Base de Datos. Funciones. Unidad Temática III: Gráficos ...users.dsic.upv.es/~erodri/p53.pdf · Unidad Temática III: Gráficos. Impresión. Base de Datos. Funciones. 0 2 Gráficos

DSIC-UPV Pedro Alonso Jordá 1

Unidad Temática III: Gráficos. Impresión. Base de Datos. Funciones.

ÍNDICE

1 Introducción...............................................................................................1

2 Gráficos ......................................................................................................1 2.1 Estructura de un gráfico........................................................................................... 2

2.2 Creación de un gráfico.............................................................................................. 3

2.3 Edición y formato de un gráfico............................................................................. 12

2.4 Añadir nuevos elementos en un gráfico................................................................. 15

3 Impresión..................................................................................................19 3.1 Área de impresión ................................................................................................... 19

3.2 Preparar página ...................................................................................................... 19 3.2.1 Página ................................................................................................................ 19 3.2.2 Márgenes............................................................................................................ 20 3.2.3 Encabezado/Pie.................................................................................................. 20 3.2.4 Hoja ................................................................................................................... 21

4 Base de Datos ...........................................................................................23

5 Funciones..................................................................................................29 5.1 El Asistente para funciones .................................................................................... 29

5.2 Algunas funciones.................................................................................................... 31

6 ANEXO: Errores .....................................................................................35

Unidad Temática III: Gráficos. Impresión. Base de Datos. Funciones. 0 1 Introducción


1 Introducción En esta Unidad Temática se van a tratar diversos aspectos de una hoja de cálculo de Excel:

• 2 Gráficos. • 3 Impresión. • 4 Base de Datos. • 5 Funciones.

Los gráficos son un elemento indispensable para realizar una interpretación cómoda, atractiva y adecuada de los datos. La impresión de hojas de cálculo no es un tema trivial. En otras aplicacio-nes, como los procesadores de textos, el trabajo que realiza el usuario está orientado al tipo de papel seleccionado que forma la base sobre la que se colocan los diversos objetos. En las hojas de cálculo no sucede así, es decir, no se trabaja sobre páginas de papel sino sobre las hojas de cálculo. Esto obliga a organizar la información en la hoja de cálculo de manera que pueda ser impresa en papeles de distinto tamaño, por lo que la impresión de hojas de cálculo requiere un proceso especial. También se presentan utilidades para crear bases de datos simples en Excel. Por último, se verá una parte de las funciones de Excel, las cuales confieren gran potencia a esta aplicación. Es necesario guardar todos los libros de trabajo de los ejercicios propuestos en un disquete puesto que serán útiles en sucesivas Unidades Temáticas.

2 Gráficos

Un gráfico proporciona un formato más atractivo que las filas y columnas de números en una hoja de cálculo. Excel permite insertar e incorporar gráficos en una hoja de cálculo. La herramienta principal para la creación de gráficos es el Asistente para gráficos de Excel, el cual, proporciona ayuda paso a paso durante el proceso de creación de un gráfico. Un gráfico se crea a partir de datos que han sido seleccionados en una hoja de cálculo. Un gráfico es una representación especial de los datos que está vinculada a los mismos, es decir, si cambian los datos implicados, el gráfico se actualiza de forma automática para reflejar las modificaciones. Después de haber creado un gráfico, Excel ofrece muchas posibilidades para editarlo y mejorarlo. Se pueden escoger entre varios tipos y subtipos de gráficos:

• de columna,

Unidad Temática III: Gráficos. Impresión. Base de Datos. Funciones. 0 2 Gráficos


• de área, • de línea, • de pastel, • de dispersión, • de radar y • de superficie.

Así pues, los objetivos de esta práctica consisten en adquirir las habilidades suficientes como para poder:

• Crear gráficos mediante el Asistente para gráficos. • Cambiar el tipo de un gráfico. • Mejorar el aspecto de un gráfico. • Editar gráficos para su modificación.

Es indudable la utilidad que tienen los gráficos a la hora de presentar los datos de cara a analizar los mismos. Por lo tanto la práctica siguiente va a consistir en realizar dos ejercicios sencillos que permitirán observar cómo se crean gráficos. Otros dos ejercicios más sofisticados, que responden a apli-caciones reales, permitirán explotar al máximo las opciones de los gráficos de Excel.

2.1 Estructura de un gráfico

Definiciones: Gráfico: Toda el área dentro de la ventana del gráfico, incluyendo todos los elementos del gráfico, tales como rótulos, ejes, marcadores de gráficos, etc. Barra de herramientas para gráficos: La barra que presenta las herramien-tas para gráficos, esto es, la herramienta para seleccionar el tipo de gráfico de la galería de gráficos, la herramienta para incrustar un gráfico predeter-minado, la herramienta Asistente para gráficos, la herramienta para añadir líneas de división horizontales y la herramienta para añadir una leyenda por este orden.

Marcador de datos: Una barra, área, punto, imagen u otro símbolo (depende del tipo de gráfico empleado) que marca un sólo punto de datos o valor. Los



marcadores de datos relacionados en un gráfico constituyen una serie de datos del gráfico. Serie de datos: Un grupo de datos relacionados entre sí. Un gráfico puede contener una o más series de datos. Marcador de series. Identifica qué serie de datos es la representada. Espe-cialmente útil en el caso de que haya más de una serie en el gráfico. Fórmula de serie: Fórmula que contiene la información que Excel necesita para trazar un gráfico. La fórmula incluye una referencia a la celda que con-tiene el nombre para la serie de datos, referencias a las celdas de la hoja de cálculo que contienen las abscisas y los valores trazados en el gráfico y el orden de trazado de la serie. Ejes: Líneas de referencia sobre las que se trazan los gráficos. En los gráfi-cos bidimensionales hay dos: de abscisas (eje X) en el que se representan las categorías de datos, y de ordenadas (eje Y) en el que se representan los valo-res de los datos. En los gráficos tridimensionales, se tienen los ejes vertical (eje Z) y los ejes X e Y que delimitan la superficie horizontal del gráfico en el plano inferior del gráfico. Marcas de división: Segmentos que cruzan el eje y marcan la escala. Área de trazado: Area delimitada por los ejes en que se representa el gráfi-co. Líneas de división horizontal: Son las líneas que parten de las marcas de división y se extienden a través del gráfico produciendo una retícula. Texto del gráfico: Se utiliza para describir los elementos de un gráfico. Texto adherido: Texto unido a un elemento del gráfico. Leyenda: Clave que identifica a los marcadores de una serie de datos. Nombre de la serie de datos: Texto que forma parte de la leyenda de un grá-fico e identifica cada serie de las representadas en el gráfico.

2.2 Creación de un gráfico La forma más sencilla e inmediata de crear un gráfico es hacerlo mediante el Asistente para gráficos. Para mostrar la manera de crear un gráfico mediante el Asistente para gráficos se va a utilizar el ejemplo de la empresa periódi-cos reunidos, S.A.(Unidad Temática 2); los pasos para crear el gráfico son los siguientes y se han de seguir como ejercicio.



Ejercicio

1. En primer lugar se deben seleccionar las series de datos a representar, es decir, las celdas de la hoja de cálculo cuyos datos va a ser represen-tados en el gráfico (Figura 0.1). Generalmente será un rango de celdas.

Figura 0.1 Rango de celdas seleccionadas para la creación de un gráfico.

2. Posteriormente, en la barra de herramientas de gráficos se selecciona la

herramienta Asistente para gráficos observándose que el cursor del ratón cambia de forma. Ahora tan sólo se debe seleccionar en la hoja de cálculo el espacio que se desea que ocupe el gráfico en la mis-ma o área del gráfico: se pincha sobre un punto y se arrastra el ratón creándose un rectángulo. Si se pincha una vez y se suelta, se crea un área por defecto; si se arrastra con la tecla Shift pulsada el área será un cuadrado; si se arrastra con la tecla Alt pulsada el área coincidirá con un cierto número de celdas.

Al soltar el ratón se abre el primer cuadro de diálogo del Asistente para grá-ficos (Figura 0.2).



Figura 0.2 Primer paso del Asistente para gráficos: fórmula de serie.

Una vez creado el gráfico podemos desplazarlo por la hoja haciendo "clic" sobre él y arrastrándolo con el ratón. Un gráfico, al igual que un dibujo, no es información de una celda sino que “flota” sobre la hoja de cálcu-lo.

3. En este punto existen dos opciones: dejar que Excel dibuje el gráfico estándar según las series de datos elegidas apretando el botón Terminar, o pasar al paso siguiente del Asistente para gráficos con el botón Si-guiente. En el ejemplo, se supone que se pulsa el botón Siguiente.

4. Seguidamente, aparece la segunda ventana del Asistente para gráficos en la que se puede seleccionar uno cualquiera de los tipos de gráficos disponibles en la galería de gráficos. Los tipos de gráficos disponibles en la galería son los mostrados en la ventana (Figura 0.3), como puede observarse, son 8 tipos de gráficos en dos dimensiones y 6 tipos de grá-ficos en tres dimensiones.



Figura 0.3 Segundo paso del Asistente para gráficos: tipo de gráfico.

Una vez seleccionado el tipo de gráfico se pueden tomar las mismas opciones que en el caso anterior: Terminar, con lo que se crea un gráfi-co estándar, pasar al Siguiente paso o incluso volver Atrás para modifi-car alguna característica de pasos anteriores. En el ejemplo, se seleccio-na el tipo de gráfico de Columnas en dos dimensiones y se pulsa el bo-tón Siguiente.

5. En el tercer paso del Asistente para gráficos se puede seleccionar el formato del gráfico que se considere más adecuado (Figura 0.4). Este tercer paso depende del tipo de gráfico seleccionado en el paso anterior. Resulta bastante intuitivo seleccionar un formato puesto que está mos-trado en los iconos de la ventana. En el ejemplo, se ha seleccionado un formato en el que cada dato aparece en una columna independiente siendo todas las columnas de cada serie de datos del mismo color. Además, se añaden las líneas de división horizontal y no aparecerán los valores de los datos como texto asociado a cada columna.

De todas formas, una vez construido el gráfico, es posible modificar las características del mismo.



Figura 0.4 Tercer paso del Asistente para gráficos: formato de gráfico.

6. En el cuarto paso del Asistente para gráficos se solicita la información necesaria para representar correctamente las series de datos en el grá-fico. Existen dos posibilidades: en Filas y en Columnas.

• Series de datos en Filas (Figura 0.5): El que las series de datos se tomen por filas significa que los datos de cada fila del rango de cel-das seleccionado para crear el gráfico forman una serie. Todos los datos de una misma serie están representados por columnas del mis-mo color. − En la leyenda (cuadro de texto asociado al gráfico situado a la de-

recha) aparecen los nombres de las series ya que se han seleccio-nado los datos de la primera columna del rango de celdas selec-cionado para ello.

− En el eje de abscisas se presentan los datos de la primera fila (nombre del periódico) del rango de celdas seleccionado tal y co-mo se ve seleccionado en la Figura 0.5.



Figura 0.5 Cuarto paso del Asistente para gráficos: series de datos en Filas.

• Series de datos en Columnas (Figura 0.6): En caso de seleccionar las series de datos por columnas significa que los datos de cada co-lumna del rango de celdas seleccionado para crear el gráfico forman una serie. Todos los datos de una misma serie están representados por columnas del mismo color al igual que en el caso anterior.

Figura 0.6 Cuarto paso del Asistente para gráficos: series de datos en Columnas.



− En la leyenda aparecen ahora los datos de la primera fila (nombre del periódico) del rango de celdas seleccionado ya que en este ca-so los datos de la primera fila son los nombres de las series de da-tos y el nombre de las series va siempre en la leyenda.

− En el eje de abscisas se presentan los datos de la primera columna del rango de celdas seleccionado para ello tal y como se ve en la Figura 0.6.

En cualquiera de los dos casos es posible seleccionar más de una fila o columna para el texto de la leyenda y los rótulos del eje de abscisas. También en los dos casos aparecen como rótulos del eje de ordenadas los valores de los datos de las series.

Siempre que se cambia alguna característica en este paso, cambia la apariencia del gráfico ejemplo de la ventana para observar su resultado antes de terminar su creación.

7. En este último paso del Asistente para gráficos se introduce el texto del gráfico para identificar los distintos elementos del mismo (Figura 0.7). Su utilización es intuitiva.

Figura 0.7 Quinto paso del Asistente para gráficos: texto del gráfico.

8. Por último, sólo queda pulsar el botón Terminar para obtener el gráfico generado representado en la Figura 0.8.

9. Nombrar la hoja como periódicos reunidos y guardar el libro de trabajo como gráficos.xls.



Ejercicio

1. Pasar a una hoja de cálculo nueva de Excel.

2. Introducir Ventas en la celda A1, 100 en la celda A2, 200 en la celda A3 y 300 en la celda A4.

Figura 0.8 Gráfico generado.

3. Seleccionar las celdas A1:A4 y crear un gráfico usando el Asistente para gráficos.

4. Una vez pulsado el Asistente para gráficos, el cursor del ratón toma una forma de cruz, entonces, seleccionar un área cuadrada de la hoja de cálculo pinchando y arrastrando.

5. Una vez seleccionada el área confirmar el rango seleccionado y apretar el botón Siguiente.

6. Cambia el tipo de gráfico a uno de columnas .



7. Seguidamente, en formato de gráfico, seleccionar el primero

.

Aparecerá en el cuarto paso una ventana como el de la página siguiente:

Modificar estos datos o, si son correctos, confirmarlos y continuar. En este caso, las series de datos van en columnas, no se utiliza rótulos para las abscisas y se utiliza la primera fila para la leyenda.

8. En el último paso, rellenar los datos correspondientes respecto al títulos del gráfico y de los ejes según la figura siguiente:



Seguidamente, pulsar el botón de Terminar. 9. Nombrar la hoja como Gráfico 1 y guardar el libro de trabajo sin cerrar-

lo.

2.3 Edición y formato de un gráfico Una vez creado el gráfico es posible cambiar sus características. Para ello es necesario pasar al modo de edición de gráfico un doble clic sobre él con el ratón. En ese momento aparece la barra de herramientas de gráficos. Para dejar el modo de edición de gráficos basta con pinchar en cualquier parte de la hoja de cálculo. La modificación de los elementos de un gráfico puede hacerse seleccionan-do los elementos del mismo y activando el menú contextual. Haciendo doble clic sobre el elemento aparece un cuadro de diálogo con ventanas solapadas cada una de las cuales representa una característica de formato del elemento seleccionado. La mayor parte de los elementos de un gráfico son elementos de dibujo co-mo los presentados en la Unidad Temática 2 por lo que sus características son conocidas, por ejemplo, el título del gráfico es un cuadro de texto con las propiedades de los cuadros de texto: diseño del fondo, fuentes y alinea-ción. También son cuadros de texto los demás títulos y la leyenda. Al igual que los objetos de dibujo, los elementos que componen el gráfico pueden desplazarse sobre el área del gráfico.



Figura 0.9 Cuadro de diálogo Formato de la series de datos con la ventana Nombre/Valores activa.

Los demás elementos como el área comprendida entre los ejes, toda el área del gráfico o las columnas son rectángulos rellenos, por lo tanto, tienen pro-piedades típicas de estos elementos de dibujo como el diseño del fondo y los contornos. Pero además, se pueden modificar ciertas características propias del tipo y formato de gráfico:

• Series: Para modificar las características de una serie hay que selec-cionarla primero con el ratón y seguidamente hacer un doble clic pa-ra acceder al cuadro de diálogo Formato de la serie de datos. Existen diversas ventanas que permiten modificar las características de la se-rie: − Diseño de las columnas, es decir, los bordes y área de las colum-

nas de la serie. − La utilización de un eje secundario, o sea, marcas de división a

derecha e izquierda. − El rango de celdas utilizado para la serie (Figura 0.9).



− La utilización de barras de error Y. Estas barras marcan la distan-cia del dato a las líneas de división horizontales.

− La posibilidad de rotular cada una de las columnas con un texto que indique el valor que representan.

Figura 0.10 Gráfico modificado.

En la Figura 0.10 se muestra el ejemplo anterior con eje secundario, barras de error Y y rótulos de datos en una de las series.

• Punto de datos: Para modificar las características de un punto de da-tos, es decir, de una sola columna de una serie hay que seleccionar primero la serie con el ratón y seleccionar el punto de datos después con un clic del ratón. Una vez seleccionado éste, se hace doble clic para activar el cuadro de diálogo Formato del punto de datos y así poder modificar sus características independientemente del resto de los puntos de datos de la serie a la que pertenece.

• Ejes: Se selecciona uno de los ejes y mediante un doble clic se activa el cuadro de diálogo Formato del eje. − En la ventana Diseño del cuadro de diálogo Formato del eje se

pueden cambiar el diseño de las líneas, el tipo de marca de divi-sión o graduación y la posición de los rótulos de las marcas de di-visión (Figura 0.11).



− También es posible cambiar la escala así como la frecuencia de las marcas de división.

− Y las características de los rótulos de las marcas de división: fuen-tes, tipo de número y alineación.

Figura 0.11 Cuadro de diálogo Formato del eje con la ventana Diseño activa.

2.4 Añadir nuevos elementos en un gráfico Excel permite también añadir datos a un gráfico ya creado. Para ello hay que editar el gráfico (doble clic sobre él) y acceder al menú de Insertar que, co-mo se ve en la Figura 0.12, es distinto del que aparece cuando se edita la hoja de cálculo.



Figura 0.12 Menú Insertar en modo de edición de gráficos.

Mediante las opciones del menú Insertar se pueden añadir distintos elemen-tos al gráfico como los ya explicados: títulos, rótulos de datos, leyenda, etc. Uno de los elementos más interesantes y utilizados de este menú es la inser-ción de Datos nuevos. Mediante esta opción se pueden introducir nuevas series de datos. Siguiendo con el ejemplo anterior, se ha introducido en el rango H5:H9 la información relativa al periódico Levante, se ha activado la opción Datos nuevos… del menú Insertar en modo de edición de gráficos y ha aparecido el cuadro de diálogo de la Figura 0.13. Después, con el cuadro de diálogo activo, se ha seleccionado con el ratón el rango que contiene la serie a incluir.

Figura 0.13 Cuadro de diálogo Datos nuevos.

Ejercicio

1. Pasar a una hoja de cálculo nueva del libro de trabajo de Excel abierto y copiar la hoja de trabajo siguiente respetando el formato y teniendo en



cuenta que todos los datos son constantes siendo el tipo de letra del títu-lo es MS Sans Serif de 24 puntos, de 12 puntos el subtítulo (Ventas 1996) y de 10 puntos el resto.

2. Seleccionar el rango correspondiente a las ventas del primer trimestre de 1996 B4:E7 y poner en marcha el Asistente para gráficos.

3. Seleccionar el tipo de gráfico de Columnas 3D.

4. Seleccionar el primer tipo de formato en el tercer paso del Asistente para gráficos.

5. Seleccionar la serie de datos en columnas.

6. Indicar en el último paso que NO incluya la leyenda. Teclear como títu-lo del gráfico Camisería La Ideal y terminar la creación del gráfico.

7. Cambiar el título del gráfico de modo que aparezca como sigue:

"Ventas primer Trimestre 1996" Unidades Mes

8. Poner el siguiente texto asociado al eje X: Meses (Insertar/Títulos).



9. Añadir un título al eje Z (vertical): Unidades. El título tiene que estar orientado verticalmente. Puede hacerse mediante un doble clic con el ratón sobre el mismo eje.

10. Colocar líneas divisorias horizontales sobre el gráfico actual. Cambiar el tipo de línea de las misma a discontinuo.

11. Insertar la leyenda.

12. Cambiar el valor de las ventas de Corbatas en el mes de Enero a 1720 y observar lo que ocurre: el gráfico está íntimamente ligado a los datos de la hoja de cálculo.

13. Ahora, añadir los datos de Abril (Insertar/Datos Nuevos...). Para intro-ducir el rango de datos basta con seleccionarlo en la hoja de cálculo y pulsar el botón de aceptar en la ventana.

14. Insertar los siguientes datos en el rango F4:F8 y añadirlos al gráfico:

Corsés

425

568

921

1023

15. Nombrar la hoja con el nombre camisería.

Unidad Temática III: Gráficos. Impresión. Base de Datos. Funciones. 0 3 Impresión


3 Impresión

Excel incluye muchas características de impresión que permiten obtener hojas de cálculo y gráficos de alta calidad en papel impreso. Todas las op-ciones de impresión están presentes en el menú Archivo.

3.1 Área de impresión Lo primero que se ha de hacer es establecer el Área de impresión. El área de impresión es el rango de celdas que van a ser impresas. Los gráficos y dibu-jos incluidos en dicho rango también serán impresos. La forma más sencilla de hacerlo consiste en seleccionar el rango de celdas y seleccionar la opción Archivo/Área de impresión/Establecer área de impre-sión. Una vez establecida el área de impresión, hay que preparar la página para organizar la impresión del área de impresión sobre las páginas, así co-mo otras características que se muestran en el punto siguiente. Una opción muy útil es la de Presentación preliminar. Mediante esta opción se puede observar en la pantalla del ordenador cómo quedará la información de la hoja de cálculo sobre el papel. Esto permite comprobar las modifica-ciones hechas evitando el uso indiscriminado de papel para obtener la im-presión deseada. Por último, una vez establecidos todos los parámetros necesarios para que el documento se imprima de la manera más adecuada, sólo queda imprimir la hoja de cálculo. Las opciones de impresión dependen de la impresora esta-blecida en ese momento.

3.2 Preparar página El cuadro de diálogo Preparar página ofrece cuatro ventanas solapadas que permiten establecer ciertas características del papel sobre el que será impre-so el documento y cómo se hará esta impresión de Excel:

• Características de la página. • Los márgenes. • El encabezado y pie de página que poseerán todas las páginas. • Cómo se imprimirá la hoja de cálculo.

3.2.1 Página

Las características que se manipulan en esta ventana (Figura 0.1) correspon-den a:

• La orientación del papel (vertical u horizontal).



• La reducción/ampliación de la información de la hoja de cálculo para ajustarla al tamaño del papel, así como el número de hojas necesarias para imprimir la parte seleccionada de la hoja de cálculo. El número de hojas forman una matriz.

• El tamaño del papel (generalmente A4), la calidad de impresión y el primer número de página.

Las Opciones dependen de la impresora disponible.

Figura 0.1 Cuadro de diálogo Preparar página con la ventana Página activa.

3.2.2 Márgenes

En la ventana Márgenes del cuadro de diálogo Preparar página se determi-na la anchura de los mismos (superior, inferior, izquierdo y derecho). Tam-bién se establece la distancia del encabezado y del pie de página a los bordes de la página, pudiendo situarse dentro de los márgenes. Además, es posible en esta ventana centrar el área de impresión vertical y horizontalmente.

3.2.3 Encabezado/Pie

En la ventana Encabezado/Pie del cuadro de diálogo Preparar página se puede establecer el texto que aparecerá en todas las páginas en el encabeza-do y en el pie de la página. Excel ofrece unos valores por defecto que se pueden personalizar. Al personalizar el encabezado o el pie de página, se



muestran tres áreas para introducir texto que corresponden a la izquierda, centro y derecha del encabezado o del pie. También se ofrece la posibilidad de introducir información automática como la fecha, la hora, el número de página, el nombre del archivo, etc.

3.2.4 Hoja

En la ventana Encabezado/Pie (Figura 0.2) del cuadro de diálogo Preparar página se pueden modificar ciertas características como:

• El rango de celdas de la hoja que van a imprimirse, es decir, el área de impresión.

• Se pueden poner títulos en cada página utilizando información situa-da en determinadas filas o columnas de la hoja de cálculo.

• Se pueden imprimir a su vez las líneas de división o no, las notas, en calidad de borrador (no se imprimen los gráficos ni ciertas caracterís-ticas de formato), en blanco y negro y los encabezados de las filas y las columnas, es decir, las letras identificadoras de las columnas y los números identificadores de las filas.

• Por último, se determina el orden en el que se imprimirán las páginas que forman la matriz en la que se inscribe el área de impresión.

Figura 0.2 Cuadro de diálogo Preparar página con la ventana Hoja activa.



Ejercicio

1. En una hoja de trabajo en blanco de un libro de trabajo nuevo, introdu-cir datos cualesquiera en las celdas A4, A5, A6 siendo la celda A4 un texto.

2. Definir el rango A5:E50 como el Área de impresión. Observar que apa-recen unas líneas demarcando el área.

3. Introducir otro dato cualquiera en la celda A40, seleccionar la fila 40 e insertar un salto de página (Insertar/Salto de página).

4. Definir la fila 4 como fila de título de impresión activando Preparar página/Hoja, pinchando con el ratón en el cuadro de texto Filas a repe-tir en la parte superior y seleccionando la fila 4. Observar el resultado mediante Presentación preliminar.

5. Cambiar la orientación a horizontal y observar las dos páginas del do-cumento en modo de presentación preliminar.

6. Ajustar los márgenes superior e inferior a dos centímetros.

7. Escribir el texto Encabezado como un encabezado personalizado cen-trado.

8. Seleccionar una fuente y un tamaño nuevos para el encabezado personalizado.

9. Hacer una presentación preliminar de la hoja de trabajo y hacer un acer-camiento en el encabezado superior pinchando sobre el mismo.

10. Introducir un dato sobre la celda A26 e insertar un salto de página sobre la misma.

11. Poner los encabezados de filas y columnas para que se vean cuando se impriman y realizar la última presentación preliminar para comprobar que está correcto.

12. Nombrar la hoja con el nombre Impresión y guardar el libro de trabajo con el mismo nombre.

Ejercicio

1. Copiar la hoja de cálculo del archivo que contiene la información de la empresa Periódicos Reunidos, S. A. con el gráfico generado en el punto 0 de esta Unidad Temática.

Unidad Temática III: Gráficos. Impresión. Base de Datos. Funciones. 0 4 Base de Datos


2. Situar el gráfico de manera que ocupe exactamente el rango de celdas A14:G30 utilizando el ratón para redimensionar el gráfico en combina-ción con la tecla Alt.

3. Establecer el rango A1:G30 como Área de impresión.

4. Preparar la página de forma que:

• La página sea un A4 horizontal ajustado al 110%. • Los márgenes superior e inferior han de ser de 2,5 cm. y los már-

genes izquierdo y derecho de 2 cm. El encabezado y pie de página han de estar a 1,3 cm. de los bordes de la página. La información ha de estar centrada vertical y horizontalmente.

• El encabezado ha de ser Periódicos Reunidos, S. A.. El pie de pá-gina ha de estar compuesto por el texto Ventas 1990 a la izquier-da, el número de página únicamente en el centro y la fecha y hora a la derecha. El formato de los textos es libre.

4 Base de Datos Excel dispone de funciones para el manejo de listas o bases de datos. Las listas de datos son formas habituales para la reunión y valoración de infor-maciones siempre que existan cantidades de datos en un orden y organiza-ción concretos. Esto es así cuando los datos se pueden organizar mediante tablas. Cada fila de la tabla contendrá todos los datos para una unidad concreta mientras que en cada columna se tendrá el mismo tipo de información. En la primera fila de la tabla se tendrá el rótulo de la columna que agrupará a la información del mismo tipo contenida en cada una de las filas. El primer paso para la construcción de una lista de datos es diseñar su es-tructura, esto es, definir la primera fila de la lista que contendrá los rótulos de las columnas y los datos de un registro, o sea, de la primera fila después de los rótulos de las columnas.

Figura 0.1 Ejemplo de estructura de base de datos con un registro.

Una vez definidos los datos anteriores tal y como muestra el ejemplo de la Figura 0.1, ya se tiene la base de datos definida y se pueden emplear las op-



ciones del menú Datos. Para acceder a estas opciones ha de estar al menos una de las celdas de la tabla activa. En esta Unidad Temática sólo se van a ver las cuatro opciones primeras:

• Ficha: Mediante esta opción se pueden añadir, eliminar y modificar los registros de la base de datos utilizando el cuadro de diálogo de la que se genera automáticamente con los nombres de los campos (rótu-los de columnas) definidos en la base de datos. El título del cuadro de diálogo coincide con el nombre de la hoja de cálculo Figura 0.2. Los campos con fondo blanco son editables ya que contienen cons-tantes. El resto de campos contienen fórmulas y se actualizan auto-máticamente en base a los datos de los otros campos. Se pueden crear nuevos registros que se actualizarán sobre la hoja de cálculo, se puede eliminar el registro actual, se pueden visualizar otros registros con los botones de búsqueda o con la barra de despla-zamiento vertical y se pueden buscar fichas que cumplan ciertos cri-terios.

• Ordenar: La opción de ordenación permite ordenar los registros de la tabla (las filas) utilizando distintos criterios de ordenación. Esto sig-nifica que los registros en los que coincida el primer criterio se orde-narán por el segundo y así hasta tres criterios. También es posible ordenar por columnas.



Figura 0.2 Ficha de la base de datos Cuentas bancarias.

• Filtros: Esta opción permite seleccionar distintos registros de la tabla para hacerlos visibles mientras oculta el resto (no los borra). Al acti-var esta opción como Filtro automático, aparecen unos botones con flechas correspondientes a menús desplegables en los rótulos de las columnas. Pulsando dichos botones en uno de los campos se pueden seleccionar los registros cuyo campo cumpla ciertas condiciones co-mo que sean igual a un valor, mayor o menor que un valor, tengan ese campo vacío, etc.

• Subtotales: Con esta opción se pueden sumar ciertos campos de to-dos los registros generándose una suma para cada conjunto de regis-tros en los que coincida la información de cierto campo. Suponiendo que, en el ejemplo anterior, las cuentas bancarias éstas están agrupa-das en grupos, se selecciona en el cuadro de texto Para cada cambio en el campo Grupo, se utiliza la función Suma y como campos a su-mar únicamente el Saldo final (Figura 0.3).



Figura 0.3 Cuadro de diálogo Subtotales.

El resultado será una suma parcial de los saldos finales de cada uno de los registros del mismo grupo y una suma total de todos los regis-tros como se aprecia en la Figura 0.4.

Figura 0.4 Resultado de aplicar Subtotales.

Ejercicio

1. Abrir un libro de trabajo nuevo.

2. Introducir los siguientes datos:



• Celda A2: Nombre. • Celda B2: País. • Celda C2: Zona. • Celda D2: Color. • Celda E2: Año. • Celda F2: Existencias. • Celda G2: Precios.

3. Formatear el rango A2:G2 con una fuente Times New Roman, negri-ta, 10 puntos, centrada y con borde inferior .

4. Introducir los siguientes datos en el rango A3:G3: Barolo, Italia, Pia-monte, tinto, 1993, 300 y 310.

5. Seleccionar el rango A2:G3 y editar la tabla en forma de fichas (Da-tos/Ficha).

6. Introducir las fichas siguientes:

• Beaujolais, Francia, Borgoña, tinto, 1993, 200, 320. • Bordeaux, Francia, Burdeos, blanco, 1993, 260, 380. • Bourgogne, Francia, Borgoña, blanco, 1993, 230, 420. • Brolio, Italia, Toscana, tinto, 1993, 230, 360. • Chablis, Francia, Borgoña, blanco, 1993, 230, 470. • Chianti, Italia, Toscana, tinto, 1993, 120, 400. • Frascati, Italia, Roma, tinto, 1993, 230, 310.

7. Una vez introducidos los datos, nombrar la hoja como Vinos.

8. Ordenar la lista por países.

9. Ordenar por dos criterios, el primero será el del País y el segundo el de la Zona.

10. Activar la opción de filtro automático.

11. Mostrar sólo los vinos franceses y sus características mediante.

12. Volver a visualizar toda la tabla y seleccionar los vinos tintos única-mente.

13. Seleccionar la opción de personalizada en la lista desplegable del filtro asociado a la columna de Existencias y seleccionar aquellos vinos de los que existen 200 o más botellas.

14. Seleccionar, de los vinos seleccionados en el punto anterior, los que cuestan menos de 400 pts.



15. Volver a visualizar toda la lista.

16. Calcular el precio de los vinos franceses e italianos por separado y el total.

17. Visualizar sólo los subtotales de los vinos italianos accediendo a los iconos con el signo “+” o “-“ de la izquierda.

18. Visualizar únicamente los subtotales correspondientes al número de existencias de vinos franceses por una parte y de italianos por otra.

19. Visualizar tanto las existencias como el precio de los vinos de ambos países.

20. Ahora, interesa conocer estos subtotales (existencias y precios) respecto a los dos países pero separándolos en los dos tipos o colores de vino. Debe aparecer como en la figura de la página anterior.

21. Visualizar tanto las existencias como el precio de los vinos de ambos países.

22. Ahora, interesa conocer estos subtotales (existencias y precios) respecto a los dos países pero separándolos en los dos tipos o colores de vino. Debe aparecer como sigue:

23. Nombrar la hoja con el nombre Vinos y guardar el archivo con el nom-bre Base de datos.xls.

Unidad Temática III: Gráficos. Impresión. Base de Datos. Funciones. 0 5 Funciones


5 Funciones Las funciones son utilidades especiales que efectúan cálculos de mayor o menor complejidad en un sólo paso. Una función es como una caja negra que devuelve un resultado al introducirle uno o más datos, tal y como fun-cionan las funciones matemáticas. Excel incluye más de 300 funciones que se pueden clasificar en:

• Manejo de bases de datos y listas.

• Fecha y hora.

• DDE y funciones externas.

• Ingeniería.

• Finanzas.

• Información.

• Lógicas.

• Matemáticas y trigonométricas.

• Búsquedas y referencias.

• Funciones de texto.

• Estadísticas.

Además, se pueden definir funciones propias. Siempre que se va a teclear una función en Excel se ha de preceder del signo =. La estructura de una función consiste en un nombre y unos argumentos. Los argumentos van separados por el signo ; y pueden ser valores, referen-cias a celdas u otras funciones a su vez. Ejemplo:

=SENO(2*C4) donde el nombre de la función es SENO y el argumento es 2*C4.

5.1 El Asistente para funciones Las funciones pueden ser introducidas, bien desde teclado, o bien, utilizando para ello el Asistente para funciones de Excel que se activa mediante el bo-tón de la barra de herramientas:

.



Al igual que el Asistente para gráficos, el Asistente para funciones permite construir funciones de manera guiada y sencilla a través de cuadros de diá-logos sucesivas. El primer cuadro de diálogo (Figura 0.1) muestra las funciones a elegir clasi-ficadas por categorías y la información en la parte inferior de la función. Algunas categorías son:

• Funciones Aritméticas: SUMA, PRODUCTO, RAIZ, FACT, ABS, ALEATORIO, PI, SIGNO, RESIDUO, etc.

• Funciones Trigonométricas: SENO, COS, TANGENTE. • Funciones Logarítmicas: LOG10, LOG, LN, EXP. • Funciones Estadísticas: MAX, MIN, PROMEDIO, MEDIANA, etc.

Figura 0.1 Primer cuadro de diálogo del Asistente para funciones.

Una vez seleccionada la función se puede pasar al cuadro de diálogo si-guiente (Figura 0.2) en el que se han de introducir los argumentos. Los ar-gumentos se pueden introducir en las cajas de texto directamente o seleccio-nando las celdas o rangos de celdas en la hoja de cálculo. En los cuadros de diálogo de los asistentes en general, existe suficiente información acerca de los elementos del mismo. En el Asistente para funciones existe información acerca de la especificación de la función y de los argumentos a medida que



se van seleccionando los mismos. Algunos argumentos son requeridos indi-cándose, otros no lo son y se indica diciendo que son opcionales.

Figura 0.2 Segundo cuadro de diálogo del Asistente para funciones de la función SUMA.

Como se ha indicado ya, en los argumentos pueden haber constantes, refe-rencias y funciones. Para introducir una función en un argumento se puede utilizar el Asistente para funciones pulsando el botón que aparece delante del argumento. Esto activará el Asistente para funciones de nuevo para in-troducir la función que va dentro del argumento y, una vez introducida, se regresará al cuadro de diálogo del Asistente para funciones anterior. De esta manera se pueden ir anidando los Asistentes para funciones si se necesitan argumentos que sean funciones que a su vez tengan otras funciones como argumentos y así sucesivamente.

5.2 Algunas funciones En general, el uso de las funciones de Excel es bastante intuitivo debido a que responden a funciones matemáticas conocidas y se comportan de la misma manera. Pero también existen otro tipo de funciones propias de Excel orientadas al manejo de los datos en una hoja de cálculo como pueden ser las funciones de búsqueda de datos. Un ejemplo es la función siguiente: BUSCARV: Dado un rango de celdas, esta función busca un valor en las celdas de la primera columna de dicho rango, cuando lo encuentra, devuelve el valor de la celda correspondiente al número de columna indicada como argumento que coincide con la fila en la que se encontró el valor buscado (Figura 0.3).



BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, ordenado)

• valor_buscado: es el valor que tiene que encon-trar esta función en la primera columna del rango. Puede ser un valor o una referencia a una celda.

• matriz_buscar_en: es el rango en cuya primera columna se ha de buscar el valor.

• indicador_columnas: es el número de columna del cual se ha de extraer el valor que pertenezca a la fila seleccionada.

• ordenado (opcional): es un valor lógico que es-pecifica si el valor a buscar tiene que coincidir exactamente (0) o puede ser aproximado (1).

Figura 0.3 Segundo cuadro de diálogo del Asistente para funciones de la función BUSCARV.

Ejercicio

1. Abrir un libro de trabajo nuevo.

2. Introducir los siguientes datos:



3. Introducir b en la celda A7. En la celda B7 introducir la función BUSCARV de manera que busque lo que hay en la celda A7 (argumen-to valor_buscado) en la primera columna del rango A1:B4 (argumento matriz_buscar_en) y obtenga el dato de la columna 2 (argumento in-dicador_columnas) con un valor de ordenado exacto (0) utilizando pa-ra ello el Asistente para funciones.

4. Comprobar el resultado y después cambiar el valor de la celda A7 a c. Observar el resultado.

5. Probar a ver qué pasa si se inserta una fila debajo de la fila 1. Observar cómo ha cambiado el valor de la celda B7 y los argumentos de la fun-ción de la misma celda.

6. Nombrar la hoja de cálculo con el nombre BUSCARV y guardar el libro de trabajo con el nombre funciones.xls.

Ejercicio

1. Retomar de nuevo la hoja de cálculo de los Vinos del libro de trabajo Base de datos.xls.

2. En la hoja 2 del mismo libro, a la que se nombrará resultados, se han de introducir los siguientes datos:

• Celda A1: Existencias. • Celda B1: Francia. • Celda C1: Total tinto. • Celda C2: Total blanco. • Celda B3: Italia. • Celda C3: Total tinto. • Celda C4: Total blanco.

3. Introducir en la celda D1 de la hoja resultados una referencia a la celda que contiene el total de vinos tintos de Francia de la hoja Vinos utili-



zando la función BUSCARV. Hay que seleccionar bien la matriz en la que se busca.

4. Copiar la función anterior a las celdas D2:D4. Para que sea correcta la copia, hay que fijar las filas (referencias mixtas) en la matriz de bús-queda en la función original de la celda D1 antes de copiar, si no, la matriz cambiará al ser copiada la función. Para las celdas D3 y D4 hay que modificar la función editándola en la barra de fórmulas y poniendo lo que corresponda.

Si se han realizado correctamente los pasos anteriores, en la celda D4 apare-ce el error #N/A (ver el anexo) debido a que no existen vinos blancos en la carta de Italia. Para evitar esto se van a utilizar la función lógica SI y la fun-ción de información ESERROR.

5. Borrar el contenido de las celdas D1:D4.

6. Activar la celda D1 y ejecutar el Asistente para funciones.

7. Seleccionar la función lógica SI. Cuando aparezca el segundo cuadro de diálogo del Asistente para funciones pulsar el símbolo fx que hay al principio del argumento para introducir una función en el argumento con el Asistente para funciones.

8. Cuando a parezca de nuevo el Asistente para funciones seleccionar la función de información ESERROR. En el campo del argumento valor seleccionar el Asistente para funciones fx para introducir la función BUSCARV de la categoría Búsqueda y Referencia que se había intro-ducido anteriormente.

Ahora, hay que ir volviendo atrás a través de los Asistentes para funciones anidados que se han creado.

9. Una vez introducidos todos los argumentos de la función BUSCARV, aceptar pulsando el botón Terminar para volver a la función ESERROR. Como no hay más argumentos que rellenar en esta función se pulsa directamente Terminar.

10. Ahora, se vuelve a presentar Asistente para funciones de la primera función que se empezó a construir, la función SI. Se rellenan los argu-mentos restantes siendo el argumento valor_si_verdadero 0 y el de va-lor_si_falso el de la función BUSCARV, por lo cual habrá que intro-ducirla de nuevo. Por último Terminar.

Unidad Temática III: Gráficos. Impresión. Base de Datos. Funciones. 0 6 ANEXO: Errores


11. Una vez introducida la macrofunción (observar la barra de fórmulas) en el celda D1, se copia en el rango D2:D3, se modifica la función de la celda D3 para que busque en la matriz adecuada y se copia en la D4.

Ejercicio

1. Realizar los mismos pasos en el rango A6:D9 de la misma hoja de cál-culo para calcular las pesetas.

2. Comprobar qué sucede si se eliminan los subtotales de la hoja de traba-jo Vinos.

Ejercicio

1. Volver a poner los subtotales y realizar todo lo anterior en una hoja de cálculo nueva de manera que se obtengan los totales de existencias y pesetas utilizando la función BUSCARH.

6 ANEXO: Errores Cuando se efectúan operaciones incorrectas, sin sentido, o no tienen resulta-do, aparece en la celda activa un código de error. Los posibles errores so los siguientes:

ERROR CAUSA

#¡DIV/0! División por blanco o 0.

#N/A No hay ningún valor disponible para parámetros en funciones

#¿NOMBRE?

Utilización de un nombre que Excel no reconoce. Nombres de funciones no definidas, texto sin comi-llas, etc...

#¡NULO! Se ha intentado especificar una intersección de dos áreas que no tienen partes comunes.

#¡NUM! Problemas con un número. Uso de números negati-vos como argumento de funciones que sólo admiten positivos.

Unidad Temática III: Gráficos. Impresión. Base de Datos. Funciones. 0 6 ANEXO: Errores


#¡REF! Referencia no válida a una celda.

#¡VALOR! Uso erróneo de datos. Tipos o argumentos de ope-randos erróneos. Literales donde deben ir enteros...

NOTA : Si hay una celda que interviene en una operación y está en blanco, Excel la interpreta como si fuera un 0.

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