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“ANÁLISIS DE CONTROLES ADMINISTRATIVOS DEL ÁREA DE
PRODUCCIÓN COMO PARTE DEL GOBIERNO CORPORATIVO EN LA
EMPRESA AGROTAIRONA S.A”
MARICELA MARGARITA CUBIDES PEÑA
CLAUDIA MARCELA JIMENEZ ARIAS
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMISTRATIVAS CONTABLES Y COMERCIO
INTERNACIONAL
PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA
SANTA MARTA
2020
“ANALISIS DE CONTROLES ADMINISTRATIVO DEL ÁREA DE
PRODUCCIÓN COMO PARTE DEL GOBIERNO CORPORATIVO EN LA
EMPRESA AGROTAIRONA S.A”
MARICELA MARGARITA CUBIDES PEÑA
CLAUDIA MARCELA JIMENEZ ARIAS
Trabajo presentado como modalidad de Grado optar el Titulo de Contador
Público.
ASESOR
JIMMY JAY BOLAÑO
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMISTRATIVAS CONTABLES Y COMERCIO
INTERNACIONAL
PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA
SANTA MARTA
2020
NOTA DE ACEPTACION
___________________________________
___________________________________
___________________________________
__________________________________
Asesor
__________________________________
Evaluador
__________________________________
Evaluador
Santa Marta, junio 16 de 2020
AGRADECIMIENTOS
Primero que todo le doy gracias a DIOS por ser mi guía en todos los momentos de mi
vida.
A mi familia por ser mi motor y apoyo incondicional en toda mi carrera.
A mi hija mi razón de ser mi mayor motivación, todos los logros de mi vida son para
darte un buen ejemplo y seas una mujer de buenos valores.
CLAUDIA MARCELA JIMENEZ ARIAS
Inmenso agradecimiento a Dios por proveerme de todo para lograr esta meta, por guiar
mis pasos y mantenerme en el camino hasta el fin de la carrera.
Mi familia por el apoyo permanente y absoluto en todo el proceso.
Mi esposo por motivarme y enseñarme a ser cada día mejor.
MARICELA MARGARITA CUBIDES PEÑA
TABLA DE CONTENIDO
Pag.
RESUMEN .................................................................................................................... 8
ABSTRACT ................................................................................................................... 9
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 10
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................ 11
1.1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA……………………………………………………
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA…………………………………………………..
2. JUSTIFICACIÓN EN IMPORTANCIA ..................................................................... 13
3. OBJETIVOS ............................................................................................................. 15
3.1 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................... 15
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................... 15
4. METODOLOGÍA ..................................................................................................... 16
Enfoque cualitativo .................................................................................................. 16
Alcance: descriptivo .................................................................................................. 16
Tipo de investigación .................................................................................................... 16
MARCO TEÓRICO .............................................................................................. 18
Antecedentes ............................................................................................................ 18
Bases Teóricas ......................................................................................................... 19
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA ....................................................................... 24
Razón social de la empresa ....................................................................................... 24
Misión ..................................................................................................................... 24
Visión ...................................................................................................................... 25
Valores corporativos ...................................................................................................... 25
Organigrama de la empresa ...................................................................................... 26
Descripción de Labores en el área de producción ...................................................... 27
Descripción de Labores administrativas en el área de producción ............................... 29
Flujograma de labores administrativas ...................................................................... 30
ANÁLISIS, EVIDENCIA Y DIAGNÓSTICO ....................................................... 31
Análisis .................................................................................................................... 31
Diagnóstico y apreciaciones ..................................................................................... 32
Evidencias ............................................................................................................... 33
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO EN LAS LABORES ADMINISTRATIVA
EN ÁREA DE PRODUCCIÓN .................................................................................. 36
Plan de mejoramiento ................................................................................................ 36
Objetivo .................................................................................................................. 36
Alcance .................................................................................................................... 37
Responsables ............................................................................................................ 37
Recursos ................................................................................................................... 37
ELABORACIÓN DEL CÓDIGO DE GOBIERNO CORPORATIVO EN LA
EMPRESA AGROTAIRONA S.A. ............................................................................ 39
Compromiso ............................................................................................................ 39
Objetivo ................................................................................................................... 39
Visión y Misión ........................................................................................................ 40
Valores ..................................................................................................................... 40
Responsabilidades de los órganos de administración .................................................. 41
Mecanismo para verificar el cumplimiento de las actividades de los administradores .. 41
Selección de personal ................................................................................................ 41
Conflicto de interés .................................................................................................. 41
Derechos y obligaciones ............................................................................................ 42
Conclusión ............................................................................................................... 44
Recomendaciones ..................................................................................................... 45
Aporte realizado a la empresa .................................................................................... 46
Referencias bibliográficas ........................................................................................ 47
ANEXOS ................................................................................................................ 50
RESUMEN
El presente trabajo se elabora ante la necesidad de establecer un control administrativo en
el área de producción de la Empresa Agrícola AGROTAIRONA S.A. durante el tiempo en
el que una de las estudiante lleva laborando en esta, se evidenció que no hay un manejo
adecuado para el cumplimento de las labores; por lo tanto, tampoco cuenta con un código de
buen gobierno corporativo.
Se realizó un estudio de caso, cualitativo, bibliográfico y descriptivo sobre el análisis de
controles administrativos del área de producción como parte del gobierno corporativo, lo cual
conlleva a cumplir con los objetivos, políticas y estrategias que logre garantizar la
transparencia y efectividad en los procesos productivos.
Los resultados obtenidos, plantean la necesidad de establecer un control interno en el área
de producción con el fin de lograr una buena gestión de quienes integran el área, permitiendo
utilizar de forma eficiente y eficaz los recursos de la empresa.
Palabras claves: Control, Control Administrativo, Gobierno Corporativo, Efectividad,
Procesos.
ABSTRACT
This document is prepared in response to the need to establish an administrative control
in the area of production of the Agricultural Company AGROTAIRONA S.A. during the
time that one of the students has been working in this, It was found that there is no proper
management for the accomplishment of the tasks therefore, there is no code of good corporate
governance.
A qualitative, bibliographic and descriptive case study was carried out on the analysis of
administrative controls of the production area as part of corporate governance, which entails
meeting the objectives, policies and strategies to ensure transparency and effectiveness in
production processes.
The results obtained raise the need to establish internal control in the production area in
order to achieve good management of those who integrate the area, allowing efficient and
effective use of the company’s resources.
Keywords: Control, Administrative Control, Corporate Governance, Effectiveness,
Processes
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo está enfocado en la empresa AGROTAIRONA S.A. dedicada al cultivo
y la producción de banano y plátano, en el cual se identifica como problema principal el
aparente inadecuado manejo y cumplimiento de los controles administrativos en el área de
producción.
Con esta propuesta se propone generar una herramienta eficiente, para llevar un mejor
registro y control, además de poder estructurar la información de los procesos que se generan
en la misma contribuyendo con la optimización de los recursos y habilidades de los
administradores.
Permitiendo identificar las deficiencias presentes en la empresa y concibiendo el diseño
de un plan que contribuya a minimizar aquellos riesgos que se generen del inadecuado
control, no obstante, lo esencial es poder brindarle a las partes principales de la empresa un
contexto claro de cómo se encuentra económicamente y cuál es el impacto generado a nivel
del mercado y ambiental.
Con la implementación de controles administrativos, se pretende conducir a la empresa a
través de procesos de transparencia y eficientes; por esta razón se presentó la propuesta de
realizar un análisis de los mismos en el área de producción como parte del gobierno
corporativo de la empresa AGROTAIRONA S.A. con el fin de dar a conocer cuáles son las
limitaciones que conllevan al no cumplimiento de los controles establecidos y se prevé
realizar recomendaciones para que la empresa desarrolle efectivamente sus actividades.
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.2 DESCRIPIÓN DEL PROBLEMA
Control interno se conoce al contexto en el que se desenvuelven las organizaciones, como
un proceso mediante el cual se asienta el estilo de gestión con el que deberán ser
administradas, permiten detectar posibles inconvenientes dentro de los procesos
organizacionales, convirtiéndose en una ayuda dentro de la toma de decisiones, garantizando
de esta manera un adecuado cumplimiento de los objetivos inicialmente establecidos.
(Navarro, Ramos: 2016)
“El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales
se ajusten a las actividades proyectadas” (Stoner: 1996 p.610).
El concepto de gobierno corporativo se refiere al conjunto de principios y normas que
regulan el diseño, integración y funcionamiento de los órganos de gobierno de la empresa,
como son los tres poderes dentro de una sociedad: los accionistas, directorio y alta
administración. En español se utiliza también gobernanza corporativa, gobernanza societaria
y gobierno societario1.
De acuerdo a lo mencionado por los autores, el control interno administrativo son los
componentes que permiten a la empresa llevar actividades, monitoreo y un ambiente de
control que facilita conocer los posibles riesgos, y así mismo brindar una información para
la elaboración de los estados financieros con procesos y hechos reales y junto a él es
importante la participación de un buen gobierno corporativo para así mismo poder llevar a
1 Salvochea, R. Mercados y Gobernación. La revolución del «Corporate Governance».
cabo el cumplimiento de los objetivos ofreciéndole a los interesados una información clara
el cual les permitirá tomar decisiones que beneficien a la entidad y participantes del mismo.
El estudio está enfocado en la empresa AGROTAIRONA S.A en el departamento de
producción de las diferentes fincas ubicadas en el municipio de Zona Bananera-Magdalena.
El problema se detectó principalmente en el área de producción debido a la aparente falta
de controles internos administrativos y verificación del mismo en un período adecuado,
además como la empresa no cuenta con un gobierno corporativo que le ayude a mitigar estos
problemas, es necesario mencionar que la participación e implementación de un buen
gobierno corporativo en la empresa tendría un valor agregado bajo unos principios, políticas,
distribución de cargos, controles y alineamientos para generar un buen desempeño y
transparencia en sus actividades.
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
Así mismo se planteó la siguiente pregunta:
¿Cómo son los controles administrativos del área de producción como parte del gobierno
corporativo en la empresa Agrotairona S. A?
2. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA
Para la gestión administrativa de las empresas, es indispensable concebir, diseñar,
establecer y ejecutar diversos procedimientos y herramientas de control interno, con el
propósito de garantizar las actividades y operaciones dentro de las mismas, siendo este uno
de los pilares de la gestión efectiva de las organizaciones.
No obstante, en el caso de la empresa AGROTAIRONA S.A se evidencia la necesidad de
establecer un buen gobierno corporativo el cual garantice la estabilidad a nivel jurídico,
económico y sostenible, por lo tanto, es necesario que se tomen e implemente medidas que
puedan garantizar a la empresa desarrollar buenas prácticas que conlleven a tener una
administración transparente bajo las políticas y objetivos de la misma.
Los procedimientos de control son un conjunto de instrucciones, directrices o medios que
permiten la adecuada ejecución de las actividades. Con la implementación de estas medidas
y basado en el código de buen gobierno podría garantizarle a la empresa una buena integridad
alineada con los principios, estándares y valores, es necesario que los procesos de control
administrativos se desarrollen adecuadamente y que estos mismos ayuden con la
planificación de la empresa.
Además de llevar un control administrativo se requiere de tener conocimientos de cada
labor que se emplea en la empresa para el cumplimiento de su actividad y que al finalizar
cada actividad es necesario realizar una retroalimentación que no afecte la planificación de
la empresa.
Con los lineamientos que se establecerán se podrá medir y comparar los resultados
obtenidos contra los resultados que se esperan, también se podrá verificar que tan adecuado
es cumplir con los controles y código establecidos donde que estos mismo coadyuven al
cumplimento de las metas y objetivos planteados por la empresa.
3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL
Analizar los controles existentes en el proceso de producción de AGROTAIRONA S.A
para recomendar acciones que permitan implementar buenas prácticas de gobierno
corporativo.
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Describir las actividades en el área de producción.
Caracterizar las actividades en el área de producción.
Proponer recomendaciones de mejora para el control administrativo en el área de
producción.
4. METODOLOGÍA
4.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
a. Enfoque: cualitativo
Se tomó el enfoque cualitativo porque nuestra investigación se basa en un estudio de caso
en la cual ya contamos con el conocimiento de su actividad y labores desarrolladas en el área
de estudio. El enfoque cualitativo identifica cinco tradiciones metodologías etnografía,
biografía o historia de vida, teoría fundamentada, fenomenología y estudio de caso.
(Creswell: 1994)
b. Alcance: descriptivo
Nos basamos en el alcance descriptivo porque nuestra investigación se fundamenta en dar
a conocer exacta las actividades, objetos, procesos y personas que participan en el área de
producción.
Los estudios descriptivos permiten detallar situaciones y eventos, es decir cómo es y cómo
se manifiesta determinado fenómeno y busca especificar propiedades importantes de
personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis.
(Sampieri: 1998, Pág. 60).
c. Tipo de investigación: estudio de caso.
Nuestra fuente de información principal se da directamente de la empresa y en base a los
procesos de observación como instrumento y la entrevista como recolección obtenida, este
tipo de investigación se puede aplicar a situaciones que hayan tenido lugar o emplearse a
medida que vayan desarrollando las mismas, además puede contribuir y materializar cambios
significativos en el ámbito de la práctica.
5. MARCO TEÓRICO
a. ANTECEDENTES
Para desarrollar este trabajo se tomaron varios proyectos con referencia a la elaboración
de un Análisis de controles administrativos del área de producción como parte del gobierno
corporativo la empresa AGROTAIRONA S.A, a continuación se verán citados tres tesis de
pregrado:
El primer documento es la investigación de La mejora de la calidad del proceso
administrativo de la empresa bananera Don Eloy (Gutiérrez:2016), el cual tuvo como
objetivo proponer un plan para la implementación de una planificación estratégica para la
empresa bananera “Don Eloy” que permita mejorar la calidad del proceso administrativo,
como principal justificación se basó en brindar soluciones a los problemas de la misma y
apoyarse bajo el modelo de gestión empresarial con el objetivo de obtener mayor
productividad, mejor servicio, y mejorar la posición en el mercado.
La importancia de la calidad del proceso administrativo radica en que se sigue utilizando
hoy por día en la mayoría de las empresas en el mundo, debido a la universalidad de sus
términos y funciones, las cuales cuentan con su propia importancia además de que ayuda y
permite a la empresa a orientarse hacia el futuro.
El siguiente texto corresponde a un Diseño de un sistema de control interno para el área
de inventario de material de empaque en una exportadora de banano (Arreaga: 2015). Tiene
como objetivo principal diseñar un sistema de control interno para el área de inventario de
material de empaque en una empresa dedicada a la exportación de banano, con el fin de crear
políticas y procedimientos para mantener un buen control del material.
Por último se incluye el estudio de los autores Arango y Pardo (2018), que trata de la
Teoría De Las Restricciones En El Sector Bananero: Estudio De Caso CI Banafruts, En el
cual tiene como objetivo analizar el proceso de recolección, producción y distribución del
producto insignia de la compañía, a partir de la Teoría de Restricciones ya que se evidenció
que era una empresa con procesos potencialmente mejorables, una cultura organizacional
que aún podía crecer.
b. LAS BASES TEÓRICAS:
GOBIERNO CORPORATIVO
Un gobierno corporativo efectivo responde a los principales actores que funcionan en una
empresa, como lo son los accionistas, los directores y la alta administración. La estructura de
propiedad y los directivos puede verse afectados. (Altamirano, Cartes, San Martín: 2016).
Por lo tanto, un buen gobierno corporativo ayuda a disminuir los riesgos, mejora la
confianza de los accionistas y grupos de interés o demás partes interesadas (accionistas,
proveedores, empleados, clientes, administradores, directores, medios de comunicación y
auditores externos, etc.); esto hace que las empresas tengan una mejor rentabilidad para los
accionistas. De esta manera, se pueden tener mejores fuentes de financiamiento y crea más
valor a la compañía.(Amat, Zanotti: 2017).
Es importante mencionar que el gobierno corporativo es un sistema que regula y equilibra
las relaciones de poder entre accionistas mayoritarios y minoritarios, ejecutivos y el
Directorio, con el objetivo de incrementar la confianza entre los grupos de interés
(stakeholders) y de aumentar los resultados económicos, maximizándose el valor de la
empresa. (Morck: 2014).
CONTROL
Como control interno se conoce al contexto en el que se desenvuelven las organizaciones,
como un proceso mediante el cual se asienta el estilo de gestión con el que deberán ser
administradas, permiten detectar posibles inconvenientes dentro de los procesos
organizacionales, convirtiéndose en una ayuda dentro de la toma de decisiones, garantizando
de esta manera un adecuado cumplimiento de los objetivos inicialmente establecidos
(Navarro, Ramos: 2016).
Afirman que término control, en su acepción más extendida, hace referencia a
“comprobación, inspección, fiscalización o intervención”, es decir, consiste en contrastar si
unas actuaciones están o no en consonancia con normas o criterios dados que marcan cómo
se debe hacer; todos estos conceptos son aplicables a la gestión de la actividad económica-
financiera. (Gutiérrez, Católico: 2015).
De hecho, la importancia que cuenten con un control interno efectivo, que ejerza la
función de verificación, pero que también sea utilizado como una herramienta que facilite la
gestión administrativa. (Fernández, Vásquez: 2014).
CONTROL INTERNO
Según Arreaga, (2015) el control interno es un conjunto de actividades clasificadas con el
fin de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los
objetivos de las organizaciones. Las actividades que se determinen para un sistema de control
interno nos deben llevar a la obtención o medición de las siguientes categorías que enmarca
su objetividad:
Eficiencia y eficacia de las operaciones
Fiabilidad de las operaciones financieras
Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables
Así mismo, la eficiencia y eficacia se dirige al rendimiento, rentabilidad y salvaguarda los
recursos. La fiabilidad hace referencia a la construcción de los estados financieros y la
información que se puede extraer de los mismos. El cumplimiento de las leyes y normas que
rige a la actividad de la organización.
Partiendo de lo anterior, se hace necesario la clasificación de los tipos de control interno
que podemos encontrar en las organizaciones.
Tipos de Control Interno
I. Control Interno Administrativo los controles establecidos para el área
administrativa son enfocados a la eficiencia de lo que es la parte operativa y que fueron
previamente establecidos por la entidad. Estos controles internos no están en contra
de lo programado por la empresa y de los procesos que este posee sino que están en
armonía con las decisiones y el enfoque de la entidad. (Aristizabal:2013)
II. Control Interno Contable Por otro lado los controles que son llevados a cabo en el
área contable son enfocados a la dirección establecida por las principales normas de
contabilidad y así poder presentar unos informes financieros confiables e íntegros. El
logro de este control debe ser principalmente por la correcta supervisión y manejo de
los tiempos cuando se presentan tanto a entidades externas como el SRI o la
Superintendencia de compañías o a personas interesadas como accionistas o
inversionistas. Otro punto a considerar en el control de la contabilidad de una entidad
son los sistemas que albergan toda la información, estos deben poseer planes de
salvaguarda contra los riesgos posibles como pueden ser de deterioro o falta de
mantenimiento. (Aristizabal:2013)
El control interno es un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección
y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objetivo de proporcionar un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos. (Baquero 2013, pág. 27).
EFICACIA
En cierto modo, a través del control interno, será posible identificar las fortalezas,
debilidades, oportunidades y amenazas inherentes a cada uno de los procesos en particular y
a todos en general y en los cuales se traduce la gestión empresarial. Por tanto, de la
puntualidad con que se aplique este control interno, dependerán las decisiones que se tomen
frente a los retos del mercado cada vez más competitivo, sin exponer los presupuestos
financieros de la empresa (Aristizabal: 2013).
EFICIENCIA
El control interno en cualquier organización, es importante porque apoya la conducción
de los objetivos de la organización, como en el control e información de la operaciones,
puesto que permite el manejo adecuado de bienes, funciones e información de una empresa
determinada, con el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus operaciones
en el mercado; ayuda a que los recursos disponibles, sean utilizados en forma eficiente,
basado en criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, custodia y registro
oportuno, en los sistemas respectivos. (Aristizabal: 2013). La eficiencia se relaciona entre
los bienes adquiridos o producidos o servicios prestados, con el manejo de los recursos
humanos, económicos y tecnológicos (Maldonado: 2001, pág. 16).
6. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
a. RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA
La empresa AGROTAIRONA se dedicada a la producción, comercialización y
exportación de frutas tropicales, con énfasis en bananos convencionales y orgánicos variedad
Cavendish de primera calidad, para lo cual desarrollamos las actividades productivas y
comerciales con sujeción a los más altos estándares de calidad internacional.
Sus actividades productivas son desarrolladas en la zona bananera del departamento del
Magdalena y nuestra sede administrativa se encuentra ubicada en la ciudad de Santa Marta.
Cuenta con una estructura operacional altamente calificada a través de la cual integramos
verticalmente el proceso de producción local, técnicas agrícolas, actividades de ingeniería de
adecuación de tierras, asistencia agrícola integral, entre otras actividades, con la logística de
operación local requerida para las exportaciones FOB a los mercados internacionales a través
del puerto de Santa Marta.
Actualmente exporta la totalidad de la producción de banano convencional a través de la
comercializadora C.I. BANASAN S.A.S. con destino al mercado de la Unión Europea y el
proceso de maduración de la fruta se produce en el lugar de destino final de la exportación
b. MISIÓN
Satisfacer las necesidades de consumo de banano de exportación en el mercado
internacional, para lo cual desarrollara sus actividades productivas con énfasis en la
preservación de los más altos estándares de calidad, comprometido con el mejoramiento de
las condiciones sociales y equipo humano vinculado a la 23 organización, en estricta
observancia de métodos y procesos respetuosos de los recursos naturales y el medio
ambiente.
c. VISIÓN
Hacia el año 2022 consolidar la compañía como una de las 10 más importantes empresas
de Colombia en la producción de banano de exportación, para lo cual concentrara su esfuerzo
institucional en sostener la mejor reputación alcanzada por la calidad de nuestros productos
a través de la promesa empresarial de cumplimiento a estándares de excelencia auditados y
certificados internacionalmente.
Igualmente, propenderemos por el desarrollo sostenible de nuestras actividades agrícolas
e industriales, con responsabilidad por la protección de los recursos naturales, conservación
del medio ambiente y bienestar social para los asociados y la fuerza laboral de la
organización.
d. VALORES CORPORATIVOS
Compromiso.
Responsabilidad Social.
Honestidad.
e. ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
Gráfica 1. Organigrama organizacional
Fuente: Elaboración propia.
GERENTE
GERENTE
ADMINISTRATIVO
DIRECTOR DE
AGRICULTURA
CONTADOR
JEFE DE INVENTARIO
COORDINADORA DE
NOMINA
AUXILIAR
CONTABLE 1
JEFES DE FINCA
SUPERVISORES OFICINISTAS
ALMACENISTA |ASISTENTE
ADMINISTATIVA
TRABAJADORES
OPERATIVOS
DESCRIPCIÓN DE LABORES EN EL AREA DE PRODUCCION
Tabla 1. Descripción de labores en el área de producción
LABORES DESCRIPCIÓN
AMARRE
Consiste en amarrar dos cuerdas denominadas “vientos” de
cada mata que tenga racimo, con el objetivo de evitar la caída de
la planta por acción del viento, peso del racimo o ataque de
nematodos. Se efectúa semanalmente.
DESMACHE O DESHIJE
La Planta de banano genéticamente tiene la capacidad de
producir varios hijos o retoños que se distribuyen alrededor de la
planta madre.
EMBOLSE
Consiste en proteger el racimo con una funda o bolsa plástica
de polietileno del ataque de plagas y de efectos abrasivos
causados por hojas o productos químicos y también resguardarlo
de los cambios bruscos de temperatura. Se deben realizar dos
ciclos por semana.
DESVIO DEL PUYO O HIJO
Es separar el hijo de la planta madre para evitar daño a la fruta
por el roce de sus hojas. Esta labor se debe hacer semanalmente.
DESHOJE Consiste en eliminar las hojas secas, viejas, quebradas que
puedan causar deterioro en la calidad del racimo, o ser fuente de
propagación de enfermedades y plagas. Se realizan uno o dos
ciclos semanales, según las condiciones climáticas.
PUYA O COSECHA
Esta labor es simplemente recorrer la plantación cortando
todos los racimos que cumplan con las condiciones de calibración
y edad estipulada por la comercializadora. La cosecha se realiza
semanalmente y dura dos o tres días.
COLEAR
Consiste en recibir en una cuna acolchonada que está sobre el
hombro del operario, el racimo que va cortando el puyero para
llevarlo cuidadosamente hasta el cable vía.
IDENTIFICACION DE LA
FRUTA
Es permitir conocer la edad y cantidad de racimos presentes en
cada lote de la finca.
FERTILIZACIÓN
Para establecer un programa de fertilización es necesario
realizar un análisis de suelos y foliar cada año.
RIESGO
Técnica que consiste en aplicar artificialmente agua a un
cultivo. La cantidad y frecuencia de la aplicación, está en función
de los requerimientos hídricos de las plantaciones, del tipo de
suelo, de la calidad del agua, de los regímenes de lluvia y
evapotranspiración.
Fuente: Elaboración propia
f. DESCRIPCIÓN DE LABORES ADMINISTRATIVAS AREA DE
PRODUCCIÓN
Tabla 2. Descripción de labores administrativas en el área de producción
Fuente: Elaboración Propia.
CARGO FUNCIONES EVIDENCIA
Supervisar las cuatro fincas de la empresa
orienta a los jefes de finca sobre las labores a ejecutar a
diario
Realiza un presupuesto catorcenal
Reporta a la gerencia la productividad de cada finca
Reportar al director de agricultura en forma directa
inconvenientes presentado Notificacion via correo
Distribuye diariamente al personal operativo Libro de asistencia
Registrar los movimientos de ingreso y egreso de los
inventarios de manera actualizada. Libro de inventario
realiza los pedidos de los materiales para el proceso de
corte semanalmente Libro de solicitud de pedidoSupervisa en campo las labores de cada trabajador
asignada
Verifica que en area de empaque se realicen los
controles de calidad de la fruta
Informa al jefe de finca los procesos inadecuados en el
campo
Lleva control de la cantidad y peso de las frutas formato reporte diario de corte
Registra la asistencia del personal de corte formato reporte diario de corte
Supervisa la clasificacion y distribucion de la fruta formato reporte diario de corte
Verificar el adecuado almacenaje del producto en
bodega
Verifica las remisiones del material enviado por la
oficina formato solicitud de pedido
Verificar la rotación de los insumos utilizados para el
proceso de corte Libro reporte de entreda y salida
Reporta diariamente el material que sale de la bodega Libro reporte de entreda y salida
Digita las labores diarias realizadas de los operarios reporte de RDT - RDC
Archiva la documentacion de la finca libro de correspondecia
DIRECTOR DE AGRICULTURA
JEFE DE FINCA
SUPERVISOR DE CAMPO Y
EMPACADORA
ALMACENISTA/OFICINISTA
Realizan reuniones para establecer
metas de produccion,
recomendaciones y novedades
referentes al tema
capacitar al operario sobre el cuidado del suelo y la
produccion.Listado de asistencia y fotografias
g. FLUJOGRAMA DE LABORES ADMINISTRATIVAS
Gráfica 2. Flujograma de labores administrativas
Fuente: Elaboración propia.
7. ANÁLISIS, EVIDENCIA Y DIAGNÓSTICO
7.1. ANÁLISIS
De acuerdo a lo observado en el área de producción de la empresa sobre el desempeño
laboral del personal administrativo y bajo las políticas y normas establecidas por la gerencia,
este equipo de trabajo cuenta con claridad en los objetivos y con las herramientas necesarias
para llevar un control interno administrativo.
Además cuenta con el apoyo de los departamentos de inventarios, pedidos y nomina como
guías principales y necesarios para su implementación y desarrollo del mismo, sin embargo
se evidencia muchas falencias en los reportes enviados desde las fincas para los
departamentos antes mencionados.
En el departamento de inventarios hay falencias como:
Los reportes de kardex que se envía a la oficina de la cual no se tiene un control ya que se
encuentran materiales perdidos y que no son reportados en su debido momento.
Afecta directamente al informe que se envía al área de contabilidad para su debido proceso
con las liquidaciones de embarques y cps como soporte para su contabilización.
En el departamento de pedidos se afecta porque no se tiene control de los materiales e
insumos que se utilizan diariamente para el proceso de corte, lo cual el área debe realizar de
acuerdo a la solicitud y el informe del departamento de inventarios un pedido que no cuenta
con una constancia y seguimiento sobre las existencias del material.
Además en el departamento de nómina hay falencias en los reportes que en ocasiones se
deben realizar cambios en las labores realizadas por los operarios lo cual ocasiona atrasos
para el procesamiento del mismo, brindando una mala información en los presupuestos
semanal que se entrega al jefe inmediato y director de agricultura que se encargan de
supervisar y dar el visto bueno a lo desarrollado por finca.
En base a lo planteado se propone realizar un plan de mejoramiento que sirva como control
en los procesos y procedimientos de funciones en el área de producción y así mismo
establecer fechas de entregas de reportes para llevar su debido control, registros y
documentación en los tiempos estipulados lo cual ayuda a llevar una mejor productividad.
Asimismo se anexara un código de buen gobierno corporativo para garantizar y tener claro
los lineamientos que se desarrollaran en mejora de un buen control administrativo donde se
tendrá en cuenta el compromiso de impulsar aquellas acciones que permitan implementar
buenas prácticas de gobierno.
7.2. DIAGNÓSTICO Y APRECIACIONES
Se evidencia que no existe un programa de inventarios, este es manejado por las personas
encargadas en un archivo de Excel por lo que se arriesgan a tener mala información y/o
alterarse cantidades de material.
No existe un formato donde se soliciten los materiales para el proceso de producción, este
es solicitado por correo electrónico.
No se cuenta con un sistema de nómina en las fincas este es reportado por un archivo en
Excel llamado RDT (reporte diario trabajadores) que contiene: código del trabajador, nombre
del trabajador, horas, código de labor, cantidad.
En el libro de entrada y salidas de materiales que se utilizan en el corte no se tiene claridad
y la mayoría de veces el material nunca está completo y/o obsoleto.
No existe un control físico en los reportes enviados a la oficina principal.
No hay niveles de autorización adecuados.
No hay segregación apropiada de funciones.
No hay niveles de supervisión adecuada.
No son claros los canales de reporte de eventos.
No hay realización de comités.
No se realiza evaluación de desempeño a trabajadores.
7.3. EVIDENCIAS
Gráfico 3. Formato en Excel manejo de inventario
Gráfico 4. Formato en Excel reporte diario de trabajadores RDT.
8. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO EN LAS LABORES DMINISTRATIVA
EN ÁREA DE PRODUCCIÓN.
8.1 PLAN DE MEJORAMIENTO
OBJETIVO
Implementar control, registros y documentación para desarrollar eficientemente los
procesos bajo las funciones y responsabilidades establecidas a cada trabajador el cual ayude
a tener mejor rendimientos y cumplir con las fechas de entregas establecidas.
Implementar la creación del Comité de Producción para asegurar que se cumplan con los
objetivos propuestos, con este comité se generaran temas a los cuales se le harán seguimiento
y propuestas de mejoras. Buscando minimizar fraudes, conductas que van en contra de los
valores de la empresa y disminuir los riesgos, realizando un acta por cada reunión ejecutada
para llevar control de esta.
Llevar a cabo un sistema de CRM interno eficiente para el área productiva que permita el
flujo información con el fin de mitigar riesgos y ejecutar mejoras en toda la cadena
productiva, para esto es de vital importancia realizar jornadas de capacitación, charlas
técnicas donde se adquieran quejas y sugerencias del personal técnico y poner en marcha
nuevas prácticas para el proceso productivo.
Evaluar el desempeño de cada uno de los empleados del área de producción con el fin de
lograr una buena gestión de quienes integran el área.
ALCANCE
Los procesos de inventarios, pedidos y reporte de nómina son partes claves para que la
empresa AGROTAIRONA S.A. cumpla a cabalidad sus objetivos y donde los participantes
puedan desarrollar con responsabilidad sus funciones.
RESPONSABLES
Para ejecutar este plan es necesario que el personal administrativo de finca se
responsabilice a ejecutar y acatar bien sus funciones:
Jefe de finca: Que se encargue de supervisar e informar el rendimiento de la finca.
Supervisor de campo y empacadora: Su función es registrar y verificar que las
labores repartidas a diario al personal operativo se cumplan a cabalidad.
Oficinista: cuyas funciones radican en: radicar la correspondencia y enviar
oportunamente los reportes diarios; enviar los reportes de inventarios entrada y
salidas diarias pero antes debe realizar un conteo y supervisar el material utilizado
en día de corte e informar a su jefe inmediato los materiales de gran necesidad para
su pedido en la oficina principal.
RECURSOS
Para que se pueda llevar a cabo lo planteado anteriormente se tendrán en cuenta lo
siguiente:
Área de pedido:
El jefe de finca realiza el pedido por medio de unos formatos de pedidos que maneja
nuestro proveedor BANASAN S.A.S.
El área administrativa es la encargada de llenar esos formatos con el número de pedidos
según las referencias.
Posterior al pedido el proveedor factura todos los pedidos, donde también prestan el
servicio de transporte.
El jefe de administración debe enviarle el formato de pedido al Jefe de la finca para saber
el material a recibir.
Área de inventario:
Se desea implementar un programa de inventario que garantice y evidencie el material en
finca y para poder continuar con este informe se deben cumplir con lo siguiente:
El almacenista que es el encargado de la bodega debe verificar si el material que llega a
la bodega es el pedido por la administración.
Por cada ingreso de insumos se debe generar un reporte por el coordinador de la finca al
jefe administrativo.
Las devoluciones de los insumos al proveedor por alguna irregularidad deben ser a más
tardar de tres días posteriores a la recepción.
Área de nómina:
Se desea implementar en las cuatro fincas el sistema de nómina que maneja actualmente
la coordinadora de nómina para digiten diariamente las labores del personal operativo donde
la coordinadora se encargue básicamente de supervisar y controlar las labores ejecutadas con
el fin de minimizar el riesgo de informar semanalmente un mal reporte y donde las oficinistas
tendrán la oportunidad de corregir inmediatamente alguna labor y/o cantidades realizada y
reducir tiempo en tratar de enviar a la oficina principal las correcciones pertinentes.
Las documentaciones que enviara de finca a la oficina para poder supervisar serán las
siguientes:
Reporte diario del personal de corte.
Reporte de asistencias y labor.
Incapacidades de operarios.
Solicitudes de permisos y otras novedades.
8.2 ELABORACIÓN DEL CÓDIGO DE GOBIERNO CORPORATIVO EN LA
EMPRESA AGROTAIRONA S.A.
El código de buen Gobierno Corporativo elaborado en la empresa tiene como finalidad
mostrar la situación actual y además se establecen recomendaciones para su buen desempeño.
COMPROMISO
La empresa se compromete a llevar a cabo una política transparente y responsable basada
en la honestidad, productividad y eficacia.
OBJETIVO
Brindar una guía de acción sobre la conductas desarrolladas por cada participante de la
empresa, es decir, los trabajadores, administradores y colabores con el fin de garantizar
confianza a sus clientes.
Además se deberá llevar a cabo con el plan de mejoramiento desarrollado para mejorar el
control administrativo.
VISIÓN Y MISIÓN
Visión: Ser reconocida como una empresa líder en implementar y desarrollar buenas
prácticas de gobierno corporativo satisfaciendo las necesidades de los usuarios internos y
externo.
Misión: Ofrecer a sus usuarios una información real cumpliendo al 100 % con los
objetivos y valores que la caracteriza.
VALORES
La empresa se basa en cumplir su labor con honestidad, respeto, confidencialidad de la
información.
Honestidad: el trabajo y comportamiento de la empresa es llevado de manera clara y
leal.
Respeto: se mantiene buena relaciones interpersonales, brinda un trato digno.
Confidencialidad de la información: la información es llevada de manera responsable
y es suministrada de manera clara, concisa y confiable.
RESPONSABILIDADES DE LOS ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN
Los cuales entre sus funciones deben velar por proteger los beneficios económicos de la
empresa y de garantizar un buen desarrollo de la misma.
ASAMBLEA GENERAL: Es quien tiene la facultad de tomar decisiones que favorezcan
el desarrollo de la empresa.
JUNTA DIRECTIVA: Tienen la facultar de evaluar, analizar y decidir sobre las políticas
y actividades propuestas.
MECANISMO PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES
DE LOS ADMINISTRADORES
REVISOR FISCAL: se encarga de brindar asesoría a la empresa sobre la verificación de
los estados financieros antes la aprobación de la asamblea general cumpliendo con los
estándares de contabilidad.
SELECCIÓN DE PERSONAL
La empresa deberá contratar personal que tenga la capacidad de desarrollar actividades
con responsabilidad, compromiso, respeto y confiablidad.
Además deberán tener aptitud y actitudes que muestren su afinidad con las actividades
que va a desarrollar con el fin de que se cumplan bajo los propósitos del mismo.
Determinar si los requisitos para adquirir el puesto los cumple.
Informar cual es la remuneración y compromiso del puesto.
CONFLICTO DE INTERÉS
Se ha implementado diferentes reglas de comportamiento que deben cumplir todos y cada
uno de los miembros de la empresa y se abstendrán de recibir prácticas prohibidas por la
empresa, entre estos miembros se incluyen:
Grupo directivo
Grupo administrativos
Grupo de asesoría
Grupo operativo
DERECHOS Y OBLIGACIONES
DERECHOS
Garantizar al trabajador buenas condiciones en los implementos para llevar a cabo
sus actividades.
Cumplir con los pagos derivados de su contrato laboral.
Velar que la empresa continúe desarrollando buenas prácticas de gobierno
manteniendo un buen ambiente laboral entre los mismos.
Fomentar de manera continua los valores establecidos.
Establecer el trabajo, directivas y dar instrucciones correspondientes para la
elaboración de las funciones otorgadas.
Capacitar a sus trabajadores para el mejoramiento de sus actividades.
OBLIGACIONES
Desarrollar adecuadamente las funciones establecidas en el manual de funciones
para el cargo asignado.
Mostrar evidencia del cumplimento de las actividades.
Cumplir con los objetivos y confidencialidad de información de la empresa.
Contribuir en buenas prácticas para generar un buen ambiente laboral.
Ejecutar el cumplimiento de su horario laboral establecido por la entidad.
Cabe resaltar que existe una relación inversa entres los conceptos de derechos y
obligaciones en la comunicación de empleado/empleador, es decir lo que
comprende la empresa como obligaciones determina derechos para el empleado.
9. CONCLUSIÓN
Durante la investigación y elaboración del trabajo se observó que la empresa
AGROTAIRONA S.A, no cuenta con un eficiente control interno en el área de producción
que es una parte principal para la actividad económica de la empresa.
Por tal motivo es importante que la empresa desarrolle a cabalidad un plan de
mejoramiento con el fin de poder cumplir con los objetivos y caracterizar las
responsabilidades de las labores asignadas al personal operativo, además se implemente un
código de gobierno como apoyo al personal que se encuentran vinculados actualmente y
como inducción a los que están por llegar.
La información brindada en el plan de mejoramiento y en el código de gobierno son un
gran aporte para la empresa, en donde podemos observar cuales fueron las falencias
encontradas durante la investigación y lograr trabajar en las recomendaciones con el
propósito de satisfacer y cumplir con las necesidades de los clientes internos y externos.
10. RECOMENDACIONES
Revisar las propuestas realizadas para lograr cumplir con el propósito de mantener un
buen desempeño y calidad en la actividad económica.
Para obtener un buen control en el área de producción y lograr minimizar o en su efecto
eliminar las malas prácticas que se vienen presentando, es necesario que el personal de
recursos humano informen el contenido del código de gobierno y reforzar cuáles son sus
obligaciones y derechos para emprender un buen desempeño laboral.
Actualizar y capacitar al personal constantemente sobre lo esencial que es cumplir con sus
funciones y lo esencial que es para la empresa.
Establecer políticas y procedimientos en el área de producción y demás áreas involucradas
en el proceso, las cuales deben ser definidas mediante una evaluación de riesgo.
Evaluar la carga laboral con el fin de realizar distribución de actividades que permitan
obtener una mayor eficiencia en los procesos y garantizar la obtención de los objetivos.
La implementación del comité de producción de manera semanal con el fin de obtener
información del personal para medir riesgos, eficiencia y mejora de los procesos, como
también compromisos y acuerdos que se establezcan.
Monitoreo constante del inventario entregado al personal de producción con registro
documental, de esta manera tener un respaldo y constancia de todas las actividades realizadas.
11. APORTE REALIZADO A LA EMPRESA
El propósito de este trabajo fue la elaboración de un plan de mejoramiento en el área de
producción e implementación de un código de gobierno para la empresa AGROTAIRONA
S.A.
En el área de inventario no se evidenciaba un control en las funciones de cada trabajador
con la ejecución del plan de mejoramiento para esta área ayuda a trabajar y desarrollar con
responsabilidad cada función asignada, y con la implementación del código de gobierno se
busca que la empresa globalmente tenga conocimiento de las distintas responsabilidades de
cada uno de sus miembro y ayude productividad de la misma.
11. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Hill / Interamericana editores. México D.F.
ANEXOS
Tabla 3. Calendario de ejecución
SEMANA EVIDENCIA
LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO
Reporte
de nómina X X X X X
Después de 2:00 pm la
coordinadora del área se encargara
de revisar lo reportado.
Reporte
de corte X X X X
Deben enviar en horas de la tarde el
soporte de la lista para poder
supervisar las cantidades realizadas,
las fincas cortan en días diferentes.
Reporte
de
inventario X X
Deben enviar las entradas y
salidas de material.
Solicitud
de pedidos X
Deben enviar la solicitud de
materiales.
Reunión
para
entrega y
novedades
X
Se realiza con el fin de canalizar
las novedades y plantear programa
de ejecución para la semana
siguiente.
Llegada
de material
en finca X
Se debe realizar un conteo de lo
solicitado anteriormente y reportar
si hay novedades algunas.
Fuentes: Elaboración propia
