ADMINISTRACIÓN LEGAL INTEGRALcleantechchallenge.org/wp-content/uploads/2018/07/CTCM_071818_El-ABC... · clase para tal efecto, así como garantizar obligaciones de cualquier persona

ADMINISTRACIÓN LEGAL INTEGRAL

TEMAS:

CBR | A LA VELOCIDAD DE LOS NEGOCIOS

1. Introducción

2. Espectro Completo de Materias

3. De Interés

1. Introducción


- Objetivo y Expectativas: ilustrar un programa completo de las materias de una unidad de negocios para la Pyme, y herramientas útiles de administración legal para el In House.

- ¿Qué somos? ¿Cómo funcionamos y por qué?



Matriz completa:

1. Corporativo 2. Contratos 3. Administrativo

4. Finanzas Corporativas 5. Propiedad Intelectual 6.Laboral

7. Fiscal y Seguridad Social 8. Activos Estratégicos 9. Litigio

10. Comercio Exterior 11. Seguros y Fianzas

12. Manuales y Procedimientos 13. Documentos Atípicos

14. Datos Personales 15. Antilavado y Anticorrupción

16. Firma y Comercio Electrónico

* Fundamento legal y experiencia vivencial.



1. Corporativo: formas de constitución, toma de decisiones y responsabilidades, mantenimiento.

2. Contratos: proveedores, clientes, alianzas, finanzas corporativas, etc.

3. Administrativo: licencias y permisos del Estado. Obtención y cumplimiento regulatorio.

4. Finanzas Corporativas (financiamiento): revisión de obligaciones y su cumplimiento.

5. Propiedad Intelectual (Administración Estratégica): A) Propiedad Industrial: marcas, patentes, avisos comerciales, nombres comerciales, diseños industriales, modelos de utilidad, secretos industriales; B) Derechos de Autor: reservas de derechos, derechos de autor; y nombres de dominio.



6. Laboral: tipos de empleados; contratos, obligaciones, confidencialidad, seguridad social. *Prevención de contingentes.

7. Fiscal y Seguridad Social: alta en régimen adecuado ante el SAT y cumplimiento de obligaciones periódicas.

8. Activos Estratégicos: muebles o inmuebles, tangibles o intangibles.

9. Litigio: administración y monitoreo.

10. Comercio Exterior: importaciones y exportaciones; definición de régimen aplicable, selección de agente aduanal, alta en Padrón de Importadores, cumplimiento de programa.

11. Seguros y Fianzas: contratación cuando sea necesario, monitoreo.



12. Manuales y Procedimientos: reflejan el contenido pre-seleccionado y toma de decisiones para monitoreo de obligaciones.

13. Documentos Atípicos: opiniones legales, compilaciones de lecciones aprendidas para mejoras, etc. (conocimiento tácito y documental no estructurado).

14. Datos Personales: identificación de datos personales y protección de derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición).

15. Antilavado y Anticorrupción: identificación de actividades vulnerables y cumplimiento de obligaciones, e integración de política de integridad para prevención de actos de corrupción.

16. Firma y Comercio Electrónico: conocimiento y aplicación de herramientas para mejorar operación, civil y mercantil.



1. Corporativo:

- Fundamento legal: Ley General de Sociedades Mercantiles.- Principal sociedad: Sociedad Anónima, y Sociedad Anónima Promotora

de Inversión.- Elementos: (1) acciones y accionistas (derechos patrimoniales y derechos

de consecución), (2) capital social (aumentos y modificaciones), (3) estatutos sociales y acuerdos entre accionistas (temas especiales), (4) administración y vigilancia (consejo o administrador único, comisario), (5) poderes (dominio, títulos y operaciones de crédito, administración y pleitos y cobranzas), (6) derechos de minorías (convocar asamblea, designar comisario, ejercer acción de responsabilidad civil), (7) asambleas de accionistas y libros sociales en general, (8) responsabilidades legales (administradores y comisario, y representantes legales), (9) temas inter-compañías y reestructuras internas, y (10) cumplimiento regulatorio.



1. Corporativo – Lista de Temas Especiales:

(1) la reforma de los estatutos sociales de la sociedad.(2) modificar la configuración del consejo de administración de la sociedad.(3) cualquier decisión para entablar alguna asociación, sociedad, joint venture, u otros negocios de naturaleza similar que permitan una asociación de la sociedad, o de sus subsidiarias, con terceros.(4) cualquier aumento o disminución del capital social de la sociedad.(5) decretar algún dividendo u otra clase de distribuciones a los accionistas de la sociedad.6) fusionar, transformar o escindir a la sociedad.(7) aprobación o modificación de cualquier clase de contratos, convenios o instrumentos con partes relacionadas.



1. Corporativo – Lista de Temas Especiales:

(8) contratación o remoción del auditor externo de la sociedad.(9) autorizar la recompra de acciones de la sociedad.(10) autorizar el otorgamiento de garantías reales, personales o de cualquier otra clase para tal efecto, así como garantizar obligaciones de cualquier persona relacionadas o no con la sociedad.(11) aprobación de cualquier clase de convenios, contratos o instrumentos que en un acto o sucesión de actos excedan de determinados umbrales.(12) la designación, destitución o sustitución de funcionarios o directivos de primer nivel de la sociedad.(13) el ejercicio del derecho de voto de las acciones propiedad de la sociedad representativas del capital social de sus subsidiarias.(14) adquisición, venta, transferencia o de cualquier otra forma disposición de (i) los activos de la sociedad en un acto o serie de actos que en su conjunto excedan del X% de los activos fijos de la sociedad, o (ii) los activos de la sociedad en un acto o serie de actos que en su conjunto excedan del X% de los activos de capital de trabajo de la sociedad.



1. Corporativo – Acuerdos entre Socios/Accionistas:

- Partes- Antecedentes de trabajo previo- Objeto- Aportaciones de capital- Suscripción de acciones- Detalles de operación: quién opera, qué opera?- Toma de decisiones: cuáles decisiones son exclusivas de algún socio?- Forma de administración: administrador único vs. Consejo de administración.- Derechos de tanto y preferencias para venta de acciones y suscripción de capital adicional.- Mecanismo de salida ante desacuerdo insuperable.- No competencia: definir bien el espectro material y temporal.- Preferencia para nuevos negocios.- Boiler plate (misceláneos).



2. Contratos – Diagrama Ilustrativo:

(1) Partes involucradas.(2) Flujos e inyección de dinero.(3) Forma de administración(4) Roles operativos, funciones y responsabilidades.(5) Riesgos principales.(6) Activos Estratégicos.(7) Seguros Necesarios.(8) Geografías.(9) Jurisdicciones y temas regulatorios.(10) Activos Intangibles.



2. Contratos – Uso de Firma Electrónica:

- Ley Modelo sobre Comercio Electrónico de 1996 de la CNUDMI;- Ley Modelo sobre Firmas Electrónicas de 2001 de la CNUDMI;- Convención de las Naciones Unidas sobre la Utilización de las

Comunicaciones Electrónicas en los Contratos Internacionales de2005 de la CNUDMI;

- Código Civil Federal;- Código Federal de Procedimientos Civiles;- Código de Comercio;- Ley Federal del Trabajo;- Código Penal Federal;- Ley Federal de Protección al Consumidor;- Norma Oficial Mexicana 151.



2. Contratos – Uso de Firma Electrónica:

- “Mensaje de Datos” se entiende como la información generada,enviada, recibida o archivada o comunicada por medios electrónicos,ópticos o similares.- No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a lainformación por la sola razón de que esté en forma de mensaje dedatos.- Accesibilidad para ulterior consulta.- Cuando la ley requiera la firma de una persona, ese requisitoquedará satisfecho en relación con un mensaje de datos:a) Si se utiliza un método para identificar a esa persona y paraindicar que esa persona aprueba la información que figura en el mensajede datos; yb) Si ese método es tan fiable como sea apropiado para los finespara los que se generó o comunicó el mensaje de datos, a la luz detodas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo pertinente.



2. Contratos – Uso de Firma Electrónica – Sistemas de Administración Contractual:

- Diseño e implementación de sistemas de administración contractual, mediante el cual se implementen las herramientas y productos de tecnología de cuyo propósito sea la administración de contenido para administrar sus contratos, dando como resultado: (a) la identificación de actos típicos recurrentes, (b) la identificación de elementos esenciales, incidentales y accesorios de dichos actos recurrentes, (c) la determinación de temas y políticas para actos no recurrentes con terceros, (d) la mejora y compilación de clausulado típico de actos contractuales recurrentes, (e) la taxonomía de clasificación de elementos de contratos para facilitar el proceso de evaluación de los mismos entre distintos departamentos de los clientes, (f) diseño de tabla de evaluación con escenarios de administración de riesgos (idóneo, medio y no aceptable), y (g) la lectura de indicadores de desempeño para medir resultados, tanto operativos como de administración de contenido y correspondiente valorización.



3. Administrativo – Licencias y Permisos:

- Existen permisos, autorizaciones, licencias, concesiones y registros ante vigentes ante autoridades federales, estatales o municipales. Algunos de éstos pueden ser personales e intransferibles. Así mismo, puede haber programas de inversión, incentivos o beneficios, con alguno de los niveles de gobierno o entidades financieras del sistema financiero Mexicano.

- Determinar obligaciones principales y temporalidad.

- Por ejemplo: (1) desarrollo urbano (i.e. licencia de construcción), (2) alcoholes, (3) inversión extranjera, (4) comercio exterior, (5) ambiental (i.e. manifestación de impacto ambiental), (6) agua.



4. Finanzas Corporativas (financiamiento diverso):

- Monto.- Tasa.- Destino.- Plazo o periodicidad de pago.- Obligaciones de hacer.- Obligaciones de no hacer.- Casos de incumplimiento.- Monitoreo de cumplimiento de obligaciones.



5. Propiedad Intelectual.

- A) Propiedad Industrial: marcas, patentes, avisos comerciales, nombres comerciales, diseños industriales, modelos de utilidad, secretos industriales; B) Derechos de Autor: reservas de derechos, derechos de autor; y nombres de dominio.

- Actividades Estratégicas: licencia (monopolio), colaboración, gratuidad, asociación, cluster, etc.

- Estrategias fiscales y contables: capitalización para incremento de cuenta de aportación de capital (CUCA), o pago de regalías.



6. Laboral.

Revisar organigrama con los nombres y contratos individuales de trabajo, indicando puestos y responsabilidades, incluyendo los empleados sindicalizados, trabajadores de confianza y aquellos de altos niveles. Así mismo, revisar los contratos colectivos existentes.

Es necesario revisar toda la documentación relativa al Instituto Mexicano del Seguro Social, el Instituto Nacional del Fondo Nacional de Vivienda para los Trabajadores y el Sistema de Ahorro para el Retiro, y en general en materia de seguridad social. Adicionalmente, revisar los beneficios no contemplados en contratos colectivos y que se otorguen a empleados.



7. Fiscal: confirmar inscripción al Registro Federal de Contribuyentes, cómo se va a facturar a los proveedores o distribuidores, así como las declaraciones de impuestos, la planeación fiscal, la identidad del contribuyente y las responsabilidades por domicilio fiscal.

8. Activos Estratégicos: muebles o inmuebles, tangibles o intangibles.

9. Litigio: administración y monitoreo. Confirmar cualquier notificación, reporte o correspondencia emitida por cualquier autoridad por alguna violación o incumplimiento a cualquier ley, reglamento, norma, orden, decreto y los documentos relativos a revisiones, auditorías e investigaciones. Así mismo, se debe revisar cualquier denuncia, acción, demanda, procedimiento o arbitraje pendientes de resolver o inminentes, iniciado por o en contra de cada unidad de negocios, indicando el posible impacto económico, resultados esperados, tiempo para obtener sentencia, laudo o resolución definitiva y su ejecución.



10. Comercio Exterior. Número y fecha de registro e identificación de programas existentes, y ante el Padrón de Importadores o demás aplicables. Incluye:

- Registro en el Padrón de Importadores, Padrón de Importadores de Sectores Específicos, y/o Padrón de Exportadores Sectorial.

- Contratar los servicios de un Agente Aduanal, para llevar a cabo los procedimientos de importación o exportación en representación del importador o exportador.

- Pagar los correspondientes impuestos de comercio exterior.

- Cumplir con todas las regulaciones y restricciones establecidas en la Ley de Impuestos Generales de Importación y Exportación.

- Preservar toda la documentación para demostrar la estancia legal en México y el pago de impuestos.



11. Seguros y Fianzas: contratación cuando sea necesario, monitoreo. Identificar de acuerdo al diagrama ilustrativo del negocio.

12. Manuales y Procedimientos: reflejan el contenido pre-seleccionado y toma de decisiones para monitoreo de obligaciones. Por ejemplo: código de conducta de negocios, políticas de conflicto de intereses y ejercicio de gasto, antilavado y anticorrupción, etc.

13. Documentos Atípicos: opiniones legales, compilaciones de lecciones aprendidas para mejoras, etc. (conocimiento tácito y documental no estructurado).



14. Protección de Datos Personales: datos personales, datos sensibles, titular, responsable, aviso de privacidad, INAI.

- Obligaciones mínimas: Políticas de tratamiento de Datos Personales. Avisos de Privacidad (en sus distintas modalidades) de conformidad con las

relaciones jurídicas de la empresa en las que los Datos Personales tienen untratamiento.

Manual de aplicación de derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación yoposición).

Procedimientos de operación en las distintas situaciones en que se recabanDatos Personales, estableciendo las distintas responsabilidades de losparticipantes.

Procedimientos en caso de vulneración de Datos Personales. Curso de capacitación para implementar una cultura de Protección de Datos

Personales.



15. Antilavado: El Lavado de Dinero es una operación que consiste en hacer que el dinero o bienes obtenidos a través de actividades ilegales parezcan ser el fruto de actividades legales y que dichos recursos puedan circular sin problema en el sistema financiero. En tres fases:

Colocación

• Es cuando el criminal se deshace de las ganancias obtenidas por sus delitos y los introduce al sistema financiero, mediante depósitos, ahorros e inversiones en Bancos o entidades financieras.

Diversificación

• Los recursos se separan de su origen a través de operaciones múltiples para dificultar su rastreo, por ejemplo dispersiones de dinero, transferencias o compra de acciones-

Integración

• Es cuando los fondos lavados se introducen al sistema financiero para reutilizarse aparentando ser legales, como en la compra de autos de lujo o casas y la creación de empresas falsas que soliciten crédito.



15. Antilavado: principales obligaciones:

1. ALTA• Quienes realicen Actividades Vulnerables deberán realizar el trámite de alta y

registro ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

2. IDENTIFICAR • Identificar a sus Clientes y Usuarios en el caso de que se supere el umbral de

identificación de la operación en cuestión, en caso de que este exista, de lo contrario con la simple realización de la operación.

3. PRESENTAR• La información relativa a las operaciones realizadas por los Clientes o Usuarios

de quienes realicen Actividades Vulnerables que excedan el umbral de Aviso establecido para su actividad-

• Se debe presentar a la UIF a través del SAT a más tardar el día 17 del mes inmediato siguiente a la realización de la operación que le diera origen.




1. ALTA• Quienes realicen Actividades Vulnerables deberán realizar el trámite de alta y

registro ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

2. IDENTIFICAR • Identificar a sus Clientes y Usuarios en el caso de que se supere el umbral de

identificación de la operación en cuestión, en caso de que este exista, de lo contrario con la simple realización de la operación.

3. PRESENTAR• La información relativa a las operaciones realizadas por los Clientes o Usuarios

de quienes realicen Actividades Vulnerables que excedan el umbral de Aviso establecido para su actividad-

• Se debe presentar a la UIF a través del SAT a más tardar el día 17 del mes inmediato siguiente a la realización de la operación que le diera origen.




• La identidad de los Clientes y Usuarios se deberá de verificar basándose en credenciales o documentación oficial, así como recabar copia de la documentación.

• Se debe solicitar a dichos Clientes o Usuarios información acerca de si tiene conocimiento de la existencia del Dueño Beneficiario y, en su caso, exhiban documentación oficial que permita identificarlo, si ésta obrare en su poder; en caso contrario, declarará que no cuenta con ella.

• Se debe solicitar al Cliente o Usuario la información sobre su actividad u ocupación, basándose entre otros, en los Avisos de inscripción y actualización de actividades presentados para efectos del Registro Federal de Contribuyentes.




• Para los Clientes o Usuarios es obligatorio proporcionar la información cuando les sea requerida. En caso de negarse a proporcionarla, quienes realizan Actividades Vulnerables deberán abstenerse de realizar la operación.

• La información se debe conservar física o electrónicamente por 5 años contados a partir de la fecha de la realización de la Actividad Vulnerable, salvo que las leyes de la materia de las entidades federativas establezcan un plazo diferente.).

• Las personas que realizan Actividades Vulnerables pueden clasificar a sus Clientes o Usuarios en Niveles de Riesgo (mínimo Alto y Bajo).



15. Antilavado: principales obligaciones:• Para ello deben desarrollar un documento en el que establezcan los

lineamientos de identificación de Clientes o Usuarios, los criterios, medidas y procedimientos internos que deben adoptar para identificar a un Cliente o Usuario de bajo Riesgo (Manual Antilavado).

• Quienes realicen Actividades Vulnerables integrarán un expediente único de identificación de cada uno de sus Clientes o Usuarios asentando los datos referidos e incluyendo copia simple de los documentos señalados, previo cotejo que se realice contra los documentos originales.

• Cuando se tenga una clasificación de Clientes o Usuarios de Bajo Riesgo,quien realice la Actividad Vulnerable no estará obligado a integrarlos al expediente de identificación respectivo con toda la información que exige la Ley.



Actividad

Umbral de Identificación

Umbral deAviso

M.N.** M.N.**

Juegos con apuesta, concursos y sorteos $24,534.25 $48,691.05

Tarjetas de crédito o de servicios $60,769.45 $97,004.65

Tarjetas prepagadas $48,691.05 $48,691.05

Cheques de viajero Siempre $48,691.05

Préstamos o créditos, con o sin garantía Siempre $121,161.45

Construcción, desarrollo o comercialización de bienes inmuebles Siempre $605,807.25

Comercialización de piedras y metales preciosos, joyas y relojes $60,769.45 $121,161.45

Subasta y comercialización de obras de arte $181,930.90 $363,484.35

Distribución y comercialización de todo tipo de vehículos (terrestres, marinos, aéreos)

$242,322.90 $484,645.80

Servicios de blindaje (vehículos y bienes inmuebles) $181,930.90 $363,484.35

Transporte y custodia de dinero o valores Siempre $242,322.90

Derechos personales de uso y goce de bienes inmuebles $121,161.45 $242,322.90

Recepción de donativos de organizaciones sin fines de lucro $121,161.45 $242,322.90



15. Anticorrupción:

Política de Integridad (Anticorrupción): labor preventiva adecuada en materia anticorrupción, en base al nuevo Sistema Nacional Anticorrupción, y la Ley General de Responsabilidades Administrativas. Incluye: (a) manual de organización y procedimientos con funciones y responsabilidades de áreas, (b) código de conducta con sistemas y mecanismos de aplicación real, (c) sistemas adecuados y eficaces de control, vigilancia y auditoría, (d) sistemas adecuados de denuncia, (e) sistemas y procesos adecuados de entrenamiento y capacitación, (f) políticas de recursos humanos apropiadas, (g) mecanismos de transparencia y publicidad.

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