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Gobierno en lnea en el OrdenTerritorial:
Caja de Herramientas
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Qu es la Caja de Herramientas?
La Caja de Herramientas es la
descripcin detallada de lasactividades de los 5
componentesinstitucionales presentados en elAnexo No.1 Actividades
del ModeloMetodolgico y del anexo No. 9Documento Tcnico
Prestacin
del Servicio de Acompaamientopara la implementacin de lasFases
de Interaccin y Transaccinde la Estrategia de Gobierno enlnea.
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Uso de la Caja de Herramientas
El uso de la Caja de Herramientas
establece las actividades a desarrollarpor parte del Grupo
Asesor,Coordinador y Delegados. Igualmentepermite determinar los
productos yentregables para la implementacin dela Estrategia de
Gobierno en lnea.
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Convenciones de la Caja de Herramientas
La actividades de la caja deherramientas son denominadas fichasy
estn identificadas de la mismaforma que aparecen en el Anexo No.
9Documento Tcnico en el aparte de laArquitectura Temtica. Por lo
cualexisten unas convencionesestablecidas que permiten
identificar
fcilmente el modelo, la etapa y laactividad a desarrollar.
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Convenciones de la Caja de HerramientasCada actividad se ha
identificado con un cdigo, elcual se construye as:
Para el modelo general:- Las primeras letras definen la Fase (I
Informacin e Interaccin y T Transaccin) y laetapa(con las siglas
que definen cada etapa en la tablaNo. 5).
- El nmero de la actividad segn la etapa quecorresponda.-
Definicin de la actividad como de Coordinacin(CO), Estratgica (ES),
de Capacitacin (CA) o deProcesos (PR).
Para el modelo avanzado:- Las primeras letras definen si
corresponde a rea
Metropolitana (AM) o Gobernacin (GB) y la etapa(con las siglas
que definen cada etapa en la tablaNo. 5).- El nmero de la actividad
segn la etapa quecorresponda.- Definicin de la actividad como de
Coordinacin(CO), Estratgica (ES), de Capacitacin (CA) o deProcesos
(PR).
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Convenciones de la Caja de Herramientas
Dentro del Anexo No. DocumentoTcnico, existen rutas operativas
delModelo Metodolgico: ModeloGeneral y Modelo Avanzado, demanera
que para cada actividaddefinida en la ruta operativa,corresponde
una descripcin,siguiendo el esquema: Modelo, fases,
etapas y actividades (No incluye lasactividades que se refieren
alseguimiento).
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Convenciones de la Caja de HerramientasModelo Fase Etapa
Modelo GeneralFases de Informacin e
Interaccin
Etapa de Preparacin y Sensibilizacin (PS)
Etapa de Diagnstico y Plan de Accin (DPA)
Etapa de Implementacin de Herramientas deInformacin e Interaccin
(IIHI)
Etapa de Racionalizacin de Trmites y Servicios(RTS)
Etapa de Sostenibilidad (SD)
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Convenciones de la Caja de HerramientasModelo Fase Etapa
Modelo General Fase de Transaccin
Etapa de Afianzamiento (AF)
Etapa de Ejecucin del Plan de Accin (EPA)
Etapa de Sostenibilidad (SD)
Modelo Avanzado
reas Metropolitanas
Etapa de Preparacin, Sensibilizacin y
Diagnstico (PSD)
Etapa de Anlisis del Diagnstico y Definicindel Plan de Accin
(ADPA)
Etapa de Ejecucin del Plan de Accin (EPA)
Etapa de Sostenibilidad (SD)
Gobernaciones
Etapa de Preparacin, Sensibilizacin yDiagnstico (PSD)
Etapa de Anlisis del Diagnstico y Definicindel Plan de Accin
(ADPA)
Etapa de Ejecucin del Plan de Accin (EPA)
Etapa de Sostenibilidad (SD)
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Convenciones de la Caja de Herramientas
Un ejemplo de las convencionesestablecidas para la
ArquitecturaTemtica y por ende para la Caja deHerramientas es:
AM = reas Metropolitanas (ModeloAvanzado)PSD = Etapa de
Preparacin,Sensibilizacin y Diagnstico.2 = Nmero de actividades en
staetapa.ES = Definicin de la actividad comoEstratgica.
Entonces la convencin de la ficha de laCaja de Herramientas es:
AMPSD2-ES
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Modelo de una fichaLa ficha se compone de la siguiente
estructura:* Encabezado, en donde se determina a que
modelo, etapa y actividad pertenece.* Identificacin, donde se
establece el nombrede la actividad y el responsable.* Descripcin de
la actividad, incluyendo los
objetivos de sta.* Duracin de la Actividad.* Participantes.*
Actividades previas, siendo un recuento decmo se lleg a sta
actividad.* Los recursos a tener en cuenta para cadaactividad.
* Los resultados esperados.* La metodologa para desarrollar la
actividad.* Anexos, siendo documentos o formatospertinentes para
realizar la actividad.
Ejemplo: IPS1-COES
http://../Caja%20de%20herramientas/informacion%20e%20interaccion/Modelo_General_IPS1-COES%20Encuentro%20Regional.dochttp://../Caja%20de%20herramientas/informacion%20e%20interaccion/Modelo_General_IPS1-COES%20Encuentro%20Regional.doc
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Productos y Entregables
CAJA DEHERRAMIENTAS PLAN IDEAL TABLAS 11, 12, 13
Y 14
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Modelo General Fase Implementacin e Interaccin
Ficha Tema Entregables segn Caja deHerrmamientas Entregables
segn Plan deTrabajo Ideal Productos Tabla No.11 Y 12
IPS2-ES
Presentacin de la Universidad laGran Colombia por medio de
cartaal representante legal de la Entidad
Territorial con copia al Consejo
Carta Carta Carta
IPS3-ESContactar a la Entidad Territorialpara verificar el
recibo de la carta
Reporte de llamadas Formato de llamadas
IPS1-COES Realizar Encuentro Regional
1.Presentaciones2. Carta invitacin3. Acta de reunin
4. Listado de asistencia
Presentaciones evento, cartainvitacin
Autoridades locales informadas ycomprometidas con el
desarrollode la Estrategia de Gobierno en
lnea en su municipio.
IPS4-ES
Realizar reunin con losrepresentantes Legales de las
Entidades Territoriales y secretariosde despacho de las
Entidades
1.Presentaciones2. Listado de asistencia
3. Acta de reuninActa de reunin
Funcionarios sensibilizados,informados y capacitados.
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Modelo General Fase Implementacin e Interaccin
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerrmamientasEntregables segn Plan
de Trabajo IdealProductos Tabla No.11 Y 12
IDPA1-CA Elaborar Lnea Base Lnea Base diligenciada
Lnea Base, Matriz deanlisis de resultados deldiagnstico a partir
de loscomponentes rectores del
modelo Metodolgico
Entidades con diagnstico yLnea de Base.
IDPA2-ESConformacin del Comit de
Gobierno en lnea y Antitrmitessi no existe
1. Acto adminstrativo2. Publicacin de la
resolucin en el sitio Web.Archivo URL de
publicacion del actoComits de Gobierno en lnea
conformados.
IDPA3-ES
Reunin preparatoria de lostalleres regionales de liderazgo
para la gestin del cambio yapropiacin del Modelo
Metodolgico
1. Presentaciones2.Listado de asistencia
3. Acta de reuninListado de asistencia
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Modelo General Fase Implementacin e Interaccin
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerramientasEntregables segn Plan
de Trabajo IdealProductos Tabla No.11 Y 12
IDPA4-CA
Talleres regionales de liderazgopara la gestin del cambio y
apropiacin de la Estrategia deGobierno en lnea y del alcance
y
acciones a desarrollar en las Fasesde Informacin e
Interaccin
dirigido al Comit GEL yAntitrmites, en los cuales sepresenta la
metodologa para
elaborar el plan de accin para lasfases.
1. Presentaciones2.Listado de asistencia
3. Acta de reunin
Presentaciones, Listado deasistencia, Acta de
conclusiones
Entidades con actualizacin deldiagnstico y lnea de base.
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Modelo General Fase Implementacin e Interaccin
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerramientasEntregables segn Plan de
Trabajo IdealProductos Tabla No.11 Y 12
IDPA5-ES
Elaborar Plan de Accin GEL si noexiste o ajustarlo frente al
resultado
del diagnstico y lnea baselevantados.
1. Plan de accin y actoadministrativo si aplica
2. Publicacin plan de accin enel sitio Web y publicacin delacto
administrativo si aplica.
Archivo URL de publicacindel plan de accin
Planes de accin elaborados ysocializados.
Planes de accin elaborados,revisados, ajustados y
socializados a partir de los
resultados obtenidos en eldiagnstico.
IDPA6-ES
Reunin con autoridades localespara socializar el diagnostico y
Plan
de Accin de Gobierno en lnea.(Representantes legales de
lasEntidades Territoriales,
representantes del Concejo,Contralora y Personera)
1. Presentaciones2.Listado de asistencia3. Acta de reunin
Acta de reunin
Planes de accin elaborados ysocializados.
Planes de accin elaborados,revisados, ajustados ysocializados a
partir de los
resultados obtenidos en eldiagnstico.
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Modelo General Fase Implementacin e Interaccin
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerramientasEntregables segn Plan de
Trabajo IdealProductos Tabla No.11 Y 12
IDPA7-ES
Expedir la resolucin mediante lacual se establece el
procedimientode actualizacin del sitio Web, los
responsables y tiempos.
1. Acto administrativo paraactualizacin del sitio Web
2. Publicacin del actoadministrativo para la
actualizacin en el sitio Web.
Entidades territoriales que cuentancon el marco jurdico que
definelas reglas de privacidad y uso de
sus sitios Web y de las
herramientas y serviciosasociados.
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Modelo General Fase Implementacin e Interaccin
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerrmamientasEntregables segn Plan de
Trabajo IdealProductos Tabla No.11 Y 12
IDPA8-ESCA
Identificar puntos de accesocomunitarios a TIC (caf
Internet,
telecentros, centros de accesocomunitario a Internet, etc.)
y
establecer posibles convenios ymecanismos de apoyo para
incentivar el uso por parte de losciudadanos
1. Base de datos oferta local deacceso a Internet
2. Acto administrativo para
actualizacin del sitio Web.
Base de datos oferta local deacceso a Internet
Entidades que promocionan lostrmites y servicios en
lneadispuestos en los puntos de
acceso a Internet de naturaleza
pblica y/o privada, para el uso delos mismos por parte de
losciudadanos y las empresas
IDPA9-CA
Reuniones de informacin,capacitacin y vinculacin a la
implementacin de la Estrategia deGobierno en lnea, abiertas a
todos
los funcionarios de la EntidadTerritorial.
1. Presentaciones2.Listado de asistencia
3. Acta de reuninListado de asistencia
Planes de accin elaborados y
socializados.Planes de accin elaborados,
revisados, ajustados ysocializados a partir de los
resultados obtenidos en eldiagnstico.
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Modelo General Fase Implementacin e Interaccin
Ficha Tema Entregables segn Caja deHerramientas
Entregables segn Plande Trabajo Ideal
Productos Tabla No.11 Y 12
IIHI1-CA
Capacitacin a los funcionarios delas entidades territoriales
sobre el
uso de las herramientas deinteraccin.
1. Presentaciones2.Listado de asistencia
Listado de asistencia
Entidades territoriales queidentifican necesidades de los
ciudadanos en materia deinformacin, contenidos y
servicios mediante el uso de lasherramientas de interaccin.
IIHI2-CA
Realizar tutora sobre el uso ymanejo de las herramientas
deinteraccin al responsable de
administrar el sitio Web.
Listado de asistencia Listado de asistenciaEntidades
territoriales que
habilitan y utilizan mecanismosde interaccin
IIHI3-CO
Documentar las prcticas yexperiencias generadas a partir dela
implementacin de la Fase deInteraccin de Gobierno en lnea
en el Orden Territorial.
1. Documento de prcticas yexperiencias generadas.
Entidades que documentan,difunden y socializan las
prcticas y experiencias deldesarrollo e implementacin de
laEstrategia de Gobierno en lnea
en el nivel territorial
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Modelo General Fase Implementacin e Interaccin
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerramientasEntregables segn Plan de
Trabajo IdealProductos Tabla No.11 Y 12
IIHI4-CA
Taller regional de gestin delcambio. Estrategias de
Modernizacin de la AdministracinPblica: Modelo Estndar de
Control Interno (MECI), Sistema deGestin de Calidad, Sistema
de
Desarrollo Administrativo(SISTEDA), Gobierno en lnea y
Gestin Documental
1. Presentaciones2. Listado de asistencia
3. Formato Plan deModernizacin
Presentaciones, Listado deasistencia, Formato Plan de
Modernizacin
Funcionarios sensibilizados,informados y capacitados aceradel
alcance de la Estrategia de
Gobierno en lnea y de suarticulacin con otros procesos de
modernizacin de laAdministracin Pblica.
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Modelo General Fase Implementacin e Interaccin
Ficha Tema
Entregables segn Caja de
Herramientas
Entregables segn Plan de
Trabajo Ideal Productos Tabla No.11 Y 12
IIHI5-CA
Realizar taller local de capacitacinsobre Estrategias de
Modernizacin
de la Administracin Pblica,dirigidos a todos los funcionarios
de
la administracin pblica.
1. Presentaciones2.Listado de asistencia
Presentaciones, Listado deasistencia
Funcionarios sensibilizados,informados y capacitados aceradel
alcance de la Estrategia de
Gobierno en lnea y de suarticulacin con otros procesos de
modernizacin de laAdministracin Pblica.
IIHI6-PR
Preparar y desarrollar el laboratoriosobre herramientas de
interaccin.Tema: Medicin de satisfaccin y
necesidades de informacin,trmites y servicios de los
ciudadanos y usuarios.
1. Formato de preparacin dellaboratorio
2. Listado de asistencia
Formato de preparacinlaboratorio
Entidades territoriales queidentifican necesidades de los
ciudadanos en materia deinformacin, contenidos y
servicios mediante el uso de lasherramientas de interaccin.
IIHI7-COPR
Elaborar e implementar el plan decomunicaciones interno y
externo,
que permita informar y sensibilizar ala comunidad, funcionarios
y gruposde inters sobre las herramientas de
interaccin habilitadas.
Documento Plan decomunicaciones internas y
externas.
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Modelo General Fase Implementacin e Interaccin
Ficha Tema
Entregables segn Caja de
Herramientas
Entregables segn Plan de
Trabajo Ideal Productos Tabla No.11 Y 12
IIHI5-CA
Realizar taller local de capacitacinsobre Estrategias de
Modernizacin
de la Administracin Pblica,dirigidos a todos los funcionarios
de
la administracin pblica.
1. Presentaciones2.Listado de asistencia
Presentaciones, Listado deasistencia
Funcionarios sensibilizados,informados y capacitados aceradel
alcance de la Estrategia de
Gobierno en lnea y de suarticulacin con otros procesos de
modernizacin de laAdministracin Pblica.
IIHI6-PR
Preparar y desarrollar el laboratoriosobre herramientas de
interaccin.Tema: Medicin de satisfaccin y
necesidades de informacin,trmites y servicios de los
ciudadanos y usuarios.
1. Formato de preparacin dellaboratorio
2. Listado de asistencia
Formato de preparacinlaboratorio
Entidades territoriales queidentifican necesidades de los
ciudadanos en materia deinformacin, contenidos y
servicios mediante el uso de lasherramientas de interaccin.
IIHI7-COPR
Elaborar e implementar el plan decomunicaciones interno y
externo,
que permita informar y sensibilizar ala comunidad, funcionarios
y gruposde inters sobre las herramientas de
interaccin habilitadas.
Documento Plan decomunicaciones internas y
externas.
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Modelo General Fase Implementacin e Interaccin
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerrmamientasEntregables segn Plan
de Trabajo IdealProductos Tabla No.11 Y 12
IIHI8-COCA
Elaborar e implementar propuestapara el uso y apropiacin de
lasherramientas (asociarla a losciclos de la gestin local,
eventosculturales, dinmicas propias de laregin, etc.)
1. Documento de la propuestapara el uso y apropiacin de
lasherramientas de interaccin.
Formato de planeacin deuso de herramientas deinteraccin del
ciclo de lagestin pblica, informe deresultados de
implementacind e laestrategia
Entidades territoriales queidentifican necesidades de
losciudadanos en materia deinformacin, contenidos yservicios
mediante el uso de lasherramientas de interaccin.
IIHI9-CA
Realizar taller con la comunidad yusuarios potenciales de
losservicios de interaccin
implementados en los laboratorios(organizaciones
sociales,escuelas, universidades, juntas deaccin comunal etc.)
1. Presentaciones2.Listado de asistencia
Presentaciones, Listado deasistencia
Entidades territoriales quehabilitan y utilizan mecanismosde
interaccin Entidadesterritoriales que identifican
necesidades de los ciudadanosen materia de informacin,contenidos
y servicios medianteel uso de las herramientas deinteraccin.
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Modelo General Fase Implementacin e Interaccin
Ficha Tema Entregables segn Caja deHerramientas Entregables segn
Plan deTrabajo Ideal Productos Tabla No.11 Y 12
IRTS1-CA
Realizar capacitacin a los funcionariosresponsables de la
administracin detrmites y servicios y Lder GEL en la
metodologa para la identificacin,levantamiento y racionalizacin
de
trmites.
1. Presentaciones2.Listado de asistencia
Listado de asistencia
IRTS2-PR
Elaborar el inventario de los trmites yservicios que prestan las
entidadesterritoriales a partir de los procesos
definidos por la entidad.
1. Identificacin de trmites yservicios.
2. Inventario de trmites yservicios
Implementacin de tres trmites(t) y un servicio (s) en las
entidades territoriales a travs dela herramienta de Gobierno
en
lnea
IRTS3-PR
Levantar los trmites y servicios que laEntidad Territorial
ofrece a los
ciudadanos, Identificando para cada unolos formularios
asociados.
1. Documentacin de lostrmites y servicios que la
entidad territorial ofrece a losciudadanos. (Hojas de vida
detrmites 3 trmites y 1 servicio)
2. Propuesta de trmitespriorizados
Entidades del orden territorial quepublican y difunden la
informacin
de los trmites y servicios que
prestan a los ciudadanos pormedio del sitio Web y ofrecen la
descarga de formulariosasociados con los servicios y
trmites que prestan.Implementacin de tres trmites
(t) y un servicio (s) en lasentidades territoriales a travs
de
la herramienta de Gobierno enlnea
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Modelo General Fase Implementacin e Interaccin
Ficha Tema Entregables segn Caja deHerrmamientas Entregables
segn Plande Trabajo Ideal Productos Tabla No.11 Y 12
IRTS4-PR
Asesorar en el registro einscripcin de trmites y serviciosa
travs del SUIT para aprobacin
por parte del DAFP.
1. Levantamiento de lainformacin del trmite de
acuerdo con el formato de hojade vida levantado, publicados
los 3 trmites y 1 servicio en elSUIT y PEC
Levantamiento de lainformacin del trmite deacuerdo con el
formato dehoja de vida del SUIT de
los 3 trmites y 1 serviciossusceptible de automatizary
priorizados por la entidad
Implementacin de tres trmites(t) y un servicio (s) en las
entidades territoriales a travs dela herramienta de Gobierno
en
lnea
IRTS5-PR
Asesorar la publicacin en el sitioweb de la entidad territorial,
del
listado de trmites y servicios queofrece la entidad territorial
a losciudadanos, con los formularios
asociados.
1. Publicacin en el sitio webde los enlaces a los trmites
yservicios que se encuentrandisponibles en el Portal del
Estado Colombiano.2. Publicacin en el sitio web
de la informacin bsica
levantada respecto a lostrmites y servicios.
Entidades del orden territorialque publican y difunden la
informacin de los trmites yservicios que prestan a los
ciudadanos por medio del sitioWeb y ofrecen la descarga
deformularios asociados con los
servicios y trmites que prestan.
IRTS6-PR
Levantar la lnea base o situacininicial de los dos trmites tipo
a
optimizar por parte de laUniversidad la Gran Colombia.
Documento lnea de basetrmites y servicios.
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Modelo General Fase Implementacin e Interaccin
Ficha Tema Entregables segn Caja deHerrmamientas
Entregables segn Plan deTrabajo Ideal
Productos Tabla No.11 Y 12
IRTS4-PR
Asesorar en el registro e inscripcinde trmites y servicios a
travs delSUIT para aprobacin por parte del
DAFP.
1. Levantamiento de lainformacin del trmite de
acuerdo con el formato de hojade vida levantado, publicados
los 3 trmites y 1 servicio en elSUIT y PEC
Levantamiento de lainformacin del trmite deacuerdo con el
formato de
hoja de vida del SUIT de los3 trmites y 1 servicios
susceptible de automatizar y
priorizados por la entidad
Implementacin de tres trmites(t) y un servicio (s) en las
entidades territoriales a travs dela herramienta de Gobierno
en
lnea
IRTS5-PR
Asesorar la publicacin en el sitioweb de la entidad territorial,
del
listado de trmites y servicios queofrece la entidad territorial
a losciudadanos, con los formularios
asociados.
1. Publicacin en el sitio web delos enlaces a los trmites
yservicios que se encuentrandisponibles en el Portal del
Estado Colombiano.2. Publicacin en el sitio web dela informacin
bsica levantada
respecto a los trmites yservicios.
Entidades del orden territorial quepublican y difunden la
informacin
de los trmites y servicios queprestan a los ciudadanos por
medio del sitio Web y ofrecen ladescarga de formularios
asociados con los servicios ytrmites que prestan.
IRTS6-PR
Levantar la lnea base o situacininicial de los dos trmites tipo
a
optimizar por parte de laUniversidad la Gran Colombia.
Documento lnea de basetrmites y servicios.
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Modelo General Fase Implementacin e Interaccin
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerrmamientasEntregables segn Plan
de Trabajo IdealProductos Tabla No.11 Y 12
IRTS9-COModelar uno de los Trmites
Optimizados
1. Levantamiento de lainformacin requerida para
parametrizar2. - Tramite modelado en laherramienta
transaccional
desarrollada por la Estrategiade Gobierno en lnea
Entidades del orden territorialque publican y difunden la
informacin de los trmites y
servicios que prestan a losciudadanos por medio del sitioWeb y
ofrecen la descarga deformularios asociados con los
servicios y trmites que prestan.Entidades territoriales
queutilizan y se apropian de laherramienta transaccional
desarrollada por el ProgramaAgenda de Conectividad paraprestar
por medios electrnicos
los trmites priorizados ocuentan con su propia
herramienta en la cualdesarrollan trmites y servicios
en lnea.
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Modelo General Fase Implementacin e Interaccin
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerramientasEntregables segn Plan de
Trabajo IdealProductos Tabla No.11 Y 12
IRTS10-ESRealizar taller regional de gestin
del cambio - Tema: Servicio alciudadano.
1. Presentaciones2. Listado de asistencia
3. Acta de reunin
Presentaciones, Listado deasistencia y acta
IRTS11-CARealizar taller local de capacitacinsobre un mejor
Estado al servicio al
ciudadano.
1. Presentaciones2. Listado de asistencia
Presentaciones y Listado deasistencia
IRTS12-CA
Taller de identificacin de serviciosde consulta en lnea a bases
dedatos y la gestin en lnea decertificaciones y constancias
1. Presentaciones2. Listado de asistencia 3.
Acta de reunin
Presentaciones y Listado deasistencia, identificacin de
acciones
Entidades del orden territorial que
habilitan formularios para descargao diligenciamiento en
lnea,servicios de consulta en lnea abases de datos y la gestin
enlnea de las certificaciones y
constancias en lnea.
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Modelo General Fase Implementacin e Interaccin
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerramientasEntregables segn Plan
de Trabajo IdealProductos Tabla No.11 Y 12
ISD2-CO
Monitoreo al cumplimiento de lasFases de Gobierno en lnea
yseguimiento a la ejecucin del
Modelo Metodolgico General paralas Fases de Informacin e
Interaccin.
1. Reporte de los porcentajes decumplimiento de la
implementacin de las fases deGobierno en lnea.
2. Reportes de seguimiento 3.Acta de reunin
4. Informes
ActasEntidades utilizando la asistencia
virtual.
ISD1-CO Acompaamiento virtual.
1. Reporte aula virtualcapacitados
2. Material de acompaamientopublicado en la herramienta
Material deacompaamiento publicado
en la herramienta
Entidades que cumplen con lafase de Informacin e Interaccin.
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Modelo General Fase Transaccin
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerrmamientasEntregables segn Plan de
Trabajo IdealProductos Tabla No.11 Y 12
TAF1-CA
Realizar un taller de trabajo con ComitGEL y Antitrmites para
validacin del
Plan de Accin para la Fase deTransaccin.
1. Presentaciones2. Listado de asistencia
3. Acta de reunin4. Planes de accin ajustados
5. Publicacin en el sitio web de los
planes ajustados
Presentaciones Listado deasistencia urls de los nuevos
planes
Entidades del orden territorial que sepreparan para la Fase
de
Transaccin.
TEPA1-ESCAPR
Reunin con autoridades locales parasocializar el diagnstico y
Plan de
Accin de la Fase de Transaccin.(Representantes legales,
representantes Concejo, Contralora yPersonera)
1. Presentaciones2. Listado de asistencia3. Acta de reunin
Listado de asistencia, acta
Autoridades locales informadas y
comprometidas con el desarrollo de laEstrategia de Gobierno en
lnea enmunicipio, especialmente en la Fase
de Transaccin.
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Modelo General Fase Transaccin
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerramientasEntregables segn Plan
de Trabajo IdealProductos Tabla No.11 Y 12
TEPA2-CA
Capacitar en el uso de encuestasaleatorias para medir la
satisfaccin de los usuarios frenteal sitio Web y los
serviciosofrecidos.
1. Presentaciones
2. Listado de asistencia2. Encuestas diligenciadas
Listado de asistencia,
modelo de encuestaformulado y aplicado
TEPA3-ES
Taller de gestin del cambio e
identificacin y definicin decompromisos de las
entidadesterritoriales respecto a los
cambios organizacionales para laimplementacin de los trmites
y
el servicio.
1. Presentaciones2. Listado de asistencia
3. Acta de reunin
Presentaciones, Listado deasistencia, Actas de
reunin
Entidades territoriales que
realizan los ajustes en laestructura organizativa para la
implantacin de trmites yservicios por medios
electrnicos.
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Modelo General Fase Transaccin
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerramientasEntregables segn Plan
de Trabajo IdealProductos Tabla No.11 Y 12
TEPA4-PR
Realizar reuniones con los jefes delas dependencias de los
trmites y
el servicio modelados para definir yformalizar roles de las
dependencias implicadas en laprestacin del servicio, asignar
lastareas identificadas a las personasque deben ejecutarlas y
establecer
las necesidades de recursos.
1. Listado de asistencia2. Acta de reunin
Actas de reunin
Entidades territoriales querealizan los ajustes en la
estructura organizativa para laimplantacin de trmites y
servicios por medios electrnicos.
TEPA5-CO
Realizar los ajustes normativosrequeridos para prestar los
trmites y el servicio por medioselectrnicos.
1. Acto adminstrativo ajustado2. Publicacin del acto
ajustado
en el sitio Web.3. Acta de reunin
Acta de reunin eidentificacin.
Reporte resultados de losajustes
Entidades territoriales quecuentan con el marco jurdico
para la provisin de lostrmites y servicios electrnicos.
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Modelo General Fase Transaccin
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerramientasEntregables segn Plan
de Trabajo IdealProductos Tabla No.11 Y 12
TEPA6-CA
Capacitar en el uso de la
herramienta tecnolgica a losfuncionarios responsables de
lostrmites y el encargado del rea de
sistemas.
1. Presentaciones2. Listado de asistencia
3.Manual tcnico del trmite yservicio automatizado
Presentaciones, Listado deasistencia, Manual tcnico
del trmite y servicioautomatizado
Implementacin de tres trmites
(t) y un servicio (s) en lasentidades territoriales a travs dela
herramienta de Gobierno en
lnea
TEPA7-CO
Definir estndares de calidad parala prestacin de los trmites
yservicios intervenidos, para el
medio presencial y electrnico.
Documento estndares decalidad para trmites y servicios
Estndares de calidad
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Modelo General Fase Transaccin
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerramientasEntregables segn Plan
de Trabajo IdealProductos Tabla No.11 Y 12
TEPA8-CO
Documentar las prcticas yexperiencias generadas a partir de
la implementacin de la Fase deTransaccin de Gobierno en lnea
Documento de prcticas y
experiencias generadas.
Entidades que documentan,difunden y socializan las
prcticas y experiencias del
desarrollo e implementacin de laEstrategia de Gobierno en
lnea
en el nivel territorial
TEPA9-COPR
Elaborar e implementar el plan decomunicaciones interna y
externa,que permita informar y sensibilizar
la comunidad, funcionarios ygrupos de inters sobre las
herramientas y trmites/servicioshabilitados por medios
electrnicos.
Documento Plan decomunicaciones ajustado.
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Modelo General Fase Transaccin
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerramientasEntregables segn Plan
de Trabajo IdealProductos Tabla No.11 Y 12
TEPA10-CARealizacin del taller con usuarios
potenciales de los trmites y elservicio implementados.
1. Presentaciones2. Listado de asistencia
Presentaciones, Listado deasistencia
Entidades que promocionanlos trmites y servicios en lnea
dispuestos en los puntos deacceso a Internet de naturalezapblica
y/o privada, para el usode los mismos por parte de los
ciudadanos y las empresas
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Modelo General Fase Transaccin
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerramientasEntregables segn Plan de
Trabajo IdealProductos Tabla No.11 Y 12
TSD2-CO
Monitoreo al cumplimiento de las
Fases de Gobierno en lnea yseguimiento a la ejecucin delModelo
Metodolgico General para
las Fases de Informacin eInteraccin.
1. Reporte de los porcentajes decumplimiento de la
implementacin de las fases deGobierno en lnea.
2. Reportes de seguimiento3. Informes
4. Actas de reunin
Evaluacin de Monitoreo
GEL
Entidades territoriales cumpliendolos criterios de la Fase
de
Transaccin establecidos en elManual de Gobierno en lnea.
TSD1-CO Acompaamiento virtual.
1. Reporte aula virtualcapacitados
2. Material de acompaamientopublicado en la herramienta
Material de
acompaamiento publicado
en la herramienta
Entidades que utilizan la asistenciavirtual
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Modelo Avanzado reas Metropolitanas
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerramientasEntregables segn Plan
de Trabajo IdealProductos Tabla No.13
AMPSD1-CO Taller de presentacin deresultados de los
diagnsticossectoriales del rea metropolitana
1. Presentaciones evento2. Carta invitacin3. Acta de reunin
4. Listado de asistencia
Presentaciones, Lista deasistencia
Autoridades locales informadas y
comprometidas con el desarrollode la Estrategia de Gobierno
enlnea en los municipios que
conforman el rea metropolitana
AMPSD2-ES
Reunin con los alcaldes, lideresGEL y secretarios de despacho
delos municipios miembros de las
reas metropolitanas parapresentar el desarrollo del modelo
avanzado.
1. Presentaciones2. Listado asistencia3. Acta de reunin
Acta de reunin, listado deasistencia
Funcionarios de cada entidad
avanzada y vinculada,sensibilizados y capacitadossobre el
funcionamiento y la
importancia de la Estrategia deGobierno en lnea.
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Modelo Avanzado reas Metropolitanas
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerramientasEntregables segn Plan de
Trabajo IdealProductos Tabla No.13
AMPSD3-PRRealizacin del diagnsticosectorial en las entidades
que
conforman las reas metropolitanasy de los Departamentos.
Documento del diagnsticosectorial.
Diagnsticos sectoriales deGobierno en lnea de lasentidades ncleo
y las entidades
vinculadas.
AMADPA1-ESTaller de presentacin de
resultados de los diagnsticossectoriales del rea
Metropolitana
1. Presentaciones2. Listado asistencia3. Acta de reunin
4. Informe del diagnsticosectoriales del rea
Metropolitana
Identificacin de los trmitesy servicios automatizablesen el rea
metropolitana,listado, presentaciones
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Modelo Avanzado reas Metropolitanas
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerramientasEntregables segn Plan
de Trabajo IdealProductos Tabla No.13
AMADPA2-PR
Identificacin de losrequerimientos institucionales, de
informacin y tecnolgicosnecesarios para implementartrmites o
servicios en lnea.
1. Matriz de identificacin yclasificacin de los
requerimientos
2. Plan de trabajo decumplimiento de losrequerimientos
institucionales,de informacin y tecnolgicos
identificados
Plan de trabajo para
implementacin de trmitesy servicios
AMADPA3-ESTaller de formulacin del Plan deAccin de Gobierno en
lnea para
el rea metropolitana.
1. Plan de accin y actoadministrativo si aplica2.Publicacin del
plan deaccin en el sitio Web y
publicacin del actoadministrativo si aplica .
Planes de accin formulados yvalidados, elaborados enconjunto por
las entidades
ncleo y las entidadesvinculadas, incluyendo
actividades regionales, locales ymetropolitanas
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Modelo Avanzado reas Metropolitanas
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerramientasEntregables segn Plan de
Trabajo IdealProductos Tabla No.13
AMEPA1-CO
Designar el funcionario responsablede liderar la implementacin
del
trmite o servicio automatizado encada entidad
1. Acto administrativodesignacin funcionarioresponsable de
liderar la
implementacin del trmite oservicio automatizado.2. Publicacin
del acto
administrativo de designacin enel sitio Web.
Acto administrativo dedesignacin
AMEPA2-CO
Adelantar las acciones necesariaspara cumplir con los
requerimientosidentificados para la implementacindel trmite o
servicio automatizado
1. Reporte del reconocimiento delos requerimientos
institucionales, de informacin ytecnolgicos identificados y
que
hayan sido cumplidos
Informe de cumplimiento delos requerimientos
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Modelo Avanzado reas Metropolitanas
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerramientasEntregables segn Plan
de Trabajo IdealProductos Tabla No.13
AMEPA3-CA
Capacitacin sobre el trmite oservicio automatizado
seleccionado
para replicar en el rea
metropolitana, dirigida a losfuncionarios responsables de
laentidad avanzada.
1. Presentaciones2. Listado de asistencia
3. Manual tcnico del trmite yservicio automatizado
Presentaciones, Listado deasistencia, Manual tcnico
del trmite y servicioautomatizado
Usuarios que representenorganizaciones sociales,
empresas o la ciudadana
capacitados para utilizar losservicios de informacindisponibles
en lnea.
AMEPA4-COCA
Capacitacin sobre el trmite o
servicio automatizado seleccionadopara replicar en el
reametropolitana, dirigida a los
funcionarios responsables de laentidad avanzada y de cada
Entidad Ncleo.
1. Presentaciones2. Listado de asistencia
Listado de asistencia,presentaciones
Usuarios que representenorganizaciones sociales,
empresas o la ciudadanacapacitados para utilizar los
servicios de informacindisponibles en lnea.
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Modelo Avanzado reas Metropolitanas
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerramientasEntregables segn Plan de
Trabajo IdealProductos Tabla No.13
AMEPA5-CORevisar y ajustar el marco jurdicoque habilita la
provisin de servicios
de informacin, en cada reametropolitana.
1. Acto administrativo2.Publicacin del Actoadministrativo en el
sitio Web.
Acta de reunion deidentificacin. Reporte
resultados de los ajustes
AMEPA6-COEventos de intercambio de
experiencias.
1. Presentaciones2. Lista de asistencia
3. Acta de reunin4. Documento de prcticas y
experiencias generadas.
Listado de asistencia
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Modelo Avanzado reas Metropolitanas
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerramientasEntregables segn Plan de
Trabajo IdealProductos Tabla No.13
AMSD2-COES
Monitoreo al cumplimiento de lasFases de Gobierno en lnea
yseguimiento a la ejecucin del
Modelo Metodolgico General paralas Fases de Informacin e
Interaccin.
1. Reporte de los porcentajes de
cumplimiento de laimplementacin de las Fases de
Gobierno en lnea.2. Reportes de seguimiento
3. Informes consolidado4. Actas de reunin
matriz de segumiento de
visitas, acta
AMSD1-CO Acompaamiento virtual.
1. Reporte aula virtualcapacitados
2. Material de acompaamientopublicado en la herramienta
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Modelo Avanzado Gobernaciones
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerramientasEntregables segn Plan
de Trabajo IdealProductos Tabla No.14
GBPSD1-CO
Evento de lanzamiento del ModeloAvanzado con la participacin
del
Programa Gobierno en lnea y lasGobernaciones.
1. Presentaciones evento2. Carta invitacin
3. Acta de reunin4. Listado de asistencia
Presentaciones evento,
carta invitacin
Autoridades departamentalesinformadas y comprometidas conel
desarrollo de la Estrategia de
Gobierno en lnea.Funcionarios de las entidades
departamentales sensibilizados ycapacitados sobre
elfuncionamiento y la importanciade la Estrategia de Gobierno
en
lnea.
GBPSD2-COESRealizar un taller de Trabajo en
Equipo con Comit GEL y aliados
estratgicos.
1. Presentaciones2. Listado de asistencia
3. Acta de reunin
Listado de asistenciaComits GEL departamentales
creados y operando
GBPSD3-PRConformacin de los Equipos de
Asistencia Tcnica
1. Acto administrativo deconformacion del equipo de
asistencia tecnica2. Publicacin del acto en el
sitio Web.
URL de publicacin
Miembros del Equipo deAsistencia Tcnica capacitados
en la optimizacin ymodelamiento de trmites y
servicios
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Modelo Avanzado Gobernaciones
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerramientasEntregables segn Plan de
Trabajo IdealProductos Tabla No.14
GBPSD4- PR
Realizacin del diagnsticosectorial en los
Departamentos,incluyendo la Gobernacin y las
Entidades descentralizadas.
1. Documento de diagnstico
sectorial del avance de laEstrategia de Gobierno en lnea.
GBPSD5-PRTaller de capacitacin a lasContraloras
Territoriales.
1. Presentaciones
2. Listado de asistencia3. Acta de reunin
4. Instrumento Auditora Manual2010
Presentacin, Listado deasistencia
Modelo de auditora sobreGobierno en lnea implementandoen las
Contraloras Territoriales.
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Modelo Avanzado Gobernaciones
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerramientasEntregables segn Plan
de Trabajo IdealProductos Tabla No.14
GBADPA1-COAnlisis del avance de la Estrategia
de Gobierno en lnea en el nivelcentral y descentralizado
1. Presentaciones2. Listado de asistencia
3. Acta de reunin4. Documento e Informe deresultados del
diagnostico
sectorial.
Encuentros entre lasgobernaciones para identificar
mejores prcticas y definir planesde trabajo conjunto
quefavorezcan la rplica de
experiencias en las regiones.
GBADPA2-COES
Taller de presentacin deresultados de los diagnsticos
sectoriales de las reasmetropolitanas que existan en el
departamento.
1. Presentaciones2. Listado de asistencia
3. Acta de reunin4.Documento e informe del
diagnstico sectorial
Listado de asistencia,presentacin, acta
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Modelo Avanzado Gobernaciones
Ficha Tema Entregables segn Caja deHerramientas
Entregables segn Plan deTrabajo Ideal
Productos Tabla No.14
GBADPA3-ES
Taller de presentacin de resultadosde los diagnsticos de
Gobierno en
lnea realizados en los EntesTerritoriales del departamento.
1. Presentaciones2. Listado de asistencia
3. Acta de reunin
Listado de asistencia,
presentacin, acta
GBADPA4-CODiseo de la Estrategia Asistencia
Tcnica a los Entes Territoriales delDepartamento.
1. Documento de EstrategiaTcnica
2. Actas de Asistencia Tcnica,cuando apliquen
3. Listado de asistencia
Actas de asistencia tcnica,cuando apliquen
Miembros del Equipo deAsistencia Tcnica capacitados enla
optimizacin y modelamiento de
trmites y servicios
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Modelo Avanzado Gobernaciones
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerramientasEntregables segn Plan de
Trabajo IdealProductos Tabla No.14
GBADPA5-COESTaller de formulacin del plan de
accin de Gobierno en lnea con lasGobernaciones.
1. Presentaciones
2. Plan de accin Gobernacionesy Acto Administrativo si aplica3.
Publicacin del plan de accinGobernaciones en el sitio Web yActo
Administrativo si aplica con
publicacin en el sitio
URL y acto administrativo siaplica
Modelo de auditora sobre
Gobierno en lnea implementandoen las Contraloras
Territoriales.Planes de accin formulados y
validados, elaborados en conjuntopor las gobernaciones y
lasentidades descentralizadas.
GBEPA1-ESSeguimiento a la ejecucin del Plan
de Accin adelantado por elDepartamento.
1. Actas de reunin2. Reporte de seguimiento
Actas de reunin
Planes de accin formulados yvalidados, elaborados en
conjunto
por las gobernaciones y lasentidades descentralizadas.
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Modelo Avanzado Gobernaciones
Ficha Tema Entregables segn Caja deHerramientas
Entregables segn Plande Trabajo Ideal
Productos Tabla No.14
GBEPA2-ES
Asesora y acompaamiento a laejecucin de un evento de
Asistencia Tcnica por parte de laGobernacin.
1. Presentaciones2. Actas de reunin
3. Listado de asistencia3.Plan de accin ajustado (Si
aplica)4. Publicacin del plan de
accin ajustado (Si aplica) enel sitio Web
Actas de reunin y Listadode asistencia
Miembros del Equipo deAsistencia Tcnica capacitados
en la optimizacin ymodelamiento de trmites y
servicios
GBEPA3-COPR
Taller de capacitacin sobre la
optimizacin y el modelamiento detrmites y servicios
1. Presentaciones2.Listado de asistencia
Presentaciones, Listado deasistencia
Miembros del Equipo deAsistencia Tcnica capacitados
en la optimizacin ymodelamiento de trmites y
servicios Usuarios que
representen organizacionessociales, empresas o la
ciudadana capacitados parautilizar los servicios de
informacin disponibles en lneaen el departamento
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Modelo Avanzado Gobernaciones
Ficha TemaEntregables segn Caja de
HerramientasEntregables segn Plan de
Trabajo IdealProductos Tabla No.14
GBSD2-CO
Monitoreo al cumplimiento de lasFases de Gobierno en lnea
yseguimiento a la ejecucin del
Modelo Metodolgico General paralas Fases de Informacin e
Interaccin.
1. Reporte de los porcentajes de
cumplimiento de laimplementacin de las fases de
Gobierno en lnea.2. Reportes de seguimiento3. Informes de
seguimiento
4. Actas de reunin
Actas de reunin
GBSD1-COES Acompaamiento virtual.
1. Reporte aula virtualcapacitados
2. Material de acompaamientopublicado en la herramienta
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Gracias!
