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ACTUALIZACION Y AVANCES DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y
DE ATENCIÓN AL CIUDADANO DEL MUNICIPIO DE
PIOJO
CARLOS IMITOLA GONZALEZ 2.014
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TABLA DE CONTENIDO Presentación: 4
1. Marco Normativa 5 2. Marco Conceptual 6 3. Objetivos 9
3.1 Objetivo General 9 3.2 Objetivo Especifico 9
4. Manifestación de la Corrupción 10 5. Áreas Sensibles a los actos de la Corrupción en la Administración Publica 11 6. Tipos Frecuentes de Corrupción 11 7. Primer Componente, Metodología, para la Identificación del Riesgo 12
7.1 Formulación del Plan 12 7.2 Acciones Preventiva 13 7.3 Implementación del Plan 22
8. Avances en Materia de Mapa de Riesgo 22 8.1 Alta Dirección y Misión Institucional 22 8.2 Apoyo a la Gestión Institucional 22 8.3 Gestión Constitucional 23 8.4 Desarrollo del Talento Humano 23 8.5 Trámites y Servicios 23 8.6 Evaluación Independiente 23
9. Segundo componente – Estrategia Anti trámite 24
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9.1 Avances 24 9.1.2 Identificación del Trámite 24 9.1.3 Priorización del Trámite 25 9.1.4 Recanalización del Trámite 25
9.1.5 Peticiones 28 10. Tercer Componente Rendición de Cuentas 31 10.1 Estrategia para la Veeduría de 37 10.2 Paso para la Planeación 37 11. Cuarto Componente Mecanismo para Mejorar la Atención al Ciudadano 38 11.1 Desarrollo Institucional 39 11.2 Componentes de Comunicación 39 11.3 Información Primaria 40 11.4 Normas para el Recibo y Tramite de Correspondencia 42
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PRESENTACIÓN Presentamos la actualización y avances del Plan Anticorrupción y de atención al Ciudadano con la experiencia de haber formulado y evaluado un Plan previo que ha permitido garantizar a la ciudadanía las herramientas suficientes para su acceso a los servicios y su participación y veedurías institucionales. La corrupción es uno de los fenómenos más lesivos para los Estado afecta de manera negativa los niveles de crecimiento económico y disminuye su capacidad para atender las obligaciones frente a los ciudadanos. El fenómeno de la corrupción es dinámico en la medida que hecha la ley hecha la trampa, o detectada la trampa, se hace necesario combatirla por la Ley, por ello sus manifestaciones varían con el transcurso del tiempo, se hacen cada vez más sofisticadas y difíciles de detectar. En Colombia los escándalos por los indebidos manejos de los fondos estatales no han dado tregua a lo largo de décadas, en corruptelas en las que han estado implicados tanto funcionarios de la alta dirección, como los funcionarios de otros niveles subordinados, en connivencia y complicidad del sector privado. La corrupción se presenta porque existe un mercado en el que se puede desarrollar. Existen agentes demandantes y oferentes de corrupción que obtienen ganancias por las transacciones de las que participan. Las políticas anticorrupción deben incorporar medidas orientadas a eliminar la oferta de corrupción por parte de los agentes públicos y la demanda privada. La actualización del Plan como la vigencia anterior se realizó siguiendo los lineamientos de la Herramienta ¨Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, elaborado por la Secretaria de Trasparencia de la Presidencia de la Republica , por el DNP y por el Departamento de Administración Publica. La nueva ley, modifica la norma anterior vigente desde hace 15 años, la Ley 190 de 1995, endureciendo las sanciones. También modifica: El Estatuto General de Contratación Pública (Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007); el Código Único Disciplinario (Ley 734 de 2002); el Código Penal (Ley 599 de 2000); el Código de Procedimiento Penal (Ley 906 de 2004); la ley de Control Interno de las Entidades Públicas (Ley 87 de 1993); la Ley de Acción de Repetición (Ley 678 2001); el Régimen de la Administración Pública (Ley 489 de
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1998); la Ley 43 de 1990, reglamentaria de la profesión de contador público, y la reciente Reforma a la salud (Ley 1438 de 2011).
1. MARCO NORMATIVO -199cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios. -Ley 190 de 1995, Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa. Ley 270 de 1996, Estatuto de la Administración de Justicia. -Ley 489 de 1998, Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. Ley 610 de 2000, Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías. - Ley 678 de 2001, Por medio de la cual se reglamenta la determinación de responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a través del ejercicio de la acción de repetición o de llamamiento en garantía con fines de repetición Ley 734 de 2002, Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.
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Ley 909 de 2004, Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones. - - Decreto 2170 de 2002, Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999. Este decreto dispuso un capitulo a la participación ciudadana en la contratación estatal. - Decreto 734 de 2012, Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993 y en general todo lo que tiene que ver con la
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. - Ley 1551 de 2012, Por lo cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios
- Ley 1474 de 2011, por lo cual de dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
2. MARCO CONCEPTUAL
El Sistema de Desarrollo Administrativo está fundado: a. En las políticas de desarrollo administrativo formuladas por el DAFP adoptada por el Gobierno Nacional y articuladas
con los organismos y entidades de la Administración Pública.
b. En el Plan Nacional de Formación y Capacitación formulado por el DAFP en coordinación con la ESAP. La Política Pública es un conjunto conformado por uno o varios objetivos colectivos considerados necesarios o deseables y por medios y acciones que son tratados, parcialmente, por una institución u organización gubernamental con la finalidad de
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orientar el comportamiento de autores individuales o colectivos para modificar una situación percibida como insatisfactoria o problemática. La Política Pública existe sólo en la medida en que señala su campo de acción. Cada política pública tiene su campo de intervención reservado que puede ser objeto de varios subterritorios y subdivisiones, para los cuales generalmente se fijan nitiene a su vez cinco (5) componentes, así: 1. Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano: Contiene una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano que debe ser implementada en las entidades del orden Nacional, Departamental y Municipal, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 73 de la ley 1474/11. 2. Transparencia y acceso a la Información Pública: Los principios de transparencia y de máxima publicidad para titular universal exponen que toda información en posesión, bajo control o custodia del Estado es pública y no podrá ser reservada o confidencial, salvo que esté contemplada en la ley o en la Constitución y que sean acordes con los principios de una sociedad democrática. La información se debe proporcionar y facilitar en los términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos más expeditos y de fácil comprensión al ciudadano. El derecho de acceso a la información genera la obligación correlativa de divulgar activamente la información pública y responder de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y accesible a las solicitudes de acceso, lo que a su vez conlleva la obligación de producir o capturar la información pública. Es esencial disponer de sistemas de información efectivos que garanticen al ciudadano un fácil acceso a la información y que estén siempre encaminados a la transparencia como una herramienta que sirve para la garantía de derechos fundamentales; económicos, sociales y culturales y, aun, colectivos y del medio ambiente. Es decir, es fundamental que la información pública sea útil para los ciudadanos, poniendo a las personas como beneficiarios principales de la misma, y a las instituciones como usuarios complementarios. 3. Participación Ciudadana: La gestión institucional debe realizarse con principios de democracia participativa y democratización de la gestión pública. Ello implica la obligación de abrir espacios de participación e involucrar a los ciudadanos y las organizaciones de la sociedad civil en la formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública. 4. Rendición de Cuentas: Por rendición de cuentas se entiende el proceso conformado por un conjunto de normas, procedimientos, metodologías, estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales, las entidades de la Administración Pública y los servidores públicos informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control, a partir de la promoción del diálogo.
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La rendición de cuentas es una expresión de control social que comprende acciones de petición de información y explicaciones, así como la evaluación de la gestión. Este proceso tiene como finalidad la búsqueda de la transparencia de la gestión de la Administración Pública y a partir de allí lograr la adopción de los principios de buen gobierno, eficiencia, eficacia, transparencia y rendición de cuentas, en la cotidianidad del servidor público. Para tal fin es fundamental adelantar acciones de sensibilización, promoción y capacitación de la participación ciudadana en la rendición de cuentas y concertar espacios de diálogo con actores claves en el proceso. 5. Servicio al Ciudadano: Política orientada a garantizar el acceso de los ciudadanos, en todo el territorio nacional y a través de distintos canales, a los trámites y servicios de la Administración Pública con principios de información completa y clara, eficiencia, transparencia, consistencia, calidad, oportunidad en el servicio, y ajuste a las necesidades, realidades y expectativas del ciudadano. Reconociendo que el eje central del quehacer de las entidades es el Ciudadano y entendido éste como las personas naturales y jurídicas que requieren acceder a los servicios o trámites del Estado, se identifican dos frentes de trabajo: “ventanilla hacia adentro” y “ventanilla hacia afuera”.
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3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Acercar la Administración Municipal al ciudadano y comunidad y hacer visible la Gestión Municipal, facilitando la
participación ciudadana y social en la toma de decisiones y su acceso a la información, a los trámites y servicios
para una atención oportuna y efectiva.
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Los Objetivos Específicos del Plan son:
Establecer avances generales para la identificación y prevención de los riesgos de corrupción, permitiendo la
generación de alarmas y la aplicación de mecanismos orientados a controlar y evitarlos.
Facilitar el acceso a los servicios que brinda la Administración Municipal, permitiendo simplificar, estandarizar,
eliminar optimizar y automatizar los trámites existentes; acercar al ciudadano a los servicios que presta el Municipio,
mediante la modernización y eficiencia de sus procedimientos.
Adoptar procesos permanentes de interacción entre servidores públicos y Administración con los ciudadanos y
comunidad y los autores interesados en la gestión de los primeros y sus resultados.
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Garantizar el acceso de los ciudadanos a los trámites y servicios de la Administración Municipal con principios de
información completa y clara, eficiente, transparente, consistente, de calidad, oportuna, ajuste a las necesidades,
realidades y expectativas del ciudadano;
Incorporar en los ejercicios de planeación, estrategias encaminadas a fomentar la participación ciudadana y
comunitaria, brindar transparencia y eficiencia en el uso de los recursos con el fin visibilizar el accionar de la
Administración Municipal.
4. Manifestaciones de la corrupción Omisión o contravención de controles internos, para facilitar acciones de corrupción Inexistencia o inoperancia de las dependencias y del personal con las competencias necesarias para luchar contra la corrupción Ausencia de normatividad pertinente o de instrumentos legales y administrativos para contrarrestar los riesgos de corrupción. Inaccesibilidad o acceso no oportuno a información y la falta de participación de la ciudadanía El sentimiento de impotencia y debilitación de la acción preventiva de la comunidad en virtud a la impunidad frente a los grandes hechos de corrupción. La complicidad de diferentes sectores con la corrupción. La inexistencia del financiamiento público de las campañas políticas que hace que los dueños del capital comprometan a las administraciones de los candidatos que apoyaron
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5. ÁREAS MAS SENCIBLES A LOS ACTOS DE CORRUPCION EN LA ADMINISTRACION PUBLICA SON:
Asignación de bienes públicos para la operación de privados Trámites públicos Licitaciones y Contratación Obras públicas y compras y suministros Gastos menores no regulados Contratación de personal en las diferentes modalidades
6. TIPOS FRECUENTES DE CORRUPCION
Entre las más importantes modalidades tenemos: Peculado: abuso de recursos o bienes que estén a disposición del funcionario en virtud a su cohecho, delito en el que participan un particular que propone actos corruptos al funcionario, mediante ofertas, de dádivas o promesas para que proceda con acción u omisión en algo relacionado con sus funciones. Si el funcionario se deja corromper, también comete el delito. Concusión. Exigencia por parte del funcionario de un pago o gabela indebidos a un el presente Plan Anticorrupción, tiene cuatro componentes: Identificación de los riesgos de corrupción
Estrategia Antitrámites
Estrategia de Rendición de Cuentas
Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano de otra parte, la estrategia Anti trámites y los Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano,
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7. PRIMER COMPONENTE, METODOLOGÍA PARA LA INDENTIFICACIÓNDE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO.
7.1 FORMULACION DEL PLAN: Todas las entidades de la Administración Pública deben contar con una política de Administración de Riesgos contra la corrupción, tendiente a darle un manejo adecuado a los riesgos con el fin de lograr de la manera más eficiente el cumplimiento de sus objetivos y estar preparados para enfrentar cualquier contingencia que se pueda presentar en materia de corrupción. En este sentido, las actividades de la Administración Pública no pueden se ajenas al tema de los riesgos por Corrupción y deben buscar cómo manejar y controlarlos, partiendo de la base de su Misión y el compromiso con la sociedad. Como riesgo, la corrupción hace parte de cualquier gestión que las personas y organizaciones deben afrontar, en las condiciones políticas, económicas, sociales y culturales del país. Con la caracterización del proceso de levantamiento y actividades de los procedimientos institucionales se llevó a cabo la revisión, validación y actualización del Mapa de Riesgo Institucional .En este orden de ideas se mantiene este capítulo sin modificaciones. 7.2 ACCIONES PREVENTIVAS Mecanismos para la acción preventiva Mapa de riesgos institucional.
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La Alcaldía Municipal de Piojó tiene definido, identificado y estructurado el Mapa de riesgos Institucional, que facilita la Administración de los riesgos inherentes, de control y detección asociados a cada uno de los procesos. En cumplimiento de la Ley 1474 de 2012 "Estatuto Anticorrupción", el cual es monitoreado y evaluado en forma permanente con el fin de tomar las medidas que sean de caso a fin de evitar hechos que puedan poner en tela de juicio las actuaciones administrativas, así mismo el mapa deberá ser actualizado periódicamente con las nuevas prácticas asociadas a la corrupción con el fin de prevenir su ocurrencia. Para dar cumplimiento a estos componentes desarrollaron actividades preparatorias para el diseño de la Metodología, entre las cuales se encuentra la revisión normativa, la coherencia e integralidad de las normas, la identificación de los procesos y actores a intervenir, la toma de decisiones frente a conceptos discutidos al interior del grupo de calidad, entre otros. La herramienta metodológica “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”, a manera de ejemplo señala los Procesos y procedimientos que en su quehacer resultan propensos anticorrupción. Direccionamiento Estratégico Apoyo a la gestión institucional Financiero De Contratación De Gestión Informática y Documental. De evaluación independiente
7.3 IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN
Conforme disposición del artículo 73 de la ley 1474/11, las entidades públicas deben implementar la Estrategia de Lucha
contra la Corrupción y de Atención al Ciudadano, según Metodología estándar elaborada por el Gobierno Nacional.
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MAPA DE RIESGO DE CORRUPCIÓN 2013 Y MEDIDAS PARA CONTROLAR Y EVALUARLAS
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
ENTIDAD:
MISIÓN:
A. IDENTIFICACIÓN B. ANÁLISIS
C. MEDIDAS DE MITIGACIÓN
D. SEGUIMIENTO
N° Proceso Objetivo Causas
Probabilidad o grado
de materializac
ión
Valoración Administración del Riesgo
Acciones Responsables
Indicador
Riesgo Descripción Tipo de Control
1 Gestión Alta
Dirección Estratégica
Orientar la Administración hacia el cumplimiento de la Misión y sus consecuencias administrativas
Generar condiciones proclives al manejo del servicio público en interés particular
Convertir el servicio público en disfrute pecuniario ilícito para la alta dirección y clientela
El servicio público es ejercido como instrumento de enriquecimiento ilícito personal y clientelar, así como oportunidad de atornillarse en el poder
Posible
Preventivo
Evitar el riesgo
Cumplimiento de
la Visión y Misión
Institucional
Alcalde y Equipo de Gobierno
Grado de aceptación de las acciones
gubernamentales
2
Gestión Misional
Institucional
Prestar los servicios básicos de educación, salud, agua potable y saneamiento básico y en otros sectores, según competencias y asignaciones constitucionales y legales
Débil voluntad política y deficiente capacidad funcional para emprender acciones de planeación, ejecución y evaluación de los servicios a cargo de la entidad
Incumplir niveles de cobertura y calidad de los servicios por desviación y aplicación indebida de recursos.
No se cumplen los niveles de cobertura y calidad de los servicios, por desviación de recursos a aplicaciones indebidas
Posible
Preventivo
Evitar el riesgo
Diseñar e
implementar políticas
sociales, planes y programas dirigidos a la
satisfacción de las necesidades
básicas de la población
Alcalde y Equipo de Gobierno
Políticas Sociales, planes
y programas implementados
vs Políticas Sociales, Planes
y Programas planeados
Prestar los servicios básicos de educación,
Débil voluntad política y deficiente capacidad
Incumplir niveles de cobertura y calidad de los
No se cumplen los niveles de cobertura y calidad de los servicios,
Diseñar e implementar políticas sociales,
planes y programas dirigidos a la satisfacción de las necesidades básicas de
Políticas Sociales, planes
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salud, agua potable y saneamiento básico y en otros sectores, según competencias y asignaciones constitucionales y legales
funcional para emprender acciones de planeación, ejecución y evaluación de los servicios a cargo de la entidad
servicios por desviación y aplicación indebida de recursos.
por desviación de recursos a aplicaciones indebidas
Posible Preventivo Evitar el riesgo
la población Alcalde y Equipo de Gobierno
y programas implementados
vs Políticas Sociales, Planes
y Programas planeados
Brindar y aportar recursos físicos, administrativos, técnicos, tecnológicos, informáticos, financieros y talento humano para cumplir la Misión Institucional
Indebida utilización de los recursos con que cuenta la entidad.
Uso inadecuado de los recursos disponibles para la Gestión
Inadecuada utilización de los recursos públicos, genera debilidades en la Gestión.
Posible
Preventivo
Evitar el riesgo
Re direccionar el manejo de los recursos
hacia el cumplimiento de la Misión, implementando Manuales de Procesos y
Procedimientos
Alcalde y Equipo de Gobierno
Manual de Procesos y
Procedimientos elaborados e
implementados
Optimizar la Gestión transparente de los recursos financieros
Depositar altas sumas de dinero en cuentas corrientes o en caja, sin generar rendimientos financieros.
Favorecer a entidades bancarias con el propósito de obtener beneficios personales.
Altas sumas de dinero público son depositadas en cuentas corrientes y caja, sin obtener rendimientos financieros
Posible
Preventivo
Reducir el riesgo
Los recursos financieros se depositan en
cuenta que rentan
Secretario de Hacienda y/o Tesorero
Recursos
financieros depositados rentando vs Recursos
financieros totales
Deficiente sistemas computacionales y recursos tecnológicos
Manipular la información tributaria para reducir obligaciones del contribuyente
Falta de controles permiten manipular los Sistemas computacionales, en interés
Posible
Preventivo
Reducir el riesgo
Garantizar el correcto funcionamiento de los Sistemas de Información de la entidad
y la práctica de auditorias
Jefe de Sistema o quien haga sus veces
N° de Sistemas de Información implementados
Porcentaje de
16
Falta de medidas para recaudar la Cartera
Permitir la prescripción de la acción de cobro de tributos y tasas, por falta de gestión.
particular de quien está a su cargo o servicio
reducción de prescripciones
tributarias
Favorecer ciertos pagos de obligaciones sin respetar el orden de ingreso
Pagos de obligaciones sin respetar el orden de presentación de las cuentas
Demorar el pago de obligaciones legalmente contraídas para priorizar aquellas tramitadas con posterioridad, violando el derecho al turno
Posible
Preventivo
Reducir el riesgo
Establecer un cronograma de pagos de obligaciones, respetando el derecho al
turno
Secretario de Hacienda y/o tesorero
N° de cuentas pagadas
mensuales vs N° de cuentas recepcionadas
mensuales
3.1.3 Trámites dispendiosos, no regulados
Sobornos para el pago de cuentas a proveedores y contratistas
La tramito manía diluye la agilización de los procesos administrativos para el pago oportuno de las obligaciones.
Posible
Preventivo
Evitar el riesgo
Diseñar e
implementar Flujograma para
el pago de contratistas, aplicando métodos y tiempos
Secretario de
Hacienda y/o tesorero
3.1.4. Débiles procesos de gestión tributaria y de auditoria
Permitir la evasión y elusión tributarias, a cuenta de obtener beneficios económicos particulares
Los procesos de Fiscalización, Liquidación y Cobro Tributarios no están regulados formalmente, permitiendo la evasión y elusión, con la afirmativa de los servidores públicos
Casi Posible
Preventivo
Reducir el riesgo
Programar procesos de fiscalización, liquidación y cobro de los tributos municipales Establecer los procedimientos de gestión tributaria
Secretario de
Hacienda y/o tesorero
3.1.5. Omitir la revisión de documentos y soporte
Se emite órdenes, comprobantes de egresos o transferencias electrónicas, sin que se hayan
Se tramitan y pagan obligaciones, antes de la entrega de los bienes, servicios y obras por parte del contratista
Posible
Preventivo
Evitar el riesgo
Expedir reglamentación para regular los
requisitos y plazos para el
pago de obligaciones
Oficina Jurídica y Secretario
de
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entregado los bienes, servicios u obras pactadas con el contratista
Verificar requisitos
contractuales
Hacienda
3.2. Gestión Contractual Municipal
Apoyar los fines del Estado mediante la planeación, ejecución y seguimiento de procedimientos y trámites administrativos para adquirir bienes, servicios y ejecución de obras necesarios
Compras caprichosas y arbitrarias
Incumplimiento Plan Anual de Adquisiciones
La toma de decisiones contractuales es improvisadas e intencionadas para favorecer a cierto proveedor u oferente
Posible
Preventivo
Reducir el riesgo
Realizar estudios de
conveniencias y oportunidad,
partiendo de las necesidades detectadas
Ejecutar el Plan
Anual de Adquisiciones
Oficina Jurídica,
Secretaria de Gobierno y Secretaria
de Planeación
3.2.1. Inexistencia de Estudios de Precios para determinar el valor del contrato o proyectarlo a partir de las cotizaciones de quien luego será el contratista
Adjudicar contratos con sobreprecios por encima del fijado por el mercado
La entidad no hace Estudios de Precios en el mercado para determinar el precio más eficiente, con el interés de favorecer la adjudicación a cierto proveedor seleccionado a dedo
Posible
Preventivo
Reducir el riesgo
Realizar el Presupuesto,
acorde con los Precios en el
mercado
3.2.2. El análisis de los riesgos previstos en la etapa precontractual es deficiente o inexistente, asumiendo la entidad los mismos
Se omite el análisis de riesgos que pueden presentarse durante la ejecución del contrato
La omisión del análisis de riesgo en la etapa precontractual, conlleva a que la entidad asuma costos adicionales, no previstos, constituyéndose en detrimento
Posible
Preventivo
Evitar el riesgo
Acordar
Audiencias para distribuir los
riesgos que se pueden
presentar mediante la
ejecución del contrato
18
durante la ejecución y/o terminación del contrato
patrimonial
3.2.3. Por existir cierto interés particular del funcionario para favorecer a un tercero
Eludir el procedimiento de selección objetiva establecido y emplear la modalidad de selección directa para la escogencia del contratista
El interés indebido de quien coordina el proceso contractual, lo induce a emplear la causal de modalidad directa (fraccionamiento técnico, urgencia manifiesta, contrato interadministrativo, etc.), cuando se trata de causal de procedimiento abierto al público
Posible
Preventivo
Evitar el riesgo
Implementar el
Manual de Contratación
Aplicar el
principio de la selección
objetiva, según modalidad de
selección
3.2.4. Elaborar los Pliegos de Condiciones con criterios y factores subjetivos, para favorecer a un Proponente determinado
Direccionar indebidamente los Pliegos de Condiciones, con la mirada y el interés particular de favorecer
La inexistente o deficiente planeación contractual, obstaculiza la estandarización delos Pliegos de Condiciones, facilitando el direccionamiento indebido a favor de un Proponente
Posible
Preventivo
Evitar el riesgo
Estandarizar los Pliegos de
Condiciones para evitar
riesgos
3.2.5. La inexistencia de reglas sobre requisitos para ejercer la Evaluación de Propuestas y de Protocolo sobre prevención y trámite de conflicto de interés
Parcialidad de los Evaluadores de Propuestas por existir conflicto de interés
El conflicto de interés en los Evaluadores de Propuesta, no es detectado ni existe reglas claras para su prevención, trámite y supervisión
Posible
Preventivo
Evitar el riesgo
Aplicar las reglas sobre prevención y trámite de conflictos de interés Supervisar la aplicación de las reglas y remoción del evaluador, si procede
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3.2.6 Designación de Supervisores sin tener en cuenta los Perfiles y cargas laborales de los empleados públicos
Los perfiles y cargas laborales de los empleos, se desconocen; en estas condiciones se designan Supervisores con el riesgo de incurrir en equivocaciones
Designar Supervisores sobrecargados de tareas, queimpiden ejercer el control efectivo de las obligaciones del contratista
Posible
Preventivo
Evitar el riesgo
Analizar y redistribuir las
cargas de trabajo entre los funcionarios que se desempeñan
como Supervisores
Contratar
Supervisores Externos, si
existe Presupuesto disponible
3.2.7. Ejercicio débil o negligente de la función de Supervisión por interés oculto
El Supervisor acepta el objetos del contrato, sin que se entregue los bienes, servicios y obras contratadas
Las funciones del Supervisor están mediatizadas por el conflicto de interés, sin que se tomen medidas de prevención y resolución
Posible
Preventivo
Evitar el riesgo
Aplicar reglas sobre prevención y trámites de conflictos de interés Separación inmediata de Supervisores, incursos en conflicto de interés
3.3. Trámites y/o servicios
administrativos
Hacer trámites y/o prestar servicios administrativos, por solicitud del usuario, pagando una tasa a la entidad
Débiles principios y valores que sustentan la conducta del funcionario conocedor del trámite.
Presión económica al usuario para agilizar trámites administrativos
Funcionario público que abusa de sus funciones, exigiendo contribuciones económicas en su provecho
Posible
Preventivo
Prevenir el riesgo
Fomentar cultura del auto control Establecer reglas claras de trámites administrativos
Secretarios de
Despacho
3.3.1. Dilatar el debido trámite de Licencias o Permisos administrativos por interés indebido
Obstaculizar el otorgamiento de licencia o permiso administrativo o concederla inapropiadamente
El trámite de otorgamiento de una Licencia o Permiso es arbitraría e inadecuada
Posible
Preventivo
Evitar el riesgo
Diseñar e implementar el
Manual de Procedimiento
de Trámite Administrativo
Secretaria de
Planeación, Secretaria
de Gobierno y otras
20
Secretarias
3.3.2. Deficiente control sobre los bienes del Estado.
Uso de los Bienes del Estado para actividades particulares
Los bienes y demás activos del Estado son utilizados para actividades fuera del servicio público
Posible
Preventivo
Reducir el riesgo
Inventario de Bienes en riesgo para establecer necesidades de
control
Secretario de Gobierno
3.4 Gestión Informática
y Documental
Inadecuada distribución de las cargas laborales.
Concentración manipulación de la información en un funcionario.
La concentración de la información pública en un solo funcionario, sin los correspondientes controles, crea condiciones propicias para el ejercicio de conductas impropias del servicio público
Posible
Preventivo
Evitar el riesgo
Ajustar y actualizar el Manual de Funciones,
Competencias Laborales y Requisitos
Básicos
Secretaria de
Planeación y Secretaria de Gobierno
3.4.1. Falta de Auditorias a los Sistemas de Información, conlleva el riesgo de su uso no apropiado
Manejo de Sistema de Información sin auditoria
El manejo de los Sistemas de Información sin controles adecuados, conduce a actuaciones indelicadas
Posible
Preventivo
Evitar el riesgo
Establecer módulos
auditores a los sistemas de información
Secretarios de
Despacho
3.4.2. Falta de transparencia en el manejo de la Información Pública
Ocultar a la comunidad Información Pública
La Información Pública generada en la entidad, es parcialmente sustraída de la lupa ciudadana con el propósito de ocultar hechos o actuaciones indecorosas
Posible
Preventivo
Evitar el riesgo
Dar estricto
cumplimiento a las acciones de
Gobierno en Línea
Alcalde y Secretarios
de Despacho
Porcentaje de implementación del Programa Gobierno en
Línea
3.4.3.
Gestión Documental deficiente
Reducir la Memoria
institucional documental,
obligatoria por la Ley de archivos.
La deficiente implementación de la Ley de Archivos posibilita la manipulación y pérdida de documentos en provecho del
Posible
Preventivo
Evitar el riesgo
Aplicar la normativa
establecida en la Ley de archivos
Secretarios de
Despacho
Porcentaje de implementación
de la Ley de Archivo
21
funcionario y/o de particulares.
4.
Evaluación Independien
te del Control Interno
Contribuir a que la entidad alcance sus metas de eficiencia, eficacia y economía en todas sus operaciones para el logro de la Misión Institucional
Desconocimiento por parte de los funcionarios de las funciones del Control Interno
Disminuir la función preventiva de control interno
El desconocimiento de la función preventiva del Control Interno, conduce a que la Administración genere actos de corrupción.
Posible
Preventivo
Evitar el riesgo
Capacitar a los Servidores
Públicos en las funciones de
Control Interno
ALCALDE
Grado de aplicación de las
funciones preventivas de Control Interno
4.1 Débil seguimiento y evaluación al trabajo de las Dependencias Municipales
La No detección a tiempo de hallazgos que impliquen actos corruptos
Programación y ejecución de auditorías intermitentes, por no contar con un plan anual de auditorías
Posible
Preventivo
Evitar el riesgo
Elaborar el Plan Anual de
Auditoria de la Oficina de
Control Interno por dependencia
Control Interno
Plan Anual de Auditoria
elaborado e implementado
4.2 Frágiles
principios y valores
relacionados con el
Autocontrol
Deficiente cultura del Autocontrol
Las prácticas corruptas en el manejo de los
recursos públicos, se inician por la falta de auto control de los servidores públicos
Casi Seguro
Preventivo
Evitar el riesgo
Ajustar y difundir el Código de Ética de la
Entidad
Control Interno
Código de Ética de la entidad
ajustado y sensibilizado
4.3 Presión al Auditor con
Ofrecimiento de dádivas
para evitar la detección de
actos corruptos
Restricción en la Actuación del Auditor
Soborno al Auditor para imposibilitar las
visitas de Control Interno efectivas
Posible
Preventivo
Evitar el riesgo
Selección del
auditor de acuerdo a los
perfiles y conforme al
Manual de Etica
Clima organizacional y
herramientas apropiados
ALCALDE
Informes de Auditoría
realizados y ajustados a la
norma
4.5 Precarios Indicadores de
Gestión
Evaluación deficiente del desempeño Institucional
Falta de diseños para los Indicadores
de Gestión que indique el
Implementar los indicadores para
verificar el
Control Interno
Indicadores de desempeño institucional cumplidos
22
cumplimiento de los procesos
Posible Preventivo Evitar el riesgo
óptimo desempeño institucional
4.6. Demora en la entrega de los informes de
auditoría a la Alta Dirección
Retraso en la corrección y
ajuste de errores a
través de los Planes de
Mejoramiento
No proporcionar información pública, oportuna a la Alta
Dirección, sobre los Hallazgos
encontrados y las medidas correctivas
a tomar
Casi Seguro
Preventivo
Evitar el riesgo
Establecer un programa de auditorías.
Realizar
acompañamiento en la formulación y ejecución delos
Planes de mejoramiento
Control Interno
Informes de auditoría
generados y Planes de
Mejoramiento ejecutados
8. AVANCES EN MATERIA DEL MAPA DE RIESGO ANTICORRUPCION:
8.1 AVANCES EN EL PROCESO DE ALTA DIRECCION ESTRATEGICA Y MISION INSTITUCIONAL: La administración Municipal está orientando a la Entidad hacia el cumplimiento de la Misión prestando los Servicios básicos de Educación, Salud y demás sectores Según competencias y asignaciones constitucionales.
8.2 APOYO A LA GESTION INSTITUCIONAL, los recursos Municipales se están consignando en cuentas que renten al Municipio, así mismo la Entidad a través de la Secretaria de Hacienda viene adelantando el proceso de cobro persuasivo en materia de gestión tributaria a los contribuyentes de los tributos de industria y comercio, se le han enviado cartas invitándolos a acercarse a la secretaria a fin de que se pongan a paz y salvo por estos conceptos No se ha diseñado un flujo grama para el pago de los contratistas aplicando métodos y tiempos.
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8.3 GESTION CONTRACTUAL: se realizan los estudios de Conveniencias y oportunidad partiendo de las necesidades detectadas según el Plan anual de Compras. -Se realizan estudios de precios para determinar el precio más eficiente para determinar el valor del contrato o proyectarlo a partir de las cotizaciones de quien luego será el contratista.
El Manual de Contratación se encuentra en proceso de elaboración a fin de aplicar los principios de la contratación a todos los procedimientos llevados a cabo por la Entidad. 8.4 DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO: se tuvieron avances significativos en lo que respecta al tema del Plan Anual de capacitación estableciéndose un cronograma de actividades, se desarrolló adjunto al diligenciamiento de una encuesta la cual indago por los temas de capacitación de interés de los empleados públicos, Igualmente con el objetivo de implementar una estrategia que permita al Comité de Talento Humano conocer las fechas de cumpleaños de los servidores y hacerse presente con un detalle de felicitación se realizó afiches con las fechas de cumpleaños de los empleados de la entidad.
8.5 TRAMITES Y/O SERVICIOS ADMINISTRATIVOS: No se encuentra implementado el manual de Procesos y Procedimientos de tramites administrativo, se realizó en Manual de Información Estratégica en lo relacionado a la información primara y secundaria, para suprimir o reformar, procedimientos y trámites innecesarios existentes, establece normas a, para recepcionar, radicar, direccionar y hacer seguimiento hasta resolver y contestar las peticiones, quejas y reclamos formulados ante el Ente Territorial con el propósito de garantizar al ciudadano el efectivo ejercicio de sus derechos. Se encuentran inventariados todos los bienes y demás activos del Municipio como mecanismo de control en el uso adecuado de los bienes públicos. Así mismo el Manual de Funciones competencias y Requisitos Básicos se encuentra debidamente actualizado. De igual manera la información Publica generada en la entidad es publicada en la página web del Municipio dándose así cumplimiento a las accione de Gobierno en Línea.
8.6 EVALUACION INDEPENDIENTE: la oficina de control interno elaboro en la vigencia 2013 el Plan Anual de Auditorias por dependencias para el seguimiento y evaluación de las distintas dependencias.
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En relación a los Indicadores de desempeño Municipal la Alcaldía de Piojó implemento el Manual de Indicadores de Gestión (Estratégico, Táctico y Operativo), para medir los resultados de Eficiencia, eficacia e impacto., alcanzado dentro del desarrollo de sus actividades programadas tanto en los Procesos misionales y de apoyo, en los Proyectos de Inversión como en los Planes Operativos Internos de Acción.
Se desarrollaron Herramientas para la elaboración, evaluación y seguimiento de planes de mejoramiento institucional, por procesos e individual. Teniendo en cuenta, las recomendaciones provenientes de la Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno, y en las recomendaciones contenidas en los informes de auditoría interna y control fiscal que realizan los órganos de control. Este componente se estructura en tres Elementos: Plan de Mejoramiento Institucional. Plan de Mejoramiento por Proceso. Plan de Mejoramiento Individual. 9. SEGUNDO COMPONENTE ESTRATEGIA ANTITRÁMITES 9.1 AVANCES:
9.1.2 IDENTIFICACIÓN DE TRÁMITE: Se identifican los elementos que integran los trámites y procedimientos administrativos, con el fin de evaluar la pertinencia, importancia y valor agregado para el usuario.
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9.1.3 PRIORIZACIÓN DE TRÁMITES A INTERVENIR: A partir de la información recopilada en el inventario de trámites, se identificaron aquellos que requieren mejorarse para garantizar la efectividad institucional y la satisfacción del usuario.
9.1.4 RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITE: Con el fin de permite reducir los trámites, con el menor esfuerzo y costo para
el usuario, a través de estrategias jurídicas, administrativas o tecnológicas que implican: simplificación, estandarización, eliminación, automatización, adecuación o eliminación normativa, optimización del servicio, interoperabilidad de información pública y procedimientos administrativos orientados a facilitar la acción del ciudadano frente al Estado.
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La administración Municipal de piojó realizo significativos avances en materia de racionalización de tramites es por ello que se expidieron los siguientes actos administrativo 1-Resolución N°028 del 23 de abril de 2013 por la cual se designa el delegado del representante de la alta dirección para implementar las estrategias constructivas del plan anticorrupción y atención al ciudadano, se conforma un grupo de trabajo interno y se señala los roles y responsabilidades de los diferentes actores del proceso 2-Decreto N°034 del 23 de abril de 2013 por el cual se delega en un grupo de trabajo interno la gestión de tramitar y atender las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen en relación con el cumplimiento de la misión de la administración municipal. 3- Resolución Nº 031 del 29 de abril de 2013 por la cual se reglamenta el trámite interno del derecho de petición del municipio de piojo. Tramites en la atención de peticiones, quejas y reclamo y sugerencias: Este sistema está definido como el conjunto de mecanismos institucionales que permiten y aseguran a los ciudadanos una participación efectiva en el seguimiento y control social a la gestión que desarrolla el municipio de Piojó, con el fin de garantizar el cumplimiento de la Ley, las metas, objetivos y políticas trazados para el logro de su misión y el mejoramiento continuo de sus procesos y procedimientos. Igualmente se puede establecer como la manera de poder resolver todas aquellas inquietudes a través de sugerencias emitidas por los grupos de interés, y de esta forma disminuir las debilidades que sean detectadas en su análisis. El Sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos-PQR se establece como la recepción, distribución, control eficiente y eficaz y una adecuada atención y solución integral de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias realizadas por los grupos de interés que satisfaga las necesidades y retroalimente el sistema de mejoramiento interno del Municipio de Piojó. Cualquier persona podrá presentar peticiones, quejas, reclamos y sugerencias verbalmente, bien sea personalmente, o telefónicamente, por escrito y en el sitio web municipal en el link habilitado para tal fin.
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9.1.5 PETICIONES: Es toda expresión de conformidad o no con los productos y/o servicios ofrecidos por la entidad. También es toda expresión de propuesta o solicitud de información que cualquier persona requiera. En el derecho colombiano se le da el nombre de "petición" a toda solicitud por medio de la cual son formuladas ante las autoridades, manifestaciones, quejas, reclamos consultas o demandas. El hecho de que determinada solicitud no tenga como título "derecho de petición", no quiere decir que se exima a la entidad pública del deber de dar una pronta solución. Razón por la cual, no sólo debe tramitarla, sino comunica en forma oportuna la respuesta a los interesados. CLASES DE PETICIONES: DERECHO DE PETICIÓN EN INTERES PARTICULAR: Es la solicitud en la cual el asunto objeto de la petición afecta, interesa o guarda relación con el peticionario y de acuerdo con su finalidad, puede tratarse de una queja, reclamo, solicitud o manifestación. DERECHO DE PETICIÓN EN INTERÉS GENERAL: Es la solicitud en la que el asunto objeto de la petición no afecta de manera individual y directa al solicitante, sino que hace referencia a motivos de conveniencia general. DERECHO DE PETICIÓN DE INFORMACIÓN: Se entiende por petición de información, el ejercicio del derecho a la averiguación de un hecho, acto o actuación administrativa que corresponda a la naturaleza y finalidad de la Acción Social, así como la solicitud de expedición de copias y desglose de documentos que reposen en los archivos, salvo los casos señalados en la Ley, y ciñéndose a los respectivos presupuestos de Ley. DERECHO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS Y EXPEDICIÓN DE COPIAS: Facultad que tienen las personas de formular consultas y obtener acceso a la información sobre las actuaciones en general, derivadas del cumplimiento de las funciones atribuidas a la entidad y sus distintas dependencias. En los términos previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, las respuestas dadas por los funcionarios del Municipio de Piojó a las consultas formuladas, no comprometen la responsabilidad de la entidad ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
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PROTECCIÓN DE LA RESERVA DOCUMENTAL: Para la consulta y expedición de copias de documentos que reposen en dependencias del Municipio de Piojó deben observarse las normas que protegen la reserva según la Constitución y la ley. El carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de los documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo prescrito en este artículo. CONCEPTOS BASICOS USUARIO: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. PETICION: Es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar solicitudes respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener su pronta resolución. DERECHO DE PETICIÓN EN INTERÉS GENERAL: el Derecho de Petición en interés general podrá ser ejercido por roda persona, en forma verbal o por escrito, en ambos casos en forma respetuosa. Si la petición fuese presentada en forma verbal y el solicitante requiere certificado en que conste su presentación, el funcionario competente atenderá tal requerimiento a través de la expedición de la respectiva constancia. DERECHO DE PETICIÓN EN INTERÉS PARTICULAR: Cualquier persona podrá formular peticiones respetuosas ante la Personería Municipal, las peticiones que en interés particular se radiquen ante la Personería Municipal deberán contener además una exposición clara de las razones que son fundamento de la Petición y los requisitos exigidos para casa caso. PETICIÓN DE INFORMACIÓN, CONSULTA DE DOCUMENTOS Y OBTENCIÓN DE COPIAS: Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se les expida copia de las mismas, siempre que dichos documentos conforme a la constitución, a la ley y las disposiciones de la institución, lo permitan, por el secreto de reserva. Las copias deben ser sufragadas por el solicitante.
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QUEJA: Es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona en relación con una conducta que considera irregular de uno o varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones. RECLAMO: Es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solución, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indicada. SATISFACCION DEL USUARIO: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos y expectativas. SUGERENCIAS: Es la manifestación de una idea o propuesta para mejorar el servicio o gestión de la entidad, cuyo objeto se encuentra relacionado con la prestación del servicio o el cumplimiento de una función pública. DENUNCIA: Es la puesta en conocimiento ante autoridad competente de una conducta posiblemente irregular, para que se adelante la correspondiente investigación penal, disciplinaria, fiscal, administrativa – sancionatoria o ético profesional. Es necesario que se indiquen las circunstancias de tiempo, modo y lugar, con el objeto de que se establezcan responsabilidades. DEBER DE DENUNCIAR: Es deber de toda persona denunciar ante la autoridad competente, las conductas punibles de que tengan conocimiento. Este deber para los servidores públicos; tienen connotación jurídica constitutiva de infracción a la Ley de conformidad con el Articulo 6 de la Constitución Política
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9.1.6 TRAMITE DEL DERECHO DE PETICION EN LA ALCALDIA MUNICIPAL DE PIOJÓ DEL DERECHO DE PETICIÓN EN INTERÉS GENERAL Y PARTICULAR. ARTÍCULO 1o. OBJETO. El presente acto administrativo regula el trámite interno de los derechos de petición que se formulen ante la Alcaldía Municipal de Piojo dentro del marco de su competencia constitucional y legal, en concordancia con lo dispuesto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. ARTÍCULO 2o. MODALIDADES DEL DERECHO DE PETICIÓN. En ejercicio del derecho de petición cualquier persona podrá solicitar entre otras actuaciones el reconocimiento de un derecho o que se resuelva una situación jurídica, la prestación de un servicio, la solicitud de información, consultar, examinar y requerir copias de documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamos e interponer recursos. PRESENTACIÓN DE INFORMES DEL SECRETARIO DE GOBIERNO O QUIEN HAGA SUS VECES El Secretario de Gobierno o quien haga sus veces, presentará al Alcalde Municipal, un informe trimestral pormenorizado sobre las peticiones recibidas en la Entidad, así como del número de respuestas emitidas. ARTÍCULO 16. DESISTIMIENTO O RETIRO DE LA PETICIÓN. Los interesados podrán desistir expresamente en cualquier tiempo de sus peticiones, antes de que se adopte la decisión definitiva, pero la Administración Municipal podrá continuar de oficio la actuación si la consideran necesaria para el interés público. En tal caso se expedirá resolución motivada según lo establecido en el artículo 18 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. ARTÍCULO 17. PROCEDIMIENTOS REGULADOS POR NORMAS ESPECIALES. Los procedimientos administrativos regulados por normas especiales se regirán por ellas y en lo no previsto, se aplicarán las disposiciones contenidas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en las normas que lo sustituyan o modifiquen y en la presente resolución, en cuanto resulten compatibles.
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ARTÍCULO 18. FALTA DISCIPLINARIA. La falta de atención a las peticiones y a los términos para resolver, así como la contravención a las prohibiciones y el desconocimiento de los derechos de las personas de que trata el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo; constituirán falta gravísima para el servidor público y darán lugar a las sanciones correspondientes de acuerdo con la ley disciplinaria. ARTÍCULO 3o. RADICACIÓN Y TRÁMITE DE PETICIONES. Los servidores públicos que presten sus servicios en la Alcaldía Municipal de PIOJO que reciban directamente vía fax, por correo, correo electrónico o cualquier otro medio una petición, deberán remitirla de manera inmediata a la oficina de Quejas y Reclamos, para que esta dependencia proceda a la asignación del número de radicación y su transferencia a para que éste, en los términos establecidos en la ley dé traslado a la autoridad competente. Se excluyen de lo dispuesto en los incisos anteriores los siguientes documentos: 1. Las actuaciones judiciales, solicitudes de conciliación y demás requerimientos de autoridades judiciales, o las peticiones que tengan relación directa con las funciones de la Oficina Jurídica o quien haga sus veces, deberán ser remitidas de manera inmediata a la mencionada Oficina para su respectivo trámite. 2. Las peticiones que se reciban a través de las redes sociales, serán tramitadas directamente por cada una de las dependencias de la Alcaldía que tengan o lleguen a tener cuentas en dichas redes y en caso de ser procedente deberán asignarlas al competente. PARÁGRAFO 1o. La dependencia de la Alcaldía Municipal que reciba una comunicación a través de cualquiera de los canales establecidos para su reparto y considere que ésta requiere una reclasificación según corresponda (petición, sugerencia. queja o reclamo), deberá informar a la Secretaria de Gobierno Municipal o quien haga sus veces, para que dicha comunicación sea reclasificada en el sistema. ARTÍCULO 4o. OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO PARA LA RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE LAS PETICIONES VERBALES. Para la atención presencial o vía telefónica de los peticionarios, el Secretario de Gobierno Municipal o quien haga sus veces, será el encargado de recibir las peticiones, sugerencias, quejas y reclamos verbales, en el horario de atención al público de lunes a viernes de 8:00 a.m – 12:00 m y de 2:00 p.m a 5:00 p. m. Para las peticiones presentadas en forma verbal y/o presencial si el servidor público encargado de atender la petición lo juzga pertinente, podrá exigir su presentación por escrito y se seguirá el procedimiento señalado en el inciso 4 del artículo
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15 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Cuando quien formula la petición, pide constancia de haberla presentado, el funcionario responsable la expedirá en forma sucinta, de conformidad a lo dispuesto en el inciso 3 del artículo 15 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Las peticiones, sugerencias, quejas y reclamos recibidos a través de medios electrónicos, fuera del horario establecido para la atención al público, se entenderán recibidas al día hábil siguiente. La Oficina Jurídica o quien haga sus veces, impartirá las directrices jurídicas necesarias para la atención de las peticiones que reciba la Entidad. Para lo cual designará un Asesor Jurídico, que se encargará de prestar su apoyo y asesoría a las dependencias de la Entidad enunciadas en el artículo tercero de esta Resolución. ARTÍCULO 5o. DEBER DE TRÁMITE OPORTUNO. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, toda actuación que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de petición establecido en el artículo 23 de la Constitución Política. Por lo tanto, es un deber del servidor público de la Entidad atender las peticiones dentro de los términos establecidos en la ley. ARTÍCULO 6o. CONTENIDO DE LAS PETICIONES. De acuerdo con lo establecido por el artículo 16 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las peticiones deberán contener por lo menos los siguientes requisitos: 1. La designación de la autoridad a la que se dirige. 2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad y de la dirección donde recibirá correspondencia. El peticionario podrá agregar el número de fax o la dirección electrónica. Si el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica. 3. El objeto de la petición. 4. Las razones en las que fundamenta su petición. 5. La relación de los requisitos exigidos por la ley y de los documentos que desee presentar para iniciar el trámite. 6. La firma del peticionario, cuando fuere el caso.
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PARÁGRAFO. La dependencia responsable de dar respuesta a la petición, sugerencia, queja o reclamo, deberá examinar integralmente la petición y en ningún caso la estimará incompleta por falta de requisitos o documentos que no se encuentren dentro del marco jurídico vigente y que no sean necesarios para resolverla. ARTÍCULO 7o. TÉRMINO GENERAL PARA RESOLVER LAS PETICIONES. Las peticiones de que trata la presente Resolución, se resolverán o contestarán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su radicación, según lo establecido en el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sin perjuicio de los términos especiales contemplados en la ley. Cuando se trate de una petición que no es competencia de la Entidad de acuerdo con las funciones establecidas en la ley, el funcionario deberá informar de inmediato al interesado si éste actúa verbalmente o dentro de los diez (10) días siguientes a la recepción si obró por escrito. Dentro del mismo término deberá remitirse la petición al competente y enviar copia del oficio remisorio al peticionario. PARÁGRAFO 1o. Cuando no fuere posible contestar al interesado dentro del término legal, la autoridad deberá informar de inmediato esta circunstancia al interesado expresando los motivos de la demora y señalando a la vez una fecha razonable en que se resolverá o dará respuesta, plazo que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto, de acuerdo con el parágrafo del artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. PARÁGRAFO 2o. En los términos establecidos en la ley, se dará atención prioritaria a las peticiones de reconocimiento de un derecho fundamental cuando deban ser resueltas para evitar un perjuicio irremediable al peticionario, quien deberá probar sumariamente la titularidad del derecho y el riesgo de perjuicio invocados. Cuando por razones de salud o de seguridad personal esté en peligro inminente la vida o la integridad del destinatario de la medida solicitada, la autoridad deberá adoptar de inmediato las medidas de urgencia necesarias para conjurar dicho peligro, sin perjuicio del trámite que deba darse a la petición. ARTÍCULO 8o. TÉRMINOS ESPECIALES PARA RESOLVER LAS PETICIONES. La resolución de las siguientes peticiones será:
1. La solicitud de copias o fotocopias de documentos que reposen en la Alcaldía Municipal, deberá remitirse a la dependencia que tenga a su cargo la custodia de los documentos a más tardar el día siguiente de la radicación.
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Estas peticiones deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción en la Entidad; si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá para todos los efectos legales que la solicitud ha sido aceptada y por consiguiente la Entidad no podrá negar la entrega de dichos documentos y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes.
2. Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las diferentes dependencias de la Entidad de acuerdo con las funciones a su cargo, deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción. 3. Las solicitudes efectuadas a la Alcaldía Municipal por otra Entidad pública serán atendidas en un término no superior a diez (10) días, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 30 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 4. Las solicitudes de información que se reciban por los Concejales, deberán tramitarse dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción en la Entidad, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 258 de la Ley 5ª de 1992. PARÁGRAFO 1. Cuando no fuere posible contestar al interesado dentro de los términos señalados en este artículo, se aplicará lo dispuesto en el parágrafo del artículo 7 de la presente resolución. PARÁGRAFO 2. La expedición de copias al pendiente dará lugar al pago de las mismas, cuando la cantidad solicitada lo justifique por incurrir en un costo exagerado, incluido si el peticionario es Concejal (Sentencia T – 842 de 2002, Magistrado Ponente Dr. Álvaro Tafur– Corte Constitucional). DE LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN. ARTÍCULO 9o. INFORMACIONES Y DOCUMENTOS RESERVADOS. Tendrán el carácter de reservado los documentos señalados por la Constitución Política y la ley, tales como los relacionados con la defensa y seguridad nacional, los que involucren los derechos a la privacidad e intimidad de las personas incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de la Entidad. Cuando la dependencia que tenga bajo su responsabilidad los documentos reservados niegue la solicitud de información, así lo señalará al interesado, citando las disposiciones legales pertinentes.
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Si la persona interesada insistiere en su petición de información o de documentos ante la Entidad, el funcionario respectivo enviará la documentación correspondiente al Tribunal Administrativo con jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos, quien decidirá en única instancia si se niega o se acepta, total o parcialmente, la petición formulada, en los términos establecidos en el artículo 21 de la Ley 57 de 1985 y de conformidad al artículo 26 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. ARTÍCULO 10. EXAMEN DE DOCUMENTOS. El examen de documentos se hará en el horario de atención al público de lunes a viernes de 8:00 a. m. a 12.00 y de 2:00 pm a 4:00 p. m. previa la autorización del Jefe de la respectiva dependencia, o del servidor público en quien este haya delegado dicha facultad. El servidor público que autorice el examen de documentos, deberá verificar que éstos no tengan el carácter de reservado. CAPÍTULO III. DE LAS SUGERENCIAS, QUEJAS Y RECLAMOS. ARTÍCULO 11. DEFINICIONES. Para efectos de la recepción y trámite oportuno de las sugerencias, quejas y reclamos que se presenten ante la Alcaldía Municipal, entiéndase por: Sugerencia: Es un consejo o propuesta que formula un usuario o institución para el mejoramiento de los servicios de la Entidad. Queja: Manifestación verbal o escrita de insatisfacción hecha por una persona natural o jurídica o su representante con respecto a la conducta o actuar de un funcionario de la Entidad. Reclamo: Manifestación verbal o escrita de insatisfacción hecha por una persona natural o jurídica sobre el incumplimiento o irregularidad de alguna de las características de los servicios ofrecidos por la Entidad. ARTÍCULO 12. BUZÓN DE SUGERENCIAS. Además de los otros medios habilitados por la Entidad para la recepción de derechos de petición, los usuarios tanto externos como internos de la Alcaldía Municipal cuentan con la posibilidad de expresar sus comentarios o sugerencias a través del Buzón de Sugerencias, que se ubicará en la Alcaldía, darle el trámite respectivo a las
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10. TERCER COMPONENTE: RENDICION DE CUENTAS. Para la vigencia 2014 se trabajara de acuerdo a los lineamientos del Departamento Nacional de Planeación ¨Lineamientos Para la Rendición de Cuentas a la Ciudadanía por los Administradores Territoriales cuya metodología adaptamos así
10.1 ESTRATEGIA PARA LA RENDICION DE CUENTAS:
La Rendición de Cuentas es una expresión de control social que comprende acciones de petición de información y de explicaciones, así como la evaluación de la gestión, y que busca la transparencia de la gestión de la Administración pública para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno. A continuación se señalan los lineamientos generales contenidos en el Documento Conpes 3654 del 12 de Abril de 2010: i. Información: Está dada en la disponibilidad, exposición y difusión de datos, estadísticas informes, etc., de las funciones de la entidad y del servidor. Abarca desde la etapa de planeación hasta la de control y evaluación. - Diálogo: Se refiere a: la justificación de las acciones; presentación de diagnósticos e interpretaciones; y las manifestaciones de los criterios empleados para las decisiones. Envuelve un diálogo y la posibilidad de que otros actores incidan en las decisiones.
10.2 PASOS PARA LA PLANEACION DE LA RENDICION DE CUENTAS:
Paso 1:
Etapa 1: Realizar el alistamiento Institucional. Mediante la definición del equipo de trabajo y sus responsabilidades, se formula un proceso de responsabilidad compartida frente a los procesos de Rendición de cuentas,
Etapa 2: organizar y comunicar la información.
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La información deberá ser aportada por cada uno de los miembros del equipo de trabajo, a su vez la información se consolida por la oficina de planeación, siendo procesada de la mejor manera para que sea presentada a la comunidad y permitirá acciones de control social. PASO 2. CONSULTAR Y CONVOCAR A LA CIUDADANÍA: .
Etapa1: en los espacios comunitarios ya definidos Etapa 2: convocar a la ciudadanía y prepara el dialogo en la rendición de cuentas. Veedurías Ciudadanas comunidad en general y Entidades que ejercen vigilacia y control PASO 3 DIALOGOEN EL MARCO DE LA RENDICION DE CUENTAS. Etapa 1: entrega y explicación de la información, a través de las audiencias públicas paso final de la Rendición.
11. CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO. Finalmente este componente se ha desarrollado teniendo en cuenta las herramientas dispuestas por la administración municipal. La Estrategia Anti Trámites es un componente del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. En esta Estrategia se han registrado las acciones de implementación que dan cumplimiento a las obligaciones que establece el Decreto Ley 019 de 2012. Mecanismos implementados por la administración Municipal para mejorar la atención al ciudadano:
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12. DESARROLLO INSTITUCIONAL PARA EL SERVICIO AL CIUDADANO:
Construir y difundir el portafolio de servicios al ciudadano de la entidad a través de la página web. Se ha establecido procedimientos, espacios físicos y se dispuesto de facilidades estructurales para la atención a personas en situación de discapacidad, niños, niñas, mujeres gestantes y adultos mayores.
Se cuenta con un buzón de sugerencias una ventanilla única y la página web, para atender las P.Q.R.S. los buzones son revisados semanalmente y la pagina diariamente con el propósito de que estas tengan una respuesta oportuna y satisfactoria, se cuenta con una persona encargada de atender al público de 7:30 AM a 12 PM Y DE 2:pm A 6:00 PM para recepcionar las solicitudes presentadas por la ciudadanía. De igual manera la entidad a implementado trámites y servicios en línea,
11.2 COMPONENTE DE COMUNICACION:
La Alcaldía Municipal de Piojó ha iniciado un proceso de mejoramiento en la calidad de los servicios a través del código de ética donde se vincula a todos los servidores públicos en la construcción de directrices que permitan crecer juntos en el valor de lo público y se dé el cumplimiento de la misión institucional: Servir a la comunidad. Se implementó el Manual de Información Estratégica que contribuye a mejorar la labor desempeñada por todos los que creemos que el servicio a la ciudadanía es la razón y finalidad de nuestro trabajo y nos ayudará a continuar el proceso de mejora continua de la calidad de los servicios prestados, estandarizar las actividades necesarias para recepcionar, radicar, direccionar y hacer seguimiento hasta resolver y contestar las peticiones, quejas y reclamos formulados ante el Ente Territorial con el propósito de garantizar al ciudadano el efectivo ejercicio de sus derechos así:
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11.2.3 INFORMACION PRIMARIA:
1 CANALES DE ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA El Municipio de Piojó dispone de los siguientes medios para prestar sus Servicios: ATENCIÓN TELEFÓNICA: Es uno de los medios donde se recepcionan llamadas para solicitar Información, realizar las Quejas, reclamos, sugerencias, denuncias, Opiniones etc. La importancia de la atención telefónica Bajo costo para la ciudadanía y para el Municipio. El contacto personal, a través de la voz se puede pasar de una simple Pregunta a un intercambio de información. FACTORES PRINCIPALES EN LA ATENCIÓN TELEFÓNICA EL TONO DE VOZ: Elemento básico en la atención telefónica pues no se cuenta con el contacto visual y es el único medio para proyectar la Imagen que se quiere trasmitir del municipio por ello, la voz debe tener un timbre agradable estar en la capacidad de adaptarse a los diferentes Momentos: Inicio de contacto: Tono cálido y amable Momento de dar información: Reflejar seguridad. Cuando el ciudadano recurre por una duda, queja o reclamo: ser Persuasivos, contundentes y seguridad en la voz. Fin de información: ser concluyente Despedida: tono cálida y amable.
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PROCESO DE ATENCIÓN TELEFÓNICO La atención telefónica se divide entre fases: a. Contacto inicial: Lo más importante es el saludo donde se le da la bienvenida a la ciudadanía. El saludo debe ser uniforme, independientemente del servidor que reciba la llamada para darle el carácter de homogéneo al servicio. Se compone básicamente de dos partes: 1. Buenos días/tardes/Noches 2. Localización: Municipio de Piojó Secretaria de… Se puede añadir la identificación del servidor que recibe la llamada b. Desarrollo de la información: El servidor público después de iniciar el contacto con la ciudadanía, pasa a descubrir que es lo realmente quiere, que información necesita y por que se motivó a acudir al municipio. Para ello es necesario: • Escuchar atentamente • Interpretar sus objeciones • Realizar preguntas Otro de los factores importantes en la transmisión eficaz de la información pues el mensaje se debe trasmitir de forma clara precisa y comprensible. ATENCION PRESENCIAL. REGLAS PARA TENER EN CUENTA EN LA ATENCIÓN Hacer sentir a la ciudadanía que se está atento, con un todo de voz empático de acogida. No se debe tutear al ciudadano como sinónimo de respeto pues nose le ve al interlocutor. Tomar nota para recordar los puntos importantes. Preguntar cuando no se esté seguro de haber comprendido.
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ATENCION VIRTUAL Con la modernización del estado y la implantación de nuevas tecnologías se hace necesario tener una pautas en cuanto a la página Web de la Alcaldía Municipal de Piojó ya que es un medio que la ciudadanía utiliza para acercarse al municipio y en unos años será el canal más utilizado por toda la comunidad y que nosotros como servidores debemos difundir a toda la ciudadanía que es un medio eficiente. El portal busca generar mejores procesos de comunicación e Información con los ciudadanos y ciudadanas de Piojó, además de Continuar con la política de transparencia en la gestión y demostrar que Piojó es Compromiso de toda la ciudadanía. Es el primer paso del proyecto de gobierno en línea La Web debe contener información clara, concisa y exacta. La información debe estar actualizada permanentemente Por medio del portal se puede conocer más del Municipio, de la Administración; de sus proyectos, políticas, ejecutorías y
como Propóngale al Alcalde, Quejas y Reclamos, consultas del Sisben y el Régimen Subsidiado, actualidad Municipal, Normas y Leyes, Contrataciones, Guía y Directorio telefónico, entre otro En el portal se busca recrear y mantener la imagen institucional dela Alcaldía Municipal de Piojó. La Web debe ser el espejo de la Administración. Debe ser el punto cardinal y comunicador oficial de los desarrollos de nuestra Alcaldía. 11.2.4 NORMAS PARA EL RECIBO Y TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA 1 Correspondencia Externa: Es de carácter oficial, se cursa la Alcaldía y otras entidades oficiales, empresas particulares y/o personas naturales, vía correo terrestre, fax, o cualquier otro medio que se implante en laAlcaldía Municipal de Piojó. 2 Correspondencia Interna: Son las comunicaciones oficiales producidas entre las dependencias de la alcaldía Se denominan memorandos.
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Recepción de correspondencia Objetivo: Describir el procedimiento para registrar y controlar la Correspondencia que llega a la entidad procedente del exterior. Etapas de la recepción: La recepción de la correspondencia cuenta con las siguientes etapas: 1. Recibo 2. Radicación 4. Distribución Horario de atención. La recepción de correspondencia atenderá el servicio, trámite, numeración, radicación y distribución de correspondencia dentro del horario que establezca la Administración para tal fin. Recibo de Correspondencia Los responsables de la tramitación y archivo de la correspondencia deben seguir las siguientes normas: El recibo, trámite y control de la correspondencia externa, dirigida a las diferentes dependencias, se debe hacer en la Secretaria del Gobierno o quien haga sus veces en por el servidor público designado para tal fin. Recibo de Correspondencia Oficial La correspondencia oficial recibida debe ser revisada por el servidor público designado por la Secretaria de Gobierno o por quien haga sus veces. Antes de su radicación, se debe verificar que el sobre no haya sido abierto y que la correspondencia no se encuentre en mal estado, si es así, dejará constancia al radicarse. Así mismo, revisará que los anexos sean los anunciados. Cuando la correspondencia esté dirigida a la Alcaldía Municipal de Piojó sin especificar dependencia o funcionario destinatario, deberá remitirse a la dependencia que por el contenido de la comunicación se considere sea la competente. Correspondencia Personal Es la que viene dirigida a los diferentes servidores públicos, pero que no tiene carácter oficial y es de interés particular.
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Derechos de Petición y Tutelas: Se dará trámite prioritario para su entrega inmediata los derechos de petición, tutelas y embargos. Despacho de Correspondencia Externa: El despacho de la correspondencia oficial hacia sus destinatarios será realizado por intermedio de la empresa con la cual se contrate el servicio. No obstante lo anterior, una vez cumplida la radicación de la correspondencia externa, y dependiendo la necesidad y premura, un servidor público autorizado podrá efectuar su entrega. De ocurrir esto se dejará constancia de la entrega del documento original al servidor público autorizado, exigiendo nombre y firma en la copia del mismo.
