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Contabilidad financieraAutor: Víctor M. Samaue

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Presentación del curso

Nuestro título "Nociones de contabilidad financiera" revela claramente elcontenido del curso. Luego de analizar la importancia de la contabilidad, vamos aestudiar lo que son los estados financieros básicos y la aplicación de la reglamatemática para el balance general.

Veremos también el estado de resultados de una empresa y los cálculos (formade preparación incluida) necesarios para la conformación del estado de origen yaplicación de fondos. Y así, te presentamos una serie de temas referentes alámbito financiero y la contabilidad como la técnica de cuenta y el catálogo decuentas; algo de historia de la contabilidad con la "Teoría de la partida doble";luego, el desarrollo de temas como las provisiones, depreciación y amortización;y otros como el rol de la informática en la contabilidad y las finanzas; las pólizasde ingreso, egreso y diario; y más.






1. Contabilidad financiera. Introducción

PREÁMBULO

Particularmente, desde mi óptica, el empresario que arriesga capital y persiguelucrar en el ámbito de los negocios necesita comprender algo de la CONTABILIDAD FINANCIERACONTABILIDAD FINANCIERA.

La estructura de los estados básicos: balance o estado de posición financiera,pérdidas y ganancias o estado de resultados y el origen y aplicación de recursos,le ayudarán a monitorear la composición o la forma en que está invertido su patrimoniopatrimonio y, el aumento o disminución del mismo.

No menos importante, conocer la técnica de la CUENTA, teoría de la partidadoble, provisiones, depreciación, amortización y asientos de ajuste.

La informática vino a suplantar el trabajo manual y luego mecanizado que seusó la mayor parte del siglo pasado, obteniendo rapidez, precisión y ahorrosubstancial de tiempo en la tarea de contabilizar e informar oportunamente.

Por último, el uso de las pólizas de ingreso, egreso y diario, que se utilizan comodocumento primario para capturar operaciones que afectan a cuentas de balanceo de resultados.

La información financiera coadyuva a tener elementos razonables para predecireventos futuros así como facilitar la toma de decisiones.

La metodología seguida, permitirá comprender, especialmente al empresario:comerciante, industrial, agricultor, profesionistas, etc., los fundamentosesenciales de la contabilidad financiera para posteriormente ampliarconocimientos en temas como:

- Punto de equilibrio,

- Presupuestos,

- Métodos de costeo, de depreciación,

- Razones o ratios de solvencia,

- Liquidez y productividad, entre otros.






2. Importancia de la contabilidad financiera

IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD

Misión: El empresario en general: comerciante, industrial, agricultor,profesionista, por mencionar algunos, necesita conocer en determinado momentode tiempo: el estado que guarda su patrimonio así como aumento o disminucióndel mismo. Esta finalidad la cumple la contabilidad como Misión.

Definición: Alguna de las múltiples definiciones de contabilidad se puederesumir como:

La técnica de registrar y clasificar hechos económicos monetarios realizados queaumentan o disminuyen el patrimonio de un ente físico o moral.

La definición correcta de las palabras que construyen un tema permite noequivocarse y evitar erróneas interpretaciones. La definición hace que la palabrasea esa de que se trata y no otra.

El vocablo contabilidad, en latín contabilis = contable, con dos acepciones: 1)contar de cuantitativo y 2) contar de relatar, referir, narrar. Practicar uninventario de propiedades implica contar y, registrar los actos económicos,significa describir o relatar lo relevante para asentarlo en el diario que debellevarse en una contabilidad formal.

Registro y clasificación: Para registrar un evento, tal como se realiza,debemos contar con evidencia documental: contrato, pedido, cheque, etc. Luegoclasificamos los elementos en rubros significativos es decir, depósitos bancarios,cheques girados = BANCOS. En el capítulo 3 ampliaré el uso y técnica de lascuentas.

Hechos económicos monetarios: Los hechos para registrarse y clasificarsetienen que tener valor económico y valuarse monetariamente, es decir, unatonelada de maíz o una hectárea de terreno requieren de un valor en dólares,euros, pesos etc.

Realización: Hasta que se materialice o formalice el o los actos económicos, secontabilizarán. La suposición, deseos intenciones no tienen valor contable.Ejemplo: "espero vender un millón el próximo mes. Me ganaré $20,000 al vendermi automóvil.

Algo de historia: La contabilidad considerada como herramienta fundamentaltiene validez universal y una historia aproximada de 8,000 años (sumerios,6,000 años a.C.). El fundamento es verificable mediante evidencia histórica.Tablillas de barro y escritura cuneiforme así como inscripciones en edificios ymonumentos (jeroglíficos egipcios) y otros registros en papiros y pergaminosprovenientes de las civilizaciones mesopotámicas, egipcias griegas y romanas.






Universalidad: En la actualidad, sin importar el idioma o moneda, lacontabilidad se usa en todos los países de nuestro planeta. Cumpliendosatisfactoriamente una necesidad social.

Funcionalidad: Satisface a las diferentes actividades económicas: agricultura,ganadería, pesca, minería, industria, comercio y servicios profesionales, técnicos,artísticos, artesanales así como bancarios, financieros y turísticos.

Ente: La actuación mercantil individual se denomina persona física y cuandoejercen en sociedad: persona moral. Ambas son entes por lo cual, separarán susoperaciones, en otras palabras la contabilidad será independiente en el supuestode reunir la dualidad de persona física y moral.






3. Estados financieros básicos

ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS

Balance General

Estado de Posición Financiera o Balance General tienen idéntico significado.

Su estructura se basa en 2 elementos: a) activos y b) pasivos. Con dichoselementos podemos formular una ecuación:

A=P

Activos son bienes (propiedades) y derechos clasificados por su disponibilidadpara efectos del ciclo operativo: a) circulante, b) fijo y c) diferido.

Es conveniente recordar la regla o axioma matemático: "El Todo es la suma delas partes". Por lo tanto: activos circulante (a), fijo (b) y diferido (c) = A.

Pasivos son obligaciones contraídas que se clasifican en recursos ajenos ypropios. Los ajenos a su vez se dividen en a1) circulante o exigibles cuyo plazode vencimiento es menor a un año y a2) fijos porque el plazo de vencimiento esmayor a un año.

Los recursos propios se clasifican en b1) capital aportado y b2) capital ganado.

Aplicando la regla matemática: a1+a2+b1+b2= P











4. Estado de resultados. Pérdidas y ganancias

Estado de Resultados y/o de Pérdidas y Ganancias

Una empresa cuya actividad preponderante es el comercio, especula; suobjetivo financiero será obtener ganancias razonables (lucro) en relación directaa su capital y riesgo; su productividad o rendimiento dependerá de factores comohabilidad y conocimiento del negocio. La venta de mercancías, tendrá un costode origen, la diferencia, cuando el primero es > que el segundo se denominaUtilidad bruta.

Los fenicios, reconocidos en la historia como grandes negociantes nos legaron laidea: "comprar barato y vender caro". (Historia del comercio).

Los gastos operativos (de administración, venta, financieros) se restan de la UB.y se llega a la Utilidad Neta (antes del impuesto final sobre ganancias, en MéxicoISR).

Las empresas dedicadas a la industria tienen la dualidad de producir bienes,modificando o transformando materias primas y tendrán que conocer su costo deproducir y luego comercializar sus productos para obtener un lucro.

Las actividades profesionales no especulan pero sí lucran entonces a los ingresosque perciban por sus servicios disminuirán sus gastos operativos.

Luego existe la figura de Sociedades y Asociaciones que no persiguen fines delucro tales como: sindicatos o las que persiguen intereses culturales, científicos,deportivos, religiosos. A los ingresos por cuotas de sus miembros y donativosrestarán sus gastos operativos y el remanente que puede ser déficit o superávitmarca la pauta para aumentar las cuotas o cooperaciones o bien para hacermejoras a sus instalaciones (no hay utilidad a distribuir).

Especular: Efectuar operaciones comerciales o financieras, con la esperanza deobtener beneficios basados en las variaciones de los precios o de los cambios.Comerciar, traficar (RAE).

Comercio: del latín Commercium, cum (con) merx (mercancía): Actividadeconómica que consiste en realizar operaciones comerciales, como la compra, laventa o el intercambio de mercancías o de valores, para obtener beneficios.

Lucro: Del lat. Lucrum. Ganancia o provecho que se saca de algo.

Negocio: del latín Negotiun (actividad, quehacer). Es la negación del ocio.






Cuando los ingresos son > que los costos y gastos = utilidadCuando los ingresos son < que los costos y gastos = pérdida

El costo de lo vendido se determina si se utiliza el método conocido como"pormenorizado":

Inventario Inicial (+)Compras netas (-)Inventario Final.

El método de "Inventario Perpetuo" se tratará más ampliamente en otro cursoasí como la valuación de Inventarios de costo promedio, PEPS (costo de primerasentradas, primeras salidas) y UEPS (costo de últimas entradas, primeras salidas).






5. Estado de origen y aplicación de recursos

Estado de Origen y Aplicación de Recursos

El Estado de origen y aplicación de fondos es una información adicional quefacilitan las empresas en sus cuentas anuales, en la que se detallan:

Los recursos que han entrado en la empresa durante el ejercicio y la utilizaciónque se les ha dado. El efecto que este movimiento de entrada y aplicación derecursos ha tenido en el activo circulante. Esta información nos permite conocersi los recursos generados en la actividad han sido suficientes para atender lafinanciación requerida o si, por el contrario, la empresa ha tenido que recurrir afuentes adicionales de financiación.

El término fondos se utiliza para designar el efectivo o el capital de trabajo, elprimero para pagar las cuentas pendientes y el segundo para las negociaciones alargo plazo. (Giovany E. Gómez). El ejercicio que se mostrará a continuación, fuetomado del libro "Fundamentos de administración financiera" de LawrenceGitman.

CÁLCULOS NECESARIOS PARA LA CONFORMACIÓN DEL ESTADO DEORIGEN Y APLICACIÓN:

Paso 1: Se calculan los cambios del balance en todas las cuentas o partidas. Paso 2: Se clasifican los cambios del balance en todas las partidas, conexcepción de activos fijos y superávit, como un Origen o una aplicación así:

Cuando los activos circulantes aumentan en menos proporción que los pasivoscirculantes, el resultado final será un origen de fondos. El aumento en activos






circulantes, supeditado al aumento en pasivos circulantes es un origen de fondos.

Paso 3: Se calcula el cambio en el activo fijo.

Cambio de A.F. = Activos fijos netos periodo + Depreciación periodo Activos fijosnetos periodo anterior. En este caso el cambio activo fijo será:

Cambio de A.F. = 1200 + 200 - 1000Cambio de A.F. = +300

Paso 4: Ahora se calculan los dividendos pagados, si no aparecen en el estadode resultados.

Dividendos = Utilidades netas después de impuestos en el periodo - superávit alfinal del periodo + superávit al final del periodo anterior. Los dividendos delperiodo son:

Dividendos = 150 - 600 + 500Dividendos = +50

Paso 5: Por último se calcula el cambio, si lo hay, en la cantidad de accionesvigentes, por medio de la siguiente ecuación:

Cambio en el capital social = Capital social pagado en el periodo - Capital socialpagado en el periodo anterior - superávit al final del periodo + superávit al finandel periodo anterior. El cambio en las acciones para el ejercicio se calcula de lasiguiente forma:

Cambio en el capital social = 1000 - 1100 - 600 + 500Cambio en el capital social = -200






6. Preparación del estado de orígenes yaplicación de fondos

PREPARACIÓN DEL ESTADO DE FONDOS

A continuación se prepara el estado de orígenes y aplicación de fondos,relacionando todos los orígenes a la izquierda y las aplicaciones a la derecha.

Al terminar de preparar el estado de orígenes y aplicación debe darseimportancia a los siguientes aspectos de gran relevancia:

El total de "orígenes" y "aplicaciones" deben ser iguales durante el periodo. Si noson iguales se deben volver a realizar cada uno de los pasos en la conformacióndel estado y buscar el error.

Las utilidades netas después de impuestos son normalmente el primer origen ylos dividendos la primera utilización.

La depreciación y los aumentos en los activos fijos se relacionan en segundolugar para facilitar su comparación.

El cambio neto de capital contable se calcula agregando ventas de acciones odeduciendo la readquisición de acciones de la diferencia entre las utilidadesnetas después de impuestos y dividendos por caja.






7. Técnica de la cuenta. Catálogo de cuentas

TECNICA DE LA CUENTA

Generalidades

Cuenta: Acción y efecto de contar

El estado de cuenta que nos manda el banco, la cuenta del restaurante,muestran y describen movimientos: depósitos, cheques girados, consumos y unsaldo deudor o acreedor que debemos pagar o nos deben liquidar.

Los elementos de la cuenta son: debe (D), haber (H) como sinónimos: débito,crédito, cargo, abono. Cuando la suma de lo primero es > que lo segundo =saldo deudor a la inversa = saldo acreedor.

En contabilidad, las cuentas deben representar fielmente su título es decir, lacuenta de CAJA significará el efectivo y otros valores que custodia un empleado(cajero) o un ejecutivo (tesorero).

Las cuentas de activo, pasivo y capital se denominan cuentas de balance. Lascuentas de ventas, ingresos, productos y las de costo y gastos se llaman cuentasde resultados. Las cuentas de registro o de pasivo contingente que no afectan aninguna de las anteriormente mencionadas se denominan cuentas de orden.

Catálogo de cuentas

Se confeccionan atendiendo las necesidades propias de la actividad siguiendo elsiguiente orden:






8. Contabilidad: teoría de la partida doble

Teoría de la partida doble

En el siglo XV, un Monje italiano, Luca Pacioli, publicó su libro "Da devineproporcione", en su obra, describe con detalle como deben llevarse los libros decontabilidad y nos lega la teoría de la partida doble bajo el siguiente axioma: ATODO CARGO CUANDO MENOS CORRESPONDE UN ABONO.

La simplicidad de la fórmula permitió por muchos años contabilizar operacionesmercantiles sencillas en diferentes épocas pero sigue subsistiendo en operacionescomplejas actuales (derivados financieros: futuros, opciones), a grandescorporaciones que cotizan en Bolsa de Valores (bursátiles).

En mi opinión, la teoría de la partida doble, no solamente permite conservarel equilibrio, da origen a causa-efecto por tanto debe merecer, por méritospropios, el carácter de CIENCIA. Los principios de contabilidad cambiaron aNormas de Información Financiera coadyuvando a lograr cientificidad yreconocimiento universal.

Mostraré a continuación algunos ejemplos del funcionamiento y aplicación de lateoría











9. Provisiones, depreciación y amortización.Asientos de ajuste

Provisiones, depreciación y amortización

Provisiones

Es la pérdida de valor que en un momento puntual puede sufrir algún elementodel activo: por ejemplo, clientes que probablemente no van a pagar, existenciasque se han deteriorado, etc.

También se dotan provisiones por posibles pérdidas futuras en las que puedeincurrir la empresa: por ejemplo, por alguna demanda judicial, impuestosreclamados por Hacienda, etc. (AulaFàcil, España).

Depreciación

Los activos fijos pierden valor por el tiempo de uso. El método lineal o directoreconoce los siguientes elementos para calcular el monto:

En la práctica contable es común mencionar porcentajes, el caso anterior sería10%Anual durante 10 años.

Fiscalmente, solamente se toma como base MOI y se permite deducir comogasto los siguientes porcientos: Terrenos 0%, construcciones 5%, maquinaria yequipo de oficina 10%, equipo de transporte 25%, equipo de cómputo 33%

Amortización

Se amortizan generalmente los gastos incurridos en instalación, organización,pre-operativos. Se diferencian de depreciación porque no pierden valor por suuso.

El criterio para amortizar difiere de la normatividad fiscal a las reglasrecomendadas por NIF (Normas de Información Financiera). Lo deseable seráaplicar las segundas (fondo) que el primero (forma).

Asientos de ajuste

Cuando se auditan los estados financieros afloran errores o irregularidades quese corrigen mediante asientos de "ajuste". Las cuentas deben reflejar saldosreales y sino coincide el saldo reflejado en la cuenta con el saldo real es






necesario ajustar.

Ocurre también cuando se debe presentar la declaración anual para efectosfiscales, por ejemplo: la base para calcular el IVA son las ventas, la tasaaplicable 10%. Si las ventas en el periodo fueron del orden de 5 millones, elimpuesto causado será de 500 mil. Al sumar lo declarado mensualmenteobtenemos 495 mil. Fiscalmente lo solucionamos mediante una declaracióncomplementaria pero contablemente debemos encontrar en donde se produjo elerror sea para corregir la póliza o efectuar un ajuste.

Todas y cada una de las cuentas deben examinarse a fin de que las mismasreflejen saldos reales. En forma enunciativa mencionaré algunas y elprocedimiento para detectar posibles errores o irregularidades ocasionadas pormalos manejos (fraudes) o fallas en controles internos.

Caja. Practicar arqueos sorpresivos.Bancos. Efectuar conciliaciones bancarias.Almacén. Confrontar saldos teóricos con existencias físicas.Impuestos. Lo causado contra lo declarado y pagado.






10. Informática en la contabilidad. Pólizas deingreso, egreso y diario

Informática

La informática auxilia al contador para poder ofrecer servicios con mayor rapidezy precisión. La información oportuna que recibe el empresario le permite tomardecisiones mas adecuadas a la época turbulenta actual.

En el presente trabajo no he mencionado los libros obligatorios: diario, mayor,inventarios y balance y de actas para sociedades. Los dos primeros los generaautomáticamente un sistema contable instalado en una PC.

Antes de la informática las operaciones de registraban en el diario, luego almayor, se afectaba las cuentas auxiliares se preparaba el balance y el estado deresultados se empleaba mas personal en el departamento de contabilidad, eramas factible cometer errores.

Ahora simplemente al capturar información de las pólizas, el sistema se encargade efectuar los registros en el diario, mayor, auxiliares y se obtienen al momentoestados financieros (balance y estado de resultados).

Llevar el control de unidades y valores por las entradas y salidas de mercancíasde un negocio ferretero, refaccionaría, super-mercado, utilizando Kárdex, erauna labor titánica y costosa. Ahora con los llamados "puntos de venta", códigode barras, lectores ópticos, es posible llevar el control de existencias al momento.

Para el empresario la herramienta informática le ayuda a mantener controlesmás efectivos, tener información oportuna, rápida con mayor grado de veracidaden otras palabras lograr una mejor administración de su negocio.

Pólizas de ingreso, egreso y diario

No fue descuido de mi parte o "error" de metodología dejar éste capítulo para elfinal. La razón es simple, en la actualidad, el uso de PC o Ordenadores solamentecon la captura de operaciones involucradas en un negocio, mediante pólizas seobtienen resultados contables.

Los sistemas de cómputo tienen una ventana y pestaña para crear, modificar ycorregir pólizas. Inclusive las numeran progresivamente.

Las pólizas de ingreso se generan cuando hay movimiento de ingreso de fondos.Ventas de contado, cobranza.

Las pòlizas de egreso cuando hay desembolso de numerario. Pago de sueldos,impuestos.

Cuando no hay movimiento de dinero que implique entradas o salidas de efectivo(cheques) se considera una póliza de diario. Depreciaciones, ajustes.

NOTA: Con este capítulo hemos llegado al final del curso.






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