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Estudio de los Depósitos de Vehículos
1. Introducción 1.1- Origen del estudio El estudio se realizó conforme el Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna, para el año 2015. 1.2- Objetivo del estudio Comprobar la suficiencia y validez de los procesos de control establecidos y verificar el cumplimiento de la normativa legal vigente. 1.3- Alcance del estudio La auditoría se realizó en ejecución del Plan de Trabajo para 2015 y de conformidad con los criterios establecidos en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (NGASP) dictadas por la Contraloría General de la República, Normas Internacionales de Auditoría (NIAS) y la Ley General de Control Interno Nº 8292. 1.4- Disposiciones de la Ley General de Control Interno Sobre la implantación de recomendaciones “Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes.
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c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo 37. —Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente. Artículo 38. —Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la Repúblicadirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órganocontralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de setiembre de 1994.”
Sobre responsabilidad “Artículo 39. —Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. Asimismo, cabrá responsabilidad administrativa contra el jerarca que injustificadamente no asigne los recursos a la auditoría interna en los términos del artículo 27 de esta Ley.
Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el subauditor y los demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en esta Ley. Cuando se trate de actos u omisiones de órganos colegiados, la responsabilidad será atribuida a todos sus integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el voto.”
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2. Resultados 2.1 Manual del Procedimientos La Unidad de Placas y Vehículos Detenidos (en adelante) UPVD, cuenta con un manual denominado “Manual de Operaciones para la Unidad de Placas y Vehículos Detenidos”, el cual fue aprobado por la Junta Directiva del Consejo de Seguridad Vial (en adelante Cosevi) mediante Acuerdo de Junta Directiva J.D-0120-2015 del 03/03/15, sin embargo el mismo no ha sido publicado, comunicado ni puesto en práctica por la Administración. Al respecto las Normas de Control Interno para el Sector Público (en adelante NCISP) establecen: 4.2 Requisitos de las actividades de control Las actividades de control deben reunir los siguientes requisitos: e. Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación. f. Divulgación. Las actividades de control deben ser de conocimiento general, y comunicarse a los funcionarios que deben aplicarlas en el desempeño de sus cargos. Dicha comunicación debe darse preferiblemente por escrito, en términos claros y específicos.
La evidente negligenciaadministrativa, que no ha realizado la publicación, comunicación y puesta en práctica de este manual,ocasiona que las actividades no se estén realizando conforme a lo planeado y por ende que no se esté brindando al usuario un servicio de calidad. 2.2 Registros de entrada y salida de automotores Los encargados de las regionales de la UPVD, utilizan para efectos del control de entrada y salida de automotores (vehículos y motocicletas) un libro de actas, mientras que en San José para la entrada de automotores utilizan un control en Excel y libros de actas para las salidas de los mismos.Con el propósito de corroborar los datos que estos anotan en los respectivos controles, se tomó una muestra de registros de entradas y salidas de vehículos correspondientes a los años 2013, 2014 y 2015 y se hizo un cruce entre la información registrada en los mismos, y adicionalmente se verificó la documentación que respaldó cada una de las salidas analizadas en la muestra seleccionada, obteniéndose los siguientes resultados:
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Cuadro #1 Entrada de Automotores (Control en Excel o Libros)
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Depósito
Invu Las Cañas* Cosevi*
Calle Fallas 1* Calle Fallas 2*
Limón
Pérez Zeledón
Liberia
Palmares Fuente: Cédulas de Verificación-Trabajo de Campo
Simbología: Si cumple No cumple Cumple parcialmente* Control de entrada en excel
Cuadro #2 Salida de Automotores (Control en Libros)
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Depósito
Invu Las Cañas
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Calle Fallas 1 Calle Fallas 2
Limón Pérez Zeledón
Liberia Palmares
Fuente: Cédulas de Verificación-Trabajo de Campo Simbología: Si cumple No cumple Cumple parcialmente
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Cabe aclarar, que los aspectos evaluados en los cuadros supra, corresponden a los anexos 2.1.2.5 Anexo Nº20 (Registro de entrada de vehículo en libro de Vehículos Detenidos del Consejo de Seguridad Vial) y 2.1.4.5 Anexo Nº22 (Ingreso de salida de vehículo en el libro de salidas correspondiente)del manual antes mencionado, en los cuales se indican los requisitos que deben de contener tanto los ingresos como las salidas de los vehículos detenidos, el cual a pesar de no haber sido formalmente comunicado, todos los encargados de las regionales manifestaron en entrevista conocerlo y tenerlo digitalmente. Al respecto la norma 4.4 del NCISP, indica: 4.4 Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información. El Jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el desempeño institucional, así como que esa información se comunique con la prontitud requerida a las instancias internas y externas respectivas.(…).
La ausencia de comunicación e instauración formal del Manual de Operaciones para la Unidad de Placas y Vehículos Detenidos a los funcionarios de la UPVD, ocasiona que los registros de entrada y salidas de automotores, carezcan de uniformidady calidad, todo esto en detrimento del sistema de control interno.
2.3 Inconsistencias de Control Interno A. Inventario de automotores Según consultas realizadas a la totalidad de los encargados de los depósitos de vehículos, sobre si se realizan inventarios físicos de los automotorescustodiados en dichos depósitos,así comolos responsables de realizarlos y la documentacióngenerada de su ejecución, se constató que lo que hacen en algunos casos es solamente un conteo físico a criterio de cada responsable, del cual no queda ningún tipo de respaldo como se detalla a continuación: Jefe UPVD San José (Encargado Depósitos Área Metropolitana) Debido a la gran cantidad de vehículos, yo procuro por lo menos una vez al año realizar un inventario en todos los depósitos, el mismo es realizado por funcionarios de la Unidad de Placas que yo asigno para esta función, de estos se genera un documento que queda en custodia del encargado del depósito pero yo no cuento con una copia. El último inventario se realizó en el 2014. Yo manejo la documentación de los depósitos del área metropolitana. Encargada UPVD Limón Este conteo se realiza bajo un protocolo de seguridad, tomándose todas las precauciones del cado. Es elaborado generalmente por la arrendataria de este lugar, la dueña de la compañía de seguridad y esta suscriptora, aproximadamente cada mes. El último inventario realizado fue el jueves 09 de abril del presente año en curso, durante la mañana. No se genera ningún otro tipo de documentación.
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Encargada UPVD Liberia Yo ingresé a trabajar a Cosevi el 4 de marzo, 2015, y no se me hizo entrega formal del depósito, ni mediante un inventario u otro documento formal que hiciera constar la cantidad y calidades de las motos y vehículos custodiados en este depósito. (…). Es importante indicar que hasta el momento desconozco si existe un procedimiento formal para realizar inventarios o conteos de vehículos y motos y la documentación que se debe emitir al respecto. Encargado Depósito Pérez Zeledón Se hace a finales de mes o a inicio, el inventario lo realizo junto con el oficial de seguridad, se verifica el inventario del mes anterior contra los vehículos del depósito, en caso de existir una diferencia, se revisan las salidas del mes. El último inventario se realizó el jueves 30 de abril, 2015. Se cuenta con un machote de revisión el cual se va archivando. Solamente si es solicitada por la Unidad de Placas de San José se pasa un reporte con la información de todos los vehículos del depósito del archivo que se cuenta en Excel. Encargada UPVD Palmares Se cuenta con un procedimiento el cual consiste en realizar un conteo y verificación física aproximadamente cada tres meses, siempre en compañía de un oficial de seguridad, una vez que se realiza el conteo se verifica que en el control en Excel y los libros de novedades y el del depósito, la información coincida, en caso de presentarse una diferencia se verifica, se rastrea y detecta el error y se corrige, hasta el momento nunca ha habido ningún faltante de vehículos, motos, patinetas, patines y bicicletas, esta información por lo general se consigna en un documentos donde se anota la fecha, las cantidades de los vehículos y las firmas de las personas que participaron ene l conteo. El último inventario o conteo realizado fue el 29 de enero, 2015 a las 9:40 am. De esto se entrega una copia a los oficiales de seguridad privada y me dejo yo una.
B. Inconsistencias en libros de actas de entrada y salida de vehículos
De la revisión efectuada a los libros actas de entrada y salida de automotores custodiados en los depósitos de vehículos, se evidenció que la información consignada en los mismos, en algunos casos carece de integridad, pues presenta tachones, sobre escritura e ilegibilidad, como se detalla a continuación:
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En referencia a los puntos anteriores, las NCISP indican: 4.4. Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional, (…). 4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de control que orientes la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque delegalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, (…). 4.5.1 El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las acciones necesarias para la consecución de los objetivos. 5.6 Calidad de la información 5.61 Confiabilidad. La información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, (…).
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El no contar con procedimientos formalmente establecidos, unificados y comunicados que establezcan la obligatoriedad de realizar inventarios periódicos de los automotores custodiados en los depósitos, genera el riesgo que no se pueda detectar oportunamente, cualquier tipo de vandalismo, hurto, robo o acto indebido con bienes que no le pertenecen al Cosevi y por los cuales debe rendir cuentasen caso de daño o extravío, en adición, la falta de debido cuidado en el ejercicio de las funciones yasí como una débil supervisión por parte de las jefaturas, en lo referente al registro en librosde la información relativa a los automotores, ocasiona que no se cuente con información, confiable, útil, de calidad y relevante para el control de la gestión de los depósitos de vehículos.
2.4 Revisión física de automotores al ingreso en el depósito
De la revisión efectuada a la documentación de respaldo de los automotores en los depósitos, se determinó que en su mayoría, no se deja evidencia de la revisión física que debe realizarse a cada uno de los automotores que ingresan, con el fin de verificar las condiciones generales y accesorios internos y externos de los mismos, esto a pesar queel reverso de los formularios de inventarioutilizados por los oficiales de tránsito, cuenta con un apartado que debe ser llenado en el depósito, y que a su vez sirve como evidencia que tanto el oficial de seguridad privada, como el funcionario de la UPVD, realizan la verificación de lo anotado en el mismo y lo firman haciendo constar que está correcto. Al consultarle al Jefe de la UPVD, Lic. Jorge Sandoval Umaña, en cual documento queda formalmente registrada la revisión física de los automotores y porque el apartado que debe ser llenado en el depósito, estaba en blanco en la mayoría delos formularios verificados; manifestó: En el libro de novedades del oficial de seguridad queda anotada cierta información, en el caso en el caso de esta Unidad lo que nos queda es el inventario que nos da el oficial de tránsito, pero no queda evidencia de la revisión realizada por nuestros funcionarios por la gran cantidad de automotores que se reciben, esta labor se complica. Es responsabilidad del funcionario de la Unidad de Placas que recibe el vehículo, este apartado se deja en blanco en la mayoría de los formularios debido a la gran cantidad de vehículos que se reciben. Este espacio debe ser llenado en el momento de la recepción e ingreso del vehículo al depósito.
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Para estos casos, las NCISP, establecen: 4.4.2 Formularios uniformes El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer lo pertinente para la emisión, la administración, el uso y custodia, por los medios atinentes, de formularios uniformes para la documentación, el procesamiento y el registro de las transacciones que se efectúen en la institución. Asimismo, deben prever las seguridades para garantizar razonablemente el uso correcto de tales formularios.
La ausencia de normativa interna como manual de procedimientos, directrices, circulares, entre otros, que establezca formalmente los lineamientos o pasos a seguir para revisar físicamente y documentar el ingreso de los automotores a los depósitos de vehículos, aumenta considerablemente el riesgo de tener que responder administrativamente por daños, robos, hurtos o cualquier otro perjuicio que alegue el dueño del automotor y la indefensión institucional al no contar con pruebas fehacientes para evidenciar lo contrario.
2.5 Automotores en los depósitos. A. Inventario
Como parte del trabajo de campo a realizar por esta Auditoría, se estableció la inspección física de los depósitos de vehículos detenidos con el propósito de verificar una muestra selectiva de automotores, donde se tomaron un total de 1822 vehículos y 1986 motos, según los listados suministrados por la UPVD; sin embargo, debido al hacinamiento y desorden que impera,para efectos de la ubicación e identificaciónde dicha muestra, no fue posible realizar la verificación en su totalidad, específicamente en los depósitos de Cosevi, Limón, Invu Las Cañas y Calle Fallas 1 y 2. Cabe agregar que solamente en los depósitos de Pérez Zeledón, Liberia y Palmares, se logró realizar una verificación satisfactoria, a pesar que los mismos también presentan problemas de hacinamiento y para empeorar más la situación, los oficiales de la seguridad privada son los que tienen el control sobre la ubicación de los vehículos en el caso de Pérez Zeledón y Palmares, lo cual es un riesgo, pues dependemos de la información que manejan los oficiales. En Liberia, Limón, Calle Fallas 1 y 2 e Invu Las Cañas, ni los funcionarios del Cosevi ni los guardas de la seguridad privada saben la ubicación de los automotores, con el agravante que a la hora de localizarlos para efectos de control y la entrega a los usuarios, ellos desconocen en quélugar específico del depósito se encuentran, por
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lo tanto, no se pudo obtener una certeza razonable en cuanto a la integridad de las existencias de automotores, tal y como se detalla en los siguiente cuadros:
Cuadro #3 Cantidad de Vehículos Verificados por Depósito
Depósito Total vehículos Verificados Físicamente
Sin Verificar Observaciones
Invu Las Cañas 274 135 139 Cosevi 178 93 85 Calle Fallas 1 248 86 162 Calle Fallas 2 25 6 19 Limón 442 37 405 Pérez Zeledón 157 157 0 Liberia 217 217 0 Palmares 281 281 0 Fuente: Verificación física en depósitos de vehículos.
Fuente: Verificación física en depósitos de vehículos.
Cabe agregar, que para el caso del depósito del Invu Las Cañas, mediante oficio A.I-A.O-15-09 del 20 de mayo, 2015, se solicitó al jefe de la UPVD de San José, la ubicación física de los 139 vehículos y las 2 motocicletas que no se pudieron ubicar, con el propósito de poder verificarlos, no obstante, a la fecha de emisión de este informe no se recibió la información solicitada.
Cuadro #4 Cantidad de Motos Verificadas por Depósito
Depósito Total motos Verificadas Físicamente
Sin Verificar
Observaciones
Invu Las Cañas 269 233 36 32 Salidas 2 Denunciadas como robadas 2 Sin verificar
Cosevi 264 64 200 Calle Fallas 1 268 78 190 Calle Fallas 2 245 65 180 Limón 294 37 257 Pérez Zeledón 156 154 2 2 Salidas
Liberia 276 272 4 Palmares 214 214 0
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Aunado al hacinamiento y desorden, en casos más extremos como el depósito de Limón, se evidencia la falta de mantenimiento por parte del dueño de las instalaciones y por consiguiente el incumplimiento contractual, ya que la maleza rodea los automotores y hay pozos de agua, condiciones que dificultan en gran manera la verificación y causan un deterioro más acelerado en los automotores. A continuación se muestran algunos ejemplos:
Depósito de VehículosDetenidos en Limón
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Depósito Vehículos Palmares
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Depósito de Vehículos Liberia
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Al consultarle al Jefe de la UPVD, Lic. Jorge Sandoval Umaña, el motivo de esta condición, indicó que debido una deficiente gestión administrativa, que ocasiona que los mismos se acumulen, pues cada día ingresan nuevos, mientras que la salida por recuperación de usuarios es mínima y por donación y/o remate es casi nula. Aunado a lo indicado por el Lic. Sandoval Umaña, esta situación se agrava por el hecho que la UPVD, desconoce cuál es la cantidad total de vehículos y motocicletas que cumplen con los requisitos para ser donados y/o rematados y porla ausencia de un convenio o acuerdo con el Registro Nacional, que permita liberar los automotores sobre los que pesan gravámenes prendarios, para proceder con el trámite correspondiente. Ante esto el funcionario encargado de lasdonaciones, Lic. Braulio Picado Villalobos, manifestó que al no estar este Proceso formalmente constituido, aunado al hecho de no contar con los abogados necesarios para realizar las liberaciones de los automotores para poderlos donar y/o rematar, indicó que esta función le compete a la Asesoría Legal a quien desde julio del 2014, le habían remitido entre 70 y 80 expedientes para trámite de donación, no obstante, a la fecha de esta entrevista (27/03/15), esta Asesoría solo había devuelto 5 expedientes resueltos.
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B. Método de identificación Otro aspecto determinado en la totalidad de los depósitos, es la utilización de betún líquido blanco, para identificar con un número de consecutivo vehicular cada uno de los vehículos y motocicletas que se mantienen en custodia y generalmente dicho número se coloca en el asiento en el caso de las motos o en el parabrisas delantero o trasero para los vehículos, (cabe indicar que en algunos casos los automotores presentan hasta tres números de identificación, sin que se pueda determinar a que corresponde cada uno), no obstante, las condiciones del tiempo, como lluvia, sol, viento, entre otros ocasionan que esta identificación se borre y sea prácticamente imposible localizar de forma ágil y expedita los automotores, más aún si los mismos no tienen la respectiva placa metálica.
Motocicletas sin identificación
Fuente: Trabajo de campo-Depósito de Vehículos Limón
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Vehículos sin identificación
Fuente: Trabajo de campo-Depósito de Vehículos Limón
En referencia a los puntos A y B, la Norma 4.5 de las NCISP, refiere: 4.5. Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, (…). 5.6 Calidad de la información 5.6.3 Utilidad. La información debe poseer las características que la hagan útil para los distintos usuarios, en términos de pertinencia, relevancia, suficiencia y presentación adecuada, de conformidad con las necesidades de cada destinatario.
La información deficiente suministrada por la UPVD así como un inadecuado sistema de identificación, aunado al desconocimiento sobre la ubicación y existencia de los automotores en los depósitos, por parte de los funcionarios del Cosevi y de los guardas de la seguridad privada,incrementa del riesgo para la Institución de no poder garantizarla existencia física los vehículos custodiados en los depósitos,respecto de los registros con que se cuentan.
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2.6 Sistema Informático La UPVD, no cuenta con un sistema informático, que le permita registrar y controlar, de forma eficiente, ordenada y oportuna, la información relativa a la entrada y salida de automotores de todos los depósitos de vehículos a cargo del Cosevi, lo que hacen los funcionarios es llevar adicional a los libros de actas, un control en Excel, pero no se encontró evidencia que el mismo fuese debidamente formalizado. Al respecto se le consultó al Jefe de la UPVD sobre la existencia de un sistema informático en el cual se llevara la gestión de los depósitos de vehículos, manifestando lo siguiente: Hace como tres años se inició con un proyecto para implementar un sistema que permitiera llevar el control de los depósitos, he tenido reuniones esporádicas con funcionarios de ATI para tratar el asunto, no obstante al día de hoy no se ha finalizado ya que ellos aducen que debido a la carga de trabajo no lo han podido terminar. Ante esto se lleva un control en excel el cual es utilizado por todos los funcionarios de la Unidad de Placas y Vehículos Detenidos.
Lo anterior, se contrapone a la siguiente normativa: NCISP 5.9 Tecnologías de información El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben propiciar el aprovechamiento de tecnologías de información que apoyen la gestión institucional mediante el manejo apropiado de la información y la implementación de soluciones ágiles y de amplio alcance. (…).
La falta de diligencia institucional, que no ha procurado que la UPVD, por la naturaleza de sus funciones y el riesgo que conlleva la custodia administrativa de automotores que pertenecen a terceras personas, cuente con un sistema informático que le permita registrar, procesar y controlar todos los aspectos relativos a la entrada, custodia y salida de los mismos, genera que dicha información se esté llevando de forma manual y deficiente, y que sea más difícil el poder determinar de forma oportuna y exacta quien manipula la información y cualquier acto indebido que se produzca. 2.7 Valoración de riesgos Al consultarle al jefe de la UPVD, sobre la identificación de los riesgos asociados a la actividad relativa a la gestión de los Depósitos de Vehículos, suministró una matriz que si bien es cierto contempla algunos de los riesgos que presenta dicha gestión, la misma no ha sido validada por la Unidad de Control Interno, situación que fue ratificada por su encargado el Lic. Gustavo Céspedes Ruiz, al manifestar:
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Encargado Unidad de Control Interno No se ha realizado ninguna valoración de los riesgos asociados con los depósitos de vehículos, se tiene previsto incorporarlos en la valoración programada para este año.
En alusión a lo anterior, las NCISP acotan: 3.1 Valoración del riesgo El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben definir, implantar, verificar y perfeccionar un proceso permanente y participativo de valoración del riesgo institucional, como componente funcional del SCI. (…). 4.2 Requisitos de las actividades de control Las actividades de control deben reunir los siguientes requisitos: b. Respuesta a riesgos. Las actividades de control deben ser congruentes con los riesgos que se pretende administrar, lo que conlleva su dinamismo de acuerdo con el comportamiento de esos riesgos.
El no contar con una valoración de riesgos formalmente establecida y validada por la Unidad correspondiente, incide directamente en las decisiones y asignación de recursos, pues no se toman acciones concretas para mitigar el impacto de los riesgos, que atentan contra el buen funcionamiento del sistema de control interno y el quehacer institucional en cuanto a la gestión de los depósitos de vehículos. 3. Conclusiones La UPVD carece de manual de procedimientos formalmente publicado y comunicado a sus funcionarios, a pesar, que el mismo fue debidamente aprobado por la Junta Directiva del Cosevi desde el 03 de marzo del 2015, mediante acuerdo J.D-0120-2015. El Cosevi no cuenta con información, útil y confiable para el control de la gestión de los depósitos de vehículos, ni para la oportuna toma de decisiones y rendición de cuentas. Los encargados de los depósitos de vehículos realizan un conteo físico de automotores a criterio de cada uno, del cual no queda ningún tipo de respaldo ni se emite ningún informe, esto por cuanto se carece de un protocolo de inventario de automotores formalmente establecido. Los libros de actas, utilizados para registrar la información de la entrada y salida de los automotores de los depósitos de vehículos, presentan deficiencias como letra ilegible, desorden, tachones y sobre escritura, lo cual se contrapone a las mejores prácticas de control interno y la obligatoriedad que tienen los funcionarios de realizar sus labores de forma eficiente.
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No se cuenta con documentación que respalde la revisión física que debe realizarse a cada uno de los automotores que ingresan a los depósitos de vehículos, con el fin de verificar las condiciones generales y accesorios internos y externos de los mismos. La totalidad de los depósitos de vehículos presentan hacinamiento, desorden y deterioro de los automotores, y para empeorar más la situación, los guardas de la seguridad privada son los que tienen el control sobre la ubicación de los vehículos en el caso de Pérez Zeledón y Palmares, lo cual es un riesgo, pues dependemos de la información que manejan terceros. . El sistema o método de identificación utilizado por la UPVD para ubicar cada vehículo y motocicleta en los depósitos, es ineficientepues, el número de consecutivo vehicular que les coloca se borra o se pierde con facilidad, impidiendo ubicarlos de forma ágil y expedita y en ocasiones se presentan hasta 3 registros de identificación en un mismo automotor. El proceso para la donación y/o remate de los automotores detenidos es deficiente, hecho que incide directamente en el hacinamiento y desorden, que impera en los depósitos de vehículos de todo el país. El Depósito de vehículos de Limón, carece de un mantenimiento permanente y adecuado de sus instalaciones, situación que acelera el deterioro de los automotores e impide que la ubicación de los mismos en el depósito sea expedita. La UPVD carece de un sistema informático que le permita registrar, procesar y controlar todos los aspectos relativos a la entrada, custodia y salida de los automotores que tiene bajo custodia administrativa. La valoración de riesgos de la UPVD, no ha sido validada por la Unidad de Control Interno y además, no se considera para la toma de decisiones y asignación de recursos institucionales.
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4. Recomendaciones A la DirecciónEjecutiva 4.1 Publicar y comunicar el “Manual de Procedimientos de Operaciones de la Unidad de Placas y Vehículos Detenidos”, el cual fue debidamente aprobado por la Junta Directiva del Cosevi desde el 03 de marzo del 2015, mediante acuerdo J.D-0120-2015. (Resultados 2.1 y 2.2). 4.2 Tomar acciones inmediatas para que la Administración efectúe los trámites necesarios, para proceder con la donación y/o remate de todos los automotores, que se encuentran en los Depósitos de Vehículos Detenidos y que ya cumplieron el tiempo establecido por ley para su custodia, los cuales son propiedad del Consejo de Seguridad Vial. (Resultado 2.5). 4.3 Instruir a la Asesoría en Tecnología de la Información, para que desarrolle un sistema informático que permita controlar, resguardar y asegurar los procesos relacionados con la información relacionada a la entrada, custodia y salida de los vehículos, motocicletas, autobuses, patinetas, bicicletas detenidos. (Resultado 2.6). Girar instrucciones a la Dirección de Logística para que:
4.4 Establezca un protocolo de inventario de automóviles y motocicletas en los depósitos de vehículos, donde se defina la periodicidad de su realización, si es parcial o total, los funcionarios que lo realizan, formularios de revisión y que se emita un informe dirigido a su superior con los resultados obtenidos, tanto si todo está en orden y más aún si se detecta alguna inconsistencia. (Resultado 2.3 A). 4.5 Instruya inmediatamente a los funcionarios de la Unidad de Placas y Vehículos Detenidos, sobre la obligatoriedad de registrar en los libros de actas respectivos, toda la información relativa a la entrada y salida de automotores, de forma clara, ordenada, legible y completa. (Resultado 2.3 B). 4.6 Proceda con las acciones pertinentes para hacer valer las condiciones contractuales en los depósitos de vehículos, con el propósito que los mismos cuenten con un mantenimiento permanente que les garantice estar en óptimas condiciones y la continuidad de la prestación del servicio. (Resultado 2.5). 4.7 La Unidad de Placas y Vehículos Detenidos implemente un procedimiento de acomodo que ordene la totalidad de los automotores custodiados en los depósitos de vehículos y establezca un método de identificación que permita ubicarlos de manera expedita, tanto para efectos de control interno como de devolución a los usuarios. (Resultado 2.5 A-B).
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4.8 Comunique formalmente a los funcionarios de la Unidad de Placas y Vehículos Detenidos, sobre la obligatoriedad de evidenciar documentalmente la revisión física realizada a los automotores, al momento del ingresar a los depósitos de vehículos detenidos. (Resultado 2.4). 4.9 Gestione la validación de la matriz de valoración de riesgos de la Unidad de Placas y Vehículos Detenidos, en lo referente a la gestión de los depósitos de vehículos detenidos. (Resultado 2.7).
