COMBINAR CORRESPONDENCIA

Sebastián Bazán ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO

COMBINAR CORRESPONDENCIA SEBASTIÁN BAZÁN

Tabla de contenido Seleccione el tipo de documento ......................................................................................... 3

Seleccione el documento inicial ............................................................................................ 3

Seleccione los destinatarios ............................................................................................... 3

Si utiliza un origen de datos, Método 1: .................................................................... 3

Si utiliza nombres de una lista de contactos de Outlook, Método 2: .................. 4

Si escribe los nombres y direcciones por primera vez,Método 3 ................................. 4

Organizar el directorio ........................................................................................................... 4

Obtener una vista previa de su directorio ........................................................................... 4

COMBINAR CORRESPONDENCIA SEBASTIÁN BAZÁN

Introducción

Word es el procesador de texto de la suite Office, y como todo office, tiene excelentes y variadas funciones que no son utilizadas (acá entra el principio de Pareto, de que 90% de los usuarios utilizan el 10% de las funciones), una de estas es la de Combinación de correspondencia.

Esta función consiste en que puedas automatizar el asignar ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de los

servicios básicos, donde en un solo formato de documento, los datos cambian según el cliente.

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En el panel de tareas, Seleccione el tipo de documento, haga clic en directorio.

Para continuar, haga clic en siguiente: inicie el documento.

Esto avanza al siguiente paso en el Asistente para combinar correspondencia y le ayuda a

configurar el directorio.

Seleccione el tipo de documento 1. En Seleccione el documento inicial, aparecen las siguientes opciones:

o Utilizar el documento actual: utilizar el documento actual en la pantalla

como documento principal.

o Empezar a partir de una plantilla: elija una de las plantillas de combinación

de correo listos para usar.

o Inicio de documento existente: abrir un documento existente para utilizar

como documento principal de combinación de correspondencia.

Haga clic en la opción que desee.

2. Para continuar, haga clic en siguiente: seleccione los destinatarios.

Seleccione el documento inicial

Al abrir o crear un origen de datos mediante el Asistente para combinar correspondencia, está

indicándole a Word que utilice un conjunto concreto de información variable para su

combinación. Utilice uno de los métodos siguientes para adjuntar el documento principal al

origen de datos.

Seleccione los destinatarios

Para utilizar un origen de datos existente, siga estos pasos:

1. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en utilizar una lista

existente en Seleccione los destinatarios.

2. En utilizar una lista existente, haga clic en Examinar.

3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, seleccione el archivo que

contiene la información variable que desee utilizar y, a continuación, haga clic en

Abrir.

Nota: Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar

correspondencia para que pueda ordenar y modificar sus datos.

4. Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.

Si utiliza un origen de datos, Método 1:

Para utilizar una lista de contactos de Outlook, siga estos pasos:

1. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Seleccionar de los

contactos de Outlook en Seleccione los destinatarios.

2. En Seleccionar de los contactos de Outlook, haga clic en Elegir la carpeta de

contactos.

3. Seleccione la carpeta de contactos de Outlook que desee en el Seleccione la

carpeta de la lista de contactos cuadro de diálogo. Haga clic en ACEPTAR.

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Nota Word muestra el Destinatarios de combinar correspondencia cuadro de

diálogo que le permite ordenar y modificar sus datos.

4. Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.

Si utiliza nombres de una lista de contactos de Outlook, Método 2:

Para crear un nuevo origen de datos, siga estos pasos:

1. En Seleccione los destinatarios, haga clic en escribir una lista nueva.

2. En escribir una lista nueva, haga clic en crear.

Si escribe los nombres y direcciones por primera vez,Método 3 Para configurar el directorio, siga estos pasos:

1. Escriba el texto o Agregar imagen de gráficos que desee que se repita en cada

elemento en el directorio.

Nombre:

Dirección:

Número de teléfono:

2. Agregue los campos de datos que corresponden a cada etiqueta, o agregar los

campos de datos que se requieren en el directorio.

3. Cuando haya terminado de organizar su directorio, haga clic en siguiente: vista

previa de su directorio para obtener una vista previa de los resultados.

Organizar el directorio Después de obtener una vista previa de su directorio y realizar los cambios necesarios, haga clic

en siguiente: Complete la combinación para continuar.

Obtener una vista previa de su directorio

Para combinar el directorio, siga estos pasos:

1. Haga clic en nuevo documento.

2. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Combinar en nuevo documento ,

especifique los registros que desea combinar.

3. Haga clic en Aceptar para combinar los registros.

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REFERENCIAS 1. http://eescalona.wordpress.com/2010/06/27/combinar-correspondencia-en-word-

2010/

2. http://support.microsoft.com/kb/294693/es

3. http://nmatheusword.wordpress.com/2010/08/02/combinar-correspondencia-

proceso-paso-a-paso/

4. http://prezi.com/s2a4iwjmvxh3/pasos-para-combinar-correspondencia-en-word-

2010/