“archivando” registros electrónicos

Dr. Eduardo Peis

el contexto

transformación del modo en que funcionan las empresas y trabajan sus empleados

modelos de comunicación menos centralizados, más horizontales

espacio virtual de trabajo común cambios significativos en los productos de esta

comunicación: transformación en la forma del documento

seismo en los presupuestos teóricos y metodológicos de los sistemas de archivo y de

gestión de documentos

las preguntas ¿qué es un documento digital / electrónico? ¿hasta qué punto es diferente a los formatos

tradicionales? ¿cómo gestionaremos y conservaremos este tipo de

documentos? ¿en qué contribuyen los archiveros y gestores de

documentos en la sociedad?; ¿cuál es su relación con los otros profesionales de la gestión de la información?

¿poseen los archiveros y gestores de documentos el conocimiento y las técnicas requeridas para gestionar documentos digitales / electrónicos?

¿qué teorías, principios y técnicas guiarán en su trabajo a los profesionales?

evolución de las respuestas primer periodo informático (50-70)

conversión de datos informáticos a documentación en papel. “volcados de información”

las aplicaciones software, en esencia, replicaban de forma automatizada los procedimientos manuales

las metodologías diseñadas para los sistemas de gestión de documentos y archivos papel aún tenían relevancia

años 80-90 los principios y prácticas de la archivística y gestión

de documentos necesitan ser evaluados y quizás revisados

los “adaptadores” los “revolucionarios”

cuestiones ¿Qué es un documento en el contexto electrónico? ¿Cómo identificarán y valorarán registros los archiveros? ¿Qué documentación debe incorporar un registro para que sea

seguro y auténtico? ¿Qué es un sistema de gestión de documentos en un entorno

electrónico?. ¿Cómo gestionará el sistema estos registros? ¿Cómo mantendrán los archiveros y gestores de documentos

los registros electrónicos inalterables tanto tiempo como sea necesario?. ¿Cómo mantendrán vigentes los registros en un entorno electrónico?

¿Cómo se gestionará el acceso y la custodia física de los registros electrónicos?

¿Cuál es el papel de los archiveros / gestores de documentos en el entorno de las tecnologías de la información?

definiendo el registro electrónico objetivo último: definir un registro con una precisión tal

que permita informar a los diseñadores de sistemas cuándo se crea un registro y qué tipo de información necesita ser capturada

características distintivas de registro en este escenario: determinación precisa de cuándo es creado un registro las definiciones deben proporcionar muchos más detalles

sobre el tipo y naturaleza exacta de la evidencia (contenido, estructura y contexto)

necesita integrar las dimensiones cultural, histórica y patrimonial de los archivos

archivos como evidencia ⇔ archivos como memoria

marco teórico global

ciclo de vida enfoque de ciclo de

vida de doble fase fase de creación:

responsabilidad primaria sobre su fiabilidad y autenticidad

fase de conservación: responsabilidad sobre su autenticidad a largo plazo

records continuum proceso continuo

desde el momento de creación

relativo al sistema de gestión de registros

continuo, dinámico y constante, sin ninguna distinción de fases

posibilidad de que los registros electrónicos que documenten

transacciones esenciales no lleguen a crearse nunca, que no se conformen

debidamente o no sobrevivan

las estrategias y metodologías para valorar, describir y conservar registros se implementan de forma previa a los procesos de gestión de

registros

[Eje de Transaccionalidad]

Causa Función Propósito

[Eje de responsabilidad]

Dominio Organización Competencia

[Eje de Gestión de Documentos / Archivo]

Archivo

Sistema de Gestión de Documentos

Registro

Información

Instrumento Acto

[Eje de Evidencia]

Memoria Colectiva

Memoria Corporativa

Evidencia

HuellaDIMENSIÓN ACONTECIMIENTO

DIMENSIÓN DOCUMENTAL

DIMENSIÓN RIESGO

DIMENSIÓN SOCIAL

Elaboración propia. Fuente: Bearman, 1996a

valorando el registro electrónico

no es posible la valoración por contenido valoración funcional: contexto y no contenido de los

documentos modeling system processes: identificar requerimientos

funcionales información necesaria para describir y definir a los

diseñadores de sistemas exactamente qué piezas de información es necesario capturar como evidencia de una transacción

es posible salvar un registro completo, auténtico y fiable analizando modelos de datos y metadatos y comparando los

resultados con un conjunto previamente establecido de metadatos necesarios para la gestión de registros y no sólo empleando métodos de búsqueda visual de ejemplares físicos

describiendo el registro electrónico

registros papel: metadatos de contenido, contexto y estructura se incluyen o forman parte del documento

contexto electrónico: los metadatos esenciales pueden no estar físicamente asociados

identificación de metadatos para la gestión de registros electrónicos definición apriorística exacta de qué tipos o categorías de

metadatos deben ser capturados determinación del momento de intervención

si no son establecidos con anterioridad los procedimientos de identificación y mantenimiento los registros electrónicos puede que no sobrevivan o incluso que no lleguen a crearse

valoración de los instrumentos de descripción tradicionales estudio físico no viable, narraciones en prosa, existencia de un

sistema de metadatos de registros

CAMBIODesde crear información descriptiva ⇒ añadir valor al sistema de metadatos

especificaciones metadatos Pittsburgh Metadata Specifications National Archives of Australia. Recordkeeping Metadata

Standard New South Wales. Recordkeeping Metadata Standard Victorian Electronic Records Strategy United States, Department of Defense, Records Management

Application (RMA) University of British Columbia Project Indiana University Electronic Records Project InterPARES Project (International Research on Permanent

Authentic Records in Electronic Systems) Strategic Partnerships with Industry - Research & Training

(SPIRT) Project

listas metadatos no hay consenso: forma en que se organizan, volumen

de información descriptiva que proporcionan y elementos concretos que recogen como esenciales u obligatorios

consenso: son necesarios más metadatos para documentar el

contexto de creación acuerdo sobre las categorías básicas de metadatos que

deberían capturar y retener los sistemas: elementos descriptivos para el contexto de creación términos y condiciones de acceso y uso, además de historial de

uso disposición o eliminación del documento, la autorización y la

fecha de la disposición y un historial de la acción de eliminación

información sobre la estructura del documento

diseñando sistemas de gestión de registros electrónicos

identificación del conjunto de requerimientos funcionales que han de cumplir los sistemas de gestión de registros electrónicos United States, Department of Defense, Records Management

Standard National Archives of Australia. “Designing and Implementing

Recordkeeping Systems” State Archives of Victoria (Australia). System Requirements for

Archiving Electronic Records Canadian State Archives. Recordkeeping in the Electronic Work

Environment Delaware State Archives. Model Guidelines for Electronic Records New York State Archives. Functional Requirements to Ensure the

Creation, Maintenance, and Preservation of Electronic Records Kansas Electronic Records Management Guidelines Indiana University Electronic Records Project. Functional

Requirements for Recordkeeping Systems.

requerimientos funcionales que el sistema cumpla los requerimientos legales y

administrativos, las normas nacionales e internacionales y las mejores prácticas de gestión de registros

que el sistema sea administrable y fiable que el sistema capture todos los registros y todos los

metadatos esenciales relacionados con cada transacción que el sistema mantenga y gestione el registro que el sistema de gestión de registros asegure la

utilidad futura de los registros integración: estará determinada por la naturaleza del

entorno de sistema concreto entornos poco estructurados entornos estructurados

conservando el registro electrónico museos de hardware y software: sería necesaria la

construcción de una interfaz única conversión:

conversión a formatos estándar. SGML/XML. SDSC conversión a formatos “planos”. ASCII. Pérdida de propiedades

lógicas conversión a soportes “duros”. Papel. No viable para conservar

objetos informativos complejos en sistemas complejos emulación

forma fiable de recrear la funcionalidad original de un objeto digital (Rothenberg)

conservar la funcionalidad de los sistemas de información en lugar de los registros (Bearman)

migración pérdida potencial de estructura y funcionalidad predecir acertadamente cuándo será necesaria, cuánta reforma

será necesaria y cuánto costará

custodiando el registro electrónico.

método de custodia archivística centralizada –“los archivos como un lugar” umbral archivístico: espacio por encima del cual no sea posible una

alteración o permutación, y donde cada hecho registrado pueda ser tratado como evidencia y memoria (Duranti)

método de no-custodia, “post-custodia” o “custodia distribuida” en el entorno electrónico las instituciones archivísticas pueden

desempeñar sus actividades sin necesidad de asumir la custodia física de los documentos (Bearman)

establecer políticas y procedimientos que aseguren que, independientemente de donde

estén almacenados los registros, serán gestionados de acuerdo con normas bien

establecidas

conclusiones nuevos retos: estrategias, metodologías y técnicas diferentes a

las que existían es necesario determinar con certeza en qué consiste un

registro electrónico un papel mucho más activo de los archiveros en los procesos

de gestión: records continuum creación de modelos conceptuales, que determinen cuándo y

dónde se generan los documentos valoración funcional apriorística: más importancia y

prevención de la identificación de valores secundarios listas de especificaciones metadata: qué categorías y tipos de

metadatos deben estar presentes para mantener un registro fiable y auténtico

incorporar la funcionalidad de gestión de registros en el sistema en la fase de diseño: requerimientos funcionales. descripción precisa de cómo los sistemas de gestión de registros deben capturar, gestionar y conservar documentos

migración y emulación estrategia de semi-custodia