Clase 2

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Prof.: Lic. Richard Perez Vega

SESSION II

Diseño de tablas

En este Sesión trataremos los siguientes temas:

1. Formas de crear una tabla

2. Uso de la vista diseño para crear una tabla

3. Tipos de datos

4. Propiedades de una tabla

a) Mascara de entrada.

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1. Formas de crear una tabla de datos

Existen 3 formas diferentes de crear una tabla:

1.1. Tabla.- Crea directamente una tabla y luego se define directamente los campos.

1.2. Diseño de tabla.- Abre el diseñador de tablas donde puede agregar campos, establecer

opciones de indice y realizar otras tareas de diseño de tabla avanzado.

1.3. Lista de sharepoint.- Consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el

que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso

al mismo sitio.

2. Uso de la vista diseño para crear una tabla

Continuamos con muestra base de datos colegio que se creó la sesión anterior. (sin no está

abierto la base de datos ábralo)

Ahora ingresa a la vista diseño da tabla (diseñador de tablas), siga los siguientes pasos:

1. Clic en la ficha

crear

2. Clic en diseño

de tabla

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2.1. DISEÑADOR DE TABLAS

2.2. Tipos de datos

Al crear una tabla en Access primero debemos establecer los campos y el tipo de datos que

usara dicho campo. Access 2010 usa los siguientes tipos de datos:

2.3. Texto: Permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales.

2.4. Memo: Se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo.

2.5. Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

Ahora para crear nuestras tablas vamos usar los

diferentes tipos de datos y sus propiedades.

3. Asigna los campos para la

tabla (los 6 campos)

4. Guarda la tabla (Ctrl + G)

5. Escribir el nombre (profesor)

6. Clic en aceptar

7. Clic en no

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2.6. Fecha/Hora: Permite la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999, usando diferentes formatos de fecha y hora.

2.7. Moneda: Para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.

2.8. Autonumérico: Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.

2.9. Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

2.10. Objeto OLE: Permite almacenar objetos OLE de otras aplicaciones Windows, como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios. A partir de la versión 2007 es mejor usar el tipo de dato datos adjuntos

2.11. Hipervínculo: Se utiliza para almacenar hipervínculos y proporcionar acceso con un solo clic a páginas web atreves de una dirección URL. Puede ser texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:

2.12. Datos adjuntos: Permite almacenar cualquier tipo de archivo, puede ser imagen, texto, etc. Este tipo de dato se prefiere usar para almacenar imágenes digitales y cualquier tipo de archivo binario. Ofrece mayor flexibilidad que los campos OLE

2.13. Asistente para búsqueda: En realidad no es un tipo de dato; inicia el asistente para búsqueda. Permite crear un cuadro combinado (combobox), una lista desplegable donde podemos buscar y extraer datos desde otra tabla o podemos escribir los datos directamente en la propia lista.

Por ejemplo:

Si escribe: MS Access crea un campo con el tipo de dato

Juan Carlos Texto

http://google.com Hipervínculo

10 Numero

10/03/84 Fecha/hora

Crear una nueva tabla llamado nota

Asignar los siguientes campos, tipo de dato y sus propiedades correspondientes.

Nombre del campo Tipo de dato propiedades

Id_alumno Texto Tamaño=6

ID_aprofesor Texto Tamaño=6

Nota1 Número

Nota2 Número

Nota3 Número

Actividad 02

http://google.com/

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2. Claves principales

La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de

registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al

cual identifica. No podemos definir más de una clave principal por tabla.

Características de una clave principal

1. La clave principal es única

2. La clave principal no acepta valores Nulos

Una clave principal se puede asignar al momento de diseñar la tabla o después cuando ya está

creada.

Pasos para asignar una clave principal cuando la tabla ya está creada. (Tabla Profesor)

Se tiene que ingresar a la vista diseño:

1. Clic derecho en la

tabla (profesor)

2. Clic en Vista Diseño

3. Clic derecho en el

campo ID_Profesor

4. Clic en clave

principal.

5. Guardar la tabla (Ctrl + G)

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3. Trabajando con tablas

4.1. Guardar una tabla

Para guardar una tabla, podemos:

Ir al Menú Archivo y elegir la opción Guardar.

O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.

Escribir el nombre de la tabla.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de

diálogo avisándonos de ello, y preguntándonos si queremos que Access cree una, si le decimos

que Sí nos añade un campo de tipo autonumérico y lo define como clave principal. Si le decimos

que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es

conveniente pero no obligatoria.

4.2. Cerrar una tabla

Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el

menú emergente.

O bien hacer clic sobre el botón Cerrar que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel

que la pestaña.

4.3. Modificar una tabla de datos

1. Modificar usando el diseñador de tabla

Cuando ya está asignado la

clave principal a la izquierda

del campo aparece el icono

de una llave.

Otra forma de activar desactivar la

clave principal es haciendo clic el

icono clave principal que está en las

herramientas de tabla/diseño.

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Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir

una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...)

tendremos que realizar una modificación en su diseño:

Para modificar la tabla realizar los siguientes procedimientos:

1. Ingresar al diseñador de tablas (tabla Profesor)

a. Clic derecho en la profesor

b. Clic en vista diseño

Ahora en la vista diseño se puede modificar los campos.

2. Modificar los campos que se desea

Añadir un nuevo campo al final

Ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo,

El nuevo campo se llamara DNI, tipo texto, tamaño =8

a. Seleccionar el campo que se

desea modificar (ID_Profesor).

b. Seleccionar la propiedad que se

desea modificar, en nuestro

caso es.

Máscara de entrada = “Prof”##

Nota: Al crear un nuevo campo, si dicho campo está formado por 2 palabras es

recomendable separar las palabras usando un guion(-) o sub guion(_) y no usando

un espacio.

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Insertar una nueva fila (debajo del campo distrito)

3. Guardar la Tabla

a. Ctrl + G

4. Cerrar la tabla

2. Eliminar un campo y registros

En la vista Hoja de datos: Posicionarse en el campo o el registro que se desea eliminar

y hacer clic derecho luego clic en eliminar columna o registro.

En la vista diseño: Seleccionar toda la fila o campo haciendo clic en su extremo

izquierdo o superior y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del, o clic derecho

en el registro o campo y clic en eliminar .

3. Introducir y modificar datos en una tabla

Para introducir datos en una tabla, seguir los siguientes pasos:

a. Haz doble clic en la tabla Profesor o clic derecho abrir

b. Ingresar los datos

a) Clic derecho en el campo

fecha_nac

b) Clic en insertar filas

c) Se inserta una fila en blanco, escribir

Provincia, tipo texto y establecer como

tamaño de campo 20.

Cada fila nos sirve para

introducir un registro.

Hacer clic sobre el botón Cerrar

para terminar con dicha tabla.

Haz un clic para seleccionar

un registro.

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c. Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.

Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO

para introducir los datos del segundo registro.

4. Para borrar un registro entero:

a. Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del

registro.

El registro quedará seleccionado.

b. Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el botón Eliminar que se encuentra en el

panel Registros de la pestaña Inicio.

Si lo que queremos es modificar algún valor introducido no tenemos más que situarnos

sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.

5. Desplazarse dentro de una tabla

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de

desplazamiento:

La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros de la

tabla.

El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual.

Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a

continuación:

También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas

FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.

Para retroceder un registro de la tabla

Para ir al primer registro de la tabla

Para avanzar un registro de la tabla

Para ir al último registro de la tabla

Para insertar un nuevo registro.

Para ir a un Nº de registro especifico

Para buscar un dato dentro de un registro de la tabla

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Modificar la tabla nota:

Cambiar el ID_profesor por ID_Curso, tipo texto, tamaño=6

Crear la tabla curso:

Asignar los siguientes campos, tipo de dato y sus propiedades

correspondientes.

5. Pasos esenciales para realizar un buen diseño y modelo de una base de datos.

1. Identificar las tablas

De acuerdo a los requerimientos que tengamos para la creación de nuestra base de datos,

debemos identificar adecuadamente los elementos de información y dividirlos en entidades

(temas principales) como pueden ser las sucursales, los productos, los clientes, etc.

Para cada uno de los objetos identificados crearemos una tabla. Si en una base de datos los

objetos principales son los empleados y los departamentos de la empresa entonces tendremos

una tabla para cada uno de ellos. Si en otra base de datos los objetos principales son los libros,

autores y editores entonces necesitaremos tres tablas en nuestra base de datos.

2. Determinar los campos

Cada entidad representada por una tabla posee características propias que lo describen y que

lo hacen diferente de los demás objetos. Esas características de cada entidad serán nuestros

campos de la tabla los cuales describirán adecuadamente a cada registro. Por ejemplo, una

tabla de libros impresos tendrá los campos ISBN, título, páginas, autor, etc.

3. Determinar las llaves primarias

Nombre del campo Tipo de dato propiedades

ID_curso Texto Tamaño=6

ID_profesor Texto Tamaño=6 Indexado: Si sin duplicados

Descripción texto Tamaño =30

Actividad 03

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Una llave o clave primaria es un identificador único para cada registro (fila) de una tabla. La

llave primaria es un campo de la tabla cuyo valor será diferente para todos los registros. Por

ejemplo, para una tabla de libros, la llave primaria bien podría ser el ISBN el cual es único para

cada libro. Para una tabla de productos se tendría una clave de producto que los identifique de

manera única.

4. Determinar las relaciones entre tablas

Examina las tablas creadas y revisa si existe alguna relación entre ellas. Cuando encontramos

que existe una relación entre dos tablas debemos identificar el campo de relación. Por ejemplo,

en una base de datos de productos y categorías existirá una relación entre las dos tablas

porque una categoría puede tener varios productos asignados. Por lo tanto el campo con el

código de la categoría será el campo que establezca la relación entre ambas tablas.

5. Identificar y remover datos repetidos

Finalmente examina cada una de las tablas y verifica que no exista información repetida. El

tener información repetida puede causar problemas de consistencia en los datos además de

ocupar más espacio de almacenamiento.

Por ejemplo, una tabla de empleados que contiene el código del departamento y el nombre del

departamento comenzará a repetir la información para los empleados que pertenezcan al

mismo departamento.

¿Qué pasaría si el nombre del departamento cambiara de Informática a Tecnología?

Tendríamos que ir registro por registro modificando el nombre correspondiente y podríamos

dejar alguna incongruencia en los datos. Una mejor solución es tener una tabla exclusiva de

departamentos y solamente incluir la clave del departamento en la tabla de empleados.

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De esta manera dejamos de repetir el nombre del departamento en la tabla de empleados y

ahorramos espacios de almacenamiento. Y en caso de un cambio de nombre de departamento

solamente debemos realizar la actualización en un solo lugar.

El diseño de bases de datos es un tema muy extenso y es difícil considerar todos sus aspectos

en un solo artículo. Sin embargo, al seguir estas 5 reglas básicas del diseño de bases de datos

estaremos dando un paso hacia adelante en las buenas prácticas de creación y gestión de bases

de datos.

Crear la una base de datos para una tienda, farmacia o colegio o cualquier empresa.

Actividad 04

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