Caso Racso (2)

ESPECIALIZACION EN GERENCIA INTEGRAL DE LA CALIDAD

CAROLINA ALVARADO ADRIANA PORRAS LOBOS

LUZ KARINA CASSIANIMARIA JOSE DELGADO

TALLER CASO RACSO S.A.S MODULO DE GESTION DE LA CALIDAD II

DOCENTEOSCAR ZUÑIGA FERNANDEZ

MAGISTER EN SISTEMAS DE GESTION

FUNDACION UNIVERSITARIA TECNOLOGICO COMFENALCOCARTAGENA, BOLIVAR

2014

GRUPO ELITECONSULTORIAS & ASESORIAS PROFESIONALES

“Especialistas en Mejoramiento de Productividad”

RAZON SOCIAL: RASCO S.A.S

FECHA DE INFORME: Abril 04 de 2014

PROCESO (S) INVOLUCRADO (S) Recursos HumanosProcesos Administrativos y Operativos de la Empresa.

OBJETIVO:Realizar un estudio que permita determinar los aspectos que más están incidiendo en la productividad y competitividad de la empresa, y por ende, en sus resultados económicos.

ACTIVIDADES:

1. Realizar un estudio del clima laboral del personal administrativo y operativo de la empresa.

2. Detectar las causas que inciden directamente en la desmotivación e insatisfacción del cliente interno de la Empresa; Y que repercute en el incumplimiento de la meta trazada en el crecimiento de las utilidades netas de la empresa.

3. Evaluar la eficacia del Plan de acción propuesto por la gerencia de la empresa.

4. Proponer un Plan de Acción.

METODOLOGÍA EMPLEADA: Resultados de Encuestas aplicadasHistogramasDiagrama de Pareto

EVALUADOS:Personal AdministrativoPersonal Operativo

OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA

RACSO S.A.S, Empresa de servicios de mantenimientos y montajes metalmecánicos.

PROBLEMA DETECTADO:

En el cierre del año 2010, no se alcanzó la meta propuesta en el crecimiento de las utilidades netas de la empresa respecto al año 2009.

META PROPUESTA: 12% en el crecimiento de las utilidades netas (cierre año 2013)META ALCANZADA: 0.7% de incremento respecto al año 2012.

ANALISIS DE SITUACION

Para determinar los aspectos que más están incidiendo en la productividad y competitividad de la empresa, y por ende, en sus resultados económicos. El equipo de especialistas en mejoramiento de productividad inicio un análisis de aquellos factores que se encuentran incidiendo en los servicios prestados por CAPCO.Se investigaron las causas que habían incidido negativamente en las metas previstas, y habiendo verificado que el plan de contrataciones se venía ejecutado según lo planificado, Se determinó que se trata de un tema directamente ligado con el Recurso Humano de la compañía.

RESULTADOS DE ESTUDIO DE CLIMA LABORAL

Se aplicaron encuestas para medir el clima laboral de la empresa, las cuales arrojaron los siguientes resultados:

NIVEL DE SATISFACCION DE LOS EMPLEADOS DE RACSO S.A.SLos datos arrojados por la encuesta del nivel de satisfacción realizada en las diferentes áreas de la compañía se muestran en la Tabla 1.

NIVELAREA

ADMINISTRATIVA

FRECUENCIA (%)

AREAOPERATI

VA

FRECUENCIA (%)

TODA LA

EMPRESA

FRECUENCIA (%)

EXCELENTE

8 32 5 10 13 17

BUENO 12 48 12 24 24 32REGULAR 3 12 28 56 31 41

MALO 1 4 3 6 4 5PESIMO 1 4 2 4 3 4

Tabla 1. Resultados de la encuesta de satisfacción

Número total de empleados del área administrativa: 25

Número total de empleados del área operativa: 50

Número total de empleados de la empresa: 75

La frecuencia corresponde al porcentaje de empleados de cada una de las áreas que manifestaron sentirse en cada uno de los niveles propuestos en la encuesta.

A continuación presentamos gráficamente los resultados de la encuesta para las diferentes áreas evaluadas.

Excelente Bueno Regular Malo Pésimo0%

20%

40%

60%

80%

100%

32%

48%

12%4% 4%

NIVEL DE SATISFACION DE LOS EMPLEADOSDEL AREA ADMINISTRATIVA

Gráfica 1. Nivel de Satisfacción de los empleados del área administrativa

En la gráfica 1, podemos observar que el 48% de los empleados manifestaron sentir un buen nivel de satisfacción en la empresa, siendo este el nivel que obtuvo el mayor porcentaje entre los niveles propuestos. EL 32% de los empleados dicen sentirse excelente, el 12% regular y los porcentajes más bajos los encontramos en los niveles, malo y pésimo con 4% cada uno.


20%

40%

60%

80%

100%

10%

24%

56%

6% 4%

NIVEL DE SATISFACCION DE LOS EMPLEADOS DEL AREA OPERATIVA

Gráfica 2. Nivel de Satisfacción de los empleados del área operativa.

En la gráfica 2, podemos observar que el 56% de los empleados del área administrativa se sienten “regular” con el clima laboral de la compañía, siendo este el nivel de satisfacción manifestado por el mayor número de empleados de esta área, seguido por un nivel “bueno” con un 24%, “excelente” un 10% , “malo” un 6% y “pésimo” un 4% de los empleados del área operativa.


20%

40%

60%

80%

100%

17%

32%41%

5% 4%

NIVEL DE SATISFACCION DE TODOS LOS EMPLEADOS DE LA EMPRESA

Gráfica 3. Nivel de Satisfacción de los empleados de toda la empresa

En la gráfica 3, podemos observar que el 41% de los 75 empleados que laboran en la compañía, dijeron sentirse “regular” con el clima laboral, siendo este el nivel de satisfacción manifestado por el mayor número de empleados (31 en total, como se observa en la tabla 1), seguido por una sensación de clima laboral “bueno” con un 32%, “excelente” 17%, “malo” 5% y “pésimo” 4%.

ANALISIS A TRAVÉS DE UN DIAGRAMA DE PARETO

A continuación se presenta un análisis de las causas con mayor impacto en el clima laboral de la compañía. Para esto utilizaremos la herramienta del diagrama de Pareto.

En la tabla 2, se presentan las 10 causas que la compañía considera que pueden estar influyendo en el aumento de la insatisfacción con el clima laboral de la empresa.

ASPECTOS DESCRIPCIONA1 El responsable del proceso no les informa de las

metas a alcanzar ni retroalimenta, solo se limita a mandar.

A2 Condiciones Inadecuadas del puesto de trabajo.A3 Inconvenientes familiares y personales sin relación

con la empresa.A4 No se generan actividades para el mejoramiento de la

calidad de vida de los trabajadores.A5 Desconocimiento de procesos aplicables.A6 Las herramientas y equipos dificultan el

incumplimiento del trabajoA7 Constantes peleas y conflictos entre miembros del

areaA8 Inequidad en salario de trabajadoresA9 No se tienen en cuenta las opiniones de los

trabajadoresA10 Otros

Tabla 2. Causas de insatisfacción laboral.

Los datos arrojados por la encuesta realizada en las diferentes áreas de la compañía con el fin de conocer cuál es la causa del nivel de insatisfacción de los empleados se muestran en la Tabla 3.

ASPECTOS

AREAADMINISTRATI

VA

FRECUENCIA(%)

AREAOPERATI

VA

FRECUENCIA(%)

TODALA

EMPRESA

FRECUENCIA(%)

A1 1 4% 1 2% 2 3%A2 6 24% 1 2% 7 9%A3 1 4% 2 4% 3 4%A4 2 8% 3 6% 5 7%A5 0 0% 2 4% 2 3%A6 0 0% 1 2% 1 1%A7 2 8% 3 6% 5 7%A8 10 40% 25 50% 35 47%A9 3 12% 12 24% 15 20%A10 0 0% 0 0% 0 0%

Tabla 3. Aspectos / Situaciones problemas de insatisfacción de los empleados.

Número total de empleados del área administrativa: 25

Número total de empleados del área operativa: 50

Número total de empleados de la empresa: 75

La frecuencia corresponde al porcentaje de empleados de cada una de las áreas que respondieron a cada una de las causas propuestas en la encuesta.

A continuación presentamos gráficamente los resultados de la encuesta para las diferentes áreas evaluadas.

Gráfica 4. Situaciones problemas en el Área Administrativa

En la gráfica 4, encontramos la frecuencia de insatisfacción de los empleados del área administrativa para las diferentes causas propuestas por la empresa, podemos observar que el aspecto que más incide en la insatisfacción con el clima laboral es A8 (Inequidad en salario de trabajadores) con un 40%, seguida de A2 (condiciones inadecuadas del puesto de trabajo) con un 24%, mientras que las causas A5 (Desconocimiento de procesos aplicables.), A6 (Las herramientas y equipos dificultan el incumplimiento del trabajo) y A10 (otros), no muestran ninguna incidencia en el nivel de insatisfacción de los empleados de éste área.

C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 C9 C100%

20%

40%

60%

80%

100%

2% 2% 4% 6% 4% 2%6%

50%

24%

0%

CAUSAS DEL NIVEL DE INSATISFACCION AREA OPERATIVA

Gráfica 5. Causas de Insatisfacción en el Área Operativa

En la gráfica 5, encontramos la frecuencia de insatisfacción de los empleados del área operativa para las diferentes causas propuestas por la empresa, podemos observar que la causa que más incide en la insatisfacción con el clima laboral es C8 (Política Salarial Inadecuada) con un 50%, seguida de C9 (percibe poca importancia a sus opiniones) con 24%, mientras que la causa C10 (otros), no muestran ninguna incidencia en el nivel de insatisfacción de los empleados de esta área.

C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 C9 C100%

20%

40%

60%

80%

100%

3%9%

4% 7%3% 1%

7%

47%

20%

0%

CAUSAS DEL NIVEL DE INSATISFACCION EN LA EMPRESA

Gráfica 6. Causas de Insatisfacción en toda la empresa

En la gráfica 6, encontramos la frecuencia de insatisfacción de los empleados de la empresa para las diferentes causas propuestas, podemos observar que la causa que más incide en la insatisfacción con el clima laboral es C8 (Política Salarial Inadecuada) con un 47%, seguida de C9 (percibe poca importancia a sus opiniones) con 20%, mientras que la causa C10 (otros), no muestran ninguna incidencia en el nivel de insatisfacción de los empleados.

DIAGRAMAS DE PARETO

Para analizar las causas con mayor porcentaje de incidencia en los niveles de insatisfacción utilizaremos la herramienta de Diagramas de Pareto.

CAUSAS

NRO.EMPLEADOS

FRECUENCIA

FREC. ACUMULADA

C8 10 40% 40%

C2 6 24% 64%

C9 3 12% 76%

C4 2 8% 84%

C7 2 8% 92%

C1 1 4% 96%

C3 1 4% 100%

C5 0 0% 100%

C6 0 0% 100%

c10 0 0% 100%

Tabla 4. Área Administrativa

C8 C2 C9 C4 C7 C1 C3 C5 C6 c100%

20%

40%

60%

80%

100%

40%24%

12% 8% 8% 4% 4% 0% 0% 0%

40%

64%

76%84%

92% 96% 100% 100% 100% 100%

DIAGRAMA DE PARETO AREA ADMINISTRATIVA

FREC

FREC. ABSOLUTA

Gráfica 7.Pareto Área Administrativa

El 76% de los empleados manifestaron encontrarse insatisfechos por el 24% de las causas originadas

Las tres causas de mayor incidencia son:

C8 Política salarial inadecuada.

C2 Condiciones Inadecuadas del puesto de trabajo.

C9 Percibe poca importancia a sus opiniones.

ASPECTOS

NRO.EMPLEADOS

FRECUENCIA

FREC.ACUMULADA

A8 25 50% 50%

A9 12 24% 74%

A4 3 6% 80%

A7 3 6% 86%

A3 2 4% 90%

A5 2 4% 94%

A1 1 2% 96%

A2 1 2% 98%

A6 1 2% 100%

A10 0 0% 100%

Tabla 5. Área Operativa

C8 C9 C4 C7 C3 C5 C1 C2 C6 C100%

20%

40%

60%

80%

100%

50%

24%

6% 6% 4% 4% 2% 2% 2% 0%

50%

74%80%

86%90%

94% 96% 98% 100% 100%DIAGRAMA DE PARETO AREA OPERATIVA

FREC

FREC. ABSO-LUTA

Gráfica 8. Pareto Área Operativa

El 80% del nivel de insatisfacción de los empleados del área operativa se debe al 30% de las causas. Las causas con mayor incidencia en el nivel de insatisfacción con el clima laboral son:



C4 Poco apoyo al desarrollo personal y profesional

CAUSAS

NRO.EMPLEADOS

FRECUENCIA

FREC.ACUMULADA

C8 35 47% 47%

C9 15 20% 67%

C2 7 9% 76%

C4 5 7% 83%

C7 5 7% 89%

C3 3 4% 93%

C1 2 3% 96%

C5 2 3% 99%

C6 1 1% 100%

C10 0 0% 100%

Tabla 6. Toda la empresa

C8 C9 C2 C4 C7 C3 C1 C5 C6 C100%

20%

40%

60%

80%

100%

47%

20%

9% 7% 7% 4% 3% 3% 1% 0%

47%

67%

76%83%

89%93% 96% 99% 100% 100%DIAGRAMA DE PARETO TODA LA EMPRESA

FREC

FREC. ABSO-LUTA

Gráfica 9. Pareto toda la empresa

El 76% de la insatisfacción de los empleados de la compañía se debe al 24% de las causas. Las causas asociadas al nivel de insatisfacción de los empleados son:



C2 Condiciones Inadecuadas del puesto de trabajo.

PLAN DE ACCION PROPUESTO POR LA GERENCIA:

La gerencia aprobó la realización de:

1. Fiesta de integración a mediados y fin de año2. Celebración con torta, gaseosa y mecatos a fin de cada mes de todos los cumpleaños (si

aplica)3. Inclusión dentro del Plan de formación de un conjunto de charlas de motivación que

permita aumentar la motivación.

ANALISIS DE EFICACIA DEL PLAN DE ACCION PROPUESTO POR LA GERENCIA

META: Lograr la satisfacción y motivación del personal administrativo y operativo de la empresa; para mejorar el clima laboral y cumplir con los objetivos de productividad y competitividad propuestos.

No.EVALUACION DE

ACCIONES

ACCIONES PROPUESTAS

Acción No. 1:Fiesta de

integración

Acción No. 2:Celebraciones de cumpleaños cada

mes

Acción No. 3:Plan de

motivación

1Coherencia de la acción con el cumplimiento de la meta

1 1 1

2Orientación proactiva de la acción

1 1 1

3 Viabilidad de la acción 3 3 3

4Oportunidad de los resultados de la acción implementada, para la toma de decisiones.

1 1 2

5

La acción propuesta ataca directamente las causas que generan la desmotivación e insatisfacción del personal

1 1 1

TOTAL 7 7 8EFICACIA Baja : 1 Media: 2 Alta: 3 Acción eficaz: ≥ 10 Acción ineficaz ≤10

RESULTADOSEvaluación de la eficacia de las actividades en el logro de la meta.

ACCIONES VALOR TOTALANÁLISIS EFICACIA

Fiesta de integración a mediados y fin de año 7 IneficazCelebración con torta, gaseosa y mecatos a fin de cada

mes de todos los cumpleaños (si aplica) 7 Ineficaz

Inclusión dentro del Plan de formación de un conjunto de charlas de motivación que permita aumentar la

motivación8 Ineficaz

Conclusiones:

1. No existe coherencia entre el objetivo propuesto que ataca la desmotivación e insatisfacción de los empleados y las acciones planeadas.

2. Las acciones no son orientadas de manera proactiva, ya que la toma de iniciativa en el desarrollo de acciones creativas y audaces para generar mejoras no son adecuadas para atacar las causas que inciden en el problema detectado.

3. Las acciones son viables, por cuanto involucran el personal y no requieren una alta inversión de presupuesto.

4. La evaluación de los resultados no es oportuna, ya que las acciones (1 y 2) se efectuaran por periodo de un año

5. Las acciones contempladas en el plan propuesto no ataca las causas que originan la desmotivación e insatisfacción de los empleados

GRUPO ELITECONSULTORIAS & ASESORIAS PROFESIONALES

“Especialistas en Mejoramiento de Productividad”

ÍtemSITUACION A

MEJORARACTIVIDADES OBJETIVOS ESTRATEGIAS

FECHA DE

INICIO

FECHA LIMITE

METAS INDICADORES RESPONSABLES PRESUPUESTO

1C2. Condiciones inadecuadas del puesto de trabajo

1Realizar un análisis ocupacional de los puestos de trabajo

Identificar los factores de riesgo que están incidiendo en la insatisfacción de los empleados

Gestionar con la Administradora de Riesgos Laborales la inspección a las áreas de trabajo

Mayo 2014

Agosto 2014

Mejorar las condiciones

laborales de los empleados

APT

Oficina de Salud OcupacionalCOPASORecursos Humanos

$ 15.000.000

2

Diseñar un mapa para identificar los factores de riesgos que puedan incidir en las actividades laborales de los empleados de las diferentes áreas administrativas y operativas

Clasificar los riesgos laborales, encontrados en las áreas de la empresa

Solicitar a la ARL el diseño del mapa de riesgos identificados y su tratamiento

Agosto2014

Octubre 2014

RL

ARLOficina de Salud OcupacionalCOPASORecursos Humanos

3

Identificar las principales riesgos laborales en las áreas de trabajo de los empleados de la empresa

Determinar los riesgos directamente relacionados con la disminución de la productividad de los empleados

Octubre 2014

Noviembre

2014

Oficina de Salud OcupacionalCOPASOARL

4Tratar los riesgos identificados en áreas de trabajo

Minimizar riesgos laborales encontrados

Enero 2015

Mayo2015

RI

Oficina de Salud OcupacionalCOPASOARL

5Establecer controles en las áreas de trabajo de los empleados

Prevenir la ocurrencia de enfermedades profesionales y accidentes laborales

Mayo2015

Julio2015

RC

Oficina de Salud OcupacionalCOPASO

6Evaluar controles implementados

Identificar la efectividad de los controles y Tomar decisiones encaminadas a cumplir la meta trazada

Establecer un programa de medición y control de riesgos

Julio 2015

Periódico

Cada 3 meses

EFCI

Oficina de Salud OcupacionalCOPASO

2

C4. Poco apoyo al

1 Aplicar test psicológicos a los empleados y tabular resultados

Identificar las principales necesidades de formación de los empleados de la empresa

Contratar un coach para implementar una jornada de entrenamiento y detectar las principales necesidades de los empleados

Mayo 2014

Junio 2014

Establecer una política de apoyo al

desarrollo personal y

FE Oficina de Recursos Humanos

Equipo Psicológico$ 10.000.000

desarrollo personal y profesional

profesional de los empleados

2Clasificar las necesidades de formación en un orden de mayor a menor impacto

Establecer un listado de capacitaciones que ataquen directamente las necesidades detectadas

Solicitar apoyo a los psicólogos del área de Recursos Humanos para la aplicación y desarrollo de los test.

Oficina de Recursos Humanos

Equipo Psicológico

3

Diseñar un programa de capacitaciones enfocado a la formación, motivación y crecimiento personal y profesional de los empleados en las distintas áreas de interés

Capacitar al personal en los temas de mayor interés; de acuerdo con su formación profesional y sus aspiraciones personales

Realizar las capacitaciones periódicas en el personal de la

empresa

Junio 2014

Julio 2014

ERCOficina de Recursos

HumanosEquipo Psicológico

4Ejecutar Plan de capacitaciones y medir el impacto de los resultados.

Julio 2014

Periódico cada

6 meses

CPPOficina de Recursos

HumanosEquipo Psicológico

3C8. Política Salarial inapropiada

1Revisar la política salarial existente

Ofrecer una remuneración equilibrada y constante a los empleados; Y estimular a que realicen mucho mejor su trabajo.

Hacer revisión de las políticas establecidas

en la empresa

Junio 2014

Agosto 2014

Establecer una Política salarias adecuada, basada en la articulación del salario con la productividad

SPS

GerenciaDepartamento Financiero

$ 15.000.000

2 Realizar un benchmarkingAnalizar el mercado laboral en materia de

salarios

Agosto 2014

Diciembre 2014


3 Valorar puestos de trabajoDeterminar la

productividad de cada empleado

Agosto 2014

Diciembre 2014


4Verificar rentabilidad de la empresa para realizar ajustes salariales

Estudiar presupuestalmente la

viabilidad de reajustar los salarios

de los empleados

Diciembre 2014

Febrero 2015


4C9. Percibe poca importancia a sus opiniones

1Emplear herramientas para generar una cultura de empoderamiento en los empleados.

Hacer partícipe al personal con la toma de decisiones de la empresa

Establecer la conformación de

grupos auto dirigidos

Agosto 2014

Diciembre 2014

Aumentar la satisfacción de los empleados

PWGerencia

Oficina de Recursos Humanos

$ 10.000.0002

Capacitar los empleados en la herramienta de empoderamiento

3

Realizar reuniones con los grupos para toma de decisiones que afecten directamente las áreas de trabajo de los empleados

Emplear la metodología de

lluvia de ideas para tomar decisiones

Enero 2015

Periódico cada 2 meses

BSGerenciaOficina de Recursos Humanos

INDICADOR VARIABLES FORMULA ESTADO ACTUAL

UMBRAL(VALOR A LOGRAR

O MANTENER

)

RANGOS DE GESTION

ROJO AMARILLO VERDE

APT NR NTR

APT= NRNTR

∗100 DESCONOCIDO

0% ¿10% ¿0% y≤10% 0%Análisis

Ocupacional de los puestos de

Trabajo

Número de riesgos detectados en cada

área de trabajo

Número total de riesgos en todas las

áreas evaluadas

RL NRL NTR

RL= NRLNTR

∗100 DESCONOCIDO 0% ¿5% ¿0% y≤5% 0%

Riesgos laborales

Número de riesgos laborales que inciden directamente en las actividades laborales

Número total de riesgos en todas las

áreas evaluadas

RI RT TRD

RI= RTTRD

∗100 DESCONOCIDO

100% ¿80% ¿80% y≤90%> 90%

Riesgos identificados asociados a la

disminución de la productividad

Número de riesgos tratados

Total de riesgos detectados

RC NRC TRD

RC=NRCTRD

∗100 DESCONOCIDO

100% ¿80% ¿80% y≤90%> 90%Eficiencia en la minimización de riesgos laborales

Número de riesgos controlados

Total de riesgos detectados

EFCI NCE NTCI

EFCI= NCPNTC

∗100 0% 100% ≤60% ¿60% y ≤90%¿90%Efectividad de los

controles implementados para cumplir las

metas

Número de controles que han tenido

impactos positivos en la empresa

Número total de controles

implementados

FE NFT NT

FE= NFTNT

∗100 0% ≥60% ≤30% ≥30% y ≤60%≥60%Apoyo en el desarrollo de los

empleados

Número de necesidades de

formación tratadas

Número de razones principales detectadas

ERC NC NTCP

ERC= NCNTCP

∗100 0% ≥95% ¿90% ≥90% y<95%≥95%Efectividad en la

realización capacitaciones programadas

Número de capacitaciones realizadas en el

semestre

Total capacitaciones programadas en el

semestre

CPP NEC TE

CPP= NECNTCP

∗100 0% ≥90% ¿80% ≥80% y<90%≥90%Capacitación de los empleados

Número de empleados

capacitados en sus áreas de trabajo

Total de empleados

SPS P Encuesta para determinar el porcentaje de empleados que se encuentran satisfechos con las

políticas salariales

53% ≥80% ¿53% ≥53% y<80%≥80%Satisfacción de los empleados con las políticas salariales

Porcentaje de satisfacción de los empleados con las políticas salariales

PW EP TEP

PW= EPTEP

∗100 0%Eficacia en las capacitaciones de empoderamiento

Número de empleados que

adquieren la cultura de empoderamiento

Total de empleados capacitados en

empoderamiento

BS ITD NIBS= ITD¿ ∗100

0%Porcentaje de

ideas Número de ideas

adoptadasNúmero de ideas

propuestas

provenientes de la lluvia de ideas

adoptadas por la empresa

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