F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

1

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

LA

GESTIÓN DOCUMENTAL

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

2

GESTIÓN DOCUMENTAL:

• INTRODUCCIÓN: El secreto de los Reyes Magos: ¡Un cambio necesario!

1. ¿QUÉ SE ENTIENDE POR GESTIÓN DOCUMENTAL?

• En una empresa ¿quién se encarga de esta tarea?

• Herramientas básicas.

• Las nuevas tecnologías: cambios y mejoras.

2. ESTRUCTURA PARA CLASIFICACIÓN DE DATOS: TRES PATAS PARA UN CAMBIO.

• DOCUMENTOS INTERNOS SUJETOS A GESTIÓN DOCUMENTAL:

� Memorando, circular, notificación, manuales, bancos, etc. etc.

• ¿EN BASE A QUÉ SE CLASIFICAN ESTOS DOCUMENTOS?

� Elementos esenciales de estos documentos.

� Otros datos indicadores.

• MÉTODOS PARA REGISTRAR LA DOCUMENTACIÓN INTERNA:

� Sugerencias:

� Codificación adaptada. Ejemplos.

� Codificación en base a la tipología de documentos.

� Registrar, relacionar las tablas. Ejemplos.

� Archivar documentos anteriores.

3. ¿CÓMO ARCHIVAR CORRESPONDENCIA?

� Tipos de correspondencia.

� Métodos de codificación.

� Tablas de registro.

� Supuestos para ejercitar la práctica.

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

3

4. SI YA NOS HEMOS MODERNIZADO………

• LA GESTIÓN DE COMPRAS Y SU CIRCUITO DOCUMENTAL:

� ¿Que documentos surgen en este proceso?

• ¿CÓMO LLEGAR A ARCHIVAR ESTA DOCUMENTACIÓN?

� Elaboración de la tabla de Archivo Documental.

� Creación de una carpeta por Área.

� Elaboración de los lomos e índices siguiendo el registro.

5. APLICACIÓN DE LAS 5S EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL.

� Denominación, concepto y objetivo particular.

� Etapas de las 5S.

� Consecuencias.

6. ¿SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, O SISTEMAS DE GESTIÓN DE

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS?

� Criterios generales a tener en cuenta.

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

4

INTRODUCCIÓN: El secreto de los Reyes Magos: ¡Un cambio necesario!

Año 0 solo un niño, pero con el paso del tiempo, la población ha crecido, y la

situación se estaba volviendo insostenible. El control del almacén era una pesadilla,

las cartas de los niños se amontonaban. Finalmente, los Reyes Magos decidieron

actuar, se compraron un escáner. Luego, muchos mas, y un programa de gestión

documental.

Luego fue preparar la estructura para clasificar los datos de millones de niños/as de

todo el mundo. No fue fácil. En un carpeta estarían todos los niños/as del mundo.

Luego, una carpeta para cada país, cada provincia, cada ciudad o pueblo, cada

barrio, cada calle, cada casa, cada piso. Y, finalmente, una carpeta para cada

niño/a.

A continuación, los Tres Reyes Magos crearon su perfil de usuario.

Ahora, ya podían empezar a digitalizar sus papeles (escanearon, destruyeron los

papeles) y después de muchos meses…. Todo ha cambiado.

El archivo esta vacio

La base de datos completa

Los pajes consultan los datos sin moverse.

Ahora, cuando llega una carta de un niño/a…….

Después de 2000 años, los Reyes Magos se han modernizado.

1. ¿QUÉ SE ENTIENDE POR GESTIÓN DOCUMENTAL?

Se entiende por Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

5

manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando todos los sistemas de apoyo de la actividad administrativa. El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación legible por computador. Poco después se comienza también a usar registros electrónicos para inventariar documentación administrativa en soporte papel. Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico. Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los administradores y archiveros. En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

6

2. ESTRUCTURA PARA CLASIFICACIÓN DE DATOS: TRES PATAS PARA

UN CAMBIO.

• DOCUMENTOS INTERNOS SUJETOS A GESTIÓN DOCUMENTAL:

� Memorando, circular, notificación, manuales, etc. etc.

Existen diferentes tipos de documentos para ser usados en las organizaciones, algunos son para registrar la parte administrativa, otros, para todo lo referente a la prestación del servicio.

Todos los documentos al igual que las normas, usos, distribución y elementos, podrían ser readaptados por cada empresa, o bien ser diseñados a conveniencia de la misma.

� Circular .

Normas:

1.- Será emitida y firmada por el personal directivo. Las normas e instrucciones que se establezcan a través de ella, tendrán carácter de obligatoriedad para todo el personal.

2.- Cuando se trate de instrucciones temporales, la respectiva Circular deberá indicar el período de vigencia establecido. De no ser factible dicha indicación, se anulará oportunamente mediante la emisión de una Circular que haga referencia a la Circular que se anula.

3.- Cada Supervisor debe comunicar y tratar el contenido de las circulares con el personal a su cargo. Asimismo, son responsables por la supervisión en cuanto a su cumplimiento y por el control de archivos de las mismas.

Usos:

1.- Dictar instrucciones de carácter permanente o temporal para todo el personal.

2.- Dar a conocer al personal las políticas adoptadas por la presidencia.

3.- Establecer cambios parciales o generales en la estructura organizativa.

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

7

Distribución: - El original: área emisora. - Copias: Supervisores, quienes archivarán una copia para su control e información y utilizarán la otra para hacerla del conocimiento y observación de sus subordinados.

� Notificación .

Normas:

1.- La comunicación establecida a través de la Notificación, tendrá carácter obligatorio para todo el personal o para quien expresamente se indique en la misma. 2.- Será emitida por Personal Directivo y/ Supervisores.

Usos:

1.- Informaciones recibidas.

2.- Decretos o resoluciones.

3.- Noticias e informaciones de interés para la organización.

4.- Aspectos de carácter preventivo sobre asuntos administrativos, operativos, legales y otros.

5.- Nombramientos de empleados.

Distribución: - Original: área emisora.

- Copias: Supervisores, quienes archivarán una copia para su control e información y utilizarán la otra para hacerla del conocimiento y observación de sus subordinados.

� Memorando .

Normas:

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

8

1.- Tienen carácter de comunicación formal entre una Línea de mando a otra; en consecuencia, serán emitidos por los Supervisores o representantes de la Línea.

2.- Toda respuesta a un Memorando, previamente cursado, deberá referirse a la codificación del Memorando que se va a contestar.

Usos. 1.- Instruir o informar dentro del área de actividades de cada funcionario sobre actividades específicas, de acuerdo a las atribuciones señaladas a cada quien y dentro de las normas y disposiciones vigentes sobre la materia.

2.- Llamar la atención o poner sobre aviso al personal en las diferentes materias originadas por las actividades normales.

3.- Servir de recordatorio de asuntos previamente tratados entre las partes interesadas.

4.- Cualquier información de la que se desee dejar constancia escrita.

Distribución.

Entre las partes.

� Cursos, Seminarios, Charlas, Otros .

Invitación.

Exposición de motivos.

Certificado (fotocopia al concluir).

� Manuales y procedimientos.

Normas: 1.- Serán producidos por un Asesor de Calidad o cualquier otro, previa autorización del Personal Directivo.

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

9

2.- Las políticas y normas contenidas en las circulares, se tendrán como fundamento para realizar los ajustes operativos de los sistemas vigentes o la emisión de nuevos manuales en los casos que así se requieran.

3.- Cada Supervisor que reciba un manual, Instructivo, Procedimiento, deberá dar a conocer y comentar con su personal asignado el contenido de dicho instrumento. 4.- Las observaciones producidas por la aplicación de los mismos, deben ser dirigidas por escrito al Asesor de Calidad o ente emisor.

5.- Deben ser mantenidos bajo la custodia y responsabilidad de los Supervisores a quienes se les entregan dichos instrumentos.

6.- Deben ser de libre consulta para el personal bajo su adscripción que lo requiera.

7.- El responsable de la custodia de los manuales debe mantenerlos actualizados, de acuerdo a las modificaciones, agregados o sustituciones que oportunamente se hagan.

Usos: 1.- Procedimientos, normas, relacionadas con el área de prestación de servicios de la Organización, los cuales deben ser formar parte de la documentación de la misma.

2.- Resaltar aspectos de carácter preventivo, correctivo sobre asuntos administrativos, operativos, legales y otros del área en cuestión.

Distribución:

- Original: área emisora.

- Copias: Supervisores, quienes archivarán una copia para su control e información y utilizarán la otra para hacerla del conocimiento y observación de sus subordinados.

� Informe Técnico

Exposición de motivos

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

10

Despliegue de eventos ejecutados o por realizar, que evidencien la elaboración de un proyecto que cumpla o puedan llegar a cumplir con objetivos propuestos.

� Metodologías .

Breve descripción del diseño y de la Técnicas de recolección de información, y de Análisis. Presentación del método y muestra. Si es trabajo de campo señalar, entre otros: Estudio previo, Equipo de trabajo necesario (grabadoras, cámaras fotográficas, cámaras de video, etc.), Elaboración del informe del trabajo de campo, Estimación del personal necesario y costos.

� Manuales Instructivos

Normas, uso y distribución.

Descripción de campos.

� Manual de Organización

- Breve reseña histórica

- Visión

- Misión

- Organigrama estructural

- Descripción de funciones y responsabilidades

- Normas, Políticas, Objetivos

� Manual de Calidad

- Mapa de proceso general.

- Respuestas a cada una de las exigencias de la norma base, a saber ISO: control de documentos, información de cada uno de los procesos, validación de los procesos de las operaciones de producción y de servicio, auditoria interna, acciones correctivas, acciones preventivas, instalación de equipos.

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

11

� Manual de Usuario

- Navegación de la Aplicación: entrada a la aplicación, elementos para navegar, pantalla del sistema, barras, teclas y botones usadas en el sistema, visión general de la aplicación o sistema, salida.

- Descripción de los Módulos

- Errores.

� Propuesta, Presentación de un Proyecto

- Justificación.

- Desarrollo o propuesta

- Cronograma de actividades.

- Anexos

• ¿EN BASE A QUÉ SE CLASIFICAN ESTOS DOCUMENTOS?

Elementos esenciales en todo documento.

Bien para registrar la parte administrativa, como lo referente a la prestación del servicio, existen unos elementos mínimos que todo documento debe contener .

Algunos elementos señalados, se describen en acción futura , ya que se refiere a lo que debe contener ; pero si el documento es de un producto, deberá pasar describirse la acción en pasado .

Por lo que para registrar el documento nos fijaremos en alguno de los siguientes elementos posibles:

• Índice o Sumario .

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

12

Contenido del documento a presentar expresado en términos de descripción -títulos- y número de la página (opcional).

• Introducción . (Opcional)

Breve descripción sobre el contenido del documento. Debe indicar claramente el tema a tratar (objetivo), así como también, a quién está dirigido y en qué forma está estructurado. Puede hacer mención a antecedentes, así como también, reseñar el aporte -valor agregado- o contribución, a que se llegará con la presentación de dicho documento.

• Fuentes bibliográficas o Referencias .

Contenido de todas aquellas citas bibliográficas las cuales sustentaron la elaboración del documento. Debe mencionar: autor, título, lugar, año.

En la bibliografía se registrarán las obras que tratan el tema, implícita o explícitamente, no es recomendable citar obras de cultura general, como enciclopedias, diccionarios, etc.

• Desarrollo .

Desarrollo del documento

• Conclusión . (Opcional).

Resultado al cual se pudo llegar con el desarrollo del tema presentado.

• Anexos . (Opcional).

Contendrán todos aquellos instrumentos, gráficos, cuadros, actividades, etc., los cuales sustentaron la elaboración del documento y que ilustran el mismo.

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

13

• MÉTODOS PARA REGISTRAR LA DOCUMENTACIÓN INTERNA:

Una vez visto los documentos a utilizar, es necesario codificarlos y registrarlos para poderlos archivar y llevar el control de los mismos.

Existen diferentes formas para registrar la documentación dependiendo del tipo de organización, o bien de las modificaciones que se hagan a conveniencia del responsable de ello.

1.- Establecer una codificación que se adapte a la organización .

Puede elegir según la Estructura Organizativa de su empresa, o bien de los servicios prestados.

Veamos un ejemplo, supongamos que su empresa tiene una estructura similar al Organigrama mostrado en la fig.1 .

El código para la unidad/área podría ser el formado por tres dígitos, tres letras, o la combinación de letras, dígitos y caracteres especiales. Lo importante es que relacione a la unidad/área organizativa y que se tenga cuidado en no repetir el código.

Siguiendo el ejemplo, veamos la tabla resultante mostrada a continuación.

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

14

2.- Formar una codificación para los tipos de documentos . Podría ser la mostrada en la Tabla 2.

3.- Relacionar en una Tabla las dos codificaciones anteriores, es decir, escriba el código de la Tabla1 , seguido el código de la Tabla2 , seguido el correlativo, seguido una breve descripción. Puede agregar fecha de actualización y ubicación. Veamos la tabla resultante.

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

15

De la Tabla3 podemos decir: que la organización tiene un formulario para selección de personal denominado: "Oferta de Empleo", el código resultante seria: RHHFOR01 que se elaboró el 03/02/04.

Podemos decir también -siguiendo el ejemplo- que el código: SE1O/P01 es la primera orden de pago de pago para el año 2004.

Puede que al principio el código sea nemotécnico (para memorizar), pero dependiendo de la estructura pudiera no ser el caso. No debemos preocuparnos si al principio el resultado del código es un poco complicado, ya que al cabo de unos días ya nos habremos acostumbrado.

Una última recomendación, el registro y actualización de la documentación debe ser llevada por una unidad o persona que tenga acceso tanto a las relaciones internas como externas de la Organización.

3. ¿CÓMO ARCHIVAR CORRESPONDENCIA?

La forma de registrar las correspondencias, puede ser adaptada por la organización, o bien puede ser modificada también a su conveniencia.

1.- Establezca una codificación que se adapte al tipo de organización, al número de trabajadores, entradas de documentos, estilo de dirección y control de las actividades, etc.

2.- Forme una codificación para los tipos de documentos.

3.- Escriba una codificación para relacionar el medio o envío de la correspondencia recibida o enviada. Puede ser la mostrada en la Tabla 4.

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

16

4.- Escriba una codificación para relacionar el tipo de clientes internos y externos que tiene su empresa. Podría ser la mostrada en la Tabla 5.

5.- Relacione en un formulario, el cual podría ser en Excel, los siguientes campos señalados a continuación:

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

17

Del formulario ejemplo, podemos decir del código: CRCAR03-001, que se Recibió una carta de un Cliente, (CAN=CANTV), la Evaluación de Registro de Proveedores.

Por otro lado, podemos decir -siguiendo el ejemplo- que en ese mes solo recibió una cotización a través del Fax, registrado: CRCOT03-001, para un despacho de productos.

Seria recomendable que el correlativo sea llevado durante todo el año , y que no haya cambios durante el mismo.

Recuerde que cada Organización tiene su manera de llevar sus documentos, cuando se trate de Circulares, Memos, Cartas, etc., el documento respuesta, debe hacer mención y estar relacionado al respectivo documento emisor ya sea interno o externo.

Tenga en cuenta, para los casos de entes gubernamentales, que a través de comunicados como Gacetas Oficiales, podrían indicarle a su Organización la manera cómo debe registrar y llevar sus Documentos, Correspondencias, etc.

Una última recomendación, el registro de Correspondencias debe ser llevada por una unidad o persona que tenga acceso tanto a las relaciones internas como externas de la Organización.

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

18

4. SI YA NOS HEMOS MODERNIZADO………

• LA GESTIÓN DE COMPRAS Y SU CIRCUITO DOCUMENTAL:

Para desarrollar una buena política de compras, es necesario analizar, valorar y comparar las ofertas solicitadas una vez que las hayamos recibido; este paso es un requisito imprescindible para no tomar decisiones equivocadas.

La petición de ofertas y presupuesto se puede enviar para adquirir un producto de compra habitual o un producto nuevo. En el primer caso, como la empresa dispone un fichero de proveedores, la oferta recibida se contrasta con la del último suministrador de cada material.

Si no disponemos de datos de referencia, segundo de los casos, el estudio comparativo se hace de todas las ofertas recibidas.

Para muchas empresas las fuentes de aprovisionamiento suelen cambiar de temporada en temporada. Por ejemplo, las tiendas de ropa necesitan comprar abrigos, trajes de otoño, bañadores o vestidos de verano; como es obvio, esta variedad de artículos se obtiene de distintos fabricantes. Por eso es conveniente llevar un fichero de los proveedores habituales . Además, el departamento comercial debe conservar, al menos, una copia de las operaciones que realiza el personal de sus distintas secciones; y también es imprescindible que el comprador tenga a su disposición toda la información posible sobre las empresas o personas con las que debe mantener relaciones comerciales.

La finalidad de este fichero es poder obtener rápidamente los datos de los suministradores para solicitar, presupuesto, información o enviar los pedidos. Las condiciones que debe reunir un fichero son:

• Que contenga todos los datos necesarios, rigurosamente actualizados. • Que las fichas estén ordenadas o clasificadas, bajo un sistema de fácil

localización.

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

19

• Que exista un duplicado en lugar seguro, para los casos de extravío o hurto.

La ficha del proveedor es un documento que usa todo el personal de compras, sin ella su trabajo sería poco menos que imposible. El contenido de una ficha de modelo estándar es el siguiente:

• Datos de identificación del proveedor: nombre o razón social, cif, código, dirección completa, teléfono, fax, etc.

• Artículos que fabrica o comercializa: modelos, tallas, colores, unidades de venta, lotes, etc.

• Condiciones comerciales: precio, descuentos, forma de pago, plazo de entrega, gastos, envases, transporte, seguro, servicios que proporciona, etc.

• Observaciones: aquí se suele anotar el resultado de las pruebas realizadas a las pruebas realizadas a las muestras o los informes recibidos.

En la figura siguiente podemos ver la ficha que se guarda sobre el proveedor TEJIDOS FERRER. Esta empresa está domiciliada en Reus, Tarragona, y fabrica tejidos para: tapicería de muebles (sillas y sofás), tapicería del automóvil y otros complementos del hogar (cortinas y estores).

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

20

Las fichas de proveedores deben estar debidamente ordenadas y clasificadas, para agilizar la localización y consulta de datos. Los sistemas de clasificación que más se emplean son:

� Orden alfabético: utiliza en nombre o la razón social del proveedor. Los nombres de personas se ordenan siguiendo el orden de los apellidos (primer apellido, segundo apellido y nombre). Para clasificar las empresas se toma como palabra la ordenatriz el nombre o razón social.

� Orden numérico o alfanumérico: se asigna a cada proveedor un código formado por números (el CIF o el NIF), letras (unas siglas de clasificación) o una combinación de números y letras. Cuando el código de identificación es un número las fichas se clasifican siguiendo el orden

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

21

creciente de la numeración. Si el código está formado por letras y números, es preciso separara la serie (parte alfabética) de los números.

� El sistema mixto: consiste en agrupar las empresas por provincias, ciudades, distritos, etc. Y después se aplica el orden alfabético o el alfanumérico según el sistema de codificación asignado a cada proveedor.

Las operaciones que se realizan en las secciones de compras, almacén, fabricación, ventas, etc., deben quedar debidamente reflejadas en soportes materiales para que exista constancia de las mismas. Además, cada vez que se cambia un producto de lugar o se transforma un material debe existir una información documental que respalde o justifique dicho cambio.

Los documentos, justificantes, órdenes o partes de trabajo forman el flujo administrativo del stock. Este se inicia cuando hay que abastecer al almacén de materias primas, mercancías, envases, etc. El flujo de documentos refleja los acontecimientos de la actividad empresarial y transmiten la información entre las distintas secciones o departamentos de la organización o entre las personas que dan las órdenes y aquellas que las ejecutan. Por ejemplo, cuando el departamento de ventas recibe un pedido de clientes se elabora un documento dirigido a los operarios, por el cual se transmite la orden de preparar un envío. Generalmente, las relaciones comerciales entre empresas, compraventa o prestación de servicios, se inician con petición de ofertas y presupuestos.

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

22

Después tiene lugar la negociación, y una vez establecidos los acuerdos, el flujo de documentos entre el proveedor y el cliente sigue el orden natural de los acontecimientos. Como podemos observar el cliente – comprador mediante el pedido solicita bienes, servicios o ambos. El proveedor – vendedor entrega las mercancía solicitadas o presta el servicio y para dejar constancia emite el correspondiente albarán. El proveedor expide la correspondiente factura, según los acuerdos establecidos y en ella detalla los artículos vendidos, los precios aplicados, las condiciones de pago, etc. El comprador hace efectivo el pago de su deuda (importe de la factura) mediante cheque, transferencia bancaria, letras de cambio, etc.

Esta cadena de documentos se repite cada vez que la empresa necesita aprovisionarse de algún artículo para cubrir sus necesidades o los clientes demandan los productos que ella oferta.

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

23

• ¿CÓMO LLEGAR A ARCHIVAR ESTA DOCUMENTACIÓN?

1.- Elabore una Tabla: Archivo de Documentos , que relacione la información de documentos elaborados en la Organización, presentados a Entes Externos y cualquier otra categoría que aplique.

Puede ser similar a la mostrada en la Tabla 9.

2.- Cree una Carpeta para cada Área.

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

24

3.- Dependiendo de la información que tenga, elabore los lomos e índices siguiendo el registro de la Tabla 9.

4.- Puede usar la misma codificaron tanto para los archivos físicos cono electrónicos.

5. APLICACIÓN DE LAS 5S EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL.

Denominación, concepto, y objetivo particular.

El método de las 5S, así denominado por la primera letra (en japonés) de cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples.

Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral. Las 5S han tenido una amplia difusión y son numerosas las organizaciones de diversa índole, las que han integrado dentro de su política la implantación de este sistema.

La integración de las 5S satisface múltiples objetivos. Cada 'S' tiene un objetivo particular:

Denominación Concepto Objetivo particular

Español Japonés

Clasificación Seiri Separar innecesarios

Eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil

Orden Seiton Situar necesarios Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz

Limpieza Seisō Suprimir suciedad

Mejorar el nivel de limpieza de los lugares

Normalización Seiketsu Señalizar anomalías

Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden

Mantenerla Shitsuke Seguir Fomentar los esfuerzos en este

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

25

disciplina mejorando sentido

Por otra parte, la metodología pretende:

• Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal. Es más agradable y seguro trabajar en un sitio limpio y ordenado.

• Reducir gastos de tiempo y energía en la búsqueda de documentación.

• Reducir riesgos de accidentes. • Mejorar la calidad de la producción,

distribución, información,… • Seguridad en el trabajo.

Etapas y consecuencias.

Aunque son conceptualmente sencillas y no requieren que se imparta una formación compleja a toda la plantilla, ni expertos que posean conocimientos

sofisticados, es fundamental implantarlas mediante una metodología rigurosa y disciplinada.

Se basan en gestionar de forma sistemática los elementos de un área de trabajo de acuerdo a cinco fases que requieren esfuerzo y perseverancia para mantenerlas.

1. Clasificación ( seiri ): separar innecesarios

Es la primera de las cinco fases. Consiste en identificar los elementos que son necesarios en el área de trabajo, separarlos de los innecesarios y desprenderse de estos últimos, evitando que vuelvan a aparecer. Asimismo, se comprueba que se dispone de todo lo necesario.

Algunas normas ayudan a tomar buenas decisiones:

• Se desecha todo lo que se usa menos de una vez al año. Sin embargo, se tienen que tener en cuenta los elementos que, aunque de uso

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

26

infrecuente, son de difícil o imposible reposición. Ejemplo: Es posible que se tenga papel guardado para escribir y deshacerme de ese papel debido que no se utiliza desde hace tiempo con la idea de adquirir nuevo papel llegado de necesitarlo. Pero no se puede desechar una soldadora eléctrica sólo porque hace 2 años que no se utiliza, y comprar otra cuando sea necesaria. Hay que analizar esta relación de compromiso y prioridades. Hoy existen incluso compañías dedicadas a la tercerización de almacenaje, tanto de documentos como de material y equipos, que son movilizados a la ubicación geográfica del cliente cuando éste lo requiere.

• De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta (por ejemplo, en la sección de archivos, o en el almacén en la fábrica).

• De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy lejos (típicamente en un armario en la oficina, o en una zona de almacenamiento en la fábrica).

• De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por día se deja en el puesto de trabajo.

• De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por hora está en el puesto de trabajo, al alcance de la mano.

• Y lo que se usa al menos una vez por hora se coloca directamente sobre el operario.

Esta jerarquización del material de trabajo prepara las condiciones para la siguiente etapa, destinada al orden (seiton).

El objetivo particular de esta etapa es aprovechar lugares despejados.

2. Orden ( seiton ): situar necesarios

Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.

Se pueden usar métodos de gestión visual para facilitar el orden, identificando los elementos y lugares del área. Es habitual en esta tarea el lema (leitmotiv) «un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar». En esta etapa se pretende organizar el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las pérdidas de tiempo como de energía.

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

27

Normas de orden:

• Organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad, objetos pesados fáciles de coger o sobre un soporte, obstáculos, ...)

• Definir las reglas de orden. • Hacer obvia la colocación de los objetos • Los objetos de uso frecuente deben estar cerca • Clasificar los objetos por orden de utilización • Estandarizar los puestos de trabajo • Favorecer el 'FIFO' en español = PEPS primero en entrar primero, en

salir.

3. Limpieza (seis ō): suprimir suciedad

Una vez despejado (seiri) y ordenado (seiton) el espacio de trabajo, es mucho más fácil limpiarlo (seisō). Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y en realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, como por ejemplo que haya que duplicar un documento porque se haya manchado de café…

Normas de limpieza:

• Limpiar, e inspeccionar la fuente de suciedad, para evitar consecuencias negativas.

• dejar sistemáticamente en condiciones de limpieza todo lo que se usa.

• Facilitar la limpieza y la inspección • Eliminar la anomalía en origen.

4. Estandarización ( seiketsu ): señalizar anomalías

Consiste en detectar situaciones irregulares o anómalas, mediante normas sencillas y visibles para todos.

Aunque las etapas previas de las 5S pueden aplicarse únicamente de manera puntual, en esta etapa (seiketsu) se crean estándares que recuerdan que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día. Para conseguir esto, las normas siguientes son de ayuda:

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

28

• Hacer evidentes las consignas «cantidades mínimas» e «identificación de zonas».

• Favorecer una gestión visual. • Estandarizar los métodos. • Formar al personal en los estándares.

6. ¿SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, O

SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS?

La traducción ambigua al español (del concepto ingles: electronic records management) nos indica que tanto puede significar sistema de gestión de documentos electrónicos exclusivamente, como sistema electrónico de gestión de documentos de archivo (en papel y/o electrónicos), según se le ponga el énfasis en "electronic records" o en "records management".

En general, hay que apuntar que se está hablando de un sistema electrónico de gestión de documentos electrónicos, entendiéndose que muchos de ellos permiten también registrar en el sistema referencias a documentos en papel que habrá que ir a buscar a un archivo físico y no al repositorio de los documentos electrónicos. Un sistema de gestión de documentos electrónicos es, pues, un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. El término puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administración de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un sistema de administración de contenido corporativo y relacionado con el término Digital Asset Management

� Elementos del sistema electrónico de gestión docume ntal.

1. Bases de Datos

La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenómeno que tiene sus implicaciones en la gestión documental: la proliferación de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos están sustituyendo a los documentos como soporte de información

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

29

valiosa para la organización. Esta tendencia se agudiza todavía más en un entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes se realizan a través de Internet.

Desde un punto de vista de gestión documental, uno de los principales problemas es cómo identificar los documentos dentro del entorno de la BD, saber qué parte del contenido constituye los documentos que se han de gestionar. Al respecto existen diversas opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una BD simplemente contiene información para realizar cálculos u operaciones. En el otro extremo, está la opinión de que una BD es el resultado de las actividades de la empresa y es por ello por lo que se las puede considerar documentos de gestión.

2. Hardware

Escáneres y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales, una vez preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o almacenados.

Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha información, para su modificación o revisión.

3. Software

Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la documentación que se maneja en la empresa. Existen soluciones informáticas para: la gestión documental, administración de archivos digitales y para administración de bibliotecas de diversa índole.

4. Redes

Por medio de las redes, los usuarios podrán acceder a la información que se encuentra en los servidores. Las redes pueden ser locales, aunque también se puede acceder a la información por Internet.

5. Usuarios

A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

30

dentro del Sistema de Gestión Documental permitiendo así, realizar la consulta electrónica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.

6. Administradores

Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicación física del documento original y asignando, a cada documento lógico, las claves de acceso. Los documentos digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero.

� Criterios generales a tener en cuenta.

Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas: Almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación, autenticación.

Almacenamiento ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos pagar para almacenarlos?

Recuperación

¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto tiempo se puede pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación?

Clasificación ¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que los documentos estén archivados siguiendo el sistema más apropiado?

Seguridad

¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la información o la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo mantenemos la información crítica oculta a quién no debiera tener acceso a ella?

Custodia ¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo deben ser guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación (expurgo de documentos)?

Distribución ¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto podemos tardar para distribuir los documentos?

Workflow

¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cuáles son las reglas para el flujo de estos

F u n d a c i ó n

Juan Bautista Zabala

F u n d a z i o a

31

documentos?

Creación ¿Si más de una persona está implicada en creación o modificación de un documento, cómo se podrá colaborar en esas tareas?

Autenticación

¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación legal al gobierno y a la industria privada acerca de la originalidad de los documentos y cumplimos sus estándares para la autentificación?