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ARTICULACIÓN DE LOS SISTEMAS ESTADÍSTICOS Y DE GESTIÓN

DOCUMENTAL DE LA BIBLIOTECA CARDENAL DARÍO CASTRILLÓN

HOYOS AL PLAN ESTRATÉGICO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN

INSTITUCIONAL (INTRANET)

SEBASTIÁN JARAMILLO RESTREPO

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA

FACULTAD DE CIENCIAS BÁSICAS E INGENIERÍA

PROGRAMA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS Y TELECOMUNICACIONES

PEREIRA - RISARALDA

2014

Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 2

ARTICULACIÓN DE LOS SISTEMAS ESTADÍSTICOS Y DE GESTIÓN

DOCUMENTAL DE LA BIBLIOTECA CARDENAL DARÍO CASTRILLÓN

HOYOS AL PLAN ESTRATÉGICO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN

INSTITUCIONAL (INTRANET)

SEBASTIÁN JARAMILLO RESTREPO

Proyecto de Grado

Asesora

DIANA CAROLINA LÓPEZ LÓPEZ.

Ingeniera de Sistemas y Telecomunicaciones

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA

FACULTAD DE CIENCIAS BÁSICAS E INGENIERÍA

PROGRAMA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS Y TELECOMUNICACIONES

PEREIRA - RISARALDA

2014


Nota de Aceptación

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Firma del Presidente del Jurado

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Firma del Jurado

Pereira, 2015


DEDICATORIA

En primer lugar quiero dedicar mi trabajo de grado a Dios por que no me dejo desistir en

momentos difíciles y antes me dio más fuerzas para seguir luchando por ser Ingeniero de

Sistemas y Telecomunicaciones.

Dedico este proyecto a mi PADRE, Jhon Alberto Jaramillo Soto que aunque no se encuentre ya

en el mundo terrenal, siempre me acompañado y me ha dado fuerzas para continuar y sé que se

siente muy orgulloso de este logro.

A las dos mujeres de mi vida, mi MADRE y mi HERMANA, quien me han apoyado en todos mi

objetivos que me he propuesto en la vida, también agradecerles por el amor y la confianza

brindada, este triunfo no es solo mío sino también de ustedes.


AGRADECIMIENTOS

Quiero agradecer en primer lugar a esta institución UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA

por formarme como profesional y como persona, también agradecer a la Biblioteca Cardenal

Darío Castrillón Hoyos por permitirme desarrollar este proyecto en especial a la Doctora Judith

Gómez Gómez por apoyarme en el desarrollo de este proyecto y cumplir con el objetivo de ser un

profesional.

A todos los docentes que me acompañaron en este proceso y que aportaron con su conocimiento

y contribuyeron en mi formación.

A mi Tutora Diana Carolina López Lopez, gracias por el apoyo y conocimiento compartido por

siempre estar dispuesta a resolver mis dudas e inquietudes.

Y a todos esas personas con las que compartí y también aportaron su granito de arena para poder

obtener este triunfo.


RESUMEN

Este proyecto de grado tiene como objetivo la articulación de los modelos estadísticos y de

gestión documental de la Biblioteca Cardenal Darío Castrillón Hoyos al nuevo sistema de

información de la Universidad Católica de Pereira. El proyecto abarca diferentes etapas del

desarrollo del software (análisis, diseño, desarrollo y pruebas), además de la identificación de los

principales procesos de la Biblioteca con respecto a estadísticas y gestión documental, realizando

un diagnóstico, también se encontraran las diferentes teorías implementadas en el desarrollo de

este proyecto y se muestra los resultados de la creación del sitio de la Biblioteca en la

INTRANET institucional el nuevo sistema de información.

PALABRAS CLAVES: SharePoint, Software, intranet, Gestión Documental, Estadísticas.


ABSTRACT

This project aims grade joint statistical models and document management of the Library

Cardinal Dario Castrillón Hoyos to the new information system of the Catholic University of

Pereira. The project includes different stages of software development (analysis, design,

development and testing), along with the identification of the main library procedures regarding

statistics and document management, making a diagnosis, the different theories implemented also

found in the development of this project and the results of the creation of the site of the Library in

the institutional Intranet the new system information is displayed.

KEYWORDS: SharePoint, Software, Intranet, Document Management, Statistics.


TABLA DE CONTENIDO

DEDICATORIA 4

AGRADECIMIENTOS 5

RESUMEN 6

ABSTRACT 7

TABLA DE CONTENIDO 8

INTRODUCCION 13

1. CONTEXTULIZACIÓN 14

2. ANTECEDENTES 15

2.1 SOFTWARE SIMILAR 18

2.1.1 ALFRESCO 18

2.1.2 OPENKM 21

2.1.3 SELENNE 24

2.1.4 NUXEO 25

2.1.5 ZETTA INGENIERÍA 26

2.1.6 MICROSOFT SHAREPOINT 27

3. PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 31

4. OBJETIVOS 32

4.1 OBJETIVO GENERAL 32

4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 32

5. JUSTIFICACIÓN 33

6. DELIMITACIÓN 34

7. APORTE TEORICO 35


8. APORTE PRÁCTICO 36

9. FACTIBILIDAD 37

9.1 FACTIBILIDAD OPERATIVA 37

9.2 FACTIBILIDAD ECONOMICA 37

9.3 FACTIBILIDAD TECNICA 37

10. MARCO CONTEXTUAL 38

10.1 DATOS GENERALES 38

HISTORIA. 38

MISIÓN. 38

VISIÓN. 39

VALORES 39

11. MARCO TEÓRICO 41

11.1 DOCUMENTO 41

11.2 ESTADÍSTICA 42

11.3 GESTIÓN DOCUMENTAL 43

11.4 GESTION ESTADISTICA 44

11.5 GESTION DE LA INFORMACION 45

11.6 SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL 46

11.7 SOFTWARE DEL LADO DEL CLIENTE 46

11.8 SOFTWARE DEL LADO DEL SERVIDOR 47

11.9 COMPUTACION EN LA NUBE 48

11.10 NUBE PRIVADA 49

11.11 INTRANET 49

11.12 INGENIERIA DEL SOFTWARE 50

11.12.1 ¿QUÉ ES LA INGENIERÍA DEL SOFTWARE? 50

11.12.2 ¿QUE ES UN PROCESO DE SOFTWARE? 51

11.13 ¿METODOLOGIA DE SOFTWARE? 51

11.14 CICLO DE VIDA DEL SOFTWARE 55

11.15 MODELOS DE CICLO DE VIDA DEL SOFTWARE 55

11.16 ANALISIS Y DISEÑO 56

11.17 DESARROLLO 57

12. ESTIMACIÓN PRESUPUESTAL 60


13. ENFOQUE METODOLÓGICO 64

14. MODELO TEORICO 66

14.1 MODELADO DE GESTION 70

14.2 MODELADO DE DATOS Y PROCESO 85

14.3 PRUEBAS DEL SISTEMA 103

15. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS 113

16. CONCLUSIONES 127

17. RECOMENDACIONES GENERALES 128

18. RECOMENDACIONES ESPECÍFICAS 129

ANEXOS 130

MANUAL DE USUARIO 130

BIBLIOGRAFIA 145


TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1: Portal de la INTRANET de la Universidad Nacional de Colombia _______ 18

Ilustración 2: Ciclo de vida del documento ____________________________________ 42

Ilustración 3: Modelo de funcionamiento Software del lado del Servidor _____________ 47

Ilustración 4: Diagrama de cómo funciona la nube ______________________________ 48

Ilustración 5: Modelo para gestión y desarrollo de software _______________________ 52

Ilustración 6: Diagrama del ciclo de vida del software ___________________________ 55

Ilustración 7: Logo de Alfresco. _____________________________________________ 18

Ilustración 8: Alfresco software de control documental ___________________________ 20

Ilustración 9: Alfresco y sus diferentes formas de administrar _____________________ 20

Ilustración 10: Logo de OpenKM ____________________________________________ 21

Ilustración 11: OpenKM Software Administración Documental. ____________________ 23

Ilustración 12: Logo de Selenne Software Administración Documental ______________ 24

Ilustración 13: Selenne software de gestión documental __________________________ 24

Ilustración 14: Logo de Nuxeo Software Administración Documental _______________ 25

Ilustración 15: Nuxeo Software Administración Documental ______________________ 26

Ilustración 16: Logo de Zetta Ingeniería Software Administración Documental ________ 26

Ilustración 17: Logo de SharePoint Software para la creación de Intranets __________ 27

Ilustración 18: Fases de la Metodología de SharePoint___________________________ 29

Ilustración 19: Funciones de Sharepoint ______________________________________ 29



Ilustración 22: Estimación Presupuestal ______________________________________ 60

Ilustración 23: Datos de la estimacion ________________________________________ 61

Ilustración 24: Resultados de la estimacion ____________________________________ 61

Ilustración 25: Variables de la estimación _____________________________________ 62

Ilustración 26: Forma de almacenamiento de la información en la Biblioteca ________ 68

Ilustración 27: Diagrama de flujo general de la biblioteca ________________________ 85

Ilustración 28: Prototipo de formato de adquisiciones ___________________________ 93

Ilustración 29:Prototipo de formato de analíticas de revistas ______________________ 94

Ilustración 30: Prototipo Evaluación de Textos _________________________________ 95

Ilustración 31: Evaluación de Monitores ______________________________________ 96

Ilustración 32: Solicitud de Bibliografía ______________________________________ 97

Ilustración 33: Reporte Anomalías Técnicas ___________________________________ 98

Ilustración 34:Prototipo Anomalías Infraestructura _____________________________ 99

Ilustración 35: Capacidad Instalada ________________________________________ 100

Ilustración 36: Registro de comunidades vecinas _______________________________ 101

Ilustración 37: Registro Equipos Multimedia __________________________________ 102


TABLA DE TABLAS

Tabla 1: Costos Anexos del Presupuesto ............................................................................. 63

Tabla 2: Modelo de Gestión estadística de la Biblioteca .................................................... 70

Tabla 3: Modelo de Gestión Documental de la Biblioteca .................................................. 71

Tabla 4: formato de levantamiento de requerimientos ........................................................ 78

Tabla 5: Codificación de los requerimientos de la organización ........................................ 79

Tabla 6: Codificación de los requerimientos por parte del ingeniero desarrollador ......... 80

Tabla 7: Ponderación de los requerimientos ....................................................................... 81

Tabla 8: clasificación de los requerimientos ....................................................................... 83

Tabla 9: pruebas de verificación de requerimientos ......................................................... 105

Tabla 10: Prueba Evaluación de Textos ............................................................................ 108

Tabla 11: Prueba Solicitud de Bibliografía ....................................................................... 108

Tabla 12: Prueba Evaluación de Monitores ...................................................................... 108

Tabla 13: Reporte Anomalía Técnica ................................................................................ 109

Tabla 14: Prueba Anomalía de Infraestructura ................................................................. 109

Tabla 15: Prueba Capacidad Instalada ............................................................................. 109

Tabla 16: Prueba Consulta Interna ................................................................................... 110

Tabla 17: Prueba Registro de Comunidades Vecinas ....................................................... 110

Tabla 18: Prueba Préstamo Equipos Multimedia .............................................................. 110

Tabla 19: Prueba Material Especial .................................................................................. 111

Tabla 20: Prueba Material Catalogado ............................................................................. 111

Tabla 21: Prueba registro de material de oficina .............................................................. 111

Tabla 22: Prueba Donaciones canje y despacho de Material ........................................... 112


INTRODUCCION

Las Bibliotecas son herramientas de conocimiento que cada día necesitan ir mejorando en

cuanto a la gestión documental y procesos, con el fin de brindar un servicio más organizado a sus

usuarios y de paso un trabajo más estructurado entre el personal involucrado en ella. Debido a

esto, es importante implementar nuevas herramientas de búsqueda y control de los documentos,

así como nuevas tecnologías de comunicación con el fin de obtener eficiencia en los procesos.

La web se ha convertido en una alternativa para lograr este equilibrio, donde los nuevos

sistemas de información contribuyen para llevar a cabo las actividades fundamentales requeridas

en este tipo de espacios educativos.

Así mismo se debe de tener en cuenta que están en un mundo postmoderno donde las bibliotecas

ya no son visitadas de igual forma que antes, por eso se empiezan a mirar nuevos rumbos para

lograr captar nuevamente el interés del usuario, a través de herramientas como la Web, Telefonía

Móvil etc..

En tal sentido se torna importante dar un trato adecuado a los datos a través de la implementación

de los sistemas estadísticos y de gestión documental articulado con la propuesta institucional

Intranet, que le permita a la biblioteca fortalecer sus procesos y de paso tener mejor interacción

con los departamentos, facultades, programas y colaboradores de la Universidad.

Con la vinculación de la biblioteca a esta nueva herramienta se va a mejorar los modelos de

gestión documental y el modelo estadístico, así como se crearán nuevas herramientas para la

captura de la información, implementación de flujos de trabajo y creación de nuevos métodos

para la administración de la información. Esta nueva herramienta tiene un respaldo de copia de

seguridad lo cual conlleva a mayor confiabilidad en la información.


1. CONTEXTULIZACIÓN

Este proyecto está dirigido a la organización de las estadísticas y la documentación de la

Biblioteca Cardenal Darío Castrillón Hoyos, las bibliotecas son centros de conocimiento que son

altamente visitados por los estudiantes y docentes de la Universidad.

La categoría de las estadísticas para la Biblioteca surgen de la demostración de la importancia de

una biblioteca para la comunidad y se vuelven datos indispensables a la hora de gestionar y de

buscar los recursos, pero también ayudan a la planificación estratégica y ayudan a mantener la

confianza de la biblioteca.

"Las bibliotecas y los servicios de información sirven a la sociedad mediante la preservación de

la memoria, fomentando el desarrollo, lo que permite la educación y la investigación y apoyan la

comprensión internacional y el bienestar de la comunidad." (Byrne, 2005)

Conociendo la información anterior se puede hablar sobre las estadísticas de la Biblioteca

Cardenal Darío Castrillón Hoyos, se mencionará a continuación algunas de las principales

estadísticas:

Número de personas que ingresan a la Biblioteca

Capacidad Instalada = número de personas que utilizan las diferentes salas de la

Biblioteca

Consultas de usuarios internos

Consultas de usuarios externos

Cuál es el material más consultado

Programas o facultades que más movilizan usuarios a la Biblioteca

Numero de textos adquiridos por semestre

Número de usuarios que utilizan los equipos de la sala informática

Equipos audiovisuales más pedidos en préstamo en la Biblioteca

De otro lado el manejo de la documentación en la biblioteca no es muy organizado y no hay unos

flujos de trabajo establecidos, en muchas ocasiones la falta de un sistema de información que

apoye esta labor o ayude a su gestión hace perder tiempo y hace que los procesos tomen más

tiempo de lo normal.


2. ANTECEDENTES

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL DEPARTAMENTO DE PRÁCTICAS

PROFESIONALES DE LA UNIVERSIDAD CATÓLICA POPULAR DEL RISARALDA.

Indagando en diferentes fuentes de estudio de la Universidad Católica de Pereira, se encontró un

trabajo realizado por dos estudiantes egresados1 del programa de Ingeniería de Sistemas y

Telecomunicaciones, (Harold Andrés Verjan Díaz y Johana Constanza Jaramillo Arce) donde

desarrollan un sistema de gestión documental para el departamento de prácticas de la Universidad

Católica Popular del Risaralda llamado (SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL

DEPARTAMENTO DE PRÁCTICAS PROFESIONALES DE LA UNIVERSIDAD

CATÓLICA POPULAR DEL RISARALDA ) y fue proyecto que se realizó bajo la asesoría del

docente de la Universidad Católica de Pereira (Álvaro Ignacio Morales G. Ingeniero de

Sistemas), realizado por petición de la directora encargada del departamento en ese momento,

pues el objetivo era realizar un proceso para la digitalización de todos los documentos manejados

por el departamento de prácticas. Implementando un portal web donde se manejara toda la

información de las solicitudes de práctica de los estudiantes, sus hojas de vida, las diferentes

solicitudes de practicantes de las empresas.

Esto con el fin de empezar con la modernización de los sistemas y empezar a establecer normas

para que los sistemas gestores de documentación tenga un funcionamiento adecuado y así lograr

el objetivo de culturizar la gente para que puedan trabajar sin papel ya que los documentos

electrónicos también tienen validez y están reglamentados, por otra parte traería ahorros a nivel

de papelería e impresiones.

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN CLÍNICA

También se cuenta con el aporte de otros egresados del programa de Ingeniería de Sistemas y

Telecomunicaciones2, (Juan Guillermo Gálvez Botero, Jhonattan Córdoba Ramírez), donde

realizan un trabajo de gestión de información, para el CAPSI de la Universidad Católica Popular

del Risaralda, este es un centro de atención psicológico que hay dentro de la universidad donde

los estudiantes de psicología ponen en práctica sus conocimientos, entonces lo que se realizó

principalmente fue la gestión de la información que se manejaba en el CAPSI y entrega de un

prototipo funcional para el manejo de la (gestión de citas, gestión de facturación, gestión de

1Sistema de gestión documental para el departamento de prácticas profesionales de la

universidad católica popular del Risaralda, 2011 URL: http://ribuc.ucp.edu.co:8080/jspui/handle/10785/191

2 Sistema de información para la gestión de la información clínica, 2011 URL:

http://ribuc.ucp.edu.co:8080/jspui/handle/10785/190


historias clínicas, gestión de usuarios, gestión de horarios, gestión de diagnóstico, gestión de

procedimiento, gestión de consultorios y generar informes), todo esto con fin de que todo se

manejara digital y buscando brindar un mejor servicio a las personas que asisten a citas médicas a

este centro de atención psicológico.

PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA UNIVERSIDAD CATÓLICA

POPULAR DEL RISARALDA

La Universidad se ha visto beneficiada por diferentes procesos similares que le han servido para

su desarrollo. En el año 2010 también se desarrolló un proyecto de gestión documental3

desarrollado por las estudiantes ya egresadas del programa de Ingeniería de Sistemas y

Telecomunicaciones, (Yenifer Eliana Pérez Acero, Viviana Andrea Duque Agudelo), quienes se

enfocaron en desarrollar, un plan estratégico sistemas de información para todo el complejo

educativo que ayudara a la a vinculación de los diferentes sistemas de los que se trabaja en la

Universidad siendo este un proyecto a largo plazo, se realizó bajo la supervisión del decano de la

facultad en ese momento el docente, (Luis Eduardo Peláez Valencia), además de esto se basaron

en una de las teorías más completas sobre ingeniería procesos de desarrollo y de gestión como lo

es Métrica V.3 que es una guía para la planificación de procesos que se viene utilizando desde

1989 cuando salió su primera versión.

En estos momentos también hay dos estudiantes del programa de Ingeniería de Sistemas y

Telecomunicaciones desarrollando un proyecto similar para la empresa Café Águila Roja, donde

se quiere realizar toda la parte de gestión documental y entregaran un prototipo web no funcional.

También se están basando mucho en la guía de procesos y de gestión mencionada anteriormente.

INTRANET UNIVERSITARIA(Universidad de Antioquia)

También se puede mencionar dentro de los antecedentes el adelanto tecnológico que está

realizando la Universidad de Antioquia, la cual está vinculando todas sus dependencias de

bibliotecas a través de una red o mejor dicho están realizando la implementación de una

INTRANET pues el objetivo es lograr una mejor comunicación entre todas las dependencias de

3 Plan de sistemas de información para la universidad católica popular del Risaralda, 2013 URL:

http://ribuc.ucp.edu.co:8080/jspui/handle/10785/1568


la biblioteca de las diferentes sedes de la universidad, como también la vinculación de los

departamentos y dependencias y así lograr una red para darle el mejor trato a la información.

El objetivo es disponer de un sistema sinérgico que, al integrar las fortalezas de cada uno de los

actores, optimice la potencialidad del sector de información de la Universidad de Antioquia,

dando como resultado un sistema sólido, integrado y transparente para el usuario final.(Sistema

de Bibliotecas Universidad de Antioquia)

Para poder llevar este objetivo a cabo se han planteado diferentes estrategias para solidificar la

estructura organizacional de la UdeA como de las diferentes sedes de bibliotecas y sus

dependencias a continuación algunas de las estrategias.

Establecer políticas para la creación y el funcionamiento de centros de documentación,

bibliotecas y colecciones especializadas.

Integrar la información de las dependencias en bases de datos.

Desarrollar la cooperación para compartir recursos y servicios.

Estructurar una Intranet que facilite la comunicación interactiva en las diferentes unidades

de información.

Pero mientras la Universidad de Antioquia se encuentra en su implementación ya hay otras

organizaciones universitarias, empresariales y del gobierno que ya tienen este tipo de

herramientas desarrolladas pues es de gran ayuda a la hora de las comunicaciones internas y el

manejo de la gestión documental de una manera más organizada a continuación se puede

observar diferentes portales de intranet de organizaciones que están a la vanguardia en el uso de

los recursos tecnológicos y en un punto muy alto en el trato de la información y la comunicación

interna.


Fuente: http://intranet.manizales.unal.edu.co/

Ilustración 1: Portal de la INTRANET de la Universidad Nacional de Colombia

En si todos son procesos que buscan el mismo objetivo, ayudar a la organización para mejorar el

manejo de archivos creando una documentación eficaz donde se pueda pasar de tener un archivo

manual que requiere de personal, de tiempo y de mucho cuidado a tener un archivo electrónico

que va ser confiable, va a ocupar poco espacio y va ser sencilla su administración, mejorar los

procesos en las diferentes dependencias de las empresas y así mejorar los servicios.

2.1 SOFTWARE SIMILAR

2.1.1 Alfresco

Fuente: www.alfresco.com/es

Ilustración 2: Logo de Alfresco.

Alfresco en la nube es una solución SaaS de gestión de contenido empresarial que permite a los

usuarios acceder de forma segura a los documentos y ficheros de la empresa desde cualquier

dispositivo y ubicación.


Alfresco permite la gestión de los documentos de una entidad de manera automatizada, con

Importantes ahorros en tiempo, costos y recursos tales como tóner de impresora, papel,

Fotocopias, entre otros, así como el control sobre los documentos y las versiones de estas.4

Características

Gestión de documentos de código abierto

Control de versiones: El control completo de versiones en esta solución de gestión

de documentos permite a los usuarios ver quién cambió qué y cuándo.

Visualizaciones previas en línea: Los documentos pueden verse en línea sin

necesidad de descargar y abrir el documento en otra aplicación, incluyendo la

mayoría de los archivos de Office, imágenes, fotografías, documentos escaneados,

archivos de vídeo y de audio.

Flujo de trabajo eficaz: Ofrece un motor de flujo de trabajo completamente

configurable para ayudarle a gestionar sus procesos empresariales internos. Este

podría ser un simple flujo de trabajo de revisión y aprobación o un proceso

empresarial más complejo de varias fases.

Integración con MS Office y GoogleDocs

Grupos y tipos de propiedades: Alfresco proporciona una serie de atributos

estándares para los documentos almacenados, como Nombre, Título y

Descripción. Pero los clientes pueden definir tipos personalizados.

Búsqueda exhaustiva: Los usuarios pueden elegir una búsqueda sencilla, en la cual

la solución de gestión de contenido de Alfresco buscará un término en el

contenido o los atributos, o una opción de "Búsqueda avanzada" más eficaz que

permite a los usuarios ser más específicos y definir qué atributos buscar para

encontrar el término.

4 (Lopez, ESTUDIO DE PLATAFORMAS PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EL

CONOCIMIENTO, 2013)



Ilustración 3: Alfresco software de control documental


Ilustración 4: Alfresco y sus diferentes formas de administrar


2.1.2 Openkm

Fuente: www.openkm.com/es/

Ilustración 5: Logo de OpenKM

OpenKM proporciona capacidades completas de gestión de documentos incluyendo el control de

versiones, metadatos, escaneo, comentarios, foros sobre el documento, workflow, etc. Esto

permite que las actividades sociales en torno al contenido se utilicen para conectar a las personas

a otras personas, la información a la información, y las personas a la información., ayudando a

gestionar, de forma más eficiente, la inteligencia colectiva que reside en los recursos humanos de

la compañía.5

Características

Cliente

Cliente web: Se puede acceder a los documentos desde cualquier lugar.

Rápida y agradable interfaz de usuario utilizando AJAX.

Funciona con los navegadores más populares.

Traducido a múltiples lenguajes.

Pre visualización de ficheros multimedia.

Configuración del idioma por defecto.

Soporte para iPhone y Android (sólo algunas funcionalidades).

Soporte a Microsoft Office Addln

Correo electrónico

Captura del correo electrónico desde un servidor IMAP, Pop3.

Configuración de la cuenta de usuario.

Importación de texto, html y los attachments.

Captura de metadatos.

Importación automática y ordenación por filtros.

Sincronización con Google Contacts.


CONOCIMIENTO, 2013)


Antivirus

Escaneo de todos los documentos subidos en busca de virus. (Previene de añadir

documentos con virus en el repositorio).

Gestión de documentos

Subida masiva de documentos utilizando ficheros ZIP.

Descarga de carpetas como ficheros ZIP.

Bloqueo / Desbloqueo de documentos.

Gestión de favoritos.

Seleccionar carpeta de inicio por defecto.

Soporte para plantillas de documentos.

Documentos personales para cada usuario.

Papelera de reciclaje para cada usuario.

Notificación de eventos por correo electrónico (cuando se producen cambios).

Envío de la url del documento por correo electrónico.

mensajes a usuarios).

Servicio de chat.

Extracción de metadatos de los documentos.

Identificador único del documento.

Clasificación por categorías.

Grapado (documentos / carpetas / correos electrónicos).

Foros.

Generación de documentos con asistente (conjuntamente con formularios y documentos

se genera un documento final con los valores).

Marca de agua en documentos (texto o imagen).

Macros. Material de apoyo

Pre visualización de documentos en diferentes formatos

Control de versiones

Permite añadir comentarios a las versiones.

Permite acceder a versiones anteriores del documento.

Permite restaurar versiones anteriores del documento.

Permite compactar el histórico para liberar espacio.

Seguridad

Plug-in para autentificación basado en JAAS.

Flexibilidad en la opción de herencia de las listas de control de acceso.

Seguridad por usuario y roles.


Permisos en documentos y carpetas.

Quedan registradas todas operaciones del usuario.

Criptografía (encriptar y desencriptar documentos).

Firma electrónica

Administración

Mostrar usuarios logueados.

Desbloquear y cancelar documentos editados.

Vista del repositorio.

Búsquedas avanzadas utilizando XPATH y SQL.

Detalle del log de actividad.

Importar documentos / carpetas desde el sistema de ficheros.

Exportar el repositorio al sistema de ficheros.

Vista de los parámetros de configuración.

Perfiles de usuario (funcionalidades a las que puede acceder un usuario). Programador de

tareas (scheduler).

Tareas inteligentes.

Macros.


Ilustración 6: OpenKM Software Administración Documental.


2.1.3 Selenne


Ilustración 7: Logo de Selenne Software Administración Documental

Selenne ERP está totalmente integrado con la solución de Microsoft SharePoint para la Gestión

Documental. En el momento que se abre una entidad de Selenne se genera, de forma automática

una Intranet Documental centralizada, donde se podrá incluir todos los documentos vinculados,

personalizar accesos y privilegios, accesos remotos sobre toda su información y en cualquier

momento. 6

Características

Plataforma Selenne ERP es un software de gestión transversal para empresas y pymes con

soluciones sectoriales.

Plataforma centralizada con todos los procesos.

Brinda respuestas muy ágiles, robustas y flexibles para empresas y pymes.

Diseñado para responder con inmediatez a los cambios y la evolución empresarial.


Ilustración 8: Selenne software de gestión documental

6Tomado directamente del sitio del fabricante del software URL: http://www.erp-selenne.es/


2.1.4 Nuxeo

Fuente: www.nuxeo.com/

Ilustración 9: Logo de Nuxeo Software Administración Documental

Nuxeo es una potente herramienta de ECM y gestión documental open source desarrollado por la

empresa del mismo nombre.

Nuxeo tiene una arquitectura ágil y flexible de última generación, además de unos precios

realmente competitivos. Especialmente frente a vendedores tradicionales como Microsoft

Sharepoint, Documentum, IBM FileNet, Open Text, Oracle UCM, OnBase o Docuware, frente a

los que Nuxeo consigue ofrecer funcionalidad más completa a una fracción del coste, sin escalar

por licencias ni obligarte a ninguna permanencia, otorgando acceso al código y sin atarte de por

vida.7

Características

Capturar contenidos multi-formato de una manera unificada: por ejemplo,

imágenes digitalizadas, correo electrónico, documentos de Office, archivos

CAD, etc.

Incorpora estándares de metadatos como Dublín Core, o propios.

Los documentos se conectan entre sí mediante relaciones estructuradas

Navegar por el repositorio en los planes de archivos físicos y virtuales con

múltiples puntos de vista.

Hacer cumplir las políticas corporativas que utilizan reglas de automatización

de contenido


CONOCIMIENTO, 2013)


Definir flujos de trabajo seguras con los participantes internos y externos, para

alinearse con los procesos de negocio

Asegurar la accesibilidad contenidos en el tiempo

Flujo de trabajo - un motor de enrutamiento de contenido personalizable con

acceso seguro interno y externo.

Modelo de contenido flexible - Contenido personalizable y modelo de

metadatos que permite la captura y almacenamiento de cualquier tipo de activo

empresarial.

Autenticación, control de acceso y seguridad.

Fuente: www.nuxeo.com/

Ilustración 10: Nuxeo Software Administración Documental

2.1.5 Zetta Ingeniería

Fuente: http://www.zettaingenieria.com.co/es/

Ilustración 11: Logo de Zetta Ingeniería Software Administración Documental


Zetta Ingeniería, ofrece una herramienta empresarial de gestión documental, que permite crear y

administrar el flujo de contenido de acuerdo a cada negocio. El contenido se puede gestionar y

seguir, desde su creación, control de versiones, hasta su publicación y archivo.8

Características

Pre visualización

Workflow

Reportes

Reconocimiento de caracteres

Metadatos

Webservices

Motor de búsqueda

Control de versiones

Arrastrar y soltar

2.1.6 Microsoft Sharepoint

Fuente: products.office.com/es-es/sharepoint/collaboration

Ilustración 12: Logo de SharePoint Software para la creación de Intranets

Se trata de un conjunto de herramientas de Microsoft que incluyen gran cantidad de

funcionalidades y modelos que permiten, de forma ágil, flexible y escalable, construir soluciones

de intranet, portal del empleado, portales web con una potente gestión de contenidos, extranet y

sitios de colaboración con clientes y proveedores, gestiones de calidad o de incidencias

y peticiones, o de proyectos, o de lanzamientos de productos, o de comités, a la vez que cuadros

de mando integral, gestiones de proceso basadas en solicitud de todo tipo, frontales web de


CONOCIMIENTO, 2013)


aplicación y de backoffices, y un sin fin de soluciones empresariales que tengan que ver con la

colaboración, la comunicación, la gestión del conocimiento y la inteligencia de negocio. (Juan,

2014)

Características

Acceso a bibliotecas y listas sincronizadas de SharePoint de forma local desde el PC,

incluso cuando esté desconectado del servidor de SharePoint.

Editar contenido cuando no esté conectado al servidor de SharePoint y almacenar los

datos en la memoria caché mientras espera la sincronización.

Carga y descarga de contenido.

Cuando los archivos experimentan modificaciones en el sitio de SharePoint, SharePoint

Workspace muestra la información más reciente.

Se podrá trabajar con archivos desde un sitio de SharePoint, examinarlos en las carpetas

locales o incluso guardar archivos de otras aplicaciones en esas mismas carpetas.

Podrá personalizar las consultas de búsqueda para identificar los resultados de manera

exacta.

Realizar la búsqueda desde la barra de inicio, el área de trabajo o directamente desde el

botón Inicio de Windows.

Usar el control Proteger y Desproteger para restringir el acceso al contenido sobre el que

se encuentra trabajando.

Revisar el título, las etiquetas y las palabras clave agregados al contenido (mediante las

propiedades de SharePoint), lo que facilita la búsqueda del contenido.

Ver el historial de versiones e incluso volver a una versión anterior, si es necesario.



Ilustración 13: Fases de la Metodología de SharePoint

Permite la creación de sitios de colaboración Intranets y sitios web de uso público.


Ilustración 14: Funciones de Sharepoint

Permite guardar y acceder a datos estructurados y no estructurados mediante diversas opciones de

SharePoint




Permite la exposición de las aplicaciones creadas en línea mediante servicios y tecnologías en

nube y web, a través de extremos proporcionados por SharePoint




3. PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

Desde sus inicios, la Biblioteca “Cardenal Darío Castrillón Hoyos” ha considerado prestar un

buen servicio a todos sus visitantes y, para ello ha establecido algunos formatos para llevar el

registro de procesos tales como visitas a las diferentes salas, compras de ejemplares, canjes,

donaciones y el manejo de algunos servicios tales como el préstamo de equipos audiovisuales y

de computo.

De la recopilación de la información a través de dichos formatos la biblioteca puede tener mayor

comprensión de las necesidades de los usuarios y mejorar sus procesos. Para obtener dicha

información la biblioteca tiene definidos los siguientes mecanismos:

Formularios creados con Google Drive para tabular la información capturada.

Formularios físicos para el control de las estadísticas en las diferentes salas y espacios de

la biblioteca.

Manejo de documentos en Excel para llevar el control de algunos de los procesos técnicos

de los ejemplares y el modelo estadístico.

Por otro lado, la Universidad Católica de Pereira a través de su dependencia Gestión Tecnológica

definió un plan estratégico de sistemas de información que acoge a todas las dependencias de la

institución, siendo uno de sus pilares lograr que todas los desarrollos con que cuentan las

dependencias queden integrados a través de una plataforma institucional intranet, para así poder

obtener calidad en éstos desarrollos y contribuir a una mejor consecución de los procesos

realizados. Debido a esto, la Biblioteca comenzará a articular sus sistemas estadísticos y de

gestión documental a esta propuesta de la Universidad.


4. OBJETIVOS

4.1 OBJETIVO GENERAL

Articular los sistemas estadísticos y de gestión documental de la Biblioteca Cardenal Darío

Castrillón Hoyos al plan estratégico de sistema de información institucional (INTRANET).

4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

● Realizar un diagnóstico de los sistemas estadísticos y de gestión documental de la biblioteca.

● Definir los nuevos requerimientos de los sistemas estadísticos y de gestión documental de la

biblioteca de acuerdo al plan estratégico de sistemas de información institucional.

● Diseñar los componentes funcionales de la dependencia en torno a los modelos estadísticos y

de gestión documental.

● Implementar los sistemas estadísticos y de gestión documental de la biblioteca con la

propuesta institucional Intranet.


5. JUSTIFICACIÓN

Este trabajo se realiza con el fin de lograr que la Biblioteca Cardenal Darío Castrillón Hoyos se

encuentre incluida en el plan estratégico de sistema de información institucional. Es fundamental

la realización del análisis de los procesos de la biblioteca tales como el modelo de gestión

documental y estadístico, así como la documentación de los mismos, para que apoyados por el

Departamento de Gestión Tecnológica se pueda implementar el plan de tal forma que el proceso

ocurra de manera más ordena y confiable, trayendo beneficios al personal de planta pues se

podrán adaptar más rápido al nuevo sistema y beneficiando también a la Universidad, pues traerá

reducción en los costos y permitirá implementar de forma más eficiente el plan de sistemas de

información institucional, mejorando muchos de los procesos presentes tanto en la Biblioteca

como en la Universidad.


6. DELIMITACIÓN

Este proyecto tiene como propósito realizar la articulación de los modelos de gestión documental

y estadístico de la Biblioteca “Cardenal Darío Castrillón Hoyos” de la Universidad Católica de

Pereira, los cuales ayudarán a mejorar el manejo de las estadísticas de la biblioteca y a tener

resultados más certeros y un manejo de los documentos más adecuado.

Este proyecto trae benéficos a la Biblioteca y al departamento de Gestión Tecnológica, pues

aporta documentos que servirán para el soporte de los procesos que se realizaron y los modelos

quedarán implementados en la intranet de la biblioteca en la plataforma SharePoint, Bajo la

supervisión del Departamento de Gestión Tecnológica debido a que la dependencia se encuentra

en la implementación de todos los nuevos sistemas en la universidad.

Finalmente, el desarrollo del proyecto cuenta con el acompañamiento académico de la biblioteca

y el departamento de sistemas, quienes proporcionarán la información necesaria y

documentación que se requiera.


7. APORTE TEORICO

El manejo de las estadísticas en las Bibliotecas es un proceso que es llevado por los

administrativos de éstas, pero es un proceso que se realiza manualmente y esto produce que se

origine un poco de desorden a la hora de presentar informes de gestión estadística.

Teniendo en cuenta lo anterior se considera que es importante intervenir y poner en práctica

nuevos métodos para la recolección de los datos pues se necesita generar un impacto de

innovación y poner en práctica nuevas tecnologías.

También es de tener en cuenta que el impacto que se espera tener con este proyecto es la mejora

en la captura de las estadísticas, que la plataforma ayude a la hora de realizar el informe

estadístico y así también se busca un mejor manejo en la documentación de la biblioteca y tener

unos flujos de trabajo bien definidos.

En la busca de un producto de calidad se siguen las respectivas metodologías de desarrollo de

software y así mismo siguiendo los respectivos lineamientos de ésta para obtener al final del

proceso un producto de calidad y que cumpla con lo requerido por el usuario final y que brinde la

solución adecuada.


8. APORTE PRÁCTICO

Desde los puntos de vista prácticos el proyecto ayuda a estudiantes de Ingeniería de Sistemas y

Telecomunicaciones a que realicen nuevos aportes a los sistemas de información de la

institución, y así ayudar a dar solución a los problemas que la institución presenta.

Se cuenta con un componente adicional que es un desarrollo que brinda una solución a un

problema particular de la universidad y que ayuda a ésta, pues hay un beneficio debido a que se

está ahorrando en la contratación de desarrolladores externos para que realicen dicha labor,

además de minimizar los riesgos con respecto a la información confidencial ya que la asesoría es

realizada por personal de la Universidad.

De igual forma el personal de la biblioteca notará la reducción de carga laboral a la hora de

realizar actividades relacionadas con informes estadísticos y gestión documental, pues los

procedimientos que se tornaban dispendiosos ahora se podrán realizar de una manera más rápida

y efectiva


9. FACTIBILIDAD

9.1 FACTIBILIDAD OPERATIVA

A la hora de la recopilación de la información y el levantamiento de los requerimientos para

llevar a cabo todo el proceso metodológico de desarrollo, se cuenta con la facilidad de poder

entrevistar a las personas encargadas de estas labores en la Biblioteca, para entender sus puntos

de vista y tener una aprobación, así mismo motivar la utilización del resultado y facilitar la

realización de dichas labores.

También el conocimiento del autor del proyecto es fundamental para su realización.

9.2 FACTIBILIDAD ECONOMICA

Respecto al tema económico se cuenta con los recursos necesarios para su desarrollo, los

dispositivos de cómputo necesarios, el tiempo para su realización y la mano de obra del

estudiante de Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones.

9.3 FACTIBILIDAD TECNICA

Para el desarrollo de este proyecto se tiene a disposición los diferentes equipos que son

necesarios para su desarrollo, así como el apoyo del Departamento de Gestión Tecnológica de la

Universidad Católica de Pereira, quien ha proveído el acceso a las diferentes herramientas para

el desarrollo del proyecto como el acceso al sistema de información institucional (INTRANET).

Para la ejecución del proyecto son necesarios los siguientes implementos:

• Servidor con la herramienta instalada Microsoft SharePoint.

• Estación de trabajo para poder realizar todo el proceso de creación del sitio.

• No se hace necesario que tanto el equipo (Servidor) como la maquina o estación de trabajo se

encuentra en una misma red de comunicaciones debido a que el acceso a esta plataforma de hace

a través de internet.


10. MARCO CONTEXTUAL

10.1 DATOS GENERALES

Nombre: Universidad Católica de Pereira

Dirección: Carrera 21 No. 49-95 Avenida de las Américas

Teléfono: 3124000 FAX: (57) (6) 312 7613

Página Web: www.ucp.edu.co

NIT: 891.408.261-1

Sector al que pertenece: Educativo

Nombre Biblioteca: Biblioteca Cardenal Darío Castrillón Hoyos

Teléfono: 3124000 Ext. (5000)

Página Web: www.biblioteca.ucp.edu.co

HISTORIA.

La Universidad Católica de Pereira (antes Universidad Católica Popular del Risaralda) nació

gracias a la iniciativa, la capacidad emprendedora y decisión de un grupo de estudiantes que

deseaban una alternativa académica diferente a las existentes en la ciudad de Pereira, para su

formación profesional. En medio de grandes limitaciones financieras y académicas lograron crear

un centro de estudios que llamaron "Fundación Autónoma Popular del Risaralda", en el cual se

ofrecían los programas de Derecho y Economía Industrial. Este grupo de estudiantes que,

empleando sus propios recursos, logró reunir fondos para asumir el sostenimiento de la

institución y enfrentó grandes dificultades y retos en los aspectos pedagógicos y académicos. En

1973 pidieron al entonces Obispo Coadjutor de Pereira Monseñor Darío Castrillón Hoyos que

fuese el Rector de la Institución y él con gusto aceptó.

MISIÓN.

La Universidad Católica de Pereira es una institución de Educación Superior inspirada en los

principios de la fe católica, que asume con compromiso y decisión su función de ser apoyo para

la formación humana, ética y profesional de los miembros de la comunidad universitaria y

mediante ellos, de la sociedad en general.

La Universidad existe para el servicio de la sociedad y de la comunidad universitaria. El servicio

a los más necesitados, es una opción fundamental de la institución, la cual cumple formando una

persona comprometida con la sociedad, investigando los 8 problemas de la región y

comprometiéndose interinstitucionalmente en su solución. Es así como se entiende su carácter de

Popular.

http://www.ucp.edu.co/

http://www.biblioteca.ucp.edu.co/


VISIÓN.

La Universidad inspirada por los principios y valores cristianos será líder en los procesos de

construcción y apropiación del conocimiento y en los procesos de formación humana, ética y

profesional de sus estudiantes, de todos los miembros de la comunidad universitaria y de la

sociedad. Será un escenario permanente para el diálogo riguroso y constructivo de la fe con la

razón, en el contexto de la evangelización de la cultura y la inculturación del Evangelio.

Será reconocida por su capacidad para actuar como agente dinamizador del cambio y promover

en la comunidad y en la familia sistemas armónicos de convivencia. La Universidad tendrá un

claro sentido institucional de servicio orientado hacia sus estudiantes, profesores, personal

administrativo y la comunidad.

VALORES

- Ética: La Universidad está comprometida con el bien común y actuará siempre en conformidad

con los valores de justicia, equidad, honestidad, libertad, solidaridad, verdad y responsabilidad.

Como institución académica, es consciente de su responsabilidad científica tanto en la

transmisión como en la producción y aplicación del conocimiento.

- Verdad: La Universidad Católica de Pereira está inspirada en la búsqueda y el amor a la

verdad. Como institución educativa y científica, pretende conservar, transmitir, producir y

aplicar el conocimiento, pero su propósito va más allá: llegar a la verdad.

- Dignidad humana: La Dignidad Humana es aquella condición especial que reviste todo ser

humano por el hecho de serlo, y lo caracteriza de forma permanente y fundamental desde su

concepción hasta su muerte. Esta condición eleva al ser humano por encima de cualquier otro ser

de la naturaleza y lo constituye en señor de la misma.

- Servicio: La Universidad Católica de Pereira se concibe como una organización al servicio de

la sociedad, en particular la de su zona de influencia, y para el bien de los estudiantes y demás

miembros. Por lo tanto, La Universidad Católica de Pereira no existe para sí misma, sino para

contribuir al desarrollo sostenible de la sociedad, a la formación de sus estudiantes y a la

realización del proyecto de vida de sus docentes y administrativos.

- Calidad: La Calidad, entendida como búsqueda de la perfección, es el valor que moviliza el ser

y el quehacer de la comunidad universitaria de la UCP, tanto en el desarrollo de los procesos

como en la obtención de los resultados, con miras a alcanzar el bienestar y el desarrollo de la

persona y de la sociedad.


- Compromiso: La Universidad Católica de Pereira, más que un lugar físico, es una unión de

fuerzas de todos sus miembros. La Universidad somos todos. Es por eso que las personas que a

ella se vinculan deben tener capacidad para empeñarse en el logro de su misión, a través de una

actitud de pertenencia y de su apropiación del ser y del que hacer de la institución.

La Universidad Católica de Pereira, ubicada en Pereira, Risaralda se ha enfocado en entregar a la

sociedad profesionales con calidad humana como lo expresa la frase misional de la institución:

“Somos apoyo para llegar a ser gente, gente de bien y profesionalmente capaz”.

Además de esto cuenta con una de las bibliotecas más completas e importantes de la ciudad de

Pereira, pues a pesar de pertenecer a una universidad privada, la biblioteca es para toda clase de

público, recibe visitantes de los barrios aledaños que acuden para realizar sus tareas, así como a

estudiantes de otras universidades debido a que cuenta con un convenio con las demás

instituciones las cuales se apoyan para prestar un buen servicio y así ofrecer todo el material

bibliográfico. Por esta razón, la biblioteca procura tener siempre sus colecciones actualizadas y

un personal de plata capacitado para brindar el mejor servicio.

La biblioteca tiene diferentes servicios como préstamo de equipos audiovisuales, préstamo de

ejemplares, préstamo de equipos de cómputo, brinda diferentes espacios de estudio para la

comodidad de los visitantes además de capacitaciones constantes a todo el personal estudiantil y

visitantes sobre el conocimiento de los repositorios institucionales y las bases de datos con las

cuales cuenta la Biblioteca.

La Biblioteca Cardenal Darío Castrillón Hoyos cuenta con 10 funcionarios de planta que son los

encargados de los diferentes procesos que tiene la biblioteca y tiene el acompañamiento de

estudiantes de la institución que realizan monitoria con el fin de contribuir a un funcionamiento

ordenado y adecuado de la dependencia.

Además de estar en constante crecimiento e innovación es un lugar que requiere de

actualizaciones e ideas para su mejoramiento a nivel de procesos y manejo de la documentación,

pues cuenta con una cantidad de procesos técnicos que requieren una intervención. De acuerdo a

lo anterior se plantea el desarrollo de un modelo de gestión documental y estadístico. Para la

biblioteca es de vital importancia llevar estadísticas de visitas y préstamos que realiza y mejorar

el manejo de la documentación resultante de los procesos técnicos que se llevan a cabo como la

catalogación de los libros, monografías, prácticas empresariales etc.


11. MARCO TEÓRICO

11.1 DOCUMENTO

Documento es “cualquier testimonio material, escrito, gráfico, audiovisual, o legible por

máquina, que posee una información, que ha sido producida en función de las actividades de una

entidad, y se custodia con una finalidad administrativa, jurídica o científica-cultural” (Aguilar M.

A., 2007).

El manejo de documentos es algo necesario en las organizaciones, en cualquier dependencia o

departamento de una empresa se le tiene que dar manejo a la documentación y esto se representa

en diferentes formatos, son estos documentos los que dan confianza de las actividades realizadas

por la organización.

Un manejo adecuado de la documentación da soporte a cada una de las actividades realizadas por

una empresa, teniendo un soporte valedero de las decisiones tomadas y llevando un histórico que

pueden dar como resultado el buen funcionamiento de una organización.

La documentación debe ser administrada de manera responsable pues allí se conserva todo la

información de la organización, debido a su importancia existe un ciclo de vida para el manejo

de los documentos.

Creación y Recibo

Archivo y protección

Utilización

Remisión o transferencia

Eliminación

Creación y recibo: se forman la mayoría de los títulos manejando un gran volumen y se crean

documentos como, cartas, actas, solicitudes.

Archivo y protección: cuando la organización maneja títulos de gran importancia que pueden ser

utilizados en un proceso, se toma la decisión de darle su debida administración de

almacenamiento y proporcionar una vida útil al documento.

En las siguientes etapas se obedece al respectivo trato que se le va dar al documento pues es allí

donde van a ser utilizados, con respecto a la parte de la eliminación se manejan ciertas

estadísticas dependiendo la actividad del documento para tomar las respectivas decisiones si pasa

a ser un archivo inactivo o si es eliminado totalmente.


Fuente: gestion-documental-la-organizacion-de.html

Ilustración 17: Ciclo de vida del documento

11.2 ESTADÍSTICA

Como dijera Huntsberger “La palabra estadística a menudo trae a la mente imágenes de números

apilados en grandes arreglos y tablas, de volúmenes de cifras relativas a nacimientos, muertes,

impuestos, poblaciones, ingresos, deudas, créditos y así sucesivamente”. Huntsberger tiene razón

pues al instante de escuchar esta palabra estas son las imágenes que llegan a nuestra cabeza.

(Muñoz, 2002)

La estadística es una rama tan antigua como la misma escritura que sirve de apoyo para las demás

ciencias pues sus bases son fundamentales para todos los demás profesionales y su ausencia

llevaría a colapso total y traería un caos generalizado pues los administrador y ejecutivos no

tendrían valores e indicadores para tomar decisiones y seria todo a la incertidumbre.

Los métodos estadísticos siempre se han utilizado para diferentes propósitos, organización y

manejo de grandes cantidades de datos, también hay métodos más estrictos de donde se obtiene

resultados más tabulados con gráficas y medidas descriptivas.


11.3 GESTIÓN DOCUMENTAL

El término gestión documental suele utilizarse para hacer referencia al control automatizado de

documentos electrónicos a través de su ciclo de vida completo en una organización, desde su

creación inicial hasta su archivado final. Este control influye mecanismos tales como

identificación, almacenamiento, seguimiento, recuperación, y presentación de los documentos,

que sirven para explotar el conocimiento contenido en los documentos y ponerlo al alcance de los

usuarios del sistema. (Martinez-Sánchez & Hilera-Gonzalez, 1997)

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento,

manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde

su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación9

Puede observarse que todo se enfoca a la automatización de los archivos pues ayudaría a tener

mejor control sobre ellos y llevar mejores registros, pero también hay que tener en cuenta que

esto tiene sus necesidades, pues se requiere de gran espacio de memoria en un servidor donde se

almacenaran todos los archivos que resultan de la actividad diaria de la organización.

❖ Principales actividades de un sistema de gestión documental

● Entradas de información: El sistema de información toma los datos que requiere para

procesar la información.

● Almacenamiento de información: El sistema puede reconocer la información guardada.

● Procesamiento de información: El sistema tiene la capacidad para efectuar cálculos, de

acuerdo a las solicitudes.

● Salida de información: El sistema tiene la capacidad para dar como resultado la

información procesada.

La gestión documental se puede definir como “el conjunto de actividades que permiten coordinar

y controlar los aspectos relacionados con creación, recepción, organización, almacenamiento,

preservación, acceso y difusión de documentos” (Gallo, 2009)

La idea de la gestión documental es proporcionar mecanismos para que el documento no se

reproducido innecesariamente. Brindar un manejo adecuado para lograr una recuperación lo más

ágil posible, y así mismo correr con la seguridad adecuada técnicas y equipos para que la

documentación siempre este segura y en un lugar confiable.

9 Definicion de Gestión Documental según archivo general de la nación, URL:

http://www.archivogeneral.gov.co/programa-de-gesti%C3%B3n-documental


❖ Fases de la gestión documental

Producción

Organización

Utilización

Conservación

Recuperación

Eliminación

En estas diferentes etapas se llevan procesos de normalización y prevención, utilización y

conservación se hace toda la reglamentación sobre el control y el trámite de la correspondencia,

también se tiene en cuenta para darle la respectiva clasificación ordenación y descripción.

11.4 GESTION ESTADISTICA

No se pode hablar de gestionar si se tiene ninguna medida para tener un control, la medición es la

clave si no se puede medir no se puede controlar y mucho menos gestionar y debido a esto se

hace muy difícil mejorarlo. Muchos de los errores y la mala administración de las organizaciones

se deben al mal manejo de las estadísticas.

No solo se puede dirigir a base de intuiciones o extrapolaciones sin tener las suficientes bases y

tener las probabilidades de éxito son los problemas con los que cuentan las empresas y

organizaciones hoy en día.

Tener un buen manejo de estadísticas y tener unas mediciones concretas ayuda a que muchas

empresas marchen bien y siempre estén liderando el mercado, como dice Peter Drucker en dos

afirmaciones básicas. Pocos factores son tan importantes para la organización como la medición

y lamenta que la medición sea el área más débil de muchas empresas.

Diferentes autores lamentan que la medición siempre sea ese punto crítico para poder tener éxito

y que muchos de los líderes empresariales no tengan esas capacidades para leer y convertir esos

valores cuantitativos adecuados en valores para la organización en producción y en

productividad.

Las estadísticas de una u otra manera ayudan a mejorar algunos puntos clave de las

organizaciones aquí algunos:

El control de calidad.

El nivel de averías y sus frecuencias.

Los tiempos para cambios o preparación de herramientas.

Los niveles de productividad de distintos procesos, actividades y productos.

Los costos correspondientes a distintos tipos de conceptos y actividades.

La gestión de créditos y cobranzas.

El seguimiento del flujo de fondos.

Los niveles de satisfacción de los clientes y usuarios.

Los tipos de accidentes y sus frecuencias.


11.5 GESTION DE LA INFORMACION

“Los sistemas de información, su desarrollo y explotación, son una pieza clave para la gestión de

la información, cada organización es única, tiene su propia composición de hombres, recursos

económicos, maquinas, materiales y métodos” (Escuela Andaluza de Salud Publica , 2013). Esto

hace que cada organización o empresa desarrolle sus propias normas, reglas y especificaciones

para los sistemas de información institucionales, pues allí es donde se tiene en cuenta con que se

van a intervenir las tareas diarias que se realizan en la empresa, pues se hace varios tipos de

evaluaciones del entorno y se mira las necesidades que se tienen, teniendo en cuenta el punto de

vista del usuario.

Los sistemas han venido interactuando cada día más con el usuario, pues estos le han dado

solución a algunos inconvenientes, haciendo que su trabajo sea más cómodo, impregnándole

calidad, exactitud y mejorando la comunicación entre las diferentes cuerpos de una organización.

Esta nueva situación está propiciando un cambio desde una sociedad que basaba su riqueza en la

producción de bienes de consumo a otra cuya base de riqueza es la gestión de la información y el

conocimiento; todo esto conlleva la utilización de nuevos enfoques en la solución de problemas y

procesos que servirán para mejorar nuestra vida cotidiana (Arévalo, 2007).

También hay que tener en cuenta las empresas desarrolladoras que se preocupan por pensar en el

cliente, pues ellos ven que la demanda de información cada día es más alta y que para mantenerla

disponible se deben realizar desarrollos para buscar la satisfacción del cliente.

Las bibliotecas avanzan cada día hacia la implementación de modelos tecnológicos eficientes que

les aporten en la toma de decisiones para obtener mejores resultados.

Por dichos beneficios la tecnología viene desempeñando un papel importante en las instituciones

bibliotecarias, las cuales activan procesos y permiten una gestión eficaz. Por dicha razón para el

desarrollo de este proyecto es fundamental conocer los siguientes conceptos al respecto.


11.6 SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Todos los sistemas de gestión documental están relacionados directamente con el termino

calidad, pues lo que se busca es mejorar la calidad en el servicio y en la disponibilidad de los

recursos de información pues lo que se buscan es que estos sean consultados, modificados y

retroalimentados por el personal que se encarga del debido material.

Según (Valhondo, 2003) existen unos sistemas que se encargan de toda la parte de la gestión

documental y tienen las siguientes características.

Administración de grandes volúmenes de documentación.

Respectiva copia de seguridad ante una falla que produzca la perdida de información

Registro de acceso a los datos

Control y manejo de los diferentes formatos producidos en la compañía

Seguridad ente la perdida catastrófica de la información

Acceso a la información controlado

Un sistema de gestión documental implica empezar a utilizar nuevas metodologías y nuevas

técnicas para la digitalización de los documentos, pues re quiere de funciones básicas como

escanear, empezar a utilizar metadatos para la búsqueda de los documentos, y es allí donde se

empiezan aplicar las tecinas de la gestión documental donde se define el contenido la disposición,

uso y los trabajos colectivos para la relación de documentación, pues así mismo se tienen unos

beneficios ya que las consultas van hacer mucho más productivas y rápidas y esto traerá

reducción en los costos y los ciclos de trabajo van hacer muchos más cortos.

11.7 SOFTWARE DEL LADO DEL CLIENTE

El software del lado del cliente está dirigido a elementos que requieren de una manipulación de

objetos, que sirven para el complemento de otro software o sitios web, estos elementos de la

programación son independientes del uso de un servidor ya que se ejecutan de manera local en

una computadora.

La programación del lado del cliente, se trata de la creación de pequeños programas que se

encargan de ciertas acciones dentro de un sitio web, lo importante de este es que puede asumir la

carga de la información al procesarla y no depende principalmente de un servidor o una maquina

más poderosa para poder realizar la labor.


11.8 SOFTWARE DEL LADO DEL SERVIDOR

Fuente: http://www.desarrolloweb.com/articulos/arquitectura-cliente-servidor.html

Ilustración 18: Modelo de funcionamiento Software del lado del Servidor

Un servidor debe de contar con la capacidad necesaria para llevar a cabo todos los

procedimientos, para así satisfacer las necesidades de las maquinas que a este se conectan, debe

de contar con un disco duro de gran tamaño para almacenar el sistema operativo y los diferentes

aplicativos que sobre este se pongan en funcionamiento y para el almacenamiento de los

archivos de los usuarios. Los servidores son computadoras muy robustas que tienen los

periféricos disponibles a otros equipos de cómputo asociados a este.

El software según (Sommerville, 2005), está definido como “los programas de ordenador y la

documentación asociada. Los productos de software se pueden desarrollar para algún cliente en

particular o para un mercado general.”

En el mundo de la computación y el software se encuentran diferentes tipos de servidores que

ayudan a las empresas y a las grandes compañías a tener un comportamiento normal y exitoso,

por eso es que se puede encontrar con diferentes tipos de servidores:

Servidor de bases de datos

Servidor de archivos:

Servidor DHCP

Servidor de correo electrónico

Servidor DNS

Servidor WEB

Servidor FTP

Servidor de aplicaciones


Cuando se habla de software del lado del servidor se habla de que todos los programa están

alojados en este y que se ejecutan directamente en el servidor, esto provoca muchas veces que el

servidor se sobre sobrecargue con procesos y trabajos y puede producir fallas y que los resultados

sean demasiado lentos. Cuando se ejecuta el programa en el servidor el cliente solo recibe el

resultado de la petición y todas las peticiones recaen en el servidor, por eso es que del lado del

cliente no se necesita hacer ninguna instalación.

La seguridad es algo muy importante cuando se habla del software del lado del servidor, porque

los clientes o usurarios que se conectan al servidor solo tiene acceso a lo que necesitan para

trabajar pues esto cuenta con un control de permisos que permite catalogar los usuarios y así

realizarle las asignaciones de permisos.

11.9 COMPUTACION EN LA NUBE

Fuente: http://www.computacionennube.org/computacion-en-nube/

Ilustración 19: Diagrama de cómo funciona la nube

La nube o computación en la nube (Cloud Computing) es la plataforma tecnológica por

excelencia de la década actual y, posiblemente, del futuro de la computación. Cloud Computing

se ha convertido en el término de moda de todos los medios de comunicación a nivel mundial.

Los desarrolladores, organizaciones y empresas analizan el nuevo modelo, sus tecnologías, sus

herramientas y los proveedores, junto a toda la infinidad de aplicaciones en los números campos

donde ahora tienen un gran impacto: tecnológicos, económicos y sociales (Aguilar L. J., 2012).

La nube ha sido algo que ha venido generando un impacto muy fuerte en el mundo empresarial,

sobre todo en las empresas de tecnología o que prestan algún servicio tecnológico, están

tendiendo a migrar a la nube porque les abrirá nuevas fuentes de ingresos, seguridad, y ser más

eficientes.


La computación en la nube parte desde la tecnología de internet y pensando en la forma de

administrar centros de datos informáticos de forma remota, la computación en la nube permite

que las empresas gestionen sus archivos y utilicen aplicaciones sin necesidad de tenerlas

instaladas en sus medios de computo en las instalaciones de la empresa, es una tecnología que

permite la explotación al máximo de los recursos como los son almacenamiento, memoria,

procesamiento, y ancho de banda.

11.10 NUBE PRIVADA

La infraestructura de esta nube esta operada únicamente por una organización. Puede ser

administrada por la organización o por un tercero y puede existir dentro de la misma (on

premises) o fuera de la misma (off premises) (NIST 2009). La nube privada se caracteriza por

que es propiedad de la empresa que la utiliza y, por consiguiente, está bajo su control, y en

consecuencia decide quién debe tener acceso a la nube. En la práctica significa que el centro de

datos de la nube (normalmente virtualizado) está localizado dentro del perímetro de seguridad

(cortafuegos, firewall) de la empresa (Aguilar L. J., 2012).

La nube privada es un espacio dedicado únicamente para la empresa pues se crea la

infraestructura de, (máquinas, redes, almacenamiento, centros de datos, etc.) pero además la

seguridad no es tan crítica como la seguridad de una nube pública donde se corre el riesgo de que

se acceda a la información indebidamente.

Esta es una herramienta de solución organizacional y privada, generalmente no se encuentra

alojada o ubicada en las instalaciones de la empresa, puede estar fuera de la organización y ahí es

donde se mencionan estos dos términos (on premise) en la organización o (off premise) fuera de

la organización.

11.11 INTRANET

INTRANET es una red interna que sirve para manejar y distribuir, unificadamente, información

que reside en varios servidores, utilizando la misma tecnología que se usa en INTERNET. Es la

prolongación de INTERNET dentro de la empresa, para su uso interno. (Nieto, 2000)

Una de las causas que ha dispuesto a las organizaciones a la implantación de una intranet es que

la cantidad de información disponible se ha expandido de manera desmesurada provocando que

las organizaciones tengan que invertir en equipo para almacenar toda esta información en sus

bases de datos, además que las intranets hacen posible que de una manera fácil y económica la

empresa ponga dicha información frente a la gente que la necesite, sin requerir para ello mucha

capacitación.

La intranet es una herramienta que cada día se utiliza más en las empresas, sirve para compartir

archivos, sistemas operativos o sistemas de información dentro de una organización, utilizando

los mismos protocolos de internet, se encarga de enlazar todos los recursos informáticos de una


empresa, desde documentos de texto hasta archivos multimedia, bases de datos y sistemas de

gestión documental todo esto utilizando una red privada de internet o VPN.

Ventajas

Aumenta la productividad y eficiencia de las empresas.

Mantener la información disponible.

Mejoramiento de las comunicaciones dentro de la empresa.

Mejoramiento en la gestión de los recursos humanos.

Apoyan operaciones administrativas que ayudan a la reducción de costos.

Es fácil su manejo e implementación.

Desventajas

Riesgos en la seguridad de la información.

Caos y problemas al momento de traslado de un sistema a otro.

Beneficios

Beneficia la empresa pues optimiza sus recursos humanos y materiales al ahorrar tiempo y

dinero en capacitaciones, soporte y apoyo técnico relacionado con el Software y Hardware.

También se puede plantear nuevos procesos de trabajos que son resultados de información y

productos, que trabajen en círculo de un mismo interés de la empresa y no solo los de ellos.

También se benefician el cliente directamente pues se le va tener información más oportuna y

pertinente, pues la información siempre va a estar actualizada y los datos van a ser fiables

pues todo se maneja bajo una misma interfaz.

11.12 INGENIERIA DEL SOFTWARE

La ingeniería del software es un área en la cual se pueden encontrar diferentes métodos y técnicas

que ayudan a desarrollar software de alta calidad, para que este resuelva problemas de toda

índole, el software se ha convertido en el punto clave para la progreso de los sistemas y productos

informáticos. El software se ha convertido en un solucionador de problemas en grandes

proporciones y esto ha debido a que se vuelva una gran industria.

11.12.1 ¿QUÉ ES LA INGENIERÍA DEL SOFTWARE?

Como dice el autor (Pressman, 2005) “La ingeniera del software es una disciplina de la ingeniería

que comprende todos los aspectos de la producción de software desde las etapas iniciales de la


especificación del sistema, hasta el mantenimiento de este después de que se utiliza”. En esta

definición, existen dos frases claves:

Disciplina de la ingeniería. Los ingenieros hacen que las cosas funcionen. Aplican

teorías, métodos y herramientas donde sean convenientes, pero las utilizan de forma

selectiva y siempre tratando de descubrir soluciones a los problemas, aun cuando no

existan teorías y métodos aplicables para resolverlos. Los ingenieros también saben que

deben trabajar con restricciones financieras y organizacionales, por lo que buscan

soluciones tomando en cuenta estas restricciones.

Todos los aspectos de producción de software. La ingeniería del software no solo

comprende los procesos técnicos del desarrollo de software, sino también con actividades

tales como la gestión de proyectos de software y el desarrollo de herramientas, métodos y

teorías de apoyo a la producción de software.

11.12.2 ¿QUE ES UN PROCESO DE SOFTWARE?

Según (Sommerville, 2005) “Un proceso de software es un conjunto de actividades y resultados

asociados que producen un producto de software. Estas actividades son llevadas a cabo por los

ingenieros de software”. Existen cuatro actividades fundamentales de que son comunes para

todos los procesos de software. Estas actividades son:

Especificación del software donde los clientes e ingenieros definen el software a

producir y las restricciones sobre su operación.

Desarrollo del software donde le software se diseña y se programa.

Validación del software donde el software se válida para asegurar que es lo que

cliente requiere.

Evolución del software donde el software se modifica para adaptarlo a los

cambios requeridos por el cliente y el mercado.

11.13 ¿METODOLOGIA DE SOFTWARE?

Para desarrollar un proyecto de software es necesario establecer un enfoque disciplinado y

sistemático. Las metodologías de desarrollo influyen directamente en el proceso de construcción

y se elaboran a partir del marco definido por uno o más ciclos de vida (Piattini, 1996)

Según (Piattini, 1996), no hay un consenso entre los autores sobre el concepto de metodología, y

por lo tanto no existe una definición universalmente aceptada. Sí hay un acuerdo en considerar a

la metodología como

“un conjunto de pasos y procedimientos que deben seguirse para el desarrollo del software”

Las metodologías se basan en una combinación de los modelos de procesos genéricos (cascada,

evolutivo incremental, espiral), además de esto una metodología debe definir con precisión los


artefactos, roles y actividades junto con las prácticas y técnicas recomendadas para desarrollar y

llevar a cabo el proyecto con el cual se está trabajando.

Fuente: http://informaticaadsi.blogspot.com/2010/03/informatica-adsi.html

Ilustración 20: Modelo para gestión y desarrollo de software

METRICA

Métrica es una metodología que es implementada en las organizaciones para sistematizar

actividades que respaldan todo el ciclo de vida del software, y también ayudan alcanzar objetivos

y adquirir software que ayuden a la satisfacción de la organización. Pero para esto toca tener en

cuenta todos los términos de calidad, costos y plazos.

Métrica esta principalmente enfocado a dos tipos de desarrollos y es el estructurado y el orientado

a objetos, métrica también cuenta con unos métodos primordiales como los son:

Planificación

Desarrollo

Mantenimiento de sistemas de información

En la planificación se tiene en cuenta todo el levantamiento y el análisis de los requisitos y

arquitectura y estos a su vez compuestos por unos modelos de información, modelos de sistemas

de información y arquitectura tecnológica. En la parte de desarrollo lo que se busca es mirar la

viabilidad del proyecto, el determinado análisis y diseño la construcción e implantación y

finalmente su aceptación.


En el análisis se encarga de determinar que requerimientos son funcionales o no funcionales se

identifican los subsistemas se elabora el plan de pruebas, en la parte de diseño se obtiene la

arquitectura del sistema y el entorno en el cual va hacer utilizado, y por último se pasa a la

entrega y a la parte de la aceptación del sistema en su totalidad.

La función principal de un mantenimiento en el software es obtener una nueva versión del

sistema de información desarrollado con métrica, y esto empieza desde las solicitudes de

mantenimiento de los usuarios, y esto ayuda a determinar si son mantenimientos correctivos o

evolutivos del sistema de información

RUP (RATIONAL UNIFIED PROCESS)

Es una metodología cuyo resultado es entregar un producto de software. Se realiza una

distribución de todos los procesos y también se aprovecha para realizar una medición de la

eficiencia en la organización, está basado en el lenguaje unificado UML, compone la

metodología modelo más manejada para el análisis, implementación y documentación de

sistemas orientados a objetos.

El RUP es un conjunto de metodologías adaptables al contexto y necesidades de cada

organización. Describe cómo aplicar enfoques para el desarrollo del software, llevando a cabo

unos pasos para su realización. Se centra en la producción y mantenimiento de modelos del

sistema10

Características

Forma disciplinada de asignar tareas y responsabilidades (quién hace qué, cuándo y

cómo)

Pretende implementar las mejores prácticas en Ingeniería de Software

Desarrollo iterativo

Administración de requisitos

Uso de arquitectura basada en componentes

Control de cambios

Modelado visual del software

Verificación de la calidad del software

10

Tomado de la página web procesos de software.


SCRUM

Metodología que agrupa un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente en

equipo y obtener el mejor resultado posible de un proyecto, basándose en equipos autos

gestionados.

Scrum es una metodología ágil de desarrollo, aunque surgió como modelo para el desarrollo de

productos tecnológicos, también se emplea en entornos que trabajan con requisitos inestables y

que requieren rapidez y flexibilidad; situaciones frecuentes en el desarrollo de determinados

sistemas de software.

Asimismo Scrum es un framework o conjunto de herramientas, para la gestión y desarrollo de

software basada en un proceso iterativo e incremental utilizado comúnmente en entornos basados

en el desarrollo ágil de software.

Características

Es un modelo de desarrollo de carácter adaptable más que predictivo

Orientado a las personas más que a los procesos

Emplea la estructura de desarrollo ágil: incremental basada en iteraciones y revisiones

Scrum es una metodología de desarrollo muy simple, que requiere trabajo duro porque no se basa

en el seguimiento de un plan, sino en la adaptación continua a las circunstancias de la evolución

del proyecto. Scrum es una metodología ágil, y como tal no requiere mucho proceso.


11.14 CICLO DE VIDA DEL SOFTWARE

La producción de software es algo más que la programación; hay etapas que la preceden y otras

que la siguen. El ciclo de vida del software está constituido por el conjunto de todas estas etapas.

Los métodos y técnicas de la ingeniería del software se inscriben dentro del marco delimitado por

el ciclo de vida del software, y más concretamente, por las diferentes etapas que se distinguen

(Falgueras, 2003)

Fuente: libro de ingeniería del software un enfoque práctico (Roger Pressman).

Ilustración 21: Diagrama del ciclo de vida del software

11.15 MODELOS DE CICLO DE VIDA DEL SOFTWARE

Cascada: el modelo de cascada original se desarrolló entre las décadas de los sesenta y

setenta, y se define como una secuencia de actividades, donde la estrategia principal es

seguir un progreso del desarrollo de software hacia puntos de revisión bien definidos

mediante entregas calendarizadas (Weitzenfeld, 2005)

Espiral: el modelo en espiral desarrollado durante la década de los ochenta, es una

extensión del modelo en cascada. A diferencia del modelo en cascada, que es dirigido por

documentos, el modelo en espiral se basa en una estrategia para reducir el riesgo del

proyecto en áreas de incertidumbre, como requerimientos iniciales incompletos e

inestables.

El modelo enfatiza ciclos de trabajo, cada uno de los cuales estudia el riesgo antes de

proceder al siguiente ciclo. Cada ciclo comienza con la identificación de los objetivos,

soluciones alternativas, restricciones asociadas con cada alternativa y, finalmente, se

produce a su evaluación (Weitzenfeld, 2005).

1/6 Codificación

1/4 Pruebas

Componentes

1/4 Pruebas Sistema

1/3 Planeación


Desarrollo evolutivo : el desarrollo evolutivo se basa en la idea de desarrollar una

implementación inicial, exponiéndola a los comentarios del usuario y refinándola a

través de las diferentes versiones hasta que se desarrolla un sistema adecuado

(Sommerville, 2005)

Interactivo incremental la idea principal detrás del mejoramiento iterativo es

desarrollar un sistema de programas de manera incremental, permitiéndole al

desarrollador sacar ventaja de lo que se ha aprendido a lo largo del desarrollo anterior,

incrementando, versiones entregables del sistema. El aprendizaje viene de dos vertientes:

el desarrollo del sistema, y su uso (mientras sea posible). Los pasos claves en el proceso

son comenzar con una implementación simple de los requerimientos del sistema, e

iterativamente mejorar la secuencia evolutiva de versiones hasta que el sistema completo

esté implementado. En cada iteración, se realizan cambios en el diseño y se agregan

nuevas funcionalidades y capacidades al sistema.

11.16 ANALISIS Y DISEÑO

Es una metodología de ingeniería del software orientada a objetos y basada en UML, definida y

presentada por Alfredo Weitzenfeld quien es doctor en ciencia de la computación y maestro de

ingeniería de computación, en la Universidad del sur de California, en su libro Ingeniería de

software Orientada a Objetos con UML, Java e Internet, 5ta Edición.

Lenguaje de Modelamiento unificado UML

UML se trata de un lenguaje gráfico para construir, visualizar, documentar y especificar un

sistema de software con una serie de diagramas para modelar la distribución de sistemas, los

cuales se describen a continuación y se desarrollan de acuerdo la ingeniería de software planteada

por Alfredo Weintzenfeld en su libro “Ingeniería de Software orientada a objetos con UML,

JAVA e internet” (Weitzenfeld, 2005).

Es un leguaje de modelado que sirve para la especificación de procesos y métodos, de igual

forma se utiliza para definir sistemas, para obtener los factores de intervención en ese sistema e ir

documentándolos y construyendo, además de esto es la forma en la cual esta descrito el modelo

y se puede aplicar en gran variedad de formas para dar soporte al desarrollo de software

utilizando un metodología en específico.

Etapas a seguir en el desarrollo de sistemas con UML


El desarrollo de sistemas con UML siguiendo el proceso unificado incluye actividades

específicas y directas, cada una de estas actividades tiene unas acciones secundarias las cuales

sirven como una guía de desarrollo de las actividades planeadas y secuenciadas con el fin de

lograr un sistemas exitoso; consecuentemente el desarrollo de cada sistema puede variar en la

persona que lo desarrolle, pues se tienen diferentes lógicas y tiene diferentes formas de solucionar

los problemas, así como los proyectos son diferentes al igual que sus metas por cumplir.

Herramientas del modelado UML

● Diagramas de caso de uso

● Diagramas de clases

● Diagrama de secuencias

● Diagrama de colaboraciones

● Diagrama de subsistemas

● Diagrama de componentes con tarjetas CRC

11.17 DESARROLLO

❖ Requisitos

Los requisitos tienen como objetivo poner un límite al el sistema y proporcionar las

funcionalidades que ofrecerá dicho sistema desde los diferentes puntos de vista o roles que se

deseen manejar. (Pressman, 2005) Este modelo es algo fundamental en cualquier desarrollo pues

es cuando se hace el contrato entre el desarrollador y el cliente, o usuario del sistema, por lo que

debería proyectar lo que el cliente desea según la percepción de desarrollador. Por ello, es

esencial que para las dos partes quede claro ya que si hay confusiones los clientes pueden no

quedar satisfechos con el producto final.

Los modelos de requisitos son los primeros en desarrollarse y principalmente se comienzan con

un análisis de la estructura de la empresa y de las peticiones del cliente, y es de donde se tiene

que partir para empezar en el desarrollo de software, pues resulta más fácil realizar cualquier

cambio a este nivel del proceso que a una etapa más avanzada del proyecto y con menores

consecuencias, además los costos de pérdidas en este nivel pueden ser menores.

El modelo de requisitos que se desarrollara se base en la metodología Objectory (Jacobson et al.

1992), que tiene su fundamento en el modelo de casos de uso. Actualmente esta metodología es

parte del Proceso unificado racional (RUP) [RationalUnified Process].

❖ Codificación


En la etapa siguiente cuando ya el análisis está aprobado por el cliente y los requisitos del sistema

se tienen claros de parte de la empresa que va a realizar el desarrollo, se procede a la generación

de código final, donde se dejaran claras todas las funcionalidades que puede hacer el sistema

atreves de un lenguaje de programación.

Existen diversos tipos de lenguajes de programación, pero el uso de un lenguaje que sea

orientado a objetos facilita la programación y la implementación de un diseño orientado a

objetos. Para mayor confiabilidad y seguimiento, es deseable siempre tener una buena y fácil

correspondencia entre objetos y modelo de diseño y objetos del lenguaje de programación.

❖ Pruebas

Para este punto se debe tener en cuenta que las pruebas son un punto muy independiente de la

metodología que se haya utilizado.

Existen diferentes tipos de pruebas que se pueden aplicar durante las diferentes actividades del

proceso de desarrollo, las cuales requieren de tiempo y presupuesto adicionales, que pueden

llegar a significar un alto porcentaje del costo total. Por tal motivo, el modelo de pruebas debe ser

planificado con anticipación y de manera integral junto con el desarrollo del sistema. Es un error

pensar que las son la última actividad del desarrollo, ya que no se puede lograr software de alta

calidad solo mediante pruebas finales y depuraciones.

Implementación

Para esta fase se requiere de tener seleccionadas las herramientas adecuadas que faciliten nuestro

trabajo, entorno de desarrollo adecuado y lenguaje de programación apropiado para el sistemas

que se vaya a desarrollar, muchas de estas características y de decisiones se toman dependiendo

de la etapa de diseño pues dependiendo del prototipo que se desea montar se debes escoger

nuestro entorno y en el que el sistema debe de funcionar.

La implementación es una de las etapas más importantes en el proceso del ciclo de vida del

software pues es aquí donde se le da una solución al problema, realizando todo el desarrollo,

mediante una herramienta computacional determinada.


Documentación

A través de todas las etapas que se van realizando van saliendo documentos de apoyo al sistema

que sirven para la guía, teniendo en cuenta que el sistema va a tener diferentes usuarios toca

realizar diferentes manuales pues se tiene que tener en cuenta que hay personas más técnicas que

otras y unos tendrán acceso a partes importantes del sistema, entonces siempre se tiene que tener

en cuenta el usuario final ya que es este quien va a empezar a utilizar el software y es a quien le

van a resultar dudas y preguntas.

A continuación menciono algunos de los manuales que se crearían

● Manual del Usuario

● Manual del Operador

● Manual del Administrador

❖ Mantenimiento

El mantenimiento de un sistema es la continuación del ciclo de la vida, pues después de que se

entrega una primera versión siempre saldrán a relucir algunas fallas en el sistema. Pero el

objetivo involucra resolver problemas, pero también hay que tener en cuenta las nuevas

extensiones el sistema de acuerdo a nuevos requerimientos y necesidades de la empresa, de cierta

manera lo que busca el mantenimiento es seguir con el ciclo de vida del software y además

comienza un nuevo ciclo de actividades de desarrollo teniendo en cuenta que ya hay un sistemas

existente y termina siendo una de las partes más importantes de cualquier desarrollo, pues de

cualquier implementación de software siempre surgen dudas y anomalías y estos se convierten en

otros proyectos.


12. ESTIMACIÓN PRESUPUESTAL

La estimación presupuestal para este proyecto se realizó utilizando la técnica de puntos de

función, la cual es una métrica que ayuda a cualificar la funcionalidad de un sistema de software

tal como la percibe el usuario o comprador final, de igual forma también permite la medición del

tamaño del sistema a partir de los requisitos levantados inicialmente.

La simulación de la estimación se realizó en el aplicativo web, COCOMO el cual es una

herramienta de estimación para proyectos de software, permite jugar con las variables de

estimación si son puntos de función o líneas de código, además de esto también permite trabajar

diferentes variables dependiendo del conocimiento del personal del proyecto, los requerimientos

y uso de plataformas, también determinando un salario promedio se determina el valor final del

proyecto y la cantidad de tiempo y personas requeridas para dicho desarrollo.

Ilustración 22: Estimación Presupuestal


Definiendo que los requisitos del sistema son 17 en los cuales se encuentra 7 fáciles y 10 de

rango medio en cuanto nivel de complejidad, y que para la solución de estos se requiere la

creación de 21 interfaces, se definió las variables con respecto a los conductores de costos del

sistema las cuales definen el costo promedio del proyecto. También se debe definir el salario

promedio que se ganaran las personas que trabajaran en el proyecto como lo son, el analista, el

desarrollador, la persona de pruebas, el jefe del proyecto, teniendo en cuenta un salario de USD

500 dólares americanos o

$ 1.000.000 de pesos colombianos aproximadamente como pago a las personas del proyecto

Ilustración 23: Datos de la estimacion

Se definió que la estimación se va a realizar por puntos de función debido a que la interacción

con la plataforma fue netamente de objetos y basada en requerimientos.

Ilustración 24: Resultados de la estimacion

Como se puede observar en la ilustración de la estimación COCOMO, una vez ingresado las

diferentes variables solicitadas, y después de arrojar el cálculo COCOMO informa lo siguiente:

Se requieren 60 personas para llevar a cabo el proyecto como lo son: Analista(s),

Desarrollador(es), (Diseñador(es), entre otros.


EL proyecto con esta cantidad de personas tendría una duración aproximada de 6 meses.

Finalmente arroja un costo total de USD 30.219.dolares americanos o $ 60.438.300 de

pesos colombianos.

En esta tabla se puede observar la distribución del proyecto y cuál es el número de

personas que van a ser utilizadas en cada una de las etapas durante los seis meses.

Ilustración 25: Variables de la estimación


Tabla 1: Costos Anexos del Presupuesto

Costos Anexos

Actividad Descripción Insumos Cantidad Valor

Análisis

Diagnóstico de la Organización

Papelería

Impresiones

Fotocopias

Internet

Trasporte

Alimentación

10 $ 600.000

Diagnóstico de los Modelos Estadísticos

y Documentales

Reuniones Generales con el Grupo de

Administrativos

Levantamiento de Requerimientos

Aprobación de los requerimientos

Desarrollo Desarrollo de la Aplicación

Recursos de

Maquina

Computador

Lenovo - 1T,

4GB RAM,

Procesador Intel

i5.

1 $ 1.500.000

Pruebas Pruebas del Sistema Capacitaciones 5 $ 500.000

Total $2.600.000


13. ENFOQUE METODOLÓGICO

La metodología a seguir para el desarrollo de este Proyecto, será DRA (Desarrollo Rápido de

Aplicaciones) la cual cuenta con unas fases de desarrollo que poniendo en práctica con un

modelo de ciclo de vida se podrán obtener buenos resultados y presumir de calidad en el producto

final.

Esta metodología se utilizó por el carácter del trabajo de grado enfocado a los procesos de la

biblioteca y a la mejora de los modelos de gestión que maneja. Basados en la metodología y en

modelo de ciclo de vida se podrán realizar entregas periódicas para revisar el avance del proyecto

y ayudará a llevar una implementación y adaptación de alta velocidad, ayudando a un desarrollo

rápido y óptimo teniendo en cuenta cada uno de los requisitos ya analizados.

DRA (Desarrollo Rápido de Aplicaciones)

El modelo DRA es una adaptación a «alta velocidad» del modelo lineal secuencial en el que se

logra el desarrollo rápido utilizando una construcción basada en componentes. Si se comprenden

bien los requisitos y se limita el ámbito del proyecto, el proceso DRA permite al equipo de

desarrollo crear un «sistema completamente funcional » dentro de períodos cortos de tiempo (por

ejemplo: de 60 a 90 días).

FASES

Cuando se utiliza principalmente para aplicaciones de sistemas de información, el enfoque DRA

comprende las siguientes fases:

Modelado de Gestión

El flujo de información entre las funciones de gestión se modela de forma que responda a las

siguientes preguntas: ¿Qué información conduce el proceso de gestión? ¿Qué información se

genera? ¿Quién la genera? ¿A dónde va la información? ¿Quién la procesa?

Modelado de Datos

El flujo de información definido como parte de la fase de modelado de gestión se refina como un

conjunto de objetos de datos necesarios para apoyar la empresa. Se definen las características

(llamadas atributos) de cada uno de los objetos y las relaciones entre estos objetos.


Modelado del Proceso

Los objetos de datos definidos en la fase de modelado de datos quedan transformados para lograr

el flujo de información necesario para implementar una función de gestión. Las descripciones del

proceso se crean para añadir, modificar, suprimir, o recuperar un objeto de datos.

Generación de aplicaciones

El DRA asume la utilización de técnicas de cuarta generación. En lugar de crear software con

lenguajes de programación de tercera generación, el proceso DRA trabaja para volver a utilizar

componentes de programas ya existentes (cuando es posible) o a crear componentes reutilizables

(cuando sea necesario). En todos los casos se utilizan herramientas para facilitar la construcción

del software

Pruebas y entrega

Como el proceso DRA enfatiza la reutilización, ya se han comprobado muchos de los

componentes de los programas. Esto reduce tiempo de pruebas. Sin embargo, se deben probar

todos los componentes nuevos y se deben ejercitar todas las interfaces a fondo.

Es de tener en cuenta que esta metodología se basa en la rapidez y es utilizada cuando se

necesitan desarrollos rápidos y efectivos, cuenta con una características especiales que la hacen

una metodología ágil, a la hora de realizar el análisis se tiene que tener cuenta que se debe de

realizar con los usuarios que más conozcan de los procesos de la biblioteca y son quienes

determinan la principales funciones del sistema de información.

Para esto se deben de plantear preguntas estructuradas para realizar entrevista a los usuarios y

poder tener una discusión estructurada y enfocar muy bien las preguntas a los temas de interés y

poder pensar en los problemas que necesitan una pronta solución.

Se debe de tener en cuenta los bajos costos de esta metodología, debido a que no es necesario

formar grandes grupos para el desarrollo del proyecto y la utilización de herramientas que ayudan

a la agilidad del proyecto y a que el producto final sea un producto de calidad.

Es importante tener en cuenta que cuando se desea implementar esta metodología se debe contar

con mucho compromiso de las dos partes tanto como del cliente y el equipo que va desarrollar el

proyecto.


14. MODELO TEORICO

Diagnostico Modelo Estadístico de la Biblioteca

Balance General

La Biblioteca Cardenal Darío Castrillón Hoyos, es el principal eje que ayuda a la Universidad

Católica de Pereira, para el fomento de la investigación y la consulta de material de alta calidad,

y debido a esto la biblioteca debe de llevar un cierto número de estadísticas que ayuden al soporte

ante las altas directivas de la universidad a la hora de gestionar nuevos recursos y la compra de

nuevo material bibliográfico, aparte de esto las estadísticas en la Biblioteca son tan importantes y

de tan vital importancia mantenerlas actualizadas pues son estas ellas las que ayudan a la hora

dela visita de expertos externos a la universidad como los pares académicos, quienes se basan en

las estadísticas de la Biblioteca para la aprobación de Nuevos programas y Re acreditación de los

ya existentes.

Una Mirada Mas Especifica

Las estadísticas de las Biblioteca Cardenal Darío Castrillón Hoyos se guían principalmente por

dos documentos o dos informes que se realizan, buscando en estos la centralización de las

estadísticas, estos documentos son LA AUDITORIA DOCUMENTAL Y ESTADARES DE

BIBLIOTECA, en estos documentos siempre se encuentran las estadísticas de la biblioteca

tabuladas y organizadas debido al factor que se desee consultar, las estadísticas que allí se

concentran son:

Adquisición anual de libros en calidad de compra (títulos y volúmenes)

Adquisición anual de libros en calidad de compra, canje y/o donación

Adquisición de bases de datos

Publicaciones seriadas adquiridas en calidad de suscripción y/o compra

Consulta en salas

Registro de ingreso de usuarios a la biblioteca

Número de consultas por programa

Préstamo a domicilio de material bibliográfico

Préstamos a domicilio de material bibliográfico estudiantes por programa

Estadísticas de préstamos a domicilio de material bibliográfico docentes por

programa

Estadísticas de préstamos a domicilio de material bibliográfico graduados por

programa

Consulta base de datos

Base de datos bibliotechnia

Nota: estas solo son algunas de las estadísticas más importantes de la biblioteca


La generación y tabulación de la información a la hora de construir un informe estadístico para la

actualización mensual del documento que soporta estos datos, se vuelve muy tedioso debido a

que no cuenta con un sistema de información que centralice todas estas referencias y ayuden a su

organización para la generación de informes.

Debido a que no se cuenta con un sistema de información que se encargue de ayudar a esta labor

la biblioteca, ha venido desarrollando algunos aplicativos y se apoya de herramientas gratuitas

que ayuden a agilizar estos procesos.

Se encuentra que las personas encargadas de realizar los informes se apoyaban de diferentes

herramientas como los son:

Google Drive

Imagen de Alguna tabla en Drive

Excel

Documento en Excel

SIABUC (Sistema de Información de Bibliotecas)

Formatos en Físico

El trascribir la información de un lado a otro ha llevado a que los procesos tomen más tiempo de

lo normal y que a veces los informes no sean entregados en las fechas propuestas y generando

incumplimiento y malestares entre las personas encargadas de realizar el informe estadístico y

revisar el informe.

Teniendo en cuenta lo anterior se decide realizar la evaluación de los diferentes formatos y

revisar el funcionamiento para generar unas mejores prácticas y hacer que estos procesos se

realicen de una forma más rápida y que no se pierda tiempo en la generación de éstos.


Diagnóstico Modelo de Gestión Documental de la Biblioteca

La Biblioteca desde sus inicios la única herramienta en la que se podía apoyar para llevar una

gestión de la documentación es un servidor, donde lo que se hizo fue la creación de las diferentes

carpetas y subcarpetas de las clases de documentos que trabaja la Biblioteca, se compartieron en

cada equipo y así cada persona administrativa de la biblioteca pudo acceder a los archivos

necesarios para la gestión de la biblioteca, trayendo esto problemas técnicos debido a que se

crearon varias copias de documentos, se borraron archivos importantes, y nunca se le realizaba

copia de seguridad y esto causo que el no conocimiento de un método de gestión documental por

parte del equipo administrativo de la biblioteca, diera a la creación de carpetas con la misma

información en varios puntos de archivo de la biblioteca y así también llegaron problemas de

confusión y de borrado de archivos importantes

Ilustración 26: Forma de almacenamiento de la información en la Biblioteca


Debido a que la biblioteca no cuenta por el momento con ningún método de gestión documental,

que los archivos no tienen ningún tratamiento para tener una mejor organización y que gracias a

este proyecto se están dando los primeros pasos en el tema de Gestión documental.

Respecto al tema gestión documental se encuentra un poco atrasada, debido a que no cuenta con

unas normas técnicas, reglas o buenas prácticas para el almacenamiento de archivos. Debido a

esto no existen flujos de documentos establecidos, ni ciclos de vida documentales, a pesar de que

es una organización que genera y maneja flujos manuales de documentos todavía no se ha

involucrado buenas prácticas para el manejo de la documentación.

Debido a esto se puede establecer que la mayoría de la información de la biblioteca no se

encuentra estructurada y por el contrario desorganizada, pero las personas administrativas de la

Biblioteca ya se encuentran trabajando en el tema de Gestión Documental, debido a que ya

construyeron un documento muy importante para la gestión de documentos que va apoyar la

estructuración de los archivos, se cuenta con un documento llamado Series Documentales en el

cual se encuentran las diferentes Bibliotecas de archivos que tiene la organización. En este

documento también se puede encontrar las series y las sub series de los documentos.

14.1 MODELADO DE GESTION

Modelado de Gestión Estadística

Tabla 2: Modelo de Gestión estadística de la Biblioteca

MODELO DE GESTIÓN

Proceso: GESTIÓN ESTADÍSTICA

Información Conduce Proceso Información que se genera Quién genera Quién Procesa

Solicitud de Bibliografía Programas que solicitan, número de solicitudes

por semestre, efectividad de compra de material solicitado

Estudiantes, docentes, administrativos y

directivos Procesos Técnicos de Biblioteca

Auditoría Documental Recopilación con la información resultante de las

estadísticas de Biblioteca Personal administrativo

de Biblioteca Coordinadora Hemeroteca

Adquisiciones

Por Programas Años (comienza desde el 2008) Títulos y volúmenes adquiridos

El valor de estos por año Total por año de las adquisiciones en valor

monetario Total de las adquisiciones de los últimos 6 años Total por año de títulos y volúmenes y el valor

monetario

Procesos Técnicos de Biblioteca

Procesos Técnicos de Biblioteca

Capacidad Instalada Visitas a bibliotecas por salas, meses, año,

programa y departamento. Visitantes Biblioteca Monitores Administrativos

Consulta Interna

Total consulta de libros durante el período académico., Total préstamos por semestre,

Promedio de consultas por textos y semestre, consulta por población estudiantil, consultas por

programa y departamento.

Visitantes Biblioteca Coordinadora de servicios al público

Préstamo Equipo Multimedia Estadísticas de préstamos multimedia por materia,

programa y equipo solicitados.

Estudiantes, docentes, administrativos y

directivos Coordinadora de servicios al público

Modelado de Gestión Documental

Tabla 3: Modelo de Gestión Documental de la Biblioteca

MODELO DE GESTIÓN

Proceso: GESTION DOCUMENTAL

Información Conduce Proceso Información que se genera Quién genera Quién Procesa

Acreditación

Factor

Perso

nal ad

min

istrativo d

e Bib

lioteca

Perso

nal ad

min

istrativo d

e Bib

lioteca

Característica

Indicador

Actas

Actas arqueo de caja

Actas de biblioteca

Actas comité central de investigación

Actas semillitas

Actas comité básico

Actas comité curricular

Actas comité de admisiones

Actas comité de archivo

Actas comité de bienestar social laboral

Actas comité de calidad

Actas comité de control interno

Actas comité de posgrados

Actas comité pedagógico y curricular

Actas comité rectoral

Actas consejo académico

Actas consejo de facultad

Actas consejo superior

Actas de ceremonia de grado

Actas de comité institucional de matrículas financieras

Actas de inventarios

Actas de posesión

Actas reuniones interinstitucionales

Actas traslado de bienes

Comité de acreditación

Comité de capacitación

Comité de escalafón docente

Comité de ética

Copaso

Desarrollo humano

Junta directiva rredsi

Mesa de investigación de Risaralda

Proceso disciplinario

Publicaciones

Red universitaria de Risaralda

Semilleros de investigación

Técnico de ondas

Vicerrectoría proyecto de vida


Acuerdos

Acuerdos de consejo superior

Perso

nal ad

min

istrativo d

e B

iblio

teca

Perso

nal ad

min

istrativo d

e

Bib

lioteca

Acuerdos de consejo académico

Acuerdos consejo de facultad

Boletín

Boletín centro de investigaciones

Boletín de adquisiciones bibliográficas

Boletín estadístico ucp

Boletines de caja y bancos

Boletines diarios de tesorería

Informativo

Publicaciones

Certificados

Certificaciones académicas

Certificaciones de contador

Certificaciones existencias de bienes

Certificaciones laborales

Certificados de ingresos y retenciones

Certificados fiscales

Comprobantes Comprobantes de ingreso

Comprobantes de egreso


Convocatoria

Convocatoria de eventos de investigación

Perso

nal ad

min

istrativo d

e Bib

lioteca

Perso

nal ad

min

istrativo d

e Bib

lioteca

Convocatorias a concursos

Convocatorias a eventos administrativos

Convocatorias a eventos educativos

Formatos Especiales

Actas

Análisis de solicitud de certificación

Autorización salida de equipos

Autorizaciones de permanencia

Bajas de inventario

Carta

Evaluaciones docentes

Guías de mensajería interna

Libro de diario

Libro mayor y balances

Liquidaciones de matrículas

Lista de asistencia

Notas débito

Órdenes de compra software

Ordenes de monitoria

Órdenes de pago

Pedidos de almacén

Recibo de caja

Salidas


Gremios Andi

Perso

nal ad

min

istrativo d

e Bib

lioteca

Perso

nal ad

min

istrativo d

e Bib

lioteca

Fenalco

Grupos De Investigación Líneas de investigación

Historias

Historial de asociados (fondo de empleados)

Historias académicas-pregrado

Historias académicas-posgrado

Historias académicas-graduados

Historias académicas-no matriculados

Historias de acompañamiento académico

Historias clínicas

Historias de equipos de audiovisuales

Historias de equipos de cómputo

Historias laborales

Informes

De asistente administrativo

De autoevaluación

De dirección

Información encuesta socioeconómica

Información proyectos de inversión

Informe administración de salas de cómputo

Informe conciliaciones bancarias

Informe de evaluación docente

Informe diagnostico organizacional

Informe servicios de capacitación

Informe servicios de soporte técnico

Informes a entes de control

Informes contables

Informes contables mensuales

Informes de actividades

Informes de asignación de monitores

Informes de auditoria

Informes de balance social

Informes de carga académica

Informes de evaluación de investigación

Informes de gestión

Informes de los estados financieros

Informes de novedades en servicios

Informes de prestación de servicios

Informes de sistema de información banco de proyectos

Informes de soporte informático

Informes de vigilancia

Informes de visitas

Informes estadísticos

Informes externos

Informes presupuestales


Informes publicación de resultados

Informes técnicos

Notas de contador

Notificaciones de siniestros por perdida o daño de elementos

Relación de adquisiciones

Relación movimientos bancarios

Reportes administrativos sala de computo

Reportes caja menor

Reportes de nómina

Reportes de notas

Solicitudes informes das

Instrumentos De Control

Bitácoras vigilantes

Perso

nal ad

min

istrativo d

e Bib

lioteca

Perso

nal ad

min

istrativo d

e Bib

lioteca

Consecutivo de actas de grado

Consecutivo de comunicaciones oficiales enviadas

Consecutivo de notas crédito

Consecutivo de notas débito

Consecutivo de facturas

Consecutivo de informes de recepción

Consecutivo de órdenes de compra

Consecutivo de órdenes de servicio

Listados de nómina

Listados de asistencia a capacitaciones

Política de asignación de recursos

Registro de certificados de educación no formal

Registro de comunicaciones oficiales

Registro de contratos

Registro de convenios

Registro de títulos académicos

Títulos de propiedad (escrituras)

Inventarios

Inventario general de bienes

Inventarios documentales

Inventario físico y digital

Movimiento de inventario

Reporte individual de inventarios

Libros Contables

Libro auxiliar mensual

Libro caja diario

Libro mayor y balance

Libros auxiliares


Manuales

Manuales archivísticos

Manuales de calidad

Manuales de funciones

Manuales de inducción

Manuales de procedimientos

Memorias Eventos Memorias congreso de estudiantes

Memorias encuentro de investigadores

Memoria Institucional

Fotografías

Plegables informativos

Gacetas

Boletines de prensa

Planes

Plan de capacitación

Plan de curso

Plan de desarrollo institucional

Plan estratégico de desarrollo

Planes de acción

Planes de mejoramiento

Política de asignación de recursos

Presupuesto

Presupuesto anual

Presupuesto capacitación docente

Presupuesto de proyectos institucionales

Relación presupuesto de investigación

Soportes de ejecución presupuesto facultad

REQUERIMIENTOS

Los requerimientos son la parte fundamental de todo proyecto ya que allí quedan consignadas todas las funcionalidades que deben

llevar el producto final o software entregable. Estos requerimientos generalmente son tomados iniciando el proyecto donde se realiza

un estudio del problema de la organización.

Hay diferentes opciones para realizar el levantamiento de requerimientos, en el caso de este proyecto se realizó la visita a las diferentes

áreas de la Biblioteca, donde trabaja el personal de planta y se tuvo una reunión con el equipo de trabajo de cada área y allí se

realizaron preguntas relacionadas con los modelos de gestión estadística y documental. Los requerimientos se tomaron de forma oral a

través de una entrevista y observaciones de los diferentes procesos de cada área de la biblioteca.


Tabla 4: formato de levantamiento de requerimientos

FORMATO DE LEVANTAMIENTO DE REQUERIMIENTOS

UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA - BIBLIOTECA CARDENAL DARIO CASTRILLON HOYOS

ARTICULACIÓN DE LOS SISTEMAS ESTADÍSTICOS Y DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA BIBLIOTECA CARDENAL DARÍO CASTRILLÓN HOYOS AL PLAN ESTRATÉGICO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN INSTITUCIONAL (INTRANET)

INTRANET BIBLIOTECA

DATOS DEL REQUERIMIENTO

Nombre del Requerimiento

Permitir Trazabilidad

Identificador REO 01 Responsable SEBASTIAN JARAMILLO

Versión 01 Metodología a Utilizar RAD (Desarrollo Rápido de Aplicaciones)

REQUERIMIENTO

Fecha del levantamiento

Día 10 Mes 10 Año 201

4 Medio por el cual se recibió

el requerimiento Oral X Tel

Correo

Otro

Tipo de requerimiento

Funcional x No

Funcional Se relaciona con otro sistema Si

No X

Prioridad Según el Cliente

Alta X Media

Baja

Prioridad según el desarrollador

A

M x B

Ponderación 30%

Estado Recibi

do X Apro.. x Rech..

Descripción del requerimiento

El sistema debe permitir llevar la trazabilidad de los pre informes e informes de Biblioteca en cuento a fechas y horas de creación y modificación.

Existen Riesgos

Si

Si existen describa cuales son Fecha Inicio

Fecha Fin

No x Responsable Empresa Judith Gómez Gómez

CODIFICACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS

Los requerimientos se codifican y se identifican de la siguiente manera.

REO: Requerimientos por parte de la Organización (Biblioteca Cardenal Darío Castrillón Hoyos)

REI: Requerimientos importantes por parte del Ingeniero desarrollador del proyecto.

Tabla 5: Codificación de los requerimientos de la organización

REO: REQUERIMIENTOS ENTREGADOS POR LA ORGANIZACIÓN

REO-01 El sistema debe permitir llevar la trazabilidad de los pre informes e informes de Biblioteca

en cuento a fechas y horas de creación y modificación.

REO-02 Todos los formatos desarrollados en la INTRANET deben de llevar los colores institucionales

REO-03

En el sistema deben estar creados los formularios que manejan en físico en Biblioteca como: Evaluación de Textos, Solicitud de bibliografía, Evaluación servicio al usuario,

Evaluación de monitores, Reporte de sala multimedia, Reporte Anomalías Infraestructura, Capacidad Instalada, Consulta Interna, Préstamo Equipos Multimedia, Registro

Comunidades Vecinas, Analíticas de Revistas.

REO-04 El sitio de la Biblioteca en INTRANET debe contener un Menú que ayude a su navegación

en la plataforma

REO-05 El sistema debe contener a nivel de listas, vistas que permitan ordenar los datos más

relevantes para las áreas de la Biblioteca.

REO-06 El sistema debe contener un formato para llevar un mejor control de las adquisiciones de

libros electrónicos y material especial que compra la Biblioteca

REO-07 Se requiere la construcción de un formato para llevar el control del material procesado por

los monitores de la Biblioteca


REO-08 Creación de formato para el registro de las Donaciones, Canjes y Despacho de Revistas

Institucionales

REO-09 Implementación de un flujo de trabajo para el cumplimiento a la hora de entregar los

informes de cada área

REO-10 Se requiere la creación de un formato llevar el control de las suscripciones

REO-11 Se requiere la creación de un formato para llevar el control de las publicaciones

institucionales.

REO-12 El sistema debe de llevar gestión documental en términos de: carga, consulta,

modificación, eliminación y control de versiones de los documentos.

Tabla 6: Codificación de los requerimientos por parte del ingeniero desarrollador

REI: REQUERIMIENTOS IMPORTANTES POR PARTE DEL INGENIERO DESARROLLADOR DEL PROYECTO.

REI-01 El sistema debe de permitir la creación de usuarios para la autenticación en la plataforma

REI-02 El sistema debe de permitir la gestión permisos de usuarios

REI-03 Los formatos solo podrán ser diligenciados por personal de la Biblioteca

REI-04 Cada usuario podrá descargar y manipular la información dependiendo de los permisos

asignados.

REI-05 Toda la información que allí se registre debe de tener un respaldo de seguridad para su protección


PONDERACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS

En la siguiente tabla se encuentra los requerimientos definidos por la organización e ingeniero

desarrollador del proyecto, cada uno de estos requerimientos fueron definidos dentro de unas

variables (Esenciales, Deseables Opcionales) estas variables muestran la importancia de cada uno

de los requerimientos, los esenciales refiere a los requerimientos que son más importantes para la

organización y en los que hay que poner toda la atención, los deseables son los requerimientos

que son importantes pero no son indispensables en la organización y los opcionales son los

requerimientos son los que se pueden realizar pero se les puede dar de baja en el proceso.

La variable extra es la ponderación de cada uno de los requerimientos donde se le da un valor a

cada uno de ellos, esto también ayuda al equipo de desarrollo a saber su prioridad para así lo de

mayor valor serán los primeros en ser intervenidos.

Tabla 7: Ponderación de los requerimientos

IDENTIFICADOR REQUERIMIENTO ESENCIALES DESEABLES OPCIONALES PONDERACION


REO-01

El sistema debe permitir llevar la trazabilidad de los pre informes e informes de Biblioteca en cuento a

fechas y horas de creación y modificación.

✔

30%

REO-02 Todos los formatos desarrollados en la INTRANET

deben de llevar los colores institucionales ✔

5%

REO-03

En el sistema deben estar creados los formularios

que manejan en físico en Biblioteca como:

Evaluación de Textos, Solicitud de bibliografía, Evaluación servicio al usuario, Evaluación de

monitores, Reporte de sala multimedia, Reporte Anomalías Infraestructura, Capacidad Instalada,

Consulta Interna, Préstamo Equipos Multimedia,

Registro Comunidades Vecinas, Analíticas de Revistas.

✔

30%

REO-04

El sitio de la Biblioteca en INTRANET debe

contener un Menú que ayude a su navegación en la

plataforma ✔

10%

REO-05

El sistema debe contener a nivel de Bibliotecas,

vistas que permitan ordenar los datos más relevantes

para las áreas de la Biblioteca.

✔

5%

REO-06

El sistema debe contener un formato para llevar un

mejor control de las adquisiciones de libros

electrónicos y material especial que compra la Biblioteca

✔

15%

REO-07

Se requiere la construcción de un formato para llevar el control del material procesado por los monitores

de la Biblioteca ✔

20%

REO-08

Creación de formato para el registro de las

Donaciones, Canjes y Despacho de Revistas

Institucionales ✔

25%


REO-09

Implementación de un flujo de trabajo para el

cumplimiento a la hora de entregar los informes de

cada área ✔

40%

REO-10 Se requiere la creación de un formato que para la

solicitud y entrega de material de oficina ✔

25%

REO-11 Se requiere la creación de un formato para llevar el

control de las publicaciones institucionales. ✔

20%

REO-12

El sistema debe de llevar gestión documental en términos de: carga, consulta, modificación,

eliminación y control de versiones de los

documentos.

✔ 35%

IDENTIFICADOR REQUERIMIENTO ESENCIALES DESEABLES OPCIONALES PONDERACION

REI: REQUERIMIENTOS IMPORTANTES POR PARTE DEL INGENIERO DESARROLLADOR DEL PROYECTO.

REI-01

Creación de los respectivos usuarios a las personas administrativas para el ingreso a la

plataforma ✔

15%

REI-02

Definir el alcance de cada usuario para así definirle su máximo rango de colaboración

en la plataforma ✔

10%

REI-03 Los formatos solo podrán ser diligenciados

por personal de la Biblioteca ✔

15%

REI-04

Cada usuario podrá descargar y manipular

que allí se encuentre dependiendo de su alcance de colaboración

✔

20%

REI-05

Toda la información que allí se registre debe

de tener un respaldo de seguridad para su

protección ✔

20%


CLASIFICACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS

En la siguiente tabla se evidencia los requerimientos clasificados en tres variables donde se podrá

saber qué tipo de requerimiento es: funcionales son aquellos que si llegan a no cumplirse

afectaría la funcionalidad del software, el no funcional trata los requerimientos que al no

cumplirse no compromete el funcionamiento del software.

Tabla 8: clasificación de los requerimientos

REQUERIMEINTOS FUNCIONAL NO FUNCIONAL


REO-01

El sistema debe permitir llevar la trazabilidad de los pre informes e

informes de Biblioteca en cuento a fechas y horas de creación y modificación.

✔

REO-02 Todos los formatos desarrollados en la INTRANET deben de llevar los

colores institucionales ✔

REO-03

En el sistema deben estar creados los formularios que manejan en físico

en Biblioteca como: Evaluación de Textos, Solicitud de bibliografía, Evaluación servicio al usuario, Evaluación de monitores, Reporte de sala

multimedia, Reporte Anomalías Infraestructura, Capacidad Instalada,

Consulta Interna, Préstamo Equipos Multimedia, Registro Comunidades Vecinas, Analíticas de Revistas.

✔

REO-04 El sitio de la Biblioteca en INTRANET debe contener un Menú que

ayude a su navegación en la plataforma ✔

REO-05 El sistema debe contener a nivel de Bibliotecas, vistas que permitan

ordenar los datos más relevantes para las áreas de la Biblioteca. ✔

REO-06

El sistema debe contener un formato para llevar un mejor control de las

adquisiciones de libros electrónicos y material especial que compra la

Biblioteca ✔

REO-07 Se requiere la construcción de un formato para llevar el control del

material procesado por los monitores de la Biblioteca ✔

REO-08 Creación de formato para el registro de las Donaciones, Canjes y

Despacho de Revistas Institucionales ✔

REO-09 Implementación de un flujo de trabajo para el cumplimiento a la hora de

entregar los informes de cada área ✔

REO-10 Se requiere la creación de un formato que para la solicitud y entrega de

material de oficina ✔

REO-11 Se requiere la creación de un formato para llevar el control de las

publicaciones institucionales. ✔


REO-12

El sistema debe de llevar gestión documental en términos de: carga,

consulta, modificación, eliminación y control de versiones de los

documentos. ✔

REI-01 Creación de los respectivos usuarios a las personas administrativas para

el ingreso a la plataforma ✔

REI-02 Definir el alcance de cada usuario para así definirle su máximo rango de

colaboración en la plataforma ✔

REI-03 Los formatos solo podrán ser diligenciados por personal de la Biblioteca

✔

REI-04 Cada usuario podrá descargar y manipular que allí se encuentre

dependiendo de su alcance de colaboración ✔

REI-05 Toda la información que allí se registre debe de tener un respaldo de

seguridad para su protección ✔


14.2 MODELADO DE DATOS Y PROCESO

Diagrama de flujo de información general de la biblioteca

Ilustración 27: Diagrama de flujo general de la biblioteca


Diagrama: Gestión Estadística

uc Gestión Estadística

Realiza Solicitud

Bilbiografica

Realiza Auditoria

Documental

Realiza

Adquisiciones

Registro Capacidad

Instalada

Realiza Consulta

Interna

Realiza Prestamo

Equipos Multimedia

Visitantes

Administrativ os Biblioteca

Docentes, Administrativ os,

Docentes, Estudiantes


Diagrama: Realiza Adquisiciones

ID Realizar Adquisición

Actores

Auxiliar de Procesos Técnicos

Monitores

Dirección Biblioteca

Coordinación de Procesos Técnicos

Descripción La coordinación de procesos de técnicos realiza el procesos de adquisición

Precondición Compra del material.

Condición El usuario debe de conocer todo el procesos de catalogación

uc Realiza Adquisiciones

Auxiliar de Procesos

Tecnicos

Direccion Biblioteca

Monitores

Coordinacion de Procesos

Tecnicos

Cotizacion de

Material Con Casas

Editoriales

Rev ision de

Cotizaciones

Efectuar Compra con la

Mejor Editorial

Recepcion de

Material y Rev ison

del Mismo

Preparacion Tecnica

del Material

Registro en SIABUC y

Puesto a Disposicion del

Publico


Diagrama: Realiza Auditoria Documental

uc Realiza Auditoria Documental

Coordinacion de Porcesos

Tecnicos

Coordinacion de

Circulacion y Prestamos

Coordinacion de Serv icios

al Publico

Coordinacion de

Hemeroteca

Direccion de la Biblioteca

Recoleccion de Estadisticas

por Parte de Cada Area de la

Biblioteca

Recoleccion, Tabulacion y

Organizacion de la Informacion

Recolectada en Los Diferentes

Sistemas de Informacion

Organizacion de las

Estadisticas en

Documento

Env io de Documento

Para Rev ision

Rev ision de Documentos y

Compilacion de la Informacion

en Informe de Auditoria

Documental

Realizar Correciones

Publicacion en PW y

Env iar a Direccion de la

Biblioteca

Rev ision de

Documento Final


Diagrama: Realizar Solicitud Bibliográfica

ID Solicitud de Bibliografía

Actores Docentes Administrativos Directivos

Administrativos Biblioteca

Descripción Realizar la solicitud de Bibliografía

Precondición Administrativos de biblioteca deben de validarse en la plataforma

Condición Administrativos deben iniciar sesión

uc Realizar Solicitud Bibliográfica

Docentes Administrativ os

Estudiantes Directiv os

Administartiv os Biblioteca

Consultar Material

Relacionado

Registrar Bibliografía

Requerida en Formato

Estudiar Solicitud

Bibliográfica

Aprobar o Rechazar

Solicitud

Bibliográfica

Realizar Cotización

en Casa Editoriales


Diagrama: Registro de Capacidad Instalada

ID Registrar Capacidad Instalada

Actores Estudiantes, Visitantes, Administrativos, Docentes

Monitor

Descripción El Monitor Registra la Capacidad Instalada

Precondición El monitor debe de validar su ingreso a la plataforma

Condición El monitor debe iniciar sesión

uc Registro de Capacidad Instalada

Monitor

Estudiantes, Visitantes,

Administrativ os, Docentes

Visitas a las Salas de la

Biblioteca

Registro de Numero de

Visitantes De Cada Sala,

Cada Hora


Diagrama: Consulta Interna

ID Consulta Interna

Actores Estudiantes, Visitantes, Administrativos, Docentes

Monitor

Descripción Realizar el Registro de la Consulta Interna



uc Consulta Interna

Monitor

Estudiantes, Visitantes,

Administrativ os, Docentes

Visitas a las Salas de la

Biblioteca

Conuslta de Material

Bibliografico

Encuesta del Material

Consultado

Registro de la Consulta en el

Sistema de Informacion


Diagrama: Realiza Préstamo Equipos Multimedia

ID Préstamo Equipos Multimedia

Actores Monitores

Estudiantes, Visitantes, Administrativos, Docentes

Descripción Prestamos de Equipos Multimedia



uc Realiza Prestamo Equipos Multimedia

Monitor Estudiantes, Docentes,

Administrativ os

Reserv acion de

Equipos Multimedia

Registro en SIABUC del

Prestamo

Retiro de Equipos

Dev olucion de

Equipos

Registro en el Sistema de

Informacion del Prestamo del

Equipo


DISEÑO DE PROTOTIPOS NO FUNCIONALES

Antes de comenzar con la etapa de desarrollo se realizaron bosquejos de los diferentes formatos

que serán implementados en la intranet de Biblioteca

Ilustración 28: Prototipo de formato de adquisiciones


Ilustración 29:Prototipo de formato de analíticas de revistas


Ilustración 30: Prototipo Evaluación de Textos


Ilustración 31: Evaluación de Monitores


Ilustración

32: Solicitud de Bibliografía


Ilustración 33: Reporte Anomalías Técnicas


Ilustración 34:Prototipo Anomalías Infraestructura


Ilustración 35: Capacidad Instalada


Ilustración 36: Registro de comunidades vecinas


Ilustración 37: Registro Equipos Multimedia


14.3 PRUEBAS DEL SISTEMA

Cuando se ha culminado con el proceso del diseño y la programación, se deben de realizar

algunos procesos para encontrar los errores o bug, todo esto con el fin de que el sistema

desencadene un resultado no esperado.

Pero no solo se prueba el software o la aplicación como tal también se verifican los diseños para

que la aplicación lleve los colores apropiados, que lleve la tipografía adecuada la cual facilite la

lectura y el diligenciamiento de los formatos.

PLAN DE PRUEBAS

El objetivo de este plan de pruebas por iteración es poner el sistema en su máximo

funcionamiento para así verificar su capacidad de respuesta y que las funciones que debe de

realizar cada uno de los formularios cumplan con su tarea, de igual forma encontrar sus diferentes

fallas o errores que se presenten en este periodo de pruebas.

Debido a que se está trabajando con el modelo del ciclo de vida interactivo incremental, para

cada interacción se realizaron pruebas con el personal administrativo de la Biblioteca, quienes

pusieron en funcionamiento los diferentes formatos que allí se manejan, las pruebas duraban

entre 5 y 10 minutos por formato y cada persona evaluaba varios formatos.

Luego se procedía a llenar un formato de pruebas del software, diseñado para capturar la

satisfacción del usuario con la herramienta, tanto con los resultados obtenidos como con el uso y

la facilidad de la plataforma, los resultados cada vez fueron satisfactorios y lo cometarios muy

positivos.

El personal administrativo de la Biblioteca manifiesta que los formatos están quedando muy bien

y que le da un orden a la información muy importante, que la facilidad en el uso va ayudar mucho

a los procesos de la Biblioteca, también se recibieron sugerencias y cometarios del personal de

prueba.

Sugerencias y Comentarios

El banner del sitio debe de mejorar porque está muy sencillo.

En la página Mi Biblioteca sería bueno que estuvieran las diferentes salas de la

biblioteca y que se presenten las actividades que se realizan en la Biblioteca.

El formato de solicitud de bibliografía no puede tener los campos ISBN y Edición

como obligatorios debido a que no siempre el solicitante se sabe estos datos.


En el formato de solicitud de bibliografía el campo ocupación debería de cambiarse

por cargo.

Revisar en los diferentes formatos que todos los programas si sea con los que cuenta

la universidad.

El formulario de reporte de sala multimedia debe replantearse para generar el reporte

de las fallas técnicas de la Biblioteca.

El formulario de anomalías de infraestructura debe de enviar al correo la notificación

de las anomalías a las encargadas de reportar en la plataforma GPLI.

El formato de rondas de revisión debe de tener un campo que ayude a llevar el

seguimiento del caso.

Para el formato de capacidad instalada se debe de tener en cuenta la pinacoteca para

saber la cantidad de visitantes cuando se realizan eventos allí.

El formulario de capacidad instalada y comunidades vecinas debe de contar con un

campo hora y fecha.

Revisar la tipografía y ortografía de todo el sitio.

Cada formulario debe de contar con un banner que lo identifique.

Para el formulario de evaluación de textos se deben agregar los campos fecha, correo

y programa.

Dentro de los formularios de capacidad instalada, consulta interna y externa se debe

de agregar el área de GTI debido a que se van a empezar a llevar estadísticas de este

lugar.


Igualmente se aplicaron otras pruebas como son:

Verificación de requerimientos: Permite garantizar que las necesidades del cliente se están

cumpliendo. Para esa prueba se utiliza una lista con los principales requisitos y determinar si se

cumplen o no.

Caja Negra: Permite identificar los errores que se puedan presentar en cada uno de los

componentes del sistema.

PRUEBAS DE VERIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS

Tabla 9: pruebas de verificación de requerimientos

Requisito General Requisito Especifico Cumple Observaciones

El sistema debe permitir llevar la trazabilidad de los pre informes e informes de

Biblioteca en cuanto a fechas y horas de creación y

modificación.

Registro de Modificación Si

Registro de Creación Si

Hora de Creación Si

Fecha de Creación Si

Evaluación de Textos Guardar Información Si

Consultar Información Si

Descargar Información Si

Solicitud de bibliografía Guardar Información Si



Evaluación servicio al usuario Guardar Información Si





Evaluación de monitores

Guardar Información Si Consultar Información Si Descargar Información Si

Reporte de Anomalía Técnica

Guardar Información Si Consultar Información Si

Envió a Correo Electrónico Si

Reporte Anomalías Infraestructura

Guardar Información Si



Capacidad Instalada




Consulta Interna




Préstamo Equipos Multimedia


Comunidades Vecinas




Material Especial


Material Catalogado


Donaciones, Canje y Despacho de Material


Registro de Material de Oficina


Publicaciones Institucionales



PRUEBA DE CAJA NEGRA

Tabla 10: Prueba Evaluación de Textos

Prueba Evaluación de Textos

Formato a Evaluar Evaluación de Textos

Responsable: Sebastián Jaramillo Restrepo

Objetivo: Determinar si el formato acepta los datos en los campos y guarda la información.

Datos de Prueba: Parámetros y datos del libro

Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para evaluar un texto

Resultado esperado: Creación de la evaluación del texto

Resultado obtenido: Prueba correcta Si(x) No()

Comentarios: Los datos se almacenaron correctamente

Tabla 11: Prueba Solicitud de Bibliografía

Prueba Solicitud de Bibliografía

Formato a Evaluar Solicitud de bibliografía


Objetivo: Determinar si el formato acepta los datos en los campos y guarda la información.

Datos de Prueba: Solicitar Un Libro a la Biblioteca

Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para la solicitud de un ejemplar

Resultado esperado: Creación de una solicitud nueva de bibliografía



Tabla 12: Prueba Evaluación de Monitores

Prueba Evaluación de Monitores

Formato a Evaluar Evaluación de Monitores


Objetivo: Determinar si el formato acepta los datos en los campos y los guarda la información.

Datos de Prueba: Parámetros y datos del monitor a evaluar

Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para evaluar el monitor

Resultado esperado: Creación de la evaluación del monitor




Tabla 13: Reporte Anomalía Técnica

Prueba Reporte Anomalía Técnica

Formato a Evaluar Reporte de anomalía técnica


Objetivo: Determinar si el formato acepta los datos en los campos, guarda y envía al correo del responsable

Datos de Prueba: Parámetros para el reporte de la anomalía técnica

Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para enviar la anomalía

Resultado esperado: Envió al correo con la anomalía técnica


Comentarios: Los datos fueron enviados al correo correctamente

Tabla 14: Prueba Anomalía de Infraestructura

Prueba Reporte Anomalía de Infraestructura

Formato a Evaluar Reporte de anomalía de infraestructura


Objetivo: Determinar si el formato acepta los datos en los campos, guarda y envía al correo del responsable

Datos de Prueba: Parámetros para el reporte de la anomalía

Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para enviar la anomalía

Resultado esperado: Envió de correo con la anomalía de infraestructura


Comentarios: Los datos son enviados correctamente

Tabla 15: Prueba Capacidad Instalada

Prueba Capacidad Instalada

Formato a Evaluar Capacidad Instalada


Objetivo: Determinar si el formato acepta los datos en los campos y los guarda

Datos de Prueba: Parámetros del número de usuarios de la biblioteca en ese momento

Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para ingresar la capacidad instalada

Resultado esperado: Registro de Capacidad Instalada


Comentarios: La capacidad instalada se almaceno correctamente


Tabla 16: Prueba Consulta Interna

Prueba Consulta Interna

Formato a Evaluar Consulta Interna



Datos de Prueba: Parámetros del usuario si es interno o externo

Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para registrar la consulta interna

Resultado esperado: Registro de la consulta interna


Comentarios: El registro es exitoso

Tabla 17: Prueba Registro de Comunidades Vecinas

Prueba Comunidades Vecinas

Formato a Evaluar Comunidades Vecinas



Datos de Prueba: Evaluar texto

Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para evaluar un texto

Resultado esperado: Creación de la evaluación del texto



Tabla 18: Prueba Préstamo Equipos Multimedia

Prueba Préstamo Equipos

Multimedia

Formato a Evaluar Préstamo Equipos Multimedia



Datos de Prueba: Parámetros de Registro de préstamo equipos multimedia

Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para el registro del préstamo

Resultado esperado: Registro del préstamo


Comentarios:


Tabla 19: Prueba Material Especial

Prueba Material Especial

Formato a Evaluar Material Especial



Datos de Prueba: Catalogación de Material Especial

Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para la catalogación del material especial

Resultado esperado: Material catalogado


Comentarios: Catalogación exitosa

Tabla 20: Prueba Material Catalogado

Prueba Material Catalogado

Formato a Evaluar Material Catalogado



Datos de Prueba: Registro de actividad de los Monitores

Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para registro de actividades

Resultado esperado: Registro del material catalogado por el monitor


Comentarios:

Tabla 21: Prueba registro de material de oficina

Prueba Registro de Material de

Oficina

Formato a Evaluar Registro de Material de Oficina



Datos de Prueba: Ingresar lo datos para la solicitud de material de oficina

Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para crear la solicitud de material de oficina

Resultado esperado: Solicitud creada


Comentarios: Mejor control de todo el material de cada área de la biblioteca


Tabla 22: Prueba Donaciones canje y despacho de Material

Prueba Donaciones, Canje y

Despacho de Material

Formato a Evaluar Donaciones, Canje y Despacho de Material



Datos de Prueba: Parámetros de las instituciones para el canje o el despacho de material

Procedimiento: Se ingresan los datos en el formulario, para registro del material

Resultado esperado: Creación del nuevo despacho




15. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS

El sistema debe permitir llevar la trazabilidad de los pre informes e informes de

Biblioteca en cuento a fechas y horas de creación y modificación.


Todos los formatos desarrollados en la INTRANET deben de llevar los colores

institucionales


En el sistema deben estar creados los formularios que manejan en físico en Biblioteca

como: Evaluación de Textos, Solicitud de bibliografía, Evaluación servicio al usuario,

Evaluación de monitores, Reporte de sala multimedia, Reporte Anomalías Infraestructura,

Capacidad Instalada, Consulta Interna, Préstamo Equipos Multimedia, Registro

Comunidades Vecinas, Analíticas de Revistas.





El sitio de la Biblioteca en INTRANET debe contener un Menú que ayude a su

navegación en la plataforma


El sistema debe contener a nivel de listas, vistas que permitan ordenar los datos más

relevantes para las áreas de la Biblioteca.


El sistema debe contener un formato para llevar un mejor control de las adquisiciones de

libros electrónicos y material especial que compra la Biblioteca

Creación de formato para el registro de las Donaciones, Canjes y Despacho de Revistas

Institucionales


Implementación de un flujo de trabajo para el cumplimiento a la hora de entregar los

informes de cada área

Se requiere la creación de un formato llevar el control de las suscripciones


El sistema debe de llevar gestión documental en términos de: carga, consulta,

modificación, eliminación y control de versiones de los documentos.


El sistema debe de permitir la gestión permisos de usuarios


El sistema debe de permitir la creación de usuarios para la autenticación en la plataforma

Los formatos solo podrán ser diligenciados por personal de la Biblioteca

El sistema debe de permitir la gestión permisos de usuarios


Cada usuario podrá descargar y manipular la información dependiendo de los permisos

asignados.


16. CONCLUSIONES

Cuando se está desarrollando un proyecto de software siguiendo los pasos de una

metodología para la gestión y el desarrollo, se deben tener muy claros todos los procesos

a seguir y cuál va a ser ese equipo de trabajo que va apoyar el proceso, para así tener un

desarrollo preciso y conciso para obtener un producto de calidad.

Cuando se hace uso adecuado de las herramientas y se levantan los requerimientos del

sistema, se puede conocer más a fondo la necesidad del cliente y así crear un cronograma

para saber cómo va a ser intervenido el proyecto a desarrollar, y así mismo tener muy

presente el factor económico para no salirse del presupuesto.

Es importante siempre llevar una buena relación con el cliente, tener buena comunicación

con los usuarios finales del desarrollo debido a que si se está utilizando un modelo de

ciclo de vida basado en iteraciones es muy importe que en cada iteración el cliente este

presente y vea los avances.


17. RECOMENDACIONES GENERALES

Es necesario hacer unas recomendaciones después del conocimiento adquirido en este proceso

para tener unas buenas prácticas en futuros proyectos que se relacionen con la temática aquí vista

y aplicada.

Las buenas prácticas en cada proyecto siempre llevarán al éxito, pero este solo se obtiene cuando

se sigue con rigurosidad una metodología y se tiene una buena disciplina, es bueno que antes

del comienzo de cada proyecto se defina cuál es la metodología con la que se va a trabajar.


18. RECOMENDACIONES ESPECÍFICAS

Se debe tener mucho cuidado al momento de diligenciar los formularios y capturar la

información, puesto que es parte fundamental para un buen funcionamiento del software y la

tabulación de la información.

El correcto funcionamiento de los formularios y la administración del sitio dependen de varios

factores, por ende es recomendable la asistencia a las capacitaciones de intranet.

Se debe tener en cuenta que para el mejor funcionamiento y trabajo en la plataforma se debe de

utilizar el explorador (Internet Explorer).

Es importante que cada vez que salga de la plataforma cierre sesión debido a que la

información que allí se hospeda es información netamente de la organización.


ANEXOS

Manual de Usuario

INICIO DE SESION Y NAVEGACION EN LA PRINCIPALES PAGINAS

Para ingresar a la plataforma se deben de seguir los siguientes pasos se recomienda que siempre

se utilice el navegador Internet Explorer para su mejor funcionamiento.

Teniendo Internet Explorer abierto

Escribimos en la parte superior del buscador: intranet.ucp.edu.co


Presionando la tecla enter nos conducira a la siguiente Pagina

En el menú escogemos la opción Autenticación de Windows

intranet.ucp.edu.co


A continuación nos aparecerá la siguiente ventana para la autenticación de Windows.

Ingresamos nuestras credenciales de autenticación teniendo en cuenta la palabra

Administrativos\ para definir el dominio y acompañado del nombre de usuario, como se verá en

la siguiente imagen.


Y presionamos la tecla Aceptar, y nos debe de conducir a la página principal de la INTRANET.

Nota: si tenemos algún inconveniente con el ingreso a la plataforma la recomendación es

comunicarnos con el Departamento de Gestión Tecnológica paras la verificación del

usuario.

Después del ingreso satisfactorio nos debe de aparecer la página principal de la INTRANET.

En la parte superior encontramos los diferentes sitios incluyendo el nuestro Biblioteca


Ingresamos a nuestro sitio Biblioteca, en el que encontraremos un Menú con la diferente

información relacionada con esta.


En la página de Mi Biblioteca se encuentra la información relacionada con las diferentes salas de

la Biblioteca y los horarios de Servicio.


En la página de Gestión se encuentra los enlaces a los diferentes formatos de registro de

información.

En la página de Contacto se encuentra la información relacionada con el personal administrativo

de Biblioteca, Cargo y Correo.


TRABAJAR SITIO BIBLIOTECA

En la página de Gestión se encuentra los enlaces a los diferentes formatos de registro de

información.

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ARTICULACIÓN DE LOS SISTEMAS ESTADÍSTICOS Y DE GESTIÓN ...repositorio.ucp.edu.co/bitstream/10785/3663/1/CDMIST114.pdf · Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones Página 4