Apuntes Project 2013

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10/06/2014 Ing Rodolfo Troncoso

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PROJECT 2013


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DEFINICIONMicrosoft Project (o MSP) esun software de administración de

proyectos diseñado, desarrollado ycomercializado por Microsoft paraasistir a administradores de proyectosen el desarrollo de planes,asignación de recursos a tareas, darseguimiento al progreso, administrarpresupuesto y analizar cargas detrabajo.El software Microsoft Office Project entodas sus versiones (la versión 2013 esla más reciente a febrero de 2013) esútil para la gestión de proyectos,aplicando procedimientos descritosen el PMBoK (Project ManagementBody of Knowledge) del ProjectManagement Institute.

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http://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_administraci%C3%B3n_de_proyectoshttp://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_administraci%C3%B3n_de_proyectoshttp://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_administraci%C3%B3n_de_proyectoshttp://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_administraci%C3%B3n_de_proyectoshttp://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_administraci%C3%B3n_de_proyectoshttp://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_administraci%C3%B3n_de_proyectoshttp://es.wikipedia.org/wiki/Microsofthttp://es.wikipedia.org/wiki/Microsofthttp://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Body_of_Knowledgehttp://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Body_of_Knowledgehttp://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Body_of_Knowledgehttp://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Institutehttp://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Institutehttp://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Body_of_Knowledgehttp://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Institutehttp://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Institutehttp://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Institutehttp://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Institutehttp://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Institutehttp://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Institutehttp://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Institutehttp://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Body_of_Knowledgehttp://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Body_of_Knowledgehttp://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Body_of_Knowledgehttp://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Body_of_Knowledgehttp://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Body_of_Knowledgehttp://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Body_of_Knowledgehttp://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Body_of_Knowledgehttp://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Body_of_Knowledgehttp://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Body_of_Knowledgehttp://es.wikipedia.org/wiki/Microsofthttp://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_administraci%C3%B3n_de_proyectoshttp://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_administraci%C3%B3n_de_proyectoshttp://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_administraci%C3%B3n_de_proyectoshttp://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_administraci%C3%B3n_de_proyectoshttp://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_administraci%C3%B3n_de_proyectoshttp://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_administraci%C3%B3n_de_proyectoshttp://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_administraci%C3%B3n_de_proyectoshttp://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_administraci%C3%B3n_de_proyectoshttp://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_administraci%C3%B3n_de_proyectos


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MS PROJECT LE PERMITIRÁ:

• Organizar la lista de actividades en una estructura jerárquica

• Obtener la gráfica de red del proyecto.

• Imprimir una gran variedad de informes



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USO DE UN PROGRAMA DEACTIVIDADES DE UN PROYECTO• Calcular el tiempo necesario para completar

el proyecto: Sino cumplimos con el tiemponecesario, hay daños líquidos, pero si sepresenta una excusa no habrá cargos encontra.

• Tiempo de las actividades: De que me sirvesaber cuando voy a empezar?, es importanteconocer esto, para poder tener los recursosdisponibles (materiales, mano de obra yequipo).

• Duración Total del Proyecto: Es importante, yaque el responsable podrá conocer cuanto leafecta el proyecto en costos y en días siocurre un cambio de una actividad.



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GESTIÓN DE PROYECTOS¿ Qué es un proyecto ?

• “Conjunto de actividades, planificadas,ejecutadas y supervisadas que, con recursosfinitos, tiene por objeto crear un servicio oproducto único”(Ajenjo, 2000).

• “Trabajo en el que se define un principio y un fin(tiempo), se especifica un resultado deseado(alcance), cumpliendo con unos requisitos decalidad (acabado) y coste (presupuesto)”(Courter, 2000).

• “Proyecto es un esfuerzo temporal encaminado acrear un producto o servicio único” ProjectManagement Institute (PMI)



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GESTIÓN DE PROYECTOS


Características de un proyecto

Buscar alcanzar uno o varios objetivos.

Realizados por personas.

Actividades planificadas, ejecutadas y

controladas. Disponibilidad limitada de recursos.

Limitado en el tiempo. (Temporalidad) Resultado único. (Unicidad)

Los proyectos son temporales y únicos, lo que lesdiferencia de otras operaciones o procesos queson continuos y repetitivos.


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Algunos ejemplos de proyectosLos proyectos se llevan a cabo en todos los niveles de laorganización y pueden involucrar desde una sola persona a muchas.

Diseñar un nuevo producto o servicio.

Desarrollar o rediseñar un sistema de información.

I+D+i en líneas de investigación específicas.

Llevar a cabo un cambio en la estructura / forma de trabajo

de una organización.

Implantar una norma: ej. sistema de gestión de I+D+i,

calidad, seguridad de la información


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Tipos de proyectos

En función del objeto del Proyecto

Proyecto de investigación.

Análisis. Estudio de viabilidad. Proyecto industrial.

De acuerdo con su alcance

Programa / Proyecto / Subproyecto


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Dimensiones del desarrollo de un proyecto

imensión técnica

Depende de la naturalezadel proyecto y de losconocimientos técnicos ycientíficos de jefe deproyecto y del equipo detrabajo.

imensión humana

Coordinar a un grupo depersonas, donde influiránlas relaciones humanas y elliderazgo del Director deproyecto.

imensión de gestión

Aplicación de metodologíasy técnicas de organizacióny gestión para alcanzar losobjetivos del proyecto


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RR.HH en Proyectos de I+D+i (1)

Personal investigador

El Manual Frascati publicado por la OCDE proporciona unadefinición del investigador o investigadora, que refleja la diversidad

de situaciones:

« Especialista involucrado en la concepción o creación de nuevosconocimientos, productos, procesos, métodos, y sistemas, y/oencargado de la gestión de los proyectos en cuestión »

• Investigador responsable

• Coordinador principal y coordinador de sub-proyecto enproyectos coordinados


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RR.HH en Proyectos de I+D+i (2)

Becarios FPI y FPU

El programa FPI "Formación de Personal Investigador": las becasotorgadas por un proyecto de I+D+i que ha solicitado dicha posibilidadal Ministerio.

El Ministerio valora en la solicitud: Interés científico y calidad delproyecto; CV solicitante; CV Director de la tesis doctoral; actividadinvestigadora del grupo investigador en los últimos cinco años y notamedia ponderada del expediente académico.

El programa FPU "Formación de Personal Universitario" se convocaba

anualmente por el Ministerio de Educación español y su objetivo esayudar a la formación de futuros doctores de universidad.

Los criterios de selección: mejores expedientes, interés del proyecto detesis, currículo del Director de tesis y la producción del grupoinvestigador.


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Conocimientos y habilidades de dirección de proyectos

Conocimientos

Planificación

Organización

Selección de personal

Técnicos

Habilidades

Comunicación efectiva

Influencia en laorganización

Liderazgo

Negociación y gestiónde conflictos

Resolución de problemas


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Dirección de programas y gestión del portafolio

Un Programa es el conjunto de proyectos relacionados cuyadirección se realiza de manera coordinada

Un Portafolio es un conjunto de proyectos o programas que seagrupan para facilitar su gestión efectiva.

Los proyectos o programas del portafolio no tienen por que serinterdependientes o estar directamente relacionados.


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GESTIÓN DE PROYECTOS• Proyectos consolidados y

subproyectos

Los Subproyecto soncomponentes de un proyectoprincipal, que son consideradoscomo proyectos y dirigidoscomo tales.

En proyectos muy grandes seutilizan jerarquías desubproyectos.

A menudo los subproyecto secontratan a:

Una empresa externa.

Otra unidad funcionaldentro de la organización



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Ciclo de vida del proyectoLas distintas fases por las que de forma secuencial y enel tiempo pasa el Proyecto, desde la idea inicial hastala finalización de todas las actividades.

En general podemoshablar de.

Concepción.

Planificación.

Implementación. Finalización.


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Ciclo de vida del proyecto

La transición de una fase a otra, normalmente implica algunaforma de transferencia técnica.

Los productos entregables de una fase se revisan para verificar siestán completos, si son exactos y se aprueban antes de iniciar eltrabajo de la siguiente fase.


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Es más alto,y por tanto más riesgo

de no cumplircon los objetivos,

al inicio del proyecto.

La certeza de terminarcon éxito aumenta

gradualmente amedida que avanza el

proyecto.

Nivel deIncertidumbre


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Procesos de la dirección y gestión de proyectos

Procesos deiniciación

Procesos deplanificación

Procesos decontrol

Procesos deejecución

Procesos decierre

Las flechas representan elflujo de información


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Tiempo

Nivel deactividad

Evolución del nivel de actividad de los procesos


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Es bajo al comienzo,alcanza su

nivel máximo en lasfases intermedias,

y cae rápidamente ala finalización del

proyecto.

Nivel deCoste y Personal


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Evolución de costes y personal en el proyecto


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Gestión DE PROYECTOS

La dirección de proyectos

Es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos paraalcanzar un objetivo concreto, generalmente con limitaciones de tiempo,recursos o costes.

Se distinguen tres etapas principales:

– Creación del plan de proyecto

La división del proyecto en tareas. La programación de las tareas en el tiempo.

– Gestión y seguimiento del proyecto

Seguimiento del progreso de las tareas. La comunicación con el equipo.

– Cierre del proyecto


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Triángulo de objetivos del proyecto

Los tres factores que determinan un proyecto son:

1. El Tiempo que se refleja en la programación del proyecto.

2. El Dinero que se recoge en el presupuesto.

– Recursos humanos, equipamiento y materiales.

3. El Ámbito del proyecto que incluye:

– Los objetivos y tareas del proyecto. – El trabajo necesario para realizarlo.

Los tres factores que determinan un proyecto son:Alguno de los factores suele ser más determinante, mientras que los otros enocasiones pueden ser más flexible.

Cada uno de los factores influye en los demás.


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PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

Project como herramienta de planificación

– Project almacena los detalles del proyecto en su base de datos: tareas,recursos humanos, tiempos, hitos, etc. Controla la programación y calcula loscostes mediante la creación de un plan de proyecto.

– Trabaja en cierta forma como una hoja de cálculo, muestra los resultadosinmediatamente.

* Utiliza columnas para introducir la información del proyecto: elnombre de las tareas, su duración, etc.


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DIAGRAMAS DE GANTT Y RED

Diagrama de Gantt

Muestra información de las tareas en columnas y un gráfico de barras.


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Diagrama de seguimiento

El gráfico de barras refleja el avance de las tareas.


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Diagrama de red

Representación esquemática de las actividades del proyecto y de sus relaciones lógicas o dependencias.

No representan la escala temporal (como hacen losdiagramas de Gantt). Hay tres tipos:

Diagrama PDM - Precedence DiagrammingMethod

Diagrama ADM - Arrow Diagramming Method

Diagrama PERT - Program Evaluation andReview Technique


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Diagrama de red en ProjectProject representa cada tarea como un cuadro (nodo)conectado con las tareas dependientes.

Cada nodo refleja la Fecha de inicio, laFecha de finalización, la Duración de latarea y si está completada o bien está aunen curso.


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10/06/2014

Ing Rodolfo Troncoso

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Diagrama de redNo representan la escala temporal (como hacen los diagramasde Gantt).

Diagrama PDMPrecedence DiagrammingMethod

Las actividades estánrepresentadas sobre los nodos.

Diagrama ADMArrow Diagramming

Method

Las actividades estánrepresentadas sobre lasflechas


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Diagrama de red

Diagrama PERT - Program Evaluation and Review Technique

Técnica para analizar las tareas involucradas en completar unproyecto, el tiempo para completar cada tarea, y el tiempomínimo para completar el proyecto total.

Se consideran tres estimaciones ponderadas para cada nodo, laoptimista a, la pesimista b y la normal m; siendo la duración másprobable: t = (a + 4m + b) / 6.


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Diagrama de red en Project

Project representa cada tarea como un cuadro (nodo)conectado con las tareas dependientes.

Cada nodo refleja la Fecha de inicio, laFecha de finalización, la Duración de latarea y si está completada o bien está aunen curso.


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ELABORACIÓN DE UN PLAN DE PROYECTO

¿ Cómo planificar un proyecto ?

– Determina los recursos humanos disponibles.

– Establece las fases y tareas.

– Programa el desarrollo de las tareas en el tiempo:

* Fecha de comienzo y fin de las tareas / Duración.

* Dependencias entre tareas.

– Asigna los recursos a las tareas.

– Planifica los resultados a alcanzar como hitos del proyecto.

– Realiza consideraciones como:

* Limitaciones de disponibilidad y horario de los recursos.* Interrupciones en días festivos y vacaciones.


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CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

Revisa el progreso de las tareas

El cumplimiento de las tareas e hitos del proyecto en tiempo y lasobreasignación de tareas a los recursos.

Las rutas críticas, tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo para que

el proyecto finalice en la fecha programada.

Gestiona a tu equipo de trabajo

Establece una comunicación leal y efectiva con el equipo de trabajo y

evalúa si existen problemas entre los miembros del equipo.

Establece reuniones de seguimiento

Quien debe asistir / convocatoria con orden del día detallado, hora

comienzo y finalización.

Prepara la reunión / actúa de moderador y no abordes temas que no sean

los propios de la reunión / concreta los acuerdos y haz un acta de la reunión.


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RESUMEN

1) Elabora un plan de proyecto

2) Evalúa y optimiza el plan hasta estar satisfecho

Antes de iniciar el proyecto y de forma periódica durante su ejecución,

debes evaluar y ajustar el plan del proyecto.

3) Revisa las rutas críticas, el progreso de las tareas y el

cumplimiento de hitosEs importante detectar a tiempo los retrasos o posibles problemas.

4) Controla los costes y el presupuesto

El avance de las tareas y las revisiones del proyecto pueden provocar

desajustes en el presupuesto.

5) Cierra el proyecto adecuadamente

Evaluando las lecciones aprendidas y las mejores prácticas.


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DEFINICIÓN RUTAS CRITICAS

En esta secciónaprenderemossobre la rutacrítica la cual

consiste en grupode tareas oincluso una solaque deben

completarse paraque un proyectofinalice a tiempo.


En la siguiente imagenpodemos ver las tareas quecomponen la ruta critica encolor rojo.


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RUTAS CRITICAS

Las tareas criticasno se puedenretrasar sin que sealtere la fecha de fin

de proyecto, sinembargo existenproyectos donde escomún que las

tareas tengan unmargen de demoray se pueden retrasarla fecha sin afectar

el proyecto.10/06/2014 Ing Rodolfo Troncoso 36

Al hacer clic en Aceptar seguardarán los cambios y se abrirála ventana de Ruta crítica, parahacer la programación de la obra.


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RUTAS CRITICASEn Project una tarea seconsidera crítica cuando

cumple una de lascondiciones siguientes:• No tiene margen de

demora.• Se establece que la tarea

comience o que nofinalice después de unafecha determinada.

• Las delimitaciones son defecha Debe comenzar el(DCE) o Debe finalizar el(DFE).

• Está delimitada Lo mástarde posible (LMTP) en unproyecto a partir de unafecha de comienzo.

• Está delimitada Lo antesposible (LAP) en unproyecto a partir de una

fecha de fin.•


Microsoft Project: condicionarruta crítica de Diagrama deGantt |


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ESTABLECER MOMENTOS CLAVES O

HITOS Un hito consistesimplemente en unatarea que se utilizapara identificareventos significativos

en la programación,como puede ser lafinalización de unafase principal. Siescribe una duraciónde cero días parauna tarea, MicrosoftProject mostrará elsímbolo de hito en el

Diagrama de Gantt al10/06/2014 Ing Rodolfo Troncoso 38

debemos ingresar una tareacon una duración cero, estohará que la tarea se muestreautomáticamente como hito.


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CONTINUACIÓN HITOSUn hito es una tarea

sin duración que seutiliza paraidentificar sucesossignificativos en laprogramación,como la finalizaciónde una fase

importante. Una fasees un grupo detareas relacionadasque completa una

etapa importante de10/06/2014 Ing Rodolfo Troncoso 39

con Project es la posibilidad deestablecer hitos con duracióndistinta


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CONTINUACIÓN HITOS

Ejemplos las tareas

hitos serian: Reunióny Presentación depropuesta,Presentación de

Prototipo,Presentación delSistema al Cliente,Revisión yValidación delCliente, RevisiónFinal del Cliente y

Puesta en Marcha.10/06/2014 Ing Rodolfo Troncoso 40

Tareas como la planificación,establecer la ruta crítica, definirdependencias, hitos y visualizaresto en un diagrama de red odiagrama de Gantt.


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DIAGRAMA DE GANTT El diagrama de Gantt es unaherramienta muy utilizada en la

actualidad, su objetivo es el demostrar el tiempo programado, lasfechas de iniciación y terminaciónpara las diferentes tareas oactividades a lo largo de un tiempototal determinado.

Eje Horizontal: un calendario, oescala de tiempo definido entérminos de la unidad másadecuada al proyecto a ejecutar:hora, día, semana, mes, etc.

Eje Vertical: Las tareas queconstituyen el proyecto a ejecutar.A cada tarea se representa por unalínea horizontal cuya longitud esproporcional a la duración en laescala de tiempo (eje horizontal)



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RECURSOS Los recursos en unproyectos se refierena personas, materialy equipo necesariopara completar lastareas en unproyecto. Hay dos

factores importantesque manejar conProject; ladisponibilidad de losrecursos, que se

refiere a cuandopuede un recursotrabajar en una tareay cuanto tiempo letoma en hacerla ylos costos, que se

refiere a cuanto10/06/2014 Ing Rodolfo Troncoso 42

Asignar recursos. El primer pasoes asignar los recursos rellenandola columna “Resource Names” deProject. El resultado debería sereste


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PROJECT MANEJA DOS TIPOS DE

RECURSOS.• Trabajo: Se refiere a las

personas o equiposasignados a una tarea,los cuales no seconsumen durante eltranscurso de ésta; paranuestro ejemplo del SitioWeb, utilizaremospersonas y equiposcomo computadoras,scanner, cámarasdigitales, entre otros.

•

Material: Se refiere a losmateriales asignados auna tareas los cuales sonlos consumibles, paranuestro ejemplo del SitioWeb, utilizaremos

materiales comoimpresiones y papelería.10/06/2014 Ing Rodolfo Troncoso 43

En el cuadro de diálogoInformación del recurso, cambiarel estado mediante el recuadroTipo de reserva:.


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CUADRO COMPARATIVO DE MICROSOFT PROJECT

2007 2010 2013

Planes de recursosdisponibles eninformes de Office

Project Server2007

Planes quefacilitan lacreación y

administración deinformes OfficeProject Server 201

Project Server2013 tambiénproporciona

ampliascapacidades deelaboración deinformes pormedio deServicios de Excelen SharePointServer 2013



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2007 2010 2013

Vista previa yactualización detareas Compatiblescon la vista previade unaprogramaciónactualizadamediante unexplorador web

En Project 2010 seconecta alos equipos a travésde la función desincronización deMicrosoftSharePoint®Foundation 2010para que loscolaboradorespuedan actualizarfácilmente el estadode las tareas.

Dispone de ProjectOnline, puedeacceder a unaversión completa deProject desde casicualquier sitio,incluso en los PC queno tengan Project2013 instalado. Todolo que necesita esuna conexión aInternet y un PC queejecute Windows 7

(o posterior). Siempretendrá la versión másreciente porque lasactualizaciones sonautomáticas.



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2007 2010 2013

Mejoras en la vistade diagrama deGantt mediante laespecificación delproyecto.

Incluye barras deGantt e imágenesgráficas para quepueda observar másclaramente en quése diferencia una

versión de unproyecto de otra.

Con un proyectocomplejo, eldiagrama de Ganttpuede parecer unamaraña de barras ylíneas de vínculos.

Para ayudar aordenarlo, puederesaltar la cadenade vínculos, o trazarla ruta de tareas , decualquier tarea. Alhacer clic en una

tarea, todas lastareas predecesorasse muestran con uncolor y las tareassucesoras semuestran con otro.



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2007 2010 2013

Mejoras de vistas

de calendariodependiendo lafase del proyecto

Visión más clara

de las tareas, lasfechas clave y lasfases de unproyecto oprograma.

Se puede

configurar tareasy fechas deproyecto hastael 31/12/2149



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2007 2010 2013

Office ProjectStandard 2007 seintegra fácilmentecon otros programasde Microsoft Officesystem. Creaproyectos con unaspocas pulsacionesde teclasconvirtiendo listas detareas existentes deMicrosoft OfficeExcel y Microsoft

Office Outlook enplanes de proyectos.

Presenta una interfaznueva y llamativa,pero eso no es todo.Entre las opcionesavanzadas, contienenuevas mejoras enprogramación,administración detareas y visualizaciónque le proporcionanun mayor controlsobre la forma deadministrar y

presentar susproyectos.

Se puede crearnuevos informesprofesionales y llenosde color sin tenerque exportar losdatos a otroprograma. Agregueimágenes, gráficos,animaciones,vínculos y muchomás; todo lo quenecesita paracompartir la

información deestado del proyectoclara y eficazmentecon los accionistas ymiembros delequipo.



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2007 2010 2013

Presentefácilmente lainformación endiversos formatosdependiendo delas necesidades

de losparticipantes.Puede aplicarformato e imprimirprogramacionesde una página uotros tipos deinformes

Los usuarios deProjectProfessional 2010ahora cuentancon el organizadorde equipo, una

vista deprogramación derecursos quepermiteinteractuar con laprogramación deuna forma que noera posible enversionesanteriores deProject.

Project 2013 leayuda a mantenerel contacto conlos miembros desu equipo.Obtenga

actualizacionesdel progreso, hagapreguntas rápidaso mantengadiscusiones deestrategia a largoplazo, todo ello sinabandonarProject.



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2007 2010 2013

Con Office ProjectStandard 2007 puedeasignar fácilmenterecursos a tareas yajustar susasignaciones pararesolver posibles

conflictos dedistribuciones.Controle las finanzasasignandopresupuestos a losproyectos yprogramas. Mejorelas estimaciones decostos con losRecursos de costo.

Visualización paraayudarle asupervisar conmayor claridad elrendimiento de suequipo y detectar siexiste una

asignación excesivaen algún punto. Lacual ayude averificar y acontrolar los recursos

incluye artículos deprocedimientossobre la creación depropuestas deproyectos y los flujosde asignación de lademanda, que

puede compararcon el proceso dedesarrollo de flujosde recursos deProject Serverheredados.



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2007 2010 2013Dapte Office ProjectStandard 2007basándoseespecíficamente ensu proyecto. Elijacampos depresentación

personalizados quese integren con laprogramación de suproyecto.

En Project 2010,todas las pestañas ylos grupos de la cintapuedenpersonalizarsecompletamente. Sisu organización

cuenta concaracterísticasexclusivas para suactividadempresarial, puedeagruparlas en supropia pestaña de la

cinta.

Con Project 2013,puede crear nuevosinformesprofesionales y llenosde color sin tenerque exportar losdatos a otro

programa. Agregueimágenes, gráficos,animaciones,vínculos y muchomás; todo lo quenecesita paracompartir la

información deestado del proyectoclara y eficazmentecon los accionistas ymiembros delequipo.

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