-
INT110
Comunicacin empresarial
Electivo General
La importancia de la Comunicacin
Elena Beyer
Agosto 2006
-
La importancia de la comunicacin
INT110 Comunicacin empresarial | 2006 Universidad de las Amricas
2
Unidad 1
La importancia de la comunicacin
"... un buen lder dedica ms tiempo a la comunicacin que a
cualquier otra actividad."
Jan Carlzon, Presidente de Aerolneas Escandinavas Segn los
suscriptores la revista Harvard Business Review, el factor que
ellos consideran ms importante al momento de hacer promovible a un
ejecutivo es su capacidad para comunicarse; incluso ms que la
ambicin, los conocimientos tcnicos y el nivel de canalizacin de
energa.1 No es nada nuevo que casi todas las carreras, se orienten
o no a las personas, requieren que quienes las desempean posean
habilidades para comunicarse. Empresas de diferente ndole han
descubierto que la destreza para comunicarse transversaliza todos
los campos de accin, sean stos matemticos, tecnolgicos, de
medicina, industriales, etc. Otro punto importante, es que la
correcta capacidad de comunicarse puede marcar para una persona el
ser aceptado o rechazado en un empleo. Cada vez es ms comn que los
empleadores consideren dentro de las cualidades que buscan en sus
futuros trabajadores, a la comunicacin oral y las destrezas
interpersonales en primer lugar y, en segundo, las capacidades de
trabajo en equipo y de anlisis de situaciones. La esencia de la
comunicacin. David K. Berlo afirma que, al comunicarse, los seres
humanos tratan de alcanzar objetivos relacionados con la intencin
bsica de influir en su medio ambiente y en si mismos; sin embargo,
la comunicacin puede ser invariablemente reducida al cumplimiento
de un conjunto de conductas, a la transmisin o recepcin de
mensajes. El proceso de la comunicacin cuenta con ciertos elementos
que permiten comprender cmo se va dando toda situacin
comunicacional: Emisor:
El emisor es quien abre el proceso de la comunicacin, el que da
a conocer el mensaje y lo emite. Esto se hace mediante la eleccin,
la codificacin y el envo del mensaje. En una conversacin, el emisor
es quien inicia la conversacin. En una empresa, por ejemplo, los
memorandos son comunicaciones en las cuales quien las enva es el
emisor del proceso de comunicacin.
1 Bowman, B.W, What helps or harms promotability. En:
http://www.uwm.edu/Dept/Commun/why.html&sa=X&oi=translate&resnum=5&ct=result&prev=/search%3Fq%3Dwhat%2Bhelps%2Bor%2Bharms%2Bpromotability%26hl%3Des%26lr%3D%26sa%3DG
-
La importancia de la comunicacin
INT110 Comunicacin empresarial | 2006 Universidad de las Amricas
3
Mensaje:
El mensaje representa la informacin que el emisor desea
transmitir al receptor, y que contiene los smbolos verbales (orales
o escritos) y claves no verbales que representan la informacin que
el emisor desea trasmitir al receptor. El mensaje emitido y el
recibido no necesariamente son los mismos, ya que la codificacin y
decodificacin del mismo pueden variar debido a los antecedentes y
puntos de vista tanto del emisor como del receptor.
Receptor:
El receptor es quien recibe el mensaje, y a su vez cierra el
proceso de la comunicacin mediante la recepcin, decodificacin y
aceptacin del mensaje que se transmiti, y retroalimenta al
emisor.
En una conversacin, el receptor es quien responde a la
conversacin. En una empresa, por ejemplo, las respuestas a
memorandos es una actividad del receptor, ya sea con otro memorando
o con la accin especfica que se solicita.
Canal:
El canal es el medio por el cual se trasmite en mensaje. ste
puede ser una conversacin, un medio escrito, electrnico, etc. No
todos los canales poseen la misma capacidad para trasmitir
informacin.
Los documentos formales (como grficas o informes presupuestales)
tienen una capacidad de transmisin baja, y una conversacin personal
tiene una alta capacidad de transmisin de informacin, ya que
involucra tanto comunicacin verbal como no verbal.
Los canales de comunicacin pueden ser formales o informales. En
la vida organizacional, los canales formales son aquellos como
cartas, correos electrnicos, etc, en donde se transmite informacin
sobre aspectos laborales. Los canales informales, por su parte, son
las redes de comunicacin que se llevan a cabo a travs de interaccin
social, con preguntas, comentarios, etc.
En la seccin de comunicacin en las organizaciones se ven los
tipos de comunicacin que hay referentes principalmente a los
canales, que son: la comunicacin descendente, ascendente y
horizontal, temas que veremos ms adelante en este curso.
Codificacin:
Codificar el mensaje consiste en traducir la idea en palabras,
grficas u otros smbolos adecuados para dar a conocer el mensaje. El
emisor escoge el cdigo a fin de organizar las palabras y los
smbolos en una forma que facilite el tipo de transmisin.
-
La importancia de la comunicacin
INT110 Comunicacin empresarial | 2006 Universidad de las Amricas
4
Existen diferentes tipos de cdigos, como el idioma espaol, el
lenguaje de los sordomudos, la clave Morse, las letras, etc. Tambin
existen los cdigos de grupos especiales, como la polica, los
pilotos, abogados, etc, que tienen una manera especial de trasmitir
sus mensajes. Existen muchos cdigos en la comunicacin: smbolos
visuales, gestos, seales con las manos, lenguaje, escritura, etc.
Debemos elegir un cdigo cuando nos comunicamos. El cdigo que
normalmente usamos es el verbal, el lenguaje.
Decodificacin.
La decodificacin es la traduccin de mensajes a una versin
comprensible para el receptor. El emisor quiere que el receptor
comprenda el mensaje en la forma en que fue transmitido, por lo que
utiliza cdigos comprensibles para ambos. Sin embargo, la comprensin
puede ocurrir nicamente en la mente del receptor, es l quien decide
si ha comprendido o no el mensaje.
Retroalimentacin:
Cuando el receptor reconoce el mensaje y responde al emisor, la
retroalimentacin ha tenido lugar. La retroalimentacin es la
respuesta del receptor al mensaje del emisor. sta completa el
circuito de la comunicacin, pues el mensaje fluye del emisor al
receptor y nuevamente vuelve a aqul.
Si no hubiera retroalimentacin puede deberse a que el mensaje no
se recibi, no se comprendi o el receptor no quiso responder. En
estos casos, el emisor debe de indagar la razn de la falta de
retroalimentacin.
En una empresa, por ejemplo, cuando se cita a junta por medio de
un memorando, al momento de que las personas asisten se est
llevando a cabo la retroalimentacin. De igual manera cuando se
presenta una nueva idea o producto y los empleados dan su opinin,
se est llevando a cabo la retroalimentacin.
Ruido:
Una de las mayores fuentes de errores en la comunicacin es el
ruido, concepto que en comunicacin se asigna a los obstculos en el
intercambio de mensajes. El ms evidente y conocido es el ruido
exterior o fsico, es decir, interferencias de la comunicacin que
ocurren en el ambiente donde sta se realiza, por ejemplo un ruido
repentino, un lugar muy bullicioso donde se lleve a cabo la
comunicacin, un telfono con interferencia. Otro tipo de
interferencia es el ruido fisiolgico. Los problemas al odo que
pueda presentar el receptor, las enfermedades o discapacidades
dificultarn la recepcin de un mensaje. Se debe tener en cuenta que
cuando una persona est enferma, evidentemente su potencial de
escucha disminuye y esto entorpece el proceso de comunicacin tanto
para el receptor como para el emisor.
Otro tipo de ruido es el psicolgico, es decir, interferencias de
la comunicacin que provienen de las emociones, los valores y los
malos hbitos del individuo. Por ejemplo, cuando alguien est muy
triste puede percibir el mensaje de manera negativa; o al
-
La importancia de la comunicacin
INT110 Comunicacin empresarial | 2006 Universidad de las Amricas
5
contrario, cuando est ilusionado o enamorado, modifica la manera
de captar el mensaje debido a lo que siente.
Contexto:
Las circunstancias que rodean un hecho de comunicacin se
denominan contexto situacional (situacin), es el contexto en que se
transmite el mensaje y que contribuye a su significado y posee
varias dimensiones: fsica, cultural, social y cronolgica entre
otras.
La comunicacin siempre se da dentro de un ambiente especfico o,
mejor dicho, de un contexto fsico. Dicho contexto influye en el
contenido y calidad de la interaccin. Por ejemplo, analice las
diferencias que se daran al solicitar un aumento de sueldo en los
siguientes contextos: oficina del jefe, casino de la empresa con
otras personas observando, asado campestre o celebrando la navidad
con sus hijos.
El contexto social se refiere a la cualidad de la relacin entre
los que se comunican, as como a las personas involucradas. Por
ejemplo, imagine lo que sera solicitar el mismo aumento de sueldo
en diferentes contextos sociales:
9 Usted y el gerente son amigos hace tiempo, o bien no tienen
relacin alguna.
9 Usted tiene la misma edad que el gerente, o bien, 18 aos ms (o
menos). 9 Usted y el gerente se han entendido perfectamente desde
que usted entr al
trabajo, o bien, nunca se han podido relacionar
correctamente.
El contexto cronolgico se relaciona con la influencia que los
tiempos tienen en la interaccin. Una serie de consideraciones
relativas al tiempo expone la relevancia de adaptarse a un contexto
cronolgico:
9 Cul es la hora ms indicada, la maana, antes del almuerzo o
despus de ste?
9 Qu horarios le acomoda ms al comunicador, maanas o tardes? 9
prefiere antes, durante o despus del horario del trabajo?
9 El contexto cultural incluye los antecedentes organizacionales
y tnicos y/o nacionales de quienes comunican. En la prxima unidad
se explicar este elemento ms detalladamente;
Una situacin que refleja cun importante es el cambio de contexto
fueron las negociaciones secretas entre Israel y la Organizacin
para la Liberacin Palestina (OLP) realizadas en la dcada de los 90,
cuando los anfitriones, el Ministro de Asuntos Exteriores de
Noruega y su esposa, Marianne Heiberg, cambiaron la sede. En su
casa, lejos de los salones fros y formales, invitaron a los
representantes a jugar en el suelo con su hijo de 4 aos de edad. Al
cambiar el contexto pudieron superar un punto negro y, al menos por
un tiempo, pactaron paz para el Medio Oriente.
-
La importancia de la comunicacin
INT110 Comunicacin empresarial | 2006 Universidad de las
Amricas
6
Figura 1.1 Ejemplo de proceso de comunicacin. Modelo de Shannon
Weaber
Emisor (Intencin)
medio canal
Receptor (efecto)
ruido
FEEDBACK
INT110Comunicacin empresarialElectivo GeneralLa importancia de
la comunicacin"... un buen lder dedica ms tiempo a la comunicacin
que a cualquier otra actividad." Jan Carlzon, Presidente de
Aerolneas Escandinavas La esencia de la comunicacin.Emisor:
Mensaje:Receptor: Canal: Codificacin:Decodificacin.
Retroalimentacin:Ruido:Contexto:
