UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA FACULTAD DE PSICOLOGÍA

MODELOS DE INTERVENCIÓN ORGANIZACIONAL

Propuesta de Consultoría

RESUMEN DE CASO OBJETO SOCIAL Es un operador logístico farmacéutico, más específicamente, una empresa de distribución de Insumos Médicos Esenciales (IME). RESEÑA HISTÓRICA Gracias a la iniciativa del Doctor Álvaro P., el 3 de febrero de 1998 se funda en Bogotá, Colombia, la empresa Genese y Com. Ltda., hoy Genese S.A. La empresa nace siendo una distribuidora de medicamentos genéricos (aquellos que son más económicos que las medicinas originales y tienen las mismas propiedades curativas), debido a que el Doctor Álvaro durante 23 años trabajó en diferentes empresas del sector farmacéutico (Jassen, Lafrancol, Bussie y Epsifarma) en las cuales tuvo la oportunidad de conocer el mercado de dichos productos. En principio la compañía funcionaba en una casa del barrio Normandia y expendía sus productos a laboratorios en los cuales el doctor Álvaro tenía contactos. Debido a que él era el único funcionario, se presentaron varios problemas, entre los que cabe mencionar el más importante: la acumulación de inventarios. Por tal motivo, surgió la necesidad de vincular a más personas al negocio. De esta manera, al cabo de un año se contaba con cinco empleados, entre los que se encontraba su hijo Álvaro, el cual ocupó el cargo de subgerente. En aquella época se representaba su estructura de la siguiente manera: Teniendo en cuenta dicha estructura, se puede afirmar que en principio la empresa funcionaba con un bajo grado de departamentalización. Posteriormente, a medida que se incrementaron sus ventas y se amplio el mercado, se vieron en la necesidad de trasladarse a una casa ubicada en el barrio Nicolás de Federman. En esta época, se contaba con: un jefe de bodega, un auxiliar de despachos, dos ingenieros de sistemas, un facturador, un gerente de ventas, un asistente, tres vendedores, un asistente contable, una contadora, un kardex, una administradora, dos aseadoras, uno de transportes y pedidos. En el año 2000, se cuenta con un total de 18 empleados y con reconocimiento dentro del mercado. Además la empresa se ubica en el “Parque Industrial el Dorado” en Bogotá, Colombia, en donde se encuentran funcionando actualmente. Por otra parte, se abre una sucursal en Montería, ubicada en el barrio el Recreo, en donde trabaja uno de sus hijos como subgerente, y otra en Cartagena.

ADMINISTRADOR

Jefe de

ventas

Asistente

administrati

vo

Jefe de

bodega

Contador

Tesorero

VA - 339

En esta época, el doctor Álvaro Puerto Plata, viajaba constantemente de Bogotá a Montería y viceversa. Luego, decidió quedarse en Montería, por tal motivo nombró a su hijo Álvaro Puerto Valencia como Gerente de la sucursal ubicada en Bogotá. Finalmente, en el año 2000, cerraron con 44 personas y con una buena rentabilidad. Y, se contaba con 6 departamentos, a saber: finanzas y contabilidad, comercial, recursos humanos, administrativo, sistemas y compras e inventarios. Para el año 2001, a pesar de su buena rentabilidad y de importantes avances, en la empresa se presentaban situaciones difíciles, entre las que estaba una cartera elevada, inventarios muy altos y, como agente externo, la crisis del sector salud. A partir de esto la empresa tomó la decisión de analizar las políticas de ventas y de administración, llegando a reestructurarlas y generando estabilidad en las ventas. En noviembre del año 2001, como parte de los programas de mejoramiento empresarial, se inicia el proceso de certificación ISO 9001 de 2000, con la colaboración de personal del SENA: En el año 2002 la empresa siguió su proceso de crecimiento llegando a departamentos del sur de Colombia, entre los que se encuentran: Nariño y Cauca. Además, cuenta con modernas y novedosas instalaciones propias en Bogota, y se empieza a llevar a cabo la construcción de la bodega en la regional de Montería. En enero del año 2005, se empieza a implementar un software dentro de la corporación, lo cual generó traumatismo en los empleados, debido a que los mismos no contaban con una previa sensibilización y capacitación para su uso. Esto repercutió en el curso normal de los procesos llevados a cabo dentro de la compañía. Actualmente se sigue en el proceso de implementación de dicha herramienta tecnológica y la meta es que cada área posea su propio software. En el mes de mayo, del mismo año, se tuvo que modificar la nomina, gracias a problemas en el área de logística, hubo devolución de varios pedidos, lo cual llevo a que se decrementaran las ventas y se despidieran 18 empleados de diferentes áreas. Por lo tanto, en la actualidad cuenta con un total de 101 trabajadores, de los cuales: 73 son empleados de planta, de estos, 9 trabajan en Montería, 23 son funcionarios contratados por una cooperativa de trabajo y 5 son practicantes. Por otra parte, y de manera relevante, aún se encuentra en el proceso de certificación de calidad ISO 9000 de 2000, con la colaboración de un asesor de la cámara de comercio, por tal motivo se están estructurando y aclarando aspectos importantes para la compañía, por ejemplo, se está definiendo la misión, visión y objetivos que guían el quehacer diario de la misma. Finalmente como evento importante de los últimos días, la empresa en el mes de agosto, incursionó en el negocio de la administración de la clínica de la calle 100. También, debido a las expectativas de abrir sucursales en Pasto y el Eje Cafetero, se empezó a realizar el proceso de selección del personal, que próximamente se ubicará en dichas regionales. TIPO DE EMPRESA De acuerdo con el régimen jurídico, en el que se constituyó recientemente la empresa, esta es una sociedad comercial, más específicamente, es una sociedad anónima” o su abreviatura “S.A.” de carácter privado. Además, de acuerdo al número de empleados que laboran en la actualidad, se puede clasificar como una mediana empresa.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ASAMBLEA GENERAL

JUNTA DIRECTIVA

GERENTE GENERAL

SUBGERENCIA

DIRECCIÓN DE SERVICIO AL

CLIENTE DIRECCIÓN COMERCIAL DIRECCIÓN

FINANCIERA DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA DIRECCIÓN DE

MERCADEO DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO DIRECCIÓN DE

TECNOLOGIA Y

SISTEMAS

Revisoría Fiscal

Asesores Jurídico Financiero Tributario Negocios Especiales

Coordinador Alto Costo Auxiliar

Coordinador Gestión de Calidad

Asistente

Asistente

Asesores de

Servicio

Coordinador de

Entidades

Asesores

Comerciales

Asistente

Área Contable

Área de Crédito

y Cartera

Área Administrativa

Área de Tesorería

Coordinador

Contable y

Financiero Asistente Facilitador

centro de

Documentación I Auxiliares Facilitador

centro de

Documentación II

Asistente

Mensajero

Asistente 1

Asistente II

Analista

Coordinador de recaudos

Asistente

Asistente Facturador

Auditor

Analista de

Compras

Analista de Inventarios

Supervisor de Almacén

Asistente De CADI’s

Coord. De Servicios

farmacéuticos

Auxiliar de

Facturación

Auxiliar de Convenios

Auxiliares de Farmacia CADI’s

Auxiliar de Digitación

Auxiliares de

Transporte

Mensajero Con Moto

Auxiliares de almacén

Asistente de Compras Auxiliar de Compras

Coordinador de Negocios

Internacionales

Asesor de Mercados Nacionales e

Internacionales

Asistentes de

Mercadeo Practicantes de

Trabajo Social Practicante de

Psicología

Recepcionista

Servicios Generales

Auxiliares Ingeniero de

Soporte

Asistente

de DBA Asistente de

Comunicaciones

Programador

de Sistemas

Auxiliar de Soporte

Vacantes

Gerente Regional

Montería

NÙMERO DE EMPLEADOS En la actualidad cuenta con 101 trabajadores, de los cuales:

73 son empleados de planta, de estos, 9 trabajan en Montería.

23 son funcionarios contratados por una cooperativa de trabajo.

5 son practicantes. MERCADO OBJETIVO IPS, EPS, ARS, Fuerzas Armadas Colombianas, droguerías, otros distribuidores de medicamentos esenciales (empresas pequeñas). PROBLEMA A TRABAJAR - 1 “Tenemos graves problemas de comunicación” ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

Inexistencia de Documentos que sustenten la Filosofía Institucional

La empresa no ha realizado un proceso de direccionamiento estratégico en los últimos dos años, por lo tanto no se tiene una estrategia básica de negocios. (esto es descrito en el DOFA, consolidado en Agosto de 2005)

No hay una misión y una visión, claras, unificadas y debidamente difundidas en los empleados.

La misión que fue difundida en el año 2004 ha sufrido cambios constantes. Los empleados se han enterado de dichos cambios por rumores, nunca por un comunicado formal.

No se han divulgado claramente los principios y valores de la empresa.

Los empleados que se han vinculado recientemente, manifiestan que durante el proceso de inducción nunca se les informó acerca de la misión, visión, principios y valores de la empresa. Al respecto un trabajador manifiesta: “La organización no se ha concentrado en quererlos enseñar”

falta de procesos claros y formalizados de manera escrita.

Los métodos de trabajo relacionados con los procesos críticos de la empresa no están debidamente documentados. (Descrito en el DOFA)

En la empresa no existe una cultura de calidad establecida. (Descrito en el DOFA)

El sistema de información de la empresa no satisface las necesidades de todas las dependencias de forma oportuna y confiable. (Descrito en el DOFA)

La comunicación oral y escrita entre los diferentes niveles de personal de la compañía (Directivas, técnicos, administrativos, otros) no es efectiva. (Descrito en el DOFA)

Se informan los cambios en los procesos y otras eventualidades, de manera: escrita (memorandos, cartas, cartelera, genes grama), oral (charla informal), en reuniones formales, correo electrónico (Skype), teléfono. Los empleados manifiestan que dichos medios de comunicación no tienen un uso productivo, no se les saca el mayor provecho posible, no se ha explicado la utilidad de cada uno de ellos o el uso que se les debe dar.

Existen fallas técnicas, en los medios de comunicación utilizados en la empresa, que no son solucionadas rápidamente.

Los jefes de área dan la información que consideran pertinente, pero los empleados manifiestan que en ocasiones esta se filtra.

Los directivos no divulgan información acerca del norte de la compañía.

El Manual de Funciones no ha sido compartido (divulgado) con los empleados.

Los trabajadores dicen que en ocasiones la información recibida por parte de sus

jefes, llega tarde y ellos se enteran por otras fuentes de eventos importantes de la compañía.

La cartelera no se encuentra en un lugar visible para todos, ya que la infraestructura de la empresa esta dividida (2 edificios, uno de ellos dividido), y la cartelera se encuentra solo en un edificio (donde está la gerencia) y no todos los empleados transitan regularmente por esta zona.

Manifiestan: “cuando hay dificultades en la empresa, se tiende a ocultar o a volver tabú las cosas”.

Los empleados (30%) manifiestan que es casi imposible comunicarse con los altos directivos, debido a que la mayoría del tiempo están ausentes y cuando están, no tienen tiempo para atender sus solicitudes.

En ocasiones la comunicación interpersonal falla debido a que las personas creen tener la razón de lo que hacen (que no cometen errores) y no son abiertos a escuchar recomendaciones o llamados de atención, lo cual dificulta el entendimiento y genera conflictos.

PROBLEMA A TRABAJAR - 2 “Estilos de dirección inadecuados” ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

Los trabajadores (30%) perciben preferencias de los directivos por algunos de sus compañeros. Los definen como “directivos parcializados”.

Manifiestan que los directivos no tienen poder de decisión. (20% de los trabajadores)

Los empleados perciben que los directivos toman decisiones sin un sustento claro, apresuradas. (20% de los trabajadores)

Los directivos aprueban la realización de varios proyectos a la vez que, en muchas ocasiones, no tienen que ver con lo que se necesita de manera urgente en la empresa, además, no se define por cuál de ellos comenzar; por lo general se comienza por varios a la vez y de manera desorganizada.

Teniendo en cuenta la información presentada en el anterior caso:

1. Realice una propuesta de consultoría orientada a mejorar las dificultades y plantear alternativas de mejora para la compañía. Incluya en ella cronograma y plazos fijos y una propuesta económica para la misma.

De su propuesta depende el mejoramiento en esta área de la compañía.