Agencia Aduanal a La Vanguardia

Jiménez, S. E. y De la Torre E. (Mayo, 2010).

“Un despacho aduanero a la vanguardia”.

Revista Énfasis Logística; Año X No 119: pp. 30-34.

La Agencia Aduanal moderna a la vanguardia en la cadena logística

José Elías Jiménez Sánchez y Elizabeth de la Torre Romero

Investigadores del Instituto Mexicano del Transporte

El comercio exterior ha permitido a muchas personas despertar gracias a un despertador fabricado en China, desayunar cereal elaborado con maíz amarillo importado de Estados Unidos, conducir hasta su trabajo en un automóvil fabricado en Brasil, e incluso trabajar en una empresa que importa insumos de Asia y Europa o de otro continente, para elaborar productos que son exportados a Estados Unidos, Canadá u otro país. En los últimos años, el comercio exterior ha jugado un papel muy importante para hacer llegar los productos a los lugares mundiales de consumo; sin embargo, llevarlo a cabo requiere de instrumentar una adecuada logística internacional en un entorno altamente complejo. Los fabricantes internacionales, se encargan de hacer lo que saben hacer mejor: producir bienes, y a través de su departamento de comercio exterior o embarques, se gestiona la exportación de mercancías con apoyo de los servicios de un Agente Aduanal. Particularmente, en la cadena logística de exportación destacan las Agencias Aduanales que tradicionalmente realizan el despacho aduanero, el pedimento de exportación, la clasificación arancelaria de las mercancías y los pagos de impuestos y derechos necesarios. De acuerdo con el sistema nacional de orientación al exportador de la Secretaría de Economía, el Agente Aduanal es un profesional del comercio exterior, que mediante una patente otorgada por la SHCP, está legitimado para actuar a nombre del exportador ante la aduana para realizar el despacho aduanero (art. 40 de la Ley Aduanera). De manera particular, el proceso de exportación es un “momento de verdad” crítico para este agente logístico debido a que un error en dicho proceso puede generar retrasos en las entregas a los clientes, costosas multas, e incluso provocar la pérdida de la mercancía; y por tanto, la ruptura de la cadena logística. Un Agente que no cuente con los controles adecuados de gestión y seguridad, puede provocar implicaciones legales relacionadas con el contrabando. Ciertamente, existe el estigma de que las Agencias Aduanales son un obstáculo para el comercio internacional, pues los exportadores se quejan mucho del tiempo invertido en la liberación de las mercancías y del impacto en el costo logístico; sin embargo, dada la dinámica mundial estas Agencias se han reinventado y están adoptado un papel más estratégico en el comercio globalizado con un gran aporte en la cadena de valor. Por ejemplo, las Agencias Aduanales modernas como parte de un grupo empresarial, ahora van más allá de sus actividades tradicionales y ofrecen servicios integrados al comercio exterior que las ha convertido en uno de los eslabones claves de la cadena logística, y han pasado a ser de simples gestores a verdaderos transitarios u operadores logístico del tipo 4PL, con una tendencia hacia el 5PL basado en la gestión del conocimiento. En efecto, las Agencias Aduanales actualmente no sólo ofrecen los servicios de despacho aduanal, sino




que también ofrecen servicios logísticos (por ejemplo, etiquetado de mercancía, almacenamiento, transporte); mensajería y paquetería; transporte terrestre, marítimo, o aéreo; asesoría y defensa jurídica en materia de comercio exterior; así como servicios de comercialización, entre otros. Algunos autores sugieren que la gran ventaja de esta evolución radica en que un operador logístico o transitario, puede incluir en su presupuesto todos los costos desde el origen de las mercancías hasta su destino final, incluidos los costos de transporte, almacenaje, trámites burocráticos (obtención de permisos, inspecciones, seguros y sobretodo, el despacho aduanal), etc. En términos generales, un esquema integrado y coordinado supone un mejor control de las actividades; y por ende, menores costos logísticos, mayores garantías, perfecto estado de las mercancías y mayor respeto al tiempo pactado. El costo logístico del Agente Aduanal En un contexto tradicional normalmente los eslabones de la cadena logística que intervienen en un proceso de exportación/importación (por ejemplo: exportador, transportista, almacenista, agente aduanal, etc.), actúan de manera independiente conformando un costo logístico mayor a un esquema coordinado y de colaboración derivado de una serie de problemas que se presentan, por ejemplo: a) clasificación imprecisa de los productos, lo cual ocasiona retrasos y modificaciones en los pedimentos; b) declaración errónea del contenido del embarque; c) información incompleta; d) inseguridad en la cadena de suministro; d) concentración excesiva de la demanda en las aduanas, etc. En este sentido, lo ideal es que cada agente logístico pudiese pensar en ofrecer un servicio de calidad a través del uso de tecnología de punta y el rediseño de sus procesos buscando la integración con su cliente para participar con el menor costo logístico en la cadena, tal como parecen trabajar en este sentido las Agencias Aduanales modernas; por ejemplo, las más avanzadas hacen uso de software especializado y realizan pagos a través de banca electrónica, y se dan el lujo de realizar los trámites respectivos en aduanas a primera hora del día adelantándose al resto. Basado en estos hechos, sería interesante que las empresas proveedoras de servicios logísticos se preguntasen ¿cuál es su nivel de aportación en los costos logísticos en las cadenas en las que participan?; ¿cómo influyen en los costos logísticos de su cliente?; ¿las acciones que llevan a cabo realmente son las más apropiadas tanto para el cliente como para el proveedor para reducir los costos totales?; en un ambiente de alta colaboración puede establecerse que ya no es suficiente que las empresas proveedoras estén al tanto solamente sus costos logísticos, sino también es necesario que lo hagan con los de sus clientes. Si bien es cierto que el costo logístico de una Agencia Aduanal en el proceso de importación o exportación es mucho menor que el costo de las actividades de transporte, almacenamiento, inventarios, u otras, esto no debe ser motivo para que los clientes desconozcan este delicado proceso, pues generalmente tienen los ojos puestos en las actividades logísticas antes citadas como área de oportunidad para la reducción de costos, lo cual implica que no exigen una mayor integración de los procesos con su Agente Aduanal. En un estudio del Instituto Mexicano del Transporte donde se entrevistó a diversas compañías exportadoras, se encontró que las empresas con un alto nivel de involucramiento en materia de logística




internacional y procesos de importación y exportación tienen menores tiempos y costos en servicios similares, con respecto a las empresas que tienen poco o mínimo involucramiento en el proceso aduanal. Con base en todo lo anterior, puede decirse que una Agencia Aduanal indiscutiblemente se ha convertido en un eslabón más de la cadena logística de exportación/importación. Ciertamente, para un Agente Aduanal moderno los tiempos de despacho deben ser una prioridad, con el fin de reducirles a sus clientes costos por almacenamiento, estadías, transporte, carga y descarga de mercancías; es decir, deben buscar reducir su participación y la de sus socios en el costo total logístico de exportación/importación. Para lograr lo anterior, es importante señalar que algunas Agencias Aduanales han desarrollado una mayor cobertura geográfica logrando presencia a nivel nacional e internacional; para ello han cimentado una infraestructura con modernas instalaciones de vanguardia, con modernos sistemas de información y personal altamente capacitado; ubicándose principalmente muy cerca o dentro de puertos terrestres de carga interiores y fronterizos; así como en terminales de carga, aeropuertos y puertos marítimos con el fin de logra un ágil despacho de las mercancías. De manera especial, algunas terminales operadas por los Agentes Aduanales se han constituido como Recinto Fiscalizado, ofreciendo una nueva alternativa para el almacenaje y manejo de las mercancías de comercio exterior; el despacho aduanero de las mismas se puede efectuar sin haber sido sujetas a un régimen aduanero (importadas/exportadas) de acuerdo con el plazo legal establecido en la Ley Aduanera, y durante su estancia previa al cumplimiento del despacho no están sujetas al pago de derechos e impuestos al comercio exterior. Una ventaja adicional se refiere a que el reconocimiento previo puede realizarse en este tipo de instalaciones. Aún cuando muchas Agencias Aduanales no han buscado la certificación de sus procesos en sistemas de calidad, este paso podría ser muy importante para ellas y sus clientes para asegurar el proceso de integración. Por ejemplo, un sistema de esta naturaleza puede ayudar a las compañías a consolidar todos sus procedimientos, haciendo posible una mayor integración con sus clientes a través de los sistemas de información complementados con el Internet, de tal forma que le permita al cliente dar seguimiento a sus mercancías, disponer de estados de cuenta de sus facturas, copias digitalizadas de pedimentos, copias digitalizadas de facturas, fotografías de su mercancía en previos, etc; sin costo adicional para ellos.

Tecnologías de la comunicación especializadas El proceso de exportación como tal no ha variado mucho pero las nuevas tecnologías de comunicación marcan una gran diferencia en los tiempos requeridos para realizar la exportación de manera tradicional con respecto al tiempo requerido empleando software especializado y telecomunicaciones. Estas tecnologías de información permiten que una vez que se cuenta con toda la documentación necesaria, la agencia aduanal sea capaz de elaborar un pedimento de exportación, validarlo y hacer el pago de aranceles en tan solo




veinte minutos. En el mercado existen varias opciones de software que permiten agilizar los trámites aduanales. Esta clase de software ofrece herramientas para elaboración, validación e impresión de pedimentos de importación y exportación ya sea temporal o permanente, adicionalmente permiten calcular el pago de aranceles, realizar pagos electrónicos a diferentes bancos. Llevan el control de consecutivos de pedimentos y permite obtener reportes de pedimentos realizados y elaborar facturas, entre otras funciones. En el cuadro 1, se observa un resumen del proceso de despacho aduanal tradicional y tecnificado.

Cuadro 1. Proceso tradicional vs proceso tecnificado en el despacho aduanal

Proceso tradicional de exportación Proceso con tecnologías informáticas de

exportación

El cliente envía la información del embarque a exportar.

El Agente Aduanal recibe la información y elabora el pedimento.

El Agente Aduanal calcula los impuestos a pagar.

El Agente Aduanal va al banco y paga en ventanilla.

El Agente Aduanal presenta el pedimento el cual se revisa y en caso de ser correcto se valida en caso de estar incorrecto el Agente debe corregirlo y volver a presentarlo en la aduana.

Una vez que el pedimento fue validado se presenta la mercancía en aduana junto con el comprobante de pago expedido por el banco y el resto de la documentación del embarque.

En aduana deberá pasar a revisión física o desaduanamiento libre según el semáforo.

El cliente envía la información del embarque a exportar por correo electrónico

El Agente Aduanal recibe la información y elabora el pedimento.

El pedimento se valida de manera electrónica en el sistema de validación, esto tiene un costo por pedimento. Una vez validado se determina el pago que corresponde realizar y se proporciona una firma electrónica para el pedimento.

Se realiza el pago a través de banca electrónica.

Se imprime el pedimento el cual incluye un código de barras para su rápida identificación por medios electrónicos, incluye la firma electrónica de validación y la confirmación de pago del banco, cada pedimento consta de cuatro hojas, en caso de ser necesario incluir anexos, cada uno de estos anexos también constarán de cuatro hojas.

El embarque se presenta en aduana acompañado del pedimento y la documentación correspondiente.

En aduana deberá pasar a revisión física o desaduanamiento libre según el semáforo.

Con las tecnologías de la información las Agencias Aduanales en sus áreas operativas y administrativas logran acelerar el flujo de los datos dentro de la organización y aumentar la confiabilidad de la misma, evitando errores por duplicidad de información. Ayuda a administrar activos y recursos humanos. Por supuesto, la inversión en este tipo de tecnologías permite la reducción de costos y aumenta la seguridad en la disponibilidad de la información; pero sobre todo, agiliza el despacho aduanal, lo que implica un mejor servicio a exportadores e importadores. Organización de la Agencia Aduanal moderna




Derivado de las necesidades cambiantes del comercio exterior, en el tiempo las Agencias Aduanales han modificado su estructura organizacional de manera importante. Su evolución parte de los principios básicos de la departamentalización por clientes, hasta una organización territorial basada en un esquema departamental por procesos, pasando por la división del trabajo con un enfoque en funciones. En efecto, el surgimiento del Agente Aduanal se basa en la necesidad de atender demandas específicas de exportación/importación, en donde los inicios de la operación aduanera era un proceso burocrático y lento, ya que toda la papelería ante la aduana se presentaba en original. Por lo tanto, los documentos originales eran enviados a través del correo y las compañías de paquetería, en los medios de transporte rudimentarios propios de la tercera década del siglo XX. De acuerdo con la historia de algunas Agencias Aduanales, en esa época empezaron su empresa con solo tres empleados, suficientes en aquel entonces para manejar hasta seis clientes. Por su parte, el paso de la organización por funciones, arrancó a partir de mediados de siglo pasado, en donde la construcción de bodegas destinadas al almacenamiento de productos y oficinas ubicadas en otros sitios por parte del Agente Aduanal fueron las primeras acciones para realizar actividades específicas en cada área de expansión. Una Agencia Aduanal típica dispone de los departamentos de administración, cobranza, contabilidad, logística y operaciones (importación y exportación, que incluye a los tramitadores que van a la aduana y los que llenan los pedimentos). Fue hasta los años 70 que los Agentes Aduanales expanden sus actividades de manera más formal a distintos territorios del país, con el propósito de ofrecer sus servicios de manera puntual a necesidades locales. A la fecha, la organización territorial basada en la integración de procesos es una de las más ampliamente utilizadas por las Agencias Aduanales. Su presencia en diversas zonas geográficas del país les permite ofrecer servicios a través de la localización de oficinas e infraestructura, pero sobre todo, con el uso de las tecnologías de la información llevan a cabo la integración de los procesos con su cliente para lograr un despacho aduanal de las mercancías más expedito en la cadena logística; no obstante, es importante mencionar que muchos Agentes no sólo atienden el mercado nacional, sino también el internacional; en este sentido, la expansión de la Agencia Aduanal moderna no termina ahí, sino que ahora lleva a cabo alianzas estratégicas con otras Agencias en el mundo y con grandes compañías de transporte, distribución y almacenamiento, integrando importantes corporaciones de negocio. Comentarios finales Como puede observarse del desarrollo empresarial que han tenido las Agencias Aduanales, puede decirse que lejos de ser un obstáculo, actualmente se han convierto en una entidad facilitadora. Ciertamente, algunas compañías reconocen que han tenido la oportunidad de participar en los distintos procesos de transformación de un sistema aduanal que se ha venido adecuando a las diferentes etapas de desarrollo económico nacional, desde el proteccionismo en el pasado, hasta la apertura comercial en la actualidad, lo que les ha dejado una amplia experiencia que ponen a disposición de sus clientes.




Por el otro lado, que el costo logístico del Agente Aduanal resulte para algunas empresas “poco representativo” no significa que deba restársele importancia a su integración empresarial. Como parte de la cadena logística es recomendable que las empresas exportadoras mantengan una buena comunicación con su Agente Aduanal con el propósito de integrar sus plataformas tecnológicas y sus procesos logísticos, con el afán de lograr mejoras que reduzcan su participación porcentual en el costo logístico total y la reducción de tiempos en los procesos de exportación/importación. En este sentido, desde el punto de vista del Agente Aduanal, Eduardo Reyes Díaz Leal en su libro “Despacho Aduanero Electrónico: Futuro de las Aduanas”, reconoce la importancia de la participación del Agente Aduanal en el mundo ante un nueva fase de vida de las aduanas, recomendando que dicha figura se mantenga como obligatoria, pero se les haga evolucionar para que se entienda que el agente aduanal en el mundo NO es un intermediario, sino un certificador de todo aquello que se requiere, de la correcta aplicación de la norma, del no abuso de los importadores y exportadores y, por supuesto, el no abuso de las autoridades y personal de las aduanas. Desde el punto de vista de las empresas altamente exportadoras, algunas sugieren que desaparezca este agente logístico, pues consideran que su departamento de comercio exterior puede tener las patentes necesarias para realizar está labor. La realidad es que las Agencias Aduanales en las últimas dos décadas se han venido consolidado, pues la dirección de las acciones empresariales se ha enfocado a la tercerización de todas aquellas actividades que representan costos fijos. Otra cosa que es my verdadera, es que la dinámica comercial implica cambios muy acelerados en materia legislativa, y por tanto, se requiere de especialistas en este sentido. Reyes Díaz agrega que el Agente Aduanal es el mejor eslabón para que el importador-exportador no tenga problemas en el futuro por lo que es el más grande asegurador de la certidumbre jurídica de los contribuyentes, es, además, el eslabón logístico que integra a una transportación de características globales con la logística local que, por mucho, es diferente a la primera.

Como citar este artículo:

Jiménez, S. E. y De la Torre E. (Mayo, 2010). “Un despacho aduanero a la

vanguardia”. Revista Énfasis Logística; Año X No 119: pp. 30-34.

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