Archivo digital de la Secretaría General de la UPC · Proyecto de implementación del archivo digital de la Secretaría General de la UPC 4 Curso: Experto en gestión de documentos

Archivo digital de la Secretaría General de la UPC

Proyecto de implementación

Experto en gestión de documentos digitales en empresas e

instituciones AEDOC Digital / Universidad Camilo José Cela de Madrid

Francisca Calderón Peñuela 22 de Junio de 2007

Proyecto de implementación del archivo digital de la Secretaría General de la UPC 2 Curso: Experto en gestión de documentos digitales en empresas e instituciones

Sumario 1. Introducción..................................................................... 3 2. Descripción de la situación actual ........................................ 4

2.1. Fondo documental de la Secretaría General en soporte físico...4 2.2. Aplicación de gestión de documentos de la Secretaría General.4 2.3. “ ArxiuODA” la aplicación de archivo de la UPC......................5

3. Definición y objetivos del proyecto ...................................... 6 3.1. Objetivos.........................................................................6 3.2. Justificación .....................................................................7 3.3. Contexto .........................................................................7 3.4. Alcance ...........................................................................8 3.5. Agentes implicados en el proyecto.......................................9 3.6. Riesgos ...........................................................................9

4. Fases del proyecto y actuaciones....................................... 10 4.1. Revisión de los instrumentos archivísticos y del fondo ..........10

4.1.1. Revisión de la clasificación y descripción archivística.10 4.1.2. Metadatos que describirán los documentos..............11 4.1.3. Evaluación de la documentación ............................12 4.1.4. Revisión y adecuación de la documentación.............12 4.1.5. Formato de la documentación digitalizada ...............12

4.2. Plataforma tecnológica ....................................................13 4.2.1. Requerimientos ...................................................14 4.2.2. Estudio de mercado .............................................15 4.2.3. Modelo de certificación y firma electrónica...............15 4.2.4. La plataforma tecnológica: elección y dimensionado .16 4.2.5. Puesta en marcha de la plataforma tecnológica ........17 4.2.6. Elección del sistema de digitalización......................17 4.2.7. Adquisición del sistema de digitalización .................18

4.3. El archivo digital de la SG ................................................18 4.3.1. Digitalización de la documentación .........................18 4.3.2. Archivo de los documentos....................................19 4.3.3. Procesos para la gestión y el archivo ......................19 4.3.4. Formación de usuarios .........................................20 4.3.5. Definición de una política de preservación ...............20

5. Recursos........................................................................ 21 6. Planificación ................................................................... 22

6.1. Hitos y asignación de tareas .............................................23 7. Perspectivas de futuro ..................................................... 25


1. Introducción La Universidad Politécnica de Cataluña (UPC) es una institución pública de educación superior e investigación, especializada en los ámbitos de la arquitectura, las ciencias y la ingeniería. La secretaria general de la UPC, que es nombrado por el rector y forma parte del Consejo de Dirección de la Universidad tiene, entre otras, las siguientes competencias: fe pública de actos y acuerdos; normativas y reglamentos; custodia de actas; registro; archivo; expedición de títulos; organización de elecciones y renovaciones, en aplicación de las normativas legales vigentes, del claustro universitario, del consejo de gobierno y de sus comisiones; etc. La Oficina de Documentación i Archivos (ODA), que depende funcionalmente del Servicio de Bibliotecas y Documentación (SBD) desde el año 2006, es la unidad administrativa responsable del control y coordinación de la gestión de los documentos en las diferentes unidades académicas y administrativas y, en general, del tratamiento, la custodia y al accesibilidad de los archivos de la UPC. La UPC tiene automatizados una gran parte de los procesos de gestión, como por ejemplo los correspondientes a la gestión de las bibliotecas con VTLS, la económica con SAP, la académica con PRISMA o el soporte al aprendizaje con ATENEA (moodle). También se utiliza una aplicación, llamada “ArxiuODA”, para indexar, catalogar y describir los documentos en soporte físico, fundamentalmente papel, depositados en el archivo de la universidad. Sin embargo, no dispone de unos procedimientos establecidos ni de una plataforma común, que permitan archivar la documentación en formato digital, garantizando la preservación y la seguridad de la documentación almacenada: confidencialidad, autorización, autenticidad, integridad, no-repudio, trazabilidad. La secretaria general de la UPC, Sra. Anna Abelaira, encarga a la ODA un proyecto de digitalización de los documentos custodiados en la secretaría general de la UPC (SG), con objeto de facilitar el uso y la preservación. Así mismo, una vez finalizada la fase de digitalización y catalogación de la documentación histórica, se deberán definir los procedimientos para automatizar el proceso de archivo en la gestión diaria de la documentación en formato digital generada en la SG. En este documento se presenta la propuesta de implementación del archivo digital de la SG, partiendo de la situación actual, se definen los objetivos a conseguir y las actividades que deberán desarrollarse para lograrlos, así como la planificación y los recursos necesarios para llevarlas a cabo.


2. Descripción de la situación actual 2.1. Fondo documental de la Secretaría General en soporte

físico En la SG de la UPC se custodia documentación en armarios, que corresponden a 13 m lineales de estanterías, con las siguientes características: • Parte de la información es actual i de uso habitual, pero también existe

información histórica, a la que se accede eventualmente • Se trata de documentación (casi toda impresa) de los órganos de

gobierno de la universidad: del consejo de gobierno, de la antigua junta de gobierno, del claustro general, de los consejos de directores, etc.

• Los documentos están clasificados en carpetas, pero no están

inventariados en el programa “ ArxiuODA”, con lo que encontrar y consultar la información es un proceso lento en ocasiones

• Algunos de los documentos existentes se deben preservar según la

normativa vigente, pero también se encuentran otros que se podrían eliminar

• Existe información duplicada • No todos los documentos son conformes ni originales, por ejemplo hace

falta comprobar si están firmados según marca la normativa, etc. • De los 13 m lineales de estanterías ocupados, el 99% es papel. En el

ámbito de este proyecto no se tendrán en cuenta otros formatos (cintas de vídeo y casete, CD/DVD, etc)

2.2. Aplicación de gestión de documentos de la Secretaría

General En la SG de la UPC se utiliza una aplicación, llamada Sistema de Información para la Dirección (SID), para depositar las versiones electrónicas finales de los documentos elaborados para los diferentes órganos de gobierno de la universidad, que tiene las siguientes características: • Se trata de una aplicación desarrollada en Lotus Notes • No contiene información previa a su puesta en marcha en el año 2.000 • No se trata de un gestor documental integral, ya que solamente contiene

documentación, no exhaustiva, en versión electrónica elaborada por los


diferentes órganos de gobierno, pero no el resto de la que se elabora o custodia la SG.

• Algunos documentos y funcionalidades son de acceso a la totalidad de

los integrantes de la comunidad de la UPC (profesorado, personal de administración y estudiantado) y otros están restringidos a los usuarios autorizados

• No tiene firma digital integrada, con lo que no se puede asegurar la

autenticidad, la integridad ni la seguridad jurídica de los documentos • Los documentos se han almacenado en diferentes formatos: MS-Word,

OpenOffice, PDF, etc., lo que dificulta la preservación y el acceso a largo plazo de tiempo

2.3. “ ArxiuODA” la aplicación de archivo de la UPC En la UPC se utiliza el programa “ArxiuODA”, para indexar, catalogar y describir los documentos en soporte físico, fundamentalmente papel, custodiados en el archivo de la universidad. Algunas características de la aplicación y su uso: • Es un programa desarrollado en MS-Acces • Permite la inclusión de los metadatos que caracterizan los documentos,

pero no el contenido digitalizado • Facilita las tareas usuales de gestión del Archivo: transferencia de

información de las unidades al archivo, seguimiento de consultas y préstamos, etc.

• Se utiliza para gestionar el archivo general de la universidad y el de

algunas unidades, pero no todas • Los procedimientos para la gestión de usuarios y unidades son manuales

y bastante costosos


3. Definición y objetivos del proyecto En el desarrollo del presente proyecto se llevarán a cabo una serie de actuaciones destinadas a facilitar el acceso a la documentación electrónica custodiada por la SG de la UPC, mediante la implementación de un sistema de almacenamiento y otras estrategias que permitan, sobre cada documento, garantizar: • Autenticidad: es lo que dice ser que es • Integridad: es completo y no alterado • No-Repudio: el autor no puede negar haberlo firmado • Fiabilidad: se puede confiar en él como representación legitima de una

transacción o un hecho • Disponibilidad/preservación: puede ser localizado, recuperado e

interpretado en un largo plazo de tiempo • Confidencialidad: quien puede acceder a él • Autorización: qué se puede hacer con él • Trazabilidad: qué hace el receptor con él Con estas características, y otras que se irán definiendo a lo largo del documento, lo que se implementará es el archivo digital de la SG. Servirá como experiencia piloto para la generalización del archivo digital en otras unidades de la universidad, esto es, el archivo digital de la UPC. Por último, y mientras se implementan otras soluciones previstas, servirá para mejorar los procedimientos de gestión de la documentación generada o custodiada en la SG. 3.1. Objetivos • Disponer de un sistema de almacenamiento de la documentación

electrónica custodiada por la SG de la UPC, garantizando la seguridad y la disponibilidad a lo largo del tiempo

• Definir procedimientos que favorezcan la gestión y el archivo de

forma digital de los documentos que custodia la SG. Esto favorecerá una reducción del coste de los procesos y un ahorro de recursos

• Consolidar una metodología de gestión y archivo de documentos

exportable a otras unidades de la UPC, que además se base en una nueva política de preservación

• Conseguir una gestión única del archivo digital y el físico


3.2. Justificación Como hemos dicho anteriormente la UPC ha ido realizando un esfuerzo continuado para automatizar los procesos estratégicos de gestión y el uso de la informática en el trabajo cotidiano. Pese a ello, todavía hay parcelas por cubrir, tanto en lo referente al aprovechamiento que ofrece la tecnología aplicada a los procesos de gestión como en aspectos de cambio en la legislación o requerimientos demandados por integrantes de la comunidad universitaria, proveedores y clientes. Uno de los ámbitos en los que claramente se podría actuar consiste en disponer de un sistema integral de gestión documental, que posibilite una mejora indudable en los procesos de gestión, con el consecuente ahorro que supondría. Además un sistema de gestión documental quedaría incompleto si no contemplase la funcionalidad de archivo de la documentación electrónica producida. La UPC está en proceso de dar respuesta a estos dos ámbitos. En primer lugar, como veremos en el contexto, se ha anunciado un proyecto transversal de administración electrónica. También, partiendo de la experiencia piloto de digitalización y archivo de la documentación custodiada en la SG, se están poniendo las bases para disponer de un archivo digital seguro en el conjunto de la universidad. 3.3. Contexto Merecen especial interés, por su relación con el presente proyecto, dos propuestas que la coordinación TIC de la UPC ha planteado como líneas de trabajo a corto y medio plazo: • Firma electrónica. Este es un proyecto que tiene como objeto definir

en la UPC qué tipos de cerificados digitales se adoptarán, qué características técnicas tendrán, qué autoridad de certificación los expedirá y a qué autoridad de registro se deberá acudir. Servirá como base para otros proyectos ya planteados o futuros

• e-administración. Proyecto transversal destinado a transformar la UPC

en una universidad “sin papeles”, esto quiere decir que se implementarán herramientas y se redefinirán los procesos relacionados con todos los sistemas de gestión de la universidad


3.4. Alcance Una vez definidos los objetivos del proyecto y justificada y contextualizada su ejecución, se procede a describir el alcance de la propuesta, que será utilizado para la planificación del proyecto y la definición del conjunto de actuaciones a llevar a cabo. • Revisión del cuadro de clasificación y de los elementos de descripción, y

adaptarlos, si es necesario, al archivo de objetos digitales • Establecimiento de criterios de selección de la documentación • Definición de requerimientos que debe cumplir la plataforma tecnológica

que dará soporte al sistema de archivo digital • Concreción de las características de digitalización, del sistema (externo o

interno), los recursos, etc. • Establecimiento e implantación de la firma y la validación electrónica, en

el ámbito del proyecto • Elección, implementación y configuración de la plataforma • Digitalización, del fondo documental • Inclusión, revisión y validación en la plataforma de los documentos

digitalizados y también de los documentos en papel • Establecimiento de procedimientos de operación soporte físico • Formación a los usuarios • Elaboración de una política de preservación en la universidad Queda fuera de la propuesta la implementación de un sistema integral de gestión documental. Como se ha explicado en el contexto, este es un proyecto que se dirigirá desde otras instancias de la UPC. No obstante, siempre que la plataforma elegida lo permita, y dependiendo del estadio de desarrollo del proyecto e-administración, se definirán los procedimientos y se configurarán las herramientas que hagan posible el seguimiento del ciclo de vida de los documentos que genere o custodie la SG completamente integrado en la plataforma implementada.


3.5. Agentes implicados en el proyecto A continuación se listan las unidades implicadas en el proyecto y las funciones asignadas: • Secretaría General. Es quien encarga el proyecto, pero además son las

personas que tienen el mayor conocimiento sobre la documentación que custodia

• ODA. La oficina de documentación y archivo es quien recibe el encargo.

Tiene la función de plantear el proyecto e implementarlo, ya sea con el personal propio o mediante la coordinación o contrato a otras unidades de la UPC o a empresas externas

• Coordinación TIC. Se encarga de dirigir los proyectos de firma

electrónica y e-administración. Será imprescindible coordinarse • UPCnet, empresa proveedora TIC propia de la UPC. Tendrá la función de

asesoramiento en las tecnologías a aplicar y en, si así se cree conveniente, en su implementación

3.6. Riesgos Estos son algunos de los riesgos que se detectan tanto en el período de ejecución del proyecto como en su evolución en el futuro: • Coordinación con otras unidades. En particular con UPCnet, por ser el

socio tecnológico del proyecto, y con la Coordinación TIC de la UPC, por dirigir los proyectos de firma digital y e-administración

• Elección de una aplicación que resulte difícil de integrar con la que se

ponga en marcha al implementar el proyecto e-administración. • Se está en fase de contratación de parte del equipo que debe llevar a

cabo el proyecto • El “miedo al cambio”. Se tendrá que tener especial cuidado en la

definición de los nuevos procedimientos de gestión y archivo electrónico, además de programar la difusión y la formación en el uso de la plataforma instalada


4. Fases del proyecto y actuaciones El proyecto se ha dividido en 3 fases, siguiendo el criterio de reunir en cada una aquellas actividades que tienen un denominador común: • Revisión de instrumentos archivísticos y del fondo documental • Definición y puesta en marcha de la plataforma tecnológica • El archivo digital de la SG (UPC) operativo Como se verá en el apartado de planificación, las fases no son totalmente secuenciales, es decir, será necesario finalizar alguna/s actuación/es de una para completar las de otra. 4.1. Revisión de los instrumentos archivísticos y del fondo En esta primera fase se realizarán actuaciones para revisar los instrumentos de archivo actuales para adaptarlos al modelo de archivo digital. También se describirán las actuaciones para dejar preparada la documentación para otras fases. 4.1.1. Revisión de la clasificación y descripción archivística • Descripción

Tanto el cuadro de clasificación como los instrumentos de descripción (guía del fondo, inventario de las series, catálogo de unidades documentales), son imprescindibles para archivar documentos en soporte físico y también en el archivo electrónico. En la UPC están definidos para el archivo en papel. Ahora será necesario adaptarlos para el electrónico. Se ha de tener en cuenta que, debido a la propia idiosincrasia de este último tipo de archivo, en el que en algunas ocasiones son los propios usuarios los que clasifican los documentos, se hace imprescindible revisar los instrumentos citados para hacerlos más intuitivos, lógicos y sin ambigüedad. Este es un proyecto de digitalización de documentos originales, que no serán eliminados (excepto en aquellos casos que se determine por normativa). Por ello el sistema tendrá gestionar los expedientes mixtos o híbridos (papel y electrónicos), de esta manera se facilita que se cataloguen sólo una vez.

• Resultados o Cuadro de clasificación e instrumentos de descripción que permitan la

catalogación de la documentación en papel y electrónica o Tratamiento de originales y copias

• Indicadores relacionados Documentos desarrollados y validados.


4.1.2. Metadatos que describirán los documentos • Descripción

Revisados el cuadro de clasificación y los elementos de descripción, se determinaran los metadatos, que permitirán catalogar y almacenar la documentación digital, así como catalogar la existente en soporte físico. Para ello se tendrán en cuenta las iniciativas existentes en el ámbito internacional: ISO 23081 sobre metadatos para la gestión de documentos. Dublin Core, ISAD (G), etc. En cualquier caso, tendrán que especificarse metadatos de cada unos de los siguientes tipos: o Metadatos tecnológicos: Información sobre formatos, estructuras y

vínculos de los documentos conservados, por ejemplo: formato de archivo, fecha de la última migración de formato, etc. Son necesarios para procesar los documentos, y facilitar la recuperación de la información.

o Metadatos descriptivos: Aportan información contextual sobre los procesos de trabajo, las relaciones entre los documentos, etc. Son datos relativos a autor, fecha de producción, título, palabras clave, etc. Necesarios para la recuperación, para entender los documentos en su verdadero contexto y por razones de autenticidad.

o Metadatos archivísticos: Se añaden para facilitar la gestión de los documentos, el control intelectual y físico tras su creación. Se refieren a aspectos tales como la última revisión, fecha de transferencia al archivo, condiciones de acceso, valoración, etc. Necesarios para identificar y recuperar la información.

• Resultados

Conjunto de metadatos que caracterizará cada documento o expediente entrado en el sistema, sea éste en papel o en soporte electrónico

• Indicadores relacionados Documentos desarrollados y validados.


4.1.3. Evaluación de la documentación • Descripción

Partiendo de una correcta identificación de la colección, se detectará aquello que puede ser eliminado total o parcialmente, y por tanto no será necesario digitalizar, y lo que es necesario conservar. Para establecer estos criterios de selección deben seguirse las normas marcadas por la Comissió Nacional d’Avaluació i Tria de Documentació (CNATD) que es el órgano de la Generalitat de Catalunya competente en dictar las normas a aplicar en la conservación de la documentación que genera la administración pública catalana.

• Resultados Documento con los criterios de conservación de la documentación

• Indicadores relacionados Documento desarrollado y validado.

4.1.4. Revisión y adecuación de la documentación • Descripción

En esta actividad se realizarán los procesos para adecuar y dejar lista la documentación para ser digitalizada y archivada, tanto en su formato original como en su copia electrónica. Se está hablando de tareas como clasificación, desgrapado, verificación de firmas, originales, integridad de los expedientes, etc.

• Resultados Documento ordenados

• Indicadores relacionados o Número de documentos ordenados o Número de copias detectadas

4.1.5. Formato de la documentación digitalizada • Descripción

Este apartado no conlleva ninguna actividad concreta, el objetivo es justificar la adopción de PDF/A como el formato que deberán tener los documentos una vez finalizado el proceso de digitalización. La pregunta planteada en un principio es saber cuál es la mejor opción para preservar los documentos electrónicos a lo largo del tiempo:

¿TIFF?, ¿PDF?, ¿XML?, ¿OpenOffice?,


En cualquier caso, el formato que se elija debe cumplir las características: o Independencia del dispositivo: Debe ser representado de manera

fiable en cualquier plataforma tecnológica o Autocontenido: Debe contener todos los recursos necesarios para su

representación o Autodocumentado: Debe contener su propia descripción o Sin restricciones: No debe haber mecanismos de protección del

fichero o Disponible: Especificación accesible públicamente o Adoptado: Un uso amplio puede ser la mejor disuasión contra los

riesgos de la preservación En la norma ISO 19005-1:2005, “Document management -- Electronic document file format for long-term preservation -- Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)”, se especifica como usar el formato portable de documento 1.4, o lo que es lo mismo PDF 1.4 (PDF/A-1), para la preservación de documentos electrónicos a largo plazo. Una lectura de la mencionada norma muestra como PDF/A-1 cumple con los requisitos anteriormente mencionados. Por ello, sea cual sea el sistema utilizado para digitalizar la documentación, se exigirá que el formato resultante sea PDF/A-1. Algunas ventajas asociadas a la adopción de este estándar: o Disminuye el coste de la infraestructura de archivo

− Sustituyendo múltiples formatos por uno solo que soportar − Al ser abierto, es accesible desde una gran variedad de

plataformas que pueden ser usadas o Incrementa el valor de los documentos archivados

− Aprovechando las características de PDF (y PDF/A) para integrar el archivo, la presentación y la recuperación

− ISO asegura la viabilidad a largo término de los archivos PDF/A o Disminuyen los riesgos

− Anticipándose a una potencial normativa que obligue al uso de PDF/A

− Al ser un estándar, un mayor número de empresas e instituciones lo han adoptado, con lo que será más difícil un cambio radical de tendencia en los formatos de preservación

− Proporciona acceso rápido a los documentos, por ejemplo en caso de auditoria legal

4.2. Plataforma tecnológica Esta fase agrupa las actuaciones para la elección e implementación de la plataforma tecnológica, que incluye el sistema (aplicaciones) y el equipamiento necesario.


4.2.1. Requerimientos • Descripción

En este punto de la descripción del proyecto, ya se dispone la información necesaria para responder preguntas como: ¿qué se quiere?, ¿a quien afectará?, ¿cómo se relacionará con otros proyectos?, etc.

Como resultado de esta etapa se desarrollarán y concretarán cada uno de los objetivos plantados, especificando en cada caso: o ¿Qué funcionalidades debe tener la aplicación para responder a las

expectativas de los usuarios? o ¿Qué indicadores de se pueden aportar?, por ejemplo:

− El número de usuarios que accederán, en el proyecto piloto y potenciales

− El volumen de documentos, resultante de la digitalización y previsibles anuales

o ¿Con que sistemas deberá relacionarse el nuevo? o ¿Cómo se integrará la firma electrónica? o ¿Cómo se automatizará le entrada masiva de documentos? o ¿Qué políticas de seguridad aportará el servidor? o ¿Servirá para gestionar los expedientes en papel y electrónicos? Para completar los requerimientos, se recomienda hacer una relectura de las normas ISO siguientes que, entre otras cosas, aportan directrices sobre lo que se puede esperar de un archivo digital: o ISO 14721:2003 “Space data and information transfer systems --

Open archival information system -- Reference model”, OAIS, que normaliza el nuevo modelo de archivo digital y también el físico

o ISO 15489-1 y -2:2001 “Information and documentation -- Records management”, que aporta directrices para mejorar las prácticas de gestión de los documentos en las organizaciones

o ISO 18492:2005 “Long-term preservation of electronic document-based information”

También se recomienda la lectura la “Especificación MoReq”, modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo, preparada por Cornwell Affiliates plc., para el programa IDA de la Comisión Europea, que es la norma en la que se especifica que deben cumplir las aplicaciones de gestión de que deben gestionar expedientes mixtos o híbridos (papel y electrónicos). http://www.mcu.es/archivos/docs/moreq.pdf

• Resultados Documento donde se especifiquen los requerimientos sobre el sistema

• Indicadores relacionados

Documento desarrollado y validado.


4.2.2. Estudio de mercado • Descripción

Como paso previo a la elección de la plataforma tecnológica, es interesante conocer algunas iniciativas llevadas a cabo por otras instituciones, utilizar comparativas e informes elaborados por organismos de renombre y realizar una prospección de mercado. Con todo ello se pretende elaborar una comparativa que ayude a encontrar la solución que más se ajuste a las necesidades y el presupuesto del proyecto. A continuación se listan algunas iniciativas y programas que, como mínimo, se tendrán en consideración: o Iniciativas llevadas a cabo por instituciones

− iArxiu. Servicio y aplicación de archivo electrónico que ofrece CATCert (entidad de certificación de Catalunya)

− PARES. Portal de archivos españoles del Ministerio de Cultura − InterPARES. Iniciativa de los National Archives of Australia, que

han desarrollado diversos programas de gestión de documentos − El programa Digital Longevity del Archivo Nacional de Holanda − The Archivists’ Toolkit. De las universidades de California, San

Diego, New York University, y Five Colleges, Inc.

o Comparativas e informes realizados por organismos de renombre, como la UNESCO, ICA, ANABAD o UCA (órgano de la CRUE)

o Aplicaciones en el mercado

− Software abierto. Alfresco, Project-Open o Plone − Software propietario. Documentum, ATRIL, FileNet o Vignette

• Resultados

Cuadro comparativo


4.2.3. Modelo de certificación y firma electrónica • Descripción

Actividad mediante la que se definirán los procesos y herramientas necesarios para incorporar la firma y certificación electrónicas en el sistema que se pondrá en marcha. Se tendrán que determinar el tipo (avanzada, personal, institucional, etc.), la entidad de certificación, etc. Como ya se ha dicho en el contexto, en la UPC ya se ha planteado un proyecto transversal de implantación de la firma electrónica en la universidad. Para la consecución de esta tarea será imprescindible la coordinación con los responsables de este proyecto.


También en esta fase del proyecto se seleccionará el grupo mínimo de personas que deberán disponer de firma digital para poder implementar archivo digital de la SG. Por último deberán expedirse los certificados.

• Resultados

o Documento con las propiedades de firma electrónica adoptadas o Listado mínimo de personas que necesitarán certificado o Certificados


o Documento desarrollado y validado o Número de certificados generados

4.2.4. La plataforma tecnológica: elección y dimensionado • Descripción

Identificados los requerimientos, sabiendo lo que hay en el mercado, los sistemas de firma, digitalización y captura de datos, el presupuesto disponible, la interrelación con otros sistemas y el calendario pactado, se está en disposición de determinar que plataforma tecnológica dará soporte a los nuevos procedimientos y servicios definidos en este proyecto. Será un sistema que estará compuesto por: o Un conjunto de aplicaciones que den respuesta a los requerimientos o El equipamiento, que incluirá servidor (adquisición o housing),

sistema de backup (adquisición o contrato anual), etc. Estará dimensionado no solamente para implementar esta fase piloto, también se tendrá que dotar capacidad suficiente, o posibilidad de crecimiento, para dar soporte a la extensión del servicio en otras unidades de la UPC.

• Resultados o Aplicaciones o Equipamiento necesario


Importe del sistema, que incluya el valor de la aplicación, la maquinaria y la puesta en marcha.


4.2.5. Puesta en marcha de la plataforma tecnológica • Descripción

Esta actividad se divide las siguientes: o Instalación y configuración de los equipos o Instalación de las aplicaciones o Parametrización de las aplicaciones, incluye uso de la firma y el

certificado electrónico o Alta de usuarios o Pruebas de funcionamiento o Ajustes en la configuración o Puesta en explotación

• Resultados o Aplicación operativa o Número de usuarios dados de alta

4.2.6. Elección del sistema de digitalización • Descripción

La digitalización del fondo documental puede realizar internamente o mediante una empresa externa. A priori, y dado el volumen de documentos a digitalizar, parece conveniente que sea la segunda opción. No obstante se ha creído conveniente elaborar un cuadro comparativo de ambos sistemas, en el que se tenga en cuenta: o Volumen de la documentación a digitalizar: son 13 m lineales de

estanterías ocupados por papel o Número de horas de técnico de archivo y becario o Coste por hora de director de proyecto, técnico de archivo y becario o Precio de sistema de escaneado, que incluya maquinaria y,

opcionalmente, aplicación para la captura automática de metadatos o Tiempo de ejecución de cada uno de los sistemas o Coste de la externalización o Valores añadidos: captura de datos, encuadernación de los originales,

eliminación de los documentos objetos de expurgo, etc. o Comparativa de aplicaciones y de proveedores de serbicio

• Resultados o Cuadro comparativo o Decisión sobre el sistema a utilizar



4.2.7. Adquisición del sistema de digitalización • Descripción

Importante: Esta actividad solamente se realizará en el caso de que se haya decidido realizar internamente la digitalización de los documentos. Incluye la elección, adquisición y puesta en marcha de: o Equipo para escaneado o Estación de trabajo de soporte o Aplicación de captura de datos (si no va incluida en la plataforma

tecnológica)

• Resultados Equipo y aplicación adquiridos y configurados


Importe del sistema, que incluya el valor de la aplicación, la maquinaria y la puesta en marcha.

4.3. El archivo digital de la SG En esta fase se reúnen las actuaciones que se llevarán a cabo para la puesta en explotación del archivo digital de la SG, que será el de la UPC. Incluye la digitalización e inclusión de los documentos en la plataforma, la validación de los resultados/control de calidad, reingeniería de procesos y formación y difusión a los usuarios. 4.3.1. Digitalización de la documentación • Descripción

Proceso de digitalización de los documentos según las características y el sistema elegido en etapas anteriores. Una vez finalizado el proceso, y antes de incluirlos en la plataforma, se tendrá que hacer una primera evaluación del resultado. La propuesta es validar una muestra aleatoria del 5% de los documentos electrónicos obtenidos.

• Resultados o Documentos digitalizados o 5% de los documentos evaluados

• Indicadores relacionados o Número de documentos resultantes o Número de documentos correctos del conjunto de evaluados


4.3.2. Archivo de los documentos • Descripción

En esta etapa se catalogarán e indexarán los documentos en la plataforma, tanto los originales, en papel, como las copias, electrónicas. Como ya se ha dicho, la catalogación será única. Los documentos en papel se encuadernarán y se guardarán en sus correspondientes unidades de archivo. Los documentos electrónicos se revisarán y certificarán electrónicamente.

• Resultados o Registros certificados en la plataforma o Encuadernación y archivo de los documentos en papel

• Indicadores relacionados o Número de registros o Espacio en disco que representa o Número de encuadernaciones realizadas o Número de unidades de archivo guardadas

4.3.3. Procesos para la gestión y el archivo • Descripción

El modelo de archivo digital que se ha definido, permite que el mantenimiento sea distribuido. Se necesitará definir procedimientos, o redefinir los actuales, para que las personas que trabajan en la SG puedan almacenar la documentación en la plataforma. Se está hablando de procedimientos para: o Inclusión de documentos en el sistema o Archivado electrónico o Firma y certificación electrónica o Otros propios del archivo en papel (transferencias, consultas, etc.). Si se considerarse conveniente la gestión integral de los documentos de SG en la plataforma, se tendrían que retocar los procedimientos operativos recogidos.

• Resultados Procedimientos definidos

• Indicadores relacionados Número de procedimientos definidos y validados


4.3.4. Formación de usuarios • Descripción

Esta es la última etapa del proceso, pero no la menos importante, ya que de ella dependerá el éxito del archivo digital de la SG y exportar el modelo a otras unidades, para acabar conformando el archivo digital de la UPC. Se realizarán manuales, cursos de formación, ayudas contextuales, preguntas más frecuentes y otras acciones que se consideren necesarias.

• Resultados o Acciones formativas o Recursos generados

• Indicadores relacionados o Número de acciones formativas o Número de asistentes o Grado de consecución de aprendizaje en el uso de la plataforma o Número de recursos generados

4.3.5. Definición de una política de preservación • Descripción

Con la experiencia adquirida en el desarrollo de este proyecto, se está en disposición de definir una política de preservación digital para la UPC, según las tres fases definidas en la norma ISO 15489: o Definición del ciclo de vida de los documentos generados en cada

proceso de la organización. Es necesario establecer el período de conservación, la forma de captura, el sistema de registro y descripción y el sistema de clasificación o catalogación

o Creación del archivo digital seguro, organizado y gestionado según criterios documentales. Esto implica habilitar un sistema de almacenamiento y en un servidor de políticas (acceso controlado, trazabilidad, etc.)

o Definición de estrategias tecnológicas para garantizar el acceso y recuperación de la información a lo largo del tiempo

• Resultados

Política definida



5. Recursos Personas • Coordinadora del proyecto: Paquita Calderón. 50% de dedicación • Técnico de archivos: nueva incorporación 2 de julio de 2007. 80% de

dedicación • 1 Becario perfil archivística: 20 horas semanales, incorporación 1 de

septiembre de 2007 y hasta la finalización del proyecto • 1 Becario perfil digital (si la digitalización se desarrolla internamente): 20

horas semanales, incorporación 1 de septiembre de 2007 y finalización 30 de octubre de 2007

Presupuestos • Importe del/los becario/s • Importe de la contratación de la digitalización o bien de los equipos para

proceder internamente • Importe de la aplicación (o de la programación) y el equipamiento para

configurar la plataforma


6. Planificación 02/07/2007

30/04/2008

01/08/2007

01/09/2007

01/10/2007

01/11/2007

01/12/2007

01/01/2008

01/02/2008

01/03/2008

01/04/2008

02/09/2007 - 28/10/20074.1.4. Revisión y adecuación de la documentación4.2.6. Elección del sistema de digitalización4.2.7. Adquisición del sistema de digitalización4.3.1. Digitalización de la documentación

02/07/2007 - 31/07/20074.1.1. Revisión de la clasificación y descripción archivística4.1.2. Metadatos que describirán los documentos4.1.3. Evaluación de la documentación4.2.1. Requerimientos aplicación

30/11/2007 - 28/03/20084.3.2. Archivo de los documentos4.3.3. Procesos para la gestión y el archivo

31/03/2008 - 28/04/20084.3.4. Formación de usuarios4.3.5. Definición de una política de preservación

02/07/2007 - 30/11/20074.2.2. Estudio de mercado4.2.3. Modelo de certificación y firma electrónica4.2.4. La plataforma tecnológica: elección y dimensionado4.2.5. Puesta en marcha de la plataforma tecnológica


6.1. Hitos y asignación de tareas A continuación se adjunta un resumen de tareas. Para cada una de se especifica: la fecha prevista de inicio y finalización, el resultado previsto, las personas que la implementarán y algunas observaciones. • Para la consecución de los dos primeros grupos de tareas se presupone

que las personas y los recursos necesarios se aprueban, así como se validan los documentos elaborados

Inicio 02-07-2007 Fin 31-07-2007 Tarea Hito Responsables 4.1.1. Revisión de la clasificación y descripción archivística

documento Técnico archivo

4.1.2. Metadatos que describirán los documentos

documento P. Calderón Técnico archivo

4.1.3. Evaluación de la documentación documento Técnico archivo 4.2.1. Requerimientos aplicación documento P. Calderón

Técnico archivo Inicio 01-09-2007 Fin 28-10-2007 Tarea Hito Responsables 4.1.4. Revisión y adecuación de la documentación

acción Técnico archivo Becario archivo

4.2.6. Elección del sistema de digitalización documento P. Calderón 4.2.7. Adquisición del sistema de digitalización adquisición

y acción P. Calderón

4.3.1. Digitalización de la documentación acción Empresa o becario digital

• Las tareas relacionadas con la puesta en marcha de la plataforma

tecnológica requieren un especial esfuerzo de coordinación con los responsables del servicio TIC de la UPC y con UPCnet, el socio tecnológico del proyecto. La fecha de finalización es aproximada pues despende de algunos factores propios del proyecto, como es el tipo de aplicación elegida (comercial, adaptar programa de software libre o aplicación a medida), o externos, como el nivel de avance del proyecto sobre firma electrónica en la UPC

Inicio 02-07-2007 Fin 30-11-2007 Tarea Hito Responsables 4.2.2. Estudio de mercado documento P. Calderón

UPCnet 4.2.3. Modelo de certificación y firma electrónica

documento P. Calderón Coordinación TIC

4.2.4. La plataforma tecnológica: elección y dimensionado

documento P. Calderón UPCnet

4.2.5. Puesta en marcha de la plataforma tecnológica

adquisición y acción

UPCnet


• La fecha de inicio y fin de los dos últimos grupos de tareas, viene

marcada por la fecha de fin del anterior

Inicio 30-11-2007 Fin 28-03-2008 Tarea Hito Responsables 4.3.2. Archivo de los documentos acción Técnico archivo

Becario archivo 4.3.3. Procesos para la gestión y el archivo documento P. Calderón

Técnico archivo

Inicio 30-11-2007 Fin 28-04-2008 Tarea Hito Responsables 4.3.4. Formación de usuarios documento

y acción P. Calderón Técnico archivo

4.3.5. Definición de una política de preservación

documento P. Calderón Técnico archivo


7. Perspectivas de futuro Con la ejecución del presente proyecto se conseguirá una serie de procedimientos y una normativa de preservación, basados en la plataforma segura implementada, que posibilitará: • Extender la nueva metodología de archivo al resto de unidades de la UPC • Digitalizar e incluir en la plataforma documentos en soporte físico no

papel (vídeo, documentos sonoros, etc.) • Digitalizar e indexar fondos históricos de la universidad • Integrarse y ser una pieza más del proyecto e-administración en la UPC

Documents

Archivo digital de la Secretaría General de la UPC · Proyecto de implementación del archivo digital de la Secretaría General de la UPC 4 Curso: Experto en gestión de documentos