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COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y
ATENCIÓN DE EMERGENCIAS
UNIDAD DE GESTION DE PROCESOS DE RECONSTRUCCIÓN
MANUAL DE
SOLICITUD Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS
AMPARADOS A
DECRETOS DE EMERGENCIA
San José, Costa Rica
Setiembre del 2015
2
Créditos
Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias
Dirección de Gestión del Riesgo
Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción
Elaboración
Ing. Orlando Marín Fallas, MAP
Revisión CNE
Ing. Alexander Burns Castro
Ing. Charbell Zecca Escalante
Ing. Francisco González Picado
Lic. Melissa Aguilar Aguilar
Ing. Pilar Dall´Anese Álvarez
Lic. Ramón Araya Araya
Lic. Tannia Calderón Quesada CNE
Fotografías de portada
Construcción de tanque asentado en Cariblando
Mejora vial carretera Cariblanco
Puente Río Desenredo
Pantalla anclada, Valverde Vega
Muro de retención Cementerio de Grecia
Entrega de insumos agropecuarios MAG Esparza, Puntarenas
Fotografías de contraportada
Recanalización y obras de protección en la Quebrada Chinchilla, Alajuelita
Camino rehabilidado en Biolley de Buenos Aires, Puntarenas
Construcción Puente en el Medio – Santa Cruz, Guanacaste
Extracción de materiales en el Río Sarapiquí, Heredia
3
Presentación
Este manual proporciona una guía a los profesionales de las Unidades Ejecutoras, que les permita trabajar acorde a lo requerido en el modelo de contratación de obras amparadas en decretos de emergencia, para mejorar la fiscalización y el control interno de los proyectos. Por otra parte, asegurar el cumplimiento de los plazos de ejecución, la presentación de informes de avance de obras y el respaldo documental en las actividades de contratación y ejecución de obras de reconstrucción ante las emergencias declaradas.
Tiene como fin los siguientes aspectos:
Proporcionar una guía para la información y orientación a los funcionarios que fungen como
profesionales responsables en las instituciones (Unidades Ejecutoras), que soliciten a la
Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias (CNE) proyectos
amparados a un Decreto de Emergencia. El mismo establece los procedimientos y documentos
estándar que facilitan la solicitud, la ejecución y el cierre técnico de estos proyectos, a la vez que
permite una fiscalización adecuada de los mismos por parte de la CNE, y por ende un manejo
de los proyectos y el cumplimiento de las obras establecidas en los lugares en riesgo.
Así mismo, mejorar la respuesta institucional del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo, en el desarrollo de los proyectos y planes de inversión, de acuerdo con las necesidades determinadas en los Planes Generales de las Emergencias y establecer mecanismos para validar la capacidad técnica y administrativa de las Unidades Ejecutoras, en el desarrollo de los proyectos y planes de inversión de obras por decreto de emergencia.
Este manual es de consulta obligatoria para quienes desarrollan proyectos amparados a decretos de
emergencia, dado que contiene una serie de formularios necesarios para la tramitología correspondiente.
Figura N° 01: Recanalización y obras de protección en Quebrada Chinchilla Sector Urbanización la
Paz 86, Alajuelita, San José. Fuente: GPR.
4
Contenidos GLOSARIO .................................................................................................................................................6
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................7
OBJETIVOS ............................................................................................................................................ 10
Objetivo general: .................................................................................................................................. 10
Objetivos específicos: ........................................................................................................................... 10
Proceso de Gestión de Proyectos por Decreto de Emergencia ..................................................................... 12
I parte: Solicitud de plan de inversión ......................................................................................................... 12
a) Presentación del Plan de Inversión ............................................................................................ 12
b) Acta de Inspección y Valoración de Unidades Ejecutoras ............................................................. 12
c) Revisión técnica del Plan de Inversión........................................................................................ 12
d) Aprobación del Plan de Inversión ............................................................................................... 13
e) Especificaciones técnicas ......................................................................................................... 13
f) Cartel de licitación .................................................................................................................... 15
g) Adjudicación ............................................................................................................................ 15
II Parte: Ejecución de la Contratación por Emergencia ................................................................................. 16
a) Orden de Compra ..................................................................................................................... 16
b) Reunión pre-construcción ......................................................................................................... 16
c) Bitácora del proyecto ................................................................................................................ 16
d) Inspecciones semanales, informes quincenales de seguimiento ................................................... 16
e) Órdenes de modificación ........................................................................................................... 16
f) Orden de suspensión ................................................................................................................ 17
g) Compensación por días no laborados ........................................................................................ 17
h) Pago por avance de obra .......................................................................................................... 17
III Parte: Finalización y Cierre del Proyecto ................................................................................................. 17
a) Finalización del proyecto ........................................................................................................... 17
b) Recepción provisional del proyecto ............................................................................................ 17
c) Recepción definitiva del proyecto ............................................................................................... 18
d) Entrega al gobierno local ........................................................................................................... 18
e) Finiquito .................................................................................................................................. 18
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ANEXOS ................................................................................................................................................. 20
Anexo N°1: Guía para la Elaboración del Plan de Inversión ........................................................................ 21
Anexo N°2: Carta de Compromiso ........................................................................................................ 22
Anexo N°3: Acta de Pre-Construcción ................................................................................................... 23
Anexo N°4: Orden de inicio ................................................................................................................. 24
Anexo N°5: Formato de informe quincenal de Unidad Ejecutora......................................................... 25
Anexo N°6: Orden de Modificación ....................................................................................................... 26
Anexo N°7: Orden de servicio para suspensión .................................................................................... 27
Anexo N°8: Orden de servicio compensación de plazo ........................................................................ 28
Anexo N°9: Requisitos para trámite de facturas ................................................................................... 29
Anexo N°10: Acta de recepción provisional .......................................................................................... 30
Anexo N°11: Acta de recepción Definitiva ............................................................................................ 31
Anexo N°12: Orden de Finiquito de Obra ............................................................................................. 32
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Abreviaturas
CCSS Caja Costarricense de Seguro Social
CGR Contraloría General de la República de Costa Rica
CNE Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.
CP Constitución Política
DGDT Dirección General de Tributación Directa
FODESAF Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares
INS Instituto Nacional de Seguros
Ley: N°8488 Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo.
LCA Ley de Contratación Administrativa.
RLCA Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa Nº 33411-H.
RUE Reglamento de Unidades Ejecutoras
SINPE Sistema de Pagos Banco Central de Costa Rica
UE Unidad Ejecutora
UGPR Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción
7
INTRODUCCIÓN
La ley 8488, Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo, en el capítulo V artículo 30, hace el señalamiento de la fases de emergencia, señala como una de ellas la reconstrucción, la cual tiene como función primordial: “ reponer el funcionamiento normal de los servicios públicos afectados; incluye la reconstrucción y reposición de obras de infraestructura pública y de interés social dañadas, así como la implementación de las medidas de regulación del uso de la tierra orientadas a evitar los daños posteriores. Para concluir la fase de reconstrucción, la Comisión contará con un plazo máximo de cinco años.” Por tal razón se cuenta dentro de la estructura organizativa de la CNE una unidad denominada Gestión de Procesos de Reconstrucción, unidad sustantiva encargada de fiscalizar el desarrollo de los procesos de reconstrucción que llevan a cabo las unidades ejecutoras correspondientes. Así mismo tiene como competencias la evaluación operativa de la inversión pública y el control del avance de la implementación de los planes generales de la emergencia, la asesoría a las unidades ejecutoras en la elaboración de los planes de inversión para el desarrollo de las obras, las acciones de inspección de las mismas, entre otras tareas. (Art. 14 y 41 de la Ley 8488) A partir de las competencias asignadas a esta unidad, se hace evidente la necesidad de contar con un manual para para la solicitud y seguimiento de proyectos, el cual tiene como objetivo: “estandarizar la solicitud, ejecución y cierre técnico de las obras amparadas a Decretos de Emergencia, con el fin de mejorar la supervisión, fiscalización y seguimiento de los proyectos. Por otra parte, la Contraloría General de la República (CGR) a través de su informe DFOE-AE-IF-06-2014 del 23 de julio del 2014, el cual se fundamenta en la Razonabilidad del Control Ejercido por la CNE sobre La Unidades Ejecutoras que desarrollan obra pública, señala atrasos en la finalización, entrega de obras de reconstrucción y calidad de las mismas, identificando riesgos en cuanto al modelo mismo de Unidades Ejecutoras. Al respecto señala:
“ 3.7 En suma, el modelo de planificación, contratación y ejecución de obras amparadas a una declaratoria de emergencia, por la vía de la delegación de actividades técnicas y administrativas específicas a las entidades públicas y unidades ejecutoras, acarrea riesgos de no alcanzar oportunamente los objetivos propuestos de la fase de reconstrucción de una emergencia, y por ende, de no prestar el eficaz y eficiente servicio público que en este caso conlleva la seguridad y bienestar de las personas en situaciones de riesgo y emergencia.” (CGR, DFOE-AE-IF-06-2014, página 25)
En este modelo previsto en la ley N° 8488, la Unidad Ejecutora plantea las afectaciones en una relación de causalidad asociada a una emergencia, propone planes de inversión a la CNE, prepara las especificaciones técnicas con las cuales la CNE realiza las contrataciones y efectúa los pagos de acuerdo al avance de las obras. Bajo este modelo, la Unidad Ejecutora realiza la inspección de las obras y la Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción (UGPR) de la CNE debe fiscalizar el proceso.
8
El informe de la CGR menciona las siguientes debilidades para designar a las Unidades Ejecutoras:
“2.57 Al no disponer la CNE de instrumentos para verificar la idoneidad de la estructura de las unidades ejecutoras, y la capacidad técnica y administrativa de estas, asume el riesgo de nombrar instituciones que no cuentan con los requerimientos para garantizar el cumplimiento de las responsabilidades y obligaciones asociadas al desarrollo de las obras contenidas en el plan de inversión; o de no considerar aquellas actividades que se puedan fortalecer de las unidades ejecutoras nombradas, de conformidad con el artículo 31 de Ley 8488, entre otra normativa.” (CGR: DFOE-AE-IF-06-2014, pág. 21)
La CNE tiene la obligación de nombrar unidades ejecutoras a las instituciones públicas con competencia
en el área en donde se desarrollen las acciones, siempre que estas cuenten con estructura suficiente
para atender los compromisos; así como el acompañamiento y orientación por parte de la unidad de
Gestión de Procesos de Reconstrucción.
El informe de la CGR ordena reestructurar el proceso de fiscalización y control sobre las unidades
ejecutoras, para la reconstrucción de obras producto de las emergencias, desde el Plan General de la
Emergencia hasta el cierre de los proyectos, establecer los controles y respaldo documental necesarios,
para asegurar el cumplimiento de los plazos establecidos para las actividades de contratación, inicio y
ejecución de obras. Específicamente dispuso, diseñar y oficializar los Informes de Evaluación de
Avance Físico de las Obras en la fase de reconstrucción en las emergencias, así como de la calidad
lograda en el proceso constructivo, emitir y divulgar los mecanismos de control que permitan acreditar
que las unidades ejecutoras designadas tienen la estructura, organización, capacidad técnica y
administrativa para asumir razonablemente las responsabilidades y obligaciones propias de la ejecución
de las obras.
Resulta importante la detección oportuna de las desviaciones en la gestión de las unidades ejecutoras y
utilizar con mayor precaución la figura de suspensión de obras, documentando mejor el motivo, ya que
en muchos de los casos estudiados por la CGR, se deben a situaciones previsibles.
Para cumplir con el mandato de ley, las competencias de la unidad (UGPR) y las disposiciones de la
Contraloría General de la República, se crea el presente manual, a fin de contar con una herramienta de
uso práctico que facilite la inscripción, desarrollo y fiscalización de los procesos de obra por Decreto de
Emergencia.
9
Figura N° 02: Puente colgante vehicular sobre el río Rincón en Riyito de Osa. Fuente: GPR
10
Objetivos
Objetivo general:
Mejorar la respuesta institucional del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo, en el desarrollo de los proyectos y planes de inversión, de acuerdo a las necesidades determinadas en los planes generales de las emergencias.
Objetivos específicos:
Estandarizar la solicitud, ejecución y cierre técnico de las obras amparadas a Decretos de Emergencia, para mejorar la supervisión, fiscalización y seguimiento de los proyectos de acuerdo a las disposiciones indicadas por la CGR. Proporcionar una guía a los profesionales de las Unidades Ejecutoras, que les permita trabajar acorde a lo requerido en el modelo de contratación de obras amparadas en decretos de emergencia, para mejorar la fiscalización y el control interno de los proyectos. Asegurar el cumplimiento de los plazos de ejecución, la presentación de informes de avance de obras y el respaldo documental en las actividades de contratación y ejecución de obras de reconstrucción ante las emergencias declaradas. Establecer mecanismos para validar la capacidad técnica y administrativa de las Unidades Ejecutoras, en el desarrollo de los proyectos y planes de inversión de obras por decreto de emergencia.
11
Figura N° 03: Vado con tubería de concreto en el camino San Juan-Miramar en Sierpe de Osa.
Fuente GPR
12
Proceso de Gestión de Proyectos por Decreto de Emergencia
A continuación se detallan los pasos del proceso a seguir para la inscripción de los proyectos vía
decreto de emergencia. El mismo tiene un orden que debe ser seguido por los ejecutores del proyecto
a fin de facilitar la incorporación del mismo.
Este proceso consta de tres partes, a saber:
I parte: Solicitud de plan de inversión
a) Formulación del Plan de Inversión: posterior a la aprobación del Plan General de la
Emergencia, autorizado por medio de un Decreto Ejecutivo dictado por la Presidencia de la
República, las instituciones públicas con competencia pueden presentar proyectos a la
CNE mediante el documento denominado “Plan de Inversión” para el cual se creó la Guía
para la elaboración del Plan de Inversión (Anexo N°1). Este formulario está estructurado
para compilar la información técnica necesaria para el planteamiento de un proyecto de
rehabilitación.
b) Acta de Inspección y Valoración de Unidades Ejecutoras: la UGPR previo al trámite del
Plan de Inversión realizará el Acta de Inspección y Valoración en las instalaciones de la
Unidad Ejecutora con objeto de determinar si cuenta con la capacidad técnica y
administrativa, para llevar adelante el proyecto, la cual deberá ser firmada, por el Ingeniero
Fiscalizador de la UGPR, el máximo jerarca de la Institución, y el Profesional que tendrá a
cargo la supervisión del proyecto; asimismo, verificará el sitio donde se tiene planteado
realizar las obras.
c) Evaluación técnica del Plan de Inversión: se realiza la revisión técnica del Plan de
Inversión por parte de un profesional de la Unidad de Gestión de Proceso de
Reconstrucción, quien analizará si cumple con los requisitos establecidos en la “Guía para
la elaboración del Plan de Inversión” (Anexo N°1). De encontrarse alguna inconformidad se
hará devolución del mismo, mediante oficio formal solicitando las correcciones necesarias;
en caso contrario, la Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción (UGPR) procede a
solicitar la reserva presupuestaria provisional y mediante oficio la presentación de proyecto
de inversión, a las siguientes unidades de la CNE:
1. Unidad de Asesoría Legal (analiza el nexo de causalidad y la ubicación del mismo
en el Plan General de la Emergencia). Esta Unidad confecciona la constancia de
legalidad del proyecto.
2. La Dirección de Gestión del Riesgo (por gestión interna informativa)
13
3. Dirección Ejecutiva (revisa la documentación y lo agrega en la agenda de la Junta
Directiva para su conocimiento )
4. Secretaría de Junta (para conocimiento y notificación a los miembros de Junta).
d) Aprobación del Plan de Inversión: El plan de inversión se hace de conocimiento de Junta
Directiva de la CNE, la cual valorará la aprobación o no del proyecto, conforme lo dispuesto
en la Ley N° 8488, artículo 18. En caso positivo, la secretaria de Junta Directiva redacta el
Acuerdo que aprueba los recursos económicos del proyecto (con el cual la Dirección
Administrativa Financiera elabora la reserva presupuestaria definitiva), y que designa la
Institución que fungirá como Unidad Ejecutora y
e) Especificaciones técnicas: con el Acuerdo de Junta Directiva la Unidad de Gestión de
Procesos de Reconstrucción solicita a la Unidad Ejecutora la Carta de Compromiso (Anexo
N°2), así como los términos de referencia (especificaciones técnicas) para la elaboración del
Cartel por parte de la Proveeduría Institucional de la CNE. El tiempo máximo para la
elaboración de los mismos es establecido de acuerdo con la siguiente tabla de plazos:
14
Cuadro N°1: Plazos máximos para la Presentación de Especificaciones Técnicas1
Criterio Detalle
Plazo
Máximo2
Observaciones
Complejidad
del Proyecto
Proyecto Complejo (puentes, compra de lotes,
edificaciones e infraestructura). 60
Excede la capacidad técnica o requiere
de mayor tiempo para elaboración de
términos de referencia por la
complejidad.
Proyecto que requiere estudios (Estabilización de
taludes, estudios preliminares, topografía,
contratación de personal).
30 Elaboración de términos de referencia
para estudios.
Compras de insumos, equipos y materiales
diversos. 15
El Plan de Inversión contiene la totalidad
de insumos a comprar por tanto es de
fácil obtención
Monto del
Proyecto
Montos superiores a 300 millones (Limpieza de
cauces, protecciones y obras en cauce,
espigones)
45
Considerando obras que deben ser
analizadas por el CAT de
Hidrometeorología.
Monto del proyecto superior al presupuesto de la
institución solicitante. 45
Montos que superen la capacidad
operativa de proyectos que a nivel
ordinario posea la Institución dentro de
su POI.
Montos inferiores a 50 millones de colones (pasos
de alcantarilla, rehabilitación de caminos) 30
Salvo que se dé la condición anterior, en
cuyo caso serán 45 días.
Capacidad
Técnica de la
Unidad
Ejecutora
Unidades Ejecutoras que posean más de 5
proyectos con la CNE 60
Proyectos en etapas de elaboración de
términos de referencia, licitación ó
ejecución.
Unidades Ejecutoras con un único profesional 45
Personal técnico insuficiente
(demostrado) o cuyo proyecto supere su
competencia.
Proyectos
Urgentes
Obras donde hay suma urgencia y necesidad de
la población, adicionando condenas de la Sala
Constitucional, y casos denunciados ante la
Defensoría de los Habitantes de la República
(DRH).
15 Son prioridad y debe ser resuelto con
celeridad.
1 Plazos estipulados en el acuerdo No. 102-03-2012 tomado por la Junta Directiva de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias en sesión extraordinaria N°. 03-12 celebrada el día miércoles 14 de marzo del 2012. 2 Este plazo máximo está dado en días naturales. Al existir la posibilidad de que se den varias condiciones de manera
simultánea, se deberá otorgar el plazo máximo de la condición más crítica.
15
f) Cartel de licitación: Al ser remitidas las especificaciones técnicas, un fiscalizador de la
UGPR analiza la congruencia con las necesidades técnicas para la contratación de
acuerdo al Plan de Inversión y atinencia de acuerdo al Plan General de la Emergencia, una
vez revisadas son remitidas a la Proveeduría Institucional de la CNE, para que complete
el cartel e inicie el proceso de licitación (como se especifica en el Reglamento de la
Proveeduría de la CNE), y se le asigna un número de contratación por emergencia.
g) Adjudicación: Publicado el cartel por la Unidad de Proveeduría Institucional y de recibidas
las ofertas, por parte de las empresas interesadas en ejecutar el proyecto, se realiza los
estudios financiero, legal y técnico los cuales serán analizados por el Comité de
Adjudicaciones de la CNE, para dar la recomendación de adjudicación a la Presidencia de
la CNE, misma que determina la adjudicación o no.
La Presidencia de la CNE remitirá a la Proveeduría Institucional (PI) la resolución de
adjudicación para que comunique a los oferentes, después de lo cual cuentan con tres días
para presentar apelaciones.
Al agotarse la vía de apelaciones, quedará en firme la adjudicación para lo cual la PI
solicitará los timbres y garantía de participación a la empresa adjudicada para la
elaboración de la Orden de Compra de la Contratación.
16
II Parte: Ejecución de la Contratación por Emergencia
La contratación puede hacerse a través de la Proveeduría Institucional de la CNE o bien la Proveeduría
Institucional de la Unidad Ejecutora, según lo haya establecido el acuerdo de Junta Directiva CNE:
a) Orden de Compra: la Proveeduría Institucional emite la Orden de Compra de la Contratación
por Emergencia y la UGPR trasladará por medio de oficio formal a la Unidad Ejecutora la
solicitud de Orden de Inicio (como es establecido en el artículo 26 del Reglamento de
Unidades Ejecutoras) por medio de la Orden de Servicio N°1 inicio de Obra (Anexo N°4).
b) Reunión pre-inicio: se requiere la realización de una reunión pre-inicio en la que deben estar
presentes el profesional responsable de la inspección de la UE, el ingeniero fiscalizador de la
UGPR y el profesional responsable de la empresa adjudicada, en ella el representante de la
empresa contratista presentará una serie de documentos establecidos en el cartel (cronograma,
bitácora, certificaciones, entre otros), la UE deberá de levantar un Acta de pre-construcción
(Anexo N°3).
c) Bitácora del proyecto: Al inicio de las obras se deberá de realizar la apertura de la bitácora
del proyecto, con las anotaciones correspondientes (como se indica en el reglamento de
bitácoras del CFIA para el caso de obras de infraestructura), esta deberá de permanecer en el
proyecto en un lugar seguro y en la cual solo podrán escribir los profesionales autorizados.
d) Inspecciones semanales, informes quincenales de seguimiento: Posterior al inicio de las
obras, la UE debe realizar inspecciones semanales y elaborar un informe quincenal de
seguimiento según se establece en el Reglamento de Unidades Ejecutoras mediante el formato
establecido (Anexo N°5), en el cual se evaluará la obra con los siguientes aspectos: datos de
identificación, responsables de supervisión y fiscalización, orden de compra y ubicación, debe
indicar las fechas contratadas según cronograma propuesto por la empresa adjudicada, cuadros
de avance físico por línea contratada, inspecciones realizadas, suspensiones, modificaciones,
pruebas de control de calidad de acuerdo a las especificaciones de diseño y calidad de
materiales, observaciones y acciones que se han realizado para asegurar el éxito del proyecto
en tiempo, costo y calidad. De encontrarse en la inspección semanal una inconformidad, en la
contratación, deberá comunicarlo en forma inmediata a la UGPR.
e) Órdenes de modificación: En caso de requerirse la modificación del contrato será necesaria
la documentación formal para tal fin, denominada “Orden de Modificación” (Anexo N°6). En
este documento se debe justificar apropiadamente las razones de la variación del contrato,
cumpliendo en todo momento con lo indicado en el artículo N°200 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa (RCLA).
17
f) Orden de suspensión: Si por motivos de fuerza mayor o caso fortuito es necesario suspender
la ejecución de la obra de acuerdo al artículo N°199 del RCLA (suspensión del plazo), se utilizará
“La Orden de Servicio para Suspensión de Obra” (Anexo N°7). Indicando a cargo de quién corren
las medidas de mantenimiento de lo hecho hasta ese momento.
Una vez que el contrato adquiera eficacia y durante su ejecución , la Administración por motivos
de interés público, institucional o causas imprevistas, podrá suspender la ejecución del contrato
hasta por seis meses como máximo, prorrogable por otro plazo igual; de acuerdo a lo indicado
en el artículo N°202 RLCA (suspensión del contrato). En este caso utilizaremos también el citado
Anexo N°7.
g) Compensación por días no laborados: Cuando el contratista solicite formalmente la
compensación de días no laborados por motivos de fuerza mayor o caso fortuito, causa
imprevista o interés público, no imputables a él, la Unidad Ejecutora deberá de revisar las
justificaciones, si lo solicitado es razonable la misma deberá confeccionar la documentación
formal denominada “Orden de servicio por tiempo compensable” (Anexo N°8). Es importante
mencionar que a dicha orden se deberán de adjuntar todos los documentos de soporte que sean
afines a la justificación de la misma.
h) Pago por avance de obra: Cuando el contratista solicite el pago por avance de obra; la
Unidad Ejecutora deberá de apegarse a lo indicado en el documento “Requisitos para el trámite
de facturas por concepto de pagos de Proyectos de Emergencia en la Unidad de Gestión de
Procesos de Reconstrucción” (Anexo N°9).
III Parte: Finalización y Cierre del Proyecto
Para la finalización y cierre del proyecto, se deben considerar los siguientes pasos:
a) Finalización del proyecto: Cuando el contratista considere que la obra está finalizada;
solicitará a la Unidad Ejecutora mediante oficio la recepción de la misma y se coordinará la
inspección para la verificación de los alcances de la contratación, para lo cual la UE mediante
oficio formal convocará a la UGPR para la recepción de obra.
b) Recepción provisional de la obra: Se da en aquellas situaciones donde en la recepción de
obra convocada por la UE, al verificar en detalle la obra, persistan observaciones que deban
ser corregidas; en ese caso, se emite el “Acta de Recepción Provisional” (Anexo N°10) en
la cual se le brindará un plazo en que deberá hacerlo, el cual no deberá exceder de la mitad del
plazo de ejecución, para la corrección de las observaciones, conforme a lo establecido en los
Artículos N° 151 y 195 RLCA. Durante este período se interrumpe el cobro de multas por
causa de atraso.|
18
c) Recepción definitiva de la obra: En la recepción de obra convocada por la UE se verificará en
detalle la obra a recibir y si los trabajos se encuentran en un nivel aceptable con relación a lo
contratado por la CNE, incluyendo las modificaciones y las indicaciones de la Ingeniería de
Proyecto, en este caso, se procede a levantar una “Acta de Recepción Definitiva” (Anexo N°11),
en caso contrario y excedido el plazo contratado procede el cobro de multas por causa de atraso.
d) Entrega a Unidad Ejecutora o gobierno local: posterior a la recepción definitiva de la obra, la
UGPR entregará de manera formal la obra al Gobierno local, mediante oficio y formulario de
mantenimiento preventivo según el tipo de obra o proyecto, que se requiere para conservar en
servicio la obra o proyecto, a lo largo de su vida útil.
e) Finiquito: Para el cierre final y definitivo del contrato tanto físico como financiero se empleará la
Orden de Servicio denominada “Finiquito de Obra” (Anexo N°12), que detallara las cantidades
de obra de cada uno de los renglones de pago contratados de acuerdo con los montos y
cantidades autorizadas. De esta manera se efectuara el cierre del proyecto de acuerdo al Artículo
N°152 RLCA, basado en la labor realizada, del mismo modo quedará demostrado que los fondos
recibidos y ejecutados por medio de la CNE fueron utilizados eficientemente para restaurar la
zona afectada, de acuerdo al PGE.
Una vez desarrollados estos pasos se podrá dar por terminado el proceso de reconstrucción concerniente
al proyecto específico, por la vía de decreto de emergencia. Un Plan General de la Emergencia, puede
atender muchas afectaciones y proyectos específicos, en tanto se cuente con recursos y no se excedan
los cinco años de la firma del decreto de la emergencia. Este aspecto debe tomarse en cuenta a la hora
de presentar un Plan de Inversión, con la suficiente antelación para dar tiempo a la contratación y a la
ejecución de los contratos antes de que terminen los cinco años señalados.
19
Figura N° 04: Construcción Puente en el Medio – Santa Cruz. Fuente: GPR
20
ANEXOS
Anexo N°1: Guía para la elaboración del Plan de Inversión.
Anexo N°2: Carta de Compromiso.
Anexo N°3: Acta de Pre-Construcción.
Anexo N°4: Orden de inicio.
Anexo N°5: Formato de Informe quincenal de Unidad Ejecutora
Anexo N°6: Orden de Modificación.
Anexo N°7: Orden de servicio para suspensión
Anexo N°8: Orden de servicio compensación de plazo.
Anexo N°9: Requisitos para pagos.
Anexo N°10: Acta de recepción provisional.
Anexo N° 11: Acta de recepción definitiva.
Anexo N° 12: Orden de Servicio Finiquito.
Figura N° 05 Proyecto Cinchona. Fuente: GPR
21
Anexo N°1
Guía Plan de Inversión
Figura N° 06: Proyecto Cruz Roja Cinchona. Fuente: GPR
22
Anexo N°2
Carta de Compromiso
Figura N° 07: Proyecto CENCINAI NAMBI. Fuente: GPR
23
Anexo N°3
Acta de Pre-Inicio
Figura N° 08: Camino rehabilitado en Biolley de Buenos Aires. Fuente GPR
24
Anexo N°4
Orden de inicio
Figura N° 09: Camino rehabilitado en Boruca y Potrero Grande Buenos Aires. Fuente GPR
25
Anexo N°5
Formato de informe quincenal de Unidad Ejecutora
Figura N° 10: Puente sobre la quebrada Unión en Río Bonito de Ciudad Neily, Corredores.
Fuente GPR
26
Anexo N°6
Orden de Modificación
Figura N° 11: Camino rehabilitado en Drake-San Josecito de Osa. Fuente GPR
27
Anexo N°7
Orden de servicio para suspensión
Figura N° 12: Puente sobre la quebrada Garrafa en Providencia de Dota. Fuente GPR
28
Anexo N°8
Orden de servicio compensación de plazo
Figura N° 13: Recaba del Río Guabas en Aguirre Puntarenas. Fuente GPR
29
Anexo N°9
Requisitos para pagos
Figura N° 14: Obras de protección en el Río Quebrada San Isidro de Pérez Zeledón. Fuente GPR
30
Anexo N°10
Acta de recepción provisional
Figura N° 15: Obras de rehabilitación de la infraestructura de riego en Finca Surcoop de Palmar Sur de Osa,
Puntarenas. Fuente GPR
31
Anexo N°11
Acta de recepción definitiva
Figura N° 16: Canales primarios y segundarios DRAT (Distrito de Riego Arenal Tempisque) Fuente: GPR
32
Anexo N°12
Orden de servicio finiquito
Figura N° 17 Obras Río Nosara, Nicoya. Fuente: GPR
