ALMACEN, TIPOS DE ALMACEN Y SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO

Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía.La formulación de una política de inventario para un departamento de almacén depende de la información respecto a tiempos de adelantes, disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y materiales de compras, es la fuente mejor de esta informaciónEsta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados, se deben establecer resguardo físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño de uso innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos de rotación de inventarios defectuosos y a robos. Los registros de deben mantener, lo cual facilitan la localización inmediata delos artículos.

Función de los Almacenes:

1. Mantienen los materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.2. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.3. Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre

las existencias reales de materia prima.4. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y

salidas)5. Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

Función de las Existencias:Garantizar el abastecimiento e invalida los efectos de:

1. Retraso en el abastecimiento de materiales.2. abastecimiento parcial3. Compra o producción en totales económicos.4. Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.

2. TIPOS DE ALMACEN.

Los criterios  para clasificar  los almacenes pueden  ser varios y , por tanto,  se puede considerar varias clases de almacenes:             Según la  naturaleza de los artículos almacenados. 

     Almacenes de Materias Primas:   Los que suministran los productos  que un proceso productivo ha de transformar. Normalmente se encuentran próximo a los talleres o centros de producción .

     Almacén de materias Semielaboradas :    Suelen estar situados entre dos talleres y su proceso productivo no está enteramente finalizado.

     Almacén de Productos Terminados:    Son los que más nos interesan  dentro del campo de la logística de distribución que estamos estudiando. Los productos almacenados están destinados a ser  vendidos.

     Almacén de Piezas de Recambio :   Pueden estar segregados , si bien las piezas o conjuntos almacenados estén destinados a la venta .

     Almacén de Materiales Auxiliares:   Los que suministran al proceso productivo materiales para que éste se pueda llevar a cabo.

     Archivos de Información :   Aunque éste tipo de almacenes no sean objeto de nuestro estudio, presentan peculiaridades muy interesantes . Piénsese en la importancia del archivo de documentos de nuestra  empresa o del archivo de bandas magnéticas de un centro de proceso de datos.

  

Según  su Función en la Logística. 

     Almacenes de Planta :    Contiene productos terminados en espera de ser distribuidos . suelen hallarse dentro del recinto de la fábrica , constituyendo el primer escalón del sistema logístico. Los centros productivos  reaprovisionan este almacén , saliendo sus productos hacia los de Campo.

     Almacenes de Campo:   dentro del sistema logístico se encuentran en diferentes niveles ; regionales , provinciales, locales, etc. Tienen por misión  el mantenimiento de los stocks  del sistema logístico . Se suelen clasificar en :

        De stock normal        De stok estacional.        De stock excepcional ( stock especulativo)

     Almacenes de Tránsito o Plataformas:   Fundamentalmente creados  para atender a las necesidades de transporte , compensan los costes de almacenamiento con mayores valúmenes  transportados.

     Almacenes Temporales o Depósitos :   Tienen una actividad más amplia  que los almacenes de campo e incluso que las plataformas . Están dedicados , casi siempre , al paso de productos perecederos.

  

Según  su Régimen Jurídico.             La actividad de almacenamiento puede tener lugar bajo tres regímenes legales diferente : 

     Almacén Propio:   La empresa tiene hecha una inversión  en espacio y en equipo destinada al almacenamiento de sus mercancías. Las ventajas de esta situación son :

-         Rentabilidad , si su utilización es intensiva.-         Mayor control de las operaciones , que ayuda a

asegurar un mayor nivel de servicios.-         Flexibilidad en el empleo futuro de los espacios.

-         Puede servir como base de otras actividades complementarias ( oficina de ventas, centro de la flota de vehículos ,  departamento de compras , etc. )

La única dificultad destacable de este tipo de almacén es el volumen elevado de inversiones que hay que realizar en terrenos , edificios e incluso instalaciones .En algunos casos  la naturaleza del producto o las particularidades  del sistema  logístico hacen que ésta  sea la única válida.

     Almacén en Alquiler:    Una situación frecuente  es la de arrendamiento de naves industriales ya construidas, pero generalmente no equipadas, y que se destinan al uso de almacenes , practicando  como si fuese propio. Además de los gastos de arrendamiento , hay  que añadir las inversiones  en equipos e instalaciones que precisan para funcionar correctamente. En la actualidad existen empresas cuyo negocio consiste en ofrecer servicios de almacenamiento . La configuración de estos almacenes públicos suelen estar orientada al uso múltiple y generalizado. Las ventajas que ofrecen estos almacenes públicos son contrapuestas  a las expuestas  en la alternativa anterior  de almacén propio:

 -         No exigen inversión  fija.-         Costes variable bajos  debido a su utilización no

sistemática.-         Ubicación flexible.

 Pueden distinguirse dos grandes tipos  de almacenes de servicios de alquiler : aquellos que simplemente  son alquilados  en función  de los volúmenes  ocupados y aquellos que ofrecen gran variedad de servicios complementarios. Los servicios  que suelen ofrecer  estos últimos , también conocidos por ADIF ( almacén de distribución física )  , además  de los básicos de recepción , almacenamiento , envío , consolidación , división de envíos etc., son :

o       Almacenamiento  en tránsito.o       Almacenamiento en depósito para aduana.o       Almacenamiento  con temperatura y humedad

controladas.o       Inventario.o       Consolidación de cargas-o       Preparación de pedidos.o       Empaquetados.o       Etiquetado.o       Emisión de albaranes de entrega.

 Por sus  especiales características , hay que destacar  la importancia que suponen los servicios del almacenamiento en depósito. El almacenamiento en depósito fiscal es un acuerdo entre el propietario de la mercancía y el gobierno y consiste , básicamente , en que  dichas  mercancías  no pueden salir del

almacén hasta que se paguen sus impuestos. Este tipo de acuerdo fiscal se aplica mayoritariamente  a los productos que entran en el país  y que están sometidos a las tasas aduaneras de importación . Para ello, se establecen, generalmente en áreas portuarias , almacenes  en zonas limitadas, de manera que una empresa  extranjera pueda introducir en ella  sus mercancías , realizar algún proceso de fabricación  y almacenar sus productos, no pagando las correspondientes tasas de importación  hasta que esas mercancías no entren legalmente en el país ; si son enviadas a otro país , no se pagarían esas tasas.

     Almacenes  en Leasing:   Esta opción se presenta como una alternativa  intermedia a las dos anteriores. Dado que el usuario  viene obligado  a contratar el alquiler  del almacén  durante un período  predeterminado de tiempo , se pierde flexibilidad  en cuanto a la posibilidad de cambio de ubicación del almacén ; pero permitiendo controlar  tanto el espacio del almacenamiento como las operaciones que se realizan . La elección entre el empleo  de almacén propio o público no es una tarea fácil, exigiendo un detallado estudio comparativo de los costes implicados.

  

Según la Técnicas de Manipulación .             Puesto que las diferencias  técnicas de manipulación y de almacenaje se han expuesto  con detalle en el capítulo anterior , a continuación se enumeran simplemente estos tipos de almacenes: 

     Convencionales:   Sistema clásico de almacenamiento  con estanterías de acceso manual servidas por carretillas.

     En Bloque : Sistema de almacenamiento sin ningún tipo de estructura de soporte ; los palets cargados se apilan uno sobre otro.

     Compactos Drive-in: Sistema  de almacenamiento  cuya característica  principal es la de no tener espacios entre pasillos , pudiendo introducirse   las carretillas dentro de las estanterías .

     Dinámicos : Sistema de almacenamiento móvil, formado por bloques  compactos, sin pasillos. Su principal característica es el  deslizamiento de los palets desde el punto de entrada  a la estantería, hasta el de salida. Sistema FIFO.

     Móviles : Sistema de almacenamiento que se caracteriza  por el movimiento de toda la estructura de estantería. Esto permite abrir  un pasillo entre cualquiera de ellas, manteniendo el resto compacto.

     Semiautomático y automático : Este sistema se caracteriza  por el movimiento automatizado de las zonas de almacenamiento . Ello permite el acceso a cualquier producto almacenado desde el punto de control.

     Autoportante: Estos almacenes se caracterizan  por la doble  función de las estanterías : Una es la de almacenar los

diferentes productos,  y la otra es la de hacer de soporte del edificio.

  

Por regla general, toda actividad empresarial requiere la existencia de almacenes. Cada tipo de almacén tiene una serie de características diferentes, que nos sirven para poderlos clasificar y agrupar atendiendo a una relación de criterios como los que exponemos a continuación:

• Según su función en la red logística podemos distinguir los almacenes siguientes:

-Almacén de consolidación. Es el almacén en el que se concentra una serie de pequeños pedidos de diferentes proveedores, para agruparlos y así realizar un envío de mayor volumen.

Este tipo de almacén tiene la ventaja de que reduce los costes de transporte al agrupar varios pedidos en uno de mayor tamaño; permite aplicar la técnica del Just in Time y favorece el flujo de los productos a los clientes.

Fig. 1.5. Funcionamiento de un almacén de consolidación.

- Almacén de división de envíos o de ruptura.

Es el almacén en el que se realiza la función contraria a la del caso anterior, es decir, cuando un pedido es de gran volumen para enviarlo al cliente, en este almacén se divide para realizar envíos de menor tamaño.

Fig. 1.6.Funcionamiento de un almacén de división de envíos.

• Según su situación geográfica y la actividad que realicen, podemos distinguir entre:

- Almacén central.Es el almacén más próximo a los centros productivos con el fin de disminuir los costes. Una de las funciones que tiene este tipo de almacén es suministrar productos a los almacenes regionales. Se caracteriza por que en él se manipulan unidades de carga completas, tales como paletas.

- Almacén regional. Es el almacén que se localiza cerca de los lugares donde se van a consumir los productos. Se caracteriza por su especial diseño: adecuado para recibir grandes vehículos para la descarga de mercancía y con una zona de expedición menor. La ruta de distribución de los productos del almacén a los centros de consumo no debe ser superior a un día.

- Almacén de tránsito. Se trata de un recinto especialmente acondicionado para la recepción y expedición rápida de productos.

Se suele localizar en algún punto intermedio entre el almacén regional y el lugar de consumo, cuando entre ambos hay una distancia que se tarda en cubrir un tiempo superior a un día. Suele aplicar equipos y sistemas de almacenaje sencillos.

• Según el tratamiento fiscal que reciben los productos almacenados, podemos distinguir los siguientes tipos de almacenes:

- Almacén con productos en régimen fiscal general. Es aquel en el que los productos almacenados no gozan de exenciones fiscales, por lo que se les aplican los impuestos vigentes y de forma general.

- Almacén con productos en régimen fiscal especial. Es el almacén cuyos productos están exentos de impuestos ordinarios mientras estén situados en ese espacio en concreto; un ejemplo de ello son las zonas francas, los depósitos aduaneros, etcétera.

• Según el recinto del almacén, tenemos los siguientes tipos:

- Almacén abierto. Es aquel que no requiere ninguna edificación, la superficie destinada a almacenaje -al igual que los pasillos- queda delimitada

por una valla, o bien por números o señales pintadas. Debe almacenarse productos que no se deterioren cuando estén expuestos a la intemperie.

- Almacén cubierto. Es el almacén cuya área destinada al depósito de los productos está constituida por un edificio o nave que los protege. En ocasiones hay productos que necesitan estar protegidos de la luz, tener unas condiciones térmicas especiales, etc., por lo que debe existir un edificio adecuado para estos casos.

• Según el grado de mecanización podemos distinguir distintos tipos de almacenes, en función de cómo se manipulen los productos, se usen los equipos y se apliquen los sistemas de almacenaje:

-Almacén convencional. Es aquel cuyo equipamiento máximo de almacenaje consiste en estanterías para el depósito de paletas, con carretillas de mástil retráctil. Esto influirá en las dimensiones del almacén, cuya altura oscilará entre 6 y 7 m; además deberá tener pasillos anchos para que discurran sin dificultad las carretillas.

- Almacén mecanizado. Es el almacén en el que la manipulación de productos se realiza mediante equipos automatizados, por lo que reduce al mínimo la actividad realizada por los trabajadores. Su altura sobrepasa los 10 m, por lo que permite almacenar mayor volumen de productos. Todo esto requiere que las unidades de carga tengan las mismas dimensiones.

3. Equipos de Almacén

Estrategias y cajas o casilleros:Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos que emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En algunas compañías, el departamento de conservación constituye las estanterías, los casilleros, compartimiento, entre otros, que se hacen conmadera ordinaria y contra enchapadas. Sin embargo, las estanterías de acero se han hecho ya, de uso general que las de madera y pueden comprarse a los fabricantes especializados del ramo en una gran variedad de modelos y tamaños.

Función de Recepción:La función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o de un

transportador común, es la misma. Si el material se reciben de cualquier otra fuente u otro departamento de la compañía, la actividades de construcción, el procedimiento será el mismo.

Importancia:La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepción total bajo un departamento único, las excepciones principales son aquellos grandes empresas con plantasmúltiples. La recepción esta estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.

Proceso

1. Al recibir un envió: Se le someterá a verificación para comprobar si esta en orden y en buenas condiciones, si el recipiente esta dañado o no se recibió el numero de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad correspondiente inmediatamente y no se podrá dar recibo de conformidad por el envió, esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es aéreo, marítimo o terrestre, como se podría exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre envíos ocultos.

2. De Manera Similar: El material que recibe una instalación de la compañía también debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de introducirles en el área de almacenamiento, en el caso de que en la inspección inicial se detecte materiales de calidad inferios o en malas condiciones se le debe rechazar.

3. Costos de Almacenamiento

Todo material almacenado genera determinados costos, a los cuales denominaremos, los costos de existencias dependen de dos variables; la cantidad en existencias y tiempo de permanencia en existencias y el tiempo de permanencia en existencias. Cuanto mayor es la cantidad y el tiempo de permanencia, tanto mayores serán los costos de existencias. El costo de existencias (CE es la suma de los sos costos: el costo de almacenamiento (CA) y el costo de periodo (CP) Vemos:

a. El costo de almacenamiento (CA) se calcula mediante la siguiente ecuación:CA = Q/2x Tx Px IDonde:Q= cantidad de material en existencia en el periodo considerado.T= Tiempo de almacenamiento.P= Precio Unitario de material y,I= Tasa de almacenamiento expresada en porcentaje del precio unitario.Sin embargo, el CA esta compuesto por una parte variable (la cantidad de material y el tiempo) y una parte fija (alquiler de la bodega, salarios delpersonal de la bodega, seguro contra incendio y robo, maquinarias y equipos instalados, entre otro). La parte fija no depende de la cantidad y tiempo de almacenamiento. Por ello, es prudente utilizar una formula mas amplia – la tasa de almacenamiento (TA) que constituye la suma de las siguientes tasas (tosas expresadas en porcentaje):

Ta = Tasa de almacenamiento Físico:Ta = 100 x Ax Ca

C x P

Donde:

A= Área ocupada por las existencias.Ca= Costo anual del metro cuadrado de almacenamiento.C= Consumo anual del material.P= Precio Unitario material.Tb= Tasa de retorno del capital detenido en existencias:

Tb= 100x Ganancia

Q x P

Donde:

Q x P= Valor de los productos almacenados.

Tc= Tasa de seguros del material almacenado

Tc= 100x Costo anual del equipo

Q x P

Td= Tasa de transporte ,manipulación y distribución del material

Td= 100x devaluación anual del equipo

Q x P

Te= Tasa de absoloscencia del material:

Te= 100x Perdidas anuales por antigüedad

Q x P

En resumen, la tasa de almacenamiento (Ta) es la suma de todas las tasas explicadas:

TA= Ta + Tb + Tc + Td + Te + Tf

b. Costo de Almacenamiento:c. Costo de pedido:

El costo de pedido (CP) es el valor en peso de los costos incurridos en el procesamiento de cada pedido de compra. Para calcular el CP, se parte del costo anual de todos los costos involucrados en el procesamiento de los pedidos de compra, divididos por el numero de pedidos procesados en el pedido.

CP= Costo anual de los pedidos (CAP)

Numero de pedidos en el año (N)

El CAP se calcula a través de los siguientes gastos efectuados en el año:

1. Mano de obra utilizada para emisiones y procesamiento de los pedidos.2. Materiales utilizado en la confederación del pedido (formularios, papel,

sobres, entre otros).

3. Costos indirectos: gastos efectuados indirectamente, como luz, teléfono, fax, gastos de oficina, entre otras).

Calculados el CA y el CP, se obtiene el CE:CE = CA + CPTodos los esfuerzos para calcular y controlar las existencias se hacen para reducir al mínimo el CE.

4. Técnicas de Almacenamiento de Materiales

El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de los materiales. Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemascomplicados, que involucran grandes inversiones y complejas tecnologías. La elección del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores:

1. Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.2. Tipos de materiales que serán almacenados.3. Tipos de materiales que serán almacenados.4. Numero de artículos guardados.5. Velocidad de atención necesaria.6. Tipo de embalaje.

El sistema de almacenamiento escogido debe respetar algunas técnicas imprescindibles de la AM. Las principales técnicas de almacenamiento de materiales son:

1. Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para posibilitar su manipulación, transporte y almacenamiento como si fuese una unidad. La carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un todo único en cuanto a la manipulación, almacenamiento o transporte. La formación de cajas unitarias se hacen a través de un diapositiva llamado pallet (plataforma), que es un estrado de madera esquematizado de diversas dimensiones. Sus medidas convencionales básicas son 1100mm x 1100mm como patrón internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento. Las plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera:

2.a. En cuanto al numero de entrada en: plataformas de 2 y de 4

entradas.b. Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema

de movimiento de materiales no requieren utilizar equipos de materiales.

c. Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de materiales requiere utilizar equipos de maniobras.

3. Cajas o cajones. Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeñas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas, lápices, entre otros. Algunos materiales en procesamiento, semiacabados pueden guardar en cajas en las propias secciones productivas las cajas o cajones pueden ser de metal, de

madera de plástico. Las dimensiones deben ser esquematizadas y su tamaño pude variar enomermente puede construirlas la propia empresa o adquirirlas en el mercado proveedor.

4. Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tamaños y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden ser de madera o perfiles metálicos, de varios tamaño y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, la estanterías constituye el medio de almacenamiento mas simple y económico. Es la técnica adoptada para piezas pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy grandes.

5. Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en rueditas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero

6. Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en la practica, forma un gran y único estante. El apilamiento favorece la utilización de las plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. La configuración del apilamiento es lo que define el numero de entradas necesarias a las plataformas.

7. Contenedores flexible: Es una de las técnicas mas recientes de almacenamiento, el contenedor flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente y caucho vulcanizado, con un revestimiento interno que varia según su uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de sólidos a granel y de líquidos, con capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento puede hacerse por medio de apiladoras o grúas

Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado el sistema de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los almacenes.

5. Inventario Físico

Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación o confirmación de la existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es una estadística física o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre materiales.Algunas empresas le dan el nombre de inventario físico porque se trata de una estadística física o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y para diferenciarlos de la existencia registradas en las FE.El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, el las secciones, en el deposito, entre otras. El inventario físico es importante por las siguientes razones:

1. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y la existencias físicas (cantidad real en existencia).

2. Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en valores monetarios.

3. Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio fiscal.

La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:

1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser transcrito en el libro de inventario, conforme la legislación.

2. El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del material y la aproximación del consumo real.

6. Codificación de Materiales

Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc.Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuados, operativos operacionalización de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto de clasificación, definiendo cada una de sus etapas.Catalogación: Significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir ninguna. La catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos proporcionando una idea general de la colección.Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o mas piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación favorece la normalización.Especificación: significa la descripción detallada de un articulo, como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contara con mas informaciones sobre el artículos y menos dudas con respecto de su composición y características. La especificación facilita las compras del articulo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajode ingeniería del producto, etc.Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales.Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias.Así catalogamos, simplificamos, especificamos, normalización y estandarización constituyen los diferentes pasos rumbo a la clasificación. A partir de la clasificación se puede codificar los materiales.

CLASIFICACIÓNCatalogaciónSimplificaciónEspecificaciónNormalizaciónEstandarizaciónCODIFICACIÓN

7. Clasificación y Codificación de los Materiales

Así clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso, tipo, características, utilización etc. La clasificación debe hacerse de tal modo que cada genero de material ocupe un legar especifico, que facilite su identificación y localización de la bodegaLa codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Codificar significa representar cada articulo por medio de un código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras. Los sistemas de codificación mas usadas son: código alfabético, numéricos y alfanumérico.El sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas características y especificación. El sistema alfanumérico limita el numero de artículos y es de difícil memorización, razón por la cual es un sistema poco utilizado.El sistema alfanumérico es una combinación de letras y números y6 abarca un mayor numero de artículos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los números representan el código indicador del articulo.

AB --- 286· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·

Código indicador

· · · Grupo

Clase

El sistema alfa numérico de codificación de materiales.El sistema numérico es lemas utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de información e ilimitado número de artículos que abarca.

   DISTRIBUCIÓN DE LAS ZONAS DE UN ALMACEN 

 

   

 

             Muelle de carga.

1.      Zona de servicio.2.      Zona de recepción y control.3.      Zona de devoluciones .4.      Zona de stock y reservas.5.      Zona de picking y preparación.6.      Zona de salida y verificación .7.      Zona de oficinas y servicios.

 Mercancía

Una mercancía es todo "aquello que se puede vender o comprar", usualmente el término se aplica a bienes económicos. Es importante señalar que el concepto mercancía no se refiere sólo a aquello que se entrega, sino también al momento en que se entrega y al lugardonde se recibe: no es lo mismo recibir ahora mil euros y entregarlos dentro de un año (esto sería recibir un préstamo) que recibir mil euros y entregarlos a continuación (efectuar un pago). Tampoco es lo mismo comprar un kilo de naranjas que nos entregarían a cien kilómetros de nuestro domicilio -llevarlas a casa sería caro- que recibirlas en una tienda al lado de casa -el coste de transportarlas a donde las vamos a consumir es mucho menor -.

Mercancías perecederas

Son aquellos productos sanitarios, alimentarios e incluso de uso industrial que precisan de unas condiciones especiales, de un control técnico determinado y de unos parámetros de salubridad y de temperatura regulada para su conservación y durante su almacenamiento o transporte, carga y descarga

SISTEMA PARA EL CONTROL DE MERCANCÍAS

INTRODUCCIÓN.

En todo negocio, el registro de operaciones de mercancías es uno de los más importantes, ya que de tal registro depende la exactitud de la utilidad o pérdida en ventas.

Para el registro de las operaciones de mercancías, existen varios procedimientos, los cuales se deben establecer teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Capacidad económica del negocio.

Volumen de operaciones.

Claridad en el registro.

Información deseada.

Por tanto el procedimiento que se implante para el registro de las mercancías debe estar de acuerdo a los puntos anteriores.

Los principales procedimientos que existen son los siguientes:

Procedimiento global o de mercancías generales.

Procedimiento Analítico o pormenorizado.

Procedimiento de inventarios Perpetuos o continuos

8.1“SISTEMA GLOBAL”

También es llamado “sistema de mercancías genérales, Reside en establecer una única cuenta para realizar el registro de éstas operaciones.

La cuenta que constituye por si misma el sistema global se denomina “Mercancías” o “Mercancías Generales”.

En la cuenta de “Mercancías Generales” se registran todos los Cargos y todos los Abonos que indican los aumentos y las disminuciones que identificamos en cada concepto relacionado con la compra-venta de Mercancías, su movimiento carece de homogeneidad pues incluye movimientos correspondientes a diferentes conceptos.

El Movimiento de la cuenta de “Mercancías”, se hace de la siguiente manera:

M E R C A N C Í A S

D E B E H A B E R

INVENTARIO INICIAL

COMPRAS DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS

(a costo de adquisición) (a costo de adquisición)

GASTOS SOBRE COMPRAS REBAJAS SOBRE COMPRAS

BONIFICACIONES SOBRE COMPRAS

DESCUENTOS SOBRE COMPRAS

DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS VENTAS (Ingreso por ventas)

(a precio de venta)

REBAJAS SOBRE VENTAS

BONIFICACIONES SOBRE VENTAS

DESCUENTOS SOBRE VENTAS

TENEMOS QUE TOMAR EN CUENTA QUE:

El saldo de la cuenta de “Mercancías” no tiene significado, ya que, se deriva de cargos y abonos relativos a conceptos diferentes que corresponden tanto a aumentos y disminuciones de activo como a resultados, y por importes monetarios representativos tanto de costo de adquisición como de precio de venta.

Para que la cuenta de “Mercancías” muestre un Saldo significativo, al finalizar cada Período, presentamos en ella el Inventario Final de Mercancías, mediante un Cargo en la Cuenta de “Inventarios” y un abono en la cuenta de “Mercancías”.

El Saldo que determinemos en la Cuenta de “Mercancías” después de presentar el importe del “Inventario Final de Mercancías”, representa Utilidad bruta, si el Saldo es Acreedor, o Pérdida Bruta, si el Saldo es Deudor.

El “Inventario Final” de cada Período, constituye el “Inventario Inicial” del Período siguiente, y se presenta en la Cuenta de Mercancías mediante el Cargo en “Mercancías” compensado con un Abono de “Inventarios”.

8.2 “SISTEMA ANALÍTICO”

Con el fin de superar las inconveniencias observadas en el sistema global o de mercancías generales, se diseñó el sistema analítico o pormenorizado, que como su nombre lo dice, se basa en el análisis de las operaciones realizadas con mercancías.

El Análisis consiste, en general, en la identificación y separación de los elementos que integran un todo, así.

El sistema Analítico o Pormenorizado consiste en la identificación y separación de los conceptos afectados por las operaciones realizadas con mercancías.

.

El Sistema Analítico se integra con tantas cuentas como conceptos se afecten en relación con la compra-venta de mercancías, siendo comúnmente las siguientes:

° Inventarios ° Compras

° Gastos sobre Compras ° Devoluciones sobre Compras

° Rebajas sobre Compras ° Bonificaciones sobre Compras

° Descuentos sobre Compras ° Ventas

° Devoluciones sobre Ventas ° Rebajas sobre Ventas

° Bonificaciones sobre Ventas ° Descuentos sobre Ventas

El método para registrar las operaciones realizadas con mercancías, consiste en anotar los Cargos y los Abonos que indican los aumentos y las disminuciones.

8.3 “SISTEMA DE INVENTARIOS PERPETUOS”

El Sistema de Inventarios Constantes o Perpetuos, es el más completo de los sistemas para el control de las operaciones con mercancías, y presenta como ventaja el control “constante” de los costos de adquisición de la mercancía entregada en venta y de las correlativas salidas de almacén.

Este radica en aglomerar los conceptos afectados por las operaciones con mercancías, según indican:

Aumentos o, disminuciones de la mercancía existente en el almacén.

“ALMACÉN”

Aumentos o disminuciones del costo de la mercancía vendida y en vista de lo cual lo integren tres cuentas que son la de almacén, costo de ventas y ventas.

“COSTO DE VENTAS"

Aumentos y disminuciones de los ingresos Generados por las ventas.

“VENTAS”

ALMACÉN.- En esta cuenta agrupamos los conceptos que provocan aumentos o disminuciones del valor de las mercancías existentes en el almacén.

MÉTODOS PARA DETERMINAR EL COSTO DE LAS MERCANCÍAS QUE SALEN DEL ALMACÉN Y CONSTITUYEN EL COSTO DE VENTAS

La determinación del consto de la mercancía vendida, pro cada venta, se efectúa mediante registros particulares de cada tipo de mercancía.

Cuando se adquieren dos o mas lotes de un mismo tipo de mercancías, a diferentes costos, es necesario determinar cual costo considerar como costo de la mercancía que sale del almacén y constituye el Costo de Ventas.

Los Métodos para determinar el costo de las mercancías que salen del almacén y constituyen el Costo de Ventas son los siguientes:

PRIMERAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS

Este método consiste en considerar como costo de las mercancías que salen del almacén y constituyen el Costo de Ventas, el costo de adquisición del lote menos reciente, hasta agotarlo, y sólo después el costo del lote mas reciente.

Este método es identificado comúnmente por las siglas “P.E.P.S.”.

ULTIMAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS.

Este método consiste en considerar como costo de las mercancías que salen del almacén y constituyen el Costo de Ventas, el costo de adquisición del lote mas reciente hasta agotarlo, y sólo después el costo del lote menos reciente.

Este método es identificado comúnmente por las siglas “U.E.P.S.”.

COSTO PROMEDIO.

Este método consiste en considerar como costo de las mercancías que salen del almacén y constituyen el Costo de Ventas, el promedio de los costos de adquisición de los lotes comprados a diferentes costos. Este método es identificado comúnmente por las siglas “C.P.”.

Transporte de Mercancías Perecederas

Los vehículos regulados en el ATP son los vagones ferroviarios, camiones rígidos, remolques, semirremolques y contenedores ISO. Las condiciones técnicas que deben cumplir son las mismas que para el resto de vehículos sin ningún tipo de requisito especial, salvo estar homologadas de acuerdo a las prescripciones del Ministerio de Industria y Energía. Dependiendo de sus características técnicas se pueden clasificar en:

- Vehículo Isotermo: vehículo con caja cerrada con paredes, puertas, piso y techo con aislante de tal forma que limitan los intercambios de calor entre el interior y el exterior de la caja

- Vehículo Refrigerante o Refrigerado: vehículo isotermo con una fuente de frío no mecánica (depósitos de hielo seco o húmedo, placas eutécticas, gases licuados de refrigeración, …)

Pueden disponer de uno o varios compartimentos, recipientes o depósitos reservados al agente frigorífico. Deben poder ser cargados o recargados desde el exterior y tener una capacidad conforme a lo dispuesto en las normas de homologación.

- Vehículo Frigorífico: vehículo isotermo con una fuente de frío mecánica (compresor, máquina de absorción, …)

- Vehículo Calorífico o Calorifugado: vehículo isotermo con un dispositivo de producción de calor.

X: móviles o no autónomos.

Tipo de Vehículo Siglas Temperatura

Isotermo Normal IN

Isotermo Reforzado IR

Refrigerado normal de clase A

RNA Mayor o igual a + 7º C

Refrigerado normal de clase D

RND Mayor o igual a 0º C

Refrigerado reforzado de clase A

RRA Mayor o igual a + 7º C

Refrigerado reforzado de clase B

RRB Mayor o igual a - 10º C

Refrigerado reforzado de clase C

RRC Mayor o igual a - 20º C

Refrigerado reforzado de clase D

RRD Mayor o igual a 0º C

Frigorífico normal o reforzado de clase A

FNA / FRAEntre + 12 y 0º C (ambos incluidos)

Frigorífico normal o FNB / FRB Entre + 12 y -10º C (ambos

reforzado de clase B incluidos)

Frigorífico normal o reforzado de clase C

FNC / FRCEntre + 12 y -20º C (ambos incluidos)

Frigorífico normal o reforzado de clase D

FND / FRD Menor o igual a 0º C

Frigorífico normal o reforzado de clase E

FNE / FRE Menor o igual a - 10º C

Frigorífico normal o reforzado de clase F

FNF / FRF Menor o igual a - 20º C

Calorifugado normal o reforzado de clase A

CAN / CRA+ 12º C, cuando la temperatura exterior es de - 10º C

Calorifugado reforzado de clase B

CRB+ 12º C, cuando la temperatura exterior es de - 20º C

Estos vehículos deberán pasar una serie de controles especiales a lo largo de su vida útil con el objeto de garantizar la idoneidad de los distintos elementos que lo integran (aislantes, equipos de frío, estanqueidad en las puertas...) Una vez superados los controles se emite un certificado ATP; con el objeto de demostrar que cumple las condiciones para las que ha sido construido.

Además se le colocará una placa de identificación en el vehículo (con esto no hace falta llevar el certificado en el vehículo) aparte de esta placa deben llevar en sus laterales y en la parte superior más próxima a la cabina una pegatina con las siglas de identificación (Ej: FRC) y la fecha en azul marino de expiración del plazo todo ello sobre fondo blanco.

Los vehículos que transporten alimentos deben ser de un material resistente a la corrosión, impermeable e imputrescible. Permitiendo una limpieza completa. Los alimentos que son incompatibles pueden transportarse juntos sólo en vehículos compartimentados, pero nunca se pueden transportar ni personas ni animales con ellos. Las mercancías deben estibarse de forma que se asegure la circulación del aire.

Transporte de Animales

Esta regulado por la reglamentación IATA. Se clasifica como un transporte sometido a autorización. Deben llevar un documento relativo a los controles fitosanitarios y veterinarios. El punto de parada es el lugar donde se interrumpe el traslado para descansar, alimentar o abrevar a los animales. El punto de trasbordo es el lugar en que se interrumpe el transporte para trasladar los animales de un medio de transporte a otro

Están exentos de ser transportados, los animales de compañía que van con sus dueños, el transporte sin carácter comercial alguno, la trashumancia, el transporte de menos de 50 Km y el transporte de animales individuales acompañados de una persona física que tenga la responsabilidad durante el transporte.

No podrán viajar aquellos animales heridos o enfermos para los que el transporte suponga una fuente de sufrimiento, las hembras que vayan a parir durante el transporte o lo hayan hecho 48 horas antes, los animales recién nacidos a los que no haya cicatrizado completamente el ombligo.

El transportista debe estar registrado y expresamente autorizado por las autoridades competentes de las Comunidades Autónomas que expedirán una autorización válida para el transporte de animales vertebrados en toda la UE.

Los animales dentro del vehículo deberán disponer de espacio suficiente para permanecer de pié en posición natural, y en su caso, de barreras que les protejan contra los movimientos del medio de transporte, de las variaciones climáticas. Y deberán estar construidos de manera que los animales no puedan abandonarlos ni herirse, y se garantice la seguridad de los mismos y no deben estar expuestos a sacudidas o choques violentos.

El suelo del medio de transporte será lo bastante sólido para resistir el peso de los animales y antideslizante. Deberá estar cubierto de un lecho de paja para absorber las deyecciones u otro procedimiento que ofrezca las mismas garantías, a menos que la deyecciones se evacuen con regularidad. Los animales deberán embarcarse en medios de transporte que hayan sido limpiados y en su caso desinfectados.

Para la carga y la descarga deberá utilizarse un equipo adecuado (puentes, pasarelas, muelles o rampas) suelo no deslizante y en caso necesario protección lateral. Los animales durante la carga y descarga, no deberán ser levantados o arrastrados por la cabeza, cuernos, patas, cola o piel. No se mantendrá en suspensión a los animales con la ayuda de medios mecánicos.

El tiempo máximo de viaje para los solípedos domésticos, y animales de las especies bovina, ovina, caprina, y porcina no puede superar las ocho horas durante el transporte por carretera, por agua o por ferrocarril. Únicamente podrá superarse este tiempo máximo de viaje, cuando el vehículo de transporte reúna que el suelo del vehículo garantice la comodidad de los animales.

A los corderos, cabritos, terneros y potros no destetados se les dará un descanso de 1 h cada 9 h de transporte. Las aves de corral tienen un descanso de 1 h cada 14 h de transporte. Los cerdos pueden viajar durante 24 h si el vehículo esta acondicionado (bebederos…)

Procedimiento global o de mercancías generales: También es llamado “sistema de mercancías genérales, Reside en establecer una única cuenta para realizar el registro de éstas operaciones. La cuenta que constituye por si misma el sistema global se denomina “Mercancías” o “Mercancías Generales”. En la cuenta de “Mercancías Generales” se registran todos los Cargos y todos los Abonos que indican los aumentos y las disminuciones que identificamos en cada concepto relacionado con la compra-venta de Mercancías, su movimiento carece de homogeneidad pues incluye movimientos correspondientes a diferentes conceptos.

• Procedimiento Analítico o pormenorizado: Con el fin de superar las inconveniencias observadas en el sistema global o de mercancías generales, se diseñó el sistema analítico o pormenorizado, que como su nombre lo dice, se basa en el análisis de las operaciones realizadas con mercancías. El Análisis consiste, en general, en la identificación y separación de los elementos que integran un todo. El sistema Analítico o Pormenorizado consiste en la identificación y separación de los conceptos afectados por las operaciones realizadas con mercancías.

• Procedimiento de inventarios Perpetuos o continuos: es el más completo de los sistemas para el control de las operaciones con mercancías, y presenta como ventaja el control “constante” de los costos de adquisición de la mercancía entregada en venta y de las correlativas salidas de almacén. Este radica en aglomerar los conceptos afectados por las operaciones con mercancías.

LOS STOCKS.

No podríamos hablar completamente de almacén si no intentáramos descubrir su esencia : los artículos almacenados, por lo que los siguientes apartados los dedicaremos única y exclusivamente a esta parte.

1. DEFINICIÓN.

Los stocks los podemos definir como los artículos en espera de su utilización posterior.

La posesión de estos, es la manera que tienen las empresas para garantizar el buen funcionamiento de su actividad, no solo a la hora de servir a un cliente sino también para poder tener materias primas con las que fabricar.

Esta necesidad de tener existencias en el almacén, es para disponer del producto en la cantidad necesaria, en el momento oportuno, con una seguridad de calidad y un precio más económico

Una pequeña reducción del porcentaje de los stocks significará un gran aumento de los beneficios

2. CLASIFICACIÓN DE STOCKS.

2.1. Según la duración de vida del producto tenemos:

• Los perecederos Ejemplo: alimentos como el pescado y la carne

• Los no perecederos. Ejemplo: artículos de bisutería, muebles...

• Los que tienen fecha de caducidad marcada. Ejemplo: lácteos, huevos...

2.2. Según el tipo de actividad de la empresa:

Artículos básicos (Ej: teléfonos)

EMPRESAS Artículos complementarios Ej: carátulas, fundas)

COMERCIALES Artículos obsoletos (modelos antiguos grandes)

(Ej: telefonía móvil) Artículos deteriorados (móviles defectuosos)

EMPRESAS

INDUSTRIALES

(Ej: peletería)

Materias primas ( piel, cremalleras...)

Stocks de productos acabados (monederos para vender)

Productos acabados

De recambio y repuesto ( cremalleras)

Suministros industriales ( gasoil, aceite...)

2.3. Según la función que ejecuta la empresa:

a.- Stock de seguridad o de protección

Es el volumen de existencias que tenemos almacenadas por encima de lo que normalmente necesitamos, es decir, es la mercancía que compramos de más por seguridad, y por lo tanto estará por encima del stock activo.

Esta compra superior se suele realizar por una serie de posibles situaciones como son:

- un encargo y/o el término de libramiento sea aleatorio

- cuando el sistema de aprovisionamiento se realice mediante fechas preestablecidas

Si el aprovisionamiento no es instantáneo será necesario disponer de un cierto nombre de existencias para poder hacer frente a la demanda o salida del almacén a lo largo de este plazo de reposición. A esta cantidad se le llama "punto de demanda".

Para ver más claro este apartado será conveniente citar un ejemplo: "Tengo en el almacén unas existencias de 10.000 unidades de las que 1.000 son stock de seguridad. Diariamente consumo 10 tardando 5 días en servirme el proveedor. Mi punto de demanda será:

10.000 - 1.000 = 9.000 ( STOCK ACTIVO )

10 x 5 días = 50

50 + 1.000 = 1.050 PUNTO DE DEMANDA "

b.- Stock medio

Es la cantidad de stock equivalente a las diferentes cantidades de stock que hemos tenido en el almacén a lo largo de un periodo de tiempo determinado. Es decir, la media entre lo que compramos y las veces que lo has comprado; y calcularemos este stock mediante una simple fórmula:

a = stock máximo de las diferentes compras que hemos realizado

b = stock mínimo " " " " " " "

N = días del año (365)

t = media de los días de las diferentes compras

n = N, es decir, los días del año dividido entre la media de los días de las compras

t

Siguiendo el mismo modelo de antes también citaré un simple ejemplo para una mejor comprensión:

"Con unos stocks máximos de 10.000, 15.000 i 30.000 unidades y unos mínimos de 100, 150 i 300 unidades, y una media de 20 días. El stock medio será el siguiente:

Sumatorio a = 10.000 +15.000 + 30.000 = 55.000

Sumatorio b = 100 + 150 + 300 = 550

t = 20

n = 365/20 = 18'25

Sm=55.000 + 550   x 20 x 18'25 = 27.775

2 x 365

El stock medio sería de 27.775 unidades, es decir, lo contrario que en termino medio tenemos realizado en existencias.

c.- Stock de anticipación

Es el hecho de aprovisionarse de un producto en concreto en el único momento en que las materias están disponibles, si se trata de artículos estacionales, o también el hecho de comprar un producto, que sabes que irá subiendo de precio, con tal de almacenarlo y venderlo después cuando el precio sea más alto.

Ejemplo: el marisco. De cara a Navidad lo solemos comprar congelado porque sabemos que el precio aumentará.

d.- Stock sobrante

Comprende los artículos en buen estado que dejan, de ser atractivos, de necesitarse o que han pasado de moda y que les hemos de dar una salida

- devolverlos al proveedor,

- tirarlos a la basura,

- venderlos.

Si nuestra salida fuera la última, lo más recomendable seria ponerlos a la vista del consumidor.

e.- Stock activo

El stock activo es el que se utiliza normalmente ( de rotación continua) con tal de hacer frente a los encargos. Es por tanto la producción normal de una empresa.

También es conocido con el nombre de stock normal, cíclico o de trabajo.

I) PROCEDIMIENTOS DE ALMACENAJE.

Los procedimientos principales del almacenaje son los siguientes:

Entrada de mercancías

Actividades de recepción, búsqueda de la ubicación y colocación en ella

Extracción de mercancías

Actividades de extracción desde su ubicación

Reposición Cambio de ubicación ( extracción colocación)

Recuentos físicos Operaciones para conocer la situación del stock

Existen muchas razones para efectuar recuentos físicos. Algunos de ellos son:

o Rotura de una mercancía

o Operación no controlada o no registrada correctamente

o Robo

o Productos perecederos sin control de caducidad