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Atractivo visual

Aumento del valor de las videoconferencias mediante el fomento de una cultura de adopción

Noviembre de 2014

La conectividad abierta y omnipresente que entrega Internet ha tenido un gran impacto en los negocios. Esta ofrece un alcance mundial, brinda acceso a todas las personas y empresas de manera igualitaria y neutral, y entrega a los empleados una comunicación multimedia masiva. Podríamos llamar a este efecto "la muerte de la distancia" como se describe en un libro de 1997 del mismo nombre (The death of distance). Sin embargo, un aspecto de esto, el uso de video en las comunicaciones, a pesar de su extensa y valiosa historia, y de sus impresionantes avances tecnológicos, aún tiene un patrón mezclado de adopción, tanto de los negocios como de los consumidores. En este artículo se expondrá por qué algunas organizaciones han acogido y se han beneficiado del uso de video en las comunicaciones y por qué otras no. Se resumirán los aspectos culturales visuales positivos que impulsan la adopción, como también los desafíos que parecen contener a algunas organizaciones.

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Resumen ejecutivo

Desde hace un tiempo, las comunicaciones y conferencias de negocios realizadas mediante video son algo conocidas para nosotros, y a pesar de que con el tiempo se han convertido en una experiencia más asequible, confiable y de mayor calidad, su adopción no es uniforme ni universal, al igual que sucede con otras formas de comunicación. Se ha realizado una encuesta a los actuales usuarios de videoconferencias para analizar cómo varía la cultura del video entre las organizaciones con el fin de investigar lo que podría estar impidiendo o favoreciendo su adopción. En primer lugar, ¿se entiende correctamente su valor? Muchos creen entender el beneficio de las videoconferencias: ahorra costos de viaje. Esto, por sí solo, no es suficiente, ya que la mayoría de las organizaciones son incapaces de calcular el ahorro en costos de viaje. Sin embargo, el valor real del video está en cambiar la forma en que trabajan las personas, tanto de manera individual como en equipo. Ahorrar tiempo, ser más productivos y tener más capacidad de respuesta como individuos, hacen que la organización entera ofrezca una propuesta de valor más completa o total. Para lograr este ahorro de tiempo total se requiere una adopción más generalizada: más personas, en más lugares y para muchos propósitos. Existen varios patrones actuales de adopción de video, para algunas organizaciones es la preservación formal del consejo directivo, para otras, es el mecanismo normal para las reuniones de equipo. Ampliar estos patrones a un uso más generalizado y frecuente requiere un cambio en la cultura del video. También se requiere que se solucionen varios aspectos fundamentales: mejorar la aplicación de la tecnología respecto del entorno de video, y abordar las inquietudes de las personas a nivel individual. Este informe está destinado a ayudar a los actuales usuarios de video a comprender cómo su cultura del video se compara con la de otros y qué podrían hacer para fomentar la adopción y, de este modo, obtener un mayor valor del video, basándose en seis criterios de adopción que definen un espectro de madurez de cultura de video. Aquellos que aún no han invertido en el video también pueden ver lo que se debe hacer desde el principio para crear una cultura de adopción de video más sólida y, así, maximizar su valor para la organización.

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Introducción: el desafío que enfrenta hoy la adopción de la videoconferencia

La tecnología moderna ha nivelado considerablemente el entorno de las comunicaciones para empresas y personas. Si bien esto se puede considerar como la "muerte de la distancia", como se indica en el libro del mismo nombre, escrito por Frances Cairncross en 1997, también se podría considerar como la "muerte de la proximidad". No solo se pueden realizar transacciones comerciales entre extremos opuestos del mundo, sino que además las personas ya no necesitan estar cerca de sus compañeros de trabajo. El uso de tecnologías de comunicación basadas en texto y voz en el hogar y en el lugar de trabajo ha aumentado de manera significativa, así como la presentación interactiva en línea de datos, sin embargo, el intercambio de rostros e imágenes en video no ha crecido tan rápido. Si bien los avances tecnológicos han hecho que el video sea más atractivo, este informe analiza más en detalle los factores determinantes y los desafíos de una adopción más generalizada del video para comunicaciones, conferencias y colaboración en el lugar de trabajo. Al mismo tiempo, se examina si existen elementos del uso de la tecnología del video que hagan avanzar a algunas organizaciones hacia una cultura más positiva de adopción del video para todo tipo de usos. Se basa en los resultados de 800 encuestas realizadas a usuarios corporativos de videoconferencias en todo el mundo, además de una serie de entrevistas personalizadas individuales para entender dónde funciona bien la videoconferencia y por qué. Una versión completa de estos resultados se puede ver en el documento independiente Quocirca: "Adopción y uso de videoconferencias". La encuesta indica que el principal desafío que enfrenta la adopción de la videoconferencias parece estar basado en el legado histórico de una industria cuyas soluciones se han usado por décadas, lo que ha reforzado los patrones y las percepciones de uso que ahora detienen la adopción y crecimientos generalizados del video, especialmente en lo que se refiere a:

- Aplicación limitada: inicialmente, debido al alto costo e impacto en la red, el video se comenzó a usar para apoyar las reuniones de los directores ejecutivos. Aunque se ha expandido a usos más amplios que el apoyo en las reuniones de equipo, el énfasis de muchas actividades de video todavía se aplica solo a "reuniones" de carácter general, no a actividades específicas que apoyan de manera más clara y directa los procesos empresariales.

- Restringido según el cargo: aunque el número de usuarios de videoconferencias ha aumentado de forma significativa, el consejo directivo, los ejecutivos y los directivos siguen siendo los principales oponentes. Algunas organizaciones señalan la falta de compromiso de la plana directiva para adoptar el video.

- Ubicación inadecuada: antes solo se podía encontrar video en sistemas de escritorio, en oficinas de ejecutivos o en algunas salas de reuniones preparadas específicamente para video, pero que a menudo se utilizaban con otros fines. Hoy en día es posible ofrecer video de calidad suficiente para conferencias prolongadas con múltiples usuarios para cualquier sistema de escritorio y diversos dispositivos móviles. A menudo, el problema es que la disponibilidad del video no se ha expandido lo suficiente.

- Requiere facilitación: demasiado difícil, poco confiable e incompatible con sistemas externos de clientes y socios. Es posible que muchos de estos problemas ya se hayan abordado adecuadamente mediante la estandarización y las mejoras de los sistemas, pero aún persiste el temor y la desconfianza. Muchos usuarios aún consideran que necesitan ayuda cuando se trata del video.

- Dirección interna: ¿es el miedo a la incompatibilidad, a inquietudes sobre la confiabilidad de la red o una creencia de que las reuniones son mejores en persona lo que limita el uso de video entre las organizaciones? Cada uno de estos factores golpea la confianza de aquellos que tratan de utilizar el video para comunicarse de manera externa, de modo que incluso entre los usuarios frecuentes de videoconferencias, aun dominan las llamadas internas.

- Convención obsoleta: la formalidad de aparecer en cámara desconcierta a muchas personas, y aún es el factor limitante número uno para una mayor adopción del video. Tampoco ayudan la formalidad histórica y la rigidez con que se percibe el evento de "videoconferencia", el cual se vé de un modo muy diferente a la informalidad del teléfono y las herramientas de comunicación de correo electrónico que ya se usan ampliamente en las empresas.

Las cosas se pueden hacer de un modo muy diferente para crear una cultura de adopción de video y de frecuencia de uso mucho más positiva y generalizada. Este informe debe considerarse una guía para aquellos que ya han implementado el video en su organización, ¿qué tan buena es la adopción y que se podría hacer para mejorarla? Además, debe demostrar ser útil para quienes aún no dan el paso definitivo para invertir en sistemas de video y comenzar con el pie derecho, y fomentar el uso productivo del video con una cultura positiva de adopción de video.

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El beneficio del video está subestimado

La satisfacción con el retorno de la inversión (ROI) en el video entre los usuarios existentes parece ser sólida (Figura 1). Menos del 10 % señala insatisfacción total y casi uno de cada cinco usuarios indican estar muy satisfechos, pero casi una cuarta parte dice estar "algo satisfecho", lo que supone un grado de insatisfacción. Debido a que los encuestados ya se han comprometido con el video, la incertidumbre subyacente de casi el 40 % que solo dice estar algo satisfecho o no está seguro, indica que se podría hacer algo más.

Reducir la necesidad de viajar

Parte del problema proviene de comprender en qué se invirtió y por qué. A menudo las razones para comprar un sistema de videoconferencia tienen relación directa con la reducción de viajes; nos ahorrará costos de viaje, disminuiremos el uso de carbono y podremos evitar viajar cuando sea complicado debido a las malas condiciones meteorológicas, huelgas, etc. Estas son razones válidas y, pese a que el valor de invocar razones ecológicas ha disminuido a medida que se han ido endureciendo las condiciones económicas, las directivas e iniciativas gubernamentales respecto a la reducción de carbono indican que todavía es un objetivo útil, que volverá a tener protagonismo en el futuro.

Ahorrar en costos de viajes no es suficiente

Aunque en términos generales ahorrar en costos de viajes aún se considera el beneficio más importante de la videoconferencia, los casos conocidos parecen indicar que muy pocas empresas investigan si este beneficio realmente se obtiene. El ROI puede parecer una cosa muy simple de calcular, pero en realidad no lo es, ya que requiere que las personas registren, tal vez en un formulario "anti gastos", los viajes y costos que ya no van a reclamar. Las organizaciones podrían registrar cuántas video llamadas se han realizado, o cuántos minutos se han utilizado, pero esto sería muy difícil de relacionar con los viajes que realmente se evitaron y por lo tanto, asignar los costos. Incluso puede que se genere una resistencia basada en el miedo de que los números no cuadren, lo cual puede ser cierto, pero la realidad es que los otros beneficios, que son más difíciles de calcular, probablemente justifican mejor la inversión, si solamente se pudieran cuantificar de mejor manera. Estos beneficios son menos tangibles y están más relacionados con evitar interrupciones y ahorrar tiempo. Aunque por lo general se reconoce que "el tiempo es dinero", calcularlo, además de la interrupción por viajes, es difícil. Los beneficios son fáciles de describir en los términos genéricos que aparecen en la Figura 2, pero son más difíciles de cuantificar.

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Definir la propuesta de valor total de video

Juntos, estos beneficios que se miden de modo menos directo tienen un impacto mayor que el ahorro más directo en costos de viaje y es sólo al mirar la propuesta de valor total de manera más amplia, es que se puede determinar, y por lo tanto, entender, el verdadero valor del video en las comunicaciones empresariales. Una propuesta de valor total va más allá del impacto financiero directo que es fácil de medir, hacia otros tres aspectos. ¿Cómo afecta hacer algo diferente a la persona, la organización y su posición competitiva? (Figura 3). El tiempo y los recursos, como la necesidad de enfocarse en un determinado ámbito de actividades, limitan a las personas. Las organizaciones necesitan aumentar el valor, al mismo tiempo que reducen los costos y mitigan los riesgos. Todo esto tiene lugar en un entorno competitivo en el que otras organizaciones y personas, en un momento u otro, tienen que tomar decisiones similares sobre desafíos parecidos. Para ver el impacto más ampliamente, considere la posibilidad de reemplazar una reunión presencial que implique algún tipo de viaje con una videoconferencia. La propuesta de valor total va más allá del ahorro en costos de viaje que se pueden calcular fácilmente (aunque rara vez se hace), e identifica los beneficios, que se pueden calcular y tienen valores nominales asignados.

El posible impacto de cambiar de reuniones presenciales a videoconferencia

A nivel personal Reduce el tiempo de planificación inicial, podría ser ad hoc y no programado No es necesario estar presente en toda la reunión, solo en aquellas partes donde sea necesario No hay necesidad de reservar con anticipación tiempo en la agenda y tiempo de viaje, puede ser más flexible No es necesario hacer planes alternativos debido a interrupciones por viaje En casos de reuniones en lugares lejanos, evita estar alejado de la familia y los amigos El tiempo fuera de la oficina interrumpe otras tareas planificadas Evita las actividades vacías que se generan al asistir a todas las reuniones Menos estrés

A nivel de la organización

Los asistentes pueden entrar y salir, no están obligados a estar durante toda la reunión Se puede evitar reservar instalaciones externas Las agendas se pueden sincronizar más rápido Se evitan los costos incidentales de viaje, como hoteles y comidas Los participantes tienen menos riesgo de sufrir accidentes en viajes y no se ven afectados por las condiciones meteorológicas y retrasos del transporte El tiempo de trabajo no se reemplaza por tiempo de viaje

Competitivo Se pueden tomar decisiones más rápido Es más flexible, ya que pueden participar más partes sin necesidad de una mayor planificación Se obtiene una mejor calidad en la toma de decisiones, ya que los expertos situados en lugares lejanos se pueden incorporar fácilmente

A veces, existen beneficios adicionales que provienen de la interacción presencial, en lugar de una relación a través de cámaras, los que también se deben tener en cuenta. Incluso los defensores más acérrimos de la videoconferencia no sostendrían que reemplaza totalmente el contacto humano. Sin embargo, si se consideran los beneficios de cualquier forma de comunicación instantánea, es de vital importancia mirar más allá de las implicancias inmediatas de costos y ahorros respecto de los cambios que se producen en el comportamiento de personas y organizaciones. Estos son los momentos donde realmente aparece el verdadero valor y estos crecen considerablemente con una mayor adopción.

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Problemas que afectan la adopción

Problemas que impiden el uso

Estos tienen más relación con las personas que con la tecnología. Sin embargo, existe un legado histórico de problemas técnicos y del "ambiente" de trabajo. Las videoconferencias se perciben como algo difícil, poco confiable, caro y que podría necesitar la asistencia de un encargado de TI. Luego, están las limitaciones de las instalaciones; tener solamente un sistema en la sala de juntas donde es más difícil que lo use cualquier persona, o sistemas individuales en salas de reuniones que ya están muy solicitadas para reuniones presenciales.

Ambiente y tecnología Individual y personal Limitadores de

video Demasiado complicado

Poco confiable Requiere demasiado tiempo para

configurar Es demasiado caro

Incomodidad del usuario Falta de conocimiento

Prefiere solo audio No es tan bueno como en persona

Acceso restringido Compromiso de la plana directiva

Factores que aumentan el uso

Facilidad de uso Menos caro

Video de alta calidad Mayor confiabilidad

Mayor disponibilidad de la red

Más conocimiento Expertos internos

Restricciones de viaje Más capacitación

Visibilidad de los ahorros Recompensas y reconocimiento

El problema personal que significa la incomodidad de estar "en cámara" se destaca como la principal limitación para casi el 30 % de los usuarios. Con el video, no hay lugar donde ocultarse. Se percibe un código de vestimenta y puede que algunos todavía prefieran conferencias solo de audio, que permitan a los participantes hacer otras cosas, en lugar de dedicarse completamente a la reunión. Comportamientos inseguros como alisarse el cabello o la ropa y arreglarse la corbata son más probables en una llamada de video que al participar en una reunión presencial. Todo el mundo piensa que la cámara es poco favorecedora, agrega kilos o destaca las imperfecciones que se perciben. Las personas se sentirán más familiarizadas y cómodas con el video a medida que pasa el tiempo; una generación más joven ha crecido con cámaras web baratas y cámaras en las tapas de las computadoras portátiles, personas de todas las edades utilizan llamadas con video de bajo costo vía Internet para mantenerse en contacto con parientes o amigos lejanos, estar en cámara hoy es parte de muchas experiencias de mercado masivas y populares. Sin embargo, esta es una zona donde la orientación al consumidor ha tenido menor repercusión de la esperada en el lugar de trabajo y la falta de conocimientos sobre los sistemas o el acceso restringido aún pueden ser un desafío.

Tratamiento de los desafíos relacionados con el uso de video en el sector público Una organización gubernamental australiana, que se expandió por muchos estados, instaló sistemas de videoconferencia en sus salas de reuniones y en escritorios de ejecutivos, y ahora los está instalando en escritorios generales con el objetivo de poner al mismo nivel las transmisiones por video y las llamadas telefónicas. La coherencia de las operaciones es clave, con un servicio hospedado para reservaciones que garantiza una experiencia simple y uniforme para el usuario, sin importar a qué oficina llegue. Se han hecho esfuerzos adicionales tras bastidores para hacer más cómodos los lugares de reunión de grupos de personas en una habitación mediante el uso de video, con un enfoque especial en los sistemas de aire acondicionado y en la insonorización y reflejo del ruido de superficies rígidas. Por consiguiente, todos usan video en reuniones al menos una vez al día y, aunque una hora es la duración normal de una llamada, muchas duran hasta medio día sin problemas.

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Impulsar una mayor adopción

Solucionar el aspecto relativo al ambiente sería la mejor ayuda, ya que mejorar el conocimiento es el único problema individual que se destaca. Mejorar la calidad de la experiencia, a la vez que se mantiene el precio, extenderá su uso. Muchas personas piensan que no necesitan más capacitación, ni ser obligadas mediante la zanahoria de las recompensas o la vara de las restricciones a los viajes, solo tienen que hacer que sea más fácil y esté más disponible. Claramente, el sistema de videoconferencia aún no alcanza el mismo nivel de comportamiento aceptado de la telefonía o el correo electrónico, pero cuando lo haga, puede haber enormes beneficios. Si bien es cierto que los primeros sistemas de videoconferencia eran más complejos y propensos a problemas que podrían requerir asistencia técnica, en la actualidad la mayoría son más sencillos. Actualmente, algunos problemas podrían relacionarse con la percepción de la complejidad y la falta de confiabilidad, más que con la realidad, así como una falta de confianza subyacente, lo cual también se manifiesta en la incomodidad de estar en cámara.

Aquellas personas que no carecen de confianza respecto al uso de sistemas de videoconferencia, los hábiles con la tecnología, son los que más adoptan el video, seguidos de los que tienen acceso a la tecnología, incluidos ejecutivos de alto nivel (Figura 4). Esto refuerza la idea de que el conocimiento y el acceso son elementos clave para construir una cultura de video, pero familiarizarse con el sistema es fundamental para fomentar una mayor adopción. Las personas con una necesidad clara de comunicarse y colaborar de mejor manera, trabajar en equipos distribuidos, o simplemente los trabajadores remotos, también tienen mayor probabilidad de adoptar la tecnología, ya que sin ella pueden sentirse aislados o, en el mejor de los casos, no considerados. Otros, como aquellos que adoptan todas las tecnologías nuevas, los nativos digitales, no son considerados un punto fuerte en la adopción del video, tampoco las personas con tendencia a presumir de sus conocimientos. Esto probablemente se debe a la falta de acceso en muchas organizaciones, donde todavía es más frecuente encontrar video en los escritorios de los ejecutivos, la sala de juntas y en centros de información para el cliente, lugares donde no necesariamente pueden acceder jóvenes nativos digitales. Es posible que deseen adoptar el video para trabajar, pero que aún no hayan tenido la oportunidad, no se les permite el acceso o, al menos, todavía no se les ofrece.

Cambio de la norma en pro de la expansión de la adopción del uso de video Una empresa tecnológica de Estados Unidos ha estado usando videoconferencias por muchos años; sin embargo, un par de años atrás esta produjo importantes cambios que alteraron drásticamente su cultura del uso de video. En primer lugar, se integraron las conferencias de video y audio bajo los mismos procesos y la misma plataforma, lo que hizo más llevadero el proceso para los usuarios. Y lo que es más interesante aún, es que se pasó de un uso programado de los sistemas de video a un uso ad hoc. Antes de este cambio solo dos o tres de diez reuniones suponían el uso de video; y luego de dos años se usa video en cerca del 90 % de las reuniones. Este enfoque informal llevó a otro cambio interesante: los asistentes ya no tienen que conectarse con anterioridad a las videoconferencias, sino que ahora pueden hacerlo en el mismo momento en que lo requieran, lo que permite ahorrar valiosos minutos cada día.

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Elaborar una cultura de video más madura

Incluso en organizaciones del mismo sector o región, existen distintos grados de adopción de video. Hay aspectos inherentes a la tecnología, como también el modo en que las personas interactúan con la tecnología, que impiden la adopción en algunas organizaciones, pero que la favorecen en otras. Por lo tanto, ¿de qué manera se pueden mejorar los atributos de una cultura de video para aumentar la adopción, de modo que los empleados acepten su uso lo más ampliamente posible y maximicen su valor?

- Aplicación: ¿cuál es el propósito comercial para el cual se utiliza el video? - Cargo: ¿qué persona de la organización tiene acceso y derecho a utilizar el video? - Ubicación: ¿dónde se puede usar el video? - Facilitación: ¿cuánta ayuda se necesita para usar el video? - Dirección: ¿en qué medida se usa el video para comunicarse dentro o fuera de la organización? - Convención: ¿qué tan ad hoc o formal es el uso del video?

Esto se puede representar con un modelo de madurez, que se aplica a una amplia categorización de comportamiento en distintas casillas descriptivas para cada atributo. Si bien los comportamientos individuales pueden variar, las organizaciones reconocerán cómo encajan sus características en el modelo, y pueden revelar las medidas que ayudarían a avanzar hacia una cultura de video más generalizada.

Criterios Nivel de madurez 0 Mínimo - Ad hoc (Inconscientemente incompetente)

Nivel de madurez 1 Práctica promedio - reactivo (conscientemente incompetente)

Nivel de madurez 2 Mejor práctica - proactivo (conscientemente competente)

Nivel de madurez 3 Orientada a los servicios - (Inconscientemente competente)

Nivel de madurez 4 Visionario - (incorporado como cultura)

Aplicación El video no se usa para los negocios

El video solo se usa para determinados tipos de reuniones, por ejemplo, reuniones de junta directiva, reuniones para abordar crisis, etc.

El video se usa principalmente para reuniones de diferentes tipos

Uso generalizado en aplicaciones empresariales, así como en reuniones habituales

El video remoto es parte natural de todos los procesos de negocios

Cargo El video solo está disponible para las personas de TI que lo configuran

El video solo está disponible para los ejecutivos de alto nivel

Ejecutivos y gerentes de alto nivel con requisitos específicos

Cualquier persona puede usarlo, siempre y cuando exista una razón adecuada

Lo usa cualquier persona de la organización

Ubicación Sistemas ubicados en salas que rara vez se usan, o sistemas que aún están en la caja

Uso de video en unos pocos lugares determinados, nunca en otro lugar

Se usa en lugares tradicionales y en algunas salas de reuniones

Uso generalizado en lugares tradicionales, salas de reuniones y escritorios remotos

El video está disponible y se usa en todos los dispositivos y las habitaciones

Facilitación Nadie sabe cómo usar el video, incluso si está disponible

Asistencia total, los participantes no se involucran en la instalación ni en la ejecución del video

Algunos son capaces de hacerlo solos, aunque siempre con asistencia cerca

Muchos instalan y realizan llamadas, con rutas de asistencia conocidas, en caso de que sea necesario

Sin interrupción, un recurso como instalaciones compartidas o sistema telefónico

Dirección Rara vez pienso en usar video

Bajo uso de video, interno y externo

Uso moderado o alto en llamadas internas

Uso alto en llamadas externas, bajo o moderado en llamadas internas

Alto uso en todas las llamadas

Convención Planificación obligatoria, pero nadie sabe cómo participar

Llamadas de video planificadas con anticipación, realización de pruebas para garantizar que funcione sin problemas

La mayoría está planificada, pero no requieren pruebas ni verificación anticipadas

Algunas están planificadas, pero se pueden escalar o mover para agregar video en cualquier momento

Uso ad hoc, espontáneo, natural y familiar

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Conclusión: la adopción del video necesita ser más amplia para alcanzar su máximo valor comercial

Existen diferentes maneras en las que se puede implementar la videoconferencia, pero el entorno tecnológico y el enfoque de cada uno de los usuarios tendrán un impacto en el grado y la frecuencia con que se use el video para convertirse en un elemento habitual de la comunicación y la colaboración. El principio subyacente es que mientras más frecuente, más regular, más informal y normal sea el uso del video, más fácilmente se convertirá en una herramienta invisible de apoyo a los procesos de negocios, más que un fin en sí mismo. El cambio de mentalidad desde "vamos a organizar una videoconferencia" hasta "vamos a trabajar juntos para tomar decisiones" junto con el video, ha ayudado a apoyar las interacciones necesarias. Cualquier organización puede usar una tabla del modelo de madurez de la cultura de video para evaluar en qué medida el uso de video se ha incorporado en su cultura respecto de cada uno de los seis criterios, y en qué medida puede variar cada uno de ellos (Figura 5).

Mientras que el sentido del modelo de madurez se enfoca en el uso más frecuente y generalizado del video representado por un nivel superior a la derecha de la tabla, menores niveles de madurez representan comportamientos más tradicionales. Sin embargo, la columna de la izquierda refleja básicamente una cultura en la que el video está practicamente ausente. Se puede observar que algunas organizaciones aún consideran válidos o apropiados los comportamientos tradicionales, pero también indican un nivel de resistencia a incorporar más el video en su cultura, lo que significa que el valor total de la propuesta del video probablemente será menor en estas organizaciones. La videoconferencia está cambiando desde algo que una vez se consideró caro, difícil, formal y reservado para la

sala de la junta directiva o algunas salas de reuniones, a algo que hoy en día es cada vez más generalizado, informal y fácil de participar con una herramienta disponible para que todo el personal de la organización se comunique, sea dentro o fuera de los límites de la organización. Diferentes empresas, industrias y regiones se encuentran en diferentes etapas del camino y cambian a ritmos distintos, pero está claro que con un mayor uso y familiaridad se produce un aumento de confianza y adopción. Esto ya no es videoconferencia, sino colaboración de video, no es solo simular una reunión presencial con cámaras, pantallas y micrófonos, sino ofrecer una mirada al lugar de trabajo en equipo del futuro, donde el video ya no se considera un fin en sí mismo, sino que se convierte en una herramienta que apoya de modo invisible los procesos empresariales.

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Consejos para elaborar una cultura de adopción de video

Ambiente: mejorar la experiencia del sistema de video Coherencia: usar el mismo mecanismo para iniciar la conexión de video en todas partes con el fin de evitar confusiones y aumentar la familiaridad. En los casos donde se requiera un control remoto, intente utilizar el mismo en todos los lugares. Evite tener diferentes versiones de sistemas de video similares para sincronizar las actualizaciones. En la medida de lo posible, integre el video con la telefonía para conseguir una experiencia común y coherente. Generalización: evite limitar el acceso teniendo video solo en "cubículos" en áreas de acceso restringido (salas de juntas, salas de reuniones sólo para clientes) que los empleados consideren de difícil acceso. Haga que las herramientas estén disponibles en las plataformas que los empleados suelen llevar con ellos: computadoras portátiles, tablets, smartphones, para fomentar una cultura de video siempre disponible. Asistencia proactiva: en lugar de esperar a que lo llamen para solucionar problemas del sistema de video cuando se producen, o ayudar a los empleados, realice diariamente un barrido básico a los sistemas ubicados en las salas. ¿Están todas las conexiones en su lugar? ¿Existen cables adicionales para conectar otros dispositivos? ¿Están apuntando en la dirección correcta las cámaras? ¿Está correctamente ajustado el volumen? Otorgue una sensación de confianza a los usuarios, de que todo funciona correctamente. Un solo punto de contacto: un número, una página web, una dirección de correo electrónico para ofrecer asistencia o ayuda con el video para toda la organización. Trate a la asistencia de video con la misma importancia que a la telefonía de voz. Prefijo externo: el mayor problema de la videoconferencia cuando se realizan llamadas externas es la incertidumbre de la interoperabilidad. Identifique dónde pueden surgir problemas cuando los sistemas se instalan por primera vez. Entregue a los usuarios una breve lista de preguntas que deben hacer antes de realizar llamadas externas para que sepan con anticipación si la llamada funcionará o no. Comodidad: asegúrese de que las salas de reuniones donde se usa video cuenten con suficiente aire acondicionado y absorción acústica, no tengan superficies reflectantes y posean un buen aislamiento de fuentes de ruido externo. Aléjese de ascensores y salas de máquinas. Use asientos de mayor calidad.

Individual: motivar, apoyar y orientar a los usuarios de video Impulso: a pocas personas le gusta recibir capacitación en algo que creen que deben saber después del evento, por lo que debe asegurarse de que se familiaricen desde el principio con el uso de la tecnología de video, mediante inducción o capacitación introductoria el primer día para los nuevos empleados. Habilidades para la reunión de video: una capacitación continua debe enfocarse en la etiqueta de video, organización de reuniones y otras habilidades transferibles, en lugar de la simple parte técnica de "cómo hacerlo", que a menudo fomenta una percepción de complejidad. Incorporar el uso del video en otras capacitaciones, en lugar de mantenerlo independiente, ayuda a normalizar su uso. Recompensa y castigo: los empleados no necesariamente necesitan incentivos adicionales para utilizar el video como un programa de recompensa, ni sanciones por hacer viajes de negocios en lugar de usar el video, pero tampoco se debe insistir en hacerlo de la otra manera. No sancione ni castigue el uso no profesional del video y, siempre que sea posible, estimule el uso casual y frecuente para impulsar la familiaridad. Las actualizaciones diarias de la empresa mediante video o recesos con videos "informales" para conectarse con los empleados remotos ayudan a fomentar un ambiente en el que debatir o compartir a través de videoconferencia se convierte en la norma. División móvil: aliente a los empleados a probar el video móvil de manera distinta a la experiencia de la sala o del escritorio. La calidad de la cámara y de la red es inferior, las personas pueden estar trabajando en un ambiente más difícil o incómodo y necesitan saber cómo y cuándo pueden agregar video a las comunicaciones. Si la organización establece reglas sobre cómo comportarse en el video, asegúrese de que sean explícitamente más relajadas para los que usen video en movimiento.

Acerca de Polycom Polycom libera el poder de la colaboración humana través de cualquier distancia o dispositivo. Nuestras sencillas soluciones de trabajo en equipo ayudan a más de 400.000 organizaciones a competir más eficazmente, al hacer que la colaboración humana intuitiva sea parte de sus operaciones diarias. Al hacer posible acceder a una alta calidad de video, audio y contenido de colaboración desde cualquier lugar, los clientes de Polycom son capaces de acelerar el crecimiento, atraer y retener a los mejores profesionales y estimular la innovación que perfecciona su ventaja competitiva. Y lo que es más, nuestras soluciones ofrecen ahorros inmediatos y generan nuevas eficiencias operativas, ya que permiten que nuestros clientes obtengan más valor de sus inversiones en TI existentes mediante una amplia interoperabilidad, al mismo tiempo que ahorran tiempo y gastos de viajes. Además, con una tecnología que es invisible, intuitiva y fácil de usar, sumada a nuestros exitosos servicios de atención al cliente, eliminamos los obstáculos de comportamiento que impiden la adopción y ayudan a las empresas a crear una cultura de colaboración irresistible desde la distancia. Con el firme compromiso de ayudar a resolver los desafíos empresariales mediante una integración ininterrumpida de conexión y comunicación a prueba de cualquier distancia, a cualquier flujo de trabajo, todo tiene sentido. Polycom y su ecosistema global de socios ofrecen soluciones de colaboración flexibles para cualquier entorno, entrega la mejor experiencia de usuario, la más amplia interoperabilidad entre múltiples proveedores y una protección de la inversión sin precedentes. Con sede en Silicon Valley, somos un equipo global de más de 3.600 profesionales en más de 70 países, ponemos un especial énfasis en el éxito de nuestros clientes.

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Acerca de Quocirca Quocirca es una de las principales empresas de investigación y análisis que se especializa en el impacto que tienen las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) en las empresas. En todo el mundo, en el idioma local, Quocirca proporciona conocimientos especializados sobre las opiniones de los compradores y las personas influyentes en organizaciones grandes, medianas y pequeñas. Su equipo de analistas está formado por profesionales que ejercen en el mundo real con experiencia de primera mano sobre la oferta de las TIC, quienes continuamente están investigando y siguiendo la industria y el uso real en los mercados. Mediante las percepciones obtenidas en la investigación, Quocirca revela los verdaderos obstáculos para la adopción de tecnología: los aspectos personales y políticos del entorno de una organización y las presiones por tener que demostrar el valor empresarial de cualquier implementación. Esta capacidad para descubrir e informar la percepción de los usuarios en el mercado permite a Quocirca ofrecer asesoría sobre las realidades de adoptar la tecnología, no sobre las promesas. La investigación que realiza Quocirca siempre es pragmática, orientada a las empresas y realizada en el contexto de un cuadro más amplio. Las TIC tienen

la capacidad de transformar las empresas y sus procesos, pero frecuentemente no lo consiguen. La misión de Quocirca es ayudar a las organizaciones a mejorar su índice de éxito en el proceso de habilitación mediante mejores niveles de comprensión y de adopción de la tecnología adecuada en el momento correcto. Quocirca cuenta con un programa proactivo de investigación primaria, que realiza regularmente encuestas a los usuarios, compradores y distribuidores de productos y servicios de TIC sobre tecnologías emergentes, en evolución y en proceso de maduración. A través del tiempo, Quocirca ha construido una imagen de tendencias de inversión a largo plazo, proporcionando valiosa información para toda la comunidad de TIC. Quocirca trabaja con proveedores locales y globales de productos y servicios de TIC para ayudarlos a cumplir la promesa de las TIC para las empresas. Entre algunos clientes de Quocirca se encuentran Oracle, IBM, CA, O2, T-Mobile, HP, Xerox, Ricoh y Symantec, además de otros grandes y medianos vendedores, proveedores de servicios y más empresas especializadas. Los detalles del trabajo y los servicios que ofrece Quocirca se pueden encontrar en http://www.quocirca.com Descargo de responsabilidad: Este informe ha sido redactado de manera independiente por Quocirca Ltd. Durante la preparación del presente informe, es posible que Quocirca haya utilizado diversas fuentes de información y opinión. Aunque Quocirca intentó validar, siempre que fue posible, la información recibida de cada proveedor, Quocirca no se hace responsable de cualquier error en la información recibida de esta forma. Aunque Quocirca adoptó las medidas para poder asegurar que la información proporcionada en este informe es fidedigna y refleja las condiciones reales del mercado, Quocirca no puede asumir ninguna responsabilidad por la completa confiabilidad de la información aquí expuesta. Por consiguiente, Quocirca rechaza expresamente todas las garantías y reclamos en cuanto a la validez de los datos aquí presentados, incluido cualquier daño ocasionado por cualquier organización o individuo que tome cualquier medida basada en dicha información y asesoría. Todas las marcas y nombres de productos se admiten y son reconocidas como marcas registradas o marcas de servicios de sus respectivos propietarios.

NOTA DEL INFORME: Quocirca Ltd. escribió este informe de manera independiente para proporcionar una visión general de los problemas que enfrentan las organizaciones en la búsqueda para maximizar la efectividad de la fuerza de trabajo dinámica actual. El informe se basa en el extenso conocimiento de Quocirca de arenas de negocios y tecnología, y proporciona consejos acerca del método que deberían adoptar las organizaciones para crear un ambiente más eficaz y efectivo para el crecimiento a futuro.