ACTAS DE CONTRATOS

Las actas del proceso de contratación son documentos que permiten activar estados a los contratos, cancelar procesos contractuales, permiten liberar recursos o suspender contratos temporalmente. Cada una de estos tipos de actas al aprobarlas modifican el estado del contrato, ninguna de estas actas después de aprobadas permiten anulación lo que significa que una vez aprobada no se puede regresar el estado del contrato, con excepción del acta de suspensión temporal porque existe un acta de activación del contrato.

Vamos a explicar cómo realizar cada una de las actas de contrato y que implicaciones tienen en el proceso contractual:

ACTAS DE INICIO

Todos los contratos independientemente de la cuantía, objeto o tipo tiene una fecha de iniciación así formalmente no se elabore un acta de inicio, para el sistema es obligatorio realizar un acta de inicio para todos los contratos con el fin de definir una fecha final y para que el sistema coloque y controle una fecha de finalización dependiendo de la duración del contrato.

Las actas de inicio definen el estado de ejecución en los contratos, es decir todos los contratos que se encuentren en estado de ejecución es porque ya tienen acta de inicio definida. Esta acta de inicio es obligatoria para comenzar a ejecutar el contrato, el acta de inicio solo puede ser realizada para contratos perfeccionados es decir con registro presupuestal de compromiso aprobado o para contratos legalizados es decir con pólizas aprobadas, ya que no todos los contratos requieren pólizas pueden pasar de estado perfeccionado a ejecución. Así las cosas un contrato puede tener los siguientes estados: estado anterior, estado posterior, acta de contrato, perfeccionado ejecución, acta de iniciación, legalizado ejecución, acta de iniciación.

Ejemplo de Acta de Inicio

ACTAS DE EJECUCION

Las actas de ejecución representan los cumplidos, recibí a satisfacción, actas de recibo de obra o cualquier documento que genera la entidad para autorizar un pago a un contratista o proveedor. Para hacer las actas de ejecución se requiere que el contrato esté en ejecución (con acta de inicio aprobada).

ACTAS DE LIQUIDACIÓN

El acta de iniciación es un documento a través del cual se deja constancia de una reunión que se realiza entre el interventor y el contratista.

Ley 80 de 1993…” Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación de común acuerdo por las partes contratantes, procedimiento que se efectuará dentro del término fijado en el pliego de condiciones o términos de referencia o, en su defecto a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.

También en esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.

En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato…”

Ejemplo de Acta de Liquidación

ACTAS DE SUSPENSION Las actas del proceso de contratación son documentos que permiten activar estados a los contratos, cancelar procesos contractuales, permiten liberar recursos o suspender contratos temporalmente. Cada una de estos tipos de actas al aprobarlas modifican el estado del contrato, ninguna de estas actas después de aprobadas permiten anulación lo que significa que una vez aprobada no se puede regresar el estado del contrato, con excepción del acta de suspensión temporal porque existe un acta de activación del contrato

La decisión de suspender un contrato se realiza bajo ciertas circunstancias, normalmente por fuerza mayor o caso fortuito, la ejecución de un contrato debe suspenderse por un determinado tiempo, situación ésta que debe registrarse en acta y someterse a aprobación del ordenador del gasto y del respectivo comité de contratación, con el debido tiempo de anticipación con la finalidad de motivar el auto de suspensión de términos.

PRECAUCIONES QUE DEBEMOS TENER EN CUENTA PARA REALIZAR EL ACTA DE SUSPENSIÓN EN UNA OBRA

1. Tener muy claro las consideraciones por las cuales se suspenderá la ejecución de la obra: motivos externos a la obra, obras extras que dependan de ellas varias actividades, permisos y licencias sin tramitar, desacuerdos entre las partes

2. Realizar un análisis de afectación de riesgos financieros debido a la posible suspensión de la obra, por ejemplo el riesgo de que exista un posible desequilibrio económico.

3. Consignar en el acta la fecha de inicio de suspensión y las firmas de los que intervinieron en ella, asimismo estimar el tiempo de suspensión de la obra y determinar con qué frecuencia se realizaran reuniones a manera de seguimiento a la suspensión de esta.

Ejemplo de Acta de Suspensión

ACTA DE TERMINACION

Todos los contratos independientemente del tipo, cuantía y objeto deben terminarse. Se entiende terminado cuándo el objeto del contrato se cumple a satisfacción y se ha efectuado el ó los pagos en su totalidad aunque pueden darse terminaciones anticipadas. Igualmente lo contratos que requieren de acta de liquidación se deben terminar primero.

OJO: para poder reducir saldos a los registros presupuestales de contratos se debe hacer la terminación del contrato donde se especifica el valor que no se va a ejecutar del contrato.

Los contratos que pueden terminarse únicamente son los que en el sistema se encuentran en la columna de estado EJECUCIÓN y además tener en cuenta que la cantidad de la columna Valor Compromiso, Valor Obligación y Valor Pagos coincidan en su total.

ACTA DE TERMINACIÓN DE CONTRATO

CONTRATO No. (47-2007) OBJETO: () CONTRATISTA: (Diego Alexander Saldarriaga Valencia) FECHA DEL CONTRATO: (01 de junio de 2007) PLAZO INICIAL: (31 de diciembre de 2007) Con el fin de proceder a la terminación y liquidación del contrato No. xxx-2006, suscrito el día (en letras) (en numero) de (mes) de (año), se reunieron en las instalaciones de ENVIASEO E.S.P., los suscritos, doctora LUCRECIA LONDOÑO BUILES, identificada con la cédula de ciudadanía No. 42’ 887.423 expedida en Envigado, quien actúa como Gerente y representante legal de ENVIASEO E.S.P., y el señor (a) DIEGO ALEXANDER SALDARRIAGA VALENCIA mayor de edad, identificado con la Cédula de Ciudadanía N°. 8434999, obrando en nombre y representación de la sociedad xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx (en este espacio se debe colocar los datos de constitución de la empresa ej: Constituida en sociedad limitada, mediante Escritura Pública N°. 3543 de Diciembre 23 de 1996, otorgada en la Notaría Séptima de Medellín, inscrita en la Cámara de Comercio de Medellín el día 3 de febrero de 1997, en el libro 13, folio 13 N°. 85 y distinguida con el NIT. 890-936-772-4) Para ello se procede entonces a su liquidación de la siguiente manera: Valor total del contrato inicial: $ Valor total ejecutado del contrato: $ Valor total cancelado $ Valor sin ejecutar: $ Valor reembolsado por el contratista $ Valor por pagar a la fecha de terminación: $ El representante legal de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, deja constancia que la sumas relacionadas corresponden a la realidad, por lo cual, ENVIASEO E.S.P. se encuentra a paz y salvo con su sociedad por todo concepto. De las sumas recibidas por el contratista se efectuaron las retenciones de Ley. La prestación del servicio de la contratista, fue prestada a satisfacción a la empresa ENVIASEO E.S.P. Para constancia y de común acuerdo entre las partes, se firma el presente documento a los LUCRECIA LONDOÑO BUILES Gerente Enviaseo E.S.P. XXXXXXXXXXXXXXXXXXX Contratista

FINANZAS

Las finanzas significan un proceso que implica el manejo eficiente de los recursos de una empresa, y el conocimiento y la administración de las relaciones entre el mercado de capitales y la empresa.

Las finanzas constituyen un equilibrio entre liquidez, riesgo y rentabilidad. Las finanzas corporativas, el tema central de este libro, analizan el proceso que relaciona el mercado de capitales con las empresas. Liquidez es la capacidad de pago a corto plazo; el riesgo, la posibilidad de perder; la rentabilidad, la capacidad de generar beneficios.

Para muchos, el fin de las finanzas se resume en ganar dinero. Sin embargo, nadie invertiría en un proyecto rentable que fuera excesivamente riesgoso o que no permitiera pagar las obligaciones de corto plazo.

TIPOS DE FINANZAS

Finanzas Públicas: Constituyen la actividad económica del sector público, con su particular y característica estructura que convive con la economía de mercado, de la cual obtiene los recursos y a la cual le presta un marco de acción. Comprende los bienes, rentas y deudas que forman el activo y el pasivo de la Nación y todos los demás bienes y rentas cuya administración corresponde al Poder Nacional a través de las distintas instituciones creadas por el estado para tal fin. El estado para poder realizar sus funciones y afrontar sus necesidades públicas, debe contar con recursos, y los mismos se obtienen a través de los diferentes procedimientos legalmente estatuidos y preceptuados en principios legales constitucionales. Las finanzas públicas establece; estudia las necesidades; crea los recursos; Ingresos; Gastos, El estado hace uso de los recursos necesarios provenientes de su gestión política para desarrollar actividades financieras a través de la explotación y distribución de las riquezas para satisfacer las necesidades públicas (individuales y colectivas). Crear la plataforma adecuada en cuanto a educación, salud, social, para el desarrollo de nuevas fuentes de trabajo crear tecnología propia, en el marco de un sistema pluralista y flexible de toma de decisiones, que articule distintos mecanismos de conformación de la voluntad colectiva. Garantizar un mayor control social sobre su gestión, mejorar los medios e instrumentos que hoy existen de representación política y social y establecer otras vías de participación complementarias a las de representación política, que fortalezcan , descentralicen su poder y transfieran responsabilidades y recursos a las comunidades estatales y locales y, finalmente, mejorar sus estructuras políticas. Desarrollar estrategias de acción concurrente y propulsar estas acciones tendentes a la protección, al desarrollo de la seguridad ciudadana, la salud, la educación, la cultura, el deporte, el trabajo , y en fin, el bienestar social, para que la economía del país pueda desarrollarse y conducirla hacia un futuro próspero. La política fiscal como instrumento de estabilización y ajuste; Políticas heterodoxas y ortodoxas (tradicionales y no tradicionales) de las finanzas públicas. Las Finanzas Privadas: Están relacionadas con las funciones de las empresas privadas y aquellas empresas del estado que funcionan bajo la teoría de la óptima productividad para la maximización de las ganancias.