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üs$ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.
InslilLilo Distrital do las Artas
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Fl ARORAPIÓN Y PlIRi I^APIÓN DF POMIINirAnn^ HF PRFNQA
Código:2AP-GCO-PD-06
Fecha: 30/09/2014
Versión: 2Página: 1 de 5
OBJETIVO: Establecer el procedimiento para divulgar la información oficial de las políticas, programas, eventos y convocatorias, quedesarrolla en Instituto Distrital de las Artes a través de los diferentes medios de comunicación.ALCANCE: Inicia con la revisión de la información que se van a publicar y termina con la publicación de la información a través de losdiferentes medios de comunicación.RESPONSABLE (S): Periodistas del área de comunicaciones.NORMATIVIDAD:CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA DE 1991, título II, artículo 20 Carta Magna de la República de Colombia que define lasrelaciones del Estado y la sociedad. En el título II están consagrados los derechos, las garantías y los deberes. Allí se menciona elderecho que tienen los ciudadanos de recibir información veraz e imparcial.ACUERDO 257 DE 2006, artículo 112 Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de losorganismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones.DECRETO DISTRITAL 516 DE 2009 Por el cual se adopta el Manual de Direccionamiento Estratégico para las comunicaciones delDistrito Capital.DECRETO DISTRITAL 440 DE 2009 Por medio del cual se adopta el Manual de Imagen Corporativa de la Administración Distrital.ACUERDO 2 DE 2011 Por el cual se establece la estructura organizacional del Instituto Distrital de las Artes - IDARTES y se señalanlas funciones de sus dependencias.PLAN DE COMUNICACIONES IDARTES.DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:COMUNICADO DE PRENSA: Pronunciamiento oficial exclusivamente de la entidad acerca de un hecho, tema o resultados de losprocesos que realice la entidad.MEDIOS DE COMUNICACIÓN: Los medios de comunicación son instrumentos utilizados en la sociedad para informar y comunicarmensajes en versión textual, sonora, visual o audiovisual. Algunas veces son utilizados para comunicar de forma masiva, como es elcaso de la televisión o los diarios impresos o digitales, y otras, para transmitir información a pequeños grupos sociales, como es el casode los periódicos locales o institucionales.MONITOREAR: Hacer un seguimiento a los diferentes medios de comunicación para registrar los impactos que sean publicados sobrelas políticas, programas, eventos y convocatorias de la entidad.RUEDA DE PRENSA: Evento en el que son invitados los medios de comunicación, con el fin de conocer sobre un tema específico opronunciamiento oficial.
Este es un documento controlado, una vez se descargue o se imprima de la intranet: http://comunicarle.idartes.qov.co/idai1es, se considera COPIA NO CONTROLADA
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ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.
Instituto Distrital do laü Artas
Fl ARORAnÓM Y Pl IRI ¡PAPIÓN RF POWII INIIPAnn^ DF PRFIM^A
Código:2AP-GCO-PD-06
Fecha: 30/09/2014Versión: 2Página: 2 de 5
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DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA
REVISIÓN CRONOGRAMARevisar el cronograma de eventos con cada una delas Gerencias y/o escenario.
DEFINIR TEMASDefinir los temas respectivos para la elaboración delos contenidos.
RECEPCIONAR FORMATORecepcionar del formato "Solicitud Medios deComunicación'.
REDACTAR COMUNICADOSRealizar la redacción de los comunicados.
ENVIÓ COMUNICADOSEnviar los comunicados para aprobación a lasGerencias y/o escenario correspondiente.
REALIZAR AJUSTES A COMUNICADOSRealizar ajustes a los comunicados por parte de lasGerencias y/o escenarios o programa y lo remiten alÁrea de Comunicaciones.
RESPONSABLEDEPENDENCIA
GerenteEscenarios
Gerencias
Área deComunicaciones
GerenteEscenarios
Gerencias
Área deComunicaciones
Área deComunicaciones
Área deComunicaciones
Área deComunicaciones
Gerencias
Área deComunicaciones
CARGO
Gerentes
Periodista
Gerentes
Periodista
Periodista
Periodista
Gerentes
Periodista
PRODUCTO OREGISTRO
Cronograma de
"SolicitudMedios de
Comunicación"Comunicado de
Prensa
aprobado
Comunicadosajustados
PUNTO DECONTROL
N.A.
X
N.A.
N.A.
NA
X
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ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D-C.
CULTURA ÍJCCriC ACIÓN V DEPORTE
Instituto Distrital do la-^ Artoi
GESTIÓN COMUNICACIONES
ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE COMUNICADOS DE PRENSA
Código:2AP-GCO-PD-06
Fecha: 30/09/201 4
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DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA
RECIBIR AJUSTESRecepcionar por parte del Área de Comunicacioneslos ajustes respectivos.MODIFICAR LOS COMUNICADOSRealizar la modificación de los comunicados segúnlos ajustes realizados.EDICIÓN DE COMUNICADOSRealizar la edición de los comunicados en formatoweb para realizar los envíos.
ENVIAR COMUNICADOSDespués de realizar las correcciones se realiza elenvío masivo cuando sea necesario, de lo contrariose sube a las páginas web y envía a la persona deredes sociales.
ENVÍO COMUNICADOS A BASES DE DATOSRemitir el comunicado a las bases de datos deperiodistas externos, Secretaría de Cultura yAlcaldía Mayor.GESTIÓN CON MEDIOSGestionar con los diferentes medios decomunicación el evento a difundir contactando a losperiodistas, reenviando el comunicado yconcretando la entrevista y/o publicacioón de la notapara lograr el plan de Free Press.
RESPONSABLEDEPENDENCIA
,Área de
Comunicaciones
Área deComunicaciones
Área deComunicaciones
Área deComunicaciones
Área deComunicaciones
Área deComunicaciones
CARGO
Periodista
Periodista
Periodista
Periodista
Community Manager
ProfesionalUniversitario
Periodista
PRODUCTO OREGISTRO
N.A.
Comunicadofinal de prensa
ComunicadoVirtual
Comunicadopublicado
Comunicadoenviado
Entrevistaconcretada
PUNTO DECONTROL
NA
N.A.
N.A.
N.A.
X
N.A.
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ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.
CIJUTUOA HLICI1CACION V OCt'OffTC
Instituto Distrital do las Artoo
GESTIÓN COMUNICACIONES
ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE COMUNICADOS DE PRENSA
Código:2AP-GCO-PD-06
Fecha: 30/09/201 4
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DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA
AGENDAR ENTREVISTAAgendar entrevistas a los voceros de la entidad.
ACOMPAÑAMIENTO A VOCEROSRealizar acompañamiento a los voceros cuando seanecesario, es decir cuando tengan que acercarse alos medios para participar de algún programa o daralguna entrevista.SEGUIMIENTO A NOTASRealizar el seguimiento de las notas publicadas enlos diferentes medios de comunicación.REALIZAR INFORMESRealizar los informes mensuales recopilando lasnotas publicadas en medios y el plan de Free Presslogrado por cada una de las gerencias, escenarios yproyectos.FIN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLEDEPENDENCIA
Área deComunicaciones
Área deComunicaciones
Área deComunicaciones
Área deComunicaciones
CARGO
Periodista
Periodista
Periodista
Periodista
PRODUCTO OREGISTROEntrevistas y
publicación delcomunicado de
prensa
N.A.
Registro de lasnotas
publicadas
informes
PUNTO DECONTROL
X
N.A.
X
X
POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
1. La información que se publica en el comunicado de prensa es oficial.
2. Toda información que se desee divulgar, debe estar consolidada y presentada en el formato "Solicitud Medios de Comunicación",mínimo con 5 días hábiles de anticipación.
Este es un documento controlado, una vez se descargue o se imprima de la intranet: http://comunicarte-idartes.gQv,c_Q/Ld_arLe$, se considera COPIA NO CONTROLADA
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tnítitulo Distrital do las Artes
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PI ARfiRAflÓN Y Pl IRI IPAfMÓM PIP PniUII IMIP AnOQ P»C DDPKIC A
Codigo.2AP-GCO-PD-06
Fecha: 30/09/2014
Versión: 2
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3. La información que se requiera para los comunicados de prensa con sus piezas comunicativas se deben centralizar con losperiodistas.
ANEXOS:
Formato "Solicitud Medios de Comunicación".
Revisó:
r\y Peña Dura
Profesional Universitariovficina Planeación
Validó:
L'Jefe Oficina Asesora de Corr unicaciones
Aprobó:
Luis Fernando Mejía CastroJefe Oficina Asesora Planeación
Fecha Aprobación: 29/09/2014
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