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 A lo largo de esta asignatura conociste el fundamento administrativo en unaorganización. En la unidad 1, creaste tu propia empresa, posteriormente le distebase y estructura. Ahora, con base en la información de las actividades

mencionadas, es tiempo de definir las áreas funcionales de tu empresa.

Por cada área funcional que exista en la empresa que creaste, menciona:

1. El nombre de los puestos y el número de empleados de cada una.

2. La descripción de las principales funciones por área.

MERCADOTECNIA

Departamento de Mercadotecnia y Relaciones PúblicasPersonas en el puesto: 1

Principales Funciones:• Llevar a cabo un estudio de mercado para determinar nuestros puntos de venta.• Realizar encuestas periódicamente para saber los gustos y necesidades de los clientes a

los que nos estamos enfocando y de esta forma cubrir sus expectativas.• Diseñar promociones en nuestros productos y servicios para ayudar a la economía de

nuestros clientes y a la vez incrementar nuestras ventas.• Promocionar nuestra amplia gama de productos a través de expos en las cuales daremos

a conocer a los clientes, la calidad y servicio que ofrecen nuestros productos.• Fomentar nuestras relaciones comerciales con proveedores y clientes manteniendo una

comunicación constante.• Será responsabilidad de esta Área el incrementar nuestra cartera de clientes en un 10%

mensual.

Asignatura: Fundamentos de administraciónUnidad: 2 3. Las áreas funcionales en una organización

Evidencia Definir las áreas funcionales de una empresa

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OPERACIONES

Gerente de VentasPersonas en el puesto: 1

Principales Funciones:• Será responsable de la distribución física de nuestros productos, coordinará el tráfico de

los productos desde la Matriz hasta las Sucursales.•

En coordinación con el Área de Contabilidad se controlarán los gastos y se planeará laganancia.• Deberá calcular el volumen probable de ventas y sus costos para todo el año.• Con ayuda de la fuerza de Ventas se recogerá, registrará y analizarán los datos relativos a

la cantidad y la tendencia de la demanda.• Será responsable de llevar el Inventario al día y poder evitar faltantes en el futuro.• Será responsable de seleccionar y adiestrar a la Fuerza de Ventas y llevará la supervisión

de los mismos.

Fuerza de VentasPersonas en el puesto: 3

Principales Funciones:• Será el primer contacto del cliente con la empresa.• Pondrán a disposición de los clientes nuestros productos y servicios.• Harán la venta de nuestros servicios y productos, mismos que entregaran a nuestros

clientes de acuerdo a las políticas de la empresa, (Clientes de pago por anticipado yclientes con línea de crédito a 30 días).

• Deberán mantener una relación estrecha con el departamento de Crédito para evitar vender a clientes morosos, conocer las líneas de crédito, así como el saldo de cada cliente.

• Semanalmente proporcionarán información detallada a la Gerencia del Inventariodisponible y de los faltantes, para que sea surtido cuanto antes.

• Serán quieres reciban retroalimentación de los clientes.

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FINANZAS Y ADMINISTRACION

Departamento de ContabilidadPersonas en el puesto: 1

Principales Funciones:• Será responsable de llevar los registros contables de la empresa, es decir, registrará

cualquier movimiento u operación económica que se haga dentro de la empresa.• Será responsabilidad del departamento de Contabilidad expedir los cheques para la

compra de producto, pago de impuestos, pago de sueldos, etc.• Realizará los pagos de los Impuestos ante Hacienda.• Tendrá contacto con la Aduana y realizará los pagos correspondientes a las Importaciones

de los productos.• Realizará los pagos por concepto de nómina y bonos de los empleados.• Periódicamente se realizarán informes de los estados financieros y serán proporcionados a

la Gerencia.• Tendrá como responsabilidad el informar a tiempo cualquier situación que impacte

negativamente en la economía de la empresa.• Llevará a cabo balances presupuestales para evaluar la rentabilidad en nuevas inversiones

y aperturas de sucursales.

Departamento de FinanzasPersonas en el puesto: 1

Principales Funciones:• Su principal función será la de adquirir y usar los fondos con miras a maximizar el valor de

la empresa.• Con participación del Gerente, se llevará a cabo mensualmente, el análisis de los datos

financieros para poder planear el futuro de la compañía, es decir, hacer mayoresinversiones en productos, capital humano y aperturas de nuevas sucursales.

• Se analizarán y se compararán los estados financieros mes a mes, para continuar con elrumbo que va la empresa o corregir en caso de que sea necesario.

• Será responsabilidad de este departamento determinar si hay alguna modificación en losprecios de los productos.

•

Tendrá que formular estrategias para poder producir un rendimiento anual del 25% sobre lainversión.

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Departamento de CréditoPersonas en el puesto: 1

Principales Funciones:• Será responsabilidad de esta área el llevar la facturación y cobro de todas las ventas.• Recibirá y aplicará a la cuenta correspondiente, los pagos recibidos de los clientes en

cualquiera de sus modalidades: Pago en Efectivo, Cheque, Transferencia Interbancaria,Orden de Compra, etc.

• Programará los cobros y pagos para evitar tener una cartera vencida.• En caso de ser necesario, tendrá la Autoridad de generar Notas de Crédito por reembolsos

a clientes.• Efectuará la investigación crediticia para el otorgamiento de créditos.•

Recopilará información y autorizará los créditos de nuestros clientes.• Los créditos serán por un periodo de 30 días pero podrán autorizar la ampliación en caso

de cliente cumplido.• Controlará y custodiará los documentos correspondientes al Departamento.• Tendrá que informar a la Gerencia y las partes involucradas, sobre el comportamiento de

los clientes morosos.• Cualquier cuenta que no se pueda cobrar en un lapso de 60 días, será redireccionada al

área de Cobranza.

Departamento de Cobranza

Personas en el puesto: 1

Principales Funciones:• Su principal función será la recuperación de cuentas por cobrar.• Propondrá estrategias y diseñará controles administrativos para la recuperación de las

cuentas.• Tendrá que proporcionar a los clientes datos exactos de su adeudo y dar a conocer las

diferentes formas de pago, así como fechas límite.

• Tendrá que elaborar una lista de cobranza diaria y compartirla con el Contador para poder obtener un estimado del monto a recuperar.

• La gestión de cobro se podrá hacer por correo electrónico, cartas y llamadas telefónicas.• Solo esta área tendrá la Autoridad de hacer arreglos con el cliente para prorrogar el

periodo de pago.• Cuando alguna cuenta se vuelva incobrable, tendrá que ser elevada a un ámbito legal.

(Previamente se evaluará que el monto deudor sea mayor a los gastos que por DemandaLegal se puedan generar).

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RECURSOS HUMANOS

Departamento de Recursos HumanosPersonas en el puesto: 1

Principales Funciones:• Su principal función será la de entrevistar, seleccionar y reclutar al personal.• Será responsable de la redacción de los Contratos.• Mensualmente hará encuestas a todos los empleados para conocer el clima laboral de la

empresa y poder detectar fallas en la misma.• Se encargará de resolver cualquier conflicto individual o colectivo.•

Tendrá Autoridad para aplicar sansiones a cualquier empleado si es que alguien nocumpliera con lo estipulado en el contrato o con las politicas de la empresa.• En caso de ser necesario será quien realice el despido de cualquier empleado.• Representará a la empresa ante la jefatura.• Podrá ofrecer promociones o mejorar el plan de carrera de los empleados.• Constantemente buscará medidas y procesos que mejoren la motivación de los

empleados.

DIRECCION GENERAL

Gerencia General

Personas en el puesto: 1

Principales Funciones:• Será el encargado de Introducir un programa de aseguramiento de actividades para la

empresa, donde se definan las sus responsabilidades y los enlaces que existen entre losdepartamentos.

• Será responsabilidad de la Gerencia proveer liderato, dirección y coordinación deesfuerzos para mejorar la calidad de los servicios y productos que se ofrecen a los clientes.

• Tendrá como objetivo primordial la satisfacción de los clientes y la rentabilidad de laempresa, para ello tendrá que mantener una comunicación con todos y cada uno de susempleados.

• Se llevaran a cabo juntas semanales donde se determinaran los objetivos y estrategias deventas, así como la evaluación de los resultados obtenidos; dichas juntas serán

presenciales.• Brindará a la fuerza de ventas los conocimientos, información y herramientas necesarias

para asegurar la venta de los productos.• Realizará auditorias y evaluará inventarios para llevar un control de los productos que se

van vendiendo y de esta forma poder tomar decisiones que en un futuro ayuden a lograr los objetivos, como por ejemplo conocer las marcas y/o equipos que representen mayor venta.

• Será encargado de las importaciones para ampliar la cartera de productos.

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• Con participación del Financiero, se llevará a cabo mensualmente, el análisis de los datosfinancieros para poder planear el futuro de la empresa y tomar decisiones como nuevasaperturas de sucursales en el resto del país o para nuevas inversiones.