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AUDITORIA DE SISTEMAS EN EL PROCESAMIENTO DE DATOS DE LOS PROCESOS DE PRODUCCIÓN Y
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS PyMES MANUFACTURERAS
JEISSON HERNANDO ALONSO GONZALEZ
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE INGENIERÍA
DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y COMPUTACIÓN
BOGOTA 2003
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
FACULTAD DE INGENIERÍA DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y COMPUTACIÓN
Requisito parcial de Grado para obtener el título de Ingeniero de sistemas Universidad de los Andes
AUDITORIA DE SISTEMAS EN EL PROCESAMIENTO DE DATOS DE LOS PROCESOS DE PRODUCCIÓN Y
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS PyMES MANUFACTURERAS
Jeisson Hernando Alonso Gonzalez Cod. 199722669
Angela Carrillo, Asesora de Tesis
Bogotá, Julio 2003
Bogotá, D.C, Julio 4 de 2003 Señores UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE INGENIERÍA DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y COMPUTACIÓN Dr. Rodrigo Cardoso Director de Departamento Con la presente se adjunta el documento de Tesis de Pregrado titulada AUDITORÍA DE SISTEMAS EN EL PROCESAMIENTO DE DATOS DE LOS PROCESOS DE PRODUCCION Y ADMINISTRACION DE EMPRESAS PyMES MANUFACTURERAS, como parte de los requisitos para optar por el título de Ingeniero de Sistemas y Computación, de acuerdo con la reglamentación de la Universidad. Agradeciendo de antemano su colaboración y en especial la de ANGELA CARRILLO, mi asesora de tesis. Atentamente, Jeisson Hernando Alonso González Est. Programa de Ing. De sistemas y Computación Universidad de los Andes
Inculcaron en mi el valioso sacrificio del esfuerzo, esa búsqueda sin límites de los sueños;
ejemplos del verdadero significado de honestidad, esfuerzo y sacrificio;
A ellos, a mi mamá, papá, hermana y cuñado, dedico este trabajo.
Abuelos, se fueron dejando anclada la esperanza de poder repetir la historia
que durante largos años con esfuerzo noble trataron de enseñarnos;
hoy los recuerdo con gran cariño, porque sus voces de aliento durante mis estudios
también contribuyeron a lograr este sueño.
AGRADECIMIENTOS Profesora Angela Carrillo mi respeto, admiración y amistad son la mínima forma de demostrarte la gratitud que siento por haberme guiado por el camino firme del conocimiento. Con tu ejemplo, enseñanza y amistad, fuiste la mejor asesora que cualquier estudiante pueda tener, y la mejor amiga que cualquier hombre pueda encontrar. Mamá, hoy estoy dando uno de los más grandes pasos para llegar a ser un Profesional, pero por encima de todo está el hecho de sentirme un hombre de bien, una persona correcta, un ciudadano ejemplar; tus palabras, tus consejos, hasta tus luchas incansables por verme cada día mejor me han llevado a ser la persona que hoy soy. Por lo anterior y por estar ahí conmigo sin desfallecer y mostrándome siempre el camino correcto que debería elegir, te doy gracias, porque sin ti me haría falta el faro que guía mi camino, el amor incondicional que me das en todo momento y la bendición que me protege diariamente. Papá, eres uno de los mayores gestores de este sueño, tus palabras incondicionales que sólo un padre como tú puede entregar, me han mostrado el camino del verdadero amor paternal y de la lucha incansable que todo padre daría por ver a su hijo cada día mejor. Mi gratitud es para ti, porque eres un padre del que cualquier hijo se sentiría orgulloso. Hermana, fuiste durante la lucha constante por ser mejores el ejemplo a seguir, me enseñaste con tu vida como ejemplo que las cosas se obtienen con sacrificio, lucha honestidad y amor, eres la mujer que más admiro y mi gran amiga, tus consejos en momentos decisivos me permitieron no bajar la guardia y seguir adelante, agradezco a Dios por brindarme la oportunidad de tener la mejor hermana que alguien pueda tener y te agradezco a ti hermanita, por demostrarme tu cariño y comprensión en todos los momentos que en la vida hemos compartido. Amigos, muchos de ustedes se vieron afectados por la entrega constante de mi esfuerzo a mi estudio, siempre les agradecí la comprensión que me brindaron y la compañía que me ofrecieron durante mi largo camino por la universidad. Hoy dejo escrita mi más sincera gratitud a mis amigos Pedro, Sonia, y Laura que aun me hacen creer que existe la verdadera amistad.
INDICE GENERAL 1. INTRODUCCION............................................................................1 1.1 Motivación............................................................................1 1.2 Alcance.................................................................................3 2. MARCO TEÓRICO DE LA INVESTIGACIÓN............... 4 2.1 Las PyMES...........................................................................4 2.2 Proceso Administrativo de las PyMES manufactureras....... 8
2.2.1 Definición del Proceso Administrativo....................... 10
2.2.1.1 Planeación.................................................... 12
2.2.1.2 Organización................................................ 15
2.2.1.3 Dirección...................................................... 17
2.2.1.4 Control......................................................... 19
2.3 Proceso de producción de las PYMES manufactureras........25
2.3.1 Diseño del producto.....................................................26
2.3.2 Diseño del Proceso productivo.................................... 29
2.3.2.1 Selección del proceso productivo................. 29
2.3.2.2 Por flujo del producto o secuencia
de las operaciones........................................ 30
2.3.2.3 Por tipo de pedido........................................ 33
2.4 El proceso de planeación y control de la producción..........33
2.4.1 Los Pronósticos........................................................... 36
2.4.2 La Planeación a Largo Plazo....................................... 41
2.4.3 La Planeación Agregada.............................................. 42
2.4.4 El Programa Maestro................................................... 45 2.4.5 La Ejecución y Control de la Producción.................... 46 2.5 Posible solución a la problemática planteada.......................48
2.6 Contratación de tecnología ..................................................52
2.6.1 Los Pasos de una contratación.................................... 54
2.6.2 Proyectos de Tecnología Informática......................... 55
2.6.2.1 Marco legal.................................................. 55
2.6.2.1.1 Ley 80............................................ 55
3.CONSIDERACIONES GENERALES DE AUDITORIA
DE SISTEMAS................................................................... 61
3.1 El sistema de control interno dentro de un sistema
basado en computador..........................................................62
3.2 Tipos de control en un sistema basado en computador........62
3.2.1 Controles de procedimiento.................................................... 62
3.2.2 Controles en el desarrollo de Sistemas................................... 63
3.2.3 Controles Administrativos.................................................................. 64
3.3. Consideraciones de auditoria...............................................65
3.4 Pérdidas o cambios en la pista de auditoria..........................66
3.5 Disponibilidad de información para la gerencia................... 67
3.6 Servicios externos.................................................................68
4. ENFOQUE DE LA AUDITORIA...................................... 69
4.1 Los sistemas de apoyo administrativo con fines
de auditoría.............................................................................69
4.2 Revisión del control interno.................................................69
4.2.1 Procedimientos tradicionales de control interno.................... 70
4.2.2 Procedimientos de control interno para los sistemas de
apoyo administrativo............................................................... 70
4.3 Revisión del programa detallado de auditoria........................ 71
4.4 Oportunidad............................................................................71
4.5 Responsabilidad del trabajo..............................................73
5. PROCEDIMIENTOS DETALLADOS DE AUDITORÍA. 75
5.1 Control interno y pruebas de procedimiento de auditoria.......75
5.1.1 Controles de procedimiento.................................................... 75
5.1.1.1 La revisión en el control interno de datos............... 77
5.1.1.2 Entrada y procesamiento......................................... 77
5.1.1.2.1 Establecimiento de control
sobre la entrada............................................ 77
5.1.1.2.2 Autorización de entrada................ 78
5.1.1.2.3 Emisiones intermedias
de datos de control....................................... 79
5.1.1.2.4 Control sobre los rechazos........... 80
5.1.1.2.5 Control sobre información
rechazada y mantenida en archivos
en suspenso................................................... 80
5.1.1.3 Salida....................................................................... 80
5.1.1.3.1 Verificación de la salida........................... 81
5.1.1.3.2 Distribución de Producción...................... 82
5.1.1.3.3 Procedimientos para actuar sobre
los reportes de excepción......................................... 83
5.1.1.4 Archivos Maestros................................................... 83
5.1.1.4.1 Mantenimiento de la información
permanente.............................................................. 83
5.1.1.4.2 Mantenimiento de los datos
de las transacciones................................................. 84
5.1.1.5 Pruebas de funcionalidad........................................ 85
5.1.1.5.1 Modificaciones en el sistema
de control interno..................................................... 85
5.1.2 Controles de desarrollo de sistemas.................................................... 89
5.1.2.1 Revisión de Control Interno......................... 89
5.1.2.1.1 Procedimientos y
documentación estándares........................... 90
5.1.2.1.2 Procedimiento de
aceptación y autorización............................. 91
5.1.2.1.3 Prueba de sistemas y programas... 92
5.1.2.1.4 Reformas a los sistemas
y programas.................................................. 93
5.1.2.2 Pruebas de Funcionalidad........................... 93
5.1.3 Controles administrativos....................................................... 93
5.1.3.1 Revisión del Control Interno........................ 94
5.1.3.1.1 División de responsabilidades....... 94
5.1.3.1.2 Control de los
operadores de computador........................... 97
5.1.3.1.4 Procedimientos de
identificación de archivos............................. 98
5.1.3.1.5 Procedimientos de
la biblioteca de archivos............................... 98
5.1.3.1.6 Procedimientos de
reconstrucción de archivos........................... 99
5.1.3.1.7 Precauciones contra
incendio y procedimientos para
contingencias.................................................100
5.1.3.2 Pruebas de funcionalidad......................................... 101
6. HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES PARA PYMES.................................................................... 103 6.1 Herramientas Computacionales para apoyo
de los procesos administrativos............................................104 6.2 Herramientas computacionales para el apoyo
de los procesos de producción de las PYMES.....................111 6.3 Herramientas computacionales para el proceso
de control..............................................................................121 7. CASO DE ESTUDIO.......................................................... 128 7.1 La Empresa...........................................................................128
7.1.1 Objetivos generales de la empresa...............................128
7.1.2 Clientes de la Compañía.............................................. 129
7.1.3 Información de contacto.............................................. 129
7.1.4 Productos..................................................................... 130
7.1.4.1 Estructuras Metálicas.................................. 130
7.1.4.2 Objetos Metálicos......................................... 130
7.1.4.3 Lámparas Metálicas..................................... 130
7.1.5 Servicios...................................................................... 130
7.1.6 Insumos....................................................................... 131 7.2 Procesos de producción de TECNIFINISH..........................131
7.2.1 Proceso 1: pintura electrostática............................................. 132
7.2.1.1 Etapas del proceso................................................... 134
7.2.1.1.1 Preparación................................... 134
7.2.1.1.1.1 Controles......................... 135
7.2.1.1.2 Montaje.......................................... 138
7.2.1.1.2.1 Controles......................... 138
7.2.1.1.3 Recubrimiento de la
pieza con la pintura en polvo....................... 140
7.2.1.1.3.1 Controles......................... 140
7.2.1.1.4 Horneado y curado....................... 143
7.2.1.1.4.1 Controles.........................143
7.2.1.1.5 Empaque....................................... 145
7.2.1.1.5.1 Controles......................... 145
7.2.2 Proceso 2: Sand Blast.............................................................. 147
7.2.2.1 Etapas del proceso................................................... 147
7.2.2.1.1 Preparación de la pieza................ 148
7.2.2.1.1.1 Controles......................... 149
7.2.2.1.2 Diseño del logotipo, figura o dibujo.......... 152
7.2.2.1.2.1 Controles......................... 153
7.2.2.1.3 Aplicación del chorro de
arena de alta presión................................................ 153
7.2.2.1.3.1 Controles......................... 153
7.2.2.1.4 Empaque y despacho..................... 155
7.2.2.1.4.1 Controles......................... 155
7.3 Proceso Administrativo de TECNIFINISH..........................157
7.3.1 Manejo de Insumos e inventarios (MDI).................................158
7.3.2 Cuenta por Cobrar (CxC)........................................................ 159
7.3.3 Pasivos (PS).............................................................................161
7.3.3.1 Obligaciones financieras(OF).................................. 161
7.3.3.2 Proveedores (PR)..................................................... 162
7.3.3.3 Cuentas por pagar (CxP)......................................... 163
7.3.3.4 Impuestos gravámenes y tasas (IGT) ....................... 164
7.3.3.5 Obligaciones laborales (OL).................................... 165
7.3.4 Recursos Humanos (RRHH)................................................... 165
7.4 Políticas de seguridad...........................................................168
7.4.1 Elaboración de las políticas..................................................... 171
7.4.2 Definición de Políticas de Seguridad...................................... 171
7.4.2.1 Justificación............................................................. 171
7.4.2.2 Responsabilidades................................................... 172
7.4.2.3 Políticas de seguridad para computadores............. 174
7.4.2.4 Políticas de seguridad sobre las comunicaciones.... 178
7.4.2.5 Políticas de seguridad para el manejo de datos en los procesos de producción................................... 179
8. RECOMENDACIONES Y APORTES.............................. 180 8.1 El software y Hardware........................................................180
8.2 Sistemas de Información.......................................................182
8.2.1 Proveedores..................................................... 184
8.2.2 Relaciones con proveedores............................ 184
8.2.3 Tareas.............................................................. 184
8.2.4 Orden de producción....................................... 184
8.2.4 Recursos......................................................... 185
8.2.5 Herramientas.................................................. 185
8.2.6 Clientes........................................................... 185
8.2.7 Lotes de trabajo .............................................. 185
8.2.8 Actividad Principal ......................................... 186
8.2.9 Relación entre actividades .............................. 186
8.2.10 Producto......................................................... 186
8.2.11 Relación entre productos.............................. 186
8.2.12 Relación línea de trabajo – herramientas....... 186
8.3 Controles de producción.............................................186
8.3.1 Estructura organizacional............................................ 187
8.3.2 Reglas internas Generales................................ 187
8.3.3 Planificación de la producción........................ 187
8.3.4 Procesamiento de datos ................................... 188
8.4 Las políticas................................................................188
9. CONCLUSIONES GENERALES...................................... 194 ANEXO 1.............................................................................................199
ANEXO 2.............................................................................................204
BIBLIOGRAFÍA..................................................................................208
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1
1. INTRODUCCION
1.1 Motivación
La idea de realizar este trabajo encaminado a la Auditoria de sistemas en especial,
al nivel de Control de Producción para empresas PYMES (pequeña y mediana
Empresa), nace de alguna(s) de la(s) siguiente(s) causa(s):
• Inexistencia de Software y Hardware óptimo para los procesos de control
de producción
• Inexistencia de Software y Hardware óptimo para el procesamientos de
datos a nivel Administrativo.
• La existencia de Software y Hardware que no cumple con los
especificaciones mínimas requeridas por las diferentes empresas o que ya
se encuentran desactualizados frente a las nuevas necesidades de estas
empresas.
Por todo lo anterior se busca por medio de esta propuesta lograr abarcar las
deficiencias actuales existentes sobre el procesamiento de datos a nivel
Administrativo y de control de producción con el software y hardware actual y
buscar soluciones sobre estos, ya sea con la contratación de una nueva tecnología
a nivel de software y hardware necesario para cubrir estas deficiencias al nivel de
procesamiento de datos y control de producción o, mediante la construcción de un
Software para este fin.
Como sabemos, la innovación en la esfera tecnológica resulta esencial para el
progreso humano y esta esfera está en continuo cambio con el devenir de los años.
Desde los primeros componentes de Hardware y las primeras instrucciones en
lenguaje de máquina, se ha ido creando instrumentos para elevar la productividad
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2
y facilitar el trabajo humano[BERA]. Hoy en día la tecnología merece atención
renovada, puesto que gracias a los avances se puede usar en la erradicación de
problemas. En nuestro caso particular, en falencias en el procesamiento de Datos
a nivel de Control de Producción y niveles Administrativos como son el apoyo a
los procesos contables, financieros, manejo de inventarios y procesos para buscar
la eficiencia y eficacia de la producción industrial.
Por todo lo anterior, es necesario buscar por medio de la necesidad existente, la
transformación de procesos consolidados de procesamiento de datos, mediante el
uso de una nueva tecnología, entendiendo por esta, el software y hardware
necesario para satisfacer necesidades. Esto logra que se aumenten las
oportunidades, así como las recompensas sociales y económicas de la creación y
el empleo de la tecnología.
No hay persona, organización, empresa o gobierno alguno que pueda pasar por
alto estos cambios. Estos nuevos campos pueden generar alteraciones en los
procedimientos comúnmente utilizados dentro de las empresas.
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3
1.2 Alcance
Con este trabajo se busca abarcar todas aquellas Empresas PYMES (pequeñas y
medianas empresas), específicamente aquellas que estén dedicas a la creación de
nuevos productos por medio de procesos industriales, es decir, empresas PYMES
pertenecientes al sector industrial (manufacturero), debido a que muchas de estas
empresas, realizan procesos industriales apoyados con tecnologías que por su
crecimiento inminente, muchas veces se encuentra limitada y en ciertas ocasiones
ni siquiera cubre unos requerimientos mínimos para la industria.
El sector industrial manufacturero está presentando problemas complejos para
empresas que enfrentan una competencia creciente tanto en los mercados
nacionales como los internacionales. Para responder rápidamente a las demandas
dinámicas que resultan de los cambios continuos en las preferencias de los
clientes como son el satisfacer la necesidad creciente de productos hechos a la
medida, recortar los costos de inventario y producción sin poner en peligro la
calidad, reducir el tiempo para llegar al mercado y mejorar el servicio al cliente,
es necesario que los fabricantes de clase mundial están implementado las más
recientes tecnologías y técnicas para una planeación y administración eficaz de la
producción[RUSS].
La Auditoria de Sistemas juega un papel muy importante en la posibles
sugerencias para la futura toma de decisiones debido a que nos brinda las
herramientas necesarias para saber qué falencias o fallas se están presentado en la
entrada de datos, qué necesidades o dificultades se presentan en la utilización de
un software o hardware ya existentes, y más específicamente, cómo se están
llevando los controles sobre el manejo de datos, puesto que como sabemos, el
módulo de Control de Producción contiene información vital que es utilizada por
el Almacén (insumos, materia prima e inventario físico), Distribución (despacho
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4
de mercancía) y Finanzas (datos contables)[MAIR]. Por ejemplo, la integración
con el módulo de contabilidad asegura que el trabajo en proceso sea actualizado
continuamente al registrar los materiales, mano de obra y recursos, a su respectiva
orden de trabajo y sea reflejada automáticamente en los estados financieros
parciales o de fin de mes. Las variaciones del costo estándar son calculadas en
detalle para el análisis tanto del proceso de control de producción como el de
procesos administrativos. La gerencia de producción puede usar este módulo para
dar seguimiento al status de las órdenes de trabajo comparando la fecha
programada contra la fecha real de terminación por orden y por etapa, las
cantidades iniciales, desperdicio y terminación, etc. [MAIR].
1. MARCO TEÓRICO DE LA INVESTIGACIÓN
Según varios antecedentes de la investigación sobre el comportamiento organizativo
de la Planeación, Organización, Dirección y control de la producción en las empresas
manufactureras y de servicios, se revela que existe un desarrollo frente a las
diferentes condiciones dinámicas de continuo cambio al nivel tecnológico en los
procesos de procesamiento de datos en el control de producción. A finales del siglo
pasado y comienzos de éste, se muestra el advenimiento de nuevas tecnologías y
manejo de las economías de grupo, la revolución alrededor del mercado, la
inestabilidad económica, la batalla por ser competitivos y mejorar continuamente, el
acelerado desarrollo informática, se manifiestan en una forma tan impactante, que
muchas organizaciones industriales no están en capacidad de responder oportuna y
acertadamente a estas. A continuación se hablarán de las empresas en las que se
concentrará este trabajo: las PYMES.
2.1. Las PyMES
Para poder entrar a abarcar la gran problemática existente en la planeación, desarrollo
y control de los datos en las PYMES Colombianas es necesario ver su entorno de
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5
desarrollo, para lo cual se hace conveniente conocer de una manera más profunda qué
son las PYMES1 en Colombia, cuál es el comportamiento de este tipo de empresas en
la economía mundial y colombiana, cuáles son los factores de desarrollo que poseen,
sus fortalezas y debilidades en los sectores donde se pueden encontrar, cuál es su
futuro y, qué tipo de apoyo existe en nuestro país para dichas empresas.
Las pequeñas empresas del sector industrial, en especial para nuestro fin el sector
manufacturero son consideradas como pequeñas empresas por poseer en sus procesos
de producción entre 20 y 50 trabajadores[MERE], mientras que aquellas que son
catalogadas como las medianas empresas tienen entre 50 a 500 empleados; si bien es
cierto que este es un estándar utilizado para catalogar una empresa como mediana o
pequeña, esta clasificación podría variar dependiendo de diferentes aspectos
económicos. Por tal motivo, existen variadas definiciones que no acuerdan una
definición global de empresa, sino que por el contrario, la definen dependiendo de la
dimensión de la empresa con respecto a otros aspectos tales como sus volúmenes de
venta, valores agregados y como es más comúnmente tratado, el número de
empleados, entre otros[BUFF].
Las PYMES juegan un papel muy importante en la economía de los países
latinoamericanos; si estas son miradas desde la óptica del tamaño de la empresa casi
el 100% del sector industrial pertenece a la clasificación de empresas PYMES, y en
nuestro país son las empresas que más generan empleo[PYML], puesto que están en
continuo cambio en su crecimiento industrial frente a las necesidades del mercado y
de mejoramiento de servicios, incorporando personal calificado, con mejor
conocimiento de los nuevos procesos y de la nueva tecnología.
1 PYME es la abreviación utilizada a nivel mundial para hacer referencia a empresas del sector industrial de tamaño pequeño y mediano, medido su tamaño por el número de empleados que estas poseen.
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Mirando más profundamente en el desarrollo de producción de las PYMES frente al
entorno colombiano podemos destacar que éstas poseen grandes fortalezas al igual
que debilidades no menospreciables. Como fortalezas podríamos hacer mención que
debido a su tamaño (pequeño), su capacidad de respuesta es más rápida frente a
cambios inesperados del entorno. Otra fortaleza es, como fue citado anteriormente,
las PYMES se han convertido en una fuente de empleo y de generación de ingresos.
Otro aspecto a destacar es que muchas de las grandes empresas nacionales dedicadas
a la realización de procesos industriales a gran escala y de manera muy eficiente
dependen de las pequeñas y medianas empresas para que le presten servicios o, para
que le suministren insumos que solo ellas realicen en condiciones de eficiencia
[PYML].
Además de estas fortalezas cabe destacar de las PYMES colombianas que ayudan a
que el poder económico del país no se encuentre tan concentrado en las grandes
industrias, lo que podría conllevar a que tengan más ventajas en cuanto a apoyos por
parte del estado colombiano.
Dentro de los principales problemas que se pueden encontrar en las PYMES
colombianas, se destacan que son muy vulnerables a las fases recesivas y de
desaceleración del ciclo económico del país; se enfrentan al comercio mundial con
muchísimas debilidades estructurales y no reciben mucho apoyo por parte de las
entidades estatales y/o fundaciones [PYML].
Las PYMES en Colombia pensando en tener desarrollo no sólo deben pensar en el
capital y la tecnología de punta para su organización, sino que deberían pensar en
definir o redefinir los procesos internos. Muchas de ellas no deberían dejar de lado
aspectos relevantes tales como la calidad de la interacción con otras empresas y su
entorno en general, es decir, no debe ser menospreciado el Capital Social2. Este
capital social juega un papel muy importante, debido a que hace parte de la
competitividad que puede existir para con otras empresas y su entorno, donde la
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7
velocidad de respuesta frente a un evento y la fluidez en las relaciones cliente –
PYMES y proveedor – PYMES son temas fundamentales para la mejor consecución
de los procesos de producción orientados al beneficio del entorno [BERA].
Con visión futurista nos damos cuenta que “Colombia ha crecido de una auténtica
política industrial activa. Por ello en paralelo con la reactivación macroeconómica
se ha emprendido la tarea de formular la nueva política para el desarrollo
estratégico del sector productivo, como un auténtica política del estado.”3
Los cambios continuos a nivel tecnológico e institucional han generado
modificaciones económicas, pero esto no se debe ver como un impedimento sino que
por el contrario, deben ser un gran desafío que desde este trabajo queremos enfrentar.
Con respecto a la política en el control de producción se busca la minimización de los
costos de transacción y buscar el fortalecimiento de la tecnología de punta, buscando
con esto, generar competitividad [BUFF].
En Colombia las pequeñas y medianas empresas, como habíamos nombrado
anteriormente, contribuyen a la generación de nuevos empleos y a la competitividad
internacional del sector manufacturero. Por esto es que este trabajo se va a concentrar
en ellas y es una excelente motivación para revisar cómo se podrían optimizar sus
procesos de producción con un diagnóstico de sus falencias y eventualmente con la
contratación de Software y Hardware que apoye este proceso.
La solución para que las organizaciones productivas que catalogamos como PYMES,
logren enfrentar de una manera competitiva toda la problemática enunciada, está en
desarrollar una buena Planeación, Organización, Dirección y Control táctico y
operativo de los procesamientos críticos puros de la organización. El procesamiento
de datos se convierte en un pilar fundamental de dichos procesos, a cualquier nivel,
mientras estos estén directamente relacionados con el manejo de datos, mediante la
2 Capital social es el capital que tiene una determinada compañía.
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aplicación de técnicas, metodologías y procesamientos que sean apropiados al
entorno en el cual tienen asiento las pequeñas y medianas empresas productivas.
La planificación y el control sobre el procesamiento de datos y comunicaciones de
estos a nivel de producción y niveles administrativos, se caracteriza por contar con un
conjunto de decisiones estructurales que se encuentren interrelacionadas; estas
permitirán definir, no sólo los procesos para el manejo de datos, sino que contribuirán
en la definición de la actividad productiva de la organización a corto, mediano y largo
plazo. Esta interrelación entre el distinto grupo de decisiones estructurales, permitirá
de cierta forma, que exista una coordinación, lo más adecuada posible de los
objetivos, actividades y planes de los niveles estratégico, táctico y operativo.
2.2 Proceso Administrativo de las PYMES manufactureras
El proceso administrativo de las PYMES manufactureras consistente en la
Planeación, Organización, Dirección y control de sus procesos generando como
resultado que este tipo de empresas utilicen en forma razonable los recursos
disponibles, entendiendo por recursos, aquellos datos e infraestructura para el manejo
informático, y además, para nuestros fines ayudará a que el manejo y el
procesamiento de datos sea el correcto. Esta buena disposición en la utilización de
los recursos, genera beneficios de nivel económico para la organización empresarial,
pues causa una reducción de los costos en el sistema, mejorando su condición
financiera y la condición económica y social de su componente humano, lo cual
puede trascender como una forma de mejoramiento a otras organizaciones de su
sector empresarial y del sector industrial colombiano en general.
Analizando la situación de la industria colombiana, se observa la necesidad de
comenzar a trabajar al respecto, tratando de aplicar modelos a las condiciones
3 Discurso posesión Presindente de la República de Colombia, Agosto 7 de 1998.
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socioeconómicas, culturales y tecnológicas que se poseen en las industrias pequeñas y
medianas del entorno industrial de Colombia o en su defecto, tratando de generar
metodologías que estén en el marco de las situaciones antes mencionadas.
Se conoce de antemano que la situación económica de las PYMES en Colombia está
muy fragmentada, debido a los continuos cambios económicos a la que se ve
expuesta nuestra industria; esto conlleva a que la Planeación, Organización,
Dirección y Control táctico y operativo en los niveles tecnológicos, no se encuentre
explícitamente contemplado, lo cual agregado a las condiciones de las PYMES
manufactureras colombianas se hace necesario desarrollar un conjunto de
procedimientos que permitan concretar, de una manera más tangible y racional, la
gestión de los recursos disponibles en estas organizaciones productivas, con lo cual
sea posible alcanzar los niveles de competitividad que les permitan sobrevivir y
desarrollarse en el actual contexto de la globalización económica4.
Debido a lo anterior, es permisible definir que el plantenimiento y desarrollo de
procedimientos de Planeación, Organización, Dirección y control , en el
procesamiento de datos del control de producción y manejo administrativo para
PYME del entorno colombiano en el sector de la manufactura, constituye un
problema tangible debido a que la aplicación de métodos para el Proceso
Administrativo en los niveles informáticos en el entorno industrial colombiano son
prácticamente inexistentes, y los pocos que existen no están cumpliendo realmente las
necesidades que se buscan, puesto que es un tema especializado.
El problema referido puede ser resuelto mediante la definición del Proceso
Administrativo que pueda ser asimilable por el entomo colombiano como
herramienta para enfrentar la tarea de Planeación, Organización, Dirección y control
Táctico y Operativo de los diferentes procesos de la organización especialmente a
nivel de procesamiento de datos, pues las metodologías existentes a escala
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internacional, fueron estructuradas para un entorno cultural, tecnológico,
organizacional y socioeconómico, totalmente diferente al del entorno industrial
colombiano, lo cual, en principio, los hace poco aplicables, si se tiene en cuenta la
estructura organizativa, logística y operativo de la pequeña y mediana empresa
nacional.
Por lo anterior es necesario conocer detalladamente, cómo se debe realizar un proceso
administrativo adecuado, para ello se definirá cómo debe ser este proceso y cada una
de las partes que conforman el proceso administrativo.
2.2.1 Definición del Proceso Administrativo
La Administración es una tarea que se realiza a todos los niveles y en todo tipo de
empresas. Como es objeto de estudio para nosotros las Empresas PYMES del sector
industrial manufacturero, introduciremos los conceptos del proceso administrativo a
este caso en particular. Las tareas de las cuales hacemos mención son todas aquellas
que permitan crear y mantener un ambiente lo suficientemente adecuado en el cual
cada uno de los miembros de la empresa, que generalmente en empresas PYMES del
sector industrial manufacturero trabajan en grupo, puedan llevar a cabo funciones y
objetivos establecidos.
El proceso administrativo juega un papel muy importante en el desarrollo económico,
administrativo y productivo de las empresas PYMES del sector industrial
manufacturero colombiano, puesto que estas empresas requieren del trabajo en equipo
para alcanzar sus objetivos; dicho trabajo requiere de coordinación, aspecto
fundamental para asegurar que los esfuerzos individuales se puedan utilizar en
beneficio del equipo (“el todo es mayor que la suma de la partes”). La labor de
coordinación es llevada a cabo por el proceso administrativo.
4 Globalización
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A medida que las PYMES se vayan desarrollando y por ende creciendo, estarán más
ligadas al esfuerzo en grupo y al proceso administrativo.
Dentro del proceso administrativo se pueden distinguir dos etapas o fases principales
las cuales son muy comparables con lo que ocurre en la vida de los organismos
físicos:
• La primera fase, se refiere a la estructuración o construcción del organismo.
En ella partiendo de una célula, se van diferenciando los tejidos y órganos,
para lograr ser un ente con toda funcionalidad, que presente condiciones para
el desarrollo normal de las actividades o funciones que le son propias y
específicas.
• La segunda fase consiste en que después de estar el organismo conformado
estructuralmente, desarrolla a plenitud todas sus funciones o actividades.
De manera semejante ocurre con las empresas PYMES:
• En una primera fase, partiendo del trabajo individual y de propia iniciativa de
unos pocos se pasa a la estructuración del organismo (empresa).
• En la segunda fase, después de encontrarse estructurada, se busca lograr
alcanzar los objetivos propuestos por medio de la definición de un conjunto de
procesos y/o funciones que contribuyan y apoyen el desarrollo normal de la
empresa.
Según varios autores, el análisis del proceso administrativo se facilita mediante una
organización clara. En lo que a nosotros concierne, trataremos funciones específicas
del proceso administrativo, de manera que dichas funciones se encuentren
encaminadas a nuestro objetivo. Dichas funciones son la planeación, organización
dirección y control las cuales son fundamentales dentro del proceso administrativo
de las empresas en estudio.
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Vale la pena resaltar que estas funciones del proceso administrativo están muy
comprometidas con el enfoque de sistema5 que tenga la compañía[ADMI]; la
compañía forma parte de un sistema complejo de elementos que interactúan entre sí y
que afectan su desarrollo, razón por lo cual no podemos dejar de analizar la
composición de la compañía, la interacción de sus componentes y su relación con el
entorno.
De acuerdo a la anterior propuesta referente al proceso administrativo, podemos
concluir que son cuatro las funciones o etapas básicas a estudiar .
La primera fase entonces estará constituida por la planeación y la organización, en
donde se da respuesta a los cuestionamientos de ¿Qué se va a hacer? y ¿Cómo se va a
realizar? respectivamente; la segunda fase, conformada por la dirección y el control,
nos permite ver con mayor claridad lo que al momento se está haciendo y con qué
recursos (Dirección) y así mismo, poder evaluar tales acciones y controlarlas
(Control).
Con el propósito de clarificar las cuatro fases del proceso administrativo
presentaremos un breve análisis de cada una de ellas, así como la importancia y el
apoyo brindado por cada una de ellas en beneficio de la organización y en particular
dentro de las PYMES del sector industrial manufacturero.
2.2.1.1 Planeación.
La planeación es un proceso mediante el cual se busca obtener una visión futura de la
organización, en donde es posible en cierta medida, determinar y buscar alcanzar los
5 Sistema definido por Oxford English Dictionary es “un conjunto o arreglo de cosas conectadas o interdependientes, para formar una unidad compleja; un entero compuesto de partes dispuestas con orden y de acuerdo a algún esquema o plan”.
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objetivos mediante la elección de un curso de acción que debe ser seguido tanto por la
compañía como por cada uno de sus componentes. La planeación consiste en decidir
por adelantado qué, cómo y cuándo y quién deberá realizar las actividades planteadas
para el logro de los objetivos.
Para nuestro objeto de estudio, las PYMES del sector industrial manufacturero
colombiano, la importancia de la planeación radica en tres aspectos fundamentales a
saber:
• Fomenta el desarrollo de las empresas PYMES.
• Reduce al máximo los riesgos existentes dentro de las PYMES.
• Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo, con que cuentan las
PYMES.
El reconocimiento de la influencia de la planeación ayuda en una gran proporción a
distinguir entre formular la política, es decir fijar las guías para pensar en la tomas de
decisiones futuras, y la administración.
El rol de un administrador para las PYMES es la delegación de autoridad y/o
asignación de funciones dentro de la misma. Una de sus principales funciones es
mejorar con el apoyo de otros agentes como auditoria interna (control interno) y otros
mandos superiores:
• La planeación preestablecida
• Elaborarla de tal manera que puede ser tan básica, es decir que apoye sólo los
procesos críticos para la organización o, puede ser aplicable a una mayor
proporción de la empresa (no sólo apoye los procesos de línea como los de
apoyo).
Cabe destacar que en la mayoría de los casos, los administradores de las PYMES, en
particular las ubicadas en el sector industrial manufacturero, se apoyan para el
desarrollo de la planeación en los directores de proceso, supervisores de procesos
productivos y los jefes de sección entre otros.
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Los elementos de la planeación son:
§ Los propósitos. Estas son las pretensiones fundamentales o propósitos de
tipo cualitativo que se persiguen en forma permanente o relativa un grupo de
trabajo.
§ La investigación. Este elemento de la planeación consiste en determinar
todos y cada uno de los factores que influyen en el logro de los propósitos, al
igual que determinar los medios óptimos para conseguir los propósitos.
§ Los objetivos. Los podríamos definir como las metas o fines hacia donde
están encaminadas todas las actividades de un grupo o la compañía en general.
Son la representación de los resultados que la empresa ha propuesto obtener,
dichos resultados son establecidos de manera cuantitativa y determinados para
obtenerse en un plazo específico de tiempo.
§ Las estrategias. El propósito primordial de las estrategias es determinar y
mostrar por medio de objetivos y políticas, una dirección definida para lograr
los objetivos así como los diferentes recursos y esfuerzos empleados para el
mismo fin.
§ Políticas: Son las encargadas de delimitar el área en la cual es tomada una
determinada decisión referente a los problemas repetitivos que se presentan en
la organización. Se debe asegurar paralelamente que la políticas sean
consecuentes con los objetivos.
§ Procedimientos. Establecen un método para manejar determinadas
actividades o funcionamientos futuros. Se encargan además, de detallar la
forma puntual en que se debe cumplir un actividad.
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§ Programas. Esquemas donde es establecida una secuencia de actividades que
se deberán realizar para lograr los objetivos; al igual, establecen el tiempo
requerido para efectuar cada una de sus actividades y otros eventos
adicionales que hagan parte de la consecución de los objetivos establecidos.
§ Presupuestos. Uno de los aspectos más importantes que hacen parte de la
planeación en las empresas PYMES es el presupuesto, el cual es un tipo de
plan en general de todas las fases del proceso productivo expresado en
términos económicos. Si no se realizara un plan económico seguible, en
muchas ocasiones no se alcanzarían los objetivos planteados.
2.2.1.2 Organización.
Como se mencionó anteriormente, las PYMES están constituidas bajo el concepto de
grupos de trabajo, los cuales si se encuentran apoyados por un buen equipo humano
pueden alcanzar el mejor funcionamiento sobre cualquier esquema organizacional.
Por ende, es importante no sólo que estos equipos de trabajo estén bien conformados
según una planeación realizada anteriormente, sino que exista una estructura
organizacional que permita determinar las jerarquías necesarias así como la
agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y por consiguiente, las
funciones que existan dentro de todos y cada uno de los equipos de trabajo.
Como es notable, la organización surge de una necesidad humana de cooperación.
Este pensamiento nace de las limitaciones propias del ser como son las físicas,
biológicas, sociales y sicológicas, las cuales han obligado a cooperar para la
consecución de fines ya sean personales o colectivos. Centrándonos en la situación
actual de las PYMES, podemos notar que en la mayor parte de los casos, esta
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cooperación puede ser más productiva y/o menos costosa si se dispone de una
estructura de organización6.
Por todo lo anterior, podemos decir que las personas capaces de cooperar entre sí,
trabajarán mucho más efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la
forma en que sus funciones se relacionan unas con otras. Así, una estructura
organizacional debe estar diseñada de forma tal que exista un claridad acerca de quién
deberá realizar una determina función o tarea y lógicamente quién es el responsable
por lograr unos resultados específicos; de esta manera se estarán reduciendo las
dificultades que se derivan de una incorrecta asignación de responsabilidades,
logrando que el sistema de comunicación organizacional surja o que el existente
mejore y que la toma de decisiones esté alineada a los objetivos de la empresa.
Elementos de la organización:
§ División del trabajo. “Cuanto más la estructura organizacional esté
reflejando una clasificación de tareas o actividades necesarias para el logro
de los objetivos y las metas, y exista una coordinación y en cuanto más estén
elaboradas las funciones para cada persona ejecutora, más eficiente y eficaz
será la estrutura de la organización” 7.
Se debe tener en cuenta una definición funcional, es decir, tener bien claras las
definiciones de los resultados esperados y actividades a realizar, así como de
la autoridad y de las relaciones entre equipos de trabajo.
§ Coordinación. Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un
equipo de trabajo, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez,
en desarrollo de los objetivos.
6 “A study of organization Performance for experimental Structures of two, three, and four levels”, Academy of management Journal, Vol 12.
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2.2.1.3 Dirección
Corresponde a un aspecto propio de los mandos superiores de una organización. En el
caso de las PYMES dichos mandos corresponden a los jefes de sección y supervisores
del control de producción cuya labor se centra en hacer comprender y contribuir a los
empleados la importancia del logros de los objetivos de la empresa, así como infundir
la efectividad y eficiencia de las actividades realizadas para el fin. Comprende
además del comprometimiento de estos mandos en la realización de los planes,
obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicación, la
supervisión y la motivación.
“Cuando un administrador se interesa por sí mismo en la función directiva, comienza
a darse cuenta de parte de su complejidad. En primer lugar, está tratando con gente,
pero no en una base completamente objetiva, ya que también él mismo es una persona
y, por lo general, es parte del problema. Está en contacto directo con la gente, tanto
con los individuos, como con los grupos. Pronto descubre, como factor productivo,
que la gente no está solamente interesada en los objetivos de la empresa; tiene
también sus propios objetivos. Para poder encaminar el esfuerzo humano hacia los
objetivos de la empresa, el administrador se da cuenta pronto que debe pensar en
términos de los resultados relacionados con la orientación, la comunicación, la
motivación y la dirección. Aunque el administrador forma parte del grupo, es
conveniente, por muchas razones, considerarlo como separado de sus subordinados.
Para lograr los objetivos de la empresa se le han asignado recursos humanos y de otra
índole, y tiene que integrarlos. También es conveniente pensar en el administrador
como separado del grupo por que es su jefe. Como jefe no es tanto uno de los del
grupo como aquel que ha de persuadir al grupo para que haga lo que él quiere o deba
hacerse. La dirección implica el uso inteligente de un sistema de incentivos más una
personalidad que despierte interés en otras personas”[MERE].
7 General and Industrial Administration, New York, pitman Publishing Corporation, 1949. Fayol.
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La dirección como parte del proceso administrativo está compuesto por distintos
elementos que nombraremos y analizaremos a continuación:
§ Toma de decisiones. La toma de decisiones hace referencia a la selección y
escogencia de un determinado curso de acción o alternativa a seguir. En el
momento de enfrentarse a la toma de un decisión es necesario establecer las
diferentes alternativas, evaluar todas y cada una de ellas con respecto a la
definición y análisis de un problema, para luego aplicar la alternativa que
mejor se adapte.
§ Integración. Es necesario la existencia de un proceso para la integración y
selección del personal. Se da comienzo a este proceso por medio del
reclutamiento de los aspirantes al puesto determinado; paso siguiente, se les
realizará la correspondiente introducción a la organización empresarial y
desarrollo de la misma, para finalmente capacitarlos específicamente en las
funciones que realizarán en el desarrollo del proceso productivo.
§ Motivación: Es una función propia de la dirección la cual radica en lograr que
todos y cada uno de los miembros de un equipo de trabajo, que realizan una o
varias actividades específicas, logren la ejecución de este trabajo de acuerdo
con las normas o patrones preestablecidos en la planeación y que por
consiguiente son los esperados.
§ Comunicación. Este es una de los aspectos primordiales en la dirección,
puesto que se deben establecer políticas para determinar cómo se maneja la
información tanto verbal como escrita entre los empleados de un equipo de
trabajo y su entorno. Si se presenta un fallo en este nivel puede acarrear que
no se llegue a cumplir los objetivos trazados. Es importante recordar que la
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comunicación involucra no sólo un papel de comunicador, sino que también
requiere de un buen uso de la información.
§ Supervisión. En la dirección no sólo se debe delegar funciones sino que
además se debe vigilar y guiar a los empleados de tal forma que las
actividades se realicen adecuadamente y estén realizadas en pro del logro de
los objetivos.
2.2.1.4 Control
“En una empresa, el control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con
el plan adoptado, las instrucciones impartidas y los principios establecidos. Tiene
por objeto señalar las debilidades y errores, para rectificarlos y evitar que vuelvan a
ocurrir. Opera en todo: cosas, personas, acciones”.8
El control en el proceso administrativo, busca evaluar y corregir el funcionamiento
de las actividades realizadas por los subordinados o empleados, asegurando de esta
forma, que se está cumpliendo con la planeación y los objetivos señalados por la
organización para dicha actividad.
El control busca además, seleccionar lo que en un momento determinado dentro del
proceso de producción se está llevando a cabo con el fin de establecer las medidas
correctivas, en caso de ser necesario, para evitar los riesgos referentes a las
desviaciones en la ejecución de los planes.
El control en el proceso de producción es generalmente aplicado cuando hay una
existencia clara de las metas y los planes de la empresa; sin la existencia de una
adecuada planeación, organización y dirección es prácticamente imposible llevar a
8 Henry Fayol, General and industrial Management, New York: Pitman Publishing Coporatión, 1949, p.107
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cabo un control. Todo aquello que no es contable ni medible no se puede controlar.
Si no se puede controlar, no se conoce a ciencia cierta si las operaciones realizadas
por los empleados son las deseadas y si están alineadas con los objetivos y planes de
la organización.
El realizar un control sobre la definición y estructura de los planes y objetivos de la
empresa trae como resultado que estos sean más claros, completos, y coordinados lo
que conlleva a que el control se realice de manera correcta y que contribuya en gran
medida al adecuado desarrollo de las actividades.
Elementos del control:
§ Establecimiento de estándares. Es la aplicación de una unidad de medida,
que servirá como modelo, guía o patrón con base en lo cual se efectuará el
control.
§ Medición de resultados. La acción de medir la ejecución y los resultados.
§ Corrección. La utilidad concreta y tangible del control está en la acción
correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares.
§ Retroalimentación. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la
retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación más estrecha
entre la planeación y el control.
Todo el proceso administrativo esta encaminado a la toma de decisiones para el
mejoramiento de la producción de la empresa PYME del sector manufacturero. El
proceso de producción de las PYMES manufactureras dependen de las decisiones del
ámbito operativo tomadas durante el proceso administrativo, por ello podemos
clasificar las decisiones operativas en dos campos importantes:
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§ Decisiones que afectan el diseño de la función operativa.
§ Decisiones con relación a la utilización de una operación existente.
Las decisiones sobre el diseño de los procesos de producción son generalmente
estratégicas,a largo plazo, e irrebersibles durante periodos prolongados; las decisiones
sobra la utilización son de naturaleza táctica, a corto plazo y encaminadas a la
practica [ADMI].
Categoría Desiciónes de diseño Decisiones de utilización
Proceso Selección del tipo de proceso. Elección de equipo.
Análisis del flujo de procesos. Mantenimiento de equipo.
Capacidad Determinación del tamaño de las instalaciones. Establecimiento de niveles de fuerza de trabajo.
Tiempo extra se utiliza o no. Determinación de la programación de actividades.
Inventario Establecimiento del tamaño del inventario para la demanda. Diseño del sistema de control de inventarios.
Decisiones sobre cuánto y cuándo ordenar.
Fuerza de trabajo Diseño trabajo por estación de trabajo Selección sistema de incentivos
Supervición Fijación de estándares de trabajo
Calidad Fijación de estándares de calidad. Desiciones sobre la calidad
Que muestras de inspección se realizarán. Control de calidad necesario para cumplir los estándares.
Tabla 1. desiones para el proceso de producción, Modificada de Biblioteca práctica de Negocios, Tomo II Administración de operaciones, Capítulo 1 funciones de operaciones, página 7.
La toma de desiciones realizada por los altos mandos administrativos y los llamados
administradores de operaciones para el proceso de producción tienen presente que las
desiciones tomadas o la planeación realizada, pueden repercutir en los procesos para
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la producción de un bien, la capacidad de producción, la fuerza de trabajo, la calidad
y el inventario necesario para atender la demanda. La tabla 1. representa una matriz
en la que se muestra cómo estan relacionadas cada una de las cinco categorías
mencionadas con las desiciones de diseño y de utilización.
Como se puede observar las deciones tomadas a lo largo del proceso administrativo
afectan todo el desarrollo del proceso productivo, con lo que podemos asegurar que
en gran medida el éxito o fracaso del proceso productivo dependerá de una adecuada
toma de deciones sobre las categorías que involucran el proceso de produción de las
PYMES manufactureras.
Las tomas de decisiones en el proceso administrativo, abarcan todo un proceso que se
debe seguir para llegar a una decisión adecuada, desde la identificación incial del un
problema hasta la generación y/o evaluación de alternativas, y por último la elección
adecuada que vaya de la mano con los objetivos de la organización. Esta toma de
deciciones para el proceso de producción, requiere de un proceso específico el cual
para nuestro objeto de estudio lo nombraremos proceso de toma de decisiones el cual
es sencillamente una secuencia detallada de pasos para llegar a la toma de una
decisión. En la figura 2 podemos observar la secuencia de pasos del proceso de toma
de desiciones el cual a pesar de estar ordenado de forma continua (un paso tras de
otro) no es de exacto cumplimiento el orden puesto que se pueden presentar
diferentes revisiones entre cada uno de los pasos.
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figura1. Proceso de toma de decisiones
Modificada de Biblioteca práctica de Negocios, Tomo II Administración de operaciones, Capítulo I, página 12.
A continuación explicaremos brevemente cada una de las etapas:
§ Definición del problema: Se debe reconocer la existencia de un problema o
una necesidad que se requiere compensar. Se busca identificar cual es la
naturaleza del problemao de la necesidad en una forma perfectamente
definida; se busca saber qué tan grande es el problema, qué áreas (adicionales
a la de producción) podría afectar, qué tipos de restricciones existen para
llevar a cabo la resolución del problema.
§ Generación de alternativas: conocido el problema se deberá generar una o
más alternativas para la resolución del problema; para cada una de las posibles
soluciones se deberá tener en cuenta que repercusiones, que restricciones y
que riesgos representa dicha alternativa para la compañía.
§ Evaluación de alternativas: Esta esta ligada a una selección de criterios de
decisión adecuados; la evaluación de alternativas a menudo necesita el
enfrentamiento de criterios de decisión en conflicto. Por ejemplo, comprar
nueva máquinaria para el proceso de producción puede reducir costos de
producción, pero también puede disminuir la flexibilidad de los procesos de
Definición del problema
Generación alternativas
Evaluación alternativas
Elección
Implantación
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producción; para la evaluación de alternativas se hace necesario cuantificar
los criterios y restricciones.
§ Elección de una alternativa: es la escogencia de la alternativa que mitigue
más los riesgos de su implementación, que mejore la condición actual de la
compañía y que este encaminada a solucionar el problema y en beneficio de
los objetivos en que se encuentra encaminada la compañía.
§ Implantación: Después de ser escogida una alternativa, es necesesario poner
en práctica, esta puesta en práctica puede traer repercuciones referentes a
cambios en la conducta de los individuos, pero este es también un criterio a
tener en cuenta en la evaluación de las alternativas.
Para finalizar con el proceso administrativo y de toma de decisiones, es importante
señalar que las PYMES del sector manufacturero, se encargan de la producción de
bienes o productos, apoyados en procesos, tecnología y otros procedimientos que
hacen parte de la producción pero de forma indirecta como son los procesos
administrativos (contabilidad, finanzas, inventarios entre otras). La producción de
estos productos o bienes, se realiza en conjunto con la planeación administrativa de
los procesos de producción, donde se involucran los administradores de operaciones,
los cuales estan encargados de realizar la planeación y dirección de los procesos de
producción. Dentro de los diferentes administradores de operaciones que se
encuentran en involucrados en la planeación de procesos de producción de las
empresas PYMES manufactureras, se encunetran al generente de planta, el gerente de
producción, control de inventarios, control de calidad y los supervisores de línea, los
cuales tienen la responsabilidad, en forma colectiva, de la elaboración de los
productos.
A continuación definimos el proceso de producción.
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2.3 Proceso de producción de las PYMES manufactureras
De forma introducctoria al proceso de producción de las PYMES manufactureras,
podemos mencionar que este proceso es un sistema productivo mediante el cual se
realiza la transformación en forma eficiente y efectiva de insumos como materia
prima, energía, mano de obra, capital e información por medio de procesos
especificos manuales o tecnológicos para llegar así a un producto terminado
específico.
Figura 2. Sistema de producción
Modificada de Biblioteca práctica de Negocios, Tomo II Administración de operaciones, Capítulo 1 funciones de operaciones, página 5.
Como se observa en la figura 2, un cambio en la tecnología durante el proceso de
transformación de los insumos, modificaría la forma en que un insumo se emplean
con relación a otro, y puede igualmente modificar el producto final (mejor o peor
acabado por ejemplo); así mismo se observa la información retroalimentativa lo cual
para los fines de auditoría del proceso de producción, nos permite controlar la
tecnología del proceso de insumos, realizar los correspondiente ajustes o cambios en
la combinación de insumos y tecnología necesarios para lograr los resultados
(productos) planeados deseados.
Proceso de
transformación (conversión)
Energía
Materia prima
Mano de Obra Capital
Información
Información externa
Información retroalimentativa para el control de los insumos y de la tecnología del proceso
Bienes o productos
Insumos
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De manera más detallada, podemos decir que el proceso de producción de un
producto en las empresas PYMES manufactureras, esta dividido por diferentes etapas
que conllevan al éxito de este proceso. Dentro de las etapas que abarca el proceso
productivo es de nuestro interés el estudio de cómo se realiza en las PYMES
manufactureras el diseño de los productos, la interacción del producto con el proceso
para realizar el producto y el diseño del proceso adecuado para determinado producto.
2.3.1 Diseño del producto
El diseño de nuevos productos es un punto de suma importancia en la vida de las
empresas PYMES manufactureras, debido a que su entorno, la industria en general,
esta sujeto a continuos cambios que requieren que las PYMES responda rapidamente
a la creación de nuevos productos, aunque en muchas ocasiones las PYMES se
encargan de la realización de un producto específico que son renovados
continuamente, debido a que las operaciones y tecnología de la empresa son una gran
limitante para el desarrollo de nuevos productos.
Como sabemos un producto es el resultado de una función operativa, que requiere de
una planeación y de un control estratégico por parte de los altos mandos de la
compañía, por ello las decisiones sobre los productos pueden repercutir en otros áreas
de decisiones como son el proceso, capacidad, inventario, fuerza de trabajo y calidad.
El diseño del producto y el conocimiento del volúmen de producción de dicho
producto son fundamentales en el proceso de producción, para esto se hace necesaria
una adecuada definición del proceso de desarrollo de productos el cual viene dado por
la figura 3, donde se muestra un modelo ideal para la realización de productos.
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Figura 3. Proceso para la elaboración de producto
Tomanda de Biblioteca práctica de Negocios, Tomo II Administración de operaciones, Capítulo 3.
De la figura 3 es importante destacar, que existe una dependencia entre el producto
preliminar y el proceso para realizar dicho producto, así como entre el diseño del
producto final y el diseño del proceo para este, debido a que se debe realizar un
diseño específico para cada producto de manera que se pueda suplir de forma
adecuada con la producción del producto diseñado. Codemos observar que el proceso
para la elaboración de un producto consta de seis pasos fundamentales, los cuales
describiremos a continuación.
Generación de la idea
Selección de producto
Diseño preliminar del
producto
Pruebas
Diseño final del producto
Construcción prototipo
Producción de un nuevo producto
Diseño del proceso
preliminar
Diseño del proceso final
Clientes Tecnología
investigación y desarrollo
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1. Generación de ideas: Pueden darse dependiendo de la demanda existente, es
decir se deriva de la necesidad tangible de los clientes; el identificar las
necesidades del cliente (mercado) esto permite el desarrollo de nuevas tecnologías
que busquen satisfacer de manera adecuada la necesidad. Otra forma de
generación de ideas es basandose en productos existentes, realizando unas
pequeñas mejoras en el diseño del producto, también podemos encontrar una
fuente de generación de ideas en la explotación tecnológica puesto que en la
busqueda de tecnología que satisfaga la demanda, esta puede utilizar para
desarrollar otros productos distintos que mejoren la calidad de vida.
2. Selección del Producto: Como se ha venido mencionando las decisiones a
cualquier nivel repercuten en toda la organización y por ende en la planeción que
esta tenga. Al momento de seleccionar un producto sedebe saber de ante mano
que no todas las ideas generan un producto, por esto es necesario que el producto
a diseñarse supla tres condiciones básicas como lo son el potencial de mercado (a
quien esta dirigido el posible nuevo porducto), la factibilidad financiera (es
posible diseñar el producto, no es muy costoso), y por ultima condición la
compatibilidad con las operaciones (se puede desarrollar con la tecnología
existente). Si el producto escogido suple las condiciones se hace necesario que se
realicen pruebas “piloto” para verificar la decisión de introducir el nuevo
producto al mercado.
3. Diseño preliminar del producto: Esta etapa corresponde al desarrollo detallado
del diseño del producto (que partes lo componen, que dimensiones debe tener el
producto y cada sub parte) se busca que el resultado sea el diseño de un producto
competitivo en el mercado y que sea realizable, es decir se pueda producir con la
tecnología existente. En el diseño preliminar se presenta un dependencia estrecha
entre los costos, calidad y desempeño del producto, debido a que la alteración de
uno de ellos repercuten en los otros dos.
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4. Construcción del prototipo: Suele llevarse a cabo en diferentes y variadas
formas. Se realiza generalmente en forma manual buscando que se asemeje al
producto final. Son modelos a escala donde se da a conocer como sería el
producto final.
5. Pruebas: En esta etapa se busca verificar el desempeño técnico del producto, en
muchas ocasiones se realizan pruebas sobre el desempeño comercial del producto.
Se busca recoger datos cuantitativos acerca de la aceptación del producto y con
ellos tomar decisión de rediseño o aceptación completa.
6. Diseño Final: Se desarrolan los planos finales para el producto y cada una de sus
partes teniendo en cuanto los resultados arrojados en la etapa de pruebas para
incorporar determinados cambios en beneficio del producto que el cliente
(mercado) espera. Despues de los cambios se hace conveniente realiza nuevas
pruebas para asegurar el buen funcionamiento del producto.
2.3.2 Diseño del Proceso productivo
Una de las decisiones más importantes en el proceso productivo que debe ser
realizada en la planeación es el diseño de un proceso físico para producir un bien.
Esta serie de desiciones abarcan la selección de un proceso adecuado, la elección de
la tecnología necesaria para realizar el proceso, el análisis del flujo del proceso y la
distribución física en planta que debe tener las PYMES manufacturera en su fabrica
de producción.
2.3.2.1 Selección del proceso productivo
La selección del procesos determinan el tipo de proceso porductivo que se usará y
la extensión adecauda del mismo, para tomar esta decisión se deberá conocer de
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antemano el volumen de producción que se ha planeado alcanzar (objetivo
planeado en el proceso administrativo).
Existen diferentes tipos de procesos de producción que se pueden llevar a cabo
dentro de las PYMES; para comprender mejor estos tipos de procesos,
clasificaremos los procesos en dos grupos:
2.3.2.2 Por flujo del producto o secuencia de las operaciones.
Esta categoría abarca tres tipos de flujos: por línea, por proyecto, y taller de
trabajo. Desde el puntode vista de la manufactura, el flujo del producto es
igual que el flujo de los materiales, esto debido a que los materiales (insumos)
son los que al final del proceso productivo serán convertidos en productoo
final.
1. Flujo en línea. La caracteristica principal del flujo en línea se
establece en una secuencia lineal de las operaciones necesarias
para producir el producto. En las operaciones de flujo de línea,
generalmente se encuentra el producto estandarizado y circula de
una estación de trabajo a otra de acuerdo a una secuencia ya
preestablecida. Cada estación de trabajo debe tener especificada
las tareas y balanceadas de tal forma que una actividad en una
estación de trabajo no retarde a su sucesora. En la figura 4 (a) se
observa un esquema de los flujos de línea en el cual el producto o
bien se crea en forma secuencial, empezando en un extremo y
finalizando en el otro. Se pueden presentar flujos adicionales que
llegan a una estación de trabajo lo cual solo hace parte de la tareas
indicadas en esta estación la cual necesita del producto en proceso
realizado en este flujo de línea alterno.
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2. Flujo por proyecto. En este tipo de flujo de proceso no existe un
flujo de proceso como tal debido a que este tipo de proceso
requiere de mucha creatividad y originalidad por lo que es
imposible automatizar, pero si se puede establecer una secuencia
de operaciones debido a que esta encaminado a la fabricación de
un producto único. En la fugura 4 (b) se muestra un posible
secuencia de las tareas de un proyecto.
3. Taller de trabajo. La característica principal de este tipo de
proceso es que la producción se realiza por lotes, esto indica que
los equipos y mano de obra son organizados en centros de trabajo
donde se encuentre tipos parecidos de habilidades o maquinaria.
De lo anterior se puede concluir que un producto en proceso
circulará sólo por aquellos centros de trabajo que requiera. En la
figura 4 (c) un esquema del flujo del taller de trabajo que se
representa como un flujo mezclado.
4.
Figura 4. Flujos del proceso
Estaciones de trabajo
(a) Flujo en línea
Inicio Fin
1 3
2 4
(b) Flujo por proyecto
(c) Taller de trabajo
Flujo de producto
Estación de trabajo o tarea
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Para comprender mejor las diferencias entre cada uno de los procesos,
sus debilidades y fortalezas frente a las diferentes características que se
pueden presentar al momento de seleccionar un proceso productivo, se
realiza la siguiente tabla donde se resumen estos aspectos.
Características En línea Por Proyecto Taller de trabajo Producto: Tipo de pedido Flujo del Producto Variedad de productos Volumen Mercado
Continuo o en lotes grandes. Secuencial Baja Alto Para masas
Una sola unidad ----- Muy Alta Una sola unidad Único.
En lotes Mezclado Alta Mediano Clientes
Mano de Obra: Habilidades Tipo de tarea Salario
Bajas Repetitiva Bajo
Altas No rutinaria Alto
Altas No ritunaria Alto
Capital: Inversión Inventario Equipo
Alta Bajo Para usos especiales
Baja Medio Para usos generales
Media Alto Para usos generales
Objetivos: Flexibilidad Costo Calidad Tiempo de procesamiento
Baja Bajo Consistente Bajo
Alta Alto Más variable Alto
Mediana Mediano Más variable Mediano
Control: Producción Calidad Inventario
Fácil Fácil Fácil
Difícil Difícil Difícil
Difícil Difícil Difícil
Tabla 2. Características del proceso
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33
2.3.2.3 Por tipo de pedido.
En esta clasificación se busca conocer si el producto debe fabricarse para ser
almacenado en inventario o bajo una orden o pedido específico dado por la
demanda.
1. Procesos para inventario. Este proceso proporcionan un servicio más
rápido, es decir se atiende mas rápidamente la demanda a un costo más
bajo, pero ofrecen menos flexibilidad con relación a la elección del
producto. Se debe contar con una línea de productos estandarizada.
2. Procesos por pedido. Este proceso busca responder a la demanda
señalada especificamente por un cliente. Se debe saber diferenciar la
orden particular de un cliente. Este rpoceso esta fundamentado en la
fecha de entrega y el control del flujo del pedido. El proceso es
flexible para poder satisfacer los pedidos de los clientes.
2.4 El proceso de planeación y control de la producción
Existen diferentes enfoques con respecto al proceso de planificación y control de la
producción. Muchos autores tales como Schroeder, Tawfik, Nahmias, Rigss, Buffa,
Meredith, entre otros, establecen que dicho proceso se inicia con una previsión total
de los objetivos a alcanzar y de la cual se desprenden los planes a largo, mediano y
corto plazo. Otros autores como Starr, Companys Pascual, Ploss, Chase, Adam, nos
muestran modelos de gestión de la producción.
Considerando la investigación señalada, podemos asegurar que el proceso de
planificación y control de la producción debe seguir un enfoque jerárquico, en el que
se logre una integración vertical entre los objetivos estratégicos, tácticos y operativos
y además, se establezca su relación horizontal con las otras áreas funcionales de la
compañía.
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Según [DOMI], las cinco fases que componen el proceso de planificación y control
de la producción son:
1. Planificación estratégica o a largo plazo.
2. Planificación agregada o a medio plazo.
3. Programación maestra.
4. Programación de componentes.
5. Ejecución y control.
De acuerdo con [DOMI], estas fases se deben llevar a cabo en cualquier empresa
manufacturera, independientemente de su tamaño y actividad, aunque la forma como
éstas se desarrollarán dependerán en cierta medida a las características propias de
cada sistema productivo. Como podemos observar en la Figura 5, se muestra las
principales fases que anteriormente fueron nombradas con relación a la planeación
que cada uno deriva, permitiendo realizar una relación entre los niveles de
planificación administrativa y la planificación de la producción.
Con base en el objetivo de este trabajo de investigación, es necesario tener en cuenta
el proceso de planificación y control de la producción, en especial para las PYMES
del sector manufacturero, para el mejoramiento de la capacidad competitiva de la
PYME.
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35
Figura 5 . Proceso de Planificación, programación y control de la producción Fuente: Domínguez Machuca José Antonio, 1995
En la figura 5. podemos observar que como hemos hecho mención la planeación
administrativa debe realizarse en conjunto con la planeación de la producción, cada
una en su correspondiente fase, ya se en la planificación a largo plazo (planeación de
todas las actividades de la empresa en todos su niveles) o la planificación agregada o
programaciones periódicas, las cuales buscan definir el plan para cada una de las
fases así como las actividades específicas para cada una de ellas. Como vemos en la
figura 5 la fase de planeación a largo plazo es realizada de forma estratégica en el
proceso administrativo es decir es realizada por los altos mandos de la organización,
la planeación agregada por su parte, es llevada a cabo de forma táctica y combina
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36
tanto a los altos mandos como a los jefes de operaciones de la PYME; las tres últimas
fases (programación maestra, de componentes, ejecución y control) son llevadas a
cabo de forma operativa durante el proceso de producción.
2.4.1 Los Pronósticos
Con relación a lo interpretado a partir de las ideas de por Rigss, Domínguez
Machuca, Buffa, Adam y Hanke, podríamos afirmar que la realización de los
pronósticos son el primer paso dentro del proceso de planificación y control de la
producción y es el punto de partida, no sólo para la planeación administrativa de las
PYMES, sino para el diseño de los planes a mediano y corto plazo. Lo anterior nos
permitirá realizar una visión aproximada de los acontecimientos futuros y se podrá
disminuir la incertidumbre existente pudiendo con ello reaccionar de manera segura y
rápida frente a las condiciones cambiantes que ofrece la demanda y la tecnología.
Teóricamente encontramos que lo más importante es diferenciar entre los términos
predicción y pronósticos, ya que de acuerdo a su criterio, las predicciones están
basadas únicamente en la consideración de aspectos subjetivos dentro del proceso de
estimación de eventos futuros, mientras que los pronósticos están desarrollados a
través de procedimientos científicos, basados en datos históricos, que son procesados
mediante lo que nosotros conocemos como métodos cuantitativos[TAWF] [KALE].
Según [NARA], los tipos de pronósticos se pueden clasificar de acuerdo a tres
grandes criterios:
• según el horizonte de tiempo
• según el entorno económico abarcado.
• según el procedimiento empleado
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37
De acuerdo a [DOMI][STAR][NARA], los pronósticos según el horizonte de tiempo
puede ser de largo, mediano o corto plazo y pueden ser utilizados para la elaboración
de los planes a nivel estratégico así como a nivel operativo.
Los pronósticos según el entorno económico son de tipo micro o macro y se definen
de acuerdo al grado en que intervienen pequeños detalles vs. grandes valores
resumidos [NARA].
Los pronósticos según el procedimiento empleado pueden ser de tipo cualitativo o
cuantitativo. Los primeros son utilizados en aquellos casos en que no se requiere de
una abierta manipulación de datos y sólo se utiliza el juicio o la intuición de quien
pronostica; los segundos se utilizan procedimientos matemáticos y estadísticos que no
requieren los elementos del juicio. Tal vez esta última clasificación es la más
generalizada y utilizada según la opinión de los autores consultados en este trabajo.
Los métodos cualitativos y cuantitativos que se pueden aplicar en la elaboración de
los pronósticos son los siguientes:
• Métodos Cualitativos:
o Método Delphi.
o Método del juicio informado.
o Método de la analogía de los ciclos de vida.
o Método de la investigación de mercados.
• Métodos cuantitativos:
o Método por series de tiempo
o Métodos causales.
Una clasificación de los métodos aplicados en la elaboración de pronósticos, se
presenta en la tabla 3,4,5 en las cuales se describen los diferentes métodos
cualitativos más conocidos, con sus correspondientes características, los métodos de
pronóstico de series de tiempo y los modelos causales para pronósticos.
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Exactitud* Métodos Cualitativos Descripción del método Aplicaciones A corto
plazo A medio
plazo A largo
plazo
Costo Relativo Referencias
Delphi Desarrollar mediante un grupo de personas que contestan una serie de preguntas sobre unos riesgos señalados para la Organización con base en unos criterios de calificación cuantificados.
Usado para pronósticos de planeación a largo plazo de la capacidad o de las instalaciones. Aplicación de pronósticos tecnológicos para estimar cuándo podrían ocurrir cambios tecnológicos y que repercusiones tendría.
6-9 6-9 6-9 Mediano a alto
North & Pyke; Basu & Schoroeder.
Investigación de mercados
Paneles, cuestionarios, o encuestas encaminadas a recopilar la mayor información referente a las condiciones del mercado.
Sirve para pronósticos de las ventas totales de la compañía, de grupos principales de productos o de productos individuales.
9-10 8-9 6-7 Alto Bass, King & Pessemeier
Juicio Informado
El pronóstico que puede entregar el método puede ser formulado por un grupo o un individuo basado en su experiencia personal, en presentimientos o hechos acerca de una situación. No existe un método riguroso
Sirve para pronósticos de ventas totales y de productos individuales.
3-6 3-6 3-6 Bajo
Analogía a los ciclos de vida
Se realiza una predicción con base a las fases de introducción, crecimiento y saturación de productos parecidos. Utiliza en las curvas de crecimiento.
Sirve para pronósticos de ventas a largo plazo para la planeación de la capacidad de respuesta frente a la demanda
1-3 6-8 6-8 Mediano Spencer, Clark, Hoguet
Tabla 3. Métodos Cualitativos Modificada: Biblioteca práctica de Negocios, Tomo II Administración de operaciones, Capítulo 4.
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Exactitud* Métodos de series de tiempos
Descripción del método Aplicaciones A corto plazo
A medio plazo
A largo plazo
Costo Relativo Referencias
Promedios Móviles
Se basa en un promedio ponderado o en un promedio aritmético de un determinado número de datos históricos.
Planeación a corto y mediano plazo de inventarios, niveles de producción y programación de actividades.
3-8 2 1 Bajo Meter & wasserman
Suavizado exponencial
Igual al promedio móvil con mayor peso exponencial a los datos más recientes.
Similar aplicación que para los promedios móviles.
6-9 3-8 1 Bajo Brown, Adams, Wheelwright, Makridakis
Modelos matemáticos
Modelo líneal o no líneal ajustado a los datos de una seria de tiempo, por medio de métodos de regresión. Se utilizan series de Fourier, rectas logarítmicas, rectas de tendencia, etc.
Similar aplicación que para los promedios móviles pero limitadas a unos cuantos productos.
9 6-9 1 De bajo a medio
Box – Jenkins Se utilizan métodos de auto correlación para identificar un patrón fundamental en los datos de una serie de tiempo y para ajustar el mejor modelo. Requiere alrededor de 60 datos históricos.
Solo puede ser utilizada para aquellos productos que requieren pronósticos muy exactos a un corto plazo.
9-10 6-8 1 De medio a alto
Box – Jenkins & Nelson
Tabla 4. Método series de tiempo
Modificada: Biblioteca práctica de Negocios, Tomo II Administración de operaciones, Capítulo 4.
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Exactitud* Métodos
Cualitativos Descripción del método Aplicaciones A corto plazo
A medio plazo
A largo plazo
Costo Relativo Referencias
Regresión Se lleva a cabo por medio de la relación de la demanda con otras variables que pueden causar cambios en la demanda.
Planeación a corto y mediano plazo para la producción agregada o inventarios para pocos productos.
8-9 8-9 2 Mediano Meter & Wasserman
Modelo de simulación
Simula un sistema que describe los cambios de las ventas y los flujos del tiempo.
Pronósticos de ventas de la empresa por grupos principales de productos.
9 9 8 Alto Forrester, Chambers
Modelos de insumo – producto
Este método describe los flujos de un sector económico a otro. Da un pronóstico de los insumos que se requieren para la producción de los productos requeridos en otros sector.
Pronósticos de ventas por sector industrial.
--- 8-9 8-9 Muy Alto Leontief
Modelos econometría
Sistemas de ecuaciones de regresión que describe algún sector de la actividad económica de ventas y utilidades.
Pronósticos de ventas por un determinado tipo de productos para planeación a corto o mediano plazo.
9-10 8-9 8 Alto Huang
Tabla 5. Métodos causales
Modificada: Biblioteca práctica de Negocios, Tomo II Administración de operaciones, Capítulo 4.
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41
Uno de los principales problemas de los administradores de operaciones. es el
seleccionar el mejor método de pronóstico. Para seleccionar un método
cuantitativo se deben basar en el comportamiento histórico de los datos, con base
en el análisis de los patrones de comportamiento medio, tendencia, ciclos por
estación de trabajo y elementos aleatorios. En el caso de que los datos históricos
no existan o sean poco confiables, lo mejor es emplear un método cualitativo, los
cuales, aunque no ofrecen un alto grado de seguridad, arrojan mejores resultados.
Ahora se definirán las fases del proceso de planificación y control de la
producción.
2.4.2 La Planeación a Largo Plazo
Todas las empresas colombianas crecientes, como lo son las PYMES y más en
sectores donde el continuo cambio tecnológico y de la demanda hacen que la
organización sufra cambios y se vea obligada a mejorar para permanecer en
vigente competitividad, se ven obligadas a la adopción de una concreta estrategia
de operaciones, la cual se define como la visión en función de las operaciones
que depende de la direcció n general para la toma de decisiones. Esta visión a la
que hacemos referencia, deberá estar integrada con la estrategia empresarial y en
lo posible con la planeación que la administración esté ejecutando.
La estrategia de operaciones debe dar como resultado un patrón consistente de
toma de decisiones en las operaciones y una ventaja competitiva para la
compañía. Así mismo, [CHAS] expresa como aspecto importante a considerar,
que dicha estrategia debe especificar la manera en que la empresa empleará sus
capacidades productivas para apoyar la estrategia corporativa. Todo esto significa,
que la estrategia de operaciones debe surgir de una estrategia empresarial a largo
plazo y a su vez, debe integrarse de manera horizontal con las estrategias de los
demás subsistemas de la compañía.
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Como podemos observar, la estrategia de operaciones es un plan a largo plazo
para el subsistema de operaciones, en el que se recogen los objetivos a lograr y los
cursos de acción, así como la asignación de recursos a los diferentes productos y
funciones. Todo esto debe estar encaminado a la consecución de los objetivos
generales de la empresa propuestos en el proceso administrativo y debe además
constituir una guía clara para el desarrollo de las decisiones tácticas y operativas.
Las dos funciones básicas que ha de cumplir la estrategia de operaciones son:
1. Servir como marco de referencia para la planificación y control de la
producción.
2. Marcar las pautas que permitan apreciar en qué medida el subsistema de
operaciones está colaborando al logro de la estrategia corporativa.
Dentro de este propósito, las decisiones básicas que deben ser contempladas
dentro de la estrategia de operaciones son:
1. Decisiones de posicionamiento, que afectan la dirección futura de la
compañía y dentro de la cual se incluyen los objetivos a largo plazo, el
establecimiento de las prioridades competitivas, la fijación del modelo de
gestión de la calidad, la selección de productos y de procesos.
2. Decisiones de diseño, concernientes al subsistema de operaciones, que
implican compromiso a largo plazo y entre las cuales se encuentran el
diseño de productos y procesos, la mano de obra, la apropiación de nuevas
tecnologías, decisiones de capacidad, localización y distribución de
instalaciones y sistemas de aprovisionamiento.
2.4.3 La Planeación Agregada
Este tipo de planeación se encuentra ubicada en el nivel táctico (ver figura 5) del
proceso de planeación y tiene como característica primordial el establecimiento de
los niveles de producción de unidades a producir a través de un determinado
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43
espacio de tiempo (generalmente entre 3 meses y año y medio) de forma tal que se
pueda cumplir con todas los objetivos y requerimientos establecidos en la
planeación a largo plazo, buscando mantener el equilibrio entre los costos y el
servicio al cliente (entrega oportuna y buena calidad)
La planeación agregada, implica que el volumen de producción se deberá
establecer para una medida general de producción o simplemente para algunas
pocas categorías de productos acumulados[SCHR]. Dentro de las unidades
agregadas se encuentran las familias de productos, la unidad de peso, la unidad de
volumen, el valor en dinero entre otros, pero sin importar la unidad agregada que
se escoja debe poder ser controlable, es decir manejable, comprensible y que vaya
en acuerdo con la planeación.
El proceso de elaboración de la planeación agregada buscando el cumplimiento de
los objetivos fundamentales de la organización, según Schroeder, requiere de la
manipulación adecuada de las variables que pueden influir en este, las cuales están
clasificadas en dos grandes grupos [SCHR]:
• Variables de oferta. Estas variables permiten modificar la capacidad de
producción a través de una adecuada programación de horas extras,
contratación de nuevos empleados (eventuales), acuerdos de cooperación.
• Variables de demanda. Estas variables influyen en el comportamiento
del mercado mediante la publicidad, el manejo de los precios frente al
cliente, etc.
En cuanto a las técnicas existentes en la elaboración de la planeación agregada
encontramos como las conocidas las siguientes:
1. Métodos manuales de gráficos y tablas.
2. Métodos matemáticos y de simulación.
3. Métodos heurísticos.
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44
Un análisis comparativo referente a las técnicas existentes fue desarrollado por
Chase y Aquilano. Este análisis está reflejado en la tabla 6.
METODOS HIPOTESIS TÉCNICA
Gráficos y tablas Ninguna Pruebas alternativas de planes por medio del tanteo. No es optimo pero si fácil de desarrollar y comprender.
Programación con simulación
Existencia de un programa de producción basado en computador.
Prueba los planes agregados desarrollados por otros métodos.
Programación lineal, método del transporte
Linealidad, plantilla laboral constante.
Util para el caso especial donde los costos de contratación y despido no son un factor. Proporciona una solución óptima.
Programación lineal, método simples
Linealidad
Puede manejar cualquier numero de variables, pero muchas veces es difícil formular. Proporciona una solución optima.
Reglas de decisión lineal.
Funciones cuadráticas de costos
Utiliza coeficientes derivados matemáticamente para especificar las tasas de producción y los niveles de plantilla laboral en una serie de ecuaciones.
Coeficientes de gestión
Los gerentes toman básicamente buenas decisiones
Emplea el análisis estadístico de decisiones anteriores para tomar nuevas decisiones. Se aplica a un sólo grupo de gerentes y no es óptimo.
Reglas de búsqueda de decisiones
Cualquier tipo de estructura de costos
Usa procedimientos de búsqueda de patrones para encontrar los costos mínimos de las curvas de costos totales. Difícil de desarrollar, no es óptimo.
Tabla 6. Comparación entre algunos métodos de planificación agregada.
Tomada : Dirección y administración de la producción y de las operaciones, 6ª. Ed., Editorial IRWIN, Barcelona.
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45
2.4.4 El Programa Maestro
Al finalizar la planeación agregada, se comienza con el programa maestro el cual
en convertir la planeación agregada a un plan delimitado que establece y
especifica tanto las cantidades a producir así como las fechas exactas de la
fabricación de los productos finales [HEIZ][RUSS]. Adicionalmente el Programa
Maestro deberá establecer las bases para los compromisos de envío al cliente,
utilizar eficazmente la capacidad de la planta, lograr los objetivos estratégicos de
la empresa y resolver las negociaciones entre fabricación y marketing.
Los resultados del Programa Maestro pueden ser medidos por medio de los
siguientes criterios:[HEIZ]
• Artículos acabados en un entorno continuo.(Make to stock).
• Módulos en un entorno repetitivo (Assemble to stock).
• Pedido de un cliente en un entorno de taller (Make to order).
El manejo del tiempo del Programa Maestro, puede ser variable y depende en gran
medida del tipo de producto, del volumen de producción y de los componentes de
tiempo de entrega, este puede ir desde una horas hasta varias semanas y meses,
con revisiones, generalmente, semanales. Este manejo del tiempo puede estar
categorizado en tres escenarios [CHAS]:
• Fijo: Periodo durante el cual no es posible hacer modificaciones al
Programa maestro.
• Medio fijo: Aquel en el que se pueden hacer cambios a ciertos productos.
• Flexible: Lapso de tiempo más alejado, en el cual es posible hacer
cualquier modificación.
Como hemos señalado el programa maestro deberá también tener en cuenta la
conversión del plan agregado en unidades de producto, las previsiones de ventas a
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46
corto plazo en unidades de producto, los pedidos en firme comprometidos con los
clientes, la capacidad disponible de la instalación o el centro de trabajo y por
último, otras fuentes de demanda [DOMI]. Para lograr esta conversión y el logro
de los objetivos del programa maestro, es necesario cumplir ciertas funciones
claves que este debe cumplir, como son [MONK]:
• Traducir los planes agregados en artículos finales específicos.
• Evaluar alternativas de programación.
• Generar requerimientos de materiales.
• Generar requerimientos de capacidad y maximizar su utilización.
• Facilitar el procesamiento de la información.
• Mantener las prioridades válidas.
2.4.5 La Ejecución y Control de la Producción
El último paso dentro del proceso de planificación y control, lo constituye el
programa final de operaciones, el cual le permitirá saber a cada trabajador o a
cada responsable de un centro de trabajo lo que debe hacer para cumplir el plan de
materiales y con el, el Programa Maestro, la planeación agregada y los planes
estratégicos de la empresa [DOMI].
Es importante dentro de esta fase de gestión, tomar en consideración el tipo de
configuración productiva que tiene la fábrica, como mencionábamos en el proceso
de producción, pues depende de esta la técnica o procedimiento a emplear en su
programación y control.
En términos generales y en el caso más complejo, las actividades que se presentan
en la programación y control de operaciones son según Domínguez Machuca ,
Schroeder, y Chase:
• Asignación de cargas
• Secuenciación de pedidos
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47
• Programación detallada.
• Fluidez.
• Control de insumo/producto (control input/output).
El cumplimiento de estas actividades debe responder a las siguientes
preguntas del programador [SCHR]:
1. ¿Qué capacidad se necesita en el centro de trabajo?
2. ¿Qué fecha de entrega se debe prometer en cada pedido?
3. ¿En qué momento comenzar cada pedido?
4. ¿Cómo asegurar que los pedidos terminen a tiempo?
§ Asignación de carga: esta se define como la asignación de tareas a cada
centro de trabajo o de proceso, que permite controlar la capacidad y la
asignación de actividades específicas en cada centro de trabajo. En general
las técnicas más empleadas en la asignación de carga son: Gráficos Gantt,
perfiles de carga o diagramas de carga, métodos optimizadores (algoritmo
de Kuhn o método Húngaro) y soluciones heurísticas (método de los
índices).
• Secuenciación de pedidos: Esta actividad consiste, en la determinación
del orden en que serán procesados los pedidos en cada centro de trabajo,
una vez establecida la existencia de capacidad. El problema de la
Secuenciación se hace más complejo en la medida que aumenta el número
de centros de trabajo, sin importar la cantidad de pedidos; así mismo, es
importante tomar en cuenta la distribución de la planta, puesto que de esto
depende la aplicabilidad de las diferentes técnicas.
• Programación detallada: Determina los momentos de comienzo y fin de
las actividades de cada centro de trabajo, así como las operaciones de cada
pedido para la secuencia realizada [ADAM]. Las técnicas más utilizadas
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48
son: programación adelante y hacia atrás, listas de expedición, gráficos
Gantt y programación a capacidad finita.
• Fluidez: Permite verificar que los tiempos planeados se cumplan, de tal
forma que, si existen desviaciones en la producción real, se puedan tomar
medidas correctivas a tiempo [ADAM].
• Control de insumo / Producto: Controlan los niveles de utilización de la
capacidad de cada centro de trabajo, mediante los informes de
entrada/salida.
2.5 Posible solución a la problemática planteada En correspondencia con los aspectos señalados anteriormente, se planteó como
hipótesis general de la investigación la siguiente: El desarrollo de Procedimientos
para la Planeación, Organización, Dirección y control del procesamiento de datos
en el control de producción, lo cual, permitirá de manera apropiada y práctica, la
disposición razonable de los recursos disponibles para la producción en la PYME
manufacturera colombiana y se demostrará mediante su aplicación en industrias
manufactureras del sector. Además, la utilización de estos procedimientos
generará como resultado, datos claros y concisos sobre utilización y disposición
de los recursos en el horizonte del Proceso Administrativo, así como los costos
discriminados y totales del desarrollo del mismo, de una manera más
comprensible que con los métodos convencionales, poco entendidos y utilizados
en el medio colombiano.
De la hipótesis planteada se define el objeto de estudio teórico de la investigación,
el cual está determinado por los diferentes módulos que permitirán estructurar los
procedimientos para la Planeación, Organización, Dirección y control tanto del
procesamiento de datos en el control Producción como para los niveles
administrativos, seleccionándose como objeto de estudio práctico, algunas
PYMES manufactureras, representativas de este sector colombiano.
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49
Tomando como base la hipótesis planteada, se define como objetivo general de la
investigación, desarrollar los procesos administrativos antes mencionados, así
como la posibilidad de contratación de tecnología adecuada para la situación de la
empresa y que permitan gestionar la disposición racional de los recursos
disponibles en la pequeña y mediana industria manufacturera colombiana.
Para el proceso que se plantea en este trabajo, se pueden definir las siguientes
etapas:
R Identificar y precisar los diferentes enfoques en matéria de Planeación,
Organización, Dirección y control existentes, mediante la construcción
del marco teórico y de referencia para la investigación.
R Desarrollar el marco filosófico de los procedimientos de Planeación,
Organización, Dirección y control en el entorno colombiano y para los
procesos de la PYME manufacturera.
R Estructurar los módulos para la Planeación, Organización, Dirección y
control del procesamiento de datos en el control de Producción y niveles
administrativos.
R Estructurar una guía para el control de los procesos en PYMES
manufactuteras de Colombia.
R Aplicar la guía, en diferentes PYMES manufactureras colombianas para
validar la hipótesis planteada (caso de estudio).
Para lograr el objetivo general y los objetivos específicos de la investigación, el
proceso de investigación se desarrollo en las fases siguientes:
R Identificación y caracterización de la situación problémica.
Fundamentación del problema científico a resolver y presentación del
proyecto de investigación.
R Investigación sobre el proceso administrativo tanto para el procesamiento
de datos como para los niveles administrativos y la definición del proceso
de contratación de tecnología particularmente en la PYME colombiana.
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50
R Aplicación de los procedimientos, ajuste y validación de la guía en las
empresas seleccionadas.
R Análisis de los resultados y sistematización de los mismos.
La novedad científica que presenta la investigación radica en el hecho de que los
procedimientos desarrollados responden a las condiciones de la PYME
colombiana, tanto en el comportamiento sistemático como en los procedimientos
de datos en el control de producción, niveles administrativos y contratación de
tecnología y de valoración de los costos asociados, complementándose con el
diseño de un sistema de información pertinente para la PYME, que permita su
aplicación exitosa.
Los aportes generados en el desarrollo de los procedimientos propuestos son los
siguientes:
R Definición de los requisitos mínimos del sistema de control de los
procesos en las PYMES manufactureras, así como el procedimiento para
determinar su comportamiento en las PYMES colombianas.
R El establecimiento de diferentes puntos de control para el proceso de
producción con el fin de definir los controles en cada una de las etapas de
dicho proceso.
R Estructura de los forrnatos para la entrada y salida de información, los
cuales facilitan la interpretación de la información.
R La aplicación computacional desarrollada como soporte para facilitar los
cálculos de los costos del proceso de producción.
La estructuración de los procedimientos para el desarrollo de la Planeación,
Organización, Dirección y control de procesamiento de datos en control de
Producción y niveles administrativos, así como la contratación de tecnología
constituye el valor metodológico de la investigación. Finalmente, los
procedimientos aportan una herramienta fundamental para la formación de los
estudiantes, en el área de Administración de Operaciones, tanto a nivel de
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51
pregrado como de postgrado, asi como para las PYMES manufactureras de
Colombia, lo cual constituye el valor docente de la Tesis.
El valor práctico radica en la factibilidad y pertinencia demostrada, de poder
aplicar los procedimientos estructurados, satisfactoriamente en las PYMES
manufactureras del entorno colombiano.
Según todo lo planteado anteriormente, la estructura del marco teórico está
planteada tomando como marco referencias los siguientes aspectos:
R La competitividad en el entomo colombiano.
R Los enfoques existentes sobre planificación y control de la producción.
R La Planeación, Organización, Dirección y control . Conceptos y enfoques
fundamentales.
R Técnicas de Planeación, Organización, Dirección y control de
procesamiento de datos.
R La Planeación, Organización, Dirección y control de procesamiento de
datos del proceso de producción en la PYME manufacturera colombiana.
R La contratación de tecnología para el procesamiento de datos del proceso
de producción en la PYME manufacturera colombiana.
R Sistemas de información que apoyen las labores antes mencionadas.
El hilo conductor toma en cuenta los aspectos referenciales mencionados en el
párrafo anterior y analiza los siguientes preceptos generales dentro de la PYME
colombiana:
R Infraestructura para el desarrollo de las tareas de Planeación,
Organización, Dirección y control , programación y control de la
producción.
R Grado de dificultad para la aplicación de las técnicas existentes y que
provienen del extranjero.
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52
2.6 Contratación de tecnología
“Surge la oportunidad de efectuar cambios radicales en las empresas donde se
están implementando proyectos de TI.9”
Muchas empresas han seleccionado el cambio de aplicaciones como solución al
problema. Esta es sólo una de las razones del crecimiento vertiginoso en el
número de licencias que se han vendido e instalado de aplicaciones ya elaboradas
para toda suerte de procesos, dado que el costo de arreglar o desarrollar de nuevo
las aplicaciones supera el de adquirir e implementar unas nuevas.
Surge la oportunidad, de efectuar cambios radicales en las empresas donde se está
implementando este tipo de proyectos. La definición de "cambio radical" la
tomarnos de la época de la Reingeniería donde la disculpa era el aumento de
competitividad para lo cual se requerían cambios drásticos (por encima del 50%
de los procesos actuales).
Bajo la bandera de la Reingeniería se iniciaron muchos proyectos que fracasaron
por falta de una tecnología subyacente que permitiera implementar los nuevos
procesos, o porque sencillamente se buscaba implementar en empresas que no
tenían una disponibilidad económica o donde el hecho de nueva tecnología no se
hacía necesario, dejando así en la mesa de diseño muchas horas de trabajo.
Ahora se cambian los papeles: la tecnología se tiene que implementar para
resolver otro problema técnico. No hay que convencer a la alta gerencia de que la
"forma tradicional de hacer las cosas" ya no es apropiada para el nuevo esquema
mundial de comercio. El problema técnico simplemente exige el cambio de
aplicaciones, por lo menos en la mayoría de las empresas que tienen problemas de
crecimiento vertiginoso y salir a competir en un mercado más competitivo.
9 Tecnología de Información.
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53
Cuando se disecan aplicaciones, se hace con el objetivo de distribuir el costo de
desarrollo entre el mayor número de clientes posible, razón por la cual se hace un
minucioso análisis de los procesos que debe tener una empresa "común" y son
estos procesos, ayudados con facilidades de pararnetrización, los que tenninan
incluidos dentro de las aplicaciones que adquirimos. Por muy distinta que sea una
empresa de otra, ejecuta procesos de Compra, Venta, Contabilización, manejo del
recurso humano, atención de clientes, etc. Por lo tanto, las aplicaciones
"empaquetadas" son apropiadas para resolver este tipo de funcionalidad dentro de
una empresa.
Este esquema de diseño incorpora la mínima programación necesaria para ejecutar
el común de los procesos. Por lo general se incorporan también lo que se conoce
como “mejores prácticas" de tal manera que al implementar un proceso sugerido
por el proveedor, pueda encajar dentro de un objetivo de optimización.
Las nuevas aplicaciones trae consigo toda una "fllosofía" de trabajo que deberá se
absorbida por la empresa para poder explotar al máximo las bondades de las
aplicaciones. Se debe aprovechar también para debatir procesos y actividades que
en la actualidad se llevan a cabo y que no están incluidas en las nuevas
aplicaciones. Esta es una buena indicación de que son procesos que no
necesariamente agregan valor a nuestra empresa, permitiendo su eliminación.
Se debe aprovechar entonces la necesidad de cambiar, la asignación de
presupuesto, el apoyo de la alta gerencia y la implementación de aplicaciones bajo
"mejores prácticas" para darle un vuelco total a la compañía y realmente
establecer su competitividad.
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2.6.1 Los Pasos de una contratación
Dentro de los procedimientos a seguir para la contratación de tecnología como
apoyo para la planeación, organización, dirección y control del procesamiento de
datos en la producción de las empresas PYMES manufactureras del País
encontramos:
1. Nacimiento del proyecto:
§ Existe un cliente, empresa PYME del sector manufacturéro el cual tiene
una necesidad, la cual puede radicar en que el procesamiento de datos
conlleva a irregularidades de manejo de información y por ende llevar a
mala toma de decisiónes.
§ Surge la necesidad de Introducir Tecnología (IT).
§ Hay un patrocinador del proyecto de IT
§ Hay un gerente del proyecto de IT y un responsable en IT
§ Hay un Comité directivo del proyecto
2. Planeación
3. Levantamiento preliminar de requerimientos
4. Investigación de mercado
5. Requerir Infonnación (RFI)
6. Levantamiento final de requerimientos
7. Solicitar ofertas (RFP-Licitación)
8. Evaluar propuestas
9. Contratar
10. Desarrollo o implantación del proyecto (Administración de requerimientos)
11. Capacitación
12. Pruebas
13. Definición de Procedimientos operativos y de soporte
14. Puesta en Producción
15. Post producción
§ Operación
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§ Mantenimiento
§ Soporte
§ Operación
§ Garantías y administración de las mismas.
2.6.2 Proyectos de Tecnología Informática
En la actualidad, para Colombia en el sector industrial de nuestras PYMES se
encuentran desarrollándose diferentes proyectos de tecnológia de información,
dentro de los cuales podemos destacar:
2.6.2.1 Marco legal
Para Colombia, contratación de tecnología para las empresas PYMES,
especialmente para aquellas empresas o industrias del sector público se
encuentran regidas bajo las siguentes normas o leyes:
§ Ley 80 1993 principios de contratación estatal.
§ Ley 734 2002 Código disciplinario único funcionarios públicos.
§ Ley de documentos electrónicos (527 de 1999).
2.6.2.1.1 Ley 80
A continuación se realizará un pequeño análisis de la ley 80, en el cual se
pretende analizar de manera clara la ley 80 de 1993 “por la cual se expide el
estatuto general de contratación de la administración pública ” para así dar a
conocimiento de todos nosotros las reglas y principios que rigen los contratos
de las entidades estatales, realizando una explicación y observaciones
necesarias de los tópicos mas relevantes de conocimiento previo y aquellos
que hasta la fecha eran de conocimiento nulo. Para ello se realizó una breve
lectura sobre la ley 80 de 1993
Como todos sabemos la ley 80 según el Art. 1 tiene como objeto disponer las
reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales. Con base
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a este objeto se explicara que es un contrato estatal y que tipos y/o clases de
contratos estatales se pueden realizar con las entidades, servidores y servicios
públicos. Así mismo, explicaremos todos y cada uno de los principios que
componen la ley, estos principios los identificamos como el principio de
transparencia, de economía, de responsabilidad y de selección objetiva
[LEY80].
• Contenido
Nuestro análisis a la ley de contratación estatal (ley 80 de 1993), muestra que
esta ley muestra todas aquellas normas y reglas que deben cumplir las
personas que intervienen en el contrato y en el proceso de contratación. Así
mismo esta ley nos muestra todos aquellos derechos y deberes que se DEBEN
cumplir cuando se realiza una contratación con el estado. La ley 80 define
todos los consorcios y las uniones temporales, los cuales sirven para pretender
a la licitación de un contrato estatal y nos muestra las obligaciones que cada
una de estas, debe poseer en el momento de presentar una propuesta a una
entidad estatal.
La ley 80 cla rifica la inhabilidad o incompatibilidades para contratar que tiene
una empresa, consorcio o unión temporal, estas inhabilidades o
incompatibilidades recaen en los representantes legales de las empresas,
consorcios o uniones temporales los cuales se pueden ver envueltos en
problemas legales o porque hayan incumplido algún artículo de la
constitución nacional, adicional a estas inhabilidades y incompatibilidades, el
representante legal no debe tener consanguinidad con alguno de los
representantes de la entidad estatal contratista y ninguna afinidad de segundo
grado con cualquier otro proponente de una licitación o concurso; otro tipo de
inhabilidad o incompatibilidad que se puede presentar en el momento de
realizar una licitación, es que todos los servidores públicos definida en el
artículo 2, no pueden presentar propuesta a las licitaciones o concursos, estos
servidores públicos inhabilitados son aquellos que prestan servicio de altos
mandos o aquellos que trabajaron en estos puestos y que ya no se encuentran
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en ellos. La ley aclara además, las personas que realizan las licitaciones o
concursos y que realizan los procesos de selección de los diferentes
proponentes o concursantes y el contratista.
• Principios que conforman la ley
Todas las entidades esta tales en momento de realizar todo el proceso para una
licitación estatal deberán tener en cuenta todos os principios que conforman
esta ley, dichos principios son el principio de transparencia, de economía,
responsabilidad y selección objetiva, los primeros tres principios son
utilizados por una entidad estatal para seleccionar la entidad “vendedora”. La
explicación de cada uno de los principios se realiza a continuación:
§ Principio de transparencia. El principio de transparencia hace
mención a que toda escogencia del contratista se deberá efectuar
generalmente a través de licitación o concursos públicos; se dice
generalmente puesto que existen contratos que se pueden realizarse de
manera directa como son los contratos de menor cuantía, empréstitos,
de servicios profesionales, trabajos artísticos, así como los
arrendamiento y/o adquisición de inmuebles, urgencia manifiesta,
declaratoria desierta, inexistencia de pluralidad de proponentes o
bienes de seguridad nacional; este principio nombras los diferentes
condicionamientos o términos de referencia relacionados con los
diferentes requisitos para participar en una licitación o concurso
incluyendo como primordial el proceso de selección, la definición
clara de los diferentes tópicos para que la licitación no se vea afectada
con una declaración desierta, así como define los costos y la calidad,
servicios necesarios, plazos para la liquidación obras a realizar,
podríamos decir que hace referencia a lo que nosotros conocemos
como el corazón del contrato.
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§ Principio de economía. De este principio podemos rescatar Que las
entidades estatales solo puede abrir licitaciones cuando exista una
completa disponibilidad de recursos económicos, llamados recursos
presupuéstales antes de hacer la convocatoria de proponentes y todo el
proceso de selección y de realizar la firma del contrato.
Adicionalmente este principio habla que se deberán elaborar diseños,
estudios o proyectos e referencia, así como del deber de presentación
de garantías, esto con el fin de habilitar el cumplimiento de las
obligaciones a que hacen referencia las diferentes pólizas o garantías
bancarias en el contrato estatal firmado o a punto de ejecutar.
§ Principio de Responsabilidad. Con relación a este principio se puede
notar el énfasis que se hace sobre a que el contratista (la entidad
estatal), debe vigilar continua o periódicamente la ejecución del
contrato que tiene a cargo, esto quiere decir que los servidores públicos
que realicen la contratación deberán colocar y promover los controles
necesarios para la buena ejecución del contrato, con el fin de proteger
las derechos de la entidad, del contratista y de los terceros afectados
con la ejecución del contrato, así como de los fines propuestos en la
contratación. Esto nos muestra que el contratista debe velar por la
calidad del objeto contratado y no debe ocultar información de
cualquier índole como es inhabilidades, prohibiciones o información
falsa que llegue a su poder.
§ Principio de selección objetiva. El principio de selección objetiva,
como su nombre lo indica, que la escogencia en el proceso de
selección se realizará teniendo en cuenta el ofrecimiento más favorable
para la entidad con relación a los objetivos y fines que ella requiera,
para ello el seleccionador o servidor público no deberá estar sujeto a
ningún tipo de motivación subjetiva de tipo económico o extorsivo que
puede alterar su objetividad. La ley 80 muestra pautas referentes para
la escogencia para ello el servidor público o contratista deberá tener en
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cuenta en el momento de la selecció n aspectos claves como son el
cumplimiento, plazos, precios, experiencia, equipos con que cuenta el
proponente, tipo de organización, entre otros. Dichos aspectos se
encuentran claramente explicados por los proponentes en lo pliegos
que estos presenten ante la cámara de comercio en el momento de
finalización del plazo de entrega de papeles de los proponentes.
• Contratos estatales
En este parágrafo hacemos referencia a los distintos tipos de contratos que se
pueden llevar a cabo con el estado según lo enunciado en la Ley en análisis.
Como sabemos “todo acto jurídico generador de obligaciones que generen las
entidades estatales” es considerado en contrato estatal. Partiendo de esta
definición y con base a nuestra ley objeto de estudio podemos afirmar que los
siguientes contratos son contratos estatales, así:
§ Obra: celebrados para el mantenimientos, construcción e instalación de
un bien inmueble, cualquiera que sea su modalidad de pago y
ejecución.
§ Consultoría: celebrados para realizar estudios especializados para la
ejecución de algún tipo de proyecto o estudio de diagnostico entre
otros.
§ Prestación de servicios: celebrada para desarrollar programas o
proyectos específicos.
§ Concesión: Es el otorgamiento a una persona natural o jurídica la
prestación, organización y explotación total o parcial de un
determinado servicio.
§ Encargos fiduciarios y fiducia pública: Es el manejo administrativo o
financiero de los recursos de un contrato.
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• Aspectos Generales
Como hemos visto anteriormente en uno de los principios todo contrato
deberá estar regulado por entidades del estado y también por la participación
ciudadana, esto es a lo que en la ley 80 de 1993 se refiere a la gestión
contractual. Los entidades reguladoras del estado son las encargadas de vigilar
todo el proceso que se lleva a cabo para la contratación así como de su
correcto desarrollo en pro de la consecución de los objetivos trazados, así
como de proveer los recursos públicos y evitar que ocurran irregularidades,
también están encargadas de investigar, en casa de presentarse necesidad, las
irregularidades en las actividades contractuales, denunciando ante los jueces
competentes dichas irregularidades. Dichas entidades reguladores en nuestro
país son La procuraduría general y la fiscalía General de la Nación.
Finalizado un contrato estatal se continuara la vigilancia fiscal (realizada por
la fiscalía general de la nación).
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3.CONSIDERACIONES GENERALES DE AUDITORIA
DE SISTEMAS
Los principios y procedimientos de la Auditoría en los procesos administrativos
de las empresas PYMES manufactures, las cuales apoyan sus procesos de
producción en las buenas decisiones que puedan tomar los altos directivos a nivel
administrativo, requieren modificaciones de mayor o menor grado a los
procedimientos de auditoría detallados con respecto a:
a) Control interno
b) Verificación de activos y pasivos, en el Balance General, y P&G10 de la
empresa al finalizar cada periodo.
Estas modificaciones provienen de tres factores de muchos de los sistemas que
utilizan las empresas PYMES manufactureras11:
a) El sistema de control interno dentro del sistema basado en computador.
b) Pérdida o cambios en la pista de auditoría.
c) La cantidad y naturaleza de la información que está disponible para la
administración.
Dichos factores serán explicados a continuación.
10 P&G Estado de pérdidas y ganancias. 11 Información suministrada por ACOPI Bogotá, donde se muestra que la mayoría de las empresas PYMES del sector manufacturero presentan un software básico de Administración office de la firma Microsoft, al igual que programas como SIIGO, HELISA, MONICA 6.0, los cuales son software para manejo contable, inventarios y finanzas que se adapta mejor a las PYMES.
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3.1 El sistema de control interno dentro de un sistema basado en
computador
Hay ciertos rasgos de los sistemas de procesamiento en computador que los
distinguen de los sistemas manuales. Los más importantes son:
a) Se requieren tiempo y costo para su diseño e implantación.
b) Frecuentemente son más complejos, particularmente cuando varios
aspectos de contabilidad se integran en una aplicación de computador.
c) Una gran parte del ciclo global del procesamiento se concentra en el
departamento de procesamiento de datos.
Como resultado, es necesario distinguir los diferentes tipos de control requeridos
en los sistemas administrativos computacionales.
3.2 Tipos de control en un sistema basado en computador
Los controles internos de un sistema basado en computador pueden dividirse
convenientemente en:
a) Controles sobre los procedimientos.
b) Controles organizacionales, que adicionalmente pueden subdividirse en:
§ controles de desarrollo de sistemas y,
§ administrativos.
3.2.1 Controles de procedimiento
Todos los métodos de procesamiento tienen controles sobre los procedimientos.
En los sistemas administrativos computacionales, cada aplicación (salarios,
inventarios, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, etc.), tiene un sistema
individual de control separado que se relaciona solamente con el sistema de
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procesamiento de esa aplicación12. Estos controles se diseñan para asegurar que
el procesamiento de una aplicación particular se lleve a cabo correctamente. Los
controles de procedimiento establecidos por la administración están compuestos
de los controles ejercidos por los departamentos usuarios y por el departamento
de cómputo.
Los controles dentro de los departamentos que tengan acceso a los computadores
de la empresa PYME, en específico aquellos que poseen los diferentes software
administrativo que apoyan el proceso administrativo y en cierto medida el de
producción, forman parte del sistema de control global de la compañía.
Ninguno de los tipos de controles ya indicados puede por sí solo proveer una
seguridad completa de que la información producida es correcto y exacta. En
consecuencia, es necesario considerar ambos grupos de controles en conjunto
para obtener un cuadro general del sistema de controles.
3.2.2 Controles en e l desarrollo de Sistemas
Debido al tiempo requerido, al costo de desarrollo y a la complejidad de los
sistemas de procesamiento electrónico, es indispensable asegurar que:
a) El sistema se vuelve operativo de la manera especificada originalmente.
b) El volumen y complejidad de la documentación requerida es preparada
apropiadamente y se debe mantener en forma segura.
c) Sólo los cambios autorizados en el sistema, se hacen una vez que se ha
ejecutado el sistema.
Los controles diseñados con este propósito se llaman "controles de desarrollo de
sistemas", y son comunes a todas las aplicaciones procesales en cada computador
[RINC].
12 Manual del Usuario HELISA v4.2(software administrativo y de Gestión), CONTADOR
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3.2.3 Controles Administrativos
Los controles administrativos están dirigidos a la verificación y control de riesgo
que se puedan presentar durante el desarrollo de los procesos administrativos que
la empresa PYME pueda presentar. Los controles diseñados para estos fines se
denominan, “controles administrativos", y son comunes a todas las aplicaciones
procesadas en los departamentos donde se encuentren sistemas computacionales
donde se tiene acceso a los programas de apoyo administrativo y de producción.
Los controles desarrollados para los procesos administrativos de las empresas
PYMES se efectúan debido a:
a) La concentración de controles que puede surgir en los departamentos
donde se encuentren sistemas computacionales en especial aquellos donde
se tiene acceso a los programas de apoyo administrativo.
b) La existencia de gran cantidad de archivos magnéticos (realización de
Backups) en los departamentos donde se encuentren sistemas
computacionales en especial aquellos donde se tiene acceso a los
programas de apoyo administrativo y de producción.
c) Los peligros de interrupción tanto en el procesamiento como en los
archivos o registros de datos, buscando asegurar que:
a. Se mantenga una división práctica de deberes en cada uno de los
departamentos, y a cada una las personas (delegación de
responsabilidades).
b. Se controle el trabajo de los operadores del computador.
(Software Contable), y Archivo Readme.txt programa Administrativo MONICA 6.0
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c. Se controle el uso y almacenamiento de los archivos.
d) La Precaución contra incendio y los arreglos para las contingencias son
adecuadas.
3.3. Consideraciones de auditoria
El papel del auditor de sistemas en las empresas PYMES, siempre está
encaminado hacia los controles de procedimiento (el sistema de procesamiento y
control para cada aplicación administrativa), con la utilización o no de
computadores. Cuando estos se utilizan, el auditor debe velar por los controles de
desarrollo de sistemas y por los controles administrativos, según los factores que
se explican en seguida.
Los controles de procedimiento pueden ser manuales o controles del computador.
Los controles manuales son aquellos procedimientos por los cuales los datos
procesados por un computador se verifican en cuanto a seguridad y exactitud a
través de los lotes de documentos soporte en los departamentos usuarios o en el
centro del cómputo [RINC].
Los controles del computador son aquellos procedimientos según los cuales los
datos procesados en un computador se verifican en cuanto a seguridad y exactitud
mediante controles incluídos en los programas del computador. Estos controles se
conocen como verificadores de programas y son propios de los programas
administrativos. De manera general los datos que están siendo procesados en
cualquier aplicación serán sometidos a una mezcla de controles manuales y de
computador.
Si hay controles manuales exhaustivos, normalmente no será necesario revisar los
controles del computador. Aunque los controles de procedimiento se confíen
significativamente en los controles del computador, usualmente es necesario
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examinar no sólo estos controles, sino también los controles administrativos y los
de desarrollo de sistemas. El examen de todos los controles en estos casos será
indispensable para asegurar que:
a) Los controles de computador en que se confía están diseñados e
implantados correctamente (controles de desarrollo de sistemas).
b) El lugar de procesamiento de datos opera disciplinada y adecuadamente
en vista de la concentración de control en ese departamento (controles
administrativos).
Si existiera una concentración de controles de procedimiento dentro del lugar de
procesamiento de datos, puede que no sea necesario examinar los controles
administrativos y de desarrollo de sistemas. No obstante, nunca son suficientes
los controles que se puedan implementar en los procesos administrativos de las
empresas PYMES.
3.4 Pérdidas o cambios en la pista de auditoria
Lo que nosotros consideraremos en adelante como la pista de auditoría, será el
flujo por el cual las operaciones realizadas en los procesos administrativos y de
producción pueden ser rastreadas a través de un sistema, desde su origen hasta su
resultado final o de forma inversa. Como comúnmente es solicitada por los altos
mandos (la gerencia), la pista de auditoría aún se halla disponible normalmente en
los sistemas administrativos computacionales, aún cuando su forma haya
cambiado. Las consideraciones de la pista de auditoría son igualmente aplicables
a:
a) Pruebas detalladas de procedimiento.
b) Verificación de cuentas de balance y resultados.
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La pérdida o cambio de una pista de auditoría en un sistema basado en
computador podría surgir por dos razones. Primero, para reducir el volumen de
los datos impresos, la producción o salida se limita frecuentemente a resúmenes
de ítems procesados y a reportes de excepción. Segundo, cuando los
componentes de almacenamiento magnético se sobre-escriben en la información
existente (la cual queda borrada). Si los datos no se emiten antes de la sobre-
escritura, la pista se perdió para el auditor. Esto puede afectar el enfoque de la
auditoría porque quizá ya no sea practicable probar el sistema de control interno
mediante el rastreo de las transacciones a través del sistema, o por el examen de
la documentación convencional.
El auditor puede suplir la pérdida de una pista de auditoría por alguno de estos
medios:
a) Restituyendo manualmente la pista de auditoría.
b) Solicitando emisiones especiales a la administración.
c) Desarrollando y utilizando técnicas especiales de auditoría,
Todos estos procedimientos se explican más adelante.
El auditor debe tener en cuenta que la pérdida de una pista de auditoría puede dar
lugar a una calificación de su opinión, si está incapacitado para persuadir a la
compañía para que rectifique la deficiencia restaurando la información. La
solución que se adopte dependerá del grado y consecuencia de la pérdida que se
haya presentado.
3.5 Disponibilidad de información para la gerencia
Los datos son para la gerencia la información que la administración recibe entre
otras cosas, para realizarle un control específico y salvaguardar los activos de la
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compañía. Por consiguiente es una parte fundamental del sistema de control
interno. Hay dos aspectos de esta información.
a) Registros detallados que sintetizan las cuentas de control (lista de
deudores, saldos, existencias, producto terminado, producto en proceso).
b) Información de irregularidades de los registros detallados (antigüedad de
cuentas por cobrar y existencias de movimientos lentos entre otros,
operaciones de producción trancadas, picos de botella) .
Muchos de los sistemas que apoyan el proceso administrativo de las empresas
PYMES manufactureras, se encargan de generar reportes de irregularidades. Se
deberá entonces, considerar si el sistema de procesamiento produce suficiente
información que permita a los altos directivos para cumplir con sus
responsabilidades de control. También se deberá asegurar que se obtiene el
máximo beneficio en la auditoría de los reportes de irregularidades.
3.6 Servicios externos
Son aplicables los mismos principios y técnicas. El sistema parece que ha de ser
controlado manualmente, ya que tanto el cliente como el servicio externo desean
mantener un control manual cuidadoso sobre el movimiento de datos entre ambos.
Si el sistema es controlado por el computador, pueden presentarse dificultades al
revisar los controles administrativos y de desarrollo de sistemas en el servicio
externo, salvo que el servicio externo conozca de antemano la funcionalidad del
sistema de apoyo administrativo y/o quiera realizar la misma pista de auditoría
que se realizar por parte del control interno.
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4. ENFOQUE DE LA AUDITORIA
4.1 Los sistemas de apoyo administrativo con fines de auditoría
Como sabemos, en todas las empresas en especial las PYMES, existen ciertos
parámetros que ejecutan controles sobre los diferentes centros donde se realiza
procesamiento de datos en los sistemas de apoyo administrativo. Lo anterior nos
permite afirmar que los mencionados sistemas deberán estar contenidos dentro
del resultado de cualquier cambio en el sistema de control interno, en la pista de
auditoría o en la información o la administración, y deberá ser imperioso:
a) Revisar y revaluar el nuevo sistema de control interno.
b) Revisar el programa detallado de auditoría tanto en pruebas de
procedimiento de auditoría (examen de transacciones), como en la
verificación de las cuentas de posición financiera y resultado de
operaciones. (Balance General y P&G).
4.2 Revisión del control interno
Si el sistema de apoyo al proceso administrativo es controlado manualmente en
forma exhaustiva, normalmente sólo será necesario revisar los nuevos controles
de procedimiento manual. No obstante, si el sistema de computador es
ampliamente controlado en el computador mismo, usualmente será necesario
revisar:
a) Los controles de procedimiento.
b) Los controles de desarrollo de sistemas.
c) Los controles administrativos.
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4.2.1 Procedimientos tradicionales de control interno
Los procedimientos tradicionales de control interno se utilizan para determinar
el sistema de control interno sobre las operaciones que no son una parte directa
de la aplicación de computador. La transferencia de una aplicación
administrativa a un computador, con frecuencia resulta en cambios en el
sistema de controles internos de los departamentos usuarios, y por consiguiente
es necesario primero asegurar que los procedimientos tradicionales se
encuentran arreglados o reformados para así actualizarlos.
4.2.2 Procedimientos de control interno para los sistemas de apoyo
administrativo
Se requiere unos procedimientos especiales de control interno para los
sistemas de apoyo administrativo, con el fin de determinar el sistema de
control interno sobre las operaciones de cada aplicación y los controles
organizacionales. Este procedimientos deben dividirse en las siguientes
secciones:
a) Introducción y notas explicativas.
b) Descripción.
c) Controles organizacionales.
d) Controles de entrada y procesamiento.
e) Controles de salida.
f) Controles del archivo maestro.
Los tres primeros, son establecidos durante la instalación en conjunto; y los
tres últimos por cada aplicación.
Para definir los controles de entrada y procesamiento, controles de salida y
controles del archivo maestro, primero es necesario obtener o preparar las
gráficas de flujo de cada aplicación a revisar. También será necesaria la
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especificación de los sistemas y la configuración de los archivos. En los
casos en que el sistema de control interno no haya cambiado, o el cambio
sea menor, como resultado de la transferencia de una aplicación
administrativa a su sistema de apoyo, es necesario registrar adecuadamente
los procedimientos que se realizaron a nivel de control interno. Estos
procedimientos especificados para cada una de las aplicaciones debe
guardarse dentro del archivo permanente de conocimiento público, o dentro
de una carpeta que separe los procedimientos de control interno tanto de las
operaciones manuales como de la de los sistemas de apoyo, lo mismo que la
copia de las cartas de recomendaciones correctas realizadas.
4.3 Revisión del programa detallado de auditoria
Será necesario revisar el programa de auditoría detallado para incluir las pruebas
de auditoría sobre el nuevo sistema de control interno. Si los controles del
computador son significantes, probablemente sea indispensable escribir el examen
de transacciones para probar los controles administrativos y de desarrollo de
sistemas. También es aconsejable reflejar en el programa detallado de auditoría,
el efecto de la pérdida o de cualquiera que sean los cambios en la pista de
auditoría, lo mismo que los cambios en la información administrativa producida
por el nuevo sistema.
4.4 Oportunidad
Las circunstancias en que el trabajo indicado en los puntos 2 y 3 anteriores se
desarrolla son cuando una empresa PYME, manufacturera:
a) Se propone instalar un computador por primera vez, en búsqueda de ser
una PYME más competitiva frente al mercado colombiano y en media al
mercado internacional.
b) Ha instalado un computador que no ha sido revisado previamente por el
auditor, durante el proceso de crecimiento competitivo.
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c) Propone cambiar su máquina actual, bien por una más poderosa o por la
de otro fabricante.
d) Tiene una instalación que ha revisado previamente y propone introducir
una nueva aplicación (cuando la revisión se restringirá a esta última).
e) Utiliza o se propone utilizar un servicio externo para el procesamiento de
aplicaciones contables.
Tan pronto como es conocido que una PYME, ha puesto en consideración
cualquiera de los aspectos indicados, se deberán definir correctamente, tanto los
procedimientos de uso como los controles que esta requiera.
Se deberá entonces, al momento de introducir un sistema de apoyo administrativo,
desarrollar una estrecha relación de trabajo propio de la PYME para estar al tanto
del progreso que se planea o está siendo hecho. Sin embargo, es fácil gastar
mucho tiempo al considerar una aplicación en detalle en las primeras etapas,
cuando aún puedan hacerse cambios sustanciales en los procedimientos antes de
darlos por finalizados. Por otra parte, si el examen del auditor se deja para muy
tarde, quizá sea impracticable; en caso de que se pueda llevar a cabo tendría un
costo muy alto e innumerables inconvenientes, para modificar los procedimientos
y, en particular, los programas del computador, con el fin de mejorar el sistema de
control interno.
Se puede encontrar en la práctica que, cuando un procedimiento administrativo,
sea el contable o de inventarios, entre otros, y este se procesa en un computador,
es necesario que las pruebas de procedimiento del auditor se relacionen con los
datos procesados, dentro de un corto período de tiempo, antes de efectuar las
pruebas de auditoría. De otra manera, la información de entrada bien puede haber
sido destruida, o no archivada de manera que sea reconciliable con la información
de salida. Aún en otros casos (como cuando no se retienen las copias de las
facturas sino que sus datos están en cinta magnética), puede ser necesario, o más
conveniente, desarrollar las pruebas de procedimiento de auditoría en el momento
en que los datos están siendo procesados por el computador. Entonces, la
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oportunidad de las pruebas de procedimiento necesita ser considerada al planear el
trabajo de auditoría.
4.5 Responsabilidad del trabajo
El grado de conocimiento técnico requerido para desarrollar a satisfacción las
operaciones de un computador depende de la naturaleza de cada aplicación. Es
usual que la responsabilidad por el trabajo sobre cada operación del computador
en las empresas PYMES se encuentre dividido en los diferentes departamentos
administrativos de la misma. Es por ello que muchas veces, estos departamentos
(contabilidad, inventarios, despachos) realizan pruebas de auditoría en búsqueda
de posibles fallas del sistema.
Por los anterior el papel del auditor, dentro de la PYME, será:
a) Desarrollar una estrecha relación de trabajo con el cliente que instala un
computador o introduce una nueva aplicación, así como con cada uno de
los departamentos que realizan procesamiento de datos sobre la
aplicación.
b) Completar los procedimientos de control interno de los sistemas de
apoyo administrativo, escribir reportes de recomendaciones y los
programas detallados de auditoría para las aplicaciones que son
ampliamente controladas por el computador, y para los controles
organizacionales.
c) Revisar el trabajo indicado en el punto anterior, en lo que se refiere a
aplicaciones administrativas ampliamente controladas por el computador.
d) Crear y desarrollar técnicas especiales de auditoría.
La empresa PYME por su parte deberá:
a) Informar al auditor de sistemas cuando se instale un computador o
introduzca una nueva aplicación.
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74
b) Reformar los procedimientos de control interno, con base a las
recomendaciones dadas por el auditor de sistemas.
c) Completar los procedimientos de control interno de las aplicaciones de
apoyo administrativo, escribir recomendaciones y los programas
detallados de auditoría para las aplicaciones controladas manualmente en
forma amplia.
d) Efectuar las pruebas de auditoría para todas las aplicaciones (distintas a
las que requieren técnicas especiales de auditoría de sistemas).
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5. PROCEDIMIENTOS DETALLADOS DE
AUDITORÍA
Los procedimientos detallados de la auditoría para sistemas de apoyo
administrativos computacionales se consideran bajo los siguientes enunciados.
a) Control interno y pruebas de procedimiento de auditoría.
b) Verificación de las cuentas de balance general y operaciones.
c) Técnicas especiales de auditoría.
5.1 Control interno y pruebas de procedimiento de auditoria
Los rasgos principales de un sistema sólido de control interno y los
procedimientos de auditoría correspondientes se consideran bajo los siguientes
encabezamientos:
a) Controles de procedimiento
b) Controles para desarrollo de sistemas
e) Controles administrativos
5.1.1 Controles de procedimiento
Los controles de procedimiento se diseñan para aplicaciones administrativas
(contable, inventarios, finanzas), individuales con el fin de asegurar que:
a) Todos los datos se reciben correctamente de los departamentos usuarios.
b) Solamente se procesan datos autorizados.
c) El procesamiento se efectúa exactamente.
d) La producción o salida se controla apropiadamente.
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La información que se va a procesar puede dividirse en dos tipos:
a) Datos permanentes que se van a incorporar en un archivo maestro que
afectará la contabilización de todas las transacciones de naturaleza similar
(ejemplo, precios de venta, tarifas de salarios o descripción de clientes).
b) Datos de transacciones que se relacionan con una sola transacción
(ejemplo, número de ítems ordenados o número de horas trabajadas en un
período).
Las inexactitudes en la información permanente pueden tener un efecto mayor que
los errores en los datos de transacciones. Por consiguiente es usual aplicar
estándares de control más altos a los datos permanentes que a los datos de
transacciones. Los campos de datos diferentes en la información de entrada y en
los registros de los archivos también variarán en importancia. “Es usual aplicar
estándares de control más altos a los campos de información que contienen o
resultan en datos financieros u otros de carácter crítico, que a la información
incluida con fines de identificación o referencia” [RINC].
La estructura del control adoptado para cada aplicación debe tener en cuenta la
secuencia global del procesamiento, desde el momento en que el evento inicial
ocurre hasta el momento en que el informe administrativo u otros documentos de
salida son utilizados. El objetivo es asegurar que el sistema total de control es
efectivo. En vista del monto significante del movimiento interdepartamental de
datos, y de la facilidad y velocidad con que los computadores pueden acumular y
probar totales de control, hay cierta tendencia a repetir los controles a través del
ciclo global de procesamiento. Aunque esto es importante para la eficiencia del
procesamiento, puede que los controles intermedios no formen una parte
significativa del sistema total, ya que una interrupción en los controles inmediatos
será revelada por la operación de los controles subsecuentes. En estas
circunstancias, quizá sea innecesario que el auditor revise los controles
intermedios [DEPA].
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77
5.1.1.1 La revisión en el control interno de datos
El control sobre los datos es un proceso continuo, y debe examinarse como un
conjunto al evaluar cualquier aspecto particular de control interno. Por ello se
hace indispensable que este control no se encuentre separado uno del otro en
la clasificación realizada sobre el control interno (punto 2).
5.1.1.2 Entrada y procesamiento
Los aspectos más importantes de control de entrada y procesamiento son:
a) Establecimiento de control sobre la entrada.
b) Autorización de la entrada.
c) Emisiones intermedias de datos de control.
d) Control sobre los rechazos.
e) Control sobre los datos rechazados y mantenidos en archivo en
suspenso.
5.1.1.2.1 Establecimiento de control sobre la entrada
Para asegurar un procesamiento de datos exacto y completo, es necesario
establecer un control sobre el cual pueda verificarse la salida final.
Aunque la exactitud del procesamiento usualmente puede ser asegurada
mediante el establecimiento de un control sobre los documentos, la
exactitud del mismo sólo puede asegurarse normalmente a través de la
creación de un control sobre los campos de datos. Dependiendo del
escenario que se presente, es apropiado que el control se establezca bien en
el departamento involucrado, manualmente en el departamento del
computador, o por el mismo computador (muchos de las aplicaciones
actuales generan controles sobre los datos y la conciliación de cuentas). Si
el control es establecido inmediatamente después que se han procesado los
soportes (datos) como datos de entrada, la verificación de la conversión es
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normalmente una parte importante de la estructura de control. Los
métodos usualmente utilizados para el establecimiento del control son:
a) Antes de que los documentos entren en lote .
§ Controles totales de control acordados de los
procedimientos anteriores.
§ Verificación manual de la secuencia de los documentos.
§ Retención de copias de documentos para comprobación
siguiente contra el producto final.
§ Control para asegurar que todos los documentos entran al
lote.
b) Manualmente después de entrar el lote.
§ Establecer y registrar los lotes totales, con el fin de hacer
una verificación posterior con la salida.
§ Control para asegurar que todos los documentos entran al
lote.
c) Por el computador.
§ Establecimiento y registro de total para verificación
siguiente, manual o por el computador, y comprobaciones
de programas, (razonabilidad y secuencia).
5.1.1.2.2 Autorización de entrada
En muchos casos la autorización de entrada será parte de los
procedimientos convencionales manuales (ejemplo, aprobación de facturas
de compra), pero normalmente será necesario dictar procedimientos
formales de autorización, en los departamentos usuarios pertinentes, para
los nuevos documentos introducidos como resultado de la transferencia de
una aplicación administrativa a un computador (ejemplo, reformas a datos
permanentes). Los procedimientos de autorización por sí mismos no
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79
aseguran que sólo será procesada la información autorizada. Este será el
caso sólo cuando la información sea autorizada después que el control ha
sido establecido (la aprobación de facturas de compra en lotes prelistados).
Cuando el control sea establecido después de que la información haya sido
autorizada, normalmente será necesario verificar, antes que el control se
establezca, que:
a) No se cambia la información autorizada.
b) No se introduce información no autorizada.
e) No se suprime información autorizada.
En ciertos casos, las funciones de autorización desarrolladas manualmente
anteriormente, pueden ser ejercidas por verificaciones de programas
(verificaciones de límite y razonabilidad).
5.1.1.2.3 Emisiones intermedias de datos de control
Las emisiones intermedias pueden formar una parte importante del sistema
de control interno si el control usado para la verificación de la salida es
establecido por el computador, pero es emitido en una etapa intermedia del
procesamiento, para verificación manual posterior contra el producto final.
En estos casos se confía en el funcionamiento correcto de los programas
del computador hasta cuando el control sea emitido. Después, como el
control es manual, se deben ejecutar los control sobre las operaciones
manuales.
Para entender mejor este concepto podemos referirnos al ejemplo citado
por Guillermo Rincón Peña, en el que plantea una aplic ación de salarios en
que el computador estableció total de control para salarios brutos y lo
emitió, a partir de la información de entrada durante la primera ejecución
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del procesamiento; este total es usado por una sección de control para
verificar la exactitud de la nómina producida más tarde en varias
ejecuciones de procesamiento.
5.1.1.2.4 Control sobre los rechazos
Los rechazos pueden ocurrir en varias etapas del procesamiento, y se
requieren procedimientos para asegurar que se investigan, corrigen y
reprocesan rápidamente. En los casos en que el control manual se establece
antes del procesamiento, el control sobre los rechazos normalmente se
facilita por la necesidad de ajustar los controles. En esta forma, los
rechazos se revelan automáticamente. Si no se establece control antes de
la ejecución de los procesamientos en que los rechazos puedan ocurrir, los
mismos no se revelarán automáticamente por la concordancia en los
controles, y entonces es apropiado un mayor grado de control sobre su
investigación, corrección y reprocesamiento.
5.1.1.2.5 Control sobre información rechazada y mantenida en archivos
en suspenso
En ciertos sistemas, los datos que no puedan ser procesados
completamente se mantienen en almacenamiento externo en un archivo en
suspenso, y no son rechazados. Se requieren procedimientos que aseguren
que estos ítems sean emitidos, investigados y corregidos rápidamente.
Estos procedimientos pueden ser efectuados manualmente. En cada caso,
debe emitirse la evidencia de las transferencias, y revisar regularmente.
Además, es importante que se haga una revisión periódica del contenido
del archivo en suspenso.
5.1.1.3 Salida
Los aspectos más importantes del control de la producción o salida son:
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a) Verificación de la salida.
b) Distribución de la producción.
c) Procedimientos de acción para los reportes de excepción.
5.1.1.3.1 Verificación de la salida
Los controles de verificación aplicados a la producción (salida de datos)
estarán ampliamente relacionados con la entrada y el procesamiento que
originó la salida de dichos datos. En consecuencia de los anterior, la
salida puede considerarse bajo tres encabezamientos:
a) Salida producida directamente por información de entrada.
§ Se genera de la actualización o creación de un archivo, y
que toma la forma de listas y documentos (ejemplos, listas
de reformas o cambios del archivo maestro, o de facturas
de compra, despachos y cheques).
§ Salida que es parte idéntica a la entrada, pero que incluye
información adicional, usualmente con incorporación de
datos permanentes (ejemplo, facturas de venta producidas
a partir de precios y notas de despacho, nóminas
producidas a partir de tarjetas de reloj y tarifas de pagos).
En consecuencia, es normal que la salida se verifique con los
controles establecidos sobre la entrada, bien manualmente antes
del procesamiento, o por el computador. Cuando la salida
incluya información adicional generada por el computador, se
pone mayor confianza en el funcionamiento correcto de los
programas del computador [CICA].
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b) Salida producida indirectamente por información de entrada.
Esta incluiría salida generada por los programas de apoyo
administrativo con base en cualquiera de los siguientes aspectos:
§ Información de entrada previa o reciente (informes de
ítems faltantes o inconsistentes).
§ Toda la entrada de un período dado (cargos por intereses y
totales acumulados).
Aunque la salida de esta naturaleza se verifica frecuentemente con los
controles establecidos sobre la entrada pertinente, por ejemplo, una
cuenta de control de deudores, se pone más confianza en el correcto
funcionamiento de los programas del computador, que en lo que es
normalmente el caso con la salida relacionada directamente con la
información de entrada.
c) Reporte de excepción.
Estos incluirán reportes de ítems identificados por programas del
computador a partir del examen de los datos de entrada o archivos
maestros, debido a que aquellos datos no satisfagan las condiciones
especificadas en el programa (pago neto en exceso de un monto
especificado).
5.1.1.3.2 Distribución de Producción
Si el departamento usuario que verifica los controles actúa también sobre
la salida, es consecuente que este departamento usuario haya recibido
toda la producción (datos de salida correcto). Sin embargo, si la
verificación es efectuada en cada departamento donde se procesan datos,
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o si la salida no se verifica con los controles establecidos sobre la entrada
y archivos maestros (reportes de excepción), se requerirán
procedimientos para asegurar que el departamento usuario responsable
recibe intacta toda la producción (datos de salida correctos). Con
frecuencia estos procedimientos toman la forma de registros, o la
numeración secuencias de los reportes de excepción.
5.1.1.3.3 Procedimientos para actuar sobre los reportes de excepción.
Los reportes de excepción proveen con frecuencia la información en que
se basan las funciones significativas de control (autorización de horas
extras). Entonces se requiere usualmente un alto grado de control sobre
la investigación de los reportes de excepción y la acción resultante
tomada. Con frecuencia esto tomará la forma de una revisión
independiente de los reportes de excepción para asegurar que los ítems
excepcionales se investigan y se actúa pronto sobre ellos.
5.1.1.4 Archivos Maestros
Los aspectos más importantes del control de los archivos maestros, distintos a
la actualización, son:
a) El mantenimiento de la información permanente.
b) El mantenimiento de los datos de transacciones
5.1.1.4.1 Mantenimiento de la información permanente.
Una vez que la información permanente haya sido escrita en el archivo
maestro, es importante que haya controles adecuados para asegurar que
los datos permanecen inalterados hasta cuando se haga un cambio
autorizado. Para lograr esto, los métodos más comunes son:
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a) Emisiones periódicas de la información impresa permanente para
verificarla contra la información mantenida manualmente.
b) El establecimiento de totales (cifras) de control independientes para
verificación periódica contra los totales equivalentes acumulados en
los archivos.
c) El establecimiento y verificación de totales de control a través de los
programas pertinentes del computador. En estos casos, es normal que
la reconciliación del computador se emita y verifique.
5.1.1.4.2 Mantenimiento de los datos de las transacciones
El grado apropiado de control para el mantenimiento de los datos de las
transacciones en los archivos maestros, variará de acuerdo con el
contenido del archivo; el mantenimiento del mayor de ventas o de
existencias, normalmente es de mayor importancia para los fines de las
cuentas que el archivo del análisis acumulativo de las ventas. En la
mayoría de los casos, será más conveniente mantener cuentas de control
para asegurar la corrección del archivo sobre una base total; los métodos
más comunes para lograr esto se indicaron en los literales b) y c)
anteriores. En muchos casos los totales utilizados como entrada original a
una cuenta de control independiente son generados en el computador, y
así la cuenta de control no da seguridad sobre la corrección del total
establecido inicialmente en el archivo. La conformidad regular de la
cuenta de control con los totales del archivo correspondiente, asegurará,
no obstante, que los totales se mantienen correctamente en el archivo.
Puede ser necesario, además del mantenimiento de un control de total,
verificar independientemente la corrección de los saldos individuales. El
alcance de estos procedimientos dependerá de la importancia de los ítems
y del grado de control que se ejerza sobre el procesamiento de la
informaci6n de las transacciones. En muchos casos, las emisiones
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regulares de los saldos individuales formarán una parte automática de la
rutina de procesamiento (ejemplo, deudores, acreedores y existencias).
Los controles convencionales envolverán con frecuencia la verificación
de los saldos individuales (ejemplo, comparación de saldos de acreedores
con los extractos correspondientes, y comparación de los saldos de
existencias con los conteos físicos del inventario). Cuando los saldos
individuales no se verifiquen periódicamente como parte del sistema
rutinario, tendrá que crearse un procedimiento específico para su
verificación.
5.1.1.5 Pruebas de funcionalidad
Las pruebas básicas de funcionalidad de auditoría general para la empresa en
todos sus procesos, pueden permanecer en la auditoría de los distintos
sistemas Administrativos computacionales que utilice la PYME. No obstante,
se requerirán cambios en plan de Auditoría y en las pruebas de
procedimiento, para el sistema tradicional, como resultado de la introducción
de los sistemas computacionales, sí:
a) Se presenta algún tipo de modificación en el sistema de control
interno.
b) Hay una pérdida de la pista de auditoría.
5.1.1.5.1 Modificaciones en el sistema de control interno
Los cambios más frecuentes en el sistema de control interno, los cuales
requieren de unas pruebas de procedimientos especialmente revisadas, se
deben considerar bajo los siguientes enunciados:
a) Establecimiento y verificación de control.
b) Mantenimiento y Cambio de la información permanente de la
PYME.
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c) Funciones de control en los programas del computador.
d) Lista de rechazos y errores.
• Establecimiento y verificación del control
En los sistemas tradicionales (sin sistemas computacionales) es
común que el control sea aplicado ampliamente a los documentos
individuales. Los controles para que todas las transacciones sean
procesadas, se aplican bien a los documentos individuales, por
ejemplo, la secuencia numérica de los documentos, o a grupos de
documentos en una etapa relativamente reciente en el ciclo de
procesamiento por ejemplo, las facturas de venta originadas
individualmente en los registros de despachos y luego prelistadas para
cuentas de control. Por esto, las pruebas de procedimiento se aplican
principalmente a una selección de documentos individuales.
Si en una aplicación de computador se establece el control para que
todo documento sea procesado, y se verifica mediante referencia a los
documentos individuales, (ejemplo, numeración secuencias, o
retención de copias para verificación contra la salida), no se requeriría
ningún cambio en las pruebas de procedimiento. En estos casos los
controles aplicados a determinados documentos individuales,
inicialmente serían probados como ya se indicó. Las pruebas se
efectuarían sobre los controles referentes a que todos los documentos
fueron procesados. Sin embargo, en la mayoría de las aplicaciones de
computador, se toma ventaja de las técnicas de lote [BACO] para
establecer el control en una etapa reciente del ciclo de procesamiento,
en que todas las transacciones son procesadas. Se pone menos
confianza en los controles aplicados a los documentos individuales
para asegurar que sí se procesan (ejemplo, se establece control sobre
los lotes de pedidos de clientes, y se utiliza para asegurar el despacho
subsiguiente, cargando al cliente, facturando y estableciendo un total
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de ventas). En estos casos, los controles aplicados a los lotes serían
probados inicialmente. Los controles aplicables a las transacciones
individuales (ejemplo, precios y control de crédito de las facturas),
serían probados mediante la selección de transacciones individuales
dentro de los lotes escogidos.
• Mantenimiento y cambios de información permanente.
En los sistemas tradicionales, las pruebas de procedimiento de la
información constante son limitadas normalmente a las incluidas en el
documento contable final (ejemplo, los precios de venta de las
facturas de venta o la tarifa de pago mostrada en las hojas de salario).
Lo anterior se debe a que la información constante es controlada
normalmente de esta manera. Las pruebas de los cambios y del
mantenimiento de la información constante, de esta manera, no son
apropiadas para los sistemas tradicionales, ya que el auditor no tiene
la misma seguridad en que, habiendo realizado y probado la
corrección de la información constante, esta sería utilizada
correctamente al procesar la información de las diferentes
transacciones. No obstante, al incluir los sistemas computacionales se
debe incluir procedimientos usuales para controlar los cambios y el
mantenimiento de la información permanente y será conveniente
efectuar pruebas de procedimiento específicas sobre dichos controles.
Las pruebas de los datos constantes incluidos en los documentos
contables o financieros finales deben capturarse de manera tal, que se
pueda probar que la aplicación computacional o el programa como tal
de computador ha aplicado de manera correcta la información
constante en las distintas transacciones.
• Funciones de control en los programas de computador.
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Como mencionamos anteriormente, para comenzar a realizar una
auditoría en las aplicaciones computacionales, es necesario conocer el
más mínimo indicio de que la aplicación objeto de auditoría, presenta
algún tipo de inexactitud, debido a lo anterior, cualquier verificación
del programa es importante en el sistema total, y será necesario
diseñar pruebas de procedimiento para probar su correcto
funcionamiento. Las verificaciones de los programas, con estos
propósitos pueden dividirse en dos:
a) Verificaciones asociadas con grupos de datos (ejemplo, el
establecimiento o comprobación de totales).
b) Verificaciones asociadas con ítems individuales de la
información (ejemplo, secuencia, razonabilidad o
verificación de límites).
Con relación a las primeras, se hará necesario probar los totales
acumulados por los programas de la aplicación, partiendo del supuesto
que la evidencia de los dispositivos del total (cuentas que participan
en las transacciones) esté disponible, (ejemplo, muchas veces se
pueden emitir listas de las cuentas dispositivos del total). Si este
supuesto no se hiciese realidad, es necesario un trabajo alternativo de
auditoría para remediar la pérdida de la pista de auditoría. Referente a
las segundas, es necesario revisar que los ítems seleccionados para las
pruebas de procedimiento convencionales han sido procesados
correctamente por la verificación de programa (ejemplo, si se presenta
un cheque de pago a horas extras trabajadas será necesario probar que
las horas trabajadas por los empleados seleccionados para la prueba,
han sido tratadas correctamente). En muchas ocasiones, existe una
dificultad al momento de escoger las pruebas que contengan
información “cruzada” Para la verificación explicada. En
consecuencia, es usual complementar la prueba, mediante un
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seguimiento sobre los rechazos y reportes de excepción para asegurar
que surgen regularmente como resultado de la verificación.
• Lista de rechazos v errores.
En un sistema basado en computador es común ingresar datos de
documentos en el ciclo de procesamiento antes de que hayan sido
verificados completamente. Verificaciones como la validez,
conformación con los archivos maestros, etc., ocurren en el
computador. En estos casos, los controles para asegurar que los
errores y rechazos que ocurren durante el procesamiento se investigan,
corrigen y reprocesan, son muy importantes y deben ser probados.
Además el seguimiento a estos rechazos y errores suministra una
indicación útil de la calidad de realización de los documentos.
5.1.2 Controles de desarrollo de sistemas
Los controles de desarrollo de sistemas se requieren para asegurar que se
mantiene un estándar de eficiencia con relación a los sistemas computacionales y
a los programas apoyo administrativo de las empresas PYMES. Estos controles
de desarrollo de sistemas están establecidos sobre:
• Diseño.
• Documentación.
• Prueba.
• Implantación.
Ellos son de interés particular para el auditor cuando el sistema de controles de
procedimiento de una aplicación descansa en las características de control
incorporadas en los programas de computador.
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5.1.2.1 Revisión de Control Interno
Los aspectos principales de los controles del desarrollo de sistemas son
considerados bajo los siguientes aspectos:
a) Procedimientos y documentación estándares.
b) Procedimientos de aceptación y autorización.
c) Sistemas y prueba de programas.
d) Sistemas y reformas de programas.
Es de vital importancia para salvaguardar el buen desarrollo de las
aplicaciones sobre los datos procesados, revisar los controles de desarrollo
de programas para considerar cuáles controles son prácticos y deseables,
teniendo en cuenta el tamaño de la instalación y la complejidad de la
aplicación.
5.1.2.1.1 Procedimientos y documentación estándares
Los estándares de la mayoría de los sistemas basados en
computador, deben ser más eficaces y eficientes que para otros
sistemas de procesamiento, debido a que su complejidad es más
elevada y requiere de una mejor atención y seguimiento. Lo
anterior indica que es de preferencia para los objetivos de la
PYME, que los diferentes requerimientos, los procedimientos de
desarrollo y la documentación que respalda cada aplicación, sean
incorporados en un manual de procedimientos para todas y cada
una de las secciones de desarrollo.
El manual de procedimientos, tiene como finalidad:
a) El establecimiento de una base para la revisión y
entendimiento del sistema por parte de la gerencia y
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administración en general, así como de los empleados que
utilicen dicha aplicación.
b) Proveer protección contra los efectos producidos por el
cambio de personal.
c) Reducir el esfuerzo en programación inadecuada o perdida,
debido a la definición inapropiada de los sistemas.
d) Proveer seguridad de que el trabajo se completa
correctamente, que los errores que ocurran sean detectados
y arreglados.
Esta documentación estándar debe ser desarrollada para:
a) Diseño y descripción de sistemas detallados.
b) Documentación del programa.
c) Manuales de procedimiento.
d) Revisión y evaluación de las pruebas.
e) Reformas a los sistemas y programas.
5.1.2.1.2 Procedimiento de aceptación y autorización
Como sabemos en las empresas PYMES manufactureras, tanto a
nivel administrativo como en los diferentes puestos de trabajo
manufacturero dentro del ciclo de producción , existen
procedimientos basados en los sistemas computacionales que
utiliza la PYME para este fin. Por lo anterior es importante que
cada etapa de desarrollo sea revisada por:
a) El gerente del departamento del computador, para
asegurar que el sistema se está ejecutando de acuerdo con
los estándares especificados.
b) Los departamentos usuarios interesados, para asegurar que
el sistema proveerá lo que ellos requieren y especifican.
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Este objetivo se consigue si se cuenta con la aceptación y
autorización formal del gerente del centro de cómputo y de los
departamentos usuarios involucrados, en el momento de asegurar la
exactitud de las siguientes etapas.
a) Descripción de los sistemas de diseño.
b) Descripción de los sistemas detallados.
c) Manuales de procedimiento de los departamentos usuarios.
d) Prueba de programa.
e) Prueba de sistemas.
Es preferible que la autorización se obtenga por escrito y se
incorpore en la documentación estándar.
5.1.2.1.3 Prueba de sistemas y programas
Como se ha mencionado anteriormente, al momento de incorporar
un sistema basado en computador en el desarrollo normal de una
empresa PYME manufacturera, o al momento de realizar cambios
radicales en los sistemas actuales basados en computador, se hace
necesario el requerimiento de controles para asegurar que cualquier
sistema se prueba completamente antes de que sea puesto en
funcionamiento pleno. Esto incluye procedimientos y evidencia
documental para asegurar que:
a) Todos los programas individuales han sido probados
plenamente con datos y pruebas reales.
b) El sistema global ha sido plenamente probado y funciona en
paralelo, con el sistema incorporado y se han especificado
los procedimientos funcionales para dicho sistema.
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c) Los departamentos usuarios pueden proveer la entrada y
recibir la salida dentro del ciclo de tiempo especificado del
sistema bajo condiciones de trabajo normales.
5.1.2.1.4 Reformas a los sistemas y programas
Todos los cambios a los sistemas computacionales y en general a
los programas que son utilizados por la PYME en su
funcionamiento normal, deben estar controlados por el mismo
grupo de controles que en su desarrollo inicial. Dicho esto, es
conveniente que los cambios a los controles sean menores. En
todos los casos, es importante que la documentación asociada se
mantenga actualizada, y que todos los cambios sean probados antes
de ponerlos en uso; el tipo y alcance de la prueba depende de la
naturaleza y posibles repercusiones del cambio [RINC].
5.1.2.2 Pruebas de Funcionalidad
Las pruebas de funcionalidad del sistema de control interno relacionado
con el desarrollo de sistema deben basarse en una selección de los sistemas
y programas nuevos y de los cambios que pueden repercutir en los
sistemas y programas existentes. Además de lo antes mencionado, se debe
verificar que la documentación haya sido modificada adecuadamente, y
que se hayan efectuado las pruebas adecuadas, particularmente sobre las
operaciones importantes realizadas por las aplicaciones, de acuerdo con los
objetivos generales de la PYME. Se debe mantener una lista de
verificación de los sistemas y programas que hayan sido sometidos a las
pruebas de procedimiento indicadas.
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5.1.3 Controles administrativos
Los controles administrativos se requieren para asegurar que los estándares a
nivel disciplinario de cumplimiento y eficiencia se mantengan diariamente
sobre la operatividad de los distintos departamentos usuarios de las aplicaciones
computacionales dentro de la PYME (Contabilidad, Finanzas, Recursos
Humanos, etc.), al igual que las distintas estaciones de trabajo del ciclo de
producción (como sabemos, muchas de estas estaciones tienen acceso a
aplicaciones computacionales).
Todo lugar o estación de trabajo que tenga acceso a la información de apoyo del
ciclo de producción, y/o a los datos prioritarios de la compañía a nivel
administrativo son de particular interés por parte del auditor; Recordemos que el
papel del auditor es salvaguardar la información con el propósito de mejorar la
conducción de las operaciones y de obtener un mayor beneficio económico para
la empresa, por ello al confiar en el correcto funcionamiento de las aplicaciones
computacionales del sistema de controles de procedimiento de una aplicación, a
los diferentes operarios que procesan datos, se hace necesario controlar de
manera más detallada los diferentes procedimientos que se están llevando a cabo
por parte de ellos.
5.1.3.1 Revisión del Control Interno
Los principales aspectos de los controles administrativos de las empresas
PYMES, deben ser considerados bajo los siguientes aspectos.
a) División de responsabilidades.
b) Control sobre los operadores del computador.
c) Organización y control del archivo.
d) Precauciones contra incendio y procesamientos contingentes.
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Al revisar los controles administrativos es importante considerar cuáles
controles son prácticos y deseables, teniendo en cuenta el tamaño de la
instalación y la complejidad de la aplicación.
5.1.3.1.1 División de responsabilidades
La principal división de responsabilidades en que se basa el sistema
de control interno para las PYMES, es aquella entre los
departamentos administrativos de uso prioritario del computador
(contabilidad, inventarios, finanzas) y los departamentos usuarios
(gerencia, estaciones de trabajo, etc.). También hay divisiones
importantes de responsabilidades entre:
a) La sección de desarrollo.
b) La sección de operaciones, que usualmente se subdivide
entre operadores de computador, operadores de equipo
auxiliar y operadores de equipos preparadores de
información (estaciones de trabajo en el ciclo de
producción).
c) Sección de control.
Se debe preparar un organigrama, al igual que se deberán distribuir
y definir las tareas principales del departamento entre grupos e
individuos específicos. En las empresas PYMES es muy común
observar que cada sección o estación de trabajo está compuesta por
personal diferente lo que permite cada sección o estación de trabajo
verifica el trabajo de los demás.
Siempre que sea práctico, las siguientes salvaguardas son deseables
en conexión con una apropiada segregación de funciones:
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a) Solamente las secciones de control y preparación de
información deben tener acceso a los documentos que
contienen los datos originales que el computador va a
procesar.
b) Ningún miembro de algún centro de procesamiento de
datos, sea administrativo o de producción debe tener
acceso a cualquier registro financiero de la compañía.
c) Los programadores no deben tener acceso a los archivos
del computador ni a los programas que se utilizan en el
procesamiento regular de los datos.
d) Los operadores de computador no deben modificar la
información de entrada.
e) Se debe nombrar un jefe o custodio del archivo, que no
debe ser responsable de ninguna función en la sección de
operación.
f) Sólo los operadores del computador deben operar el
equipo durante los ciclos de producción.
g) El personal de la sección de control no debe tener ninguna
otra función dentro del centro de cómputo.
h) El acceso a los equipos computacionales administrativos
deben ser restringidos al personal autorizado.
El grado en el cual esta segregación de funciones se pueda lograr
en la práctica, varía según el número de empleados por
departamento y estaciones de trabajo. En instalaciones pequeñas
no todos los trabajos descritos se pueden asignar a grupos
diferentes durante todo el tiempo, y con frecuencia se experimentan
dificultades durante los cambios y turnos en operaciones fuera del
trabajo diario normal. En estos casos se aumenta el grado de
confianza puesto en la supervisión por parte de los funcionarios
responsables del departamento[RINC].
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5.1.3.1.2 Control de los operadores de computador
Los operadores del computador son responsables de operar el
equipo de acuerdo con las instrucciones de operación prescritas.
Su trabajo incluye:
a) Preparar el equipo para cada corrida (carga de los
dispositivos de entrada, preparación de los dispositivos de
almacenamiento externo y carga de la papelería correcta
en el impresor).
b) Operar los programas en el sistema de computador.
c) Tomar la acción especificada si el computador se para.
d) Mantener el registro diario de operación o bitácora.
Los controles sobre los operadores del computador incluyen
normalmente:
a) La provisión de los calendarios e instrucciones operativas
detalladas.
b) La revisión independiente de la utilización del computador
con referencia al tiempo y fallas en la bitácora preparada
por los mismos.
c) La revisión independiente de los registros o diarios de
operación producidos en la máquina de escribir de la
consola.
d) Rotación de las funciones de los operadores.
5.1.3.1.3 Organización y control del archivo
Cuando se maneja gran volumen de información y toda ésta es de
vital importancia para la compañía como ocurre en las PYMES
manufactureras, el gran número de archivos mantenidos en los
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dispositivos del almacenamiento magnético externo en la mayoría
de las instalaciones es elevado, es necesario proveer controles para
asegurar que:
a) Se realicen las copias de seguridad necesarias.
b) Solamente se puede utilizar el archivo correcto.
c) No se puede utilizar ningún archivo para un propósito no
autorizado.
Los controles empleados para este fin pueden ser considerados
bajos los siguientes aspectos:
a) Procedimientos de identificación de archivos.
b) Procedimientos del depósito o biblioteca de archivos
(colección de programas probados).
Además, se requieren procedimientos de reconstrucción de
archivos en el caso que se dañen.
5.1.3.1.4 Procedimientos de identificación de archivos
Dentro de los procedimientos más comunes que se encuentran
estipulados dentro de las PYMES manufactureras, está la
designación de un número de identificación único para el archivo,
que es registrado físicamente en el dispositivo de almacenamiento,
y verificado antes de su utilización. Además, muchos de los
sistemas computacionales que son utilizados por las PYMES
manufactureras realizan backups en dispositivos externos dando a
cada dispositivo un encabezado y un número de identificación que
es verificado por el propio programa después de realizado la copia
de seguridad y al momento de restaurar los archivos.
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5.1.3.1.5 Procedimientos de la biblioteca de archivos
Cuando el número de datos a archivar es relativamente grande, y
estos son utilizados con mucha frecuencia por distintos
departamentos o estaciones de trabajo, es necesario delegar la
función de almacenamiento a un miembro del departamento en que
se encuentre centralizada toda la información, frecuentemente esta
persona encargada de salvaguardar las copias de seguridad
realizadas por los departamentos, tiene como objetivo, controlar los
archivos y registro de los componente de almacenamientos y de los
archivos que son utilizados por los diferentes departamentos
usuarios. Estos registros deben poseer información referente a:
a) Localización de cada dispositivo de almacenamiento
utilizado.
b) Historial de utilización, de cada dispositivo de
almacenamiento, quién, cómo y con qué objeto se utilizó.
c) Qué dispositivos de almacenamiento pueden ser sobre
escritos con seguridad (ejemplo, diskettes que ya no
mantienen información prioritaria de la PYME).
Los registros permiten además, analizar el ciclo de vida de los
dispositivos de almacenamiento, así como saber en el momento de
una alteración de la información contenida en el dispositivo, quien
y/o en que momento pudo ocasionarse la alteración y así corregir y
prevenir dichas alteraciones.
5.1.3.1.6 Procedimientos de reconstrucción de archivos
El personal encargado del almacenamiento de la información, así
como de los registros de cada dispositivo, deberá tener presente
que:
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a) La información deberá ser restituida en el evento de
pérdida causada por el mal funcionamiento de una
máquina o del operario, o por daño o pérdida de los
dispositivos.
b) La información no deberá ser retenida por más tiempo del
necesario.
Si la información que se encuentra contenida dentro de los
dispositivos de almacenamiento es considerada como
desactualizada se puede proceder a sobrescribir para registrar los
nuevos datos.
En muchas ocasiones, como los dispositivos de almacenamiento no
están eximidos de daños físicos es de vital importancia que se
tengan varias copias de seguridad, ya sea en el mismo tipo de
dispositivo o en otro, de manera que se tenga la seguridad que al
momento de presentarse una pérdida de información, ésta se pueda
restaurar sin quitarle continuidad al negocio. También se hace
necesario, que se tengan versiones de la información de seguridad,
lo cual permite que si se han dañado tanto los archivos originales
como la última copia de seguridad actualizada, se pueda volver a
restaurar una última versión sin los errores procesados.
5.1.3.1.7 Precauciones contra incendio y procedimientos para
contingencias
La protección contra los peligros referentes a incendios u otra
obstrucción física puede estar contrarrestada con el establecimiento
de reglas y/o procedimientos que provean un máximo de seguridad
física dentro de las instalaciones y que la conservación de
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duplicados y de los archivos de seguridad más importantes
permanezca fuera de la instalación.
Para todo tipo de calamidad es necesario organizar planes de
contingencia que permitan darle continuidad al negocio en sus
procedimientos críticos y/o principales a nivel administrativo de la
PYME. En nuestro caso, muchas veces las calamidades físicas
pueden repercutir en el desarrollo normal de la producción, lo que
ocasionaría pérdidas económicas que son inevitables de contener;
muchas de las operaciones administrativas de las PYMES, pueden
llevarse a cabo fuera de la instalación. Tales procedimientos
pueden incluir la utilización de alguna otra instalación de
computador, de forma que no se de por finalizadas todas las
operaciones de la PYME.
Si se tienen que emplear los procedimientos de contingencia, existe
el peligro de que los controles normales se tornen inoperantes. En
consecuencia, es importante que los procedimientos de
contingencias incorporen sus propios métodos de control, excepto
cuando los controles establecidos continúen aplicándose[CICA].
5.1.3.2 Pruebas de funcionalidad
Las pruebas de funcionalidad del sistema de control interno que se
relaciona con la organización del o de los departamentos donde existen
sistemas computacionales deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
a) La verificación de que los diferentes operarios que procesan datos en
los sistemas o aplicaciones computacionales están llevando a cabo
las funciones especificadas y que se está manteniendo la disciplina.
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b) La verificación de manera selectiva de que los registros de la
biblioteca de dispositivos de almacenamiento se están manteniendo
apropiadamente.
c) la verificación mediante observación de que la documentación de
programas y copias de trabajo de los programas, archivos maestros y
dispositivos de almacenamiento, se almacenan de conformidad con los
objetivos de la PYME.
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6. HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES PARA PYMES
La finalidad de esta investigación es brindarle al Auditor de sistemas y las
PYMES del sector industrial manufacturero colombiano, un conocimientos de
muchas de las herramientas computacionales, entendiendo por esto Software, que
es utilizado como apoyo para los procesos administrativos, productivos y control
y planeación de la producción.
La investigación de estas herramientas computacionales, nace de la necesidad
encontrada al inicio de la investigación, debido a que desafortunadamente las
comunidades de las PYMES colombianas, haciendo relación a todas aquellas
pertenecientes al sector manufacturero, no cuentan con información sobre las
herramientas computacionales que apoyan el proceso administrativo, productivo y
control de producción [ENT].
A continuación realizaremos la explicación de las Herramientas computacionales
clasificadas según el proceso que puedan apoyar dentro de las PYMES. Estos
procesos de apoyo son los siguientes:
• Proceso Administrativo
• Proceso de producción
• Proceso de planeación y control de producción
Los dos últimos procesos son muy complementarios y están apoyados uno del
otro, esto se debe puesto que el desarrollo del proceso de producción y se realiza
llevando a cabo un proceso de planeación y control de producción, lo cual se
refleja en todas las herramientas existentes las cuales están diseñadas para el
proceso de producción realizándose todo el proceso de planeación y control de
producción.
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6.1 Herramientas Computacionales para apoyo de los procesos
administrativos
Nombre ASW - Manufactura
Desarrollador IBS AB
Mercado Objetivo
N.E.
Descripción
Esta Herramienta fue desarrollada para soportar conceptos de manufactura de flujo, producción, usando aproximaciones de planeación de corto y largo plazo para mejorar el servicio a clientes al tiempo que reduce el costo de los productos y el capital involucrado. Dentro de las compañías que utilizan conceptos como producción de flujo continuo y producción se han encontrado reducciones del lead time de hasta el 40%. Por supuesto, ASW Manufactura también soporta Organizaciones orientadas a funciones, y una de sus ventajas es permitir el tránsito de conceptos dentro de la organización sin cambiar sus sistemas de información. Configurador de productos, manejo de proyectos, concepto multi compañía, multi lenguaje, multi moneda, reportes, conexión a CAD, multi bodegas, localizaciones definidas, planeación Pull y MRPII son sólo algunas de las característica que pueden encontrarse en ASW Manufactura.
Características Adicionales
Soporte: Cuenta con 72 oficinas instaladas en 31 países y su software es funcional en 14 idiomas. Con oficina principal en Estocolmo, Suecia es uno de los principales proveedores mundiales de software para Negocios especializado en el Manejo de la Cadena de Suministro. La idea de negocios de IBS es desarrollar e instalar sistemas de información que generen una ventaja competitiva para nuestros clientes, los que definimos como Empresas Grandes y Medianas, distribuidoras o manufactureras que requieran sistemas avanzados de logística incluyendo manejo de bodegas.
Requerimientos de Software y Hardware
IBM AS/400
Software Libre S i No X
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Nombre ARISE - Manufactura/Textiles/Confecciones/Calzado/Alimentos y Bebidas
Desarrollador ARISE SOFTWARE
Mercado Objetivo Empresa del sector – Manufactura, Textiles, Confecciones, Calzado, Alimentos y Bebidas.
Descripción
Esta herramienta esta desarrollada para apoyar los siguientes procesos: • PRODUCCION: - Definición de productos en sus diferentes etapas con los insumos requeridos en cada una de ellas (materias primas, horas hombre, horas equipo, servicios). - Elaboración de ordenes de producción - presupuesto de Orden - Insumos requeridos por orden - Programación de su ejecución - Control de la ejecución - Cantidad y costo de los insumos necesarios a través del tiempo (con proyección de costos) - Programación de compras - Insumos necesarios para cada orden - Consumo real de insumos - Comparaciones entre: Lo que se debió utilizar VS lo real utilizado - El costo proyectado VS el real - Programación a una fecha VS ejecución - Control de contratos a terceros (satélites) • INVENTARIOS: -Entradas - Salidas- Transferencias - Manejo de varios almacenes y bodegas - Conteo físico - Composición de productos - Kardex por producto y por almacén - Stocks mínimos y máximos • ACTIVOS FIJOS: -Depreciación, Ajustes, Históricos • COMPRAS Y GASTOS: -Pedidos a proveedores - Entregas - Registro Facturas - Control Pedidos - Cuentas por pagar - Comprobantes de egreso - Anticipos - Devoluciones - Elaboración cheques - Productos pendientes por recibir y por facturar - Movimiento proveedores - Cargue automático a inventarios - Contabilidad • FACTURACION Y CARTERA: - Pedidos de clientes - Cotizaciones - Control de entregas y facturación
- Descargue automático del inventario -Cuentas por cobrar - Recibos de caja - Consignaciones - Comisiones de ventas - Facturas por vendedor - Cartera por vendedor - Cartera por edades - Histórico de ventas - Productos por cliente - Utilidades por producto • CONTABILIDAD: - PUC - Comprobantes - Pagos a terceros - Ivas y retenciones - Libro diario - Balances - Conciliación bancaria - Certificados de retención - Centros de costo - Presupuesto - Libros oficiales - Informes DIAN. • NOMINA: - Hoja de Vida - Sucursales, secciones, centros de costo - Vacaciones - Prestaciones legales y extralegales - Licencias e incapacidades - Aportes, salud y pensión - Apropiaciones - Calendario - Liquidación de Primas, vacaciones, cesantías - Intereses, cheques - Medios Magnéticos - Préstamos -Certificados, Dotación, Estudios, Historia Laboral, Familia - Genera los asientos a la contabilidad - Generador de reportes. • INFORMES GERENCIALES. El producto se ofrece bajo la modalidad de VENTA o ALQUILER de la aplicación.
Requerimientos de Software y Hardware
Windows 2000, 98, 95, NT, Redes, Novell, Multiusuarios, Visual Basic, SQL.
Software Libre Si No X
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Nombre ASW Control de Producción
Desarrollador IBS AB
Mercado Objetivo
N.E.
Descripción
ASW Control de Producción es una herramienta para requerimientos sencillos en el campo de la producción de ensamble y la manufactura orientada al producto. Maneja y controla la producción, estructuras (99 niveles), costeo, planeación y manejo de órdenes de producción, así como reporte de capacidad. El software se encarga de controlar tiempos y costos de materiales, incluyendo componentes relacionados y procesos de fabricación. Planea la capacidad de producción, crea plan de producción con fechas de lanzamiento y entrega por línea, mantiene el plan de producción incluyendo comprobaciones de la escasez de materiales y las áreas de utilización. Gestiona órdenes de trabajo con control de lote, comprobación de cantidades comprometidas en toda la estructura, líneas de texto libres, ayudas de subcontratación. Informes de trabajo en curso, recepción y control de calidad, ISO 9002, postdeducción, son sólo algunas funciones del programa.
Características Adicionales
Soporte: Cuenta con 72 oficinas instaladas en 31 países y su software es funcional en 14 idiomas. Con oficina principal en Estocolmo, Suecia es uno de los principales proveedores mundiales de software para Negocios especializado en el Manejo de la Cadena de Suministro. La idea de negocios de IBS es desarrollar e instalar sistemas de información que generen una ventaja competitiva para nuestros clientes, los que definimos como Empresas Grandes y Medianas, distribuidoras o manufactureras que requieran sistemas avanzados de logística incluyendo manejo de bodegas.
Requerimientos de Software y Hardware
IBM AS/400
Software Libre S i No X
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Nombre AXAPTA - Sistema Administrativo Integrado. E-business y ERP en uno
Desarrollador NAVISION
Mercado Objetivo
Empresas con inicios en su producción por medio de e-business
Descripción
AXAPTA es una herramienta diseñada para cubrir las necesidades de la empresa, totalmente escalable en sus versiones Professional y Enterprice. Presenta una amplia funcionalidad, personalización, y tecnología de punta, hace que se acomode a cualquier organización o usuario, garantizando la protección de sus intereses. Puede ser utilizada por medio de Internet como vehículo para sus negocios, minimizando costos y aumentando la satisfacción de sus clientes. AXAPTA es totalmente compatible con los productos Microsoft, establece vínculos a cualquier aplicación con forme los estándares de Windows, los usuarios pensarán que trabajan en un único programa. AXAPTA incluye herramientas OLAP, tecnología que permite gestionar y analizar los datos en todos los niveles y en todas las direcciones. Entre los módulos que contiene el software están: SERIE FINANCIERA: Contabilidad General, Cuentas por Cobrar y Pagar, Transacciones Bancarias. SERIE COMERCIAL: Compras, Presupuestos, Entregas y Facturación. SERIE LOGÍSTICA: Planificación de Materiales y Capacidades, Almacenes y Acuerdos Comerciales. SERIE DE PRODUCCIÓN: MRP1, MRPII, MRPIII, Plan maestro, programación de previsiones, manejo avanzado de lista de materiales, gestión de procesos de producción. SERIE DE PROYECTOS: Gestión de plazos y de materiales, proyectos de precio fijo, cuentas de proyecto, informes, gestión. El software incluye CRM (Gestión de Relaciones con Clientes), HRM (Administración de Recursos Humanos), E-Business (Comercio Electrónico), Tecnología Web y Wap.
Características Adicionales
Lenguaje de desarrollo: MorphX: Entorno de desarrollo orientado a objetos basado en el lenguaje de programación Navision X++ (Java, C++ y SQL). Modos de operación: Monousuario, Multiusuario, Cliente/Servidor, Cliente/Servidor+Web Idioma en Pantalla: Español Manuales en Español Tipos de Licencia: Por empresa.
Requerimientos de Software y Hardware
Sistema Operativo de los clientes: Microsoft Windows 95/98, Windows 2000, Windows XP o superior. Sistema Operativo del Servidor: Microsoft Windows NT 4.0 o superior con Service Pack 5 (SP5), Windows 2000 o superior. Base de Datos: Microsoft SQL Server 7.0 o superior y Oracle 8. PCs: Pentium en adelante.
Software Libre S i No X
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Nombre BPCS Multi-Mode Manufacturing (MMM) - Con su estrategia de ´´Open eRP´´
Desarrollador SSA GT
Mercado Objetivo
N.E.
Descripción
Herramienta computacioal para el apoyo administrativo de cualquier tipo de manufactura. Desde fabricación discreta hasta procesos de flujo continuo; soporta simultáneamente los distintos tipos de manufactura y la integración e interacción entre ellos. Apoya los procesos de planeación de producción, ejecución de los planes y programas operativos, registro de la producción real, evaluación del cumplimiento del plan, corrección de las desviaciones entre el plan y la ejecución real. Modular y flexible, con total integración a las soluciones de Cadena de Abastecimiento, Finanzas Configurables y Comercio Electrónico. Extiende la funcionalidad de su ERP con soluciones que incluyen los productos líderes en el mercado de Planeación y Programación Avanzada y capacidad finita (APS), Automatización de la Fuerza de Ventas (SFA), Gestión de relacionamiento con clientes (CRM), Comercio Electrónico, Data Collection e Inteligencia de Negocios, entre otros. Su tecnología avanzada permite su operación independiente de la plataforma de hardware y el ambiente operativo.
Requerimientos de Software y Hardware
Windows NT; o HP-Unix; o AS/400.
Software Libre S i No X
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Nombre Cincom´s Priority
Desarrollador CINCOM SYSTEMS INC.
Mercado Objetivo
Empresas medianas de producción.
Descripción
Sistema ERP Cliente/Servidor de plataforma abierta, que utiliza motores MRP y APS (basado en teoría de restricciones) para la planeación y programación de producción bajo capacidad infinita o finita según el proceso. Maneja la demanda priorizada no solo por la fecha de entrega sino también por la importancia del cliente, permitiendo en escenarios de simulación evaluar anticipadamente los resultados. Tiene opciones de programación de producción anticipada, retardada, y justo a tiempo (JIT). Permite la calendarización de turnos de trabajo teniendo en cuenta excepciones. El sistema maneja restricciones de: materiales, capacidad y herramientas. El sistema se ajusta a empresas de manufactura con procesos discretos, procesos por lotes, producción para almacenar, producción para pedidos, configuración de pedidos y manufactura repetitiva. También se encuentra completamente integrado a los módulos de: Finanzas, Mercadeo y Ventas, Compras e Inventarios. El sistema está diseñado para una rápida implementación.
Características Adicionales
Sistema desarrollado en C y Visual C++, herramientas de desarrollo incluidas. Conectividad con MS Word, MS Excel, MS Project, ODBC.
Requerimientos de Software y Hardware
Windows 95/98/2000, NT, Novel y UNIX. Base de Datos Tabula Server (SQL ANSI Standard) sin costo adicional. Trabaja también en Oracle y SQL Server.
Software Libre S i No X
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Nombre Coma - Sistema de Gestión y Control para la Industria Manufacturera
Desarrollador
Mercado Objetivo
Esta diseñada para todas aquellas empresas del sector colombiano que no utilizan sistemas de información adecuados para la toma de decisiones.
Descripción
Es un sistema de información que juega un papel importante en la labor diaria, puesto que permite: Servir de base para la toma de decisiones a corto plazo. Evaluar el rendimiento de los trabajadores y de las operaciones. Seleccionar sistemas de incentivos para los empleados, ofrecer respuesta rápida tanto a los clientes externos como a internos; y todo encaminado a la eficiencia, mejorar la calidad, mejorar los tiempos de operación y la rentabilidad. Esto es lo que desean las empresas, pero para alcanzar estas metas se requiere de un medio para lograrlas y ese es el manejo de la información. Permite además, hacer un seguimiento a cada lote de producción para saber en qué punto del ciclo de producción se encuentra y detectar problemas potenciales, permite hacer un seguimiento detallado de los índices de gestión para identificar al personal que alcance una eficiencia satisfactoria y motivarlo, o al que esté por debajo de ella estimularlo al alcance de la meta de productividad propuesta por la empresa. Los índices más comunes son: eficiencia individual, tiempo perdido, unidades producidas, entre otros, permite medir el rendimiento de los operarios y/o operaciones periódicamente, incluso dentro de su turno de trabajo dando un tratamiento especial a cada operación en cada referencia ya que se tiene un tiempo estándar individualizado. El sistema permite identificar cuellos de botella - Mediante totalización de la producción por secciones, por turnos, por referencias o familias de referencias cada que se quiera (hora, bihora, en línea, etc.). Los supervisores y jefes por ejemplo, tienen más tiempo para trabajar con cada operario y para planear, puesto que su responsabilidad no es la manipulación y cálculo de los datos de cada uno y de la planta en general. Se pueden controlar los tiempos productivos e improductivos de los operarios y generar reportes que son de gran ayuda en el manejo de la nómina. Adicionalmente, se puede mejorar Calidad, conocer los responsables de cada una de las tareas en cada una de las operaciones.
Características Adicionales
Base de Datos: S.Q.L. SERVER, MICROSOFT ACCESS. Modo de Operación: Multiusuario, Monousuario; Cliente/Servidor. Idioma en Pantalla: Español
Requerimientos de Software y Hardware
Sistemas operativos: Windows 98 y superiores, Windows NT, Novell Netware. Microcomputador: Tecnología Pentium y superiores; Memoria RAM 32 MB.
Software Libre S i No X
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6.2 Herramientas computacionales para el apoyo de los procesos de producción de las PYMES Nombre FACTORY - Costos
Desarrollador SISTEMAS PRODUCTIVOS
Mercado Objetivo
Todo tipo de empresa de producción.
Descripción
Es una herramienta computacional que permite la generación automática del comprobante contable de costos, con base en un modelo totalmente parametrizado por el usuario. Hace la liquidación de costeo por proceso y por órdenes de producción en tiempo real. Incluye el control de todos los elementos del costeo -Materiales, Mano de Obra, Carga Fabril y Servicios a Terceros. Liquida en forma automática los costos de Mano de Obra y Carga Fabril y permite llevar un detallado control de los costos por cada orden fabricada, incluye informes de rendimiento en cantidades y valores por orden y análisis comparativo contra el estándar para determinar variaciones.
Características Adicionales
Lenguaje de Programación: FoxPro 2.6, Visual FoxPro 7.0 Modos de Operación: Monousuario / Multiusuario / Cliente-Servidor Operación en Redes: Windows, Unix, Novell, Netware Idioma en Pantalla: Español - Idioma de los manuales: Español Tipos de Licencia: Por CPU / Corporativas. Capacitación, Asesoría y Soporte inmediato.
Requerimientos de Software y Hardware
Sistemas Operativos: Dos, Windows, Unix, Linux Hardware: Micros 486 en adelante.
Software Libre S i No X
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Nombre FACTORY - Control de Producción
Desarrollador SISTEMAS PRODUCTIVOS LTDA.
Mercado Objetivo
Todo tipo de empresa de producción.
Descripción
Permite llevar un control de las actividades desarrolladas por cada trabajador y maquinaria durante todo el tiempo productivo de la planta. Opera mediante un sencillo y rápido proceso de grabación de los reportes de trabajo de los operarios y genera informes detallados y resumidos de rendimientos por operación, operario, máquina y/o sección. Es totalmente interactivo con los módulos de costos e inventarios, puesto que se controlan en las referencias procesadas por orden de producción y permite la liquidación de costos por concepto de mano de obra y carga fabril de cada orden de producción que se procesa. Genera informes detallados y resumidos de tiempos activos y tiempos muertos.
Características Adicionales
Lenguaje de Programación: FoxPro 2.6, Visual FoxPro 7.0 Modos de Operación: Monousuario / Multiusuario / Cliente-Servidor Operación en Redes: Windows, Unix, Novell, Netware Idioma en Pantalla: Español - Idioma de los manuales: Español Tipos de Licencia: Por CPU / Corporativas. Capacitación, Asesoría y Soporte inmediato.
Requerimientos de Software y Hardware
Sistemas Operativos: Dos, Windows, Unix, Linux Hardware: Micros 486 en adelante.
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Nombre FACTORY - Planeación de Producción
Desarrollador SISTEMAS PRODUCTIVOS LTDA.
Mercado Objetivo
Todo tipo de empresa de producción.
Descripción
Es un Modelo MRP II para el manejo de los recursos de producción. Incluye la generación automática de órdenes de producción personalizable por el usuario. Maneja másteres de producción que incluyen 5 factores como: materiales, descriptivos de proceso, hoja de ruta con tiempos fijos y variables, pruebas de control de calidad y protocolo por producto. Permite la explosión de recursos en 12 periodos y genera como resultado: un plan de producción propuesto, el plan de compras, el plan de asignación de maquinaria y personal de planta y el plan de contratación con terceros. Permite generar informes complementarios como másteres valorizados, estructuras valorizadas de producto y usos de materias primas. Incluye opciones de análisis de cumplimiento de planes contra ejecución real. Puede integrarse con los Módulos de inventarios, costos, compras y control.
Características Adicionales
Lenguaje de Programación: FoxPro 2.6, Visual FoxPro 7.0 Modos de Operación: Monousuario / Multiusuario / Cliente-Servidor Operación en Redes: Windows, Unix, Novell, Netware Idioma en Pantalla: Español - Idioma de los manuales: Español Tipos de Licencia: Por CPU / Corporativas. Capacitación, Asesoría y Soporte inmediato.
Requerimientos de Software y Hardware
Sistemas Operativos: Dos, Windows, Unix, Linux Hardware: Micros 486 en adelante.
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Nombre MACOLA – Manufactura
Desarrollador MACOLA INC.
Mercado Objetivo
Todo tipo de empresa de producción.
Descripción
Sistema integrado ERP: Distribución, Finanzas, Manufactura. Totalmente paramétrico. Incluye generadores de reportes y consultas. Busca mejorar el servicio al cliente, reducir inventarios y tiempos de fabricación y mejorar calidad de productos. Incluye inventarios, listas de materiales, rutas producción, planeación maestra (MS), requerimientos de material (MRP), plan capacidad producción (CRP), programación y control producción (SFC), desempeño mano de obra, contabilidad costos manufactura, programación capacidad finita, interfaz relojes electrónicos, códigos de barras. Monitoreo de procesos asistido por computador. Solución accesible.
Requerimientos de Software y Hardware
Servidor: Microsoft Windows NT ó 2000 SQL Server 2000 Clientes: Windows 9x, Windows 2000. Soporta Windows Terminal Services o Citrix.
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Nombre MAPICS – XA
Desarrollador MAPICS INC
Mercado Objetivo N.E.
Descripción
Sistema ERP/II. Permite la administración de información en las áreas Financiera (Contabilidad General, Cuentas por pagar, Cuentas por cobrar y Análisis Financiero) de Mercadeo, Ventas y Distribución (módulos de Pedidos, Análisis de Ventas, Pronósticos de Ventas, Cotizaciones, Contratos), Planeación de Producción (Planeación Maestra de Producción, MRP II, CRP, Planeación Capacidad Finita), Operaciones de Planta (Inventarios, Control Producción y Costeo, Compras, Producción Repetitiva, Mantenimiento). Cuenta además con un módulo de Planeación Avanzada de Producción (APS) basado en Teoría de Restricciones.
Características Adicionales
Lenguaje de Desarrollo RPG/400 - Basado en herramientas CASE, IBM Websphere, JAVA Modo de Operación: Multiusuario, Cliente/Servidor y Web Enabled Idioma en pantalla: Español y/o Inglés Manuales en Español (CD-ROM) Tipo de licencia: Por equipo (CPU), Corporativa, usuarios concurrentes o nombrados.
Requerimientos de Software y Hardware
IBM I-Series - Cliente/Servidor
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Nombre MINDSOFT
Desarrollador MIND DE COLOMBIA LTDA.
Mercado Objetivo
Empresas del sector industrial, comercial y de servicios.
Descripción
Sistema modular e integrado tipo ERP, enfocado a soportar: Sistema Comercial (Clientes, Listas de Precios, Promociones, Pedidos, Despachos, Facturación, Cartera, Comisiones, Estadísticas Ventas e Inventarios). Sistema de Control (Contabilidad, Presupuesto, Tesorería, Cuentas por pagar, Activos Fijos, Manejo Bancario). Sistema de Logística (Inventarios de Materiales, Planeación Producción MRP-CRP, Gestión Producción, Control Producción, Costos Producción, Compras e Importaciones) Sistema de Recursos Humanos (Nómina, Control de Dotación, Almacenamiento de Hojas de Vida), Cuenta con módulo de Seguridad para acceso y auditoria al sistema.
Características Adicionales
Base de datos relacional Informix On-Line o WGS Lenguaje de desarrollo: Informix 4GL Modo de Operación: Multiusuario Opera en cualquier sistema multiusuario Unix homologado por Informix Idioma en pantalla: Español Manuales en Español Tipo de licencia: Por usuarios concurrentes.
Requerimientos de Software y Hardware
Sistemas Unix (homologados por Informix), NT y Linux.
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Nombre O.L.A.F. / TOLEDO – Producción
Desarrollador COMERSOFT LTDA.
Mercado Objetivo
Descripción
Herramienta diseñada para el manejo de Ordenes de Producción según pedidos de los clientes o planeación. Permite seguimiento y costeo de cada orden hasta producto terminado. Manejo de formulación de productos con niveles de subproductos ilimitados. Manejo de múltiples formulaciones sustitutas. Manejo de formulaciones generales con referencias genéricas. Trazabilidad de componentes y garantías. Manejo de planos de productos, componentes y existencias utilizando CAD. Manejo de centros de trabajo, control de piso, operarios, maquinaria, liquidación de mano de obra y carga fabril. Planeación de producción. Es un sistema desarrollado con bases de datos relacionales, cliente/servidor, procesamiento distribuido, funcionamiento en Intranets e Internet, con facilidad de operación desde otras ciudades o el exterior. Tiene incluidas herramientas como una hoja de cálculo compatible Excel, generadores de reportes y archivos planos basados en SQL.
Características Adicionales
Modalidad Cliente / Servidor Lenguaje de Desarrollo: Visual Basic 6.0 de Microsoft, SQL Server 7.0 - 2000 Operación: redes locales, multiusuario, Intranets, Internet Idioma en Pantalla: Español Manuales en Español. Tipos de Licencia: por Empresa , usuarios adicionales.
Requerimientos de Software y Hardware
Sistemas Operativos: Windows 95, 98, Windows NT, 2000, Xp Equipos: Pentium 200 ó superior Memoria RAM: 32MB o superior Bases de Datos: MS-SQL Server.
Software Libre S i No X
ISC-2003-1-1
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Nombre PREACTOR - Planeación y Programación Avanzada de Manufactura
Desarrollador
Mercado Objetivo
Empresas del sector Manufacturero
Descripción
Software diseñado para generar programaciones de producción de alta confiabilidad ,teniendo en cuenta e los recursos productivos, la existencia de restricciones operacionales y las políticas de cumplimiento. Permite aumentar la eficacia en la administración de sistemas productivos dinámicos y complejos, que exigen decisiones rápidas y seguras. En un ciclo de implementación corto, los beneficios se sienten de inmediato en los diferentes sectores de la empresa.Tien como objetivo aumentar la productividad hasta un 15%, Reducción de Inventarios hasta un 25%, Reducción de Inventario en Proceso hasta un 40%, Mejoría en cumplimiento de entregas hasta un 60%.
Características Adicionales
Las programaciones de producción consideran: Fechas de entrega, Prioridades, Tamaño de lote, Tiempo de Setup, Niveles de Eficiencia, Turnos de Trabajo, Rutas alternativas, Vínculos entre operaciones, Recursos preferenciales, Disponibilidad de Material, Paradas Planeadas, Estructura del producto.
Requerimientos de Software y Hardware
HARDWARE: Micros: Pentium o mayor, 128 MB de RAM mínimo SISTEMA OPERATIVO: WINDOWS 95/98/NT.
Software Libre S i No X
ISC-2003-1-1
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Nombre PRISM
Desarrollador BAAN PROCESS
Mercado Objetivo
Empresas del sector industrial con producción por lote y procesos continuos.
Descripción
Este sistema integral, permite solucionar problemas de información en áreas de Logística, Mercadeo, Distribución, Planeación de Producción, Control de Calidad, Costo por Actividades, Operaciones de Planta y Finanzas. Es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning), el cual permite la administración de información multi-planta para empresas de producción. Ideal para industrias de alimentos, farmacéuticos, químicos, papel, bebidas.
Características Adicionales
Lenguaje de Desarrollo RPG/400 - Basado en herramientas CASE Modo de Operación: Multiusuario y módulos especiales en arquitectura cliente/servidor Idioma en pantalla: Español e Inglés Manuales en Español (CD-ROM) Tipo de licencia: Por equipo (CPU), Corporativa, usuarios concurrentes.
Requerimientos de Software y Hardware
IBM AS/400 - Cliente/Servidor
Software Libre S i No X
ISC-2003-1-1
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Nombre PROTEAN
Desarrollador BAAN PROCESS
Mercado Objetivo
Empresas del sector industrial con producción por lote y procesos continuos, principalmente enpresas dedicadas a la producción de alimentos químicos y farmacéutica.
Descripción
Sistema ERP que permite solucionar problemas de información en áreas de Logística, Mercadeo, Distribución, Planeación de Producción, Operaciones de Planta, Costos, Finanzas y Mantenimiento. Posee potentes herramientas de integración con aplicaciones bajo estándares OLE AUTOMATION. Permite la adaptación a las necesidades de la empresa y a los cambios del negocio. Desarrollado bajo tecnología de orientación a objetos. Ideal para empresas de alimentos, químicas y farmacéuticas.
Características Adicionales
Tipo de Licencia: Por usuario concurrente.
Requerimientos de Software y Hardware
Cliente/Servidor. Bases de datos Oracle y SQL Server. Sistemas operacionales: Windows NT, UNIX.
Software Libre S i No X
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6.3 Herramientas computacionales para el proceso de control
Nombre SI-PICS ERP - Sistema Integrado ERP - Manufactura MRP II
Desarrollador SOFTIND LTDA.
Mercado Objetivo
N.E.
Descripción
SI-PICS ERP es una solución que integra las funciones del área Administrativa, Financiera, Ventas, Distribución, Recursos Humanos, Nómina y Manufactura conformando un sistema ERP con todas las ventajas competitivas para sus usuarios. Su módulo de Manufactura MRP II comprende Listas de Materiales (BOM), Rutas y Procesos de Producción, Control de Inventarios, Control de Compras, Planeación de Requerimiento de Materiales (MRP), Planeación de Requerimiento de Capacidad (CRP), Administración de Ordenes en Proceso, Recolección de Datos Operativos, Planeación de Ventas, Planeación Maestra de Producción (MPS). Generación de Bancos de Datos (DATA-WAREHOUSE) según requerimiento y modelo particular para integración a sistemas BIT(Business Intelligence Technology) para toma de decisiones, E-COMERCE, integración directa con Contabilidad General, Costos de Producción, Ventas. Su desarrollo está basado en herramientas de Software de tecnología de punta soportando arquitectura Cliente/Servidor y Multiusuario, permitiendo su utilización aún en el WEB para las funciones que se requieran.
Características Adicionales
Log de Auditoría para todos los eventos de aplicativos y sistemas. Parametrización de acceso a usuarios. Distribución del Costo de la Inversión durante la Implementación. Asesoría en la integración e implementación por un equipo idóneo y experimentado con metodología probada. La mejor relación Costo/Beneficio.
Requerimientos de Software y Hardware
HARDWARE: Compaq, IBM, Sun, Hewlett Packard, Unisys, NCR, Digital, Data General, Intel, Dell, ALR SISTEMAS OPERATIVOS: UNIX (HP-UX, IBM AIX, SUN Solaris, SCO, IRIX), Windows NT, OS/2. MOTORES DE RDBMS: DB2, INFORMIX, ORACLE, SYBASE, UNIFY HERRAMIENTAS: ACCELL/SQL, VISION, EWAVE ENGINE.
Software Libre S i No X
ISC-2003-1-1
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Nombre SISTEMA CM-UNO - Sistema Comercial Integrado
Desarrollador SISTEMAS DE INFORMACION EMPRESARIAL S.A.
Mercado Objetivo
Diferentes sectores económicos, enfocado a em presas medianas.
Descripción
Sistema MRP para orientar a la empresa en que producir / comprar, cuando y en que cantidades. Para las empresas con mayor complejidad en sus procesos se tiene él modulo de CRP que ayuda a planear la utilización y capacidad de planta. Para el control de la gestión diaria el sistema ofrece dos módulos transaccionales: Control por Ordenes de Producción y Control de Producción por Procesos. Al ser esta solución totalmente integrada al BackOffice del sistema UNO - Contabilidad CG-UNO, inventarios y compras del sistema comercial CM-UNO, Sistema de nómina(NM-UNO) y sistema de activos fijos(AF-UNO)- se logra un solo entorno que mejora los procesos de control y toma de decisiones en todos los niveles administrativos de la organización.
Características Adicionales
Lenguaje de Desarrollo: RMCOBOL85 Modos de Operación: Monousuario, Multiusuario. Conexión con cualquier base de datos por medio del RELATIVITY. Idioma en Pantalla: Español - Manuales en Español Tipos de Licencias: Por Empresa, Corporativa, Entidades Educativas.
Requerimientos de Software y Hardware
PCs: PC Compatibles Procesadores 486 en adelante Sistemas Operativos: DOS, WINDOWS, RED NOVELL, UNIX Memoria RAM: 4 Megas Espacio en Disco: 125 Megas Sistemas Operativos: WINDOWS, WINDOS NT, NOVELL NETWORK,UNIX, LINUX y AIX.
Software Libre S i No X
ISC-2003-1-1
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Nombre THRU-PUT MANUFACTURING
Desarrollador MAPICS INC
Mercado Objetivo
Descripción
Sistema para la planeación Avanzada de Producción (APS). Optimiza la planeación y programación de producción permitiendo reducción en los niveles de inventarios de materia prima, producto en proceso y producto terminado, reducción de costos operativos, mejora en el cumplimiento de compromisos con clientes aumentando el flujo de caja. Facilidades de integración con sistemas administrativos y ERPs. Disponible para operación a través de Internet. Módulos: Motor de Sincronización, Planeador Estratégico (Simulación de escenarios de producción), Analizador de Desempeño y Servicio al Cliente.
Características Adicionales
Lenguaje de Desarrollo: C++, Visual Basic, Java. Modo de Operación: Multiusuario, Internet, Monousuario. Arquitectura Cliente/Servidor Idioma en Pantalla: Inglés Manuales en Inglés (CD ROM) Tipo de Licencia: Por servidor y Módulos.
Requerimientos de Software y Hardware
Windows NT, Windows 2000 - Cliente/Servidor.
Software Libre S i No X
ISC-2003-1-1
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Nombre Visual Manufacturing
Desarrollador
Mercado Objetivo
PYMES
Descripción
Características • Sistema de Información Gerencial • Cotizaciones, Estimados y Pedidos • Ingeniería de Producto (rutas de procesos y explosión de Materiales) • Compras y Control de Inventario • Programación Concurrente de Recursos y Materiales y Control de Planta • Costos de Producción • Despachos y Facturación • Planeación de Materiales • Código de Barras • E-Business • Distribución y Logística • Finanzas • Rastreabilidad • Nómina y Recursos Humanos • Pronósticos Estadísticos • Relaciones con Clientes (CRM) • Configurador de Productos • Intercambio Electrónico de Datos (EDI) • Calidad y Control Estadístico de Proceso • Mantenimiento de Planta y Equipos • • Disponible con Financiación, Arrendamiento y ASP.
Requerimientos de Software y Hardware
Arquitectura cliente/servidor en plataforma Windows NT, Novell Netware, UNIX, y AS/400 Tecnología de Base de Datos relacional SQLBase, SQLServer, Oracle y DB2/400
Software Libre S i No X
ISC-2003-1-1
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Nombre Visual Producción - Control de Producción Empresas Manufactureras
Desarrollador VISUAL OBJECTS LTDA
Mercado Objetivo
Descripción
VisualProducción es la solución completa para el permanente control de producción en las empresas Manufactureras. Dentro de sus funciones están: Control de Inventario materia prima, Producto en proceso, Producto terminado, Control de Mano de Obra y Servicios a Terceros, Formulación de Productos (B.O.M), Programación de Producción, Requerimientos de Materiales (MRP), Requerimiento de Recursos (MRPII), Asignación de tareas por productos o procesos, Costos por actividades (ABC Costing), Inventarios, Pedidos, Cotizaciones, etc. Genera informes de: Costos Reales vs. Estándar, Costos por lote y/o Producto, Capacidad de Planta, Uso de Mano de Obra, y hasta mas de 100 informes. El sistema está desarrollado para Intranet y/o Extranet. Integración total con los programas de Office 2000. Base de datos: SQL 7.0 - 2000. Modulo de Automatización de Planta con Código de Barras para la captura de data en los procesos productivos.
Características Adicionales
Lenguaje de desarrollo Visual C++, JavaScript. Modo de Operación: Cliente/Servidor (DCOM). Herramientas de desarrollo: Visual C++, Visual InterDev, FrontPage 2000, Base de Datos MSSQL 7.0. - 2000. Su interface de usuario es el Internet Explorer.
Requerimientos de Software y Hardware
Servidor: Windows 98, Windows NT 4.0, Windows 2000 Pro Windows 2000 Professional, Office 2000. Cliente: Internet Explorer 5.0 o Superior, Conexión a la Intranet o al Servidor. Hardware Servidor: Pentium II 200MHZ, 128MB en Memoria, Espacio de 100 MB, Hardware Cliente: Intel 486 o Superior.
Software Libre S i No X
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Nombre X - PLOIT - Sistema APS de manufactura.
Desarrollador
Mercado Objetivo
Industria Manufacturera
Descripción
Sistema desarrollado para la planeación y programación de manufactura, la cual optimizar la capacidad de la planta, reduce los inventarios y se acortan y controlan los tiempos de entrega a los clientes. Funciones principales: Configuración del producto de acuerdo a las necesidades del cliente, programación de planta, requerimientos de materiales, control de producción, costeo ABC, estándar y real y sistema de control gerencial. El sistema de programación de planta es de alta resolución y precisión, en línea y completamente gráfico.
Características Adicionales
Pantalla/manuales en Español; Desarrollado en Delphi 5.0.
Requerimientos de Software y Hardware
Servidor/MainFrame: cualquiera que soporte DB2, Oracle, Informix o SQL resver; Cliente: windows 98 o superior con 128 en RAM y 200MB de DD.
Software Libre S i No X
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Nombre ASW Control de Producción
Desarrollador IBS AB
Mercado Objetivo
N.E.
Descripción
ASW Control de Producción es una solución para requerimientos en el campo de la producción de ensamble y la manufactura orientada a materiales. Maneja y controla la producción, costeo, planeación y manejo de órdenes de producción, así como reporte de capacidad. ASW Control de Producción controla tiempos y costos de materiales, incluyendo componentes relacionados y procesos de fabricación. Planea la capacidad de producción, genera MPS desde diferentes fuentes incluida DRP, crea plan de producción con fechas de lanzamiento y entrega por línea, mantiene el plan de producción incluyendo comprobaciones de la escasez de materiales y las áreas de utilización. La herramienta permite gestionar órdenes de trabajo con control de lote, comprobación de cantidades comprometidas en toda la estructura, líneas de texto libres, ayudas de subcontratación. Informes de trabajo en curso, recepción y control de calidad, ISO 9002, post deducción.
Requerimientos de Software y Hardware
IBM AS/400
Software Libre S i No X
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7. CASO DE ESTUDIO
Como aporte a la investigación realizada a lo largo de los anteriores capítulos de
la presente tesis, hemos querido aplicar los resultados recogidos en la
investigación en una empresa se encuentre enmarcada dentro del sector
Manufacturero.
7.1 La Empresa
TECNIFINSH, es una empresa PYME del sector manufacturero dedicada al
servicio de recubrimientos industriales en polvo, y a la fabricación de elementos
metálicos y metal mecánicos desde 1995, según las necesidades nacientes de sus
clientes. Desde la creación de la empresa y gracias a su rápido posicionamiento en
el mercado, ha mejorado en la calidad de sus procesos industriales, lo que les ha
conllevado a la necesidad tangible de un mejoramiento en la implementación de
estos procesos y a una renovación tecnológica que les permita mayor
competitividad en el mercado colombiano13.
Debido a las condiciones presentes de la empresa, a su interés por ser cada día
más competitiva, a su capacidad de implementación de políticas de control en sus
diferentes servicios y procesos industriales, y al encontrarse enmarcada dentro de
los objetivos claros de esta Tesis, TECNIFINSH es la empresa que será objeto de
estudio.
7.1.1 Objetivos generales de la empresa
TECNIFINSH tiene como objetivos primordiales:
• Brindar los servicios de recubrimientos industriales en polvo
• Realizar de estructuras metálicas según las especificaciones
recibidas por los clientes.
13 Entrevista Realizada el pasado 29 de Marzo de 2003 al Gerente General de la Empresa Orlando Chaparro.
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129
• Diseñar y elaborar objetos en materiales metálicos y metal
mecánicos según las especificaciones, normas de calidad y
requerimientos que el objeto y el cliente necesiten.
• Fomentar el trabajo de la industria colombiana y generar empleo
buscando con ello, llegar a ser el proveedor líder de servicios en
este sector
• Crear condiciones de competitividad a nivel del mercado
colombiano.
7.1.2 Clientes de la Compañía
TECNIFINSH, en un corto tiempo, ha logrado posesionarse en el mercado
colombiano, logrando con ello que empresas con cierto recorrido y nombre
en la industria colombiana utilicen los servicios que ofrece. Algunos de
los clientes son los siguientes:
• COVAL S.A.
• EMPRESAS A.M.P.
• INDUSTRIA AMERICANA DE COLCHONES.
• MAKRO ALUMINIOS.
• MARGEN PROYECTOS.
TECNIFISH, cuenta en la actualidad con una gran infraestructura que
permite cubrir las necesidades de sus clientes en cualquier tipo de pedido.
7.1.3 Información de contacto
Señor ORLANDO CHAPARRO gerente y propietario de la Compañía
• Teléfono: (1) - 5580256 en Bogotá
• Planta: Carrera 22 No. 161-75
• Oficina: Calle 160ª No. 21-70
• Correo-electrónico: [email protected]
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7.1.4 Productos Los productos que ofrece TECNIFISH son los siguientes:
7.1.4.1 Estructuras Metálicas Realizan cualquier tipo de estructura metálica como:
• Escaleras. • Cubiertas. • Mezanines. • Portones Eléctricos. • Ductos. • Cerramientos de todo tipo.
7.1.4.2 Objetos Metálicos
Realizan cualquier tipo de objeto metálico que el cliente necesite como:
• Ceniceros (Publicitarios). • Portalápices (Publicitarios). • Papeleras. • Tarjeteros. • Archivadores.
7.1.4.3 Lámparas Metálicas
Diseñamos y realizamos lámparas de fácil instalación, y excelente presentación amplios diseños y modelos.
• Interiores • Exteriores. • Oficinas. • Centros Comerciales. • Hogar.
7.1.5 Servicios
Dentro de los variados servicios que ofrece TECNIFINISH a sus clientes
y público en general se destacan los siguientes:
• Recubrimientos para perfiles Aluminio (Pintura). • Recubrimientos para cualquier Metal (Pintura).
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• Metal Mecánica (mantenimiento industrial). • Decoración Residencial y comercial. • Diseño y elaboración de diagramas o dibujos sobre
piezas metálicas o vidrios. (Sand Blast)
Además de los servicios anteriormente descritos, TECNIFINISH se
encarga de la fabricación de elementos en coll rolled14, galvanizado, HR,
acero inoxidable, aluminio, latón, cobre, bronce, y prestan servicio de
asesorías a sus clientes en la selección de los productos que ofrece15.
7.1.6 Insumos
Para sacar los mejores productos y servicios contamos con los siguientes insumos:
• Recubrimientos en Polvo § DISIPOL LTDA (IMPORTADO) § METALQUIMICA LTDA (IMPORTADO)
• Tratamientos Químicos
§ DOSAQUIN E.U. § METALQUIMICA LTDA.
• Metales y Afines
§ POL SANCHEZ LTDA.
• Metales no Ferrosos
§ ALUMNIOS BOHORQUEZ LTDA.
7.2 Procesos de producción de TECNIFINISH
Para nuestro caso de estudio y para tener una mayor claridad del papel que juega
la auditoria de sistemas en los procesos de producción, se analizarán dos de los
14 Lámina de Acero anticorrosiva. 15 Datos Tomados de la presentación corporativa de la compañía.
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procesos realizados por TECNIFINISH, cada uno con características diferentes
que permitan aplicar los conceptos explicados a lo largo de la TESIS; Estos
procesos son:
• Recubrimientos para cualquie r metal y perfiles de aluminio con pintura
electrostática.
• Realización de estructuras metálicas
7.2.1 Proceso 1: pintura electrostática
La pintura electrostática (basado en polvo) es la utilizada por TECNIFINISH; ésta
pintura es un compuesto granulado (polvo al estilo de talco), el cual se compone
de una mezcla de diferentes polímeros plásticos y secos que contienen una carga
por así decirlo dieléctrica16; este compuesto toma el nombre de pintura en polvo el
cual es utilizado por TECNIFINISH para pintar metales de cualquier tipo, y que
presenta una gran ventaja frente a otros tipos de revestimientos (por ejemplo,
pintura por inmersión).
Como ventajas que se pueden encontrar de la pintura electrostática encontramos:
1. Esta pintura permite revestir aristas afiladas al igual que bordes
redondeados en una única aplicación.
2. La pintura es muy adherente lo que permite que no se presenten gastos
innecesarios.
3. La pintura después de curada (proceso para dejar secar), no permite
que se pueda derretir con calor.
4. Como la pieza pintada es introducida en un horno a una alta
temperatura, no permite que el medio ambiente se vea contaminado.
5. Su costo comparado con otros sistemas de revestimiento es mucho más
económico.
6. Permite generar controles sobre la habilidad del operador encargado de
aplicar la capa de pintura en polvo electrostática, pues permite que sea
16 Dieléctrico: que no conduce electricidad.
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133
homogéneo el espesor del pintado (se explicará más detalladamente en
las etapas del proceso).
7. La pintura en polvo es más manipulable que la pintura líquida.
8. No es flamable.
9. La pieza a pintar no requiere de la aplicación de anticorrosivo.
10. Como la aplicación de la pintura en polvo se realiza sobre toda la
superficie de la pieza a pintar, existe la posibilidad de que mucho polvo
caiga fuera de la superficie; dicho polvo puede ser reutilizable.
11. La presentación final de la pieza pintada con polvo es de mejor
calidad.
12. La pintura electrostática en polvo no se salta después del curado.
13. Mayor rapidez del proceso de pintado.
Estas son las ventajas consideradas por TECNIFINISH del pintado de objetos
metálicos con pintura electrostática en polvo. Como desventajas se encuentran las
siguientes:
1. Requiere de una implementación física muy costosa, puesto que
requiere de un horno apropiado para curar la pintura; es conveniente
además, contar con una cabina de pintura en polvo lo que permite
recuperar aquel que no quede adherido a la superficie de la pieza a
pintar.
2. En muchas ocasiones llegan estructuras metálicas con dimensiones
muchísimo más grandes que las del horno, por lo que no se puede
llevar a cabo el revestimiento, o en caso que se pueda dividir la
estructura metálica, ésta requeriría de costos adicionales que elevarían
el proceso de producción.
3. Las piezas con gran masa o espesor no son recomendables debido a
que el proceso requiere que la pieza (ya con la pintura en polvo
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134
aplicada), sea introducida en el horno con el fin de calentar la pieza y
que la pintura en polvo se adhiera. Como la pieza tiene mucha masa
y/o espesor, ésta demoraría en calentarse mucho tiempo lo que
implicaría mayor gasto de tiempo y recursos físicos.
4. La reparación de un equipo puede acarrear varías horas, y los repuestos
para los mismos son muy difíciles de conseguir; lo anterior puede
detener la producción diaria que afecta la planeación de la compañía.
7.2.1.1 Etapas del proceso
El proceso de pintado electrostático en polvo consta de los siguientes
subprocesos:
1. Preparación de la pieza a pintar.
2. Montaje.
3. Recubrimiento de la pieza con la pintura en polvo.
4. Horneado y curado.
5. Empaque.
Cada uno de los subprocesos consta de diferentes controles que se describirán a
continuación:
7.2.1.1.1 Preparación
Este subproceso se lleva a cabo cuando la pieza metálica llega a las
instalaciones de TECNIFINISH; allí un operario se encarga de recibir las
piezas (número de piezas y estado) con el fin de examinar y mantener un
control sobre las piezas y así evitar problemas en el desarrollo general del
proceso. Después de realizado este control, el operario se encarga de
limpiar la pieza para quitarle cualquier polvo y partícula que pueda dañar
el buen desarrollo del proceso, así como todo tipo de grasa contaminante
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135
que puede tener adherida la pieza. Para lo anterior se realiza un proceso de
desengrase. A fin de que el proceso se lleve a cabo de la manera más
óptima, cada pieza es revisada por dos personas para realizar “el control
sobre el control”17.
Es necesario que la pieza metálica a pintar sea muy bien desengrasada y
limpiada. Para ello, TECNIFINISH utiliza detergente comercial en forma
de polvo (por ejemplo. Jabón en polvo) o líquido para limpiar, lavar y
desengrasar las piezas metálicas. Después se enjuaga con suficiente agua.
La grasa y el aceite son considerados en el proceso de pintura
electrostática agentes desmoldadores, por lo que el pintar sobre ella no
arrojará los resultados esperados. Por ello es importante realizar una
cuidadosa inspección. En otras ocasiones se utilizan químicos en lugar de
detergente común.
7.2.1.1.1.1 Controles
A lo largo de la explicación del subproceso se mencionaron los diferentes
controles que se realizaban, los cuales se efectúan de la siguiente manera:
• Cantidad de piezas recibidas (CPR): las piezas a pintar son
recibidas por un operario el cual las cuenta. No existe un soporte
del número de piezas recibidas. Este control se realiza
manualmente.
Los sistemas de información, al igual que distintas herramientas
computacionales existentes en la compañía (Microsoft Office
2000), nos permite apoyar este control manual de manera que se
pueda tener un consecutivo del lote de entrada directamente
relacionado con el lote físico; así por ejemplo, si el consecutivo a
asignar al lote en el sistema de información le corresponde el
17 “Control sobre el control” es una expresión utilizada por la empresa para especificar el doble
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número 0043, este mismo será el identificador del lote de trabajo
físico (todas las piezas recibidas) a lo largo del proceso; el sistema
de información (parecido a una pequeña Base de Datos), puede
contener la hora de entrada del lote de piezas, la cantidad de piezas
y las características del trabajo a realizar. Para lo anterior, teniendo
en cuenta las herramientas computacionales existentes en la
compañía, se podría implementar una hoja de cálculo (en Microsoft
excel), de manera que se pueda dejar un soporte del número de
piezas recibidas, el costo de producción del lote de piezas y en
general, especificar las condiciones de cada pieza, al igual que los
otros atributos anteriormente nombrados. Todas los procedimientos
deben ser desarrollados siguiendo los controles específicos en el
procesamiento de datos desarrollados en el capítulo 5.
Existen diferentes herramientas computacionales en el mercado
colombiano que permiten realizar y apoyar este tipo de controles
(Ver Capítulo 6 “Herramientas Computacionales”). Un análisis
general de la(s) herramienta(s) computacional(es) que mejor se
adapten a las condiciones de la empresa TECNIFINISH se realizará
posteriormente (ver Capítulo 8. Recomendaciones).
• Estado de todas y cada una de las piezas (EP): se realiza una
revisión superficial de las piezas y luego son especificadas en un
documento, escrito manualmente, las condiciones de las piezas que
presenten defectos. Este procedimiento se desarrolla manualmente.
Al igual que en el control anterior (CPR), el apoyo de las
herramientas computacionales nos permitirá realizar un mejor
control sobre el estado de todas y cada una de las piezas. Partiendo
de la relación existente entre éste control (EP) y el control anterior
(CPR), los cuales son ejecutados en el mismo instante (al recibir el
control que se realiza en el proceso de la pintura electrostática.
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137
lote de piezas), el registro de entrada del lote puede tener una
descripción del estado de cada una de las piezas (por ejemplo, un
lote de trabajo de 27 piezas metálicas con consecutivo asignado
número 0043, puede presentar que en 3 unidades metálicas se
encuentren hundimientos, 4 piezas con rayones profundos y 20 en
perfecto estado), para así tener un documento soporte, tanto para
conocimiento de todos los operarios que trabajan con cada una de
las unidades del lote, así como para el cliente. Al desarrollar este
procedimiento (apoyado computacionalmente), se deben ejecutar
controles específicos en el procesamiento de datos desarrollados en
el capítulo 5.
• Control de limpieza(CDL): para que el resultado del proceso de
revestimiento sea lo más óptimo posible, un operario se encarga de
verificar que la pieza metálica a pintar no se encuentre con
partículas y engrases que puedan afectar el proceso. De encontrarse
algún tipo de sustancia o partícula, el operario se encarga de
limpiar la unidad en su totalidad. Este control se desarrolla
manualmente.
El control que pretende que cada pie za sea verificada de manera que no se
encuentren partículas ni engrases (control de revisión y limpieza) es realizado
por el supervisor. Para efectuar un puente entre el CDL y el CSL es
importante el diseño y utilización de formatos donde se especifique de cada
pieza qué tipo de sustancia se encontró y cómo se eliminó; lo anterior
permitirá que el supervisor pueda verificar específicamente el tipo de
sustancia sobre una determinada pieza que se ha eliminado. Esto requiere que
los sistemas de información que antes mencionamos sobre el control de
entrada de lotes de trabajo estén perfectamente implementados.
• Control sobre la limpieza(CSL): al momento de ser limpiada la
pieza por parte de un operario, el encargado de la supervisión
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138
verifica que el proceso de revisión se haya realizado de manera
adecuada, generando su aprobación o no; en caso de no ser
aprobada la pieza, ésta es devuelta al proceso de revisión por parte
del primer operador. Este proceso se desarrolla manualmente.
En el control anterior CDL, se mostró la alternativa de implementar
formatos de manera que se pueda dejar una constancia de los
diferentes tipos de sustancias nocivas para cada unidad de un lote
específico, así como de su posible solución; los formatos permitirán
no sólo que el supervisor tenga conocimiento de las piezas que
presentaron sustancias nocivas en el anterior subproceso, sino que
además permitirá que, dado el caso de no haber podido deshacer
una determinada sustancia con ciertas características, se pueda
consultar formatos anteriores donde se hayan presentado similares
sustancias y así se cuente con unas posibles soluciones. Para que
este control apoyado computacionalmente surta efecto, es necesario
que el procesamiento de los formatos se lleve a cabo teniendo en
cuenta los controles propuestos en el capítulo 5.
7.2.1.1.2 Montaje
Después de haberse desarrollado el adecuado proceso de limpieza, la pieza
metálica pasa al proceso de montaje, el cual consiste en organizar cada una
de las piezas a pintar dentro de la cabina de pintura presurizada; dicha
cabina no debe estar en contacto con otras partículas de polvo y debe
contener unas condiciones de humedad adecuadas; además tiene en su
interior unos ganchos que permiten que la pieza metálica pueda ser
colgada.
7.2.1.1.2.1 Controles
A continuación se explicarán los diferentes controles que son tenidos en
cuenta al momento de realizar este subproceso.
ISC-2003-1-1
139
• Condiciones de la cabina (CDC): En muchas ocasiones la cabina
acaba de ser utilizada para aplicar otro color distinto al que se va
aplicar a la pieza; por esto es necesario realizar una limpieza
minuciosa de la cabina con el fin de que no queden partículas de
polvo a su interior de ningún tipo (ya sea pintura en polvo de otra
tonalidad, o partículas de polvo). Este control se realiza
manualmente.
El control de las condiciones de la cabina CDC, se realiza de manera que se
tenga que estar verificando cómo ha sido limpiada la cabina. Lo anterior
indica que este control dependerá en gran medida de la habilidad que tenga el
operario encargado de realizar este trabajo; sin embargo, es de anotar que la
pintura en polvo restante que queda en la cabina, puede ser recogida (por
medio de un tanque de aspiración) y con ello verificar qué cantidad de pintura
en polvo está siendo desperdiciada. Este control se puede llevar a cabo
mediante el almacenamiento de datos donde se encuentre especificado tanto el
tipo de pieza que va a ser pintada (especificando sus dimensiones), como la
cantidad de pintura que se utilizará. Lo anterior permite generar un estándar
sobre la cantidad de pintura a utilizar para una determinada pieza, minimizar
el desperdicio de pintura en polvo y, generar historiales para futuras
producciones.
Si bien es cierto que la pintura en polvo al ser recogido es reutilizable, es
necesario generar historiales de trabajo que permitan determinar tiempos de
producción y cantidad de pintura en polvo para determinada producción.
Adicionalmente, la minimización de desperdicio de pintura en polvo permitirá
que la cabina sea limpiada en menor tiempo posible y con ello el cambio de
color en una producción se lleve a cabo en el menor tiempo posible.
• Control sobre el montaje(CSM): Cada pieza debe ir colocada de
manera que no se golpeen entre sí y esto pueda hacer que la pieza
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pierda la adhesión de pintura en polvo que va a ser aplicada. Este
control se realiza manualmente.
Como hemos mencionado con anterioridad, es importante generar bases de
datos con historiales de producción. El CSM (control sobre el montaje),
permite que para determinado tipo de producción (esto incluye forma de cada
unidad de determinada producción), se tenga especificado tanto la forma
óptima de colocar la pieza, así como la distancia necesaria a la que debe estar
la pieza siguiente, de manera que toda las piezas sean pintadas con el menor
desperdicio de pintura y de tiempo posible. Los historiales de producción sólo
pueden ser estimados con base en la experiencia de los diferentes tipos de
producción que se presentan, de manera que por cada tipo se puedan ingresar
datos con las especificaciones necesarias para el historial. Por ejemplo,
conservar historiales de dimensiones de piezas, cantidad de pintura utilizada,
cantidad de piezas montadas por producción, tiempo de pintado, entre otros.
7.2.1.1.3 Recubrimiento de la pieza con la pintura en polvo.
La etapa siguiente al proceso de montaje es el recubrimiento de la pieza
metálica con la pintura en polvo, en el cual el operario por medio de un
compresor18 (aparato que tiene aire comprimido), arroja de manera
homogénea la pintura en polvo que se encuentra en el equipo aplicador;
dicha pintura se aplica sobre la pieza que se encuentra montada en la
cabina.
7.2.1.1.3.1 Controles
Este es uno de los procesos más sencillos de todo el proceso de
revestimiento pero, al igual que los otros subprocesos, requiere de ciertos
controles especiales que se explican a continuación:
18 En TECNIFINISH es usado un compresor de dos cabezales.
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141
• Estado del compresor(EDC): Al igual que la cabina, el compresor,
en especial el ducto donde es almacenada la pintura en polvo a
aplicar, debe ser revisado y lavado con el fin de evitar que se
presente pintura en polvo de otra tonalidad. Adicionalmente se
debe tener especial cuidado con el aire comprimido que emerge,
puesto que éste debe encontrarse en proporciones razonables y
regulables con el fin de que la manguera de aspiración se encuentre
siempre en contacto con la pintura en polvo. Con lo anterior, se
podría garantizar que el suministro de la pintura en polvo sea
constante, lo que permite que el recubrimiento se realice de manera
homogénea sobre toda la pieza . Este control se realiza
manualmente.
Los sistemas de información, en especial, los posibles historiales que se
puedan tener de los tipos de producción que se llevan a cabo en la compañía,
pueden contener además de lo anteriormente señalado, las condiciones del
compresor, esto previendo que la aplicación de la pintura no se realiza con un
estándar de aplicación (generalmente para todo tipo de producción se utiliza la
misma salida de aire comprimido con el fin de que el expulsor de la pintura
mantenga la misma proporción de pintura en polvo). Lo anterior permitirá
conocer las condiciones del compresor y con ello poder llevar un adecuado
control (EDC).
• Estado pieza recubierta (EPR): Cuando la pieza es revestida con la
pintura electrostática, se debe realizar un control sobre la pieza de
manera que se pueda observar si una parte de ella no fue recubierta
o, si no se está presentado una aplicación homogénea de la pintura
en polvo.
Este control depende de la experiencia del operario el cual es el
encargado de realizarlo manualmente. También podemos indicar
que para obtener los historiales de producción, se requiere hacer las
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142
pruebas necesarias que generan los diferentes subprocesos, en
especial el proceso de revestimiento. Lo anterior quiere decir, que
dadas unas condiciones específicas, se puede saber si éstas
favorecen la obtención de una pieza pintada de manera adecuada o
no, y con base a éstas condiciones, comenzar a encontrar el nivel
óptimo de producción. Cada nueva producción puede arrojar
nuevos datos para la mejor optimización del proceso, hasta
acercarse al que genere un menor tiempo y costo de producción19
para determinado volumen de producción.
• Condiciones estación de trabajo(CET): la aplicación de la pintura
se debe realizar en la cabina de pintura presurizada. Para ello, es
necesario que el operario tenga una buena visibilidad y es necesario
que antes de iniciar el proceso verifique si la cabina se encuentra
bien iluminada o no y se tomen lo correctivos necesarios;
Adicionalmente, el operario debe tener una posición confortable de
manera que al momento de aplicar la pintura en polvo no se vea
sujeto a trabaduras (por ejemplo, una manguera extractora en la
mitad de la pieza y el compresor). Este proceso es realizado
manualmente por el operario encargado.
A lo largo de los controles, hemos tratado la necesidad de los datos históricos
que permitan conocer de antemano todas las especificaciones que requiere una
producción y así poder generar controles más delimitados sobre el proceso. El
CET, no está absuelto de dichos historiales. Cada color, requiere de unas
condiciones lumínicas distintas, y más si el color natural de la pieza que se
está pintado es parecido al del color que se quiere aplicar; es así por ejemplo
que el color negro a aplicar en una superficie clara requiere menor condición
lumínica que una color gris a aplicar sobre una superficie plateada. Lo anterior
nos permite afirmar que, para cada tipo de producción (la cual contiene
19 Costo de producción como su nombre lo indica es el valor de que le cuesta a la compañía producir una determinada pieza incluyendo el precio de la materia prima, mano de obra y otros gastos indirectos de la producción (luz, agua, etc).
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143
especificaciones), es necesario generar la condición lumínica más óptima. Este
control (CET), apoyado en historiales generados por la experiencia del trabajo
de distintos tipos de producción, permitiría que no se presentarán retrasos en
la producción a causa de una mala visibilidad por parte del operario debido a
la alta o baja luminosidad de su estación de trabajo.
7.2.1.1.4 Horneado y curado
La etapa de Horneado y curado consiste en pasar las piezas metálicas a los
hornos especiales de manera que puedan permanecer ahí durante el tiempo
especificado. Los hornos son de diferente clase (por ejemplo eléctricos, de
llama indirecta y directa). En TECNIFINISH utilizan hornos a gas de
llama directa, los cuales tienen la facilidad de graduar tanto la temperatura,
como la intensidad de la llama. Las piezas metálicas montadas son
introducidas en el horno y son colocadas a determinada temperatura según
el tipo de pintura y el acabado.
7.2.1.1.4.1 Controles
Los controles existentes en esta etapa son los siguientes:
• Temperatura del horno (TEH): Este control es primordial para que
el proceso arroje los resultados esperados. Es necesario realizar la
planeación del trabajo para cada lote, en la que se debe tener en
cuenta, el tipo de pintura que se está utilizando y el acabado que se
le quiere dar. Para ello, cada pintura y en sí cada fabricante de
pinturas en polvo, suministra tablas con las temperaturas óptimas
para sus productos. Dicha planeación debe tener en cuenta estas
especificaciones puesto que de no hacerlo, puede acarrear gastos
innecesarios. Por ejemplo, hornear las piezas a una temperatura
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144
menor, puede ocasionar que aunque se pinte la pieza, su pintura se
salte con facilidad (se deteriore o se deforme) con lo que se haría
necesario repetir todo el proceso. Este proceso es realizado
manualmente por el operario encargado.
El proceso de horneado y curado es el que requiere mayor exactitud
debido a que en este subproceso se puede presentar la mayor
pérdida económica del proceso. El control TEH requiere que se
realice de manera adecuada, y con base a historiales no sólo
especificados por cada tipo de pintura y proveedor sino por la
experiencia adquirida dentro de la producción de TECNIFINISH.
Si bien es cierto que TEH se lleva a cabo de manera correcta,
puesto que la temperatura se regula según basados en la habilidad
del operario y/o dueño, es necesario dejar establecido las
condiciones del horno y la temperatura que se utiliza para
determinado lote de producción. Lo anterior muestra la necesidad
de mantener historiales de producción, ya sea por medio de
formatos donde se encuentre especificada la temperatura que se
utilizó para un determinado lote de producción, al igual que el
tiempo que duró dentro del horno. Estos formatos pueden ser
diligenciados manualmente para luego ser procesados de manera
que se mantengan los historiales actualizados.
• Tiempo en el horno(TIH): la duración del horneado es otro factor
de vital importancia; éste depende en gran mediada del tipo de
pieza metálica y de su espesor. En teoría se busca que la pieza
alcance la temperatura adecuada para que el proceso de curado se
produzca. Este proceso es realizado manualmente por el operario
encargado.
Al igual que el control TEH el tiempo en el horno puede generar una mala
culminación del proceso. Si se deja un lote de producción o una pieza durante
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145
mucho o poco tiempo en el horno, el proceso puede arrojar resultados
indeseados. Para que se consigan los resultados esperados, es necesario que se
conozca de antemano la cantidad de tiempo que debe permanecer una pieza o
un lote dentro del horno a una determinada temperatura. Los historiales que
pueda tener la empresa basados en la recolección de datos sobre determinado
tipo de producción, juegan un papel importante puesto que permiten que el
control TIH y en relación directa el control TEH, se realicen de manera
adecuada y exacta, de manera que no se presenten pérdidas económicas en el
proceso, como son gastos adicionales de gas y rehacer todo el proceso hasta
que el resultado sea el esperado.
7.2.1.1.5 Empaque
En este proceso se verifica que todas las piezas hayan sido pasadas por los
procesos anteriores y son limpiadas con un paño húmedo (más seco que
mojado). Posteriormente son empacadas y organizadas en la zona de
despachos.
7.2.1.1.5.1 Controles
Los controles realizados en éste proceso son los siguientes:
• Piezas despachadas (PDD): se busca que el número de piezas
metálicas despachadas, coincida con el número de piezas
entregadas para el proceso. Este control se desarrolla manualmente
y no hay un soporte de despacho. Este proceso es realizado
manualmente por el mismo operario que recibe las piezas al inicio
del proceso de pintura electrostática.
Como mencionamos en el subproceso de preparación, en específico
en el control de “Cantidad de piezas recibidas (CPR)”, al recibir
un determinado lote de producción, es necesario que se realice un
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146
registro de entrada con la cantidad de piezas recibidas, así como de
las condiciones de éstas. Dicho registro debe ser de conocimiento
del cliente como de los operarios que intervienen a lo largo del
proceso. Lo anterior permite que el control PDD (piezas
despachadas), se realice de manera adecuada, confrontado la
información recibida de tal forma que se realice el despacho
adecuado de las piezas y se pueda dejar un soporte que determine la
fecha, hora, persona que recibe el lote producido, así como las
condiciones en que son despachadas cada pieza.
Este tipo de control apoyado computacionalmente permite además
conocer en un determinado momento, qué lotes de producción se
encuentran pendientes, cuáles se encuentran en proceso, y cuáles
son los tiempos estimados para cada lote pendiente. Permite
además, apoyar la planeación administrativa de la compañía así
como conocer de antemano las fechas de entrega de nuevos lotes de
trabajo que ingresen a la empresa o determinar qué cambios de
producción se pueden llevar a cabo dependiendo de la prioridad del
pedido (vale la pena mencionar que se pueden presentar lotes de
trabajo con mayor prioridad que otros y el apoyo de sistemas de
información nos brinda la posibilidad de modificar los lotes de
producción de manera que se puede cumplir dentro de los límites
de entrega con todos los pedidos).
Como un aporte a los diferentes controles de que se deben implementar en
TECNIFINISH para el mejoramiento del proceso de pintura electrostática, se
sugieren los formatos de control Anexados en el ANEXO 1 “Formatos de control
Proceso de Pintura Electrostática”. El anterior Anexo corresponde los formatos de
control que se vinieron trabajando a lo largo del proceso antes mencionado.
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147
7.2.2 Proceso 2: Sand Blast
El Sand Blast20 es uno de los procesos novedosos implementados en los procesos
de producción de TECNIFINISH. El proceso consiste en grabar en una superficie
de metal o vidrio (según los requerimientos para cada tipo), una determinada
figura, logotipo o dibujo. Para llevar a cabo el proceso de Sand Blast, es
necesario un tipo de arena especial (grano de arena con un determinado calibre)
dependiendo del tipo de superficie que va a ser grabado (grano especial para
vidrio, grano especial para metal). Además de lo anterior, el proceso requiere un
compresor de aire al igual que una pistola de aplicación; en el caso de
TECNIFINISH son realizadas unas adaptaciones tanto a la pistola como al
compresor de aire que son utilizados para el proceso de Pintura Electrostática.
Con la adaptación de las herramientas, se busca poder producir un chorro de arena
de alta presión; este chorro permitirá el grabado de la figura que el cliente solicite
y la limpieza de todo tipo de pieza metálica (el chorro de arena a alta presión,
permite limpiar piezas metálicas de cualquier tipo de impureza). Se requiere
además, que la pieza de vidrio o metal, sea cubierta con cinta adhesiva sobre la
cual se traza y corta el dibujo deseado; generalmente este proceso es llevado a
cabo con ayuda de un sistema plotter el cual, según las dimensiones de la pieza y
de las especificaciones de la figura que se quiere realizar, imprime la cinta
adhesiva con las trazas de las respectivas áreas que van a quedar desprotegidas en
la superficie. Las áreas desprotegidas, son las que posteriormente serán objeto de
la acción erosionante de la arena lanzada a presión. De esta manera se desgasta el
vidrio o el metal y se obtienen efectos de volumen que favorecen al diseño.
7.2.2.1 Etapas del proceso
El proceso de Sand Blast o grabado con chorro de arena de alta presión consta de
los siguientes subprocesos:
20 Grabado con Arena
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148
1. Preparación de la pieza.
2. Diseño del logotipo, figura o dibujo.
3. Aplicación del chorro de arena de alta presión.
4. Empaque y despacho.
Cada uno de los subprocesos consta de diferentes controles que se describirán a
continuación:
7.2.2.1.1 Preparación de la pieza
Este subproceso se lleva a cabo cuando la pieza a ser grabada es entregada
en las instalaciones de TECNIFINISH; allí un operario se encarga de
recibir las piezas (número de piezas y estado) con el fin de examinar y
mantener el control sobre cada una. Realizado el primer control, el
operario se encarga de recibir el dibujo que va a ser grabado, procurando
que este cumpla con las especificaciones de tamaños requeridos y que
estén acordes con la pieza en que se va a grabar la figura. Si el cliente no
posee una clara idea de las dimensiones del dibujo que quiere grabar, es
reunido con los creativos de la compañía para realizar una selección del
posible estilo.
Es necesario que la pieza metálica o el vidrio en el que se va a aplicar el
chorro de arena a alta presión, tenga unas condiciones de grosor
específicas; por ejemplo, los vidrios poseen un grosor en milímetros y no a
todos los grosores se les puede aplicar el proceso en cuestión (el rango está
entre 5 milímetros de grosor en adelante, o puede ser aplicado en un vidrio
especial: vidrio templado). Si la pieza metálica contiene sustancias que no
permitan el óptimo desempeño del proceso, es requerido un baño previo
por medio del chorro de arena de alta presión con una arena de calibre
distinto a la que es usada para grabar las figuras (este subproceso sólo es
realizado para las piezas metálicas). Si el vidrio se encuentra sucio o con
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149
impurezas pegadas a su superficie es necesario limpiarlo ya sea con
detergente o con ácidos especiales.
7.2.2.1.1.1 Controles
Durante la explicación del subproceso de preparación de la pieza se
mencionaron diferentes controles que son realizados durante el proceso.
Estos controles se efectúan de la siguiente manera:
• Cantidad de piezas recibidas (CPR): Al igual que en el proceso de
pintura electrostática, las piezas que van a ser grabadas son
recibidas por un operario el cual se encarga de contarlas. Este
control se realiza manualmente.
Los sistemas de información brindan la posibilidad de mantener un
orden específico sobre cada uno de los lotes de piezas que van a ser
grabados. Lo anterior permite además apoyar el control manual, de
manera que se puedan tener consecutivos de lotes producción; así
por ejemplo, si el consecutivo a asignar al lote en el sistema de
información le corresponde el número 0043, este mismo será el
identificador del lote de trabajo físico (todas las piezas recibidas) a
lo largo del proceso; el sistema de información (parecido a una
pequeña Base de Datos), puede contener la hora de entrada del lote
de piezas, número de piezas metálicas, número de piezas de vidrio,
grosor de cada pieza y tener especificado el tipo de dibujo que se
quiere realizar en cada una de ellas. Como mencionamos
anteriormente, con base en las herramientas computacionales
existentes en la compañía (Microsoft OFFICE 2000), se puede
mantener un soporte del número de piezas que van a ser grabadas,
el costo de producción por pieza y en general, especificar el tipo de
pieza (vidrio y metal), sus dimensiones, entre otros atributos. El
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150
procesamiento de datos que se realice debe tener en cuenta los
controles específicos descritos en el capítulo 5.
Existen diferentes herramientas computacionales en el mercado
colombiano que permiten realizar y apoyar este tipo de controles
(Ver Capítulo 6 “Herramientas Computacionales”). Un análisis
general de la(s) herramienta(s) computacional(es) que mejor se
adapten a las condiciones de la empresa TECNIFINISH se realizará
posteriormente (ver Capítulo 5. Recomendaciones).
• Estado de todas y cada una de las piezas (EP): este proceso se
realiza de igual manera que en el proceso de Pintura electrostática,
explicado anteriormente.
Al igual que en el control anterior (CPR), el apoyo de las
herramientas computacionales nos permitirá realizar un mejor
control sobre el estado de todas y cada una de las piezas. Partiendo
de la relación existente entre éste control (EP) y el control anterior
(CPR), que son ejecutados en el mismo instante (al recibir el lote
de piezas), el registro de entrada del lote puede tener una
descripción del estado de cada una de las piezas (por ejemplo, un
lote de trabajo con consecutivo 0043 contiene 3 piezas de vidrio de
6 milímetros de grosor, desportillados en sus orillas y 5 piezas
metálicas con rayones profundos), para así tener un documento
soporte, tanto para conocimiento de todos los operarios que
trabajan con cada una de las unidades del lote, así como para el
cliente. Al desarrollar este procedimiento (apoyado
computacionalmente), se deben ejecutar controles específicos en el
procesamiento de datos desarrollados en el capítulo 5.
• Control de Dibujo(CDD): este proceso es realizado por el mismo
operario que recibe las piezas de un lote, quien en el momento de
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151
terminar la revisión y evaluar el estado de las piezas, se encarga de
recibir el dibujo el cual debe contener un boceto del dibujo a grabar
especificado en dimensiones. El operario se encargará de verificar
que las dimensiones descritas para el dibujo estén acordes con las
dimensiones de la pieza y en caso contrario remitir el dibujo al área
de diseño.
Las herramientas computacionales nos permiten, mantener un
control adecuado de las dimensiones del dibujo que se requiere
grabar. Para lo anterior es necesario, que el operario que recibe el
dibujo y que ya ha recibido cada pieza (y por ende ya ha
diligenciado un formato referente a las dimensiones de las piezas),
tenga la posibilidad de ingresar algunas dimensiones especificas del
dibujo y se pueda saber si es posible grabarlo. Por ejemplo, si la
dimensión del vidrio es de 1,5 metros de alto por 1 metro de ancho
y las dimensiones del dibujo requerido son de máxima altura 1,65
metros por ,95 metros de ancho, el dibujo es rechazado y enviado a
rediseñar.
Es claro que las herramientas computacionales juegan un papel
muy importante en este nivel, puesto que permiten realizar un
control que podría pasar desapercibido por el operario.
Adicionalmente, un registro de rechazos permite al operario revisar
el rechazo con un nuevo diseño y, verificar que el nuevo diseño
está dentro de las dimensiones estipuladas.
• Control de limpieza(CDL): Para lograr los resultados esperados en
el proceso de Sand Blast, un operario se encarga de verificar que la
pieza (ya sea metálica o de vidrio) no presente partículas y/o
engrases que puedan afectar el proceso. Dependiendo del tipo de
material (metal o vidrio), el operario se encarga de limpiar la pieza
en su totalidad ya sea mediante un baño con chorro de arena a alta
ISC-2003-1-1
152
presión para las piezas metálicas o con jabones o ácidos tanto para
vidrio como para metales. Es necesario tener control sobre las
diferentes partículas que se pueden presentar en las piezas, puesto
que en muchos casos se puede optar por un tipo de limpieza que no
arroje los resultados esperados y a cambio arroje gastos
económicos y de tiempo. Este control se desarrolla manualmente.
Como mencionamos, el control manual que se aplica en esta fase,
busca que cada pieza (metálica o de vidrio) no presente partículas
y/o engrases nocivos para el objetivo del proceso. Para efectuar un
puente entre el control CDL y el CSL es importante el diseño y
utilización de formatos donde se especifique de cada pieza qué tipo
de sustancia se encontró y cómo se eliminó; lo anterior permitirá
que el supervisor pueda verificar específicamente el tipo de
sustancia sobre una determinada pieza que se ha eliminado. Esto
requiere que los sistemas de información que antes mencionamos
sobre el control de entrada de lotes de trabajo estén perfectamente
implementados.
• Control sobre la limpieza(CSL): Es realizado de la misma manera
que en el proceso de pintura electrostática. Los controles sugeridos
en el proceso de pintura electrostática, aplican de igual manera para
el proceso de Sand Blast.
7.2.2.1.2 Diseño del logotipo, figura o dibujo
Después de que la pieza se ha preparado para el proceso, ésta es enviada al
planchón donde se realiza la adhesión del papel con el respectivo diseño
del dibujo que se quiere grabar.
En el área de diseño se elabora el dibujo según las especificaciones
entregadas por el cliente para elaborar el dibujo en escala real, el cual es
impreso en el plotter para luego ser adherido a la pieza. El plotter imprime
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153
el dibujo a escala 1:1 (escala real); el dibujo impreso contiene las trazas
que deben ser despegadas de la superficie para que éstas áreas queden
expuestas a la aplicación del chorro de arena de alta presión.
7.2.2.1.2.1 Controles
El programa de diseño del plotter permite especificar las dimensiones de
cada una de las partes de dibujo, así como manejar los dibujos con
diferentes layers (capas), según la complejidad del dibujo que se quiere
grabar.
El programa mismo contiene controles para el procesamiento de datos; así
por ejemplo, no permite el ingreso de letras en campos destinados para
datos numéricos, controla que las dimensiones del dibujo estén dentro de
los perímetros de las dimensiones de la pieza, regula la escala (el tamaño)
para todos los componentes de un dibujo, es decir, que si aumenta el
tamaño de la figura aumenta toda el dibujo, entre otros. Muchos controles
en esta parte están ligados a los diferentes procesamientos de datos que
realice un operario. Éste procesamiento de datos debe ser desarrollado
siguiendo los controles específicos para el procesamiento de datos
especificados en el capítulo 5.
7.2.2.1.3 Aplicación del chorro de arena de alta presión
Siguiendo con el desarrollo de las etapas del proceso de Sand Blast, nos
encontramos ahora con la aplicación del chorro de arena de alta presión.
En ésta parte se requiere que el compresor de aire se encuentre regulado de
manera que el chorro de arena a alta presión permanezca constante durante
la aplicación en la superficie. Igualmente, la boquilla de la pistola de
aplicación debe estar en óptimas condiciones de manera que no logre
taponarse durante el proceso.
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154
7.2.2.1.3.1 Controles
Al igual que los otros subprocesos, la aplicación del chorro de arena a alta
presión, requiere de ciertos controles especiales que se explican a
continuación:
• Estado del compresor(EDC): Este control se desarrolla de la
misma manera que fue implementado en el proceso de pintura
electrostática en el subproceso de “Recubrimiento de la pieza con
la pintura en polvo” control EDC.
Los sistemas de información para este control buscan la
implementación de historiales que permitan conocer condiciones
del compresor para un determinado tipo de aplicación. Recordemos
que la presión del chorro de arena para grabar en vidrio es distinta a
la presión para grabar en metal. Lo anterior permitirá llevar un
adecuado control EDC, para un determinado tipo de grabado.
• Estado de la pistola(EDP): Al igual que el compresor y debido a
las adaptaciones que debe realizar la compañía para poder utilizar
la pistola, es necesario que se verifique el tipo de boquilla que va a
ser utilizado para la aplicación del chorro de arena de alta presión.
Este control se realiza manualmente.
Los sistemas de información aplican de igual manera que el control
EDC.
• Tiempo del chorro(TDC): el chorro de aplicación debe ser aplicado
dentro de un estándar de tiempo con el fin de que el grabado
alcance la erosión perfecta y no se vea afectada la pieza con una
quebradura (en caso de los vidrios) o no se consiga la
homogeneidad en el grabado (en caso del metal y el vidrio). La
duración del chorro depende en gran medida del tipo de pieza, su
ISC-2003-1-1
155
espesor y el diseño que se quiere grabar. Este proceso es realizado
manualmente por el operario encargado.
El tiempo del chorro de arena a alta presión puede generar una
mala culminación del proceso. Si se deja un lote de producción o,
una pieza durante mucho tiempo expuesta al chorro de arena, el
proceso puede arrojar resultados indeseados. Para que se consigan
los resultados esperados, es necesario que se conozca de antemano
la cantidad de tiempo que debe permanecer una pieza con
determinados atributos en el chorro de arena de alta presión. Los
historiales que pueda tener la empresa basados en la recolección de
datos sobre determinado tipo de producción, juegan un papel
importante puesto que permiten que el control TDC se realice de
manera adecuada y exacta, de tal forma que no se presenten
pérdidas económicas en el proceso, como son gastos de materia
prima y en el peor de los casos, reponer la pieza que fue entregada
por el cliente y rehacer todo el proceso hasta que el resultado sea
el esperado.
7.2.2.1.4 Empaque y despacho
En este proceso se verifica que todas las piezas hayan sido pasadas por los
procesos anteriores y son limpiadas con un paño húmedo. Posteriormente
son empacadas y organizadas en la zona de despachos.
7.2.2.1.4.1 Controles
Los controles realizados en éste proceso son los siguientes:
• Piezas despachadas (PDD): Este control se desarrolla de la misma
manera que fue implementado en el proceso de pintura
electrostática en el subproceso de “Empaque ” control PDD.
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156
Como mencionamos en el subproceso de preparación,
específicamente en el control de “Cantidad de piezas recibidas
(CPR)”, al recibir un determinado lote de producción, es necesario
que se realice un registro de entrada con la cantidad de piezas
recibidas, así como de las condiciones de éstas. Dicho registro debe
ser conocido tanto por el cliente como por los operarios que
intervienen a lo largo del proceso. Lo anterior permite que el
control PDD (piezas despachadas) se realice de manera adecuada,
confrontado la información recibida de tal forma que se realice el
despacho adecuado de las piezas y se pueda dejar un soporte que
determine la fecha, hora, persona que recibe el lote producido, así
como las condiciones en que es despachada cada pieza.
Este tipo de control apoyado computacionalmente permite además
conocer en un determinado momento, qué lotes de producción se
encuentran pendientes, cuáles se encuentran en proceso, y cuáles
son los tiempos estimados para cada lote pendiente. Permite
además, apoyar la planeación administrativa de la compañía así
como conocer de antemano las fechas de entrega de nuevos lotes de
trabajo que ingresen a la empresa o determinar qué cambios de
producción se pueden llevar a cabo dependiendo de la prioridad del
pedido (vale la pena mencionar que se pueden presentar lotes de
trabajo con mayor prioridad que otros y el apoyo de sistemas de
información nos brinda la posibilidad de modificar los lotes de
producción de manera que se pueda cumplir dentro de los límites
de entrega con todos los pedidos).
Como un aporte a los diferentes controles de que se deben implementar en
TECNIFINISH para el mejoramiento del proceso de pintura electrostática, se
sugieren los formatos de control Anexados en el ANEXO 2 “Formatos de control
Proceso Sand Blast”. El anterior Anexo corresponde los formatos de control que
se vinieron trabajando a lo largo del proceso antes mencionado.
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157
7.3 Proceso Administrativo de TECNIFINISH
El proceso administrativo de TECNIFINISH consiste en la planeación,
organización, dirección y control de los diferentes recursos disponibles en la
compañía, entendiendo por recurso, aquellos datos e información referentes a los
diferentes niveles administrativos que se presentan en TECNIFINISH.
Durante la explicación de los procesos administrativos de TECNIFINISH,
mostraremos que el procesamiento de datos de los diferentes recursos son
primordiales para que se logre una mejor armonía entre los procesos de
producción y los procesos administrativos. Lo anterior permite que la compañía
no incurra en gastos innecesarios y se pueda tener una mejor planeación,
organización, dirección y control sobre todos los componentes de la compañía; la
buena disposición en la utilización de los recursos, genera beneficios de los costos
en el sistema, mejorando su condición financera y la condición económica y
social de su componente humano.
Como fue tema de investigación en el marco teórico de la presente TESIS,
existen problemas tangibles en la aplicación de métodos para el proceso
administrativo en los niveles informáticos en el entorno industrial colombiano y
los pocos no son aplicados de la mejor manera. A pesar de lo anterior
TENIFINISH presenta sus procesos administrativos bien definidos que le
premiten generar planeaciones y controles tácticos y operativos de los diferentes
procesos de la organización, pero estos requieren de un estrecho ligamiento entre
los administrativos y los procesos de producción, lo que permitiría una
planeación, organización, dirección y control más exacto sobre el entorno de la
compañía.
A continuación definiremos el proceso administrativo general de TECNIFINISH
y estableceremos los diferentes subniveles administrativos que se presentan,
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158
definiendo para cada uno sus etapas de planeación, organización, dirección y
control.
7.3.1 Manejo de Insumos e inventarios (MDI)
Uno de los principales manejos administrativos que deben ser tratados en
TECNIFINISH es el manejo de los materiales o insumos necesarios para un
determinado lote de producción. Un procedimiento normal en cualquier tipo de
empresa manufacturera se basa en utilizar como insumos aquellos materiales que
el proceso de producción requiere y que están contenidos dentro del inventario
general que maneja la PYME. En el caso de TECNIFINISH, el manejo de
inventarios es practicamente inexistente; En el momento de llegar un lote de
producción, se calcula la cantidad de insumos que se requieren (generalmente este
cálculo es llevado a cabo debido a la experiencia de los operarios), se observa en
bodega la cantidad existente de un determinado insumo, pero como no presenta un
manejo de inventario con un abastecimiento adecuado de los diferentes insumos
suficientes y necesarios, en muchos de los casos, los insumos faltantes son
solicitados a alguna de las empresas proveedoras. Lo anterior nos muestra que
TECNIFINISH a pesar de tener insumos sobrantes de lotes de producción
anteriores, no tiene especificado la cantidad de insumos que posee en bodega (los
insumos almacenados en la empresa son considerados como inventarios), lo que
trae como consecuencia un mal manejo de inventarios. Adicionalmente, el manejo
actual de inventarios genera que la empresa deba realizar inversiones en insumos
que con frecuencia han presentado alzas en sus precios, con ello la planeación de
costo de producción y por ende la utilidad se ven afectadas sustancialmente.
Los sistemas de información juegan un papel importante en este proceso; con
ellos se puede establecer un manejo adecuado de inventarios, abasteciendo el
almacén o bodega con suficientes insumos para los distintos tipos de producción
que presenta TECNIFINISH. La planeación se realizaría de forma más exacta; así
por ejemplo, al momento de recibir un lote, el administrador o gerente y en
general los distintos supervisores de los procesos de producción podrían estipular
la cantidad exacta de insumos necesarios para el tipo de producción (basados en
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159
historiales de producción21), se podría comenzar la producción sin retardo
generado por la espera de los insumos para la producción, no sería necesario
realizar inventario en bodega para estipular la cantidad existente para un
determinado insumo (recordemos que al momento de calcular los insumos
necesarios para un lote de producción se verifica en bodega qué cantidad de
insumos existen) lo que genera pérdida de tiempo innecesaria si se tuviera
implementados los sistemas de información, y se mantendría un volumen de
inventario que pudiera responder a cualquier tipo de producción de manera que
los procesos de producción no se vieran afectados; todo lo anterior se vería
reflejado en la finanzas de la compañía positivamente.
Dentro de lo explicado anteriormente es claro que existen determinados controles
que mejorarían la dirección y planeación del proceso administrativo que se lleva a
cabo en TECNIFINISH. Los controles que se pueden generar están basados en los
sistemas de información los cuales, como explicamos, permitirían que la
compañía tuviera un mejor conocimiento de los diferentes recursos existentes, al
igual que de su entorno.
7.3.2 Cuenta por Cobrar (CxC)
Las cuentas por cobrar o deudores comprende el valor de las deudas a cargo de
terceros y a favor de TECNIFINISH, incluídas las comerciales y no comerciales22.
Como únicos deudores de TECNIFINISH encontramos a sus clientes, los cuales
registran los valores a pagar a la empresa por el concepto de productos
terminados y/o servicios ofrecidos así como la financiación de los mismos.
En relación con los procesos de producción, al finalizar la producción de un
determinado lote, éste es entregado al cliente con la factura según las
especificaciones estipuladas por la legislación colombiana23, con el valor
acordado entre la dos partes (Tecnifinish y el Cliente) y estipulando la forma de
21 Los historiales de producción fueron explicados en el capítulo 6 referente a los procesos de producción de TECNIFINISH. 22 Tomado de las normas contables del Plan Único de Cuentas (P.U.C.)
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160
pago (de contado, a 30 días o con cheques). Al momento de ser generada la
factura, ésta se constituye en un soporte contable de una cuenta por cobrar. Hasta
no ser cancelada su totalidad la factura continuará siendo una cuenta por cobrar la
cual hace referencia a un cliente que está debiendo determinado número de factura
por determinado servicio o producto (puede existir una relación entre la factura de
venta y el consecutivo de producción que se menciono en los procesos de
producción).
Cumpliendo con la legislación colombiana, TECNIFINISH le presenta a sus
clientes la factura por el lote de producción inmediatamente terminado, el cual
presenta un consecutivo (número de factura de venta), los datos del cliente al que
se le está facturando, el concepto y valor por el que se le realiza la factura.
Adicionalmente, TECNIFINISH genera un reporte para la empresa prestadora del
servicio de Contabilidad por Outsourcing24, donde se presenta una relación de los
diferentes deudores con las respectivas facturas de venta sin pagar (cuentas por
cobrar) con su valor y la forma de pago. Este cuadro de relación es realizado es
Microsoft Excel 2000 y los diferentes procesamiento de datos deben tener en
cuenta los controles específicos descrítos en el capítulo 5. El cuadro de relación,
permite tener un control sobre los diferentes clientes y en específico sobre todos y
cada uno de los soportes contables (facturas de venta) que faltan por cancelar.
Adicionalmente permite que el gerente o administrador conozca la situación
financiera y con ello realizar la toma de decisiones que más le convenga a la
compañía. Además de lo anterior, permite a la compañia evaluar si para un
determinado cliente (que adeuda una gran cantidad de facturas o en sí mucho
dinero), se le pueda continuar realizando lotes de producción sin recibir abonos a
facturas que el cliente deba.
Los sistemas de información también juegan un papel importante en este
subproceso administrativo, debido a que los soportes que se generan permite una
pronta toma de decisiones a niveles administrativos que efectarán los procesos de
producción y el entorno de la compañía. Además de lo anterior, los sistemas de
información permitirán controlar de manera más adecuada y rápida los diferentes
23 Estatuto Tributario Art. 617 ley 223 de 1995, art.40
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deudores y en general las facturas de ventas que aún no han sido canceladas en su
totalidad, permitiendo con ello que la planeación, dirección y organización se
generen de manera más eficiente en el entorno de la compañía. Ver Capítulo 2.
7.3.3 Pasivos (PS)
Los pasivos de la TECNIFINISH, agrupan las diferentes cuentas que representan
las obligaciones contraídas por la empresa en desarrollo del giro ordinario de su
actividad, pagadera en dinero.
Dentro de los pasivos de TECNIFINISH se encuentran comprendidas sus
obligaciones financieras, los proveedores, las cuentas por pagar, los impuestos,
gravámenes y tasas, las obligaciones laborales, como las importantes25. La
explicación a los anteriores pasivos se desarrolla a continuación:
7.3.3.1 Obligaciones financieras(OF)
Según el plan único de cuentas de la legislación colombiana, las
obligaciones financieras comprenden el valor de las obligaciones
contraídas por TECNIFINISH mediante la obtención de recursos
provenientes de establecimientos de crédito o de otras instituciones
financieras (en el caso de TECNIFINISH, corporaciones de ahorro y
bancos).
Los Bancos a los que TECNIFINISH le debe, generan un extracto
con el valor y el concepto de la obligación. Al cancelar el extracto
que el banco envía, TECNIFINISH genera un documento soporte
(que para términos contables debe ser un comprobante de Egreso),
donde está especificado el valor cancelado o abonado, la forma de
pago (en caso de ser realizado mediante cheque se deberá
especificar el número de cheque con que fue cancelado), el
24 La empresa prestadora del servicio de Contabilidad es Alonso Asesores Tributarios. 25 Tomado de las normas contables del Plan Único de Cuentas (P.U.C.).
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162
extracto que se está cancelando y la obligación financiera que se
realiza.
Los soportes que genera TENIFINISH permiten tener un control de
los pagos que se han realizado; adicionalmente, se genera en una
hoja de cálculo Microsoft Excel 2000 una relación con los
diferentes pagos realizados especificando aquellos efectuados a los
diferentes establecimientos de crédito e instituciones financieras.
7.3.3.2 Proveedores (PR)
Teniendo en cuenta la legislación colombiana que aplica en las
empresas PYMES del sector manufacturero (Plan único de cuentas),
los proveedores son aquellos que brindan los insumos que son
utilizados por TECNIFINISH para la producción de un producto o un
servicio. TECNIFINISH registra el valor de las obligaciones contraidas
por concepto de la adquisión de los bienes y/o servicios para la
fabricación de los productos para la venta en desarrollo de las
operaciones relacionadas directamente con su objeto social26.
Cuando TECNIFINISH realiza el pedido de insumos a uno de sus
proveedores, el proveedor debe generar un factura de venta con las
especificaciones requeridas por la legislación colombiana (ley 223 de
2002, art. 64) donde se encuentra especificado el valor de la factura, el
concepto por el cual se realiza la factura (generalmente es la
especificación de los insumos requeridos por TECNIFINISH) y la
fecha de facturación. Sin las anteriores especificaciones, la factura que
presente el proveedor no se podrá constituir como un soporte contable.
Al recibir TECNIFINISH la factura de venta del proveedor, ésta se
constituye en un pasivo de la compañía hasta que es cancelada en su
totalidad. Al momento de ser cancelada la factura, el proveedor debe
26 El objeto social es a qué actividad se dedica la empresa
ISC-2003-1-1
163
dar por cancelada la factura de venta mediante un sello de recibido en
la copia de factura con que queda TECNIFINISH (para el soporte
contable); por su parte, TECNIFINISH deberá generar un documento
de soporte de pago como se indicó anteriormente un comprobante de
egreso, donde esté especificada la fecha de pago, la factura que se está
pagando y la forma de pago (en caso de haberse efectuado el pago
mediante un cheque se deberá especificar el número del cheque).
Como en los anteriores sub procesos administrativos, la realización de
los sistemas de información (un cuadro de relación de los diferentes
proveedores a los que se les debe una factura), permite realizar la toma
de decisiones por parte de los entes administrativos con el fin de que
las finanzas de la empresa no se vean afectadas y lo más importante,
que los pagos a los proveedores no se acumulen y en caso determinado
el proveedor no continue suministrando a TECNIFINISH sus
productos lo que generaría un detención de los lotes en producción que
se tenga en planeación o en proceso. El procesamiento de datos al
momento de realizar los sistemas de información, requieren de los
controles específicos descrítos en el capítulo 5.
7.3.3.3 Cuentas por pagar (CxP)
Las cuentas por pagar son aquellas que comprenden, según el plan
único de cuentas de la legislación colombiana, las obligaciones
financieras contraídas por TECNIFINISH. Dentro de las cuentas por
pagar propias de TECNIFINISH y a manera de ejemplo, se encuentran
los costos y gastos por pagar. Así por ejemplo, TECNIFINISH registra
aquellos pasivos por la prestación de servicios y honorarios entre otros;
La empresa que realiza el servicio de Contabilidad, se contituye en
una cuenta por pagar en el momento en que ésta presenta la factura
correspondiente a los honorarios por el asesoramiento contable que fue
ISC-2003-1-1
164
realizado en un determinado periodo. Esta cuenta se maneja de igual
manera que la cuenta de proveedores.
Muchas de los sistemas de información que son requeridos en este sub
proceso son desarrollados por la empresa que realiza el asesoramiento
contable de TECNIFINSH; esta empresa a su vez entrega a
TECNIFINISH los soportes contables necesarios para el sistema de
información e historiales de TECNIFINSH.
7.3.3.4 Impuestos gravámenes y tasas (IGT)
Dentro del proceso administrativo de los pasivos, se deben tener en
cuenta aquellos valores de los gravámenes de carácter general y
obligaciones a favor del Estado colombiano y que están a cargo de
TECNIFINISH por los diferentes conceptos estipulados por la
legislación colombiana (impuesto de renta, sobre las ventas IVA, de
industria y comercio ICA, de valorización, entre otros).
Al igual que algunas de las cuentas por pagar de la compañía, los
soportes contables de los impuestos gravámenes, junto con los sistemas
de información que son requeridos en este sub proceso, son
desarrollados por la empresa que realiza el asesoramiento y
procesamiento de datos contables de TECNIFINISH; esta empresa a su
vez entrega a TECNIFINISH los soportes contables necesarios para el
sistema de información e historiales de TECNIFINISH. Por ejemplo, la
empresa de outsourcing contable se encarga de realizar todos los
cálculos de impuestos gravámenes con base en los soportes contables
entregados por TECNIFINISH; además, diligencia los distintos
formularios de impuestos y se los entrega a TECNIFINISH con una
copia de soporte para que sea archivada en la documentación de la
compañía con el fin de que sea utilizada tanto de soporte
administrativo como de historial del sistema de información.
ISC-2003-1-1
165
7.3.3.5 Obligaciones laborales (OL)
Las obligaciones laborales son aquellas en las cuales se registra el
valor de las obligaciones de TECNIFINISH con cada uno de sus
trabajadores por concepto del auxilio de cesantías, como consecuencia
del derecho adquirido de conformidad con las disposiciones legales y
los acuerdos laborales existentes.
Las obligaciones laborales son explicadas en el subproceso
administrativo de Recursos Humanos.
7.3.4 Recursos Humanos (RRHH)
Los procesos administrativos requieren un manejo especial de los Recursos
humanos donde se encuentran estipuladas ciertas obligaciones laborales (OL) que
adquiere TECNIFINISH con cada uno de sus trabajadores por concepto del
auxilio de cesantías, como consecuencia del derecho adquirido de conformidad a
la legislación colombiana27. Por lo anterior TECNIFINISH, por ser una empresa
que maneja nómina de empleados presenta las siguientes obligaciones laborales,
propias del sub proceso administrativo de RRHH28:
1. Elaborar y suscribir contratos de trabajo.
TECNIFINISH está en obligación de realizar un contrato con cada
uno de sus empleados. El contrato puede ser verbal o escrito, donde
esté estipulado el índole del trabajo, la forma de remuneración y los
períodos de pago. En el caso de TECNIFINISH los contratos son
realizados en forma verbal a tiempo indefinido.
2. Cumplir con la s prestaciones sociales a cargo exclusivo de los
empleadores.
27 ley 100 ley del trabajo 28 Tomadas de la Guía legis para la pequeña empresa 2002
ISC-2003-1-1
166
a. Primas de servicios. Remuneración económica que es
entregada a un empleado por el trabajo realizado en un
periodo de seis meses. TECNIFINISH entrega esta prima
como un pago adicional que debe tener un soporte de pago
firmado por el empleado que recibe la prima.
b. Calzado y vestido de labor. TECNIFINISH posee
trabajadores permanentes que devengan hasta dos salarios
mínimos, a quienes debe entregarle una dotación de calzado
y vestido de labor adecuada para el servicio prestado. Es
necesario que para la entrega de dotación exista un soporte
de su entrega, se encuentre firmado por los empleados que
reciben los implementos.
c. Auxilio de cesantía y Intereses sobre cesantía.
TECNIFINISH le paga anualmente a sus empleados el
aporte de cesantías. Les reconoce un interés mensual a cada
empleado por las cesantías pagadas anualmente,
correspondiente al 12%. Es necesario la existencia de un
soporte donde se especifique el pago de los intereses que se
realizó y que sea firmado por lo empleados.
d. Vacaciones. TECNIFINISH está obligado a conceder a sus
trabajadores por cada año de servicio, quince días hábiles
consecutivos de vacaciones y proporcionalmente por
fracciones superiores a 180 días.
e. Auxilio de transporte . Los empleados de TECNIFINISH
reciben de TECNIFINISH un auxilio económico. Es
necesario la existencia de un soporte donde se especifique
el pago del auxilio de transporte que se realizó y que sea
firmado por los empleados.
3. Cumplir con las obligaciones laborales periódicas de los
empresarios.
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167
a. Aportes parafiscales. TECNIFINISH tiene dos trabajadores
permanentes, por ello, efectúa los aportes
parafiscales destinados a las entidades o caja de
compensación familiar. Generalmente estos pagos
son realizados presentando un formulario específico
de la caja de compensación familiar a la que se
encuentra afiliada TECNIFINISH.
b. Afiliación y aportes a la seguridad social. TECNIFINISH
como empleador se encuentra obligado legalmente a afiliar
a sus trabajadores al sistema de seguridad social integral y
aportar proporcionalmente para la financiación de los
riesgos con que el sistema ampara a la población afiliada.
c. Obligación de informar. Todo accidente de trabajo o
enfermedad profesional que ocurra en una empresa deberá
ser informado por el respectivo empleador a la entidad
administradora de riesgos profesionales y a la entidad
promotora de salud, de la misma manera, dentro de los dos
días hábiles siguientes de haber ocurrido el accidente o
diagnosticada la enfermedad.
Todos los procedimientos anteriormente señalados deberán tener un soporte que,
según el caso que amerite, deberá ser firmado por el empleador como prueba de
que el subproceso de RRHH se está llevando de manera correcta y así evitar
problemas laborales con los empleados de TECNIFINISH. Adicionalmente, la
planeación realizada por TECNIFINISH deberá tener en cuenta los
procedimientos aquí establecidos y deberá cada uno tener un soporte ya sea para
el sistema de información como para los historiales de la empresa.
Como conclusión general muchos de los procesos administrativos están ligados
con la contabilidad general de la compañía y las finanzas de la mismaLa relación
de los procesos Administrativos se cuentra detallada en la tabla 7, donde se
muestra que en ciertos procesos pueden afectar el buen desarrollo de otrros
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168
procesos; por ejemplo podemos mencionar la relación existen entre los Insumos e
inventarios y proveedores: si alguna de las partes no contiene la información
adecuada puede generar un error crítico para el desarrollo de los procesos
administrativos. Para que la contabilidad y estados financieros arrojen los
resultados más acordes a la realidad de la compañía, es necesario que los datos
procesados estén soportados por las diferentes facturas de venta, facturas de
compra, comprobantes de egreso y/o cuentas de cobro en los diferentes niveles del
proceso administrativo y que se encuentre dentro del marco legal de la legislación
colombiana.
Con el fin de implementar los sistemas de información, muchos de los formatos
y/o documentos de soporte que sirvan ya sea para un mejor control de tanto los
procesos administrativos como los de producción, es necesario que el
procesamiento de los mismos se realice teniendo en cuenta los controles
específicos descritos en el capítulo 5.
PS Procesos
Admin.
MDI
CxC OF PR CxP IGT OL
RRHH MDI X X X X CxC X X
OF X X PR X X X
CxP X X X IGT X X X X X X X
PS
OL X X X RRHH X X
Tabla 7. Relación procesos administrativos
7.4 Políticas de seguridad
La Auditoría de Sistemas tiene como uno de sus principales elementos el que el
Auditor cuente con la disponibilidad y conocimiento de un conjunto de políticas y
procedimientos por parte de los usuarios, operarios y demás personas que tengan
acceso a los sistemas de información de la organización. El conocimiento de estas
políticas y procedimientos por parte del personal mencionado permitirá poseer un
mejor control sobre todos y cada uno de los procesos (productivos y
ISC-2003-1-1
169
administrativos) que requieran el apoyo de los sistemas de información contenidos
dentro de los computadores de la empresa.
La falta de políticas y procedimientos a niveles de seguridad de la información es
uno de los problemas más predominantes de las PYMES manufactureras del
sector manufacturero. La protección de la información de los diferentes peligros,
tanto externos como internos, es hoy en día uno de los riesgos prioritarios que las
PYMES desean enfrentar. TECNIFINISH no es la excepción.
Las políticas de seguridad que se buscan exponer en el presente documento, están
encaminadas a orientar e impartir las diferentes instrucciones necesarias para la
comprensión de todos y cada uno de los aspectos de seguridad de la información.
Las políticas serán entonces, una contribución para la formación del plan maestro
para la implementación efectiva de las medidas de protección necesarias a los
niveles de identificación y control de acceso, datos de respaldo (copias de
seguridad), planes de contingencia y en sí, detección de agentes externos que
busquen desviar el correcto funcionamiento de los procesos productivos y
administrativos que requieren los sistemas de información.
Todas aquellas políticas que se buscan incluir dentro de la planeación
administrativa de la compañía buscan incluir declaraciones generales sobre las
metas, objetivos y responsabilidades de los empleados (supervisores y operarios)
con relación a las posibles “violaciones” a la seguridad que se puedan presentar a
cualquier nivel productivo y administrativo. Generalmente las políticas de la
compañía están relacionadas con todas y cada una de las normas, instrucciones o
procedimientos implementados por la compañía y que van encaminados al alcance
de manera adecuada de los objetivos de la compañía.
El documento como aporte del trabajo de Auditoria de sistemas es generalmente
uno sobre políticas de seguridad, el cual busca contener entre otras cosas:
• Definición de seguridad para los activos de información.
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170
• Responsabilidades.
• Planes de contingencia.
• Control de acceso a la información. (Sistema de control de acceso).
• Respaldo de datos.
• Manejo de virus e intrusos.
Adicional a lo anterior, se busca incluir la forma de comprobar el cumplimiento
de las funciones y responsabilidades designadas así como las diferentes medidas
disciplinarias.
Antes de iniciar la elaboración de las políticas de seguridad, es necesario aclarar
quién o quiénes son los responsables de realizar la función de promulgación y
aplicación, dependiendo del tipo de compañía que estamos tratando. En nuestro
caso TECNIFINISH. Con la especificación de las funciones de promulgación y
aplicación, se evita el riesgo de malos entendidos que puedan repercutir en el
desarrollo normal de la compañía. Otro factor que se debe tener en cuenta, está
relacionado con la conciencia de los altos directivos de la compañía. Si los Altos
directivos no toman conciencia que la información es uno de los activos
primordiales en la compañía y que repercute en el éxito económico y social de la
organización, la seguridad informática no será observada como un aspecto que
requiere mayor atención. Si por el contrario los altos directivos de la compañía
mantienen presente la seguridad de la información, ellos podrían incentivar el
establecimiento de políticas para la misma.
La implementación de las políticas de seguridad está apoyada en el trabajo previo
realizado a lo largo de esta TESIS, específicamente en el Capítulo 4 dónde se
especificaron los procesos de producción y los administrativos de la compañía y
en los cuales se realizó una evaluación de los riesgos, amenazas que se
presentaban en cada una de las tareas realizadas dentro de todos y cada uno de los
procesos de la compañía. La evaluación realizada permitió implementar los
controles necesarios para los diferentes riesgos a los cuales los sistemas de
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171
información están expuestos, así como las vulnerabilidades asociadas a la manera
en que actualmente se realizan los procesos que requieren de los sistemas de
información.
7.4.1 Elaboración de las políticas
La elaboración eficaz del conjunto de políticas de seguridad informática, está
apoyada en los diferentes riesgos que se pueden presentar (ver Capitulo 4), las
necesidades de seguridad actuales y otros casos que pueden proporcionar una
orientación sobre las áreas que más requieren atención. A lo largo del capítulo 4,
se realizó un análisis de los procesos de la compañía donde se recomendaron los
controles para los diferentes riesgos encontrados. Con base a lo anterior, el
procedimiento a seguir consiste en elaborar un conjunto de tópicos que requieren
especial atención dentro de las políticas de seguridad. Este conjunto buscar
contener todas aquellas políticas que van a ser implementadas inmediatamente por
TECNIFINISH, así como aquellas que pueden ser aplicadas en el futuro.
La aplicación de nuevas políticas, frecuentemente se realiza de manera más
adecuada y eficiente si los operarios y empleados de la empresa, en nuestro caso
de TECNIFINISH, son informados de las actividades y procesos que requieren
una mejor manipulación de los sistemas de información, así como de las
diferentes sanciones y correctivos que recibirán si la falta es realizada por ellos.
7.4.2 Definición de Políticas de Seguridad
7.4.2.1 Justificación
La información será siempre uno de los principales activos de cualquier compañía
al igual que los equipos que intervienen en los diferentes procesos. La
preservación de ellos debe ser realizada como explicamos en capítulos anteriores
(Ver. Capítulo 2) por los altos directivos de la compañía. Lo anterior implica que
se deban tomar las decisiones más convenientes para asegurar que la información
y los sistemas de información estén correctamente protegidos de los diferentes
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172
tipos de riesgos como son el mal procesamiento de Datos o el uso de la
información de forma indebida dentro y fuera de la compañía. La información que
sea de propiedad exclusiva de la compañía debe ser protegida de acuerdo a su
importancia. Deben emplearse medidas de seguridad sin importar en qué forma la
información es guardada (Documentos soportes en papel, formatos de control
manuales o sistemas de información apoyados en computador), o como es
procesada (Computadores, proceso de formatos de control manuales). Muchas
veces las protecciones a las que se debe incurrir son restricciones de acceso a los
trabajadores de acuerdo a sus funciones, tareas y cargo.
La finalidad de las políticas de seguridad que describiremos más adelante es
instruir detalladamente sobre cómo mantener más seguros los computadores de la
compañía que apoyan los procesos de producción y el proceso administrativo,
como la información contenida tanto en los computadores como en los sistemas
de información (historiales y formatos de control).
7.4.2.2 Responsabilidades
Los siguientes son los responsables de la seguridad de la información que
consideramos serán implementados paulatinamente en la medida en que
TECNIFINISH lo requiera:
• Comité de Seguridad Informática . Aunque en la actualidad la compañía no
cuenta con dicho comité debido a su tamaño, es necesario constituirlo con
los supervisores de los departamentos de la compañía, así como por el
encargado de la supervisión física del computador, y el representante legal
de la Compañía. El comité tiene dentro de sus funciones elaborar y
actualizar las políticas, normas y procedimientos relativos a la seguridad
de la información. Adicionalmente estará encargado de realizar los
diferentes análisis de riesgos, planes de contingencia y planes de
prevención. Se busca que en cada reunión se evalúen y verifiquen las
situaciones de seguridad informática incluyendo el análisis de incidentes
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173
ocurridos y que estén afectando la información.
• El Jefe de Seguridad. La presencia de una persona responsable de dirigir
las investigaciones sobre incidentes y problemas relacionados con la
seguridad de la información, así como de recomendar las medidas
pertinentes, es necesario dentro de los responsables de la política de
seguridad.
• El Administrador de Sistemas. Es el responsable de establecer los
controles de acceso necesarios sobre los sistemas de información y
computadores que posee TECNIFINISH para cada empleado dependiendo
de sus funciones y tareas. Deberá estar encargado de la supervisión de los
recursos tanto informáticos como de los diferentes sistemas de
información (computadores e historiales). Adicionalmente deberá llevar a
cabo las tareas relacionadas con la seguridad de los sistemas que
supervisa.
• Los trabajadores y empleados. Son responsables de cumplir con todas y
cada una de las políticas que se han implementado con relación a:
o Conocer y aplicar las políticas y procedimientos convenientes con
relación al manejo de los sistemas de información y en específico a
la información vital de la compañía.
o No divulgar información confidencial de la Compañía a personas
no autorizadas.
o No permitir y no facilitar el uso de los sistemas informáticos de la
Compañía a personas no autorizadas.
o No utilizar los recursos informáticos (hardware, software o datos) y
de comunicaciones (teléfono, fax, mail) para otras actividades que
no estén directamente relacionadas con el trabajo en la Compañía.
o Proteger las claves de acceso a los diferentes programas y
computadores de la compañía para que no sean utilizadas por
ISC-2003-1-1
174
personas indebidas (En caso de ser necesario).
o Emplear una contraseña “robusta” es decir, que contenga caracteres
alfanuméricos y que no tenga una relación previsible con el usuario
como son nombres de familiares, fecha de nacimiento, entre otras
(En caso de ser necesario).
o Reportar inmediatamente a cualquier eventualidad que esté
comprometiendo la seguridad de la información y del desempeño
normal de la Compañía. Por ejemplo introducción de Archivos
infectados de virus a los computadores de la compañía,
modificación o pérdida de datos y otras actividades poco usuales.
7.4.2.3 Políticas de seguridad para computadores
A continuación plantearemos una serie de políticas referentes al uso y cuidado de
los computadores:
• Los computadores de la compañía deben usarse en un ambiente seguro; lo
anterior significa que deben ser usados cuando se hayan implementado los
controles apropiados para proteger el software (por ejemplo que el
administrador de sistemas sea el único autorizado para instalar o
desinstalar software en cada computador), el hardware (por ejemplo, que
el computador se encuentre conectado a un regulador de voltaje y las toma
corriente poseen polo a tierra) y los datos (por ejemplo, protección con
antivirus, controles de entrada de datos, controles de salida de datos).
• Los computadores de TECNIFINISH sólo deben ser usados para
actividades relacionadas con el trabajo de la compañía y no para otros
fines, tales como juegos y trabajos personales(cartas e investigaciones).
• Debe respetarse la configuración del hardware y software del equipo
establecido por el administrador de sistemas o por el departamento de
informática.
• No se permite fumar, comer o beber mientras se está usando los
computadores.
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175
• Los equipos informáticos deberán ser protegidos de los riesgos
suministrados por el medio ambiente (por ejemplo, polvo, incendio y
agua).
• Deben usarse reguladores de energía eléctrica y corta picos de voltaje y en
caso de considerarse necesario, deben usarse fuentes de poder (UPS).
• Debe reportarse inmediatamente cualq uier tipo de falla en los
computadores para evitar problemas como la pérdida de la información o
la no disponibilidad de los recursos y servicios informáticos.
• Deben ser protegidos los equipos informáticos con el fin de disminuir los
riesgos de robo, destrucción, y uso indebido. Recomendamos incluir el uso
de vigilancia, alarmas y cerraduras con llave.
• Los equipos que intervienen en los procesos de producción y
administrativos deben ser marcados para su identificación y control de
inventario. Los registros de inventario deben actualizarse periódicamente.
• Los computadores y equipos informáticos al igual que las herramientas
utilizadas en los procesos de la compañía no pueden ser reubicados o
movidos sin previa autorización de los altos directivos. Para sacar un
equipo de la compañía es necesario una autorización escrita y diligenciar
el formato de salida correspondiente.
• La pérdida o robo de cualquier componente de hardware o software debe
ser reportada inmediatamente.
• Para aquellas aplicaciones que lo requieran, es necesario el uso de
contraseñas robustas con el fin de prevenir el acceso no autorizado
• El departamento de sistemas o administrador de sistemas debe configurar
los protectores de pantalla para que después de 10 minutos de inactividad
se ejecute y que solicite contraseña al reanudar actividad. Así mismo, el
usuario del computador debe activar el protector de pantalla manualmente
cada vez que se aleje de su oficina para evitar que la información que está
trabajando no sea vista por personas indebidas.
• Los datos confidenciales de TECNIFINISH que puedan ser mostrados en
la pantalla del computador durante uso de la información, deben
protegerse de ser visto por personas indebidas. Los mecanismos de
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176
control para esta situación son implementados mediante la disposición
adecuada de los muebles de la oficina y protector de pantalla del equipo.
• Se deben implementar sistemas de autorización y control de acceso
(manejo de permisos sobre las aplicaciones y datos) sobre las aplicaciones
y datos contenidos en los computadores de la compañía, con el fin de
restringir o autorizar los permisos como escribir, modificar, crear, o borrar
datos importantes. Estos privilegios y restricciones deben definirse con
relación directa a las funciones y tareas que desempeña cada usuario y
empleado que tiene acceso a las herramientas computacionales.
• Se considera ilegal y está terminantemente prohibido hacer copias o usar
el software que se encuentra en los computadores de TECNIFINISH para
fines personales.
• Los usuarios y trabajadores que tienen acceso a las herramientas
computacionales no deben copiar a ningún medio de almacenamiento
como disquetes, zips o CDs, el software o los datos que se encuentran
almacenados en los computadores de TECNIFINISH sin la aprobación
previa de la gerencia.
• No puede sacarse información o datos de las instalaciones de
TECNIFINISH sin la aprobación previa de la gerencia. Esta política
abarca a aquellos computadores que se encuentran conectados a Internet.
• Debe instalarse y activarse una herramienta antivirus, la cual debe
mantenerse actualizada. Si se detecta la presencia de un virus dentro de
alguno de los computadores de TECNIFINISH, debe ser notificado
inmediatamente al personal encargado y no permitir el uso del
computador hasta que el problema se haya resuelto en su totalidad.
• Si se requieren bajar archivos de Internet así como revisar el correo
electrónico de la compañía, se requiere el uso de un programa antivirus
para examinar los datos que serán almacenados en el computador.
• Se prohíbe la instalación de software no autorizado por el departamento de
Informática.
• Al momento de instalar un nuevo software se debe contar con el permiso
del departamento de informática. Así mismo se deben guardarse las copias
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177
del nuevo software en un lugar seguro.
• No deben usarse disquetes u otros medios de almacenamiento en cualquier
computadora de TECNIFINISH, a menos que se haya realizado una
verificación adecuada de que el medio de almacenamiento no contiene
virus.
• Periódicamente debe realizarse copias de seguridad de los datos que se
encuentran almacenados en el disco duro del computador. Las copias de
respaldo deben guardarse en un lugar seguro, evitando que no sean objeto
de hurto, o calamidades ambientales. Los programas y datos principales de
TECNIFINISH deben ser guardados en un lugar diferente a las
instalaciones de la compañía.
• Los usuarios de las herramientas computacionales son los directos
responsables de proteger los programas y datos de la pérdida o el daño
físico.
• Se debe definir qué información debe respaldarse, así como la frecuencia
del respaldo (por ejemplo: diario , semanal, mensual) y el método de
respaldo.
• Al recuperar las copias de seguridad en los computadores, éstas no deben
ser borradas hasta comprobarse que la recuperación fue realizada
adecuadamente.
• Al momento que un computador requiera reparación, se requiere eliminar
la información confidencial que posean los computadores. Si no es posible
borrar la información es necesario que la reparación sea realizada por
empresas responsables con las que se tenga establecido un contrato de
confidencialidad. Alternativamente, la reparación debe ser efectuada bajo
la supervisión de una representante de TECNIFINISH.
• Al momento de realizar impresiones de datos confidenciales de la
compañía es necesario no dejar la información a la vista de personal
indebido.
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178
7.4.2.4 Políticas de seguridad sobre las comunicaciones
TECNIFINISH promueve continuamente el uso de los medios de comunicación
(por ejemplo teléfono, correo electrónico y fax) de manera responsable. Se
considera propiedad única de TECNIFINISH los sistemas de comunicación y los
mensajes generados con el uso de dichos sistemas de información (incluido las
copia s de respaldo que se puedan generar).
El uso de los sistemas de comunicación de TECNIFINISH requieren el
cumplimiento de las siguientes políticas:
• Los sistemas de comunicación de TECNIFINISH sólo deben ser usados
para actividades de trabajo. Es permisible el uso personal en forma
ocasional siempre y cuando éste no consuma una cantidad elevada de
tiempo y recursos, y además no interfiera con la productividad del
empleado ni con las actividades de la Compañía.
• Es prohibido el uso de los sistemas de comunicación para actividades
comerciales que no son parte de la productividad de la compañía o para
propósitos de entretenimiento y diversión personal.
• La navegación en Internet para fines personales no debe realizarse en
horario laboral a costa del tiempo y recursos de TECNIFINISH.
• No se debe interceptar comunicaciones realizadas por medio de los
sistemas de comunicación ni se deberá divulgar el contenido de
información intercambiado por medio de los sistemas de comunicación.
TECNIFINISH adicionalmente, se compromete a respetar la privacidad de
cada uno de sus empleados así como de sus derechos.
• Cuando ya no se necesiten o no sean de utilidad, los datos confidenciales y
mensajes contenidos en los sistemas de información se deben borrar.
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7.4.2.5 Políticas de seguridad para el manejo de datos en los procesos de producción
A lo largo del capítulo 5 en lo que se refiere a los procesos de producción
existentes en TECNIFINISH vimos la necesidad del uso de sistemas de
información como historiales, así como de los diferentes formatos de control para
cada uno de los subprocesos. A continuación plantearemos las políticas de
seguridad para el manejo de la información que es utilizada a este nivel:
• Todos los lotes de producción que son recibidos por TECNIFINISH en
sus instalaciones deben tener un soporte de entrada, diligenciando de
manera correcta el formato correspondiente a un nuevo lote de trabajo.
• Las características de cada lote de producción deberán estar contenidas
en el formato correspondiente a características del lote de trabajo.
• Se debe entregar una copia de los formatos de control utilizados en los
diferentes procesos de producción al supervisor con el fin de mantener
actualizado el historial y los sistemas de información.
• La información contenida en los diferentes formatos de control utilizados
en el proceso de producción de TECNIFINISH debe ser de uso exclusivo
de la compañía y no debe ser utilizada para fines que pongan en riesgo la
productividad de la compañía ni la del cliente al que pertenece el lote de
trabajo.
• Los empleados que tienen acceso a los historiales deberán retornar la
información que utilicen después de realizado la función encargada y en
las mismas condiciones en que le fueron entregados.
• La utilización de los sistemas de información es exclusivamente para el
mejoramiento de alguna actividad relacionada con el proceso de
producción que tiene asignado un operario.
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180
8. RECOMENDACIONES Y APORTES
A continuación realizaremos las diferentes recomendaciones y aportes tanto para
la empresa que fue objeto de Estudio, cómo para todas aquellas empresas PYMES
del sector industrial manufacturero colombiano que presente condiciones
similares dentro de su desarrollo normal de actividades encaminadas al
mejoramiento de la calidad humana colombiana.
8.1 El software y Hardware
En el capítulo 6 se desarrolló una investigación referente a las diferentes
herramientas computacionales para los diferentes niveles que presentan las
PYMES. Producción, Administrativos y control. Muchas de las herramientas
existentes son vendidas a las empresas PYMES con la ilusión de resolver los
problemas de productividad, control y seguridad; éstas herramientas, después de
ser instaladas, generan una gran desilusión debido a que los resultados esperados
no se han materializado. El anterior hecho puede atribuirse a que la infraestructura
organizativa no está correctamente definida al igual que las políticas de seguridad
para los niveles de producción y administración. Por lo anterior es recomendable
que antes de seleccionar el tipo de Software y hardware para el mejoramiento de
los procesos administrativos y productivos de la compañía se haya desarrollado
una correcta definición de los procesos, funciones y procedimientos que permitan
evaluar cada una de las Herramientas computacionales y buscar la(s)
herramienta(s) que más se adapte(n) a las condiciones infraestructurales de la
compañía.
Para TECNIFINISH las herramientas computacionales presentadas en el capítulo
6 no permiten un conocimiento detallado del papel que entrarían a desempeñar
dentro de la estructura organizativa de la compañía lo que no permite nombrar una
o varias herramientas que consideremos apropiadas para el mejoramiento de los
procesos de la compañía. Igualmente, la toma de decisión de adquirir un software
para el mejoramiento de los procesos de la compañía está planificado dentro de
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181
los objetivos de mediano y largo plazo. Para ello recomendamos realizar un nuevo
estudio de herramientas computacionales para el mejoramiento de procesos de
producción, administrativos y control, debido a que por los cambios tecnológicos
se presentan rápidamente, es probable la futura existencia de software que ofrezca
una mayor cantidad de controles y herramientas más favorables para
TECNIFINISH.
Recomendamos la utilización de los cuadros comparativos entre herramientas
computacionales desarrollados en el capítulo 6. Los cuadros comparativos
permiten tener claramente definidos los diferentes procesos y subprocesos que
cada una de las herramientas computacionales ofrece a la compañía, con el fin de
seleccionar aquellas que mejor se adapten a las condiciones de la compañía.
Como sabemos, dentro del objetivo de ser una empresa competitiva en el mercado
colombiano TECNIFINISH, y en general todas las empresas del sector industrial
manufacturero, buscan la adquisición de maquinaria que mejore la productividad
de la compañía tanto para los niveles de producción como para los niveles
administrativos. Recomendamos tener presente las garantías y soportes que las
distintas compañías vendedoras de maquinaría puedan ofrecer. Lo anterior
permite establecer qué compañías ofrecen mejor soporte sobre sus productos (la
maquinaria), cuáles son los mejores procedimientos en caso de presentarse un
daño físico de la maquinaria (manejo de garantías), cuál es el periodo de garantía
(1 mes, seis meses, un año) y cuáles son los procedimientos para hacer efectiva la
garantía. Con base en lo anterior la PYME podría tomar la decisión la empresa
que mejores productos les ofrece.
Si la compañía está interesada en arrendar la maquinaria, es recomendable que se
desarrolle un contrato donde se especifique un acuerdo entre las partes con el fin
de establecer aquellos aspectos de pago, garantías, tiempo del arrendamiento
compromisos de las partes, entre otros. Como sabemos, la contratación de
maquinaria, en general, adolece a determinadas características que la hacen
extremadamente complicada en la redacción de los contratos y en la fijación de
ISC-2003-1-1
182
los derechos y obligaciones de las partes. A todo esto hay que añadir, la
inexistencia de una normativa adecuada a los mismo y la dificultad en la fijación
del objeto cuando son contratos complejos. Es por ello, que se deben redactar
teniendo en cuenta un equilibrio de prestaciones y evitar en lo posible la
existencia de cláusulas que no sean de claro entendimiento.
Recomendamos buscar por medio de la necesidad existente, la transformación de
procesos consolidados de procesamiento de datos, mediante el uso de una nueva
tecnología. Esto logra que se aumenten las oportunidades, así como las
recompensas sociales y económicas de la creación y el empleo de la tecnología.
8.2 Sistemas de Información
Como muchas de las actividades generadas por TECNIFINISH y en general por
todas las PYMES del sector industrial manufacturera, son repetidas varias veces
en diferentes instantes de tiempo (por ejemplo, producir 200 piezas de metal
pintadas en color azul metalizado ref. 6532, limpiar una pieza metálica que se
encuentra untada de pegante bóxer), se recomienda construir los diferentes
sistemas de información con el fin de apoyar futuros procesos de producción en
datos historiales similares que hallan sido ya objeto de estudio en lotes de trabajo
pasados (por ejemplo, se requiere conocer la temperatura para un tipo de pintura
la cual fue utilizada 3 meses atrás en otro lote de trabajo).
Se recomienda mantener actualizados los datos contenidos en los sistemas de
información de forma tal que al momento de iniciar un nuevo lote de producción,
se pueda estimar correctamente la cantidad de insumos faltantes, el tiempo de
producción, el costo de producción y en general los diferentes factores que
intervienen en la producción (tiempos, costos, mano de obra necesaria, tipos de
productos necesarios, entre otros).
Se recomienda a TECNIFINSH y en general a todas las PYMES pertenecientes al
sector Industrial manufacturero colombiano, controlar y auditar los sistemas de
ISC-2003-1-1
183
información (tanto los basados en computación como los sistemas de información
manuales) debido a que los errores y las irregularidades pueden generar altos
costos que pueden verse reflejados en la inestabilidad económica de la compañía.
Los altos costos de algunos tipos de errores en el procesamiento de datos de los
sistemas de información (mal procesamiento de datos ingresados al computador,
inadecuado uso de los formatos de control de los procesos), generan inestabilidad
en los diferentes procedimientos utilizados dentro de la compañía. Por lo anterior,
se recomienda implementar claramente los procedimientos, funciones y
responsabilidades sobre todos aquellos operarios, trabajadores o usuarios que
tienen acceso a los sistemas de información de la compañía.
Se recomienda mantener la integridad de los datos de los sistemas de información
por medio de la definición, implementación y ejecución de los diferentes controles
y políticas para alcanzar la eficacia y eficiencia tanto de los sistemas de
información como de todas y cada una de las áreas de la compañía que apoyan sus
procesos en los datos generados por los sistemas de información.
Se recomienda que los diferentes resultados de los distintos tipos de producción
que se realizan en TECNIFINISH y en general en cada una de las empresas
PYMES del sector industrial manufacturero, estén plasmados en los formatos
desarrollados en el capítulo 7 o similares con el fin de mantener el historial de
procesos realizados por la compañía.
Resulta necesario muchas veces identificar los diferentes objetos, entendiendo por
objetos, aquellos campos o elementos de datos conocidos y propuestos que
puedan tener un denominador común, con independencia de uso específico para
una salida determinada, departamento o tipo de proceso u origen, por ejemplo, un
producto, un cliente, una herramienta. Con la identificación de los diferentes
objetos, es necesario seguidamente identificar las relaciones existentes entre ellos,
y determinar cuáles de los elementos de los diferentes procesos se refieren a un
objeto o relación determinada. Lo anterior permite además, desarrollar un
ISC-2003-1-1
184
conjunto de archivos pertenecientes al sistema de información general de la
compañía donde estén presentes todos los tipos de objetos existentes y su relación
entre ellos.
Como aporte al presente trabajo recomendamos definir los contenidos de los
archivos de la siguiente manera.
8.2.1 Proveedores
• Identificación del proveedor (puede ser un número consecutivo y el
nombre)
• Dirección.
• Generalidades y normas de entrega de productos.
8.2.2 Relaciones con proveedores
• Referencias de proveedores.
• Referencias de productos.
• Normas y especificaciones.
8.2.3 Tareas
• Fijación de tareas.
• Descripción de Tareas.
• Tiempo de iniciación
• Tiempo de ejecución.
• Responsable.
8.2.4 Orden de producción
• Referencias de productos.
• Fecha de producción.
• Identificación de pedido
8.2.4 Recursos
• Estimación de Recursos.
ISC-2003-1-1
185
• Cantidad.
• Disponibilidad
8.2.5 Herramientas
• Determinación de herramientas
• Disponibilidad de herramientas/periodo.
• Estado de las herramientas.
8.2.6 Clientes
• Identificación de clientes.
• Nombre del Cliente
• Dirección del Cliente.
• Nit o C.C. del cliente.
• Condiciones generales de entrega.
8.2.7 Lotes de trabajo
• Identificación de lotes de trabajos
• Fecha de entrega.
• Hora de entrega.
• Tipo de lote de trabajo.
• Cantidad de productos.
• Actividad a realizarse.
8.2.8 Actividad Principal
• Determinación de la actividad proyectada
• Duración de la actividad.
• Fechas de la actividad.
• Resultado esperado
8.2.9 Relación entre actividades
• Identificación de procedimientos.
ISC-2003-1-1
186
• Actividad precedente.
• Actividad siguiente.
• Tiempo de acontecimiento.
8.2.10 Producto
• Identificación de producto.
• Denominación del producto.
8.2.11 Relación entre productos
• Cantidad.
• Dónde se produce.
• En qué consiste.
8.2.12 Relación línea de trabajo – herramientas
• Referencia de herramientas.
• Referencias línea de trabajo
• Condiciones especiales.
Deben considerarse los controles como parte indispensable de un sistema de
información. Se recomienda no dejar de colocar los diferentes controles
necesarios para el aseguramiento de los datos. Esta es una de las razones para que
se planifique y establezcan los controles.
8.3 Controles de producción
Con el fin de mantener la eficacia de empleo de las herramientas computacionales
de la compañía en el más alto grado posible, es esencial que se reduzca al mínimo
la probabilidad de errores humanos. Se recomienda disponer de procedimientos
operativos cuidadosamente planeados y completamente documentados. Como
aporte a lo anterior, se recomienda la aplicación de las siguientes consideraciones:
ISC-2003-1-1
187
8.3.1 Estructura organizacional
Se recomienda que para el mejoramiento de la producción de la compañía,
se defina claramente las tareas, responsabilidades y competencias de los
diferentes departamentos y personal que ejecuta funciones y/o tareas en los
diferentes procesos y sub procesos productivos y administrativos.
8.3.2 Reglas internas Generales
Se recomienda definir las reglas referidas a tiempos de trabajo,
limitaciones para los visitantes, conductas impropias de las trabajadores,
etc. Adicionalmente se recomienda definir procedimientos de urgencia en
caso de incendio, cortes de energía eléctrica u otros incidentes a los que se
ve afectada la compañía.
8.3.3 Planificación de la producción
Se recomienda tener claramente especificado el planeamiento de la
capacidad y carga de las máquinas (por ejemplo, horno, cabina de pintado,
entre otros). Adicionalmente se recomienda realizar la preparación de los
calendarios operativos donde se especifiquen los lotes de trabajo que se
van a realizar, estimando los tiempos muertos (por ejemplo, limpieza de la
cabina de pintado para un nuevo lote de trabajo) y cambios de turno de
operarios. Se hace necesario, realizar informes del desarrollo del trabajo
donde se especifique las diferentes etapas y los tiempos, costos y cantidad
de insumos que se requirieron.
Frecuentemente, para mantener un mejor control sobre el desarrollo de los
procesos de la compañía es necesario, generar una orden de proceso donde
se especifique la asignación de tareas a los diferentes operarios y a los
distintos departamentos que intervienen en la producción.
ISC-2003-1-1
188
8.3.4 Procesamiento de datos
Todos los procesamientos de datos que sean parte de los procesos de
producción, se recomiendan estar controlados por los procedimientos de
procesamiento de datos desarrollados en el capítulo 5.
Como vimos en el capítulo 5 y en el caso de estudio (capítulo 7), es
recomendable que el procesamiento de datos contenga los diferentes tipos
de soportes de datos (formularios, formatos de control, etc.) que son
utilizados.
Se recomienda que los formatos de control desarrollados para las
diferentes sub procesos de producción y administrativos deban ser
procesados en el computador asignado para el almacenamiento de los
sistemas de información. Adicionalmente se recomienda que el personal
que tiene acceso a los sistemas de información computarizados
(computador que contiene la información de los diferentes lotes de trabajo,
clientes y procesos), esté perfectamente instruido acerca del manejo del
computador.
Se recomienda que el personal encargado de realizar las diferentes copias
de seguridad (Backups) del sistema de información el día de la realización
al igual que la hora, y la cantidad de copias realizadas.
8.4 Las políticas
Como mencionamos en capítulos anteriores uno de los principales aportes y una
de las principales recomendaciones realizadas a TECNIFINISH y en general a las
empresas PYMES colombianas del sector industrial manufacturero, es la
definición de políticas. Las políticas desempeñan un papel fundamental en los
procesos de la empresa.
ISC-2003-1-1
189
A continuación presentamos la justificación de la recomendación del
establecimiento de políticas:
• Las políticas le permitirán a las empresas PYMES la aplicación
correcta de las medidas de seguridad con el fin de resolver los
problemas y riesgos de seguridad.
• Los documentos correspondientes a las políticas de la compañía,
definición de responsabilidades, directrices, normas y
procedimientos permiten la aplicación de las medidas de seguridad,
los mecanismos de evaluación de riesgos y el plan de seguridad
más adecuados para el perfil de la compañía. Recordemos que las
políticas y una estimación de los riesgos son el “punto de partida”
para el establecimiento de la planeación administrativa e
infraestructura adecuada.
• Permiten mostrar por parte de los altos directivos que la seguridad
de la información (como principal activo de la compañía)es muy
importante y que todo el personal que tenga acceso a la
información debe prestar sumo atención a la seguridad. En muchas
ocasiones las trabajadores no logran comprender las consecuencias
que acarrea los riesgos referentes a la seguridad lo que conlleva a
que no tomen el suficiente cuidado del riesgo inminente. Adicional
a lo anterior, la inexperiencia de muchos de los trabajadores, no
permite que se efectúen correctamente las evaluaciones de ciertas
medidas de seguridad de la información.
• Las políticas proveen condiciones de protección de los activos de la
compañía (la información).
• Establecer responsables. En el entorno colombiano de las empresas
PYMES, se presenta casos en los cuales los empleados (los que
ISC-2003-1-1
190
tienen acceso directo a la información de la compañía) son
responsables de no actuar apropiadamente con la información de la
compañía. Muchas veces la razón radica en negligencia, abusos de
confianza o mal uso de los diferentes controles implementados en
los procesos de la compañía, etc. La presentación reiterada de estos
incidentes permite atraer la atención de los grandes directivos y
con ello lograr un apoyo en la adecuada implementación de
controles que salva guarden la información.
• Permitir alcanzar un mejor nivel de seguridad. Las políticas pueden
ser utilizadas para definir el nivel de protección de los sistemas de
información en todos lo niveles de complejidad (recordemos que
los sistemas de información utilizados para los procesos
administrativos poseen una complejidad superior a la de los
procesos de producción).
Las políticas de seguridad no son un conjunto de normas que deban ser
implementas en cualquier instante de tiempo dentro de la compañía. Lo anterior
podría generar descontento dentro de los operarios y trabajadores de la compañía,
generando un ambiente de trabajo que no permita el desarrollo eficiente de las
funciones realizadas por los trabajadores. Por todo lo anterior, un momento
adecuado para implementar las políticas de seguridad es inmediatamente después
de haberse presentado una falla grave en la seguridad de la información; un
ejemplo claro de ésta situación se puede presentar cuando son recibidos dos lotes
de trabajo del mismo tipo material pero de diferentes clientes (lote de trabajo 1.
Pintar 1800 varillas de Acero de 1 metro cada una en color Azul oscuro, lote de
trabajo 2. Pintar 2000 varillas de acero de 1,50 metros cada una en color Azul
metalizado), si no son realizados adecuadamente los formatos de control se puede
presentar una confusión que genere la inversión de las órdenes de trabajo (el lote
de trabajo 1 es entregado pintado en color Azul metalizado y el lote de trabajo 2
es entregado pintado en color azul oscuro). En el momento de ocurrir un
incidente es recomendable actuar rápidamente para desarrollar las políticas,
ISC-2003-1-1
191
debido a que el interés por los sucesos ocurridos generalmente decrece con el
pasar del tiempo.
Al momento de evaluar las políticas de seguridad para TECNIFINISH o al
momento de generar nuevas políticas, se recomienda que el comité evaluador esté
constituido por personal de los distintos departamentos como son:
• Los supervisores de cada proceso de producción (ver capítulo
4).
• El director de planeación.
• Representante de la empresa encarga del proceso de
contabilidad
• El gerente de la compañía.
Entre otros, este comité deberá evaluar todas y cada una de las políticas teniendo
en cuenta su viabilidad, análisis de costo beneficio y las consecuencias y
repercusiones de carácter social y organizacional que puedan generar.
Recomendamos que el comité, al momento de evaluar o generar nuevas políticas,
tenga en cuenta los siguientes aspectos:
• La practicidad de las políticas.
• La aplicabilidad de las políticas.
• La claridad de las políticas.
• La dirección de las políticas.
Recomendamos que al momento de aprobar y entrar en vigencia las políticas,
éstas sean aplicadas estrictamente. Si las políticas no están respaldadas por una
aplicación estricta se puede presentar la tolerancia a conductas inapropiadas que
repercuten entre los trabajadores en forma negativa. La aplicación de nuevas
políticas es frecuentemente más adecuada si los empleados son informados de las
actividades que más riesgos de violación a la seguridad presentan.
ISC-2003-1-1
192
Adicionalmente recomendamos cursos o talleres sensibilización donde se den a
conocer las políticas al igual que sus sanciones. Los cursos o talleres de
sensibilización permiten exponer claramente la información que es de uso
exclusivo dentro de los procesos de la compañía, qué procesos presentan mayores
riesgos en el manejo de los sistemas de información (pérdida de información) y
qué activid ades requieren de los controles debidos para el desarrollo óptimo de los
procesos de la compañía.
La toma de decisiones más convenientes para asegurar que la información y los
sistemas de información es una recomendación que no se puede pasar por alto. La
seguridad de estos activos busca que se encuentren correctamente protegidos de
los diferentes tipos de riesgos como son el mal procesamiento de datos o el uso de
la información de forma indebida dentro y fuera de la compañía. La información
que sea de propiedad exclusiva de la compañía debe ser protegida de acuerdo a su
importancia. Deben emplearse medidas de seguridad sin importar en qué forma la
información es guardada (Documentos soportes en papel, formatos de control
manuales o sistemas de información apoyados en computador), o cómo es
procesada (Computadores, proceso de formatos de control manuales). Muchas
veces las protecciones a las que se debe incurrir son restricciones de acceso a los
trabajadores de acuerdo a sus funciones, tareas y cargo. Cuando se presente
alguna debilidad en la seguridad de la información, se deberá tomar los
correctivos necesarios para así reducir rápidamente el o los riesgos presentes.
Recomendamos que se realice el debido entrenamiento, a todos los empleados,
empresas asociadas y todos aquellas personas que tengan acceso a los sistemas de
información para que puedan proteger y manejar apropiadamente los recursos
informáticos de la Compañía.
Las anteriores recomendaciones están dirigidas a todas aquellas empresas PYMES
del sector industrial manufacturero cuyo único objetivo es el de establecer una
empresa sólida en el mercado que pueda entrar a competir no sólo con las
ISC-2003-1-1
193
empresas del mismo sector colombiano sino con todas aquellas empresas
extranjeras que buscan aplicar sus mercados en el territorio colombiano.
El objetivo de este trabajo es contribuir al mejoramiento de las falencias
encontradas en los diferentes niveles de la organización PYME con el fin de hallar
la estabilidad económica que muchas de ellas lo requieren. La estabilidad
económica de muchas empresas PYMES, permitirá el crecimiento competitivo a
nivel nacional e internacional, lo que acarreará la activación del proceso de
empleo de trabajadores y la activación económica de un país que tanto lo está
requiriendo.
ISC-2003-1-1
194
9. CONCLUSIONES GENERALES • Actualmente en el mercado colombiano, existen muy pocas herramientas
computacionales dirigidas a las empresas PYMES colombianas del sector
manufacturero y que estén encaminadas a fortalecer y mejorar los procesos de
control de la producción procesamiento de datos en los niveles
administrativos, así como a brindar las herramientas necesarias para los
diferentes tipos de producción de las empresas PYMES.
• En las empresas PYMES del sector industrial manufacturero colombia no
existen muchas falencias en el procesamiento de datos a nivel de control de
producción y nivel administrativos como son el apoyo a los procesos
contables, financieros, manejo de inventarios y procesos para buscar la
eficacia y eficiencia de la producción industrial. La existencia de estas
falencias repercute en la estabilidad económica de la compañía que la mayoría
de veces se ve afectada en sus resultados de su producción y que se ve
reflejado en cifras económicas falsas producto del inadecuado procesamiento
de datos.
• Las empresas PYMES colombianas, se destacan por ser muy vulnerables a las
fases recesivas y de desaceleración del ciclo económico del país; se enfrentan
al comercio mundial con muchísimas debilidades estructurales y no reciben
mucho apoyo por parte de las entidades estatales y/o fundaciones. Se hace
necesario buscar por medio de la necesidad existente, la transformación de
procesos consolidados de procesamiento de datos mediante el uso de una
nueva tecnología, entendiendo por ésta, el software y hardware necesario para
satisfacer necesidades. La adquisición e implementación de una adecuada
tecnología permitiría aumentar las oportunidades de competitividad, así como
las recompensas sociales y económicas del empleo de la tecnología en la
producción de las PYMES. Otras muchas ocasiones, las PYMES colombianas
no deben pensar en el capital y la tecnología de punta para su organización,
sino que deben pensar en definir o redefinir los procesos internos. Muchas de
ISC-2003-1-1
195
ellas no deberían dejar de lado aspectos relevantes tales como la calidad de la
interacción con otras empresas PYMES.
• Las diferentes falencias que se pueden encontrar en el procesamiento de datos
a nivel de Control de Producción y niveles Administrativos como son el apoyo
a los procesos contables, financieros, manejo de inventarios y procesos de
producción generan la necesidad de buscar la eficiencia y eficacia de la
producción industrial.
• Las políticas en el control de producción de las PYMES, buscan la
minimización de los costos de transacción y el fortalecimiento de la tecnología
de punta, para generar una adecuada competitividad. Debido a lo anterior, la
economía del país y el trabajo en general va a estar concentrado en las
PYMES; lo anterior es una excelente motivación para revisar cómo se podrían
optimizar sus procesos de producción con un diagnóstico de sus falencias y
eventualmente con la contratación o adquisición de Software y Hardware que
apoye este proceso.
• Las PYMES colombianas tienen la capacidad de controlar y auditar los
sistemas de información de los diferentes errores y irregularidad que se
puedan presentar. Así mismo, los controles y auditaje pueden ser desarrollados
sobre todos y cada uno de los procesos que realiza la compañía. Lo anterior
depende en gran medida de la infraestructura, organización y planeación que
la compañía desea implementar.
• La integridad de los datos de los sistemas de información por medio de la
definición, implementación y ejecución de los diferentes controles y políticas
para alcanzar la eficacia y eficiencia tanto de los sistemas de información
como de todas y cada una de las áreas de la compañía que apoyan sus
procesos en los datos almacenados en los sistemas de información, permite a
las PYMES del sector industrial manufacturero la adquisición de una
ISC-2003-1-1
196
estabilidad que genera una empresa competitiva dentro del mercado
colombiano.
• Las operaciones que se lleven a cabo dentro de las empresas PYMES del
sector industrial manufacturero, deben estar sujetas a una serie de controles
internos relacionados entre sí, que sirvan de garantía y que estén encaminadas
a evitar el fraude y mal aprovechamiento de los recursos. Como las
operaciones han de incluirse en los sistemas de información, éstos deben
sujetarse también los diferentes controles necesarios.
• El factor humano es parte esencial de cualquier sistema de información. Por
más automatizados que sean los sistemas de información, las personas
formarán parte de ellos. Lo anterior nos permite concentrarnos en enseñar a
los empleados los nuevos procedimientos, controles y políticas de tal manera
que se logre minimizar lo máximo posible los riesgos generados por el mal
manejo de los sistemas de información por parte del personal que tiene acceso
a ellos.
• En cualquier PYME del sector industrial manufacturero, deben seguirse una
serie de principios propios de la organización si se desea crear un ambiente
aceptable para el desarrollo de un sistema de información fiable. La definición
de responsabilidad, separación de deberes, funcionamiento del sistema, y
mantenimiento del sistema, deben estar incluidos correctamente en los
diferentes sistemas de información que utilice la compañía.
• En la actualidad, el software ha reducido la intervención de los operarios en
los controles de producción, la mayoría de las aplicaciones exige aún una
cantidad considerable de intervención humana durante la producción,
introduciendo así la posibilidad de que se cometan errores por el factor
humano. Por ejemplo, el mal procesamiento de los datos referentes a la
cantidad de insumos en el inventario de la compañía.
ISC-2003-1-1
197
• El control de procesamiento de datos en su calidad de primer proceso sobre las
alteraciones y transacciones de la información contenida, abarca todo lo
referente a conversión de medios, aceptación de datos y comunicación de
errores advertidos en la entrada. Su finalidad es la de comprobar la precisión,
validez e integridad de los datos de entrada. Muchas comprobaciones, cuyas
bases se han establecido durante la preparación de la entrada (por ejemplo en
los formatos de control), son repetidos durante el procesamiento de los datos
en el computador. Lo anterior permite la comparación de los resultados de
ambos controles para así deducir los posibles errores que se puedan presentar.
• Se debe proteger y controlar cuidadosamente los archivos contenidos en los
sistemas de información computarizados. Los dispositivos de seguridad para
los archivos del sistema de información, deben ser por lo menos tan eficaces
como los realizados en los soportes manuales (formularios de entrada y
formatos de control). Como sabemos es muy sencillo conseguir información
de discos o sistemas de almacenamiento, al igual que de los soportes manuales
y probablemente mucho más fácil de destruirlos. Los mecanismos de control
son más estrictos cuando se esté velando por la seguridad de archivos de
información vital del sistema de información.
• La contratación de bienes y la prestación de servicios de procesamiento de
datos no posee una calificación uniforme que pueda ser situada dentro de un
modelo de contratación único.
• En el mercado de software colombiano existen muchísimas empresas
dedicadas y especializadas en el desarrollo de herramientas computacionales
para el apoyo de los procesos administrativos y de producción, pero
desafortunadamente las asociaciones colombianas de las empresas PYMES de
todos los sectores, no poseen información de este tipo de software y menos del
software que se utiliza dentro de la producción y administración de sus
empresas PYMES. Todo lo anterior nos muestra que a pesar que el país tiene
los deseos de apoyar a las PYMES se requiere de más elementos tangibles en
ISC-2003-1-1
198
la organización de las asociaciones de manera que todo aquella PYME que
esté buscando realizar una inversión tecnológica pueda, con ventajas y
desventajas claras, conocer todas aquellas herramientas que le permitirán
convertirse en una PYME competitiva tanto a nivel nacional como
Internacional.
• La Auditoria de sistemas juega un papel muy importante en las posibles
sugerencias para la futura toma de decisiones debida a que nos brinda las
herramientas necesarias para saber qué falencias o fallas se están presentando
en las entradas de datos durante su procesamiento, qué controles son
necesarios para la minimización de riesgos que las falencias o fallas producen,
y qué dificultades y/o necesidades se presentan con la utilización del software,
hardware y maquinaria existentes y más específicamente, cómo se están
implementando los controles sobre el procesamiento de datos, puesto que
como sabemos, los procesos de producción y administración contienen
información primordial que es utilizada en las diferentes áreas de la compañía
como son el almacén (que maneja información referente a insumos, materia
prima, inventario físico), Despacho (que maneja la información de los lotes de
salida de mercancía) y finanzas (que maneja datos contables como son cuentas
por cobrar, cuentas por pagar, etc.) entre otras y que son la base de la
producción económica de la PYME.
ISC-2003-1-1
199
ANEXO 1.
FORMATOS DE CONTROL
PROCESO 1
PINTIRA ELECTROSTATICA
ISC-2003-1-1
Cliente: Lote de trabajo No.
Fecha de Ingreso: No. De Piezas Recibidas:
Hora de Ingreso:
Codigo de la Pintura: Cantidad de pintura Estimanda:
Descripción
Ancho: Material:
Alto :
Largo :
Descripción
Firma Encargado Firma del Cliente
Firma Supervisor
200
FORMATOS DE CONTROL PROCESOS DE PRODUCCION TECNIFINISH
PINTURA ELECTROSTÁTICA
D I A G R A M A
Tipo de Trabajo
CARACTERÍSTICAS DE LA PIEZAS DEL LOTE
FORMATO DE CONTROL DE RECEPCION
DD MM AAAA
CARA FRONTAL CARA SUPERIORCARA LATERAL
ISC-2003-1-1
Cliente: Lote de trabajo No.
Fecha de Ingreso: No. De Piezas Recibidas:
Hora de Ingreso:
201
40393837
35
32
30
28
26
24
22
20
18
16
1413
11
9
65
3
Otros Eliminada con1
Estado Físico Control de limpiezaHu Go Ra.
36
3433
31
29
27
25
23
21
19
17
15
12
10
8
7
ESTADO DE LAS PIEZAS
4
2
Sustancia EncontradaPieza
No.
FORMATOS DE CONTROL PROCESOS DE PRODUCCION TECNIFINISH
PINTURA ELECTROSTÁTICA
DD MM AAAA
Ok.
ISC-2003-1-1
Cliente: Lote de trabajo No.
Total Piezas Total piezas Total piezasRecibidas: a procesar faltantes
Condiciones Cabina Condiciones Compresor
Cantidad de Intensidad Presión de AirePintura Usada Luminica Utilizada
Temperatura Tiempo Tiempo deutilizada en el horno Curado
Firma Encargado Firma Supervisor
Resultados
202
Condiciones del Horno
PINTURA ELECTROSTÁTICA
FORMATO DE SEGUIMINETO PROCESO
FORMATOS DE CONTROL PROCESOS DE PRODUCCION TECNIFINISH
ISC-2003-1-1
Cliente: Lote de trabajo No.
Fecha de Entrega: No. De Piezas Entregadas :
Hora de Entrega:
Código color de pintura Aplicado
Descripción
Recibido Por :
Entregado Por:
Firma Supervisor
Observaciones:
203
DD MM AAAA
Tipo de Trabajo Realiza
PINTURA ELECTROSTÁTICA
FORMATO DE CONTROL DE DESPACHO LOTE
FORMATOS DE CONTROL PROCESOS DE PRODUCCION TECNIFINISH
ISC-2003-1-1
204
ANEXO 2.
FORMATOS DE CONTROL
PROCESO 2
SAND BLAST
ISC-2003-1-1
Cliente: Lote de trabajo No.
Fecha de Ingreso: No. De Piezas
Recibidas:Hora de Ingreso:
Material: Grosor:
Ancho: Largo:
El material se puede procesar? SI ____ NO ____
Alto: Largo:
Cumple con las dimensiones del Pieza? SI ____ NO ______
Necesita el Diagrama ser Rediseñado?SI _____ NO _____
Firma Encargado Firma del Cliente
Firma Supervisor
Tipo de Suciedad Eliminada con
Estado de las piezas
Pieza de lote No.
Estado Físico piezas Control LimpiezaHund. Golp. Ray. Desp. Ok.
Diagrama a Sand Blastiar
D I A G R A M A
Observaciones Adicionales
DD
Caracteristiscas Piezas Lote
FORMATO DE CONTROL DE RECEPCION PROCESO SAND BLAST
MM AAAA
205
PROCESOS DE PRODUCCION TECNIFINISH SAND BLAST
FORMATOS DE CONTROL
ISC-2003-1-1
Cliente: Lote de trabajo No.
No. Pieza Total piezasLote a procesar faltantes Lote
Firma Encargado Firma Supervisor
Resultados Generales
Observaciones Generales
Tiempo de Presión deLayer No.
cantidad deRelsultado
arena usada la arena Arena Aplicación Aire UsadaCalibre de Tipo de
FORMATO DE SEGUIMINETO PROCESO
CaracterísticasArena Chorro Compresor
206
PROCESOS DE PRODUCCION TECNIFINISH SAND BLAST
FORMATOS DE CONTROL
ISC-2003-1-1
Cliente: Lote de trabajo No.
Fecha de Entrega: No. De Piezas Entregadas :
Hora de Entrega:
Ancho:
Largo:
Capas:
Material:
Grosor:
Descripción
Recibido Por :
Entregado Por:
Firma Supervisor
Observaciones Generales:
Características Diagrama Realizado
D I A G R A M AAplicación
AAAA
Tipo de Trabajo Realiza
207
FORMATOS DE CONTROL PROCESOS DE PRODUCCION TECNIFINISH
SAND BLAST
FORMATO DE CONTROL DE DESPACHO LOTE
DD MM
ISC-2003-1-1
208
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