ACCESS

Introducción

Al utilizar un programa específicamente diseñado para el procesamiento de textos, se pueden introducir datos en un documento y disponerlos en forma de tabla. También es posible efectuar una serie de operaciones elementales sobre esos datos, por ejemplo: realizar búsquedas de cadenas de texto, incrustar y vincular objetos, incluir otras tablas, imágenes y gráficos mediante otras aplicaciones, etcétera.Si, en cambio, trabajamos con un programa como la planilla electrónica de cálculo, contamos con la ventaja de utilizar celdas, asignarles un contenido y obtener, a partir de esos datos, mediante formulas y funciones, el contenido de otras celdas de la hoja de cálculo. Pero suele resultar muy complejo el proceso de reutilizar los datos de una planilla para resolver otros problemas distintos de los que le dieron origen.La tarea que lleva a cabo un sistema de gestión de base de datos relacional (relación a través de tablas) pone a nuestra disposición una amplia gama de posibilidades para la manipulación de datos. Podemos realizar búsquedas en las que se involucren varios archivos y diferentes tablas (celdas de características propias de datos) contenidas en ellos, actualizar uno o más datos mediante una sola instrucción, confeccionar códigos de programa para manipular cualquier conjunto de datos, generar informes, etc.El sistema de gestión de base de datos relacional de Access emplea un lenguaje denominado SQL para la obtención de la información que se requiere, utilizando las definiciones de las relaciones que se hayan establecido previamente entre las tablas. Permite, además, definir consultas gráficas sobre las bases de datos mediante secuencias de acciones sencillas, como seleccionar, hacer clic, arrastrar y soltar, etc., lo que da lugar a la solución de complejos problemas operando sobre grandes volúmenes de datos.Tanto los programas para el procesamiento de textos como las planillas electrónicas pueden funcionar eficientemente para resolver problemas sencillos y con pocos datos, sin embargo, cuando se trabaja con gran cantidad de datos, la gestión de varios archivos de documento u hojas de cálculo independientes resulta tediosa y compleja. Incluso puede suceder que se exceda el límite

de memoria del sistema o los límites de almacenamiento de datos permitidos por el programa.

Características de Access

Los únicos datos que se almacenan en tablas son los datos básicos y para cualquier operación que se deba realizar sobre ellos se utilizará una consulta, un formulario o un informe que permita definir el cálculo requerido para la resolución del problema propuesto, de esta forma, se mantiene un único almacenamiento de datos en memoria que puede utilizarse y reutilizarse para resolver distintos problemas que lo involucren.

Cuando se modifica la información básica, automáticamente quedan actualizados los informes, consultas y formularios relacionados.

Es posible definir una forma de trabajo que permita que varios usuarios puedan compartir y actualizar datos, mientras que en una hoja de cálculo o documento solo una persona puede actualizarlos.

Base de Datos Base de datos es un conjunto de registros ordenados de una forma determinada.Una base de datos esta compuesta por los siguientes elementos:

Tabla: es un objeto del tipo celda que se define y utiliza para almacenar los datos de una BD.Objeto: es un elemento al cual se puede identificar, mediante un nombre, y utilizar como una unidad en sí misma lo largo de una sesión de trabajo.Registro: es un conjunto de campos específicos.Campo: unidad básica que contiene el dato individual de un registro.

Tabla: Empleados

APELLIDO NOMBRE DIRECCIÓNMARTINEZ JUAN SENILLOSA

GONZALEZ JOSÉ YATAY

GUTERREZ PABLO AV. RIVADAVIA

Campos Tres Registros

Como se puede observar una tabla esta compuesta por filas y columnas, en donde las filas representan los registros y las columnas los campos.

Access es un sistema de base de datos relacional. Un modelo relacional es aquel en el cual los datos se almacenan en varias tablas separadas, las que se vinculan entre sí por medio de relaciones.

Estructura de Access

Una vez abierto el Access se visualizan 6 solapas.

1. Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características.

2. Formulario: es la principal interfaz entre el usuario y una aplicación de Access, para la introducción, visualización y modificación de los datos. Se representa en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.

3. Consultas: Es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas.

4. Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.

5. Macro: define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.

6. Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic

Trabajando con Access

Al abrir el Access lo primero que se debe crear es el nombre de la base de datos (BD), a través de la opción: Base de datos en blanco.

Esta opción

Posteriormente Access pedirá el nombre de la base de datos. Le pondremos el nombre empleados.

Elegir la ubicación

Nombre de mi BD

Luego presiono la opción crear y aparece la siguiente pantalla

1. Tablas

Estructura

Elegir esta opción

Al elegir la opción crear una tabla en vista diseño (con un doble click) el Access desplegará la pantalla en donde se colocarán los nombres de los campos y sus características particulares.

Al principio se muestra una pantalla en blanco que permite realizar las cargas de los campos y a continuación con esta carga aparecerán en la ventana de abajo las propiedades por cada campo creado.Las propiedades definen que tipo de campo voy a poseer.Completaremos el primer campo de nuestra tabla con Apellido y del tipo texto (ya que el apellido no contiene números).

Observamos tres columnas: Nombre de campo Tipo de datos Descripción.

Nombre del campo: se debe colocar un texto que sea representativo del campo a utilizar.Tipos de datos: En la segunda columna aparece una lista desplegable. Aparecen varias opciones correspondientes a los diferentes tipos de datos que podemos crear. Nos aseguramos que posteriormente se puedan introducir datos en dicho campo, que se correspondan con esta definición. Las características de cada campo son las siguientes:

Tipos de datos

TIPO DE CAMPO DESCRIPCIÓN

Texto

En este tipo de campo se puede almacenar texto o combinaciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos, como los números de teléfono o códigos postales. Este campo puede soportar un máximo de 255 caracteres, aunque el tamaño se puede controlar en la propiedad Tamaño del campo que se vera a continuación

MemoSe utiliza para almacenar texto extenso o de gran longitud, como notas o descripciones. También puede llevar combinación de texto y números. Puede soportar hasta 65535 caracteres.

Numero

Se utiliza para almacenar datos numéricos que pueden ser utilizados en todo tipo de operaciones matemáticas, excepto operaciones monetarias(para este tipo de operaciones se utiliza el tipo de campo Monetario), utilizaremos la propiedad Tamaño del campo para definir el tipo numérico especificado

Fecha/HoraSirven para almacenar fechas y horas. Puede establecer valores de fecha y hora desde el año 100 hasta el 9999. Los formatos se establecerán en la propiedad Formato correspondiente a este tipo de campo.

Moneda Los campos de este tipo se utilizan para almacenar valores monetarios. Para los números almacenados en este tipo de campo se tiene una precisión de 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha.

Auto numérico Este tipo de campo almacena exclusivamente números secuenciales (en incrementos de uno), o números aleatorios insertados automáticamente por Access cuando se agrega un registro.

Si / No Son campos que solo contienen uno de dos valores, como: Si/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado

Objeto OLE En este campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo creados en otros programas, como imágenes, sonidos u otros.

HipervínculoTipo de campo que sirve para almacenar hipervínculos. Un hipervínculo puede ser una ruta de acceso a una ubicación de red local, o una dirección URL para acceder a una pagina Web.

Descripción: se colocará una breve característica del campo. Esta columna no requiere ser completada, por lo que es optativo completarla.

Una vez completadas las tres columnas podemos darle forma personalizada a cada dato a través de las propiedades de un campo, que veremos mas adelante.

Cuando cerremos el diseño Access preguntará si queremos guardar la tabla.

Decimos que sí Nombre por default

Entonces modificamos el nombre por default por el de nuestra tabla y lo nombramos Empleados.

Le damos aceptar y aparecerá este cartel

Damos cancelar y veamos que es una clave principal

Clave Principal

La clave principal es el campo que identifica a un registro dentro de una tabla. Es decir, es un campo que sirve para localizar a un registro que queremos encontrar.Una clave principal tiene varias características:

El campo no admite duplicados, por lo tanto es un campo único.

El campo nunca podrá ser Null es decir estar vacío. Es el campo que se suele usar para realizar las búsquedas. Si el usuario no define una clave principal Access definirá

una bajo el nombre de campo “ID”, por lo tanto todas las tablas tienen que poseer obligatoriamente una clave principal.

Cuando se realiza un trámite en general a uno le preguntan el número de DNI. Esto significa que seguramente DNI es la clave principal de la tabla y automáticamente aparecen todos los datos de mi registro: Apellido, Nombre, teléfono, dirección, etc. Cabe destacar que el campo DNI cumple con todas las características de clave ppal. recién vistas.

Ahora que sabemos que nos está pidiendo el Access, debemos crear una clave principal.Primero vamos a colocar el Apellido en el segundo campo y le dejamos el primer lugar al nombre que será clave ppal. Siempre conviene poner la clave ppal. en el primer campo para ser más ordenados.

Posteriormente le indicamos al Access que campo será clave ppal. presionando el botón de la llave, y aparecerá una llave al lado de mi clave ppal.

Botón clave principal

El campo clave aparecerá con una llave al lado

Ahora sí podemos guardar la tabla repitiendo los pasos vistos anteriormente.

Tabla: Empleados

Y vemos la tabla empleados dentro de mi base de datos. Hay que tener en cuenta que una base de datos puede poseer muchas tablas que se irán reflejando en esta pantalla.Si necesitáramos volver a diseño presionamos al botón diseño y si queremos ver el contenido de la tabla presionamos el botón abrir.Ahora con la tabla guardada veamos como se ve la base de datos.

Presionamos abrir estando posicionados en la tabla correspondiente. Y aparecerá la siguiente pantalla.

Esta tabla contiene los dos campos que hemos creado. Ahora directamente vamos a cargar los datos como si fuera una planilla de Excel.

Registro

Total de Registros Insertar Reg. NuevoÚltimo registroSiguiente registroRegistro actualAnterior registro Primer registro

Cerramos la tabla y volvemos a la vista diseño y terminamos de cargar todos los nombres de los campos correspondientes a la tabla Empleados.

Tabla: Empleados

(K)Dni Texto K=Key (Clave Principal)Apellido TextoNombre TextoDirección TextoNro. TextoPiso TextoDepto. TextoTeléfono TextoCod. Pos. TextoHijos Si/NoFecha Ingreso Fecha/horaFoto Empleado Objeto OLEMail HipervínculoSueldo Bruto MonedaDescuentos MonedaSueldo Neto NúmeroNro. Legajo AutonuméricoAntecedentes MemoCUIL Texto

La vista Diseño se debería ver de la siguiente forma

Importante: Todos los campos

que podrían ser numéricos se los define como texto, a excepción de los campos calculados es decir, aquellos

valores que surgen de cálculos matemáticos. Ej: sumar asignaciones de sueldo, etc.Completaremos la tabla empleados con 20 registros para continuar.

Propiedades de un campo

Las propiedades de un campo es la característica particular que tendrá cada campo, y ayuda a evitar errores de carga. Por ejemplo, es imposible que una persona tenga sueldo negativo, letras en el apellido, etc.Por lo tanto cada campo deberá analizarse por separado y evaluar profundamente todas las probables cargas que puede poseer, para evitar de esta forma restringir posibles datos de carga.

Las propiedades de los campos varían según el tipo de dato a cargar.

Función de cada propiedad Propiedades de cada campo

A la izquierda tenemos las propiedades de cada campo y a la derecha la definición de la propiedad de cada uno. Si nos posicionamos en tamaño de campo la ayuda que nos mostrará es la siguiente.

Mostrando resumidamente que función cumple la propiedad seleccionada.

Veamos que nos muestran las propiedades de los campos según el tipo de dato, ya que estos varían según cada elección y se puede ver claramente la diferencia entre ellos.

Texto Memo

Número Fecha

Moneda Autonumérico

Sí/No Objeto OLE

Hipervínculo

Veamos para que sirve cada una de las propiedades:

Tamaño del campo: define el tamaño máximo de caracteres que podemos introducir.

Tipo de dato Texto Entre 0 y 255. Por default 50. Carga la cantidad

de caracteres que indique

Tipo de dato Numérico Esta dentro de cierto rango entre positivos y

negativos.

ByteEstablece que el campo podrá contener valores pertenecientes al subconjunto de los números enteros cuyos valores extremos son 0 y 255

Entero

Establece que el campo podrá contener valores pertenecientes al subconjunto de los números enteros cuyos valores extremos son: -32.768 y 32.767

Entero Largo

Establece que el campo podrá contener valores pertenecientes a una ampliación del conjunto anterior cuyos valores extremos son: 2.147.483.647 y -2.147.483.648

Simple Establece que el campo podrá contener números reales pertenecientes al intervalo cuyos valores extremos son: -3,4*10^38 y3,4*10^38 (Los reales no tiene las mismas características que los reales matemáticos ya

que por Ej. no se puede almacenar en memoria números irracionales)

DobleEstablece que el campo podrá contener números reales al intervalo -1.797*10^308 y1.797*10^308

ID. De RéplicaIndica que el campo contendrá un identificador único global, con una capacidad de almacenamiento de 16 vides.

Formato: permite controlar la forma en que serán visualizados e impresos los datos contenidos en el campo. La siguiente tabla muestra los formatos personalizados para un campo de tipo “Texto” o “Memo”

Carácter Efecto producido

@

En la posición en que se encuentra este símbolo en la cadena que define el formato de campo, ubica un carácter cargado por el usuario, o un espacio en blanco.

&

La posición en que se encuentra este símbolo en la cadena que define el formato del campo puede ser completada opcionalmente con un caracter.

> Presenta todos los caracteres del campo en letras mayúsculas.

< Presenta todos los caracteres del campo en letras minúsculas.

“Cadena de caracteres”

Las comillas permiten introducir cualquier texto en el campo.

*Rellena el espacio disponible con el caracter consecutivo en la cadena que define el formato de campo.

!Alineación a izquierda, produce como efecto que los caracteres reservados se rellenen de izquierda a derecha.

[color] Presenta el contenido del campo en un

determinado color, cuyo nombre se encuentra entre los corchetes. Los nombres de los colores que se pueden utilizar son: rojo, negro, azul, verde, aguamarina, fucsia, Amarillo y blanco.

Permite 2 secciones separadas por punto y coma. La primera es el formato propiamente dicho para los campos texto y la segunda para campos de longitud cero o null.

Vamos a crear una nueva tabla llamada Formato para probar los distintos formatos. Entramos en la opción Crear una tabla en vista diseño.

Para eso vamos a crear los siguientes campos:

Veamos ejemplos de los formatos recién vistos aplicados a los campos recién creados. Entre paréntesis se indica en que campo se debe estar parado para cargar el ejemplo, y en azul que carga

se debe realizar.

En posición del campo

Carga del formato

(&)

&-&&&-& -2-2El campo puede ser completado opcionalmente con un caracter. No se respetan los lugares vacíos (Como es opcional los guiones se adaptan a la carga)

(@)

@-@@@-@ - 2-2

Ubica un carácter cargado por el usuario (el 2), o un espacio en blanco, respetando los lugares vacíos. (Los guiones no se adaptan a la carga)

(Exclamación &) y (Exclamación @)

! Este símbolo indica que la alineación será desde la izquierda.

!&-&&&-& 2-2-!@-@@@-@ 2-2 -

Alineo todos los dígitos a la izquierda. (>)

Muestra todos los caracteres del campo en mayúscula

(<)

Muestra todos los caracteres del campo en minúscula

(“ ”)

El texto escrito entre las comillas se mostrara literalmente y no podrá ser editado

!"20-" 20-454565 Carga realizada por el Usuario

Siempre deberá colocarse delante el signo de admiración ya que de lo contrario el texto no se mostrará a la izquierda.

(*)

Se rellenarán los espacios vacíos dentro del campo con el dígito consecutivo.

!** **********454565 Carga realizada por el Usuario!*J JJJJJJJJ454565 Carga realizada por el Usuario!*X XXXXXX454565 Carga realizada por el Usuario

Siempre deberá colocarse delante el signo de admiración ya que de lo contrario el dígito no se mostrará a la izquierda.

(Color)El campo mostrará el color que se establezca entre los corchetes.

&[Azul] o @[Azul]

Siempre deberá colocarse delante el & o @ indicando que se le colocará color al campo.

Cuando grabemos los datos de la tabla y Access nos pregunte si deseamos crear una clave ppal. le indicaremos que NO.

A continuación abrimos la tabla y realizamos la carga de los datos para ver de qué forma trabaja el formato.

Probar varias cargas distintas, y luego modificar el formato para ver que resultados se observan. Por ejemplo a color sacarle el @ o el &, a * sacarle la alineación a la izquierda, etc.

Formatos estándar para un campo de tipo “Numérico”, “Autonumérico” o “Moneda”

Opción Efecto Producido

Número General Presenta el valor con el formato que es introducido en el campo.

MonedaPresenta el valor ingresado en el campo precedido por el signo $ y dos posiciones decimales.

FijoPresenta el valor ingresado en el campo con al menos un dígito en la parte entera y dos posiciones decimales.

EstándarPresenta el valor ingresado en el campo con separador de miles en la parte entera y dos posiciones decimales.

Porcentaje

Presenta el valor ingresado en el campo multiplicado por 100 y le agrega el signo de porcentaje (%), utiliza dos posiciones para la parte decimal del número.

Científico Presenta el valor ingresado en el campo utilizando la notación científica estándar.

Formatos estándar para un campo de tipo “Fecha/Hora”

Opción Formato producidoFecha General El contenido del campo se

presenta en formato “Fecha Corta” para las fechas y “Hora

Larga” par alas horas.

Fecha Larga

Asume el formato especificado en “Fecha Larga” del cuadro de dialogo propiedades de configuración regional del panel de control de Windows. Ej.: 19 de Noviembre de 2010.

Fecha Mediana

Presenta el número correspondiente al día, luego de un guión, las tres primeras letras que componen el nombre del mes con la inicial en mayúscula y luego de otro guión, los dos últimos dígitos que corresponden al año. Ej.: 19-Nov-10

Fecha Corta

Asume el formato especificado en “Fecha Corta” del cuadro de dialogo propiedades de configuración regional del panel de control de Windows. Ej.: 19/11/2010.

Hora Larga

Asume el formato especificado en “Hora Larga” del cuadro de dialogo propiedades de configuración regional del panel de control de Windows. Ej.: 7:55:32 PM.

Hora Media

Asume el formato especificado en “Hora Media” del cuadro de dialogo propiedades de configuración regional del panel de control de Windows. Ej.: 7:55PM.

Hora CortaDispone el contenido del campo con el formato que se da como ejemplo: 19:55

Para los campos definidos como “SI/NO”, podemos elegir entre los formatos: Verdadero/Falso o Activado/Desactivado.

Lugares decimales: Permite establecer la cantidad de decimales con que serán visualizados los datos contenidos en campos de tipo “Numérico” (excepto ID de réplica) y “Moneda”. El rango de valores que se puede asignar a esta propiedad varía entre 0 y 15.

Máscara de entrada: Permite definir una plantilla o máscara de edición, que el usuario visualizará en el momento en que efectúe la introducción de datos en el campo. Esta propiedad puede aplicarse a campos de tipo “Numérico” (excepto ID de réplica), “Texto”, “Moneda” y “Fecha/Hora”. La forma de introducir el dato sin el asistente es:Máscara de entrada: (__/__/__); 1; _

1 2 31= La máscara de entrada propiamente dicha.2= (opcional): 0 indica que los datos no se guardarán con la máscara en la tabla, es decir sin los caracteres de la máscara y con 1 que sí se guardarán.3= (opcional) Indica el carácter que se usará de visualización para que el usuario sepa cuantos lugares completar.Atención: Si el usuario tiene que cargar mas caracteres que los especificados en la máscara, no serán reconocidos, y si ingresa de menos dará error en la carga.

Los caracteres más usuales para la definición de mascaras de entrada son:

Carácter Descripción

0 Ingreso obligatorio de un dígito (0 a 9).Signos más [+] y menos [-] no permitidos).

9 Ingreso opcional de un dígito o un espacio.Signos más [+] y menos [-] no permitidos).

# Ingreso opcional de un dígito, espacio, signos más [+] y menos [-]. Las posiciones en blanco se convierten en espacios.

L Ingreso obligatorio de una letra (A-Z).

? Ingreso opcional de una letra (A-Z).

A Ingreso obligatorio de una letra o un dígito.

a Ingreso opcional de una letra o un dígito.

& Ingreso obligatorio de un carácter o un espacio.

C Ingreso opcional de un carácter o un espacio.

. , : ; - / Marcador de posición decimal y separadores de millares, fecha

y hora. (El carácter utilizado depende de la configuración regional del Panel de control de Microsoft Windows.)

< Convierte a minúsculas todos los caracteres que siguen.

> Convierte a mayúsculas todos los caracteres que siguen.

! Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda.

\

Hace que el carácter que viene a continuación se muestre como carácter literal. Se utiliza para presentar cualquiera de los caracteres detallados en esta tabla como caracteres literales (por ejemplo, \A se muestra sencillamente como A).

Contraseña

Al establecer la propiedad Máscara de entrada (InputMask) a la palabra Contraseña, se crea un cuadro de texto de entrada de contraseña. Cualquier carácter escrito en este cuadro de texto se almacena como tal, pero se muestra como un asterisco (*).

La máscara de entrada se puede crear con el asistente, que se despliega haciendo click a la izquierda de la opción propiamente dicha.

Posicionado en la propiedad Click, para abrir el asistente

El asistente mostrará esta pantalla

Primero me indicará que seleccione una máscara predefinida, o parecida a lo que estoy necesitando, permitiendo probarla y

modificarla según mi necesidad. Sí estoy conforme presiono finalizar.

De lo contrario, sí ninguna opción me sirve presiono siguiente y se abrirá otra pantalla.

Esta pantalla permite modificar la máscara e ir probándola. Una vez terminada presiono siguiente y aparece la siguiente pantalla.

Me preguntará si deseo guardar los datos con máscara o sin máscara en la BD. (Cabe recordar que guardar la máscara ocupará más lugar en disco)

Luego doy finalizar y la máscara de entrada fue realizada.

IMPORTANTE:La máscara de entrada puede entrar en conflicto con formato y tamaño del campo. Por lo tanto hay que estar muy atentos a la

combinación de estos tres campos. Viendo el siguiente ejemplo se puede ver más claramente:

Tamaño es más grande que formato y máscara

Máscara es más chica que tamaño y formato

Pruebe varios conflictos entre estas variables y observe los resultados.

Ejemplos de máscara de entradaLa tabla siguiente muestra algunas definiciones útiles de máscara de entrada y algunos ejemplos de los valores que se pueden introducir en ellas.

Definición de máscara de entrada Ejemplos de valores

(000) 000-0000 (206) 555-0248

(999) 999-9999! (206) 555-0248 (   ) 555-0248

(000) AAA-AAAA (206) 555-TELE

#999 -20 2000

>L????L?000L0 GREENGR339M3 MAY R 452B7

>L0L 0L0 T2F 8M4

00000-9999 98115- 98115-3007

>L<?????????????? María Manuel

ISBN 0-&&&&&&&&&-0 ISBN 1-55615-507-7 ISBN 0-13-964262-5

>LL00000-0000 DB51392-0493

Título: Hace posible establecer el texto que se visualizará como cabecera del campo en el modo vista hoja de datos. Esta propiedad esta pensada para el supuesto caso de que el diseñador por algún motivo de diseño tuviera que nombrar de forma distinta nombre del campo respecto a la hoja de datos.

Valor Predeterminado: Asigna un valor inicial al campo, excepto para aquellos que se hayan definido como campos de tipo Autonuméricos, ID. De réplica y “Objetos OLE”. Supongamos que tenemos el campo sexo que indica si una persona es masculina o femenina, el valor predeterminado podría ser Femenino. Al operador le llevaría el mismo tiempo escribir Femenino o Masculino, por lo tanto, sabiendo que hay más mujeres que hombres, lo que estamos haciendo es, en el caso que complete los datos de una mujer, ahorrar tiempo de carga. Agreguemos el campo sexo a nuestra tabla formato.

Automáticamente aparecerá el valor predeterminado, que se puede modificar posicionándose sobre él y escribiendo el texto correspondiente

Regla de validación: Hace posible especificar una condición que deberá cumplir todo dato almacenado en el campo. Por ejemplo: en un campo especificar, la condición <> 0 indica que la carga podrá contener cualquier valor menos 0. Los valores alfanuméricos deben indicarse encerrados entre comillas (“”), y los del tipo “Fecha”, entre caracteres numerales (#). Se pueden establecer condiciones compuestas por otras simples mediante el uso de los operadores lógicos Y (Conjunción) y O (Disyunción). Una gran diferencia con la máscara de entrada es que en esta lo que hacemos es darle una vista determinada al ingreso, en

cambio en la regla de validación establecemos los valores de una forma acotada, entonces entre la máscara y la regla es difícil que el usuario del sistema se equivoque en la carga.

Agreguemos a nuestra tabla formato los siguientes campos.

Una vez definidos los campos veamos los operadores más usados que intervienen en la elaboración de reglas de validación:

Operadores Significado

Y, O Conjunción y disyunción

<,<=, >, >=, = , <> Menor, Menor o igual, Mayor, Mayor o igual, Igual, Distinto

ENTRE i Y sEstablece si el dato se encuentra entre los límites inferior (i) y superior (s), conectados mediante el operador lógico Y

COMO "contenido"

Verifica que un campo de tipo “Texto” o “Moneda” coincida con un contenido especificado. Admite el uso de ciertos símbolos comodines:?: carácter cualquiera*: ninguno o más caracteres#: dígito cualquiera

EN (lista)o IN (lista)(Depende de la versión del Access)

Determina si el dato pertenece a ciertos valores, separados por comas, de una lista que se indica entre paréntesis

Supongamos ahora las siguientes restricciones especificando entre paréntesis la regla de validación:

Edad No puede ser cero

(<>0)

Fecha de NacimientoQueremos que

esta fecha sea solo para los que nacieron entre el 1de enero de 2000 y 31 de diciembre de 2000, de lo contrario la dejamos

vacía.

(>=#01/01/2000# Y <=#31/12/2000# O Es Nulo)

Edad de Ingreso a Primaria Sabemos que puede ser 5, 6 o 7 años.

(Entre 5 Y 7).

Código de Empleado

Solo hay 6 números para este rubro que son el 100, 101, 102,103, 103, 104 y 105.

In(100;101;102;103; 104;105)

Legajo 1Empieza con 45 y puede

llevar 3 caracteres cualesquiera.

Como"45???"

Legajo 2Empieza con

45 y puede llevar cualquier cantidad de caracteres o ninguno.

Como "45*"

Legajo 3Empieza con 45 y

puede llevar 3 dígitos cualesquiera.

Como“45###"

Ahora abrimos la tabla y probamos los valores que se pueden cargar.

Texto de validación: Permite indicar el texto que deberá visualizarse cada vez que un dato ingresado en un campo no cumpla la condición especificada como regla de validación. El mensaje tiene que ser breve, claro y de fácil lectura.Por ejemplo la Edad, establecida en la regla de validación, tiene que ser distinta de cero (<> 0). Ahora bien, si nosotros cargáramos un cero saldría el siguiente mensaje.

Este mensaje es generado por el Access.

Si en texto de validación para el campo Edad escribimos:La edad no puede ser 0

Con texto de validación el cartel que sale, que es más sencillo de leer que el anterior, en caso de error es el siguiente

Ejemplos de reglas de validación para campos

Valor de Regla de validación Valor de Texto de validación

<>0 Introduzca un valor distinto de cero.

0 O >100 El valor debe ser 0 o mayor que 100.

<#1/1/2000# La fecha debe ser anterior a 2000.

>=#1/1/2000#Y <#1/1/2001#

La fecha debe pertenecer al año 2000.

Requerido: En los casos en que esta propiedad se le asigna el valor “Sí”, no se admitirá un valor nulo.

Permitir longitud cero: Para los campos de tipo “Texto”, “Memo” e “Hipervínculo” es conveniente asignar el valor “Si” a esta propiedad. De este modo, se permite al usuario introducir en el campo, cadenas de longitud cero, en caso contrario, Access convierte cualquier cadena de longitud cero o compuesta por espacios en blanco en un valor especial llamado valor “Nulo”, lo que puede traducirse como “valor desconocido”.En las bases de datos relacionales, un valor “Nulo” no puede ser igual a otro valor “Nulo” y, en consecuencia, no se pueden relacionar tablas mediante campos que contienen estos valores.

IMPORTANTE:

Permitir longitud cero es combinable con requerido. Por lo tanto hay que estar muy atentos a la combinación de estos dos campos. A continuación la tabla muestra las cargas que se permiten según la combinación de estas dos propiedades.

Indexado: Asigna un índice a un campo de tipo Texto, Numérico, Fecha/Hora, Moneda o Autonumérico, lo cual producirá como consecuencia una mayor rapidez en el proceso de acceso a los datos contenidos en el campo. Las tres opciones que permite son

No SI (Con duplicados) SI (Sin duplicados)

Cabe Recordar que la clave ppal. es un campo indexado que, por definición, no permite duplicados.

ADVERTENCIAAntes de crear una base de datos se deben tener en cuenta ciertos criterios para una mejor implementación, y de ser posible un previo análisis para establecer y estandarizar los parámetros y estructura de la base de datos, evitando así cambios bruscos que pudieran causar perdida de información.Establecer un adecuado tamaño y tipo de campos desde la creación de la base de datos nos brindara mejores resultados.

Toda eliminación de datos en la tabla, no se podrá recuperar. No existe ni deshacer ni Ctrol+Z, Por lo tanto hay que fijarse muy bien que dato se elimina.

Si querés eliminar una tabla directamente posicionate arriba del nombre, presiona delete, confirma y listo.