Aspectos importantes para la elaboración, presentación y aprobación de la “Liquidación del

Contrato de Obra”

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Aspectos importantes para la elaboración, presentación y aprobación de la “Liquidación del Contrato de Obra” ..................................................................................................................................... III-1

Conciliación de Saldos ............................................................................................................................................................................. III-3

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INFORMES ESPECIALES

PREGUNTAS Y RESPUESTAS

C o n t e n i d o

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Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisfi l

Título : Aspectos importantes para la elaboración, presentación y aprobación de la “Liquida-ción del Contrato de Obra”

Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 166 - Primera Quincena de Setiembre 2008

Ficha Técnica

1. FinalidadTiene como fi n brindar una estructura básica para la elaboración del Informe de Liquidación del Contrato de Obra que sustente el acto administrativo, que resuelva lo siguiente:

- Efectuar la liquidación del contrato de obra, de acuerdo a lo establecido en el artículo Nº 269 del Reglamento del texto único ordenado de la Ley de Con-trataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM y demás normas complementarias y modifi catorias.

- Costo Total de la obra ejecutada.- Establecer el saldo de liquidación

fi nal de contrato de obra, que resulta de la comparación de los montos reconocidos con los montos pagados al contratista.

- Penalidades y otros que correspondan.- Cumplir con lo establecido en el Art.

6 del Texto Único Ordenado de la Ley Nº 26850 – Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

2. Normativa legal- Texto Único Ordenado de la Ley Nº 26850

– Ley de Contrataciones y Adquisicio-nes del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM

y demás normas complementarias y últimas modifi catorias.

- Reglamento del Texto Único Orde-nado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM, y demás normas com-plementarias y modifi catorias.

- Ley Nº 27444 – Ley del Procedi-miento Administrativo General y su modifi catoria Ley Nº 28187.

- Ley Nº 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República y sus modifi catorias, Ley Nº 28422 y Ley Nº 28396.

- Aprobación de las Normas de Con-trol Interno, según Resolución de Contraloría General Nº 320-2006-CG, dejando sin efecto la Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG que aprueba las normas técnicas para el sector público, sus modifi catorias .

- Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal Ley Nº 29142, vigente y demás normas ampliatorias y complementarias.

Las obras ejecutadas con recursos de endeudamiento externo se regirán por las normas de los entes fi nancieros y, suple-toriamente, por las disposiciones conte-nidas en la normatividad nacional.

3. Alcance La presente Directiva es para el cumpli-miento obligatorio del contratista y la entidad contratante, etc.

4. ProcedimientosEntre los más importantes tenemos:

a) La Liquidación del Contrato de Obra.

Será presentada por el contratista, de conformidad con lo señalado en el texto único ordenado de la Ley Nº 26850 -Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM, y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM, respectivamente.

b) El Contratista presentará el Informe de Liquidación del Contrato de Obra, el mismo que consistirá en lo siguiente:- Resumen Ejecutivo.- Informe de Liquidación del Con-

trato de Obra, - Perfi l sustentado que, sin ser limi-

tativo, contengan lo señalado en la Directiva de la entidad.

- Archivo Digital de la Liquidación del Contrato de Obra, en software compatible que utilice la entidad o unidad ejecutora, conteniendo un resumen, informe de la liqui-dación del contrato de la obra, debidamente sustentado con sus cuadros respectivos, etc.

c) La Liquidación del Contrato de Obra será aprobada por la entidad contra-tante mediante el acto administrativo correspondiente.

5. Estructura del Informe de Liquidación del Contrato de Obra

El Informe de Liquidación del Contrato de Obra deberá estar en forma ordenada, foliada y fi rmada en todas las páginas por el representante legal del contratista de la determinada entidad. Tiene la siguiente estructura:a) Carátula principal: Debe indicar lo

siguiente:

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Instituto Pacífi co

Área Sector Público

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III- Nombre de la entidad.- Nombre del contratista.- Nombre de la Obra, tal como

aparece en el Contrato de Obra o expediente técnico.

• Indicar: La Región, Departamento, Provincia y Localidad en que se ubica la obra, y la fuente de fi nanciamiento de la obra.

• En la parte central se debe rotular: Liquidación del Contrato de Obra.

• Nombre del supervisor.• Mes y año de la ejecución de la Li-

quidación del Contrato de Obra.• Lugar de sede de la entidad si es Lima

o provincia.b) Resumen ejecutivo El mismo que no debe superar los 2

folios.c) Índice generald) Ficha técnica Conteniendo como mínimo:• Datos generales:

Ubicación Geográfi ca de la Región.Provincia (s).Localidad (es).Meta ejecutada metraje o (kms.).

• Monto de la inversión Costo por Km. en nuevos soles y

equivalente en dólares.- Nombre del proyecto y código

del Banco del proyecto.

• Resolución que aprueba el expe-diente técnico de la obra- El Contratista debe indicar el

proceso de selección mediante el cual se accedió a la ejecución de la obra.

- Supervisor: Indicar el proceso de selección mediante el cual acce-dió a la supervisión de la obra.

- Modalidad de ejecución.- Características de la obra.- Valor referencial.- Presupuesto contratado.- Fuente de fi nanciamiento para la

ejecución de la obra.- Presupuestos adicionales indicar

la fecha de aprobación y número de resoluciones.

- Factor de relación.- Número de Contrato de Obra.- Fecha de Contrato de Obra.- Plazo de ejecución contractual.- Ampliaciones de plazo indicando.

la aprobación y número de reso-luciones.

- Fecha de entrega de terreno.- Fecha de entrega de adelanto en

efectivo.- Fecha de inicio de obra.

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- Fecha de culminación contractual- Fecha de culminación de obra

de acuerdo a las ampliaciones de plazo aprobadas.

• Fecha de culminación real de obra- Procesos de Arbitraje: Indi-

cando los procesos de arbitraje producidos y consentidos, no se procederá a la liquidación del Contrato de Obra mientras existan controversias pendientes de resolver.

- Penalidades al contratista.- Costo total del Contrato de Obra.- Saldo de Liquidación (a favor o a

cargo, según sea el caso).

6. Informe de la Liquidación del Contrato de Obra

a) Antecedentes

• Del Contrato de Obra Del inicio de los trabajos (Debe in-

cluirse Acta de Entrega del terreno y relacionado con la fecha del adelanto en efectivo).

• De la culminación de los trabajos Indicar el Informe Final del Supervisor

dando la conformidad del término de la obra y copia del asiento del cuaderno de la obra escrito por el contratista solicitando la recepción de la obra.

• De la Recepción de Obra Indicando la resolución que designa

al Comité de Recepción y adjuntando copia del acta de recepción defi nitiva de la obra.

b) Análisis- Plazo de ejecución contratado y

ampliaciones de plazo- De los adelantos otorgados es-

pecifi car si se cumplió con el cro-nograma de adelanto específi co y de la adquisición de materiales de construcción.

- La Liquidación del Contrato de Obra.

- Metrados Ejecutados. Consiste en elaborar un Cuadro Final

de Obra a fi n de determinar los me-trados ejecutados y autorizados.

• Monto Final del Contrato de Obra: Determinando el recálculo de:

- Valorizaciones.- Reajustes con sus respectivas

fórmulas polinómicas.- Adicionales y Deducciones de

Obra.- Mayores Gastos Generales. - Intereses.- Impuesto General a las Ventas

(IGV).

- Penalidades de acuerdo a leyes vigentes.

- Otros.

• Pagos a Cuenta Análisis de los montos cancelados que

se registran en el estado económico elaborado por la entidad.

En la Liquidación del Contrato de Obra, el estado económico y fi nan-ciero, preparado por el área de administración de la entidad, deberá encontrarse actualizado con el último pago al contratista, señalando el estado situacional.

Señalar respecto al estado situacional de las garantías (cartas fi anzas, etc.) y su vigencia en cada caso.- Saldo fi nal del Contrato de Obra.

7. Conclusiones Determinamos las siguientes como:

- Determinación del monto fi nal del Contrato de Obra.

- Determinación del saldo fi nal del Contrato de Obra.

- En caso de tener saldo negativo precisar si la (s) garantía (s) de fi el cumplimiento y de los adelantos cubre el saldo fi nal del contrato de obra.

- Indicar las penalidades.- Señalar si la obra permite ampliar o

mantiene el Patrimonio del Estado.

a) Formatos y documentos sustenta-torios del informe de la Liquida-ción del Contrato de Obra- Los Formatos del Anexo de acuer-

do a la directiva de la entidad que determina la liquidación del contrato de obra.

- Planillas de letrados de Post-Cons-trucción.

- Copias de los Índices Unifi cados por cada mes considerado.

- Copia de los resúmenes de las valorización, adicionales y deduc-ciones respectivas.

- Comprobantes de Pago de acuer-do a normativas legales vigentes

- Resoluciones de conciliaciones y/o arbitrajes, si las hubiera.

- Cronograma Valorizado Final de Ejecución de Obra.

- Diagrama de Programación de Obra Actualizado, barras de GANTT, al concluir la obra, en software apropiado, incluyendo las adiciones y deducciones apro-badas que permita identifi car el desenvolvimiento de la ejecución de la obra contratada.

- Copias de las Garantías, Pólizas de Seguros, presentadas por el contratista que deberá contar con la conformidad del área adminis-trativa.

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Área Sector Público III

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- Copia del Acta de Recepción de Obra.

- Constancias de no tener adeudos en EsSalud, ONP, AFP y otros.

- Constancia de no tener reclamos de los trabajadores ante el Mi-nisterio de Trabajo y Promoción Social.

- Copia del Contrato de Obra y adendas, según corresponda.

- Copia de las Resoluciones de apro-bación de los Presupuestos adicio-nales y deductivos de la obra.

- Copia de las Resoluciones de aprobación de las Ampliaciones de plazo.

- Copia de cuadernos de obra.- fotografías a colores que descri-

ban el antes, durante y la culmi-nación de las obras.

- Minuta de Declaratoria de Fá-brica o la Memoria Descriptiva valorizada , según sea el caso, de acuerdo al artículo Nº 271 del reglamento de la Ley de Contra-taciones y Adquisiciones del Es-tado (D.S. Nº 084-2004-PCM) y demás normas complementarias y las respectivas modifi caciones vigentes a la fecha.

- Planos de Post - construcción.

8. PlazosLos plazos para la liquidación del contrato de obra se encuentran establecidos en el artículo 269 del Reglamento del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.La Autoridad Contratante emitirá las normas internas respectivas para cumplir con los plazos indicados.

9. AnexosSe deben adjuntar los formatos corres-pondientes.Formato 01: Liquidación fi nal de obra.Formato 02: Costo fi nal de obra.Formato 03: Pagos por adelantos otor-

gados.Formato 04: Planilla de metrados valo-

rizados. (Contrato principal adicional).

Formato 05: Valorizaciones calculadas a determinada fecha (contra-tos principal).

Formato 06: Cálculo del reajuste.Formato 07: Resumen deducción de

reajuste por adelanto para materiales.

Formato 08: Retenciones del reajuste por retraso en la obra.

Formato 11: Estado económico de la entidad.

Formato 12: Resumen de pagos amor-tizaciones deducciones y retenciones efectuadas al contratista.

Formato 13: Resumen de intereses por atraso en el pago de valo-rizaciones de la obra.

Formato 14: Resumen de las valoriza-ciones de la obra (principal adicional).

Formato 15: Liquidación de la valoriza-ción reajustada.

Formato 16: Valorización de obra (prin-cipal adicional).

Formato 17: Adelanto de efectivo.Formato 18: Resumen de amortizacio-

nes y deducción de mate-riales.

Formato 19: Adelanto específico de materiales.

Formato 20: Deducción del reajuste que no corresponde por adelanto en efectivo.

Formato 21: Multa por atraso en entrega de la obra.

Formato 22: Multa por atraso en entrega de obra.