ACTO DE GERENCIA Nº 159

“POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL INSTRUCTIVO PARA ELMANEJO DE ALMACEN DE LA EMPRESA DE ENERGIA ELECTRICA DEL

DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE ENERGUAVIARE S.A E.S.P.”

EL GERENTE DE ENERGUAVIARE SA ESP EN USO DE SUS FACULTADESLEGALES, Y...

CONSIDERANDO

A. Que toda empresa bajo la responsabilidad de sus directivos debe implementar ydefinir políticas que sirvan como guías de acción y procedimientos para laejecución de los procesos.

B. Que es deber de la administración de la empresa de energía eléctricaENERGUAVIARE S.A E.S.P. diseñar y aplicar según la naturaleza de susfunciones, métodos y procedimientos de control interno.

C. Que se hace necesario adoptar en la empresa un manual instructivo para ladependencia de Almacén, que le permita a los trabajadores desarrollar en formaclara, legal y eficiente los procesos propios del área.

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar el manual instructivo para el manejo de Almacénde ENERGUAVIARE S.A. E.S.P, que se anexa al presente acto de gerencia.

ARTICULO SEGUNDO: El presente acto de gerencia rige a partir de la fecha desu expedición.

COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dada en San José del Guaviare, a los 20 días del mes de septiembre de 2011

EDGAR IGNACIO DÍAZ BERNALGerente

MANUALINSTRUCTIVO

PARA ELMANEJO DEALMACEN

LUCELLY PÉREZ BEDOYA

ALMACENISTA

2011

TABLA DE CONTENIDO

PAG.CAPITULO I 7GENERALIDADES 71. OBJETIVO GENERAL 7

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 7

CAPITULO II 8ALMACÉN 81. DEFINICIÓN 8

2. ALMACENAMIENTO 8

2.1 ORGANIZACIÓN INTERNA 8

2.2 ACONDICIONAMIENTO DE LOS BIENES EN EL ALMACÉN 8

3. ALMACENISTA 8

3.1 FUNCIONES 8

3.2 RESPONSABILIDADES 9

CAPITULO III 11MANEJO DE LOS BIENES 111. DEFINICIÓN 11

2. FINALIDAD DE LOS BIENES 11

3. RECURSOS 11

4. CLASIFICACIÓN 11

5. GENERALIDADES 12

6. PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 12

CAPITULO IV 15MOVIMIENTO DE ALMACEN 151. ENTRADAS AL ALMACÉN 15

1.1 EL COMPROBANTE DE INGRESO DEBE SER ELABORADO POR 15EL ALMACENISTA EN ORIGINAL Y UNA COPIA

1.2 PROCEDIMIENTOS Y REQUISITOS PARA LA ENTRADA DE BIENES 15DE ACUERDO A SU ORIGEN.

1.2.1 ADQUISICIONES 16

1.2.1.1 PROCEDIMIENTOS GENERALES DE ENTRADA POR 16ADQUISICIONES

1.2.2 DONACIONES 17

1.2.3 TRASLADOS 18

1.2.4 REINTEGROS 19

1.2.5 RECUPERACION 19

1.2.6 REPOSICION 20

1.2.7 SOBRANTES 21

1.2.8 APROVECHAMIENTO DE PARTES POR DESMANTELAMIENTO 21DE EQUIPOS

1.2.9 COMPENSACIONES 22

1.2.10 DEPOSITO DE BIENES 22

1.2.11 POR BIENES EN CONSIGNACION O EN PRESTAMO 23

1.2.12 BIENES RECIBIDOS EN COMODATO 23

2. SALIDA DE BIENES DEL ALMACEN 24

2.1 PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA LA SALIDA DE BIENES 24

2.1.1 SALIDAS DE BIENES MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE 25

OFICINA

2.1.2 DOTACION Y SUMINISTRO A TRABAJADORES 26

2.1.3 SALIDA DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES 27

2.1.4 SUMINISTROS DE LLANTAS Y NEUMATICOS 28

2.1.5 SALIDA DE REPUESTOS Y ENTRADA DE VEHICULOS A 28MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN

2.1.6 SALIDAD DE TROFEOS Y PREMIOS 28

2.1.7. SALIDA DE BIENES EN PRESTAMO 29

2.1.8. SALIDA POR TRASLADOS 30

2.1.9 SALIDAS EN COMODATO 31

CAPITULO V 32INVENTARIOS 321. INVENTARIOS 32

2. REGISTROS 32

2.1. REGISTRO PARA PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO, CARGOS 32DIFERIDOS, GASTOS DE ADMINISTRACIÓN GENERALES

2.1.1 TERRENOS, EDIFICACIONES 32

2.1.2 OTROS BIENES, CARGOS DIFERIDOS Y GASTOS DE 33ADMINISTRACIÓN GENERALES

3. SISTEMA DE INVENTARIOS 34

3.1INVENTARIOS PERMANETES O DE EXISTENCIAS 34

3.2 VALORIZACIÓN DE LOS INVENTARIOS DE ENERGUAVIARE S.A 35

4. INVENTARIO PARA ENTREGA DE ALMACÉN 35

4.1 REQUISITOS MINIMOS PARA LA ENTREGA NORMAL 35

4.2. ENTREGA DE ALMACEN CUANDO EL TRABAJADOR 36SALIENTE ABANDONA EL CARGO O DILATA LA ENTREGA

4.3 ENTREGA DE ALMACEN POR MUERTE DEL TRABAJADOR DE 37MANEJO

4.4 INVENTARIO PARA LA ENTREGA DE DEPENDENCIAS 37

4.5 INVENTARIOS ACTUALIZADOS 37

CAPITULO VI 39BAJA DE BIENES 391. DEFINICIÓN 39

2. CLASES DE BAJA 39

2.1 DE BIENES SERVIBLES 39

2.2 DE BIENES INSERVIBLES 39

2.3 BAJAS POR EXONERACION DE RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA 39

3. PROCEDIMIENTOS PARA LA BAJA DE BIENES 40

3.1 VENTA 41

3.2 DONACION 41

3.3 DESTRUCCIÓN 41

CAPITULO I

GENERALIDADES

1. OBJETIVO GENERAL

Se pretende con la elaboración de este manual, suministrar al personal de laempresa involucrado en la compra, almacenamiento, custodia, distribución yadministración bienes, todas las herramientas administrativas que le permitadesarrollar eficientemente sus funciones.

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

a) Establecer los criterios necesarios para lograr la eficiente administración delAlmacén.

b) Analizar, codificar y clasificar los inventarios con la finalidad de reducir tiempo,esfuerzos y costos en el control de los mismos.

c) Definir las condiciones y procedimientos para dar ingreso y egreso de bienesmuebles e inmuebles tanto a los registros contables como el patrimonio de laempresa.

d) Establecer los procedimientos a seguir en caso de faltantes, de bienes a cargode un trabajador.

CAPITULO II

ALMACÉN

1. DEFINICIÓN

El Almacén es el espacio delimitado donde se depositan y organizan los bienesadquiridos, los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman laempresa para que estas cumplan los objetivos propuestos.

2. ALMACENAMIENTO

El almacenamiento es la labor de registro de artículos y su distribución físicadesde que ingresan o se adquieren hasta que se requieran para su utilización.

2.1 ORGANIZACIÓN INTERNA

La organización interna del almacenamiento depende de las funciones específicasque desempeñe la empresa; deberá efectuarse de conformidad con la naturalezade los bienes, las necesidades de seguridad y la rapidez en su manejo.

2.2 ACONDICIONAMIENTO DE LOS BIENES EN EL ALMACÉN

El acondicionamiento de los bienes en el almacén depende de las característicasde los mismos deberá hacerse en forma ordenada, en lugares accesibles,estableciendo decisiones o medios de seguridad y utilizando mecanismos quehagan fácil su identificación.

3. ALMACENISTA

El almacenista es la persona encargada del manejo, custodia, organización,administración, recepción, conservación y suministro de los bienes de unaempresa.

3.1 FUNCIONES

Además de las estipulaciones en el Manual de Funciones de la empresa, tendrálas siguientes:

a) Responder por el manejo, almacenamiento, entradas, salidas, existencia yseguridad de los bienes a cargo.

b) Recibir, almacenar y entregar los bienes, en forma eficiente y de acuerdo conlos programas.

c) Elaborar correcta y oportunamente las órdenes de compra.

d) Elaborar correcta y oportunamente los comprobantes de entrada y salida debienes al almacén, con base en los documentos valorizados de bienes enexistencias y en servicio.

e) Suministrar los elementos necesarios para el desarrollo de las actividades deuna dependencia dentro de la empresa en cumplimiento de las órdenes de compradebidamente tramitadas y autorizadas.

f) Proteger los inventarios contra todo tipo de riesgos.

g) Confrontar todos los elementos que entren al almacén, contra lascaracterísticas contempladas en los documentos que dan origen a la operación.

h) Llevar un estricto control de existencias a través de tarjetas de kardex olistados de computador debidamente actualizados.

i) Efectuar los trámites necesarios para dar de baja a los elementos inservibles endepósito o en almacén.

j) Planear y realizar el inventario físico y total con corte a 31 de diciembre de cadaaño.

k) Hacer conteos selectivos para cotejar físico y kardex.

3.2 RESPONSABILIDADES

El almacenista como trabajador de manejo es el responsable de la custodia,administración, provisión y suministro de los bienes de la empresa.

Responderá también, por los elementos de consumo y devolutivos que porcualquier concepto tengan existencia en sus almacenes o depósitos, por losdevolutivos que tengan bajo su servicio y por los inmuebles que por inventario lehayan sido entregados para el acondicionamiento de sus oficinas.

El personal encargado del manejo de almacén debe conocer las distintas tareas acumplirse en las oficinas que conforman una empresa y por tanto sus necesidades

de materiales, bienes, mercancías, etc. Evitando así errores en el cumplimiento delas órdenes de compra. Es necesario para las funciones inherentes a la recepcióno despacho de los elementos que el personal sepa diferenciar los artículos.

El trabajador encargado del manejo y control de bienes, debe constituir una fianzacuya cuantía será fijada por la administración y la compañía de seguros, deacuerdo al valor promedio de los bienes del almacén, cubriendo su valor total. Alproducirse un reemplazo (temporal o en propiedad), el reemplazante recibirá elalmacén bajo inventario, efectuando para ello el recuento físico de los elementosen depósito, comparándolo contra registros existentes.

CAPITULO III

MANEJO DE LOS BIENES

1. DEFINICIÓN

Para efectos de este manual se consideran bienes todas aquellas propiedades entérmino de producto de carácter oficial de la empresa. Dichos bienes pueden sermuebles o sea que se pueden trasladar, y gozan de todas las garantíasconsagradas en la constitución y la ley y bienes de consumo por permanencia porun determinado tiempo en el almacén bajo responsabilidad de la personadelegada para este fin.

2. FINALIDAD DE LOS BIENES

La propiedad, planta y equipo que posea la empresa tiene la finalidad de servir deinfraestructura para que pueda con sus objetivos y aquellos elementos queconstituyan costo o gasto cuyo uso permita desarrollar las actividades propias decada cargo.

3. RECURSOS

La propiedad, planta y equipo propiedad de la empresa son adquiridos con suspropios recursos, los cuales son dineros privados, por lo cual adquieren lacategoría de bienes privados; así mismo los adquiridos por donaciones, porcomodato, por permutas o por aplicación de normas que así lo reúnen.

4. CLASIFICACIÓN

Con el fin de identificar y unificar la denominación de los elementos en laempresa, se utiliza la clasificación de acuerdo al uso de los bienes y presentaciónen el balance general, así:

16 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO

160501 TERRENOS

1615 CONSTRUCCIONES EN CURSO

1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA

1640 EDIFICACIONES

1655 MAQUINARIA Y EQUIPO

1665 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA

1670 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION

1675 EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELEVACION

1910 CARGOS DIFERIDOS

191001 MATERIALES Y SUMINISTROS

191004 DOTACION Y TRABAJADORES

191005 ELEMENTOS DE LENCERIA

191006 LOZA Y CRISTALERIA

5111 GASTOS DE ADMINISTRACION GENERALES

511104 LOZA Y CRISTALERIA

511105 GASTOS DE ORGANIZACIÓN Y PUESTA EN MARCHA

511112 OBRAS Y MEJORAS EN PROPIEDAD AJENA

511114 MATERIALES Y SUMINISTROS

511115 MANTENIMIENTO

511121 IMPRESOS Y PUBLICACIONES

5. GENERALIDADES

6. PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

Agrupa los elementos de carácter permanente de propiedad de la empresa, encumplimiento de sus actividades.

TERRENOS

Representa el costo o avalúo del suelo, propiedad de la empresa.

CONSTRUCCIONES EN CURSO

Representa los costos incurridos en el proceso de transformación, construcción oampliación de bienes inmuebles, hasta cuando estén en condiciones de serutilizados en las labores administrativas de la empresa.

EQUIPOS Y MATERIALES EN DEPÓSITO

Representa el valor de los equipos y materiales, adquiridos a cualquier título, quepor su peso, volumen o utilización futura requieren ser ubicados en depósito hastacuando sean instalados para el desarrollo de proyecto específico.

BIENES MUEBLES EN BODEGA

Son los bienes muebles adquiridos a cualquier título, que tienen las característicasde permanencia, para ser utilizados en el futuro por la empresa.

EDIFICACIONES

Representa el costo o avaluó de los edificios, bodegas y otras construcciones depropiedad de la empresa, excluido el valor del terreno sobre el cual se encuentralas líneas telefónicas y telefonía celular.

MAQUINARIA Y EQUIPO

Es el costo de adquisición (o avaluó en caso de donación) de la maquinaria,equipo (distintos a los de oficina o de transporte) y herramientas que seencuentran en uso de las dependencias de la empresa.

MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA

Está conformado por los elementos mecánicos, eléctricos, electrónicos destinadosal trabajo específico de oficinas, así como los muebles y elementos de decoración.

EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN

Lo conforma el valor de los equipos de comunicación (teléfonos, telefonía celular,satélites, antenas) y de procesamiento de datos, sistemas de programación(software), sus accesorios y suministros.

CARGOS DIFERIDOS

Representa el valor de los gastos desembolsados anticipadamente para elsuministro de bienes o prestación de servicios, que se consumen con su primeruso y con razonable seguridad proveerán beneficios futuros en desarrollo de sufunción administrativa de la empresa.

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN GENERALES

Son los que consumen con el primer uso que se hace de ellos, o porque alagregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materiaindependiente y entran a formar parte integrante o constitutivas de esos otros.

CAPITULO IV

MOVIMIENTO DE ALMACEN

1. ENTRADAS AL ALMACÉN

El comprobante de ingreso es el documento que acredita la entrega real del bien oelemento al almacén. Es además el soporte para el movimiento de registro deingresos en el almacén y contabilidad.

1.1. EL COMPROBANTE DE INGRESO DEBE SER ELABORADO POR ELALMACENISTA EN ORIGINAL Y UNA COPIA

- El original para archivo de la oficina de almacén.

- La copia para contabilidad.

El comprobante de ingreso debe ser elaborado por el almacenista basado en losdocumentos soportes, factura o documento equivalente y debe contener lasiguiente información básica:

- Lugar y fecha

- Concepto de la transacción, numero de documento soporte.

- Numero de comprobante de entrada de forma ascendente y continua.

- Nombre del proveedor o del lugar de origen, documento de identidad o Nit, clasede bien adquirido.

- Código, elemento, referencia, unidad de medida, cantidad, valor unitario y valortotal.

- Firma del almacenista y observaciones.

1.2. PROCEDIMIENTOS Y REQUISITOS PARA LA ENTRADA DE BIENES DEACUERDO A SU ORIGEN.

La entrada de bienes según su origen puede producirse por adquisiciones,donaciones, traslados, reintegros, recuperación, sobrantes, aprovechamiento de

partes por concepto de desmantelamiento de equipos, compensaciones, depósitode bienes, bienes en consignación o prestamos, bienes recibidos en comodato.

1.2.1. ADQUISICIONES

Son las operaciones mercantiles a través de las cuales la empresa adquierebienes mediante la erogación de fondos provenientes de recursos propios,convenios o cofinanciación, de conformidad con las disposiciones vigentes.

Se considera perfeccionada esta operación cuando el almacenista recibe loselementos y firma el comprobante de ingreso. Para ello deberá confrontar lascaracterísticas físicas de los bienes objetos de entrada contra los documentos quesustenta la operación.

A la llegada de los bienes de almacén, el almacenista elaborara el respectivocomprobante de ingreso.

Toda compra de elemento que se realice a través de caja menor y avances, cuyodestino es el aumento de existencia, el trabajador afianzado responsable de lacompra debe enviar copia de la factura debidamente tramitada al almacenista paraque este produzca el respectivo comprobante de ingreso y a su vez elcomprobante de salida a nombre del trabajador que recibió el bien.

Para la legalización de la caja menor y avances es condición indispensable quelos elementos hayan sido registrados en el almacén y se expidan los respectivoscomprobantes de ingreso y egreso.

1.2.1.1 PROCEDIMIENTOS GENERALES DE ENTRADA POR ADQUISICIONES

- La recepción de los bienes debe realizarse en el almacén de ENERGUAVIARES.A E.S.P. según lo pactado en el contrato o pedido correspondiente.

- Para el caso de recibo de materiales o equipos de difícil movilización o bienesque por necesidades del servicio requieren tratamiento especial, este se pondrárealizar directamente en el lugar de su utilización, previo concepto del trabajadorcompetente y con la presencia de almacenista.

- Todo recibo del elemento se respalda con un comprobante de ingreso, por elalmacenista, con base a la orden de compra.

- En los contratos u órdenes de compra en los que se estipulen las certificacionestécnicas de determinados materiales o equipos que deben verificarse por peritosmediante ensayo, la recepción en el almacén se hace a título de depósito y enforma condicional mientras se produce el concepto pericial o de resultado de lasque requeridas; el registro de estos bienes se lleva en forma extracontable.

- Los bienes recibidos en demostración solo ingresan al almacén cuando seautorice su adquisición; provisionalmente se registran extracontablemente yquedan a cargo del trabajador que lo tenga en su poder o en servicio.

- Está prohibido guardar bienes de propiedad particular dentro del almacén.

- Los bienes que hacen parte de una adquisición sin descripción del bien en lafactura, como los recibidos en una importación y los bienes que se encuentrendentro del almacén pero sin que aparezcan registrados en los inventarios, esdecir, no especificados ni valorizados se identifican conforme a las agrupacionescontenidas en este manual y valores comerciales, elaborando el respectivocomprobante de entrada con las observaciones pertinentes.

1.2.2 DONACIONES

Hay donación cuando por voluntad de una persona natural o jurídica particular, setransfiere, gratuita e irrevocablemente la propiedad de un bien que le pertenece, afavor de una empresa previa aceptación del trabajador administrativo competente.En este caso el comprobante de entrada se elaborara con base en el comprobantede recibo y el precio se fija mediante avaluó practicado por perito legalmentefacultados.

Cuando la empresa recibe bienes a título de donación de personas jurídicas o deentidades estatales, departamentales, el almacenista elabora el respectivocomprobante de entrada, efectúa los registros correspondientes e informa acontabilidad. Cuando estos sean recibidos en instalaciones diferentes de la sededel almacén, los trabajadores que reciban estarán en la obligación de comunicar alalmacenista para cumplir con los procedimientos de rigor.

Si la donación proviene de la entidad oficial, el comprobante de entrada se hacecon base en acta de baja de la entidad donante debidamente diligenciada la cualdebe contener la relación de los elementos con su respectivo valor.

1.2.3 TRASLADOS

Es el proceso mediante el cual se cambia la ubicación física de bienes dentro delas dependencias y oficinas de la empresa, ocasionando por tal motivo la cesaciónde responsabilidad de quien lo entrega, transfiriéndola a quien lo recibe.

Si las características de los elementos no concuerdan con las consignadas en losdocumentos, se abstiene de recibirlos informando por escrito al trabajadoradministrativo competente, quien a su vez comunica al jefe de oficina de origencon el fin de que establezca las causas y la responsabilidad.

El traslado debe ceñirse al siguiente proceso:

- Solicitud escrita del jefe de la dependencia que requiere los elementos altrabajador competente de la dependencia que los tenga bajo su cargo, indicandola razón de su petición, el destino y el uso que pretenda darles, el trabajador quese hará responsable de los mismo y el tiempo que durara el traslado.

- Autorización del préstamo por parte del jefe de la dependencia que tiene a sucargo el elemento o elementos objetos del traslado.

- Descripción del bien o bienes del traslado transitorio, indicando agrupación delinventario, cantidad, estado de conservación, especificaciones técnicas y valores.

- Suscripción del acta de entrega por parte de los jefes de las dependencias y lostrabajadores que entregan y reciben bienes.

- El acta de traslado del movimiento de elementos de servicios deberá ser firmadapor el jefe de la oficina o dependencia recibiendo o entregando y deberácontener los espacios suficientes para el nombre del trabajador a quien se ledesigne para ser incluido en la carpeta individual.

- Este documento se hará en original y dos copias, para incluirlos en la carpeta delalmacenista, copia para la oficina que entrega y copia para la oficina que recibe,con el fin de establecer responsabilidades individuales.

- Estos elementos que sean trasladados transitoriamente a otra oficina odependencia no deben de sacarse de los inventarios de muebles y enseres yequipos de oficina a nombre del trabajador que los traslado, simplemente seanotara la novedad de acuerdo con los datos existentes.

- Una vez vencido el tiempo pactado del traslado, el jefe de la oficina que lo prestogestionara su devolución.

- Si el traslado se hace definitivo, no puede tramitarse directamente, sino a travésdel almacén, en este caso el almacenista procederá a elaborar el comprobantede ingreso y salida respectivamente.

1.2.4 REINTEGROS

Es la devolución del bien que no se requiere en una dependencia determinada,para el cumplimiento del objetivo al cual fueron destinados; por ejemplo supresiónde la dependencia, obsolencia, etc. Pudiendo la administración optar porhabilitación, redistribución o baja.

Cuando el trabajador necesita devolver al almacén elementos en uso, debeobtener la autorización del jefe inmediato, previa autorización escrita donde seespecifica claramente las características del bien a devolver, referente a lasespecificaciones contempladas en el inventario mediante el cual recibió o las ocontempladas en el comprobante de egreso.

El almacenista al recibirlo debe constatar su estado, clase, calidad, marca, modeloy demás características que se encuentran en los comprobantes de egreso conque fueron entregados los bienes.

De encontrar conforme el bien, el almacenista dará entrada al almacén elaborandoel respectivo comprobante; en caso que los elementos no concuerden o no hansido sustituidos, o que tengan especificaciones, marcas con números diferentes,se abstendrá de recibir el elemento e informar por escrito al ordenador a fin de quese investigue las causales y se establezcan las responsabilidades.

1.2.5 RECUPERACION

Se entiende por recuperación de bienes, la aparición física de estos, una vez hansido descargados de los registros de inventarios, contables y cuya pérdida fueasumida por la empresa.

Si posteriormente al descargo de bienes perdidos estos son recuperados, se lesda nuevamente entrada a almacén y el almacenista debe producir el respectivocomprobante de ingreso, en donde se detallen las características yespecificaciones contempladas en documentos de entrada o salida iníciales, salvo

que hayan sufrido disminución de su valor o condición por daño o depreciación. Sihubiera juicio de responsabilidad disciplinaria en curso, informa para que cese ovarié su valor.

Si un bien recuperado hubiere sufrido daño o depreciación, el valor para sureincorporación se calcula por trabajador administrativo facultado para ellodejando clara constancia en el comprobante de ingreso.

Solamente se da ingreso al almacén aquellos bienes que se hubiesen perdido bajodenuncia previa y en consecuencia para los descargos del inventario.

1.2.6 REPOSICION

Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daños porcausas derivadas por mal uso o en debida custodia por otros iguales o desimilares características, preferiblemente de la misma referencia.

Para la entrada de bienes por reposición cuando el responsable los entregue enigualdad de condiciones de similitud, marca, modelo, calidad, clase, cantidad,medida y estado de los que faltan se debe dar cumplimiento a los siguientesrequisitos:

- Solicitud escrita del responsable de los bienes faltantes ofreciendo a los que va areponer y el detalle de estos.

- Aceptación en principio de que se haga la reposición por el trabajadoradministrativo competente.

- Concepto técnico de trabajador administrativo competente de los bienesofrecidos que reúnen las mismas características de los faltantes.

- Acta de recibido firmada por los actuantes y por el responsable del bien en dondese especifique claramente la actuación.

El almacenista, una vez aceptados los elementos objeto de reposición da entradaal almacén, elaborando el respectivo comprobante de ingreso con base en el actay concepto de la reposición.

1.2.7 SOBRANTES

Se considera que hay sobrantes de inventario cuando en el momento depracticarse el inventario físico se determine que el número de elementos ensuperior a los que se reflejan en los registros, esta mayor cantidad se relaciona enel acta de diligencia determinado la causal que los ocasiono y para lo cual elalmacenista elabora de forma inmediata el respectivo comprobante de ingreso porsobrantes, no sin antes verificar que no se trata de elementos compensados o queestán a cargo de otro trabajador o que pertenecen al inventario de otra oficina oempresa.

Si el inventario es producto de inventario de bienes muebles en servicio en lasdiferentes dependencias de la empresa el trabajador que practico dicha actuacióndebe investigar las causales y elaborar el acta respectiva detallando lascaracterísticas y unidades de los sobrantes copia de dicha acta se envía alalmacenista para que produzca el respectivo comprobante de ingreso y a su vez elrespectivo comprobante de egreso el nombre del trabajador que posee el bien einforma a contabilidad; el valor de los bienes objeto de sobrantes se determinaracon el de los bienes de iguales características.

1.2.8 APROVECHAMIENTO DE PARTES POR DESMANTELAMIENTO DEEQUIPOS

Cuando se produzca desmantelamiento o desmonte de instalaciones o equipos,las partes, piezas, materias primas, productos en proceso o terminados quegeneren este hecho y sean reutilizables, deberán ser recibidos con el almacenistacon base en acta de diligencia que para el efecto se levante. Dicha acta debeestipular los bienes recuperados, sus características, denominaciones, cantidadesy el avalúo que los trabajadores competentes le hayan practicado.

Cuando el desmantelamiento o desmonte de bienes como instalaciones,divisiones, equipos, maquinas o cuando por la baja de elementos y piezas sueltaso repuestos se ocurran traslados a otras áreas de la empresa paraaprovechamiento de los mismos en la reconversión de otros bienes, medianteprocesos que conduzcan a la fabricación o reconstrucción de un bien consideradocomo nuevo con la utilización de tales materiales, estos deberán revalorarsemediante avalúo de reconocido valor técnico, con el fin de asignarle mediante lasumatoria de tales valores el costo al nuevo bien y efectuar su traslado apropiedades, planta y equipo con base en el acta que se levante para tal fin.

Cada una de las actas de baja de elementos reutilizables debe elaborarse enoriginal y copia para efectuar el almacén la anotación y registro y para que altiempo contabilidad registre la salida de elementos incorporados como reutilizablesy posteriormente pueda registrarse el ingreso del bien convertido, una vez que seencuentre convertido.

Cuando los bienes que trata el párrafo anterior sean dados de baja en unaempresa para ser trasladados a otra empresa esta última deberá valorizar laspartes o piezas sueltas a reconvertir en la elaboración de un nuevo bien, medianteavalúo de reconocido valor técnico con el acta que se levante para tal fin, dándoleentrada al almacén y llevando la sumatoria de los valores asignados a cadacomprobante hasta su terminación, a la cuenta de propiedades, planta y equipo,estableciendo de esta forma control y registro del bien convertido.

1.2.9 COMPENSACIONES

La compensación se produce cuando aparecen bienes sobrantes que sonsimilares a otros que faltan. Para que se pueda realizar la compensación debetratarse de elementos de características y usos similares que pudieron causar laconfusión.

La compensación deberá ser autorizada al almacenista por el Gerente. En estecaso se le dará ingreso al almacén por la cantidad sobrante compensada y la bajapor egreso compensado por igual cantidad por la que se le dio de alta.

1.2.10 DEPOSITO DE BIENES

El depósito se configura cuando el almacén coloca los bienes bajo su custodia oguarda de otra, las cuales se compromete a responder por ellos y a devolverloscuando se exija.

Surge cuando la empresa depositante presente dificultades para su depósito,imposibilidad de traslados a su propio almacén, falta de local apropiado,terminación o aplazamiento de obras y falta de almacenista, o persona en quien sepueda responsabilizar entre otras causas.

Para el depósito de bienes el almacén se requiere de los siguientes requisitos:

- Solicitud y orden del trabajador administrativo competente de la empresadepositante, indicando las causas que originan y justifican el depósito y sitiodonde deben entregarse los bienes y trabajador encargado del trámite.

- Descripción detallada de los bienes indicando las agrupaciones del bien, suestado, especificaciones técnicas, valores y calidad.

- Documento de aceptación por parte del trabajador competente de la empresadepositaria, en el cual se determinen las condiciones que exija, nombre de ladependencia, lugar y trabajador que recibe los bienes.

- Suscripción de acta de entrega y recibo por parte de los jefes de la empresainvolucrada, indicando claramente todas las especificaciones de los bienes endepósito. Las condiciones en que se entregue y se recibe, determinando laentidad que cubre los eventuales gastos que genere el depósito de bienes.

- Cuando el depósito sea ordenado por autoridad oficial se requiere de la ordensuscrita por el trabajador administrativo competente.

- Para efectos de registros de inventario los bienes entregados en depósito nodeben descargarse en forma definitiva en la entidad depositante, simplemente seanotara la novedad indicando el número de acta que legaliza el procedimiento.

1.2.11 POR BIENES EN CONSIGNACION O EN PRESTAMO

Los bienes dados en consignación o préstamo requieren de un documento quelegalice tal hecho, como acta, convenio, contrato, etc.

Sobre esa base el almacenista elaborara el ingreso al almacén, extendiendo lascondiciones que se haya pactado.

Estos ingresos no afectan las cuentas de balance de la empresa y el registro sehará en una cuenta transitoria abierta para tal efecto, en cuentas de orden comobienes recibidos de terceros.

1.2.12 BIENES RECIBIDOS EN COMODATO

Cuando una persona o empresa de derecho público o privado otorga bienes encomodato a la empresa, estos deben ser ingresados al almacén e incorporados encuentas de orden, como bienes recibidos de terceros, anotando que se trata debienes en comodato y especificando el periodo de duración en que se piensan

hacer uso del bien debidamente pactado entre el comanditario y el Gerente quehará uso del mismo.

El comprobante de ingreso debe contener todos los requisitos establecidos en elcontrato referente a las especificaciones técnicas del bien, condiciones, términos,valores entre otras.

Cuando se finalice el tiempo contractual pactado, se procederá a efectuar la saliday se cancelaran las cuentas que se hubiesen abierto.

2. SALIDA DE BIENES DEL ALMACEN

El comprobante de egreso de bienes del almacén, es el documento legal queidentifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien, cesando de estamanera y mediante requisito probatorio, la responsabilidad de la custodia,administración, conservación, etc. Por parte del almacenista y quedando en poderdel trabajador destinatario.

2.1 PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA LA SALIDA DE BIENES

El comprobante de egreso de almacén debe elaborarse por el almacenista enforma simultánea a la entrega de bienes con base en la solicitud de pedidodebidamente tramitada y autorizada por el trabajador administrativo competente.

Cuando las existencias disponibles en el almacén sean insuficientes en relacióncon las cantidades solicitadas en el pedido; el almacenista anota en elcomprobante de egreso las cantidades reales despachadas dejando claraconstancia en la solicitud de pedido.

El almacenista no puede variar el destinatario en el lugar de destino en elcomprobante de salida, ni cambiar o reemplazar elementos por otros aunque seansimilares o tengan el mismo valor.

El comprobante de egreso no debe contener tachones, enmendaduras, adiciones,intercalaciones o correcciones y cuando a ello hubiere lugar deben serpreviamente autorizadas por el trabajador administrativo competente.

El almacenista admitirá como firma de recibo de comprobante la de los jefes dedependencias de la empresa, como constancia del traslado de responsabilidad dedichos bienes, con anotación del nombre y número de documento de identidad.

Cuando se trate de entrega de bienes a entidades o personas naturales ojurídicas, la firma en el comprobante es la del representante legal o de la personaque este autorizada legalmente para recibirlos, cumpliendo los requisitos de anotarsu nombre y documento de identidad.

El almacenista no puede hacer firmar los comprobantes de egreso de bienes delalmacén por el destinatario, mientras no le entregue todos los bienes que en elfiguran, como tampoco exigirle constancias de que queda debiendo o queposteriormente le entrega determinados elementos.

El comprobante de egreso es el documento soporte para el registro demovimientos por salidas en los listados de tarjetas del almacén, control deinventarios y asientos contables. El registro en el kardex debe ser en la mismafecha de la entrega con el fin de mantener actualizados los inventarios.

- El comprobante de egreso debe contener la siguiente información básica:

- Lugar y fecha

- Numeración en forma ascendente y continua.

- Concepto de salida especificando: dependencia destinataria, nombre y código deelementos, unidad de medida, cantidad despachada, valor, firma del almacenistao de quien haga sus veces, nombre y firma del empleado que recibe.

- Descripción de cada elemento.

La salida de bienes del almacén está dada por los siguientes conceptos:

2.1.1 SALIDAS DE BIENES MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA

Los bienes muebles, enseres y equipos de oficina que por sus característicasfísicas y de uso no se consumen totalmente al ser utilizados, tienen el carácterdevolutivo. Para ser puestos al servicio se requiere de los siguientesprocedimientos de control:

- El almacenista entregara los bienes muebles, enseres y equipo de oficinasolamente basado en la orden de egreso correspondiente.

- Para la entrega de estos bienes, constatara que en el comprobante aparezca elnombre y firma del jefe de la dependencia de la empresa a la cual se ledestinen los elementos.

- Los bienes muebles que hayan sido despachados a una determinadadependencia de la empresa, no podrán ser trasladados a otra sin que existanlos comprobantes de cargo o abono entre las respectivas dependencias ymantener actualizados los registros en las carpetas de inventarios pordependencias individuales.

- Cuando sea necesario e imprescindible que se efectúen prestamos temporalesentre dependencias de la empresa, estos deben ser autorizados por escrito porlos jefes de las dependencias. La dependencia receptora expedirá undocumento o recibo provisional, sin embargo si los préstamos exceden detreinta (30) días, estos deberán legalizarse a través del traspaso de estosbienes entre dependencias.

1.2.2. DOTACION Y SUMINISTRO A TRABAJADORES

Los overoles, vestidos, calzado, delantales, blusas, etc. Que por determinación dela ley deban suministrarse periódicamente a los empleados de la empresa quetengan derecho a ellos se descarga en forma definitiva de las tarjetas de kardexdel almacén y de los registros valorizados una vez sean entregados a sus usuariosutilizados.

El documento soporte para realizar el procedimiento anterior, es la orden deegreso la cual debe estar debidamente tramitada.

En el comprobante de egreso de almacén deberá anotarse que ese suministrocorresponde a dotaciones de ley y la fecha, con el fin de que no se autoricenuevos suministros hasta el siguiente periodo que ordena la ley.

En el comprobante de egreso de almacén se deberá identificar cada trabajador enparticular beneficiarios de la dotación y será firmado con número de identificaciónpor este como constancia de recibo.

Las prendas que correspondan a uniformes deportivos se descargaran en formadefinitiva del almacén.

Cuando el gerente decida que bienes de este tipo deben ser reincorporados alalmacén, el movimiento se realizara mediante un comprobante de ingreso.

Este tipo de prenda es para uso oficial en las labores diarias, por lo tanto no espermitido que los almacenistas exijan la devolución de los mismos al vencerse elperiodo.

1.2.3. SALIDA DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES

Los consumos de combustibles y lubricantes deben ajustarse a la programaciónmensual que existe en la empresa, la cual tendrá en cuenta los requerimientoshistóricos de cada vehículo que hacia futuro posea la empresa, según datosestadísticos de consumo de cada uno de ellos.

Para suministrar los combustibles a los vehículos oficiales de la empresa, debeexigirse al conductor la firma de recibido y entrega de los vales respectivos.

Los vales para el suministro del combustible y lubricantes deben ser elaboradospor ENERGUAVIARE S.A E.S.P. y deben incluir en forma clara y precisa lacantidad (números y letras), el tipo de combustible y lubricante solicitado.

Solo tendrá validez si lleva la firma del almacenista. Tendrá espacio suficientepara que el conductor firme el recibido con anotación del número de cedula, fechay numero de la placa del vehículo.

Los vales deben estar pre impresos y pre numerados en forma ascendente ycontinúa.

Cuando el suministro de combustible y lubricantes se realice a través de contratoscon estaciones de servicios, en estos debe figurar la obligación del proveedor paraacatar, cumplir y aplicar los mecanismos de control y comprobación del suministroque establezca ENERGUAVIARE S.A E.S.P, así como los periodos de corte paraefectos del pago.

La relación periódica de los comprobantes por suministros efectuados a laempresa deberá coincidir con el total de los combustibles y lubricantessuministrados por el proveedor por el periodo correspondiente.

Si se detectan diferencias sustanciales en el nivel del consumo frente alcomportamiento histórico de meses recientes, el almacenista efectuara las

indagaciones pertinentes, comunicando los resultados al Gerente para lopertinente.

2.1.4 SUMINISTROS DE LLANTAS Y NEUMATICOS

La salida de llantas y neumáticos podrá producirse en forma definitiva, como sonlos elementos que quedan prestados para un servicio estarán bajo laresponsabilidad del trabajador a que haya sido asignado el respectivo vehículo,hasta que su desgaste, rotura u otras causas semejantes las conviertan eninservibles. Además su carácter como devolutivo garantiza que las instanciasadministrativas superiores y la de control interno ejerzan vigilancia sobre elcorrecto empleo de estos elementos.

2.1.5 SALIDA DE REPUESTOS Y ENTRADA DE VEHICULOS AMANTENIMIENTO Y REPARACIÓN

El comprobante deberá especificar claramente el elemento y el vehículo el cual sedestina ajustando estrictamente a la orden de compra. En ningún caso y bajoninguna circunstancia el almacenista podrá suministrar repuestos a vehículos,maquinaria o equipos de carácter particular.

Para la entrega de repuesto, el almacenista deberá exigir la presentación delrepuesto, remplazado y comprobante de egreso será firmado por el trabajador quela retire.

2.1.6 SALIDAD DE TROFEOS Y PREMIOS

Para la entrega de bienes destinados a premios, trofeos, condecoraciones ydemás obsequios protocolarios deben expedirse el comprobante de egreso dealmacén, esta documento debe ser suscrito por el trabajador designado, por elgerente para retirarlos y entregarlos a los beneficiarios, quienes deben firmar elrecibido correspondiente. En el comprobante se indicara el nombre y cargo deltrabajador designado el cual en ningún caso será el almacenista, igualmente en elcomprobante de egreso debe indicarse, el nombre e identificación de losbeneficiarios de trofeos, premios y obsequios. Y hacerse claridad en el sentido enel sentido de no ser reclamados en treinta días, se reintegraran al almacén y seelaboraran los comprobantes de ingreso.

2.1.7. SALIDA DE BIENES EN PRESTAMO

El préstamo se configura cuando una empresa entrega a otra un bien que poralgún tiempo haga uso de él, con la obligación de restituirlo.

El préstamo se debe efectuar bajo los siguientes procedimientos:

- Solicitud escrita de la entidad que necesita el bien indicando el destino delmismo, duración del préstamo y nombre y cargo del trabajador que lo recibe.

- Autorización administrativa del Gerente.

- Relación detallada de los elementos a prestar, indicando la cantidad, estado deconservación, especificaciones técnicas y/o físicas y valores. De esta relaciónserá responsable el almacenista.

- Certificación del almacenista de la empresa al momento de efectuar el préstamoen el que se constate que durante el periodo del mismo no se requieren losbienes para el normal desarrollo de las funciones de la entidad y que no haysolicitud de compra por elementos similares, o que siendo necesarios esimprescindible efectuar el préstamo.

- Póliza de garantía constituida por la entidad solicitante y a favor de la empresaamparando los bienes prestados de acuerdo al valor establecido en los libros decontabilidad y siendo este el de adquisición más las valorizaciones, con el fin degarantizar la devolución en el mismo estado que se prestaron, su reposición oreparación en caso de pérdida, deterioro o inutilización, así como el tiempo deduración del préstamo.

- Suscripción del acta de entrega por parte de los almacenistas de la empresaprestataria y de la empresa y por los respectivos representantes legales.

- Expedición del comprobante de egreso, debidamente diligenciado, basado en elacta.

Los bienes dados en calidad de préstamo no deben dársele de baja de losinventarios.

En los registros deben figurar como bienes entregados a terceros, anotando ladependencia a la cual fueron entregados.

Únicamente el almacenista podrá entregar los bienes dados en calidad depréstamo, pero debe informar a contabilidad.

Cuando venza el plazo de duración del préstamo que aparece en los registros,corresponde al almacenista gestionar oportunamente la devolución.

2.1.8. SALIDA POR TRASLADOS

Se presenta cuando la empresa traslada a otra entidad bienes de su propiedad,durante un determinado periodo de tiempo o de carácter permanente y porrazones justificadas.

Para el traslado se requiere lo siguiente:

- Que exista solicitud escrita de la empresa que necesita los bienes, indicandocausa, destino, garantías, nombre y cargo de la persona que los recibirá.

- Autorización o traslado del Gerente, fundamentando su decisión e indicandoclaramente su destino y usos.

- Relación de los bienes indicando la clase del bien, cantidad, especificaciones yvalores.

- Certificación del almacenista que no hay solicitud de compra por bienes de lasmismas características que no son necesarios o que siendo necesarios seanhacen imprescindible su traslado.

- Elaboración de acta de entrega y recibido los bienes, suscripto por el gerentepor el trabajador facultado de la empresa que lo recibe y de los almacenista delas entidades que entregan los bienes y elementos.

- Los bienes objetos de traslado entre empresas diferentes no se descargarandefinitivamente del inventario, pero debe dejarse constancia, basada en el actade localización del bien, trabajador responsable y tiempo de permeancia. Elalmacenista debe enviar copia del acta de entrega a contabilidad para efectuarlos registros correspondientes.

2.1.9 SALIDAS EN COMODATO

Esta salida se presenta cuando la empresa otorga bienes en calidad de préstamomediante un contrato conforme a las disposiciones legales vigentes sobre lamateria, a título gratuito y por determinado tiempo a entidades oficiales o privadassin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad que se ajustan a los criterios deutilidad pública ordenados por la constitución política, la ley ordenanzas yresoluciones o actos administrativos.

La salida de almacén por estos conceptos tienen los siguientes requisitos:

- Que consten en un contrato firmado por el gerente y el representante legal de laempresa que lo reciba o cede.

- Autorización expresa del gerente ordenando la salida.

- Elaboración de un acta de entrega de los bienes especificando el tiempo de loselementos, cantidad estado de los bienes características físicas y/o técnicas,duración del comodato uso que se le puede dar al mismo y demás descripciónque sean necesarias. Esta acta debe ser suscrita entre el gerente yrepresentante legal de la entidad que recibe o cede y por sus respectivosalmacenistas.

- Elaboración del comprobante de salida, el cual debe ajustarse a todo al contratosuscrito por las partes.

CAPITULO V

INVENTARIOS

3. INVENTARIOS

Es la relación ordenada, completa y detallada de todos los bienes de la empresa.

El inventario permite verificar, clasificar, analizar, valorar y controlar los bienes dela empresa lo cual posibilita efectuar un control razonable de las existencias realespara evitar errores, perdidas, inmovilización, deterioro, merma y desperdicio de loselementos.

4. REGISTROS

2.1. REGISTRO PARA PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO, CARGOSDIFERIDOS, GASTOS DE ADMINISTRACIÓN GENERALES

2.1.1 TERRENOS, EDIFICACIONES

El almacenista debe llevar registro detallado de los inmuebles de propiedad de laempresa, en donde se contemple la siguiente información

- Clase del bien.

- Localización.

- Nomenclatura

- Titulación y detalle del registro

- Áreas

- Uso a que se destina

- Nombre y cargo del responsable del ciudadano custodia o administración

- Detalle de su composición (inventario de sus accesorios).

El registro se efectúa con base en la escritura pública registrada.

2.1.2 OTROS BIENES, CARGOS DIFERIDOS Y GASTOS DEADMINISTRACIÓN GENERALES

Por el registro responde administrativamente el almacenista y lo debe llevar através de registros, listados o tarjetas de kardex.

KARDEX O AUXILIAR DE ALMACÉN

El kardex o auxiliar de almacén es un tarjetero que permite controlar lascantidades y costos de entradas y salidas de un bien determinado y da a conocerlas existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventariofísico. Cada tarjeta de kardex constituye un auxiliar de las cuentas propiedad,planta y equipo cargos diferidos o gastos de administración general, según elcaso, donde la suma de la tarjeta representa la cantidad total y el valor de losbienes en existencia.

DESCRIPCIÓN DE LA TARJETA KARDEX

Una tarjeta de kardex o auxiliar de inventario consta de las siguientes partes:

- Encabezamiento.

En este espacio se consigna los datos como nombre de la empresa, métodoseleccionado para fijar el costo, código interno, nombre del artículo, unidad demedida y referencia, especificaciones de necesidades a cuanto a cantidadesmáximas, mínimas y de urgencias establecidas.

- Fecha.

Día, mes y año en que se efectuó la transacción a registrar

- Detalle.

Descripción del movimiento que se registro de acuerdo con el

Comprobante soporte (venta, compra, devolución, etc.).

- Valor Unitario.

En esta columna se registra el valor de cada elemento, de acuerdo con elcomprobante soporte.

- Entradas.

Se registran la cantidad y valor total de los artículos que ingresan legalmente alalmacén.

- Salidas.

Se registran la cantidad y valor total de los artículos que salen legalmente delalmacén.

- Saldos.

Se registra la cantidad de bienes en existencia, incluyendo las incorporaciones deelementos sobrantes no compensados resultantes de un inventario; los ingresosse suman al saldo anterior y los egresos se restan.

3. SISTEMA DE INVENTARIOS

ENERGUAVIARE S.A E.S.P. implantara el sistema de inventario permanente o deexistencias.

3.1 INVENTARIOS PERMANETES O DE EXISTENCIAS

Los registros de inventarios permanentes y actualizados sobre la existencia debienes en el almacén, involucran tantos los bienes propiedad, planta y equipocomo los cargos diferidos y gastos de administración generales y esresponsabilidad del empleado de manejo de bienes. Estos registros se llevan através de listados o tarjetas de kardex.

Los inventarios permanentes reflejaran el movimiento diario de entrada y salidade bienes, determinando simultáneamente. El saldo respectivo de cada tipo debienes, además las observaciones del caso. (Identificación, deposito, préstamo).Mediante este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en cualquiermomento, sin necesidad de realizar el inventario físico o porque los movimientosde los bienes se registran directamente en la cuenta del inventario a precio decosto.

3.2 VALORIZACIÓN DE LOS INVENTARIOS DE ENERGUAVIARE S.A E.S.P.

Basado en el movimiento de ingresos y egresos que elabora el almacenista enforma diaria, la contabilidad registrara diariamente la valorización de loselementos.

Es deber de contabilidad registrar continuamente los bienes que conforman elpatrimonio de la empresa, bien sea en propiedad, planta y equipo, cargos diferidoso gastos de administración generales. Bienes entregados a terceros.

4. INVENTARIO PARA ENTREGA DE ALMACÉN

4.1 REQUISITOS MINIMOS PARA LA ENTREGA NORMAL

- El acto administrativo donde se designe al nuevo trabajador que recibe, en elmismo documento se debe indicar el tiempo aproximado que durara la entrega.

- Que el trabajador que recibe tenga contrato de trabajo y que se encuentreconstituida y vigente la fianza que ampare el manejo de almacén.

- Verificado lo anterior se procede a realizar en conteo físico y la entrega de losbienes y elementos que se encuentren en existencias por grupos de inventario;registrando en el inventario con toda claridad, las características de los bienes(marca, modelo, la cantidad, valor unitario y valor total y el estado deconservación. Los bienes inventariados deben corresponder en todos losaspectos a los registrados en los listados o tarjetas de kardex.

Los borradores de los listados que se levanten deben registrarse por quienentrega y recibe lo mismo que por las demás personas que intervienen en ladiligencia.

El trabajador de manejo del también debe entregar mediante inventario, loselementos que tengan en servicio, porque estos se encuentran bajo laresponsabilidad de los trabajadores que firmaron el comprobante de egreso de lacual se dejara constancia en el acta de entrega.

La entrega total del almacén se hace constar en acta firmada por los actuantes,dejando constancia en ella de las irregularidades, inconsistencias y diferenciasencontradas.

4.2. ENTREGA DE ALMACEN CUANDO EL TRABAJADOR SALIENTEABANDONA EL CARGO O DILATA LA ENTREGA

Cuando el trabajador saliente abandona el cargo o dilata la entrega del almacén,el directo deberá designar otro trabajador administrativo que debe realizar elinventario físico y la entrega de las existencias al nuevo empleado de manejo, altiempo que solicita por escrito a la empresa que aseguro al almacenista saliente,la designación de un representante para que presencie la entrega.

Si se conoce el paradero del almacenista saliente se notificara personalmente; encaso contrario por edicto, que se fija en lugar visible indicando la fecha y hora quecomienza la diligencia de entrega.

Si el almacenista saliente incurre, se adelanta la entrega de forma normal. Si esteno asiste, lo mismo que el representante de la empresa se deja constancia en elacta y se inicia la entrega con la intervención del trabajador administrativodesignado y el nuevo almacenista.

En el acta se deja constancia de los elementos sobrantes y faltantes queaparezcan al comparar el número de unidades físicas, con los registrosactualizados de listados y tarjetas de kardex.

Si los registros del inventario permanente no se encuentran actualizados, o elempleado de manejo saliente no los pone a disposición de la comisión, seregistran en el inventario las cantidades físicas de cada elemento que se verifiquey sobre este inventario abre sus tarjetas al nuevo almacenista.

De las existencias no se podrá disponer mientras no haya recibido el nuevoalmacenista. Si alguno de los elementos se requiere con urgencia será necesarioque antes de la entrega se registre en el inventario y que este de recibido por elempleado de manejo entrante.

Los elementos que lleguen durante la diligencia serán recibidos por el almacenistaentrante y registrado en forma separada como elementos llegados durante laentrega y sobre los cuales podrá hacer entrega.

La diligencia de entrega y recibido no puede exceder treinta (30) días contados apartir de la fecha de posesión del empleado entrante, salvo en caso justificado lacual será determinada por el Gerente.

Si el almacenista entrante inicia su ejercicio, sin la entrega formal de los bienes,asume la responsabilidad administrativa por las diferencias en cantidades ycalidad que se puedan presentar.

4.4 ENTREGA DE ALMACEN POR MUERTE DEL TRABAJADOR DE MANEJO

El Gerente designara el trabajador administrativo que deba efectuar el inventariofísico y la entrega de existencia a quien encargue o se nombre reemplazar altrabajador fallecido; solicitara la presencia de un funcionario de la compañíaaseguradora e informara a los familiares del fallecido. En el recibo de los bienes sehará constar del acta de los detalles, en el cual se determinara el corte de cuentasdel trabajador fallecido.

4.4 INVENTARIO PARA LA ENTREGA DE DEPENDENCIAS

Cuando el jefe de una dependencia se retire de ella, debe hacer entrega de loselementos en servicio. El almacenista practica el conteo de los bienes y cruza conel detalle contemplado en los registros: si encuentra faltantes, elementosinservibles o de características diferentes, descarga dichos bienes de los registrose informa a contabilidad.

En caso de sobrantes se hace entrega al almacenista, exigiendo la expedición delcomprobante de ingreso, el que se elabora con base en el acta.

El almacenista hace entrega de los bienes al trabajador entrante, mediante acta,que en ocasiones puede ser la misma de recibo, perfeccionándose la actuaciónmediante su firma.

4.5 INVENTARIOS ACTUALIZADOS

Para efecto de verificar los registros contables y consolidar los inventarios en cadauna de las cuentas del balance que permitan en todas sus fases establecer laevidencia de los resultados patrimoniales de la empresa, el almacenista debellevar el inventario valorizado de los bienes de propiedad de la empresa.

El almacenista debe enviar a las oficinas, por lo menos una vez al año, relaciónvalorizada y plenamente identificada de los bienes en servicio para que previas lasconfrontaciones del caso, cada responsable certifique su conformidad firmandodicha relación y devolviéndola en un tiempo no mayor de dos días hábiles.

Si el jefe de la dependencia encuentra inconsistencias entre la relación y losbienes que le han sido suministrados para su servicio, comunica por escrito lasdiferencias (faltantes, sobrantes, etc.) al trabajador administrativo competente paraque inicie la investigación o trámite correspondiente.

El almacenista debe hacer entrega formal de los bienes en servicio a lostrabajadores de la empresa, a través de inventarios individuales debidamentefirmados. De esta manera la responsabilidad es personal ante su superior. Loselementos de uso comunitario serán entregados al jefe del superior y no alinventario de los subalternos. Por lo tanto a ningún trabajador se le podrá exigirfirmar el recibo de los elementos que no vaya a utilizar en forma exclusiva para elcumplimiento de sus labores.

Para los bienes en bodega o en stock, la verificación consiste en confrontacionesfísicas realizadas con base en los registros llevados.

Dichas verificaciones se adelantan sin perjuicio de la constatación quecorresponda adelantar al coordinador de control interno.

Los inventarios se elaboran en original y copia con el siguiente destino:

- El original para el trabajador responsable.- La copia para el almacenista.

CAPITULO VI

BAJA DE BIENES

1. DEFINICIÓN

Es el proceso mediante el cual la administración de la empresa decide retirar unbien definitivamente de patrimonio de la empresa.

La baja se perfecciona con el retiro físico, el descargo de los registros contables yde inventario y el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso,según el hecho que le dio origen.

2. CLASES DE BAJA

2.1 DE BIENES SERVIBLES

Es la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en buenascondiciones, pero que la empresa no los requieren para el normal desarrollo desus actividades; o de aquellos que estando en servicio activo o en bodega handesaparecido, respecto de los cuales, mediante trámite administrativo deinvestigación, se determinó la no responsabilidad por perdida por parte deltrabajador que los tenía a cargo o estableciéndose su responsabilidad, se efectuósu pago o reposición.

2.2 DE BIENES INSERVIBLES

Es el retiro definitivo de bienes que por su desgaste, deterioro u obsolencia física,no son útiles para el servicio al cual se hayan destinados.

2.3 BAJAS POR EXONERACION DE RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA

Cuando como resultado de procesos de responsabilidad disciplinaria, porexoneración se declare sin responsabilidad al solicitante, se tramita la baja,descargando el valor de la cuenta correspondiente.

Cuando dentro del proceso, el responsable efectué el pago del bien, efectuar labaja y descargar dicho valor de la cuenta correspondiente.

Cuando el fallo sea con responsabilidad y el responsable efectúe la reposición delbien por otro de similares condiciones, la baja se produce descargando el valor delbien de la cuenta correspondiente y dando entrada al almacén del bien recibido;no obstante el responsable pueda responder o pagar el bien en cualquier etapadel proceso.

Cuando la compañía aseguradora cubre el valor del bien la baja se producedescargando su valor de la cuenta correspondiente; si el pago es parcial, no sesurte la baja hasta tanto se cubra el valor total del bien.

3. PROCEDIMIENTOS PARA LA BAJA DE BIENES

El almacenista oficia al Gerente, relacionando los elementos objetos de la solicitudde baja, sus cantidades, numero de inventario y demás características para que sedelegue al trabajador que certifique que los elementos objeto de la baja sonpropiedad de la empresa.

Expedida la delegación citada, el trabajador efectuara la inspección ocular en lacual se determinara con precisión el estado de los bienes, cantidades y demásaspectos que los identifique.

De la diligencia se elabora un acta en la que se consigna lo observado,justificando además la necesidad de dar de baja los bienes de aquella. El actaserá firmada por el trabajador delegado y las demás personas que hayanintervenido en la diligencia.

Suscrita el acta por los intervinientes, se abre carpeta donde se incorporan lascertificaciones expedidas por el trabajador administrativo competente, el acta de ladiligencia de inspección ocular y en adelante, los demás documentos que segeneren con relación al procedimiento de la baja.

El Gerente procede a expedir el acto administrativo (acto de Gerencia) que ordenala baja de bienes, indicando en el mismo las razones que fundamentan taldecisión, así como las características, cantidades, valores y en general losestrados de los elementos devolutivos objeto de la baja, todo de acuerdo con elacta de inspección ocular.

Copia del acto de Gerencia se envía al almacén y contabilidad para elcorrespondiente descargo del inventario de los bienes objeto de la baja.

En firme el acto de Gerencia que ordene la bajo, el Gerente ordenara según elcaso:

3.1 VENTA

Los precios fijados para la venta de bienes serán los que determine laadministración según criterios objetivos respecto a su conservación y demásespecificaciones técnicas.

En el evento que no haya trabajador capacitado para efectuar dicho avaluódeberán contratarse los servicios de un perito experto en la materia.

El valor que resulte del avaluó efectuado determinara la modalidad delprocedimiento para la venta, pudiendo ser directa o a través de pública subasta.

3.2 DONACION

En este caso se requerirá de solicitud escrita en tal sentido por parte delrepresentante legal de la empresa beneficiada y se seguirán las reglas delderecho común para efectos de llevar a cabo el respectivo contrato.

3.3 DESTRUCCIÓN

La destrucción de los bienes por carecer de valor comercial debido a su estado dedeterioro, obsolencia, avería, rotura o cualquier otro hecho objetivo que impida suventa o no la haga aconsejable. En este evento la destrucción no podrá llevarse acabo en lugar que perjudique su vía pública, propiedad privada, constituya acto decontaminación o en general, vaya en detrimento de terceros o del medio ambiente.

En todo caso, de la diligencia de destrucción se levantara nota que será firmadapor el almacenista y los trabajadores que participen en la diligencia.

Los trabajadores que suscriban el acta de la diligencia, y en general, intervenganen el procedimiento de destrucción responderán por cualquier omisión en laveracidad de la información consignada en dicha acta.