Como evitar errores clásicos en proyectos de IT a través de mejores prácticas [1]En el intento de evitar desastres en un futuro, muchas organizaciones están aprendiendo del pasado mediante la realización de retrospectivas, es decir “autopsias” de los proyectos o revisiones posteriores a la implementación. Si bien las retrospectivas individuales cuentan historias únicas y contribuyen al aprendizaje organizacional, una visión aún más enriquecida se puede obtener examinando múltiples retrospectivas a través de una gran variedad de organizaciones a través del tiempo.

Los errores clásicos y las mejores prácticas que se proponen a continuación son el resultado del estudio realizado por R.Ryan Nelson1, Ph.D. en administración de negocios de la universidad de Georgia. En este estudio se agrupa el conocimiento obtenido por 99 retrospectivas realizadas en 74 organizaciones entre el 2000 y el 2007. Nuestra intención es mostrar como las diferentes metodologías expuestas facilitan e incentivan el uso de estas mejores prácticas.

Como evitar estimaciones y planificaciones pobresEl proceso de estimación y planificación consiste en dimensionar y definir el alcance del proyecto, estimando el esfuerzo y el tiempo requerido, y luego desarrollar un calendario, teniendo en cuenta factores como disponibilidad de recursos, adquisición de tecnología, y los ciclos del negocio. Los beneficios de estimados precisos incluyen menores errores; menos horas extras, calendarios precisos, y rotación de personal; mejor coordinación con tareas no relacionadas con desarrollo; mejor manejo del presupuesto; y por supuesto, mayor credibilidad para el equipo de proyecto.

Basado en la investigación, los equipos de proyecto pueden mejorar la estimación y planificación usando estimados basados en los desarrolladores, una modificación del método Delphi, información histórica, algoritmos (por ejemplo COCOMO II), y software de estimación como QSM SLIM-Estimate, SEER-SEM y Construx Estimate.

Adicionalmente, muchos de los equipos de retrospectivas sugieren realizar los procesos de estimación como series de refinamientos iterativos, con estimados presentados en rangos que continuamente disminuyen a medida que el proyecto avanza en el tiempo. El gráfico de estimación de convergencia (también conocido como el cono de incertidumbre) se conoce como una representación gráfica de este concepto.

Cuatro enfoques valiosos para mejorar la estimación y planificación de proyectos incluyen (1) desarrollar bajo la técnica de Timeboxing2 ya que los proyectos cortos y pequeños son más fáciles

1 Ryan Nelson es profesor, Director del centro para la gestión de tecnologías de la información (CMIT), y el director del programa de maestría en ciencia de gestión de tecnologías de información en la escuela de comercio MCIntire de la universidad de Virginia (UVa). Recibió su ph.D. en administración de negocios de la Universidad de Georgia en 1985 y estuvo cinco años en la facultad de la universidad de Houston antes de unirse a la UVa. 2 La técnica del timebox consiste en fijar el tiempo máximo para conseguir unos objetivos, tomar una decisión o realizar unas tareas, y hacer lo mejor que podamos en ese intervalo. De esta manera, en lugar de ponerse a trabajar en algo hasta que esté hecho, de antemano se acuerda sólo se dedica un tiempo limitado.

de estimar, (2) crear una estructura de descomposición de trabajo para ayudar a dimensionar y definir el alcance de los proyectos, (3) retrospectivas para capturar tamaño, esfuerzo y tiempo real para usar en futuros estimados de proyectos y (4) una oficina de gestión de proyectos para mantener un repositorio de los datos de proyectos a través del tiempo.

Como evitar a gestión ineficaz de los interesadosSegún Rob Thomsett, autor de Radical Project Management3 y en concordancia con los resultados del estudio en mención, una gestión ineficaz de los interesados es la segunda mayor causa de proyectos fallidos. Los equipos retrospectivos identificaron varias mejores prácticas para mejorar la gestión de interesados incluyendo el uso de hojas de cálculo de los interesados y gráficos de valorizaciones. Esta herramienta facilita el mapeo tridimensional del poder (por ejemplo influencia sobre otros y control directo de recursos), nivel de interés de y grado de resistencia/apoyo de los interesados.

Otras buenas prácticas en esta área incluyen el uso de planes de comunicación, la creación de oficinas de gestión de proyectos y gestión de portafolios. Las dos últimas reconocen el hecho de que algunos interesados pueden jugar roles en múltiples proyectos. Como resultado, un descuido en un proyecto puede terminar produciendo un efecto domino en otros proyectos que comparten uno o más involucrados.

Como evitar una gestión de riesgos insuficiente

3 Thomsett, R. Radical Project Management, Prentice-Hall, 2002