o menor valor en pe-sos, originado por la diferencia entre las tasas de cambio utilizadas en el registro de gestión financiera de recursos no-minados en moneda extranjera y las tasas de cambio vigen-tes a la fecha de su utilización o de su conversión en pesos.

• El Estatuto Orgánico del Presupuesto es norma de normas en materia presupuestal, por lo tanto, es la única que regula la programación, elaboración, presentación, aprobación, mo-dificación y ejecución del Presupuesto, así como la capaci-dad de contratación y la definición del gasto público social.

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• El expedidor es cada uno de los organismos que expiden un documento que sirve como soporte para la ejecución de una determinada transacción en el sistema rector de la Adminis-tración Financiera Pública, es decir, el SIIF Nación.

• El Ordenador del gasto es el Representante Legal de cada órgano con facultad para ordenar el gasto o el funcionario de nivel directivo o quien haga sus veces, en quienes se haya delegado dicha facultad, y en virtud de la cual puede ejecutar el Presupuesto, es decir, decidir la oportunidad de contratar, comprometer los recursos y ordenar el gasto a partir del programa de gastos aprobado, limitado por los recursos aprobados en la ley de presupuesto o el monto aprobado en la Resolución de Delegación del Gasto.

• El presupuesto anual vigente es el monto de presupuesto inicial aprobado en la respectiva vigencia fiscal para la po-sición del catálogo institucional, ajustado (incrementado o disminuido) con las modificaciones (adiciones, reduccio-nes y traslados) autorizada para esta, en lo transcurrido de la vigencia de conformidad con las normas legales.

• En el Sistema Presupuestal Colombiano la facultad de aprobar el presupuesto en tiempos de paz, correspon-de únicamente al Congreso de la República. A su vez, las Asambleas Departamentales y Concejos Municipales pueden hacerlo, según la competencia que les otorga la Constitución Política.

• En la Ley de Apropiaciones o presupuesto de gastos solo se pueden incluir apropiaciones que correspondan a créditos judicialmente reconocidos, a gastos decretados conforme a la ley, las destinadas a dar cumplimiento a los Planes de Desarrollo y obras públicas aprobadas por el Congreso de la República y las leyes que orga-


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ABCnizan las ramas legislativa, judicial y ejecutiva, los órganos de control, la Organización Electoral y los establecimientos públicos.

• La Actividad Económica CIIU (Clasificación Industrial Inter-nacional Uniforme) resume la actividad económica de las empresas a nivel mundial y permite una uniformidad de los criterios para referirse a estas actividades.

• La diferencia entre Presupuesto de Caja y el Presupuesto de Causación está en que el Presupuesto de Caja es un sis-tema por medio del cual los ingresos se estiman de acuer-do con lo efectivamente recaudado y los gastos de acuerdo con los pagos efectuados en la vigencia fiscal respectiva, mientras que el presupuesto de causación toma en cuen-ta el monto de los reconocimientos proyectados de cada renta durante el año, sin interesar su recaudo; los gastos se contabilizan de acuerdo con los compromisos obtenidos en el mismo periodo.

• La inversión social se compone de aquellos recursos desti-nados a mejorar el bienestar general y satisfacer las nece-sidades de las personas, en especial de aquellos sectores sociales discriminados que por no haber tenido una equita-tiva participación en los beneficios del desarrollo, presentan necesidades básicas insatisfechas.

• La sigla IPC significa índice de precios al consumidor y mide los cambios globales de precios de una variedad de bienes de consumo y de servicios, y se utiliza para definir el costo de vida; actividad a cargo del Departamento Administrativo Nacional de Estadística - Dane.

• Las contribuciones parafiscales son gravámenes estableci-dos por la ley que afectan a un determinado y único grupo

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social o económico y se utilizan para beneficio del propio sector que las genera. En tanto que los Fondos Especiales, también creados por la ley, se destinan para la prestación de un servicio público específico, no exclusivamente desti-nado al sector que los genera. En los Fondos Especiales se incluyen los pertenecientes a fondos sin personería jurídica.

• Las secciones presupuestales contenidas en la Ley de Apro-piaciones son: la Rama Judicial, la Rama Legislativa, la Fiscalía General de la Nación, la Procuraduría General de la Nación, la Defensoría del Pueblo, la Contraloría General de la Repú-blica, la Registraduría Nacional de Estado Civil que in-cluye el Consejo Nacional Electoral, una sección por cada Ministerio, Departamentos Administrativos y Establecimientos Públicos, una para la Policía Na-cional y una para el Servicio de la Deuda Pública.

• Los anteproyectos de inversión contienen la dis-tribución realizada por las entidades de la cuota asignada por el Departamento Nacional de Planeación-DNP entre sus proyectos inscritos y viabilizados en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional – BPIN.

Para cada uno de los proyectos de inversión priorizado por las entidades se debe identificar:

• La fuente o recursos que financiará el proyecto, los usos, es decir, la utilización que se le dará a los recursos asignados al proyecto, tanto de aportes de la nación como de recursos propios, si se tienen.

• La regionalización, que corresponde a la identificación de las regiones y/o departamentos en la cual se ubica geográficamente cada proyecto. Tanto de aportes de la nación como de recursos propios, si la entidad posee.


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ABC• Los Aportes de la Nación deben corresponder a la

cuota de inversión comunicada por el Departamento Nacional de Planeación (DNP) y los Recursos Propios deberán ser la proyección de ingresos que tendrán los Establecimientos Públicos en la vigencia que se está programando y reportados al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

• Los descuentos por nómina son valores deducidos del pago de nómina a los empleados para ser girados a favor de otro tercero, en cumplimiento de normas legales (aportes a seguridad social, retención en la fuente, embargos) o de for-ma voluntaria manifiesta por el funcionario de forma expresa (Aporte a fondos de empleados, sindicatos, libranzas).

• Los principios del sistema presupuestal son:

• Planificación: El Presupuesto General de la Nación debe ser consistente con el Plan Nacional de Desarro-llo, Plan Nacional de Inversiones, Plan Financiero y el Plan Operativo Anual de Inversiones.

• Anualidad: El presupuesto tiene vigencia del 1º de enero al 31 de diciembre por lo que las Unidades Eje-cutoras deben pactar que los bienes o servicios adquiri-dos sean recibidos durante la vigencia fiscal.

• Universalidad: Todos los gastos públicos deben estar contenidos en el presupuesto anual.

• Unidad de Caja: Se busca que no existan rentas de destinación específica, con el recaudo de todos los re-cursos se deberán pagar los compromisos que asuman los órganos con cargo a las apropiaciones autorizadas en el presupuesto. No aplica para los recursos con des-tinación específica pues su utilización en un gasto dis-tinto viola la ley que los creó.

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Con recursos propios (aplica para los Establecimientos Públicos) se pueden pagar compromisos asumidos con recursos de la nación pero no al contrario. Igual procedimiento será aplicable a los órganos del Presupuesto General de la Nación cuando administren fondos especiales y a las empresas industriales y co-merciales del Estado y sociedades de economía mixta con el régimen de aquellas sobre los recursos de la Nación. Estas operaciones deben contar con la autorización previa de la Dirección General de Crédito Pú-blico y del Tesoro Nacional.

• Programación Integral: Todo Pro-grama presupuestal deberá contener si-multáneamente los gastos de inversión y de funcionamiento. En virtud de este principio, en el caso del presupuesto de inversión solo se podrán imputar gastos de funcionamiento que correspondan al mismo programa, subprograma y proyecto (art. 17 Estatuto Or-gánico del Presupuesto).

• Especialización: las apropiaciones que se asignan a cada entidad deben estar enfocadas al cumplimiento de su misión; una vez desagregado el presupuesto sólo se puede utilizar en lo que fue definido.

• Inembargabilidad: No se pueden embargar las rentas incorporadas en el Presupuesto General de la Nación, ni los bienes y derechos de los órganos que lo confor-man. No obstante lo anterior, los recursos existentes en las cuentas se pueden embargar cuando se está vio-lando el derecho a la vida, derecho laboral o pensional después de correr ciertos términos.


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ABC• Coherencia Macroeconómica: Se podrá asignar o re-

ducir partidas acorde a las metas macroeconómicas fi-jadas por el Gobierno.

• Homeostasis Presupuestal: El crecimiento real de las rentas durante la vigencia fiscal debe ser congruente con el crecimiento de la economía, el presupuesto no puede generar desequilibrio.

• Pago anticipado: Es un pago parcial entregado en cualquier fecha al contratista, en el caso de los contratos de ejecución instantánea, proveedor o acreedor, es decir, antes del venci-miento de la obligación o de la deuda, que extingue las obli-gaciones e ingresa al patrimonio de dichas personas. En los pagos anticipados se debe tener en cuenta que el valor de la factura debe ser objeto de amortización en el 100% con car-go al recibo de los bienes o servicios, es decir, no se deben realizar pagos al proveedor hasta tanto no se haya cubierto la totalidad del valor que fue objeto del pago anticipado.

• Pagos no presupuestales: Son aquellos que no afectan los saldos presupuestales, pueden originarse en la gestión del presupuesto de ingresos y de egresos o corresponden al trámite de pagos por operaciones propias de tesorería, por ejemplo, el pago de las deducciones.

• Periodo de transición: Espacio de tiempo en el que se encuentran habilitados simultáneamente dos años fiscales para registrar movimientos, la fecha en que finaliza la deter-mina el Administrador del Sistema SIIF Nación del Ministe-rio de Hacienda y Crédito Público en coordinación con los entes rectores.

• Persona jurídica: Persona capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y

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extrajudicialmente (Artículo 633. Código Civil Colombiano). Las Personas Jurídicas Nacionales obligatoriamente poseen un NIT y las Personas Jurídicas Extranjeras no siempre po-seen un NIT.

Persona natural: Son personas, todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición (Artículo 74 Código Civil Colombiano).

• Plan de gastos: Relación detallada de los gastos presu-puestados mediante su desagregación en códigos de bie-nes o servicios, unidad de medida, cantidades, precios y demás características que se requieran para soportar las adquisiciones que realice una entidad.

• Plan de ingresos: Es la programación de los ingresos para una vigencia fiscal, que realiza la unidad ejecutora con base en el comportamien-to de estos en el periodo o periodos anteriores y teniendo en cuenta, las expectativas de ingreso de acuerdo con la proyección en el comporta-miento de las operaciones que los generan.

• Responsabilidades: Comprende los valores a cargo de funcionarios o particulares, originados en la pérdida o faltante de fondos o bienes fiscales, disminución de derechos, o egresos ilegales, determinados en la aplicación de controles administrativos o fiscales.

• Se define Plan General de Compras como la programación de la adquisición de bienes y servicios de acuerdo con las necesidades de las entidades estatales para la realización de las operaciones que permitan su normal funcionamien-to y con la cual se soportan las partidas presupuestales incluidas en el proyecto de presupuesto para la respectiva vigencia fiscal que el Gobierno Nacional presenta al Con-greso de la República, o que los representantes legales de

Se define Plan General de Compras como la programación de la adquisición de bienes y servicios de acuerdo con las necesidades de las entidades


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ABClos Entes Autónomos Constitucionales, Empresas Industria-les y Comerciales del Estado, Sociedades de Economía Mix-ta, y demás Entidades Estatales presentan a las respectivas autoridades señaladas por la Ley y el Reglamento, para la discusión y aprobación de sus respectivos presupuestos.

Para la elaboración del Plan de Compras, los representantes legales de las entidades, deben tener en cuenta, como mí-nimo, los siguientes lineamientos: Revisión de las existen-cias de los diferentes bienes que posee la entidad, Análisis de las necesidades reales de cada Entidad Estatal y sus di-ferentes dependencias, Identificación de los bienes y servi-cios que requieren certificación de calidad, de conformidad con las normas jurídicas sobre la materia.

Todo Plan de compras debe contener como mínimo: Nombre, Nit de la Entidad, Tipo de contrato, Funciona-rios responsables de la elaboración del Plan de Compras, Ordenador u ordenadores del gasto, Código del Catálogo

Único de Bienes y Servicios, CUBS, para cada bien o servicio incluido en el plan de compras, Número de bienes a adquirir, Precio de los bienes y servicios que se pretenden contratar, Modalidad de pago, Fe-cha proyectada de pago o plan de pagos y Valor total del plan de compras.

Las Unidades Ejecutoras (Unidades en Línea y Fuera de Línea con el SIIF Nación) deben elaborar los Planes de Compras de conformidad con los lineamien-

tos dispuestos por la Contraloría General de la República en atención al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE.

• Son inembargables las rentas incorporadas en el Presu-puesto General de la Nación, así como los bienes y dere-chos de los órganos que lo conforman; también los recur-sos provenientes de las transferencias que realiza la Nación a las entidades territoriales, de que trata el Capítulo 4° del Título xII de la Constitución Política, son inembargables.

Son inembargables las rentas incorporadas en el Presupuesto General de la Nación

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• Tercero consorcio: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solida-riamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la pro-puesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman. (Artículo 7° Ley 80 de 1993).

• Tercero solidario: Persona natural o jurídica que responde solidariamente por el pago de una obligación.

• Tercero unión temporal: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, cele-bración y ejecución de un contrato, respon-diendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal. (Artículo 7° Ley 80 de 1993).

• Un Catálogo es la relación ordenada de acuerdo a un clasifi-cador en la que se incluyen o describen de forma individual los elementos (conceptos, libros, documentos, personas, objetos, etc.), que lo conforman. La lista de elementos de un catálogo es, por lo general, normativa.

Por su parte, el Catálogo ampliado de gastos es el resultado de la relación entre posiciones del catálogo de gasto, con el recurso presupuestal, la situación de fondos, la fuente de financiación y la Unidad Ejecutora; esta última cuando la posición no sea universal. Estas relaciones se formalizan

Un Catálogo es la relación ordenada de acuerdo a un clasificador en la que se incluyen o describen de forma individual los elementos (conceptos, libros, documentos, personas, objetos, etc.), que lo conforman.


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ABCcon las Versiones de Programación Presupuestal definidas oficialmente como anteproyecto, proyecto, ley de presu-puesto y decreto de liquidación del presupuesto aprobado.

• Una Dependencia de afectación es una codificación en la que una “Unidad Ejecutora o Subunidad” desea realizar el registro y/o acumulación de saldos de una determinada “Función de Negocio” (Gastos, Ingresos, PAC, Contabilidad, Bienes y Servicios, Pagos No presupuestales) cada vez que ejecute cualquier “transacción del sistema” que afecte di-chas “funciones de Negocio”.

• Una vigencia presupuestal es la relación establecida entre el año fiscal en el que se asumió un compromiso y el año fiscal en que se espera pagarlo. Las vigencias pueden ser actual, cuando la relación es el mismo año en curso, o re-servas presupuestales y cuentas por pagar, cuando el com-promiso se asumió en un año anterior.

• Vigencias futuras: Son autorizaciones para que las entida-des puedan asumir compromisos que afecten presupues-tos de vigencias fiscales futuras, con el objetivo de garantizar que los compromisos realizados cuenten con las asignacio-nes presupuestales correspondientes para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de los mismos.

Vigencias futuras ordinarias: Son las autorizaciones da-das por el Consejo Superior de Política Fiscal, CONFIS, o por la Dirección General del Presupuesto Público Nacio-nal-DGPPN, por delegación de aquel para la asunción de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigen-cia en curso y el objeto del compromiso se lleve a cabo en cada una de ellas siempre y cuando se cumpla que: a) El monto máximo de vigencias futuras, el plazo y las condicio-

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nes de las mismas consulte las metas plurianuales del Mar-co Fiscal de Mediano Plazo de que trata el artículo 1º de la Ley 819/03; b) Como mínimo, de las vigencias futuras que se soliciten se deberá contar con apropiación del quince por ciento (15%) en la vigencia fiscal en la que estas sean autorizadas; c) Cuando se trate de proyectos de inversión nacional deberá obtenerse el concepto previo y favorable del Departamento Nacional de Planeación y del Ministerio del ramo. La autorización por parte del Confis para compro-meter presupuesto con cargo a vigencias futuras no podrá superar el respectivo período de gobierno. Se exceptúan los proyectos de gastos de inversión en aquellos casos en que el Conpes previamente los declare de importancia estraté-gica. (Artículo 10 Ley 819 de 2003).

Vigencias futuras excepcionales: Son las autorizaciones dadas por el Consejo Superior de Política Fiscal, CONFIS, en casos excepcionales para las obras de infraes-tructura, energía, comunicaciones, aeronáuti-ca, defensa y seguridad, así como para las garantías a las concesio-nes, para que se asuman obliga-ciones que afecten el presupuesto de vigencias futuras sin apropiación en el presupuesto del año en que se concede la autorización. El monto máximo de vigencias futuras, el plazo y las condiciones de las mismas deberán consultar las metas plurianuales del Mar-co Fiscal de Mediano Plazo (Artículo 11 Ley 819 de 2003).


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• Certificado de Disponibilidad Presu-puestal (CDP): Es el documento expedido

por el jefe de Presupuesto o quien haga sus veces mediante el cual se garantiza la existencia

de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con car-go al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso.

Las Unidades Ejecutoras deben expedir un único Certifica-do de Disponibilidad Presupuestal por proceso, sin querer decir, que se expida por el monto total de la apropiación.

Para Crédito Externo en el mismo Certificado de Disponibi-lidad Presupuestal se deben considerar tanto los recursos de crédito externo y ordinarios en atención a que en estos procesos se deben efectuar erogaciones por concepto de Gastos de Nacionalización.

• Compromiso: Son los actos realizados por los órganos que en desarrollo de la capacidad de contratar y de compro-meter el presupuesto a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte, se encuentren en el proceso de llevar a cabo el objeto establecido en los mismos. Dichos actos deben desarrollar el objeto de la apropiación presupuestal (Art. 2° Literal B1, Resolución 036/98 de la DGPN).

GestiónII. del gasto

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• Fecha de cierre presupuestal de gastos: Es la “Fecha del sistema” hasta la cual se permite realizar o modificar afecta-ciones en los “saldos presupuestales de gastos”.

• La ejecución presupuestal de gasto es el conjunto de pasos, etapas o documentos que deben cumplirse para planear, contratar, recibir y pagar las apropiaciones asignadas a las entidades que forman parte del Presupuesto Nacional que conlleven al cumplimiento de la cadena presupuestal de acuerdo con lo establecido en la Ley 80/93, Ley 1150/07 y el Estatuto Orgánico del Presupuesto.

• Las donaciones en especie no se incorporan al Presupues-to, siendo suficiente que los elementos ingresen en el in-ventario de la entidad, razón por la cual con dicha opera-ción no se afecta el monto presupuestal aprobado para la vigencia, según concepto del Consejo de Estado en Sala de Consulta y Servicio Civil, del 31 de agosto de 1993.

• Obligación presupuestal: Es el monto adeudado producto del desarrollo de los compromisos adquiridos por el valor equivalente a los bienes recibidos, servicios prestados y de-más exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anti-cipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa. (Art. 2° Literal C1, Resolución 036/98 de la DGPN).


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• Las Unidades y Subunidades Ejecutoras deben realizar la Obligación en el momento en que se reciben los bienes o cumplimiento del servicio con el fin de garantizar la norma general de causación definida por la Contaduría General de la Nación.

• Radicación de Cuenta por Pagar: Transacción mediante la cual se recepciona la documentación de cobro con los soportes para luego ser aprobada y continuar con su trámite de pago.

• Rezago presupuestal: Es el compuesto por las Reservas Presupuestales y las Cuentas por Pagar.

• Autorizaciones de vigencias futuras: Son las aprobaciones dadas a los órganos eje-cutores de presupuesto por parte del CONFIS o de la Dirección General de Presupuesto Públi-co Nacional, para la asunción de compromi-sos con cargo a los presupuestos de vigencias subsiguientes, previa evaluación de la solicitud

presentada, según el procedimiento establecido para ello y de los documentos soporte corres-pondientes presentados por los respectivos ór-

ganos. En dicha autorización determinan el monto autorizado por año por cada posición del catálogo del gasto con los crite-rios incluidos en la solicitud en cuanto a su fuente de financia-ción, recurso presupuestal y situación de fondos.

Asignación de vigencias futuras: Medio por el cual una Unidad Ejecutora distribuye entre sus Subunidades el valor de vigencias futuras autorizadas para ella por el órgano rec-tor. Esta distribución se realiza definiendo un valor asignado

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por cada año y por cada posición del catálogo del gasto con los criterios que fueron autorizados en cuanto a su fuente de financiación, recurso presupuestal y situación de fondos.

Compromiso de utilización de vigencias futuras: Son los actos realizados por los órganos en desarrollo de la capaci-dad de contratar y de comprometer el presupuesto. Estos actos se caracterizan porque se asumirán en su totalidad con presupuestos de(l) año(s) siguiente(s) y debe estar autorizado para la Unidad Ejecutora y asignado por esta a la subunidad (si aplica) donde se realiza el registro por posición del catálogo del gasto y por cada año que cubre el contrato.

Cuando se “pacte” la recepción de bienes y servicios en vi-gencias siguientes a la de la celebración del compromiso, el instrumento no es la constitución de Reservas Presupues-tales sino la autorización de vigencias futuras, las cuales se deben gestionar en forma previa.

Los cupos de vigencias futuras, tanto ordinarias como ex-cepcionales, se entienden utilizados únicamente con el acto de adjudicación. Sin embargo, cuando se trata de vigencias futuras ordinarias, adicional a lo anterior, se debe celebrar, perfeccionar y legalizar el contrato por estar amparado con recursos de la vigencia fiscal, requisitos necesarios para reci-bir los respectivos bienes y servicios o en su defecto, efectuar los pagos anticipados o anticipos. De no cumplirse estos re-quisitos se pierden las apropiaciones de la vigencia fiscal.

• Estados de transición de las órdenes de pago: Generada: Resultado del registro, por un usuario con perfil

para esta acción, de la información y atributos generales y específicos de las órdenes de pago.


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ABC Pendiente de autorización: Estado que permite que la

dependencia que tramita el pago verifique si esa orden de pago debe o no continuar su trámite para ser pagada.

Aprobada: Estado en el cual una “orden de pago” cumple con las condiciones requeridas por la “posición del catálogo institucional” identificada como “tesorería” para su pago.

Seleccionada para pago: Resultado de la vinculación de la “orden de pago” a una “orden bancaria” en estado “generada”.

Pagada: Resultado de ejecutar el pago de las “órdenes de pago” vinculadas a una “orden bancaria”.

Bloqueada: Cuando una “orden de pago” por disposición de la Unidad o Subunidad Ejecutora que la generó o por la “posición del catálogo institucional” identificada como “te-sorería” que tramita su pago requiere su bloqueo.

• Fecha máxima para generar orden de pago: Corresponde a la fecha máxima en que la Unidad o Subunidad Ejecutora debe generar la orden de pago teniendo en cuenta la fecha de giro y los días que requiere el pagador para su trámite interno. Se obtiene de descontar a la fecha de giro el número de días hábiles que requiere el pagador para su trámite interno.

• La Caja Menor es un fondo fijo establecido a través de una cuenta corriente o en efectivo hasta la cuantía que deter-mine la Dirección General del Presupuesto Público Na-cional, DGPPN, en la respectiva Resolución de Caja Me-nor que expida para cada vigencia fiscal, y a cargo de un empleado debidamente afianzado, con el fin de sufragar gastos (Bienes y/o Servicios) identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgente. Los recursos pueden ser igualmente utilizados para el pago de viáticos y gastos de viaje, requiriéndose únicamente para ello de la autorización del Ordenador del Gasto.

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El reembolso de caja menor es el procedimiento mediante el cual es restituido el valor de los gastos realizados por caja menor para mantener el fondo fijo. Los reembolsos se hacen en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma men-sual o cuando se haya consumido más de un 70%, lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados, reportándose los gastos realizados en todos los rubros presupuestales a fin de efectuar un corte de numeración y de fechas. No se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior. En caso de que esto suceda, quien efectúa la entrega incurrirá en causal de mala conducta.

Los gastos que se realicen a través de la Caja Menor de-berán ser autorizados previamente por el Ordenador del Gasto.

En ningún caso se podrán abrir cuentas corrientes a nom-bre del responsable de la Caja Menor.

Está terminantemente prohibido realizar con los recursos de Cajas Menores las siguientes operaciones:

• Fraccionar compras de un mismo elemento. • Realizar desembolsos con destino a Órganos diferentes

de su propia organización.• Efectuar pagos de contratos

cuando de conformidad con el Estatuto de Contratación Administrativa y normas que lo reglamenten deban constar por escrito.

• Reconocer y pagar gastos por concepto de Servicios Personales, y las contribucio-


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ABCnes que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

• Cambiar cheques o efectuar préstamos.• Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada

en el almacén o depósito de la entidad.• Efectuar gastos de servicios públicos, salvo que se trate

de pagos en seccionales o regionales del respectivo ór-gano, correspondiendo a la entidad evaluar la urgencia y las razones que la sustentan.

•Pagar gastos que no contengan los documentos so-porte exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.

Si una Caja Menor queda inoperante no se po-drá constituir otra o reemplazarla, hasta tanto la an-terior haya sido legalizada en su totalidad.

Solo se podrá manejar en efectivo hasta el va-lor que haya sido autorizado en la Resolución de Cajas Menores del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

En las Cajas Menores únicamente se pueden ma-nejar recursos en pesos. En consecuencia, cuando se compran dólares con ocasión de comisiones al exterior se debe entregar en forma inmediata al comisionado.

Con respecto a los montos autorizados de caja menor para viáticos y gastos de viaje al exterior, las te-sorerías de las Unidades Ejecutoras no deben adquirir las divisas para mantenerlas en las tesorerías, ya que la Resolución no está autorizando cajas menores en dólares.

• Plazo definitivo para la constitución del rezago presupuestal de gasto: Es la fecha límite que se establece

para cada Unidad Ejecutora, para permitir que se pasen de un año a otro los documentos que constituirán las reservas

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presupuestales y cuentas por pagar a ejecutar en el año fiscal siguiente al de los documentos origen. Después de esta fecha no se pueden trasladar más documentos para el efecto.

• Reintegro a orden de pago no presupuestal de gasto: Valores que fueron pagados en el año actual con cargo a una orden de pago no presupuestal de gasto, y que son reembolsados por el beneficiario en una cuenta bancaria habilitada para el efecto, estos valores siempre se deben recaudar en pesos, ejemplo de esto es el reintegro origina-do por giros a unidades fuera de línea.

• Reintegro a orden de pago presupuestal de gasto: Va-lores que fueron pagados en el año actual con cargo a una orden de pago presupuestal de gasto, y que son re-embolsados por el beneficiario en una cuenta bancaria habilitada para el efecto. Por tratarse de recursos del pre-supuesto de la vigencia actual que pueden ser utilizados nuevamente en el proceso de ejecución presupuestal de gastos, se deben realizar las desafectaciones presupuesta-les, contables y de PAC.

• Saldo por legalizar/obligar: Es el valor que se genera como saldo para legalizar u obligar cuando se aprueba una cuenta por pagar radicada, este saldo disminuye con lega-lizaciones u obligaciones que se registren referenciando la respectiva cuenta por pagar.

• Servicios públicos: el pago se hará con abono a una cuen-ta bancaria previamente registrada y validada, en caso de recursos con situación de fondos. Para recursos sin situa-ción de fondos se deberá elaborar cheque con el fin de que la Tesorería de la Unidad Ejecutora realice directamente el pago a la empresa prestadora del servicio.


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• El “Ritmo” permite proyectar las necesi-dades de PAC que se van a requerir para un

año para un rubro de PAC.

• El Código Único Disciplinario estipula la prohibi-ción de asumir obligaciones o compromisos de pago que superen la cuantía de los montos aprobados en el Pro-grama Anual Mensualizado de Caja (PAC) y ordenar o

efectuar el pago de obligaciones en exceso del saldo dis-ponible en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC).

• El PAC se asigna por Unidad Ejecutora o Establecimiento Público con el fin de administrarlo.

• El Programa Anual Mensualizado de Caja define el monto mensual de fondos disponibles en la cuenta única nacional destinado al pago de los compromisos que adquieren las diversas Entidades que conforman el presupuesto nacional. Existe una asignación total de PAC por año, discriminada en desembolsos mensuales para cada Unidad Ejecutora que le permite establecer su cronograma de pagos.

• En el Sistema SIIF Nación II se puede anticipar el Programa Anual Mensualizado de Caja, PAC, a partir de la Obligación.

• En los Establecimientos Públicos del orden nacional, el PAC es el instrumento que define el monto máximo mensual de

Programa AnualIII.mensualizado de Caja PAC

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pagos con sus propios ingresos, con el fin de cumplir sus compromisos.

• Gestor de PAC en la Subunidad Ejecutora: Encargado de presentar las propuestas de distribución de cupo PAC para la Subunidad Ejecutora. Hace las solicitudes de modifica-ción de cupo PAC.

• Gestor de PAC en la Unidad Ejecutora: Encargado de pre-sentar las propuestas de distribución de PAC para la Unidad Ejecutora. Hace las solicitudes de modificación de PAC.

• La Entidad puede asumir compromisos por la totalidad de la apropiación fijada en la ley de presupuesto de la respec-tiva vigencia fiscal, independiente de la asignación de PAC disponible, siempre y cuando se ciña a lo dispuesto en el Estatuto Orgánico del Presupuesto.

• La sigla ANA significa Administrador de Nivel de Agrupación y dicho Administrador corresponde a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

• No hay que olvidar que el rezago presupuestal compuesto por las reservas presupuestales y las cuentas por pagar cuen-ta con el 100% de PAC, para la siguiente vigencia fiscal.


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ABC• El Indicador de PAC No Utilizado INPACNUT, es un indicador que busca medir la eficiencia en el

uso de los recursos asignados, así como me-jorar la toma de decisiones en la asignación del PAC a los órganos ejecutores. De esta manera se constituye como un medio para

incentivar los correctivos que propendan a la adecuada utilización de los recursos asignados

en el PAC.

• El proceso de ejecución del presupuesto de gastos depen-de del PAC, teniendo en cuenta que para realizar cualquier pago o pactarlos en los compromisos, la entidad debe su-jetarse a los montos mensuales de PAC aprobados por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional (Artículo 73 Estatuto Orgánico del Presupuesto).

• Estados del Programa Anual Mensualizado de Caja, PAC, a nivel de Subunidades.

Cupo PAC: Valor mensual y anual del “PAC asignado” en las “dependencias para afectación de PAC” para una posición del catálogo de PAC para “Control PAC” en una vigencia PAC y para un año fiscal, con el fin de gestionar pagos en las “dependencias para afectación de PAC”.

Cupo PAC a asignar: Corresponde al valor que se va a asignar de “cupo PAC” para un mes entre todas las “dependencias para afectación de PAC” pertenecientes a una Unidad Ejecutora para una posición del catálogo de PAC para “Control PAC”, en una vigencia PAC y un año fiscal. Resulta de la diferencia entre el PAC aprobado y el “Cupo PAC reservado” en una Unidad Ejecutora.

Cupo PAC aprobado: Valor mensual de “cupo PAC asig-nado” a una “dependencia para afectación de PAC” para

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una posición del catálogo de PAC para “Control PAC” en una vigencia PAC y para un año fiscal.

Cupo PAC asignado: Es el valor mensual que se es-tablece como cupo PAC, para cada “dependencia para afectación de PAC” en una posición del catálogo de PAC para “Control PAC”, para cada vigencia PAC en un año fiscal.

Cupo PAC disponible: Es un cálculo que resulta de res-tar al cupo PAC vigente, el cupo PAC gestionado, el cupo PAC pagado y sumarle el cupo PAC reintegrado.

Cupo PAC distribuido: Son los valores mensuales y anuales que se obtienen en un escenario de distribución para cupo PAC en las Subunidades Ejecutoras para posi-ciones del catálogo de PAC.

Cupo PAC gestionado: Valor en que se ha visto afecta-do el cupo PAC como resultado del registro de la gestión presupuestal hasta antes del pago.

Cupo PAC pagado: Valor del cupo PAC afectado por los pagos presupuestales efectivos con posiciones presu-puestales vinculadas a niveles de agrupación.

Cupo PAC reintegrado: Valor de cupo de PAC que se genera cuando se hacen efectivas las devoluciones de recursos que afectan el nivel de agrupación PAC por rein-tegros presupuestales.

Cupo PAC reservado: Monto del valor de “PAC aproba-do” en una Unidad Ejecutora para una posición del ca-tálogo de PAC para “Control PAC”, que no es distribuido entre sus “dependencias para afectación de PAC”, sino que se guarda para futuras necesi-dades de pago.

Cupo PAC vigente: Resulta de la aprobación de distribución de cupo PAC y de algunas modificaciones al cupo PAC con autorización específica.


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ABC• Estados del Programa Anual Mensualizado de Caja –PAC a

nivel de Unidades Ejecutoras.

PAC aprobado: Valor mensual de PAC asignado a una Uni-dad Ejecutora para una posición del catálogo de PAC para “Programación PAC” en una vigencia PAC y para un año fiscal.

PAC asignado: Es el resultado de multiplicar el “porcentaje de PAC asignado” por el valor de la apropiación disponible. Este valor es el que se va a tener en cuenta para la asig-nación de PAC. Aplica para posiciones del catálogo de PAC para “Programación de PAC”.

PAC disponible: Es un cálculo que resulta de restar al PAC vigente, el gestionado, el pagado y sumarle el reintegrado.

PAC gestionado: Valor en que se ha visto afectado el PAC como resultado del registro de la gestión presupuestal has-ta antes del pago.

PAC no asignado: Es el resultado de restar del valor de “PAC asignado” en la Unidad Ejecutora, menos la sumatoria de “cupo PAC asignado” en las “dependencias para afecta-ción de PAC” para una Unidad Ejecutora en una posición del catálogo de PAC con marca “Control PAC” menos el va-lor de “cupo PAC reservado” para la misma posición.

PAC pagado: Valor del PAC afectado por los pagos presu-puestales efectivos con posiciones presupuestales vincula-das a niveles de agrupación.

PAC reintegrado: Valor de PAC que se genera cuando se hacen efectivas las devoluciones de recursos que afectan el nivel de agrupación PAC por reintegros presupuestales.

PAC reservado: Valor de la meta que no se distribuye entre las Unidades Ejecutoras y es guardado para futuras necesi-dades de pago.

PAC vigente: Resulta de la aprobación de distribución de PAC y de algunas modificaciones al PAC con autorización específica.

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• Funcionario del órgano gestor de PAC al interior de la Uni-dad Ejecutora: Es la persona encargada de gestionar el PAC en una Unidad Ejecutora o en una Subunidad Ejecutora y de hacer las solicitudes de modificación al cupo PAC para las dependencias de afectación de PAC relacionadas con la Unidad o con la Subunidad Ejecutora.

• La disponibilidad de PAC no restringe la libertad para asumir compromisos, lo que sí restringe es la capacidad de la Enti-dad para hacer pagos, al existir un tope máximo fijado por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

• Las modificaciones que se efectúan al Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC solo lo pueden realizar las Uni-dades Ejecutoras y las modificaciones al cupo PAC lo efec-túan las Subunidades.

• Ritmo de ejecución de PAC: Número de pagos mensual en el que se programa ejecutar el presupuesto anualmente por posición del catálogo de PAC con valor “si” en la marca de “Programación PAC”.

• Se deben mantener bajos porcentajes de Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC mensual no utilizado (5% del PAC aprobado), para contar con indicadores de ejecución eficientes. Así mismo, se debe:

• Efectuar aplazamientos oportunos, es decir, comunicar-los a la Dirección de Finanzas en las fechas establecidas para las modificaciones del mes siguiente (en los casos que aplique).

• Debe haber una óptima utilización de los planes de pago aprobados.

• Ejecución de Saldos en Bancos estar acorde con lo es-tablecido en el Decreto 359 del 22 de febrero de 1995.


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• Concepto de movimiento banca-rio: Identificación de los conceptos de operaciones registradas en un extracto

bancario.

• Cualquier pago que realicen las Entidades del Estado se debe efectuar a través del Sistema

Integrado de Información Financiera - SIIF Nación.

• En el Sistema SIIF Nación II ya no aplican los pagos No programados considerando que no van a

existir Subunidades fuera de Línea.

• Extracto bancario: Reporte o informe (físico o electrónico) producido por las entidades financieras, mediante el cual reflejan los movimientos bancarios originados en las cuen-tas bancarias.

• La única Entidad que autoriza cuentas bancarias para re-cursos con situación de fondos es la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

• Las cuentas bancarias de Cajas Menores (recursos con y sin situación de fondos) y de Sin Situación de Fondos (aplica para los Fondos Especiales y recursos propios, estos últi-mos de los Establecimientos Públicos) NO requieren auto-rización de la cuenta por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

GestiónIV.de Tesorería y Pagos

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• Las cuentas de compensación se deben crear como cuen-tas de tesorería.

• Las Unidades o Subunidades Ejecutoras que tengan la mar-ca de Tesorería deben crear sus cuentas bancarias tanto autorizadas como las que la Entidad administra incluyendo las de Caja Menor.

• Por el Macroproceso de Administración del SIIF Nación II se crean las cuentas de beneficiarios o terceros.

• Todas las cuentas de Tesorería tienen proceso de notificación.

• Autorizador de cuentas bancarias: Uni-dad o Subunidad Ejecutora identificada como

tesorería con el atributo de autorizador de cuentas. Este atributo obliga a que las en-tidades que le soliciten la tramitación de

órdenes de pago por abono en cuenta, de beneficiarios que correspondan a pagadu-rías de la misma entidad solicitante, deban

efectuar un trámite de solicitud y aprobación para facultar cada cuenta bancaria como receptora de la(s) orden(es) de pago correspondiente(s).

• Banco agente: Entidad financiera con la que la tesorería principal de la Unidad o Subunidad acuerda la recepción de

de Tesorería y Pagos


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ABCrecursos y especificaciones de pago para abono en cuenta del beneficiario final.

• Bancos relacionados: Entidades financieras encargadas de la recepción de los recursos de un banco agente, de acuer-do con un convenio previamente celebrado entre estos (Agente-Relacionado) para tramitar e informar situaciones relacionadas con procesos de abono en cuentas bancarias.

• Con el sistema SIIF Nación II ya no se manejan los concep-tos de fecha fija ni fecha variable; toda vez, que el sistema va a tener un calendario de pagos dispuesto por la Direc-ción General de Crédito Público y del Tesoro Nacional para los recursos con situación de fondos y por la Tesorería de la Unidad Ejecutora, Establecimiento Público o Subunidad para lo pertinente a los recursos sin situación de fondos y para los recursos propios (este último aplica para los Esta-blecimientos Públicos).

• Cuenta bancaria: Instrumento financiero, a través del cual se pueden realizar operaciones financieras activas y pasivas.

Cuenta bancaria activa: Estado en el cual queda una cuen-ta bancaria cuando toda su información ha resultado consistente en la validación que se hace en el sistema financiero.

Cuenta bancaria destino (receptora): Clase de cuenta bancaria definida dentro de un proceso de traslados o pa-gos, para actuar como receptora automática en el traslado de fondos, para un pago posterior.

Cuenta bancaria en registro previo: Estado en el cual queda una cuenta en el momento de su captura en el Sis-tema SIIF Nación o se registra luego de corregir las incon-sistencias que originaron un rechazo en la validación con el sistema financiero.

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Cuenta bancaria origen (generadora): Clase de cuenta bancaria definida dentro de un proceso de traslados o pa-gos, para generar en forma automática un traslado de fon-dos, ó realizar un pago.

Cuenta bancaria pagadora: Clase de cuenta bancaria es-tablecida para la realización de determinados pagos.

Cuenta bancaria registrada: Estado en el cual queda una cuenta bancaria que se encontraba en registro previo, luego de ser validada por un usuario autorizador en el Sistema SIIF Nación.

• Cuentas autorizadas: Son las cuentas en las que los órga-nos del orden nacional de la Administración Pública manejan recursos del Presupuesto General de la Nación excluyendo los ingresos propios de los Establecimientos Públicos. La au-torización correspondiente será impartida por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

Se exceptúan de la autorización las siguientes cuentas, que serán responsabilidad de los funcionarios encargados de su manejo: 1. Las cuentas destinadas al manejo de las rentas parafiscales. 2. Las cuentas de manejo de devolución de impuestos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacio-nales- DIAN. 3. Las cuentas en que se mane-jen recursos de caja menor, y 4. Las cuentas radicadas en el exterior. En este último caso, el órgano titular deberá mantener informa-da a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional sobre las aperturas y cancelaciones de cuentas. (Art. 3° Decreto 630 de abril 2 de 1996).

• En el Sistema SIIF Nación II a los funciona-rios públicos, como tercero persona natural, se les debe registrar los datos básicos y no es obligatorio diligenciar la carpeta de responsabilidades tributarias. Sin embargo, para

En el Sistema SIIF Nación II a los funcionarios públicos como tercero persona natural se les debe registrar los datos básicos


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ABClas personas naturales que sean contratistas a través de procesos de prestación de servicios o de un contrato de suministro de bienes y/o servicios Sí se les debe relacionar tanto los datos básicos como las responsabilidades tributa-rias y en esta última se debe digitar el RUT.

• Estados de transición en la creación de una cuenta ban-caria:

Registrada: Resultado de la verificación y aprobación, por un usuario con perfil para esta acción, de la información y atributos de manejo y registro de una cuenta bancaria cap-turados (registro previo).

Seleccionada para validación: Cuenta(s) bancaria(s) que ha(n) sido incluida(s) en el archivo generado de cuentas bancarias para validación.

En proceso de validación: Cuenta(s) bancaria(s) que ha(n) sido enviada(s) a la entidad financiera para verifica-ción de la información y características de la misma.

Activa: Estado en el cual una cuenta bancaria puede ser uti-lizada en el (los) proceso(s) de tesorería pagos y recaudos.

Invalidada: Cuando en el proceso de validación o revali-dación de cuentas bancarias, la entidad financiera (banco agente) que lo realiza, reporta que la información de la cuen-ta bancaria no es válida (tipo de cuenta, número de cuenta, nombre del beneficiario incorrecto, entre otros).

Eliminada: Cuentas bancarias de terceros que no hayan estado vinculadas, desde su creación, en ninguna instancia del proceso de ejecución de gastos y/o de ingresos y/o de pagos no presupuestales, por ninguna posición del catálogo institucional. En el sistema SIIF Nación II no queda historia

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de la cuenta bancaria, únicamente queda registro de la eli-minación en el LOG de auditoría.

Bloqueada: Cuentas bancarias que no registran movimien-to alguno o no han estado vinculadas en alguna instancia del proceso de ejecución de gastos y/o de ingresos y/o de pagos no presupuestales, por alguna posición del catálogo institucional a la cual está vinculada.

Inactiva: Cuentas bancarias de terceros que no hayan es-tado vinculadas, en ninguna instancia del proceso de eje-cución de gastos y/o de ingresos y/o de pagos no presu-puestales, por ninguna posición del catálogo institucional, en el periodo de tiempo establecido por el administrador funcional del sistema.

• Las cuentas bancarias tanto de los beneficiarios como de las Unidades Ejecutoras, Establecimientos Públicos o Subu-nidades creadas en el Sistema SIIF Nación quedan en “Re-gistro Previo”, para lo cual el perfil Beneficiario Cuenta es el que las manda a validar.

• “Traspaso a pagaduría” es cuando se va a hacer pago a be-neficiario final pero se requiere que los recursos lleguen a la Pagaduría de la Unidad Ejecutora o Entidad o Subunidad según corresponda.

Si la Pagaduría de la Unidad Ejecutora o Establecimiento Público o Subunidad es el beneficiario final no se da la figu-ra “Traspaso a pagaduría” ya que los recursos llegan directa-mente al beneficiario final que corresponde a cualquiera de las instancias anteriormente mencionadas.


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ABCGestiónV. Contractual

• Contratante: Una de las partes del con-trato, a cuyo cargo está el pago del contrato

y en cuyo provecho está el objeto de lo contra-tado.

•Cumplido de prestación de servicios: Es el documen-to mediante el cual se deja constancia de la prestación de un servicio a un tercero.

• El registro de la entrada de los servicios se efectúa a través del Macroproceso de Obtención de Bienes y Servicios-OBS, y la entrada de los bienes al almacén se realiza desde el Macroproceso de Bienes y Servicios-BYS.

• En el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación II el manejo contractual se efectúa desde el Macro, proceso de Obtención de Bienes y Servicios-OBS, donde se registra desde el proceso precontractual hasta el contrato en sí.

• Precio de venta: Valor en dinero que se establece a un bien o servicio para su venta.

• Proceso contractual: Conjunto de pasos, actividades o do-cumentos necesarios desde la iniciación de la ejecución del contrato hasta la liquidación del mismo.

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Contractual

• Proceso precontractual: Conjunto de pasos o etapas a realizar desde la autorización del inicio de la contratación hasta la definición con acto administrativo de la adjudica-ción o declarar desierto el proceso.

• Tipo de contrato: Es la virtud, calidad o propiedad que le corresponde a cada contrato dependiendo del objeto del contrato y de los bienes o servicios que sean objeto del mismo.

• Anticipo: Consiste en la entrega al con-tratista o proveedor de dineros de la enti-dad, dados en calidad de préstamo, para cubrir los costos iniciales de los contratos de obra, suministro de bienes, prestación

de servicios, o trámites aduaneros. El antici-po y todas las condiciones para su desem-

bolso deben ser pactadas en el contrato o documento equivalente.

• Cesión de Contratos: Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, este cederá su participación a un terce-ro previa autorización escrita de la entidad contratante. En


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ABCningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal.

• Contratación directa: Es el procedimiento mediante el cual se formula públicamente una invitación para la presen-tación de ofertas por parte de los interesados en contratar el suministro de bienes y/o servicios, y se seleccione entre ellas la más favorable, cuando el valor del contrato no supe-re el monto de la menor cuantía para la entidad.

• Contrato marco: Contratos que permiten a las entidades vender productos o servicios bajo convenios, en condicio-nes de precio, plazos de entrega y calidad preestablecidas y conocidas, cantidades y/o vigencia.

• Contrato modificatorio: Es el contrato donde se modifican aspectos relacionados con las cláusulas inicialmente pac-tadas en un contrato de adquisición de bienes y/o servi-cios, las modificaciones pactadas en estos no pueden tener como objeto el incremento en el valor del contrato.

• Cuando existan proveedores con los cuales se suscriben contratos y estos no poseen cuentas bancarias en Colom-bia la Unidad Ejecutora debe solicitar al mismo la expedi-ción de una certificación de esta situación, la cual se debe anexar a la solicitud y justificación suscrita por el Jefe del Departamento Financiero dirigida al Administrador SIIF-Na-ción, para que autorice el levantamiento de la marca que exige cuenta bancaria, motivo por el cual se debe prever con antelación este aspecto.

• El Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Na-ción II a través del Macro proceso de Obtención de Bienes y Servicios crea el vínculo con gestión de gasto para soporte

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presupuestal previo a contratación, para la Gestión Precon-tractual se tiene el Registro de ofertas, Resultado evalua-ción, Adjudicación y registro Contrato y efectúa el enlace con el almacén para la entrada de bienes.

• Garantía única: Póliza expedida por compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, o ga-rantía bancaria, que tiene como finalidad asegurar la ejecu-ción idónea y oportuna del objeto contratado o el pago de la indemnización compensatoria.

Es obligatoria por regla general, salvo para contratos de em-préstito, interadministrativos, de seguros, o cuando el con-tratista sea una cooperativa nacional de trabajo asociado.

La garantía es exigible con la resolución administrativa eje-cutoriada que declare la ocurrencia de la eventualidad am-parada, por causas imputables al contratista y debe ser no-tificada oportunamente a la aseguradora.

• La cesión de un pago es una decisión exclusiva del be-neficiario del pago y no una obligación de la entidad. La Unidad Ejecutora debe tener en cuenta que debe contar con una carta solicitando la ce-sión de pago (derecho económico) dirigida al Ordenador del Gasto, la cual debe estar debi-damente firmada por el contratista, y se cons-tituye en un elemento probatorio de que al pagar al cesionario, hace un buen pago de la obligación que adeuda al cedente y por ende, se libera de la misma.

• Las personas naturales o jurídicas que suscriban contratos de obra pública con entidades de derecho público o ela-boren contratos de adición al valor de los ya existentes,

La cesión de un pago es una decisión exclusiva del beneficiario del pago y no una obligación de la entidad.


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deben dar una contribución del cinco por ciento (5%) del valor total del correspondiente contrato o de la respectiva adición. La contribución debe ser consignada en la cuen-ta corriente No. 3-0230-0-000262 denominada Dirección del Tesoro Nacional-Contribución 5% sobre Contratos de Obras Públicas del Banco Agrario de Colombia (aplica tanto para recursos CSF como SSF) y cada vez que se efectúe el pago de la obligación principal.

• Licitación pública: Es el procedimiento mediante el cual se formula públicamente una convocatoria para la presen-tación de ofertas por parte de los interesados en contratar el suministro de bienes y/o servicios, y se seleccione entre ellas la más favorable.

• Liquidar el contrato: La liquidación de los contratos es-tatales puede ser bilateral o unilateral, la bilateral, podrá hacerse dentro del plazo previsto en el contrato y en su defecto dentro de los 4 meses siguientes a su terminación, la unilateral se realizará cuando el acuerdo de liquidación se frustre y/o dentro de los 2 meses siguientes al vencimiento del plazo que tienen las partes para liquidarlo.

• Menor cuantía para contratación directa: Montos esta-blecidos en función de los presupuestos anuales de las en-

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tidades, expresados en Salarios Mínimos Legales Mensua-les Vigentes, que determinan el valor máximo hasta el cual se puede contratar sin tener que cumplir con los requisitos exigidos legalmente para el proceso de Licitación.

• Mínima cuantía para contratación directa: Monto estableci-do como tope al interior de la menor cuantía, que determina la posibilidad de contratación directa sin tener que cumplir con los requisitos exigidos legalmente para el proceso de Licitación.

• Modalidad de contratación: Corresponde a las formas en las que se efectúa el proceso de selección de oferentes en los procesos de obtención de bienes o servicios de acuerdo con lo establecido en la normatividad legal vigente.

• Precio de referencia: Valor estimado que se le asigna a cada posición del catálogo de bienes y servicios y representa el precio estimado para una posible ad-quisición. Este precio puede determinarse de varias maneras de acuerdo con la información estadística con que se cuente, por ejemplo: Promedio del precio de las últimas adquisicio-nes, precio de la última adquisición, establecido en un sondeo de mercado, entre otros.


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• Cualquier venta o prestación de servicio que genere ingresos, debe encontrarse res-

paldado por el correspondiente acto adminis-trativo que lo autoriza y además, estar suscrito por el Ordenador del Gasto.

• El recaudo de los ingresos se realiza a través de cuentas reportadas las cuales fueron previamente aprobadas por la Dirección General de Crédito Público

y del Tesoro Nacional.

• En lo posible no se debe dejar valores pendientes por cla-sificar de una vigencia a otra, sino efectuar su depuración en la misma. De llegar a suceder dicha situación los valores pendientes por clasificar se convertirán en ingresos de la vigencia en donde se clasifiquen.

• Fecha de cierre presupuestal de ingresos: Es la “Fecha del sistema” hasta la cual se permite realizar o modificar afecta-ciones en los “saldos de ingresos presupuestales”.

• La Gestión de Ingresos hace referencia a todos y cada uno de los pasos mediante los cuales se efectúa el registro de los ingresos que se generan producto de la venta de bienes y/o la prestación de servicios.

GestiónVI. de Ingresos

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• Las Unidades y Subunidades Ejecutoras deben tener pre-sente que por ningún motivo deben registrar en el Sistema SIIF Nación información correspondiente a Fondos Especia-les Oficiales y Particulares, en consideración a que dichos recursos no forman parte del Presupuesto General de la Nación y por ende, no son ingresos para la Entidad.

• Saldo por imputar: Denominación dada al valor de un re-caudo que no ha sido clasificado como un ingreso presu-puestal o como soporte de un reintegro.

• Si al cierre de la vigencia no se ha efectuado el “recaudo”, el Sistema SIIF-Nación generará automáticamente una cuenta por cobrar, hasta tanto se recauden los recursos para extin-guir el cobro.

• Una vez se firmen los actos administrativos correspondientes (contratos de arrenda-mientos o convenios, entre otros), se debe proceder a efectuar en el Sistema SIIF Nación el registro de la causación.

• Usos de cuenta bancaria: Clasificación que permite la identificación del uso general o es-pecífico, para el cual fue creada una cuenta ban-caria. (Eje: Cuenta bancaria pagadora).

de Ingresos


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• Aforo aprobado: Es el monto aprobado en la ley anual del presupuesto y detallado en el decreto de liquidación del presupuesto por año para cada una de las posiciones de

ingresos de cada Unidad Ejecutora. Estas posi-ciones de ingresos tienen definido la situación de fondos y la fuente de financiación.

• De conformidad con lo dispuesto en el artículo 544 de la Ley 522 del 12-Ago/99, el valor de las cauciones y multas ingresan al Fondo Interno de la Unidad correspondiente y se destinará exclusivamente al mantenimiento de los des-pachos de la Justicia Penal Militar.

• El Presupuesto de Ingresos se encuentra contemplado en la Ley de Presupuesto, en donde se estipulan los recursos que se prevén recaudar por la Nación para una vigencia fiscal, los cuales se definen como Fondos Especiales, cuya identificación para el Ministerio de Defensa Nacional corres-ponde al Nivel 6 y entre ellos se encuentran: el Fondo de Defensa Nacional con el Numeral 0010, Fondos Internos Ministerio Defensa con el Numeral 0014 y el Fondo Salud Fuerzas Militares con el Numeral 0033. Igualmente, aque-llos ingresos producto de los contratos que celebren las Entidades del Orden Nacional entre sí.

• Las Unidades Ejecutoras no pueden considerar como Fon-dos Especiales los recaudos por concepto de multas apli-cadas a terceros, fallos de investigaciones administrativas, sanciones disciplinarias, indemnizaciones reconocidas por

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aseguradoras, excedentes financieros (aplica para aquellas entidades que los generan) y rendimientos financieros, en-tre otros. En tal virtud, los recaudos deben ser objeto de consignación a las cuentas de la Dirección General de Cré-dito Público y del Tesoro Nacional y clasificarse como un ingreso con situación de fondos.

• Los recursos de Fondos Especiales deben ser destina-dos a los propósitos previstos por la ley, es decir, al desarrollo de los objetivos que le correspondan a la Fuerza Pública y sus excedentes de liquidez inverti-dos en Títulos TES “Clase B” del mercado primario acorde con lo estipulado en el Decreto 1525 de 2008.

• Recaudo por clasificar: Dinero en sus diferen-tes formas o especies, depositado en las cuen-tas bancarias y cajas y/o ventanillas de las entida-des públicas, del cual no se conoce la información que permite identificar el concepto que originó su recaudo.

• Situación de fondos: Señala si los recursos que financian una partida presupuestal de ingreso o gasto deben afectar las disponibilidades de caja de la Tesorería pagadora responsable del pago (Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional - Con Situación de Fondos) o de otras Tesorerías (Sin Situación de Fondos).


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• Balance general: Estado conta-ble que muestra la situación financiera,

económica y social de un ente público, ex-presada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bie-

nes, derechos, obligaciones y la situación del patri-monio público.

• Bienes: Artículos inventariables o activos de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, los ma-teriales y artículos en proceso de producción.

• Catálogo contable: Conjunto de posiciones con característi-cas comunes, que identifican cada una de las cuentas conta-bles, reglamentadas por la Contaduría General de la Nación.

• Causación: Norma general de contabilidad pública por la cual el registro de ingresos o gastos debe hacerse en fun-ción de la corriente real de bienes y servicios que los mis-mos representan, y no en el momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de aquellos.

• Cuenta puente: Registro utilizado transitoriamente cuyo valor se traslada a otro posteriormente.

• Es importante conciliar mensualmente la información con-table con las diferentes dependencias (presupuesto, alma-cén, personal, tesorería, jurídica, entre otras).

GestiónVII. Contable

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• Fecha de cierre de periodo contable: Fecha límite hasta la que se permite hacer “registros contables” en un “perio-do contable”. La fecha de cierre es un día mayor o igual a la “fecha de finalización” del “periodo contable”.

• Imputación contable: Asignar a cada transacción la posi-ción del catálogo contable débito y crédito, cumpliendo el principio de partida doble.

• Las rentas por cobrar están constituidas por los derechos tri-butarios pendientes de recaudo, exigidos sin contrapresta-ción directa, que recaen sobre la renta o la riqueza, en fun-ción de la capacidad económica del sujeto pasivo, gravando la propiedad, la producción, la actividad o el consumo.

• Las Unidades y Subunidades Ejecutoras deben efectuar las coordinaciones con las entidades públicas con las cuales se realicen actuaciones financieras, a fin de conciliar las opera-ciones recíprocas a reportar.

• Mensualmente se tiene que realizar la conciliación de los traslados efectuados entre las Unidades de la misma Fuerza y entre Unidades Ejecutoras.

• Patrimonio: Cuentas representativas de los recursos asig-nados o aportados, las reservas y el superávit, incluyendo las cesiones de bienes o derechos recibidos por los entes públicos.

Contable


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ABC• Posiciones del catálogo: Corresponden a aquellas posicio-

nes del catálogo contable autorizadas por el órgano rector de contabilidad.

• Se debe registrar en la misma fecha de la operación, el valor total de la obligación y de las deducciones con fines presu-puestales y contables independientemente de que su pago deba realizarse en cuotas parciales ante la insuficiencia de PAC mensual, con el fin de garantizar el cumplimiento de la norma general de causación definida por la Contaduría General de la Nación.

• Se debe registrar oportunamente ajustes, reclasificaciones, depreciaciones, amortizaciones, valorizaciones o provisiones.

• Verificar mensualmente la correlatividad entre los códigos contables de los diferentes procesos.

•Activo fijo: Bienes adquiridos para utilizarlos di-rectamente en el desarrollo de un cometido. Dadas sus características inmovilizan tempo-ralmente capitales, que en el tiempo tenderán a desaparecer por efecto de la depreciación.

• Activos depreciables: Activos que, por causa del deterioro, desuso, utilización, causas

naturales, obsolescencia o explotación, pierden su capacidad normal de operación, después de un período de vida útil.

• Amortización: Reducción al valor en libros de una partida en activo. Es término genérico para depreciación, agotamiento, baja en libros, o para extinción gradual en libros de una partida

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o grupo de partidas de activo de vida limitada, bien sea mediante un crédito directo o por medio de una cuenta de valuación; por lo tanto, el impor-te de esta reducción constituye genéricamen-te una amortización.

• Cargos diferidos: Representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros perío-dos. Erogaciones no reconocidas como gasto o costo de las operaciones del período en que se incu-rren. Dentro de esta clasificación se encuentran los gastos pagados por anticipado, los cargos diferidos, obras y mejoras en propiedad ajena, cuando representen importes, que con razonable seguridad, generarán una contraprestación futura por concepto de ganancias esperadas, bienes o servicios.

• Comprobante de contabilidad: Documento de origen in-terno que constituye evidencia material de toda transac-ción financiera, administrativa, económica y social y sirve de fuente para registrar los movimientos en el libro corres-pondiente. Debe elaborarse con base en los documentos soporte, indicando la fecha, origen, descripción cuantía de las operaciones y numerarse en forma consecutiva; su co-dificación se hará de acuerdo con el catálogo de cuentas.

• Depreciación: Reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estima-da, con el fin de obtener los recursos necesarios para la re-posición de los bienes, de manera que se conserve la capa-cidad operativa o productiva del ente. Su distribución debe hacerse empleando los criterios de tiempo y productividad, mediante uno de los siguientes métodos: línea recta, suma de los dígitos de los años, saldos decrecientes, número de


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ABCunidades producidas o número de horas de funcionamien-to, o cualquier otro de reconocido valor técnico.

• Depreciación acumulada: Decremento total sufrido por una partida o grupo de partidas de activo, basada en tasas de estimación acostumbradas o técnicamente determina-das, teniendo en cuenta la vida útil de los bienes.

• Deudores: Derechos de cobro originados en el desarrollo de las actividades financieras, económicas y sociales del ente público, que se producen como resultado de la ven-ta de bienes o servicios, préstamos concedidos, opera-ciones de tesorería, avances y anticipos y otros derechos generados, de los cuales se espera recibir una contra-prestación representada en recursos, bienes o servicios. Estos derechos deben ser reconocidos y clasificados de acuerdo con la naturaleza y característica de la operación generadora, y contabilizarse por su valor nominal, valor original, monto desembolsado o derecho cierto de cobro, según corresponda.

• Documento equivalente a factura de venta: De con-formidad con el Art. 615 del Estatuto Tributario existe la obligación de expedir factura, pero se tienen algu-nos documentos equivalentes a las facturas como los ti-quetes de máquinas registradoras, la boletas de ingreso para un espectáculo, etc. las cuales cumplen funciones similares a la factura tanto desde el punto de vista con-table como fiscal.

• Ejercicio contable: Periodo en el tiempo en que el ente público registra y mide los resultados de sus operaciones fi-nancieras, económicas y sociales, de ejecución presupues-tal, y el cumplimiento de las metas de su programación de actividades, efectuando los ajustes y el cierre.

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• Impuesto al valor agregado IVA: Valor generado en la co-mercialización de bienes o prestación de servicios grava-dos, o el valor descontable por la adquisición de bienes o servicios gravados, de acuerdo con las normas fiscales vi-gentes. Por tratarse de una cuenta corriente, puede generar un saldo a favor o a cargo del ente público, producto de las diferentes transacciones realizadas.

• Método de provisión general de cartera: El método gene-ral o alternativo se basa en la estimación de un porcentaje sobre el total de los derechos de cobro que se consideran incobrables, independientemente de la situación particular de cada una de ellas. Este método toma en cuenta el com-portamiento o experiencia y establece rangos en las rentas por edades de vencimiento. El ente público determinará el porcentaje a aplicar como provisión en cada uno de los ran-gos definidos, sin exceder del valor del derecho de cobro.

• Métodos de Costeo: Método de costeo peps (Primeras en entrar-primeras en sa-

lir): Este método presenta el inventario final a su costo más actual. Cuando aumentan los costos de inventario (aumen-to de precios) este método da como resultado una utilidad más alta y por tanto, un impuesto sobre la venta mayor.

Método de costeo promedio: Este promedio se calculará pon-derando los precios con las unidades compradas, para luego dividir los importes totales entre el total de las unidades.

Método de costeo ueps (Últimas en entrar-primeras en sa-lir): Este método presenta el costo de las mercancías

vendidas a un costo más actual. Cuando aumen-tan los costos de los inventarios este método produce el costo de mercancías vendidas más alto, es decir, el inventario mantiene su valor estable cuando ocurre algún alza en los precios y la utilidad más baja, minimizando el impuesto sobre la venta.


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Los últimos costos que entran al inventario son los prime-ros costos que salen al costo de las mercancías vendidas.

• Periodos de control: Fracciones de tiempo del periodo contable. El sistema de contabilidad general de la Nación reconoce períodos contables de doce meses, cuyas fechas de inicio y término coinciden con las del año calendario. El sistema SIIF Nación II permite igualmente periodos adicio-nales donde se puede seguir contabilizando, hasta que se pueda realizar el cierre anual.

• Provisiones: Representa el valor de las estimaciones que debe efectuar el ente público para cubrir contingencias de pérdidas como resultado del riesgo de incobrabilidad, mer-cado o demérito del costo de los activos, así como las es-timaciones para cubrir obligaciones, costos y gastos futuros no determinados o acreencias laborales no consolidadas, como consecuencia del proceso operacional o actividades permanentes que lleve a cabo.

• Registro contable: Anotación que debe ser utilizada para reconocer un hecho financiero, económico o social que afecta al ente público y atiende las normas establecidas por el Plan General de Contabilidad Pública – PGCP. Este registro contable, puede ser en el débito o en el crédito, cumpliendo el principio de partida doble.

• Registro contable manual: Asiento o anotación contable que debe ser realizado para reconocer una transacción con-

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table o un hecho económico que afecta al ente público y atiende normas generales de causación y prudencia. Este puede ser en el débito o en el crédito, cumpliendo el prin-cipio de partida doble.

• Retención de impuestos: Valores de los gravámenes rete-nidos por personas con calidad de agentes retenedores en el momento de realizar pagos o abono en cuenta, cuando esté sujeto a la retención de acuerdo con la normatividad particular para cada tipo de impuesto.

• Tarifa de retención sobre impuestos: Proporción de un pago o abono en cuenta que se debe descontar al benefi-ciario por concepto de anticipo de impuestos para luego ser declarado y pagado de conformidad con la normatividad que rige para cada tipo de impuesto.

• Vida útil de activos depreciables: Lapso durante el cual se espera que un activo depreciable pueda ser usado por un ente público en la prestación de servicios o producción de bienes. También se considera vida útil el número de uni-dades de producción u otras similares que el ente público espera obtener del activo depreciable.


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• El Ministerio de Hacienda y Crédi-to Público es el que parametriza la estruc-

tura de las hojas de vida de los bienes en el Sistema SIIF Nación II.

• En el SIIF Nación II todos los bienes y servicios van con códigos CUBS.

• Faltante de inventario: Menor valor de las can-tidades reales de existencias materiales compren-

didas en el activo, comparadas con el que aparece en los registros contables.

• Para Anular una Autorización de Adquisición de Bienes y Servicios en el Sistema Integrado de Información Financie-ra - SIIF Nación II, se debe primero anular la Solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

• Requisición: Documento que expresa la demanda o pedi-do de ciertos servicios o artículos de una unidad adminis-trativa, a otra, en una misma Entidad.

• Sobrantes: Diferencia positiva entre las existencias físicas verificadas en el inventario físico y los saldos de stock de inventario.

VIII. Gestiónde Bienes y Servicios

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• El Almacenista es el responsable de registrar en el sistema SIIF Nación la recepción de los bienes. Cuando se trate de servicios el responsable será la Oficina Administrativa o quien haga sus veces.

• Se debe constatar que lo que se recibe esté acorde con lo pactado en el Contrato o Acto Administrativo y la re-cepción se registra de acuerdo a los CUBS que se relacionaron en el Contrato. Se pueden registrar las entregas parciales.

• Motivo de baja: Es una condición funcional, operativa o física, que permite discernir o determinar que los bienes ya no pueden seguir en un normal uso eficiente o adecuado para el desempeño de las funciones de la Entidad. En mé-rito de una o más causales se puede proceder a proponer y tramitar la baja de los bienes.

• Placa de inventario: Etiqueta con la cual se rotulan los activos fijos y por medio de la cual se establece la identifica-ción y el control de los mismos a través de una numeración consecutiva. Puede agregarse también la representación de la numeración en código de barras.

• Registro único de precios de referencia – RUPR: Base de datos que contiene los precios de referencia de los diferen-tes bienes y servicios que los proveedores están en capaci-dad de ofertar al Estado. Es el Registro que cada proveedor debe hacer como requisito indispensable para participar en los procesos contractuales del Estado.

de Bienes y Servicios


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• A partir del año 2010, según lo indica-do por el Ministerio de Hacienda y Crédi-

to Público, todas las transacciones del SIIF Nación, incluyendo su acceso, requerirán de token, los cuales deben ser asumidos por las

entidades usuarias.

• El SIIF Nación II se desarrolló bajo ambiente web y el acceso al aplicativo en el Ministerio de Hacienda y

Crédito Público se hará a través de Ravec y en caso de presentarse fallas de conectividad para el acceso se utilizará como contingencia internet.

• El Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Na-ción consolida la información financiera de las Entidades

que conforman el Presupuesto General de la Nación y ejerce el control de la ejecución presupuestal y finan-ciera de las Entidades pertenecientes al Presupuesto General de la Nación.

• En el sistema SIIF Nación II no hay provisión de fondos, es decir, que no podrán haber Subunidades fuera de línea con dicho aplicativo.

• Los terceros que se crean en el sistema SIIF Na-ción son independientes por Subunidad.

• Si una Unidad Ejecutora o Establecimiento Público tiene Regionales, se deben crear en el Sistema SIIF Nación II tan-to las Unidades Ejecutoras (nivel central), Establecimientos Públicos y Regionales como Subunidades.

IX. Sistema Integradode Información Financiera SIIF

A partir del año 2010 todas las transacciones del SIIF Nación requerirán de token.

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• Ante posibles situaciones de limitación de personal que se presente en las Unidades

o Subunidades Ejecutoras y con la corres-pondiente justificación del Ordenador del Gasto o quien haga sus veces, un usuario del sistema SIIF Nación II puede tener una

de las siguientes combinaciones:

• Entidad-Pagador Central y Entidad-Bene-ficiario Cuenta.

• Entidad-Pagador Regional y Entidad-Beneficiario Cuenta.

• Entidad-Pagador Central y Entidad-Gestión PAC. • Entidad-Gestión Contable y Entidad-Central de Cuentas

por Pagar.• Entidad-Gestión Presupuesto de Gastos y Entidad-Ges-

tión PAC.

• Desde el punto de vista tecnológico el SIIF Nación II tiene las siguientes características:

• Requisitos de Hardware Los requisitos mínimos de Hardware con los que debe

contar una máquina cliente del SIIF Nación para operar adecuadamente el aplicativo, son: Procesador: 1.2 Ghz, Memoria: mínimo 1 GB o Superior, Pantalla: Resolución Mínima de 1024 x 768 Pixeles o Superior, Tarjeta de red: Ehternet 10/100/1000 o Inalámbrica 802.11b y


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ABCg (según infraestructura de cada cliente), Disco Duro: Mínimo 100 MB libres, Puerto USB 2.0 para soportar los Tokens que proveen los certificados digitales.

• Requisitos de Software El software base con el que debe contar una estación

cliente del nuevo SIIF Nación para operar adecuadamen-te el aplicativo y configuraciones que deben estar habi-litadas en dicha máquina: Sistema Operativo: Windows xP o Vista con Service Pack 2., Browser: Internet Explorer 7.0. en español, Java Runtime Enviroment .6 (JRE).

• Antivirus: Ver listado de antivirus permitidos por el Por-tal Seguro, adicionalmente, verificar que esté actualiza-do y funcional (no sirven AntiVirus que tengan actuali-zaciones con más de 15 días de antigüedad).

• Actualizaciones: El equipo cliente debe estar actualiza-do en parches.

• Adicionales: Microsoft .NET Framework 2.0 (Sólo para el Generador de Reportes).

• Requisitos de Comunicación: El Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación II es un sistema centralizado, soportado sobre una solución web admi-nistrada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Públi-co. Los usuarios acceden al Sistema SIIF Nación II por medio del Portal SIIF Nación II, que a su vez crea una Red Virtual Privada (VPN SSL) donde los datos viajan encriptados y encapsulados a través de RAVEC, de esta manera se garantiza que los datos no puedan ser des-cifrados, leídos o modificados durante su trasmisión. El ancho de banda requerido es de 100 Kbps por usuario y 200 kbps por usuario concurrente.

• Consideraciones del Canal de Comunicaciones. El canal de comunicaciones debe estar disponible en un 50% como mínimo para que no se presenten proble-mas de saturación del mismo y por consiguiente, un mejor desempeño de la solución SIIF Nación II.

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• Otros Requisitos: Se deben habilitar las ventanas emergentes en el Browser para el Sitio.

• El Sistema SIIF Nación II requerirá el uso de controles Activex, y este debe estar habilitado en el Browser.

• Para garantizar la buena presentación, se debe instalar Macromedia Flash Player.

• La configuración de la pantalla en Windows debe estar mínimo en 1024x768 a 16 bit.

• El Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Na-ción II es el regulador de las relaciones financieras y admi-nistrativas, como se puede observar en el siguiente gráfico:

Fuente: Administración SIIF Nación- Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

De donde se tiene que en la “Programación y Dirección” están los Entes Rectores, en el “Control y la Evaluación” las Entidades encargadas del mismo como son la Contraloría General de la República y al interior de las Entidades las Oficinas de Control Interno y en la “Ejecución” las instancias encargadas de efectuar la ejecución de los recursos apro-piados para el cometido de sus respectivas misiones.

Programación y Dirección

Control y Evaluación

SIIF II: Regulador Relaciones Financieras

y Administrativas

Ejecución


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ABC• El sistema SIIF Nación II corresponde a la segunda versión

del software SIIF Nación, el cual pretende extenderse más allá del dominio financiero y cubrir aspectos relacionados con la gestión administrativa y comercial de las entidades ejecutoras, tales como: transacciones y flujos de trabajo derivados de comprar o contratar bienes o servicios, de la gestión comercial de oferta, venta y facturación de bienes o servicios y de administrar su inventario, almacenamiento y registro de entradas y salidas de bienes operativos o de con-sumo y administrar su inventario, almacenamiento y regis-tro de entradas y salidas de equipos o bienes de producción y de administrar su inventario, almacenamiento, registro de entradas, traslados y daciones de baja de activos fijos.

• En el sistema SIIF Nación NO es posible tener ninguna combinación que involucre dos perfiles de los siguientes:

• Entidad-Gestión Presupuesto de Gastos y Entidad-Ges-tión Contable.

• Entidad-Pagador Central y Entidad-Pagador Regional.

• Las Subunidades deben tener en la parametrización una sola dependencia de Contabilidad, PAC y de Pagos No Pre-supuestales y en Dependencias de Afectación de Gasto, de Bienes y Servicios e Ingresos si pueden tener más de una dependencia de afectación.

• Los eventos que conllevan a la eliminación de una cuenta de usuario en el sistema SIIF Nación son:

• Usuario que no ha utilizado el sistema por un tiempo mayor a 90 días.

• Por desaparición de la Entidad Usuaria.• Por licencia igual o superior a tres (3) meses.• Por retiro definitivo de la Entidad o cambio de funciones.

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• Por solicitud del Coordinador SIIF de la Entidad.

• Los Macroprocesos que contiene el SIIF Nación II son: Pro-gramación Presupuestal, Administración de Apropiaciones, Administración del PAC, Obtención de Bienes y Servicios, Gestión de Gasto, Manejo de Tesorería Pago, Manejo de Tesorería Recaudo, Gestión de Ingresos, Facturación y Car-tera, Gestión de Bienes y Servicios, Gestión Contable, Ges-tor de Trámites, Administración y Seguridad, los cuales se presentan a continuación y que necesariamente conllevan la integración entre los mismos, así:

MACROPROCESOS SIIF NACIÓN II

Fuente: Administración SIIF Nación- Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

• Solo la Unidad o Subunidad Ejecutora o Establecimiento Público que carga un tercero en el Sistema SIIF Nación pue-de complementar la información de este y esa misma ins-tancia modificar los datos incorporados.

Programación Presupuestal

Obtención de Bienes y Servicios

Manejo de Tesorería Recaudo

Gestión de Bienes y Servicios

Administración de Apropiaciones

Gestión del Gasto

Gestión de Ingresos

PAC

Manejo de Tesorería Pago

Facturación y Cartera

Gestión Contable

Gestor de Trámites / Administración / Seguridad


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• Atributo de tercero: Dato o condición que permite conocer la

identificación, perfil tributario, relación comercial, ubicación y/o representación le-gal de un tercero.

• Crear transacción: Registro de un movimiento, por primera vez en el sistema SIIF Nación, el cual se identifica con un número consecutivo único.

• Es importante que se tome conciencia de la importancia de no prestar ni la clave ni el token bajo ninguna circunstancia, pues la responsabilidad de la información que se registra en el sistema SIIF Nación queda en cabeza de quien lo tiene asignado.

• La autorización del envío a validación de las cuentas banca-rias debe estar en cabeza de un funcionario del nivel direc-tivo, asesor o ejecutivo.

• La responsabilidad de los pagos que se hagan a través del SIIF Nación está en cabeza del Ordenador del Gasto y de los usuarios que intervinieron en el proceso.

• La seguridad del SIIF Nación es responsabilidad de todos los servidores públicos que operan o administran el aplica-tivo, por lo tanto su invulnerabilidad debe ser la prioridad de todos.

X. Gestión de Seguridaden el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación

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• Las Oficinas de Control Interno, o quien haga sus veces en cada Unidad Ejecutora, deben estructurar el esquema de se-guimiento al proceso de pagos, de tal forma que permita evidenciar el cumplimiento de las medidas de seguridad ins-tauradas por el Comité de Seguridad del Sistema SIIF Nación.

• Las Unidades Ejecutoras y Subunidades no podrán adquirir ningún software financiero que contemple la funcionalidad incorporada en el Sistema SIIF Nación y que implique la du-plicidad del registro de información presupuestal y contable.

• Administrador del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación: Servidor Público del Ministerio de Hacienda y Cré-dito Público que se encarga de la administración del SIIF Nación, por lo tanto, ante él se deben adelantar todas las gestiones que tengan que ver con el sistema.

• Campos básicos de una transacción en el sistema SIIF Nación II: Son los campos que componen inicialmente una transacción del sistema y sobre los cuales se ejecuta la res-pectiva funcionalidad de dicha transacción. Las característi-cas (Tipo de dato, nombre, importancia de diligenciamien-

en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación


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ABCto: obligatorio u opcional) de estos campos no pueden ser modificados por el administrador funcional del sistema.

• Campos complementarios de una transacción del siste-ma SIIF Nación: Son los campos informativos (de texto li-bre, fecha) que el administrador funcional del sistema pue-de crear en un momento dado. Las características (tipo de dato, nombre, importancia de diligenciamiento: obligatorio u opcional, configurar un campo con importancia de dili-genciamiento opcional para que sea obligatorio para ciertas posiciones del catálogo institucional) de estos campos es-tán a cargo del administrador del sistema.

• Cualquier inquietud que se tenga en materia financiera y de funcionalidad del Sistema Integrado de Información Fi-nanciera - SIIF Nación se puede tomar contacto al correo [email protected].

• Cuando se tramite una solicitud de soporte que no pudo ser atendida por la Mesa de Ayuda de la Unidad Ejecutora o de la Dirección de Finanzas esta se debe efectuar a tra-vés del servicio de call center del Ministerio de Hacienda y Crédito Público al teléfono 6021270 y en caso de requerir datos adjuntos se deben remitir al correo [email protected].

• Es obligatoria la asistencia de los usuarios sistema SIIF Nación a la capacitación que se brinde bien sea por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público o por la Di-rección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional (cuando sea bajo la modalidad presencial), consideran-do la incidencia que se puede presentar en las diferen-tes transacciones de efectuar erróneamente un registro, debido a la integridad del sistema.

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• Fecha del sistema: Es una variable en la que el sistema debe ir actualizando automáticamente la Fecha oficial de Colombia, cada vez que se ingrese al sistema SIIF Nación.

• Política de restricción asociada a una transacción del sistema: Restricciones sobre los valores que se deben di-ligenciar en los campos que componen una determinada “transacción del Sistema” y/o sobre la(s) posición(es) de catálogo vinculada(s) a dicha transacción.

• Si se presenta un incidente de seguridad el cual se entien-de como el giro de recursos a un beneficiario que no tiene derecho a la percepción de pago alguno, se debe seguir el siguiente procedimiento:

• Informar al superior inmediato.• Informar al banco para bloquear el pago.• Bloquear el proceso si aún no se ha hecho efectivo el

pago.• Bloquear a los usuarios que intervinieron en el ilícito.• Informar a los Entes de Control Internos y Externos.• Colocar la denuncia respectiva ante la Fiscalía General

de la Nación. Informar a la Dirección General de Crédi-to Público y del Tesoro Nacional y al Administrador del SIIF Nación.

Liderazgo financiero para consolidar la Defensa

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