Comunicación

CASO DE ESTUDIO Nº6: COMUNICACIÓN

1

ÍNDICEINTRODUCCIÓN...............................................................................................................2

DEFINICIÓN.......................................................................................................................3

FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN................................................................4

EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN.............................................................4

DIRECCIÓN D E LA COMUNICACIÓN................................................................5

REDES FORMALES DE GRUPOS PEQUEÑOS.............................................5

1. RED DE COMUNICACIÓN CADENA.................................................................5

2. RED DE COMUNICACIÓN RUEDA....................................................................5

3. LA RED DE COMUNICACIÓN MULTICANAL...................................................6

RUMORES......................................................................................................................7

COMUNICACIÓN POR COMPUTADORA.........................................................8

ELECCIÓN DEL CANAL DE COMUNICACIÓN...............................................9

RIQUEZA DEL CANAL.............................................................................................9

BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN EFICAZ.........................................10

TEMAS ACTUALES DE COMUNICACIÓN........................................................13

ANÁLISIS AL “CENTRO DE INTERNET – EPII”.........................................................14

PROCESO DE LA COMUNICACIÓN...........................................................................19

RED DE COMUNICACIÓN CADENA...........................................................................20

CRITERIO DE EFICACIA DE LA RED CADENA EN EL CI......................................21

RED DE COMUNICACIÓN RUEDA..............................................................................22

CRITERIOS DE EFICACIA DE LA RED RUEDA EN EL CI......................................22

RED DE COMUNICACIÓN MULTICANAL..................................................................23

CRITERIOS DE EFICACIA DE LA RED MULTICANAL EN EL C.I..........................24

PROGRAMA DE MEJORA DE LA COMUNICACIÓN EN EL CI.........................25

1.- OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE MEJORA DE LA COMUNICACIÓN......25

2.- LINEAMIENTOS TEÓRICOS...............................................................................25

3.- ALTERNATIVAS DE REDES DE COMUNICACIÓN PARA EL CI..................28

4.- ALTERNATIVAS COMPLEMENTARIAS A LAS REDES.................................29

LIDERAZGO Y COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL


2

INTRODUCCIÓN

La comunicación organizacional se ha transformado en parte fundamental de las ciencias de la comunicación. Para las personas y las organizaciones el comunicarse es algo natural. Las relaciones humanas en cualquier contexto tienen como soporte básico procesos de comunicación. A su vez, la comunicación organizacional es la encargada de analizar estos procesos, ya que de estos se desprenden varios fenómenos importantes, y es a través de esta que se puede mejorar la productividad y el ambiente de trabajo.

La comunicación plantea una extensa gama de posibilidades de interacción en el entorno social, ya que por medio de esta las personas logran el entendimiento, la coordinación y la cooperación que posibilita el desarrollo de las organizaciones.

La comunicación es eficaz solo cuando el receptor entiende el mensaje del emisor, en los términos en que este ha querido darle su mensaje. Confabulan contra una buena comunicación factores tales como: Diferencias culturales, Métodos de Comunicación, Lenguaje, Diferencias de percepciones de cada persona.

Un ambiente laboral grato está determinado en gran medida por la buena comunicación que se establezca entre las personas.



3

DEFINICIÓN

La comunicación es la transferencia y comprensión de significados. La comunicación en las organizaciones es el hecho de enviar y recibir la información dentro del marco de una compleja organización, incluye a las comunicaciones internas, las relaciones humanas, las relaciones gerenciales, con sindicatos, las comunidades ascendentes, descendentes y horizontales; las habilidades de comunicación (hablar, escuchar y escribir), y los programas de evaluación de las comunicaciones. No existen grupos ni equipos sin comunicación.

Una organización con buena comunicación tiende a generar una mayor satisfacción laboral e incluso un mejor desempeño en sus empleados. Haciendo uso de ella las personas comprenderán mejor su trabajo, se sentirán más identificados y participarán más en la organización. Solo a través de la transmisión de significados se puede comunicarse. La comunicación perfecta nunca se alcanza.

Tradicionalmente, la comunicación se ha definido como "el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante habla, escritura u otro tipo de señales". Todas las formas de comunicación requieren un emisor, un mensaje y un receptor destinado, pero el receptor no necesita estar presente ni consciente del intento comunicativo por parte del emisor para que el acto de comunicación se realice. En el proceso comunicativo, la información es incluida por el emisor en un paquete y canalizada hacia el receptor a través del medio. Una vez recibido, el receptor decodifica el mensaje y proporciona una respuesta.



4

FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN

La comunicación cumple cuatro funciones principales en un grupo u organización: control, motivación, expresión emocional e información. Podemos dar por sentado que casi todo acto de comunicación que tiene lugar en un grupo u organización realiza una o más de estas cuatro funciones.

EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN

El proceso de la comunicación se da en los siguientes pasos:

Primero debe haber intención. Se da entre un emisor y un receptor que dan por resultado la

transferencia y la comprensión de un significado. Primero debe haber intención. Se da entre un emisor y un receptor que dan por resultado la

transferencia y la comprensión de un significado.

ESQUEMA DEL PROCESO DE COMUNICACIÓN



5

DIRECCIÓN D E LA COMUNICACIÓN

Tiene varios sentidos como:

!Descendente: La comunicación descendente pasa de un nivel de un grupo u organización superior a un nivel inferior. No tiene que ser necesariamente de palabra ni en persona.

!Ascendente: La comunicación ascendente se dirige a un nivel superior en el grupo u organización.

!Horizontal: Cuando la comunicación tiene lugar entre los integrantes del mismo grupo de trabajo, entre miembros de grupos al mismo nivel, entre gerentes del mismo nivel o entre personal del mismo rango, nos referimos a la comunicación horizontal. Agiliza las actividades en la organización.

REDES FORMALES DE GRUPOS PEQUEÑOS

1. RED DE COMUNICACIÓN CADENA.La comunicación tiene lugar entre las personas que se encuentran más próximas, suele ser a través de los distintos niveles jerárquicos, es decir del jefe al mando intermedio y de este al trabajador (Organización rígida de tres niveles como mínimo) y viceversa.La cadena sigue rígidamente la cadena formal de mando. Se utiliza si la precisión de los datos es lo más importante. La velocidad es moderada debido a los ya que se da de individuo a individuo.

2. RED DE COMUNICACIÓN RUEDA.Tiene una figura central que funge como el conducto para la comunicación de todo el grupo, existe una velocidad elevada en la toma de decisiones debido a que posee poco integrantes generalmente.

En la práctica se da en los grupos de mando, donde los miembros del grupo reportan a una persona la cual es el jefe o líder, es esta persona la



6

cual da órdenes, y lineamientos. El líder tiene siempre una participación activa y constante en este tipo de red de comunicación.

Generalmente la satisfacción de los miembros es poca debido a que la decisión final es tomada por el líder y puede no ser del agrado de alguno de los integrantes.

3. LA RED DE COMUNICACIÓN MULTICANAL.Permite que todos los miembros del grupo se comuniquen en forma activa el uno con el otro y es más adecuada si se busca una mayor satisfacción, el grado de fidelidad y su precisión es moderada y no surgen líderes. (Sentido horizontal)En la práctica, es análoga con los grupos auto dirigidos, en los que todos los integrantes tienen la libertad de dar su aportación para decidir cómo resolver un problema o una meta planteada (forma en que se enfrentaran) y nadie asume un papel de liderazgo.La velocidad de comunicación es elevada debido a que todos los miembros del grupo se comunican unos con otros de manera instantánea.

CRITERIOS DE EFICACIA PARA LAS REDES FORMALES DE GRUPOS PEQUEÑOS

REDES

CRITERIOS CADENA RUEDA MULTICANAL

Velocidad Moderada Elevada Elevada

Fidelidad Mucha Mucha Moderada

Aparición de un líder Moderada Constante Ninguna

Satisfacción de miembros Moderada Poca Mucha



7

RUMORES

Red informal de comunicación de la organización. Una encuesta encontró que el 75% de los empleados se enteran primero de los temas a través de rumores. Los rumores poseen tres características, no son controlables por la administración, la mayoría de los empleados les conceden más credibilidad que a los comunicados formales emitidos por la dirección y sirven sobre todo a los intereses personales de los involucrados.

El rumor es la difusión de la “lectura” que alguien hace de algo; alguien recibe el rumor, lo pone a circular por senderos informales y los demás se involucran en un proceso incremental de interpretaciones.

El rumor parte de una interpretación de alguna noticia o de algún acontecimiento; la gente reduce o simplifica la noticia o el hecho original por alguna razón de protección; también acentúa o amplía detalles de la noticia o del hecho, por conveniencias personales o de su grupo de referencia.

Sin duda, los rumores son una parte importante de la red de comunicación de cualquier grupo u organización y es de provecho entenderlos. Señala a los administradores los temas confusos que los empleados consideran importantes y que les crean ansiedad por tanto, son a la vez un filtro y un sistema de retroalimentación en el que se recogen los asuntos relevantes para los trabajadores para los empleados, los rumores son valiosos porque traducen a su propia jerga los comunicados formales.

En general se da por verdadero que los rumores comienzan porque son chismes excitantes, pero rara vez ocurre así. Los rumores son una reacción en situaciones que son importantes para nosotros, cuando hay ambigüedades y en condiciones que producen ansiedad. El hecho de que las situaciones laborales suelen contener estos tres elementos explica por qué proliferan ahí los rumores.

Los altos directivos miran los rumores como algo divertido o equivocado o mentiroso. Los rumores llegan a crear reputaciones de los subgrupos de la empresa o a toda la empresa.



8

El rumor condiciona el pensamiento; éste condiciona el acto; la suma de actos crea hábitos y crea clima organizacional. En consecuencia, el rumor no es algo que se debe atacar, sino evitar que se dé y descifrar qué hay detrás de él promoviendo conversatorios entre los actores del rumor.

Los rumores son una reacción en situaciones que son importantes para nosotros, cuando hay ambigüedades y en condiciones que producen ansiedad. El hecho de que las situaciones laborales suelen contener estos tres elementos explica por qué proliferan ahí los rumores. Un rumor persistirá hasta que se cumplan los deseos y la esperanzas que crearon la incertidumbre que lo fomentó o hasta que se reduzca la ansiedad. Los rumores son una parte importante de la red de comunicación de cualquier grupo u organización y es de provecho entenderlos.

COMUNICACIÓN POR COMPUTADORA

La comunicación por computadora es el intercambio de la información entre las personas por las redes de ordenadores, puede ser todo tipo de información, por ejemplo texto, imágenes, audio, y vídeo. El intercambio de la información puede ser en tiempo real o síncrono, esto significa que la gente se está comunicando de forma simultánea.

CORREO ELECTRÓNICO.

El correo electrónico, o e-mail, es hoy, sin lugar a dudas, la herramienta más utilizada en todas las organizaciones. Todos, en mayor o menor medida, lo utilizan. El e-mail se ha convertido ya no en una manera de comunicarnos, sino en “la” manera como nos comunicamos. Es que el e-mail es perfecto, casi sublime para muchos. Ha logrado combinar lo mejor de los dos mundos: la comodidad del teléfono y la permanencia de una carta.



9

Aquellos que usan el correo electrónico como una llamada, tienden a saltear todas las formalidades y las cortesías. No editan su texto, no lo corrigen, y subestiman la importancia de la gramática y la ortografía, así como la puntuación. Normalmente no completan las oraciones, o no dividen el texto en párrafos. No lo vuelven a leer antes de mandarlo, y olvidan que otros ojos pueden revisar ese mismo texto meses, o incluso años, más tarde.

Es verdad que el e-mail es espontáneo e informal, pero sigue siendo escritura, y cualquier material escrito que está mal construido –abrupto, desorganizado, difícil de leer o de seguir, indiscreto, aburrido– no funciona. Y si no funciona el correo, lo que no funciona en realidad es la comunicación.

Sus ventajas son que los mensajes de correo electrónico se escriben, corrigen y guardan rápidamente, se pueden enviar a una persona o a miles con un clic de ratón y menores costos que los de cartas o folletos. Sus desventajas son la sobrecarga de información y que carece de contenido emocional.

La línea entre la vida laboral y la vida privada ya no es nítida.

ELECCIÓN DEL CANAL DE COMUNICACIÓN

En las investigaciones se ha descubierto que los canales difieren por su capacidad de comunicar información. Algunos son ricos en el sentido de que tienen la capacidad de manejar varias variables claves al mismo tiempo, facilitar la retroalimentación rápida y ser muy personales.

RIQUEZA DEL CANAL

La cantidad de información que puede transmitirse en un episodio de comunicación. Los administradores pueden comunicar mensajes de rutina a través de canales pobres. En cambio, los mensajes que no son de rutina sólo se comunican bien en canales ricos. Las pruebas indican que los administradores de gran desempeño tienden a ser más sensibles al medio que los de mal desempeño.



10

10

BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN EFICAZ

Las más importantes son filtradas, percepción selectiva, sobrecarga de información, emociones, lenguaje, ansiedad y miedo a la comunicación.

a) FILTRADO.

El filtrado se refiere a la manipulación deliberada de la información por parte del emisor de modo que aparezca más favorablemente a los ojos del receptor.Por ejemplo cuando un gerente le dice a su jefe lo que cree que quiere oír está filtrando la información. El principal determinante del filtrado es el número de niveles en la estructura de la organización. Cuantos más niveles verticales haya en la jerarquía habrá más probabilidades de que se produzcan filtrados.Pero podemos esperar que aparezcan filtrados siempre que haya diferencias de estatus factores como el temor de comunicar malas noticias y el deseo de complacer al jefe llevan a los empleados a contar a sus superiores lo que creen que quieren oír distorsionan las comunicaciones ascendentes.

b) PERCEPCIÓN SELECTIVA

Ya hemos mencionado la percepción selectiva. La retomamos aquí porque en el proceso de la comunicación los receptores ven y escuchan selectivamente basados en sus necesidades motivaciones experiencias antecedentes y otras características personales. Los receptores también proyectan sus intereses y esperanzas en las comunicaciones cuando

las decodifican. El entrevistador que espera que una candidata ponga a su familia antes que su carrera es probable que vea esa actitud en todas las solicitantes sin que importe si ellas de verdad opinan así.

c) SOBRECARGA DE INFORMACIÓN

Los individuos tienen una capacidad finita para procesar información. Como vimos en nuestra exposición del correo electrónico cuando la información con la que tenemos que trabajar excede nuestras facultades se produce



11

11

una sobrecarga de información con mensajes electrónicos telefonemas faxes juntas y la necesidad de estar actualizados en nuestro campo cada vez más administradores y profesionistas se quejan de que sufren esta

sobrecarga.Que ocurre cuando los individuos tienen más información de la que pueden el clasificar y aprovechar la descartan, ignoran pasan u olvidan o aplazan el procesamiento hasta que la sobrecarga cede, en cualquier caso se pierde información la comunicación es menos eficaz.

d) EMOCIONES

El estado de ánimo que se tenga en el momento de recibir un mensaje influirá en forma de interpretarlo, el mismo mensaje recibido cuando uno está enojado o perturbado se interpreta de otra manera que cuando uno está contento las emociones extremas como el júbilo y la depresión entorpecen la comunicación efectiva los casos somos más proclives a descuidar nuestros procesos de pensamiento nacionales objetivos a cambio de los juicios emocionales.

e) LENGUAJE

Las palabras tienen significados distintos para diversas personas la edad educación y antecedentes son tres de las variables más obvias que intimen en el lenguaje que usa una persona y en las definiciones que les da a las palabras.En una organización, los empleados tienen diversos orígenes más aun, el agolpamiento de los empleados en departamentos crea especialistas que

acuñan sus palabras de argot o jerga técnica. En las organizaciones grandes, los miembros también están dispersos geográficamente y aun operan en países distintos, y las personas de cada lugar usan términos y giros peculiares de su región, la existencia de niveles verticales también causa problemas de lenguaje.Por ejemplo, se han detectado significados

diferentes de palabras como incentivos y cuotas a diversos niveles de la administración los directivos hablan de la necesidad de incentivos y cuotas,



12

12

pero estos términos implican una manipulación y crean resentimiento entre los gerentes de nivel inferior.El punto es que aunque usted y yo hablemos el mismo idioma, estamos lejos de usarlo de manera uniforme. Si supiéramos cómo modifica cada uno el lenguaje, las dificultades de comunicación serian mínimas el problema es que los miembros de una organización no saben qué cambios lingüísticos han hecho aquellos con los que se comunican. Los emisores tienden a suponer que las palabras y términos que utilizan significan lo mismo para el receptor que para ellos, pero está premisa suele ser incorrecta.

f) ANSIEDAD POR LA COMUNICACIÓN

Otra barrera importante para la comunicación efectiva es que algunas personas de la población sufren de ansiedad, miedo a la comunicación. Aunque muchas personas se sienten aterradas de tener que hablar frente a un grupo, el miedo a la comunicación es un problema mucho más grave porque afecta a toda una categoría de técnicas de comunicación.Las personas que sufren este trastorno experimentan tensión y ansiedad injustificadas es ante la comunicación oral o escrita. Por ejemplo a quienes temen a la comunicación oral se les dificulta enormemente hablar en persona con los demás o se sienten muy ansiosos si tienen que usar el teléfono. En consecuencia, recurren a memoran dos o faxes para comunicar un mensaje cuando el teléfono seria no solo más rápido sino también más apropiado.En los estudios se demuestra que quienes temen a la comunicación oral evitan las situaciones que exigen ejercer esta comunicación. Es de esperar alguna auto selección en ciertos trabajos que estos individuos no ocuparían como la de maestro, para la que la comunicación oral es un requisito fundamental.Pero casi todos los puestos de trabajo requieren alguna comunicación oral todavía más preocupantes son las pruebas de que quienes más temen a la comunicación oral distorsionan las exigencias de comunicación de su puesto con el fin de reducirlas al mínimo. Por eso debemos estar al tanto de que en las organizaciones hay un grupo de personas que restringen notablemente su comunicación oral y racionalizan esta práctica diciéndose que no es necesaria más comunicación para hacer bien su trabajo.



13

13

TEMAS ACTUALES DE COMUNICACIÓN

Barreras de comunicación entre hombre y mujeres: Existe un estudio que afirma que los hombres se valen del habla para enfatizar estatus, en tanto que las mujeres la usan para establecer vínculos. Para muchos hombres las conversaciones son principalmente un medio de conservar la independencia y mantener el estatus en un orden social jerarquizado. Para

muchas mujeres, las conversaciones son negociaciones de cercanía en las que se busca y da confirmación y apoyo.

El silencio como forma de comunicación: El silencio se ha ignorado como forma de comunicación en el C.O. porque representa una inacción, un no comportamiento. No prestar atención al aspecto de silencio de una conversación puede dar por resultado que se pierda una parte vital del mensaje.

Comunicación “políticamente correcta”: Casi todos somos muy conscientes de que nuestro vocabulario ha sido modificado por razones de corrección política. Tenemos que ser sensibles a los sentimientos de los demás. Ciertas palabras tipifican, intimidan e insultan. La corrección política tiene un inconveniente: Complica nuestro vocabulario y dificulta la comunicación. Debemos ser sensibles para no elegir palabras que ofendan a otros, pero también debemos tener el cuidado de no higienizar el idioma al punto de que restrinja la claridad de expresión.

Comunicación entre culturas: Los factores multiculturales plantean la posibilidad de que aumenten los problemas de comunicación.

Barreras culturales: Barreras de origen semántico, causadas por las connotaciones de los vocablos, causadas por diferencias de entonación y causadas por las diferencias de percepción.



14

14

ANÁLISIS AL “CENTRO DE INTERNET –

EPII”



15

15

ENTREVISTA PREVIA

Antes de hacer el diagnóstico inicial del Centro de

Internet hemos realizado una pequeña entrevista

para profundizar el tema de redes de comunicación

en la organización de dicho centro.


¿LA COMUNICACIÓN EN DIRECCIÓN HORIZONTAL, RESULTA SER PERJUDICIAL

EN EL ENTORNO LABORAL?

Respuesta: La verdad esto resulta ser muy beneficioso, ya que a diferencia de la Comunicación en Dirección Vertical, existe mayor trato entre todos, y más fluidez; una queja, una consulta o alguna sugerencia no es necesaria que escale nivel por nivel (Comunicación en Dirección Vertical) , sino que hay un trato directo, quizás sea el motiva de la confianza entre todos, haciendo que la organización sea más ágil y adaptable a los cambios.

¿HAY ALGUNA FORMA DE CONTROL DE LOS INTEGRANTES HACIA

OTROS DE LA MISMA JERARQUÍA?

Respuesta: No formalmente, ya que no hay una llamada de atención por escrito, tal vez si personalmente. Por ejemplo si un integrante esta fallando en algo, se lo puedes hacer saber hablando con él, ó notificarlo al coordinador de su área respectiva para que pueda tomar medidas necesarias.


16

16LIDERAZGO Y COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL

¿EXISTE UNA PARTICIPACIÓN ACTIVA DEL COORDINADOR GENERAL EN LAS

REUNIONES CON LOS COORDINADORES DE ÁREAS?

Respuesta: Así es, nosotros tenemos reuniones cada 15 días, estas reuniones son generales, todo el CI se reúne o al menos se trata de que así sea ya que no todos los miembros pueden asistir por diferentes motivos, previamente a esta reunión existe otra de coordinadores, en esta reunión solo se reúnen los cinco Coordinadores de cada área (Logística, Marketing, Sistemas, Personal y Finanzas) y el Coordinador General. Bueno respondiendo a tu pregunta, en las Reuniones de Coordinadores, el Coordinador General trae ciertos puntos a tratar por los coordinadores, evalúa el desempeño de cada área y se toman decisiones que solo competen a coordinadores, los demás puntos que se necesitan de una decisión unánime se tratan en la Reunión General.

¿ DURANTE LAS REUNIONES EL TIEMPO PROMEDIO PARA RESOLVER UN PUNTO DE

LA AGENDA ES BREVE O TARDA MUCHO? Respuesta: Depende del punto que se este tratando, muchas veces solo tarda unos minutos llegar a un acuerdo, pero en otras ocasiones nos quedamos conversando o analizando sobre un tema más de media hora.

¿ EN LAS REUNIONES PROGRAMADAS LOS INTEGRANTES ASISTEN DE FORMA

RESPONSABLE? Respuesta: Como te decía anteriormente, se trata en lo posible que todos asistan, pero esto es muy difícil debido a que algunos realizan otras actividades los sábados, por ejemplo algunos trabajan, otros tienen clases en Centro de Idiomas, entre otros; sin embargo, la inasistencia tiene que ser justificada al Área de Personal.

¿EXISTEN REUNIONES EN QUE LOS INTEGRANTES DAN SUS APORTACIONES PARA RESOLVER ALGÚN PROBLEMA O LLEGAR A UNA META PLANTEADA?

¿ENTRE QUIENES?

Respuesta: Si, de eso mismo tratan las Reuniones Generales, esperamos que todos tengan una participación activa dentro del CI, por lo tanto escuchamos todo lo que tengan que decir, las decisiones tomadas se hacen en democracia.

¿USAN EL CORREO ELECTRÓNICO COMO MEDIO DE COMUNICACIÓN PARA TODA

SU ORGANIZACIÓN?

Respuesta: Si, es un medio que usamos para notificar anuncios, reuniones o para que cada Coordinador se comunique con los miembros de sus respectivas Áreas, esto es lo mas fácil de hacer ya que como todos estudiamos en la EPPI y somos de diferentes años y clases, es muy difícil hacer que cuadren los horarios para que todos se puedan reunir, entonces el correo es una muy buena herramienta de comunicación, además de que en cada reunión se hace un acta donde constan todos los puntos tratados y decisiones tomadas, esta misma es tipeada y enviada a todos los correos de los integrantes para que sepan que es lo que se acordó en cada reunión, así que todos podemos estar informados acerca de los puntos que se trataron.


17

17

DIAGNÓSTICO INICIAL

El Centro de Internet o tambien

conocido como CI , entre los

estudiantes de la Escuela Profesional

de Ingeniería Industrial, integra a

alumnos al inicio de todos los

semestres mediante una convocatoria

en toda la escuela, en el presente

semestre esta conformado por 32

miembros, los cuales, por pertenecer a esta organización asumen deberes

y obligaciones pero también se les otorga muchos beneficios, ellos siempre

estan dispuestos a satisfacer las necesidades de los alumnos y/o

personas que requieren del uso de computadoras e internet.

El procedimiento que deben seguir los alumnos para acceder a este

servicio es el siguiente:

Estar matriculados en la EPII.

Solicitar en el CI su carnet de usuario.

Esta dirigido por Jimmy Tintaya Peralta – Coordinador General, todos

los miembros o integrantes se organizan mediante reuniones periódicas,

que son establecidas en horarios que son factibles para todos los

miembros, con el objetivo de tomar decisiones conjuntas; además existen

los grupos de trabajo para cada tarea especifica.

Después de realizada la convocatoria no todos los alumnos tienen los

mismos conocimientos de informática, por ellos se agrupan por áreas para

tener así como toda organización, un organigrama, que se divide en cinco

áreas:



18

18

COORDINACIÓN GENERAL

Jimmy Tintaya Peralta

Coordinación Logística

Massiel Chunga Chambi

Coordimación

MarketingMaria de los

Angeles Carrasco Mollo

Coordinación Sistemas

Kimberly Pérez Huaroc

Coordinación Personal

Angire Peraltilla Coaguila

Coordinación Finanzas

Nathaly León

ORGANIGRAMA DEL CENTRO DE INTERNET

PROCESO DE LA COMUNICACIÓNAviso de Reunión de Coordinadores.


.ÁREAS DEL CI

FINAN MARKETING

LOGÍSTICA

PERSONAL

SISTEMAS


19

19

!FUENTE:

El coordinador es aquel que envía el mensaje acerca de la reunión que se realizará.

!CODIFICACIÓN:

La transformación de la formulación del mensaje acerca de la reunión se convierte en una forma simbólica es decir verbal.

!CANAL:

El medio por el cual se transmite el mensaje son las palabras y gestos de un emisor a un receptor.

!DECODIFICACIÓN:

El mensaje retraducido, se recibe y analiza el mensaje.

!RECEPTOR:

El mensaje llega a los Jefes de cada Área.

!RETROALIMENTACIÓN:

Se da cuando los jefes de cada departamento confirman su asistencia a la reunión, en caso contrario ellos no estén de acuerdo con esa posibilidad mencionando razones y tratando de llegar a un acuerdo con el Coordinaron General.

RED DE COMUNICACIÓN CADENA

Integrantes.Este tipo de red formal está conformado por toda la organización, como el Coordinador General, los Coordinadores de cada Área y los Miembros de las diferentes Áreas.

Dirección de la comunicación.

La dirección de la comunicación es ascendente y descendente, es decir pasa de un nivel inferior de la organización a un nivel superior, y de un nivel superior a un nivel inferior, mencionada característica es demarcada porque el Centro de Internet presenta un organigrama, donde podemos apreciar una jerarquía establecida entre sus miembros.

Es utilizada en el CI en la solución de problemas de un área específicamente, cuando un jefe de área tiene pensado tomar una decisión, se le consulta al Coordinador General, este da su aprobación y se lo hace saber al jefe de área, y este les dice la manera de solucionar el problema a los miembros encargados.



20

20

Es utilizada en el CI cuando se quieren resolver problemas importantes, por tanto las ideas u opiniones de los miembros son tomadas por los coordinadores de áreas y luego estos se las comunican al Coordinador General.

El CI usa este tipo de Red de comunicación cada 15 días, cuando los coordinadores de área se reúnen con el Coordinador General para resolver temas importantes.

CRITERIO DE EFICACIA DE LA RED CADENA EN EL CI Velocidad: Regular

Al existir más de un solo nivel jerárquico, la información tendrá una mayor distancia es por esto que la velocidad del mensaje es regular.

Fidelidad: Mucha

El Centro de Internet es una organización con orden jerárquico, y la confianza se dará al coordinador general y a los jefes de cada departamento.

Aparición de un líder: Moderada

Existe más de un coordinador en el Centro de Internet, el coordinador general y los jefes de cada área

Satisfacción de miembros: Moderada


DIRECCIÓN GENERAL

ÁREAS DE TRABAJO DEL CIMIEMBROS DEL CI

Coordinador General

Coordinador de Finanzas

Integrantes de Finanzas

Coordinador de Logística

Integrantes de Logística

Coordinador de Sistemas

Integrantes de Sistemas

Coordinador de Personal

Integrantes de Personal

Coordinador de Marketing

Integrantes de Marketing


21

21

La toma de decisiones está dada por el coordinador general, del cual los integrantes que forman el Centro de Internet tiene diferentes opiniones, actitudes entre otros por lo tanto no todos los miembros estarán de acuerdo con la decisiones tomadas.

RED DE COMUNICACIÓN RUEDA

Líder: Coordinador General- Coordinadores de cada Área.

Formas de comunicación:

Se realiza una reunión cada 2 semanas, donde los Coordinadores

de cada Área reportan al Coordinador General, y este da

lineamientos.

Cuando es necesario los Coordinadores de cada Área pueden

comunicarse con el Coordinador General mediante correo

electrónico, si es que se trata de algo importante que no puede

esperar hasta la reunión.

CRITERIOS DE EFICACIA DE LA RED RUEDA EN EL CI

Velocidad: Elevada

Debido a que en este tipo de reuniones asisten pocos integrantes

(solo los coordinadores), la velocidad para la toma de decisiones es

elevada.

Fidelidad: Mucha

Existe una gran confianza entre el coordinador general y los

coordinadores de áreas, gracias a esto se tiene una

correspondencia a la responsabilidad y se puede delegar funciones

en las reuniones.

Aparición de un líder: Constante

Durante las reuniones la participación del coordinador general como

líder del equipo es constante y es el que da los lineamientos para

tomar decisiones.



22

22

Satisfacción de miembros: Poca

Poca debido a que no todos los jefes de aéreas están de acuerdo a

la decisión del líder, esto se debe a los distintos puntos de vista que

se dan en base a un problema a solucionar.

VENTAJASRelación es más directa, no hay rumores y lo ideal es que todos asistan y participen en las reuniones.Permite una toma de decisiones bastante rápida, sobre todo cuando se trata de decisiones no muy complejas.

TIPOS DE COMUNICACIÓNCorreo electrónico: se da cada semana. Escrito en oficios.

RED DE COMUNICACIÓN MULTICANAL

Esta red de comunicación se presenta cuando los integrantes del CI se

reúnen para festejar el cumpleaños de aquellos miembros que nacieron

en ese mes. En este caso no hay un líder por lo que todos asumen que

pertenecen a una misma jerarquía y se da la horizontalidad.

También se da en las reuniones generales, en donde se reúnen todos

los integrantes de esta organización para dar sus aportaciones para la

solución de problemas. Se da la ausencia de un líder.

EL CI ES UN GRUPO AUTO DIRIGIDO

Ya que en todos los integrantes del CI dan sus puntos de vista, formas

de cómo solucionar problemas y se toma en cuenta el aporte de todos

para alcanzar los objetivos (esto en las reuniones generales), olvidando

la jerarquía de esta organización, por lo que nadie asume el papel de

líder.



23

23

CRITERIOS DE EFICACIA DE LA RED MULTICANAL EN EL C.I

Velocidad: Elevada

La comunicación se caracteriza por ser rápida porque la red

multicanal constituye un atajo en la jerarquía vertical.

Fidelidad: Moderada

Moderada ya que no todos pueden ser fieles a todos en

este tipo de reuniones donde hay gran cantidad de

personas, habrá cosas que se las guardaran para ellos, y

otras que servirán de aporte a la organización.

Aparición de un líder: Ninguna

La posibilidad de constituirse un líder es nula debido a que se omite

la jerarquía organizacional del CI.

Satisfacción de los miembros: Mucha

La complacencia de los integrantes del CI es mucha ya que al

participar dando sus aportes que servirá en la toma de decisiones,

generando una sensación de integración.

PROGRAMA DE MEJORA DE LA COMUNICACIÓN EN EL CI

1.- OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE MEJORA DE LA COMUNICACIÓN



24

24

1.1. Objetivo General

Diseñar un programa estratégico de comunicación interna para

facilitar la transmisión de información, integración y motivación de

los integrantes, llegando así a valores de calidad, confianza y

excelencia en las relaciones con usuarios e integrantes.

1.2. Objetivos Específicos

! Aumentar la velocidad en la toma de decisiones.

! Implementar medios de comunicación internos formales y

efectivos para facilitar el cumplimiento de tareas y mejorar el

clima organizacional.

! Disminuir la práctica del rumor para aumentar la confianza en

los integrantes.

! Aumentar la fidelidad de los miembros de esta organización

para conseguir eficacia en el trabajo en equipo mediante la

sinergia.

2.- LINEAMIENTOS TEÓRICOS

En las funciones de la comunicación se usa el control para controlar las conductas de los miembros y también sean motivados continuamente.

Para que los miembros satisfagan sus necesidades sociales; ya que se relacionan entre ellos, también aprenderán a ser más comunicativos y tener un mejor resultado en lo que respecta a la transferencia de significado (expresar mejor sus ideas, sentimientos, etc.)

! Administración participativa

Las reuniones deberán ser todas las semanas como mínimo una vez y será indispensable que todos los miembros acudan. Con el objetivo de que aparezcan líderes; que todos se conozcan mejor y puedan crearse los equipos eficaces.

Esto hará que la comunicación en los miembros de esta organización sea más constante y se obtenga mayor efic acia de esta, mayor claridad y velocidad.



25

25

Los integrantes participaran de forma activa en la toma de decisiones. De manera que el poder no se concentre en los coordinadores y se

beneficien algunos.

Se busca que no solo unos cuantos trabajen sino que es esfuerzo sea en conjunto de manera que todos se motiven con los logros que se obtuviesen.

! Círculos de calidad

En este círculo de calidad se encontraran aquellos integrantes q demuestren que están realmente comprometidos con el CI.

Se aplicara el programa de participación de los empleados en este caso de los integrantes de este círculo de calidad desarrollaran diferentes tipos de capacidad y destrezas, como es el caso de organización en grupo, creación de software para una mejor utilización de servicio para los clientes, así como aumentar su conocimiento en informática, etc.

De esta manera los integrantes de este círculo de calidad elevaran su compromiso con el éxito de esta organización que es el “Centro de Internet”.

!Se los puede MOTIVAR, mediante:

El enriquecimiento del trabajo

La variedad de los puestos de trabajo

debe tener una tarea muy

especializada. El trabajador no es

considerado en la planificación es así



26

26

como el trabajador solo se limita a desarrollar una actividad

mecánica

La adecuación persona /puesto de trabajoEsto consiste en poner en un puesto de trabajo a una persona que

tenga conocimientos, habilidades y experiencia buenas para un

puesto de trabajo respectivo teniendo en cuenta que el trabajador

este motivado e interesado por las características del puesto.

La participación y delegaciónEsta técnica consiste en que los trabajadores participen en la

elaboración del diseño y planificación de su trabajo. Se

fundamenta en el hecho de que son

los propios trabajadores quienes

mejor conocen como realizar su

trabajo y por tanto quienes pueden

proponer las mejoras o

modificaciones más eficaces.

El reconocimiento del trabajo efectuadoMuchos empleados saben tener

inconvenientes con el jefe ya que cuando

hacen un trabajo correcto el jefe no les

motiva para superarse pero cuando se

comete un error los jefes son rápidos en

criticar, dándose así la desmotivación de

los trabajadores

Evaluación del rendimiento laboralEsta evaluación consiste en evaluar el rendimiento de la

conducta laboral para proporcionar finalmente los

resultados al trabajador y esperar sus mejoras prontas.



27

27

3.- ALTERNATIVAS DE REDES DE COMUNICACIÓN PARA EL CIComo es un Centro de Internet, los canales más adecuados son los

correos electrónicos para mejorar la comunicación organizacional y así

aprovechar esa disponibilidad que tienen los miembros con las

computadoras para mantenerlos informados constantemente.

Al haber un tipo de comunicación directa es decir personal, habría menos

barreras como la filtración, la percepción selectiva y las emociones.

Anteriormente hemos visto que se dan 3 redes de

comunicación, al analizar la forma en la cual se

desenvuelven los integrantes del centro de internet

hemos considerado 2 redes de comunicación que

son primordiales para lograr los objetivos

planteados:

a) Red de Comunicación Rueda:

Existirá red de comunicación rueda en la reunión que tendrán los

jefes de cada área con cada uno de sus miembros, esta creemos

que es la manera óptima para lograr la participación de todos los

miembros del CI, ya que en las antiguas reuniones era imposible

que todos participen, ya que son demasiados integrantes.

b) Red de Comunicación Multicanal

La red multicanal se aplicara como hasta ahora en el área de

trabajo, ya que es mucho mejor para los miembros cuando estén

trabajando tener retroalimentación elevada, con mucha satisfacción

en el trabajo.

4.- ALTERNATIVAS COMPLEMENTARIAS A LAS REDESLos canales de una organización pueden ser formales o informales y cada

uno tiene un uso respectivo dentro de la empresa.



28

28

!Las redes Formales son generalmente verticales, siguiendo la cadena

de autoridad y limitadas con las comunicaciones con las tareas

empresariales.

!Por el contrario, las redes informales no son rígidas en su dirección,

puede tomar cualquiera, saltar niveles de autoridad y seguramente

satisfacer necesidades sociales de los miembros internos de la

organización, por ejemplo pueden llevar a la integración de sus

miembros.

La alternativa complementaria más idónea

para alcanzar los objetivos es el entablar

una comunicación informal, porque va a

permitir desarrollar un mejor ambiente

tanto a nivel personal como

organizacional.

La comunicación informal se produce de manera espontánea y no obedece

a patrones de comportamiento establecidos por la organización, es

reconocida por los sujetos indagados como una forma básica de

conocimiento del otro, de incorporar información de carácter situacional

(quién es, qué hace).

Esta comunicación tiene varios elementos como el conocimiento mutuo, la

empatía, las relaciones de confianza, la cooperación espontánea

presentes en la comunicación informal, favorecen los procesos de

intersubjetividad y agilizan la construcción de sentido: en la investigación

se evidenció que los grupos informales inician el

proceso en el nivel de las afecciones y los grupos

formales requieren del nivel de aprehensión para

pasar al nivel de las afecciones.

La comunicación informal es entonces una comunicación que le pertenece

a la organización, le facilita su cambio, se gesta en los individuos y le

permite la intersubjetividad y la configuración de sentido para alcanzar el

grado más alto de aprendizaje: el criterio para la acción.



29

29

La comunicación informal se define generalmente como flujo de

información que circula por los diferentes ámbitos de la organización, y

expresa la tendencia humana a interactuar, a establecer relaciones

sociales que propician una comunicación más práctica, protegen al

individuo de la soledad y del anonimato y le

permiten desarrollar percepciones continuas

sobre su rol y el del grupo al que pertenece.

Si bien puede ser una herramienta en muchas

ocasiones mala, por cuando se esparce

muchos rumores que no son ciertos, también

es una buena herramienta ya que más que

todo buscara la integración de los miembros.


Documents

Comunicación