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CAPITULO III
ANÁLISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA
3.1. METODOLOGÍA DEL DESARROLLO DEL SISTEMA
La metodología utilizada para hacer el sistema automatizado
sobre mejora continua se desarrolla en 6 etapas que se describen
a continuación: Descripción de la situación actual, determinación
de los requerimientos, diseño del sistema, desarrollo de software,
prueba y documentación del sistema e Implantación y evaluación.
Para el desarrollo de la metodología de la investigación del proyecto
utilizaremos el Modelo del “Ciclo de Vida de Desarrollo de Sistemas”, que
también se conoce como SDLC por sus siglas en inglés (System
Development Life cycle), el cual no es mas que un “Conjunto de
actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para
desarrollar e implantar un sistema de información3”, que incluye una
serie de pasos a seguir para el desarrollo de sistemas, que ayuda a que
todas las personas involucradas se comuniquen con las mismas normas.
Este modelo del ciclo de vida esta constituido por una serie de procesos
o actividades que le dan seguimiento al desarrollo de sistemas desde su
inicio hasta el final con el propósito de proporcionar a los analistas, las
herramientas que necesitan para un desarrollo exitoso de los sistemas.
3 James Senn. Análisis y Diseño de Sistema de Información , Pág. 33
32
Así mismo se puede decir que el modelo del ciclo de vida para
desarrollo de sistemas (SDLC) es el conjunto de actividades que los
analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un
sistema de información. El SDLC también puede ser representado por el
diagrama de cascada, que tuvo sus inicios en 1970 y fue propuesto por
primera vez por Royce4.
Desde entonces ha tenido una serie de modificaciones pero su idea
principal es, ir desarrollando las actividades con un orden específico y no
se puede iniciar una actividad sin haber cerrado completamente la
anterior.
La mayoría de expertos en el desarrollo de sistemas concuerdan con el
concepto del Modelo del Ciclo de Vida de Desarrollo de Sistemas, pero
tienen ciertas discrepancias en cuanto a las fases que deben
involucrarse en este modelo.
Para el presente sistema se establecieron las seis fases que se detallaron
al inicio de este capitulo y se determinó que una manera más clara de
representarlas mediante el diagrama de Cascada del Ciclo de Vida de
Desarrollo de Sistemas que representa estas etapas y como el resultado
de una sirve de alimentación para la siguiente y que no puede iniciarse
una etapa sin que se haya finalizado la anterior.
4 Mario Piattini, Análisis y Diseño Detallado de Aplicaciones Informáticas de Gestión. Pág. 48
33
DIAGRAMA DE CASCADA DEL SDLC
Figura 3.1 Procedimiento en cascada para una metodología SDLC completa. Según Mario Piattini, Análisis y Diseño Detallado de Aplicaciones Informáticas de Gestión. Pág. 48
DescripciónDescripción de la de la SituaciónSituación ActualActual
DeterminaciónDeterminación de losde losRequerimientosRequerimientos
DiseñoDiseño deldelSistemaSistema
DesarrolloDesarrollo deldelSoftwareSoftware
PruebaPrueba y y DocumentaciónDocumentación
ImplementaciónImplementación
DescripciónDescripción de la de la SituaciónSituación ActualActual
DeterminaciónDeterminación de losde losRequerimientosRequerimientos
DiseñoDiseño deldelSistemaSistema
DesarrolloDesarrollo deldelSoftwareSoftware
PruebaPrueba y y DocumentaciónDocumentación
ImplementaciónImplementación
34
3.2 DESCRIPCION DE LA SITUACIÓN ACTUAL
La Descripción de la Situación Actual es una investigación exhaustiva
sobre la situación actual de la empresa o departamento donde se va a
implementar el sistema, cuyo resultado debe proporcionar las posibles
fallas o problemas a solucionar, y determinar la magnitud que tienen
estas fallas y como afectan al desarrollo óptimo de la empresa.
Actualmente la Universidad Francisco Gavidia está en un proceso de
certificación ISO 9001, para lo cual se ha definido una política de
calidad conforme a los propósitos de la institución. Dicha política es la
base para el establecimiento y revisión de los Objetivos de Calidad de la
Universidad. Después de establecer los objetivos, se determina y se
asegura la identificación y planificación adecuada de los recursos
necesarios para alcanzarlos.
Además la Universidad cuenta actualmente con un organismo
fundamental de coordinación del sistema de gestión de la calidad, el
Comité de Calidad, el cual está formado por algunos Directores de Área
y Decanos de Facultad, que se reúnen al menos una vez al mes para
determinar la condición actual del sistema de gestión y formular los
criterios principales del funcionamiento efectivo del sistema de gestión
de la calidad.
Otra entidad importante en este proceso es la Dirección de Gestión de
Calidad que es el responsable de planificar y controlar los proyectos y
cambios definidos de mejora continua, a fin de que se mantenga la
integridad del sistema de gestión de calidad, aun durante los cambios
planificados.
35
Dentro de la descripción de la situación actual podemos mencionar
otras partes que complementan el estudio de la unidad en la que se va
a trabajar, y estas son las siguientes: Aclaración de la Solicitud, Estudio
de Factibilidad y Aprobación de la Solicitud.
Aclaración de la solicitud: antes de considerar cualquier investigación
de sistemas, la solicitud de proyecto debe examinarse para determinar
con precisión lo que el solicitante desea para evitar el desperdicio de
recursos de la empresa. Para el presente proyecto la solicitud viene del
Decanato de la Facultad de Ingeniería y Arquitectura de la Universidad
Francisco Gavidia, que ve la necesidad de desarrollar un sistema
automatizado que controle el avance de los proyectos de Mejora
Continua que se están realizando dentro de la Universidad con el fin de
alcanzar la Certificación ISO 9001.
Una vez aceptada la solicitud se comenzó a planificar la investigación y
determinar las técnicas e instrumentos adecuados para obtener la
información pertinente para hacer un buen análisis de cómo se
encuentra en este momento la Universidad con relación al control de los
avances sobre los proyectos de mejorar continua.
La investigación preliminar sobre los proyectos de la Universidad
Francisco Gavidia se desarrolló de la siguiente manera: Se realizaron
entrevistas con los usuarios del sistema para obtener información
generalizada sobre que es lo que se espera de él.
Como resultado de estas reuniones se determinó que el sistema a
desarrollar, podría ser un Sistema de Información Gerencial que controle
los avances de los proyectos que la Universidad Francisco Gavidia está
36
desarrollando en su afán de obtener la certificación ISO 9001 versión
2000. También se utilizó la técnica del cuestionario que proporcionó los
siguientes resultados.
Respecto a la primera pregunta ¿Cómo están organizados los equipos
de trabajo de los proyectos? Se obtuvo la siguiente respuesta: existen 6
grupos de trabajo, que se encargan de desarrollar el mismo número de
proyectos, en los cuales existe un coordinador y varios colaboradores.
Los grupos son los siguientes: Decisiones Estratégicas, Comunicación,
Asuntos Académicos, Orden y Limpieza, Atención al Cliente y Mejora en
Administración y Recursos Humanos.
Los proyectos de mejora continua que se desarrollan en la Universidad
son los siguientes.
PROYECTO 1. Mejora de los niveles estratégicos y su despliegue a todos
los niveles de la organización.
El objetivo primordial de este proyecto es que todo el personal
administrativo y docente, incluyendo los por hora/clase, y a los del
Centro Regional de Occidente, tengan una mentalidad única de hacer
frente a asuntos estratégicos, además que todos conozcan y se
involucren en los objetivos de la institución tanto en la Misión como en la
Visión y además que esta conducta sea observable y practicable por los
miembros de la institución, en todos los niveles de la organización.
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PROYECTO 2. Sistematización de la Comunicación y el trabajo en equipo
en todos los niveles de la organización.
El objetivo principal en este proyecto es la comunicación en todos los
niveles, logrando así que todas las personas colaboren de una manera
eficiente, además de compartir objetivos comunes, este es el punto de
partida para que los profesores de hora clase y los de plaza fija tengan
una mentalidad común, sobre la mejora continua de la comunicación
formal en la universidad. Además de mejorar las relaciones con el área
administrativa para tener un buen trabajo en equipo, esto ayudara
mucho a los alumnos y personal docente cuando se comparten
actividades (actividades como entrega de notas y el registro que la
universidad lleva de cada uno de los estudiantes).
PROYECTO 3. Mejora de la Administración de los recursos humanos, su
motivación y toma de conciencia en todos los niveles de la
organización.
El principal objetivo de este proyecto es lograr un alto grado de
motivación y sentido de pertenencia del personal de la Universidad, esto
se logrará mediante programas motivacionales de acercamiento,
comunicación e incentivos. Además este proyecto debe poner en
marcha el Departamento de Recursos Humanos, y los objetivos deben
ser: “Evaluaciones del desempeño, perfiles de puestos, desarrollo del
manual de funciones, plan anual de información del personal, políticas
de personal, reclutamiento y selección.
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PROYECTO 4. Mejora y Sistematización del servicio a los alumnos.
Como su nombre lo indica, el objetivo principal es mejorar la atención
del servicio a los alumnos, la medición de estos será de acuerdo a la
satisfacción o insatisfacción de ellos, recordando siempre que los
alumnos son el recurso más importante para conseguir los niveles de
excelencia que la UFG persigue.
PROYECTO 5. Mejora del seguimiento a los objetivos y planes de trabajo
de los docentes por cada decanato.
El proyecto cinco tiene por objeto que cada decanato posea una
metodología estándar para la planificación, seguimiento y mejora
continua del plan de trabajo de cada uno de los docentes.
El punto de inicio del proyecto es desde la admisión hasta la graduación
del alumno, esto previamente definido por el diseño del proceso de
formación y mediante reglas a seguir para la admisión, normas de
conducta y exigencias académicas.
PROYECTO 6. Sistematización del orden, la seguridad y la limpieza.
El principal objetivo es mejorar la imagen de la Universidad en el ornato,
limpieza y seguridad. Esto dará oficinas con un aspecto de orden y
calidad en el servicio y seguridad en todas las instalaciones.
En la segunda pregunta ¿Tienen los encargados de los proyectos algún
formato para presentar los avances de su equipo? Se conoció que al
inicio se utilizó el método de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas (FODA) que es un método de análisis de situación conocido
39
originalmente como el método “OPEDEPO PF”, que es un acróstico para
identificar las debilidades, oportunidades, peligros y potencialidades,
fundamentales para visualizar panoramas de cualquier ámbito
cobertura y situación, aplicable a empresas, instituciones o cualquier
tipo de organización. El cual proporcionó información para la
planificación de los equipos de trabajo. Lamentablemente después de
esto cada equipo inició su trabajo por su cuenta y hasta la vez no existe
ningún formato para presentar los avances de cada uno de ellos así
como tampoco ningún mecanismo de control para los avances de los
mismos.
Siguiendo con la pregunta número tres ¿Cada cuánto tiempo se reúnen
para entregar éstos avances? Se nos manifestó que las reuniones del
Director de Calidad con los diferentes equipos de trabajo se
desarrollaban cada ocho o quince días, según sean las necesidades o
los temas que se van a tratar.
Continuando con la cuarta pregunta relacionada a ¿Qué problemas
existen actualmente en el control de avance de los proyectos? Se
estipuló que al inicio se tenía una tutoría externa que servía de guía para
cada equipo de trabajo, pero en la actualidad ya no cuenta con ese
recurso y cada equipo es responsable de su trabajo. El mayor problema
que existe en la actualidad es que todos los equipos tienen serias
dificultades relacionadas con el tiempo para poder realizar las
actividades que les corresponden y el no tener un sistema mecanizado
que controle la información que generan, les ocasiona mayores retrasos
en la elaboración de informes o reportes que les solicita la Dirección de
Calidad.
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Con respecto a la quinta pregunta ¿Qué origina estos problemas? Se
obtuvo la siguiente información: En la actualidad todas las personas
involucradas en los equipos de trabajo son empleados de la Universidad
Francisco Gavidia, por lo que tienen sus propias responsabilidades con
las diversas áreas a las cuales pertenecen y esto hace difícil concentrar
todos sus esfuerzos en los proyectos de mejora continua que se están
desarrollando. Así mismo el no contar con un sistema que les ayude a
clasificar y estandarizar la información les viene a complicar la
distribución del tiempo que utilizan para el manejo de los proyectos de
Mejora Continua.
Siguiendo con la sexta pregunta ¿Cuál es el formulario o formatos que
usted utiliza para presentar los avances de los proyectos? Se nos informó
que al momento de las entrevistas, no se tenían disponibles los formatos,
y que por lo general cada coordinador presenta su informe como mejor
le parece y en muchas ocasiones estos reportes son verbales.
Continuando con la séptima pregunta ¿Con qué frecuencia presenta
usted, estos avances de los proyectos? Se nos explicó que, al inicio un
representante de la ASI (Asociación Salvadoreña de Industriales),
llegaba cada semana a verificar los avances que se han hecho. Ellos
llevaban un formulario que va siendo llenado de acuerdo a los
resultados obtenidos. Pero que en la actualidad las revisiones son mas
espaciadas y no tienen un patrón definido.
Con respecto a la octava pregunta ¿Qué tipo de información le
gustaría que proporcione el sistema? Se nos manifestó lo siguiente:
Un monitoreo de los avances de cada equipo y una auditoria paralela
por proyectos o por logros.
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Siguiendo con la pregunta número nueve relacionada a ¿Cuáles son las
actividades principales que indican avances en los proyectos de mejora
Continua? Se determinó que hay que establecer indicadores que
puedan ir reflejando los avances de los proyectos para poder verificar el
cumplimiento de los objetivos planteados al inicio del proyecto.
En cuanto a la pregunta numero diez sobre ¿Cuáles son los principales
criterios utilizados para determinar el avance de los proyectos de
mejora continua? Se estableció que cada uno de los coordinadores
presenta los avances de sus respectivos proyectos y define el porcentaje
de completación de cada una de las actividades realizadas, para que
luego sean verificadas y ratificadas por la Dirección de Calidad.
Finalmente se llegó a la pregunta número once sobre ¿Cuántas
personas necesitarían acceso a este sistema para: ingresar
programaciones, modificar, actualizar y verificar los avances? Por el
momento es necesario que tengan acceso al sistema los coordinadores
de los proyectos, la Dirección de Calidad y la Rectoría de la Universidad.
Estudio de Factibilidad: Un resultado importante de la investigación
preliminar es la determinación de que el sistema solicitado sea factible,
que no es más que un requisito o prueba a que es sometido un proyecto
antes de su ejecución y en él se califican las posibilidades de obtener
éxito de una iniciativa cuya viabilidad y coherencia han sido probadas.
La recomendación general es que no debe iniciarse la elaboración de
un proyecto antes de comprobar que es viable y coherente. En este
paso existen tres aspectos relacionados:
42
i. Factibilidad Técnica: esto esta relacionado con la compatibilidad
entre los procesos técnicos propuestos y sus posibilidades de
aplicación en un caso específico. Así mismo incluye la verificación
de que el recurso humano y la tecnología de software existente
serán suficientes para el desarrollo del sistema.
Según la investigación realizada, se nos proporcionó la descripción
de algunos de los servidores con los que cuenta la Universidad
Francisco Gavidia:
SERVIDOR: ORACLE, DNS.
Procesador: Sparc SUN 1 Disco Duro: Dos HD de 2.1 Gb RAM: 64 Mb Velocidad: 167 Mhz S.O: Solaris 2.5.1
SERVIDOR: Virtual-U Server
Procesador: Sparc SUN 1 Disco Duro: Un HD de 2.1 Gb
Un HD de 4.2 Gb RAM: 256 Mb Velocidad: 167 Mhz S.O: Solaris 2.8
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SERVIDOR: Web Server
Procesador: Sparc SUN 1 Disco Duro: Dos HD de 2.1 Gb RAM: 256 Mb Velocidad: 167 Mhz S.O: Solaris 2.8.
SERVIDOR: FIRE Walls
Procesador: Sparc SUN 1 Disco Duro: Dos HD de 2.1 Gb RAM: 64 Mb Velocidad: 167 Mhz S.O: Solaris 2.5.1
SERVIDOR: CDSOFT
Procesador: Intel Pentium Disco Duro: HD SCSI de 18 Gb RAM: 512 Mb Velocidad: 1.3 Ghz S.O: Linux SUSE 7.3
Para el presente sistema, el servidor de mayor importancia es el
CDSOFT, porque es el que está asignado a la Dirección de Calidad de
la Universidad.
Así mismo se pudo investigar las características de las computadoras
asignadas a dos de los principales usuarios del sistema, según se
muestran en los siguientes cuadros:
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TABLAS DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DIRECCIÓN DE CALIDAD
HARDWARE ESPECIFICACION
Procesador Pentium III
Velocidad de Procesador A 733MHz
Disco Duro 10 GB
Memoria 120MB
SOFTWARE
Sistema Operativo Window 98
Programas Office 2000 Estandar
Tabla 3.1 Especificaciones de la Computadora del Dirección de Calidad de la UFG.
TABLA DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE UN COORDINADOR DE
PROYECTOS.
HARDWARE ESPECIFICACION
Procesador Pentium III
Velocidad de Procesador
Disco Duro 9.3 Gbytes
Memoria 128 Mb
SOFTWARE
Sistema Operativo Window 98
Programas Office 2000, Visual Studio 6.0
Tabla 3.2 Especificaciones de la Computadora de uno de los coordinadores de Proyectos de Mejora Continua de la UFG
45
Si hablamos sobre el Sistema Operativo, podemos mencionar que
Windows 98 posee una arquitectura de 32 bits. Cuyo sistema de
archivos (denominado FAT32) aumenta la capacidad de
almacenamiento en un tercio; mientras que el soporte del estándar
Universal Serial Bus promete una serie de periféricos con nueva
funcionalidad.
Otra ventaja es que posee mayor estabilidad y robustez, debido a que
Windows 98 supera 150 fallas importantes de Windows 95, como desde
una conexión inestable a Internet vía modem o red, hasta el no
reconocimiento de ciertos scanners o impresoras. Así mismo podemos
mencionar que es un Sistema Operativo Orientado a objetos que
posee una gran facilidad para interactuar con el usuario y facilidad
de navegación.
Por lo tanto, de acuerdo a estas especificaciones, podemos decir que
las computadoras de los usuarios y el servidor al que tiene acceso la
Dirección de Calidad poseen las características necesarias para
soportar el sistema mecanizado que se esta desarrollando para el
control de proyectos de Mejora Continua de la Universidad Francisco
Gavidia.
De la misma forma la Universidad cuenta con un departamento
técnico denominado UFGNET, el cual cuenta con un Jefe de
Departamento y cinco Técnicos en Mantenimiento de
Computadoras, repartidos en tres niveles, quienes tienen amplios
conocimientos en el área de computación (Ver anexo No. 3)
46
Por lo anteriormente expuesto, podemos decir que en el área técnica,
el sistema a desarrollar, es factible.
ii. Factibilidad Económica: Esto está relacionado con la medición del
rendimiento de los resultados del proyecto frente a otras alternativas
de uso de los recursos, o sea si se va ha poder obtener los recursos
financieros necesarios para la ejecución del proyecto. Así mismo
verifica si la inversión generará beneficios para la empresa en
comparación con los recursos financieros requeridos.
Para poder realizar el análisis de factibilidad financiera vamos a
efectuar análisis de los costos y beneficios que se obtendrían al poner
en marcha este sistema:
COSTOS:
Análisis y Diseño del Sistema:
El presupuesto estimado de los gastos para la realización del
proyecto son los siguientes:
a) Recursos Humanos
Ítem Recursos
Humanos Horas/
Hombre Precio
Hora/H $US Total $US
01 Asesor del proyecto
60 9.53 572.00
02 Secretaria 50 2.00 100.00 03 Consultor 50 22.84 1,142.00 04 Analistas (2) 1500 4.29 6,435.00
TOTAL 8,249.00
Tabla 3.3. Costos de Recursos humanos del Análisis y Diseño de Sistemas
47
b) Recursos Materiales
Ítem Recursos necesarios Total $US 05 Papelería 20.00 06 Libros de Consulta 150.00 07 Fotocopias 100.00 08 Papel bond 20.00 09 Diskkettes 20.00 10 Tinta para impresora 75.00 11 Imprevistos 200.00 12 Discos Compactos 10.00 13 Licencias de software
- Visual Basic Enterprise 6.0 - Cristal Report Developer - Microsoft Access 2000
1800.00
TOTAL 2,395.00 Tabla 3.4. Costo de los Recursos materiales del Análisis y Diseño del Sistema
El costo total del presente proyecto es de $10,644.00
Licencias de Software:
Tomando en cuenta que la Universidad ya cuenta con las licencias
de Visual Studio 6.0, solamente sería necesario adquirir las licencias
de SQL Server 2000, edición estándar empresarial, que para 5
usuarios tiene un costo en el mercado de $5,995.00 y de $1,795.00 por
cada usuario adicional. O de otros $5,995.00 por cada paquete de 5
usuarios.
Desarrollo del Software:
Para el desarrollo del software se han estipulado los gastos siguientes:
2 Programadores de Software que desarrollen el sistema en dos
meses, con un salario de $600.00 cada uno de ellos. Hace un total de
$2,400.00.
48
Gastos de Capacitación:
El capacitar al personal de la Universidad que va a estar involucrado
con el sistema, es de vital importancia para el éxito del mismo, por lo
tanto se muestran a continuación los gastos que esta actividad
implicaría.
Una capacitación de 15 horas para 6 personas , calculando que
cada bloque de 5 horas costaría $35.00 por persona, tendríamos un
total de $630.00.
Por lo tanto el costo total del sistema sería el siguiente:
NOMBRE COSTO
Análisis y Diseño del Sistema $10,644.00
Licencias de Software $11,990.00
Desarrollo del Software $2,400.00
Gastos de Capacitación $630.00
TOTAL $25,664.00 Tabla 3.5 Costos Totales del sistema
BENEFICIOS:
• El principal beneficio que obtendría la Universidad Francisco
Gavidia al implementar este sistema, es que se ahorra todos los
gastos relacionados con el Análisis y Diseño del Sistema, el cual
asciende a $8,249.00 (porque no incluye el valor de las licencias
de software) de un gran total de $25,664.00, lo que significa un
ahorro aproximado del 32% del costo total del sistema. Así mismo,
si las autoridades pertinentes de la Universidad decidieran utilizar el
código fuente que va adjunto a este documento, el ahorro en la
programación sería considerable.
49
• La Universidad cuenta con el personal técnico capacitado para
darle mantenimiento a un sistema como el que se plantea en este
documento.
• El implementar un sistema como éste le proporciona a los usuarios
una herramienta computarizada que les permite manejar, en
menor tiempo, información de vital importancia para alcanzar la
Certificación de Calidad ISO 9001:2000, que le daría el prestigio
nacional e internacional que siempre a buscado.
iii. Factibilidad Operacional: Esto indica en qué forma la realización del
proyecto contribuirá al mejoramiento del bienestar de la economía
general, con el objetivo de minimizar la resistencia al cambio que
normalmente existe, entre los empleados de la unidad o
departamento, cuando se implanta un nuevo sistema.
Para cumplir con este estudio se realizaron entrevistas con algunos de
los coordinadores de Proyectos de Mejora Continua y con la
Dirección de Calidad de la Universidad, quienes serán los principales
usuarios del sistema.
En dichas ocasiones, los entrevistados mostraron gran interés sobre el
sistema a desarrollar, principalmente por el tiempo que se ahorrarían
al tener toda la información almacenada y clasificada en un sistema
computarizado de fácil acceso.
Así mismo, manifestaron que un sistema como este mantendrá
actualizada toda la documentación relacionada a los eventos que
se llevan a cabo en torno a los proyectos de Mejora Continua,
50
haciendo más fácil el trabajo de elaboración de reportes e informes
de los mismos. Por lo tanto, se puede decir que operacionalmente, el
sistema a desarrollar, es factible.
Aprobación de la Solicitud: Básicamente se refiere a la aprobación del
proyecto, una vez, éste sea deseable y factible. Para nuestro caso,
después de haber realizado los estudios de factibilidad técnica,
Económica y operacional se ha determinado que el desarrollo de un
sistema automatizado para el control de los proyectos de Mejora
Continua es realizable y factible y al mismo tiempo servirá para optar al
grado de Ingeniero en Sistemas en la Universidad Francisco Gavidia.
3.3 DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS
Con el propósito de establecer los requerimientos iniciales del sistema
propuesto se desarrollaron entrevistas estructuradas con los
coordinadores e integrantes de equipos de trabajo y con el Director de
Calidad.
La entrevista se estructuró con la siguientes preguntas claves5 :
1. ¿Qué es lo que se hace en los equipos de trabajo?
2. ¿Cómo se hace el seguimiento de los proyectos?
3. ¿Con qué frecuencia se presenta?
4. ¿Cuál es el volumen de transacciones o decisiones?
5. ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?
6. ¿Existe algún problema?
7. Si existe un problema, ¿Qué tan serio es?
5 James Senn. Análisis y Diseño de Sistema de Información , Pág. 35
51
Como resultado de las diversas respuestas recibidas podemos
determinar que los requerimientos iniciales del sistema son los siguientes:
1. Disponer de un sistema de gestión de proyectos que facilite el
ingreso de los proyectos planificados y de los avances reales,
de tal forma que establezca una comparación entre lo
planificado y real, para brindar a todos los involucrados una
idea clara de los retrasos o adelantos en la ejecución de los
proyectos de una manera diaria.
2. Disponer de un registro de la asignación de responsabilidades y
recursos de cada proyecto, con el propósito de que puedan
deducirse responsabilidades o establecerse necesidades de
recursos adicionales a los originalmente asignados.
3. Disponer de un sistema de gestión de proyectos que permita a
los coordinadores e integrantes de los equipos de trabajo,
disponer de una forma rápida y precisa de los informes
semanales de avances para la presentación de los mismos al
Director de Calidad.
4. Definición de reportes uniformes y estandarizados de todos los
grupos de trabajo que permita al Director de Calidad presentar
a la Alta Gerencia y Administración de la Universidad Francisco
Gavidia, el estado de avance real de los proyectos que se
realizan para alcanzar la Certificación de Calidad ISO 9000.
5. Flexibilidad para incorporar nuevos proyectos que surjan como
una necesidad real del proceso de Certificación de Calidad
52
ISO 9000 y que permita evaluar el avance global del proceso
de una forma consistente con estos nuevos proyectos.
6. Evaluación de los resultados de cada uno de los proyectos de
tal forma que pueda medirse la mejora registrada como
producto del proceso de Certificación, en una forma
permanente.
3.4 DISEÑO DEL SISTEMA
En base a los resultados de la investigación realizada, se procede al
diseño del sistema de control de seguimiento de proyectos, que implica
diseñar los procedimientos para la entrada de datos, las interfaces de
usuarios, el diseño de archivos o bases de datos y los procedimientos de
control y respaldo para proteger al sistema.
A continuación se desarrollan las etapas fundamentales que constituyen
el diseño de un sistema; Diseño de procesos, Pantallas, Controles y Bases
de Datos: En sus modelos conceptuales lógicos y físicos.
3.4.1 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE DATOS (DFD)
El diagrama de flujo de datos es una de las herramientas más
comúnmente usadas en el diseño de sistemas, en los cuales sus
funciones son de gran importancia y son más complejas que los datos
que éste maneja. Los DFD se utilizaron por primera vez en la ingeniería
de software como notación para el estudio del diseño de sistemas. A su
53
vez, la notación ya ha sido utilizada en el pasado en artículos anteriores
y continúa siendo utilizada por los ingenieros de software que trabajan
en la implementación directa de modelos de los requerimientos del
usuario.
Los componentes de un Diagrama de Flujo de Datos son los siguientes:
a) EL PROCESO. El primer componente de un DFD se conoce como
proceso. El proceso muestra una parte del sistema que transforma
entradas en salidas; es decir, muestra cómo es que una o más
entradas se transforman en salidas. El proceso se representa
gráficamente como un círculo, como se muestra en la Fig. 3.2
Figura 3.2 Representación Gráfica de un Proceso
b) EL FLUJO. Un flujo se representa gráficamente por medio de una
flecha que entra o sale de un proceso y se usa para describir el
movimiento de bloques o paquetes de información de una parte
del sistema a otra. Por ellos los flujos representan datos en
movimiento, mientras que los almacenes representan datos en
reposo.
Solicitud de Usuario
Figura 3.3 Representación Gráfica de un Flujo de Datos.
1.3 Generación
De Reportes
54
c) EL ALMACÉN. El almacén se utiliza para modelar una colección de
paquetes de datos en reposo. Se denota por dos líneas paralelas
como lo demuestra la Fig. 3.4 . Un almacén también pudiera
consistir en datos almacenados en tarjetas perforadas, microfilm,
microfichas, disco óptico ó de otras posibles formas electrónicas.
Usuario
Figura 3.4 Representación Gráfica de un Almacén.
d) EL TERMINADOR. El terminador se representa gráficamente como
un rectángulo, como se muestra en la Fig. 3.5. Los terminadores
representan entidades externas con las cuales el sistema se
comunica. Comúnmente, un terminador es una persona o grupo
de personas como un grupo o departamento que esté dentro de
la misma compañía u organización. En algunos casos, un
terminador, puede ser otro sistema que se comunique con él.
Figura 3.5 Representación Gráfica de un Terminador.
Director
De Calidad
55
3.4.1.1 DIAGRAMA DE CONTEXTO
En un DFD el primer nivel jerárquico consta de una sola burbuja, que
representa el sistema completo y es llamado DIAGRAMA DE CONTEXTO;
los flujos de datos muestran las interfaces entre el sistema y los
terminadores externos. Para el presente caso la Fig. 3.6, muestra el
diagrama de contexto para el sistema de control de proyectos de
Mejora Continua de la Universidad Francisco Gavidia, donde
únicamente se representan los usuarios principales del sistema y el
sistema de control y seguimiento de proyectos de Mejora Continua que
se va a desarrollar a lo largo del presente trabajo.
Sistema de Control Y Seguimiento
JefesDe
Grupo
Director Calidad
UFG
Rector De
UFGReporte de Avance Global
Reportes de Avances de Proy.
Reportes de AvancesReales
ProgramaciónInicial de Proyectos
Reporte de Proyecto Específico
SISTEMA DE GESTION Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS
DIAGRAMA DE CONTEXTO
Figura 3.6 Diagrama de Contexto
56
3.4.1.2 DIAGRAMA GENERAL O NIVEL CERO
El DFD que sigue del diagrama de contexto se conoce como nivel 0, que
representa la vista de más alto nivel de las principales funciones del
sistema, al igual que sus principales interfaces. En la figura 3.7 se muestra
el Diagrama General o Nivel 0 para el presente trabajo, en el que se
describen los módulos principales y su interacción con lo usuarios
principales del sistema.
Figura 3.7 Diagrama General ó Nivel 0.0
SISTEMA DE GESTION Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS
Actividades
Confirmacion de completacion
Solicitud de Usuario
Criterios de evaluacion
Resultados del Proyecto
Proyecto finalizado
Reporte de proyecto especifico
Reporte de avance global
Reporte de avances de proyectos
Reportes de Avances Reales
Programacion Inicial de Proyecto Especifico
Coordinadores de Equipo
Director de Calidad
UFG
Rector de UFG
1Sistema de Control y
Seguimiento de Proyectos
+
Diagrama de General
Sistema de Gestión y Seguimiento de Proyectos de Calidad de UFG
2
Evaluacion de Proyectos
+
Director de Calidad
UFG
3
Proceso de Seguridad
+
57
3.4.1.3 OTROS NIVELES
Luego del nivel 0 siguen las explotaciones de cada uno de los procesos
que se describieron en dicho nivel, numerando cada uno de los niveles y
procesos de acuerdo a su jerarquía y asignación dada por cada
analista. En las Fig. 3.8, 3.9 y 3.10 se muestran los diagramas que
componen el presente trabajo. Estos son: 1.0 El Sistema de Control y
Seguimiento de Proyectos, 2.0 Evaluación de Proyectos y 3.0 Proceso de
Seguridad.
El sistema de control y seguimiento es el más generalizado, porque en él
se representa, en forma generalizada, el funcionamiento en sí del
sistema a desarrollar, compuesto por tres grandes procedimientos: 1.1
Planificación Inicial de Proyectos, 1.2 Ingreso de Avances de las
Actividades y 1.3 Generación de Reportes y Consultas.
Figura 3.8 Sistema de Control y Seguimiento de Proyectos 1.0
SISTEMA DE GESTION Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS
[Actividades]
[Proyecto finalizado]
Datos de AvancesDatos de Actividades
Datos Proyectos
[Reporte de avances de proyectos]
[Reporte de avance g lobal]
[Reporte de proyecto especifico]
Datos de actividadesAvances reales
Datos de proyecto
[Reportes de Avances Reales]
Proyecto Planificado
[Programacion Inicial de Proyecto Especifico]Coordinadores de Equipo
Coordinadores de Equipo
Director de Calidad
UFG
Rector de UFG
Coordinadores de Equipo
1.1Planificacion
Inicial de Proyectos
+
Proyectos
Actividades
1.2Ingreso de
avances reales+
Avances Reales
1.3
Generacion de reportes
+
Evaluacion de Proyectos
SISTEMA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS
Evaluacion de Proyectos
58
El proceso 2.0 de evaluación de proyectos se propone como una
aplicación práctica del Marco Lógico, para lo cual se requiere la
ejecución de las actividades : 2.1 Clasificar criterios de evaluación, 2.4
Ingresar criterios de evaluación, 2.8 Ingresar supuestos de los elementos,
2.2 Formular los indicadores a evaluar, 2.3 Ingresar los indicadores, 2.5.
Confirmación de la finalización de los proyectos, 2.7 Evaluación de la
realidad y 2.6 Comparación de los resultados obtenidos de los
indicadores de los elementos del Marco Lógico.
Figura 3.9 Evaluación de Proyectos 2.0
En el proceso 3.0 de seguridad se presentan los pasos a seguir para la
creación, modificación y eliminación de usuarios. Así como también los
responsables de autorizar y ejecutar dichas acciones. Todo comienza
cuando el Director de Calidad hace una solicitud de gestión de usuario,
SISTEMA DE GESTION Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS
[Actividades]
Supuesto de Actividades
Actividades
Datos Supuestos Componentes
Datos Supuesto Proposito
Datos Supuesto Fin
Supuestos de los elementos
[Resultados del Proyecto]
Datos Indicador FinDatos Indicador Proposito
Datos Indicador componentes
Resultados medicionInforme de Cierre
[Proyecto finalizado]
Indicador ComponenteIndicador Proposito
Indicador Fin
FinProposito
Componente
ComponentesPropositos Fin
Codig o de Proyecto
Fin Propositos o Componentes
Indicadores Fin Proposito o Componentes
Criterios de Fin Proposito o Componentes
[Criterios de evaluacion]
Sistema de Control y Seg uimiento de Proyectos
Director de Calidad
UFG
Director de Calidad
UFG
2.1Clasificar
criterios de evaluacion
2.2
Formulan los indicadores
2.3
Ingresar Indicadores
FinComponentes Proposito
2.4Ingresar
Criterios de Evaluacion
Proyecto
Indicador Componentes Indicador Proposito Indicador Fin
2.5Confirmacion
Estado del Proyecto
2.6Comparacion
con Indicadores
2.7Medicion
de la realidad
PROCESO DE EVALUACION DE PROYECTOS
2.8
Ingresar supuestos
Supuesto de Fin
Supuesto de Propósito
Supuesto de Componente
Supuesto de Actividades
Actividad
Sistema de Control y Seg uimiento de Proyectos
59
la solicitud es dirigida al módulo pertinente, ya sea de creación,
modificación o eliminación, donde se realiza la acción solicitada,
consultando la base de datos Usuarios, para luego enviar un mensaje al
Director de Calidad de que la acción solicitada ha sido ejecutada.
Figura 3.10 Proceso de Seguridad 3.0
SISTEMA DE GESTION Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS
[Confirmacion de completacion]
[Solicitud de Usuario]
Datos Actuales de Usuario
Datos Actuales de Usuario
Accion Exitosa
Función de Eliminacion
Datos de usuario
Datos de Nuevo Usuario
Solicitud de eliminacion
Solicitud de modificacion
Solicitud de creacion
3.4
Revisar solicitud
3.5
Creacion de usuario
3.6
Modificacion de usuario
3.7
Eliminacion de usuario
3.8Confirmar
Ejecución de Solicitud
Usuario
Director de Calidad
UFG
Director de Calidad
UFG
PROCESO DE SEGURIDAD
60
3.4.2 DICCIONARIO DE DATOS 3.4.2.1 TABLA DE ALMACENES DE DATOS
Nombre de almacenes
de datos
Descripción Flujos de Entrada
Flujos de Salida
Datos
Avances reales Contendrá toda la información relacionada con los avances reales de los seguimientos.
Avances reales.
Datos de avances.
Fecha de avance. Tipo de Avance. Descripción de Avance. Porcentaje de completación.
Proyectos Poseerá la información relacionada con los proyectos de mejora continua que realiza actualmente la UFG.
Proyecto planificado.
Datos de proyecto. Código de proyecto.
Código del proyecto. Código de coordinador. Código de fin. Nombre de proyectos. Objetivo de proyecto. Fecha de inicio de proyecto planificado. Fecha de fin de proyecto planificado. Fecha de inicio de proyecto real. Fecha de fin de proyecto real. Estado del proyecto. Porcentaje de completación.
Actividades Contendrá información relacionada con las actividades que se desarrollaran dentro de los proyectos de mejora continua.
Actividades planificadas.
Datos de actividades.
Código de actividad. Código de proyecto. Código de responsable. Nombre de la actividad. Fecha de inicio planificada de actividad. Fecha de fin planificada de actividad. Duración planificada de actividad. Fecha de inicio real de actividad. Fecha de fin real de actividad. Duración real de actividad. Porcentaje de completación de actividad.
61
Nombre de almacenes
de datos
Descripción Flujos de Entrada
Flujos de Salida
Datos
Usuario Poseerá la información relacionada con los usuarios del sistema de control de proyectos de mejora continua.
Datos de nuevo usuario. Datos de usuario. Función de eliminación.
Datos actuales de usuario. Acción exitosa.
Código de usuario. Código de nivel. Código de facultad. Código de posición. Nombre de usuario. Clave de acceso
Fin. Contendrá la información relacionada con los fines de los proyectos de Mejora Continua.
Fin de proyecto
Datos de Fin
Código de Fin. Código de proyecto. Código de programa. Nombre de Fin.
Propósito. Contendrá la información relacionada con el propósito del fin de cada uno de los proyectos de Mejora Continua.
Propósitos de Fin.
Datos de Propósito.
Código de propósito. Código de Fin. Descripción del propósito.
Componentes. Contendrá la información relacionada con los componentes de los propósitos.
Componentes de propósito.
Datos de Componente.
Código de componente. Código de propósito. Descripción de Componente.
Supuesto de Fin.
Contendrá la información relacionada con los supuestos de los fines de los proyectos de Mejora Continua.
Datos de Supuesto de Fin.
Código de supuesto de fin. Descripción de supuesto de fin. Código de fin. Tipo de supuesto.
Supuesto de Propósito.
Contendrá la información relacionada a los supuestos de los propósitos.
Datos de Supuesto de Propósito.
Código de Supuesto de propósito. Descripción de Supuesto de propósito. Tipo de Supuesto. Código de propósito.
Supuesto de Componente.
Contendrá la información relacionada a los supuestos de los componentes.
Datos de Supuesto de Componente.
Código de Supuesto de Componente. Descripción de Supuesto de componente. Tipo de Supuesto. Código de Componente.
62
Nombre de almacenes
de datos
Descripción Flujos de Entrada
Flujos de Salida
Datos
Indicador de Fin.
Contendrá la información relacionada a los indicadores de Fin.
Indicador Fin. Datos indicador Fin.
Código de Indicador. Tipo de Indicador. Descripción de Indicador. Medio de Verificación. Valor Esperado. Valor Real. Código de Fin.
Indicador de Propósito.
Contendrá la información relacionada a los indicadores del propósito.
Indicador propósito.
Datos indicador propósito.
Código de Indicador. Tipo de Indicador. Descripción de Indicador. Medio de Verificación. Valor Esperado. Valor Real. Código de propósito.
Indicador de Componente.
Contendrá la información relacionada con el indicador de Componente.
Indicador Componente.
Datos Indicador Componente.
Código de Indicador. Tipo de Indicador. Descripción de Indicador. Medio de Verificación. Valor Esperado. Valor Real. Código de Componente.
63
3.4.2.2 TABLA DE FLUJO DE DATOS.
Nombre del flujo
Descripción Origen Destino Estructura de datos
Programación inicial de proyectos.
Contiene toda la información de los proyectos y actividades planificadas del programa de Mejora Continua.
Entidad coordinadores de Equipos.
1.1 Planificación inicial de proyectos.
Detalle de proyecto. Detalle de actividades.
Proyecto planificado.
Contiene los datos relacionados a un proyecto específico.
1.1 Planificación inicial de proyectos.
Almacén Proyectos.
Detalle de proyecto.
Actividades planificadas.
Contiene el detalle de las actividades planificadas de cada proyecto.
1.1 Planificación inicial de proyectos.
Almacén Actividades.
Detalle de actividades.
Datos proyectos Contiene lo datos de proyecto necesarios para producir reportes.
Almacén Proyectos
1.3 Generación de reportes.
Detalle de proyecto.
Datos de proyecto.
Proporciona los datos necesarios para el ingreso de los avances reales de las actividades relacionadas al mismo.
Almacén Proyectos.
1.2 Ingreso de avances reales.
Código de proyecto. Descripción de proyecto.
Datos de actividades.
Proporciona los datos necesarios para la elaboración de reportes.
Almacén Actividades.
1.3 Generación de reportes.
Detalle de actividades.
Datos de actividades.
Proporciona los datos necesarios para el ingreso de avances reales de las mismas actividades.
Almacén Actividades.
1.2 Ingreso de avances reales.
Código de actividad. Descripción de actividad. Porcentaje de completación.
64
Nombre del flujo
Descripción Origen Destino Estructura de datos
Avances reales. Contiene los datos de los avances reales de las actividades de los proyectos.
1.2 Ingreso de avances reales.
Almacén Avances reales.
Detalle de avance.
Datos de avances.
Proporciona la información relacionada a los avances de las actividades para la generación de reportes.
Almacén Avances reales.
1.3 Generación de reportes.
Detalle de avance.
Reporte y avances de proyecto.
Reporta en pantalla o impreso del avance de los proyectos de Mejora Continua.
1.3 Generación de reportes.
Entidad Director de calidad.
Detalle de Proyecto. Detalle de Actividades. Detalle de avances reales.
Reporte de avance global.
Reporta en pantalla o impreso los avances globales de los proyectos.
1.3 Generación de reportes.
Entidad Rector de la UFG.
Detalle de proyectos y sus avances.
Reporte de proyecto especifico.
Reporta en pantalla o impreso los avances de los proyectos en forma individual.
1.3 Generación de reportes.
Entidad Coordinador de proyecto.
Detalle individual de cada uno de los proyecto.
Reportes de avances reales.
Contiene el detalle de los avances de las actividades registradas por los coordinadores de proyectos.
Entidad Coordinadores de equipo.
1.2 Ingreso de avances reales.
Detalle de avances reales.
Proyecto finalizado.
Contiene la información de los proyectos que han sido finalizados.
1.2 Ingreso de avances reales.
2.0 Evaluación de proyectos.
Detalles de proyectos finalizados.
65
Nombre del flujo
Descripción Origen Destino Estructura de datos
Criterios de evaluación.
Contiene los criterios que se aplicaran en el Marco Lógico para la evaluación de proyectos.
Entidad Director de calidad de UFG.
2.1 Clasificar criterios de evaluación.
Detalles de Criterios de Evaluación
Fin, Propósitos o Componentes.
Contiene el detalle de los Fines, Propósitos y Componentes para la evaluación de proyectos.
2.1 Clasificar Criterios de Evaluación
2.4 Ingresar Criterios de Evaluación
Detalles de Fines, Propósitos y Componentes.
Criterios de Fin, Propósitos o Componentes.
Contiene los criterios de los fines, propósitos y componentes.
2.1 Clasificar Criterios de Evaluación
2.2 Formular los indicadores.
Detalles de Fin, Propósito y componentes,
Indicadores de Fin, Propósito o Componentes.
Contiene el detalle de los indicadores de Fin, Propósito y Componentes.
2.2 Formular los indicadores.
2.3 Ingresar Indicadores.
Detalle de indicadores de Fin, Propósitos y Componentes.
Fin Contiene el detalle de cada Fin de Proyecto.
2.4 Ingresar Criterios de Evaluación
Almacén Fin Detalle de Fin
Fin Contiene los datos de Fin necesarios para ingresar los indicadores de Fin.
Almacén Fin 2.3 Ingresar Indicadores.
Detalle de Fin
Propósito Contiene el detalle del propósito del Fin.
2.4 Ingresar Criterios de Evaluación
Almacén Propósito.
Detalle de Propósito.
Propósito. Contiene los datos de los propósitos necesarios para ingresar los indicadores de propósito.
Almacén de propósito.
2.3 Ingresar Indicadores.
Detalle de Propósito.
Componente Contiene el detalle de los
2.4 Ingresar Criterios de Evaluación
Almacén Componente.
Detalle de Componente.
66
Nombre del flujo
Descripción Origen Destino Estructura de datos
Componente Contiene los datos de los componentes necesarios para ingresar los indicadores de componentes.
Almacén Componente.
2.3 Ingresar Indicadores.
Detalle de componentes.
Supuestos de los Elementos
Contiene la información de los supuestos de los elementos de Marco Lógico.
2.4 Ingresar Criterios de Evaluación.
2.8 Ingresar Supuestos.
Detalle de los Supuestos de los Elementos.
Datos de Supuesto de Fin.
Contiene la información de los supuestos del Fin de los proyectos.
2.8 Ingresar Supuestos.
Almacén Supuestos de Fin.
Detalle de los supuestos de Fin.
Datos de Supuestos de Propósito.
Contiene la información de los supuestos de propósitos de Fin.
2.8 Ingresar Supuestos.
Almacén Supuestos de Propósito.
Detalle de los supuestos de Propósito.
Datos de Supuestos de Componente.
Contiene la información de los supuestos de Componentes de Propósito.
2.8 Ingresar Supuestos.
Almacén Supuestos de Componente.
Detalle de los supuestos de Propósito.
Indicador de Fin. Contiene la información relacionada con los indicadores del Fin de los proyectos.
2.3 Ingresar indicadores.
Almacén Indicador de Fin.
Detalle de los indicadores de Fin.
Indicador de Propósito.
Contiene la información relacionada con los indicadores de los propósitos del Fin.
2.3 Ingresar indicadores.
Almacén Indicador de Propósito.
Detalle de los indicadores de propósito.
Indicador de Componente.
Contiene la información relacionada con los indicadores de los Componentes de los propósitos.
2.3 Ingresar indicadores.
Almacén Indicador de Componente.
Detalle de los indicadores de propósito.
67
Nombre del flujo
Descripción Origen Destino Estructura de datos
Datos Indicador de Fin
Contiene la información relacionada con los indicadores del Fin de los proyectos.
Almacén Indicador de Fin.
2.6 Comparación con Indicadores.
Detalle de los indicadores de Fin.
Datos Indicador de Propósito.
Contiene la información relacionada con los indicadores de los propósitos del Fin.
Almacén Indicador de Propósito.
2.6 Comparación con Indicadores.
Detalle de los indicadores de Propósito.
Datos Indicador de Componentes.
Contiene la información relacionada con los indicadores de los Componentes de los propósitos.
Almacén Indicador Componentes.
2.6 Comparación con Indicadores.
Detalle de indicadores de componente.
Informe de Cierre Contiene la información de los proyectos finalizados.
2.5 Confirmación Estado del Proyecto.
2.7 Medición de la realidad.
Detalle de proyecto finalizado.
Resultado de Medición.
Contiene la información del resultado de la comparación de los planificado con lo ejecutado en los proyectos.
2.7 Medición de la realidad.
2.6 Comparación con Indicadores.
Detalle del resultado de la comparación de lo planificado con lo ejecutado.
Resultados del Proyecto.
Contiene la información del resultado de la evaluación de Marco Lógico de cada uno de los proyectos.
2.6 Comparación con Indicadores.
Entidad Director de Calidad.
Detalle de evaluación de Marco Lógico.
Solicitud de usuario.
Contiene los detalles de los usuarios y autorizaciones para la creación, modificación o eliminación de usuarios.
Entidad Director de calidad UFG.
3.4 Revisar Solicitud
Detalle de usuarios.
68
Nombre del flujo
Descripción Origen Destino Estructura de datos
Solicitud de creación.
Contiene la información relacionada a la creación de un nuevo usuario.
3.4 Revisar solicitud.
3.5 Creación de usuario.
Detalle de usuario.
Solicitud de modificación.
Contiene la información relacionada a la modificación de la información de un usuario existente.
3.4 Revisar solicitud.
3.6 Modificación de usuario.
Detalle de usuario.
Solicitud de eliminación.
Contiene la información relacionada con la eliminación de un usuario del sistema.
3.4 Revisar solicitud.
3.7 Eliminación de usuario.
Detalle de usuario.
Datos de nuevo usuario
Contiene la información del nuevo usuario.
3.5 Creación de usuario.
Almacén Usuario Detalle de usuario.
Datos de usuario Contiene los datos modificados de los usuarios existentes.
3.6 Modificación de usuario
Almacén Usuario Detalle de usuario.
Datos actuales de usuario
Contiene la información actual del usuario, para que sea modificada.
Almacén Usuario 3.6 Modificación de usuario
Detalle de usuario.
Datos actuales de usuario
Contiene la información actual del usuario del sistema, para que sea eliminada.
Almacén Usuario 3.7 Eliminación de usuario
Detalle de usuario.
Función eliminación
Contiene la información a ser eliminada del usuario.
3.7 Eliminación de usuario
Almacén Usuario Detalle de usuario.
69
Nombre del flujo
Descripción Origen Destino Estructura de datos
Acción exitosa Mensaje de control de la Base de Datos que la acción realizada ha sido completada.
Almacén Usuario 3.8 Confirmar ejecución de solicitud
Confirmar completación
El Director de Calidad verifica que la acción haya sido ejecutada.
3.8 Confirmar ejecución de solicitud
Entidad Director de calidad de UFG
3.4.2.3 TABLA DE PROCESOS
No. y nombre de Procesos
Descripción Entradas Salidas Resumen de la lógica
1.0 Sistema de control y seguimiento de proyectos.
Proceso mayor de nivel 0, para la planificación, seguimiento de avances reales y generación de reportes del estado de proyectos.
Programación
inicial de
reportes.
Reporte de avances reales
Reporte de avances de proyecto. Reporte de proyecto finalizado. Reporte de avance global.
Recibir planificación inicial. Ingresar proyectos y actividades. Recibir avances reales. Ingresar avances reales. Generar reportes.
1.1 Planificación inicial de proyectos.
Se ejecuta la definición de las actividades, responsables y fechas de cada proyecto específico y se ingresan al sistema.
Programación inicial de proyecto especifico.
Proyecto planificado. Actividades planificadas.
Recibir planificación inicial. Programar actividades. Asignar responsables. Definir fechas de inicio y finalización. Ingresar datos al sistema.
70
No. y nombre de Procesos
Descripción Entradas Salidas Resumen de la lógica
1.2 Ingreso de avances reales
Se reciben los avances reales de las actividades.
Reporte de avances reales. Datos de proyecto. Datos de actividades.
Avances reales. Proyecto finalizado.
Recibir los avances reales. Ingresar datos al sistema.
1.3 Generación de reportes
Se obtienen los datos de proyectos, actividades y avances para la generación del reporte seleccionado.
Datos de proyectos. Datos de actividades. Datos de avances.
Reporte de avances del proyecto. Reporte de avance global. Reporte de proyecto especifico.
Selecciona el reporte. Obtención de datos. Presentación de reporte en pantalla. Impresión de reporte.
2.0 Evaluación de proyecto.
Compara los criterios de evaluación definidos con las mediciones reales de los resultados de los proyectos finalizados.
Proyecto finalizado. Criterios de evaluación.
Resultados del proyecto.
Clasificar criterios de evaluación . Ingreso de criterios de evaluación. Definición de indicadores. Ingreso de indicadores. Ingreso de supuestos. Medición de la realidad. Comparación con indicadores.
2.1 Clasificar Criterios de Evaluación.
Determinar los criterios a evaluar en cada uno de los proyectos.
Criterios de Evaluación
Fin, Propósitos y Componentes. Criterios de fin, propósitos y componentes.
Recibir los criterios de evaluación. Clasificar los fines, propósitos y componentes.
2.2 Formular los Indicadores.
Se formulan los indicadores con los que se van a evaluar los criterios de Marco Lógico.
Criterios de fin, propósito o componente.
Indicadores de Fin, Propósito y componente.
Recibir criterios de fin, propósitos y componentes. Formular los indicadores de cada uno.
71
No. y nombre de Procesos
Descripción Entradas Salidas Resumen de la lógica
2.3 Ingresar Indicadores.
Se formulan los indicadores de fines, propósitos y componentes.
Indicadores de fin, propósito y componentes. Fin Propósito Componente.
Indicador de Fin. Indicador de propósito. Indicador de Componente.
Se obtiene el código de fin, propósito y componente. Ingresar los indicadores, correspondiente a cada fin, propósito o componente.
2.4 Ingresar Criterios de Evaluación.
Se definen y se ingresan los criterios de Marco Lógico, con los que se van a evaluar los proyectos de Mejora Continua.
Código de proyecto. Fin, propósito o componentes.
Supuesto de los elementos. Fin Propósito. Componente.
Recibir los fines, propósitos y componentes. Se relacionan a un proyecto específico. Se ingresan los datos de fin, propósito y componentes.
2.5 Confirmación de Estado del Proyecto.
Se confirma que el proyecto ha sido finalizado y esta apto para ser sometido a evaluación.
Proyecto finalizado.
Informe de cierre.
Recibir los datos de los proyectos finalizados. Verificar que el proyecto ha sido finalizado.
2.6 Medición de la Realidad.
Se comparan los datos de la planificación inicial con los resultados obtenidos en los avances reales.
Informe de cierre.
Resultados de la medición.
Se reciben los informes de cierre de los proyectos. Se comparan los resultados obtenidos contra lo planificado.
2.7 Comparación con indicadores.
Una vez se ha confirmado que el proyecto ha sido finalizado se somete la una evaluación, según la teoría de Marco Lógico.
Resultados de la medición.
Resultados del Proyecto.
Se reciben los resultados de los proyectos finalizados. Se evalúan los resultados según los criterios de Marco Lógico establecidos.
72
No. y nombre de Procesos
Descripción Entradas Salidas Resumen de la lógica
2.8 Ingresar Supuestos.
Se ingresan los supuestos de los fines, propósitos y componentes de cada una de las actividades de los proyectos.
Supuestos de los elementos.
Datos de supuestos de fin. Datos de sup. de propósitos. Datos de supuestos de componentes.
Se reciben los sup. de los elementos. Se define a que fin, propósito o comp. pertenecen. Se ingresan los dat.
3.0 Proceso de seguridad
Verifica que toda la información que se ingresa al sistema, relacionada con los usuarios esté debidamente autorizada.
Solicitud de usuario
Confirmación de completación.
Se recibe la sol. de acción de usuario. Se verifica que el usuario existe. Se realiza la acción de usu. solicitada. Se comunica la confirmación de lo solicitado.
3.1 Revisar solicitud.
Verifica y clasifica la acción de usuario solicitada.
Solicitud de usuario.
Solicitud de creación. Solicitud de modificación. Solicitud de eliminación.
Recibe la solicitud de acción de usu. Se revisa la acción solicitada y la firma de autorización.
3.2 Creación de usuario.
Crea un usuario nuevo dentro del sistema según la solicitud de acción de usuario recibida.
Solicitud de creación.
Datos de nuevo usuario.
Se verifica que el usuario no existe. Se ingresan los datos del nuevo usuario.
3.3 Modificación de usuario.
Modifica la información de usuarios ya existentes en el sistema.
Solicitud de modificación. Datos actuales de usuario.
Datos de usuario. Se obtienen los datos del usuario. Se modifican los datos solicitados.
3.4 Eliminación de usuario.
Elimina un usuario ya existente dentro del sistema.
Solicitud de eliminación. Datos actuales de usuario.
Función de eliminación.
Se obtienen los datos del usu. Se eliminan los datos solicitados.
3.5 Confirmar ejecución de solicitud.
Confirma al solicitador, que la acción requerida ha sido ejecutada.
Acción exitosa. Confirmación de completacion.
Se verifica que la acción solicitada ha sido ejecutada. Se informa al solicitador sobre la ejecución de lo requerido.
73
3.4.3 DISEÑO DE BASE DE DATOS
Debido a que el modelo de Base de Datos Relacionales garantiza la
independencia de las estructuras de los datos con respecto a los
programas o aplicaciones, éste será utilizado para efectuar el diseño del
almacenamiento de datos.
En el Modelo Relacional las entidades y sus relaciones se representan
con tablas bidimensionales. Las relaciones se consideran también como
entidades. Cada tabla representa una entidad y esta compuesta de
filas y columnas.
La idea de usar un modelo relacional como estructura fundamental de
un sistema de administración de base de datos, fue introducida en 1970.
El proceso de cristalización de las entidades y sus relaciones en formatos
de tablas usando los conceptos relacionales se llama proceso de
normalización. La teoría de normalización esta basada en la
observación de que cierto conjunto de relaciones presenta mejores
propiedades en un medio de actualización que los que presentan otros
conjuntos de relaciones que contienen los mismos datos.
Entre las Ventajas del Modelo Relacional tenemos
a) Simplicidad: Las solicitudes de los usuarios se hacen en términos
del contenido de la información y no reflejan la complejidad de
los aspectos internos del sistema.
74
b) Consultas no planeadas: Debido a que no hay una dependencia
de posición entre las relaciones, las consultas no tienen que reflejar
ninguna estructura preferida y por lo tanto, pueden ser de tipo
procedimientos estándar de consulta.
c) Independencia de los Datos: Elimina los detalles relativos a la
estructura de almacenamiento y la estrategia del acceso de la
interfase con el usuario. Este modelo proporciona un grado de
independencia de los datos relativamente más alto que los otros
dos modelos conocidos.
d) Fundamentos teóricos: Este modelo esta basado en la bien
desarrollada teoría matemática de las relaciones. El riguroso
método de diseño de una base de datos da a este modelo un
fundamento sólido, el cual no lo poseen los otros dos modelos
Jerárquico y Reticular.
3.4.3.1 MODELO LÓGICO
Para la construcción del modelo lógico hemos seleccionado el Modelo
de Datos Relacional, debido a la presencia mayoritaria de productos en
el mercado actual que se fundamentan en este modelo y aprovechan
sus ventajas sobre los otros modelos de datos jerárquicos y reticulares.
75
Este diseño representa las entidades de las cuales el sistema almacenará
información, las relaciones que existen entre sí y las propiedades o
atributos de cada una de ellas.
Los pasos a seguir para la elaboración de un Modelo de Datos
Relacional tenemos que considerar lo siguiente:
a) Identificar las llaves primarias de las entidades.
b) Revisar las relaciones de muchas a muchas (M:M), en busca de
entidades que no son muy obvias, esta actividad ayuda al
dimensionamiento y a tener grupos cohesivos de datos. Para estas
relaciones se debe comenzar por asignarles valores a los atributos
de la entidad: si el valor de un atributo de la entidad depende de
la llave primaria de ambas entidades entonces se ha descubierto
una nueva entidad que representa la relación que existe entre
ambas entidades.
c) Evitar redundancia de entidades.
d) Eliminar las relaciones innecesarias.
e) Revisar las relaciones de entidades consigo misma.
f) Identificar los atributos que son llaves foráneas, que aseguran las
relaciones.
Para el diseño de la base de datos del sistema propuesto se
presentan a continuación los diagramas correspondientes al Modelo
Lógico.
76
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3.4.3.2 MODELO FISICO
Una vez verificado la consistencia del Modelo Lógico, procedemos a la
generación del Modelo Físico, en el cual se traducen las entidades en
tablas de datos, los atributos en columnas y se establecen las llaves de
acceso a las tablas, primarias y secundarias, éstas últimas se originan o
heredan de acuerdo a la Cardinalidad y dependencia de las relaciones
entre entidades definidas en el Modelo Lógico.
Por lo tanto se presentan los Diagramas Entidad Relación de los Modelos
Físicos correspondientes a los Modelos Lógicos de los módulos antes
definidos: Modulo de Seguridad, Modulo de Gestión de Proyectos y
Modulo de Evaluación de Proyectos.
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3.4.3.3 ESTRUCTURA DE TABLAS En este apartado se describe la estructura de las tablas de cada uno de
los módulos involucrados, así como también las propiedades de los
datos, como longitud, tipo y tamaño.
Primero se describen las tablas involucradas en el módulo de seguridad, luego
se describen las tablas del módulo de gestión de proyectos, y finalmente las del
módulo de evaluación de proyectos.
3.4.3.3.1 ESTRUCUTA DE TABLAS DEL MODULO DE SEGURIDAD
LISTA DE TABLAS O ENTIDADES DEL MODULO DE SEGURIDAD
Nombre Código Descripción
Facultad FACULTAD Contiene la información de las facultades que posee la UFG.
Nivel de Seguridad
NIVEL_DE_SEGURIDAD Contiene información sobre el nivel de seguridad que se le asigna al usuario del sistema.
Posicion POSICION Es la posición que ocupa el usuario del sistema dentro de la UFG
Usuario USUARIO Contiene información relacionada con el usuario del sistema.
85
TABLA: FACULTAD
Facultad a la que pertenecen todos los usuarios e integrantes de los grupos de trabajo del sistema, y debe ser parametrizada durante el proceso de implementación del sistema antes de iniciar la creación de cualquier usuario. Esta tabla se encuentra tanto en el módulo de seguridad como en el módulo de gestión de proyectos. LISTA DE ATRIBUTOS DE COLUMNA DE LA TABLA FACULTAD
Nombre Código Tipo Descripción
Codigo de Facultad COD_FACULTAD (PK)
Numeric (4) Código de facultad a la que pertenece el usuario.
Nombre de Facultad NOM_FACULTAD Char (40) Nombre de la facultad a la que pertenece el usuario.
TABLA: NIVEL DE SEGURIDAD
Contiene los diferentes Niveles de seguridad que puede poseer el usuario del sistema y lo cual permite definir a que opciones tiene derecho de acceso al sistema. También en la tabla se define cual es la llave primaria y las llaves foráneas, si las hubieran, Debe ser parametrizada durante el proceso de implementación del sistema antes de iniciar la creación de cualquier usuario. LISTA DE ATRIBUTOS DE COLUMNA DE LA TABLA NIVEL DE SEGURIDAD
Nombre Código Tipo Descripcción
Codigo de Nivel COD_NIVEL (PK)
Numeric (4) Código del nivel de seguridad del usuario.
Nombre de Nivel NOM_NIVEL Char (40) Nombre del nivel de usuario
86
TABLA: POSICIÓN
Contiene las diferentes posiciones que puede poseer el personal de la Universidad Francisco Gavidia involucrado con el sistema de control de proyectos, especialmente aquellas que no pertenecen a una facultad o Departamento en particular. Debe ser parametrizada durante el proceso de implementación del sistema antes de iniciar la creación de cualquier usuario. Esta tabla se encuentra tanto en el módulo de seguridad como en el módulo de gestión de proyectos. LISTA DE ATRIBUTOS DE COLUMNA DE LA TABLA POSICIÓN
Nombre Código Tipo Descripción
Codigo de Posicion COD_POS (PK)
Numeric (4) Código de la posición del empleado de la UFG.
Nombre de Posicion NOM_POS Char (40) Nombre de la posición del empleado de la UFG.
TABLA: USUARIO
En esta tabla se guarda toda la información relacionada con los usuarios del sistema de Mejora Continua de la UFG, incluyendo sus nombres, posiciones, facultad o departamento al que pertenecen y su respectivo nivel de seguridad para definir el nivel de acceso que poseerían dentro del sistema. LISTA DE ATRIBUTOS DE COLUMNA DE LA TABLA USUARIO
Nombre Código Tipo Descripción
Codigo de Usuario COD_USU (PK) Char (6) Código de usuario del sistema.
Codigo de Nivel COD_NIVEL (FK) Numeric (4) Código del nivel de seguridad del usuario.
Codigo de Facultad
COD_FACULTAD (FK)
Numeric (4) Código de facultad a la que pertenece el usuario.
Codigo de Posición COD_POS (FK) Numeric (4) Código de la posición del usuario.
Nombre de Usuario NOM_USU Char (60) Nombre del usuario del sistema.
Clave de Acceso CLA_USU Char (6) Clave de acceso del usuario.
87
3.4.3.3.2 ESTRUCTURA DE TABLAS DEL MODULO DE GESTION DE PROYECTOS
LISTA DE TABLAS
Nombres Códigos Descripción
Actividad ACTIVIDAD Contiene toda la información relacionada con las actividades de un proyecto
Coordinador COORDINADOR Contiene toda la información relacionada con los coordinadores de los proyectos de Mejora Continua.
Departamento DEPARTAMENTO Contiene toda la información relacionada con los departamentos que posee la UFG.
Proyecto PROYECTO Contiene toda la información relacionada a los proyectos de Mejora Continua de la UFG.
Responsable RESPONSABLE Contiene toda la información relacionada con los responsables de las actividades que se desarrollan dentro de los proyectos de Mejora Continua.
Seguimiento G_SEGUIMIENTO Contiene toda la información de los seguimientos que se efectúan a las actividades de los proyectos.
Tipo de Seguimiento
G_TIPO_SEGUIMIENTO Contiene la información de los tipos de seguimientos que se le pueden dar a las actividades.
TABLA: ACTIVIDAD
Contiene toda la información relacionada con las actividades que se van a desarrollar dentro de los proyectos de Mejora Continua de la UFG, y deberán ser llenadas por los coordinadores de éstos de acuerdo a las planificaciones previamente elaboradas, para poder realizar la evaluación respectiva. Esta tabla se encuentra tanto en el Módulo de Gestión de Proyectos como en el Módulo de Evaluación de Proyectos.
88
LISTA DE ATRIBUTOS DE COLUMNA DE LA TABLA ACTIVIDAD
Nombres Códigos Tipo Descripción
Código de actividad
COD_ACT (PK) Numeric (6) Código que identifica cada una de las actividades de un proyecto.
Codigo de Proyecto
COD_PROY (FK) Numeric (6) Código de identificación de cada uno de los proyectos.
Codigo de Responsable
COD_RESP (FK) Numeric (6) Código que identifica los responsables de las actividades.
Código de Componente
COD_COMP (FK) Numeric (6) Código de componente de una actividad.
Nombre de la actividad
NOM_ACT Char(200) Nombre de la actividad.
Fecha de Inicio Planificada de Act
FHA_INI_PLAN_ACT Date Fecha planificada de inicio de una actividad.
Fecha de Fin Planificada de Act
FHA_FIN_PLAN_ACT Date Fecha planificada de finalización de una actividad.
Duración Planificada de Act
DUR_PLAN_ACT Numeric (3) Duración planificada de una actividad en días.
Fecha de Inicio Real de Act
FHA_INI_REAL_ACT Date Fecha real de inicio de una actividad.
Fecha de Fin Real de Act
FHA_FIN_REAL_ACT Date Fecha real de finalización de una actividad.
Duración Real de Act
DUR_REAL_ACT Numeric (3) Duración real de una actividad.
Porcentaje Completacion de Act
POR_COMP_ACT Numeric (3.2) Porcentaje de completación de una actividad.
TABLA: COORDINADOR
Contiene toda la información relacionada con los coordinadores de los proyectos, desde el Código del coordinador, la facultad o departamento al que pertenece y la posición que ocupa dentro de la institución .
89
LISTA DE ATRIBUTOS DE COLUMNA DE LA TABLA COORDINADOR Nombres Códigos Tipo Descripción
Codigo Coordinador
COD_COORD (PK)
Numeric (6) Código de identificación de coordinadores de proyectos.
Código de Facultad
COD_FAC(FK) Numeric (4) Código de facultad de responsables y coordinadores.
Codigo de Posicion
COD_POS (FK) Numeric (4) Código de posición de responsables y coordinadores.
Codigo Departamento
COD_DEP (FK) Numeric (4) Código de departamento de responsables y coordinadores.
Código de estado de Coor.
COD_ESTADO (FK)
Numeric (4) Código de estado del coordinador de los proyectos.
Nombre de Coordinador
NOM_COOR Char(40) Nombre de coordinador de proyectos
Fecha de Ingreso del Coor.
FHA_ING_COOR Date Fecha de ingreso de coordinador de los proyectos.
Fecha de retiro del Coor.
FHA_RET_COOR Date Fecha de retiro de coordinador de los proyectos.
TABLA: DEPARTAMENTO
Contiene toda la información relacionada con los Departamentos en que se encuentra estructurada el área administrativa de la UFG, a los cuales pueden pertenecer los coordinadores y responsables de los proyectos de Mejora Continua. Debe ser parametrizada durante el proceso de implementación del sistema antes de iniciar la creación de cualquier usuario. LISTA DE ATRIBUTOS DE COLUMNA DE LA TABLA DEPARTAMENTO
Nombres Códigos Tipo Descripción
Codigo Departamento
COD_DEP (PK)
Numeric (4) Código de departamento de responsables y coordinadores.
Nombre Departamento
NOM_DEP Char (40) Nombre de departamento de responsables y coordinadores.
90
TABLA: PROYECTO
Contiene toda la información relacionada con los proyectos de Mejora continua que se están realizando en la UFG para alcanzar el Certificado de Calidad ISO 9001:2000. Esta tabla se encuentra tanto en el Módulo de Gestión de Proyectos como en el Módulo de Evaluación de Proyectos. LISTA DE ATRIBUTOS DE COLUMNA DE LA TABLA PROYECTO
Nombres Códigos Tipo Descripción
Codigo de Proyecto
COD_PROY (PK) Numeric(6) Código de identificación de cada uno de los proyectos.
Codigo Coordinador
COD_COORD (FK)
Numeric(6) Código de identificación de los coordinadores de los proyectos.
Código de Fin COD_FIN (FK) Numeric(6) Código de fin del proyecto.
Nombre de Proyectos
NOM_PROY Char(200) Nombre del proyecto.
Objetivo de Proyecto
OBJETIVO_PROY Char(200) Objetivo de proyecto.
Fecha de Ini de Proy Plan
FHA_INI_PLAN_
PROY
Date Fecha inicial planificada de los proyectos.
Fecha de Fin de Proy Plan
FHA_FIN_PLAN_
PROY
Date Fecha de finalización planificada de los proyectos.
Fecha de Ini de Proy Real
FHA_INI_REAL_
PROY
Date Fecha de iniciación real de proyecto.
Fecha de Fin de Proy Real
FHA_FIN_REAL_
PROY
Date Fecha de finalización real de proyecto.
Estado del Proyecto EST_PROY Char(20) Estado en que se encuentra el proyecto.
Porcentaje de Completac.
POR_COM Numeric(3.2) Porcentaje de completación de un proyecto.
91
TABLA: RESPONSABLE
Contiene toda la información relacionada a los responsables de las actividades que se van a ejecutar en cada uno de los proyectos de Mejora Continua de la UFG. LISTA DE ATRIBUTOS DE COLUMNA DE LA TABLA RESPONSABLE
Nombres Códigos Tipo Descripción
Codigo de Responsable
COD_RESP (PK)
Numeric (6) Código que identifica los responsables de las act.
Código de Facultad
COD_FAC (FK) Numeric (4) Código de facultad de responsables y coordinadores.
Codigo Departamento
COD_DEP (FK) Numeric (4) Código de departamento de responsables y coordinadores.
Codigo de Posición
COD_POS (FK) Numeric (4) Código de posición de responsables y coordinadores.
Código de Coordinador
COD_COOR (FK)
Numeric (6) Código del coordinador al cual se reporta el responsable de una actividad
Código de Estado
COD_ESTADO (FK)
Numeric (4) Código del estado en el que se encuentra el responsable de una actividad.
Fecha de Ing. De Resp.
FHA_ING_RESP Date Fecha en la que ingreso a la Institución, del responsable de una actividad.
Fecha de Ret. De Resp.
FHA_RET_RESP Date Fecha en la que se retira de la Institución, el responsable de una actividad.
Nombre de Responsable
NOM_RESP Char (60) Nombre de los responsables de las actividades.
TABLA: SEGUIMIENTO
Esta tabla contiene toda la información relacionada al registro de los seguimientos de las diferentes actividades que se van a desarrollar para la finalización de los proyectos de Mejora Continua de la UFG. La información de esta tabla deberá ser ingresada por la persona que evalúa cada uno de los proyectos.
92
LISTA DE ATRIBUTOS DE COLUMNA DE LA TABLA SEGUIMIENTO
Nombres Códigos Tipo Descripción
Codigo de Seguimiento
COD_SEG (PK) Numeric (6) Código de seguimiento de actividades
Código de actividad
COD_ACT (FK) Numeric (6) Código que identifica cada una de las actividades de un proyecto.
Codigo Coordinador
COD_COORD (FK)
Numeric (6) Código de identificación de coordinadores de proyectos.
Codigo_Tipo Seguimiento
COD_TIPO_SEG (FK)
Numeric (4) Código de identificación del tipo de seguimiento.
Fecha de Seguimiento
FHA_SEG Date Fecha en que se realiza el seguimiento
Nota de Seguimiento
NOTA_SEG Char(40) Nota explicatoria del seguimiento.
Porcentaje de incremento de seguimiento.
POR_INCREMENTO_SEG
Numeric (3) Porcentaje de incremento de la actividad en cada uno de los seguimientos.
Porcentaje de completación de actividad.
POR_COMP_ACT
Numeric (3) Porcentaje acumulado del progreso de una actividad.
TABLA: TIPO_SEGUIMIENTO
En esta tabla se guarda toda la información relacionada con el tipo de seguimiento de las actividades que se realizarán dentro de los proyectos de Mejora Continua de la UFG. Debe ser parametrizada durante el proceso de implementación del sistema antes de iniciar la creación de cualquier usuario. LISTA DE ATRIBUTOS DE COLUMNA DE LA TABLA TIPO_SEGUIMIENTO
Nombres Códigos Tipo Descripción
Codigo_Tipo_Seguimiento
COD_TIPO_SEG (PK)
Numeric (4) Código que identifica el tipo de seguimiento.
Nombre_Tipo_Seguimiento
NOM_TIPO_SEG Char (40) Nombre del tipo de seguimiento.
93
3.4.3.3.3 ESTRUCTURA DE TABLAS DEL MODULO DE EVALUACIÓN DE PROYECTOS
LISTA DE TABLAS
Nombres Código Descripción
Componente E_COMPONENTE Contiene la información relacionada a los componentes del propósito.
Fin E_FIN Contiene la información relacionada al fin de cada uno de los proyectos.
Indicador de Componente
E_INDICADOR_DE COMPONENTE
Contiene la información de los indicadores de los componentes.
Indicadores del Fin E_INDICADORES_ DEL_FIN
Contiene la información relacionada con los indicadores del Fin.
Indicadores del Propósito
E_INDICADORES_ DEL_PROPOSITO
Contiene la información relacionada con los indicadores del propósito.
Programa PROGRAMA Contiene la información relacionada de los programas.
Propósito E_PROPOSITO Contiene la información relacionada con los propósitos del Fin.
Supuesto de Actividad
E_SUPUESTO_DE_ ACTIVIDAD
Contiene la información relacionada con los supuestos de las actividades.
Supuesto de Componente
E_SUPUESTO_DE_ COMPONENTE
Contiene la información relacionada con los supuestos de los componentes.
Supuesto de fin E_SUPUESTO_DE_ FIN
Contiene la información referente a los supuestos del Fin.
Supuesto de Propósito
E_SUPUESTO_DE_ PROPOSITO
Contiene la información referente a los supuestos de los propósitos.
Tipo de Indicador E_TIPO_DE_INDICA DOR
Contiene los tipos de indicadores.
Tipo de Supuesto E_TIPO_DE_SUPUESTO
Contiene los tipos de supuestos.
94
TABLA: COMPONENTE
Contiene toda la información sobre los Componentes que son las obras, servicios, y capacitación que se requiere que complete el ejecutor del proyecto de acuerdo con el contrato. Estos deben expresarse en trabajo terminado (sistemas instalados, gente capacitada, etc. El conjunto de componentes pasan a formar parte del propósito de los proyectos, de acuerdo a la teoría de Marco Lógico. LISTA DE ATRIBUTOS DE COLUMNADE LA TABLA COMPONENTE
Nombres Código Tipo Descripción
Codigo de Componente
COD_COMP (PK)
Numeric(6) Código que identifica los componentes de un proyecto.
Nombre de Componente
NOM_COMP Char(200) Nombre de los componentes de un proyecto.
Codigo del Propósito
COD_PROP (FK)
Numeric(6) Código que identifica los propósitos de un proyecto.
TABLA: FIN
Contiene toda la información relacionada con los fines de los proyectos de Mejora Continua. Debe ser parametrizada durante el proceso de implementación del sistema antes de iniciar la creación de cualquier usuario. LISTA DE ATRIBUTOS DE COLUMNADE LA TABLA FIN
Nombres Código Tipo Descripción
Codigo de Fin COD_FIN (PK)
Numeric(6) Código que identifica el fin de cada uno de los proyectos.
Codigo de Proyecto
COD_PROY (FK)
Numeric (6) Código que identifica singularmente cada uno de los proyectos.
Codigo de Programa
COD_PROG (FK)
Numeric(6) Código que identifica singularmente cada uno de los programas.
Nombre de Fin NOM_FIN Char(200) Nombre del fin.
Codigo del Propósito
COD_PROP (FK)
Numeric(6) Código que identifica los propósitos de un proyecto.
95
TABLA: INDICADORES_DE_COMPONENTE
Contiene toda la información relacionada con los indicadores que pertenecen a los distintos componentes. Debe ser parametrizada durante el proceso de implementación del sistema antes de iniciar la creación de cualquier usuario. LISTA DE ATRIBUTOS DE COLUMNA DE LA TABLA INDICADORES_DE_COMPONENTE
Nombres Código Tipo Descripción
Codigo de Componente
COD_COMP (FK) Numeric(6) Código que identifica los componentes de un proyecto.
Codigo de Indi de comp
COD_INDI_COMP (PK)
Numeric(6) Código que identifica los indicadores de un componente.
Codigo de Tipo de Indic
COD_TIPO_INDI (FK)
Numeric(4) Código que identifica un tipo de indicador
Nombre de Indi de Comp
NOM_INDI_COMP Char(120) Nombre de los indicadores de componente.
Medio de Verif de Comp
MED_VERIF_COMP Char(20) Medio de verificación de los indicadores de componente.
Valor Espe de Indi de Comp
VAL_ESP_INDI_ COMP
Numeric(6) Valor esperado de los indicadores de componente.
Valor Real de Indi de Comp
VAL_REAL_INDI_ COMP
Numeric(6) Valor real de los indicadores de componente.
96
TABLA: INDICADORES_DEL_FIN
Esta tabla contiene toda la información relacionada con los indicadores del fin de cada uno de los proyectos de Mejora Continua. Debe ser parametrizada durante el proceso de implementación del sistema antes de iniciar la creación de cualquier usuario. LISTA DE ATRIBUTOS DE COLUMNA DE LA TABLA INDICADORES_DEL_ FIN
Nombres Código Tipo Descripción
Codigo de Fin COD_FIN (FK) Numeric(6) Código que identifica el fin de cada uno de los proyectos.
Codigo de Indicador Fin
COD_INDI_FIN (PK)
Numeric(6) Código que identifica cada uno de los indicadores de Fin.
Codigo de Tipo de Indic
COD_TIPO_ INDI (FK)
Numeric(4) Código que identifica un tipo de indicador.
Nombre de Indicador de Fin
NOM_INDI_FIN Char(120) Nombre de los indicadores de fin.
Medio de Verificación de Fin
MED_VERIF_ FIN
Char(20) Medio de verificación de un indicador de fin.
Valor Esperado de Indi de Fin
VAL_ESP_INDI_FIN
Numeric(6) Valor esperado de un indicador de fin.
Valor Real de Indi de Fin
VAL_REAL_ INDI_FIN
Numeric(6) Valor real de un indicador de fin.
97
TABLA: INDICADORES_DEL_PROPÓSITO
Aquí se incluye la información relacionada a los indicadores de los propósitos. Debe ser parametrizada durante el proceso de implementación del sistema antes de iniciar la creación de cualquier usuario. LISTA DE ATRIBUTOS DE COLUMNADE LA TABLA INDICADORES_DEL_PROPÓSITO
Nombres Código Tipo Tipo de Llave
Codigo del Ind del Prop
COD_INDI_PROP (PK)
Numeric(6) Código que identifica cada uno de los indicadores de propósito.
Codigo de Tipo de Indic
COD_TIPO_INDI (FK)
Numeric(4) Código que identifica un tipo de indicador.
Codigo del Propósito
COD_PROP (FK) Numeric(6) Código que identifica los propósitos de un proyecto.
Nombre de Indi de Prop
NOM_INDI_PROP Char(120) Nombre de los indicadores de propósito.
Medio de Verificacion de Prop
MED_VERIF_ PROP
Char(20) Medio de verificación de los indicadores de propósito.
Valor Espe de Indi de Prop
VAL_ESP_INDI_ PROP
Numeric(6) Valor esperado de los indicadores de propósito.
Valor Real de Indi de Prop
VAL_REAL_INDI_ PROP
Numeric(6) Valor real de los indicadores de propósito.
98
TABLA: PROGRAMA
Contiene toda la información relacionada con los programas globales, que para el presente caso sería la obtención de la Certificación de Calidad ISO 9001:2000. LISTA DE ATRIBUTOS DE COLUMNA DE LA TABLA PROGRAMA
Nombres Código Tipo Tipo de Llave
Codigo de Programa
COD_PROG (PK)
Numeric(6) Código que identifica singularmente cada uno de los programas
Nombre del Programa
NOM_PROG Char(40) Nombre de cada uno de los programas.
TABLA: PROPÓSITO
Contiene toda la información relacionada con los propósitos involucrados en los fines de los proyectos. Debe ser parametrizada durante el proceso de implementación del sistema antes de iniciar la creación de cualquier usuario. LISTA DE ATRIBUTOS DE COLUMNA DE LA TABLA PROPÓSITO
Nombres Código Tipo Descripción
Codigo del Propósito
COD_PROP (PK)
Numeric(6) Código que identifica los propósitos de fin en un proyecto.
Nombre de Propósito
NOM_PROP Char(200) Nombre de los propósitos de un proyecto.
Codigo de Fin COD_FIN (FK) Numeric(6) Código que identifica el fin de cada uno de los proyectos.
99
TABLA: SUPUESTO_DE_ACTIVIDAD
Contiene la información relacionada con los supuestos de las actividades. Debe ser parametrizada durante el proceso de implementación del sistema antes de iniciar la creación de cualquier usuario. LISTA DE ATRIBUTOS DE COLUMNA DE LA TABLA SUPUESTO_DE_ACTIVIDAD
Nombres Código Tipo Descripción
Codigo de Actividad
COD_ACT (FK) Numeric(6) Código de identifica las actividades de un proyecto.
Codigo de Tipo de Supuesto
COD_TIPO_SUP (FK)
Numeric(4) Código de tipo de supuesto
Codigo de Supuesto Act
COD_SUP_ACT (PK)
Numeric(6) Código de supuesto de actividad.
Nombre de Supuesto de Act
NOM_SUP_ACT Char(120) Nombre de supuesto de actividad.
TABLA: SUPUESTO_DE_COMPONENTE
Contiene la información relacionada con los supuestos de los componentes que van a pasar a formar parte de los propósitos de los proyectos de Mejora Continua de la UFG. Debe ser parametrizada durante el proceso de implementación del sistema antes de iniciar la creación de cualquier usuario. LISTA DE ATRIBUTOS DE COLUMNADE LA TABLA SUPUESTO_DE_COMPONENTE
Nombres Código Tipo Descripción
Codigo de Componente
COD_COMP (FK)
Numeric(6) Código que identifica los componentes de un proyecto.
Cod de Sup de Comp
COD_SUP_ COMP (PK)
Numeric(6) Código de supuesto de componente.
Codigo de Tipo de Sup.
COD_TIPO_ SUP (FK)
Numeric(4) Código de tipo de supuesto.
Nombre de Sup de Comp
NOM_SUP_ COMP
Char(120) Nombre de supuesto de componente.
100
TABLA: SUPUESTO_DE_FIN
Contiene la información relacionada con los supuestos de los fines de cada uno de los proyectos de Mejora Continua que se realizan en la UFG para alcanzar la Certificación de Calidad ISO 9001:2000 . Debe ser parametrizada durante el proceso de implementación del sistema antes de iniciar la creación de cualquier usuario. LISTA DE ATRIBUTOS DE COLUMNA DE LA TABLA SUPUESTO_DE_FIN
Nombres Código Tipo Descripción
Codigo de Fin COD_FIN (FK) Numeric(6) Código que identifica el fin de cada uno de los proyectos.
Codigo de Supuesto de Fin
COD_SUP_FIN (PK)
Numeric(6) Código de supuesto de fin.
Codigo de Tipo de Supuesto
COD_TIPO_ SUP (FK)
Numeric(4) Código de tipo de supuesto.
Nombre de Sup de Fin
NOM_SUP_FIN Char(120) Nombre de supuesto de fin.
TABLA: SUPUESTO_DE_PROPÓSITO
Contiene la información relacionada con los supuestos de los propósitos. Debe ser parametrizada durante el proceso de implementación del sistema antes de iniciar la creación de cualquier usuario. LISTA DE ATRIBUTOS DE COLUMNA DE LA TABLA SUPUESTOS_DE_PROPOSITO
Nombres Código Tipo Descripción
Codigo de Sup de Propósito
COD_SUP_PROP (PK)
Numeric(6) Código de supuesto de propósito.
Codigo de Tipo de Supuesto
COD_TIPO_SUP (FK)
Numeric(4) Código de tipo de supuesto.
Codigo del Propósito
COD_PROP (FK) Numeric(6) Código que identifica los propósitos de un proyecto.
Nombre de Sup de Prop
NOM_SUP_PROP Char(120) Nombre de supuesto de propósito.
101
TABLA: TIPO_DE_INDICADOR
Contiene la información relacionada con los tipos de indicadores de los fines, propósitos y componentes de los proyectos de Mejora Continua, según la teoría de Marco Lógico. Debe ser parametrizada durante el proceso de implementación del sistema antes de iniciar la creación de cualquier usuario. LISTA DE ATRIBUTOS DE COLUMNA DE LA TABLA TIPO_DE_INDICADOR
Nombres Código Tipo Descripción
Codigo de Tipo de Indic
COD_TIPO_INDI (PK)
Numeric(4) Código que identifica un tipo de indicador.
Nombre de Tipo de Indicador
NOM_TIPO_INDI Char(40) Nombre de los tipos de indicadores.
TABLA: TIPO_DE_SUPUESTO
Contiene la información relacionada con los tipos de supuestos de los fines, propósitos, componentes y actividades de los proyectos, según la teoría de Marco Lógico. Debe ser parametrizada durante el proceso de implementación del sistema antes de iniciar la creación de cualquier usuario. LISTA DE ATRIBUTOS DE COLUMNA DE LA TABLA TIPO_DE_SUPUESTO
Nombres Código Tipo Descripción
Codigo de Tipo de Supuesto
COD_TIPO_SUP (PK)
Numeric(4) Código de tipo de supuesto.
Nombre de Tipo de Supuesto
NOM__TIPO_SUP Char(40) Nombre de tipo de supuesto.
3.4.4 DISEÑO DE ENTRADAS Y SALIDAS
A continuación se presenta el diseño de las principales pantallas del
sistema de control y seguimiento de proyectos de Mejora continua de la
UFG. Dichas pantallas se han diseñado con interfases gráficas para
lograr que la interacción entre usuario – sistema sea de forma más fácil y
natural que permita sentir confiabilidad al realizar los procesos de
usuarios.
3.4.4.1 ARBOL FUNCIONAL
El árbol funcional es una gráfico que representa las pantallas de entrada
y salida, así como también, los reportes que va a generar el sistema, con
el fin de dar una idea clara al programador o a los usuarios del sistema
de cómo están estructuradas estas pantallas.
Para la elaboración de este diagrama es necesario tener una relación
estrecha con los usuarios del sistema, porque ellos aportan la mayoría
de las ideas relacionadas con las interfases de usuarios. Porque los
analistas pueden tener su propia idea del sistema o creer que se pueden
crear ciertas interfases o reportes que al usuario no le son de gran
utilidad, mientras que si hay intervención de las personas que van a
utilizar el sistema hay menos posibilidades de errores.
A continuación se presenta el árbol funcional del presente trabajo:
32
ARBOL FUNCIONAL
1.1 Tipos de Supuesto 1.2 Tipos de Indicador 1.3 Coordinadores de Proyectos
1.0 Configuración 1.4 Responsables de Actividades 1.5 Facultades 1.6 Departamentos 1.7 Posiciones o Cargos 1.8 Tipo de Seguimiento 1.9 Estado de Coordinadores y Responsables 1.10 Nivel de Seguridad
2.1 Ingreso de Programa
2.2.1.1 Fines 2.2.1 Marco 2.2.1.2 Prop.
Lógico 2.2.1.3 Comp. 2.2.2 Sup. 2.2.2.1 Sup. Fin 2.2 Administración del proyecto 2.2.2.2 Sup. Prop. De Proyectos 2.2.2.3 Sup. Comp.
MENU 2.0 Operaciones 2.2.3 Indi. 2.2.3.1 Indi. Fin Del proyecto 2.2.3.2 Indi. Prop. 2.2.3.3 Indi.comp. 2.3 Gestión de Seguimiento 2.4 Cambio de Clave de Acceso 2.5 Gestión de Usuarios
3.1 Detalles de Programas 3.2 Detalles de Proyectos 3.0 Consultas y 3.3 Detalles de Elementos por Proyecto 3.4 Supuestos por Proyecto 3.5 Indicadores por proyectos Reportes 3.6 Estado de Proyectos 3.7 Estado General de Proyectos 3.8 Gráfico de proporción de actividades por proyectos 3.9 Gráfico de Progreso de Actividades 3.10 Gráfico de Seguimiento por actividad 3.11 Gráfico de Actividades Planificadas vrs. Finalizadas 3.12 Lista de Coordinadores de proyectos. 3.13 Usuarios del Sistema 4.0 Salida
33
3.4.4.2 DISEÑO DE PANTALLAS
A continuación se presentan las pantallas principales de entradas de
datos del sistema. En algunas de ellas, según se explica en sus
respectivas descripciones, es de vital importancia que la información sea
ingresada antes de activar el sistema, ya sea por el Director de Calidad
o por la persona que va a ingresar los lineamientos generales del
sistema, según la planificación global que se tenga de todos los
proyectos en conjunto. En otros casos la información deberá ser
ingresada por los respectivos coordinadores de los diferentes proyectos,
de acuerdo a la planificación que cada uno de ellos posee.
PANTALLA DE ARRANQUE
La pantalla de arranque tiene por finalidad identificar el prototipo del
sistema. Esta será la primera pantalla que será mostrada en el momento
de ejecutar el prototipo del sistema, la cual aparecerá en forma
momentánea por unos cuantos segundos. Su nombre asignado es
frmStartUP.
34
PANTALLA DE SEGURIDAD
Esta pantalla se mostrará unos segundos después de la pantalla de
presentación, para permitir o denegar el acceso de alguna persona o
usuario que intente ingresar al sistema. Su nombre asignado es frmLogin.
PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA
La pantalla principal del sistema muestra una ventana que posee una
barra de título con el nombre del prototipo del sistema y la barra de
menús donde se muestran todos aquellos títulos de menús
correspondientes a las áreas a cubrir por el sistema. Su nombre será
frmPrincipal.
35
PANTALLA DE CAMBIO DE CLAVE DE ACCESO
Esta pantalla es utilizada por el administrador del sistema y servirá para
hacer cambios en las claves de acceso utilizadas por los usuarios en el
momento de ingresar al sistema. Los elementos que contiene la pantalla
y la forma de utilizarse se describen en el manual del usuario. Su nombre
será frmCambioClave.
36
PANTALLA GENERAL DE GESTION DE USUARIOS
Pantalla que permitirá visualizar todos los usuarios del sistema y además
es donde se puede seleccionar la acción a ejecutar con los registros de
usuarios, adicionar, modificar o eliminar con la selección apropiada de
la opción de la caja de iconos o herramientas. Su nombre asignado es
frmBrowseUsuario.
37
PANTALLA DE REGISTRO DE USUARIOS
Esta pantalla se utiliza para adicionar, modificar o eliminar la información
de los usuarios del sistema. La selección de la acción a ejecutar se
establecerá a través de una bandera de control de la Pantalla General
de Gestión de Usuarios a la Pantalla de Registro de Usuarios.
Para la adición de Usuarios, alguno de los campos han de ser
introducidos, mientras que otros bastará con seleccionar una entrada en
las cajas de listas desplegables que se muestran en la pantalla.
Para la modificación la pantalla permite modificar los datos de los
usuarios del sistema. Se podrá modificar cualquier campo del registro,
con excepción del campo “Código de Usuario”, el cual no podrá ser
modificado.
Para la eliminación de registro de Usuario esta pantalla presenta
todos los datos del usuario seleccionado, pero esto solamente lo
podrá realizar el administrador del sistema.
El nombre de la pantalla será frmRecordUsuario.
38
PANTALLA DE GESTION DE CATALOGOS DE CONFIGURACION
Para optimizar los recursos de las pantallas se define una pantalla de
gestión de todos los catálogos de configuración: Facultades,
Departamentos, Posiciones o cargos, nivel de seguridad, estado de
coordinadores y responsables, Programas, los tipos de los elementos de
Marco Lógico : Tipos de Fin, Tipos de Propósito, Tipos de Componentes,
Tipos de Supuesto y Tipos de Indicador. Su nombre será
frmBrowseCatalogo.
Esta pantalla permite visualizar el listado de los registros del catalogo
seleccionado, que se han ingresado al sistema y por medio de ella se
pueden accesar las pantallas de ingreso, modificación y eliminación de
los datos del catalogo seleccionado.
Al igual que la pantalla anterior la definición del Tipo de catalogo a
gestionar debe realizarse por medio de banderas de control. Esta
pantalla será invocada desde las opciones del submenú de
Configuración en la Pantalla Principal.
39
PANTALLA DE REGISTRO DE LOS CATALOGOS
Esta pantalla se utiliza para adicionar, modificar o eliminar la información
de los registros todos los catálogos de configuración: Facultades,
Departamentos, Posiciones o cargos, nivel de seguridad, estado de
coordinadores y responsables, Programas, los tipos de los elementos de
Marco Lógico : Tipos de Fin, Tipos de Propósito, Tipos de Componentes,
Tipos de Supuesto y Tipos de Indicador. La selección de la acción a
ejecutar se establecerá a través de una bandera de control de la
Pantalla de Gestión de Catálogos.
Para la adición de un registro de cualquier registro del catalogo
seleccionado, solamente debe ingresarse la descripción de la Facultad,
Departamento, Posición o cargo, nivel de seguridad, estado de
coordinadores y responsables, Programas, los tipos de los elementos de
Marco Lógico : Tipos de Fin, Tipos de Propósito, Tipos de Componentes,
Tipos de Supuesto y Tipos de Indicador.
Para modificar un registro del catalogo seleccionado que ya están
ingresados en el sistema, esto solo lo puede realizar el administrador del
sistema, por medio de la pantalla de catálogo.
Para la eliminación de cualquier registro del catalogo
seleccionado esta pantalla presentará la información del registro
seleccionado.
El nombre de la pantalla será frmRecordCatalogo.
40
PANTALLA DE COORDINADORES
Esta pantalla contiene un listado de los coordinadores de los proyectos
de Mejora Continua, permite seleccionar un coordinador existente para
modificar o eliminar su registro o ingresar un nuevo coordinador. Su
nombre deberá ser frmBrowseCoordinador.
41
PANTALLA DE REGISTRO DE COORDINADORES
Esta pantalla se utiliza para adicionar, modificar o eliminar la información
de los coordinadores de proyectos. La selección de la acción a ejecutar
se establecerá a través de una bandera de control de la Pantalla de
Gestión de Coordinadores a la Pantalla de Registro de Coordinadores.
Para la adición de Coordinadores, alguno de los campos han de ser
introducidos, mientras que otros bastará con seleccionar una entrada en
las cajas de listas desplegables que se muestran en la pantalla.
42
Para la modificación la pantalla despliega los datos y permite modificar
los datos de los coordinadores de proyectos. Se podrá modificar
cualquier campo del registro, con excepción del campo “Código de
Coordinador”, el cual no podrá ser modificado.
Para la eliminación de registro de Coordinadores esta pantalla presenta
todos los datos del coordinador seleccionado, pero esto solamente lo
podrá realizar el administrador del sistema. El nombre de la pantalla será
frmRecordCoordinador.
PANTALLA DE GESTION DE RESPONSABLES
Esta pantalla contiene información generalizada de los responsables de
las actividades de los proyectos de Mejora Continua y da las opciones
de ingresar, modificar o eliminar a un responsable. El nombre asignado
es frmBrowseResponsable.
43
PANTALLA DE REGISTRO DE RESPONSABLES
Esta pantalla se utiliza para adicionar, modificar o eliminar la información
de los responsables de actividades. La selección de la acción a ejecutar
se establecerá a través de una bandera de control de la Pantalla de
Gestión de Responsables de Actividades a la Pantalla de Registro de
Responsables.
44
Para la adición de Responsables, alguno de los campos han de ser
introducidos, mientras que otros bastará con seleccionar una entrada en
las cajas de listas desplegables que se muestran en la pantalla.
Para la modificación la pantalla despliega los datos y permite modificar
los datos de los responsables de actividades. Se podrá modificar
cualquier campo del registro, con excepción del campo “Código de
Responsable”, el cual no podrá ser modificado.
Para la eliminación de registro de Responsables esta pantalla
presenta todos los datos del responsable seleccionado, pero esto
solamente lo podrá realizar el administrador del sistema. El nombre
de la pantalla será frmRecordResponsable.
PANTALLA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Por medio de esta pantalla se listan, ingresan, modifican y eliminan los
proyectos que se desarrollan actualmente en la Universidad para la
45
obtención del Certificado de Calidad. El nombre asignado es
frmBrowseProyecto.
PANTALLA DE REGISTRO DE PROYECTO
Esta pantalla se utiliza para adicionar, modificar o eliminar la información
de los proyectos. La selección de la acción a ejecutar se establecerá a
través de una bandera de control de la Pantalla de Gestión de
Proyectos a la Pantalla de Registro de Proyectos.
Para la adición de Proyectos, alguno de los campos han de ser
introducidos, mientras que otros bastará con seleccionar una entrada en
las cajas de listas desplegables que se muestran en la pantalla.
Para la modificación, la pantalla despliega los datos y permite modificar
los datos de los proyectos. Se podrá modificar cualquier campo del
46
registro, con excepción del campo “Código de Proyecto”, el cual no
podrá ser modificado.
Para la eliminación de registro de Proyectos esta pantalla presenta
todos los datos del responsable seleccionado, pero esto solamente
lo podrá realizar el administrador del sistema y cuando el Proyecto
ya no contenga actividades relacionadas.
El nombre de la pantalla será frmRecordProyecto.
PANTALLA DE GESTION DE ELEMENTOS DE MARCO LÓGICO
En esta pantalla se listan el detalle de los elementos de Marco
Lógico relacionados al proyecto gestionado. Estos elementos serán
47
seleccionados de acuerdo a la bandera control preestablecida en
la pantalla anterior y dará las opciones de adicionar, modificar o
eliminar el registro seleccionado del elemento de Marco Lógico en
gestión.
Su nombre será frmMarcoLogico
PANTALLA DE REGISTRO DE ELEMENTO DE MARCO LÓGICO
48
Esta pantalla se utiliza para adicionar, modificar o eliminar la información
de cualquier elemento de Marco Lógico. La selección de la acción a
ejecutar se establecerá a través de una bandera de control de la
Pantalla de Gestión de Elementos de Marco Lógico a la Pantalla de
Registro de Elementos de Marco Lógico.
Para la adición de un registro de elemento de Marco Lógico, bastará
con ingresar la descripción del elemento de Marco Lógico. Para la
modificación, la pantalla despliega los datos y permite modificar los
datos del registro del elemento seleccionado. Se podrá modificar
cualquier campo del registro, con excepción del campo “Código”, el
cual no podrá ser modificado.
Para la eliminación de registro de elementos de Marco Lógico esta
pantalla presenta todos los datos del registro seleccionado, pero
esto solamente lo podrá realizar el administrador del sistema.
El nombre de la pantalla será frmRecordMarcoLogico.
PANTALLA DE GESTION DE SUPUESTOS
49
Por medio de esta pantalla se permite listar, ingresar, modificar o eliminar
los supuestos de fin, propósito, componente y actividad, al sistema. El
nombre de la pantalla será frmBrowseSupuesto.
PANTALLA DE REGISTRO DE SUPUESTOS
Esta pantalla se utiliza para adicionar, modificar o eliminar la información
de un Supuesto de cualquier elemento de Marco Lógico. La selección
de la acción a ejecutar se establecerá a través de una bandera de
control de la Pantalla de Gestión de Supuestos a la Pantalla de Registro
de Supuestos.
50
Para la adición de un registro de un supuesto del elemento de Marco
Lógico, bastará con ingresar la descripción del Supuesto.
Para la modificación, la pantalla despliega los datos y permite modificar
los datos del registro del supuesto. Se podrá modificar cualquier campo
del registro, con excepción del campo “Código”, el cual no podrá ser
modificado.
Para la eliminación de registro en esta pantalla presenta todos los
datos del registro seleccionado, pero esto solamente lo podrá
realizar el administrador del sistema. El nombre de la pantalla será
frmRecordSupuesto.
51
PANTALLA DE GESTION DE INDICADORES
Por medio de esta pantalla se permite listar, ingresar, modificar o
eliminar los indicadores de fin, propósito y componente, al sistema.
Su nombre será frmBrowseIndicador.
PANTALLA DE REGISTRO DE INDICADOR
Esta pantalla se utiliza para adicionar, modificar o eliminar la información
de un Indicador de cualquier elemento de Marco Lógico. La selección
de la acción a ejecutar se establecerá a través de una bandera de
control de la Pantalla de Gestión de Indicadores a la Pantalla de
Registro de Indicadores.
52
Para la adición de un registro de un Indicador del elemento de Marco
Lógico, bastará con ingresar la descripción del Indicador y la forma
como será medido.
Para la modificación, la pantalla despliega los datos y permite modificar
los datos del registro del Indicador. Se podrá modificar cualquier
campo del registro, con excepción del campo “Código”, el cual no
podrá ser modificado.
Para la eliminación de registro en esta pantalla presenta todos los
datos del registro seleccionado, pero esto solamente lo podrá
realizar el administrador del sistema.
El nombre de la pantalla será frmRecordIndicador.
53
PANTALLA DE GESTION DE ACTIVIDAD
Permite listar las actividades relacionadas a un proyecto en especifico y
permite actualizar estas actividades por medio de los seguimientos. Su
nombre asignado será frmBrowseActividad.
PANTALLA DE REGISTRO DE ACTIVIDAD
Esta pantalla se utiliza para adicionar, modificar o eliminar la información
de una actividad. La selección de la acción a ejecutar se establecerá a
través de una bandera de control de la Pantalla de Gestión de
Actividades a la Pantalla de Registro de Actividad.
54
Para la adición de un registro de Actividades, se ingresan los datos en las
casillas de texto y en otros bastará con seleccionar las opciones de las
casillas múltiples.
Para la modificación, la pantalla despliega los datos y permite modificar
los datos del registro de la Actividad. Se podrá modificar cualquier
campo del registro, con excepción del campo “Código”, el cual no
podrá ser modificado.
Para la eliminación de registro en esta pantalla se presenta todos
los datos del registro seleccionado, pero esto solamente lo podrá
realizar el administrador del sistema.
El nombre de la pantalla será frmRecordActividad.
55
PANTALLA DE GESTION DE SEGUIMIENTO
Por medio de esta pantalla permite listar, ingresar, modificar y eliminar los
seguimientos que se van desarrollando en los proyectos. El nombre que
será asignado es frmBrowseSeguimiento.
56
PANTALLA DE REGISTRO DE SEGUIMIENTO
Esta pantalla se utiliza para adicionar, modificar o eliminar la información
de un Seguimiento de la actividad. La selección de la acción a ejecutar
se establecerá a través de una bandera de control de la Pantalla de
Gestión de Seguimientos a la Pantalla de Registro de Seguimiento.
Para la adición de un registro de Seguimiento, se ingresan los datos en
las casillas de texto y en otros bastará con seleccionar las opciones de
las casillas múltiples.
Para la modificación, la pantalla despliega los datos y permite modificar
los datos del registro de un Seguimiento de la Actividad. Se podrá
57
modificar cualquier campo del registro, con excepción del campo
“Código”, el cual no podrá ser modificado.
Para la eliminación de registro en esta pantalla se presenta todos
los datos del registro seleccionado, pero esto solamente lo podrá
realizar el administrador del sistema.
El nombre de la pantalla será frmRecordSeguimiento.
3.4.4.3 DISEÑO DE REPORTES
El diseño de reportes tiene una gran importancia dentro del sistema que
se está desarrollando, porque representa los resultados finales del
sistema. Aquí se puede obtener toda la información que ha recopilado
58
el sistema en todas las diversas combinaciones que el usuario se pueda
imaginar. Para el desarrollo del prototipo se ha pensado en algunos de
ellos que se consideran son los principales, pero en el momento que la
Universidad desee implementar este sistema se puede generar las
combinaciones que más se acoplen a las necesidades de los usuarios.
DETALLE DE PROGRAMA
Contiene toda la información relacionada con el programa global o
principal de la UFG, que para este caso en particular es la obtención de
la Certificación ISO 9001:2000. Así mismo contiene el listado de los
proyectos que se desarrollan en cada programa con sus respectivos
códigos y responsable de ellos y el estado en que se encuentra cada
uno de ellos.
59
60
61
62
63
64
65
66
3.4.5 DISEÑO DE PROCESO DE ARCHIVO DE PROYECTOS
FINALIZADOS
Para la realización del diseño de procesos, utilizamos dos
herramientas consideradas como efectivas para indicar
67
claramente los compromisos del sistema y especificar con
detalle cada uno de los procesos:
3.4.5.1 Diagrama de Estructuras
3.4.5.2 Español Estructurado
El diagrama de estructuras indica los componentes del modulo del
proceso y el flujo de información que se tendrá entre sus
componentes.
A continuación se presenta el diagrama de estructura de nivel
general, figura 3. del modulo de Archivo de los Proyectos Finalizados
cuya finalidad es almacenar un registro histórico de todos los
proyectos finalizados en una Base de Datos histórica cuya estructura
es similar a la Base de Datos en explotación, lo cual permite
optimizar el espacio en disco utilizado y a su vez proteger la
información contenida en los proyectos ya finalizados.
1.0Modulo de Archivo
de Proyectos Finalizados
1.1Selección del
1.2Lectura de Base de
1.3Escritura de datos de
Proyecto y tablas1.4
Confirmación de
Nivel de Usuario
Código de ProyectoSeleccionado
Código de ProyectoSeleccionado
Datos de Actividades, Seguimientos y elementos de Marco Lógico relacionados al proyecto
Resultado deOperación
Resultado deOperación
1.0Modulo de Archivo
de Proyectos Finalizados
1.1Selección del
1.2Lectura de Base de
1.3Escritura de datos de
Proyecto y tablas1.4
Confirmación de
Nivel de Usuario
Código de ProyectoSeleccionado
Código de ProyectoSeleccionado
Datos de Actividades, Seguimientos y elementos de Marco Lógico relacionados al proyecto
Resultado deOperación
Resultado deOperación
68
Figura 3.11 – Diagrama de Estructuras de Proceso de Archivo de
Proyectos Finalizados
El diagrama nos indica que al iniciar la ejecución del proceso, se debe
solicitar la selección del proyecto finalizado que será archivado, una vez
seleccionado se procede a la lectura de todos los registros de
actividades, seguimientos, proyectos, responsables, elementos del
Marco Lógico, Supuestos e indicadores de los elementos de Marco
Lógico que se encuentran relacionados al proyecto y luego se procede
a su escritura en la Base de Datos de Archivo para luego proceder a su
eliminación de la Base de Datos de explotación, una vez concluidas
estas opciones con éxito el sistema recibe la confirmación de los
resultados de las operaciones y le comunica al usuario el resultado de la
operación a través de un mensaje en la pantalla. Se recomienda que
durante todo el proceso se ejecute, el usuario visualice una barra de
avance del mismo.
El detalle de las especificaciones del proceso de Archivo de Proyectos
Finalizados puede ejecutarse por medio de la utilización del Español
Estructurado.
69
NOMBRE DE LA EMPRESA : UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA
NOMBRE DEL SISTEMA : Sistema de Control y Seguimiento de Proyectos de
Mejora Continua.
NOMBRE DEL MODULO : Proceso de Archivo de Proyectos Finalizados.
DESCRIPCIÓN : Permite archivar todos los datos de los proyectos
finalizados y los datos de las tablas relacionadas al
proyecto seleccionado. Incluye los siguientes módulos:
1.1 Selección del Proyecto a archivar
1.2 Lectura de la Base de Datos en explotación
1.3 Escritura de la Base de Datos de archivo
1.4 Confirmación del resultado de la operación
FECHA : DICIEMBRE, 2002 ELABORADOR POR : Sandra De León / María C. López
70
MODULO :
INICIO
ABRIR BASE DE DATOS DE EXPLOTACIÓN
PRESENTAR PANTALLA DE CAPTURA DE PROYECTO A ARCHIVAR
VALIDACIÓN DE LA EXISTENCIA DEL PROYECTO SELECCIONADO
HACER MIENTRAS OPERACIÓN SEA MENOR 100% DESPLEGAR BARRA
DE AVANCE
APERTURA DE TABLA DE PROYECTOS
APERTURA DE TABLAS QUE CONTIENEN DATOS
RELACIONADOS AL PROYECTO
LECTURA DE LOS DATOS QUE SE ARCHIVARAN
APERTURA DE BASE DE DATOS DE ARCHIVO
APERTURA DE LAS TABLAS DE ARCHIVO
ESCRITURA DE LOS DATOS EN LAS TABLAS DE ARCHIVO
CONFIRMACIÓN DE RESULTADO DE OPERACIÓN
ELIMINAR DATOS DE PROYECTO ARCHIVADO DE BASE DE
DATOS DE EXPLOTACIÓN
CONFIRMACIÓN DE RESULTADO DE OPERACIÓN
FIN HACER MIENTRAS
CERRAR TODAS LAS TABLAS
CERRAR TODAS LAS BASES DE DATOS
FIN
3.4.6 DISEÑO DE CONTROLES DE SEGURIDAD
71
Los controles aseguran la protección de los sistemas contra una
variedad de peligros y abusos potenciales. Además una combinación y
niveles adecuados de controles apoyan la eficacia y eficiencia de las
operaciones, y la integridad y la exactitud del procesamiento de datos.
Incluso en situaciones extremas, los controles pueden asegurar la misma
supervivencia del sistema de información. El saber donde se encuentran
y cuales son los principales puntos vulnerables de los sistemas de
información, nos ayudan a establecer una estrategia de controles.
3.4.6.1 CONTROLES DE ENTRADA
Los cinco objetivos que nos servirán de guía para el diseño de
entrada se abocan a controlar la cantidad de entradas requeridas
a evitar los retrasos, a controlar los errores y ha mantener la
sencillez de los pasos necesarios.
Existen dos tipos de datos que deben proporcionarse como
entradas cuando se procesan las transacciones:
a) Datos variable: Son aquellos que cambian para cada
transacción o toma de decisión.
b) Datos de identificación: Es el dato que identifica en forma
única el artículo que esta siendo procesado (el dato de
identificación de artículo en cada registro de transacción se
denomina llave).
3.4.6.2 DISEÑO DE DOCUMENTO FUENTE
72
El documento fuente es la forma en la que inicialmente se
capturan los datos. Para diseñar el documento fuente se debe
decidir qué datos capturar. Una vez hecho esto se puede
desarrollar una forma para el documento en la que se muestre qué
datos van a incluirse y dónde serán colocados.
Formas: La forma organiza el documento de manera de colocar la
información importante donde más llame la atención y establece la
secuencia apropiada de datos.
Títulos y Capturas de Datos: Los títulos tienen que ser breves pero fáciles
de comprender, con términos estándares que conozcan todas las
personas que utilizan la forma.
3.4.6.3 METODOS DE CODIFICACIÓN
Código de clasificación: Los códigos de clasificación colocan entidades
separadas, como eventos, personas u objetos, en grupos distintos que
reciben el nombre de clases.
Códigos de funciones: Los códigos de funciones señalan las actividades
o trabajos a efectuar sin proporcionar todos los detalles.
73
Códigos en secuencia: Son números o letras asignados en secuencia.
Ellos indican el orden en el que ocurrirán los eventos.
Códigos con subconjuntos de dígitos significativos: Son códigos que
pueden dividirse en subconjuntos o subcódigos, que son caracteres que
forman parte del numero de identificación y que tienen un significado
especial. Los subcódigos dan al usuario información adicional sobre el
articulo.
Códigos mnemónicos: Los códigos mnemónicos usan letras y símbolos
del producto para describirlo en una forma visual.
3.4.6.4 VALIDACION DE LA ENTRADA
Los diseños de la entrada tienen como finalidad ayudarnos ha
reducir las posibilidades de cometer errores o equivocaciones
durante la entrada de datos. Estos deben detectarse durante la
entrada y corregirse antes de guardar los datos o procesarlos.
Existen tres categoría principales de métodos que tienen que ver
con la validación de la entrada y son:
Verificación de la transacción: lo primero y más importante es identificar
todas las transacciones que no son válidas. Las transacciones pueden
caer en esta categoría porque están incompletas, no autorizadas e
incluso fuera de lugar.
74
Verificación de los datos de la transacción: aun las transacciones válidas
pueden contener datos que no lo son.
Procesamiento duplicado: Los datos son procesados en dos áreas
distintas o equipos diferentes, después de dicho procesamiento, los
resultados se comparan para determinar su consistencia y exactitud.
3.4.6.5 SEGURIDAD DE ACCESO
a) Control de Acceso: Las contraseñas son únicas para los
requerimientos funcionales de los usuarios para ingresar al
sistema. Las pantallas de los programas incluyen verificación
de los datos durante su ingreso. Los campos protegidos
impiden una entrada no razonable de datos en la Base de
Datos.
b) Tabla de Niveles de Seguridad: Se presenta una tabla de
seguridad, que contiene los diferentes niveles, la posición o
cargo que desempeñan las personas y las funciones que se
permite efectuar una vez que han ingresado al sistema.
Nivel de Seguridad
Cargo Función en el Sistema
01 Rector de la UFG Consulta general de datos.
Impresión de reportes.
Cambio de su clave de acceso.
02 Director de Calidad ACCESO TOTAL
75
03 Coordinadores de Proyectos
Entrada de Datos
Consulta individual de datos
Cambio de su clave de acceso
Impresión individual de reportes
3.5 DESARROLLO DEL SOFTWARE
A menudo los especialistas de sistemas se refieren a esta etapa como el
Diseño Físico, en contraste con el Diseño del sistema. Los desarrolladores
pueden instalar o modificar software que se haya comprado, software
comercial o pueden escribir nuevos programas diseñados a la medida:
la decisión depende del costo de cada una de las opciones dadas, el
tiempo y disponibilidad de los programadores. Los programadores de
software son también los responsables de la documentación del
programa y de incluir los comentarios que expliquen cómo y porqué se
utilizó cierto procedimiento. La documentación es esencial para probar
el programa y darle mantenimiento una vez que se ha puesto en
marcha.
El presente sistema se desarrollará en Visual Basic 6.0, debido a que es
una herramienta muy conocida por el equipo de trabajo y es muy
amigable con el usuario y permite diseñar una interfaz de aplicación,
utilizando la interfaz de Windows para darle a los usuarios un método
consistente de interacción gráfica con la computadora. Además Visual
Basic 6.0 es un lenguaje interpretado más que compilado, esto significa
76
que las instrucciones del procedimiento pueden ejecutarse tan pronto
como son tecleadas.
Para la creación de los prototipos de las Bases de Datos se utilizará
Access, debido a su facilidad de uso para almacenar, administrar y
mostrar información y cuenta con un buen número de asistentes que
permite hacer el trabajo más fácil y rápido, debido a que solo será una
simulación de cómo se utilizará el sistema. Al momento de hacer su
implementación, la Universidad podrá hacerlo en la herramienta de
software que más le convenga.
3.6 PRUEBA Y DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA
En esta etapa el sistema es utilizado en forma experimental para
asegurar que el diseño del software no falle y funcione de acuerdo a los
requerimientos de los usuarios finales.
En la prueba del sistema se examinan los datos de entrega de
procesamiento y los resultados para localizar algunos problemas
inesperados. Es preferible detectar cualquier falla o anomalía antes de
que se ponga en marcha el nuevo sistema.
La prueba debe ser realizada por personas diferentes a aquellas que
desarrollaron el sistema, ya que de esta manera se asegura una mayor y
más completa prueba, ya que es imparcial, lo que origina un software
confiable y de mejor calidad.
77
Para poder realizar la prueba del sistema es necesario saber los tipos de
errores a los que hay que enfrentar. Y en los programas existen tres
categorías principales de errores6:
1. Errores de Sintaxis: que son una especie de errores gramaticales
del lenguaje de programación.
2. Errores Semánticos: Estos errores son mas difíciles de detectar
porque pueden generar salidas aparentemente atractivas pero
con datos incorrectos que son el resultado de una lógica
incorrecta.
3. Errores algorítmicos: Que se dan cuando un conjunto de
algoritmos proporcionan una serie de datos aparentemente
“correctos”, pero que realmente no lo son. Este tipo de error,
también es difícil de identificar.
En cuanto a la documentación podemos decir que es parte de la quinta
fase del Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas, y es muy importante,
porque por medio de ella y con la ayuda del programador, deja por
escrito todo el análisis que se ha realizado, ya sea en forma de
diagramas como el HIPO, diagramas de flujo, diagramas Entidad
Relación7 etc. O en forma de reportes o manuales como el de usuario o
de procedimientos.
Esta fase es muy importante para la supervivencia de un sistema, debido
a que el recurso humano tiende a cambiar con el tiempo y si no existe
6 John G. Burch, Diseño de Sistemas de Información, Pág. 914 7 Kennet E. Kendall, Análisis y Diseño de Sistemas de Información, Pág. 11
78
una documentación completa del sistema pueden haber retrasos y
confusiones en el mantenimiento de éste, si el nuevo recurso humano no
cuenta con dicha documentación.
Para el presente sistema se ha elaborado un documento que cuenta
con una descripción de las partes principales para el desarrollo de un
sistema, desde los antecedentes de la Institución para la cual se
desarrolla y de las teorías que se utilizan, como la de Marco Lógico y
Certificación de Calidad, hasta la descripción del Ciclo de Vida del
Desarrollo de Sistemas que incluye lo siguiente:
• Diagrama de la Caja Negra para el planteamiento del
Problema
• Reportes de Factibilidades
• Diagramas de Flujos de Datos
• Diagramas HIPO
• Diagramas de Entidad Relación
• Diccionarios de Datos
• Diagrama del Árbol Funcional
• Principales pantallas del sistema
• Principales reportes del sistema
• Conclusiones y Recomendaciones.
3.7 IMPLEMENTACION
Esta etapa es la última del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, pero
no es el fin del sistema. Cuando el personal de sistemas verifica y pone
79
en uso el equipo nuevo, se instala la nueva aplicación, se entrena al
personal que manejará el sistema y construyen los archivos de datos que
se necesiten. Cuando estas actividades terminan, entonces se dice que
el sistema está puesto en marcha.
Los desarrolladores del sistema pueden escoger una parte de la
empresa para probar el nuevo sistema con solo una o dos personas: a su
vez este puede estar trabajando en forma paralela con el sistema
anterior para comparar los resultados o beneficios.
Una vez instalada, la aplicación se utilizará por muchos años, sin
embargo, las empresas, el personal y el medio ambiente cambiarán a
través del tiempo. Por lo tanto, la aplicación necesitará mantenimiento:
es decir, se harán cambios y modificaciones al software, a los archivos y
procedimientos para así cubrir los nuevos requerimientos de la empresa.
La puesta en marcha es un proceso continuo.
También es necesario mencionar que para poder iniciar esta fase tiene
que haberse concluido exitosamente la fase de prueba del sistema para
así dar inicio a la fase de implementación que puede ser una conversión
directa, en paralelo, modular o en fases8.
La conversión directa consiste en implementar directamente el nuevo
sistema y descontinuar de una sola vez el sistema antiguo. Este tipo de
conversión se puede realizar en los siguientes casos:
1. Cuando no existe ningún sistema a reemplazar, o sea que el
sistema a desarrollar es completamente nuevo y no sustituye a
ningún otro sistema.
8 John G. Burch, Diseño de Sistemas de Información, Pág. 927
80
2. Cuando se considera que el sistema antiguo no posee valor
alguno.
3. Cuando el sistema nuevo es muy pequeño o sencillo.
4. Cuando existe una gran diferencia entre el sistema nuevo y el
antiguo y no tiene sentido compararlos.
La principal ventaja de este enfoque es que es relativamente barato,
pero a su vez implica un alto riesgo de fracaso, por lo que la etapa de
prueba es de gran importancia.
La conversión en Paralelo es un enfoque en el cual ambos sistemas, el
nuevo y el viejo, funcionan simultáneamente por un período
determinado, y se comparan los resultados de ambos sistemas para
conciliar las diferencias. La principal ventaja de este enfoque es que
proporciona un alto grado de protección para la empresa, porque
aunque el nuevo sistema falle siempre se puede contar con el antiguo,
aunque el hecho de mantener dos sistemas funcionando ocasiona
duplicidad de gastos por el mantenimiento de ambos.
La conversión modular consiste en implementar un sistema en ciertas
partes de la organización, por ejemplo en un grupo de usuarios y no en
todos. Las ventajas principales es que en caso de darse algún error es
fácil de localizar y se puede corregir antes de que la implementación
esté completa. También se puede capacitar al personal en un
ambiente real, tomando como ejemplo la parte de la empresa que esta
utilizando el nuevo sistema. Su principal desventaja es que la
completación de la implementación se puede volver un proceso
extremadamente largo.
El último enfoque es la conversión en fases, que es muy similar a la
conversión modular, con la única diferencia de que no es la empresa la
que se segmenta sino el sistema, y se van creando interfases con el
81
sistema antiguo a medida que se van creando los módulos del nuevo
sistema. Las principales ventajas son que se minimiza la velocidad de
cambio de un sistema a otro y se dispone de más tiempo para adquirir
los recursos necesarios para el nuevo sistema, pero al mismo tiempo hay
un incremento en los costos al estar creando interfases temporales y da
una sensación de que nunca se llega a implementar el nuevo sistema.
Para el sistema que se esta desarrollando se emplearía el enfoque de
conversión directa, porque se cumple la condición de que no va a
reemplazar a ningún otro sistema.
CONCLUSIONES
Considerando que el sistema a desarrollar cumple con los requisitos
estipulados al inicio del documento podemos concluir que la
implementación del presente sistema permitirá la las altas autoridades
de la Universidad Francisco Gavidia, lo siguiente: Llevar un control
adecuado, oportuno y fidedigno de los proyectos de Mejora Continua
de la Universidad, para la toma de decisiones basada en datos
concretos y reales.
Una vez finalizados cada uno de los proyectos planificados se pueda
obtener una visión real del cumplimiento de los objetivos planteados,
pudiendo identificar las posibles causas de los retrasos o contratiempos
que ocurrieron durante la realización de los proyectos.
Que se podrá llevar un mejor control de los recursos, ya sean humanos o
tecnológicos que se asignen a cada uno de los proyectos, permitiendo
así, la optimización de los mismos.
82
Que al implementar una teoría innovadora, que se esta utilizando a nivel
mundial, como lo es la del Marco Lógico, se creará dentro de la
universidad una nueva cultura de planificación, seguimiento y
evaluación de proyectos con la finalidad de alcanzar los objetivos que
se planteen al inicio de cada uno de los proyectos, sean estos de
cualquier índole o propósito.
Por lo tanto la implementación del presente sistema, con las
modificaciones de hardware y software que sean necesarias, será de
gran ayuda a la alta gerencia de la Universidad para tener una visión
real de cómo se están desarrollando cada uno de los proyectos de
Mejora Continua, para poder tomar las decisiones que sean pertinentes
con el fin de cumplir con los objetivos que se han planteado al inicio de
los mismos.
9 RECOMENDACIONES
Para que el presente sistema pueda cumplir con el objetivo para el cual
ha sido diseñado se hacen las siguientes recomendaciones:
• Asignar a una persona de la Dirección de Calidad como
administradora del sistema, que se encargue de ingresar la
información pertinente.
• Capacitar a todos lo usuarios con la teoría de Marco Lógico y del
funcionamiento del sistema.
83
• Que los diferentes coordinadores ingresen semanalmente los avances
reales de sus respectivos proyectos.
• Que se le de un mantenimiento periódico al sistema.
• Que se proporcionen las herramientas de hardware y software
requeridas para el buen funcionamiento del sistema.
BIBLIOGRAFÍA
LIBROS
Scholtes, Peter R EL MANUAL DEL EQUIPO Como usar Equipos para Mejorar la Calidad
Editorial Joiner Associates Incorporated 1991, Primera Edición. Senn , James ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION Editorial McGraw-Hill, 1992, Mexico, Segunda Edición. Kendall, Kennet E. ; Kendall, Jullie ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS Editorial Prentice Hall, 1997, México, Tercera Edición. Murdick, Robert G.
84
SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA Editorial Prentice Hall, Hispanoamericana, S.A. 1988, Segunda Edición. Martin, James y Odell, James J. METODO ORIENTADO A OBJETOS Editorial Prentice Hall, Hispanoamericana, S.A. 1997,Primera Edición. Piattini, Mario G y Calvo-Manzano, José A. y otros. ANÁLISIS Y DISEÑO DETALLADO DE APLICACIONES INFORMATICAS DE GESTION Alfaomega Grupo Editor, S.A. de C.V. Primera Edición. Cleland, David I. ; King, William R. MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Compañía Editorial Continental, S.A. de C.V. 1992,Segunda Edición. Burch, John. Grudnitski Gary DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION Grupo Noriega Editores 1992Primera Edición en español, Quinta en Inglés.
CATALOGOS Y REVISTAS
Manual de Gestión de la Calidad UFG 2002 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos ISO 9001:2000 AENOR,
85
Diciembre 2000 SITIOS WEB: http://www.asi.com.sv/docutec/iso9000.htm ISO 9000
http://www.quepasa.cl/revista/1424/13.html
http://www.iadb.org/cont/evo/SPBook/lamatriz.htm
