CARPERTA PERSONAL DESCRIPCIÓN

Dirección de Gobierno en línea @República de Colombia – Derechos Reservados

Bogotá DC, Mayo de 2014

FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO

Título: Descripción y Lineamientos de Carpeta

Fecha elaboración

Sumario: Carpeta un espacio virtual para el almacenamiento de documentos para facilitar la realización de trámites con estado

Palabras Claves: Almacenamiento de documentos, espacio virtual, Seguridad y privacidad, compartir documentos.

Formato: DOC Lenguaje: Español

Dependencia: Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones: Programa Agenda de Conectividad. Estrategia de Gobierno en línea. <Indicar la coordinación respectiva >.

Código: Versión: 3.0 Estado: Definitivo

Categoría: Documento técnico

Autor (es): Coordinación de Diseño e Innovación

Firmas:

Revisó: Santiago Garcia

Aprobó: Johanna Pimiento

Información Adicional:

Ubicación:

HISTORIA

VERSIÓN FECHA CAMBIOS INTRODUCIDOS

1.0 01/05/2014 Creación del Brief de carpeta personal

1.1 05/05/2014 Brief de carpeta personal versión final

2.0 17/07/2014 Documento Resumen y lineamientos de Carpeta

3.0 06/08/2014 Modificación Documento descripción y lineamientos de Carpeta

CARPETA PERSONAL Descripción

Tabla de Contenido

DOCUMENTO RESUMEN

o LA SITUACIÓN EN 2014

o ¿POR QUÉ SUCEDE ESTO?

o ¿QUÉ ENCONTRAMOS EN EL MUNDO?

o ¿CUÁL OPORTUNIDADES HAY?

o ¿CÓMO APROVECHAR LAS OPORTUNIDADES?

o FUNCIONES BÁSICAS DE LA CARPETA PERSONAL

o ¿POR QUÉ LA CARPETA PERSONAL?

o ¿QUÉ DICE LA INDUSTRIA?

o ¿QUÉ SE REQUIERE PARA HACERLO REALIDAD?

o ALGUNOS TEMAS POR ANALIZAR

o REQUERIMIENTO DE ANÁLISIS DETALLADO DEL MODELO DE

NEGOCIO

o IMÁGENES RESUMEN DE LA CARPETA PERSONAL

LA SITUACIÓN EN 2014

Para hacer cualquier trámite ante una entidad pública, a los ciudadanos y a las empresas se les solicita de forma continua y repetitiva documentos que ya tiene en su poder alguna entidad de la Administración Pública. Esta situación está generando:

Ineficiencia: representada en mayores tiempos para resolver las solicitudes, dada la dificultad que implica para las entidades acceder a información básica de las personas.

Costos económicos: tanto los que deben asumir las personas como las entidades al duplicar información y desplazarse para entregarla.

Costos de oportunidad: en la medida que unos como otros podrían estar utilizando los recursos destinados a esta actividad en otras más productivas.

Costos emocionales: representados en el malestar que puede implicar para un ciudadano, una empresa e incluso un funcionario público perder su tiempo, dinero y oportunidades.

Costos ambientales: pues el desperdicio de cualquier recurso (energía, agua, tinta, etc.) genera una carga ecológica para el planeta.

Deterioro de la calidad en la prestación de servicios: debido a los elementos anteriores se afectan aspectos como la satisfacción y la credibilidad.

¿POR QUÉ SUCEDE ESTO?

Hay algunas razones que surgen desde las entidades públicas y otras desde las personas (tanto naturales como jurídicas), las cuales están relacionadas tanto con:

Organización y almacenamiento de la información

Formas para compartir la información

Organización y almacenamiento

Formas para compartir la información

Entidades públicas *Existe una gran cantidad de información en físico. *Los sistemas para archivar documentos electrónicos no han sido masificados.

*Focalizada en información crítica de procedimientos internos. *No hay muchas opciones para intercambiar información del ciudadano con otras entidades.

Personas *Frecuentemente pierden sus documentos personales (diplomas, certificaciones laborales, carnets, pólizas, entre otros). *No cuentan con un mecanismo para archivarlos de manera segura.

*La principal opción es aportar los documentos físicos. *Pocas veces puede enviar los documentos de forma electrónica.

¿QUÉ ENCONTRAMOS EN EL MUNDO?

Esta problemática se presenta en todo el mundo y ha sido abordada desde diferentes

perspectivas:

GOBIERNO VASCO: Metaposta

www.metaposta.com

MetaPosta es un proyecto incluido en el “Plan Euskadi

en la Sociedad de la Información-2010” del Gobierno

Vasco que busca desarrollar una “caja fuerte electrónica postal en Internet” en la que

se guarden documentos de interés recibidos a través de un servicio de buzón

electrónico en Internet.

Esquema de operación: Asociación público-privada: SPRI y el Gobierno Vasco

Esquema de sostenibilidad: La industria lo usa y paga por los servicios.

Usuarios en el año 2010: 105.000.

Usuarios en el año 2011: 190.000.

Usuarios en el año 2012: 300.000.

Usuarios en el año 2013: 440.000.

175 mil personas jurídicas usuarias.

DINAMARCA: eBoks www.eboks.dk

Buzón de correo electrónico seguro donde puede

recibir y almacenar documentos que normalmente se

reciben en el correo. También puede guardar

documentos generados por el Gobierno.

Esquema de operación: Iniciativa privada de los operadores postales.

Número de remitentes que envían emails via E-Boks: 20.000

Personas que reciben emails via E-Boks: 3.800.000

Número de documentos enviados via A E-BOKS durante el 2012: 205.000.000

Toneladas de papel ahorrados durante el 2012: 3.383

ALEMANIA: De-Mail www.de-mail.de

De-Mail es un servicio de comunicaciones del gobierno electrónico

alemán que hace posible el intercambio de documentos electrónicos

legales entre los ciudadanos, organismos y empresas a través de

Internet. El proyecto llamado Bürgerportal es desarrollado por el

gobierno alemán en cooperación con socios de negocios privados

en un esfuerzo por reducir los costos de comunicación de la administración y las

empresas.

Esquema de operación: los servicios de mensajería son prestados por empresas

privadas. El soporte a la plataforma se realiza a través de un Centro de

Competencia conformado por el Gobierno.

El Gobierno emite la regulación del servicio y certifica (sello) a los proveedores

que operan la plataforma.

SINGAPUR: OneInBox www.ecitizen.gov.sg

Es la puerta de entrada web para todos los servicios públicos.

Está organizado de acuerdo a las necesidades de los

ciudadanos y permite a los usuarios buscar y acceder a una

diversidad de información de las agencias gubernamentales, y

llevar a cabo una amplia gama de transacciones en línea con los organismos

gubernamentales, entre otros servicios de valor agregado.

Esquema de operación: La Administración Pública opera la plataforma de

envío de información al ciudadano. La herramienta fue desarrollada por una

empresa mixta.

La plataforma tiene cerca de un año de operación y aún no disponen de cifras

al público.

FRANCIA: Mon Services Public

https://connexion.mon.service-public.fr

Portal de información, noticias y punto único de acceso

personalizado a los procedimientos en línea de la

administración.

• Esquema de operación: Operado por el Estado.

• 500 mil cuentas abiertas a la fecha.

• Promedio de 20 mil visitas diarias.

GOBIERNO VASCO: Dossier del Ciudadano

Repositorio documental centralizado del Gobierno Vasco,

administrado por el EJIE (entidad creada especialmente para

el manejo del archivo digital del País Vasco), al cual se

conectan aplicaciones comunes en las entidades públicas para

realizar el registro, tramitación y archivo de documentos y a la

vez se intercambian aquellos aportados por los ciudadanos en los trámites.

• Esquema de operación: administración centralizada de los servicios a través

de EJIE.

• Operación privada de algunos servicios bajo la regulación del Gobierno

¿QUÉ OPORTUNIDADES HAY?

Tendencias Gobierno unificado: los países están implementando estrategias para dar una cara unificada a sus clientes. Expresiones de esta situación son los portales estatales, las ventanillas únicas, la unificación de mecanismos de autenticación, entre otros.

Gobierno inteligente: un gobierno transparente o proactivo es un gobierno que se adelanta a las necesidades de los clientes para prestar servicios sin la necesidad de exigir información o documentos, pues ya cuenta con la información.

Hyperconectividad: Los nuevos consumidores buscan información digital, servicios digitales, soluciones 7x24 que puedan ser accedidas desde cualquier lugar. Esta tendencia además impacta a los sistemas de información, los cuales cada vez más pueden interoperar, incluso a través de estrategias de internet de las cosas.

Normatividad Existe la obligación legal en el Decreto-Ley 019 de 2012, que exige desarrollar mecanismos para que cuando se esté adelantando una actuación ante la administración pública y los documentos requeridos los tenga otra entidad pública, no le exigan los documentos al ciudadano. Igualmente la ley 1437 (código del Procedimiento administrativo) habilita la posibilidad de realizar notificaciones y comunicaciones a una dirección electrónica única y confiable.

¿CÓMO APROVECHAR LAS OPORTUNIDADES?

Para dar respuesta a las necesidades se propone crear, el derecho digital de los ciudadanos y las empresas a la Carpeta Personal, un espacio seguro en la nube, que sirva para:

Almacenar y organizar documentos de importancia en trámites públicos y privados.

Recibir y compartir documentos relacionados con trámites públicos y privados.

Desarrollar servicios de valor agregado por parte de terceros como bancos o empresas de servicios públicos.

FUNCIONES BÁSICAS DE LA CARPETA PERSONAL

Sustentados en las oportunidades, la Carpeta debería contar con las siguientes

funciones básicas a través de una plataforma usable e intuitiva:

Almacenamiento limitado (sin costo) de documentos para las personas.

Custodia de los documentos almacenados, garantizando la seguridad de la información.

Servir como plataforma para recibir de notificaciones oficiales.

Compartir documentos con entidades y empresas para adelantar oficialmente trámites públicos y privados.

Recepción de Documentos resultado de los trámites públicos y privados.

Posibilidad de organización personalizada de la información personal.

Descarga de documentos por parte de la entidades públicas que requieran soporte en sus archivos.

¿POR QUÉ LA CARPETA PERSONAL?

A. Porque permite dejar concebir que el ciudadano es el mensajero del Estado,

facilitando el intercambio de documentos entre entidades públicas

B. Porque ofrece garantía de seguridad y confidencialidad de la información

contenida en la nube.

C. Porque es un punto de contingencia electrónica a posibles amenazas de pérdida

de documentos.

D. Porque ofrece beneficios tecnológicos y modernización en los procesos de la

administración pública y en el servicio al ciudadano.

¿QUÉ DICE LA INDUSTRIA?

Certicámara: Ofrece la posibilidad de contar con servicios de los cuales ya dispone, tales como: certificados, firmas, archivo seguro, estampado cronológico, validación biométrica, correo certificado.

Google: Concibe un desarrollo de fácil uso a través de combinar Google drive y Gmail.

Everis: Manifiesta el interés en desarrollar la solución tecnológica buscando ofrecerla a algún operador de la Carpeta.

Mareigua: Tiene el interés de desarrollar y operar la solución de la Carpeta con el objeto de contar con herramientas para prestar servicios especializados para el sector bancario. Ven un modelo de negocio sin cobro para ninguna de las partes.

472: Se encuentra adelantando una consultoría para analizar un modelo de negocio integral de servicios de valor agregado que incluye la carpeta.

¿QUÉ SE REQUIERE PARA HACERLO REALIDAD?

Aproximación al Modelo de Negocio

Personas naturales y jurídicas

Empresas que ofrecen

servicios de valor

agregado

Entidades públicas

*Colección segura de documentos importantes. *Poder compartir documentos en trámites públicos y privados.

Posibilidad de contactar a un

público focalizado a través de

publicidad o servicios de valor

agregado..

*Mayor eficiencia al prestar servicios. *Reducción de costos de transacción y de oportunidad. *Poder compartir documentos en trámites públicos y privados.

Automatizada y de autoservicio, con asistencia por medios electrónicos. Se requiere autenticación electrónica

Cliente - proveedor

Pago por servicios premium (ver la siguiente sección)

Pago por servicios (publicidad, consulta de información, etc.)

Pago por servicios premium (ver la siguiente sección)

Presencial enfocado

Sitio web, app móvil, call center, oficinas especializadas, redes de distribución concertadas (p.e notarías, Baloto, etc.)

*Enrolamiento. *Mantenimiento de la solución. *Soporte técnico. *Aseguramiento de la seguridad y disponibilidad. *Desarrollo de servicios de valor agregado.

*Plataformas e infraestructura tecnológica. *Equipo de enrolamiento (comercial). *Mecanismo de autenticación e interoperabilidad.

*especializado *Diseño y Mantenimiento de las soluciones *Infraestructura *Despliegue de enrolamiento nacional. *Herramientas de certificados, estampado, etc. *Campañas para el uso óptimo de la carpeta. *Call center.

*MinTIC

*Superintendencia de

servicios

*Presidencia

*Programa Nacional de

Servicio al Ciudadano

*Departamento

Administrativo de la

Función Pública

*Para enrolamiento:

notarías, bibliotecas, puntos

vive digital

Consideraciones sobre el modelo de negocio:

Clientes: dentro de los segmentos de clientes vale la pena aclarar que el sector privado se divide en dos dependiendo del rol que esté desempeñando. En ocasiones, las empresas se beneficiarán de la Carpeta como personas jurídicas que necesitan recibir y compartir documentos en el desarrollo de un trámite cualquiera; en otros momentos, las empresas verán a la Carpeta como una plataforma de comunicación con sus clientes (actuales y potenciales) y como un espacio para la prestación de sus servicios (actuales o nuevos que sean desarrollados).

Servicios: La Carpeta se crea como un derecho digital, en el cual se deben cumplir con unas funcionalidades básicas de almacenamiento y posibilidad de compartir documentos. A este servicio es el que se le considerará básico. Cualquier funcionalidad adicional que se implemente en la Carpeta será considerada como un servicio premium.

Servicio básico: o Almacenamiento con una capacidad según edad. o Compartir documentos de forma ilimitada en trámites públicos y privados. o Recibir documentos resultantes de trámites públicos y privados. o Disponer de un buzón apto para notificaciones oficiales.

Servicio Premium: o Capacidad de almacenamiento adicional. o Suscripción a servicios de valor agregado. o Desarrollo de campañas, análisis de datos, etc. (para el caso de las entidades públicas)

Lineamientos, regulación, vigilancia y control: para el funcionamiento de la Carpeta el MinTIC deberá definir los lineamientos para la prestación del servicio así como generar la normatividad que regule el funcionamiento del mercado relacionado. Adicionalmente se requiere generar un esquema de vigilancia y control sobre el cumplimiento de los lineamientos y la regulación. Esta función deberá ser analizada en profundidad para determinar competencias al respecto.

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ALGUNOS TEMAS POR ANALIZAR

¿La Carpeta debe ser obligatoria?

Se ha determinado que la Carpeta debe ser un derecho digital, por lo tanto se han

establecido las siguientes condiciones:

Toda persona, empresa y entidad recibirá una cuenta de acceso a la carpeta

Personal como parte de sus derechos ciudadanos y jurídicos.

Todo documento que las entidades públicas generen como producto de un trámite

o servicio para un ciudadano se deberán almacenar en la Carpeta Personal.

Todas las entidades deberán buscar inicialmente los documentos requeridos para

un trámite en la Carpeta Personal.

Las personas tienen el derecho de gestionar y compartir su información y

documentación privada, determinando los tiempos de acceso en casos

específicos.

Las personas tienen potestad de compartir la información y la documentación con

los privados.

Los documentos que contenga la carpeta Personal provenientes de las entidades

públicas deben estar organizados, clasificados e identificados.

Existirá un catálogo universal de los tipos documentales generados por las

entidades públicas.

¿Cuál es el esquema de operación?

Los operadores de la Carpeta Personal pueden ser varios siempre y cuando

cumplan con los requisitos de seguridad en el manejo de la información, capacidad

técnica, operativa y financiera que mitiguen el riesgo de operación.

El ciudadano podrá seleccionar el operador de la solución de carpeta Personal

ejerciendo el derecho a la libre elección.

Se definirán estándares para la prestación del servicio por parte de los operadores.

Se realizará periódicamente el control y vigilancia que garantice el funcionamiento

del modelo de la Carpeta Personal.

Es probable que se necesite regular tarifas para servicios de valor agregado.

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¿Quién paga por el servicio?

La Carpeta se crea para cumplir con las funciones básicas mencionadas, pero como se

ha previsto, tendrá la posibilidad de ofrecer servicios adicionales. Por esta razón se ha

contemplado un modelo de monetización de la Carpeta estilo Freemium, lo que quiere

decir que el servicio básico será gratis y los adicionales tendrán costo.

La siguiente tabla muestra la relación de los clientes de la Carpeta y el tipo de servicios,

con una corta descripción de cada uno en las casillas correspondientes.

Personas (naturales y jurídicas)

Empresas prestadoras de servicios de valor agregado

Entidades públicas

Servicio Básico Gratis *Recibir documentos. *Compartir documentos en trámites públicos y privados. *Almacenamiento básico pero suficiente para servicios con el Estado.

Pagado *Los servicios que desee implementar un privado a través de la carpeta, tales como consultas de información, envío masivo de facturas, publicidad, entre otros tendrán costo para éste.

Gratis *Cargar documentos en las carpetas de las personas. *Compartir sus documentos. *Reutilizar información en trámites.

Servicio Premium

Pagado *Almacenamiento adicional. *Servicios de valor agregado ofrecidos por la Carpeta.

Pagado *Análisis de información, publicidad, campañas, entre otros.

Identificación electrónica, autenticación y registro.

Al igual que en el mundo físico, en el mundo digital, las personas (tanto naturales como

jurídicas) requieren de una identificación, una especie de cédula que permita verificar que

quien la porta es quien dice ser.

Para lograr esta identificación existen diferentes mecanismos, los cuales varían tanto en

el nivel de seguridad que proporcionan como en los mecanismos que utilizan. Es así como

existen soluciones que van desde el nombre de usuario y contraseña hasta la

identificación de las huellas digitales, el iris del ojo o la voz (mecanismos biométricos).

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Como elemento básico, tanto para la Carpeta como para el desarrollo de la Estrategia de

Gobierno en línea, se requiere disponer de esta identificación electrónica, de forma tal

que sea factible dar fe de la autenticidad de la identidad de una persona por medios

electrónicos.

Adicionalmente, según lo establecido en la Ley 1437 de 2011, se requiere de un “registro”

para que las personas puedan actuar ante la administración pública por medios

electrónicos. Esto implica inicialmente que cada entidad cree su propio registro para sus

usuarios particulares. No obstante el Estado es uno solo y se debe generar la posibilidad

de que el registro se haga una sola vez y sea válido para todas las entidades.

En este sentido, la Carpeta debe hacer uso tanto de la identificación electrónica como del

registro, por lo cual debe ser definido el esquema para el país de funcionamiento de estos

dos elementos.

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RESUMEN LA CARPETA