CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS...39 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Acuerdo Gubernativo No. 318-2003 establece que, es la encargada de brindar

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

Dirección de Administración

1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCION DE ADMINISTRACIÓN



2

INDICE

Página

Procedimientos Dirección de Administración Objetivo…………………………………………………………………………………… 1

Marco Legal……………………………………………………………………………… 2

Red de Procesos………………………………………………………………………… 3

Procedimiento Autorización de la Solicitud del Gasto………………………… 4

Diagrama de Flujo………..……………………………………………………………. 6

Procedimiento Liquidación del Subsidio por Almuerzo de los

Trabajadores…………………………………………………………………………….. 7


Procedimiento Pago de Servicios Básicos…………………………………………. 9


Procedimiento Pago de Horas Extraordinarias ………...………………………. 11


Procedimiento Control de Salones para Eventos Especiales…………........... 13


Procedimientos Departamento de Compras y Suministros…..................... 15

Objetivo………………………………………………………………………………….... 16

Marco Legal………………………………………………………………………………. 17

Red de Procesos…………………………………………………………………………. 18

Proceso Autorización del Procedimiento de Compra…………………………… 19


Proceso Compra de Bienes y Servicios…………………………………………….. 21


Procedimiento Compra y Liquidación de Caja Chica………………………….. 23


Procedimiento Compra Directa……………………………………………………… 26


Procedimiento Compra por Contrato Abierto……………………………………. 29


Procedimiento Compra por Cotización……………………………………………. 32


Procedimiento Compra por Licitación…………………………………………….. 41


Proceso Registro y Acreditación del Compromiso del Gasto....................... 50



3


Procedimiento Pago por Adquisición de Bienes y Servicios………………….. 53


Procedimientos Departamento de Archivo……………………………………….. 55

Objetivo…………………………………………………………………………………… 56

Marco Legal……………………………………………………………………………… 57

Red de Procesos………………………………………………………………………… 58

Procedimiento Recepción de Documentos……………………………………….. 59


Procedimiento Consulta y reproducción de expedientes……………………… 61


Procedimiento Solicitud de Expediente e Informe de Auditoría……………. 63


Procedimiento Préstamo de expedientes originales……………………………. 65


Procedimiento Constancia de Tiempo de Servicio……………………………… 67


Procedimientos Departamento de Servicios Generales.............................. 69

Objetivo…………………………………………………………………………………… 70

Marco Legal……………………………………………………………………………… 71

Red de Procesos………………………………………………………………………… 72

Procedimiento Ingreso de Productos Fungibles de consumo inmediato al Almacén…………………………………………………………………. 73


Procedimiento Servicio de Limpieza de los Edificios…………………………… 76


Procedimiento Servicio de Mensajería Interna y Externa…………………….. 78


Procedimiento Servicio de Reproducción y Encuadernación

de documentos…………………………………………………………………………. 80


Procedimientos Departamento de Formas y Talonarios……....................... 82

Objetivo…………………………………………………………………………………… 83

Marco Legal……………………………………………………………………………… 84

Red de Procesos………………………………………………………………………… 85

Procedimiento Venta de Formularios…………………………..…………………. 86




4

Procedimiento Distribución de Formularios a las Delegaciones

Departamentales……………………………………………………………………….. 89


Procedimiento Entrega de Formularios para incineración…………………… 91


Procedimiento Informe de Existencias y operaciones realizadas en el mes…………………………………………………………………………………….. 93


Procedimiento Autorización de Impresión de Formas Oficiales…………….. 95


Procedimiento Autorización y Habilitación de Libros…….…………………… 99


Procedimiento Autorización y Habilitación de Libros para uso

interno……………………………………………………………………………………. 102


Procedimiento Autorización y Habilitación de Tarjetas y otros

Formularios de Control………………………………………………………………. 104


Procedimiento Registro de Formas Oficiales en Libro de Cuenta

Corriente…………………………………………………………………………………. 107


Procedimiento Rendición de Cuentas por medio de la Caja Fiscal………… 109


Procedimiento Rendición de Cuentas en Forma electrónica………………… 112


Procedimientos Sección de Almacén y Proveeduría……............................. 115

Objetivo…………………………………………………………………………………… 116

Marco Legal……………………………………………………………………………... 117

Red de Procesos………………………………………………………………………… 118

Procedimiento Entrega de Productos al Almacén………………………………. 119


Procedimiento Entrega de Medicamentos, Instrumentos y otros

materiales al Almacén………………………………………………………………… 122


Procedimiento Despacho de Medicamentos…………………………………….. 125


Procedimiento Salida de Productos del Almacén………………………………. 127



5


Procedimiento Baja y Salida de Productos Vencidos o en mal estado…………………………………………………………………………………….. 130


Procedimientos Sección de Inventarios……............................................... 133

Objetivo…………………………………………………………………………………… 134

Marco Legal……………………………………………………………………………... 135

Red de Procesos………………………………………………………………………… 136

Procedimiento Cargo de Bienes nuevos en Tarjeta de

responsabilidad………………………………………………………………………… 137


Procedimiento Traslado de Activos fijos………………………………………….. 139


Procedimiento Solvencia de Inventario…………..……………………………….. 141


Procedimiento Baja de Activos fijos por robo……………………………………. 143


Procedimiento Baja de Activos fijos por deterioro………………………………. 145


Procedimientos Unidad de Registro de Contratos……................................ 149

Objetivo…………………………………………………………………………………… 150

Marco Legal……………………………………………………………………………... 151

Red de Procesos………………………………………………………………………... 152

Procedimiento Recepción y Control de Contratos…...………………………… 153


Procedimiento Clasificación y distribución de documentos…………………. 155


Procedimiento Registro de Contratos……………………………………………… 157


Procedimiento Informe de Contratos que no cumplen con la Ley de Contrataciones………………………………………………………………………….. 159


Procedimientos Sección de Transportes…….............................................. 161

Objetivo…………………………………………………………………………………… 162

Marco Legal……………………………………………………………………………... 163

Red de Procesos………………………………………………………………………... 164

Procedimiento Utilización de Vehículos para comisiones oficiales



6

internas…………………………………………………………………………………… 165


Procedimiento Utilización de Vehículos para comisiones oficiales

al interior del País……………………………………………………………………… 167


Procedimiento Solicitud de Compra y Control de Cupones de Combustible………………………………………………………………………………. 170

Diagrama de Flujo………………………………………………………………………. 173

Procedimiento Servicio y reparación de vehículos……………………………… 175


Procedimiento Asistencia por siniestros, colisiones y desperfectos

mecánicos……………………………………………………………………………….. 180


Procedimiento Asistencia por Robo de Vehículos de la Contraloría

General de Cuentas……………………………………………………………………. 183


Procedimientos Sección de Mantenimiento……………................................ 185

Objetivo…………………………………………………………………………………… 186

Marco Legal……………………………………………………………………………... 187

Red de Procesos………………………………………………………………………... 188

Procedimiento Mantenimiento preventivo en los edificios de la

Contraloría General de Cuentas……………………………………………………. 189


Procedimiento Mantenimiento correctivo en los edificios de la Contraloría General de Cuentas……………………………………………………. 192


Procedimiento Mantenimiento preventivo y correctivo de otras

edificaciones…………………………………………………………………………….. 194


Procedimiento Operación y mantenimiento de equipo……………….………. 196


Procedimiento Sistemas que controla la Sección de Mantenimiento……… 199


Procedimientos Sección de Seguridad....................................................... 207

Objetivo…………………………………………………………………………………… 208

Marco Legal……………………………………………………………………………... 209

Red de Procesos………………………………………………………………………... 210



7

Procedimiento Nombramiento del área de trabajo para Agentes de

Seguridad………………………………………………………………………………… 211


Procedimiento Cambio de turno de Agente de Seguridad……………………. 213


Procedimiento Control de Ingreso de Visitantes……………………..…………. 215


Procedimiento Recepción de Permiso de los Trabajadores…………………… 217


Procedimiento Salida de Suministros del Edificio Zona 13…….……………. 219


Simbología básica para la Descripción de Procedimientos

Administrativos…………………………………………………………………………. 221



1

OBJETIVO

Dirigir, administrar y evaluar, con eficiencia y eficacia las instalaciones,

los servicios generales, los servicios de atención al público, los activos de la

Institución y las actividades de apoyo logístico para el buen

funcionamiento de las Dependencias de la Contraloría General de

Cuentas.



2

MARCO LEGAL

La Dirección de Administración, tiene su fundamento legal en el artículo

39 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de

Cuentas, Acuerdo Gubernativo No. 318-2003 establece que, es la

encargada de brindar apoyo logístico a las demás dependencias de la

Contraloría, proporcionando los materiales, equipo y demás medios

necesarios y adecuados para cumplir con los programas y proyectos que

ejecuta, de acuerdo con su plan de trabajo.

Según Memorándum del Despacho Superior No. A-010-2011 de fecha 23

de marzo de 2011, Numeral 1: A partir del 23 de marzo de 2011 se

traslada físicamente la Dirección de Administración de la zona 1 a la sede

Central de la Contraloría ubicada en la zona 13 de esta ciudad.

La estructura Organizacional de la Dirección General Administrativa y

Financiera con relación a la Dirección de Administración, por aprobación

de la Contralora General de Cuentas, mediante Acuerdo del Despacho No.

A-076-2013 de fecha 02 de julio de 2013, estará integrada

estructuralmente por:

Departamento de Compras y Suministros;

Departamento de Archivo;

Departamento de Servicios Generales;

Departamento de Formas y Talonarios;

Sección de Almacén y Proveeduría;

Sección de Inventarios;

Unidad de Registro de Contratos;

Sección de Transportes;

Sección de Mantenimiento; y

Sección de Seguridad de los edificios.



3

RED DE PROCESOS

PROCESO PROCEDIMIENTODEPENDENCIAS

Control de pagos y

Servicios

Administrativos

Dirección

General

Administrativa

y Financiera

Dirección de

Administración

Autorización de

la Solicitud del

Gasto

Liquidación del

Subsidio por

almuerzo de los

trabajadores

Pago de Servicios

Básicos

Pago de horas

extraordinarias

Control de

salones para

eventos

especiales



4

Dirección General Administrativa y Financiera

Dirección, Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Administración

Procedimiento: Autorización de la Solicitud del Gasto Hoja 1 de 2

Fecha de Elaboración: Marzo / 2012

Paso Actividad Responsable Unidad

Administrativa

1

Llena la FORMA: “Solicitud del Gasto” en original y 2 copias. Debe seguir los lineamientos del Instructivo de solicitud del gasto de la Dirección de Administración

Asistente Administrativo

Dependencias de la CGC

2

¿Depende de la Dirección de Administración? 2.1 NO, sigue paso 3 2.2 SI, sigue paso 5

3

Firma y traslada a la Dirección correspondiente o a la Autoridad Superior para aprobación de la solicitud

Jefe o Asistente Administrativo

4 Aprueba la solicitud firmando en la segunda casilla

Director

5 Firma y traslada a la Dirección de Administración para aprobación de la solicitud

Jefe o Encargado

6 Aprueba la solicitud firmando en la segunda casilla

Director Dirección de

Administración

7

Adjunta para todas las solicitudes;

oficio de justificación, al Director General Administrativo y Financiero, con las variables referidas en los pasos 8, 9, 10 y 11



8

Para la reparación de vehículos; el oficio debe llevar firmas del Mecánico, Jefe de Transportes y Director de Administración

9

En la reparación o mantenimiento de edificios; debe ser firmado por Jefe de Mantenimiento y Director de Administración

10 Por equipo de cómputo, debe adjuntar dictamen u opinión de la Unidad de Informática



5



Procedimiento: Autorización de la Solicitud del Gasto Hoja 2 de 2



Administrativa

11

En el caso de remodelación de los edificios, los planos deben ser autorizados por el Despacho Superior

Asistente

Administrativo

Dependencias

de la CGC

12 Traslada la solicitud del gasto a la Dirección de Administración

13 Coloca el sello de recibido en el reverso de la solicitud del gasto

Analista Dirección de

Administración 14

Revisa la solicitud del gasto y la traslada a la Dirección General Administrativa y Financiera

15 Recibe, ingresa y traslada la solicitud al Director


Dirección General Administrativa y

Financiera

16 Analiza, verifica y firma autorizando la solicitud del gasto en la tercera casilla

Director

17

Traslada la solicitud del gasto al Departamento de Compras y Suministros para que ejecute el Proceso de Compra de Bienes y Servicios o al Departamento de

Contabilidad para el Procedimiento de Pago correspondiente


18 Fin del Procedimiento



6

Diagrama de Flujo

Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1

Nombre de la Dependencia: Dirección de Administración

Nombre del Procedimiento: Autorización de la Solicitud del Gasto

DirecciónDirección de

Administración

Dirección General

Administrativa y

Financiera

Dependencias

de la CGC

Inicio

Asistente Admitivo.

llena Solicitud del

Gasto en original y 2

copias

No depende de

Dirección de

Administración,

Jefatura y Dirección

aprueban la Solicitud

Depende de

Administración,

Director aprueba

firmando en lal

segunda casilla

Todas las solicitudes

justifican en oficio a

la Dirección General

con cada variable

especial

Firmas en reparación

vehículos, Mecánico,

Jefe Transportes y

Director de

Administración

Para edificios, firma

Jefe de

Mantenimiento y

Director de

Administración

Para equipo de

cómputo, debe

adjuntar dictamen

de Informática

En remodelación de

edificios, los planos

son autorizados por

el Despacho

Superior

El Analista coloca

sello de recibido

en la Solicitud

Revisa la Solicitud y

la traslada a la

Dirección General

Administrativa y

Financiera

Asistente Admitivo.

recibe, ingresa y

traslada solicitud al

Director General

Director General

analiza, verifica y

firma de autorizado

en la tercera casilla

Asistente Admitivo.

traslada la solicitud a

Compras para que

ejecute la compra o a

Contabilidad para pago

Fin



7



Procedimiento: Liquidación del Subsidio por Almuerzo de

los Trabajadores Hoja 1 de 1

Fecha de Elaboración:

Marzo / 2012


Administrativa

1 Realiza el pago en la Cafetería y recibe factura por almuerzo del día

Trabajador Dependencias

de la CGC

2

Recibe diariamente del Encargado de la Cafetería, la cantidad de vales vendidos y, quincenalmente la factura a nombre de la CGC que respalda el monto correspondiente

Analista


3

Revisa los vales contra el monto total de la factura, verifica que la factura esté cancelada y cumpla con los requisitos de ley

4 Prepara la solicitud del gasto y la entrega al Asistente Administrativo

5 Realiza el Procedimiento de Autorización de la Solicitud del Gasto


6

Traslada el expediente al Departamento de Compras y Suministros, para el pago correspondiente

7 Ejecuta el Procedimiento de Pago por Adquisición de Bienes y Servicios

Jefe Departamento de

Compras y Suministros




8

Diagrama de Flujo

Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página1/1


Nombre del Procedimiento: Liquidación del Subsidio por Almuerzo de los

Trabajadores

Analista Dirección

de Administración

Asistente

Administrativo de

Administración

Jefe Depto.

de Compras

Trabajador

Dependencia

Inicio

Realiza el pago en la

Cafetería y recibe

factura por almuerzo

del día

Recibe diariamente

los vales utilizados y

quincenalmente la

factura de cobro

Revisa que monto de

vales cuadre con el

monto de factura y

ésta cumpla

requisitos de ley

Prepara Solicitud del

Gasto y traslada

expediente a

Asistente Admitivo.

Realiza el

Procedimiento

de autorización

de la Solicitud

del Gasto

Traslada el

expediente a

Compras, para el

trámite de Pago

Ejecuta el

Procedimiento

de Pago por

adquisición de

servicios

Fin



9



Procedimiento: Pago de Servicios Básicos Hoja 1 de 1


Marzo / 2012


Administrativa

1 Obtiene de empresas, las facturas mensuales por servicios básicos

Analista


2 Revisa que las facturas pertenezcan a la Institución y estén

actualizadas

3 Prepara la solicitud del gasto y la traslada al Asistente Administrativo

4 Realiza el Procedimiento de Autorización de la Solicitud del Gasto Asistente

Administrativo

5 Traslada expediente a Compras y Suministros, para el trámite de pago correspondiente

6 Ejecuta el Procedimiento de Pago por Adquisición de Bienes y Servicios






10

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Pago de Servicios Básicos


de Administración

Jefe Departamento

de Compras

Analista Dirección

de Administración

Inicio

Obtiene las

facturas por

servicios básicos

Revisa las facturas,

actuales y de la

Institución

Prepara Solicitud

del Gasto

Realiza

Procedimiento

de Autorización

de la Solicitud

del Gasto

Traslada

expediente a

Compras, para el

trámite de pago

Ejecuta

Procedimiento

de Pago por

adquisición de

servicios

Fin



11



Procedimiento: Pago de horas extraordinarias Hoja 1 de 1

Fecha de Elaboración Marzo /2012


Administrativa

1

Solicita en oficio al Despacho Superior, autorización para que el personal pueda laborar tiempo extraordinario



2 Autoriza la actividad, en el formulario preestablecido

Contralor General Despacho Superior

3 Llena la FORMA Reporte de trabajo realizado con las firmas necesarias


de la CGC 4

Obtiene de Recursos Humanos, el reporte de asistencia, debidamente firmado y sellado

5 Llena reporte de horas extraordinarias del mes con base en el control de asistencia



6 Integra el expediente de cada trabajador con las FORMAS descritas anteriormente

7

Traslada los expedientes a la Dirección de Administración, en los 2 días hábiles posteriores al mes en que fueron trabajadas las horas

extra

8

Revisa los requisitos y traslada los expedientes al Departamento de Nóminas, dentro de los 3 días hábiles siguientes


Administración

9 Ejecuta el Procedimiento de Elaboración de Nómina

Analista Departamento de

Nóminas




12

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Pago de horas extraordinarias

Contralor GeneralTrabajador

Dependencia

Analista Dirección

de Administración

Asistente

Administrativo

Dependencias CGC

Inicio

Solicita al Despacho

Superior,

autorización para

laborar tiempo

extraordinario

Autoriza la

actividad en

formulario pre-

establecido

Llena reporte de

trabajo realizado

Obtiene de Recursos

Humanos, el Reporte

de Asistencia, con

firma y sello

Llena reporte de

horas extra del mes,

con base en el de

Asistencia

Integra y traslada a

la Dirección de

Administración, los

expedientes con las

FORMAS descritas

Revisa los requisitos

y traslada los

expedientes al

Departamento de

Nóminas

Depto. de

Nóminas,

ejecuta

Procedimiento

de pago

Fin



13



Procedimiento: Control de Salones para Eventos Especiales Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Recibe solicitud requiriendo uno de los salones para ser utilizado para un evento especial planificado


Administración

2

Revisa que la solicitud contenga la

siguiente información: a) Fecha, hora y número de

participantes b) Presentación del salón, equipo

necesario y refacción

3 Solicita a Servicios Generales que acondicione el salón y programe el servicio de café

4 Proporciona la refacción para el número de participantes

5 Entrega por conocimiento, a la dependencia que solicita, el equipo audio visual para presentaciones

6 Devuelve a la Dirección de Administración, el equipo audiovisual proporcionado

Encargado del evento


7 Libera conocimiento de préstamo del equipo


Administración




14

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Control de Salones para Eventos

especiales

Encargado

del evento

Analista de la


Inicio

Recibe solicitud

de uno de los

salones

Revisa que la

solicitud contenga

la información

necesaria

Solicita a Servicios

Generales que

acondicione el salón

para lo requerido

Proporciona la

refacción y requiere

de Servicios

Generales, el

servicio de café

Entrega por

conocimiento el

equipo audiovisual

Devuelve a la

Dirección de

Administración, el

equipo

proporcionado

Libera

conocimiento de

préstamo del

equipo

Fin



15

PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE

COMPRAS Y SUMINISTROS



16

OBJETIVO

El objetivo fundamental del Departamento de Compras y Suministros

consiste en realizar oportuna y eficazmente la compra y pago de los bienes

y servicios, optimizando las condiciones de almacenamiento de los productos.



17

MARCO LEGAL

La Dirección de Administración tiene su fundamento legal en el artículo 39

del Acuerdo Gubernativo No. 318-2003 Reglamento de la Ley Orgánica de

la Contraloría General de Cuentas y según Memorándum del Despacho

Superior No. A-010-2011 de fecha 23 de marzo de 2011 se determina la nueva estructura organizacional de la Dirección de Administración donde

se indica que el Departamento de Compras y Suministros será parte de

esta Dirección.

El Departamento de Compras y Suministros, por aprobación de la

Contralora General de Cuentas, depende estructuralmente de la Dirección

de Administración, según Acuerdo del Despacho No. A-076-2013 de fecha

02 de julio de 2013

Todo lo relacionado a compras debe regirse por lo que establece el Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y sus

modificaciones contenidas en el Decreto No. 27-2009.



18

RED DE PROCESOS

PROCESOS PROCEDIMIENTOSDEPENDENCIA

Dirección

General

Administrativa

y Financiera

Dirección de

Administración

Departamento

de Compras y

Suministros

Autorización

del

Procedimiento

de Compra

Compra de

Bienes y

Servicios

Compra y

Liquidación de

Caja Chica

Compra

Directa

Compra por

Contrato

Abierto

Compra por

Cotización

Compra por

Licitación

Registro y

Acreditación

del

Compromiso

del Gasto

Pago por

Adquisición de

Bienes y

Servicios



19


Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Compras y

Suministros

Proceso: Autorización del Procedimiento de Compra Hoja 1 de 1


Marzo / 2012


Administrativa

1 Verifica si hay existencia y disponibilidad en Almacén



2 Llena solicitud del gasto en original y 2 copias, indicando las características generales, técnicas y específicas

3 Traslada la solicitud del gasto a la Dirección de Administración

4 Coloca sello de recibido en el reverso de la solicitud del gasto


Administración 5

Revisa la solicitud del gasto y la traslada a la Dirección General Administrativa y Financiera

6 Ejecuta Procedimiento de Autorización de la Solicitud del Gasto Asistente

Administrativo


Financiera 7 Traslada la solicitud del gasto al Departamento de Compras y Suministros

8 Recibe, registra en la base de datos y la traslada a la Jefatura

Receptor

Departamento de Compras y

Suministros

9

Verifica la solicitud, establece costo estimado, define Procedimiento de compra, selecciona responsable, margina y la traslada a la Secretaria

Jefe

10 Registra responsable en base de datos y entrega la solicitud al Cotizador seleccionado


11 Inicia el Procedimiento de Compra seleccionado

Cotizador

12 Fin del Proceso



20

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Departamento de Compras y Suministros

Nombre del Proceso: Autorización del Procedimiento de Compra

Dirección de

Administración

Departamento

de Compras

Dirección General

Administrativa y

Financiera

Dependencias de la

CGC

Inicio

Verifica si hay

existencia y

disponibilidad en

el Almacén

Asistente Admitivo.

llena Solicitud

del Gasto

Analista recibe

sellando la

Solicitud

Analista revisa la

Solicitud y la

traslada a la

Dirección General

Asistente

Admitivo ejecuta

Autorización de

la Solicitud del

Gasto

Asistente Admitivo.

traslada Solicitud del

Gasto a Compras y

Suministros

Receptor registra

en base de datos

y traslada a la

Jefatura

Jefe verifica Solicitud

establece costo,

define procedimiento

y selecciona

responsable

Asistente Admitivo.

registra responsable

en base de datos y le

entrega la solicitud

Cotizador realiza

el procedimiento

de compra

seleccionado

Fin



21



Suministros

Proceso: Compra de Bienes y Servicios Hoja 1 de 1


Marzo / 2012


Administrativa

1

Con la solicitud de compra autorizada; determina si el costo

estimado es menor de Q1,500.00, ejecuta Procedimiento de Compra por Caja Chica



2 Si la compra es menor o igual a Q90,000.00, inicia Procedimiento de Compra Directa

3

Si la compra excede de Q90,000.00 y no sobrepasa los Q900,000.00, inicia Procedimiento de Compra por Cotización

4 Si la compra excede de Q900,000.00 realiza Procedimiento de Compra por Licitación

5

Puede también ejecutar Procedimiento de Compra por Contrato Abierto, utilizando los listados vigentes de la Dirección de Adquisiciones del Ministerio de

Finanzas Públicas

6 Fin del proceso



22

Diagrama de Flujo



Nombre del Proceso: Compra de Bienes y Servicios

Jefe Departamento de Compras y Suministros

Inicio

Costo estimado

menor o igual a

Q90,000.00 realiza

Procedimiento de

Compra Directa

Mas de Q90,000.00

hasta Q900,000.00;

Procedimiento de

Compra por

Cotización

Costo estimado

hasta Q1,500.00;

inicia Procedimiento

de Compra por Caja

Chica

Si excede de

Q900,000.00 inicia

Procedimiento de

Compra por

Licitación

Puede también

ejecutar

Procedimiento de

Compra por Contrato

Abierto

Fin



23



Suministros

Procedimiento: Compra y Liquidación de Caja Chica Hoja 1 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

1 Autoriza el acreditamiento a cuenta en cumplimiento del Acuerdo

respectivo

Director Dirección de Finanzas

2 Convierte en efectivo la acreditación para atender las necesidades urgentes

Encargado de Caja Chica


Suministros

3

Solicita a Compras, efectivo para la compra de artículos o servicios urgentes, con la autorización del Jefe de la Dependencia

Interesado

Dependencias

de la CGC

4 Emite vale de caja chica y con las firmas correspondientes hace entrega del efectivo al interesado



Suministros

5

Adquiere los productos o servicios, obtiene factura legal y recibo de caja, con datos correctos

Interesado Dependencias

De la CGC

6 Razona la factura, obtiene las firmas necesarias y liquida en un plazo no mayor de 5 días

7 Verifica que cumpla con todos los requisitos necesarios; cancela y archiva el vale respectivo



Suministros

8

Elabora liquidaciones parciales de compras por caja chica con el cuadro de detalle consolidado y las facturas, para su reintegro y rotación del fondo

9

Traslada el expediente de la Liquidación, con visto bueno del Jefe de Compras, al Departamento de Contabilidad



24



Suministros

Procedimiento: Compra y Liquidación de Caja Chica Hoja 2 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

10 Revisa la Liquidación de caja chica y traslada el expediente al

Departamento de Presupuesto


Contabilidad

11 Anota la partida presupuestaria y ejecuta el gasto


Presupuesto 12

Traslada el expediente, con el visto bueno del Jefe de Presupuesto, al Departamento de Tesorería

13

Realiza acreditación por reposición del fondo de caja chica con la autorización del Jefe del Departamento de Tesorería


Tesorería

14

Convierte en efectivo la acreditación por el reintegro, para tener la disponibilidad y realizar una administración ágil del fondo



Suministros




25

Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1


Nombre del Procedimiento: Compra y Liquidación de Caja Chica

Dependencias

de la CGC

Depto. de

Contabilidad

Depto. de

Presupuesto

Depto. de

Tesorería

Depto. de Compras

y Suministros

Inicio

Encargado convierte

en efectivo el

acreditamiento de

Finanzas para Caja

Chica

Encargado emite

Vale a Solicitud de

Interesado de las

Dependencias CGC

Interesado

compra, obtiene

Factura y Recibo

de Caja

Razona la Factura

y liquida antes de

5 días

Encargado verifica

documento,

cancela y archiva

el Vale

Elabora liquidaciones

parciales, para

reintegro y rotación

del fondo

Encargado de Caja

Chica traslada

liquidación con Vo.

Bo. del Jefe de

Compras

Analista revisa

liquidación y traslada

expediente a

Presupuesto

Analista anota la

partida

presupuestaria y

ejecuta el Gasto

Traslada

expediente con

Vo. Bo. del Jefe

de Presupuesto

Analista acredita por

reposición del fondo

de Caja Chica con

autorización del Jefe

de Tesorería

Encargado convierte

en efectivo la

acreditación por el

reintegro y dispone

del fondo

Fin



26



Suministros

Procedimiento: Compra Directa Hoja 1 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

1 Revisa la ejecución del Proceso de Autorización del Procedimiento de

Compra

Jefe


Suministros

2

Margina la solicitud del gasto indicando el Procedimiento de Compra Directa, para adquisiciones por un precio de hasta Q90,000.00

3 Recibe la solicitud e inicia el proceso de compra por el procedimiento definido

Cotizador

4 Requiere por lo menos 3 oferentes con las recomendaciones de la solicitud de cotización

5 Presenta oferta en el Departamento de Compras y Suministros

Proveedor

6 Llena cuadro de Sumario de Ofertas y traslada expediente a la Jefatura

Cotizador


Suministros

7 Analiza, selecciona y aprueba la adjudicación

Jefe

8

Ejecuta el Proceso de Registro y Acreditación del Compromiso del Gasto que incluye la aprobación de la Constancia de disponibilidad Presupuestaria –CDP–

Cotizador

9

Formaliza la compra con el proveedor utilizando la Forma: SIGES-ORDEN DE COMPRA para compras mayores de Q5,000.00. Debe estar numerado, firmado y sellado por Compras, Presupuesto y la Dirección de Finanzas



27



Suministros

Procedimiento: Compra Directa Hoja 2 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

10 Notifica al Proveedor adjudicado para que programe la entrega del producto

Cotizador


Suministros

11 Coordina la emisión de contrato, para arrendamiento o servicios contratados

Jefe

12 Envía mediante oficio copia del contrato a la Unidad de Registro de Contratos

13 Presenta original y copia de factura legal en la Sección de Almacén y Proveeduría

Proveedor




28

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Compra Directa

Cotizador Departamento

de ComprasProveedor

Jefe Departamento

de Compras

Inicio

Revisa que la

Solicitud del Gasto

esté debidamente

autorizada

Margina la

Solicitud por

Compra Directa

Requiere 3 ó mas

oferentes

Presenta oferta en

el Depto. de

Compras

Llena y traslada a la

Jefatura

Cuadro de Sumario

de Ofertas

Analiza,

selecciona y

aprueba la

adjudicación

Ejecuta

Registro y

acreditación del

Compromiso

del gasto

Formaliza la compra

utilizando

SIGES-ORDEN DE

COMPRA en

mayores de Q5000

Notifica al Proveedor

adjudicado para la

entrega del producto

Presenta Factura

en Almacén y

Proveeduría

Fin

Coordina la

suscripción de

Contrato para

arrendamiento o

servicios

Envía mediante

oficio copia a la

Unidad de Registro

de Contratos



29



Suministros

Procedimiento: Compra por Contrato Abierto Hoja 1 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

1 Revisa la ejecución del Proceso de Autorización del Procedimiento de

Compra Jefe


Suministros

2 Margina la solicitud del gasto indicando el Procedimiento de Compra por Contrato Abierto

3 Inicia el proceso de compra por el procedimiento definido

Cotizador

4 Publica en GUATECOMPRAS el listado de productos por adquirir en contrato abierto

5

Consulta en el listado de contrato abierto vigente, los proveedores calificados y adjudicados por la Dirección de Adquisiciones del Ministerio de Finanzas Públicas

6 Contacta al proveedor por el medio adecuado y le solicita la cotización correspondiente

7

Presenta la cotización escrita en el

Departamento de Compras y Suministros

Proveedor

8

Llena cuadro de Sumario de Ofertas con proveedores calificados en contrato abierto y traslada el expediente a la Jefatura

Cotizador


Suministros

9 Analiza, selecciona y aprueba la compra

Jefe

10

Ejecuta el Proceso de Registro y Acreditación del Compromiso del Gasto, que incluye la aprobación de la Constancia de Disponibilidad

presupuestaria –CDP–

Cotizador



30



Suministros

Procedimiento: Compra por Contrato Abierto Hoja 2 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

11 Notifica al Proveedor seleccionado para que programe la entrega del

producto

Cotizador


Suministros 12

Coordina la suscripción del contrato, el que podrá omitirse si el monto no excede de Q100,000.00, pero debe hacerse constar en acta con pormenores

Jefe

13 Envía mediante oficio copia del contrato a la Unidad de Registro de Contratos

14 Presenta original y copia de factura legal en la Sección de Almacén y Proveeduría

Proveedor




31

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Compra por Contrato Abierto

Cotizador ProveedorJefe Departamento de


Inicio

Revisa que la

Solicitud del Gasto

esté debidamente

autorizada

Margina la

Solicitud indicando

la Compra por

Contrato Abierto

Publica en

GUATECOMPRAS

el listado de

productos por

adquirir

Consulta en

Contrato Abierto,

los proveedores

calificados

Solicita la

Cotización

correspondiente

Presenta Cotización

escrita en Compras y

Suministros

Llena Cuadro de

Sumario de Ofertas

Analiza,

selecciona y

aprueba la

Compra

Ejecuta

Registro y

acreditación del

compromiso del

gasto

Coordina la

suscripción del

Contrato

Envía mediante

Oficio copia a la

Unidad de Registro

de Contratos

Notifica al Proveedor

para la entrega del

Producto

Presenta Factura

en la Sección de

Almacén

Fin



32



Suministros

Procedimiento: Compra por Cotización Hoja 1 de 6


Marzo / 2012


Administrativa

1 Ejecuta el Proceso de Autorización del Procedimiento de Compra



2 Margina la solicitud del gasto indicando el Procedimiento de Compra por Cotización

3 Coordina la elaboración de bases de cotización y especificaciones técnicas con la dependencia solicitante

Cotizador

4 Traslada oficialmente a Compras las especificaciones técnicas

Interesado Dependencias de la

CGC

5

Integra al expediente las especificaciones técnicas y solicita dictamen sobre las Bases de Cotización

Cotizador Departamento de


6 Emite Dictamen Jurídico de las bases de cotización y lo traslada a Compras y Suministros

Director Dirección de Asuntos

Jurídicos

7 Integra al expediente el Dictamen de las bases de cotización

Cotizador


Suministros 8

Solicita en oficio al Contralor General de Cuentas la aprobación de las bases de cotización y especificaciones

técnicas

Jefe

9 Aprueba o no las bases de cotización y especificaciones técnicas

Contralor General

Despacho Superior de la CGC

10

¿Fueron aprobadas las bases de cotización y especificaciones? 10.1 NO, vuelve a paso 3 10.2 SI, sigue paso 11



33



Suministros



Marzo / 2012


Administrativa

11 Devuelve el expediente al Departamento de Compras y

Suministros


Ejecutivo


12

Publica en GUATECOMPRAS el “Evento de Cotización”, de conformidad con el Artículo 9 del Decreto No. 27-2009 para que los oferentes puedan obtener las bases, especificaciones técnicas y otros, mediando un plazo mínimo de ocho (8) días hábiles desde la fecha de publicación hasta la apertura de plicas

Cotizador Departamento de Compras y

Suministros

13 Sugiere la Junta de Cotización (3 miembros)

Jefe

14 Aprueba o no la Junta de Cotización sugerida

Contralor General

Despacho Superior

de la CGC

15

¿Fue aprobada la Junta de Cotización? 15.1 NO, vuelve a paso 13

15.2 SI, sigue paso 16

16 Emite Nombramiento de la Junta de Cotización

17 Devuelve el expediente al Departamento de Compras y Suministros


Ejecutivo

18

Notifica el nombramiento a cada integrante de la Junta de Cotización. Le entrega las bases de cotización y especificaciones técnicas





34



Suministros




Administrativa

19

Entrega plica de cotización en sobre cerrado con la oferta y su fianza de sostenimiento; en la fecha, hora y

lugar de la apertura

Proveedor

20

Realiza acto de apertura de plicas y levanta acta con la información de las ofertas recibidas. Da a conocer la integración del precio oficial

Junta de Cotización

21 ¿Se recibieron ofertas? 21.1 NO, sigue paso 22 21.2 SI, sigue paso 27

22

Levanta acta por ausencia de ofertas, haciendo del conocimiento de la Autoridad Superior para que se prorrogue el plazo de recepción y apertura de plicas

23 Realiza nuevo acto de apertura de plicas y levanta acta con la información de las ofertas recibidas

24 ¿Se recibieron ofertas? 24.1 NO, sigue paso 25


25

Levanta el acta por segunda ausencia de ofertas, haciendo del conocimiento de la Autoridad Superior, con lo que queda facultado para realizar Procedimiento de compra directa

26

Si se recibe una sola oferta, será calificada y podrá ser adjudicada siempre y cuando satisfaga los requisitos exigidos en las bases de cotización y que sea conveniente para los intereses del Estado



35



Suministros




Administrativa

27 Traslada a Compras; a más tardar el día siguiente, el Acta de apertura de plicas, para su publicación


28 Publica en el portal de GUATECOMPRAS, el Acta de apertura de plicas



29

Califica, suscribe acta de adjudicación y remite copia a Compras para su publicación en GUATECOMPRAS y el expediente al Despacho Superior para la aprobación o no de lo actuado


30 Aprueba o no aprueba la adjudicación de la cotización

Contralor General


31 ¿Fue aprobada la adjudicación? 31.1 NO, sigue paso 32 31.2 SI, sigue paso 36

32 Ordena su revisión remitiendo el expediente a la Junta en un plazo de dos (2) días hábiles

33

Confirma o modifica su decisión en

forma razonada, devolviendo el expediente a la Autoridad Superior en un plazo de cinco (5) días hábiles


34

Aprueba o no lo actuado por la Junta dentro del plazo de cinco (5) días de recibido el expediente. Queda a salvo el derecho de prescindir cumpliendo con lo que estipula el Artículo 37 de la Ley de Contrataciones del Estado

Contralor General




36



Suministros



Marzo / 2012


Administrativa

35

Notifica electrónicamente a través de GUATECOMPRAS la decisión tomada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes



36

Emite resolución de aprobación de la adjudicación y faculta a la Dirección de Finanzas para continuar con la negociación

Contralor General


37 Traslada el expediente al Departamento de Compras y Suministros


Ejecutivo

38

Ejecuta el Proceso de registro y acreditación del compromiso del gasto, que incluye la aprobación de la –CDP– Cotizador


Suministros

39 Publica en GUATECOMPRAS el monto adjudicado y el nombre o razón social del proveedor

40

Coordina la suscripción del Contrato, el que podrá omitirse si el monto no exceda de Q100,0000.00, pero debe hacerse constar en acta con

pormenores Jefe

41 Traslada mediante oficio, copia a la Unidad de Registro de Contratos

42 Sugiere la Junta de recepción y liquidación, ante el Despacho Superior

43 Aprueba o no la Junta de recepción y liquidación sugerida

Contralor General




37



Suministros




Administrativa

44

¿Fue aprobada la Junta de recepción y liquidación? 44.1 NO, vuelve a paso 42

44.2 SI, sigue paso 45 Contralor General

Despacho Superior de la CGC 45

Emite nombramiento de la Junta de recepción y liquidación



Ejecutivo

47 Notifica el nombramiento a cada integrante de la Junta de recepción y liquidación



48

Revisa en coordinación con Compras, Almacén y Proveedor que el producto esté conforme a las especificaciones requeridas, ofertadas y aceptadas; exige cambios al proveedor

Junta Receptora

y Liquidadora

49 Emite acta e informe de recepción del producto y liquidación de la compra

50 Ejecuta el Procedimiento de entrega de productos al Almacén

Jefe Sección de Almacén

51 Archiva copia del expediente completo e inicia el Procedimiento de Pago Jefe


Suministros




38

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Compra por Cotización

Junta

Receptora

y Liquidadora

Despacho

Superior

Junta de

Cotización

Departamento de

Compras y

Suministros

Inicio

El Jefe revisa que la

Solicitud esté

autorizada y margina

para Compra por

Cotización

Cotizador coordina la

elaboración de

Bases y

especificaciones

técnicas

Cotizador solicita

Dictamen sobre

las Bases de

Cotización

Director de Asuntos

Jurídicos emite

Dictamen Jurídico

El Jefe solicita en

oficio, la aprobación

de las Bases y

especificaciones

Cotizador publica en

GUATECOMPRAS

el “Evento de

Cotización”

El Jefe de Compras

sugiere la Junta de

cotización

-3 miembros-

El Contralor

aprueba o no las

Bases y

especificaciones

¿se aprobaron

las Bases?

NOSI

Asistente Admitivo.

devuelve el

expediente al Depto.

de Compras y

Suministros

Regresa a revisión y

elaboración de

nuevas Bases y

especificaciones

técnicas

A

A

¿Fue

aprobada la

Junta?

NOSI

El Contralor emite

nombramiento de

la Junta de

Cotización

Regresa para que

se sugiera nueva

Junta de

Cotización

El Contralor

aprueba o no la

Junta de

Cotización

B

B

2



39


Nombre de la Dependencia: Departamento de Compras y Contrataciones


Junta

Receptora

y Liquidadora

Junta de

Cotización

Despacho

Superior

Departamento de

Compras y

Suministros

1

Asistente Admitivo.

devuelve el


de Compras y

Suministros

Cotizador notifica su

nombramiento a

cada integrante de la


Proveedor entrega

plica de Cotización

en sobre cerrado

Realiza acto de

apertura de plicas,

levanta acta y da a

conocer integración

de precio oficial

¿Se recibieron

ofertas?

NOSI

Traslada a Compras

el acta de apertura

de plicas, a mas

tardar el día

siguiente

Levanta Acta por

ausencia de ofertas,

informa a las

Autoridades para

prorrogar el plazo

Realiza nuevo acto

de apertura de plicas

y levanta acta con

las ofertas recibidas

No se reciben ofertas

levanta acta por

segunda ausencia y

queda facultado para

Compra directa

Si se recibe una sola

oferta, puede

adjudicarse, si

conviene a los

intereses del Estado


el portal de

GUATECOMPRAS,

el acta de apertura

de plicas

Califica, suscribe

acta adjudicación,

copia a Compras y

exped. a Contralor

por aprobación

Contralor aprueba

o no aprueba la

adjudicación de la

cotización

No aprueba, ordena

su revisión en un

plazo de 2 días a la

Junta de cotización

Confirma o modifica

su decisión, con

plazo de 5 días

hábiles

Aprueba o no lo

actuado por la Junta

dentro del plazo de 5

días y el derecho

de prescindir

Cotizador notifica

electrónicamente por

GUATECOMPRAS

la decisión dentro de

los 2 días siguientes

3

Si es aprobada,

emite Resolución de

aprobación y faculta

a Finanzas para

seguir negociación



40




Junta Receptora

y Liquidadora

Junta de

Cotización

Despacho

Superior

Departamento de

Compras y

Suministros

2

Asistente Admitivo.

traslada expediente

al Depto. de

Compras y

Suministros

Cotizador

ejecuta Reg. y

acreditación

compromiso del

gasto


GUATECOMPRAS

el monto adjudicado

y el nombre o razón

social del Proveedor

Jefe coordina la

suscripción del

Contrato para

montos mayores de

Q100,000.00

Para montos

menores debe

hacerse constar en

acta con pormenores

El Jefe traslada

mediante oficio copia

a Unidad de Registro

de Contratos

El Jefe sugiere la

Junta de recepción y

liquidación

Contralor aprueba

o no la Junta de

recepción y

liquidación

¿Fue aprobada

la Junta?

NOSI

Contralor emite

Nombramiento de la


liquidación

Regresa para que se

sugiera nueva Junta

de recepción y

liquidación

C

C

Asistente Admitivo.

traslada el

expediente a

Compras y

Suministros


nombramiento a



liquidación

Revisa que el

producto esté

conforme a

especificaciones

Emite acta e informe

de recepción del

producto y

liquidación de la

compra

Jefe Almacén,

ejecuta Proc.

entrega de

productos al

Almacén

El Jefe archiva copia

del expediente y

ejecuta el

procedimiento de

pago

Fin



41



Suministros

Procedimiento: Compra por Licitación Hoja 1 de 6


Marzo / 2012


Administrativa

1 Ejecuta el Proceso de Autorización del Procedimiento de compra

Jefe


Suministros

2 Margina la solicitud del gasto indicando el Procedimiento de Compra por Licitación

3

Coordina la elaboración de bases de licitación, especificaciones generales y técnicas, disposiciones especiales y (Planos de construcción si fuera el caso) con la Dependencia solicitante

Cotizador

4

Traslada oficialmente al Departamento de Compras, las especificaciones generales y técnicas y disposiciones especiales


CGC

5

Integra al expediente las especificaciones y disposiciones especiales y solicita dictamen sobre las bases de licitación

6 Emite Dictamen Jurídico de las bases de licitación y lo traslada a Compras

y Suministros

Director Dirección de Asuntos

Jurídicos

7 Integra al expediente el dictamen de las bases de licitación

Cotizador


Suministros

8 Elabora proyecto de la convocatoria a licitar y la integra al expediente

9

Solicita al Contralor de Cuentas en oficio, la aprobación de las bases de licitación, especificaciones generales y técnicas y las disposiciones especiales

Jefe



42



Suministros



Marzo / 2012


Administrativa

10 Aprueba o no las bases de licitación, especificaciones y disposiciones

Contralor General


11

¿Fueron aprobadas las bases de licitación, especificaciones y disposiciones? 11.1 NO, vuelve a paso 3 13.2 SI, sigue paso 12



Ejecutivo

13

Publica en GUATECOMPRAS y una vez en el DIARIO OFICIAL el “Evento de Licitación” de conformidad con el Artículo 4 del Decreto No.27-2009, Reformas a la Ley de Contrataciones del Estado. Entre ambas publicaciones debe mediar un plazo no mayor de cinco (5) días calendario

Cotizador Departamento de Compras y

Suministros

14 Sugiere la Junta de licitación (5 miembros)

Jefe

15 Aprueba o no la Junta de licitación sugerida

Contralor General


16 ¿Fue aprobada la Junta de licitación? 16.1 NO, vuelve a paso 14 16.2 SI, sigue paso 17

17 Emite nombramiento de la junta de licitación



Ejecutivo



43



Suministros



Marzo / 2012


Administrativa

19

Notifica el nombramiento a cada integrante de la junta de licitación. Le

entrega las bases de licitación, especificaciones generales y técnicas y disposiciones especiales

Cotizador

Departamento de


20 Entrega plica de licitación en el lugar, dirección, fecha, hora y en la forma que señalen las bases

Proveedor

21

Realiza en acto público, la apertura de plicas, levanta acta con la información de las ofertas recibidas y de todo lo actuado en forma simultánea. Da a conocer también la integración del precio oficial

Junta de Licitación


23

Levanta acta por ausencia de ofertas, haciendo del conocimiento de la Autoridad Superior para que se

prorrogue el plazo de recepción y apertura de plicas

24 Realiza nuevo acto de apertura de plicas y levanta acta con la información de las ofertas recibidas


26

Levanta el acta correspondiente por segunda ausencia de ofertas, haciendo del conocimiento de la Autoridad Superior, con lo que queda

facultado para realizar Procedimiento de compra directa



44



Suministros



Marzo / 2012


Administrativa

27

Si se recibe una sola oferta, la misma será calificada y podrá ser adjudicada

siempre y cuando satisfaga los requisitos exigidos en las bases de licitación y que sea conveniente para los intereses del Estado


28 Traslada a Compras a mas tardar el día siguiente, acta de apertura de plicas para su publicación

29 Publica en el portal de GUATECOMPRAS, el acta de apertura de plicas



30

Califica, suscribe acta de adjudicación y remite copia a Compras para su publicación en GUATECOMPRAS y el expediente al Despacho Superior para la aprobación o no de lo actuado


31 Aprueba o no aprueba la adjudicación de la licitación

Contralor General


32 ¿Fue aprobada la adjudicación? 32.1 NO, sigue paso 33 32.2 SI, sigue paso 37

33 Ordena su revisión remitiendo el expediente a la Junta en un plazo de dos (2) días hábiles

34

Confirma o modifica su decisión en forma razonada devolviendo el expediente a la Autoridad Superior en un plazo de cinco (5) días hábiles




45



Suministros



Marzo / 2012


Administrativa

35

Aprueba o no lo actuado por la Junta dentro del plazo de 5 días de recibido

el expediente. Queda a salvo el derecho de prescindir cumpliendo con lo que estipula el Artículo 37 de la Ley de Contrataciones del Estado

Contralor General


36

Notifica electrónicamente a través de GUATECOMPRAS la decisión tomada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes



37

Emite resolución de aprobación de la adjudicación y faculta a la Dirección de Finanzas para continuar con la negociación

Contralor General




Ejecutivo

39

Ejecuta el Proceso de registro y acreditación del compromiso del gasto, que incluye la aprobación de la

–CDP– Cotizador


Suministros

40 Publica en GUATECOMPRAS el monto adjudicado y el nombre o razón social del proveedor

41

Coordina la suscripción del contrato, el que podrá omitirse si el monto no excede de Q100,000.00, pero debe hacerse constar en acta con pormenores Jefe

42 Traslada mediante oficio, copia a la Unidad de Registro de Contratos

43 Sugiere la junta de recepción y

liquidación ante el Despacho Superior



46



Suministros



Marzo / 2012


Administrativa

44 Aprueba o no la junta de Recepción y Liquidación sugerida

Contralor General


45

¿Fue aprobada la Junta de Recepción y Liquidación? 45.1 No, vuelve a paso 43 45.2 Si, sigue paso 46

46 Emite nombramiento de la junta de recepción y liquidación



Ejecutivo

48 Notifica el nombramiento a cada integrante de la junta de recepción y liquidación



49

Revisa en coordinación con Compras, Almacén y Proveedor que el producto esté conforme a las especificaciones requeridas, ofertadas y aceptadas; exige cambios al proveedor

Junta Receptora

y Liquidadora

50 Emite acta e informe de recepción del

producto y liquidación de la compra

51 Ejecuta el Procedimiento de entrega de productos al Almacén


52 Archiva copia del expediente completo e inicia el Procedimiento de Pago Jefe


Suministros




47

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Compra por Licitación

Despacho SuperiorJunta de

Licitación

Junta

Receptora y

Liquidadora

Departamento de

Compras y

Suministros

Inicio

El Jefe revisa que la

Solicitud esté

autorizada y margina

para Compra por

Licitación

Cotizador coordina la

elaboración de

bases,

especificaciones y

disposic. especiales

Cotizador solicita

Dictamen sobre las

Bases de Licitación

Director de Asuntos

Jurídicos emite

Dictamen Jurídico

Cotizador elabora

proyecto de

convocatoria a licitar

El Jefe solicita en

oficio, la aprobación

de las Bases de

licitación y otras

El Contralor aprueba

o no las Bases de

licitación y otros

¿Se aprobaron

las Bases?

NOSI

Asistente Admitivo.

devuelve el


de Compras y

Suministros

Regresa a revisión y

elaboración de

nuevas Bases,

especificaciones y

disposiciones

A

A


GUATECOMPRAS y

una vez en el Diario

oficial el “Evento de

licitación”

El Jefe de Compras

sugiere la Junta de

licitación

-5 miembros-

El Contralor

aprueba o no la

Junta de licitación

¿Fue aprobada

la Junta?

NOSI

El Contralor emite

nombramiento de

la Junta de

licitación

Regresa para que

se sugiera nueva


B

B

2



48




Junta

Receptora y

Liquidadora

Junta de LicitaciónDespacho

Superior

Departamento de

Compras y

Suministros

1

Asistente Admitivo.

devuelve el


de Compras y

Suministros


nombramiento a



Proveedor entrega

plica de licitación en

sobre cerrado

Realiza acto de

apertura de plicas,

levanta acta y da a

conocer integración

de precio oficial

¿Se recibieron

ofertas?

NOSI

Traslada a Compras

el acta de apertura

de plicas, a mas

tardar el día

siguiente

Levanta acta por

ausencia de ofertas,

informa a las

Autoridades para

prorrogar el plazo

Realiza nuevo

acto de apertura

de plicas y levanta

acta

No se reciben ofertas

levanta acta por

segunda ausencia y

queda facultado para

Compra directa

Si se recibe una sola

oferta, puede

adjudicarse, si

conviene a los

intereses del Estado

Califica, suscribe

acta adjudicación,

copia a Compras y

exped. a Contralor

por aprobación


el portal de

GUATECOMPRAS,

el acta de apertura

de plicas

Contralor aprueba o

no aprueba la

adjudicación de la

Licitación

No aprueba, ordena

su revisión en un

plazo de 2 días a la


Confirma o modifica

su decisión, con

plazo de 5 días

hábiles

Aprueba o no lo

actuado por la Junta

dentro del plazo de 5

días y el derecho de

prescindir

Cotizador notifica

electrónicamente por

GUATECOMPRAS

la decisión dentro de

los 2 días siguientes

Si es aprobada,

emite Resolución de

aprobación y faculta

a la Dirección de

Finanzas para seguir

negociación

3

C

C



49




Junta Receptora y

Liquidadora

Junta de

LicitaciónDespacho Superior

Departamento de

Compras y

Suministros

2

Asistente Admitivo.

traslada expediente

al Depto. de

Compras y

Suministros

Cotizador

ejecuta Reg. y

acreditación

compromiso del

gasto


GUATECOMPRAS

el monto adjudicado

y el nombre o razón

social del proveedor

Jefe coordina la

suscripción del

Contrato para

montos mayores de

Q100,000.00

Para montos

menores debe

hacerse constar en

acta con pormenores

El Jefe traslada

mediante oficio copia

a Unidad de Registro

de Contratos

El Jefe sugiere la

Junta de Recepción

y Liquidación

Contralor aprueba

o no la Junta de

recepción y

liquidación

¿Fue aprobada

la Junta?

NOSI

Contralor emite

nombramiento de la


liquidación

Regresa para que

sugieran una nueva


liquidación

D

D

Asistente Admitivo.

traslada el

expediente a

Compras y

Suministros


nombramiento a



liquidación

Revisa que el

producto esté

conforme a

especificaciones

Emite acta e informe

de recepción del

producto y

liquidación de la

compra

Jefe Almacén

ejecuta Proc.

Entrega de

productos al

almacén

El Jefe archiva copia

del expediente y

ejecuta el

procedimiento de

pago

Fin



50



Suministros.

Proceso: Registro y Acreditación del Compromiso del Gasto Hoja 1 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

1

Establece si el monto es mayor o igual que Q5,000.00; con la

participación del Analista encargado, debe solicitar aprobación de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP–

Cotizador


Suministros 2

Crea en el SIGES la cabecera del CDP: con el NIT del Proveedor; Número de Operación de Guatecompras –NOG–; monto a adjudicar de la oferta seleccionada; tipo de orden, clasificación y descripción del gasto; método o procedimiento de compra y la clasificación de la categoría presupuestaria del bien o servicio

Analista

3 Revisa en el sistema si el CDP ha sido operado

4 Emite oficio a la Jefatura de Presupuesto, solicitando la

aprobación del CDP correspondiente

5 Revisa y determina el renglón presupuestario que se va a utilizar


Presupuesto 6

Asigna y digitaliza en el sistema de gestión –SIGES–, la partida presupuestaria de acuerdo a la naturaleza del gasto y el monto que corresponda

7 Solicita la –CDP– en el sistema de gestión –SIGES––



51



Suministros.

Proceso: Registro y Acreditación del Compromiso del Gasto Hoja 2 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

8 Revisa y aprueba la CDP en el sistema de gestión –SIGES–

Jefe

Departamento de Presupuesto

9 Imprime 2 copias de la CDP y archiva una copia junto con el oficio donde fue requerida Analista

10 Traslada una copia de la CDP a Compras y Suministros

11 Continúa con el Procedimiento de Compra definido Cotizador


Suministros

12 Fin del Proceso



52

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Registro y Acreditación del Compromiso del

Gasto

Analista Depto.

de Compras

Analista Depto.

de Presupuesto

Jefe Depto.

de PresupuestoCotizador

Inicio

Para montos

mayores de

Q5000.00 solicita

aprobación de la

-CDP-

Crea en el SIGES la

cabecera del CDP,

Método de compra y

clasificación

presupuestaria

Revisa en el Sistema

si la Constancia de

Disponibilidad

Presupuestaria CDP

ha sido operada

Emite oficio a Jefe

de Presupuesto para

aprobación de la

- CDP-

Revisa y

determina el

renglón

presupuestario

Asigna y digitaliza

en el SIGES, la

partida

presupuestaria

Solicita la CDP en

el SIGES

Revisa y aprueba

la CDP en el

Sistema de

Gestión -SIGES-

Imprime 2 copias de

la CDP y archiva

copia con el oficio

donde se requirió

Traslada copia de

la CDP a Compras

y Suministros

Continúa con el

Procedimiento de

Compra definido

Fin



53



Suministros

Procedimiento: Pago por Adquisición de Bienes y Servicios Hoja 1 de 1


Marzo / 2012


Administrativa

1 Traslada a Compras y Suministros, la FORMA 1-H Serie B: Constancia de

Ingreso a Almacén y a Inventario

Jefe Sección

de Almacén

2 Integra el expediente de pago, con los documentos de soporte de trámite y legalización de la compra

Cotizador


Suministros 3

Revisa que el expediente cumpla con los requisitos necesarios

Analista

4 Traslada el expediente a Contabilidad para la autorización del pago correspondiente


5 Verifica que la documentación esté completa y llene los requisitos necesarios

Revisor Departamento

de Contabilidad

6 Traslada el expediente directamente a Presupuesto, si el monto es menor de Q5,000.00

7

Devuelve el expediente a Compras y Suministros, si el pago es por monto mayor de Q5,000.00, para generar la

orden de compra en el sistema de gestión –SIGES–.

8

Genera en SIGES la orden de compra y solicita a la Secretaria que se devuelva el expediente al Departamento de Contabilidad

Encargado del Sistema Departamento de


9 Revisa la orden de compra y traslada el expediente al Departamento de Presupuesto

Analista

10 Asigna para ambas situaciones, la Partida Presupuestaria y distribuye el expediente en forma conveniente

Analista Departamento de Presupuesto




54

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Pago por Adquisición de Bienes y Servicios

Departamento de

Compas y Suministros

Departamento de

Contabilidad

Departamento de

Presupuesto

Sección de

Almacén

Inicio

El Jefe traslada a

Compras la FORMA

1-H Serie B

Cotizador integra

expediente de

pago

Analista revisa

cumplimiento de

requisitos

Asistente

Administrativo

traslada expediente

a Contabilidad para

autorización

Revisor verifica la

documentación y

traslada a

Presupuesto para

menor de Q5,000.00

Devuelve a

Compras por

montos mayores

de Q5,000.00

Encargado del

Sistema, genera

en SIGES, la

Orden de Compra

Analista revisa la

Orden de Compra

y la traslada a

Presupuesto

Analista asigna la

Partida

Presupuestaria

Analista distribuye

expediente en

forma conveniente

Fin



55

PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE ARCHIVO



56

OBJETIVO

Es el Departamento encargado de recibir, revisar, organizar y controlar la

documentación que remiten las diferentes Dependencias de la Institución

así como atender con prontitud las solicitudes de documentos para

consulta.



57

MARCO LEGAL

De conformidad con el Memorándum del Despacho Superior No. A-

010-2011 de fecha 23 de marzo de 2011, en la estructura organizacional

de la Dirección General Administrativa y Financiera en relación a la

Dirección de Administración se incluye: El Departamento de Archivo.

El Departamento de Archivo, por aprobación de la Contralora General de

Cuentas, depende estructuralmente de la Dirección de Administración,

según Acuerdo del Despacho No. A-076-2013 de fecha 02 de julio de 2013.



58

RED DE PROCESOS

PROCESO PROCEDIMIENTOSDEPENDENCIA

Dirección de

Administración

Departamento de

Archivo

Almacenamiento,

conservación y

custodia de

documentos

Recepción de

documentos

Consulta y

reproducción de

expedientes

Solicitud de

expedientes e

informes de

auditoria

Préstamo de

expedientes

originales

Constancia de

tiempo de

servicio



59


Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Archivo

Procedimiento: Recepción de Documentos Hoja 1 de 1

Fecha de Elaboración: Marzo /2012


Administrativa

1

Formula y envía cronograma con requisitos, para que las dependencias de la institución remitan documentos para archivo

Jefe Departamento

de Archivo

2 Asigna trabajador para que realice la función de enlace en la transferencia de documentos

Jefe

Dependencias de la CGC 3

El Trabajador encargado elabora listado de la remesa, verificando el cumplimiento de los requisitos

Trabajador enlace

4 Elabora oficio dirigido a la Jefatura de Archivo, adjuntando el listado

5 Recibe y traslada oficio a la Jefatura


Departamento de Archivo

6 Designa Técnico coordinador para realizar la actividad

Jefe

7 Revisa listado contra los documentos, verifica folios y el cumplimiento de los requisitos

Técnico Archivístico

8 Si hay deficiencias debe corregirlas de inmediato o la recepción no se

realiza

Trabajador

enlace

Dependencias

de la CGC

9 Realiza la recepción definitiva y firma como corresponde



10

Coordina la ubicación física de los documentos, entrega oficio a la Secretaria para sello de recibido y archiva documentos de soporte




60

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Departamento de Archivo

Nombre del Procedimiento: Recepción de documentos

Técnico

Archivístico

Dependencias

de la CGC

Asistente Admitivo.

del Archivo

Jefe Depto.

de Archivo

Inicio

Formula y envía

cronograma para

que remitan

documentos para

archivo

El Jefe asigna

trabajador enlace

para la transferencia

de documentos

El Trabajador enlace,

elabora listado de la

remesa

Dirige oficio a la

Jefatura de Archivo,

adjuntando listado de

documentos por

entregar

Recibe y traslada

oficio a la Jefatura

del Departamento.

Designa Técnico

coordinador

para realizar la

actividad

Coordina con el

personal para la

recepción de

documentos

Revisa listado contra

los documentos,

verifica folios y el

cumplimiento de

los requisitos

Elabora listado de

deficiencias para

Trabajador enlace,

informa a la Jefatura

de Archivo

Trabajador enlace

realiza las

correcciones de

inmediato y las

traslada al Archivo

Procede a la

recepción

definitiva y firma

como corresponde

Coordina la

ubicación física de

los documentos y

entrega el oficio a la

Secretaria

Coloca sello de

recibido y archiva

los documentos

de soporte

Fin



61



Procedimiento: Consulta y reproducción de expedientes Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Presenta solicitud dirigida a la Jefatura del Departamento de Archivo


de la CGC

2 Recibe, registra y traslada solicitud a la Jefatura



3 Designa Técnico para ubicar expediente

Jefe

4 Localiza y hace entrega del expediente al interesado


5 Consulta expediente y de ser necesario, selecciona documentos para reproducir en fotocopia


de la CGC

6 Si es requerido, reproduce en fotocopia los documentos y elabora oficio



7 Solicita firma del Jefe, adjuntando el material por entregar

8 Revisa y verifica los documentos a entregar con los datos indicados en el oficio

Jefe

9 Solicita firma y entrega los documentos mediante el oficio al interesado

Técnico Archivístico 10

Regresa el expediente a su ubicación

11 Archiva la copia del oficio firmada por el Interesado




62

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Consulta y reproducción de expedientes

Asistente Admitivo.

del Archivo

Jefe Departamento

de Archivo

Técnico

Archivístico

Dependencias

de la CGC

Inicio

Interesado presenta

solicitud dirigida al

Jefe de Archivo

Recibe, registra y

traslada solicitud a

la Jefatura del

Depto. de Archivo

Designa Técnico

para ubicar el

expediente

Localiza y hace

entrega d el

expediente

al interesado

Interesado consulta

expediente y

selecciona

documentos para

reproducir

Reproduce en

fotocopia los

documentos y

elabora oficio

Solicita firma del

Jefe, adjuntando

el material por

entregar

Revisa y verifica los

documentos a

entregar

Regresa el

expediente a su

ubicación

Archiva la

copia del

oficio

Fin

Solicita firma en el

oficio y entrega

los documentos



63



Procedimiento: Solicitud de Expediente e Informe de

Auditoría Hoja 1 de 1


Marzo / 2012


Administrativa

1 Recibe solicitud de expediente e informe de Auditoría; sella, firma y traslada a la Jefatura



2 Asigna Analista para la respectiva búsqueda

Jefe

3 Recibe solicitud, busca los documentos en relación


4 Designa folio a los expedientes, realiza y firma el oficio de salida

5 Solicita aprobación de la Jefatura

6 Revisa, firma y devuelve el oficio al Analista

Jefe

7 Traslada oficio, expediente e informe al interesado; requiere constancia de recepción Técnico

Archivístico

8 Archiva copia del oficio




64

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Solicitud de expediente e informe de Auditoría

Jefe Depto.

de Archivo

Técnico

Archivístico

Asistente Admitivo.

del Archivo

Inicio

Recibe solicitud de

expediente e informe

de Auditoría, sella,

firma y traslada a la

Jefatura

Asigna Técnico

para la búsqueda

de expediente o

informe

Recibe solicitud y

busca los

documentos en

relación

Deigna folio a los

expedientes y firma

oficio de salida

Solicita

aprobación de la

Jefatura

Revisa, firma y

devuelve el oficio

al Técnico

Traslada oficio y

documentos al

interesado, solicita

firma de recepción

Archiva

copia de

oficio

Fin



65



Procedimiento: Préstamo de expedientes originales Hoja 1 de 1


Marzo /2012


Administrativa

1 Presenta solicitud dirigida a la Jefatura del Departamento de Archivo


CGC o Auditor Gubernamental

2 Recibe, registra y traslada solicitud a la Jefatura



3 Analiza la solicitud y si es procedente, designa Técnico para ubicar expediente

Jefe

4 Localiza expediente, elabora oficio y adjunta el expediente solicitado


5 Revisa y verifica expediente a entregar con los datos indicados en el oficio

Jefe

6 Solicita firma y entrega expediente mediante el oficio al interesado Técnico

Archivístico 7

Archiva copia firmada por el Interesado

8 Devuelve expediente por medio de oficio dirigido a la Jefatura del



CGC o Auditor

Gubernamental

9 Revisa que el expediente esté completo y firma copia del oficio como constancia de recepción



10 Regresa expediente a su ubicación

11 Entrega el oficio al Asistente Administrativo para sello de recibido

12 Archiva el oficio


13

Fin del Procedimiento



66

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Préstamo de expedientes originales

Asistente Admitivo.

del Archivo

Jefe Departamento

de Archivo

Técnico

Archivístico

Dependencias de la

CGC o Auditor

Gubernamental

Inicio

Interesado presenta

solicitud a la Jefatura

de Archivo

Recibe, registra y

traslada solicitud a

la Jefatura

Analiza la solicitud y

si es procedente,

designa Técnico

para ubicar el

expediente

Localiza el

expediente, elabora

oficio y adjunta lo

solicitado

Revisa y verifica el

expediente a

entregar con los

datos indicados en el

oficio

Solicita firma y

entrega expediente

mediante el oficio al

interesado

Archiva copia

del oficio firmado

Devuelve expediente

con oficio dirigido

al Jefe de Archivo

Revisa que el

expediente esté

completo y firma de

recibido

Regresa expediente

a su ubicación

Archiva el

oficio

Fin

Entrega el oficio al

Asistente Admitivo.

para sello de recibido



67



Procedimiento: Constancia de Tiempo de Servicio Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Recibe solicitud de constancia de tiempo de servicio, persona individual o por Secretaría General



2 Verifica que la solicitud esté en orden y completa; firma y sella copia

3 Asigna número de clasificación a la solicitud

4 Traslada por conocimiento el expediente a Recopilador de Datos

5 Firma libro de conocimientos y consulta en archivos el período solicitado

Recopilador de Datos

6 Revisa, verifica y confronta la información recopilada

7 Elabora borrador de constancia de tiempo de servicio

8 Traslada expediente al Asistente Administrativo para que elabore la constancia

9

Emite constancia de tiempo de servicio, ingresa en la base de datos, la imprime y archiva borrador


10 Revisa la constancia, firma, sella y traslada el expediente a la Jefatura

Recopilador de Datos

11 Firma y sella la constancia de tiempo de servicio

Jefe

12 Ingresa en el libro de conocimientos y providencia la constancia a Secretaría General





68

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Constancia de tiempo de servicio

Recopilador de datos JefeAsistente Admitivo

del Archivo

Inicio

Recibe la solicitud de

persona individual o

de Secretaría

General

Verifica que esté en

orden y completa;

firma y sella copia de

la solicitud

Asigna número de

clasificación a la

solicitud

Traslada expediente

al Recopilador de

Datos, por

conocimiento

Recibe expediente

y firma en el Libro

de conocimientos

Revisa, verifica y

confronta la

información

recopilada

Elabora borrador

de Constancia de

tiempo de servicio

Traslada expediente

al Asistente

Admitivo. para que

elabore la

Constancia

Emite e imprime

constancia y la

ingresa a la base de

datos

Adjunta constancia

original al expediente

y la traslada al

Recopilador de

Datos

Revisa la constancia;

firma, sella y traslada

el expediente a la

Jefatura

Firma y sella la

constancia de tiempo

de servicio

Ingresa en el libro de

conocimientos y

providencia la

constancia a

Secretaría General

Fin



69


SERVICIOS GENERALES



70

OBJETIVO

Proporcionar los servicios y el apoyo logístico que necesita la Institución;

los servicios de mensajería, reproducción de documentos, limpieza de los

edificios y el abastecimiento de agua pura para consumo del personal de la

Institución.



71

MARCO LEGAL




Dirección de Administración se incluye: El Departamento de Servicios

Generales.

El Departamento de Servicios Generales, por aprobación de la Contralora

General de Cuentas, depende estructuralmente de la Dirección de

Administración, según Acuerdo No. A-076-2013 de fecha 02 de julio de

2013.



72

RED DE PROCESOS


Dirección General

Administrativa y

Financiera

Dirección de

Administración

Departamento de

Servicios Generales

Apoyo

Logístico

Ingreso de

productos

fungibles de

consumo

inmediato al

Almacén

Servicio de

limpieza de los

edificios

Servicio de

mensajería

interna y externa

Servicio de

reproducción y

encuadernación

de documentos



73

Dirección de administración

Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Servicios Generales

Procedimiento: Ingreso de Productos Fungibles de consumo

inmediato al Almacén Hoja 1 de 2



Administrativa

1 Presenta solicitud de pago en la Dependencia solicitante

Proveedor

2 Llena el pedido y remesa en original y 2 copias, con los requisitos establecidos Asistente

Departamento de

Servicios Generales

3 Traslada el expediente a la Dirección de Administración para visto bueno

4

Sella el pedido y remesa con Vo. Bo. del Director y traslada el expediente a la Sección de Almacén



5

Llena la FORMA 1H, Serie B: Constancia de ingreso a Almacén y a Inventario cuando es mayor o igual de Q500.00

Auxiliar Sección de Almacén

6 Las menores de Q500.00 las ingresa al libro de control y registro de facturas

7

Integra al expediente factura, recibo de caja, nota de conformidad, constancias de

entrega y uso del producto fungible Asistente

Departamento de

Servicios Generales 8 Llena y adiciona al expediente la FORMA: solicitud del gasto en original y 2 copias

9

Firma y traslada el expediente a la Dirección de Administración para autorización de la solicitud del gasto

Jefe

10

Aprueba la solicitud firmando en la segunda casilla de la Solicitud del Gasto

Director




74

Dirección de administración


Procedimiento: Ingreso de Productos Fungibles de consumo

inmediato al Almacén Hoja 2 de 2



Administrativa

11

Traslada el Expediente a la Dirección General Administrativa y

Financiera para autorización de la Solicitud del Gasto en la tercera casilla


Dirección de

Administración




Financiera

13 Otorga el Vo. Bo. en la Forma 1-H Serie B

Jefe Departamento de Compras y Suministros

14 Inicia el Procedimiento de Pago con la Original en el expediente

15 Desglosa y distribuye copias de la Forma 1H Serie B





75

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Departamento de Servicios Generales

Nombre del Procedimiento: Ingreso de productos fungibles de consumo

inmediato al Almacén

Dirección de

Administración

Sección de

Almacén

Departamento

de Compras

Departamento de

Servicios Generales

Inicio

Asistente recibe

del Proveedor

solicitud de pago

Llena la FORMA

pedido y remesa

Director otorga

Vo. Bo. en pedido

y remesa

Asistente Admitivo.

sella pedido y

remesa y traslada

expediente al

Almacén

Auxiliar llena

FORMA 1-H, Serie B

por ser mayor o igual

de Q500.00

Las menores de

Q500.00 las ingresa

a libro de control y

registro de facturas

Asistente integra

expediente

Llena y adiciona

solicitud del gasto;

firma el Jefe

Director aprueba

solicitud del gasto,

firmando en la

segunda casilla

Asistente

Admitivo. traslada

a D G A y F para

aprobación

Asistente Admitivo.

de D G A y F

traslada a Compras,

luego de la firma del

Director General

Jefe otorga Vo. Bo

en la FORMA

1-H, Serie B

Jefe inicia

Procedimiento

de Pago

Asistente Admitivo.

desglosa y distribuye

copias de la FORMA

1-H, Serie B

Fin



76



Procedimiento: Servicio de Limpieza de los Edificios Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Solicita los materiales necesarios a la Sección de Almacén mediante el pedido y remesa

Supervisor de limpieza

Departamento de Servicios Generales

2 Asigna Conserjes por cada nivel del edificio

3 Proporciona a cada Conserje los materiales necesarios

4 Realiza la limpieza y desinfección de pasillos, oficinas y servicios sanitarios

Conserje 5

Reporta desperfectos de accesorios en los servicios

6 Mantiene limpias las áreas que le han sido designadas

7 Supervisa frecuentemente las áreas de trabajo para que el edificio ofrezca condiciones agradables

Supervisor de limpieza




77

Diagrama de Flujo



Nombre del procedimiento: Servicio de Limpieza de los edificios

ConserjeSupervisor de Limpieza

Inicio

Solicita los

materiales al

Almacén por medio

de pedido y remesa

Asigna Conserjes

por cada Nivel del

edificio

Proporciona los

materiales

necesarios

Realiza la limpieza

correspondiente

Reporta

desperfectos de

accesorios en los

servicios

Mantiene limpias

las áreas que le

han sido

designadas

Supervisa

frecuentemente las

áreas de trabajo

Fin



78



Procedimiento: Servicio de Mensajería Interna y Externa Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Solicita los documentos en las Dependencias para el servicio de mensajería interna, 2 veces al día

Mensajero Departamento de

Servicios Generales 2

Realiza el servicio de recepción-entrega y devuelve los comprobantes firmados en las Dependencias

3

Traslada los documentos para el servicio de mensajería externa, al Departamento de Servicios Generales



4 Recibe, archiva y entrega los documentos al Mensajero



5 Verifica el destino, clasifica y programa rutas de entrega

Mensajero

6 Realiza el servicio de entrega y devuelve los comprobantes firmados en Servicios Generales

7 Retira de Servicios Generales los comprobantes firmados y archiva

Asistente

Administrativo





79

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Servicio de Mensajería interna y externa

Asistente Admitivo.

Dependencia

Asistente Admitivo.

Servicios GeneralesMensajero

Inicio

Por mensajería

interna, solicita los

documentos en las

Dependencias

Realiza la recepción-

entrega y devuelve

los comprobantes

firmados

Mensajería externa,

Asistentes Admitivos.

trasladan los

documentos a

Servicios Generales

Recibe, almacena

y entrega los

documentos al

Mensajero

Clasifica, verifica

el destino y

programa rutas de

entrega

Realiza la entrega y

devuelve los

comprobantes

firmados en

Servicios Generales

Retira de Servicios

Generales los

comprobantes

firmados y archiva

Fin



80



Procedimiento: Servicio de Reproducción y Encuadernación

de documentos Hoja 1 de 1


Marzo / 2012


Administrativa

1

Presenta en la ventanilla de reproducción el vale y los documentos por reproducir, especificando el servicio solicitado

Trabajador Dependencias de la CGC

2 Especifica el tamaño del papel y las modificaciones que corresponden

3 Revisa que el vale del interesado cumpla con los requisitos y firmas autorizadas

Encargado de Reproducción


4 Solicita la cantidad de hojas del tamaño especificado en el vale

5

Si necesita solo reproducción; realiza el servicio, sella el vale y entrega los documentos al interesado

6 Si el documento a reproducir está empastado; desengargola, reproduce y empasta el documento base

7

Si el documento a reproducir no está empastado; reproduce y empasta el documento base y la copia, servicio exclusivo para Dependencias autorizadas

8 Sella y archiva el vale de solicitud de reproducción de documentos

9 Elabora reporte mensual de reproducción de documentos por dependencia

10 Informa de los desperfectos en los equipos de reproducción, para su pronta reparación




81

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Servicio de Reproducción y Encuadernación

de documentos

Encargado de ReproducciónTrabajador de la CGC

Inicio

Presenta en

ventanilla, el vale

y los documentos

por reproducir

Especifica la

reproducción que

necesita

Revisa firmas y

cumplimiento de

requisitos del Vale

Solicita las hojas

del tamaño

indicado

Solo reproducción

sella el vale y

entrega los

documentos

Si el documento está

empastado, lo

desarma, reproduce

y empasta el

documento base

No está empastado,

reproduce y empasta

los 2 documentos,

solo Dependencias

autorizadas

Sella y archiva el

vale

Elabora Reporte

mensual de

reproducción por

dependencia

Fin



82


FORMAS Y TALONARIOS



83

OBJETIVOS

Mantener en existencia y proporcionar las formas oficiales que las

instituciones necesitan para realizar sus gestiones administrativas.

Facilitar la autorización para que las Instituciones impriman sus propias

formas oficiales.

Autorizar y habilitar los libros, tarjetas y otros formularios de control que

deben utilizar las Instituciones Públicas.

Llevar el control eficiente de formas oficiales autorizadas para utilización

de las entidades relacionadas con el sector público, basado en la rendición

de cuentas por medio de su caja fiscal.



84

MARCO LEGAL



de la Dirección General Administrativa y Financiera con relación a la

Dirección de Administración se incluye: El Departamento de Formas y

Talonarios.

El Departamento de Formas y Talonarios, por aprobación de la Contralora



2013.



85

RED DE PROCESOS

PROCESOS PROCEDIMIENTOSDEPENDENCIA

Dirección de

Administración

Departamento

de Formas y

Talonarios

Sección de

Almacén de

Talonarios

Sección de

Impresiones

Sección de

Libros

Sección de

Cuenta

Corriente

Almacenamiento,

venta y

distribución de

formularios

Constancias de

autorización de

impresiones

Autorización y

habilitación de

Libros

Registro, control

y rendición de

cuenta corriente

Venta de

Formularios

Distribución de

Formularios a las

Delegaciones

Departamentales.

Entrega de

Formularios para

incineración

Informe de

existencias y

operaciones de

cada mes

Autorización de

impresión de

formas oficiales

Autorización y

habilitación de

libros

Autorización y

habilitación de

libros para uso

interno

Autorización y

habilitación de

tarjetas y otros

formularios de

control

Registro de formas

oficiales en libro de

Cuenta Corriente

Rendición de

cuentas por medio

de la Caja Fiscal

Rendición de

Cuentas en forma

electrónica



86


Unidad, Departamento o Sección: Sección de Almacén de Talonarios,

Departamento de Formas y Talonarios

Procedimiento: Venta de Formularios Hoja 1 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

1 Recibe solicitud de formularios que necesita la Institución interesada

Analista Sección de Almacén

de Talonarios 2

Revisa documentos para nueva compra y traslada solicitud a Cuenta Corriente

3 Revisa libro de rendición de cuentas por medio de la caja fiscal para ver si está al día

Analista de Caja Fiscal

Sección de Cuenta Corriente

4 Realiza actualización de rendición de cuentas si lo necesita

5

Autoriza la compra, para primera o compra nueva en el oficio que contiene la solicitud y lo entrega al interesado para pago en el banco

Analista

Sección de Almacén

de Talonarios

6 Presenta oficio autorizado en el banco

Interesado Institución Pública

7 Ejecuta procedimiento de cobro, de conformidad con el Acuerdo A-18-2007

Receptor del Banco

8 Emite y entrega al interesado recibo 63-A2 bancario

9 Presenta en Almacén de Talonarios oficio autorizado y copia del recibo 63-A2 bancario

Interesado

10

Llena envío fiscal: FORMA 4-A, desglosa copias y entrega al interesado junto con los formularios para conteo y revisión

Analista


de Talonarios

11 Realiza conteo, coloca sello de la Institución y adjunta fotocopia de Cédula de Vecindad

Interesado

Institución Pública



87




Procedimiento: Venta de Formularios Hoja 2 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

12 Registra la entrega del envío fiscal en libro de conocimientos, solicita

firma del Interesado


de Talonarios 13 Archiva original del envío fiscal

14 Envía triplicado a la Sección de Cuenta Corriente

15

Realiza apertura de cuenta en libro de control para primera compra o de cargo por nueva compra

Analista de Cuenta Corriente

Sección de

Cuenta Corriente




88

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Sección de Almacén de Talonarios, Departamento de Formas y Talonarios

Nombre del Procedimiento: Venta de Formularios

Analista Almacén

de Talonarios


en Cuenta CorrienteReceptor del BancoInteresado

Inicio

Recibe solicitud

de compra de

formularios

Revisa documentos

para nueva compra y

los envía a Cuenta

Corriente

Revisa libro de

rendición de

cuentas para ver

si está al día

Realiza

actualización, por

no estar al día

Autoriza la compra

para primera o

compra nueva

Presenta oficio

autorizado en el

banco

Ejecuta

Procedimiento

de cobro

Emite y entrega al

interesado, el recibo

63-A2 bancario

Presenta oficio

autorizado y copia

del recibo 63-A2

bancario

Llena Envío Fiscal,

FORMA 4-A y

entrega formularios

y copia al Interesado

Realiza conteo,

coloca sello de la

Institución y

fotocopia de su

Cédula de Vecindad

Registra la entrega

del Envío en libro de

conocimientos,

solicita firma del

interesado

Archiva original

del envío fiscal y

envía triplicado a

Cuenta Corriente

Realiza apertura de

cuenta o de cargo

por nueva compra

Fin



89




Procedimiento: Distribución de Formularios a las Delegaciones Departamentales

Hoja 1 de 1


Marzo / 2012


Administrativa

1

Envía vía fax, solicitud al Jefe del

Departamento de Formas y Talonarios, indicando el tipo y cantidad de formularios que necesita

Jefe Delegación

Departamental

2 Recibe solicitud, llena envío fiscal: Forma 4-A y lo registra en el libro de conocimientos


de talonarios

3 Empaca lo solicitado, identificando cada una de las cajas

4

Traslada la encomienda a la Empresa Cargo Express, quien emite el comprobante de recepción y envío

5 Verifica vía telefónica la recepción completa de lo consignado en el envío fiscal

6

Devuelve al Almacén de Talonarios, vía Cargo Express, original y

triplicado del envío fiscal, firmado y sellado

Jefe Delegación

Departamental

7 Unifica documentos de soporte y los archiva


de Talonarios




90

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Sección de Almacén de Talonarios, Departamento de

Formas y Talonarios

Nombre del Procedimiento: Distribución de Formularios a las Delegaciones

Departamentales

Analista Sección de

Almacén de TalonariosJefe de Delegación Departamental

Inicio

Emite solicitud de los

formularios que

necesita, firmada y

sellada vía fax

Llena envío fiscal

FORMA 4-A y lo

registra en libro de

conocimientos

Empaca lo solicitado

y el envío fiscal;

identifica las cajas

con los datos de la

Delegación

Encomienda por

Empresa Cargo

Express, quien

entrega comprobante

de recepción y envío

Verifica vía telefónica

la recepción de lo

consignado en el

envío fiscal

Devuelve al Almacén

de Talonarios, el

envío fiscal firmado y

sellado; vía Cargo

Express

Unifica y archiva

los documentos

de soporte

Fin



91




Procedimiento: Entrega de Formularios para incineración Hoja 1 de 1


Marzo / 2012


Administrativa

1

Presenta en la Sección de Almacén de Talonarios solicitud para

incinerar formularios que ya no utilizarán


2 Entrega los formularios para incineración

3

Revisa los formularios, llena FORMA 20-A-1, para incineración; razona en ésta FORMA los faltantes detectados


de Talonarios

4

Elabora conocimiento en libro, anotando el número de la FORMA 20-A-1, el correlativo de solicitudes del año, registra datos de la Entidad y del Interesado

5 Firma la FORMA 20-A-1 y el conocimiento del Libro


6 Desglosa y distribuye copias; original para el Interesado como constancia del trámite realizado


de Talonarios 7

Archiva triplicado en expediente; los formularios quedan a la espera que se programe una incineración global con Auditoría Gubernamental

8 Traslada duplicado a la Sección de Cuenta Corriente

9 Ejecuta Procedimiento de Registro de Formas Oficiales en libro de cuenta corriente






92

Diagrama de Flujo



Formas y Talonarios

Nombre del Procedimiento: Entrega de Formularios para incineración

Analista de

Cuenta CorrienteInteresado

Analista de

Almacén de Talonarios

Inicio

Presenta en

Almacén de

Talonarios solicitud

para incineración

Revisa los

formularios. llena

FORMA 20-A-1

Razona en la

FORMA los

formularios faltantes

detectados

Llena conocimiento

en libro, anota el No.

de la FORMA y el

correlativo de

solicitudes del año

Firma

FORMA 20-A-1 y

conocimiento del

Libro

Archiva triplicado en

expediente de

documentos

pendientes de

incineración

Fin

Entrega los

formularios que ya

no utilizará la

Institución Pública

Desglosa y distribuye

copias. Entrega

original al interesado

Los formularios

quedan en espera de

incineración global

con Auditoría

Gubernamental

Ejecuta registro de

formas oficiales en

libro de cuenta

corrienteTraslada duplicado a

la Sección de Cuenta

Corriente



93




Procedimiento: Informe de Existencias y operaciones

realizadas en el mes Hoja 1 de 1



Administrativa

1

En los primeros días del mes

siguiente, prepara el Informe mensual de existencias


de Talonarios

2 Verifica producción y venta para obtener la existencia de cada tipo de formulario

3 Establece el total de talonarios vendidos

4 Determina el total de venta por cada FORMA

5 Suma los totales de venta, para obtener el monto total de venta de talonarios

6

Verifica en el archivo de envíos de almacén: FORMA 4-A3, el número de libros que se han despachado durante el mes

7

Verifica los envíos fiscales a las Delegaciones para cuantificar la distribución de formularios a cada Delegación Departamental

8 Verifica el resto de operaciones en los archivos correspondientes

9 Transcribe, firma y sella el informe

10 Traslada el informe a la Jefatura del Departamento

Asistente administrativo

11 Revisa y archiva el informe .


Formas y Talonarios




94

Diagrama de Flujo



Formas y Talonarios

Nombre del Procedimiento: Informe de Existencias y operaciones realizadas en

el mes


Formas y Talonarios

Asistente

Administrativo

Jefe Sección de

Almacén de Talonarios

Inicio

En los primeros días

del mes siguiente,

prepara el informe

mensual: existencias

Obtiene la

existencia de cada

tipo de formulario

Establece el total

de talonarios

vendidos

Determina el total

de venta por cada

FORMA

Totales de venta

para obtener el

monto de venta de

talonarios

Verifica en archivo

de envíos: FORMA

4-A3, el número de

libros despachados

durante el mes

Cuantifica en envíos

fiscales total de

formularios a cada

Delegación

Departamental

Verifica las otras

operaciones en los

archivos

correspondientes

Transcribe, firma y

sella el informe

Traslada el informe a

la Jefatura del

Departamento

Revisa y archiva

el informe

Fin



95


Unidad, Departamento o Sección: Sección de Impresiones, Departamento

de Formas y Talonarios

Procedimiento: Autorización de Impresión de Formas Oficiales

Hoja 1 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

1

Presenta en la Sección de

Impresiones solicitud de autorización de impresión de formas oficiales


2 Revisa los datos de formulario o FORMA, imprenta seleccionada y último envío fiscal o municipal Analista

Sección de Impresiones

3 Traslada expediente a la Sección de Cuenta Corriente

4 Ejecuta Procedimiento de rendición de cuentas por medio de la caja fiscal, a solicitud del Interesado


Sección de Cuenta corriente

5 Realiza cálculo del costo de autorización de conformidad con el Acuerdo A-18-2007


Impresiones

6 Anota el costo en el oficio que contiene la solicitud, para que el interesado pague en el banco

7 Presenta la solicitud con el costo

de autorización en el banco Interesado Institución Pública


Receptor del Banco


10 Presenta en ventanilla de impresiones la solicitud y copia del recibo 63-A2 bancario




96




Procedimiento: Autorización de Impresión de Formas Oficiales

Hoja 2 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

11 Firma, sella y carga en hoja electrónica de movimiento de expedientes


Impresiones

12 Registra la impresión en libro de control fiscal o municipal

13 Llena la constancia de autorización de impresión: FORMA 4-A4

14

Solicita autorización en la FORMA 4-A4 a la Jefatura del Departamento de Formas y Talonarios

15

Archiva el expediente en carpeta con el nombre de la imprenta seleccionada, en espera de que se realice la impresión

16

Entrega la original de la FORMA 4-A4 a interesado de la Institución que solicita, para entregar en la imprenta

17 Presenta en la Sección de Impresiones, la impresión realizada

para revisión y entrega


18 Firma y sella el envío correspondiente, desglosa y distribuye copias Analista

Sección de Impresiones

19 Archiva expediente por fecha de entrega

20 Fin del procedimiento



97

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Sección de Impresiones, Departamento de Formas y Talonarios

Nombre del Procedimiento: Autorización de Impresión de Formas oficiales

Analista Sección

de Impresiones


en Cuenta CorrienteReceptor del BancoInteresado

Inicio

Presenta solicitud

de autorización de

impresión de formas

oficiales

Revisa datos,

imprenta

seleccionada y

último envío fiscal o

municipal

Realiza cálculo del

costo de autorización

y lo anota en el oficio

Ejecuta

Rendición de

Cuentas por

medio de la

Caja Fiscal

Presenta oficio

autorizado en el

banco

Ejecuta

Procedimiento

de Cobro

Emite y entrega al

Interesado, recibo

63-A2 bancario

Presenta en

Impresiones, la

solicitud y copia del

recibo 63-A2

bancario

Firma. Sella y lo

carga en hoja

electrónica de

movimiento de

expedientes

Registra la

impresión en libro

de control fiscal o

municipal

2



98


Nombre de la Dependencia: Sección de Impresiones, Departamento de Formas y Talonarios

Nombre del Procedimiento: Autorización de Impresión de Formas oficiales

Receptor del BancoAnalista de Caja Fiscal

en Cuenta Corriente

Analista Sección

de ImpresionesInteresado

1

Llena la constancia

de autorización de

impresión FORMA

4-A4

Solicita autorización

de la Jefatura del

Depto. de Formas y

Talonarios

Archiva con

nombre de

la imprenta

Original de FORMA

4-A4 a Interesado

para entregar en la

Imprenta

Presenta la

impresión

realizada para

revisión y entrega

Firma y sella el envío

correspondiente,

desglosa y distribuye

copias

Archiva por

fecha de

entrega

Fin



99


Unidad, Departamento o Sección: Sección de Libros, Departamento de

Formas y Talonarios

Procedimiento: Autorización y Habilitación de Libros Hoja 1 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

1

Presenta en la Sección de Libros solicitud de autorización y habilitación de libros, de hojas movibles o de libros empastados


2 Revisa que las hojas movibles o los libros estén correctos y contengan lo establecido

Analista Sección de Libros 3

Realiza el cálculo del costo de autorización y habilitación de conformidad con el Acuerdo A-18-2007

4 Anota el costo en el oficio que contiene la solicitud para que el interesado pague en el banco

5 Presenta la solicitud con el costo de autorización y habilitación en el banco



Receptor

del Banco


8 Entrega en ventanilla de libros la solicitud y fotocopia del recibo 63-A2 bancario


9 Ingresa documentos y sella cada folio del libro

Analista Sección de Libros

10 Registra la autorización y habilitación en el libro de control correspondiente



100



Formas y Talonarios

Procedimiento: Autorización y Habilitación de Libros Hoja 2 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

11

Hace constar el número de registro de la autorización y habilitación en el oficio que

contiene la solicitud Analista Sección de Libros

12 Traslada el libro y el expediente a la Jefatura del Departamento, para firma de la primera y última hoja

13 Revisa, firma lo conducente para la autorización y habilitación


Formas y Talonarios

14

Elabora el conocimiento de entrega de los libros autorizados y habilitados, con el sello de entrega que llena la persona que recibe y que se indica en el oficio

Analista

Sección de Libros

15 Recibe los libros autorizados y habilitados


16 Archiva expediente y conocimiento

Analista

Sección de Libros




101

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Sección de Libros, Departamento de Formas y Talonarios

Nombre del Procedimiento: Autorización y Habilitación de Libros

Analista

Sección de Libros

Receptor del

Banco

Jefe Departamento

de Formas y

Talonarios

Interesado

Inicio

Presenta la

solicitud de

autorización y

habilitaciónCalcula el costo

de autorización y

habilitación

Anota el costo en el

oficio para que el

Interesado pague en

el banco

Ejecuta

procedimiento de

cobro

Emite y entrega al

interesado recibo

63-A2 bancario

Ingresa documentos

y sella cada folio del

libro

Registra la

autorización y

habilitación en el

libro de control

Hace constar en el

oficio el número de

registro de la

autorización

Revisa y firma

primera y ultima hoja

para la autorización y

habilitación

Elabora el

conocimiento de

entrega de los libros

autorizados y

habilitados

Recibe con sello

de la Entidad y

firma

Fin

Revisa que los

documentos estén

correctos y

contengan lo

establecido

Presenta la

solicitud con el

costo en el banco

Entrega en

ventanilla, la solicitud

y fotocopia del recibo

63-A2 bancario

Traslada el libro y

el expediente a la

Jefatura del

Departamento

Archiva

expediente y

conocimiento



102



Formas y Talonarios

Procedimiento: Autorización y Habilitación de Libros para uso interno

Hoja 1 de 1


Marzo / 2012


Administrativa

1

Solicita en la Sección de Almacén

de Talonarios con oficio dirigido al Jefe del Departamento de Formas y Talonarios, autorización y habilitación de libros para uso interno



2

Recibe solicitud, adjunta libro y solicita a la Sección de Libros, la autorización y habilitación del mismo


de Talonarios

3 Recibe solicitud, ingresa libro y sella cada folio


Registra la autorización y habilitación en el libro de control correspondiente

5 Traslada el libro y el expediente a la Jefatura del Departamento, para firma de la primera y última hoja

6 Revisa y firma lo conducente para

la autorización y habilitación Jefe

Departamento de

Formas y Talonarios

7 Devuelve el libro habilitado, a la Sección de Almacén de Talonarios


8 Traslada el libro habilitado a la Dependencia que solicita


de Talonarios

9 Recibe por conocimiento y utiliza adecuadamente el libro autorizado y habilitado






103

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Autorización y Habilitación de Libros para uso interno

Jefe Departamento

de Formas y

Talonarios

Asistente Admitivo

.Dependencia

Analista Sección

de Libros

Analista

Sección Almacén

de Talonarios

Inicio

Presenta solicitud

de autorización y

habilitación del libro

para uso interno

Recibe solicitud,

adjunta libro y

solicita en Sección

de libros la

autorización

Ingresa Libro y

sella cada folio

Registra la

solicitud en el libro

de control

Revisa y firma la

primera y última

hoja del libro

Traslada el libro

habilitado a la

Dependencia que

solicita

Recibe el libro

autorizado y

habilitado

Fin

Devuelve el libro

habilitado al

Almacén de

Talonarios



104



Formas y Talonarios

Procedimiento: Autorización y Habilitación de Tarjetas y otros Formularios de Control

Hoja 1 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

1

Presenta en la Sección de Libros

solicitud de autorización y habilitación de Tarjetas y otras formas de control


2 Revisa que las tarjetas o los formularios sean los correctos y contengan lo establecido


Realiza el cálculo del costo de autorización y habilitación de conformidad con el Acuerdo A-18-2007

4

Anota el costo en el oficio que contiene la solicitud y orienta al interesado para que pague en el banco

5 Presenta la solicitud con el costo de autorización y habilitación en el banco


6

Ejecuta procedimiento de cobro, de

conformidad con el Acuerdo A-18-2007

Receptor del Banco


8 Entrega en ventanilla de libros la solicitud y fotocopia del recibo 63-A2 bancario


9 Ingresa los documentos y sella cada tarjeta o formulario


10 Registra la autorización y habilitación en el libro de control correspondiente



105



Formas y Talonarios

Procedimiento: Autorización y Habilitación de Tarjetas y otros Formularios de Control

Hoja 2 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

11 Hace constar la autorización y

habilitación en la FORMA 4-A2


12

Traslada el expediente a la Jefatura del Departamento, para firma de la constancia de autorización y registro

13 Revisa y firma la constancia de autorización y registro


Formas y Talonarios

14 Entrega al interesado la constancia de autorización y registro


15 Recibe las tarjetas o formularios y firma de recibido en la constancia


16 Archiva solicitud con la copia de la constancia, en carpeta del mes por orden de fecha de entrega

Analista

Sección de Libros




106

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Autorización y Habilitación de Tarjetas y otros Formularios

de Control

Analista

Sección de Libros

Receptor

del Banco

Jefe Departamento

de Formas y

Talonarios

Interesado

Inicio

Presenta la

solicitud de

autorización y

habilitación Calcula el costo

de autorización y

habilitación

Anota el costo en el

oficio para que el

Interesado pague en

el banco

Ejecuta

procedimiento de

cobro

Emite y entrega al

interesado recibo

63-A2 bancario

Ingresa documentos

y sella cada tarjeta o

formulario

Registra lla

autorización y

habilitación en el

libro de control

Hace constar en la

FORMA 4-A2 el

número de registro

de la autorización

Revisa y firma la

constancia de

autorización

Entrega la

constancia de

autorización y los

documentos

Recibe con sello de

la Entidad y firma

Fin

Revisa que los

documentos estén

correctos y

contengan lo

establecido

Presenta la

solicitud con el

costo en el banco

Enrega en ventanilla,

la solicitud y

fotocopia del recibo

63-A2 bancario

Traslada los

documentos a la

Jefatura del

Departamento

Archiva

solicitud y

constancia



107


Unidad, Departamento o Sección: Sección de Cuenta Corriente,


Procedimiento: Registro de Formas Oficiales en Libro de Cuenta Corriente

Hoja 1 de 1


Marzo / 2012


Administrativa

1

Recibe de la Sección de Almacén

de Talonarios, el triplicado del envío fiscal por solicitud de compra de formas oficiales



2 ¿Es primera compra? 2.1 SI, sigue paso 3 2.2 NO, sigue paso 8

3

Solicita en la Sección de Almacén de Talonarios, la autorización y habilitación de libro para el registro de cuenta corriente

4 Llena FORMA 4-A3, adjunta libro y solicita a la Sección de Libros, la autorización y habilitación


de Talonarios

5

Ejecuta procedimiento de autorización y habilitación de libros para uso interno y lo devuelve habilitado, al Almacén

Analista

Sección de Libros

6 Traslada el libro habilitado a la

Sección de Cuenta Corriente Analista


de Talonarios

7 Realiza apertura de cuenta en libro de control habilitado



8 Utiliza el libro de la Institución solicitante para el registro

9 Carga en el libro, las formas oficiales que indica el envío fiscal

10 Archiva el envío fiscal

11 Fin del Procedimiento .



108

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Sección de Cuenta Corriente, Departamento de Formas y

Talonarios

Nombre del Procedimiento: Registro de Formas Oficiales en Libro de Cuenta

Corriente

Analista de

Almacén de

Talonarios

Analista

Sección de Libros

Analista de

Cuenta Corriente

Inicio

Recibe de Almacén

de Talonarios, el

triplicado de envío

fiscal

¿Es primera

compra?

SiNo

Utiliza el libro de

la Institución

solicitante para el

registro

correspondiente

Solicita en

Almacén de

Talonarios, la

autorización del

libro

Llena FORMA 4-A3,

adjunta libro y

solicita su

habilitación

Devuelve el libro

habilitado al Almacén

de Talonarios

Traslada el libro a la

Sección de

Cuenta Corriente

Realiza apertura

de cuenta en el

libro de control

habilitado

Carga en el libro,

las formas

oficiales que

indica el envío

Archiva

el envío

fiscal

Fin

Ejecuta

Procedimiento de

Autorización y

habilitación de

Libros para uso

interno



109




Procedimiento: Rendición de Cuentas por medio de la Caja Fiscal

Hoja 1 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

1 Habilita la caja fiscal, FORMA

200-A3


2

Registra en caja fiscal las formas utilizadas durante el mes y la traslada a la Sección de Cuente Corriente

3 Recibe por conocimiento la caja fiscal


Sección de Cuente Corriente

4 ¿Está legalmente en tiempo? 4.1 NO, Sigue paso 5 4.2 SI, Sigue paso 10

5

Informa al Jefe del Departamento, para su conocimiento o lo que tenga a bien disponer (Artículo 39 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas), por no estar legalmente en tiempo para rendición de cuentas

6 Recibe, registra y entrega el oficio

al Jefe del Departamento

Asistente

Administrativo Departamento de

Formas Y Talonarios 7

Inicia procedimiento establecido e informa a la Sección de Cuenta Corriente de la acción realizada

Jefe

8 Anota información de la acción realizada y archiva oficio

Analista de Caja fiscal


9

Corrobora datos de la Dependencia y la descripción de los formularios con movimiento, consignados en la caja fiscal



110




Procedimiento: Rendición de Cuentas por medio de la Caja Fiscal

Hoja 2 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

10 Registra en libro de control la

rendición de cuentas del mes



11 Realiza la operatoria de los formularios utilizados y establece nuevos saldos

12 Archiva duplicado de la caja fiscal




111

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Sección de Cuenta Corriente, Departamento de Formas y Talonarios

Nombre del Procedimiento: Rendición de Cuentas por medio de la Caja Fiscal



Asistente Admitivo

Formas y Talonarios


Formas y TalonariosInteresado

Inicio

Habilita la

caja fiscal

FORMA-200-A3

Registra en la caja

fiscal las formas

utilizadas durante

el mes

Recibe por

conocimiento la

caja fiscal

¿Está

en tiempo?

NOSI

Revisa la

información de

movimientos del

mes anterior

informa a la

Jefatura del

Departamento

Recibe, registra y

entrega el oficio a la

Jeatura

Inicia

Procedimiento e

informa de la

acción realizada

Archiva

informacion

y oficio

Corrobora datos,

descripción de

formularios y

movimientos

consignados

Registra en libro

de control la

rendición de

cuentas del mes

Realiza la operatoria

de formularios

utilizados y establece

nuevos saldos

Archiva

duplicado

de caja

fiscal

Fin



112




Procedimiento: Rendición de Cuentas en Forma electrónica Hoja 1 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

1 Digitaliza la información dándole ingreso a la página Web de la

Contraloría General de Cuentas Interesado

Municipalidades y

Entidades del Depto. de Guatemala

2 Realiza el pago por rendición de cuentas, en el banco

3 Ejecuta procedimiento de cobro, por el concepto y monto establecido

Receptor del Banco


5

Presenta en la Sección de Cuenta Corriente, Rendición de PGRITOS en forma impresa y 2 copias en forma magnética, acompañada del recibo 63-A2 bancario

Interesado Municipalidades y

Entidades del Depto. de Guatemala

6

Ingresa la dirección de Internet Explorer y su clave de acceso en el conector para visualizar la página de rendición electrónica de cuentas


Cuenta Corriente 7

Selecciona la opción de Acuse de Recibo y en ese formato selecciona el nombre y código de cuentadancia de la Entidad

8

Realiza Acuse de Recibo para la rendición de cuentas en CGC del mes que corresponde, con la información que se encuentra en el resumen impreso de la Entidad que hace la rendición



113




Procedimiento: Rendición de Cuentas en Forma electrónica Hoja 2 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

9 Selecciona en Código Banco, CAJAS CGC CGC-1 donde realizó

el pago


Cuenta Corriente

10 Ingresa los datos de la persona interesada que presenta la rendición

11 Graba e imprime el Acuse de Recibo, para obtener el comprobante de rendición

12

Sella el oficio donde consta la Rendición de Cuentas en Formato electrónico que contiene una codificación y se lo entrega al interesado

13 Archiva la información en forma conveniente




114

Diagrama de Flujo

Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuenta Página 1/1

Nombre de la Dependencia: Sección de Cuenta Corriente, Departamento de Formas y

Talonarios

Nombre del Procedimiento: Rendición de Cuentas en Forma electrónica

Receptor del BancoAnalista de

Cuenta CorrienteInteresado

Inicio

Digitaliza la

información dándole

ingreso a la página

Web de la

Contraloría

Realiza el pago por

rendición de cuentas,

en el banco

Ejecuta

procedimiento de

cobro

Emite y entrega al

interesado recibo

63-A2 bancario

Ingresa a la página

de Internet, su clave

de acceso y visualiza

la rendición

electrónica

Selecciona Acuse de

Recibo, el Nombre y

código de

cuentadancia de la

Entidad

Realiza Acuse de

Recibo de la

rendición de cuentas

del mes que

corresponde

Selecciona en

Código Banco,

CAJAS CGC CGC-1

donde realizó el

pago

Ingresa los datos de

la persona que

presenta la

rendición

Graba e imprime el

Acuse de Recibo.

comprobante de la

rendición

Archiva la

información

Fin

Presenta en Cuenta

Corriente la

información y el

recibo 63-A2

bancario

Sella el oficio y

entrega al Interesado

una codificación que

contiene la rendición



115

PROCEDIMIENTOS SECCIÓN DE

ALMACÉN Y PROVEEDURÍA



116

OBJETIVO

Esta Sección tiene como objetivo fundamental llevar el control, resguardo,

distribución y optimización de las condiciones de almacenamiento de los

materiales y suministros que adquiere la Institución.



117

MARCO LEGAL




Dirección de Administración se incluye: La Sección de Almacén y

Proveeduría.

La Sección de Almacén y Proveeduría, por aprobación de la Contralora



2013.



118

RED DE PROCESOS


Dirección

General

Administrativa

y Financiera

Dirección de

Administración

Sección de

Almacén y

Proveeduría

Recepción,

almacenamiento y

entrega de los

aprovisionamientos

Entrega de

productos al

almacén

Entrega de

medicamentos,

instrumentos y

otros

materiales

Despacho de

medicamentos

Salida de

productos del

almacén

Baja y salida

de productos

vencidos o en

mal estado



119


Unidad, Departamento o Sección: Sección de Almacén y Proveeduría

Procedimiento: Entrega de Productos al Almacén Hoja 1 de 2



Administrativa

1 Presenta original y copia de factura legal en la Sección de Almacén Proveedor

2 Entrega los productos en el Almacén

3 Requiere la presencia del Cotizador para revisar la factura, producto y condiciones


y Proveeduría

4 Verifica que los productos estén en buen estado y que cumplan con las especificaciones requeridas Auxiliar de

Almacén Sección de Almacén

y Proveeduría 5

Devuelve los productos al proveedor al no cumplir con las condiciones exigidas en calidad y cantidad

6 Corrige condiciones para realizar la entrega de productos

Proveedor

7 Recibe los productos, sella y firma la factura

Auxiliar de Almacén

Sección de Almacén y Proveeduría

8 Codifica físicamente y deposita los productos en los estantes de almacenamiento

9

Llena la Forma 1-H, Serie B: Constancia de Ingreso a Almacén y a

Inventario, cuando es igual o mayor de Q500.00; la cual integra al expediente. Las menores de Q500.00 las ingresa al libro de control y registro de facturas, que a la vez se descarga con el Pedido y Remesa autorizado

10

Traslada copia de factura a la Sección de Inventarios para su registro y opera el ingreso de los productos en el sistema, coloca sello y firma



120



Procedimiento: Entrega de Productos al Almacén Hoja 2 de 2



Administrativa

11

Revisa el expediente, estampa su firma en la FORMA 1-H Serie B y lo traslada a la Dirección de Administración


Y Proveeduría

12 Otorga el Vo. Bo. en la FORMA 1-H Serie B y devuelve el expediente a la Sección de Almacén


Administración

13

Desglosa copias de la FORMA 1-H Serie B y traslada original al Departamento de Compras y Suministros

Jefe

Sección de Almacén Y Proveeduría

14

Distribuye copias de la FORMA 1-H Serie B: duplicado a Contabilidad, triplicado a Inventarios, cuadruplicado y quintuplicado a Almacén


15

Archiva copias de la FORMA 1-H Serie B, copia de factura y copia de la constancia de ingreso a inventarios de Almacén

16




121

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Sección de Almacén y Proveeduría

Nombre del Procedimiento: Entrega de Productos al Almacén

Jefe de Almacén

y ProveeduríaAuxiliar de AlmacénProveedor

Inicio

Presenta original y

copia de factura

en Almacén y

Proveeduría

Requiere la

presencia del

Cotizador, para

revisar los productos

y condiciones

Entrega los

productos en la

Sección del

Almacén

Verifica que los

productos, cumplan

con las

especificaciones

requeridas

Si no cumplen con

las condiciones

exigidas se devuelve

al proveedor para su

corrección

Cumplidas las

condiciones recibe

los productos, sella y

firma la factura

Codifica físicamente

y deposita los

productos en los

estantes de

almacenamiento

Traslada copia de

factura a Inventarios,

para registro en el

libro principal

Registra los

productos en el

sistema de

inventarios, coloca

sello operado y firma

Revisa expediente,

firma en la FORMA

y solicita Vo. Bo. de

la Dirección de

Administración

El Director de

Administración

otorga el Vo. Bo. en

la FORMA 1-H,

Serie B

El Jefe desglosa

copias de la FORMA

y traslada original al

Depto. de Compras

Distribuye las

copias de la

FORMA 1-H,

Serie B

Archiva

copias de

expediente

Fin

Llena la Forma 1-H,

Serie B, cuando es

igual o mayor de

Q500.00 y la integra

al expediente

Las menores de

Q500.00 las ingresa

al libro de control y

registro de facturas



122



Procedimiento: Entrega de Medicamentos, Instrumentos y

otros materiales al Almacén Hoja 1 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

1 Presenta original y copia de Factura en la Sección de Almacén y

Proveeduría Proveedor

2 Entrega los Productos en la Sección de Almacén y Proveeduría

3

Requiere la presencia del Cotizador, Enfermera y/o Facultativo para revisar la factura, producto y condiciones


Y Proveeduría

4

Verifica que los productos (medicamentos, instrumentos médico, dentales y otros materiales) estén en buen estado, vigentes y que cumplan con las especificaciones requeridas.

Auxiliar de Productos Médico y Dental


Y Proveeduría

5 Devuelve los productos al Proveedor al no cumplir con las condiciones exigidas en calidad y cantidad

6 Corrige condiciones para realizar la entrega de productos

Proveedor

7 Recibe los productos, sella y firma la

factura



Y Proveeduría

8 Codifica físicamente y deposita los productos en los estantes de almacenamiento

9

Llena la FORMA 1-H, Serie B: Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, cuando es igual o mayor de Q500.00; la cual integra al expediente. Las menores de Q500.00 las ingresa al libro de control y registro de facturas, que a la vez se descarga con el Pedido y Remesa autorizado



123



Procedimiento: Entrega de Medicamentos, Instrumentos y

otros materiales al Almacén Hoja 2 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

10

Traslada copia de factura a la Sección de Inventarios, para su

registro y opera el ingreso de los productos en el sistema, coloca sello y firma

Auxiliar de Productos

Médico y Dental


Y Proveeduría

11

Revisa el expediente, estampa su firma en la FORMA 1-H Serie B y lo traslada a la Dirección de Administración

Jefe

12 Otorga el Vo. Bo. en la FORMA 1-H Serie B y devuelve el expediente a la Sección de Almacén


Administración

13

Desglosa copias de la FORMA 1-H Serie B y traslada la original al Departamento de Compras y Suministros

Jefe


Y Proveeduría 14

Distribuye las copias de la FORMA 1-H Serie B: duplicado a Contabilidad, triplicado a Inventarios, cuadruplicado y quintuplicado a Almacén


Médico y Dental

15

Archiva copias de la FORMA 1-H Serie B, copia de factura y copia de constancia de ingreso a inventarios de Almacén




124

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Entrega de medicamentos, Instrumentos y

otros materiales al Almacén

Jefe de Almacén

y Proveeduría


Médico y DentalProveedor

Inicio

Presenta original y

copia de Factura

en Almacén y

Proveeduría

Requiere la

presencia del

cotizador y la

enfermera, para

revisar condiciones

Entrega los

productos en la

Sección del

Almacén

Verifica que los

productos,

cumplan con las

especificaciones de

vigencia y estado

Si no cumplen con

las condiciones

exigidas se devuelve

al Proveedor para su

corrección

Cumplidas las

condiciones recibe

los productos, sella y

firma la factura

Codifica físicamente

y deposita los

productos en los

estantes de

almacenamiento

Traslada copia de

Factura a

Inventarios, para

registro en el Libro

principal

Llena la FORMA

1-H, Serie B y la

integra al

expediente

Registra los

productos en el

sistema de

inventarios, coloca

sello operado y firma

Revisa expediente,

firma en la FORMA

y solicita Vo. Bo. de

la Dirección de

Administración

El Director de

Administración

otorga el Vo. Bo. en

la FORMA 1-H,

Serie B

El Jefe desglosa

copias de la FORMA

y traslada original al

Depto. de Compras

Distribuye las

copias de la

FORMA 1-H,

Serie B

Archiva

copias de

expediente

Fin



125



Procedimiento: Despacho de Medicamentos Hoja 1 de 1



Administrativa

1

Consulta existencia de medicamentos en el inventario actualizado que recibe de la Jefatura de la Sección de Almacén

Facultativo Clínica Médica o

Clínica Dental

2 Extiende receta de medicamentos por consulta del trabajador

3 Presenta la receta en la Sección de Almacén

Trabajador Dependencias de la

CGC

4 Verifica existencia física del medicamento



5 ¿Hay existencia? 5.1 NO, sigue paso 6 5.2 SI, sigue paso 7

6 Notifica y devuelve la receta al paciente

7 Despacha los medicamentos y solicita que el trabajador firme la receta original

8 Firma original de la receta como constancia de recepción

Trabajador Dependencias de la

CGC

9

Ingresa al Sistema de Inventario: fecha de despacho, nombre del paciente, Facultativo que recetó y medicamento, para descargar y actualizar existencias



10 Emite por cada receta, constancia de ingreso de recetas

11 Archiva documentos de soporte

12 Fin del Procedimiento.



126

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Despacho de Medicamentos

TrabajadorAuxiliar de Productos

Médico y DentalFacultativo

Inicio

Consulta existencia

en el Inventario

actualizado que

recibe de la Jefatura

de Almacén

Extiende receta de

medicamentos por

consulta del

trabajador

Presenta la receta

en la Sección de

Almacén

Verifica existencia

física del

medicamento

¿Hay

existencia?

NOSI

Despacha los

medicamentos al

trabajador y le pide

que firme la receta

Notifica al

trabajador y le

devuelve la receta

A

A

Recibe los

medicamentos, firma

la receta como

constancia y la

devuelve al Auxiliar

Descarga en el

sistema de inventario

. Médico y Dental

con los datos

correspondientes

Emite por cada

receta: constancia

de ingreso de

recetas

Archiva

documentos

de soporte

Fin



127



Procedimiento: Salida de Productos del Almacén Hoja 1 de 2



Administrativa

1

Llena la FORMA pedido y remesa en original y 2 copias después de establecer la necesidad, existencia y disponibilidad en el Almacén



2

Traslada a la Dirección de Administración, el pedido y remesa cumpliendo con los requisitos establecidos: códigos, descripciones, autorizaciones. En OBSERVACIONES debe anotarse el nombre y cargo del responsable para los productos objeto de inventario

3 Recibe y verifica todos los requisitos de la FORMA pedido y remesa

Jefe


4 Revisa las cantidades autorizadas, con la existencia del Almacén

5

Localiza, prepara los productos para su despacho e informa a la Dependencia solicitante que retire su pedido


6

Entrega los productos al interesado,

anota la fecha de entrega y firma, en el pedido y remesa

7

Revisa los productos, anota su nombre y firma de recibido. En caso necesario se dirige a la Sección de Inventarios, luego devuelve la FORMA pedido y remesa, al Auxiliar de Almacén


CGC

8

Coloca sello de despachado y entrega triplicado del pedido y remesa al interesado; quien obtiene fotocopia para el control de Seguridad en la

puerta de salida





128



Procedimiento: Salida de Productos del Almacén Hoja 2 de 2



Administrativa

9 Opera la salida de productos en el Sistema de Almacén. Coloca sello de operado en original y duplicado


Sección de Almacén Y Proveeduría 10

Envía mensualmente la copia correspondiente, a la Dirección de Auditoría Interna

11 Archiva por fecha de entrega original del pedido y remesa




129

Diagrama de Flujo

Nombre de la Institución: Contraloría General de cuentas Página 1/1


Nombre del Procedimiento: Salida de Productos del Almacén

Jefe Sección

de Almacén

Auxiliar

de Almacén

Interesado

Dependencia

Asistente Admitivo.

Dependencias CGC

Inicio

Llena FORMA

Pedido y Remesa en

original y 2 copias

Traslada a Admón.

cumpliendo con los

requisitos

establecidos

Verifica los

requisitos de la

FORMA: pedido y

remesa

Revisa cantidades

autorizadas con

existencias del

Almacén

Localiza los

productos e

informa a la

Dependencia

Entrega los

Productos al

Interesado

Revisa Productos,

firma de recibido, si

es necesario lleva la

FORMA a Inventario

por los Activos fijos

Coloca sello de

despachado,

triplicado a

interesado, para te

Salida del edificio

Opera la salida de

productos en el

sistema de

almacén

Coloca sello de

operado en

original y

duplicado

Envía mensualmente

la copia amarilla a la

Dirección de

Auditoría Interna

Archiva por

fecha de

entrega

Fin



130



Procedimiento: Baja y Salida de Productos Vencidos o en

mal estado Hoja 1 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

1 Designa Auxiliares para revisar los productos vencidos o en mal estado

Jefe


2 Realizan inventario de productos vencidos o en mal estado. Separan lotes Auxiliares

3 Trasladan resultado del inventario a la Jefatura de la Sección de Almacén

4 Levanta acta del inventario de productos vencidos o en mal estado

Jefe

5

Integra expediente con acta y solicitud de baja con las justificaciones correspondientes y lo traslada a la Dirección de Administración

6 Revisa y traslada el expediente a la Dirección de Auditoría Interna


Administración

7 Revisa el expediente y corrobora el estado del lote de productos en el Almacén

Asistente Auditoría Interna

8

Levanta Acta en el Almacén, aprobando o rechazando la solicitud de baja y salida. Entrega el expediente a la Jefatura de Almacén

9

Solicita a los Auxiliares operar la baja de productos de los sistemas y realizar el Procedimiento de Salida de Productos del Edificio de la Zona 13.

Jefe


10 Descargan los productos de los Sistemas de Inventario de Almacén y de Productos Medico-Dental.

Auxiliares



131



Procedimiento: Baja y Salida de Productos Vencidos o en

mal estado Hoja 2 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

11

Obtienen copia de acta y ejecutan en la Sección de Seguridad, el

Procedimiento de salida de productos del edificio de la zona 13

Auxiliares

Sección de Almacén Y Proveeduría 12

Entregan expediente a la Jefatura de la Sección de Almacén

13 Revisa y archiva los expedientes

Jefe




132

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Baja y Salida de productos vencidos o en mal estado

Jefe Sección

de Almacén

Director de

Administración

Asistente de

Auditoría Interna

Auxiliares de

Almacén

Inicio

Designa Auxiliares

para revisar los

productos vencidos o

en mal estado

Realizan inventario

de productos

vencidos o en mal

estado. Separan

lotes

Trasladan resultado

del inventario, a la

Jefatura de la


Levanta Acta del

inventario de

productos vencidos o

en mal estado

Integra expediente

con acta y solicitud

de baja con las

justificaciones

correspondientes

Recibe, revisa y

traslada el

expediente a la

Dirección de

Auditoría Interna

Revisa el expediente

y corrobora el estado

del lote de productos

en el Almacén

Levanta acta en el

Almacén, aprobando

o rechazando la

solicitud

Devuelve el

expediente al

Almacén y

Proveeduría

Solicita a Auxiliares

operar la baja en los

sistemas y realizar

salida de prod. del

edificio de la zona 13

Descargan los prod.

de los sistemas de

inventario de

Almacén e inv

Médico- Dental

Obtienen copia de

acta

Ejecutan en

Seguridad el

procedimiento de

Salida de productos

del edificio

Entregan

expedientes a la

Jefatura de la


Revisa y

archiva los

expedientes

Fin



133

PROCEDIMIENTOS SECCIÓN DE INVENTARIOS



134

OBJETIVO

El objetivo de esta Sección es verificar que todos los bienes de la

Institución estén debidamente marcados y cargados en tarjetas de

responsabilidad de cada funcionario y empleado de la Institución.



135

MARCO LEGAL




Dirección de Administración se incluye: La Sección de Inventarios.

La Sección de Inventarios, por aprobación de la Contralora General de


según se establece en el Acuerdo No. A-076-2013 de fecha 02 de julio de

2013.



136

RED DE PROCESOS


Dirección

General

Administrativa

y Financiera

Dirección

Administrativa

Sección de

Inventarios

Cargo, traslado,

solvencia de

inventarios y

baja de activos

fijos

Cargo de bienes

nuevos en

tarjeta de

responsabilidad

Traslado de

activos fijos

Solvencia de

inventario

Baja de activos

fijos por robo

Baja de activos

fijos por

deterioro



137


Unidad, Departamento o Sección: Sección de Inventarios

Procedimiento: Cargo de Bienes nuevos en Tarjeta de

responsabilidad Hoja 1 de 1


Marzo / 2012


Administrativa

1

Proporciona al interesado el formulario de pedido y remesa para

que se registren los activos fijos en la Sección de Inventarios

Auxiliar Sección de

Almacén

2

Presenta en la Sección de Inventarios el formulario de pedido y remesa, solicitando el cargo en la tarjeta de responsabilidad


de la CGC

3 Localiza la tarjeta de responsabilidad del Interesado o habilita una nueva Técnico

Sección de Inventarios

4 Registra el Bien con las características correspondientes

5 Firma de conformidad en el espacio que corresponde de la tarjeta


de la CGC

6

Firma y sella el formulario de pedido y remesa, entrega al interesado para que lo devuelva al Almacén

Técnico Sección de Inventarios

7

Entrega el Bien que ha sido

registrado en la Sección de Inventarios

Auxiliar Sección de

Almacén




138

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Sección de Inventarios

Nombre del Procedimiento: Cargo de bienes nuevos en Tarjeta de

responsabilidad

Trabajador de la CGCTécnico Sección

de Inventarios

Auxiliar Sección

de Almacén

Inicio

Proporciona FORMA

Pedido y Remesa

para registro de

activos fijos en

Inventario

Presenta en

Inventarios,

solicitando el cargo

en la Tarjeta de

responsabilidad

Localiza la tarjeta de

responsabilidad del

Interesado o habilita

una nueva

Registra el Bien

con las

características

correspondientes

Firma de

conformidad en el

espacio que

corresponde de la

Tarjeta

Firma y sella el

Pedido y Remesa,

entrega al Interesado

para que lo devuelva

al Almacén

Entrega al

Trabajador el Bien

registrado en la

Sección de

Inventarios

Fin



139



Procedimiento: Traslado de Activos fijos Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Solicita a Inventarios, por medio de formulario, el traslado de bienes bajo su responsabilidad


de la CGC

2 Designa Técnico para actualizar bienes en tarjeta de responsabilidad

Encargado


3 Localiza las tarjetas de responsabilidad de la dependencia objeto de inventario

Técnico

4 Presenta los bienes que tiene bajo su responsabilidad


de la CGC

5 Verifica la existencia de los bienes a cargo de los responsables


6 Corrobora las características de los bienes; códigos, marca, modelo

7 Realiza traslados a las tarjetas de los verdaderos responsables, quienes firman de conformidad

8 Archiva las tarjetas de responsabilidad




140

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Traslado de Activos Fijos

Trabajador de la CGCTécnico de la


Encargado Sección

de Inventarios

Inicio

Solicita a Inventarios,

por medio de

formulario, revisión

de los bienes bajo su

responsabilidad

Designa Técnico

para realizar

actualización de

bienes en tarjeta de

responsabilidad

Localiza las tarjetas

de responsabilidad

de la Dependencia

objeto de inventario

Presenta los

bienes que tiene

bajo su

responsabilidad

Verifica la

existencia de los

bienes a cargo de

los responsables

Corrobora las

características de

los bienes

Realiza traslado a

las tarjetas de los

verdaderos

responsables

Firma de

conformidad la

tarjeta de

responsabilidad

Archiva las

tarjetas

Fin



141



Procedimiento: Solvencia de Inventario Hoja 1 de 1



Administrativa

1

Solicita en la Sección de Inventarios, la solvencia correspondiente, debe presentar el acuerdo o el acta de entrega del cargo


de la CGC

2

Localiza la tarjeta de responsabilidad del Interesado, revisa que la misma esté totalmente descargada

Técnico


3 Extiende y firma la solvencia correspondiente

4

Revisa que la solvencia de inventario esté correctamente elaborada y firma otorgando Visto Bueno

Encargado




142

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Solvencia de Inventario

Técnico de la


Encargado Sección

de InventariosInteresado

Inicio

Solicita Solvencia de

Inventario, debe

presentar el acuerdo

o el acta de entrega

del cargo

Localiza tarjeta

de

responsabilidad

del interesado

Revisa que en la

tarjeta no

aparezca cargo

Extiende y firma la

solvencia de

inventario

Revisa que la

solvencia, esté

correcta y firma de

Visto Bueno

Fin



143



Procedimiento: Baja de Activos fijos por robo Hoja 1 de 1


Marzo / 2012


Administrativa

1 Recibe solicitud para dar de baja a activos fijos por robo

Encargado


2 Selecciona Técnico

3 Revisa si se interpuso y ratificó la denuncia para cualquier activo

Técnico

4 Establece si para el robo de vehículos, también se cumplió con el análisis de la Terna Permanente

5 Solicita en oficio al Despacho Superior, la autorización para realizar el trámite

Encargado

6 Aprueba por medio de providencia, la iniciación del trámite de la baja

Contralor General

Despacho Superior CGC

7

Traslada el expediente, por providencia, a la Secretaría General de la CGC, para que informe a la comisión de bajas de Auditoría Gubernamental

Encargado

Sección de

Inventarios

8 Registra la baja de los activos fijos objeto de robo, en el libro de

inventarios

Técnico

9

Certifica al Departamento de Bienes del Estado, la baja registrada de los activos fijos por robo

Encargado

10 Archiva el expediente

Técnico




144

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Baja de Activos fijos por robo

Técnico de Inventarios Contralor GeneralEncargado

Inicio

Recibe solicitud

para dar de baja a

activos fijos por

robo

Selecciona

Técnico para dar

cumplimiento a la

solicitud

Revisa si se

interpuso y ratificó

la denuncia para

cualquier activo

Establece si para el

robo de vehículos,

también fue

analizado por la

Terna Permanente

Solicita en oficio al

Despacho Superior,

la autorización para

realizar el trámite

Aprueba por

providencia, la

iniciación del trámite

de la baja

Traslada por

providencia a SG

para que informe a la

comisión de bajas de

Auditoría Gub.

Registra la baja de

estos activos fijos,

en el libro de

inventarios

Certifica al Depto. de

Bienes del Estado, la

baja correspondiente

Archiva el

expediente

Fin



145



Procedimiento: Baja de Activos fijos por deterioro Hoja 1 de 2



Administrativa

1 Recibe bienes en mal estado

Técnico


2 Revisa el estado y clasifica los bienes por madera, plástico y metal

3

Levanta acta por cada clasificación; con la indicación del libro de inscripción, folio, código de Inventario, costo y condiciones Encargado

4 Solicita en oficio al Despacho Superior, la autorización para la baja correspondiente

5 Aprueba por providencia, la iniciación del trámite de la baja de los bienes

Contralor General

Despacho Superior CGC

6

Traslada por providencia el expediente de los bienes de metal, a la Secretaria General, para que informe a la Comisión de bajas de la CGC

Encargado Sección de Inventarios

7 Envía por oficio el expediente de baja de los bienes de plástico y madera; al

Departamento de Bienes del Estado

8 Nombra representante para verificar los bienes en mal estado.

Jefe Departamento de Bienes del Estado

9

Verifica con el Auditor nombrado por la comisión de bajas de la CGC y el representante de Bienes del Estado, los bienes incluidos en las primeras actas Técnico


10

Levanta segunda acta con un Auditor, el Representante de Bienes del Estado y de la Sección de Inventarios, para la baja de los bienes



146



Procedimiento: Baja de Activos fijos por deterioro Hoja 2 de 2



Administrativa

11

Realiza seguimiento para que la comisión de bajas de la CGC, emita resolución de autorización de traslado de los bienes de metal


12

Emite y traslada resolución a Inventarios, para dar de baja los bienes de metal, autorizando que se trasladen al predio de la Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas

Coordinador Comisión de Bajas

de la CGC

13

Coordina el envío de los bienes de metal al predio de la Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Técnico


14 Efectúa seguimiento para que Bienes del Estado emita resolución por los bienes de plástico y madera

15

Emite y traslada resolución a Inventarios, para dar de baja los bienes de plástico y madera y para que coordine que en el momento

oportuno los destruyan o incineren

Jefe Departamento de Bienes del Estado

16 Registra la baja de los bienes en el libro de inventarios.

Técnico


17 Certifica al Departamento de Bienes del Estado, la baja registrada de los activos fijos por deterioro

Encargado

18 Archiva los expedientes

Técnico




147

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Baja de Activos fijos por deterioro

Jefe Depto. de

Bienes del Estado

Encargado Sección

de InventariosContralor GeneralTécnico de Inventarios

Inicio

Recibe bienes en

mal estado

Revisa y clasifica

los bienes;

madera, plástico y

metal

Levanta acta por

cada clasificación,

indicando

especificaciones

Solicita al Despacho

Superior,

autorización para

tramitar la baja

Aprueba por

Providencia, la

iniciación del trámite

de la baja

Envía el expediente

de los de Plástico y

Madera, a Bienes del

Estado por

Representante

Nombra

Representante para

verificar los bienes

en mal estado

Levanta segunda

acta con Auditor y

el Representante,

para la baja de los

bienes

2

Traslada a

Secretaría General

exp. bienes metal,

para que informe a la

comisión Bajas CGC

Verifica con Auditor

comisión de bajas y

el Representante, los

bienes de las

primeras actas



148



Nombre del Procedimiento: Baja de Activos fijos por deterioro

Jefe Depto. de

Bienes del Estado

Contralor

General

Encargado Sección

de InventariosTécnico de Inventarios

1

Los bienes

deteriorados son

de metal?

SINO

Seguimiento que

Bienes del Estado,

emita resolución por

los bienes de

plástico y madera

Seguimiento para

que comisión bajas

CGC emita

resolución de

Autorizac. traslado

La Comisión de

bajas emite

resolución, a la vez

autoriza su traslado

al predio

Bienes del Estado,

emite resolución,

para la baja

correspondiente

Coordina el envío de

los bienes de metal

al predio de la

Dirección de Bienes

del Estado

Coordina la

incineración o

destrucción de los

bienes de plástico y

madera

Registra la baja de

los bienes en el

libro de

inventarios

Certifica al Depto. de

Bienes del Estado, la

baja registrada de

los Activos fijos por

deterioro

Archiva los

expedientes

Fin



149

PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE

REGISTRO DE CONTRATOS



150

OBJETIVO

La Unidad de Registro de Contratos, tiene como objetivo cumplir con lo

que establece la Ley de Contrataciones del Estado y está relacionada con

la recepción, control y registro de los contratos con el propósito de

mantener centralizada la información referente a los contratos aprobados o

anulados por las diferentes Dependencias del Estado y poder realizar la

fiscalización de los mismos, enviando un informe de los contratos que no

cumplen con los requisitos establecidos en la ley de la materia a la

Dirección de Auditoría correspondiente.



151

MARCO LEGAL

La Unidad de Registro de Contratos tiene su base legal en el artículo 74 de

la Ley de Contrataciones del Estado y en lo que establecen los Acuerdos

del Despacho de esta Institución Nos. A-08-2004 donde se crea dentro de

la estructura organizacional de la Contraloría General de Cuentas, la

Unidad de Registro de Contratos y el Acuerdo No. A-41-2007 donde se

indica que los contratos que ameriten fiscalización deben ser remitidos a la

Dirección de Auditoría que corresponda.


010-2011 de fecha 23 de marzo de 2011, se modifica su dependencia

jerárquica y funcional incluyéndola como parte de la estructura

organizacional de la Dirección de Administración.

La Unidad de Registro de Contratos, por aprobación de la Contralora


Administración, según tablece en el Acuerdo No. A-076-2013 de fecha 02

de julio de 2013.



152

RED DE PROCESOS

PROCESO PROCEDIMIENTODEPENDENCIA

Dirección

General

Administrativa y

Financiera

Dirección de

Administración

Unidad de

Registro de

Contratos

Registro,

control y

archivo de

contratos

Recepción y

control de

contratos

Registro de

Contratos

Informe de

contratos que

no cumplen con

La Ley de

Contrataciones

del Estado

Clasificación y

distribución de

documentos



153


Unidad, Departamento o Sección: Unidad de Registro de Contratos

Procedimiento: Recepción y Control de Contratos Hoja 1 de 1



Administrativa

1

Entrega en ventanilla, oficio con el detalle de los contratos que adjuntan para dar cumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado

Interesado Instituciones del Estado

2

Recibe los contratos y verifica que cumplan con los requisitos siguientes: Acuerdo de aprobación y oficio de la Dependencia interesada

Encargado de Recepción

Unidad de Registro de Contratos

3 ¿Cumple con los requisitos? 3.1 NO, sigue paso 4 3.2 SI, sigue paso 5

4 Devuelve al interesado para que complete los requisitos establecidos

5 Sella de recibido y entrega copia del oficio al representante de la Institución del Estado

6 Sella el contrato e ingresa los datos principales en el control interno

7 Entrega los documentos con la hoja de control al área de Clasificación y Distribución




154

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Unidad de Registro de Contratos

Nombre del Procedimiento: Recepción y Control de Contratos

Encargado de

Recepción

Instituciones

del Estado

inicio

Interesado entrega

en ventanilla, oficio

con el detalle de los

contratos

Recibe los contratos

y verifica que

cumplan con los

requisitos necesarios

¿Cumple con los

requisitos?

SINO

Devuelve al

Interesado para que

complete los

requisitos

establecidos

Sella de recibido y

entrega copia del

oficio al

representante de la

institución

Sella el contrato e

ingresa los datos

principales en el

control interno

Entrega los

documentos al área

de Clasificación y

Distribución

Fin



155



Procedimiento: Clasificación y distribución de documentos Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Entrega los documentos con la hoja de control al área de Clasificación y Distribución



2 Recibe, clasifica y distribuye los documentos por Institución

Encargado de Clasificación y Distribución

3 Ingresa en el control interno los datos del contrato y el nombre del Encargado de analizar y digitar

4 Imprime 3 copias del control interno para hacer entrega de los contratos

5 Traslada documentos con la hoja de control y el libro de conocimientos, al Encargado de analizar y digitar




156

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Clasificación y distribución de documentos

Encargado de Clasificación

y Distribución


y Control de Contratos

Inicio

Recibe, clasifica y

distribuye los

documentos por

Institución

Ingresa en el control

interno los datos del

contrato y el nombre

del Encargado de

analizar y digitar

Imprime 3 copias del

control interno para

hacer entrega de los

contratos

Traslada

documentos con la

hoja de control, al

Encargado de

analizar y digitar

Entrega los

documentos al área

de Clasificación y

distribución

Fin



157



Procedimiento: Registro de Contratos Hoja 1 de 1


Marzo / 2012


Administrativa

1 Traslada documentos con la hoja de control y el libro de conocimientos, al Encargado de Analizar y digitar



2 Recibe y verifica que la lista coincida con los contratos

Encargado de analizar y

digitar

3 Firma las tres copias de la hoja de control y archiva original

4 Analiza y digita la información de los contratos en el control establecido

5

¿Existen contratos con alguna deficiencia? 5.1 SI, sigue paso 6 5.2 NO, sigue paso 9

6 Traslada los contratos con alguna deficiencia al Coordinador de Gestión

7

Recibe los contratos y realiza diligencias con la Entidad correspondiente para solucionar el problema

Coordinador de Gestión

8 Devuelve el contrato al Encargado de analizar y digitar, luego de que se han solucionado las deficiencias

9 Complementa los datos del contrato

en el control establecido Encargado de analizar y

digitar 10 Traslada los documentos ya digitados

al área de Clasificación y Distribución por medio de libro de conocimientos

11 Traslada los documentos al Encargado

de Archivo, por medio de libro de conocimientos


12 Archiva documentos

Encargado de Archivo




158

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Registro de Contratos

Coordinador

de Gestión

Encargado

de Archivo

Encargado de

analizar y digitar

Encargado de

Clasificación y

Distribución

Inicio

Traslada

documentos con la

hoja de control al

Encargado de

analizar y digitar

Recibe y verifica

que la lista

coincida con los

contratos

Firma las tres

copias de la hoja

de control y

archiva original

Analiza y digita la

información de

los contratos en el

control establecido

Recibe los contratos

y realiza diligencias

en la Entidad para

solucionar el

problema

Devuelve el contrato

al Enc. de analizar y

digitar, luego de que

se han solucionado

las deficiencias

Traslada los

documentos ya

digitados al área de

Clasificación y

Distribución

Traslada los

documentos al

Encargado de

Archivo

Archiva

documentos

Fin

¿Existen

contratos con

deficiencia?

SINO

Complementa los

datos del contrato

en el control

establecido

Traslada los

contratos con alguna

deficiencia al

Coordinador de

Gestión

A

A



159



Procedimiento: Informe de Contratos que no cumplen con

la Ley de Contrataciones Hoja 1 de 1


Marzo / 2012


Administrativa

1 Elabora el reporte con los contratos digitados durante el mes

Encargado de analizar y

digitar


2

Elabora el reporte mensual de los contratos que no cumplen con lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado

3 Presenta los reportes al Coordinador de Digitación

4

Elabora y entrega a la Jefatura, el reporte consolidado de contratos digitados y el de los que no cumplen con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento

Coordinador de Digitación

5

Revisa y envía a la Dirección de Auditoría correspondiente, el reporte de contratos que no cumplen con la Ley

Jefe

6




160

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Informe de Contratos que no cumplen con la

Ley de Contrataciones

Coordinador

de Digitación

Jefe Unidad de

Registro de Contratos

Encargado de

analizar y digitar

Inicio

Elabora el reporte

con los contratos

digitados durante el

mes

Elabora reporte de

los contratos que no

cumplen con lo que

establece la Ley

Presenta los

reportes al

Coordinador de

Digitación

Elabora y entrega a

la Jefatura los dos

reportes

consolidados

Revisa los

reportes

consolidados

Envía a la Dirección

de Auditoría que

corresponde, el rep.

de contratos que no

cumplen con la Ley

Fin



161

PROCEDIMIENTOS SECCIÓN DE TRANSPORTES



162

OBJETIVO

El objetivo fundamental de la Sección de Transportes es proporcionar

oportunamente las unidades de transporte, al igual que la asistencia

necesaria y suficiente a los usuarios del servicio.



163

MARCO LEGAL

La Sección de Transportes de conformidad con lo establecido en el

Acuerdo No. A-109-2008 se reglamenta el uso y control de los vehículos de

esta Institución.

La Sección de Transportes, por aprobación de la Contralora General de


según se establece en el Acuerdo No. A-076-2013, de fecha 02 de Julio de

2013.



164

RED DE PROCESOS

PROCESO PROCEDIMIENTODEPENDENCIA

Dirección

General

Administrativa

y Financiera

Dirección de

Administración

Sección de

Transportes

Control,

servicio y

asistencia de

vehículos para

comisiones

oficiales

Utilización de

Vehículos para

comisiones

oficiales

internas

Utilización de

Vehículos para

comisiones

oficiales al

interior del país

Servicio y

reparación de

Vehículos

Asistencia por

Siniestros,

colisiones y

desperfectos

mecánicos

Asistencia por

Robo de

Vehículos de la

Contraloría

General de

Cuentas

Solicitud de

Compra y

Control de

Cupones de

Combustible



165


Unidad, Departamento o Sección: Sección de Transportes

Procedimiento: Utilización de Vehículos para comisiones oficiales internas

Hoja 1 de 1



Administrativa

1

Llena formulario de solicitud de vehículo con la firma y sello del Director de área. La solicitud siempre

debe indicar que necesitará piloto y la entrega en la Sección de Transportes

Encargado de la Comisión

Dependencias de la Contraloría General de

Cuentas

2 Asigna piloto, registra placa del vehículo y obtiene visto bueno de la Jefatura


Sección de Transportes

3

Genera en el sistema de vehículos, la Autorización salida de vehículos en original y 2 copias y solicita firma de la Jefatura

4 Desglosa copias, archiva original y destina las 2 copias para el piloto

5 Entrega copia en Garita de Seguridad

Piloto 6

Realiza la comisión, anota en copia de Autorización salida de vehículos: fecha, hora y kilometraje de ingreso del vehículo

7 Entrega la copia en la Sección de Transportes

8 Cierra en el sistema de vehículos la comisión registrada en la Autorización salida

Asistente

9 Archiva la copia

10

Traslada a Compras las solicitudes locales con el control de utilización por dependencia, para registrar en el sistema el consumo de cupones




166

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Sección de Transportes

Nombre del Procedimiento: Utilización de vehículos para comisiones oficiales

internas

Asistente Admitivo.

de TransportesPiloto

Asistente de

Transportes

Encargado de la

Comisión

Inicio

Llena solicitud de

vehículo y la entrega

en la Sección de

Transportes

Asigna piloto,

vehículo y obtiene

visto bueno de la

Jefatura

Genera la

autorización salida

de vehículos en

original y 2 copias

Desglosa copias,

2 para el piloto y

archiva la original

Entrega una copia

en Garita de

seguridad

Realiza la comisión,

anota en copia la

fecha, hora y

kilometraje de

ingreso del vehículo

Entrega la copia

en la Sección de

Transportes

Cierra en el Sistema

de vehículos la

comisión registrada

en la Autorización

Salida

Archiva

copia de

Autorización

salida

Fin

Traslada a Compras

solicitudes locales,

para registrar en el

sistema el consumo

de cupones



167



Procedimiento: Utilización de Vehículos para comisiones

oficiales al interior del País Hoja 1 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

1

Llena formulario de solicitud de vehículo con la firma y sello del Jefe

de la Dependencia. Indica en la solicitud cuando también necesita piloto Encargado de

la Comisión


2

Llena solicitud de combustible adjuntando detalle de recorrido y nombramiento de la comisión

3 Traslada la solicitud de vehículo a la Sección de Transportes

4 Asigna piloto, vehículo y obtiene Vo.Bo. del Jefe de la Sección de Transportes

Asistente Sección de

Transportes

5 Designa solo vehículo y obtiene Vo.Bo. del Jefe de la Sección de Transportes

6 Llena la FORMA: Estado Físico en que se encuentra el vehículo

7 Entrega la solicitud autorizada al Interesado

8 Presenta en el Departamento de Compras y Suministros, la solicitud autorizada

Encargado de la Comisión

Dependencias De la CGC

9 Registra en el sistema los datos del vehículo y establece número correlativo

Asistente Departamento de


10 Asigna en el sistema los cupones de combustible necesarios

11 Imprime detalle, entrega los cupones al interesado y solicita firma de recibido

12 Recibe los cupones de combustible y

firma el detalle

Encargado de

la Comisión

Dependencias

De la CGC



168



Procedimiento: Utilización de Vehículos para comisiones

oficiales al interior del País Hoja 2 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

13

Genera en el sistema de vehículos, la autorización salida de vehículos en

original y 2 copias, con firma de la Jefatura


Transportes 14

Desglosa copias, archiva original y destina las 2 copias para el interesado

15

Entrega al interesado el expediente, incluyendo el estado físico en que se encuentra el vehículo y las 2 copias de autorización salida de vehículos

16 Entrega una copia en la garita de seguridad

Piloto ó Encargado de la Comisión


17 Realiza la comisión, anota en la otra copia la fecha, hora y kilometraje de ingreso del vehículo

18 Entrega el vehículo, formulario de estado físico y la copia de la autorización salida de vehículos

19

Corrobora el estado físico del

vehículo, realiza la recepción y archiva copia de la autorización salida

Jefe Sección de

Transportes




169

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Utilización de vehículos para comisiones oficiales

al interior del País

Asistente Sección

de Transportes

Asistente Depto.

de Compras

Jefe Sección

de Transportes

Encargado de la

Comisión

Inicio

Llena Solicitud de

Vehículo, indicando

si requiere piloto

Llena solicitud de

combustible, adjunta

detalle de recorrido y

nombramiento de la

comisión

Traslada la solicitud

de vehículo a la

Sección de

Transportes

Si se necesita,

asigna piloto,

vehículo y obtiene

Vo. Bo. de la jefatura

No requiere piloto,

asigna solo vehículo

y obtiene Vo. Bo. de

la Jefatura

Presenta en

Compras y

Suministros la

Solicitud autorizada

Registra en el

sistema los datos del

vehículo y establece

número correlativo

Imprime detalle,

entrega los cupones

al interesado y

solicita firma de

recibidoGenera la

Autorización Salida

de vehículos en

original y 2 copias

Desglosa copias,

2 para el piloto y

archiva la original

Proporciona al

Interesado:

expediente, estado

físico del vehículo y

las 2 copias

Entrega una

copia en garita de

seguridad

Realiza la comisión,

anota en la otra

copia fecha, hora y

kilometraje de

ingreso del vehículo

Entrega el vehículo,

formulario de estado

físico y la copia de

Autorización salida

Corrobora el estado

físico, realiza la

recepción del

vehículo y archiva

copia Autorización

Fin

Entrega la solicitud

autorizada al

interesado.

Llena FORMA de

Estado Físico del

vehículo

Asigna en el sistema

los cupones de

combustible

necesariosRecibe los cupones

de combustible y

firma el detalle



170



Procedimiento: Solicitud de Compra y Control de Cupones de Combustible

Hoja 1 de 3



Administrativa

1

Llena la Solicitud del Gasto, requiriendo la compra de cupones de combustible para la utilización de vehículos de la Institución en comisiones oficiales



2 Obtiene la firma del Jefe y la traslada a la Dirección de Administración para aprobación

3 Recibe, ingresa y traslada la Solicitud al Director



4 Analiza, verifica y firma en el tercer cuadro autorizando la Solicitud del Gasto

Director

5

Traslada la Solicitud del Gasto al Departamento de Compras y Suministros para que ejecute el Proceso de Compra


6 Recibe, registra en la base de datos la solicitud del gasto y la traslada a la Jefatura

Receptor


Suministros

7

Verifica la solicitud, establece costo estimado, define procedimiento de compra; selecciona y margina

responsable de su ejecución

Jefe

8 Registra responsable en base de datos y entrega la solicitud al Cotizador designado


9 Ejecuta el Procedimiento de Compra definido

Cotizador

10 Traslada a la Sección de Almacén copia de factura con pedido y remesa para su registro


11 Realiza el registro de ingreso y salida de documentos del Almacén


y Proveeduría



171



Procedimiento: Solicitud de Compra y Control de Cupones

de Combustible Hoja 2 de 3


Marzo / 2012


Administrativa

12 Registra en el sistema de vehículos, la existencia de cupones por serie y

denominación


Compras y

Suministros

13 Solicita en el Departamento de Compras y Suministros, el combustible asignado

Funcionario Dependencias

de la CGC

14

Imprime detalle, entrega los cupones que el sistema asigna semanalmente a Funcionarios y solicita firma de recibido



15 Solicita al Departamento de Compras y Suministros, los cupones necesarios para uso en comisiones locales


Transportes

16 Imprime detalle, entrega los cupones a la Sección de Transportes y solicita firma de recibido



17 Requiere combustible para el cumplimiento de alguna comisión


de la CGC

18 ¿Es comisión local? 18.1 NO, sigue paso 19


19 Llena solicitud de vehículo y solicitud de combustible

20

Presenta la solicitud en la Sección de Transportes, adjuntando detalle de recorrido y nombramiento de la comisión

21 Asigna vehículo y piloto si es necesario

Asistente


22 Firma la autorización de vehículo

Jefe

23 Entrega la solicitud autorizada al Interesado

Asistente



172



Procedimiento: Solicitud de Compra y Control de Cupones

de Combustible Hoja 3 de 3


Marzo / 2012


Administrativa

24 Presenta en el Departamento de Compras y Suministros, la

autorización que corresponde


de la CGC

25 Registra en el sistema los datos del vehículo y establece número correlativo



26 Asigna en el sistema por consumo del vehículo y precio estandarizado los cupones necesarios

27 Imprime detalle, entrega los cupones al interesado y solicita firma de recibido

28 Recibe los cupones de combustible y firma el detalle


de la CGC 29

Llena y entrega en Transportes, solicitud de vehículo para comisiones locales

30 Asigna piloto y registra placa del vehículo

Asistente


31 Firma y coloca sello de visto bueno

Jefe

32

Traslada al Departamento de Compras las solicitudes locales con el control de utilización por Dependencia, para registrar en el sistema el consumo de cupones

Asistente

33 Emite y traslada a la Jefatura, reporte de cupones de combustible utilizados por Dependencia durante el mes Asistente


Suministros 34

Archiva el reporte y los documentos de soporte




173

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Sección de Trasportes

Nombre del Procedimiento: Solicitud de Compra y Control de Cupones de Combustible

Dirección de

Administración

Departamento de

Compras

Sección de

Almacén

Dependencias

de la CGC

Sección de

Transportes

Inicio

Asistente Admitivo.

llena la Solicitud del

Gasto requiriendo la

compra de cupones

de combustible

Obtiene la firma

del Jefe y la

traslada para

aprobación

Asistente

Administrativo

recibe, ingresa y

traslada la solicitud

al Director

Director analiza,

verifica y firma

autorizando la

Solicitud

Asistente Admitivo.

traslada la Solicitud

del Gasto a Compras

para que ejecute el

proceso de compra

Receptor registra en

la base de datos y

traslada la solicitud a

la Jefatura

Jefe verifica, define

procedimiento,

selecciona y margina

responsable

Asistente Admitivo.

registra responsable

en la base de datos y

entrega la solicitud

Jefe realiza el

registro de ingreso y

salida de

documentos del

Almacén

Asistente registra en

el sistema de

vehículos, los

cupones por serie y

denominación Funcionario solicita

en Compras el

combustible

asignado

Asistente imprime

detalle, entrega los

cupones y solicita

firma de recibido

Asistente solicita a

Compras los

cupones necesarios

para uso en

comisiones locales

2

Interesado requiere

combustible para el

cumplimiento de

alguna comisión

Cotízador ejecuta el

procedimiento de

compre definido

Asistente imprime

detalle, entrega

cupones a Trasportes

y solicita firma

Asistente Admitivo.

traslada a Almacén

copia de factura con

pedido y remesa

para su registro



174


Nombre de la Dependencia: Sección de Trasportes

Nombre del Procedimiento: Solicitud de Compra y Control de Cupones de Combustible

Dependencias

de la CGC

Departamento de

Compras

Sección de

Transportes

1

Es comisión

local?

SINO

Interesado llena

solicitud de vehículo

y solicitud de

combustible

Interesado llena y

entrega en

Trasportes, solicitud

de vehículo para

comisiones locales

Interesado presenta

la solicitud en

Trasportes

adjuntando recorrido

y nombramiento

Asistente asigna

vehículo y piloto si

es necesario

Jefe firma la

autorización de

vehículo

Asistente entrega

la solicitud

autorizada al

interesado

Interesado presenta

en Compras, la

autorización que

corresponde

Asistente registra

datos del vehículo en

el sistema y

establece número

correlativo

Asigna en el sistema

por consumo del

vehículo y precio

estandarizado los

cupones necesarios

Interesado recibe

los cupones de

combustible y

firma el detalle

Asistente asigna

piloto y registra

placa del vehículo

Jefe firma y coloca

sello de visto

bueno

Asistente traslada las

solicitudes locales

con el control de uso

para registrar el

consumo de cupones

A

Asistente emite y

traslada a Jefatura

reporte de cupones

de combustible

utilizados en el mes

Fin

A

Asistente

archiva

Imprime detalle,

entrega los cupones

y solicita firma de

recibido



175



Procedimiento: Servicio y reparación de vehículos Hoja 1 de 3



Administrativa

1

Si el vehículo está designado, el usuario presenta en la Sección de Transportes, solicitud para servicio y reparación del vehículo de la Contraloría, con Vo.Bo. de su Jefe inmediato

Jefe


2

Si el vehículo lo tiene asignado Transportes, autoriza al mecánico para realizar el servicio y reparación del vehículo

3 Determina si puede repararse en el Taller de la Contraloría o debe utilizarse un taller externo

Mecánico

4

Obtiene la aprobación que corresponde y autoriza al Mecánico para realizar el servicio o reparación y al Asistente Administrativo para el trámite de la solicitud del gasto y/o vale de caja chica

Jefe

5 Solicita en oficio la compra de los repuestos necesarios

Mecánico

6 Reporta en la solicitud, el trabajo realizado y las observaciones correspondientes

7 Ingresa los documentos al registro del sistema


8

Razona la factura, solicita la firma del Jefe, obtiene la aprobación del Director de Administración y sello de inventarios



176






Administrativa

9

Emite y realiza el trámite de pedido y remesa para dar salida e ingreso a los repuestos intercambiados en la reparación

Asistente

Administrativo


10 Integra y traslada expediente a Contabilidad para revisión y pago

11 Informa a la Jefatura de Transportes por medio de oficio que el trabajo no puede realizarse en el taller interno

Mecánico

12

Llena y traslada solicitud del gasto a la Dirección de Administración con los requisitos y firmas correspondientes, previo a enviar el vehículo al taller


13 Ejecuta procedimiento de Autorización de la Solicitud del Gasto


Administración

14 Traslada la Solicitud del Gasto autorizada a la Sección de Transportes



Financiera

15 Envía el vehículo al taller, solicita y firma la cotización que debe incluir

repuestos y mano de obra

Jefe


16

Traslada la cotización al Departamento de Compras para la firma del Jefe y el trámite de la Constancia de disponibilidad presupuestaria –CDP–

Asistente Administrativo 17

Ingresa los documentos al registro del sistema

18

Razona la factura, solicita la firma del Jefe, obtiene la aprobación del Director de Administración y sello de inventarios



177






Administrativa

19

Emite y realiza el trámite de pedido y remesa para dar salida e ingreso a los repuestos intercambiados en la reparación



20

Elabora oficio dirigido al Director General Administrativo y Financiero, firmado por el Jefe de Transportes donde conste que se recibió conforme la reparación o servicio

21

Integra expediente con el oficio del paso anterior, la solicitud del gasto autorizada, la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria-CDP-, el oficio del mecánico y la factura razonada

22

Traslada el expediente al Departamento de Contabilidad, por medio del oficio elaborado anteriormente, para revisión y pago




178

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Servicio y reparación de vehículos

MecánicoAsistente Admitivo.

de Transportes

Analista Dirección

de Administración

Jefe Sección

de transportes

Si el vehículo está

asignado, el usuario

presenta solicitud de

servicio y reparación

en Transportes

Inicio

Reparación en taller

interno, obtiene la

aprobación y

autoriza su

realización

Solicita en oficio,

la compra de los

repuestos

Reporta el trabajo

realizado y las

observaciones

correspondientes

Si el vehículo está

asignado a

Transportes, el

mecánico solicita

autorización al Jefe

Razona la factura,

solicita firma del Jefe

obtiene aprobación

del Director y sello

de inventarios

Emite pedido y

remesa para salida e

ingreso a los

repuestos utilizados

Integra y traslada

expediente a

Contabilidad para

revisión y pago

Informa en oficio, a

la Jefatura, que

debe utilizarse un

taller externo

Emite y traslada

Solicitud del Gasto a

la Dirección de

Administración

Ejecuta

Procedimiento

de Autorización

de la solicitud

del gasto

Asistente Admitivo.

de la Dirección

General devuelve a

Transportes la

solicitud autorizada,

Determina si puede

repararse en el Taller

o debe utilizarse un

Taller externo

2

Ingresa los

documentos al

registro del

sistema



179



Nombre del Procedimiento: Servicio y reparación de vehículos

Analista Dirección

de Administración

Asistente Admitivo.

de TransportesMecánico

Jefe Sección

de transportes

1

Razona la factura,

solicita firma del Jefe

obtiene aprobación

del Director y sello

de inventarios

Emite pedido y

remesa para salida e

ingreso a los

repuestos utilizados

Integra expediente

con los oficios,

solicitud del gasto

autorizada, CDP y

factura razonada

Traslada el


de Contabilidad,

para revisión y pago

Fin

Envía el vehículo al

taller, solicita y firma

la cotización por

repuestos y mano de

obra

Traslada la

cotización a

Compras para la

firma del Jefe y el

trámite de la CDP

Ingresa los

documentos al

registro del

sistema

Elabora oficio al

Director General

como constancia de

reparación conforme



180



Procedimiento: Asistencia por siniestros, colisiones y

desperfectos mecánicos Hoja 1 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

1 Reporta el siniestro, colisión o desperfecto mecánico a la Sección de

Transportes


de la CGC

2

Solicita grúa para transportar el vehículo a un lugar seguro, para asistencia por desperfectos mecánicos o instruye al conductor que espere al Ajustador en caso de siniestro o colisión

Asistente ó Jefe


3

Efectúa comunicación telefónica con la cabina de asistencia de la aseguradora para que coordine la asesoría del Ajustador y/o Abogado por daños y lesiones

4 Evalúa daños, responsabilidad e instruye al asegurado sobre las acciones por realizar

Ajustador

Aseguradora

5 Reúne a la Terna permanente para que analice la responsabilidad en el caso

Jefe Sección de

Transportes

6 Analiza, emite dictamen y lo traslada al Despacho Superior para su conocimiento y efectos consiguientes

Terna Permanente

7 Recibe, ingresa y traslada el expediente al Contralor General


Ejecutivo

Despacho Superior

8 Revisa, resuelve y autoriza las acciones correspondientes

Contralor General

9 Sella la resolución y devuelve el expediente a la Sección de Transportes


Ejecutivo



181



Procedimiento: Asistencia por siniestros, colisiones y desperfectos mecánicos

Hoja 2 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

10

Tramita el pago del deducible


Transportes 11 Solicita la reposición del vehículo por pérdida total, si la Aseguradora así lo declara

12 Envía el vehículo al taller para reparación si este fuera el caso




182

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Asistencia por siniestros, colisiones y desperfectos

mecánicos

Asistente o Jefe

de Transportes

Terna

permanente

Asistente Admitivo.

del Despacho

Contralor

General

Trabajador

de la CGC

Inicio

Reporta el

percance a la

Sección de

Transportes

Si el vehículo no

funciona solicita

grúa

Solicita la presencia

del ajustador del

seguro para que

coordine la asesoría

El Ajustador evalúa

responsabilidad y

daños e instruye al

Asegurado

El Jefe reúne a la

Terna permanente

para que analice la

responsabilidad en el

caso

Analiza, emite

dictamen y lo

traslada al Despacho

Superior

Recibe, ingresa y

traslada el

expediente al

Contralor General

Revisa, resuelve y

autoriza las

acciones

correspondientes

Sella la resolución y

devuelve el

expediente a

Transportes

Tramita el pago

del deducible

Envía el vehículo

al taller para su

reparación si este

fuera el caso

Solicita la

reposición del

vehículo por

pérdida total

Fin



183



Procedimiento: Asistencia por Robo de Vehículos de la

Contraloría General de Cuentas Hoja 1 de 1


Marzo / 2012


Administrativa

1 Reporta el robo del vehículo, a la Sección de Transportes


de la CGC

2 Informa el robo del vehículo a la Aseguradora y al trabajador que debe presentar la denuncia


Transportes

3 Interpone la denuncia en la Policía Nacional Civil -PNC-


de la CGC

4 Ratifica la denuncia en el Ministerio Público

5

Presenta en la Sección de Transportes, copia de la denuncia interpuesta en la PNC y la ratificación en el Ministerio Público

6 Reúne a la Terna Permanente para que analice el caso

Jefe Sección de

Transportes

7 Analiza, emite dictamen y lo traslada al Despacho Superior para su conocimiento y resolución

Terna Permanente

8 Recibe, ingresa y traslada el expediente al Contralor General


Ejecutivo

Despacho Superior

9 Revisa, resuelve y autoriza las acciones correspondientes

Contralor General

10 Sella la resolución y devuelve el expediente a la Sección de Transportes


Ejecutivo

11 Tramita el pago del deducible


Transportes 12 Solicita a la Aseguradora la reposición del vehículo por robo

13 Concluido el plazo de investigación efectúa el pago del monto asegurado y finiquita el caso

Aseguradora

14 Archiva el expediente Asistente Sección de

Transportes




184

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Asistencia por Robo de Vehículos de la Contraloría

General de Cuentas

Asistente o Jefe

Transportes

Terna

Permanente

Asistente Admitivo

del Despacho

Contralor

General

Trabajador de la

CGC

Inicio

Reporta a la

Sección de

Transportes el

robo del vehículo

Informa el robo del

vehículo a la

Aseguradora

Interpone la

denuncia en la

Policía Nacional

Civil

Ratifica la

denuncia en el

Ministerio Público

Presente en la

Sección de

Transportes, copia

de la denuncia y de

la ratificación

Reúne a la Terna

permanente para

que analice el

caso

Analiza antecedentes,

emite dictamen para

conocimiento y

resolución del

Despacho r

Recibe, ingresa y

traslada el

expediente al

Contralor General

Revisa, resuelve y

autoriza las

acciones

correspondientes

Sella la Resolución y

devuelve el

expediente a la

Sección de

Transportes

Tramita el pago

del deducible

Solicita a la

Aseguradora la

reposición del

vehículo por robo

Archiva

expediente

Fin

Concluido el plazo de

investigación la

aseguradora efectúa el

pago del monto

asegurado y finiquita el

caso



185

PROCEDIMIENTOS SECCIÓN DE MANTENIMIENTO



186

OBJETIVO

En esta Sección el objetivo primordial es llevar un estricto control de

mantenimiento para el correcto funcionamiento de las plantas eléctricas,

sistemas y equipo que se utiliza en los edificios con alto movimiento de

personas.



187

MARCO LEGAL

La Sección de Mantenimiento, por aprobación de la Contralora General de


según se determina en el Acuerdo No. A-76-2013 de fecha 02 de Julio de

2013.



188

RED DE PROCESOS

PROCESO PROCEDIMIENTOSDEPENDENCIAS

Mantenimiento

preventivo en

los edificios de

la C.G.C.

Mantenimiento

correctivo en

los edificios de

la C.G.C.

Mantenimiento

preventivo y

correctivo de

otras

edificaciones

Operación y

mantenimiento

de equipo

Sistemas que

controla la

Sección de

Mantenimiento

Proyectos y

obra civil

Mantenimiento

preventivo y

correctivo,

proyectos y

sistemas de control

y la operación y

mantenimiento de

equipo

Dirección

General

Administrativa y

Financiera

Dirección de

Administración

Sección de

Mantenimiento



189


Unidad, Departamento o Sección: Sección de Mantenimiento

Proceso: Mantenimiento preventivo en los edificios de la



Marzo /2012


Administrativa

1

Ejerce control y supervisión de los contratos de mantenimiento interno:

Aire acondicionado, elevadores, planta eléctrica de emergencia, planta de tratamiento de aguas residuales, telefonía, audio, subestación eléctrica, alarmas, cámaras, suministros de potencia y energía eléctrica

Encargado

Sección de Mantenimiento

2

Ejecuta con personal interno, acciones preventivas para evitar que los edificios presenten problemas que posteriormente se conviertan en situaciones de emergencia

3

Supervisa que la frecuencia del mantenimiento preventivo, se realice de conformidad con las clausulas establecidas en los contratos y las especificaciones de los equipos

Asistente

4

Revisa que los servicios de calibración, engrase y demás

requerimientos de los sistemas, se realicen en forma adecuada y en el momento oportuno

5 Registra las deficiencias detectadas y presenta el reporte necesario

6

Requiere de las empresas contratadas, acciones correctivas convenientes, para que se cumpla lo establecido en los contratos

Encargado



190



Proceso: Mantenimiento preventivo en los edificios de la



Marzo /2012


Administrativa

7

Evalúa los requerimientos de insumos adicionales que solicitan las

empresas, para su autorización en la reparación de sistemas y equipo

Encargado Sección de

Mantenimiento

8

Realiza oportunamente las acciones que corresponden para la renovación o el establecimiento de nuevos contratos de mantenimiento




191

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Sección de Mantenimiento

Nombre del Proceso: Mantenimiento preventivo en los edificios de la

Contraloría General de Cuentas

AsistenteEncargado Sección

de Mantenimiento

Inicio

Ejerce control y

supervisión de los

contratos de

mantenimiento

Ejecuta con personal

interno, acciones

preventivas de

mantenimiento

Supervisa que la

frecuencia del

mantenimiento

preventivo, se realice

siempre

Revisa que los

servicios de los

sistemas se realicen

bien y en el

momento oportuno

Requiere de las

empresas

contratadas acciones

correctivas

convenientes

Registra deficiencias

detectadas y

presenta el reporte

necesario

Evalúa los

requerimientos de

insumos adicionales

que soliciten las

empresas

Realiza acciones

para la renovación o

nuevos contratos de

mantenimiento

Fin



192

Dirección de Administración:


Proceso: Mantenimiento correctivo en los edificios de la



Marzo /2012


Administrativa

1

Determina la necesidad de reparaciones o instalaciones nuevas,

en las visitas periódicas que se realizan a las edificaciones

Asistente


2 Inspecciona, obtiene mayores detalles, abre expediente y elabora el informe correspondiente

3 Especifica los materiales y la mano de obra

4

Realiza y da seguimiento a la Solicitud del Gasto, para la adquisición de materiales y mano de obra externa

Encargado 5

Gestiona en el Departamento de Compras, la agilización al proceso de adquisiciones, para que los requerimientos estén disponibles en el menor tiempo

6 Planifica las acciones necesarias y asigna la supervisión correspondiente

7 Soluciona técnicamente lo solicitado de conformidad con la programación e informa a la Jefatura

Asistente

8 Verifica el trabajo realizado de acuerdo a especificaciones

Encargado

9 Registra información de las mejoras o reparaciones realizadas y archiva el expediente




193

Diagrama de Flujo



Nombre del Proceso: Mantenimiento correctivo en los edificios de la

Contraloría General de Cuentas

Encargado de la


Asistente de la


Inicio

Determina la

necesidad de

reparaciones o

nuevas instalaciones

en visitas realizadas

Inspecciona, obtiene

mayores detalles,

abre expediente y

elabora informe

Define los

materiales y la

mano de obra en

caso necesario

Da seguimiento a la

Solicitud del Gasto,

para la compra de

materiales y mano

de obra externa

Gestiona en

Compras, la compra

de materiales

necesarios en el

menor tiempo

Planifica las

acciones necesarias

y asigna la

supervisión

correspondiente

Soluciona

técnicamente lo

solicitado de acuerdo

a la programación e

informa a la Jefatura

Verifica el trabajo

realizado de

acuerdo a

especificaciones

Registra información

de las mejoras o

reparaciones

efectuadas y archiva

el expediente

Fin



194



Procedimiento: Mantenimiento preventivo y correctivo de

otras edificaciones Hoja 1 de 1


Marzo /2012


Administrativa

1 Programa el mantenimiento preventivo y correctivo a los edificios

de la zona 1 y zona 2

Encargado


2 Efectúa visita por control o actualización de equipos y sistemas

Asistente

3 Efectúa visita por diagnóstico para prevención o reparaciones

4

Realiza reparación en las conexiones eléctricas o cambios de luminarias por desperfectos detectados y fuerza eléctrica

Electricista

5

Programa el mantenimiento preventivo y correctivo a los edificios de las Delegaciones Departamentales en el interior del País

Encargado

6 Efectúa visita por control o actualización de equipos y sistemas

Asistente 7

Efectúa visita por diagnóstico para prevención o reparaciones

8 Sugiere la subcontratación de alguna empresa o personal de la localidad en caso necesario

9

Otorga, previa consulta a la Dirección de Administración, la autorización para subcontratar personal o empresa local si se necesita

Encargado

10

Realiza reparación de las conexiones eléctricas o cambio de luminarias por desperfectos detectados y fuerza eléctrica

Electricista




195

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Mantenimiento preventivo y correctivo de otras

edificaciones

Asistente ElectricistaEncargado de la


Inicio

Programa el

mantenimiento al


Efectúa visita por

control o

actualización de

equipos y sistemas

Efectúa visita por

diagnóstico para

prevención o

reparaciones

Realiza reparación

en conexiones

eléctricas o cambio

de luminarias

Programa el

mantenimiento al


Efectúa visita por

control o

actualización de

equipos y sistemas

Efectúa visita por

diagnóstico para

prevención o

reparaciones

Realiza reparación

en conexiones


de luminarias

Efectúa visita por

diagnóstico para

prevención o

reparaciones

Realiza reparación

en conexiones


de luminarias que se

necesiten

Efectúa visita por

control o

actualización de

equipos y sistemas

Programa el

mantenimiento a los

edificios de las

Delegaciones

A

A

B

B

Sugiere la

subcontratación de

empresa o personal

de la localidad, en

caso necesario

Otorga, previa

consulta a la

Dirección, la

autorización

correspondiente

Fin



196



Procedimiento: Operación y mantenimiento de equipo Hoja 1 de 2



Administrativa

1 Realiza revisión, control y chequeo general del equipo

Encargado ó Asistente


2 Planta eléctrica:

Pasos 3 al 7

3

Revisa todos los lunes de 7:15 a 7:30 horas, el arranque automático programado para prueba de funcionamiento

4

Controla el arranque automático a los 5 segundos y que realice la transferencia automática a los 35 segundos por falta de corriente. En caso contrario realiza la transferencia en forma manual

5

Revisa fajas, filtros, estado de las mangueras, niveles de agua y aceite y operación del calentador de agua para el radiador

6

Revisa el nivel y el abastecimiento de combustible para asegurar el funcionamiento del sistema en

ausencia de corriente eléctrica

7

Efectúa el control y registro estadístico de horas trabajadas con o sin carga y el consumo de combustible

8 Planta de tratamiento de aguas residuales: Pasos 9 al 11

9

Controla diariamente con Timer a intervalos de trabajo de 1 hora y descanso de 15 minutos, la operación automática de la planta



197



Procedimiento: Operación y mantenimiento de equipo Hoja 2 de 2



Administrativa

10

Revisa la faja de operación del motor y efectúa limpieza del tubo de descarga para evitar la contaminación de grasa y objetos sólidos que lo puedan obstruir



11 Mantiene limpias las rejillas y las áreas de ubicación de la planta de tratamiento

12 Sistema hidroneumático: Pasos 13 al 16

13 Revisa el funcionamiento automático de la bomba sumergible instalada en el pozo mecánico

14 Revisa la presión de agua potable y el funcionamiento automático de las bombas de control

15 Revisa los niveles de agua de las cisternas en el sótano 2 y del tanque elevado localizado en el Piso 5

16

Revisa periódicamente el funcionamiento del sistema de

emergencia para agua potable y los equipos contra incendio.

17

Reporta desperfectos y deficiencias de funcionamiento de los equipos, a la Dirección de Administración, para la pronta acción correctiva




198

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Operación y Mantenimiento de equipo

Encargado o Asistente

de MantenimientoEquipoEquipo


de Mantenimiento

Inicio

Realiza revisión,

control y chequeo

general del equipo

Planta Eléctrica

Revisa los lunes

el arranque

automático

programado

Controla el arranque

automático a los 5

segundos por prueba

de transferencia

automática a 35 seg

Revisa fajas,

filtros, mangueras,

niveles, operación

de calentamiento

Revisa nivel y abasto

de combustible por

funcionamiento en

ausencia de

corriente eléctrica

Efectúa control y

registro de horas

trabajadas con o sin

carga y consumo de

combustible

Planta de

tratamiento de

aguas residuales

Controla con timer a

intervalos de 1 hora,

la operación

automática de la

planta

Revisa faja del motor

y da limpieza al tubo

de descarga para

evitar obstrucción

Mantiene limpias las

rejillas y las áreas de

ubicación de la

planta de tratamiento

A

Sistema

hidroneumático

A

Revisa el

funcionamiento

automático de la

bomba sumergible

del pozo mecánico

Revisa la presión de

agua potable y el

funcionamiento

automático de las

bombas de control

Revisa los niveles de

agua de las cisternas

del sótano 2 y el

tanque elevado

Revisa el sistema de

emergencia para

agua potable y los

equipos contra

incendio

Reporta

desperfectos y

deficiencias de los

equipos a la

Dirección

Fin



199



Procedimiento: Sistemas que controla la Sección de Mantenimiento

Hoja 1 de 5


Marzo /2012


Administrativa

1 Opera los sistemas bajo el régimen interno o externo, con frecuencia establecida


Sección de Mantenimiento 2

Mantiene banco de datos con fichas técnicas, historial de todos los equipos y estadísticas de consumo

3 Aire acondicionado zona 13 Pasos 4 al 11

4 Efectúa el control interno del funcionamiento del equipo

Empresa Privada

5

Ejecuta revisión y control mensual del chiller centrífugo, torre de enfriamiento, 4 bancos de hielo, 6 bombas de agua, A/C expansión directa y el sistema automatizado

6

Realiza revisión y limpieza bimensual de 74 manejadoras y rejillas, 4 extractores cocina e inyector, 46 extractores de baño e inyector y variador

7 Efectúa control trimestral de 6 Centros de Control de Motores

–CCMS–

8 Supervisa a diario el funcionamiento del equipo y realiza la readecuación de niveles de confort en cada área



9 Supervisa el mantenimiento de los equipos

10 Analiza cualquier avería o emergencia y determina la mejor solución de reparación

11 Sugiere mejoras y proyectos



200



Procedimiento: Sistemas que controla la Sección de

Mantenimiento Hoja 2 de 5


Marzo /2012


Administrativa

12 Planta de tratamiento de aguas servidas

Pasos 13 al 14



13 Efectúa anualmente extracción de lodos y mantenimiento de válvulas

Empresa Privada

14 Realiza a diario limpieza e inspección de funcionamiento de la Planta y aplicación bacteria



15 Planta eléctrica de emergencia Pasos 16 al 18

16 Proporciona a cada dos meses, mantenimiento preventivo y servicio mayor, una vez al año

Empresa Privada

17 Ejecuta semanalmente pruebas de encendido y funcionamiento de la planta


Sección de Mantenimiento 18

Realiza revisión de la planta cada vez que se presenta una emergencia

19 Suministro de Agua potable Pasos 20 al 22

20 Proporciona una vez al año Mantenimiento preventivo al pozo mecánico Empresa

Privada

21 Efectúa una vez al año revisión, diagnóstico y mantenimiento a los 4 sistemas de bombeo

22 Revisa el funcionamiento y la operación del sistema a cada semana Encargado o


Mantenimiento 23

Elevadores zona 13 Pasos 24 al 25

24 Realiza mantenimiento preventivo a los 3 elevadores, una vez al mes

Empresa Privada



201






Marzo /2012


Administrativa

25 Soluciona o atiende las situaciones de emergencia que se presentan Encargado o

Asistente

Sección de

Mantenimiento 26

Elevador zona 1 Pasos 27 al 28

27 Realiza mantenimiento preventivo una vez al mes

Empresa Privada



Mantenimiento 29

Elevadores zona 2 Pasos 30 al 31

30 Realiza mantenimiento preventivo a los 2 elevadores una vez al mes

Empresa Privada



Mantenimiento 32

Sub Estación Eléctrica Pasos 33 al 35

33 Proporciona al año, mantenimiento preventivo mayor en transformadores y tableros eléctricos principales

Empresa Privada

34

Efectúa semanalmente revisión al

funcionamiento y operación de la Subestación



35 Ejecuta mantenimiento preventivo revisando los tableros y haciendo mediciones eléctricas a cada 3 meses

36 Sistema de Energía eléctrica Paso 37 al 38

37 Efectúa permanentemente mejoras a la iluminación y al fluido eléctrico

38 Produce mensualmente estadísticas de consumo y costos



202






Marzo /2012


Administrativa

39 Prevención contra incendio Pasos 40 al 43.



40 Proporciona una vez al año mantenimiento preventivo mayor

Empresa Privada

41 Ejecuta revisión al funcionamiento de alarmas, extinguidores, hidrantes y sistemas de bombeo de emergencia

42 Atiende siempre situaciones de emergencia



43 Realiza semanalmente inspección por funcionamiento

44 Telefonía Paso 45 al 46

45 Proporciona en forma mensual mantenimiento preventivo

Empresa Privada

46

Controla a diario la operación del sistema, revisa los aparatos telefónicos e instala nuevas extensiones



47 Sistema de Audio Pasos 48 al 49

48

Realiza anualmente revisión y reparación de micrófonos, sus receptores, mantenimiento de bocinas, calibración de amplificadores y sistemas de sectorización

Empresa Privada

49

Efectúa el control, calibración, pruebas y revisión de funcionamiento en los auditorios de los niveles segundo y cuarto del edificio central





203






Marzo /2012


Administrativa

50 UPS: Protección por pérdida de energía eléctrica

Pasos 51 al 52



51 Realiza inspección general de su funcionamiento

52

Ejecuta revisión a la instalación eléctrica de alimentación y tableros; la Unidad de Informática es la encargada directa de su mantenimiento

53 Cámaras y Alarmas Paso 54

54

Efectúa control permanente del sistema eléctrico para la iluminación y fuerza de las cámaras y alarmas de los 3 edificios de la Contraloría General de Cuentas




204

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Sistemas que controla la Sección de Mantenimiento

Empresa PrivadaEncargado o Asistente

de MantenimientoEmpresa Privada


de Mantenimiento

Inicio

Opera los sistemas

bajo el régimen

interno o externo,

con frecuencia

establecida

Mantiene Banco de

datos con fichas

técnicas, historial de

los equipos

Aire

acondicionado

zona 13

Efectúa el control

interno del

funcionamiento

del equipo

Ejecuta revisión y

control mensual de

los componentes del

A/C

Realiza revisión y

limpieza bimensual

de las manejadoras,

rejillas y extractores

Efectúa control

trimestral de 6

CCMS

Supervisa a diario el

funcionamiento del

equipo y realiza la

readecuación de

niveles de confort

Supervisa el

mantenimiento de

los equipos

Analiza emergencias

o averías y da la

mejor solución de

reparación

Sugiere mejoras

Y proyectos

Planta de

tratamiento

de aguas

servidas

Efectúa anualmente

extracción de lodos y

mantenimiento de

válvulas

Realiza a diario

aplicación bacteria,

limpieza e inspección

de funcionamiento

Planta

eléctrica de

emergencia

Proporciona a cada 2

meses, mantenim.

preventivo y servicio

mayor una vez al

año

Ejecuta

semanalmente

pruebas de

encendido y

funcionamiento

Revisa el

funcionamiento de la

planta cada vez que

se presenta una

emergencia

Suministro

de Agua

potable

Proporciona 1 vez al

año, mantenimiento

preventivo al pozo

mecánico

Efectúa 1 vez al año

revisión, diagnóstico

y mantenimiento a

los 4 sistemas de

bombeo

Revisa

semanalmente el

funcionamiento y la

operación del

sistema

A

A

2



205







de Mantenimiento

1

Elevador

zona 1

Realiza

mensualmente

mantenimiento

preventivo

Soluciona o atiende

las situaciones de

emergencia que se

presentan

Elevadores

zona 2

Realiza

mensualmente

mantenimiento

preventivo a los 2

elevadores

Soluciona o atiende

las situaciones de

emergencia que se

presentan

Sub

Estación

Eléctrica

Proporciona al año

mantenimiento

preventivo mayor a

transformadores y

tableros eléctricos

Efectúa

semanalmente

revisión al

funcionamiento y

operación

Ejecuta mantenim.

preventivo menor,

revisa tableros y

hace mediciones

eléctricas a cada 3m

B

B

Sistema de

Energía

eléctrica

Efectúa

permanentemente

mejoras a la

iluminación y al fluido

eléctrico

Produce

mensualmente

estadísticas de

consumo y costos

Prevención

contra

incendio

Proporciona una

vez al año

mantenimiento

preventivo mayor

Ejecuta revisión al

funcionamiento de

los elementos para

prevención y

emergencia

Atiende siempre

situaciones de

emergencia

Realiza

semanalmente

inspección por

funcionamiento

3

Realiza

mensualmente

mantenimiento

preventivo a los

3 elevadores

Soluciona o atiende

las situaciones de

emergencia que se

presentan

Elevadores

zona 13



206







de Mantenimiento

2

Sistema de

Audio

Realiza anualmente

revisión y reparación

de los implementos

de audio y

amplificación

Controla, calibra

prueba y revisa el

funcionamiento en

los auditorios

indicados

UPS:

Protección por

pérdida de

energía

eléctrica

Realiza inspección

general del

funcionamiento de

UPS

Ejecuta revisión a la

instalación eléctrica

de alimentación y

tableros

C

C

Cámaras y

Alarmas

Efectúa control

permanente del

sistema eléctrico

para las cámaras y

alarmas de los 3

edificios de la CGC

Fin

Controla a diario la

operación del

sistema, revisa

aparatos e instala

nuevas extensiones

Telefonía

Proporciona en

forma mensual

mantenimiento

preventivo



207

PROCEDIMIENTOS SECCIÓN DE SEGURIDAD



208

OBJETIVO

La Sección de Seguridad tiene como objetivo fundamental proporcionar la

seguridad necesaria en las instalaciones de la Institución y las actividades

que en ella se desarrollan.



209

MARCO LEGAL

La Unidad de Seguridad tiene su fundamento legal de creación en el

Acuerdo Gubernativo No. A-06-2005 donde se indican las funciones,

dependencia jerárquica y estructura organizacional.

La Sección de Seguridad de edificios por aprobación de la Contralora

General de Cuentas depende estructuralmente de la Dirección de

Administración, según se establece en el Acuerdo No. A-76-2013 de fecha

02 de Julio de 2013 y la Seguridad de la Comitiva del Despacho Superior

se regirá por lo que establece el Acuerdo Gubernativo citado en el párrafo

anterior.



210

RED DE PROCESOS

PROCESO PROCEDIMIENTOSDEPENDENCIAS

Dirección

General

Administrativa y

Financiera

Dirección de

Administración

Sección de

Seguridad

Nombramiento

del área de

trabajo para

Agentes de

Seguridad

Cambio de turno

de Agente de

Seguridad

Control de

ingreso de

visitantes

Recepción de

permiso de los

trabajadores

Salida de

suministros del

edificio de la

zona 13

Control de

ingreso y salida

de visitantes,

trabajadores y

suministros de

los edificios de la

C.G.C.



211


Unidad, Departamento o Sección: Sección de Seguridad

Procedimiento: Nombramiento del área de trabajo para

Agentes de Seguridad Hoja 1 de 1


Marzo / 2012


Administrativa

1

Programa y designa el lugar del servicio que cubrirá cada Agente de

acuerdo a los turnos y horarios descritos en los pasos 2, 3 y 4

Jefe Sección de Seguridad

2 En Garita de Control, los Agentes permanecen y descansan jornadas de trabajo de 5 x 5 días

3 En Recepción del edificio, trabajan de 7:00 a 17:00 horas

4 En parqueo externo, trabajan en horario de 8:00 a 16:00 horas

5 Informa al Personal, el turno de cada servicio





212

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Sección de Seguridad

Nombre del procedimiento: Nombramiento del área de trabajo para

Agentes de Seguridad

Asistente Admitivo.

de Seguridad

Jefe Sección

de Seguridad

Inicio

Programa y

asigna el lugar del

servicio

En garita de control,

los Agentes

permanecen y

descansan jornadas

De 5 X 5 días

En Recepción del

edificio, trabajan

de 7:00 a 17:00

horas

En parqueo

externo, trabajan

en horario de

8:00 a 16:00 hrs.

Informa al

personal el turno

de cada servicio

Fin



213



Procedimiento: Cambio de turno de Agente de Seguridad Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Entrega las llaves al finalizar su jornada laboral, al Agente que recibe el turno

Agente Sección de

Seguridad

2 Marca en el sistema la hora de salida




214

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Cambio de turno de Agente de Seguridad

Agente de Seguridad

Inicio

Entrega las llaves

al Agente que

recibe el turno

Marca en el

sistema la hora de

salida

Fin



215



Procedimiento: Control de Ingreso de Visitantes Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Pregunta al visitante si porta arma

de fuego o blanca

Agente Sección de Seguridad

2 Informa al visitante que no puede

entrar con el arma

3 Solicita a las damas permiso para revisar su bolso de mano y a los caballeros su maletín

4 Utiliza indistintamente el detector de metales

5 Autoriza cortésmente el ingreso al edificio para realizar su gestión




216

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Control de Ingreso de Visitantes

Agente de Seguridad

Inicio

Pregunta al

visitante si porta

arma de fuego o

blanca

Autoriza

cortésmente el

ingreso al edificio

Fin

Informa al

visitante que no

puede entrar con

el arma

Solicita a los

visitantes permiso

para revisar su

bolso o maletín

Utiliza

indistintamente el

detector de

metales



217



Procedimiento: Recepción de Permiso de los Trabajadores Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Entrega formulario en original y copia

con las firmas correspondientes Trabajador


2

Revisa que el formulario de permiso

esté firmado y que indique el tiempo a permanecer fuera del edificio


3 Firma original y copia, anotando la hora de salida

4

Entrega la copia firmada al trabajador

5 Al retornar al edificio informa al Agente de Seguridad


de la CGC

6 Anota en original y copia la hora de retorno al edificio


7 Traslada el formulario original a la Dirección de Recursos Humanos y la copia al trabajador




218

Diagrama de Flujo

Nombre de la Institución: Contraloría general de Cuentas Página 1/1


Nombre del Procedimiento: Recepción de Permiso de los Trabajadores

Agente de SeguridadTrabajador de la CGC

Inicio

Entrega formulario

en original y copia

Revisa las firmas y la

indicación del tiempo

a permanecer fuera

del edificio

Firma original y

copia del permiso,

anota la hora de

salida

Entrega copia

firmada al

trabajador

Se retira del edificio

y al retornar le

informa al Agente de

Seguridad

Anota en original y

copia la hora de

retorno al edificio

Formularios original

a la Dirección de

Recursos Humanos

y copia al Trabajador

Fin



219

Dirección de Administración.


Procedimiento: Salida de Suministros del Edificio Zona 13 Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Presenta copia del pedido y remesa en

la Sección de Seguridad Trabajador

Dependencias CGC

2 Recibe y traslada la copia a la

Jefatura

Asistente

Administrativo

Sección de Seguridad

3

Autoriza la salida de suministros del edificio; cuando no está disponible, la autorización se obtiene en la Dirección de Administración

Jefe

4 Recibe la copia del pedido y remesa

autorizada Trabajador Dependencias

CGC 5 Entrega al Agente la copia autorizada

6 Revisa los suministros y la

autorización


7 Autoriza que el Trabajador retire los

suministros del edificio

8 Archiva temporalmente la copia del

pedido y remesa

9 Entrega al Asistente Administrativo de

la Sección de Seguridad, la copia autorizada

10 Archiva como corresponde la copia del

pedido y remesa

Asistente

Administrativo




220

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Salida de Suministros del edificio Zona 13

Asistente Admitivo.

de Seguridad

Jefe Sección

de Seguridad

Agente de

SeguridadTrabajador

Inicio

Presenta copia del

pedido y remesa

Recibe la copia y

la traslada a la

Jefatura

Autoriza la salida

de suministros

del edificio

Recibe la copia

con la autorización

respectiva

Entrega al Agente, la

copia del pedido y

remesa, autorizando

la salida

Revisa los

suministros y la

autorización

Entrega al Asistente

Administrativo, la

copia autorizada

Archiva

temporalmente

Copia del

pedido y remesa

Fin

Archiva

copia



221

SIMBOLOGÍA BÁSICA PARA LA DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

Inicio o Final: Indica el principio o el fin del flujo:

Puede ser acción o lugar; además, se usa para

indicar una unidad administrativa o persona que

recibe o proporciona información.

Actividad: Describe las funciones que

desempeñan las personas involucradas en el

procedimiento.

Documento: Representa cualquier documento

que entre, se utilice, se genere o salga del

procedimiento.

Decisión o alternativa: Indica un punto dentro

del flujo en donde se debe tomar una decisión

entre dos o más opciones.

Archivo Permanente: Indica que se guarde un

documento en forma permanente.

Archivo Temporal: Indica que se guarde un

documento en forma temporal.



222

Proceso Predefinido: Hace referencia a otro

procedimiento preestablecido.

Conector de página: Representa una conexión o

enlace con otra hoja diferente, en la que continúa

el diagrama de flujo.

Conector: Representa una conexión o enlace del

diagrama de flujo dentro de la misma página.

Transporte o Desplazamiento: Indica el

movimiento de los empleados, material y equipo

de un lugar a otro.

Conector Dinámico: Establece de forma

automática la ruta entre las formas.

Conector de Línea: Conecta los procesos en el

diagrama, mediante líneas rectas.

Documents

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS...39 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Acuerdo Gubernativo No. 318-2003 establece que, es la encargada de brindar