ConceptBasiArchivo.ppt

CONCEPTOS BASICOS DE ARCHIVO

El desconocimiento de la ley o las normas no nos exime de la

responsabilidad

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

- Dan a conocer la historia (Identidad)

- Ayuda a consolidar negocios (datos)

- Herramienta esencial para toma de decisiones

- Permiten realizar proyecciones

- Documentan los procesos y negocios

- Transparencia

- Soporte para la defensa o acusación (Demandas)

- Determinantes en la eficiencia y eficacia

DOCUMENTOEs un medio de comunicación Es un medio de comunicación PORQUEPORQUELleva información contenida en Lleva información contenida en datosdatos

Componentes:Componentes:

- Comunicación- ComunicaciónTransmite información en un mensaje Transmite información en un mensaje

(Emisor, receptor, datos)(Emisor, receptor, datos)

- Mensaje- MensajeSe compone de un conductor – el soporte – signos que Se compone de un conductor – el soporte – signos que comprende el ser humanocomprende el ser humano

- Información:- Información:Un dato, conjunto de datos relacionados con un tema Un dato, conjunto de datos relacionados con un tema en particularen particular

DOCUMENTO - Concepto

Un documento es todo Un documento es todo mecanismo utilizado por los mecanismo utilizado por los seres humanos para fijar la seres humanos para fijar la memoria (actos, acciones, memoria (actos, acciones, pensamientos, creaciones).pensamientos, creaciones).

Información registrada en Información registrada en determinado soporte.determinado soporte.

DOCUMENTO DOCUMENTO DE ARCHIVODE ARCHIVO

PapelPapel

Medios legibles por Medios legibles por equipos mecánicos equipos mecánicos o electrónicoso electrónicos

Cintas o discos de Cintas o discos de computadoracomputadora

FotografíasFotografías

Películas

PinturasPinturas

DibujosDibujos

VideocintasVideocintas

Mapas

Clases de Documentos

FACILITATIVOS

Aquellos que sirven de apoyo a la organización para el desarrollo de sus funciones en las áreas administrativas y operativas.

Ejemplo:Libros contables, informes,

inventarios.

MISIONALES

Los que se producen en razón del cumplimiento de sus funciones y son únicos para esa Entidad y/o Unidad Administrativa.– Propios del Negocio (Agenciamiento Aduanero,

Container)

Es uno o más conjuntos de documentos, sea cual fuere su fecha , su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos, o para servir como fuente de historia.

ARCHIVOARCHIVO

Organización de archivos

“El objetivo esencial de los archivos es de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;...”

Ley 594 de 2000, Título I, artículo 4º, inciso a) Fines de los archivos.

Algunos conceptos de legislación

Alcance……

Ing. José Walter Rengifo

2. Normas -Decretos - Acuerdos - Resoluciones - Normas Técnicas

1. Ley General (594 Julio/2000)

Plantea: Procedimientos

TécnicasFundamentos TeóricosMetodologías

Desarrolla los Principios Constitucionales - Derechos: Información, Petición, Intimidad, igualdad, participación, protección patrimonio, investigaciónDeberes y responsabilidades fiscales de los funcionarios (Manejo de la información)

Algunos Conceptos (Art 3.) • Archivo

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.


Archivo total.Hace referencia al proceso integral de

los documentos en su ciclo vital.

Documento de archivoRegistro de información producida o

recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Función archivística. Actividades relacionadas con la

totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Patrimonio documentalConjunto de documentos conservados

por su valor histórico o cultural

Algunos Conceptos (Art 3.) Soporte documental.

Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.


Documento original.

Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Tabla de Retención Documental

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

LEY 594 DE JULIO DE 2000: Creación de la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones

ARTICULO 10. OBLIGATORIEDAD DE LA CREACION DE ARCHIVOS. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.

ARTICULO 17. RESPONSABILIDAD GENERAL DE LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO. Trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor.

ARTICULO 18. CAPACITACION PARA LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor..


ARTICULO 19. SOPORTE DOCUMENTAL. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los requisitos de organización archivística.

ARTICULO 24. OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCION. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

ARTICULO 21. PROGRAMAS DE GESTION DOCUMENTAL. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos


ARTICULO 26. INVENTARIO DOCUMENTAL. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

ARTICULO 46. CONSERVACION DE DOCUMENTOS. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.

ARTICULO 32. VISITAS DE INSPECCION. El AGN podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.

LEY 270 de 1996: Art 95. Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en los despachos judiciales

Los documentos emitidos por los citados medios, gozaran de validez y eficacia de un documento ORIGINAL, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por la leyes procesales.

LEY 527 de 1999: Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen la entidades de certificación

Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta

Leyes Colombianas Sobre Archivos

• Ley 39 de 1981. Sobre la Microfilmación y certificación de archivos.

• Ley 23 de 1982. Sobre protección de los derechos de autor.

• Ley 57 de 1982. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.

• Ley 63 de 1986. Aprueba tratado que prohíbe la exportación, importación y transferencia ilegal de Bienes Culturales.

Leyes Colombianas Sobre Archivos

• Ley 80 de 1989. Crea el Archivo General de la Nación.

• Ley 6 de 1992. Artículo 74. Da valor probatorio al Disco Óptico.

• Ley 44 de 1993. Sobre derechos de autor de funcionarios públicos.

• Ley 190 de 1995. Artículos 27 y 29 Sobre faltas y delitos en archivos.

• Ley 200 de 1995. Artículos 40 y 41 Conductas sancionables a Servidores públicos sobre los archivos.

• Ley 270 de 1996. Artículo 95 Sobre uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en los despachos judiciales..

Código Contencioso Administrativo

• Artículo 29. Formación y examen de expedientes.

“… cuando hubiere documentos relacionados con una misma actuación o con actuaciones que tengan el mismo efecto, se hará con todos un solo expediente al cual se acumularán, de oficio o a petición del interesado, cualesquiera otros que se tramiten ante la misma autoridad y tengan relación intima con él para evitar decisiones contradictorias”

Acuerdos de la Junta Directiva del AGN

• Acuerdo 10 de 1995. Reglamenta la presentación de las tablas de retención documental al Archivo General de la Nación.

• Acuerdo 12 de 1995. Reglamenta los Órganos de dirección, coordinación y asesoría para los departamentos .

• Acuerdo 02 de 1996. Reglamenta la interacción del comité evaluador de documentos del departamento.


• Acuerdo 06 de 1996. Crea el comité evaluador de documentos del Archivo General de la Nación.

• Acuerdo 11 de 1996. Se establecen criterios de conservación y evaluación de documentos.

• ACUERDO No. 038 de Septiembre 20 de 2002. Por el cual se desarrolla el Artículo 15 de la Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. “RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS”.


• ACUERDO No. 039 de Octubre 31 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000.

• ACUERDO 041 del 31 de octubre 2002. Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la Ley 594 de 2000.

Acuerdos de la Junta Directiva del AGN.

• ACUERDO 042 del 31 de octubre 2002.

Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

1. MARCO LEGAL

ACUERDO 060 DEL 30 DE OCTUBRE DE 2001

Art. 1. Definiciones- Comunicaciones oficiales: Producidas en desarrollo de las funciones asignadas a la entidad.- Correspondencia: Comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades a título personal. No generan tramites para las instituciones.- Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o intervención.- Radicación comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Su fin primordial es oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establece la ley. Los términos comienzan a contarse a partir del día siguiente de radicado el documento.

1. MARCO LEGAL

ACUERDO 060 DEL 30 DE OCTUBRE DE 2001

- Registro de Comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones recibidas o enviadas, registrando datos tales como: Remitentes, destinatarios, No. de radicación, nombre funcionario responsable del trámite, anexos, tiempos de respuesta (si lo amerita), entre otros.Art. 7. Comunicaciones Internas de carácter OficialLas entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando loscódigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas quepermitan la consulta oportuna.Art. 8. Control de comunicaciones oficialesLas unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos por parte de los funcionarios competentes, disponiendo de servicios de ALERTA para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

TERMINOLOGÍATERMINOLOGÍAARCHIVISTICAARCHIVISTICA

Procesos técnicos archivísticos: Procesos técnicos archivísticos: Administración, organización, selección, descripción, conservación y Administración, organización, selección, descripción, conservación y servicioservicio

Organización documental : : Consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones o procedimientos Consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones o procedimientos orientados a la clasificación, la ordenación y la signatura o codificación orientados a la clasificación, la ordenación y la signatura o codificación de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original.de orden original.

Comprende: La clasificación, ordenación y la signaturaComprende: La clasificación, ordenación y la signatura

Signar: Signar: Es procedimiento en el que se determina un CODIGO que identifique en forma precisa y breve las secciones (unidades orgánicas) y las series documentales.

TERMINOLOGÍATERMINOLOGÍAARCHIVISTICAARCHIVISTICA

Selección Documental: Selección Documental: Consistente en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales que genera y recibe una entidad para determinar sus períodos de retención, en base a los cuales se formulará el Programa de Control de Documentos

Descripción documental : : Es un proceso que consiste en elaborar instrumentos auxiliares descriptivos que permitan conocer, localizar y controlar las series documentales

Conservación: Conservación: Mantenimiento del soporte y texto, mediante medidas de preservación y restauración de los documentos de archivo.

Servicio: Servicio: Préstamo, consulta, búsqueda, exhibición, reproducción del acervo documental de una institución.

Reestructuración actualAdministración

PRESIDENCIADra. Diana Porras

VICEPRESIDENCIAEJECUTIVA

Dr. Mauricio Guzmán

Auditoria GeneralInterna KPMG

Secretaria General - Jurídica y Administrativa

Dra. Marcela Becerra

SucursalBARRANQUILLA

SucursalBOGOTÁ

SucursalCALI

SucursalMEDELLÍN

SucursalCARTAGENA

• Agencia Bucaramanga• Planta Espinal• Planta Aguazul• Of. Villavicencio

•Palmira• Agencia Eje Cafetero

Dir. de RiesgoAngélica Goyeneche

JUNTA DIRECTIVA

Dir. CarteraDra. Maria C. López

Dir. Nal. de SeguridadDr. Gabriel Cancino

Revisoría FiscalDeloitte and Touche

• Planta Montería• Sincelejo

Dir. ComercialDra. Pilar Beltrán Dir. Sistemas

Dr. Edwin CastroDir. Financiera

Dr. Juan C. Mahecha

Dir. OperacionesDra. Marina

Alvarado

Dir. Comercio Exterior

Dra. Maria Piedad Galeano

Coord. SegurosDr. Fernando

Salmanca

SucursalBUENAVENTURA

SucursalSANTA MARTA

• Silos Santa Manta• SIA Santa Marta• Valledupar• Riohacha• Maicao

• Silos Buenaventura• DIAN Buenaventura• SIA Buenaventura

Agrupaciones DocumentalesAgrupaciones Documentales

FONDO (Empresa) SECCIÓN (Unid Adm.)

SERIE (Funciones – Temas)

UNIDAD DOCUMENTAL

SUBSECCIÓN (oficinas)

SUBSERIE (Desagregación del tema)

Fondos CerradosFondos Cerrados Aquellos cuya producciónAquellos cuya producción documental ha cesado. documental ha cesado.

Fondos AbiertosFondos AbiertosAquellos cuya producción documental sigue activa.

Clases de Fondos

CulturalHistóricoCientífico

ARCHIVO DEGESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTÓRICO

ADMINISTRATIVOLegalFiscalContableTécnico

Valores Primarios Valores secundarios

CICLO VITAL DEL DOCUMENTOCICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Organización de documentos

CLASIFICAR

ORDENAR

DESCRIBIR

Proceso archivistico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a

Los Documentos de una Entidad.

C L A S I F I C A C I Ó NC L A S I F I C A C I Ó N

Clasificación Documental

Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección, subseccion), de acuerdo con las estructura orgánico-funcional de la entidad.

Principios de ClasificaciónPrincipios de Clasificación

Principio de procedenciaPrincipio de procedencia (Identifica los productores) permite identificar los creadores de documentos, que bien pueden ser institucionales (fondos documentales) y administrativos (secciones y subsecciones documentales).

Principio del orden originalPrincipio del orden original (secuencia administrativa de producción) se relaciona con las unidades documentales en las que se plasman las actividades adelantadas en la resolución de los asuntos, que por función les han sido asignados.

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANAPONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

Son esquemas que reflejan la jerarquización dada a la documentación producida por una institución. En ellos se registran jerárquicamente la secciones, las subsecciones, las series y subseries documentales.

Cuadros de Clasificación

Cuadros de ClasificaciónCuadros de ClasificaciónCuadros de ClasificaciónCuadros de ClasificaciónFONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN SERIE

Pontificia Universidad Javeriana

Rectoria 1000

Resoluciones

Circulares

Secretaria General 1100

Circulares

Auditoria Interna 1200

Informes

Vicerectoria Académica 2000

Programas Académicos

Oficina de Control y Registro 2100

Historias Académicas

PRESIDENCIA

GERENCIAADMINISTRATIVA YFINANCIERA

GERENCIA DESARROLLO SOCIAL

SUBGERENCIA ECONOMICA

DIRECCIÓN COMUNICACIONES Y RELAC. PUBLICAS

DIRECCIÓNPROFLORA

SUBGERENCIAJURÍDICA

Cuadros de ClasificaciónCuadros de ClasificaciónCuadros de ClasificaciónCuadros de ClasificaciónFONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN SERIE

ASOCOLFLORESPresidencia

1000Resoluciones

Circulares

1100

1200

2000

2100

Principios de OrdenaciónPrincipios de Ordenación

Principio de procedenciaPrincipio de procedencia

- Dependencia – Productor- Dependencia – Productor

Principio de procedenciaPrincipio de procedencia

- Dependencia – Productor- Dependencia – Productor

Principio del orden originalPrincipio del orden original

- Influye en el orden del expediente – Secuencia en la producción de los documentos.

Principio del orden originalPrincipio del orden original

- Influye en el orden del expediente – Secuencia en la producción de los documentos.

Disposición Física en Unidades de Disposición Física en Unidades de AlmacenamientoAlmacenamiento..Depósitos y Estantes (Subfondos, Secciones y Depósitos y Estantes (Subfondos, Secciones y Subsecciones)Subsecciones)

Disposición Física en Unidades de Disposición Física en Unidades de AlmacenamientoAlmacenamiento..Depósitos y Estantes (Subfondos, Secciones y Depósitos y Estantes (Subfondos, Secciones y Subsecciones)Subsecciones)

Disposición Física en Unidades de Disposición Física en Unidades de ConservaciónConservaciónCarpetas, legajos, cajas – Series, subseries y Carpetas, legajos, cajas – Series, subseries y expedientesexpedientes

Disposición Física en Unidades de Disposición Física en Unidades de ConservaciónConservaciónCarpetas, legajos, cajas – Series, subseries y Carpetas, legajos, cajas – Series, subseries y expedientesexpedientes

Principios de OrdenaciónPrincipios de Ordenación

Principio del orden originalPrincipio del orden original – Principio HistóricoPrincipio del orden originalPrincipio del orden original – Principio Histórico

Tener en cuenta-

- Los documentos no se producen todos de una sola vez- Los documentos se crean paulatinamente de acuerdo con las

exigencias del asunto o según las etapas por las que va pasando el trámite.

- Para que se produzcan los documentos es necesario esperar un tiempo prudencial, recurrir a varias instancias e, incluso, recurrir a diferentes lugares.

- De todas maneras, los documentos se producen uno después de otro. - Reflexión sobre los hechos o sobre la serie de actividades y pasos

relacionados que se debieron cumplir para la resolución de un trámite o problema.

- Es una reflexión sobre la secuencia en la producción documental. - Es una relación Causa - Efecto

Tener en cuenta-

- Los documentos no se producen todos de una sola vez- Los documentos se crean paulatinamente de acuerdo con las

exigencias del asunto o según las etapas por las que va pasando el trámite.

- Para que se produzcan los documentos es necesario esperar un tiempo prudencial, recurrir a varias instancias e, incluso, recurrir a diferentes lugares.

- De todas maneras, los documentos se producen uno después de otro. - Reflexión sobre los hechos o sobre la serie de actividades y pasos

relacionados que se debieron cumplir para la resolución de un trámite o problema.

- Es una reflexión sobre la secuencia en la producción documental. - Es una relación Causa - Efecto

Ordenación DocumentalOrdenación Documental

Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

En que consiste en proceso de ORDENACION DE En que consiste en proceso de ORDENACION DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS

Determina la disposición física y coherente de los documentos.

Determina que documentos van de primero y cuales van después.

Proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de un tema (serie) en específico

Permiten dar testimonio de la gestión, de los trámites que dieron origen a tales documentos, pues refleja la dinámica administrativa (movimientos en el tiempo).

Facilita el acceso a la información gracias a su pertinente ubicación y a su rápida localización posterior; facilita la comprensión del tema pues los documentos agrupados facilitan el estudio y los análisis de contenido.

Es como tener las piezas necesarias de un mecanismo correctamente ensambladas o encajadas, para que funcione.

CAUSAS POR LAS CUALES NO SE APLICA EL CONCEPTO DE ORDENACION EN LAS EMPRESAS

Desconocimiento por parte de los empleados de las funciones propias de cada oficina.

Ausencia de manuales de procedimientos.

Desconocimiento del trámite para la disposición física de los documentos, pues es el trámite o gestión el que indica (y obliga) el orden debido.

Interrupción de los trámites, lo cual no permite hacer un seguimiento puntual al asunto y mucho menos determinar si el trámite está en curso o en que momento se encuentra.

Agrupación por tipos documentales: (solicitudes, certificaciones, correspondencia recibida, correspondencia despachada, facturas, constancias).

Incorrectos procesos de producción y distribución documentales (duplicidad de documentos, mal manejo en la remisión de copias)

Falta de claridad sobre la diferencia entre documentos sustantivos y documentos facilitativos.

Falta de herramientas de control tales como Inventarios, TRD y TVD.

Uso generalizado y sin ninguna reflexión de los distintos sistemas de ordenación.

49

Ordenación DocumentalOrdenación Documental

NUMERICONUMERICO

ALFABETICOALFABETICO

CRONOLOGICOCRONOLOGICO

MIXTOMIXTO

1, 2, 3, 4, 5 Alfanumérico Numérico

Alfabe- Crono- tico lógico

Numérico

Mixto

Cronológico

Series o Asuntos

Onomástico

Toponímico

31 Dic. 2001 01 Ene 2002 02 Ene 2002

•Actas •Acuerdos •resoluciones •Leyes

Historias Laborales Historias Clínicas

•Actas •Acuerdos

•Ministerio de Cultura

•Ministerio de Hacienda

•Ministerio del Interior

Regional Antioquía Regional Bolívar Regional Cauca Regional C/marca

Resoluciones Leyes

Sistemas de

Ordenación

Ordenación Documental

Estructura Documental

• Exponer la documentación al agua, humedad, sol.

• Forzar el documento al legajar.

• Escribir sobre los documentos.

• Dejar documentos sueltos.

• Archivar: artículos de prensa, borradores, correcciones,

duplicados innecesarios.

• Utilizar AZ para la conservación de los documentos.

• Nominar las carpetas con nombres propios, genéricos, etc.

• Almacenar documentos en bolsas o costales.

ORDENACIÓN: METODOLOGIA

LO QUE NO SE DEBE HACER


• Retirar el papel carbón, clips, notas, post–it.

• Fotocopiar los fax al recibirlos cuando use papel térmico.

• Cuando tenga documentos pequeños y numerosos utilice un

sobre,

márquelo y anéxelo al documento.

• Identificar la unidad de conservación: departamento, fecha,

número,

contenido.

• Identificar todas las unidades de conservación: cajas,

disquetes, CD, DVD, Cintas VHS, etc.

• Realizar inventario de todas las unidades de conservación.

LO QUE SE DEBE HACER



1

2

6

4

3

• Realice la foliación de los documentos en orden

cronológico dentro de la carpeta.

• Escriba el número consecutivo en la parte superior

derecha. (No use: 2.a, 2.1, 2 bis)

• Use lápiz de mina negra (HB o B) Más recomendado.

• Foliar es diferente a paginar.

• Las enmendaduras y tachones están prohibidas.

• Anular con una línea oblicua los errores de foliación.

• Impresiones (listados, formas) con numeración

continua, serán válidos por foliado.

FOLIACIÓN



• Identifique la carpeta con el respectivo rótulo.


• Carpetas máx. 200 folios

• Rótulo hacia afuera

• Lomo hacia abajo


• Ubique las carpetas en los archivadores o estantes asignados.

• El orden de las carpetas es de izquierda hacia la derecha.

• Organizar series documentales por código. (TRD).

• Deje el rótulo hacia fuera para que sea visible.

• En archivadores use fólderes colgantes y porta guías.

UBICACIÓN FÍSICA DE CARPETAS



Forma de almacenamiento

para documentos de gran tamaño como listados y demás

formas.

EXCLUSIVAMENTE

Cajas para Archivo:

Código. 012-01776



• Almacene las carpetas en cajas para archivo.

• Identifique cada caja con los datos de la dependencia y

número consecutivo en color negro.

• Entrega de documentación e inventario (físico y electrónico)

según cronograma del Archivo Central.

• Documentos a eliminar inventariados en cajas por separado.

(No es necesario usar cajas para archivo)


D E S C R I P C I Ó ND E S C R I P C I Ó N

Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en instrumentos que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación.

D E S C R I P C I Ó ND E S C R I P C I Ó N

ISAD (G) CIA = NTC 4095

ISAAR (CPF)

Normas de DescripciónNormas de Descripción

Instrumentos de control y consulta (RGA: art.. 37)

ConsultaConsulta

Guías

Inventarios

Catálogos

Índices

ControlControl

Registros de transferencias

Relaciones y actas entrega.

Libros de registro

Radicadores

Cuadros de clasificaciónTRD / TVD

Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, una sección o una subsección, siguiendo la organización de las series documentales.

Inventario

El desconocimiento de la ley o las normas no nos exime de la

responsabilidad

ESTADO DE ALGUNOS ARCHIVOS (Archivo Fotogràfico)

Documents

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