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Caratula. Red de Valor Agregado. Experiencia en Administración y Control de Gastos de Viaje y Representación. Sistema de Administración de Gastos de Viaje y Representación. Presentacion. PRESENTACION DEL SERVICIO. OBJETIVO. Controlar los Gastos Obtener Ahorros - PowerPoint PPT Presentation
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Caratula
Sistema de Administración de Gastos de Viaje y RepresentaciónSistema de Administración de Gastos de Viaje y RepresentaciónSistema de Administración de Gastos de Viaje y RepresentaciónSistema de Administración de Gastos de Viaje y Representación
Controlar los GastosControlar los Gastos Obtener AhorrosObtener Ahorros Eliminar Costos AdministrativosEliminar Costos Administrativos Cumplir con las Exigencias Cumplir con las Exigencias FiscalesFiscales
PRESENTACION DEL SERVICIOPRESENTACION DEL SERVICIOPRESENTACION DEL SERVICIOPRESENTACION DEL SERVICIO
OBJETIVOOBJETIVOOBJETIVOOBJETIVO
Presentacion
El funcionario confecciona una Rendición de Gastos tal cual lo hace actualmente.
En fecha y horario a convenir se retira la documentación para iniciar el proceso.
Se capturan las Rendiciones con los comprobantes de gastos que la incluyen y con el siguiente grado de detalle: Fecha, CUIT, Razón Social, Localidad, Montos Gravados, No Gravados, IVA, Totales, Medio de Pago, Rubro del Gasto, etc.
Generación de Liquidación que consiste en:
o Reportes de Gastos Detallados por Funcionario, los mismos aparecen ordenados por fecha del gasto y permiten ver en grado de detalle los conceptos del mismo facilitando la supervisión y el control de los mismos.
o Reportes por Grupo de Usuarios, que permite identificar rápidamente los gastos realizados por una divisional o región.
o Reportes por Medio de Pago, en el que se encuentran identificados los gastos cancelados en efectivo o con tarjeta de crédito.
o Archivos de control e imputación de gastos a su sistema contable:
Desde estos archivos podrá detectar sencillamente si los gastos realizados por los funcionarios responden a la política de gastos de su Empresa, podrá contabilizar automáticamente los mismos, generar el subdiario de IVA, etc.
LA OPERATORIA ES LA SIGUIENTELA OPERATORIA ES LA SIGUIENTELA OPERATORIA ES LA SIGUIENTELA OPERATORIA ES LA SIGUIENTE
Sistema de Administración de Gastos de Viaje y RepresentaciónSistema de Administración de Gastos de Viaje y RepresentaciónSistema de Administración de Gastos de Viaje y RepresentaciónSistema de Administración de Gastos de Viaje y Representación
Operatoria
Gastos realizadoscon Tarjeta
Gastos realizadosen efectivo
Los funcionarios de su empresa completan el informe mensualcon los comprobantes de gastos.
RVA controla y procesa todos los comprobantes.
Emisión de documentación.
Informe de gastospor Funcionario.
Informe de gastospor Centro de
Costo.
Informe de gastospor Rubro.
Informe porMedio de Pago
(Tarjeta, efectivo)
RVA S.A
Generar automáticamente los asientos contables, libro IVA, estadística de gastos, etc.
Soporte Magnético que permite:
DIAGRAMA OPERATORIADIAGRAMA OPERATORIA DIAGRAMA OPERATORIADIAGRAMA OPERATORIA
Sistema de Administración de Gastos de Viaje y RepresentaciónSistema de Administración de Gastos de Viaje y RepresentaciónSistema de Administración de Gastos de Viaje y RepresentaciónSistema de Administración de Gastos de Viaje y Representación
Diagrama
Información con importante grado de detalle que permite:
Un control centralizado de los gastos de la Empresa de una manera muy sencilla.
Llevar Estadísticas por Rubro de Gastos.
Detectar diferencias entre los gastos rendidos y los comprobantes presentados.
Una correcta identificación de los gastos por medio de pago. (Tarjeta y Efectivo).
Recibir un listado de acreditación para reponer los fondos fijos.
Cumplir con las exigencias Fiscales en cuanto a IVA, Ganancias e Ingresos Brutos.
Recuperar el IVA en los rubros permitidos.
Acceder fácilmente al detalle del gasto ante cualquier requerimiento.
Información con importante grado de detalle que permite:
Un control centralizado de los gastos de la Empresa de una manera muy sencilla.
Llevar Estadísticas por Rubro de Gastos.
Detectar diferencias entre los gastos rendidos y los comprobantes presentados.
Una correcta identificación de los gastos por medio de pago. (Tarjeta y Efectivo).
Recibir un listado de acreditación para reponer los fondos fijos.
Cumplir con las exigencias Fiscales en cuanto a IVA, Ganancias e Ingresos Brutos.
Recuperar el IVA en los rubros permitidos.
Acceder fácilmente al detalle del gasto ante cualquier requerimiento.
VENTAJAS Y BENEFICIOSVENTAJAS Y BENEFICIOSVENTAJAS Y BENEFICIOSVENTAJAS Y BENEFICIOS
Sistema de Administración de Gastos de Viaje y RepresentaciónSistema de Administración de Gastos de Viaje y RepresentaciónSistema de Administración de Gastos de Viaje y RepresentaciónSistema de Administración de Gastos de Viaje y Representación
Ventajas y Beneficios
EJEMPLO ORGANIGRAMA DEMO CORPORATIVOEJEMPLO ORGANIGRAMA DEMO CORPORATIVOEJEMPLO ORGANIGRAMA DEMO CORPORATIVOEJEMPLO ORGANIGRAMA DEMO CORPORATIVO
Sistema de Administración de Gastos de Viaje y RepresentaciónSistema de Administración de Gastos de Viaje y RepresentaciónSistema de Administración de Gastos de Viaje y RepresentaciónSistema de Administración de Gastos de Viaje y Representación
OperacionesOperacionesMarketingMarketing AdministraciónAdministración
Demo CorporativoDemo Corporativo
006. ROJAS, RICARDO
003. PADUA, FRANCISCO
009. FILIPI, MARCELO
001. MERLO, CARLOS
005. VAZQUEZ, JAVIER
1
1.1 1.2 1.3
Fecha: RENDICION DE GASTOS - EJEMPLORENDICION DE GASTOS - EJEMPLO 28 – 09- 2008
Firma y Aclaración
Observaciones:
HOTEL 01
SALON
COMIDAS
PASAJES
COMUNICACIONES
LIBRERIA
TAXIS
SERVICE Y REPARACIONES
COMBUSTIBLE
PATENTE
ESTACIONAMIENTO
PEAJE
TOTAL RENDICION
02
03
04
05
07
12
13
14
16
17
18
110,00
0,00
139,00
71,000,00
20,00
14,30
501,20
22,00
0,00
0,00
0,00
124,90
Total Tarjetas (suma de cupones)
Total Efectivo
Total Rendición
177,50
323,70
501,20
Los Rubros aquí informados son a modo de ejemplo.Ud. Podrá seleccionar los rubros adecuados para su Empresa.
NOMBRE Y APELLIDO: FRANCISCO PADUA
EMPRESA DEMO CORPORATIVO S.A. Nº DE LEGAJO: 0 0 0 3
Modelo de Rendicion
28/09/2004 002
01001 - DEMO CORPORATIVO S.A. 2 - OPERACIONES
Importes Expresados en Pesos
Nº de Liq. Nº de Rend. Código Nombre Gravado No Gravado (*) I.V.A. Total
0020282 5370 0003 Francisco Padua 274.38 169.20 57.62 501.20
0006 Ricardo Rojas - - - -
Total 2 - OPERACIONES 274.38 169.20 57.62 501.20
Medio de Pago Tarjeta
Efectivo Efectivo
Total
Monto 170.00 331.20 501.20
(*) Incluye gastos rendidos con IVA no discriminado.
R.V.A. S.A.25 de M ayo 460 5º P iso(1002) Capital FederalTel. 4313-4346
C/C S/C
56236 28/09/2004 001
01001 - DEMO CORPORATIVO S.A. Detalle de Gastos 0003 - Francisco Padua 2 - OPERACIONES (SOBRE 256123)
Importes Expresados en PesosFecha Pagado Descripción Gravado No Gravado (*) I.V.A. Total
15/09/2004 TC Hotel Presidente - Rosario Sta FeImput.: [1] 2563 [2] PROMAlojamiento 61.02 Bar 15.04 Teléfono 14.85
Total Comprobante: 90.91 - 19.09 110.00
17/09/2004 EF Restaurante La Fonda - Capital FederalComidas 34.90
Total Comprobante: - 34.90 - 34.90
19/09/2004 EF Tarradelas Librería - Capital FederalImput.: [2] 2332Librería y Papelería 18.18
Total Comprobante: 18.18 - 3.82 22.00 Efectivo
23/09/2004 TC Restaurant El Mangrullo - Capital FederalComidas 60.00
Total Comprobante: - 60.00 - 60.00
24/09/2004 EF Suministros de Computación MD - Capital FederalInsumos de Computación 106.61
Total Comprobante: 106.61 - 22.39 129.00
26/09/2004 EF Restaurante La Fonda - Capital federalComidas 40.00
Total Comprobante: - 40.00 - 40.00
27/09/2004 EF Neumáticos Gutierrez - Capital FederalMano de Obra 20.00 Repuestos 38.68
Total Comprobante: 58.68 - 12.32 71.00
28/09/2004 EF Total Peajes del mes 14.30 Total Comprobantes: - 14.30 - 14.30
28/09/2004 EF Total Estacionamientos del mes 20.00
Total Comprobantes: - 20.00 - 20.00
R.V.A. S.A.25 de M ayo 460 5º P iso(1002) Capital FederalTel. 4313-4346 56236 28/09/2004 001
01001 - DEMO CORPORATIVO S.A. Detalle de Gastos 0003 - Francisco Padua 2 - OPERACIONES (SOBRE 256123)
Importes Expresados en PesosFecha Pagado Descripción Gravado No Gravado (*) I.V.A. Total
15/09/2004 TC Hotel Presidente - Rosario Sta FeImput.: [1] 2563 [2] PROMAlojamiento 61.02 Bar 15.04 Teléfono 14.85
Total Comprobante: 90.91 - 19.09 110.00
17/09/2004 EF Restaurante La Fonda - Capital FederalComidas 34.90
Total Comprobante: - 34.90 - 34.90
19/09/2004 EF Tarradelas Librería - Capital FederalImput.: [2] 2332Librería y Papelería 18.18
Total Comprobante: 18.18 - 3.82 22.00 Efectivo
23/09/2004 TC Restaurant El Mangrullo - Capital FederalComidas 60.00
Total Comprobante: - 60.00 - 60.00
24/09/2004 EF Suministros de Computación MD - Capital FederalInsumos de Computación 106.61
Total Comprobante: 106.61 - 22.39 129.00
26/09/2004 EF Restaurante La Fonda - Capital federalComidas 40.00
Total Comprobante: - 40.00 - 40.00
27/09/2004 EF Neumáticos Gutierrez - Capital FederalMano de Obra 20.00 Repuestos 38.68
Total Comprobante: 58.68 - 12.32 71.00
28/09/2004 EF Total Peajes del mes 14.30 Total Comprobantes: - 14.30 - 14.30
28/09/2004 EF Total Estacionamientos del mes 20.00
Total Comprobantes: - 20.00 - 20.00
R.V.A. S.A.25 de M ayo 460 5º P iso(1002) Capital FederalTel. 4313-4346 56236 28/09/2004 001
01001 - DEMO CORPORATIVO S.A. Detalle de Gastos 0003 - Francisco Padua 2 - OPERACIONES (SOBRE 256123)
Importes Expresados en PesosFecha Pagado Descripción Gravado No Gravado (*) I.V.A. Total
15/09/2004 TC Hotel Presidente - Rosario Sta FeImput.: [1] 2563 [2] PROMAlojamiento 61.02 Bar 15.04 Teléfono 14.85
Total Comprobante: 90.91 - 19.09 110.00
17/09/2004 EF Restaurante La Fonda - Capital FederalComidas 34.90
Total Comprobante: - 34.90 - 34.90
19/09/2004 EF Tarradelas Librería - Capital FederalImput.: [2] 2332Librería y Papelería 18.18
Total Comprobante: 18.18 - 3.82 22.00 Efectivo
23/09/2004 TC Restaurant El Mangrullo - Capital FederalComidas 60.00
Total Comprobante: - 60.00 - 60.00
24/09/2004 EF Suministros de Computación MD - Capital FederalInsumos de Computación 106.61
Total Comprobante: 106.61 - 22.39 129.00
26/09/2004 EF Restaurante La Fonda - Capital federalComidas 40.00
Total Comprobante: - 40.00 - 40.00
27/09/2004 EF Neumáticos Gutierrez - Capital FederalMano de Obra 20.00 Repuestos 38.68
Total Comprobante: 58.68 - 12.32 71.00
28/09/2004 EF Total Peajes del mes 14.30 Total Comprobantes: - 14.30 - 14.30
28/09/2004 EF Total Estacionamientos del mes 20.00
Total Comprobantes: - 20.00 - 20.00
R.V.A. S.A.25 de M ayo 460 5º P iso(1002) Capital FederalTel. 4313-4346 56236 28/09/2004 001
01001 - DEMO CORPORATIVO S.A. Detalle de Gastos 0003 - Francisco Padua 2 - OPERACIONES (SOBRE 256123)
Importes Expresados en PesosFecha Pagado Descripción Gravado No Gravado (*) I.V.A. Total
15/09/2004 TC Hotel Presidente - Rosario Sta FeImput.: [1] 2563 [2] PROMAlojamiento 61.02 Bar 15.04 Teléfono 14.85
Total Comprobante: 90.91 - 19.09 110.00
17/09/2004 EF Restaurante La Fonda - Capital FederalComidas 34.90
Total Comprobante: - 34.90 - 34.90
19/09/2004 EF Tarradelas Librería - Capital FederalImput.: [2] 2332Librería y Papelería 18.18
Total Comprobante: 18.18 - 3.82 22.00 Efectivo
23/09/2004 TC Restaurant El Mangrullo - Capital FederalComidas 60.00
Total Comprobante: - 60.00 - 60.00
24/09/2004 EF Suministros de Computación MD - Capital FederalInsumos de Computación 106.61
Total Comprobante: 106.61 - 22.39 129.00
26/09/2004 EF Restaurante La Fonda - Capital federalComidas 40.00
Total Comprobante: - 40.00 - 40.00
27/09/2004 EF Neumáticos Gutierrez - Capital FederalMano de Obra 20.00 Repuestos 38.68
Total Comprobante: 58.68 - 12.32 71.00
28/09/2004 EF Total Peajes del mes 14.30 Total Comprobantes: - 14.30 - 14.30
28/09/2004 EF Total Estacionamientos del mes 20.00
Total Comprobantes: - 20.00 - 20.00
R.V.A. S.A.25 de M ayo 460 5º P iso(1002) Capital FederalTel. 4313-4346
MODELO DE REPORTESMODELO DE REPORTESMODELO DE REPORTESMODELO DE REPORTES
Sistema de Administración de Gastos de Viaje y RepresentaciónSistema de Administración de Gastos de Viaje y RepresentaciónSistema de Administración de Gastos de Viaje y RepresentaciónSistema de Administración de Gastos de Viaje y Representación
ARCHIVO DE GASTOS MIXTOS
Campo Nombre Descripción del Campo Tipo Ancho Dec.
1 COD_ENLA Código de Enlace Character 6
2 LEGAJO Código del Usuario Character 10
3 CUIT Cuit de la factura Character 13
4 TIPO_FAC Tipo de Factura Character 3
5 NUM_FAC Nº de la Factura Character 13
6 MED_PAGO Medio de Pago Character 2
7 CUPON Nº de Cupón Character 8
8 IMPORTE Importe del Medio de Pago Numeric 14 2
ARCHIVOS - ESTRUCTURAARCHIVOS - ESTRUCTURAARCHIVOS - ESTRUCTURAARCHIVOS - ESTRUCTURA
Sistema de Administración de Gastos de Viaje y RepresentaciónSistema de Administración de Gastos de Viaje y RepresentaciónSistema de Administración de Gastos de Viaje y RepresentaciónSistema de Administración de Gastos de Viaje y Representación
ARCHIVO DE IVA
Campo Nombre Descripción del Campo Tipo Ancho Dec.
1 FEC_GTO Fecha del Gasto Incurrido Character 10
2 TIPO_FAC Tipo de Factura Emitida Character 3
3 NUM_FAC Número de la Factura Emitida Character 13
4 RAZ_COM Razón Social del Comercio Character 30
5 COD_IVA Código de Condición de IVA Character 2
6 CUIT Número de CUIT del Comercio Character 13
7 NETO_G Neto Gravado Numeric 14 2
8 NETO_NG Neto No Gravado Numeric 14 2
9 IVA_NC IVA No Computable Numeric 14 2
10 IVA_CF IVA Numeric 14 2
11 TOT_FAC Total de la Factura Emitida Numeric 14 2
12 RENDICION Número de Rendición Character 6
13 COD_RUB Código del Rubro del Comercio Character 5
14 COD_GRU Código de Grupo Character 10
15 LEGAJO Código del Usuario Character 10
16 IMP_1 Imputación 1 Character 10
17 IMP_2 Imputación 2 Character 10
18 IMP_3 Imputación 3 Character 10
ARCHIVO DE TRANSACCIONES
Campo Nombre Descripción del Campo Tipo Ancho Dec.
1 COD_DIV Código de División Character 1
2 DES_DIV Nombre de la División Character 30
3 COD_GRU Código de Grupo Character 10
4 DES_GRU Nombre del Grupo Character 30
5 CCOSTO Código del Centro de Costos Character 10
6 RENDICION Número de Rendición Character 6
7 LEGAJO Código del Usuario Character 10
8 NOMBRE Nombre de la Subcuenta Character 40
9 MED_PAGO Medio de Pago Utilizado Character 2
10 CUPON Número de Cupón Character 8
11 IMP_1 Imputación 1 Character 10
12 IMP_2 Imputación 2 Character 10
13 IMP_3 Imputación 3 Character 10
14 KM_INFO Kilómetros Informados Character 4
15 COD_RUB Código del Rubro del Comercio Character 5
16 DES_RUB Descripción del Rubro del Comercio Character 30
17 COD_SER Código del Servicio Utilizado Character 3
18 DES_SER Descripción del Servicio Utilizado Character 30
