C O N T E N I D O - Universidad Autónoma del Estado de ...web.uaemex.mx/SGCUAEMex/pdf/SecDocencia/DirInfAca/Selec y Adq... · Formato “Convenio de Canje” 9. Revisión histórica

Procedimiento de Selección y Adquisición de Material Documental Revisión No. 02 Secretaría de Docencia Dirección de Infraestructura Académica Sistema Bibliotecario

Fecha: 25/10/07

Universidad Autónoma del Estado de México Sistema de Gestión de la Calidad

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C O N T E N I D O

1. Propósito

2. Alcance

3. Responsabilidad y autoridad

4. Normatividad aplicable

5. Políticas

6. Diagrama de bloque del procedimiento

7. Glosario

8. Anexos Formato “Solicitud de Adquisición” Formato “Acuse de Recibo de Donación” Formato “MARC para Tesis” Formato “Tarjeta de Kardex” Formato “Sugerencias de material documental” Formato “Convenio de Canje”

9. Revisión histórica.


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1. Propósito Establecer los mecanismos para actualizar y enriquecer el acervo de las Bibliotecas, a través de la selección y adquisición de material documental impreso o electrónico en temas relacionados con el área de la biblioteca, y materiales de reciente aparición en el mercado editorial, así como donaciones de material histórico, con la finalidad de proporcionar un servicio eficiente y oportuno a la comunidad universitaria. 2. Alcance

1. Todas las bibliotecas y Centros de Información de la UAEM. 2. La selección y adquisición de material documental por compra, canje o donación se lleva a

cabo a través de los integrantes del sistema bibliotecario y del Comité de Selección. 3. En el caso de una compra el proceso a seguir es el establecido por la Dirección de

Recursos Materiales y en su caso, por la Coordinación de Recursos Etiquetados.

3. Responsabilidad y autoridad Director del Organismo Académico Responsabilidad

1. Crear el Comité de Selección. 2. Dirigir y coordinar las actividades de Comité de Selección.

Comité de Selección Responsabilidad 1. Convocar a reuniones de Academia para solicitar la participación de los profesores en el proceso de selección y elaboración del listado de sugerencias de material documental para compra. 2. Convocar a reuniones a los integrantes del Comité de Selección para la revisión de sugerencias bibliográficas, considerando por lo menos una al año, con el objetivo de contar con solicitudes de adquisición de material documental. 3. Recibir y analizar las propuestas de adquisición por compra de material documental impreso y electrónico con base en la bibliografía contemplada en los planes y programas de estudio vigentes. 4. Verificar permanentemente los catálogos editoriales con la finalidad de estar al día de las novedades. 5. Verificar listados de solicitudes de adquisición de material documental para su compra, los cuales deberán ser entregados a la Dirección de Recursos Materiales o en Coordinación de Recursos Etiquetados. 6. Dar seguimiento a las propuestas de adquisición. 8. Solicitar cotizaciones de material documental impreso y electrónico a diversas editoriales o

proveedores. 9. Revisar y autorizar el listado de material documental para recibir en donación. 10. Seleccionar y verificar el material documental recibido en donación. 11. Sugerir títulos de publicaciones para canje.


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Autoridad

1. Seleccionar y proponer la adquisición del material documental. 2. Autorizar la adquisición del material documental por compra ya sea mediante recursos

propios del Organismo Académico o recursos asignados por programas, así como la donación y el canje.

Coordinador de Biblioteca Responsabilidad

1. Proponer nuevas adquisiciones derivado de la revisión de catálogos editoriales, visitas de proveedores, sugerencias bibliográficas de usuarios y de la revisión de la bibliografía de planes y programas de estudio.

2. Asistir a ferias del libro. 3. Elaborar y enviar acuse de recibo de donación en caso recibir material documental en

donación. 4. Elaborar y enviar convenio de canje entre instituciones afines. 5. Enviar el material documental al Departamento de Servicios Técnicos.

Autoridad 1. Solicitar el cambio de material adquirido por compra que no cumpla con las

especificaciones. 2. Toma de decisiones para la elección del material documental, tanto en calidad como en

cantidad. Jefe del Departamento de Servicios al Público de la Biblioteca Central Responsabilidad

1. Proponer nuevas adquisiciones derivado de la revisión de catálogos editoriales, visitas de proveedores y sugerencias de la comunidad universitaria.

2. Asistir a ferias del libro. 3. Elaborar y enviar acuse de recibo de donación en caso recibir material documental en

donación. 4. Solicitar a los Coordinadores de Bibliotecas un listado de los 20 títulos más consultados en

cada biblioteca y centros de información.

Autoridad 1. Toma de decisiones para la elección del material documental, tanto en calidad como en

cantidad. Responsable Administrativo de la Dirección de Infraestructura Académica. Responsabilidad

1. Solicitar cotizaciones de material documental impreso y electrónico a diversas editoriales o proveedores.

2. Realizar requisiciones a la Dirección de Recursos Materiales para la adquisición por compra del material documental impreso y electrónico vía recursos externos.

3. Enviar el material documental al Departamento de Servicios Técnicos para su clasificación y catalogación.


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Autoridad

4. Solicitar el cambio de material adquirido por compra que no cumpla con las especificaciones.

5. Recibir y revisar que el material documental impreso y electrónico esté en buenas condiciones de acuerdo con las requisiciones.

Bibliotecario Responsabilidad

1. Concentrar registros de los formatos de sugerencias de material documental en el formato de solicitud de adquisición.

2. Verificar la existencia y cantidad del material documental previo a la compra. 3. Recibir y revisar que el material documental impreso y electrónico esté en buenas

condiciones y de acuerdo con la requisición. 4. Elaborar listado del material documental adquirido por compra para enviar al Departamento

de Servicios Técnicos. 5. Llenar el formato Marc de las tesis que ingresan a la biblioteca para enviar al Departamento

de Servicios Técnicos. 6. Registrar las publicaciones periódicas en Kardex. 7. Plasmar sellos en cantos y contraportadas de materiales documentales que ingresan a la

biblioteca y colocar tiras magnéticas. 8. Llenar el formato de solicitud de adquisición, de acuerdo a los planes y programas de

estudio. 9. Elaborar listado de material adquirido por donación y canje para enviar al Departamento de

Servicios Técnicos. 10. Recibir y revisar el material documental procesado de servicios técnicos e intercalar en el

acervo. Autoridad

N/A

4. Normatividad aplicable 1. Normas para Bibliotecas de Instituciones de Educación Superior e Investigación. CONPAB (Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios). 2. Ley de fomento para la lectura y el libro (http://www.diputados.gob.mx/leyinfo/) 5. Políticas 5.1. El Comité de Selección estará integrado por el siguiente personal del propio Organismo Académico:

a) Director. b) Subdirector Académico. c) Coordinadores de licenciaturas o de Academia. d) Coordinador de Investigación y Estudios de Posgrado. e) Subdirector Administrativo. f) Coordinador de Biblioteca.


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5.2. En el caso de la Biblioteca Central, el Comité de Selección estará integrado por:

a) Director de Infraestructura Académica. b) Responsable Administrativo de la Dirección de Infraestructura Académica. c) Jefe del Departamento de Servicios al Público de la Biblioteca Central.

5.3. En el caso de las Bibliotecas de Centros de Investigaciones, el Comité estará integrado por: a) Coordinador del Centro de Investigación. b) Coordinador de Biblioteca. c) Responsables de los Cuerpos Académicos. d) Responsable o auxiliar administrativo del Centro

5.4. En el caso de otras Bibliotecas o Centros de Información, el Comité estará integrado por: a) Director o coordinador de la dependencia. b) Subdirector o Responsable Administrativo de la Dependencia b) Coordinador de Biblioteca.

5.5 En el caso de las Bibliotecas de Área dependientes de la Dirección de Infraestructura Académica únicamente darán apoyo al Comité de Selección de los Organismos Académicos entregando las solicitudes de adquisición requisitadas, sin formar parte del Comité. 5.6. El Organismo Académico o Dependencia podrá invitar a las reuniones del Comité de Selección a las personas que ocupen cargos que estén estrechamente ligados con la selección de material documental. 5.7. Se deberá aplicar el formato de sugerencias de material documental a los profesores, coordinadores de licenciatura o academias y alumnos. 5.8. Se deberá mantener comunicación con las casas editoras para recibir catálogos de libros, publicaciones periódicas y medios magnéticos, ya sea impresos y electrónicos de reciente publicación. 5.9. El Coordinador de Biblioteca deberá hacer entrega de catálogos editoriales de publicaciones impresas y electrónicas a los integrantes del Comité de Selección. Para el caso de Biblioteca Central, ésta función la realizará el Responsable Administrativo. 5.10. Para el caso de Biblioteca Central el Jefe del Departamento de Servicios al Público solicitará a los Coordinadores de Bibliotecas un listado de los 20 títulos más consultados en cada biblioteca. 5.10. El Comité de Selección deberá reunirse por lo menos una vez al año 5.11. El Coordinador de la Biblioteca deberá entregar a los integrantes del Comité de Selección el formato de solicitud de adquisición con los datos del material documental más solicitado, sugerencias bibliográficas de la comunidad universitaria y títulos mencionados en la bibliografía básica de lo planes y programas de estudio que no existan en el acervo y de aquellos que únicamente se encuentren dos ejemplares.


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5.12 Para el caso de la Biblioteca Central, el Jefe de Departamento de Servicios al Público deberá entregar el formato de solicitud de adquisición, incluyendo las sugerencias bibliográficas y los 20 títulos de libros más solicitados de cada biblioteca. 5.13 La Dirección del Organismo Académico realizará los trámites de adquisición por compra de material documental de acuerdo a su presupuesto ante la Dirección de Recursos Materiales y considerando los siguientes criterios: El material documental deberá: a) Apoyar los planes y programas de estudio.

b) Tener actualidad temática; c) Cumplir con calidad y amplitud de la exposición de los temas; d) Representar la mejor opción económica; e) Tener calidad en la edición para garantizar su adquisición; f ) Contar con amplia representatividad dentro de su género; g) Contener un elevado valor didáctico; h) Constituir un apoyo de fomento a la lectura.

5.14. En el caso de Centros de Investigación la adquisición por compra de material documental será de acuerdo al área de Investigación. 5.15. La Subdirección Administrativa, Responsable o Auxiliar Administrativo del Organismo Académico hará entrega a la biblioteca, mediante oficio, del material documental adquirido, especificando la procedencia. En caso de ser adquisición por compra especificar el recurso presupuestal utilizado. 5.16. En el caso de la Biblioteca Central, el Responsable Administrativo de la Dirección de Infraestructura Académica hará entrega del material documental adquirido al Departamento de Servicios Técnicos, especificando su procedencia mediante oficio. 5.17 El Subdirector Administrativo, responsable o auxiliar administrativo deberá entregar el material documental adquirido al coordinador de biblioteca en un máximo de 15 días después de su recepción para dar seguimiento a los procesos. En el caso de Biblioteca Central deberá entregarlo, en el tiempo establecido, al Departamento de Servicios Técnicos. 5.18. Una vez recibido el material documental adquirido se deberá cotejar contra listado para verificar la recepción completa y revisar que se encuentre en buenas condiciones físicas (encuadernación y paginación) 5.19. El listado de material documental recibido en la biblioteca, se deberá cotejar contra el formato de solicitud de adquisición entregado al Comité por parte de la biblioteca, con el fin de identificar que materiales fueron adquiridos y cuales quedaron pendientes para su futura adquisición. 5.20. En la Biblioteca del Organismo Académico se deberá plasmar el sello de la misma en los cantos y en la portada de los materiales documentales adquiridos; así como el sello de compra por programas en la contraportada, el cual lo deberá entregar el Responsable o Subdirector Administrativo de Organismo Académico o Dependencia a la Coordinación de Biblioteca. Se les


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colocará la tira magnética de seguridad. Para el caso de Biblioteca Central esta actividad se realizará en el Departamento de Servicios Técnicos. 5.21 El material documental adquirido por compra, recibido en la biblioteca deberá enviarse a la Dirección de Infraestructura Académica al Departamento de Servicios Técnicos mediante oficio especificando el recurso presupuestal de compra y se deberá anexar listado del material. 5.22. A las publicaciones periódicas adquiridas por el Organismo Académico, ya sea por compra, donación o canje, recibidas en la biblioteca se les deberá plasmar el sello de la biblioteca en la portada y se les colocará la tira magnética de seguridad. En caso de que la publicación sea de formato grueso también deberán plasmarse los sellos en los cantos. 5.23 Las Publicaciones periódicas deberán ser registradas en tarjetas kardex ya sea electrónico o impreso y deberá informarse mediante oficio, especificando la forma de adquisición, a la Dirección de Infraestructura Académica. 5.24 En caso de que las Bibliotecas de Organismos Académicos adquieran bases de datos de libros o revistas electrónicas se deberá informar a la Dirección de Infraestructura Académica mediante oficio. 5.25 El Organismo Académico deberá solicitar a la Dirección de Servicios de Computo que se incluya la dirección electrónica de la base de datos adquirida en la página web de la UAEM. 5.26. El Organismo Académico a través de su Departamento de Titulación deberá entregar a la biblioteca un ejemplar impreso y otro electrónico de los trabajos recepcionales por titulación de cada alumno titulado, ya sea de licenciatura o posgrado. 5.27. Las tesis en formato impreso o electrónico recibidas en cada biblioteca deberán ser registradas en formato MARC, mismos que se enviarán a la Dirección de Infraestructura Académica mediante oficio, para la incorporación al catálogo en línea. 5.28. El investigador que adquiera material bibliográfico por proyecto de investigación deberá entregarlo al Departamento de Servicios Técnicos para su proceso. 5.29. La Dirección de Infraestructura Académica entregará el material documental procesado a los investigadores, una vez terminado el proceso físico y técnico, con oficio de resguardo y listado de material; y enviará copia al Coordinador de la Biblioteca correspondiente al Organismo Académico. 5.30. Los investigadores deberán devolver el material documental al término del proyecto de investigación al Coordinador de Biblioteca para incluirlo en el acervo de la misma. 5.31. La biblioteca podrá aceptar en donación el material documental que cumpla con las siguientes características:

a) Materiales en buen estado físico. b) Materiales de interés relacionados con las áreas de conocimiento en las que se especializa la biblioteca. c) Materiales que apoyen al fomento a la lectura.


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d) Materiales que por su número de edición sean de utilidad a los planes y programas de estudio. e) Materiales que por el número de edición, año de publicación, número de ejemplares en tiraje y características especiales se consideren de valor histórico, independientemente de la temática.

5.32. En caso de que el material en donación no cumpla con las características del inciso anterior, se deberá canalizar al donante a otras bibliotecas afines a las temáticas

5.33. Los materiales que han sido susceptibles para recibir en donación deberán ser enlistados y se otorgará acuse de recibo de donación al donante. 5.34. En caso de que la biblioteca reciba donaciones de material documental específicamente de colecciones especiales por su antigüedad, rareza, valor histórico y cantidad; se deberá entregar un certificado oficial de la Universidad al donante, mismo que será tramitado por el Director del Organismo Académico o de la Dependencia ante las autoridades competentes. Para este tipo de colecciones, la biblioteca deberá crear un fondo bibliográfico especial para su preservación. 5.35. En caso de que la biblioteca requiera la donación de publicaciones editadas por dependencias de la UAEM o de otras instituciones y que éstas estén dispuestas a entregar la donación, se deberá solicitar mediante oficio firmado por el Director del Organismo Académico. 5.36. En caso de que el Organismo Académico edite publicaciones y esté interesado en adquirir mediante canje materiales editados por otras instituciones, se deberán establecer convenios de canje firmados por el Director de dicho organismo. 5.37. Las publicaciones aceptadas en canje deberán ser afines a los temas de docencia e investigación del propio organismo académico. 5.38. En el caso de canje, la equidad de las publicaciones será de uno por uno, esto es publicación por publicación. Asimismo, se canjeará sólo un ejemplar de cada título. En casos excepcionales y previa autorización del Director del Organismo Académico, se podrá canjear más de una publicación y/o ejemplar. 5.39. Los convenios de canje tendrán duración de un año y serán renovados por interés de ambas partes. Éstos podrán ser modificados a solicitud de alguna de las partes. 5.40. A las publicaciones adquiridas por donación o canje se les deberá plasmar en los cantos el sello de la propia biblioteca, y en la contraportada plasmar el sello de forma de ingreso (compra PIFI, PIFOP, entre otros, recursos propios, donación por:, canje con:). 5.41. Todo el material documental adquirido por compra, donación o canje deberá ser enviado al Departamento de Servicios Técnicos a la Dirección de Infraestructura Académica.


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6. Diagrama de bloque del procedimiento Selección y Adquisición de material documental por compra para Organismos Académicos

BibliotecarioCoordinador de Biblioteca

Dirección de Recursos

Materiales. Coordinación de

Recursos Etiquetados

Comité de Selección

INICIO

1

Recibe sugerencias

bibliográficas .

Requisita formato de

solicitud de adquisición .

Establece contacto con

casas editoras .

Reúne catálogos

editoriales y entrega al


Recibe sugerencias

bibliográficas , solicitud

de adquisición y

catálogos de editoriales .

Requisita formatos de

solicitud de adquisición

al Coordinador.

Entrega bibliografía de

planes y programas de

estudioAsigna al bibliotecario

para verificar existencia , y

cantidad de ejemplares .

2

3

Recibe información de

existencias de material

documental y el listado

de solicitud de

adquisición de títulos

más utilizados para

definir el material a

comprar.

Solicita y recibe la

cotización a

distribuidoras editoriales

por correo electrónico o

fax

Recibe cotizaciones y

evalúa de acuerdo al

presupuesto , otorga el

Vo. Bo. de compra y se

envía la requisición a la


Materiales.

4

7

8

A

Realiza la compra de

material documental .

Los distribuidores

editoriales entregan el

material documental a

la Subdirección

Administrativa del

Organismo Académico .

Reune los registros y

verifica la existencia y

cantidad de los

ejemplares.

Elabora listado de solicitud

de adquisición de títulos

más utilizados .

6

Recibe , revisa y envía

registros y listados de

solicitud de adquisición al

Comité de Selección .

5


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Selección y Adquisición de material documental por compra para Organismos Académicos

Coordinador de Biblioteca Servicios TécnicosBibliotecarioSubdirección Administrativa

A

Recibe material

comprado y verifica

contra factura (O) y

entrega el material a la

Biblioteca mediante

oficio (O-1)

especificando el recurso

que se asignó para la

compra .

Verifica el estado físico ,

calidad y cantidad .

Plasma sellos y tiras

magnéticas a los

materiales.

En caso de

publicaciones

periódicas, realiza el

proceso físico y registra

en formato de tarjeta de

kardex (O) e integra al

acervo .

En caso de tesis ,

realiza el proceso físico ,

y requisita formato marc

para tesis .

Envía el material

susceptible de procesos

técnicos a la Dirección

de Infraestructura

Académica .

Envía formatos marc

requisitados mediante

oficio .

Elabora oficio (O -1) con

listado de material

susceptible de proceso

técnico , especificando la

forma en que ingresó el

material a la biblioteca .

Recibe material

adquirido y asigna al

bibliotecario la labor de

verificación .

Recibe material para su

proceso técnico , regresa

el material procesado a

la biblioteca con un

listado (O-1).

Recibe formatos marc

para su ingreso al

catálogo en línea y

regresa etiquetas con

listado .

Recibe material , verifica

e integra al acervo .

Recibe y pega etiquetas

en las tesis .

FIN

10

9

11

12

13


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Selección y Adquisición de material documental por compra para Biblioteca Central


Materiales .

Coordinación de

Recursos Etiquetados

BibliotecarioJefe de Servicios al

PúblicoResponsable AdministrativoComité de Selección

Establece contacto con

casas editoras .

Reúne catálogos

editoriales y entrega al


Recibe sugerencias

bibliográficas .

Recibe la

información de

solicitud de

adquisición .

Reúne los registros .

Asigna al

bibliotecario verificar

existencia , y

cantidad de

ejemplares .

1

3

Verifica la

existencia y

cantidad de los

ejemplares.

Elabora listado de

solicitud de

adquisición de

títulos más

utilizados .

2

Recibe cotizaciones y

evalúa de acuerdo al

presupuesto , otorga el

Vo . Bo . de compra y

se envía la requisición

a la Dirección de

Recursos Materiales .

INICIO

Recibe información de

existencias de material

documental y el

listado de títulos más

utilizados para definir

el material a comprar .

Solicita y recibe la

cotización a

distribuidoras

editoriales o

proveedores por

correo electrónico o

fax.

Recibe catálogos de

editoriales y requisita

y entrega listado de

solicitud de

adquisición al Jefe de

Servicios al Público .

Recibe información

del presupuesto para

la adquisición de

material documental

y comunica al

Responsable

Administrativo .

Realiza la compra

de material

documental .

Los distribuidores

editoriales

entregan el

material

documental Al

Responsable

Administrativo de

Biblioteca Central .

10

A

4 5

6

8

7

9


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12/27

Selección y Adquisición de material documental por compra para Biblioteca Central

Jefe de Servicios al

PúblicoServicios TécnicosBibliotecarioResponsable Administrativo

A

Verifica el estado físico ,

calidad y cantidad de material

adquirido.

En caso de publicaciones

periódicas, realiza el proceso

físico y registra en formato de

tarjeta de kardex (O) e integra

al acervo .

En caso de tesis , realiza el

proceso físico , y requisita

formato marc para tesis .

En caso de medios

magnéticos , registra datos en

el listado de recuperación

13

FIN

11

Recibe material ,

verifica e integra al

acervo .

14

Recibe material comprado

y verifica contra factura

(O).

En caso de libros , los

envía al Departamento de

Servicios Técnicos con

oficio (O) y fotocopia de la

factura (f).


periódicas y tesis , las

entrega al bibliotecario

responsable de

Hemeroteca .

En caso de medios

magnéticos (videos ,

DVD´s) se entrega al

responsable de

Videoteca .


proceso técnico , regresa el

material procesado a l

Departamento de Servicios

al Público de la Biblioteca

Central con un listado (O-1).

Recibe material procesado ,

verificando contra listado (O-

1) el estado físico , calidad y

cantidad .

Entrega el material al

bibliotecario para su

integración al acervo .

12


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13/27

Selección y Adquisición de material documental para Investigación

Bibliotecario Servicios TécnicosCoordinador de BibliotecaInvestigador

1

Recibe presupuesto para

adquisición de material

de acuerdo a los

proyectos de

investigación .

Realiza la adquisición de

material documental y

entrega el material

adquirido al

Departamento de

Servicios Técnicos

anexando formato de

registro de libros .

INICIO

2


proceso físico y técnico

y regresa el material

procesado con oficio de

resguardo al

investigador , enviando

una copia con listado de

libros a la Biblioteca del

Organismo Académico .

Recibe material

procesado y

resguardado.

A l concluir el proyecto

de investigación regresa

el material con oficio de

resguardo al

coordinador de

biblioteca .

Recibe material ,

verificando contra oficio de

resguardo (O) el estado

físico , calidad y cantidad .




4

FIN

3

Integra al acervo el

material documental .5


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14/27

Selección y Adquisición de material documental por donación

Bibliotecario Servicios Técnico sCoordinador de BibliotecaInstitución externa o persona

física

INICIO

1

Ofrece material

documental en donación

para la biblioteca .

Verifica que los materiales

cumplan con las

características de interés


2

¿cumple con

las

características ?

Recibe los materiales

donados, elabora listado y

entrega acuse de recibo de

donación .

Elabora oficio (O-1) con

listado de material susceptible

de proceso técnico ,

especificando la forma de

adquisición .

No se acepta

la donación o

se transfiere

a otra

biblioteca .

No

Conecta

a paso

2

Si

Recibe material

para su proceso

técnico , regresa el

material procesado

a la biblioteca con

un listado (O-1).

4

3

5

FIN

7

Realiza el proceso físico

de las publicaciones

periódicas y registra en

formato de tarjeta de


acervo .


de las tesis , asigna

clasificación y requisita


6


material documental

entregado

Recibe material ,

verificando contra listado

(O -1) el estado físico ,

calidad y cantidad del

material en donación .




8


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15/27

Selección y Adquisición de material documental por canje

Bibliotecario Servicios TécnicosCoordinador de BibliotecaComité de selección

Propone, elabora y autoriza

el convenio de canje

interinstitucional (O, f) del

material susceptible a canje

1

INICIO

Establece contacto con la

Institución afín , envía

convenio , define las fechas y

la forma para realizar el canje

de materiales .

En caso de material otorgado

por canje , se envía a través

de mensajería .

En caso de material recibido

por canje , se verifica el

estado físico , calidad y

cantidad .



de proceso técnico , anexando

documentos (f ) que avalen su

adquisición .

2

Recibe material

procesado , lo entrega al


verificación e integración

al acervo .

FIN


proceso técnico , regresa

el material procesado a la

biblioteca con un listado

(O-1).

3

4


periódicas, realiza el

proceso físico de las

mismas y registra en

formato de tarjeta de kardex

(O) e integra al acervo .

En caso de material

susceptible de proceso

técnico , envía al

Departamento de Servicios

Técnicos previa autorización

del Coordinador de

Biblioteca .

5

Recibe material

procesado , lo verifica e

integra al acervo .

6


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16/27

Selección y Adquisición de material documental por donación en Biblioteca Central

Servicios TécnicosBibliotecarioJefe de

Atención al Público

Institución externa o persona

física

No

Si

INICIO

FIN


material documental

entregado

Ofrece material

documental en donación


8

Recibe material ,

verificando contra listado

(O -1) el estado físico ,

calidad y cantidad del

material en donación .




3

1

Recibe material

para su proceso

técnico , regresa el

material procesado

a la biblioteca con

un listado (O-1).

¿cumple con

las

características ?

6

7

Recibe los materiales

donados, elabora listado y

entrega acuse de recibo de

donación .



de proceso técnico

especificando la forma de

adquisición .


de las publicaciones

periódicas y registra en

formato de tarjeta de


acervo .


de las tesis , asigna

clasificación y requisita


No se acepta

la donación o

se transfiere

a otra

biblioteca .

5

2

4

Verifica que los materiales

cumplan con las

características de interés


Conecta

a paso

2


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7. Glosario

Canje: Representa un medio para conocer el trabajo de las instituciones educativas y de investigación, también nos significan la posibilidad de estrechar relaciones interinstitucionales y colaboraciones en el desarrollo de proyectos interdisciplinarios. Cambio, trueque o sustitución. Donación: Entrega voluntaria de algo que se posee. Kardex: Catálogo de publicaciones periódicas Catálogo en línea: Listado electrónico del material documental existente en la biblioteca. Estudios bibliométricos: La bibliometría aporta elementos cuantitativos necesarios para la organización y dirección eficiente y eficaz de las bibliotecas, así como para la medición y evaluación del efecto de su actividad en la sociedad mediante el perfeccionamiento de las actividades bibliotecaria y bibliográfica. Ella aporta la información cuantitativa para el análisis cualitativo integral y, por ende, optimizar la toma de decisiones en la espera bibliotecaria; los estudios bibliométricos pueden ayudar a valorar el estado actual de la ciencia y apoyar la toma de decisiones y la dirección de la investigación. Proceso técnico: Registrar los datos específicos de los materiales documentales y su clasificación con el fin de contar con un medio de recuperación. Material documental: Libros, publicaciones periódicas, material multimedia, bases de datos electrónicos, bibliotecas digitales, etcétera. ISO: International Organization for Standarization (Organización Internacional para la Estandarización) IFLA: International Federation of Library Association ( Federación Internancional de Asociaciones Bibliotecarias). ABIESI: Asociación de Bibliotecarios de Instituciones de Educación Superior e Investigación.


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8. Anexos

Formato Marc para Tesis Etiqueta Marc Descripción de Tesis

090 Clasif. loc

100 Autor

245 Título

Subcampo C

260 pie imprenta

Subcampo B

Subcampo C

300 extensión

Subcampo B

Subcampo C

502 nota de tesis

504 ref. biblio.

700 autor sec.

700 autor sec.


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INSTRUCTIVO DE LLENADO:

Etiqueta 090: clasificación local se compone: (Para llenado exclusivamente de la Dirección de Infraestructura Académica)

PASO 1) LEN Clave de la licenciatura

PASO 2) 19 Número asignado a la biblioteca en el catálogo de la

universidad

PASO 3) .V553 (iniciar con punto ) Número de Cutter conformado con la primera letra del primer apellido y de las tres siguientes letras del apellido paterno.

PASO 4) 2005 Año de publicación de la tesis.

Etiqueta 100; autor: se coloca el nombre del autor en minúsculas y mayúsculas, comenzando con el apellido paterno, seguido del materno y el (o los) nombre(s) del autor agregando punto final. En caso de tener más de dos autores, véase etiqueta 700 100 autor Vilchis Caballero, Paula. Etiqueta 245; Título: se coloca el título de la tesis en mayúsculas y minúsculas, seguido de un espacio, con una diagonal al final. 245 título Incidencia de pacientes con traumatismo craneoencefálico que atiende

la Cruz Roja de Metepec, período de enero de 1999 a enero de 2004 / Subcampo C: se refiere a la mención de responsabilidad, que recae en el, o los autores. Se inicia con el nombre, seguido de los apellidos y terminando con punto final. En caso de mas autores se separa con comas. Ejemplo1 Subcampo C Paula Vilchis Caballero. Ejemplo 2 Subcampo C Paula Vilchis Caballero, Arturo García López y Karina Romero Santillán.


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Etiqueta 260; pie de imprenta: se transcribe el lugar de edición de la tesis incluyendo ciudad y estado, separados por una coma y al final dos puntos, editor (en el caso de las tesis el autor siempre funge como editor) seguido de una coma y el año de publicación. 260 pie imprenta Toluca, Estado de México : Subcampo B El (La) (Los) autor (a) (es), Subcampo C 2005. Etiqueta 300; extensión: es la descripción física de la tesis, conformada por:

1. Se transcribe el número de hojas (h.) o páginas (p.) seguidas por la inicial correspondiente, finalizando con un espacio y dos puntos.

2. Se describe si la tesis cuenta con, gráficas (graf.), mapas (map.) o ilustraciones (ilus.),

colocando las abreviaturas correspondientes separadas por coma. 3. Se asienta la medida vertical de la tesis

300 extensión 68 h. : (1) (en caso de no contener ningún elemento del subcampo “B” se cambiarán los dos puntos por punto y coma. Ejemplo 68 h. ; )

Subcampo B gráf., il., map. ; (2) Ejemplo 1 maps., gráf., + 1 CD ROM Ejemplo 2 il. ; + un diskette (3 1/2) Ejemplo 3 maps. ; Subcampo C 23 cm. (3) Etiqueta 502; nota de tesis: en esta etiqueta se asienta si es una tesis, una memoria, una tesina, una relatoría, seguido de la licenciatura entre paréntesis; el nombre de la universidad y el año. 502 nota de tesis Tesis (Licenciado en Enfermería) -- Universidad Autónoma del Estado de

México, 2005. Etiqueta 504; referencias bibliográficas: se asienta si contiene referencias bibliográficas y las paginas u hojas entre paréntesis. 504 ref. biblio. Incluye referencias bibliográficas ( h.65) Etiqueta 700; autores secundarios: esta etiqueta se usa cuando el trabajo a catalogar cuenta con más de un autor; se utiliza el mismo criterio de la etiqueta 100 y se repite tantas veces como autores secundarios contenga el trabajo, terminando con punto. Ejemplo 700 autor sec. García López, Arturo. 700 autor sec Romero Santillán, Karina.


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Formato de Sugerencias de Material Documental


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Formato Acuse de Recibo de Donación


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Formato Tarjeta de Kardex


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Formato Tarjeta de Kardex


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Formato de Solicitud de Adquisición


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Formato Convenio de Canje


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9. Revisión Histórica

Número de revisión

Fecha de revisión

Revisó Reaprobado (Puesto)

Descripción del cambio

01 16/03/07 Coordinación

del SGC Dirección de DODA

02 25/10/07 Coordinación del SGC Dirección de DODA

Se modificaron e integraron nuevas políticas; así como algunas modificaciones a los formatos. Se actualizaron las tablas (TEP, TOC, TRS). Se modificó el punto 5.12, se agregaron normas aplicables al procedimiento y el formato de revisión histórica, así como la modificación de las tablas

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C O N T E N I D O - Universidad Autónoma del Estado de ...web.uaemex.mx/SGCUAEMex/pdf/SecDocencia/DirInfAca/Selec y Adq... · Formato “Convenio de Canje” 9. Revisión histórica