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Lima, 0 6l{Afl,l0l{Visto; los Informes N' 008 y N" 018-2014-RAC-OPP-SCIMINAM de 10 y 24 de febrero de

2014, respect¡vamente, de los Especial¡stas en Racionalización de la Oficina de Planeam¡ento yPfesupuesto; fos Memofandos N'075 y N' 10+201 4-OPP/MINAM de 10 y 24 de ÍeÚeto de 2014,respectivamente, de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto; el Informe N' 033-2014-MINAM/SG-OAJ de 12 de febrero de 2014 y Memorándum N' 143-2014-MINAM/SG-OAJ de 03 de matzo de2014, de la Oticina de Asesoría Jurídica; y demás antecedentes, y,

CONSIDERANDO:

Oue, de acuerdo al artículo 38'de la Ley N'29158 - Ley Orgán¡ca del Poder Eiecutivo, losProgramas y Proyectos Espec¡ales son creados, en el ámbito de competenc¡a del Poder Ejecutivo, enun Minister¡o o en un Organismo Público, mediante decreto supremo con el voto aprobatorio delConsejo de Min¡stros;

Oue, el artÍculo 4' de los Lineamientos para la elaborac¡ón y aprobación del Reglamento deOrganización y Funciones - ROF por parte de las ent¡dades de la Adm¡n¡stración Públ¡ca, aprobadospor Decreto Supremo N" 0rB-2006-PCM, señala que la def¡nic¡ón de las funciones y, de ser el caso,la esfuctura orgán¡ca de los Programas y Proyectos se aprueba mediante un Manual de Operacionesde acuerdo con lo previsto en la citada norma;

Que, et Min¡sterio del Ambiente cuenta con Programas y Proyectos Especiales en el ámbitode su competencia, razón por la cual, la Ofic¡na de Planeamiento y Presupuesto ha propuesto laDirectiva que establece las nomas para la formulación, modificación y aprobación del Manual deOperaciones de los Programas y Proyectos del MINAM, con el objeto de estandarizar el c¡tadoproceso de elaborac¡ón; por lo que, corresponde emitir el acto resolutivo respecüvo;

Con el visado de la Secretaría General, la Oficina de Planeamiento y Presupuesto y la Of¡c¡nade Asesoría Juríd¡ca; y,

De conformidad con el Decreto Leg¡slat¡vo N' 1013, Ley de Creación, Organización yFunc¡ones del M¡nisterio del Ambiente, el Decreto Supremo No 007-2008-MINAM que aprueba suReglamento de Organización y Funciones y la Directiva N' 004-201o-SG-MINAM "D¡rectiva Generalpara la Formulación, Aprobación y Modif¡cac¡ón de Directivas en el MINAM".

SE RESUELVE:

Artícufo 1o.- Aprobar la D¡rectiva N' qr4 -2014-MINAM denominada 'Normas para lafotmulación, mod¡licación y aprobac¡ón del Manual de Orync¡ones de los Programas y ProyectB delM¡nisterio del Amb¡enfe'i que como Anexo forma parte ¡ntegrante de la presente resoluciÓn.

Artículo ?.- Transcribir la presente resoluc¡ón a todos los órganos del Ministerio delAmbiente para su conocimiento y cumpl¡rhiento.

Artículo 3".- Disponer la publicapión de la presente resolución en el Portal de Transparenciadel Min¡sterio del Ambiente.

Reqístrese y comuníquese.

Ministro del Ambiente

w

LIMA.PERÚ2014

NORMAS PARA LA FORMULACION,MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DEL MANUAL DE

OPERACIONES DE LOS PROGRAMAS YPROYECTOS DEL MIN¡STERIO DEL AMBIENTE.

MINAM

,wiDIRECTIVA NO O4.2014- MINAM

"NoRMAs pARA LA FoRMULAcóN. MoDtFtcActóN y ApRoBActóH oel MANUALDE OPERACIONES DE LOS PROGRAMAS Y PROYECTOS DEL MINISTERIO DEL

AMBIENTE- MINAM"

1, OBJETO

Establecer normasOperaciones (MOP)MINAM.

formulación, modificación y aprobación del Manual deProgramas y Proyeclos del Ministerio del Amb¡ente -

FINALIDAD

Estandarizar la formulación, modificación y aprobación del Manual de Operaciones(MOP) de los Programas y Proyedos del Ministerio del Amb¡ente.

ALCANCE

La presente Directiva es de obl¡gatorio cumplimiento para los Programas, Proyectos ydemás órganos del MINAM que participen del citado proceso.

VIGENCIA

A pafir de su aprobación y con plazo ¡ndeterminado.

BASE LEGAL

5.1 Constitución Política del Perú.5.2 Ley No 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.5.3 Ley No 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecut¡vo.5.4 Decreto Legislativo No 1013, Ley de Creación, Organización y Funciones del

Ministerio del Ambiente.5.5 Decreto Supremo N' 043-2006-PCM, que aprueba los Lineamientos para la

Elaboración y Aprobación del Reglamento de Organización y Funciones - ROFpor parte de las Ent¡dades de la Administración Públ¡ca.

DISPOSICIONES GENERALES

6.1 Del Manual de Operaciones - MOP

Es el documento técnico normativo de gestión que formaliza la organización de losProgramas y Proyectos, orientado al logro de su misión, visión y objetivos.

En este documento se describen las funciones generales, las funciones específicasde los órganos que lo integran, las necesidades de personal, así como susprincipales procesos.

6.2 Definic¡ones

- Estructura orgánica: Es el conjunto de órganos ¡nterrelacionadosracionalmente entre sí para cumplir funciones preestablecidas que se or¡entan

para lade los

2.

3.

5.

==ilen relación con objetivos derivados de la finalidad asignada al Programa oProyecto.

- Función: Conjunto de acciones a fines y coordinadas que corresponde realizaral Programa o Proyecto.

- Funciones Específicas: Son el conjunto de acciones que deben de realizar losórganos del Programa o Proyecto, conducentes a alcanzar los objetivosestratégicos y metas de su gest¡ón.

- Funciones Generales: Son el conjunto de acciones que debe de realizar elPrograma o Proyecto, conducentes a alcanzat los objetivos estratégicos ymetas de sus gestión. (Estas provienen de las funciones sustantivas)

- Necesidad de Personal: Es la determinación de las características y/o perfil delpersonal responsable de los diferentes órganos del Programa o Proyecto; debeguardar coherencia con la organización y funciones establecidas.

- Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura formal de todainstitución.

- Órganos: Son las unidades de organización que conforman la estructuraorgán¡ca del programa.

7. DISPOSICIONESESPECíFEAS

7.1 De los Griterios para la elaboración del MOP

@@

Para la elaboración del MOP se deberá observar los s¡guientes criterios:

Para determinar el diseño y la organización:

a. Observar las disposiciones sobre creación, organLación y funciones contenidasen las normas que regulan el proceso de modemización y descentralización delEstado.

b. Diseñar la organizac¡ón con cr¡terios de simplicidad y flexibil¡dad que permitan elcumplimiento de los fines de los Programas y Proyectos con mayores niveles deeficiencia y una mejor atención a los ciudadanos.

c. Observar el princip¡o de espec¡alidad conforme al cual se debe ¡ntegrar lasfunciones afines y eliminar posibles conflictos de competencia, así como,cualquier duplicidad de funciones entre sus órganos y otras entidades de laAdministración Pública.

d. Observar el princ¡p¡o de legal¡dad de las funciones. Las funciones y actividadesque realicen los Programas y Proyectos deben de estar plenamente justificadasy amparadas en las normas sustantivas y reflejarse en sus normas deorganización y funciones.

é. Todas las funciones y competencias que las nbrmas sustant¡vas establécenpara el Programa o Proyecto, deben ser recogidas y asignadas a algún órganode ésta.

. 'w

7.2

f. Mantener la coherencia entre los niveles organizacionales y las funcionesasignadas a los órganos Programa o Proyecto, estableciendo para ello losmecanismos de articulación, coordinación y control correspondiente.

g. Diseñar la organización teniendo en cuenta el nivel de recursos presupuestalescon los que se cuenta.

Para la descripc¡ón de los principales procesos técn¡cos y/o administrativos

a. ldentificar los principales procesos tales como programación y aprobac¡ón deactividades, ejecución de recursos, proceso de coordinac¡ón, desembolsos,según conesponda.

b. ldentificar pro€sos de supervisión, seguimiento y evaluación: superv¡sióntécnica, informes (financieros, regishos contables, de progreso), auditorias,inspección según conesponda.

c. Describir detallada y secuencialmente los procesos técnicos y/o administrativosen concordancia con su organización.

Para determinar la necesidad de Perconal

a. Analizar las funciones del Programa o Proyecto y su volumen de trabajo, a f¡nde establecer el número mínimo de pesonal y el perfil necesario para cumplircon d¡chas funciones.

b. Establecer los requisitos mín¡mos para determinar el perf¡l del personal como:Grado académico, especialización o capacitación y experiencia mínima.

Del Gontenido del MOP

La información básica que debe contener el MOP de los Programas y Proyectoses la siguiente:- Introducción- Base Legal- Misión- Visión- F¡nal¡dad- Objet¡vos- Descripción detallada y secuencial de los principales procesos (técnicos,

adm¡nistrativos y de supervisión)- Organizac¡ón- Organigrama- Funciones Generales- Func¡onesEspecíficas- Necesidad y perfil de PersonalDe la organización del Programa o Proyecto

La organ¡zac¡ón básica de los Programas y Proyectos deben de estar conformadospor los siguientes órganos:

7.3

7.4

- Organos de Dirección: Encargados de planificar, administrar, conducir ysupervisar su gestión. Dependerá jerárquicamente del órgano de Alta Direccióno Dirección General que de acuerdo a sus competencias corresponda.

Asimismo, podrá contar con un órgano el cual brindará apoyo en la supervisiónde órganos de administración interna.

- Oficinas Técnicas: Tienen a su cargo la ejecución de actividades encumpl¡miento a las políticas y lineam¡entos dictados por el Órgano de Direcciónconespondiente, en el marco de la política establecida por el Ministerio delAmbiente.

Excepcionalmente, aquellos Programas o Proyectos que sean un¡dadesejecutoras, podrán contar adicionalmente con los órganos sigu¡entes:

- Oficinas de Apoyo: Ejercen las activ¡dades de administrac¡ón interna, queperm¡ten el desempeño eficaz del Programa o Proyecto y sus distintos órganosen cumpl¡miento a las funciones sustantivas. Entre estas func¡ones se puedeincluir las de contabilidad, tesorería, recursos humanos, abastecimiento yservicios auxiliares, sistemas de la ¡nformación y comunicación e imagen.

- Ofic¡nas de Asesoramiento: Or¡entan la labor del Programa o Proyecto y desus distintos órganos mediante actividades como la planificación, elpresupuesto, organización y asesoría jurídica.

Asimismo, de acuerdo a su ámbito tenitorlal y necesidades, se podrá contarcon:

- Oficinas Zonales: Ubicadas específicamente en zonas de intervención a nivelnacional y tienen a su cargo la ejecución de las activ¡dades y prestación deservicios fuera de la sede central.

De las Características del Organigrama

- Debe ser fácil de entender: Sencillo en su diseño e interoretación.- Debe ser uniforme: Emplear símbolos gráficos y/o líneas iguales- Debe ser preciso: Contener lo necesario para representar la realidad

organizacional.- Debe ser equilibrado: Buscar un orden que le de consistencia de forma y

fondo.

De los Supuestos para la Formulac¡ón o Modificación del Manual deOperaciones

Los Programas y Proyec{os del MINAM, podrán formular o modificar su Manual deOperaciones cuando se presente alguno de los siguientes supuestos:

a. Cuando se trate de un Programa o Proyecto recientemente creado.b. Por existencia de un proceso de reorganizac¡ón del Programa o Proyeclo.c. Por modificación del marco legal sustantivo que conlleVe a la afectac¡ón de la

organización o modifique total o parcialmente las funciones previstas para elPrograma o Proyecto.

7.5

w@d. Para optimizar o simplificar sus procesos con la f¡nalidad de cumplir con mayor

eficiencia su misión y funciones.

Del Informe Técnico SustentatorioLa propuesta de aprobación del Manual de Operaciones de los programas yProyectos del MINAM, deberán de ampararse en el lnforme Técnico Sustentatoriosegún corresponda:

Técnico Sustentator¡o para la elaboración del MOp

El Informe Técn¡co Sustentatorio para la elaboración del MOp, deberácontener como mínimo la siguiente información:

a. Base Legal: Mediante la cual se crea el Programa o Proyecto.

b. Análisis Funcional: ldentificación de las funciones prev¡stas en lanormatividad sustantiva que da origen y sustento a las funcionesgenerales establecidas en el MOP propuesto y su base legal.

c. Anális¡s Estructural: Razones que sustente la creación de cada uno deórganos (se añadirá el organigrama propuesto)

d. Análisis de No Duplicidad de Funciones: Con énfasis en las funcionesgenerales del Programa o Proyecto y de sus órganos técnicos, en relacióncon otras entidades que realizan funciones o actividades similares o ouepersiguen f¡nes ¡guales o semejantes.

Del Informe Técnico Sustentatorio por Modificación del MOP

El Informe Técnico Sustentatorio para la modificación de un MOP deberácontener como mín¡mo la siguiente información:

a. Anális¡s Func¡onal: ldentificación de las nuevas funciones establec¡dasen el MOP propuesto, así como de aquellas que han sido suprimidas omodif¡cadas en relación al MOP v¡gente. Sustento técnico de la inclusión,mod¡ficación o supresión de cada una de las funciones segúncorresponoa.

Anális¡s de Estructura: Razones que sustente la creación de cada unode los nuevos órganos (Se añadirá el organigrama vigente y propuesto).

Análisis Estratégico: En esta sección del informe se debe sustentar lacoherencia entre la organizac¡ón propuesta y los objetivos contempladosen los documentos de olaneam¡ento u otros documentos elaborados enconcordancia con las polít¡cas sectoriales previstas por M¡nisterio delAmbiente.

Anál¡sis de No Duplicidad de Funciones: Con énfasis en las funcionesgenerales del Programa o Proyecto y de sus órganos técnicos, en relacióncon otras entidades que realizan funciones o actividades similares o ouepersiguen f¡nes iguales o semejantes.

7.6

b.

d.

Del Responsable de la Formulación o Modificación del MOP

La unidad responsable de elaborar o aclualizat del Manual de operaciones será

aquella que realice las funciones de planeamiento o quien haga sus veces'

De la Aprobación del MOP

Para la aprobac¡ón del MOP se deberá contar con la siguiente participación:

Del Programa o Proyecto

El órgano de Dirección conespondiente, deberá elevar al Despacho V¡cem¡nister¡al

o a lá Secretaría General del MINAM según conesponda, la propuesta del Manual

de Operaciones, para la respect¡va revis¡ón y de considerarlo pert¡nente se inicie el

trámite correspond¡ente.

Para el in¡cio del trámite se adjuntará la propuesta de MOP y el Informe Técn¡co

Sustentatorio que formaran parte del Expediente Técnico; el cual será enviado con

los vistos conespondientes a la Secretaría General del MINAM para la opinióntécnica de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto y legal de la Oficina deAsesoría Jurídica.

De la Oficina de Planeamiento y Presupuesto

La Of¡cina de Planeamiento y Presupuesto emitirá la opinión técnica en el ámbitode sus competencias; si es favorable se incorporará al Expediente Técnico y loderivará a la Of¡c¡na de Asesoría Jurídica del MINAM; caso contrario, será devueltoal Programa o Proyecto a través de la Secretaría General, para las accionescorresoondientes.

De la Oficina de Asesoría Jurídica

La Oficina de Asesoría Jurídica emitirá la opinión legal respectiva; si es favorablese incorporara al Expediente Técnico y se emitirá el Proyecto de ResoluciónMinisterial, los mismos que serán derivados a la Secretaría General a f¡n de segu¡rcon el trámite respect¡vo para su aprobación.

Si la Opinión Legal no es favorable, la Oficina de Asesoría Jurídica devolverá elExpediente Técnico a la Secretaría General para las acciones correspondientes.

De la Secretaría General

La Secretaría General remitirá, la propuesta de Manual de Operaciones y elProyecto de Resolución Ministerial al Despacho Ministerial para su aprobación.

Una vez aprobado se remitirá al programa, proyecto y la Oficina de Planeamiento yPresupuesto del MINAM la copia de la resolución y del MOP

8. DISPOSGIÓN FINAL

Los Manuales de Operaciones que sean aprobados serán publicados en la página webdel MINAM y del Programa o Proyecto, s¡ se contara con ella.

7.7

7.8

FLUJOGRAMA- PROCEDIMIENTO PARA APROAACIÓN OEL MAÑ UAL DE OPCRACION€5

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