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ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Ley 594 de 2000
ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Ley 594 de 2000
En la Empresa Social del Estado PASTO SALUD ESE, la estructura del archivo es la
siguiente:
Gerencia, Secretaria General, Comité de Archivo, dependencia de Archivo y
Correspondencia.
La Gerencia junto con Secretaria General a través del Comité de Archivo orientan el
diseño e implementación de normas y procedimientos para el sistema de
administración documental y memoria Institucional de la Empresa.
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Creado como órgano asesor de la Empresa Social del Estado PASTO SALUD ESE mediante
Resolución No. 0025 del 16 de agosto de 2006, la cual a su vez fue reglamentada con la
Resolución 2636 del 21 de diciembre de 2009, de acuerdo con lo establecido por el Archivo
General de la Nación.
Son Funciones del Comité de Archivo
Definir las Políticas y los programas de trabajo sobre producción, tramite, ordenación, clasificación, retención,
sistematización, transferencia, selección, y eliminación de documentos y archivos.
Aprobar los manuales y reglamentos internos relacionados con esta materia para su aplicación.
Proponer normas reguladoras de organización, clasificación, ordenación y tratamiento de la documentación activa
contenida en los archivos de gestión de las diferentes dependencias asistenciales y administrativas y de servicios
de la Empresa.
Establecer programas y procesos acordes con los avances tecnológicos y las necesidades de la Empresa, que
permitan agilizar la consulta de los diferentes soportes documentales, difundir la información y conservar el
patrimonio documental.
Proponer directrices para la correcta ubicación física de la documentación y establecer las condiciones idóneas
que deben reunir las instalaciones necesarias para su utilización y seguridad.
Estudiar y aprobar las Tablas de Retención Documental, diseñadas por la dependencia de Archivo y
correspondencia para establecer el tiempo de permanencia de los documentos en las diferentes etapas del ciclo
vital de los documentos.
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Está encargada de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos
de archivo, además de su organización y conservación, manejo de los documentos, distribución interna y
externa, documentos recibidos o generados por la Empresa, además de la administración del sistema de correo,
así como la prestación de servicios archivísticos, entre otras.
Algunas de sus funciones son:
Coordinar y verificar la implementación de la Ley 594 del 2000 o Ley de Archivo, con el fin de dar cumplimiento a
la normatividad establecida.
Capacitar al personal de la Pasto Salud ESE sobre manejo de archivos de gestión e historias clínicas con base
en las Tablas de Retención Documental.
Revisar y verificar el levantamiento de archivo de gestión documental, historias clínicas de la E.S.E. Pasto Salud.
Coordinar y capacitar a los encargados de las unidades de correspondencia de la E.S.E Pasto Salud en el
manejo de comunicaciones internas y externas.
Coordinar la Unidad de Correspondencia en la sede administrativa de acuerdo con los procedimientos de
radicación, planificación y entrega de comunicaciones oficiales internas y externas.
Implementar y hacer seguimiento a las unidades de correspondencia del programa SICA para el manejo
sistematizado de las comunicaciones internas y externas en la E.S.E. Pasto Salud.
Verificar el seguimiento a cumplimiento de la norma o ley de archivos en todos sus procesos de la E.S.E. Pasto
Salud.
Dar asesoría técnica que requieran los archivos de las diferentes dependencias de la E.S.E Pasto Salud.
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FONDO ACUMULADO CENTRO DE INFORMACION
(ARCHIVO)
Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias,
montones conservados con “guascas, cajas.
Documentos importantes que hay que conservar
clasificar y ordenar archivísticamente.
Pocas personas saben lo que se encuentra en el
fondo acumulado
Inventario de los documentos con la descripción
Correspondiente.
Los documentos son trasferidos sin ninguna
norma archivística y es difícil encontrar y
consultar un documento.
Traslado planificado y organizado; Consulta y
préstamo de la documentación de forma ágil.
Cualquier persona puede acceder a los
documentos.
Acceso solo al personal autorizado.
No hay sistemas de organización ni clasificación
documental.
Existe manuales de gestión archivística que
regulan la documentación.
Cada persona conserva o elimina lo que le
parece sin ningún criterio archivístico definido.
Criterios únicos de conservación y eliminación,
especificados por Tablas de Retención
Documental, y la legislación.
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Un documento de archivo se define como el registro de información producida o recibida
por una entidad, pública o privada, en razón de sus actividades o funciones, no importa
cuál sea su formato o su soporte físico, organizados y conservados para la gestión
administrativa y la información, así como para la investigación y la cultura.
Son producidos en razón de una función de cualquier dependencia, grupo, comité, o
funcionario, y son prueba de su gestión desde el principio hasta el final. Reflejan las
funciones dentro de un procedimiento de la Empresa. Pueden servir de base para la
toma de futuras decisiones, como testimonio, como Información de quien la produjo o
como aporte histórico. Pertenecen a un conjunto llamado SERIE, establecido en la Tablas
de Retención Documental. Refleja relaciones y actividades de la entidad. Es registro de
información acerca de una persona o entidad.
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Archivo Central – PASTO SALUD ESE
Archivo de Gestión: En este archivo se
conservan todos los documentos recibidos o
generados por la actividad de la dependencia,
mientras dura el trámite de los asuntos a los
que hacen referencia y una vez concluido el
mismo hasta que se termine el tiempo de
permanencia determinado por la TRD en cada
caso, la conservación y custodia así como su
transferencia organizada, es obligación de los
responsables de cada dependencia.
Archivo Central: Esta conformado por la
documentación transferida de los archivos de
gestión, que por razones administrativas o
legales debe reposar en el archivo central de
la Empresa Social del Estado PASTO
SALUD ESE, hasta que pierda su valor
primario. En este archivo se eliminará
aquella documentación que habiendo
perdido completamente su valor y su utilidad
administrativa no tenga valor histórico que
justifique su conservación.
Archivo de Gestión – PASTO SALUD ESE
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Archivo Histórico En este archivo se
resguarda debida y correctamente la
documentación que ha cumplido con su tiempo
de retención y se ha considerado conservar
totalmente, en él reposa el patrimonio histórico
documental de la Empresa; se vigila sea
preservado en las condiciones adecuadas que
eviten su destrucción, y se propicia la consulta a
los investigadores. Lo constituyen impresos,
material gráfico, medios magnéticos y material
audiovisual, cuya vigencia administrativa, fiscal
contable o legal han concluido y su contenido es
evidencial, testimonial o informativo.
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Los documentos durante su utilidad administrativa cuentan con un camino plenamente
demarcado en cuanto a su gestión se refiere el cual se denomina CICLO VITAL DEL
DOCUMENTO; que son pasos que todo documento debe seguir hasta encontrar su disposición
final; llámese, eliminación, conservación total, microfilmación o selección en algunos casos.
Durante cada etapa los documentos pasan por un archivo diferente de acuerdo al tiempo
estipulado en las Tablas de Retención Documental para posteriormente definir su disposición
final.
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Las Tablas de Retención Documental son un listado de SERIES Y SUBSERIES con sus
correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, producidos o recibido por una Unidad Administrativa en
cumplimiento de sus funciones a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO
VITAL de los documentos.
SERIES SUBSERIE
ACTAS ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA
Convocatoria
Registro de Asistencia
ACTAS DE CONCILIACION
ACTAS DE REUNION
CONTRATOS CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO
CONTRATOS DE COMPRAVENTA
Buscan la administración de los documentos durante todo el ciclo de vida y en especial cuando el periodo de
gestión ha terminado y deben ser enviados para su conservación en el Archivo Central; esto es, el
tratamiento secuencial, ordenado y lógico que reciben los documentos desde que se termina el proceso al
cual dan soporte hasta el instante en que son eliminados o conservados en función de su valor histórico,
científico o cultural, como fuente para el conocimiento de la trayectoria de la Entidad.
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-Facilitan el manejo de la información.
-Contribuyen a la racionalización de la
producción documental.
- Permiten a la administración proporcionar
un servicio eficaz y eficiente.
- Facilitan el control y acceso a los
documentos a través de los tiempos de
retención en ella estipulados.
-Garantizan la selección y conservación de
los documentos que tienen carácter
permanente.
- Regulan las transferencias documentales
en las diferentes fases de archivo.
- Sirven de apoyo para racionalizar los
procesos administrativos
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Cada oficina, área o dependencia debe ser responsable de su archivo de gestión y debe velar por que éste
se encuentre correctamente organizado mediante la formación de expedientes y series documentales, de
acuerdo con criterios archivísticos previamente establecidos.
Pasos para organizar el Archivo de Gestión.
1. Separar los documentos de apoyo de los documentación propiamente de archivo.
Documentos de Archivo: Son documentos que dan testimonio material de
un hecho o acto realizado en el ejercicio de las funciones o actividades por
personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas
características de tipo material y formal, dan testimonio de los actos
administrativos y son de carácter seriado, único, objetivo y exclusivo. Los
documentos de archivo sirven de fuente de conocimiento a la vez que
demuestran y prueban las acciones realizadas.
Documentos de Apoyo: Conjunto de documentos que han sido recogidos
para servir de ayuda a la gestión administrativa, como: normas, protocolos,
folletos, manuales etc.., se deben organizar por tema y se pueden eliminar
en las oficinas una vez haya cumplido su función informativa.
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2. Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal
manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización
física de la documentación, utilizando sistemas alfanuméricos, se
deben identificar tanto las carpetas celuguias como las carpetas
colgantes.
3. Identificar y agrupar en unidades documentales (carpetas) todos los
tipos documentales pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta
las series y subseries.
4. Ordenar al interior de cada uno de las unidades documentales (carpetas)
los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de
producción o de trámite y manteniendo la estructura que tuvo durante el
servicio activo.
5. identificar cada una de las unidades documentales (carpetas) en los formatos establecidos (SIS 47) así:
Dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta, se debe abrir
una nueva carpeta identificándola con la información señalada, anexándole el número de orden de la carpeta.
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6. Ordenar cada uno de las unidades documentales
(carpetas), pertenecientes a una serie o subseries, utilizando
un sistema que facilite la localización y recuperación de la
información.
Los sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico, Cronológico,
Geográfico entre otros (se pueden combinar).
7. Depurar (retirar) de la Unidad Documental los documentos
que no tienen valores primarios ni secundarios como:
documentos duplicados, hojas en blanco, etc.
8. Foliar cada una de las series y subseries documentales,
previendo para ello la numeración de los folios en el extremo
superior derecho, con lapicero de tinta negra, en forma
legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más
antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así
sucesivamente.
9. Ubicar físicamente las carpetas que conforman cada una
de las Series y Subseries documentales, observando que
guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la
Tabla de Retención Documental
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10. Identificar alfanuméricamente cada uno de los
archivadores, de tal forma que permita la localización
física de los expedientes.
12. Elaborar formato único de inventario documental
(SIS 26) de acuerdo a lo establecido en el Acuerdo 038
de 2002.
Documentos de Apoyo
11. Organizar los documentos de apoyo, los cuales que
son de carácter general, sirven únicamente de soporte a
la gestión de la dependencia, pero no son documentos
de archivo, por lo tanto no se transfieren al Archivo
Central. Estos documentos se organizan por tema y después de
cumplir su función el Jefe de oficina apoyado por la
secretaria o auxiliar, los destruye, se debe elaborar acta.
(Acuerdo 042 de 2002)
12. Elaborar separadores para cada uno de los asuntos
identificados en el paso anterior
13. Ubicar Físicamente los documentos de Apoyo
Ver procedimiento de Manejo de Archivos de Gestión PD-GC-04 (Pág. 11)
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El fondo del Archivo Central de Pasto Salud ESE esta conformado
por las transferencias de los archivos de Gestión, es decir, de
las trasferencias documentales de las diferentes áreas, oficinas o
dependencias de la Empresa, siendo imprescindible, por lo tanto,
una buena coordinación entre el Archivo Central y los archivos de
Gestión para trabajar conjuntamente en la consecución de los
siguientes objetivos:
¨ Normalizar los procedimientos de organización de los
documentos en las oficinas para facilitar una gestión rápida y
eficaz por parte de las unidades administrativas durante el periodo
inicial en el que los expedientes se tramitan y custodian en las
propias oficinas.
¨ Establecer las transferencias de las series documentales al
Archivo Central de forma y manera que los documentos se
mantengan organizados y accesibles para los usuarios internos y
externos y la comunidad en general.
¨ Sentar las bases para el establecimiento de un Sistema que
permita la gestión global e integrada de la documentación
institucional, independientemente de su soporte físico y de la fase
del ciclo de vida en que se encuentre.
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1. Coordinar y gestionar las transferencias
documentales de las unidades administrativas (áreas, oficinas o dependencias).
2. Recoger, organizar, custodiar y conservar la
documentación que le sea remitida por las
diferentes áreas, oficinas o dependencias de la
Empresa en cumplimiento de sus funciones.
3. Gestionar el préstamo de la documentación a los
organismos productores y la consulta de la misma
de acuerdo con las normas de acceso a los
documentos.
5. Proporcionar asesoramiento técnico a los
responsables de los archivos de gestión
7. Facilitar el acceso y difusión del Patrimonio
documental de la Empresa.
8. Responder por el correcto manejo de recursos del
Archivo Central.
Ver procedimiento de Manejo de Archivo de Central PD-GC-05
(Pág. 11-12)
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Definición
La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro, en nuestro caso, de
los Archivos de gestión al Archivo Central, el cual se entra ubicado en seguida de la Sede Administrativa de Pasto
Salud ESE.
Objetivo
- Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la aglomeración de documentos en las oficinas y descargándolas
de aquellos cuyo uso es poco frecuente.
-Traspasar a un servicio especializado las funciones de gestión, conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta
de los documentos.
Antes de realizar el proceso de transferencia se debe:
Identificar los documentos que pueden ser eliminados en las oficinas en su correspondiente archivo de gestión, estos
documentos pueden ser:
- Copias y duplicados de documentos originales que estén perfectamente localizados.
- Las copias y duplicados de documentación contables, cuyos originales estén bajo la custodia del área financiera.
- Las notas internas, cuando no forman parte de un trámite y no contengan información relativa a algún procedimiento
administrativo.
- Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de un documento definitivo.
- Propagandas, comunicados, y de entidades externas, faxes, catálogos, publicaciones comerciales, documentación de
apoyo informativo.
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1. Contactarse con la dependencia de Archivo y Correspondencia
para acordar las fechas de transferencia y aclarar dudas respecto a
la forma de enviar la documentación.
2. Preparación de los documentos a transferir; Revisar que no falte
ningún documento dentro de las series documentales, verificar la
ordenación correcta (cronológica), separar, si no se ha hecho con
anterioridad todas las copias y duplicados, revisar que los
documentos estén libres de clips, grapas, gomas o cualquier otro
elemento que pueda afectar su conservación, verificar que los
documentos se encuentren debidamente foliados y que hayan
cumplido con su utilidad en el archivo de gestión de acuerdo a las
TRD, revisar que las unidades documentales (carpetas) se
encuentran identificadas con el SIS 47.
3. Colocar las carpetas en cajas de archivo inactivo, las cuales
deberán llenase sin llegar a estar apretadas y evitando dejar cajas
semivacías. Los expedientes deben guardarse de forma ordenada
siguiendo un orden ascendente y/o cronológico.
.
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4. Identificar las cajas de archivo inactivo con los formatos establecidos para tal fin por la empresa, en este
caso con el SIS 48
5. Diligenciar completamente el Formato Único de Inventario Documental (SIS 026) de acuerdo a lo
establecido en el Acuerdo 038 de 2002, este formato cumple doble función: es la prueba de traspaso de la
información y facilita el control y la localización de los documentos.
6. Formalización de la transferencia, una vez los documentos a transferir este listos, el archivo central
confrontará la información contenida un el Formato de Inventario Documental con la documentación física,
posteriormente se firmarán los formatos de inventario documental y devolverá una copia a la dependencia
remitente.
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Estas transferencias concluyen los procesos de valoración
secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar
la protección de los documentos con valor social, cultural,
investigativo e histórico, mas allá de las necesidades
institucionales de conservarlos.
Para esta transferencia se tienen en cuenta: 1. La tabla de retención documental en la cual se prevé
tiempos de retención en cada fase del archivo y la
disposición final que han de tener los documentos:
conservación total o parcial (si es parcial, estará sometida a
selección representativa ó aleatoria), microfilmación o
eliminación.
2. El inventario documental: diligenciar completamente el
formato único de inventario documental de las series y/o
subseries documentales objeto de transferencia secundaria.
3. Legalización de la Transferencia: revisión del Inventario
Documental con la documentación física a transferir, firmar
los formatos correspondientes.
Ver procedimiento de Manejo de Archivo Histórico PD-GC-06 (Pág. 13-14)
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Las oficinas, áreas y/o dependencias que deseen solicitar un préstamo de documentos al Archivo Central de la
Empresa, deben hacer uso del formulario de solicitud de préstamo documental (SIS 46) él cual debe ser solicitado
en la dependencia de Archivo y Correspondencia, para posteriormente ser diligenciado y firmado por el responsable
de la unidad Administrativa; finalmente este formato debe contar con el Visto Bueno del Profesional Universitario de
Archivo y Correspondencia.
Si una oficina, área y/o dependencia solicita un préstamo de documentos con valor administrativo de la que no ha
sido productora, debe dirigir la petición a la oficina o dependencia responsable o dueña de la información.
Una vez que el Archivo Central recibe el formulario, se prepara la documentación solicitada y se remite a la unidad
administrativa peticionaria, acompañada por el Formato de Préstamo Documental en donde se han consignado los
datos de préstamo, al igual que la fecha de préstamo y firma del responsable.
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Dentro del plazo de préstamo establecido (máximo
un mes), la unidad administrativa (oficina, área o
dependencia) devuelve la documentación al Archivo
Central, donde se registraran los datos
correspondientes junto con la fecha de devolución y
la firma del responsable.
Si la oficina o dependencia tiene razones para
mantener el préstamo durante un plazo más amplio
del establecido, es necesario que solicite una
prórroga mediante comunicación oficial a la
dependencia de Archivo y Correspondencia.
La documentación se devuelve al Archivo Central
sin modificaciones. Si fuera necesario añadir al
expediente algún documento, el responsable de la
oficina o dependencia informará por escrito a la
dependencia de Archivo y Correspondencia.
En caso de pérdida o deterioro de la
documentación, la responsabilidad recae en la
persona de la oficina o dependencia solicitante del
préstamo.
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Podemos considerar a los archivos de Historias
Clínicas como uno de los más importantes dentro de
nuestra Empresa puesto que reflejan la misión o la
razón de ser de Pasto Salud ESE .
La Historia clínica es un documento clave de la
atención en salud de cada uno de nuestros usuarios.
La Historia Clínica es un documento privado,
confidencial, testimonio legal, de obligatorio
diligenciamiento. Donde se registra de la evolución de
las condiciones orgánicas de las personas,
indispensable para el ejercicio profesional de las
Ciencias de la Salud.
La Historia Clínica se inicia con la valoración del
paciente por primera vez, registra la evolución
cronológica de la atención en salud del paciente y se va
construyendo a través del tiempo en la medida que se
van documentando los aspectos de la relación salud –
paciente.
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Los archivos de Historias Clínicas, al igual que los de
mas archivos cuentan con archivo de gestión, central e
histórico, así:
Archivo de Gestión: Es aquel donde reposan las
Historias Clínicas de los usuarios activos y de los que
no han utilizado el servicio durante los cinco años
siguientes a la última atención.
Archivo Central: Es aquel donde reposan las
Historias Clínicas de los usuarios que no volvieron a
usar los servicios de atención en salud del prestador,
transcurridos cinco años desde la última atención.
Archivo Histórico: Es aquel al cual se transfieren las
Historias Clínicas que por su valor científico, histórico o
cultural, deben ser conservadas permanentemente
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Registro cronológico de las condiciones de salud del paciente
y procedimientos ejecutados por el profesional que intervienen
en su atención. Cada anotación debe llevar la fecha y hora en
la que se realiza, con nombre completo y firma del autor de la
misma.
La Historia Clínica debe ser diligenciada en forma clara,
legible, sin tachones, enmendaduras, intercalaciones, sin dejar
espacios en blanco y sin utilizar siglas.
Obligatoriedad del registro de observaciones, conceptos,
decisiones y resultados de cada una de las atenciones
realizadas, hallazgos, recomendaciones y todas las
circunstancias relacionadas con la prestación de los servicios,
registrando la fecha de la atención.
Todo el personal asistencial y administrativo de la Institución
relacionado con el manejo y tráfico de la Historias Clínicas son
responsables de velar por su custodia y conservación.
Sin excepciones de ninguna índole, todos los pacientes
atendidos deben tener el registro completo de la Historia
Clínica.
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Todas las especialidades sin excepción deberán diligenciar la historia
clínica completa e incluir en ella en anexo correspondiente.
Los reportes e interpretación de los exámenes para-clínicos y de
imágenes diagnósticas se deberán transcribir a la Historia Clínica
previa entrega de los mismo al paciente. En el momento de la entrega
de estos registros al pacientemente se deberá dejar constancia de la
entrega en la Historia Clínica con la firma del paciente para futuros
análisis.
La identificación de la historia clínica deberá hacerse con el número de
la cédula de ciudadanía para los mayores de edad; el número de la
tarjeta de identidad para los menores de edad mayores de siete años,
y el número del registro civil para los menores de siete años. Para los
extranjeros con el número de pasaporte o cédula de extranjería. En el
caso en que no exista documento de identidad de los menores de
edad, se utilizará el número de la cédula de ciudadanía de la madre, o
del padre en ausencia de ésta, seguido de un número consecutivo de
acuerdo al número de orden del menor en el grupo familiar.
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La Resolución 1995 de 8 de Julio de 1999 regulariza la obligación de conformar un comité de historias
clínicas para abordar temas y adopción de medidas en torno a las Historias Clínicas y su archivo.
El comité es creado con el objetivo de promover, coordinar y controlar el buen diligenciamiento de las
historias clínicas, velar por el cumplimiento de las normas establecidas para su adecuado manejo de la
historia clínica.
Funciones del Comité de Historias Clínicas
- Asegurar el uso de técnicas eficientes para archivar, catalogar y conservar la historia, aplicando la
normatividad vigente.
- Validar y aprobar las modificaciones de los instrumentos de evaluación de la historia clínica que muestre la
realidad de la calidad de la misma, desarrollar estrategias para mejorar y modernizar todo lo relacionado con
el movimiento de historias clínicas.
- Evaluar, validar y aprobar el manual de procedimientos referentes al manejo de la historia clínica.
-Generar estrategias en caminadas a garantizar la debida reserva legal en el manejo y entrega de
información que reposa en la misma, tanto interna como externamente.
- Contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios
y procesos archivísticos consagrados en el artículo 19 de la Ley 594 de2000.
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Desde el punto de vista archivístico la historia clínica es un
expediente que de manera cronológica debe acumular
documentos relativos a la prestación de servicios de salud
brindados al usuario.
Las Historias Clínicas serán foliadas con números arábigos
consecutivos comenzando por la primera hoja diligenciada y
continuando en orden secuencial cronológico con las hojas
subsiguientes.
La historia clínica junto con sus anexos serán archivados en la
carpeta destinada para tal fin utilizando gancho legajador
plástico; el expediente será marcado en la portada exterior con
el numero de identificación y el nombre del paciente, para
posteriormente ser archivado en un único archivo dotado de
estantería metálica vertical, libre de filtraciones de agua y luz y
con acceso restringido. En la Empresa las Historias Clínicas
son archivadas de acuerdo al sistema de dígito terminal.
Para el registro diario de ingreso y salida de las Historias
Clínicas en cada uno de los archivos se debe contar con el libro
custodio el cual tendrá como mínimo la siguiente información:
número de la historia, fecha de entrega, nombre de quien
entrega, firma de quien entrega, folios entregados, nombre de
quien recibe, firma de quien recibe, fecha de devolución,
nombre de quien devuelve, firma de quien devuelve, nombre de
quien recibe, folios recibidos. El diligenciamiento del libro
custodio es de obligatorio cumplimiento.
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Custodia de la Historia Clínica
La custodia de la historia clínica es responsabilidad del
prestador de servicios de salud que la generó en el
curso de la atención.
El archivo de historias clínicas es un área restringida,
con acceso limitado al personal de salud autorizado,
conservando las historias clínicas en condiciones que
garantizan la integridad física y técnica, sin
adulteración o alteración de la información.
Tiempos de Retención
La historia clínica debe conservarse por un periodo
mínimo de 20 años contados a partir de la fecha de la
última atención. Mínimo cinco (5) años en el archivo de
gestión, y mínimo quince (15) años en el archivo
central.
Una vez transcurrido el término de conservación, la
historia clínica podrá destruirse, previa aprobación del
comité de Historias Clínicas.
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El sistema de digito terminal es un sistema de organización física de las Historias Clínicas que se
emplea con la necesidad de mejorar la calidad del sistema de archivo para el beneficio del usuario,
el médico y la institución; para la aplicación de este sistema es necesario contar con elementos
destinados para tal fin como son las carpetas identificadas con un margen numérico y un margen
de colores.
Para la implementación del sistema de dígito terminal inicialmente la Empresa seleccionó diez (10)
colores, los cuales representan un rango de numérico así:
00 - 09
10 - 19
20 - 29
30 - 39
40 - 49
50 - 59
60 - 69
70 - 79
80 - 89
90 - 99
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De esta manera cada Archivo de historias clínicas debe estar dotado de cierta cantidad de carpetas por cada color y
por cada división numérica.
Para la organización del Archivo de Historias Clínicas de acuerdo al sistema de digito terminal se tiene en cuenta los
últimos tres dígitos del documento de identificación, que se que se leen de derecha a izquierda.
Los primeros dos números de la derecha de la identificación del usuario representan la sección. El tercer numero
representa la división y los demás dígitos se denominan numero creciente.
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Identificación 35 . 660. 513
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
5 5 5 5 5 5 5 5 5 5
6 6 6 6 6 6 6 6 6 6
7 7 7 7 7 7 7 7 7 7
8 8 8 8 8 8 8 8 8 8
9 9 9 9 9 9 9 9 9 9
-Sección Me indica el rango de color al que pertenece esta identificación, es decir que color debe ser la
carpeta que se debe utilizar para archivar. En el ejemplo la carpeta seria de color rojo.
-División Me indica hasta que división va el color, en el caso del ejemplo la división del color es hasta el
número cinco
-Creciente Este número sirve para organizar la historia clínica consecutivamente, teniendo en cuenta que
los últimos tres números pueden ser iguales en varias historias clínicas.
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0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Ejemplos:
38.640.213 87.512.921 27.173.200
0
1
2
3
4
5
6 7
8
9
Rango: 10 – 19 Rango: 20 – 29 Rango: 00 – 09
Color : Rojo Color : Morado Color : Verde Limón División: 2
Para archivar
esta
Historia
División: 9
Para archivar esta
Historia
División: 2
Para archivar esta
Historia
Clínica se debe tomar una
carpeta de color rojo coloreada
hasta la división 2, luego se
debe tener en cuenta el
número creciente.
Clínica se debe tomar una
carpeta de color morado
coloreada hasta la división
9, luego se debe tener en
cuenta el número creciente.
Clínica se debe tomar una
carpeta de color verde limón
coloreada hasta la división 2,
luego se debe tener en cuenta
el número creciente.
ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Ley 594 de 2000
Para archivar la historia clínica debe tenerse en
cuenta la siguiente secuencia:
1.Ordenar las historias según número primario o
sección
2.Ordenar las historias según número
secundario o división
3.Ubicar la sección y la división en el archivo
4.Considerar el número de crecimiento para
colocar la historia.
Ejemplo: La historia clínica 27.280.315
estará archivada después de
27.279.315 y antes de 27.281.315
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Los archivos almacenados en medio magnético (en nuestros computadores)
deberán conservar la misma organización que los archivos en soporte papel.
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1. En el escritorio del computador se debe
crear una carpeta con el nombre de Oficina
o Dependencia correspondiente.
2. Dentro de la Carpeta de cada una de las
oficinas o dependencias se deben crear
carpetas para cada una de las series
documentales contenidas en la Tabla de
Retención Documental, las cuales se
identifican con el mismo código y el mismo
nombre asignado en las TRD.
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3. En el caso de existir subseries se deben abrir carpetas para cada una de estas dentro de la
carpeta donde previamente se creo la serie, igualmente cada subserie se debe identificar con el
mismo código y nombre asignado en la TRD.
(documento)
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4. Finalmente se deben guardar los documentos de archivo en el asunto correspondiente
(documento)
(serie)
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4. Dentro de la Carpeta principal al final debe existir una carpeta de Documentos de Apoyo
donde se almacenan los archivos que no se encuentran en la Tabla de Retención Documental,
estos documentos son de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales,
instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones
específicas de la gestión administrativa.
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En el evento que la Empresa realice traslados, desvinculación de personal o simplemente
se terminen los contratos, los archivos magnéticos deberán ser entregados al Jefe
inmediato o interventor debidamente inventarios en el Formato Único de Inventario
Documental (SIS 026), por ningún motivo éstos archivos deben ser borrados o copiados
para fines personales.
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