Contenido - SIGE Yucatáncontrolpatrimonial.sigeyucatan.gob.mx/archivosDescargables/d96d6da... · 7 VERIFICACION DE BIENES Una vez que ingresemos al módulo de Control Patrimonial

Contenido

INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................................................... 2

GLOSARIO DE ÍCONOS DEL SISTEMA ....................................................................................................................................... 5

ACCESO AL SISTEMA ............................................................................................................................................................... 6

VERIFICACION DE BIENES ........................................................................................................................................................ 7

BIENES NO EXISTENTES ..................................................................................................................................................... 11

REGULARIZACIÓN DE BIENES ................................................................................................................................................ 15

SOLICITUDES ......................................................................................................................................................................... 16

ALTAS ................................................................................................................................................................................ 17

BAJAS ................................................................................................................................................................................. 34

BAJAS POR DESUSO-INSERVIBLE Y ROBO ...................................................................................................................... 36

BAJAS POR EXTRAVÍO .................................................................................................................................................... 47

TRASPASOS ........................................................................................................................................................................ 55

CORRECCIONES ................................................................................................................................................................. 61

BIENES ................................................................................................................................................................................... 77

DOCUMENTOS DESCARGABLES ............................................................................................................................................ 80

FORMATO PARA TRASPASOS ............................................................................................................................................ 81

ACTA DE DONACIÓN ......................................................................................................................................................... 83

ALTAS POR REGULARIZACION ........................................................................................................................................... 84

2

INTRODUCCIÓN

Con relación al cumplimiento del “Modelo de Gestión Regional”, y de acuerdo a las metas estatales trazadas por

parte de la Dirección de Planeación, de la Secretaría de Educación Pública del Estado de Yucatán, para el ciclo escolar

2014- 2015 y a efecto de apoyar los movimientos en los inventarios de bienes en los centros de trabajo del estado y

garantizar su cumplimiento; el área de Control Patrimonial ha regionalizado sus servicios a través de los Centros de

Desarrollo Educativo de Yucatán (CEDE,s) apoyados y conectados por la plataforma del Sistema de Información y Gestión

Educativa de Yucatán (SIGE).

El alcance del servicio en las regiones será para:

Educación Básica

Educación Indígena, Inicial, Preescolar, Primaria, Secundaria, Especial, Supervisiones escolares y Jefaturas de

sector.

Educación Media Superior

Preparatorias estatales

Educación Superior

Normales

Educación extraescolar

Misiones culturales (19), CEBA, Bellas artes, Bibliotecas.

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Las solicitudes, trámites y seguimiento de los movimientos de inventario de los bienes se realizarán en línea y requerirán

algunos documentos en físico en el CEDE

Todas las solicitudes, trámites y seguimiento de los movimientos de inventario de los bienes que realizarán EN LÍNEA,

los Jefes de Recursos Materiales por Nivel y/o Modalidad, Supervisores y Directores se harán a través de la página del

SIGE.

Todas las solicitudes, trámites y seguimiento de los movimientos de inventario de los bienes que realizarán EN CEDE,S,

los Supervisores y Directores se harán a través del ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL ubicado en

el CEDE de la región que le corresponda.

SOLICITUDES EN LÍNEA DOCUMENTOS EN CEDE

Directores

ALTAS BAJAS

TRASPASOS CORRECCIONES

BAJAS

TRASPASOS

Supervisores

ALTAS BAJAS

TRASPASOS CORRECCIONES

Visualización y

seguimiento de los movimientos de su zona.

Jefes de Recursos

Materiales por Nivel y/o Modalidad

Visualización, visto bueno

y seguimiento de los movimientos de los

centros de trabajo de su nivel

y/o modalidad

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Los requisitos para las solicitudes serán:

Usuario

Solicitud

Director Supervisor Responsable del

Nivel Educativo Doctos. Físicos para CEDE

Altas - Solicitud en línea. -Ninguno

Baja por

Desuso / Inservible

-Solicitud en línea.

-Firma en reporte. -Firma en reporte.

-Reporte firmado.

-Diagnóstico de baja por

parte de soporte técnico.

-Imagen impresa del bien.

Baja por Robo -Solicitud en línea.

-Firma en reporte. -Firma en reporte. -Visto bueno en línea.

-Reporte firmado.

-Denuncia por robo.

Baja por Extravío -Solicitud en línea.

-Firma en reporte. -Firma en reporte. -Visto bueno en línea.

-Acta de denuncia de

extravío.

-Acta circunstanciada de

hechos.

Traspaso -Solicitud en línea. -Firma en reporte -Visto bueno en línea. -Reporte firmado

Corrección -Solicitud en línea. -Ninguno

Las responsabilidades del ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL serán las siguientes:

Validar y operar solicitudes de: ALTAS, BAJAS, CORRECCIONES y TRASPASOS.

Dar asistencia al docente que acuda al CEDE a solicitar un trámite.

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GLOSARIO DE ÍCONOS DEL SISTEMA

ÍCONOS

DESCRIPCIÓN

¿DÓNDE ENCONTRARLO?

Se realizará la verificación de bienes.

Este ícono estará en el menú de apartados hasta que terminemos la verificación, después desaparecerá.

Se darán trámite a las solicitudes de ALTA, BAJA y CORRECCIÓN. En el menú de apartados

Se encuentran los listados de bienes generados por el sistema.

En el menú de apartados

Se encontrará el manual de usuario. En el menú de apartados

Serie de preguntas y respuestas relacionadas al proceso y al sistema de Control Patrimonial.


En este apartado se encontrarán los formatos autorizados por Control Patrimonial para las solicitudes.


Indica que la solicitud cuenta con evidencias adjuntas de manera correcta. Y si lo seleccionamos desplegará las evidencias adjuntas en la pantalla.

En el apartado de SOLICITUDES:

En los detalles de la solicitud y

En el resumen de la solicitud

Editará el nombre y cargo del responsable de la solicitud. Abrirá nuevamente el formato de solicitud en caso de necesitar hacer algún cambio o agregar más evidencias.


En el resumen de la solicitud y

En los detalles de la solicitud

Eliminará la solicitud del sistema. En el apartado de SOLICITUDES:


Generará y descargará automáticamente los PDF de los formatos de solicitud que se haya realizado.



Generará y descargará automáticamente en PDF el Acta Circunstancia de Hechos para solicitudes de Baja por Extravío.



Nos llevará a la pantalla de detalles de la solicitud para poder agregar, eliminar o editar algún bien de la solicitud.



Enviará la solicitud a revisión y validación del ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL.



Indicará que la solicitud está en revisión y validación.



Indicará que la solicitud está autorizada y validada.



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ACCESO AL SISTEMA Para acceder al sistema de Control Patrimonial es necesario ingresar a la página del SIGE en la dirección electrónica:

www.sigeyucatan.gob.mx con el usuario y contraseña asignada al centro de trabajo.

Al ingresar buscaremos el módulo de Control Patrimonial y lo seleccionaremos.

http://www.sigeyucatan.gob.mx/

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VERIFICACION DE BIENES Una vez que ingresemos al módulo de Control Patrimonial el sistema nos pedirá que realicemos la VERIFICACION DE

BIENES.

La VERIFICACION DE BIENES es el cotejo de todos los bienes físicos que hay en el centro de trabajo, para posteriormente

corroborar en el SIGE si tengo esos bienes o no de manera física.

El sistema estará bloqueado para realizar cualquier movimiento (ALTAS, BAJAS, TRASPASOS y CORRECCIONES) hasta

que se haga la VERIFICACION DE BIENES.

Pulsaremos el botón y el sistema nos presentará una pantalla donde se desplegarán todos

los bienes que Control Patrimonial tiene registrado que se encuentran actualmente en el centro de trabajo.

Una vez desplegada esta pantalla aparecerá el botón , este botón generará el

reporte en formato PDF el cual podrá guardar en su equipo de cómputo, así como imprimirlo para poder realizar la

verificación física de los bienes.

Verificación de bienes

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Reporte generado y listo para

guardar y/o imprimir.

9

El reporte estará dividido por rubros y al final de cada uno podremos ver el total de bienes con el que cuenta ese rubro. Al final del reporte encontraremos un recuadro con los rubros y los totales de los bienes. Así como los bienes que se

comparten en el caso de centros de trabajo que se ubiquen en un mismo edificio.

Espacio para indicar si el bien existe o no, al

realizar la VERIFICACION DE BIENES física.

10

Una vez realizada la VERIFICACIÓN DE BIENES física, cuidando que los números de inventario, serie, modelo y marca de

los bienes coincidan, así como la existencia de los mismos, volveremos a ingresar al SIGE para realizar la VERIFICACIÓN

DE BIENES en el sistema.

El sistema divide los bienes en rubros como, maquinaria, cómputo, mobiliario, etc., todos ordenados por número de

inventario igual que en el reporte que descargamos anteriormente.

Para desplegar los bienes de cada rubro marcaremos la casilla y esto se hará automáticamente.

Con nuestro reporte físico haremos el cotejo e iremos marcando las casillas SI NO a la izquierda de cada bien

para indicar si existe o no, en nuestro centro de trabajo.

Como ya hemos realizado previamente la verificación física, tenemos la opción de Seleccionar Todo para marcar todos

los bienes al mismo tiempo.

Al marcar Seleccionar Todo SI, se seleccionan todas las casillas SI e indicamos que tenemos todos los bienes en

existencia.

Al marcar Seleccionar Todo NO, se seleccionan todas estas casillas NO e indicamos que no tenemos ningún bien

en existencia.

Al marcar Seleccionar Todo NINGUNO, se deseleccionan todos los bienes, para poder marcarlos nuevamente con

SI NO según sea el caso.

Si se tienen muchos bienes tenemos la opción de realizar la VERIFICACIÓN DE BIENES física a la par con la VERIFICACIÓN

DE BIENES en el sistema.

Conforme avancemos en la VERIFICACIÓN DE BIENES física podemos ingresar al sistema e ir seleccionando los bienes de

un rubro que tenemos en existencia y los que no, guardar los cambios, salir del sistema y al reingresar continuar con los

demás rubros.

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BIENES NO EXISTENTES

EN CASO DE QUE EN UN RUBRO ME FALTEN POCOS BIENES. Por ejemplo si en el rubro de Cómputo tengo 54

bienes de los cuales en existencia tengo 52 y no existen 2 en mi centro de trabajo. Para no tener que marcar

uno por uno, tengo la siguiente opción para seleccionarlos:

En el rubro de cómputo marco Seleccionar Todo SI, y automáticamente los 54 bienes serán marcados, identifico

por número de inventario los 2 equipos que no existen y selecciono las casillas NO a la izquierda de esos bienes y

todos los bienes marcados en SI se quedarán de esa forma.

Primero selecciono SI a

todo

Después selecciono NO a

los bienes que no existan.

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IMPORTANTE:

Solo marcar como no existentes los bienes de los cuales se está seguro que no hay ningún soporte de baja, si se

tiene el conocimiento del motivo por el cual no se encuentra el bien se debe marcar como existente para solicitar

su trámite de baja por desuso, inservible o robo con los documentos de soporte necesarios. Estos bienes que se

marcan como no existentes se tendrán que regularizar con actas y denuncias (BAJA POR EXTRAVÍO), mientras

tanto seguirán apareciendo en el listado de bienes.

Sí tenemos el bien físicamente en el centro de trabajo, pero los datos como serie o marca no coinciden debemos

marcarlo como SI, ya que esto es una CORRECCIÓN de datos que se explicará más adelante en el presente manual.

Sí tenemos una parte del bien físicamente, por ejemplo: de una silla solo tenemos las patitas, o solo queda de

ella la paleta, y sabemos que esa silla es una indicada en el listado debemos marcarlo como SI, y

posteriormente hacer la solicitud de BAJA.

Una vez terminada la VERIFICACIÓN DE BIENES con todos los bienes existentes ubicados físicamente, que hayan

coincidido sus números de serie, modelo y marca y ubicando los casos especiales como necesidad de correcciones,

seleccionaremos el botón , el sistema nos preguntará si estamos seguros de terminar ya que

no se podrán hacer cambios posteriores cuando seleccionemos esta opción.

Si estamos seguros seleccionaremos

NOTA:

Si hemos terminado la VERIFICACIÓN DE BIENES y marcamos un bien que SI EXISTE en el centro de trabajo como NO

EXISTENTE, deberemos acudir al CEDE y solicitar al ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL que

habilite ese bien como EXISTENTE.

Una vez terminado este proceso el sistema abrirá automáticamente el apartado de solicitudes y nos permitirá

hacer los movimientos que se requieran.

Terminar verificación

Aceptar

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Si regresamos a la pantalla de inicio podremos ver que ahora el sistema nos presenta el

en donde visualizamos los bienes actualizados y reales de lo que nosotros reportamos que existe de manera física en el

centro de trabajo y los que no se encuentran en él. Este reporte irá cambiando de acuerdo a los movimientos que se

vayan solicitando y autorizando.

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Al final del reporte también podemos visualizar las incidencias que debemos regularizar con Control Patrimonial a

través de los procesos que se indiquen en el presente manual.

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REGULARIZACIÓN DE BIENES

La regularización de bienes por ALTA o BAJA se realizará en línea o en el CEDE con el ADMINISTRADOR REGIONAL DE

CONTROL PATRIMONIAL, cuando mi listado de bienes este regularizado, las solicitudes de ALTA, BAJA, TRASPASO Y

CORRECCIÓN se tramitarán como indica el presente manual.

a. Si tengo un bien en mi listado, pero no está físicamente en mi centro de trabajo.

Si ese bien estaba en mi centro de trabajo y fue:

Robado

Desechado porque ya no funcionaba.

Reciclado o

Llevado por algún padre de familia, alumno o personal externo al centro de trabajo.

Si se tiene evidencia de esto, como acta de denuncia, diagnostico de funcionamiento, recibos de recolecta por

comodato, fotografías o cualquier otro documento original que justifique la falta de este bien, aunque sean

antiguos se realizará el proceso de baja que le corresponda.

Si no se tiene evidencia de que sucedió con este bien, se hace una solicitud de EXTRAVÍO y se llevan los

documentos correspondientes al CEDE con el ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL.

b. No tengo un bien en mi listado, pero esta físicamente en mi centro de trabajo.

Si ese bien:

No esta inventariado y quiero que forme parte de mi inventario.

Si se tiene la evidencia de la forma de adquisición o entrega del bien en el centro de trabajo se hará la solicitud

en línea como indica este manual.

Si no se cuenta con ningún soporte de la adquisición o entrega del bien en la escuela se llevará formato de altas

por regularización (Documentos descargables) y fotografías impresas al CEDE con el ADMINISTRADOR

REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL para solicitar el ALTA de los bienes.

16

SOLICITUDES

El apartado SOLICITUDES nos apoyará para realizar los trámites de ALTAS, BAJAS, TRASPASOS Y CORRECCIONES.

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ALTAS Para poder dar de ALTA un nuevo bien lo primero que debemos hacer es identificar cuáles son los motivos de un ALTA y

los documentos que van a ser el sustento que la acompañen.

MOTIVO DE ALTA DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS REQUISITORIOS

INDISPENSABLES

REQUIERE FOTOGRAFÍA

DIGITAL

COMPRA DIRECTA

Cuando los bienes fueron adquiridos con recursos provenientes de programas de la SEGEY: PEAGE y PRIGEP

Factura electrónica (PDF) o factura impresa (digitalizada/escaneada)

SI

RECURSOS PROPIOS DE LA ESCUELA

Cuando los bienes fueron adquiridos con recursos generados por el centro escolar: Cooperativa escolar, Sociedad de Padres de familia, etc.

Factura electrónica (PDF) o factura impresa (digitalizada/escaneada)

SI

DONACIÓN

Cuando los bienes han sido cedidos por empresas o particulares sin generar gasto alguno por parte del centro escolar

Empresas o instituciones: Documento de entrega por parte de la institución o empresas)

SI Particulares: Formato de acta de donación que se encuentra en los DOCUMENTOS DESCARGABLES (digitalizada/escaneada)

Para realizar el procedimiento de ALTA en el sistema primero debemos recopilar físicamente los documentos

requisitorios que se mencionan en el recuadro anterior según sea el motivo del ALTA, digitalizarlos/escanearlos y

resguardarlos en una carpeta en el equipo de cómputo en el que se vaya a trabajar el ALTA o en una memoria USB.

En esta misma carpeta guardaremos las fotografías que se hayan capturado del bien.

Las fotografías deben:

Mostrar el bien en su totalidad.

Mostrar acercamientos de los números de serie, modelo y marca, en caso tenerlos.

Ser lo más nítidas posibles.

Pesar máximo un 1MB (megabyte).

Una vez teniendo los requisitos solicitados, ingresamos al módulo de Control Patrimonial y en el apartado de

SOLICITUDES seleccionaremos:

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Se desplegará un recuadro donde se solicita el nombre del responsable de la captura y su puesto, es indispensable llenar

estos dos campos para poder seguir con el procedimiento.

19

A continuación se desplegará una pantalla que nos mostrara los datos del centro de trabajo, en esta sección se podrá

agregar un numero de, casa o celular y correo electrónico del centro de trabajo para que el administrador se pueda

poner en contacto por alguna situación de la solicitud.

Seleccionaremos el botón y el sistema nos pedirá llenar los siguientes campos, estos son obligatorios si

no se llenan no se podrá cargar la evidencia:

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Los archivos de evidencia que nos solicitan son los documentos requisitorios y fotografías previamente escaneadas y

Guardadas en el equipo de cómputo en el que se esté trabajando. Los archivos se cargan de uno en uno.

Si el documento es una factura debemos marcarlo. Una vez llenados estos campos y cargado el archivo, seleccionamos

NOTA:

Es importante identificar y marcar como FACTURA solamente a la evidencia o las evidencias que correspondan a un

anexo tipo FACTURA, ya que posteriormente se pedirá que se agregue una factura como anexo al bien que estamos

dando de alta.

21

La evidencia quedará guardada y se visualizará de la siguiente manera:

Este paso se repetirá cuantas veces sean necesario, según el número de evidencias que le correspondan A LA SOLICITUD

que se está dando de ALTA.

22

Una vez que terminemos de cargar todas las evidencias correspondientes, seleccionaremos el botón

y empezaremos a llenar los datos específicos del bien en el siguiente formulario.

23

Todos los datos marcados con * son obligatorios.

Como primer paso seleccionamos el rubro al que corresponde el bien.

Si el nuevo bien está en un centro de trabajo que comparte edificio y ambos turnos lo usaran se selecciona que será

compartido y a los responsables de ambos turnos.(Este dato es de la plantilla de personal del SIGE si su nombre no

aparece deberá realizar la actualización de la plantilla de personal de su escuela en el módulo correspondiente)

Si el bien fue adquirido exclusivamente por un centro de trabajo, se deja en blanco la casilla de compartido y solo se

selecciona al responsable del turno.

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Cuando se trate de equipo de cómputo se capturara uno por uno, ya que estos bienes en su mayoría cuentan con marca,

modelo y serie y se deben capturar por separado, esto es para cualquier equipo electrónico que tenga número de serie.

Si se tratará de otro tipo de bien se podrán dar de ALTA varios al mismo tiempo y en caso de no contar con marca,

modelo o serie se seleccionará el botón de NA. En estos casos el campo del color del bien será obligatorio para

identificación. La descripción del bien siempre debe ser en singular, aunque sean varios bienes, por ejemplo 10

escritorios

25

Al pedirnos un proveedor el sistema ya está preparado con una lista de proveedores, al desplegar la ventana

buscaremos al proveedor y lo seleccionaremos. (Escribir el RFC del proveedor para buscarlo más fácil)

En caso de que el proveedor no esté en la lista desplegable del sistema, nosotros podremos darle de ALTA seleccionando

+ y llenando los campos que nos soliciten.

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Cuando nos solicitan el motivo de ALTA tenemos las tres opciones que ya se han mencionado, cada uno de ellas

desplegará diferentes formas de adquisición.

ALTA DIRECTA

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ALTA POR DONACIÓN

ALTA POR RECURSOS PROPIOS

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El precio siempre debe ser el costo por bien y con I.V.A. incluido.

Si este dato no está en la factura debemos calcularlo manualmente, dividiendo el monto total de la factura sin I.V.A por

la cantidad de bienes y sumarle el I.V.A. para llenar este campo de manera correcta.

NOTA:

Aunque estemos dando de ALTA 10 escritorios, el campo de PRECIO UNITARIO se llenará con la cantidad del costo de un

escritorio.

Al llegar al campo de evidencia el botón aparecerá la selección de evidencias previamente cargadas,

seleccionaremos la que corresponda al bien que estamos dando de ALTA, cuidando seleccionar entre las evidencias la

que marcamos como FACTURA al subirlas y le corresponde al bien(solamente se puede seleccionar una factura y la

cantidad de fotos que sean necesarias)

29

Las evidencias se guardarán en el formato de solicitud.

Al terminar, seleccionamos y aparecerán todos los datos a detalle de la solicitud.

El recuadro de observaciones es opcional y

puede ser utilizado para indicar detalles que

el responsable considere importantes.

30

Si estamos conformes con los datos de la solicitud volveremos al apartado de SOLICITUDES

Y podremos ver la solicitud de manera resumida:

Folio de solicitud

Tipo de solicitud

Nombre del solicitante

Fecha de solicitud y

Estatus

NOTA: El estado de esta solicitud es En Borrador porque no ha sido enviada a Control Patrimonial para ser revisada y

validada

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IMPORTANTE: Mientras no se envíe a revisión y validación, la solicitud aún puede ser editada. Una vez que se

seleccione el botón de validación no se podrá realizar ningún cambio a la solicitud.

Si seleccionamos se desplegara la siguiente pantalla:

Hasta que no esté autorizada la

solicitud de ALTA, el formato

solo será informativo porque no

tendrá número de inventario

asignado.

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Al seleccionar automáticamente se bloqueará la solicitud y cambiará el estatus a ENVIADO A REVISIÓN.

Cuando el ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL reciba la solicitud, verificará que todos los datos

coincidan con los de la factura enviada, que las imágenes sean nítidas y que las evidencias estén completas.

Si el ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL detectara que hay algún error en nuestra solicitud nos la

reenviará y aparecerá en nuestra pantalla de solicitudes.

La solicitud volverá a habilitarse para poder editarla, cambiará su estatus a EN CORRECCIÓN y aparecerá el comentario

del ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL sobre la CORRECCIÓN que deberá hacerse.

Una vez realizada la CORRECCIÓN, volveremos a enviarla a revisión y validación.

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El ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL revisará que se hayan hecho las correcciones solicitadas, de

ser así nos validará la solicitud y aparecerá en nuestra sección de solicitudes con el estatus de AUTORIZADO.

Al momento de que el ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL valide la solicitud los bienes que dimos

de ALTA se cargaran automáticamente en nuestro listado de bienes y a todos se les asignará un número de inventario.

Este formato ya tiene validez para hacer constar que se hizo el trámite de solicitud de ALTA y que fue autorizado por el

ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL.

NOTA:

Este documento es para archivo del centro de trabajo, no es necesario llevarlo físicamente a las oficinas del

CEDE, ni recabar sellos, ni firmas por parte del ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL.

Una vez que se tenga el formato de solicitud generado con el número de inventario del bien que se dio de ALTA,

este trámite se da por terminado.

Todas las solicitudes de ALTA que sean por los motivos mencionados en este manual (compra directa, recursos

propios y donación) se realizarán de la misma forma.

34

BAJAS Para poder dar de BAJA un bien lo primero que debemos hacer es identificar cuáles son los motivos de BAJA y los

documentos que van a ser el sustento que la acompañen.

MOTIVO DE BAJA DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS REQUISITORIOS

INDISPENSABLES


DIGITAL

ROBO

Cuando existe una intrusión en su centro de trabajo con o sin violencia, se forzaron entradas o cerraduras, existe evidencia del hurto.

a. Copia certificada de la DENUNCIA por ROBO ante el MINISTERIO PÚBLICO o FISCALIA (con los sellos y firmas correspondientes) que incluyan número de inventarios y características de los bienes.

b. Solicitud de baja generada por el sistema. debidamente firmada y sellada.

NO

EXTRAVÍO

Cuando no hay existencia del bien y no se sabe que sucedió con él. Cuando no tenemos el bien porque se encontraba en comodato.

a. Acta de EXTRAVÍO (con los sellos y firmas correspondientes) que incluyan número de inventarios y características de los bienes emitida por el ministerio público o por una autoridad jurídica de la comunidad: juez de paz, comisario ejidal o ayuntamiento municipal con las mismas características del acta de ministerio público.

c. Acta circunstanciada debidamente llena generada por el sistema.

DESUSO

Cuando los bienes están en estado Regular-Bueno o Excelente y pueden ser asignados a otro centro escolar para su uso

a. Diagnóstico de soporte técnico en caso de equipo de cómputo.

b. Fotografía en caso de mobiliario. c. Solicitud de baja generada por el

sistema. debidamente firmada y sellada.

SI

INSERVIBLE

Cuando los bienes no tienen reparación o resulta incosteable por el precio del mismo, es decir, cuando el mobiliario o equipo de cómputo no puede ser reutilizado por otro centro escolar.

EQUIPAMIENTO (Equipo de cómputo, accesorios y periféricos):

a. Diagnóstico de equipo emitidos por los ingenieros de soporte técnico de CEDE y el depto. de sistematización ya firmados.

b. Solicitud de baja generada por el sistema. debidamente firmada y sellada.

SI

MOBILIARIO: a. Reporte fotográfico. b. Solicitud de baja generada por el

sistema. debidamente firmada y sellada.

SI

35

Para realizar el procedimiento de BAJA en el sistema primero debemos recopilar físicamente los documentos

requisitorios que se mencionan en el recuadro anterior según sea el motivo de la BAJA, digitalizarlos/escanearlos y

resguardarlos en una carpeta en el equipo de cómputo en el que se vaya a trabajar la BAJA o en una memoria USB.

En esta misma carpeta guardaremos las fotografías que se hayan capturado del bien, en caso de requerirlas.





Pesar máximo 1 mega.


SOLICITUDES seleccionaremos

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BAJAS POR DESUSO-INSERVIBLE Y ROBO Se desplegará un recuadro donde se solicita el tipo de BAJA, el nombre del responsable de la captura y su puesto, es

indispensable llenar estos dos campos para poder seguir con el procedimiento.


agregar un numero de, casa o celular y correo electrónico del centro de trabajo para que el administrador se pueda

poner en contacto por alguna situación de la solicitud.

37




guardadas en el equipo de cómputo en el que se esté trabajando. Los archivos se cargan de uno en uno.

Para la solicitud de BAJA no hay facturas, en el anexo de factura pondremos el nombre del archivo para que sea más

sencilla su búsqueda.

Una vez llenados estos campos y cargado el archivo, seleccionamos

38

Este paso se repetirá cuantas veces sean necesario, según el número de evidencias que le correspondan A LA SOLICITUD

que se está dando de BAJA.

Procederemos a seleccionar el botón y se desplegará la siguiente pantalla.

39

En esta pantalla se mostrará el listado de los bienes que tenemos en el centro de trabajo su descripción, marca, modelo

y serie. Seleccionaremos el bien o los bienes que daremos de BAJA, una vez seleccionados incluiremos los bienes a la

solicitud presionando el botón

40

Si el bien que deseamos dar de BAJA pertenece a un lote de varios bienes, el sistema nos desplegará la lista en la cual, el

bien se encuentra agrupado y seleccionaremos únicamente el número o números de inventario del o los bienes que

daremos de BAJA. El sistema nos mostrará automáticamente el motivo y el estado actual del bien

Y como último paso elegiremos la evidencia, previamente agregada, que le corresponda.

41

Una vez que terminemos de llenar estos campos, guardaremos los cambios.

El sistema nos confirmará si se han guardado los cambios y la solicitud de BAJA aparecerá detallada en la pantalla.

42

Regresaremos al apartado de SOLICITUDES para ver nuestra solicitud de BAJA del bien.


Folio de solicitud

Tipo de solicitud

Motivo de solicitud



Estatus


validada.

El botón generará el formato de solicitud de BAJA, si lo seleccionamos el formato se descargará

automáticamente.

43

FIRMA DEL DIRECTOR FIRMA SUPERVISOR

44

NOTA: El formato generado será guardado, impreso y firmado por el director y autorizado por el supervisor, deberá

escanearlo con las firmas y sellos correspondientes y subirlo como evidencia a la solicitud y el responsable de recursos

materiales del nivel educativo tendrá que darle el visto bueno a la solicitud en línea en el caso de bajas por robo y

extravió.

Deberá llevarse en original con los demás soportes (IMPRESIONES EN BLANCO Y NEGRO DEL MOBILIARIO Y/O

DIAGNOSTICOS DE SOPORTE DEL EQUIPO DE COMPUTO) a las oficinas del CEDE de su región con el ADMINISTRADOR

REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL, para poder autorizar la baja.

IMPORTANTE: Mientras no se envíe a revisión y validación, la solicitud aún puede ser editada. Una vez que se

seleccione el botón de validación no se podrá realizar ningún cambio a la solicitud.

Si seleccionamos se desplegara la siguiente pantalla:

Autorizado

45





reenviará y aparecerá en nuestra pantalla de solicitudes con el estatus EN CORRECCIÓN.

La solicitud volverá a habilitarse para poder editarla y aparecerá el comentario del ADMINISTRADOR REGIONAL DE

CONTROL PATRIMONIAL sobre la CORRECCIÓN que deberá hacerse.


IMPORTANTE:

Nuestra solicitud será autorizada y validada hasta que llevemos físicamente el formato de BAJA junto con los

documentos requisitorios que le correspondan al CEDE de nuestra región, con el ADMINISTRADOR REGIONAL DE

CONTROL PATRIMONIAL.

Los documentos que sustenten, dependiendo del motivo de la BAJA, deben entregarse en un original para CEDE y una

copia para el centro de trabajo.

46

Las fotografías serán en imagen impresa.

Cuando se lleven estos documentos al ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL, él revisará que

coincidan con los agregados al sistema, se quedarán a revisión y posteriormente validará la BAJA.

Una vez que el ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL valide y autorice la solicitud, automáticamente

el bien quedará en proceso de recolecta.

Las solicitudes de BAJA que sean por motivo de robo, desuso e inservible se realizarán de la misma forma en el sistema,

pero no se autorizarán de la misma manera.

Ya que la BAJA POR ROBO deberá llevar el Vo.Bo. del nivel (PREESCOLAR, PRIMARIA, SECUNDARIA, ETC) del centro de

trabajo que esté realizando la solicitud.

El Vo.Bo. del nivel se otorga de manera electrónica, se debe comunicar al encargado del seguimiento de Control

Patrimonial del nivel, ya sea por vía telefónica , correo electrónico o a través del Supervisor, que se ha realizado una

BAJA POR ROBO y solicitar que le dé seguimiento para poder visarla.

Si una BAJA POR ROBO no tiene el Vo.Bo.. del nivel, el ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL no

podrá autorizar la BAJA.

Las bajas por desuso e inservible se autorizarán solo con los documentos de evidencia y una vez que el

ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL haya corroborado que todo esté en orden.

Cuando ingresemos de nuevo al sistema si la solicitud aparece como autorizada(después de llevar la evidencia física)

esto nos indicará que los datos son correctos y solo faltará la recolecta del bien (en caso de que aplique) para finalizar el

trámite.

47

BAJAS POR EXTRAVÍO Seleccionaremos se desplegará un recuadro donde se solicita el tipo de BAJA, el nombre del

responsable de la captura y su puesto, es indispensable llenar estos dos campos para poder seguir con el procedimiento.

A continuación se desplegará la pantalla que nos guiará para realizar esta solicitud, la BAJA POR EXTRAVÍO se inicia con

el botón

48

Se desplegarán los bienes existentes en el inventario y en el estatus podremos seleccionar los que previamente

seleccionamos como NO EXISTE

Seleccionaremos los bienes seleccionados como no existentes. Puede suceder que por error al realizar la verificación

hayamos marcado uno o más bienes como existentes y que no estén físicamente en el Centro de Trabajo, si el estatus es

EXISTE, pero no está en el Centro de Trabajo, se puede marcar de igual manera y proceder con la baja.

Una vez seleccionados se incluirán en la solicitud.

49

En la pantalla desplegada se seleccionarán los bienes que se declaran como extraviados y se guardan.

50

Una vez guardados, elaboraremos el ACTA CIRCUNSTANCIADA DE HECHOS

51

Se llenarán los campos solicitados, poniendo especial atención a las fechas requeridas:

Fecha de Ingreso al Centro de Trabajo: Se entenderá como la fecha en que el Director haya llegado a ejercer esta

función, haya habido o no entrega oficial por parte del anterior Director.

Fecha el Inventario: Se entenderá como la fecha en la que se realizó la verificación física o cuando el Director notó la

ausencia del bien en el Centro de Trabajo.

52

IMPORTANTE:

Las fechas requeridas deben llevar un orden coherente, por eso es importante ser preciso al momento de

seleccionarlas, ya que a partir de la Fecha el Inventario el sistema solo nos permitirá elegir fechas posteriores para la

Fecha de Denuncia y para la Fecha de la elaboración del Acta.

En el ACTA CIRCUNSTANCIADA DE HECHOS este es el orden que se debe llevar:

Fecha el Inventario: Debe ser una anterior a realizar la denuncia.

Fecha de Denuncia: Deber ser posterior a la verificación del inventario.

Fecha de la elaboración del Acta: Debe ser posterior a la verificación del inventario y a la denuncia.

Por lo que se entiende que al momento de realizar la solicitud de BAJA POR EXTRAVÍO ya debe haberse realizado la

denuncia, tenerse físicamente y escaneado para subir como evidencia.

53

Seleccionamos el botón y procederemos a agregar la denuncia como evidencia.

54

Regresaremos al apartado de SOLICITUDES para ver nuestra solicitud de BAJA POR EXTRAVÍO, para proceder con los

pasos siguientes:

Le damos clic al ícono de la columna de Reportes y el sistema generará el acta circunstanciada con los

datos que capturamos anteriormente.

Imprimimos el Acta Circunstanciada de Hechos, la firmamos y recabamos la firma y sello de nuestro Jefe

inmediato.

Y llevamos el Acta Circunstanciada de Hechos s, junto con la denuncia en original, con el responsable de control

patrimonial del CEDE quién se encargará de recabar las dos firmas restantes del Acta Circunstanciada de Hechos.

IMPORTANTE:

Nuestra solicitud será autorizada y validada hasta que llevemos físicamente el formato de BAJA y el acta circunstanciada

firmadas por el director y el supervisor al CEDE de nuestra región, con el ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL

PATRIMONIAL.

Las firmas del Director de Planeación y del Responsable de Control Patrimonial las recabará el ADMINISTRADOR

REGIONAL DE CONTROL y posteriormente le entregará una copia al Centro de Trabajo.

Cuando se lleven estos documentos al ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL, él revisará que

coincidan con los agregados al sistema, se quedarán a revisión y posteriormente validará la BAJA.

La BAJA POR EXTRAVÍO deberá llevar el Vo.Bo.. del nivel (PREESCOLAR, PRIMARIA, SECUNDARIA, ETC) del centro de

trabajo que esté realizando la solicitud.

El Vo.Bo.. del nivel se otorga de manera electrónica, se debe comunicar al encargado del seguimiento de Control

Patrimonial del nivel, ya sea por vía telefónica , correo electrónico o a través del Supervisor, que se ha realizado una

BAJA POR EXTRAVÍO y solicitar que le dé seguimiento para poder visarla.

Si una BAJA POR EXTRAVÍO no tiene el Vo.Bo.. del nivel, el ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL

no podrá autorizar la BAJA.

IMPORTANTE:

Nuestra solicitud será autorizada y validada hasta que llevemos físicamente la denuncia y el acta circunstanciada

firmadas por el director y el supervisor al CEDE de nuestra región, con el ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL

PATRIMONIA

55

TRASPASOS

Se entenderá por TRASPASO la transferencia física de bienes de un centro de trabajo a otro.

Para solicitar el traspaso de un bien de nuestro listado de centro de trabajo a otro en el sistema, el responsable del

centro de trabajo que entrega o traspasa el bien debe:

1. Ir al apartado de DOCUMENTOS DESCARGABLES.

2. Descargar el FORMATO MÚLTIPLE, que será para uso exclusivo para solicitud para TRASPASOS.

3. Llenarlo con los datos correspondientes.

4. Recabar las firmas y sellos de:

El responsable del centro de trabajo que entrega el bien.

El responsable del centro de trabajo que recibe el bien y

El supervisor de los centros de trabajo.

5. Digitalizarlo para utilizarlo como evidencia.

Crearemos la solicitud de TRASPASO

56

Y se desplegará la pantalla correspondiente, el primer paso será capturar los datos del Centro de Trabajo al que le

traspasaremos los bienes y procederemos a guardar:

57

Agregaremos como evidencia el FORMATO DE TRASPASOS ya previamente firmado y sellado.

58

Y una vez guardada la evidencia, agregaremos los bienes que se van a traspasar.

59

60

Una vez terminado el proceso de agregar, incluir y guardar los bienes, nos dirigiremos nuevamente a solicitudes para

enviar a revisión la solicitud de TRASPASO.

IMPORTANTE:

Nuestra solicitud será autorizada y validada hasta que llevemos físicamente el formato de TRASPASO firmado por el

director y el supervisor al CEDE de nuestra región, con el ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL.

Cuando se lleve este documento al ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL, él revisará que coincidan

con los agregados al sistema, se quedarán a revisión y posteriormente validará el TRASPASO.

El TRASPASO deberá llevar el Vo.Bo.. del nivel (PREESCOLAR, PRIMARIA, SECUNDARIA, ETC) del centro de trabajo que

esté realizando la solicitud. El Vo.Bo.. del nivel se otorga de manera electrónica, se debe comunicar al encargado del

seguimiento de Control Patrimonial del nivel, ya sea por vía telefónica , correo electrónico o a través del Supervisor, que

se ha realizado una solicitud de TRASPASO y solicitar que le dé seguimiento para poder visarla.

Si un TRASPASO no tiene el Vo.Bo.. del nivel, el ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL no podrá

autorizar la solicitud.

El ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL realizará la recepción y verificación de los documentos.

Posteriormente, si están completos y correctamente elaborados, procederá a autorizar el TRASPASO en el sistema y lo

validará.

Una vez validada la solicitud, el bien o los bienes que hayamos solicitado traspasar, automáticamente desaparecerán de

nuestro listado y aparecerán en el listado del centro de trabajo al cual hicimos el TRASPASO.

Una vez hecho esto, el trámite se dará por concluido.

61

CORRECCIONES Para solicitar una CORRECCIÓN de un bien lo primero que debemos hacer es identificar cuáles son los motivos de

CORRECCIÓN y los documentos que van a ser el sustento que la acompañen.

MOTIVO DE CORRECCIÓN

DESCRIPCIÓN

DATOS QUE SE PUEDEN CORREGIR

DOCUMENTOS REQUISITORIOS

INDISPENSABLES


DIGITAL

ERROR DE CAPTURA

Cuando los datos del bien están capturados de manera incorrecta en el listado de bienes.

1. Rubro del bien 2. Marca del bien 3. Modelo del bien 4. Serie del bien 5. Color del bien 6. Descripción del bien 7. Estado físico del bien 8. Datos del vehículo

(Número de motor, placa)

a. Solicitud debidamente llena generada por el sistema.

SI (De los datos correctos del bien físico.)

GARANTÍA

Cuando algún bien adquirido falla y el proveedor nos da un nuevo bien con datos diferentes al anterior.

a. Solicitud debidamente llena generada por el sistema.

b. Documento de

CORRECCIÓN por garantía emitida por el proveedor

SI (Del nuevo

bien)

Para realizar el procedimiento de CORRECCIÓN en el sistema primero debemos recopilar físicamente los documentos

requisitorios que se mencionan en el recuadro anterior según sea el motivo de CORRECCIÓN, digitalizarlos/escanearlos

y resguardarlos en una carpeta en el equipo de cómputo en el que se vaya a trabajar la CORRECCIÓN o en una memoria

USB.

En esta misma carpeta guardaremos las fotografías que se hayan capturado del bien, en caso de requerirlas.





Pesar máximo un 1MB (megabyte).

62


SOLICITUDES seleccionaremos

Se desplegará un recuadro donde se solicita el nombre del responsable de la captura y su puesto, es indispensable llenar

estos dos campos para poder seguir con el procedimiento.

63


agregar un numero de celular y correo electrónico de contacto de la persona que realiza la solicitud.



64


guardadas en el equipo de cómputo en el que se esté trabajando. Los archivos se cargan de uno en uno.

Una vez llenados estos campos y cargado el archivo, seleccionamos

Este paso se repetirá cuantas veces sean necesario, según el número de evidencias que le correspondan a la solicitud

que necesite CORRECCION, o si vamos realizar CORRECCION de varios bienes subiremos también las que les

correspondan procurando nombrarlas de tal forma que podamos identificarlas con facilidad.

Procederemos a seleccionar el botón y se desplegará la siguiente pantalla.

65

En esta pantalla se mostrará el listado de los bienes que tenemos en el centro de trabajo su descripción, marca, modelo

y serie.

Seleccionaremos el bien o los bienes a los que le haremos la CORRECCION, una vez seleccionados incluiremos los bienes

a la solicitud presionando el botón

66

Aparecerá la solicitud con los campos que debemos de llenar

Seleccionaremos el número de inventario que nos arroja automáticamente el sistema, el cual aparece en el listado de

bienes.

67

Seleccionamos el motivo de CORRECCIÓN.

Y elegimos el campo a corregir del botón desplegable.

68

Dependiendo del campo que se elija, el sistema mostrará automáticamente el valor que está registrado en el listado de

bienes el cual se corregirá.

Se escribe en el campo vacío el dato correcto.

Seleccionamos las evidencias que correspondan al bien.

69

Cargando cuantas evidencias le correspondan al bien.

Para realizar otra corrección del mismo bien, utilizaremos el botón , seleccionamos el número de inventario y

repetimos los pasos anteriores.

70

Y así con cuantas correcciones tengamos

71

El sistema nos confirmará si se han guardado los cambios y la solicitud de CORRECCIÓN aparecerá detallada en la

pantalla.

Regresaremos al apartado de SOLICITUDES para ver nuestra solicitud de CORRECCION del bien.


Folio de solicitud

Tipo de solicitud



72

Estatus


validada.

El botón generará el formato de solicitud de CORRECCION, si lo seleccionamos el formato se

descargará automáticamente.

73

IMPORTANTE:

El formato generado:

Deberá ser descargado, impreso y llenado.

Deberá llevar la firma del director y el sello del centro de trabajo.

Deberá escanearse y

Agregarse a la solicitud de CORRECCIÓN como parte de las evidencias.

¿Cómo agrego el formato de solicitud de CORRECCIÓN a mis evidencias?

Tenemos la opción de salir del sistema y que nuestra solicitud se quede en estatus de EN BORRADOR o de seguir en el

sistema mientras recabamos la firma y sello solicitados, para posteriormente escanear.

Una vez que tenga el formato de solicitud lleno, con firmas y sello, escaneado, entraré al apartado de SOLICITUDES y en

la solicitud de CORRECCIÓN seleccionaremos el botón que nos llevará de nuevo a la pantalla de detalles de

la solicitud.

74

Seguiremos el proceso que realizamos al inicio presionando el botón y agregaremos el nuevo

documento, seleccionaremos y nos dirigiremos de nuevo al apartado de SOLICITUDES.

Si seleccionamos el botón veremos agregada la nueva evidencia.

75

IMPORTANTE: El formato generado es únicamente para respaldo y archivo del centro de trabajo, una vez agregado a la

solicitud debidamente lleno no es necesario llevarlo a las oficinas del CEDE con el ADMINISTRADOR REGIONAL DE

CONTROL PATRIMONIAL, ni recabar firmas o sellos de recibido (si lo subimos a la solicitud como evidencia).

Ya que tenemos la solicitud lista con todas las evidencias, la enviaremos a revisión y validación.

Seleccionamos y se desplegara la siguiente pantalla:

IMPORTANTE: Aunque veamos este formato en blanco, lo importante es que hayamos agregado el formato escaneado a

la solicitud de CORRECCIÓN, ya que el documento escaneado es el que le llegará al ADMINISTRADOR REGIONAL DE

CONTROL PATRIMONIAL.




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reenviará y aparecerá en nuestra pantalla de solicitudes con el estatus de EN CORRECCIÓN.

La solicitud volverá a habilitarse para poder editarla y aparecerá el comentario del ADMINISTRADOR REGIONAL DE

CONTROL PATRIMONIAL sobre la CORRECCIÓN que deberá hacerse.


Una vez que el ADMINISTRADOR REGIONAL DE CONTROL PATRIMONIAL autorice y valide, automáticamente los datos

del bien serán corregidos y la solicitud aparecerá como autorizada y validada y esto nos indicará que el trámite ha

concluido.

NOTA:

Todas las solicitudes de CORRECCIÓN que sean por los motivos mencionados en este manual (error de captura y por

cambio de garantía) se realizarán de la misma forma.

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BIENES En la sección de bienes podremos encontrar el listado bienes que están reportados en el centro de trabajo, los campos

blancos señalados son campos para búsqueda, si llenamos el campo con algún concepto del bien, el sistema buscará ese

concepto entre el listado desplegado.

Esto se puede hacer por DESCRIPCIÓN, MARCA y MODELO.

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Si queremos tener este listado de manera física, el botón nos da la opción de

descarga.

El botón nos da la opción de descargar el listado de bienes que verificamos al

inicio de uso del sistema, donde encontramos el resumen de los bienes reales que reportamos que existen de manera

física en el centro de trabajo y los que no se encontraban en él.

79

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DOCUMENTOS DESCARGABLES

El apartado de DOCUMENTOS DESCARGABLES será utilizado para poder descargar formatos autorizados por Control

Patrimonial que forman parte de los documentos requisitorios en caso de necesitarlos según el trámite que solicitemos

El ACTA DE DONACIÓN será para uso exclusivo de la solicitud de ALTA por donación.

El FORMATO DE TRASPASO será para uso exclusivo de la solicitud de TRASPASO.

El FORMATO ALTAS POR REGULARIZACION será para uso exclusivo de alta de bienes que pertenecen al centro de trabajo

y no se tiene evidencia de su adquisición (único tipo alta que requiere solicitud firmada).

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FORMATO PARA TRASPASOS

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Ejemplo de formato para traspasos lleno:

83

ACTA DE DONACIÓN

Ejemplo de acta llena:

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ALTAS POR REGULARIZACION

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Ejemplo de Alta por Regularización

Documents

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