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Queda terminantemente prohibido cualquier reproducción, modificación, distribución, transmisión, posterior publicación, exhibición o representación
total o parcial del mismo, sin la autorización escrita de telecampus
capítulo 10
Conceptos Básicos deExcel 2007
Queda terminantemente prohibido cualquier reproducción, modificación, distribución, transmisión, posterior publicación, exhibición o representación
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conceptos básicos
10.1. Celdas, hojas y libros
Excel es una gran hoja en blanco cuadriculada, de forma que se crean cuadrados en blanco, a los que denominamos ‘celdas’:
Estos espacios están ordenados de izquierda a derecha con letras A, B, C, D…, y de arriba hacia abajo con números 1, 2, 3, 4, 5, 6, etc. Así, la primera celda de todas está a la izquierda y arriba, y se llama A1, la que está justo a su derecha es la B1 y la que está justo debajo es la A2:
Al conjunto de todas las celdas se le denomina “Hoja”.
Conceptos Básicos de Excel 2007
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Excel permite tener varias hojas y trabajar con ellas de forma independiente o interrelacionarlas.
Por otro lado, en la parte izquierda inferior de la hoja verá unas pestañas que ponen “Hoja 1”, “Hoja 2”, “Hoja 3”.
Si clica sobre “Hoja 2”, irá a una nueva hoja que estará totalmente en blanco. Lo mismo sucederá si con el ratón clica sobre “Hoja 3”. En cualquier momento podrá volver a la “Hoja 1” pulsando sobre la pestaña correspondiente con el ratón.
También verá que, junto a las pestañas de “Hoja 1”, “Hoja 2” y “Hoja 3”, hay un símbolo que es una hoja pequeña en blanco con un signo +
Esta pestaña permite generar una nueva hoja en blanco, que pasará a llamarse “Hoja 4”, “Hoja 5”, y así sucesivamente. Para generarla, pulsará sobre la pestaña y verá que automáticamente se crea una pestaña nueva llamada “Hoja 4”.
Al ir aumentando las hojas del libro, se hará difícil recordar el contenido que hay en cada una de las hojas. Ante esto, Excel le permite cambiar el nombre de las hojas. Puede realizarlo de las siguientes formas:
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• Haciendo doble clic en el nombre de la hoja que desea cambiar. Verá cómo se resalta el nombre y al escribir se borra y se sustituye por lo que haya escrito.
• Botón derecho: si hace clic en el botón derecho encima de cualquier pestaña de hoja en el menú que se despliega, verá cómo aparece la opción “Cambiar nombre” que le permitirá cambiar el nombre a la hoja.
En este menú también aparece la opción “Mover o copiar” que le permitirá cambiar el orden establecido de las hojas (también es posible clicando con el ratón encima de la pestaña de la hoja a desplazar y arrastrándola), o duplicar una hoja para tener una doble copia.
En el menú contextual de esta pestaña también cabe destacar las siguientes opciones:
Insertar: creará una nueva hoja.
Eliminar: eliminará la hoja de libro.
Color de Etiqueta: pondrá un color a la etiqueta y así podrá organizar las
hojas por temáticas.
Mostrar: le permitirá ver las hojas del libro.
Ocultar: ocultará la hoja, por lo que no será visible para el resto de usuarios.
Al conjunto de todas las hojas que tenga lo denominará “Libro”.
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10.2. Cómo desplazarse por la hoja
Desplazarse por una hoja de Excel es sencillo e intuitivo. Puede pulsar con el ratón directamente sobre una celda cualquiera. Si se fija, la celda en la que esté siempre aparecerá remarcada en negrita, y la fila y la columna en la que esté también estarán remarcadas.
Además, arriba a la izquierda, en la barra de tareas, le indicará la coordenada en la que esté:
También podrá desplazarse utilizando el teclado. Para ello, tendrá diferentes formas de hacerlo:
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↑ Arriba↓ Abajo← Izquierda→ Derecha
AvPag Pantalla abajoRePag Pantalla arriba
Ctrl+↑Siguiente bloque hacia
arriba. Si no hay bloque irá a la fila 1
Ctrl+↓Siguiente bloque hacia
abajo. Si no hay bloque irà a la fila 1048576.
Ctrl+←Siguiente bloque hacia la izquierda. Si no hay
columna A
Ctrl+→Siguiente bloque hacia la derecha. Si no hay
columna XFDCtrl+AvPag Hoja siguienteCtrl+RePag Hoja anterior
1º Fin , 2º ↑ Primera celda de la columna actual
1º Fin , 2º ↓ Última celda de la columna actual
1º Fin , 2º ← Primera celda de la fila actual
1º Fin , 2º → Última celda de la fila actual
Ctrl+Inicio Celda A1
Ctrl+Fin
Última celda de la hoja (Entendiendo la última
celda como la intersección de la última fila escrita con la última columna escrita)
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Pulsado la tecla de función “F5”, abrirá el cuadro de diálogo “Ir a”. Escribiendo la dirección de la celda y pulsando “Aceptar” se accederá directamente a la celda deseada.
También se abrirá el cuadro de diálogo “Ir a” mediante la combinación de teclas “Ctrl+I” o seleccionando “Ir a ...” del botón Buscar y seleccionar del grupo Modificar de la ficha Inicio.
Asimismo, podrá utilizar las barras de desplazamientos verticales (a la derecha) y horizontales (abajo) que le permitirán desplazar la hoja:
Si tiene varias hojas, podrá desplazarse por ellas con la barra pequeña horizontal que a tal efecto está ubicada en la parte inferior izquierda.
En esta barra encontrará:
Ir a la primera hoja
Ir a la hoja anterior
Ir a la hoja siguiente
Ir a la última hoja
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10.3. Introducción de datos
Introducir datos en la hoja de Excel es sencillo. Lo primero que debe hacer es situarse en la celda en la que quiere introducir datos, utilizando para ello el ratón o el teclado. Una vez allí, sencillamente ya podrá escribir.
Una vez que haya tecleado, tendrá diferentes posibilidades para que el valor introducido se quede en la celda:
a) Pulsar la tecla “Enter” o “Intro”. Verá que la celda donde estaba se queda con la palabra que haya escrito y pasará a situarse en la celda de abajo.
b) Podrá “desplazarse” con los cursos del teclado y verá cómo el valor queda introducido.
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c) Podrá pulsar el símbolo “Ѵ” de la barra de funciones (arriba a la izquierda) y también conseguirá que el valor quede introducido. Con esta opción, se quedará exactamente en la misma celda.
Si ha tecleado en la celda pero se ha equivocado, puede cancelar su inserción pulsando el símbolo “X” en la barra de funciones (arriba a la izquierda). De esta forma, la celda volverá a quedarse en blanco.
10.4. Tipos de datos
¿Qué tipos de datos se pueden introducir en las celdas?
Texto: son caracteres normales que pueden incluir letras, números, símbolos, etc. Está limitado a un máximo de 255 caracteres que, por defecto, quedarán alineados a la izquierda. No se podrán efectuar operaciones con este tipo de datos:
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Numéricos: son datos formados exclusivamente por números, los símbolos de decimal y millar “,”, “.” y la letra “e” que se usará para expresar exponente. Por defecto, quedarán alineados a la derecha:
Referencias: una referencia es una indicación directa de otra celda. Siempre se inicia con el símbolo “=” y la coordenada de la celda. De esta forma, aparecerá automáticamente en la celda donde esté, el contenido de la celda que ha referenciado. Además, si se cambia el contenido de la celda de origen también se cambiará de forma automática el de la celda donde está la referencia. Por ejemplo, si está en la celda “B3” e introduce
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“=a1”, conseguirá que en la celda B3 aparezca exactamente lo mismo que hay en la celda A1.
Si se dirige a la celda A1 y cambia su contenido, verá que automáticamente cambia lo que hay en la celda B3.
Se pueden hacer tantas referencias como se deseen. Si ahora va a la celda B4 y escribe otra vez “=A1” verá que vuelve a suceder exactamente lo mismo:
Valores lógicos: verdadero o falso. Éstos se alinean en el centro. Por ejemplo, si teclea “Verdadero”, verá cómo automáticamente se convierte a mayúsculas y queda en el centro de la celda.
Fechas y horas: introducir un dato con formato de fecha le permitirá hacer cálculos posteriormente con el empleo de las formulas y funciones. En este caso, se alineará a la derecha. Por ejemplo, si teclea en cualquier celda “1/1/11” o “1-1-11”, automáticamente se convertirán respectivamente en “01/01/2011” o “01-01-2011” que es el formato predefinido para la fecha.
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Fórmulas y funciones: las fórmulas y funciones son el apartado más interesante de los tipos de datos que contiene Excel. Con las fórmulas podrá realizar cálculos matemáticos, lógicos, etc., que, en combinación con las referencias, le dotarán de una poderosa herramienta de trabajo.
10.5. Modificación de datos
Vamos a suponer que ha introducido datos en una celda y quiere modificarlos. Lo primero que hará será situarse en la celda que quiera modificar. Una vez situado en la celda, podrá hacer las modificaciones de varias maneras:
• Volver a teclear directamente lo que quiera. Lo que había anteriormente sencillamente será substituido con los nuevos datos
• Una vez situado en la celda, podrá ir a la barra de fórmulas (parte superior) y modificar o substituir directamente los datos que hay:
• También podrá pulsar la tecla “F2” y una vez en la misma celda podrá modificar o substituir directamente los datos que hay actualmente.
Deshacer
Siempre que haga un cambio, modificación o borre algo, Excel le dará la posibilidad de “Volver hacia atrás” . Esto se puede hacer de dos formas: pulsando la flecha de volver hacia atrás de la barra de trabajo o pulsando las teclas “CTRL+Z” que producen el mismo resultado.
Rehacer
Si por algún motivo al deshacer se equivoca, puede rehacer pulsando el botón o puede pulsar la combinación de teclas “Ctrl+Y” para dejar la hoja tal y como la tenía.
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Buscar datos
Si necesita buscar un dato que se encuentra en cualquier celda de su hoja de datos procederá de la siguiente forma:
Escogerá la opción “Buscar” del menú Buscar y seleccionar del grupo Modificar de la ficha Inicio. También podrá pulsar directamente las teclas “CTRL+B”:
Le aparecerá un cuadro de dialogo como el siguiente:
A continuación introducirá el dato que busque y le dará al botón “Buscar siguiente”. Lo que sucederá a continuación es que si encuentra el dato que le ha pedido, se situará directamente en la primera celda que lo contiene.
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Si ya ha encontrado lo que quiere, podrá darle al botón “Cerrar” y continuar trabajando.
Si vuelve a darle al botón “Buscar siguiente” le llevará a la siguiente celda que contenga el dato que le ha pedido:
Otra posibilidad es pulsar el botón “Buscar todos”. Si pulsa este botón le aparecerá un listado con todas las referencias de celdas que contienen el dato que haya buscado:
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En el cuadro de dialogo de búsqueda tiene un botón adicional de “Opciones” que le permitirá fijar parámetros adicionales para afinar la búsqueda.
Lo primero que verá a la izquierda es la opción Formato, que contiene tres opciones:
Formato: se le abrirá un nuevo cuadro de dialogo donde aparecen las posibilidades de formato, tales como fuente, alineación, bordes, etc. Si escoge un determinado formato, la búsqueda se realizará teniendo en cuenta que lo que se encuentre coincida con el formato seleccionado.
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Elegir formato de celdas: esta opción le permitirá seleccionar un determinado formato del texto que busca. La diferencia con la opción anterior es que ahora le aparecerá el cursor con un icono pequeño de cuentagotas , y para seleccionar el estilo y formato del texto a buscar deberá pulsar sobre una celda que tenga ese formato y lo imitará en la búsqueda.
Borrar formato de búsqueda: si escoge esta opción, cancelará el formato de búsqueda que haya escogido anteriormente.
Reemplazar datos
La opción “Reemplazar datos” es idéntica a la opción “Buscar” y funciona de la misma manera y con las mismas funciones: buscar uno, buscar todos, escoger el formato del texto a buscar, etc.
La diferencia está en que con esta opción lo que querrá buscar es un determinado dato y substituirlo por otro. Por ejemplo, si tiene varias veces en la hoja la palabra “Hola” y quiere substituirla por la palabra “Adiós”, hará lo siguiente:
Ir a la opción “Reemplazar”, escoger la opción “Reemplazar” en el menú Buscar y Reemplazar o bien pulsarla combinación de teclas “CTRL+L”. De cualquier forma, se le abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
A continuación tecleará la palabra “Hola” en la opción Buscar y la palabra “Adiós” en la opción Reemplazar.
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A partir de aquí podrá hacer dos cosas: si quiere cambiar todos los datos de una sola vez, pulsará el botón “Buscar todos”:
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Excel realizará una búsqueda de todos los datos que cumplen los requisitos. Si quiere cambiarlos todos, pulsará el botón “Reemplazar todo” y automáticamente se cambiarán todos los seleccionados.
Si lo que quiere es ir cambiando uno a uno puede pulsar el botón “Buscar siguiente”. Con esta opción, Excel seleccionará el primer “Hola” que encuentre y usted podrá escoger si lo cambia (deberá pulsar el botón “Reemplazar”) o busca el siguiente, con lo que volverá a iniciar el proceso.
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• Excel está formado por espacios en blanco ordenados de izquierda a derecha con las letras A, B, C, D… y de arriba abajo con números 1, 2, 3, 4, etc., a los que denominamos “celdas”.
• Desplazarse por una hoja de Excel es sencillo e intuitivo. Puede pulsar con el ratón directamente sobre una celda cualquiera. Si se fija, la celda en la que esté siempre aparecerá remarcada en negrita, y la fila y la columna en la que esté también estarán remarcadas.
• Con la función “F5” se abrirá el cuadro de diálogo “Ir a…” que le ayudará a ir directamente a la celda deseada.
• Para introducir datos en la hoja de Excel sólo tendrá que situarse en la celda que desee, utilizando el ratón o el teclado, y escribir en ella. Allí podrá introducir texto, valores numéricos o referencias.
• En el menú Buscar y Seleccionar del grupo Modificar encontrará la función que le permitirá buscar un dato que esté situado en cualquier celda de su hoja de Excel. También podrá acceder con rapidez a esta opción con las teclas “CTRL+B”.
Recordatorio
lección 10
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• La opción “Reemplazar Datos” es exactamente igual que la opción “Buscar” y a su vez funciona de la misma forma. La diferencia radica en que la primera opción buscará un valor para sustituirlo por otro.
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