Acta Sesión 44-2012 - Archivo Nacional de Costa Rica · Acta CNSED 44-2012 1 Acta No. 44-2012 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección

Acta CNSED 44-2012 1

Acta No. 44-2012 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 26 de setiembre de 2012; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidenta de la Comisión; la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión; la señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Ausentes con justificación: el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador y la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Convocado: el señor Carlos E. Monge Trejos, Encargado del Archivo Central y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. Asisten: la señora Mellany Otárola Sáenz y el señor Javier Gómez Jiménez, Profesionales responsables de los informes. CAPITULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTA: Artículo 1. Lectura, comentario y aprobación de las Actas 42-2012 de 13 de setiembre de 2012 y 43-2012 de 19 de setiembre de 2012. ACUERDO 1. Se aprueban, con correcciones, las Actas 42-2012 de 13 de setiembre de 2012 y 43-2012 de 19 de setiembre de 2012. CAPITULO II. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS SIGUIENTES VALORACIONES: Artículo 2. Informe de Valoración: IV-59-2012-VP Asunto: Valoración Parcial de Documentos Fondo: Casa de la Cultura de Heredia, Alfredo González Flores Convocada: la señora Mellany Otárola Sáenz, Profesional responsable del informe. Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser 9:05 am ingresa la señora Mellany Otárola Sáenz, Profesional responsable del informe. La señora Otárola Sáenz, Profesional responsable; procede a exponer una serie de aspectos relevantes como: datos del donador, biografía de los señores Alfredo González Flores y Domingo González Pérez y sobre la custodia los documentos sometidos a valoración.


Es importante destacar que los documentos que se valoran, fueron localizados en una bodega de la Casa de la Cultura de Heredia, Alfredo González Flores. Posterior a la lectura del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 2. Aprobar la solicitud de Valoración Parcial de Documentos presentada por la señora Karina Mora Castro, Asistente de la Dirección de Cultura del Ministerio de Cultura, mediante oficio DC-G-96-2011 de 20 de octubre de 2011; para el Fondo: Casa de la Cultura de Heredia, Alfredo González Flores. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:

FONDO: CASA DE LA CULTURA ALFREDO GONZÁLEZ FLORES

Objetivo: Ofrecer espacios de participación a creadores, a la comunidad, y visitantes, que permitan el intercambio de conocimientos, reflexión, y disfrute del quehacer artístico cultural y que fortalezcan de manera integral los valores intrínsecos al ser humano, considerando tres ejes de trabajo: la producción de actividades artísticas, encuentros de reflexión y capacitación.

N° orden

Tipo documental

Vigencia Administrativa-

Legal

Valor científico–cultural

1.1 Certificado de la designación del nombre del Liceo Nocturno de Heredia. Contiene: El acuerdo tomado por los profesores y representantes de los estudiantes de designar al Liceo Nocturno de Heredia con el nombre de Lic. Alfredo González Flores Original. Fechas extremas: 1952 Soporte: papel y electrónico 1 Cantidad: 1 unidad con dimensiones de 50x44.5 cms y 5,06 MB

No aplica Sí. Ya que evidencia uno

de los reconocimientos a la labor del Lic. Alfredo González

Flores, Ex presidente de la República y Benemérito de la

Patria. Conservar en soporte papel y

electrónico.

1.2 Fotografía de Domingo González Pérez Contiene: la imagen del padre de Alfredo González Flores. Original. Fechas extremas: se desconoce la fecha de producción del documento. Soporte papel y electrónico. 2 Cantidad: 1 positivo en blanco y negro con dimensiones de 23.5x18.5 cms y 4.20 MB La fotografía fue restaurada, sin embargo presenta daños ocasionados en su momento por la acumulación de humedad.

No aplica Sí. Ya que es un personaje

importante para la historia de la provincia de Heredia. Conservar

en soporte papel y electrónico.

No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal.

1 Además se incluyen en soporte digital un disco compacto, que contiene el certificado digitalizado. Reproducido en el Departamento de Conservación de la Dirección General del Archivo Nacional, en el año 2011. 2 Además se incluyen en soporte digital un disco compacto, que contiene la fotografía digitalizada. Reproducida en el Departamento de Conservación de la Dirección General del Archivo Nacional, en el año 2011.


Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración fueron declaradas con valor científico cultural las siguientes:

FONDO: CASA DE LA CULTURA DE HEREDIA, ALFREDO GONZÁLEZ FLORES N° de orden Serie o Tipo documental Cantidad

Fechas Extremas Valor científico- cultural

1.1 Certificado de la designación del nombre del Liceo Nocturno de Heredia. Contiene: El acuerdo tomado por los profesores y representantes de los estudiantes de designar al Liceo Nocturno de Heredia con el nombre de Lic. Alfredo González Flores Original. Soporte: papel y electrónico 3

1 unidad con dimensiones de 50x44.5 cms y

5,06 MB

1952

Sí. Ya que evidencia uno de los reconocimientos a la labor del Lic. Alfredo González Flores, Ex presidente de la República y Benemérito de la Patria. Conservar en soporte papel y electrónico.

1.2 Fotografía de Domingo González Pérez Contiene: la imagen del padre de Alfredo González Flores. Original. Fechas extremas: se desconoce la fecha de producción del documento. Soporte papel y electrónico. 4 La fotografía fue restaurada, sin embargo presenta daños ocasionados en su momento por la acumulación de humedad.

1 positivo en blanco y negro

con dimensiones de 23.5x18.5

cms y 4.20 MB

Sí. Ya que es un personaje importante para la historia de la provincia de Heredia. Conservar en soporte papel y electrónico.

Comunicar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, para que se continúe con el trámite de donación. Enviar copia de este acuerdo a la señora Karina Mora Castro, Asistente de la Dirección de Cultura del Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ). Artículo 3. Informe de Valoración: IV-61-2012-TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto Subfondos: 1. Despacho Ministro, 2. Auditoría Interna, 3. Despacho Viceministro, 4. Despacho Viceministro Administrativo, 5. Unidad de Planificación, 6. Asesoría Jurídica, 7. Dirección General, 8. Dirección de Cooperación Internacional, 9. Dirección de Servicio Exterior, 10. Instituto Diplomático del Servicio Exterior. Convocado: el señor Carlos E. Monge Trejos, Encargado del Archivo Central y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto Hora: 9:15 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión las tablas de plazos de conservación de documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta.

3 Además se incluyen en soporte digital un disco compacto, que contiene el certificado digitalizado. Reproducido en el Departamento de Conservación de la Dirección General del Archivo Nacional, en el año 2011. 4 Además se incluyen en soporte digital un disco compacto, que contiene la fotografía digitalizada. Reproducida en el Departamento de Conservación de la Dirección General del Archivo Nacional, en el año 2011.


Al ser las 9:20 horas ingresan los señores Carlos E. Monge Trejos, Encargado del Archivo Central y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto y Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe. El señor Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe, procede a exponer las consideraciones del informe de valoración, entre las cuales se destacan: (...) 3.3 Mediante oficio DVMA-0344-2012 de 3 de mayo de 2012, el señor Luis Fernando Salazar, Viceministro Administrativo del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, presentó la solicitud de valoración de 10 subfondos documentales. Asimismo, mediante oficio DSAE-315-2012 de 16 de mayo de 2012, fue devuelta la solicitud debido a que presentaba inconsistencias de forma y fondo en cuanto a la remisión de la solicitud, fechas extremas, cumplimiento de la Resolución de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos CNSED-01-2011, funciones de las oficinas productoras de los documentos. 3.4 Por medio del oficio CISED-002-2012 de 31 de mayo de 2012, el CISED del MRREE, remite respuesta al oficio DSAE-315-2012, y adjunta una nueva versión de las tablas de plazos de conservación de documentos. A continuación se detallan algunas de las observaciones realizadas y sus respectivas respuestas: Observación: Según lo apuntado en el informe de inspección Nº 07-2011 (remitido por la Dirección General del Archivo Nacional al Ministerio de Relaciones Exteriores mediante el oficio DG-1034-2011 de 19 de octubre de 2011), los despachos del Ministro y Viceministro habían realizado remisiones de los documentos más antiguos al Archivo Central, por lo tanto, para este caso y el de las demás tablas de plazos que se presenten, deben contemplar todos los documentos, es decir, se deben apuntar tanto los que custodia el archivo de gestión de la oficina productora, como los que se encuentren en los depósitos del Archivo Central del Ministerio. Respuesta: “En atención a este punto se procedió a incluir en las tablas de plazos de conservación del Ministro y Viceministro los documentos de administraciones anteriores que se encuentran en custodia del Archivo Central.” Observación: Para la tabla de plazos de conservación de documentos perteneciente al Despacho del Ministro se solicita aclarar si se mantiene la práctica de gestión documental apuntada en el informe de inspección Nº 07-2011, en el cual se indicó lo siguiente: “Es pertinente aclarar que en este archivo de gestión se conservan, en su mayoría, las fotocopias de las cartas recibidas, ya que el original se traslada a los asesores del Ministerio, quienes elaboran la respuesta y la devuelven al Despacho para la firma del Ministro. Los asesores no remiten nuevamente el original a la secretaria, sino que los almacenan en sus archivos de gestión.”


Respuesta: “En la actualidad, tanto el Despacho del Ministro, como el Despacho del Viceministro, custodian los originales de todas las cartas recibidas, por lo que se está remitiendo, a quien corresponda, una copia de la misma.” 3.5 Los días 13 de julio y 28 de agosto de 2012, el suscrito remitió vía correo electrónico al señor Carlos Monge Trejos, presidente del CISED del Ministerio de Relaciones Exteriores, consultas relacionadas con localización de originales y copias de algunas series documentales. 3.6 En razón de lo requerido el señor Monge Trejos, respondió por medio de correo electrónico de 27 de julio y 4 de setiembre de 2012, aclarando las dudas solicitadas. A continuación se detallan las observaciones y sus respectivas respuestas: Observación: En la tabla de plazos de conservación de documentos perteneciente a la Auditoria Interna, se indica que el Despacho del Ministro custodia los originales de las series "Expedientes de estudios", "Expedientes Seguimiento de recomendaciones", "Informes de labores". Sin embargo, en la tabla de plazos de dicho Despacho no se encuentran apuntadas, por lo tanto, le solicito me indique dónde se localizan. Respuesta: “El Despacho del Ministro, no conserva los "Expedientes de estudios" ni los "Expedientes Seguimiento de recomendaciones" estos documentos son conservados en la Auditoría Interna. Lo que recibe el Despacho es el informe final de estas gestiones. Tanto estos informes como los "Informes de labores" se conservan en la correspondencia del Despacho con la Auditoría.” Observación: En la tabla de plazos de conservación de documentos perteneciente a la Dirección de Servicio Exterior, se indica que el Despacho del Ministro custodia copias de la serie "Beneplácitos". Sin embargo, en la tabla de plazos de dicho Despacho no se encuentra anotada, por lo tanto, le solicito me indique dónde se localiza. Respuesta: "Los Beneplácitos los custodia La Dirección General de Protocolo." y no el Despacho del Ministro.” Observación: ¿Los documentos contenidos en las series de "Correspondencia" pertenecientes a los despachos del Ministro, Viceministro, Viceministro Administrativo, Auditoria Interna, Dirección de Servicio Exterior, Instituto Diplomático del Servicio Exterior, Dirección de Cooperación Exterior, Dirección General, son duplicados o diferentes para cada unidad administrativa? Respuesta: “Las series "Correspondencia" incluidas en las tablas, son diferentes para cada unidad.”

Observación: Indicar dónde se encuentra la versión final de la serie documental Plan Operativo Institucional, ya que, no se encuentra apuntada en las tablas de plazos remitidas. Respuesta: “La versión final del "Plan Operativo Institucional" se incluye en el Anteproyecto de Presupuesto que es remitido al Ministerio de Hacienda, las copias del Anteproyecto de Presupuesto que incluyen el P.O.I., quedan en el Proceso Financiero y en el Despacho del Viceministro Administrativo.”


Posterior a la lectura del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 3. Aprobar las solicitudes de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentadas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, mediante oficio CISED-002-12 de 31 de mayo de 2012, para el Fondo: Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, Subfondos: 1. Despacho Ministro, 3. Despacho Viceministro, 4. Despacho Viceministro Administrativo, 6. Asesoría Jurídica, 7. Dirección General, 9. Dirección de Servicio Exterior, 10. Instituto Diplomático del Servicio Exterior. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:

FONDO: MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO SUBFONDO: 1. Despacho Ministro5 Funciones: - Orientar las relaciones internacionales del país y servir de medio de comunicación de las otras Carteras en asuntos de orden internacional. - Representar y proteger los intereses de la República en los asuntos exteriores. - Atender las relaciones diplomáticas y consulares extranjeras; conceder el "Agreement" y el "Exequátur" según el caso, con arreglo a la costumbre diplomática y consular. - Dirigir las gestiones de las misiones diplomáticas y consultares del país, de las representaciones oficiales en Congresos, Conferencias, así como en seminarios y reuniones de organismos internacionales, prestando la debida atención a las sugerencias que le sean hechas por los otros Ministros de Estado. - Conceder audiencia a los señores representantes diplomáticos acreditados en el país para asuntos que requieran esa alta instancia. - Comunicar instrucciones especiales a los representantes del país en el exterior, para velar por la protección y seguridad de los costarricenses. - Considerar y resolver los asuntos concernientes a la demarcación y al respeto del territorio nacional y de sus fronteras. - Cuidar de las cortesías internacionales, directamente o por medio de las representaciones diplomáticas o consulares del país. - Mantener la cordialidad y buenas relaciones referentes al Culto, y facilitar lo que las leyes y reglamentos concedan para su práctica y ejercicio. - Celebrar tratados y convenios con arreglo a la Constitución y las leyes, tramitando oportunamente su aprobación legislativa y consiguiente ratificación. Denunciarlos cuando así lo recomiende el interés nacional. - Refrendar los documentos oficiales que firme el Señor Presidente de la República y que se refieran a la Cartera de Relaciones Exteriores y Culto. - Legalizar, por medio de los respectivos funcionarios, los documentos públicos expedidos en el exterior, para que surtan efecto legal en la República y viceversa. - Suscribir los acuerdos, decretos, credenciales, letras patentes, testimonios de exequátur y demás documentos de la misma índole. - Preparar y presentar al Presidente de la República los proyectos de ley, decretos, acuerdos, resoluciones, órdenes y demás actos que deban suscribir conjuntamente relativos a las cuestiones atribuidas al Ministerio. - Agotar la vía administrativa, resolviendo recursos pertinentes, salvo lo que disponga en contrario la ley. - Resolver los conflictos que surjan entre los funcionarios y oficinas del Ministerio. - Vigilar y asegurar el buen funcionamiento de todas las dependencias a su cargo e impartir la orientación general a todas ellas para que el Ministerio cumpla con sus tareas.

5 La documentación de este subfondo está sujeta a lo dispuesto en el artículo Nº 53 de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y 152 de su Reglamento. Art. 53. “La Presidencia de la República y los ministros de Estado, al terminar sus funciones, entregarán a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos de sus despachos que hayan concluido su trámite de gestión. Igualmente, entregarán las actas del Consejo de Gobierno. Dicha transferencia deberá realizarse a más tardar durante la semana anterior al traspaso de poderes. Estos documentos no permanecerán en los archivos centrales de las dependencias citadas, sino que pasarán directamente al archivo intermedio de la Dirección General del Archivo Nacional.” Art. 152. “Los documentos que entreguen la Presidencia de la República y los Ministros de Estado a la Dirección General del Archivo Nacional, ingresarán a ésta con una


N° orden

Tipo / serie documental Vigencia Administrativa –

Legal

Valor científico –cultural

1.1 Acuerdos de viaje. Copia

2 años No *

1.2 Consecutivo de oficios. Copia

12 años No *

1.3 Control de correspondencia entregada. Copia

4 años No *

1.4 Correspondencia con consulados acreditados en el país. Original y copia. Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel Cantidad: 0.3 m Fechas: 1977-2012

19 años Sí.6 Porque refleja la toma de decisiones sustantivas

del Ministerio. Elegir la más relevante a criterio

del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

1.5 Correspondencia con consulados de Costa Rica en el Exterior. Original y copia. Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel Cantidad: 0.09 m Fechas: 1975-2012

19 años Sí. Porque refleja la toma de decisiones sustantivas



1.6 Correspondencia con embajadas acreditadas en el país. Original y copia. Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel Cantidad: 0.23 m Fechas: 1975-2012




1.7 Correspondencia con embajadas de Costa Rica en el exterior. Original y copia. Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel Cantidad: 0.55 m Fechas: 1975-2012




1.8 Correspondencia con oficinas del Ministerio. Original y copia Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel Cantidad: 0.34 m Fechas: 1977-2012




lista de remisión. Posteriormente podrán sufrir el proceso de selección, de acuerdo con los criterios que establezca la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.” 6 Mediante informe de selección N° 1-94, visto en sesión de la CNSED 1-94 de 4 de febrero de 1994, fue declarada con valor científico cultural la serie “Correspondencia producida por el Despacho del Ministro”. En dicha oportunidad no se especificaron cantidades ni fechas, y se estableció el siguiente criterio: “Valor parcial. Conservar los documentos que mejor reflejan asuntos sustantivos de política exterior. Eliminar los de contenido administrativo rutinario.”


1.9 Correspondencia con organismos internacionales. Original y copia. Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel Cantidad: 0.48 m Fechas: 1974-2012




1.10 Correspondencia con instituciones de Gobierno. Original y copia. Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel Cantidad: 0.57 m Fechas: 1972-2012




1.11 Correspondencia con instituciones privadas. Original y copia. Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel Cantidad: 0.18 m Fechas: 1974-2012




1.12 Discursos. Original. Copia: ninguna. Contenido: ponencias realizadas por el Ministro en diferentes eventos. Soporte: papel Cantidad: 0.52 m Fechas: 1971-2012

19 años Sí7. Porque evidencian las ideas y participaciones del

jerarca en actividades públicas y privadas como parte del ejercicio de sus

funciones

1.13 Inventario de bienes. Copia

4 años No *

1.14 Plan de compras. Copia

2 años No *

1.15 Requisiciones. Copia

2 años No *

1.16 Solicitudes de envío por valija diplomática. Copia

2 años No *

1.17 Solicitudes de pedido. Copia

2 años No *

7 Declarado con valor científico cultural mediante informe de selección N° 1-94, visto en sesión de la CNSED 1-94 de 4 de febrero de 1994. En dicha oportunidad no se especificaron cantidades ni fechas.


SUBFONDO: 3. Despacho Viceministro Funciones: - Colaborar con el Ministro en la definición y la conducción de la Política Exterior y de las relaciones internacionales del Estado Costarricense. - Dirigir y coordinar las actividades internas y externas del Ministerio para el cabal cumplimiento de la Política Exterior establecida y de las directrices emitidas por el Ministro. - Apoyar al Ministro – y representarlo cuando proceda- en el manejo de las relaciones con las representaciones diplomáticas, consulares e internacionales acreditadas en el país. - Representar al Gobierno de Costa Rica, por delegación expresa del Ministro, en reuniones y negociaciones con representantes de gobiernos extranjeros y Organismos Internacionales, para avanzar en el análisis y la adopción de acuerdos de carácter diplomático, comercial, económico y otros, sin perjuicio de las potestades que en campos específicos corresponden a Ministerios especializados con los de Comercio Exterior, Planificación Nacional y Política Económica, Cultura y Juventud, Deportes y otros. - Supervisar en forma directa, por delegación del Ministro, la correcta aplicación y ejecución del Estatuto del Servicio Exterior de la República y su Reglamento, lo mismo que dictar cuando se requiera, las medidas necesarias para el cumplimiento de ese objetivo. En los casos en que por la particular naturaleza de situaciones específicas lo considere necesario, coordinará la aplicación de las medidas necesarias con el (la) Viceministro (a) Administrativo (a). - Delegar, avocar, sustituir o subrogar funciones dentro de los límites de la ley y los reglamentos vigentes. - Requerir ayuda del personal del ministerio para el cumplimiento de sus deberes en materia de política exterior. - Sustituir al Ministro en sus ausencias temporales; en esos casos, asistir en su lugar a las sesiones del Consejo de Gobierno y de otros entes gubernamentales. - Servir de enlace permanente, por delegación y en representación del Ministro, entre el Ministerio y la Asamblea Legislativa, así como mantener contacto con las diferentes fracciones parlamentarias con el fin de velar por la buena marcha de las iniciativas de ley de cualesquiera asuntos que interesen o puedan afectar al Ministerio; - Conocer y realizar los trámites y gestiones de aquellos asuntos y funciones que de acuerdo con su alto rango le delegue el Ministro.

N° orden


Legal


3.1 Acuerdos de viaje. Copia

2 años No *

3.2 Consecutivo de oficios. Copia 12 años No * 3.3 Control de correspondencia.

Original 4 años No *

3.4 Correspondencia con embajadas acreditadas en el país. Original y copia Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel Cantidad 0.08 m Fechas: 1986-2012

19 años Sí. Porque refleja la toma de decisiones sustantivas del Viceministerio. Elegir la más relevante para la institución y que no se

encuentre en el Despacho del Viceministro, a criterio del Encargado del Archivo

Central y el Jefe de la Oficina Productora.

3.5 Correspondencia con embajadas de Costa Rica en el exterior. Original y copia Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel Cantidad 0.02 m Fechas: 2010-2012





3.6 Correspondencia con oficinas del Ministerio. Original y copia Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel Cantidad 0.85 m Fechas: 1975-2012




3.7 Correspondencia con organismos internacionales. Original y copia Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel Cantidad 0.09 m Fechas: 1974-2012




3.8 Correspondencia con otras instituciones de gobierno. Original y copia Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel Cantidad 0.89 m Fechas: 1976-2012




3.9 Correspondencia con instituciones privadas. Original y copia Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel Cantidad 0.24 m Fechas: 1976-2012




3.10 Discursos. Original Copia: ninguna. Contenido: ponencias realizadas por el Viceministro en diferentes eventos. Soporte: papel Cantidad: 0.05 m Fechas: 2010-2012

19 años Sí8. Porque evidencian las ideas y participaciones del

jerarca en actividades públicas y privadas como parte del ejercicio de sus

funciones

3.11 Inventario de bienes. Copia 4 años No * 3.12 Invitaciones. Original y copia 4 años No * 3.13 Liquidaciones de gastos. Copia 6 años No * 3.14 Proyectos de presupuesto. Copia 2 años No * 3.15 Solicitudes de pedido. Copia 2 años No * 3.16 Solicitudes de vehículo. Copia 2 años No *



SUBFONDO: 4. Despacho Viceministro Administrativo Funciones: - Colaborar con el Ministro en el proceso de formulación, desarrollo y conducción de la política institucional en el campo administrativo. - Impartir, en representación y por delegación expresa del Ministro, las instrucciones básicas sobre las políticas ministeriales en el ámbito de su competencia. - Dirigir y supervisar las funciones asignadas a los diferentes órganos del Ministerio que operan en el ámbito administrativo, evaluar los resultados y disponer, cuando proceda, medidas correctivas. - Mantener permanentemente informado al Ministro sobre la marcha de los asuntos bajo su dirección. - Representar al Ministro, cuando éste así lo disponga, en reuniones, comisiones y cualesquiera otros órganos y actividades que guarden relación con las funciones y competencias del Ministerio. - Disponer, todo lo relacionado con nombramientos, traslados, rotaciones, ascensos y ceses de los funcionarios del Servicio Exterior, de conformidad con las instrucciones del Ministro y con las disposiciones legales aplicables. - Resolver, en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos, sobre nombramientos, traslados, ascensos y cese del personal administrativo, todo de acuerdo con las directrices emitidas por el Ministro y con apego a la normativa que regula las relaciones laborales entre el Estado y sus servidores. - Sustituir al Ministro en sus ausencias temporales cuando el jerarca lo disponga. - Establecer adecuadas prácticas de coordinación y permanente intercambio de información con el Viceministro, a fin de asegurar que los esfuerzos de ambos funcionarios y de las áreas institucionales de las que son responsables, concurran de manera armoniosa y eficiente para facilitar el eficaz cumplimiento, bajo la dirección del Ministro, de las altas funciones que la Constitución y las leyes asignan al Ministerio; - Cualesquiera otras que se deriven de la atención del área a su cargo, o que le sean asignadas por el Ministro.

N° orden


Legal


4.1 Acuerdos de viaje. Copia 2 años No * 4.2 Circulares.

Copia 5 años No *

4.3 Consecutivos de oficios. Copia

12 años No *

4.4 Control de asistencia. Original

2 años No *

4.5 Control de justificaciones. Copia

2 años No *

4.6 Control de vacaciones. Copia

2 años No *

4.7 Convenios interinstitucionales. Original y copia Contenido: convenios de cooperación firmados con la Universidad de Costa Rica, Correos de Costa Rica y la Compañía Nacional de Fuerza y Luz para la reorganización del Ministerio, el envío de correspondencia y la innovación tecnológica y eficiencia energética, proyectos, agendas, correspondencia, informes de avances. Original y copia: contraparte. Soporte: papel Cantidad: 0.03 m Fechas: 2008-2012

20 años Sí. Porque reflejan los compromisos del

Ministerio de Relaciones Exteriores y otros entes, en búsqueda de mejoras

en la prestación de servicios.

4.8 Convocatorias. Copia

1 año No *


4.9 Correspondencia con consulados acreditados en el país. Original y copia Soporte: papel Cantidad: 0.01 m Fecha: 2011


del Viceministerio Administrativo. Elegir la más relevante para la institución y que no se

encuentre en el Despacho del Ministro, a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

4.10 Correspondencia con consulados de Costa Rica en el exterior. Original y copia Soporte: papel Cantidad: 0.01 m Fecha: 2010-2011




4.11 Correspondencia con embajadas acreditadas. Original y copia Soporte: papel Cantidad: 0.01 m Fecha: 2010-2011




4.12 Correspondencia con embajadas de Costa Rica en el exterior. Original y copia Soporte: papel Cantidad: 0.01 m Fecha: 2010-2011




4.13 Correspondencia con instituciones de gobierno. Original y copia Soporte: papel Cantidad: 0.70 m Fecha: 2010-2011




4.14 Correspondencia con oficinas del Ministerio. Original y copia


del Viceministerio Administrativo. Elegir la más relevante para la


Soporte: papel Cantidad: 0.68 m Fecha: 2010-2011

institución y que no se encuentre en el Despacho del Ministro, a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

4.15 Correspondencia con organismos internacionales. Original y copia Soporte: papel Cantidad: 0.01 m Fecha: 2010-2011




4.16 Correspondencia con instituciones privadas. Original y copia Soporte: papel Cantidad: 0.20 m Fecha: 2010-2011




4.17 Evaluaciones de desempeño. Copia 2 años No * 4.18 Expedientes de antecedentes

proyecto de presupuesto. Original 2 años No *

4.19 Expedientes de compras administrativas. Copia

2 años No *

4.20 Expedientes de denuncias. Original y copia

10 años No *

4.21 Expedientes de juicios internacionales.9 Copia

10 años No *

4.22 Expedientes de proyectos. Original y copia Contenido: estudios de factibilidad, cotizaciones, planes de trabajo, controles de ejecución, facturas.

10 años No *

4.23 Expedientes de ex funcionarios. Original y copia

2 años No *

4.24 Expedientes de menaje. Original y copia

2 años No *

4.25 Expedientes de personal administrativo. Original y copia

2 años No *

4.26 Facturas. Copia 2 años No * 4.27 Inventarios de bienes. Copia 4 años No * 4.28 Permisos salida de vehículos.

Copia 2 años No *

4.29 Plan de compras. Copia

2 años No *

9 Por medio del oficio CISED-002-12 de 31 de mayo de 2012, se indicó lo siguiente: “Los expedientes de juicios internacionales, como se indica, en este despacho se conserva copia de algunos documentos, pero este tipo documental es parte de la documentación generada por la Oficina de Asesores, por lo que están custodiados en esta oficina (...) La información recibida sobre este caso fue únicamente del año indicado”.


4.30 Reclamos administrativos. Original y copia

10 años No *

4.31 Recortes de prensa.10 Copia 2 años No * 4.32 Recursos de amparo. Copia 10 años No * 4.33 Requisiciones. Copia 2 años No * 4.34 Salidas de bienes. Copia 2 años No * 4.35 Solicitudes de pedido. Copia 2 años No * 4.36 Solicitudes de publicaciones. Copia 2 años No * 4.37 Solicitudes de salones. Original 1 año No *

SUBFONDO: 6. Asesoría Jurídica Funciones: - Realizar estudios e investigaciones con relación a asuntos de Derecho administrativo, derecho público, derecho constitucional y derecho internacional. - Asesorar al Ministro, Viceministro, Dirección General y a las diferentes instancias del Ministerio en asuntos de derecho administrativo, derecho constitucional, derecho público y derecho internacional y cualquier otra consulta jurídica emanada de dichas instancias. - Atender en el ámbito de su competencia, los asuntos relativos al otorgamiento de asilo político, diplomático y apátridas, realizando los estudios y análisis respectivos para determinar la conveniencia de otorgarlos o denegarlos. - Elaborar las resoluciones de carácter legal que el Ministerio deba atender en materia administrativa y financiera. - Asesorar en la defensa jurídica de los intereses del país y de sus nacionales en el exterior. - Asesorar, revisar y formular las recomendaciones respectivas acerca de autenticaciones de firmas, de contratos y convenios. - Atender y resolver las acciones jurídicas presentadas contra el Ministerio ante las diferentes dependencias judiciales y órganos contralores del Estado. - Analizar, revisar o preparar proyectos de ley y Decretos Ejecutivos según sea requerido por los Despachos del Ministro o Viceministro. - Asesorar por solicitud del Ministro, en aquellos asuntos a tratar en conferencias, asambleas y foros a nivel nacional e internacional. - Analizar y aplicar los criterios pertinentes acerca del contenido de la Ley No. 8142 Ley de Traductores e Interpretes oficiales, publicada en la Gaceta No. 227 del 26 de noviembre del 2001 y su Reglamento, Decreto Ejecutivo Nº 30167 del 25/01/2002 - Mantener actualizada la base de datos de los traductores oficiales. - Analizar y tramitar los exhortos, comisiones al exterior, cartas rogatorias y solicitudes de extradición que remite la Secretaría General de la Corte Suprema de Justicia. - Asistir a las autoridades del Ministerio en materia migratoria en coordinación con la Dirección General de Migración y Extranjería. - Atender el litigio contra el Estado costarricense ante la Comisión Interamericana de Derechos Humanos.

N° orden


Legal


6.1 Consecutivos de oficios. Copia

7 años No *


7 años No *

6.3 Correspondencia con instituciones de gobierno. Original y copia

7 años No *

6.4 Exhortos. Copia Original: Poder Judicial Contenido: rogatorios de los juzgados, solicitudes de juzgados, notificaciones, toma de declaraciones, solicitudes de información.

15 años No *

10 Por medio del oficio CISED-002-12 de 31 de mayo de 2012, se indicó lo siguiente: “Los recortes de prensa no corresponden a un álbum como tal, es una carpeta normal en la que se guardan recortes de prensa pegados en hojas blancas.”


6.5 Expedientes de Asilo Político. Original Copia: Interesado. Contenido: solicitud de asilo, documentos de pruebas aportadas, resoluciones, apelaciones, certificaciones, suspensiones. Soporte: papel Cantidad: 2.56 m Fechas: 1977-2012

5 años para la oficina productora una vez cerrado el

expediente

5 años para el Archivo Central

Sí. Porque demuestran los casos en los cuales el Estado ha otorgado o negado este beneficio.

6.6 Expedientes litigios Comisión Interamericana de Derechos Humanos. Copia. Original: Comisión Interamericana de Derechos Humanos Contenido: solicitudes de información, peticiones de los afectados, indagatorias, documentos de respaldo (pruebas), resoluciones. Sobre fecundación in vitro, casos de paternidad, doble instancia en materia penal, laborales y derechos del niño. Soporte: papel Cantidad: 2.80 m Fechas: 1999-2012

15 años Sí. Porque permiten conocer los trámites

seguidos por el país para defender o justificar el

cumplimiento y respeto de los derechos humanos.

6.7 Expedientes Procesos Administrativos. Original y copia

10 años No *

6.8 Expediente reclamos administrativos. Copia

13 años No *

6.9 Extradiciones. Copia. Original: Poder Judicial Contenido: rogatorios de los juzgados, solicitudes de juzgados, notificaciones, tomas de declaraciones, solicitudes de información, pruebas, resoluciones, apelaciones. Soporte: papel Cantidad: 4.88 m Fechas: 1978-2012

15 años Sí. Porque evidencian los antecedentes y trámites para solicitar la salida de

una persona del país. Elegir los casos más

relevantes. A criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

6.10 Pronunciamientos. Copia

20 años No *

6.11 Recursos de amparo. Copia

15 años No *

6.12 Traducciones oficiales. Original

Permanente para la oficina productora

No *


SUBFONDO: 7. Dirección General11 Funciones: - Colaborar con el Ministro y Viceministro Administrativo en el proceso de formulación, desarrollo y conducción de la política institucional en los campos técnicos y administrativos, ejerciendo las funciones de Oficial Mayor. - Examinar, en el ámbito de competencia del Ministerio, los aspectos de naturaleza económica y administrativa y proponer programas de acción a corto, mediano y largo plazo. - Impartir, en representación y por delegación expresa del Ministro o del Viceministro Administrativo, las instrucciones básicas sobre las políticas ministeriales en el campo institucional específico, así como las presupuestarias y de control interno. - Supervisar las funciones asignadas a los diferentes órganos del Ministerio y evaluar los resultados de los cuales informará al Ministro y al Viceministro Administrativo. - Orientar, por delegación del Ministro y del Viceministro Administrativo, a los funcionarios de más alto nivel y coordinar sus acciones. - Representar a sus superiores en las reuniones o comisiones que éstos le encomienden. - Coordinar la participación del Ministro y de los Viceministros en actividades interinstitucionales de alto nivel ejecutivo o consultivo. - Informar al Ministro y Viceministro Administrativo sobre los planes, programas y políticas del Ministerio y participar en las modificaciones o rediseño que se hagan en los mismos y ejecutar las nuevas disposiciones. - Coordinar a los Asesores y Consultores del Ministerio en sus labores e investigaciones sobre asuntos especiales que les asignen el Ministro y el Viceministro Administrativo, así como en la previsión de eventos y circunstancias para la toma de decisiones de ambos superiores. - En colaboración con el Ministro y el Viceministro Administrativo llevar control y registro de los compromisos de diferente índole que el Estado asuma en su interrelación diplomática, desde un punto de vista presupuestario y notificarlos a los servicios competentes del Ministerio. - Ejecutar otras tareas derivadas del cargo y que le delegue el Ministro y el Viceministro Administrativo.

N° orden

Tipo / serie documental Vigencia Administrativa –Legal


7.1 Circulares. Copia

5 años No *

7.2 Consecutivo de oficios. Copia

12 años No *

7.3 Consultorías salud ocupacional. Copia

5 años No *

7.4 Contratos. Copia 2 años No * 7.5 Control líneas telefónicas.

Original y copia 2 años No *

7.6 Control de justificaciones. Copia 2 años No * 7.7 Control de vacaciones.

Copia 2 años No *

7.8 Correspondencia con consulados acreditados en el país. Original y copia Soporte: papel Cantidad: 0.05 m Fecha: 1986-2010

20 años Sí. Porque refleja la toma de decisiones sustantivas del

Ministerio. Elegir la más relevante para la

institución, que no se encuentre en el

Despacho del Ministro y que complemente la

información producida por el Viceministerio

Administrativo, a criterio del Encargado del

Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

11 En sesión de la CNSED N° 44-2012 de 26 de setiembre de 2012, el señor Carlos Monge Trejos Presidente del CISED del MREE, indicó que desde el año 2010 la Dirección General no se encuentra funcionando, ya que las labores a su cargo las desempeña el Viceministerio Administrativo.


7.9 Correspondencia con consulados de Costa Rica en el exterior. Original y copia Soporte: papel Cantidad: 0.01 m Fecha: 1987-2010








7.10 Correspondencia con embajadas acreditadas en el país. Original y copia Soporte: papel Cantidad: 0.01 m Fecha: 2010








7.11 Correspondencia con embajadas de Costa Rica en el exterior. Original y copia Soporte: papel Cantidad: 0.01 m Fecha: 1983-2010








7.12 Correspondencia con instituciones de gobierno. Original y copia Soporte: papel Cantidad: 0.70 m Fecha: 1984-2010









7.13 Correspondencia con oficinas del Ministerio. Original y copia Soporte: papel Cantidad: 0.68 m Fecha: 1989-2010








7.14 Correspondencia con organismos internacionales. Original y copia Soporte: papel Cantidad: 0.01 m Fecha: 1989-2010








7.15 Correspondencia con instituciones privadas. Original y copia Soporte: papel Cantidad: 0.20 m Fecha: 1989-2010








7.16 Expedientes de antecedentes proyecto de presupuesto. Original

2 años No *

7.17 Expediente de compras administrativas. Copia

2 años No *

7.18 Expediente de proyectos. Original y copia Contenido: estudios de factibilidad, cotizaciones, planes de trabajo, controles de ejecución, facturas.

10 años No *

7.19 Expedientes de ex funcionarios. Original y copia

2 años No *

7.20 Expedientes de menaje. Original y copia

2 años No *


7.21 Expedientes de personal administrativo. Original y copia

2 años No *

7.22 Facturas. Copia 2 años No * 7.23 Inventario de bienes. Copia 4 años No * 7.24 Permisos de vehículos. Copia 2 años No * 7.25 Requisiciones. Copia 2 años No * 7.26 Salidas de bienes. Copia 2 años No * 7.27 Solicitudes de pedido. Copia 2 años No * 7.28 Solicitudes de publicación. Copia 2 años No * 7.29 Solicitudes de salones. Original 1 año No *

SUBFONDO: 9. Dirección de Servicio Exterior Funciones: - Velar conjuntamente con el Ministro y Viceministro por la ejecución de las políticas de gestión del Servicio Exterior. - Apoyar al Servicio Exterior mediante la ejecución de trámites que faciliten la labor de las misiones diplomáticas. - Evaluar las funciones de las misiones diplomáticas y consulares en cumplimiento con los objetivos de desarrollo del país. - Remitir las directrices de la Dirección Superior al Servicio Exterior. - Notificar a los funcionarios en el Exterior de cualquier cambio en su situación laboral, ya sean traslados, rotaciones o despido y velar por la ejecución administrativa de éstos. - Velar por la tramitación de los pagos correspondientes a los funcionarios del servicio exterior, correspondiente al concepto de sueldos y prestaciones legales. - Preparar los anteproyectos de presupuestos así como las propuestas de modificaciones salariales de los funcionarios costarricenses en el exterior según los niveles y costos de vida de los países en que estén acreditados. - Velar por el cumplimiento administrativo de las directrices del Ministro, con el fin de aplicar los movimientos de aumentos y disminuciones de las partidas presupuestarias que atienden los gastos del servicio exterior. - Autorizar las licencias y permisos que confieren la ley y los reglamentos a los funcionarios del servicio exterior cuando así corresponda. - Planificar las necesidades de personal en el Servicio Diplomático y en el Servicio interno y comunicarlas al superior. - Evaluar anualmente el desempeño del os funcionarios de la carrera diplomática del servicio exterior. - Prepara los roles de rotación del personal de carrera diplomática que corresponden cada año y comunicarlos al superior. - Mantener el escalafón de los funcionarios de la carrera del servicio exterior en coordinación con el secretario de la comisión calificadora. - Dirigir los estudios de factibilidad de apertura de oficinas consulares y diplomáticas.

N° orden


Legal


9.1 Acuerdos. Copia 5 años No * 9.2 Beneplácitos. Copia 5 años No * 9.3 Circulares. Copia 3 años No * 9.4 Consecutivos de oficios. Copia 3 años No * 9.5 Control de correspondencia. Original 2 años No * 9.6 Correspondencia con embajadas

acreditadas en el país. Original y copia

7 años No *

9.7 Correspondencia con embajadas de Costa Rica en el exterior. Original y copia Contenido: comunicaciones sobre trámites bancarios, copias de contratos de alquiler edificios, solicitudes de información, copias de poderes especiales, comunicados de

7 años Sí12. Porque refleja las relaciones diplomáticas de Costa Rica en el mundo. Elegir la más relevante y

que no se encuentre en los despachos del Ministro y

Viceministros.

12 Mediante informe de selección N° 1-94, visto en sesión de la CNSED 1-94 de 4 de febrero de 1994, fue declarada con valor científico cultural la serie “Correspondencia del Departamento de Servicio Exterior”. En dicha oportunidad no se especificaron cantidades ni fechas. Se estableció el siguiente criterio: “Se considera que los de embajadas son de sumo interés para reconstruir el acontecer mundial.”


aprobación de vacaciones, copias de trámites de cancelación de menaje. Soporte: papel Cantidad: 3.20 m Fechas: 1971-2012

A criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de

la Oficina Productora.


5 años No *


10 años No *

9.10 Correspondencia con organismos internacionales. Original y copia

5 años No *

9.12 Expedientes de funcionarios del servicio exterior. Original Contenido: solicitudes de vacaciones, justificaciones, permisos y evaluaciones de personal, acuerdos de nombramiento, acuerdos de traslados, cese de funciones, certificaciones, resoluciones. Soporte: papel Cantidad: 10. 42 m Fechas: 1970-2012

50 años Sí. Conservar el 100% de los expedientes

pertenecientes a cónsules y embajadores. Elegir una

muestra máxima del 5 % de expedientes, del resto de

los funcionarios que se han destacado por su influencia

en el desarrollo institucional.

9.13 Inventarios. Copia 2 años No * 9.14 Proyectos de presupuesto. Copia 2 años No * 9.15 Requisiciones. Copia 2 años No * 9.16 Solicitudes de pedido. Copia 2 años No * 9.17 Solicitudes de publicación. Copia 2 años No * 9.18 Solicitudes de vehículo. Copia 2 años No *

SUBFONDO: 10. Instituto Diplomático del Servicio Exterior “Manuel María Peralta” Funciones: - Realizar estudios y mantener información sobre las necesidades de formación académica y capacitación del personal diplomático, tanto en el Servicio Interno como en el Servicio Diplomático y Consular costarricense estableciendo las condiciones y el contenido académico para el desarrollo de cursos de formación y capacitación que le permita al Ministerio contar con el personal idóneo. - Convocar de manera pública a los interesados en realizar el examen de admisión para tener derecho al ingreso en la Maestría en Diplomacia. - Establecer los requisitos necesarios de los exámenes de admisión para ingreso a la Maestría en Diplomacia y ejecutar el proyecto educativo, vigilarlo, administrarlo conjuntamente con las autoridades del Sistema de Estudios de Postgrado de la Universidad de Costa Rica. - Formular y actualizar los planes de estudio de los cursos en las áreas diplomática y consular, y en todos aquellos que sean necesarios para los diplomáticos que participan en los programas del Instituto del Servicio Exterior Manuel María de Peralta. - Colaborar con la Comisión Calificadora del Servicio Exterior en la organización de los concursos de oposición para el ingreso al Servicio Exterior. - Participar en la coordinación y ejecución de los procesos de desarrollo educativo, vínculos de cooperación, investigación y biblioteca del Instituto, a través de la elaboración, implementación y ejecución de proyectos y programas para la formación y capacitación de profesionales nacionales y extranjeros en materia diplomática. - Participar en el subproceso de formación diplomática mediante la elaboración de requisitos de admisión, formularios, pruebas, reglamentos u otros para el desarrollo del programa de maestría. - Colaborar y participar en el subproceso de capacitación continua en el país y a distancia basado en los requerimientos de los funcionarios de sede del Servicio Exterior, cancillerías centroamericanas y o capacitar a los funcionarios del Servicio Exterior mediante charlas, conferencias, cursos, talleres y otros con el fin de mantener actualizado a dichos servidores.


- Programar e impartir charlas, seminarios, así como preparar exposiciones a estudiantes y grupos organizados para resaltar los valores cívicos del país. - Organizar conferencias nacionales e internacionales en materia de política internacional y sobre temas diplomáticos. - Realizar las gestiones necesarias para la celebración de convenios de cooperación con academias diplomáticas y universidades para el intercambio de conocimientos. - Brindar asesoramiento en materia de formación diplomática a solicitud de los interesados, para colaborar con otras entidades públicas o privadas. - Colaborar y apoyar los programas de biblioteca mediante la búsqueda de cooperación, donaciones de libros, revistas especializadas u otros para que esta pueda brindar un apoyo real y efectivo a las labores que se realizan tanto en el Instituto como en el Ministerio.

N° orden


Legal


10.1 Acuerdos de viaje. Copia 2 años No * 10.2 Circulares. Copia 3 años No * 10.3 Consecutivos de oficios. Copia 20 años No * 10.4 Control de correspondencia.

Original 2 años No *

10.5 Convenios. Copia 5 años No * 10.6 Correspondencia con oficinas del

Ministerio. Original y copia 10 años No *

10.7 Correspondencia con embajadas. Original y copia

15 años No *


15 años No *

10.9 Expediente antecedentes proyecto presupuesto. Copia

2 años No *

10.10

Expedientes de capacitación.13 Original y copia Original y copia: ninguna Contenido: invitaciones, programas y control de asistencia a curso de capacitación impartidos, constancias y certificaciones de participación y duración de cursos, resultados de exámenes y comunicados finales Soporte: papel Cantidad: 0.18 m Fechas: 1993-2012

15 años Sí. Porque evidencian las actividades y programas de

profesionalización y capacitación del servicio

diplomático costarricense.

10.11 Expedientes de conferencias. Original y copia

3 años No *

10.12 Inventario de bienes. Copia 2 años No * 10.13 Recursos de amparo. 2 años No * 10.14 Recortes de prensa. Original 5 años No * 10.15 Solicitudes de boletos aéreos.

Copia 3 años No *

10.16 Solicitudes de efectivo. Copia 2 años No * 10.17 Solicitudes de envío por valija

diplomática. Copia 2 años No *

13 Por medio de memorando ISE-009-2012, el señor Jorge Francisco Sáenz Carbonell, Embajador, Director del Instituto Diplomático Manual María Peralta, indicó que en la serie “Expedientes de capacitación”, se reflejan las siguientes funciones: - Formular y actualizar los planes de estudio de los cursos en las áreas diplomática y consular, y en todos aquellos que sean necesarios para los diplomáticos que participan en los programas del Instituto del Servicio Exterior Manuel María de Peralta. - Participar en la coordinación y ejecución de los procesos de desarrollo educativo, vínculos de cooperación, investigación y biblioteca del Instituto, a través de la elaboración, implementación y ejecución de proyectos y programas para la formación y capacitación de profesionales nacionales y extranjeros en materia diplomática. - Colaborar en la planificación de los programas de capacitación estratégica del personal del Servicio Exterior, mediante el estudio de la realidad mundial y las necesidades de capacitación que se deriven de esta.


10.18 Solicitudes de pedido. Copia

2 años No *

10.19 Solicitudes de publicación. Copia

2 años No *

10.20 Solicitudes de vehículos. Copia

2 años No *

No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal. Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración fueron declaradas con valor científico cultural las siguientes:

FONDO: MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO Subfondo: 1. Despacho del Ministro

N° de orden Serie o Tipo documental Cantidad


1.4 Correspondencia con consulados acreditados en el país. Original y copia Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel

0.3 m 1977-2012

Sí.14 Porque refleja la toma de decisiones sustantivas del Ministerio. Elegir la más relevante a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

1.5 Correspondencia con consulados de Costa Rica en el Exterior. Original y copia Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel

0.09 m 1975-2012

Sí. Porque refleja la toma de decisiones sustantivas del Ministerio. Elegir la más relevante a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

1.6 Correspondencia con embajadas acreditadas en el país. Original y copia Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel

0.23 m 1975-2012


1.7 Correspondencia con embajadas de Costa Rica en el exterior. Original y copia Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel

0.55 m 1975-2012


1.8 Correspondencia con oficinas del Ministerio. Original y copia. Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel

0.34 m 1977-2012


1.9 Correspondencia con organismos internacionales. Original y copia. Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel

0.48 m 1974-2012


14 Mediante informe de selección N° 1-94, visto en sesión de la CNSED 1-94 de 4 de febrero de 1994, fue declarada con valor científico cultural la serie “Correspondencia producida por el Despacho del Ministro”. En dicha oportunidad no se especificaron cantidades ni fechas, y se estableció el siguiente criterio: “Valor parcial. Conservar los documentos que mejor reflejan asuntos sustantivos de política exterior. Eliminar los de contenido administrativo rutinario.”


1.10 Correspondencia con instituciones de Gobierno. Original y copia. Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel

0.57 m 1972-2012


1.11 Correspondencia con instituciones privadas. Original y copia. Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel

0.18 m 1974-2012


1.12 Discursos. Original. Copia: ninguna. Contenido: ponencias realizadas por el Ministro en diferentes eventos. Soporte: papel

0.52 m 1971-2012

Sí15. Porque evidencian las ideas y participaciones del jerarca en actividades públicas y privadas como parte del ejercicio de sus funciones

Subfondo: 3. Despacho Viceministro

N° de orden Serie o Tipo documental Cantidad


3.4 Correspondencia con embajadas acreditadas en el país. Original y copia Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel

0.08 m 1986-2012

Sí. Porque refleja la toma de decisiones sustantivas del Viceministerio. Elegir la más relevante para la institución y que no se encuentre en el Despacho del Viceministro, a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

3.5 Correspondencia con embajadas de Costa Rica en el exterior. Original y copia Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel

0.02 m 2010-2012


3.6 Correspondencia con oficinas del Ministerio. Original y copia Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel

0.85 m 1975-2012


3.7 Correspondencia con organismos internacionales. Original y copia Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel

0.09 m 1974-2012




3.8 Correspondencia con otras instituciones de gobierno. Original y copia Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel

0.89 m 1976-2012


3.9 Correspondencia con instituciones privadas. Original y copia Original y copia: Destinatarios y remitentes. Soporte: papel

0.24 m 1976-2012


3.10 Discursos. Original. Copia: ninguna. Contenido: ponencias realizadas por el Viceministro en diferentes eventos. Soporte: papel

0.05 m 2010-2012

Sí16. Porque evidencian las ideas y participaciones del jerarca en actividades públicas y privadas como parte del ejercicio de sus funciones

Subfondo: 4. Despacho Viceministro Administrativo N° de orden Serie o Tipo documental Cantidad


4.7 Convenios interinstitucionales. Original y copia Contenido: convenios de cooperación firmados con la Universidad de Costa Rica, Correos de Costa Rica y la Compañía Nacional de Fuerza y Luz para la reorganización del Ministerio, el envío de correspondencia y la innovación tecnológica y eficiencia energética, proyectos, agendas, correspondencia, informes de avances. Original y copia: contraparte. Soporte: papel

0.03 m 2008-2012

Sí. Porque reflejan los compromisos del Ministerio de Relaciones Exteriores y otros entes, en búsqueda de mejoras en la prestación de servicios.

4.9 Correspondencia con consulados acreditados en el país. Original y copia Soporte: papel

0.01 m 2011

Sí. Porque refleja la toma de decisiones sustantivas del Viceministerio Administrativo. Elegir la más relevante para la institución y que no se encuentre en el Despacho del Ministro, a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

4.10 Correspondencia con consulados de Costa Rica en el exterior. Original y copia Soporte: papel

0.01 m 2010-2011




4.11 Correspondencia con embajadas acreditadas. Original y copia Soporte: papel

0.01 m 2010-2011


4.12 Correspondencia con embajadas de Costa Rica en el exterior. Original y copia Soporte: papel

0.01 m 2010-2011


4.13 Correspondencia con instituciones de gobierno. Original y copia Soporte: papel

0.70 m 2010-2011


4.14 Correspondencia con oficinas del Ministerio. Original y copia Soporte: papel

0.68 m 2010-2011


4.15 Correspondencia con organismos internacionales. Original y copia Soporte: papel

0.01 m 2010-2011


4.16 Correspondencia con instituciones privadas. Original y copia Soporte: papel

0.20 m 2010-2011



Subfondo: 6. Asesoría Jurídica N° de orden Serie o Tipo documental Cantidad


6.5 Expedientes de Asilo Político. Original Copia: Interesado. Contenido: solicitud de asilo, documentos de pruebas aportadas, resoluciones, apelaciones, certificaciones, suspensiones. Soporte: papel

2.56 m 1977-2012

Sí. Porque demuestran los casos en los cuales el Estado ha otorgado o negado este beneficio.

6.6 Expedientes litigios Comisión Interamericana de Derechos Humanos. Copia. Original: Comisión Interamericana de Derechos Humanos Contenido: solicitudes de información, peticiones de los afectados, indagatorias, documentos de respaldo (pruebas), resoluciones. Sobre fecundación in vitro, casos de paternidad, doble instancia en materia penal, laborales y derechos del niño. Soporte: papel

2.80 m 1999-2012

Sí. Porque permiten conocer los trámites seguidos por el país para defender o justificar el cumplimiento y respeto de los derechos humanos.

6.9 Extradiciones. Copia. Original: Poder Judicial Contenido: rogatorios de los juzgados, solicitudes de juzgados, notificaciones, tomas de declaraciones, solicitudes de información, pruebas, resoluciones, apelaciones. Soporte: papel

4.88 m 1978-2012

Sí. Porque evidencian los antecedentes y trámites para solicitar la salida de una persona del país. Elegir los casos más relevantes. A criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

Subfondo: 7. Dirección General N° de orden Serie o Tipo documental Cantidad


7.8 Correspondencia con consulados acreditados en el país. Original y copia Soporte: papel

0.05 m 1986-2010

Sí. Porque refleja la toma de decisiones sustantivas del Ministerio. Elegir la más relevante para la institución, que no se encuentre en el Despacho del Ministro y que complemente la información producida por el Viceministerio Administrativo, a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

7.9 Correspondencia con consulados de Costa Rica en el exterior. Original y copia Soporte: papel

0.01 m 1987-2010



7.10 Correspondencia con embajadas acreditadas en el país. Original y copia Soporte: papel

0.01 m 2010


7.11 Correspondencia con embajadas de Costa Rica en el exterior. Original y copia Soporte: papel

0.01 m 1983-2010


7.12 Correspondencia con instituciones de gobierno. Original y copia Soporte: papel

0.70 m 1984-2010


7.13 Correspondencia con oficinas del Ministerio. Original y copia Soporte: papel

0.68 m 1989-2010


7.14 Correspondencia con organismos internacionales. Original y copia Soporte: papel

0.01 m 1989-2010



7.15 Correspondencia con instituciones privadas. Original y copia Soporte: papel

0.20 m 1989-2010


Subfondo: 9. Dirección de Servicio Exterior N° de orden Serie o Tipo documental Cantidad


9.7 Correspondencia con embajadas de Costa Rica en el exterior. Original y copia Contenido: comunicaciones sobre trámites bancarios, copias de contratos de alquiler edificios, solicitudes de información, copias de poderes especiales, comunicados de aprobación de vacaciones, copias de trámites de cancelación de menaje. Soporte: papel

3.20 m 1971-2012

Sí17. Porque refleja las relaciones diplomáticas de Costa Rica en el mundo. Elegir la más relevante y que no se encuentre en los despachos del Ministro y Viceministros. A criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

9.12 Expedientes de funcionarios del servicio exterior. Original Contenido: solicitudes de vacaciones, justificaciones, permisos y evaluaciones de personal, acuerdos de nombramiento, acuerdos de traslados, cese de funciones, certificaciones, resoluciones. Soporte: papel

10. 42 m 1970-2012

Sí. Conservar el 100% de los expedientes pertenecientes a cónsules y embajadores. Elegir una muestra máxima del 5 % de expedientes, del resto de los funcionarios que se han destacado por su influencia en el desarrollo institucional.

Subfondo: 10. Instituto Diplomático del Servicio Exterior “Manuel María Peralta” N° de orden Serie o Tipo documental Cantidad


10.10 Expedientes de capacitación.18 Original y copia Original y copia: ninguna Contenido: invitaciones, programas y control de asistencia a curso de capacitación impartidos, constancias y certificaciones de participación y duración de cursos, resultados de exámenes y comunicados finales Soporte: papel

0.18 m 1993-2012

Sí. Porque evidencian las actividades y programas de profesionalización y capacitación del servicio diplomático costarricense.

17 Mediante informe de selección N° 1-94, visto en sesión de la CNSED 1-94 de 4 de febrero de 1994, fue declarada con valor científico cultural la serie “Correspondencia del Departamento de Servicio Exterior”. En dicha oportunidad no se especificaron cantidades ni fechas. Se estableció el siguiente criterio: “Se considera que los de embajadas son de sumo interés para reconstruir el acontecer mundial.” 18 Por medio de memorando ISE-009-2012, el señor Jorge Francisco Sáenz Carbonell, Embajador, Director del Instituto Diplomático Manual María Peralta, indicó que en la serie “Expedientes de capacitación”, se reflejan las siguientes funciones: - Formular y actualizar los planes de estudio de los cursos en las áreas diplomática y consular, y en todos aquellos que sean necesarios para los diplomáticos que participan en los programas del Instituto del Servicio Exterior Manuel María de Peralta. - Participar en la coordinación y ejecución de los procesos de desarrollo educativo, vínculos de cooperación, investigación y biblioteca del Instituto, a través de la elaboración, implementación y ejecución de proyectos y programas para la formación y capacitación de profesionales nacionales y extranjeros en materia diplomática. - Colaborar en la planificación de los programas de capacitación estratégica del personal del Servicio Exterior, mediante el estudio de la realidad mundial y las necesidades de capacitación que se deriven de esta.


Comunicar al señor Carlos E. Monge Trejos, Encargado del Archivo Central y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. Enviar copia de este acuerdo al Despacho del Ministro; al Despacho del Viceministro; Despacho del Viceministro Administrativo; a la Dirección General; a la Asesoría Jurídica; a la Dirección de Servicio Exterior y al Instituto Diplomático del Servicio Exterior “Manuel María Peralta” y a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos de la Dirección General del Archivo Nacional. ACUERDO 4. Dejar pendiente de aprobación las solicitudes de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentadas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, mediante oficio CISED-002-12 de 31 de mayo de 2012, para el Fondo: Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, Subfondos: 2. Auditoría Interna, 5. Unidad de Planificación, 8. Dirección de Cooperación Internacional; hasta tanto subsanen algunas dudas relativas a series documentales de dichos subfondos. Comunicar al señor Carlos E. Monge Trejos, Encargado del Archivo Central y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. Enviar copia de este acuerdo a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, para su seguimiento. Por limitante con el tiempo, el análisis de la correspondencia se traslada para una próxima sesión de esta Comisión. A las 11:00 horas se levanta la sesión. José Bernal Rivas Fernández Virginia Chacón Arias Presidente Directora Ejecutiva

No firma por no haber estado presente

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Acta Sesión 44-2012 - Archivo Nacional de Costa Rica · Acta CNSED 44-2012 1 Acta No. 44-2012 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección