CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS · Según el artículo 40 del Acuerdo Gubernativo No. 318-2003 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, la Dirección

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

Dirección de Finanzas

1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS



2

INDICE

Página

Procedimientos Dirección de Finanzas Objetivo………………………………………………………………………… 1

Marco Legal…………………………………………………………………… 2

Red de Procesos………………………………………………………………. 3 Procedimiento Gestionar la Aprobación de la Programación del Presupuesto……………………………………………………………………………

5

Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 6 Procedimiento Gestionar la Autorización de las modificaciones del Presupuesto…………………………………………………………………………….

7

Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 8 Procedimiento Gestionar la Aprobación de la Constitución del Fondo Rotativo…………………………………………………………………………………

9

Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 10 Procedimiento Solicitud de pago del CUR de Devengado…………………… 11 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 12 Procedimiento Autorización del acreditamiento para la Compra y Liquidación de Caja Chica………………………………………………………….

13 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 14 Procedimiento Autorización del Oficio para la Transferencia de Anticipo de Viáticos………………………………………………………………………………

15 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 16 Procedimiento Autorización del Oficio para la Transferencia de Liquidación de Viáticos……………………………………………………………..

17 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 18 Procedimiento Autorización de la Transferencia de pago a Proveedores… 19 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 20 Procedimiento Autorización de la Transferencia de Pago a Acreedores…. 21 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 23 Procedimiento Firma del Cheque para Pago del Fondo Rotativo…………. 24 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 25 Procedimiento Firma de la FORMA para Rendición de cuentas por la Caja Fiscal………………………………………………………………………………

26

Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 27



3

Página

Procedimientos Departamento de Presupuesto……………………….. 28 Objetivo…………………………………………………………………………. 29

Marco Legal……………………………………………………………………. 30

Red de Procesos……………………………………………………………….. 31 Procedimiento Formulación del Presupuesto………………………………….. 32 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 34 Procedimiento Programación del Presupuesto………………………………… 35 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 37 Procedimiento Ejecución del Presupuesto……………………………………… 38 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 41 Procedimiento Modificaciones del Presupuesto…..…………………………… 43 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 46 Procedimientos Departamento de Contabilidad………………………………. 48

Objetivo…………………………………………………………………………. 49 Marco Legal……………………………………………………………………. 50

Red de Procesos……………………………………………………………….. 51 Procedimiento Constitución del Fondo Rotativo………………………………. 52 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 53 Procedimiento Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo………………. 54 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 56 Procedimiento CUR de Ejecución del Gasto…………………………………… 57 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 59 Procedimiento CUR de Ingresos……………………………………………….….. 60 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 61 Procedimiento CUR Contable…………………………………………..………….. 62 Diagrama de Flujo Procedimiento Revisión de Recibos de cobro realizados por Caja zona 13

Diagrama de flujo.…………………………………………………………………….

63

64

65 Procedimiento Revisión de Formas de ingresos por Recaudación Departamental…………………………………………………………………………

66

Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 68 Procedimientos Departamento de Tesorería……………………………….. 69 Objetivo………………………………………………………………………….. 70

Marco Legal……………………………………………………………………. 71

Red de Procesos……………………………………………………………….. 72

Procedimiento Apertura de Caja…………………………………………… 74 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 75 Procedimiento Cobro por Servicios de Fiscalización…………………………. 76 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 77



4

Página Procedimiento Cobro por Servicios, Habilitaciones y Autorizaciones con cheque de Banco ajeno a BANRURAL……………………………………………

78

Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 79 Procedimiento Arqueo de Caja Zona 13………..……………………………….. 80 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 82 Procedimiento Entrega de Cheques a Proveedores…………………………… 83 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 84 Procedimiento Entrega de Cheques a Beneficiarios…………..……………… 85 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 86 Procedimiento Entrega de Formularios de Viático…..……………………….. 87 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 88 Procedimiento Anticipo de Viáticos……………………..……………………….. 89 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 92 Procedimiento Constancia de Viáticos al Interior del País………..………… 94 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 95 Procedimiento Constancia de Viáticos al exterior del País…………..……… 96 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 97 Procedimiento Liquidación de Viáticos…………………………..……………… 98 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 102 Procedimiento Registro en Libro de Bancos………………………………….…. 104 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 105 Procedimiento Ingreso Inventario de Cuentas de proveedor al SICOINDES……………………………………………………………………………..

106 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 107 Procedimiento Pagos directos a Proveedores por Transferencia en SICOINDES……………………………………………………………………………..

108 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 110 Procedimientos Pago a Acreedores por Transferencia en SICOINDES…… 111 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 113 Procedimiento Pago y reposición del Fondo Rotativo…………………………. 114 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 117

Procedimiento Información para rendición de cuentas por la Caja

Fiscal…………………………………………………………………………….

119 Diagrama de Flujo……………………………………………………………………. 121 Simbología Básica para la Descripción de Procedimientos Administrativos………………………………………………………………………..

122



1

OBJETIVO

Verificar los registros, las operaciones y la emisión de documentos que

reflejen la situación financiera de la Contraloría General de Cuentas; la

formulación y ejecución del presupuesto con base en los sistemas

integrados y la evaluación periódica de la ejecución física y financiera que

permita propiciar las medidas correctivas correspondientes.

Los procedimientos de la Dirección de Finanzas se describen en forma

resumida y reflejan la necesaria participación en los procedimientos de los

Departamentos directamente involucrados y que dependen de esta

Dirección.



2

MARCO LEGAL

Según el artículo 40 del Acuerdo Gubernativo No. 318-2003 Reglamento

de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, la Dirección de

Finanzas, es la responsable de ejecutar el presupuesto general de ingresos

y egresos de la Contraloría.



3

RED DE PROCESOS

Proceso ProcedimientoDependencia

Dirección General

Administrativa y

Financiera

Dirección de

Finanzas

Revisión,

autorización y

aprobación de

documentos

financieros

Gestionar la

Aprobación de la

programación del

presupuesto

Gestionar la

Autorización de las

modificaciones del

presupuesto

Gestionar la

Aprobación de la

constitución y

reposición del fondo

rotativo

Solicitud de pago

del CUR de

devengado

Autorización del

acreditamiento para la

compra y liquidación de

caja chica

Autorización del

oficio para la

transferencia de

anticipo de viáticos

Autorización del oficio

para la transferencia de

liquidación de viáticos



4

RED DE PROCESOS

ProcedimientoProcesoDependencia

Dirección General

Administrativa y

Financiera

Dirección de

Finanzas

Revisión,

autorización y

aprobación de

documentos

financieros

Autorización de la

transferencia de

pago a proveedores

Autorización de la

transferencia de

pago a acreedores

Firma del cheque

para pago

del fondo rotativo

Firma de la forma

para rendición de

cuentas por la caja

fiscal



5

Dirección General Administrativa y Financiera

Dirección, Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Finanzas

Procedimiento: Gestionar la Aprobación de la Programación

del Presupuesto Hoja 1 de 1

Fecha de Elaboración:

Marzo /2012

Paso Actividad Responsable Unidad

Administrativa

1 Realiza la programación del presupuesto y solicita el aval de la


Jefe Departamento de

Presupuesto

2 Efectúa análisis, sugiere cambios, proporciona el aval de la programación financiera

Director Dirección

de Finanzas

3

Solicita ante la Autoridad Superior, la aprobación de las cuotas de compromiso y devengado cuatrimestral

4 Firma las reprogramaciones necesarias de acuerdo a la ejecución presupuestaria

5 Devuelve el expediente al Departamento de Presupuesto

Asistente Administrativo

6 Fin del Procedimiento.



6

Diagrama de Flujo

Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1

Nombre de la Dependencia: Dirección de Finanzas

Nombre del Procedimiento: Gestionar la Aprobación de la Programación del

Presupuesto

Director de FinanzasJefe Departamento

de Presupuesto

Inicio

Realiza la

programación y

solicita el aval

de la Dirección

Efectúa análisis,

sugiere cambios y

proporciona el aval

de la programación

financiera

Solicita a Autoridad

aprobación cuotas

de compromiso y

devengado

Firma las

reprogramaciones

necesarias de

acuerdo a la

ejecución del presup

Asistente

Administrativo

traslada expediente

al Depto. de

Presupuesto

Fin



7



Procedimiento: Gestionar la Autorización de las

Modificaciones del Presupuesto Hoja 1 de 1


Marzo /2012


Administrativa

1

Registra en el SICOINDES la propuesta de modificación presupuestaria y elabora el proyecto de dictamen y de resolución

Analista

Departamento de Presupuesto

2 Revisa el expediente y lo traslada a la Dirección de Finanzas para su análisis

Jefe

3 Recibe el expediente y lo traslada al Director



4 Analiza la propuesta de modificación presupuestaria y autoriza que se solicite en el SICOINDES

Director



6 Si es necesaria la opinión, la envía a la DTP para análisis y aprobación o a la Autoridad Superior


Presupuesto

7

Analiza la solicitud de modificación presupuestaria, la que generalmente es aprobada por medio de resolución o acuerdo gubernativo emitido por el Ministerio de Finanzas Públicas

DTP Ministerio de

Finanzas Públicas

8

Recibe la resolución o acuerdo gubernativo que aprueba la modificación presupuestaria y la traslada al Departamento de Presupuesto

Director Dirección de

Finanzas

9 Fin del Procedimiento



8

Diagrama de Flujo


Nombre de la dependencia: Dirección de Finanzas

Nombre del Procedimiento: Gestionar la Autorización de las Modificaciones del

Presupuesto

-DTP- Ministerio de

Finanzas Públicas

Jefe Depto. de

Presupuesto

Asistente

Administrativo de

Finanzas

Director de

Finanzas

Analista de

Presupuesto

Inicio

Registra en

SICOINDES propuesta

de modificación y

elabora proyecto de

dictamen y de

resolución

Revisa el expediente

y lo traslada a la

Dirección de

Finanzas para su

análisis

Recibe el

expediente y lo

traslada al

Director

Analiza la propuesta

de modificación y

autoriza que se

solicite en el

SICOINDES

Devuelve el

expediente al

Depto. de

Presupuesto

Si es necesaria la

opinión, la envía a la

DTP para análisis y

aprobación o a la

Autoridad Superior

Analiza y aprueba

por medio de

Resolución o

Acuerdo Gubernativo

Recibe la Resolución

o Acuerdo

Gubernativo y la

traslada al Depto.

de Presupuesto

Fin



9



Procedimiento: Gestionar la Aprobación de la Constitución y

la reposición del Fondo Rotativo Hoja 1 de 1


Marzo /2012


Administrativa

1

Define el monto de constitución del Fondo Rotativo Institucional y

Privativo, el cual para su constitución se calcula con un porcentaje del presupuesto de ingresos y egresos del año; el Fondo Rotativo Institucional es del 5% y para el Fondo Rotativo Privativo es del 15%

Director Dirección

de Finanzas

2 Carga en el sistema de información, la FORMA FR-01: Fondo Rotativo Interno

Jefe Departamento

de Contabilidad

3 Revisa la FORMA FR-01, si está conforme, aprueba y activa el módulo

Director Dirección

de Finanzas

4 Traslada el expediente a la Dirección de Finanzas para la aprobación de la reposición del fondo

Jefe Departamento

de Contabilidad

5

Aprueba la reposición del Fondo Rotativo –FUENTE 11– y devuelve el expediente al Departamento de Contabilidad para su archivo

Director Dirección

de Finanzas

6

Firma los CUR de gasto y la Consolidación de fondo rotativo FR-02 y lo traslada a la Dirección de Finanzas

Jefe Departamento

de Contabilidad

7 Firma los CUR de gasto y lo devuelve al Departamento de Contabilidad

Director Dirección

de Finanzas




10

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Gestionar la Aprobación de la Constitución y

la reposición del Fondo Rotativo

Jefe Departamento

de ContabilidadDirector de Finanzas

Inicio

Define el monto de

constitución Fondo

Rotativo Institucional

5% y Privativo 15%

Carga en el

Sistema de

Información, la

FORMA FR-01

Revisa el Fondo

Rotativo Interno

-FR-01-, si está

conforme, aprueba y

activa el módulo

Traslada el

expediente a la

Dirección para la

aprobación de la


Autoriza la

reposición del Fondo

Rotativo

- FUENTE 11- y

devuelve expediente

para archivo

Firma los CUR de

gasto y la FORMA

FR-02 y los traslada

a la Dirección de

Finanzas

Firma los CUR de

gasto y lo

devuelve a

Contabilidad

Fin



11



Procedimiento: Solicitud de pago del CUR de Devengado Hoja 1 de 1

Fecha de Elaboración: Marzo /2012

Paso Actividad Responsable Unidad Administrativa

1 Imprime el CUR de devengado, que describe las cuentas de los gastos con sus montos correspondientes

Analista

Departamento de

Contabilidad 2

Firma el CUR de devengado, con toda la documentación de soporte y traslada el expediente a la Dirección de Finanzas para que se solicite el pago

Jefe

3

Solicita el pago en SICOINDES y devuelve el expediente al Departamento de Contabilidad para su archivo

Director Dirección

de Finanzas




12

Diagrama de Flujo

Nombre de la Institución: contraloría General de Cuentas pagina 1/1


Nombre del Procedimiento: Solicitud de pago del CUR de Devengado

Jefe Departamento

de Contabilidad Director de FinanzasAnalista de Contabilidad

Inicio

Imprime el CUR

de devengado

Firma el CUR de

devengado y

traslada expediente

a la Dirección de

Finanzas

Solicita el pago en

SICOINDES y

devuelve el

expediente a

Contabilidad para

su archivo

Fin



13



Procedimiento: Autorización del acreditamiento para la

Compra y Liquidación de Caja Chica Hoja 1 de 1


Marzo /2012


Administrativa

1 Autoriza el acreditamiento a cuenta para el fondo de Caja Chica en

cumplimiento del acuerdo respectivo


Finanzas

2 Convierte en efectivo la acreditación correspondiente para atender las necesidades urgentes

Encargado de Caja Chica

Dependencias de la CGC

3

Realiza acreditación por reposición del fondo de Caja Chica con la autorización del Jefe del Departamento de Tesorería

Analista Departamento de

Tesorería

4

Convierte en efectivo la acreditación por el reintegro, para tener la disponibilidad y realizar una administración ágil del fondo

Encargado de Caja Chica

Dependencias

de la CGC




14

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Autorización del acreditamiento para la Compra

y Liquidación de Caja Chica

Encargados de Caja Chica

de las Dependencias

de la CGC

Analista Departamento

de TesoreríaDirector de Finanzas

Inicio

Autoriza el

acreditamiento a

cuenta para el fondo

de caja chica

Convierte en efectivo

la acreditación

correspondiente

para atender las

necesidades urgentes

Realiza acreditación

por reposición del

fondo de Caja Chica

con autorización de

la Jefatura

Convierte en efectivo

la acreditación por el

reintegro, para tener

la disponibilidad ágil

del fondo

Fin



15



Procedimiento: Autorización del Oficio para la

Transferencia de Anticipo de Viáticos Hoja 1 de 1


Marzo /2012


Administrativa

1

Elabora oficio solicitando a la Institución bancaria la transferencia previamente establecida. El oficio

lleva numeración y se identifica con: TRANS-VUV-No.-Año Encargado

Ventanilla Única de Viáticos

2

Adjunta al oficio, la transferencia firmada, las solicitudes incluidas y traslada el expediente a la Dirección de Finanzas




4 Revisa y firma el oficio para solicitar la transferencia

Director

5

Traslada el expediente a la Subcontraloría designada (en su defecto a autoridades con firma registrada), para la firma que autoriza realizar la transferencia bancaria


6 Devuelve el expediente a la Dirección de Finanzas


Ejecutivo

Subcontraloría ó Dependencia autorizada

7 Recibe el expediente y lo traslada a la Ventanilla Única de Viáticos



8 Ejecuta el trámite que corresponde de la transferencia bancaria

Encargado Ventanilla Única

de Viáticos

9 Fin del Procedimiento .



16

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Autorización del Oficio para la Transferencia de

Anticipo de Viáticos

Asistente

Administrativo de

Finanzas

Director de Finanzas

Asistente

Administrativo de

Subcontraloría

Encargado Ventanilla

Única de Viáticos

Inicio

Elabora oficio

solicitando al Banco

la transferencia

establecida

El oficio lleva

numeración y se

identifica con

TRANS-VUV-

No.- Año

Adjunta al oficio, la

transferencia

firmada, las

solicitudes incluidas

y traslada a la D de F

Recibe el

expediente y lo

traslada al

Director

Revisa y firma el

oficio para solicitar

la transferencia

Traslada expediente

a la Subcontraloría,

para la firma que

autoriza realizar la

transferencia

Devuelve el

expediente después

de la firma de la

Autoridad

correspondiente

Recibe el expediente

y lo traslada a la

Ventanilla Única de

Viáticos

Ejecuta el trámite

que corresponde de

la transferencia

Bancaria

Fin



17



Procedimiento: Autorización del Oficio para la

Transferencia de Liquidación de Viáticos Hoja 1 de 1


Marzo /2012


Administrativa

1

Recibe la Transferencia Bancaria con el visto bueno y elabora oficio al Banco correspondiente, solicitando debitar de la cuenta de la CGC y

acreditar en las cantidades objeto de pago, a las cuentas de los beneficiarios. El oficio lleva numeración y se identifica así: TRANS-VUV-000-AÑO


de Viáticos

2

Agrega al oficio de solicitud de débito y acreditamiento de cuentas, la transferencia firmada por el Jefe de Tesorería y los documentos objeto de pago; traslada el expediente a la Dirección de Finanzas

3 Ingresa y traslada el expediente al Director



4 Revisa y firma el oficio de solicitud de transferencia

Director

5 Traslada la solicitud de transferencia con todos los documentos a pagar, a la Subcontraloría designada


6 Devuelve el oficio y la documentación a Finanzas, después de la firma de la autoridad correspondiente


Ejecutivo


7

Recibe el oficio autorizado y juntamente con su documentación de soporte, lo traslada a la Ventanilla Única de Viáticos



8 Ejecuta el trámite que corresponde de la transferencia bancaria


de Viáticos




18

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Autorización del Oficio para la Transferencia de

Liquidación de Viáticos

Asistente

Administrativo de

Finanzas


Asistente

Administrativo de

Subcontraloría

Encargado Ventanilla

Única de Viáticos

Inicio

Recibe la

transferencia

bancaria con el

visto bueno de la

Jefatura

Elabora oficio solicitando

debitar de la cuenta de

CGC y acreditar en la de

los beneficiarios

El oficio lleva

numeración y se

identifica con

TRANS-VUV

000-Año

Agrega transferencia

firmada, solicitud de

crédito y acreditam

cuentas y traslada a

Finanzas

Ingresa y traslada

el expediente al

Director

Revisa y firma el

oficio para solicitar

la transferencia

Traslada expediente

a la Subcontraloría

para la firma que

autoriza realizar la

transferencia

Devuelve el

expediente después

de la firma de la

autoridad

correspondiente

Recibe el oficio de la

transferencia

autorizado y lo

traslada a la


Viáticos

Ejecuta el trámite

que corresponde de

la transferencia

Bancaria

Fin



19



Procedimiento: Autorización de la Transferencia de pago a Proveedores

Hoja 1 de 1


Marzo /2012


Administrativa

1 Verifica que la documentación presentada por los proveedores esté completa

Director Dirección

de Finanzas

2 Aprueba la Solicitud de Pago en SICOINDES, para que aparezca en el Reporte de pago a beneficiarios

3

Elabora el oficio de traslado de fondos para el BANGUAT con el Nombre del Proveedor, No. de Cuenta y Valor a pagar. Determina la clave para el pago en BANGUAT y lo traslada a la Jefatura de Tesorería para revisión Analista de

Pagos Directos Departamento de Tesorería

4

Elabora el oficio de traslado de fondos para BANRURAL y lo traslada a la Jefatura de Tesorería para revisión y Visto bueno

5 Traslada el expediente a la Dirección de Finanzas para el trámite de firmas



Dirección

de Finanzas

7 Revisa y firma la transferencia Director

8

Traslada el expediente a la

Subcontraloría designada ó en su defecto a autoridades con firma registrada


9 Recibe y traslada la transferencia por medio del Procurador de Finanzas

Analista de Pagos Directos

Departamento de Tesorería

10 Entrega la transferencia y devuelve al Analista la constancia de recepción

Procurador Dirección

de Finanzas




20

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Autorización de la Transferencia de pago

a Proveedores

Analista de TesoreríaDirector de Finanzas

Inicio

Verifica que la

documentación de

proveedores esté

completa

Aprueba solicitud de

pago en SICOINDES

para que aparezca

en Reporte de pago

a beneficiarios

Elabora oficio de

traslado de fondos

para el BANGUAT

Elabora oficio de

traslado de fondos

para BANRURAL

Los 2 oficios son

revisados y llevan

Vo.Bo. de la Jefatura

de Tesorería

Traslada el

expediente a la

Dirección de

Finanzas para el

trámite de firmas

Asistente

Administrativo recibe

el expediente y lo

traslada al Director

El Director revisa

y firma la

transferencia

El Procurador de

Finanzas entrega la

transferencia y

devuelve al Analista

la constancia

Fin

Asistente Admitivo.

traslada el

expediente a la

Subcontraloría para

firma de autorización

Recibe y traslada la

transferencia

bancaria por medio

del Procurador de

Finanzas



21



Procedimiento: Autorización de la Transferencia de Pago a

Acreedores Hoja 1 de 2


Marzo /2012


Administrativa

1

Elabora el oficio de traslado de fondos a BANRURAL con el nombre del acreedor, No. de cuenta, valor a pagar y lo traslada a la Jefatura para

revisión



2

Determina disponibilidad financiera, revisa y verifica datos: cantidades, número de cuenta, nombre del acreedor, incluyendo la clave de la transferencia, firma y devuelve expediente al Analista

Jefe

3

Registra en libro de bancos la transacción, efectúa protección a la privacidad del archivo cifrándolo en un criptograma

4 Traslada el expediente del acreedor a la Dirección de Finanzas para el trámite de firmas





6 Revisa y firma la transferencia

Director

7

Traslada el expediente a la Subcontraloría designada ó en su defecto a autoridades con firma registrada







22



Procedimiento: Autorización de la Transferencia de Pago a Acreedores

Hoja 2 de 2


Marzo /2012


Administrativa



de Finanzas




23

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Autorización de la Transferencia de pago a

Acreedores

Director de finanzasAnalista de Tesorería

Inicio

Elabora oficio de

traslado de fondos

a BANRURAL

Jefe determina

disponibilidad

financiera, revisa,

verifica datos y lo

devuelve al analista

El Jefe registra en

libro de Bancos la

transacción, protege

la privacidad del

archivo

Traslada el

expediente a la

Dirección de

Finanzas para el

trámite de firmas

Asistente


el expediente y lo


El Director revisa

y firma la

transferencia

Recibe y traslada la

transferencia

bancaria por medio

del Procurador de

Finanzas

El Procurador

entrega la

transferencia y


la constancia

Fin

Asistente Admitivo.

traslada el

expediente a la


firma de autorización



24



Procedimiento: Firma del Cheque para Pago por medio del

Fondo Rotativo Hoja 1 de 1


Marzo/2012


Administrativa

1

Recibe y revisa que la documentación esté razonada, cumpla con los requisitos necesarios; contenga el renglón presupuestario y la fuente de

financiamiento

Analista del Fondo Rotativo


2 Emite el Cheque a través del Sistema de Auditoría Gubernamental –SAG- ingresando los datos requeridos

3

Asigna la llave de verificación con la que será pagado el cheque, lo anota en el Libro de Bancos y lo integra al expediente

4 Traslada el expediente a la Dirección de Finanzas




6 Recibe y firma el cheque Director

7 Traslada el expediente a la Subcontraloría designada ó a la autoridad con firma registrada


8 Recibe nuevamente y traslada el

expediente a la Caja Receptora

9 Elabora lista de pagos y traslada documentos de respaldo al Analista de Pagos Directos

Receptor Departamento de

Tesorería



11 Entrega la transferencia y devuelve al Analista de Tesorería la constancia de recepción

Procurador Dirección de

Finanzas




25

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Firma del Cheque para Pago por medio del

Fondo Rotativo

Director de FinanzasAnalista de Tesorería

Inicio

Revisa documentos:

requisitos, renglón

presupuestario y

fuente de

financiamiento

Emite el Cheque a

través del -SAG-

ingresando los datos

requeridos

Asigna la llave de

verificación, anota

en el libro de bancos

y la integra al

expediente

Traslada el

expediente a la

Dirección de

Finanzas

Asistente


y traslada el

expediente al

Director

Revisa y firma el

Cheque

Asistente Admitivo.

traslada el

expediente a la


firma del Cheque

Asistente Admitivo.

recibe nuevamente

el expediente y lo

traslada a la Caja

Receptora

Receptor elabora

listado de pagos y

traslada documentos

de respaldo al

Analista de Pagos.

Analista de Pagos

Directos traslada la

transferencia por el

Procurador de

Finanzas

El Procurador entrega

la transferencia y

devuelve al Analista de

Tesorería la constancia

Fin



26



Procedimiento: Firma de la FORMA para Rendición de

cuentas por la Caja Fiscal Hoja 1 de 1


Marzo /2012


Administrativa

1

Prepara en Excel la información con saldos conciliados, después del

cuadre del Fondo Rotativo Institucional y Privativo



2 Imprime la información en el formulario de caja fiscal: FORMA 200-A3 y lo traslada a la Jefatura

3 Revisa la caja fiscal con la documentación de soporte

Jefe 4

Si necesita cambios o correcciones lo devuelve al analista para nueva impresión

5 Firma la FORMA 200-A3 y devuelve el expediente al Analista, que lo lleva a la Dirección de Finanzas

6 Traslada el expediente al Director de Finanzas


Dirección de Finanzas 7

Firma y sella la FORMA 200-A3

Director

8 Devuelve el expediente al Departamento de Tesorería





27

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Firma de la FORMA para Rendición de

cuentas por la Caja Fiscal

Dirección de FinanzasDepartamento de Tesorería

Inicio

Imprime el formulario

de Caja Fiscal:

FORMA

200-A3

Prepara Información

con saldos

conciliados después

del cuadre de los

Fondos Rotativos

El Jefe revisa la

Caja Fiscal con la

documentación de

soporte

Si necesita cambios

o correcciones lo

devuelve al Analista,

para nueva

impresión

Jefe firma FORMA

200-A3 y traslada el

expediente al

Analista quien lo

lleva a la Dirección

Asistente


el expediente y lo


El Director firma y

sella la FORMA

200-A3

Asistente

Administrativo

devuelve el

expediente al Depto.

de Tesorería

Fin



28

PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO



29

OBJETIVO

Este Departamento tiene como objetivo coordinar, asesorar y revisar el

proceso presupuestario y las modificaciones que correspondan para definir

un presupuesto de ingresos y egresos necesario y consecuente con la

situación real de la Contraloría General de Cuentas. También se orienta

para consultar y acatar las directrices legales, técnicas y financieras de la

Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas,

ente rector de las finanzas públicas del Estado, así como regirse

objetivamente por el marco legal y normativo vigente. También el

Departamento de Presupuesto debe realizar las reprogramaciones

estrictamente necesarias de acuerdo a requerimientos, tomando en

consideración el comportamiento de la ejecución presupuestaria

correspondiente.



30

MARCO LEGAL

El Departamento de Presupuesto funciona bajo la coordinación y

orientación de la Dirección de Finanzas, la cual tiene su fundamento legal

en el artículo 40 del Acuerdo Gubernativo No. 318-2003 Reglamento de la

Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas; el inciso d) del artículo

arriba mencionado indica que se debe llevar el registro y control financiero,

en forma analítica y consolidada, de la ejecución del presupuesto.



31

RED DE PROCESOS

Proceso ProcedimientosDependencia

Dirección General

Administrativa y

Financiera

Dirección de

Finanzas

Formulación del

presupuesto

Programación del

presuesto

Ejecución del

presupuesto

Modificaciones del

presupuesto

Formulación,

programación,

ejecución y

modificaciones

del presupuesto

Departamento de

Presupuesto



32


Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Presupuesto

Procedimiento: Formulación del Presupuesto Hoja 1 de 2

Fecha de Elaboración: Marzo / 2012


Administrativa

1

Consulta en la Dirección Técnica del Presupuesto las directrices legales, técnicas, financieras y marco normativo vigente

Jefe


2 Obtiene información de los ingresos para estimar los del siguiente ejercicio fiscal

3

Solicita a la Dirección de Recursos Humanos, los puestos aprobados en el ejercicio fiscal actual a nivel de la estructura presupuestaria para que se incluya en las estimaciones

4

Establece el comportamiento de la ejecución del gasto del ejercicio fiscal actual, para definir los grupos 100: Servicios no personales, 200: Materiales y suministros, 300: Propiedad, planta, equipo e intangibles y 400: Transferencias corrientes

Analista

5

Prioriza el gasto, con el techo

presupuestario que el Ministerio de Finanzas Públicas le ha asignado a la Contraloría General de Cuentas, para su inclusión en el Anteproyecto de Presupuesto

Jefe

6 Recibe y digitaliza la información en el módulo de formulación del SICOINDES

Analista

7

Revisa, discute y define modificaciones al anteproyecto de presupuesto, con las Autoridades Superiores

Jefe



33



Procedimiento: Formulación del Presupuesto Hoja 2 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

8 Traslada al Analista la información definida

Jefe

Departamento de

Presupuesto

9 Registra las modificaciones en el módulo de formulación del SICOINDES

Analista

10

Imprime el anteproyecto de presupuesto en original y 3 copias. El original es trasladado al Despacho Superior

11

Recibe, prepara documentación, obtiene firmas del Contralor o Subcontralores y envía el anteproyecto de presupuesto al Ministerio de Finanzas Públicas


Ejecutivo

Despacho Superior de la CGC

12

Traslada al Departamento de Presupuesto, la constancia de entrega del anteproyecto, para incorporarlo al expediente

13

Envía copia del anteproyecto de presupuesto a la Unidad de Planificación y a la Dirección de Finanzas


Presupuesto

14

Archiva copia del anteproyecto de

presupuesto del Ejercicio Fiscal al que corresponde y la constancia de entrega en el Ministerio de Finanzas Públicas




34

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Departamento de Presupuesto

Nombre del Procedimiento: Formulación del Presupuesto

Analista de PresupuestoAsistente Administrativo

Ejecutivo del Despacho

Jefe Departamento

de Presupuesto

Inicio

Consulta en la DTP

las directrices

legales, técnicas,

financieras y marco

normativo vigente

Obtiene información

de los ingresos para

estimar los del

siguiente ejercicio

fiscal

Solicita a Recursos

Humanos, los Puestos

aprobados en el ejercicio

fiscal actual para que se

incluya en las

estimaciones

Establece el

comportamiento de la

ejecución de gasto del

ejercicio fiscal actual y

define grupos

Prioriza el gasto, con

el techo asignado a

la CGC, para su

inclusión en el

Anteproyecto Recibe y digitaliza la

información en el

módulo de

Formulación del

SICOINDESRevisa, discute y

define

modificaciones al

anteproyecto, con las

Autoridades

Traslada al Analista

la información

definida con las

Autoridades

Superiores

Registra las

modificaciones en el

módulo de

formulación del

SICOINDES

Imprime el

Anteproyecto en

original y 3 copias. El

Original se traslada a

la Autoridad Superior

Traslada a

Presupuesto, la

constancia de

entrega del

anteproyecto

Archiva

constancias y

copia del

anteproyecto

Fin

Prepara

documentos, obtiene

firmas y envía el

anteproyecto a la

DTP del MFP

Envía copia de

anteproyecto a la

Dirección de

Finanzas y a

Planificación



35



Procedimiento: Programación del Presupuesto Hoja 1 de 2



Administrativa

1

Elabora la programación financiera de Compromiso y Devengado a nivel de Grupo de gasto y Fuente de financiamiento


Presupuesto

2 Solicita el aval de la Dirección de Finanzas

3

Analiza, sugiere cambios, proporciona el aval de la programación financiera y devuelve el expediente a Presupuesto

Director Dirección

de Finanzas

4

Registra la programación en el SICOINDES, a nivel de Solicitado; traslada el expediente a la Dirección de Finanzas


Presupuesto

5

Solicita ante la Autoridad Superior, la aprobación de las cuotas de compromiso y devengado cuatrimestral

Director Dirección

de Finanzas

6 Asigna número de la Resolución de aprobación


Ejecutivo

Autoridad Superior de la CGC

7 Revisa y firma la resolución de aprobación

Contralor General o

Subcontralores



Ejecutivo

9 Traslada el expediente al Departamento de Presupuesto



10 Aprueba las programaciones en el SICOINDES


Presupuesto



36



Procedimiento: Programación del Presupuesto Hoja 2 de 2



Administrativa

11

Reproduce la resolución y la programación financiera; envía copia a los Departamentos de Contabilidad y Tesorería, lo mismo que a la Dirección de Finanzas

Analista


12

Realiza las reprogramaciones necesarias de acuerdo a requerimiento y comportamiento de la ejecución presupuestaria Jefe

13 Traslada el expediente a la Dirección de Finanzas para el aval de su aprobación

14 Firma las reprogramaciones y las devuelve al Departamento de Presupuesto


Finanzas

15 Aprueba las reprogramaciones en el SICOINDES


Presupuesto 16

Archiva los expedientes en forma conveniente

Analista




37

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Programación del Presupuesto

Analista de

Presupuesto

Director de

FinanzasAutoridad Superior

Jefe Departamento

de Presupuesto

Inicio

Solicita el aval de

la Dirección de

Finanzas

Analiza, sugiere

cambios, proporciona

el aval necesario y

devuelve a

Presupuesto

Registra la

Programación en el

SICOINDES, a nivel

de Solicitado; traslada

a la Dirección de

FinanzasSolicita ante la

Autoridad Superior,

la aprobación de las

cuotas

cuatrimestrales

Asistente Admitivo.

asigna número de la

Resolución de

aprobación

El Contralor o

Subcontralor, revisa y

firma la Resolución de

Aprobación de las

cuotas

Asistente Admitivo.

devuelve el

expediente a la

Dirección de

Finanzas

Asistente Admitivo.

traslada expediente

a Presupuesto

Aprueba las

programaciones

en el SICOINDES

Reproduce la

Resolución y la

Programación

Financiera

Envía copia a la

Dirección de

Finanzas y a los

Deptos. de Tesorería

y Contabilidad

Realiza las

reprogramaciones

por requerimiento y

comportamiento de la

ejecución del Presup.

Traslada el

expediente a la

Dirección de

Finanzas para el aval

de su aprobación

Firma las

reprogramaciones y

las devuelve al

Departamento de

Presupuesto

Aprueba las

reprogramaciones

en el SICOINDES

Archiva los

expedientes

Fin

Elabora programación

financiera de

compromiso y

devengado a nivel y

fuente indicados



38



Procedimiento: Ejecución del Presupuesto Hoja 1 de 3



Administrativa

1

Recibe del Departamento de Compras y Suministros, oficio de solicitud para aprobación y/o reprogramación de Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP–

Analista


2 Revisa y determina el renglón presupuestario que se va a utilizar

3

Asigna y digitaliza en el Sistema de gestión –SIGES– la partida presupuestaria de acuerdo a la naturaleza del gasto y el monto que corresponda

4 Solicita la CDP en el Sistema de gestión –SIGES–

5 Revisa y aprueba la CDP en el Sistema de gestión –SIGES–

Jefe

6 Imprime 2 copias de la CDP

Analista

7 Traslada 1 copia de la CDP a Compras y Suministros

8 Archiva 1 copia de la CDP juntamente con el oficio donde fue requerida

9 Recibe los documentos que sustentan el gasto con orden de compra

10 Asigna la partida presupuestaria que corresponde con base en los documentos de soporte del gasto

11 Registra y solicita la partida presupuestaria en el Sistema de gestión –SIGES–

12 Revisa y aprueba en el módulo de ejecución del SICOINDES el compromiso del gasto

Jefe



39





Marzo / 2012


Administrativa

13

¿Registra solo el compromiso del gasto? 13.1 SI, sigue paso 14 13.2 NO, sigue paso 17 Analista


14 Traslada el expediente al Departamento de Compras y Suministros

15 Realiza liquidación del CUR de gasto y solicita la aprobación a la Jefatura de Compras y Suministros

Cotizador Departamento de

Compras y Suministros

16 Traslada expediente a Contabilidad, con el compromiso del gasto aprobado y su respectiva liquidación

17

Solicita en el SICOINDES el Compromiso y Devengado de las órdenes de compra recibidas de Compras y Suministros

Analista


18

Revisa las órdenes de compra que corresponden al gasto con el clasificador presupuestario y las devuelve al Analista

Jefe

19

Traslada las órdenes de compra de tipo de registro Comprometido y

Devengado a Contabilidad, para su aprobación

Analista

20 Revisa el expediente, genera y solicita en el SICOINDES el CUR de devengado

Analista

Departamento de Contabilidad

21 Aprueba el CUR de devengado en el SICOINDES.

Jefe

22

Imprime el CUR de devengado, que describe las cuentas de los gastos con sus montos; su tipo, clase y número de documento de respaldo y el registro clasificado como

Comprometido y Devengado

Analista



40





Marzo / 2012


Administrativa

23 Firma el CUR de Devengado y lo traslada a la Dirección de Finanzas, para la aprobación del pago


Contabilidad

24 Aprueba el Pago y lo devuelve al Departamento de Contabilidad para su archivo


Finanzas

25 Archiva el expediente


Contabilidad

26 Asigna la Partida presupuestaria correspondiente a pagos con cheque

Analista


27 Revisa la partida presupuestaria asignada y la devuelve al Analista

Jefe

28 Traslada al Departamento de Tesorería, para el pago con cheque por medio del Fondo Rotativo

Analista

29 Ejecuta el Procedimiento de pago y reposición del Fondo Rotativo






41

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Ejecución del Presupuesto

Dirección de

Finanzas

Departamento

de

Contabilidad

Depto. de

Compras y

Suministros

Departamento de

Presupuesto

Revisa y determina

el renglón

presupuestario que

se va a utilizar

Asigna y digitaliza

en el SIGES la

partida

presupuestaria

Analista solicita la

-CDP- en el

Sistema de

Gestión SIGES

El Jefe revisa y

aprueba la CDP

en el SIGES

Analista imprime 2

copias de la

-CDP-

Traslada 1 copia

de la CDP al

Departamento de

Compras

Archiva

copia y el

oficio de

Compras

Inicio

Analista recibe los

documentos que

sustentan el gasto

por medio de Orden

de Compra

Asigna la partida

presupuestaria que

corresponde con

base en los

documentos de

soporte

2

Analista recibe de

Compras solicitud

de aprobación y

reprogramación de la

CDP



42



Nombre del Procedimiento: Ejecución del Presupuesto

Dirección de

Finanzas

Depto. de

Compras y

Suministros

Departamento de

Contabilidad

Departamento de

Presupuesto

El Analista registra

y solicita la Partida

presupuestaria en

el SIGES

El Jefe revisa y

aprueba en el módulo

de ejecución del

SICOINDES el

compromiso del gasto

¿Solo el

compromiso del

gasto?

SiNo

El Analista solicita en

el SICOINDES el -CyD

de las ordenes de

compra recibidas del

Depto. de Compras

El Analista traslada

el expediente al

Departamento. de

Compras y

Suministros

El Cotizador del Depto.

de Compras, realiza

liquidación del CUR de

gasto y solicita

aprobación a Jefatura

Traslada el expediente

a Contabilidad, con el

compromiso del gasto

aprobado y su

respectiva liquidación

El Jefe revisa las

ordenes de compra

que corresponden al

gasto con el

clasificador

presupuestario

El Analista traslada las

órdenes de compra de

tipo de registro -C y D-

a Contabilidad para su

aprobación

El Analista revisa el

expediente, genera y

solicita en el

SICOINDES el CUR

de devengado

El Jefe aprueba el

CUR de

Devengado en el

SICOINDES

El Analista

imprime el CUR

de Devengado

El Jefe firma el CUR

de devengado y

traslada a la Dirección

para la aprobación

del pago

La Directora de

Finanzas aprueba el

pago y lo devuelve a

Contabilidad para

archivo

El Analista

archiva el

expediente

A

El Analista asigna la

partida

presupuestaria

correspondiente a

pagos con cheque

A

El Jefe revisa la

partida

presupuestaria

asignada y la


El Analista la

traslada a Tesorería,

para el pago con

cheque por el Fondo

Rotativo

El Analista de

Tesorería ejecuta el

Procedimiento de

Pago y reposición

del Fondo Rotativo

Fin

1



43



Procedimiento: Modificaciones del Presupuesto Hoja 1 de 3


Marzo / 2012


Administrativa

1 Recibe solicitud de modificación presupuestaria


Presupuesto

2 Revisa y determina la necesidad de incrementar la disponibilidad en renglones presupuestarios deficitarios

3

Toma en consideración la naturaleza

e importancia de cada renglón en la ejecución presupuestaria del gasto

4 Considera la viabilidad de la modificación presupuestaria

5

Registra en el SICOINDES la propuesta de modificación presupuestaria, el proyecto de dictamen y el proyecto de resolución

6 Revisa y traslada a la Dirección de Finanzas para su análisis

Jefe




8 Analiza la propuesta de modificación presupuestaria y autoriza que se solicite en el SICOINDES

Director

9 Devuelve el expediente al Departamento de Presupuesto.


10 Solicita en el SICOINDES la

modificación presupuestaria


Presupuesto

11 ¿Es necesaria la opinión de la DTP? 11.1 SI, sigue paso 12 11.2 NO, sigue paso 22

12

Elabora Oficio de solicitud de modificación presupuestaria, a la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas.



44





Marzo / 2012


Administrativa

13 Recibe el oficio dirigido a la DTP y lo traslada a la Autoridad Superior correspondiente.


Ejecutivo


14 Revisa y firma el oficio de solicitud de modificación presupuestaria.

Contralor General o

Subcontralores

15 Devuelve el oficio firmado, al Departamento de Presupuesto.


Ejecutivo

16 Envía la solicitud de modificación presupuestaria a la DTP


Presupuesto

17 Analiza la solicitud de modificación presupuestaria

DTP Ministerio de

Finanzas Públicas 18

Aprueba por Resolución o Acuerdo Gubernativo emitido por el “Ministerio de Finanzas Públicas”

19

Recibe la resolución o acuerdo gubernativo que aprueba la modificación presupuestaria y la traslada al Departamento de Presupuesto


Finanzas

20

Registra la aprobación de la modificación en el SICOINDES, firma el comprobante de modificación presupuestaria y solicita la firma del Director de Finanzas Jefe


21

Traslada el comprobante al Analista para que archive el original de los expedientes que amparan las modificaciones



45






Administrativa

22

Solicita ante la Autoridad Superior, la aprobación de la modificación

presupuestaria por medio de resolución


Presupuesto

23 Asigna número de la Resolución de aprobación


Ejecutivo


24 Revisa y firma la resolución que aprueba la modificación presupuestaria

Contralor General o

Subcontralores



Ejecutivo

26 Registra la resolución de aprobación en el SICOINDES

Jefe

Departamento de

Presupuesto

27

Firma el comprobante de modificación presupuestaria, solicita la firma del Director de Finanzas y lo traslada al Analista

28

Obtiene copia de las modificaciones

presupuestarias internas realizadas durante el mes y las traslada a la DTP del Ministerio de Finanzas Públicas, de conformidad con las fechas que señala la ley

Analista

29 Archiva el original de los expedientes que amparan las modificaciones presupuestarias




46

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Modificaciones del Presupuesto

Dirección de

Finanzas

Autoridad Superior

de la CGC

Departamento de

Presupuesto

Inicio

El Analista recibe

solicitud de

Modificación

Presupuestaria

Ttoma en cuenta la

naturaleza e

importancia de cada

renglón en la

ejecución presup.

El analista considera

la viabilidad de la

Modificación

presupuestaria

El Jefe revisa y

traslada exp. a la

Dirección de

Finanzas, para su

análisis

Asistente Admitivo.

recibe y traslada el

expediente al

Director

Registra en

SICOINDES la

propuesta de modif, el

proyecto de dictamen

y proyecto de

resolución

El Director analiza la

propuesta de

modificación y

autoriza que se solicite

en el SICOINDES

Asistente Admitivo.

devuelve el

expediente al

Departamento de

Presupuesto

El Jefe solicita en

el SICOINDES la

Modificación

presupuestaria

Asistente Admitivo.

recibe el Oficio dirigido

a la DTP

y lo traslada a la

Autoridad Superior

El Contralor General

o el Subcontralor

designado, revisa y

firma el Oficio de

Modificación

Asistente Admitivo.

devuelve el

Oficio firmado, al

Departamento de

Presupuesto

C A

A

Asistente Admitivo.

asigna número de la

Resolución de

Aprobación

B

D

C

D

El Contralor General o

el Subcontralor, revisa

y firma la Resolución

que aprueba la

Modificación

B

Asistente Admitivo.

devuelve la

Resolución firmada,

al Departamento de

Presupuesto.

¿Es necesaria

opinión de

la DTP?

SINO

El Jefe elabora Oficio

de solicitud de

Modificación

a la DTP y

obtiene firma

El Jefe solicita a las

autoridades la

aprobación de la

modificación por medio

de Resolución

Revisa y determina la

necesidad

de incrementar la

disponibilidad en

renglones deficitarios

2



47



Nombre del Procedimiento: Modificaciones del Presupuesto

Ministerio de

Finanzas Publicas

Dirección de

Finanzas

Departamento de

Presupuesto

1

D B

EL Analista envía la

solicitud de

Modificación a la

DTP del Ministerio

de Finanzas públicas

El Jefe registra la

Resolución de

aprobación de la

Modificación en el

SICOINDES

El Jefe firma el

comprobante de la

modif, solicita firma

del Director de

Finanzas y lo traslada

al Analista

El Analista obtiene

copia de las

modificaciones presup

internas realizadas

durante el mes

El Analista traslada las

copias a la DTP . de

conformidad con las

fechas que señala la

ley

La Dirección Técnica

del Presupuesto,

analiza la solicitud de

Modificación

presupuestaria

Aprueba por

Resolución o Acuerdo

Gubernativo emitido

por el “Ministerio de

Finanzas. Públicas”

El Director recibe la

Resolución o el

Acuerdo Gubernativo,

lo traslada al Depto.

de Presupuesto

El Jefe registra la

aprobación en el

SICOINDES, firma y

solicita la firma del


Traslada al Analista

el comprobante para

archivo del original

de las

modificaciones

Analista

archiva

expedientes

Fin



48

PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD



49

OBJETIVO

El Departamento de Contabilidad tiene como objetivo primordial llevar el

control de todas las operaciones contables registradas en el SICOINDES.



50

MARCO LEGAL

El Departamento de Contabilidad está bajo la jurisdicción de la Dirección

de Finanzas de la Contraloría General de Cuentas, la cual tiene su

fundamento legal en el artículo 40 del Acuerdo Gubernativo 318-2003

Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas. El

artículo antes citado en su inciso e) indica que se deben emitir los

documentos contables que permitan cumplir con los compromisos

adquiridos por la Contraloría.



51

RED DE PROCESOS

PROCESO PROCEDIMIENTODEPENDENCIA

Dirección de

Finanzas

Departamento de

Contabilidad

Constitución,

generación y

aprobación de los

CUR en el

SICOINDES

Constitución del

fondo rotativo

CUR de ejecución

del gasto

CUR de ingresos

CUR contable

Revisión de recibos

de cobro realizados

por caja de zona 13

Revisión de formas

de ingresos por

recaudación

departamental

Dirección General

Administrativa y

Financiera

Reposición y

liquidación del fondo

rotativo



52


Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Contabilidad

Procedimiento: Constitución del Fondo Rotativo Hoja 1 de 1


Marzo / 2012


Administrativa

1

Define el monto de constitución del Fondo Rotativo Institucional y Privativo, su constitución se calcula con un porcentaje del presupuesto de ingresos y egresos del año; el Fondo Rotativo Institucional es del 5% y 15% el Fondo Rotativo Privativo

Director Dirección

de Finanzas

2 Fija las normas específicas, limitaciones y condiciones especiales

3 Solicita al Departamento de Tesorería constituir el Fondo Rotativo proporcionando los datos necesarios

Jefe Departamento

de Contabilidad

4 Elabora resolución aprobando la constitución del fondo rotativo en formato del Despacho

Jefe Departamento de Tesorería

5 Traslada la resolución al Despacho Superior para la firma correspondiente

5

Analiza la resolución constatando el cumplimiento de la normativa correspondiente y firma de conformidad

Contralor General Despacho Superior

CGC

6 Devuelve el expediente al


Asistente

Administrativo

7 Traslada por oficio, el expediente al Departamento de Contabilidad


8 Carga en el Sistema de información, el Fondo Rotativo Interno: FORMA FR-01

Jefe Departamento

de Contabilidad

9 Revisa la FORMA FR-01, si está conforme, aprueba y activa el módulo

Director Director

de Finanzas




53

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Departamento de Contabilidad

Nombre del Procedimiento: Constitución del Fondo Rotativo

Departamento de

Contabilidad

Departamento de

Tesorería

Despacho

Superior

Dirección de

Finanzas

Inicio

Define el monto de

constitución del Fondo

Rotativo Institucional

-5%- y Privativo -15%-

fija las normas

específicas

convenientes, las

limitaciones y las

condiciones especiales

El Jefe solicita al

Depto. de Tesorería

constituir el

Fondo Rotativo

El Jefe elabora

Resolución aprobando

la constitución del

Fondo Rotativo

El Jefe traslada la

Resolución al

Despacho

Superior

El Contralor

General analiza la

Resolución y firma

de conformidad

Asistente Admitivo.

devuelve el


de Tesorería

El Jefe traslada por

oficio el expediente a

Contabilidad

El Jefe carga en el

Sistema de

información, el

Fondo Rotativo

Institucional FR-01

El Director revisa la

FORMA FR-01, si

está conforme,

aprueba y activa el

módulo

Fin



54



Procedimiento: Reposición y Liquidación del Fondo

Rotativo Hoja 1 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

1

Recibe del Departamento de Presupuesto expediente para pago con cheque por medio del Fondo Rotativo



2

Traslada al Departamento de Contabilidad, el listado de cheques especificando la -fuente de financiamiento- 11 ingresos corrientes (Fondo Rotativo Institucional) y 31 ingresos propios (Fondo Rotativo Especial)

3

Ingresa en la FORMA FR-03 Rendición de Fondo Rotativo; todas las Facturas con los datos requeridos y la situación de cada fondo rotativo interno

Analista

Departamento

de Contabilidad

4 Imprime la FORMA FR-03 con la información: NIT, número de cheque, comprobante, beneficiario y monto

5 Revisa la información y si está conforme, firma la FORMA FR-03

6

Genera en el Sistema el Documento de Consolidación de Fondo Rotativo FR-02; que contiene un resumen de la imputación presupuestaria de los gastos y pagos efectuados con sus respectivos montos. Asigna el número del CUR de gastos automáticamente

7 Emite y firma la Forma FR-02

8 Archiva la FORMA FR-03 que contiene la información enviada por el responsable del fondo rotativo interno



55



Procedimiento: Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo Hoja 2 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

9

Con la FORMA FR-02 carga en el SICOINDES los datos para generar el CUR, registrando la ejecución

presupuestaria de gastos, en la modalidad de Regularización Analista


10

Imprime el CUR mostrando la fuente de financiamiento con la indicación del Fondo Rotativo Institucional o Fondo Rotativo Privativo

11 Revisa expediente y aprueba el CUR: Comprobante Único de Registro

Jefe

12 ¿Es fuente de financiamiento 31? 12.1 SI, sigue paso 13 12.2 NO, sigue paso 14

13

Después de aprobado el fondo rotativo privativo, como CUR de gastos, se genera automáticamente un CUR contable que es aprobado por esta Jefatura y se liquida el fondo

14 Traslada el expediente a la Dirección para la aprobación de la reposición del fondo

15

Aprueba la reposición del fondo rotativo –fuente financiamiento 11– y devuelve el expediente a Contabilidad para su archivo

Director Dirección

de Finanzas

16 Firma el CUR de gasto y la FORMA FR-02 y lo traslada para firma a la Dirección de Finanzas

Jefe Departamento

de Contabilidad

17 Firma el CUR de gasto y lo devuelve al Departamento de Contabilidad

Director Dirección

de Finanzas

18 Archiva el expediente Analista Departamento

de Contabilidad




56

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Reposición y Liquidación del Fondo Rotativo

Departamento de

Contabilidad

Dirección de

Finanzas

Departamento de

Tesorería

Inicio

El Analista del Fondo,

envía a Contabilidad,

el listado de cheques

con fuente de

financiamiento

El Analista ingresa

en la FORMA FR-03:

las facturas con los

datos requeridos

El Analista imprime la

FORMA FR-03 con

datos necesarios,

beneficiario y monto

El Analista revisa la

información y firma

de conformidad la

FORMA FR-03

Genera en el

Sistema el Doc. de

Consolidación de

Fondo Rotativo

FORMA FR-02

Automáticamente

asigna el No. del

CUR de gastos

El Analista emite y

firma la

FORMA FR-02

Archiva

FORMA FR-03

con datos de

Facturas y cheques

Con la

FORMA FR-02 carga

en el SICOINDES los

datos para generar el

CUR

El Analista imprime

el CUR, firma y lo

traslada a la Jefatura

El Jefe revisa el

expediente y

aprueba el CUR

¿Es por

Ingresos propios

Fuente 31?

NOSI

Aprobado el FRP como

CUR de gastos se genera

un CUR contable que

aprueba el Jefe y se

liquida el fondo

El Jefe traslada a la

Dirección de

Finanzas, para la

aprobación de la


El Director aprueba

la reposición del FRI,

FUENTE 11 y

devuelve el Exp. a

Contabilidad

El Jefe firma los

CUR de gasto y la

FORMA FR-02 y lo

traslada a la

DirecciónEl Director firma los

CUR de gasto y los

devuelve al Depto.

de Contabilidad

El Analista

archiva el

expediente

Fin

El Analista del Fondo,

recibe de Presupuesto

expediente para pago

con cheque por el

Fondo Rotativo



57



Procedimiento: CUR de Ejecución del Gasto Hoja 1 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

1

Traslada al Departamento de Contabilidad, los documentos correspondientes a operaciones de gasto realizadas


Dependencias de la CGC

2

Verifica que la documentación esté

completa y llene los requisitos necesarios

Revisor Departamento

de Contabilidad

3

¿El monto del gasto es mayor de Q5, 000.00? 3.1 SI, sigue paso 4 3.2 NO, sigue paso 6

4 Traslada el expediente a Compras para generar la orden de compra en el Sistema de gestión -SIGES-

5

Genera en el SIGES la orden de compra y traslada el expediente al Departamento de Presupuesto para generar el compromiso en el mismo sistema



6 Traslada el expediente al Departamento de Presupuesto para que se asigne partida presupuestaria

Revisor Departamento

de Contabilidad

7

Asigna Partida Presupuestaria,

genera el CUR de compromiso y traslada el expediente a Compras y Suministros

Analista Departamento de Presupuesto

8

Genera en el SIGES el anexo orden de compra, para liquidar el pago y traslada el expediente al Departamento de Contabilidad



9 Genera y solicita en el SIGES el CUR de devengado


Contabilidad 10

Aprueba el CUR de devengado en el SICOINDES

Jefe



58



Procedimiento: CUR de Ejecución del Gasto Hoja 2 de 2



Administrativa

11

Imprime el CUR de devengado, que describe las cuentas de los gastos con sus montos correspondientes; tipo, clase y número de documento de respaldo y el registro clasificado como comprometido y devengado

Analista


12

Firma el CUR de devengado, el que debe tener toda la documentación de soporte y traslada el expediente a la Dirección de Finanzas

Jefe

13

Solicita el pago en SICOINDES y devuelve el expediente al Departamento de Contabilidad para su archivo

Director Dirección

de Finanzas



Contabilidad




59

Diagrama de Flujo

Nombre de la Institución: Contraloría general de Cuentas Página 1/1


Nombre del Procedimiento: CUR de Ejecución del Gasto

Departamento de

Contabilidad

Depto. de Compras

y Suministros

Depto. de

Presupuesto

Dirección de

Finanzas

Dependencias

de la CGC

Inicio

Traslada a

Contabilidad, los

documentos de las

operaciones de

gasto

Revisor verifica que

la documentación

esté completa y llene

los requisitos

necesarios

¿El gasto es

mayor de

Q5,000?

SINO

Revisor traslada

exp. a

Presupuesto

para que se

asigne partida

Revisor traslada

el exp a

Compras, para

generar la Orden

de Compra

El Analista genera la

Orden en el SIGES y

envía a Presupuesto,

para generar el

compromiso en el mismo

Sistema

El Analista asigna

Partida Presup.,

genera el CUR de

compromiso y traslada

el exp a Compras

El Analista genera en

el SIGES el Anexo

Orden de Compra,

para liquidar el pago y

traslada el exp. a

Contabilidad

El Analista genera

y solicita en el

SIGES el CUR de

devengado

El Jefe aprueba

el CUR de

devengado en el

SICOINDES

El Analista imprime el

CUR de devengado; el

que se registra como

comprometido y

devengado

El Jefe firma el CUR

de devengado y

traslada el expediente

a la Dirección de

Finanzas

El Director solicita el

pago en SICOINDES

y devuelve el exp a

Contabilidad

El Analista

archiva el

expediente

Fin



60



Procedimiento: CUR de Ingresos Hoja 1 de 1


Marzo / 2012


Administrativa

1 Revisa montos y el correlativo de los recibos de ingresos varios

Analista


2

Realiza la integración de ingresos privativos y lo traslada a Analista

asignado, quien genera y solicita en el SICOINDES el CUR de ingresos

3 Aprueba el CUR de ingresos en el SICOINDES

Jefe

4

Imprime el CUR de ingresos, que describe los ingresos con sus rubros y montos correspondientes; tipo, clase y número de documento de respaldo y el registro clasificado como devengado y percibido. Firma el CUR y lo traslada a la Jefatura

Analista

5 Firma el CUR de ingresos

Jefe


Analista




61

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: CUR de Ingresos

Jefe Departamento

de Contabilidad


de Contabilidad

Inicio

Revisa montos y

el correlativo de

los recibos de

Ingresos Varios

Este Analista

genera y solicita

en el SICOINDES

el CUR de

ingresos

Aprueba el CUR

de Ingresos en el

SICOINDES

Imprime y firma el

CUR de ingresos y

lo traslada a la

Jefatura

Firma el CUR de

Ingresos

Archiva el

expediente

Fin

Realiza la

integración de

ingresos privativos y

lo traslada a

Analista asiignado



62



Procedimiento: CUR Contable Hoja 1 de 1



Administrativa

1

Recibe del Departamento de Tesorería, los documentos para regularizar los movimientos de las distintas operaciones contables

Analista


2 Registra en el SICOINDES el CUR contable

3 Aprueba el CUR contable en el SICOINDES

Jefe

4

Imprime el CUR Contable, que describe y afecta las cuentas; tipo, clase y número de documento de respaldo y el registro clasificado como contable. firma el CUR y lo traslada a la Jefatura

Analista

5 Firma el CUR contable

Jefe


Analista

7

Fin del Procedimiento



63

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: CUR Contable

JefeAnalista

Recibe de Tesorería,

los documentos para

regularizar los

movimientos de las

operaciones contables

Inicio

Registra en el

SICOINDES el

CUR contable

Aprueba el CUR

contable en el

SICOINDES

Imprime el CUR

contable, firma el

CUR y lo traslada a

la Jefatura

Firma el CUR

Contable

Archiva el

expediente

Fin



64



Procedimiento: Revisión de Recibos de cobro realizados por

Caja zona 13 Hoja 1 de 1


Marzo / 2012


Administrativa

1 Clasifica diariamente los duplicados de los recibos de ingresos y los traslada a Contabilidad Receptor


2 Traslada diariamente a Contabilidad

las boletas de depósito

3 Revisa el correlativo de los recibos de la FORMA 63-A2 de los distintos cobros realizados

Analista


4 Imprime del Sistema SAG reporte de estadística de Caja Fiscal

5

Revisa cada uno de los recibos de ingresos: FORMA 63-A2, para verificar que los datos y conceptos sean los correctos

6

Elabora la integración de traslado a fondos privativos con base en códigos presupuestariamente aprobados en el SICOINDES

7 Traslada al Jefe la integración, para su Visto Bueno

8 Entrega al Analista de SICOINDES, la integración para el registro de CUR de ingresos

9 Analista de SICOINDES traslada al Jefe el registro de los ingresos, para su aprobación en el SICOINDES

10 Aprueba los registros de CUR de ingresos en el SICOINDES

Jefe

11 Archiva los documentos de soporte

Analista




65

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Revisión de Recibos de Cobro realizados por Caja Zona 13

Jefe Depto.

de Contabilidad

Analista Depto.

de Contabilidad

Receptor de

Tesorería

Receptor de

Tesorería

Archiva los

documentos

de soporte

Elabora la

integración de

traslado a fondos

privativos con los

códigos aprobados

Fin

Clasifica duplicados

de los recibos 63-A2

y los traslada a

Contabilidad

Entrega al Analista

de SICOINDES, la

integración para el

registro de CUR de

ingresos

Analista SICOINDES

traslada al Jefe el

registro de los

ingresos, para su

aprobación

Inicio

Traslada al Jefe la

iintegración, para

su visto bueno

Aprueba los

registros de CUR

de ingresos en el

SICOINDES

Revisa y verifica

datos y conceptos

de los recibos

63-A2

Revisa el

correlativo de los

recibos 63-A2 de

todos los cobros

realizados

Imprime del Sistema

SAG reporte de

estadística de Caja

Fiscal Traslada diariamente

a Contabilidad las

boletas de depósito



66



Procedimiento: Revisión de Formas de ingresos por

Recaudación Departamental Hoja 1 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

1

Realiza el cobro por cuenta ajena a favor de la Contraloría General de

Cuentas, en todas las agencias de la República de Guatemala

Receptor

BANRURAL 2

Emite el recibo de ingresos varios 63-A2 bancario, desglosa copia para rendir cuentas y entrega original al Interesado

3 Envía diariamente por correo electrónico, el reporte de pagos correspondiente

Generador de Reportes

4

Traslada una vez por semana, lunes, al Departamento de Contabilidad, impresión del estado de cuenta de la semana anterior, para conciliar con los reportes del banco


Tesorería

5

Retira del Departamento de cobros por cuenta ajena del BANRURAL, el miércoles por la tarde de cada semana, los documentos originales de cobro: notas de crédito, recibos de

ingresos 63-A2 bancario y reportes diarios de cobro


Contabilidad

6

Ordena correlativamente los recibos de ingresos 63-A2 bancario, los revisa y concilia con los reportes electrónicos que envía el banco




67


Procedimiento: Revisión de Formas de ingresos por Recaudación Departamental

Hoja 2 de 2



Administrativa

7

Concilia con el Estado de cuenta, que los valores de las notas de crédito y los reportes electrónicos del banco sean los mismos, para realizar la integración de recaudación departamental

Analista


8 Elabora la integración por rubro, según la información proporcionada por el banco

9 Realiza el registro contable correspondiente a través de un CUR de ingresos

10 Aprueba el CUR de ingresos

Jefe

11 Archiva el expediente completo

Analista




68

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Revisión de Formas de Ingresos por Recaudación Departamental

Departamento

de Tesorería

Departamento

de ContabilidadBANRURAL

Inicio

El Receptor cobra a

favor de la CGC, en

las Agencias del

Banco

Emite el recibo 63-A2

bancario, desglosa

copia para rendir

cuentas y original al

interesado

El Generador de

Reportes envía a

diario por correo

electrónico el reporte

de pagos

El Analista traslada a

Contabilidad, cada

semana, Impresión

del Estado de

Cuenta de la semana

anterior

Analista retira docs.

originales de cobro,

recibos 63-A2

bancario y Reportes

diarios de cobro

El Analista revisa y

concilia los 63-A2

bancario con los

reportes electrónicos

que envía el Banco

Concilia estado de

cuenta y reportes

del banco, para la

integración de la

Recaudación deptal.

El Analista elabora la

integración por rubro,

según la información

proporcionada por el

Banco

El Analista realiza

el registro contable

correspondiente a

través de un CUR de

ingresos

Fin

El Analista

archiva el

expediente

El Jefe aprueba el

CUR de ingresos



69

PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE TESORERIA



70

OBJETIVO

El Departamento de Tesorería tiene como objetivo fundamental recibir los

ingresos y realizar los egresos financieros de la Contraloría General de

Cuentas. También ejecutar el movimiento y control de viáticos de la

Institución.



71

MARCO LEGAL

El Departamento de Tesorería funciona bajo la dirección y supervisión de

la Dirección de Finanzas, la cual tiene su fundamento legal en el artículo

40 del Acuerdo Gubernativo 318-2003 Reglamento de la Ley Orgánica de

la Contraloría General de Cuentas; este artículo en su inciso g) establece la

función de este Departamento al indicar que recibe pagos por diversos

conceptos, elaborando el comprobante respectivo.



72

RED DE PROCESOS

PROCESO PROCEDIMIENTOSDEPENDENCIA

Dirección General

Administrativa y

Financiera

Dirección de

Finanzas

Departamento de

Tesorería

Control de ingresos,

ejecución de pagos y

viáticos

Apertura de caja

Cobro por

servicios de

fiscalización

Cobro por servicios,

habilitaciones y

autorizaciones con

cheque de banco ajeno a

BANRURAL, nómina 029

Arqueo de caja

zona 13

Entrega de

cheques a

proveedores

Entrega de

cheques a

beneficiarios

Entrega de

formularios de

viático

Anticipo de

viáticos



73

RED DE PROCESOS

PROCEDIMIENTOSPROCESODEPENDENCIA

Dirección General

Administrativa y

Financiera

Dirección de

Finanzas

Departamento de

Tesorería

Constancia de

viáticos al interior

del país

Constancia de

viáticos al exterior

del país

Liquidación de

viáticos

Registro en libro

de bancos

Ingreso inventario

de cuentas de

proveedor al

SICOINDES

Pagos directos a

proveedores por

transferencia en

SICOINDES

Pago y reposición

del fondo rotativo

Información para

rendición de

cuentas por la

caja fiscal

Pago a

acreedores por

transferencia en

SICOINDES

Control de ingresos,

ejecución de pagos y

viáticos



74


Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Tesorería

Procedimiento: Apertura de Caja Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Abre Caja de Seguridad para sacar los talonarios de recibos a utilizar

Receptor/ Pagador

Caja Zona 13

2 Activa el SAG: Sistema de Auditoría

Gubernamental

3 Ingresa usuario y contraseña

4 Espera en demanda de servicio




75

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Departamento de Tesorería

Nombre del Procedimiento: Apertura de Caja

Receptor / Pagador de Caja zona 13

Inicio

Abre Caja de

Seguridad para

sacar los talonarios

de recibos

Activa el SAG:

Sistema de

Auditoria

Gubernamental

Ingresa

Usuario y

Contraseña

Espera en

demanda de

servicio

Fin



76



Procedimiento: Cobro por Servicios de Fiscalización Hoja 1 de 1



Administrativa

1

Realiza pago en ventanilla de caja por el servicio de fiscalización a cargo de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 49-96

Interesado

Organismos del Estado, Entidades

Autónomas y Descentralizadas

2

Requiere datos al interesado y revisa en el Sistema de Auditoría Gubernamental, la información del cobro de fiscalización que tiene asignada la Institución interesada. En todos los casos el interesado es el responsable de que se pague el valor que corresponde Receptor/

Pagador Caja Zona 13

3 Cumpliendo con los requisitos, ingresa los datos al SAG

4 Ingresa al sistema el No. del recibo 63-A2 que corresponde y graba en el mismo los datos necesarios

5 Imprime los datos en el recibo 63-A2

6 Firma y sella el recibo 63-A2, desglosa copias, original al Interesado

7

Recibe original del 63-A2 como

constancia de pago y firma el duplicado

Interesado

8 Obtiene fotocopia del recibo 63-A2 para trasladarlo al Departamento de Presupuesto

Receptor/ Pagador

Caja Zona 13

9 Archiva temporalmente el duplicado del recibo 63-A2 para rendir cuentas




77

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Cobro por Servicios de Fiscalización

Receptor/Pagador Caja Zona 13Organismos del Estado, Entidades

Autónomas y Descentralizadas

InicioRequiere datos al

interesado y revisa

en SAG el cobro de

fiscalización que

tiene asignado

Cumpliendo con los

requisitos ingresa

los datos al SAG

Ingresa al sistema el

No. de recibo 63-A2

y graba los datos

necesarios

Imprime los datos en

el recibo 63-A2

Firma y sella el

recibo 63-A2 y

desglosa copias

El Interesado recibe

como constancia el

original del 63-A2 y

firma el duplicado

Oobtiene fotocopia

del recibo 63-A2

para trasladarlo al

Departamento de

Presupuesto

Archiva

temporalmente el

duplicado del recibo

63-A2 para rendir

cuentas

Fin

El interesadp realiza

pago en caja por el

servicio de

fiscalización, CGC

Decreto 49-96



78



Procedimiento: Cobro por Servicios, Habilitaciones y

Autorizaciones con cheque de Banco ajeno a BANRURAL Hoja 1 de 1


Marzo / 2012


Administrativa

1

Realiza pago en ventanilla de caja por servicios, habilitaciones o

autorizaciones; de conformidad con el Acuerdo Número A-18-2007. Se realiza este procedimiento cuando el interesado paga con cheque de banco diferente a BANRURAL

Interesado

Organismos del Estado, Entidades

autónomas y descentralizadas, Las Municipalidades y sus Empresas y todas las personas interesadas

2 Solicita documentos que respalden la gestión y corrobora precio del concepto tramitado

Receptor/ Pagador

Caja Zona 13

3 Selecciona en el Sistema de Auditoría Gubernamental, el clasificador que corresponde al cobro en el sistema

4 Ingresa el No. del recibo 63-A2 que corresponde y graba en el mismo los datos necesarios

5 Imprime los datos en el recibo 63-A2

6 Firma y sella el recibo 63-A2,

desglosa copias, original al Interesado

7 Recibe constancia de pago y firma el duplicado

Interesado

8 Archiva temporalmente copia del recibo 63-A2, para rendir cuentas

Receptor/ Pagador

9

Este procedimiento aplica también para “Cobro de formularios”, incluido en el Acuerdo Número A-18-2007




79

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Cobro por Servicios, Habilitaciones y Autorizaciones

con cheque de Banco ajeno a BANRURAL

Receptor/Pagador de Caja Zona 13Interesado

Inicio

Realiza pago en

ventanilla de Caja

por servicios,

habilitaciones o

autorizaciones

Corrobora precio del

concepto solicitado

Selecciona en el

SAG el clasificador

que corresponde al

cobro en el sistema

Ingresa el No. del

recibo 63-A2 y graba

en el mismo los

datos necesarios

Imprime los datos

en el recibo 63-A2

Firma y sella el

recibo,

desglosa copias,

original para al

interesado

Recibe constancia

de pago y firma el

duplicado

Fin

archiva

copia del

recibo para

rendir cuentas

Solicita documentos

que respalden la

gestión

Aplica también

para Cobro de

formularios con

cheque ajeno a

BANRURAL



80



Procedimiento: Arqueo de Caja Zona 13 Hoja 1 de 2



Administrativa

1 Realiza impresión del reporte Caja-Ingresos con cobros del día

Receptor/ Pagador

Caja Zona 13

2

Confronta en el reporte generado por

el sistema, el correlativo y el valor de los ingresos varios: FORMA 63-A2, para establecer discrepancias

3 Corrige discrepancias e imprime nuevo reporte

4 Efectúa conteo de valores, cheques y efectivo

5 Realiza e imprime el arqueo de valores y formas en formato preestablecido

6

Llena Boletas de depósito bancario; si es efectivo mayor de Q500.00 lo deposita en agencia BANRURAL en CGC zona 13. Para efectivo menor o igual a Q500.00 envía el depósito al BANCO DE GUATEMALA

7

Llena boleta de depósito BANGUAT si son cheques por concepto de servicio

de fiscalización y/o cheques de otros Bancos diferentes a BANRURAL

8 Recibe las boletas de depósito bancario y firma en el libro de conocimientos


de Finanzas 9

Efectúa los depósitos bancarios y entrega las boletas certificadas al Receptor/Pagador

10 Obtiene las fotocopias que necesita conservar como respaldo Receptor/


11 Adjunta depósitos certificados, a duplicados de recibos 63-A2



81



Procedimiento: Arqueo de Caja Zona 13 Hoja 2 de 2



Administrativa

12

Traslada las boletas de depósito bancario certificadas y duplicados de los recibos de ingresos varios, al Departamento de Contabilidad Receptor/


13

Entrega fotocopia de boletas de depósito y Arqueo de Caja a Analista de Tesorería para registro en libro de bancos y lo que proceda




82

Diagrama de Flujo

Nombre de la Institución: Contraloría General de Cunetas Página 1/1


Nombre del Procedimiento: Arqueo de Caja Zona 13

ProcuradorReceptor/ pagador

inicio

Imprime el reporte

de Caja-Ingresos

con cobros del día

¿Existen

discrepancias?

NoSi

Corrige

discrepancias e

imprime nuevo

reporte

Efectúa conteo de

valores: cheques y

efectivo

Confronta reporte del

sistema, el

correlativo de los

63-A2 y su valor para

ver discrepancias

Realiza e imprime el

Arqueo de valores y

formas

Por efectivo mayor

de Q500.00, llena

boleta depósito a

BANRURAL

Recibe Depósitos y

firma de recibido en

el libro de

conocimientos

Fotocopia boletas y

Arqueo de caja a

Analista de Tesorería

para registro en libro

de bancos

fin

Adjunta boletas

certificadas a

duplicados de

recibos 63-A2

Traslada las boletas

certificadas y

duplicado de los

recibos 63-A2 a

Contabilidad

Efectúa los depósitos

bancarios y entrega

las boletas

certificadas al

Receptor/Pagador

A

A

Por efectivo menor o

igual a Q500.00,

envía el depósito al

BANGUAT

Obtiene las

fotocopias que

necesita conservar

como respaldo



83



Procedimiento: Entrega de Cheques a Proveedores Hoja 1 de 1


Marzo / 2012


Administrativa

1

Requiere en ventanilla de caja el pago por productos o servicios suministrados a la Contraloría General de Cuentas

Interesado

2 Revisa en archivo de cheques

emitidos

Receptor/ Pagador

Caja zona 13 3

Solicita identificación del proveedor que requiere el pago por el concepto correspondiente

4

Solicita colocar el sello de la empresa en la copia del voucher del cheque, además de la firma, nombre y No. de cédula del interesado

5 Coloca el sello de la empresa, su firma y datos personales

Interesado

6 Entrega cheque al interesado

Receptor/ Pagador

Caja zona 13

7 Coloca sello de pagado, anota número de cheque, cuenta bancaria y número de voucher

8 Archiva en el correlativo, el duplicado del voucher y el original lo adjunta al expediente

9 Elabora listado de pagos efectuados

10

Traslada en archivo electrónico, el listado de pagos con la documentación de soporte, al Analista de Fondo Rotativo

11

Recibe listado, le asigna número correlativo y traslada el expediente al Departamento de Contabilidad para la reposición del fondo

Analista de Fondo Rotativo


12 Fin del procedimiento



84

Diagrama de Flujo

Nombre de la Dependencia: Contraloría General de Cuentas Página 1/1


Nombre del Procedimiento: Entrega de Cheques a Proveedores

Interesado Analista del Fondo RotativoReceptor/ Pagador

inicio

Requiere en Caja

el pago por

productos o servicios

suministrados a la

CGC

Revisa en archivo

de

cheques emitidos

Solicita

identificación del

proveedor

Solícita el sello de la

empresa en el

voucher; firma,

nombre y No. de

cédula del interesado

Coloca sello de la

empresa, su

nombre, No. de

cédula y firma.

Entrega cheque al

interesado

Coloca sello de

pagado, anota

número de cheque,

cuenta bancaria y

número de voucher

Elabora listado de

pagos efectuados

Traslada en archivo

electrónico el listado de

pagos con la

documentación de

soporte a Analista FR

Recibe listado, asigna

número correlativo y

traslada el expediente

a Contabilidad para la


fin

Archiva en el

correlativo el

duplicado y el

original al expediente



85



Procedimiento: Entrega de Cheques a Beneficiarios Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Traslada al Departamento de Tesorería, los cheques de beneficiarios varios



2

Recibe los cheques, informa a los beneficiarios por e-mail y vía telefónica para que soliciten sus cheques

Receptor/ Pagador

Caja Zona 13

3 Solicita su cheque y presenta documento de identificación

Interesado

4 Localiza, entrega el cheque al Interesado y solicita firma de recibido en el voucher

Receptor/ Pagador

Caja Zona 13 5

Coloca el sello de cancelado, de acuerdo al número de cuenta que corresponde

6

Traslada los documentos pagados de descuentos judiciales y de otros pagos, al Analista Encargado de pagos directos

7

Recibe documentos de soporte y los traslada al Departamento de

Contabilidad para el registro contable correspondiente

Analista de

Pagos directos

Departamento de

Tesorería

8 Ejecuta los registros contables que corresponden


Contabilidad 9

Archiva los expedientes




86

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Entrega de Cheques a Beneficiarios

Analista de

contabilidad

Receptor/Pagador

de Caja

Persona

interesada

Analista de

Pagos directos

Asistente

Administrativo de

Finanzas

Inicio

Traslada al Depto.

de Tesorería, los

cheques de

beneficiarios

Informa por e-mail y

vía telefónica a los

beneficiarios que

soliciten sus cheques

Solicita su cheque

y presenta

documento de

identificación

Localiza, entrega

cheque al interesado

y solicita firma de

recibido

Recibe documentos

de soporte y los

traslada a

Contabilidad para el

registro contable

Archiva los

expedientes

Ejecuta los

registros

contables que

corresponden

Fin

Colca sello de

cancelado de

acuerdo a la cuenta

correspondiente

Traslada los docs.

pagados de

descuentos judiciales

y de otros conceptos

al Analista



87



Procedimiento: Entrega de Formularios de Viáticos Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Solicita en Ventanilla de Viáticos, juego de formularios y entrega copia de nombramiento para la comisión

Persona nombrada

Dependencias de la Contraloría General de

Cuentas

2

Anota en el libro de control de viáticos: fecha; el número del nombramiento, fecha y destino; persona nombrada y los números del juego de formularios


de Viáticos

3 Anota su nombre completo, firma de recibido y devuelve el libro al Encargado

Persona nombrada


Cuentas

4

Entrega para viático al interior del país, (V-A) Viático anticipo, (V-C) Viático constancia y (V-L) Viático liquidación


de Viáticos

5

Entrega para viático al exterior del país, (V-A), (V-L) y Viático exterior, que sustituye al Viático constancia, que debe anularse




88

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Entrega de Formularios de Viáticos

Encargado Ventanilla Única de ViáticosPersona nombrada

Inicio

Solicita formularios

para viático en VUV

y entrega copia de

su nombramiento

para la comisión

Anota datos de la

persona, formularios

y del nombramiento

en el libro de control

de viáticos

Anota su nombre

en el libro de

control y firma de

recibido

Fin

Entrega V-A, V-C y

V-L para viático al

interior del país

Entrega para el

exterior, V-A, V-L y

Viático exterior que

sustituye al V-C y

debe anularse



89



Procedimiento: Anticipo de Viáticos Hoja 1 de 3



Administrativa

1

Presenta en Ventanilla Única de Viáticos, el Viático Anticipo (V-A), con los datos y firmas que corresponden. Adjunta copia del nombramiento de la comisión

Persona nombrada


Cuentas

2 Revisa datos, cálculos y que se adjunten los documentos necesarios


de Viáticos

3 Coloca sello de recibido con la fecha, firma y entrega el cuadruplicado al interesado

4

Elabora nota de envío con todas las solicitudes recibidas de Viático Anticipo (V-A) y realiza el traslado a la Dirección de Auditoría Interna

5

Revisa, firma y sella las solicitudes sin deficiencias, las que devuelve a la Ventanilla Única de Viáticos. Las otras se regresan con las observaciones para que se realicen las correcciones necesarias

Revisor Dirección de

Auditoría Interna

6

Elabora transferencia bancaria

numerada. Se utiliza formato de pago de viáticos en quetzales


de Viáticos 7

Traslada a la Jefatura, la transferencia con las solicitudes, para su Visto Bueno

8 Revisa, firma de Visto Bueno y devuelve a Ventanilla Única de Viáticos, la transferencia bancaria


9 Elabora oficio numerado, solicitando al banco la transferencia previamente establecida


de Viáticos



90






Administrativa

10 Adjunta al oficio, la transferencia firmada, las solicitudes incluidas y traslada el expediente a la Dirección.


de Viáticos




12 Revisa y firma el oficio para solicitar la transferencia

Director

13

Traslada el expediente a la Subcontraloría designada (en su defecto a autoridades con firma registrada), para la firma que autoriza realizar la transferencia bancaria


14 Recibe y traslada el expediente al Subcontralor ó a la autoridad con firma autorizada


Ejecutivo

Sub contraloría ó Dependencia autorizada

15

Firma el oficio que solicita la transferencia, y así autoriza debitar la cuenta bancaria de la CGC y acreditar a favor de las personas beneficiarias

Subcontralor ó Autoridad

correspondiente

16

Devuelve el expediente a la Dirección

de Finanzas

Asistente

Administrativo Ejecutivo

17 Recibe y traslada el expediente a la Ventanilla Única de Viáticos



18

Reproduce en fotocopia el oficio y la transferencia, para que por medio del Procurador se envíen a la Institución bancaria Encargado


19 Graba el archivo de la transferencia, lo envía por correo electrónico a la Jefatura para su encriptado



91






Administrativa

20

Efectúa protección a la privacidad del archivo cifrándolo en un criptograma, reenvía el archivo cifrado al Encargado de la Ventanilla Única de Viáticos


21

Envía por correo electrónico el archivo cifrado a la Institución bancaria, donde con base en esta forma y la documentación física, efectúan las operaciones solicitadas Encargado


22

Archiva los formularios de Viático Anticipo concedidos; en orden alfabético, conforme el nombre del beneficiario




92

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Ventanilla Única de Viáticos, Departamento de Tesorería

Nombre del Procedimiento: Anticipo de Viáticos

Subcontraloría Dirección

de Finanzas Encargado Ventanilla

Única de Viáticos

Revisor de

Auditoría Interna

Jefe del Depto.

de Tesorería

Inicio

Revisa datos,

cálculos y

documentos

necesarios

Coloca sello de

recibido y entrega

cuadruplicado al

interesado

Elabora nota para

Auditoría interna con

todas las solicitudes

de V-A

Revisa, firma, sella

y devuelve las

solicitudes sin

deficiencias a la

V.U.V.

Las otras solicitudes

se devuelven a la

V. U. V. con las

observaciones

necesarias

Revisa, firma de

Vo.Bo. y devuelve

a VUV la

transferencia

Solicita al Banco la

transferencia en

oficio numerado

Adjunta al oficio, las

solicitudes y la

transferencia

firmada

Asistente Admitivo.


expediente

al Director

El Director revisa

y firma el oficio

para solicitar la

transferencia

Asistente Admitivo.

traslada el

expediente a la

Subcontraloría

2

Recibe de la persona

nombrada el V-A y

copia de

Nombramiento

Elabora transferencia

bancaria en formato

de pago de viáticos

en Quetzales



93



Nombre del Procedimiento: Anticipo de Viáticos

Subcontraloría Dirección

de Finanzas

Jefe Depto.

de Tesorería

Revisor de

Auditoría InternaEncargado Ventanilla

Única de Viáticos

1

Efectúa protección a

la privacidad del

archivo cifrándolo en

un criptograma

Fin

Asistente Admitivo.


expediente a la


Viáticos

Asistente Admitivo.


expediente

al Subcontralor

Subcontralor firma el

oficio y así autoriza

debitar de la CGC y

acreditar a las

personas nombradas

Asistente Admitivo.

devuelve el

expediente a la

Dirección de

Finanzas

Reproduce el oficio

y la transferencia y

los envía al banco

con el Procurador

Graba el Archivo de

la transferencia, lo

envía por correo

electrónico al Jefe de

Tesorería

Envía por correo

electrónico el

archivo cifrado al

Banco

Con base en el

archivo cifrado y el

documento. físico, el

banco efectúa las

operaciones

Archiva los

V-A en

orden

alfabético



94



Procedimiento: Constancia de Viáticos al interior del País Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Llena el encabezado del formulario Viático Constancia (V-C) con los datos necesarios

Persona nombrada

Dependencias de la Contraloría General

de Cuentas 2

Presenta el Viático Constancia a la autoridad de la Institución que se visita, Municipalidad u otra Dependencia del Estado, para que se complete la información

3

Anota fecha y hora de llegada, fecha y hora de salida, consigna el cargo que desempeña, firma y sella en la casilla que corresponde

Autoridad a quien consta

Institución Pública

4 Devuelve el Viático Constancia a la persona nombrada

5

Verifica que el formulario Viático Constancia (V-C) tenga anotado el cargo de la autoridad a quien consta, los sellos y las firmas correspondientes

Persona nombrada


de Cuentas




95

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Constancia de Viáticos al interior del País

Autoridad de la Institución PúblicaPersona nombrada

Inicio

Presenta el V-C en

Institución Pública

local, para que se

complete la

información

Anota fechas y hora

de llegada y salida,

cargo que

desempeña, firma y

sella en la casilla

Devuelve el

formulario de

Viático Constancia

(V-C) a la persona

nombrada

Verifica formulario

que tenga los sellos

y firmas, anotado

Cargo de la

Autoridad a quien

consta

Fin

Llena el Viático

Constancia (V-C)

con los datos

necesarios



96



Procedimiento: Constancia de Viáticos al exterior del País Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Consigna su nombre completo en los lugares de Salida e Ingreso del formulario de Viático Exterior (V-E)

Persona nombrada


de Cuentas

2

Entrega a la autoridad migratoria el Viático Exterior (V-E), al momento de su salida e ingreso al País, para que anote los datos que requiere, lo firme y selle como corresponde

3

Revisa que en el formulario de Viático Exterior (V-E) se hayan anotado los datos necesarios y que esté firmado y sellado por la Autoridad de Migración a quien consta la salida e ingreso al País. (en el Aeropuerto o en la Delegación Fronteriza)




97

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Constancia de Viáticos al exterior del País

Persona nombrada

Inicio

Entrega a la

Autoridad migratoria

el (V-E) al salir y

también cuando

ingresa al País

La Autoridad

Migratoria anota los

datos requeridos,

firma y sella el

formulario

Revisa que en el V-E

estén sus datos,

firma y sello de la

autoridad a quien

consta

Fin

Consigna su nombre

completo en los

lugares de entrada y

salida del Viático

Exterior (V-E)



98



Procedimiento: Liquidación de Viáticos Hoja 1 de 4



Administrativa

1

Presenta en Ventanilla Única de Viáticos, el Viático Liquidación (V-L), adjunta el Viático Anticipo y Viático Constancia; copia del nombramiento, con el cronograma de actividades o detalle de obras o proyectos visitados, si fuere el caso

Persona nombrada


de Cuentas

2

Adjunta el Viático Constancia ó Viático Exterior que comprueba el tiempo de permanencia en las fechas y los lugares visitados, con el respaldo correspondiente

3 Adjunta la copia cuadruplicada del (V-A), si se le concedió anticipo

4

Acompaña planilla con el detalle de pasajes, por transporte extraurbano, con firma de la persona comisionada y el Visto Bueno del Director de la Dependencia

5

Adjunta el anexo de liquidación que proporciona Servicios Generales con

el detalle de las facturas si se incurre en gastos de combustible por uso de vehículo de la Institución

6

Presenta, en caso de incurrir en gastos extraordinarios, los comprobantes con el razonamiento y las firmas necesarias

7

Verifica los documentos de soporte, corrobora que los datos y cálculos estén correctos, las cantidades escritas en números y letras, además de la firmas y sellos necesarios


de Viáticos



99





Marzo / 2012


Administrativa

8

Verifica el plazo de 10 días hábiles que establece el Artículo 9 del Reglamento de Viáticos, contados a partir de la última fecha consignada en el Viático Constancia. Si este plazo

se excede, no procede recibir la liquidación


de Viáticos 9

Estampa el sello de recibido, con la fecha, hora y firma, siempre y cuando se cumpla con lo requerido

10

Elabora la nota de envío de todas las entregas de viático liquidación recibidas y realiza el traslado a la Dirección de Auditoría Interna

11

Revisa, firma y sella las liquidaciones que llenan a cabalidad los requisitos y las devuelve a la Ventanilla Única de Viáticos. Las otras se regresan con las observaciones para que se realicen las correcciones necesarias

Revisor Dirección de

Auditoría Interna

12

Elabora transferencia bancaria numerada, utilizando el formato de pago de viáticos en quetzales y consignando el concepto de la siguiente manera: L= Liquidación, F=Fijo


de Viáticos

13

Traslada la transferencia con los documentos a pagar, a la Jefatura del Departamento de Tesorería, para la firma de Visto Bueno

14 Revisa que la transferencia bancaria esté correcta, previo a la firma y sello de Visto Bueno.




100






Administrativa

15

Elabora oficio numerado dirigido a la Institución bancaria que corresponda, solicitando debitar de la cuenta monetaria de la CGC y acreditar en las cantidades objeto de pago, a las cuentas de los beneficiarios que se mencione Encargado


16

Agrega al oficio de solicitud de débito y acreditamiento de cuentas, la transferencia firmada por el Jefe de Tesorería y los documentos objeto de pago; traslada el expediente a la Dirección de Finanzas

17 Recibe y traslada el expediente al Director


Dirección de finanzas

18 Revisa y firma el oficio de solicitud de la transferencia

Director

19

Traslada el expediente a la Subcontraloría designada (en su defecto a autoridades con firma registrada)


20

Recibe y traslada el expediente al Subcontralor ó a la autoridad con firma autorizada, para la firma respectiva


Ejecutivo


21

Firma el oficio, autorizando así el debito de la cuenta bancaria de la CGC y el acreditamiento a favor de las personas beneficiarias


correspondiente

22 Devuelve el oficio y la documentación respectiva, a la Dirección de Finanzas


Ejecutivo



101






Administrativa

23 Traslada el oficio autorizado y los documentos de soporte a la Ventanilla Única de Viáticos



24

Reproduce el oficio y la transferencia, para que por medio del Procurador se envíen a la institución bancaria Encargado


25 Graba el archivo de la transferencia, lo envía por correo electrónico a la Jefatura para su encriptado

26

Efectúa protección a la privacidad del archivo cifrándolo en un criptograma, reenvía el archivo cifrado al Encargado de la Ventanilla Unica de Viáticos


27

Envía por correo electrónico el archivo cifrado a la institución bancaria donde con base en esta forma y la documentación física, se efectúen las operaciones solicitadas

Encargado


28

Debe estar pendiente que las

operaciones por transferencia se efectúen por el sistema bancario para que los formularios de viático sean descargados del registro interno que se dispone en la ventanilla Única de Viáticos y posteriormente se trasladen por medio de listado, al Encargado del Fondo Rotativo, para su reposición

29 Fin del Procedimiento.



102

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Liquidación de Viáticos

SubcontraloríaEncargado Ventanilla

Única de Viáticos

Revisor de

Auditoría Interna

Jefe Depto.

de Tesorería

Dirección de

FinanzasPersona nombrada

Inicio

Presenta en V.U.V. el

(V-L), cronograma de

actividades y copia del

Nombramiento

Adjunta (V-C) para

comisiones locales o

viático exterior

(V-E), con el debido

respaldo

Adjunta del (V-A)

copia cuadruplicada

y planilla de pasajes

por transporte

extraurbano utilizado

Gastos combustible,

adjunta el anexo de

liquidación de

Servicios Grales. con

facturas y Vo. Bo.

Presenta para gastos

extraordinarios

comprobantes

razonados con las

firmas necesarias

Verifica documentos

de soporte,

corrobora datos,

cálculos y las firmas

correspondientes

Verifica que se

cumpla con el plazo

establecido para

presentar la

liquidación

Estampa el sello

de recibido con

fecha, hora y firma

Elabora nota para

Auditoría con todas

las solicitudes de V-L

Revisa, firma, sella y

devuelve las

liquidaciones sin

deficiencias a la

V.U.V.

Las otras solicitudes

se devuelven a la

V.U.V. con las

observaciones

necesarias

Elabora transferencia

bancaria en formato

de Pago de viáticos

por L=Liquidación o

F=Fijo

Revisa, firma y sella

de Vo. Bo. devuelve

a la V. U. V. la

transferencia

2

Agrega al Oficio, los

documentos de pago

y la transferencia

firmada

Solicita al banco


la CGC y acreditar a

las de los beneficiarios



103



Nombre del Procedimiento: Liquidación de Viáticos

SubcontraloríaDirección de

Finanzas

Jefe Depto.

de Tesorería

Revisor de

Auditoría InternaEncargado Ventanilla

Única de Viáticos

Persona

nombrada

1

Asistente Admitivo.


expediente al

Director

El Director revisa

y firma el oficio

para solicitar la

transferencia

Asistente Admitivo.

traslada el

expediente a la

Subcontraloría

Subcontralor firma el

Oficio y así autoriza


la CGC y acreditar a las

personas beneficiarias

Asistente Admitivo.

devuelve el

expediente a la

Dirección de

Finanzas

Asistente Admitivo.


expediente a la


Viáticos

Graba el archivo de

la transferencia, lo

envía por correo

electrónico al Jefe de

Tesorería

Efectúa protección a

la privacidad del


un criptograma

Con las operaciones

exitosas del banco,

debe descargar los

formularios del registro

interno de la V. U. V.

Posteriormente, por

listado se trasladan

al Encargado del

Fondo Rotativo para

su reposición

Fin

Asistente Admitivo.


expediente al

Subcontralor

Reproduce en

fotocopia el oficio y

la transferencia y los

envía al banco con el

Procurador

Envía por correo

electrónico el

archivo cifrado al

banco



104



Procedimiento: Registro en Libro de Bancos Hoja 1 de 1



Administrativa

1

Recibe el Arqueo de caja, el Reporte del SAG y el duplicado de las boletas de depósito bancario generados por la Caja Receptora Zona 13

Analista Departamento de Tesorería

2 Revisa y clasifica las boletas de la cuenta de depósitos transitorios

3

Elabora, con las boletas de depósitos transitorios, los cheques de traslado de fondos de los ingresos de Caja Receptora Zona 13 a la cuenta de ingresos privativos BANGUAT; en forma separada los ingresos por servicios varios y los cobros por fiscalización

4

Elabora boletas de depósito de los traslados de fondos indicados y los envía con el Procurador al BANGUAT para depositar en la cuenta, ingresos privativos

5 Opera diariamente el libro de bancos de la cuenta de ingresos privativos BANGUAT

6

Archiva los documentos de soporte




105

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Registro en Libro de Bancos

Analista del Departamento de Tesorería

Inicio

Recibe el arqueo de caja,

el Reporte del SAG y el

duplicado de los

depósitos bancarios

generados por la Caja

Receptora Zona 13

Revisa y clasifica las

boletas de depósito

bancario de la

cuenta de depósitos

transitorios

Elabora depósitos de

los traslados de fondos

indicados y los envía a

depositar al BANGUAT

en Ingresos Privativos

Opera diariamente el

Libro de Bancos de la

Cuenta de Ingresos

Privativos Banguat

Archiva los

documentos

de soporte

Fin

Elabora con depósitos

transitorios, los

cheques de traslado

de fondos de ingresos

de caja a Ingresos

privativos BANGUAT

Elabora también lo

correspondiente a

los cobros por

fiscalización

Elabora en forma

separada los

ingresos por

servicios varios



106



Procedimiento: Ingreso Inventario de Cuentas de proveedor

al SICOINDES Hoja 1 de 1


Marzo / 2012


Administrativa

1

Traslada al Departamento de Tesorería, el inventario de cuentas de

proveedor con copia de Cédula de Vecindad y de carné del NIT para persona individual o copia de patente de comercio y constancia del registro tributario unificado para persona jurídica Auxiliar

Departamento de Compras y

Suministros

2 Acompaña para persona individual, copia de cédula de vecindad y de carné de NIT

3 Adjunta copia de patente de comercio y de constancia de Registro Tributario Unificado para persona jurídica

4 Confirma por correo electrónico, con los bancos correspondientes, la cuenta de los proveedores

Analista Departamento de Tesorería

5

Ingresa al SICOINDES el inventario de cuentas, después de que ha sido confirmado por el banco, el número de cuenta del proveedor o beneficiario




107

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Ingreso Inventario de Cuentas de

Proveedor al SICOINDES

Analista del Departamento

de Tesorería

Auxiliar del Departamento

de Compras y Suministros

Inicio

Fin

Traslada a Tesorería

el inventario de

cuentas de

proveedor

Confirma por correo

electrónico con los

bancos, la cuenta de

los proveedores

Acompaña para

persona individual,

copia de cédula de

Vecindad y de carné

de NIT

Adjunta copia de

patente de comercio

y de constancia del

Registro Tributario

Unificado para

persona Jurídica

Ingresa al

SICOINDES el

inventario de cuentas

previa confirmación

del los números



108



Procedimiento: Pagos directos a Proveedores por

Transferencia en SICOINDES Hoja 1 de 2



Administrativa

1 Verifica que la documentación presentada por los proveedores esté completa

Director Dirección

de Finanzas 2

Aprueba la solicitud de pago en

SICOINDES, para que aparezca en el Reporte de pago a beneficiarios

3 Consulta en el SICOINDES, los pagos del día, aprobados por la Dirección de Finanzas Analista de

pagos directos


4 Emite el reporte “CUR DEVENGADOS PENDIENTE DE PAGAR” y lo traslada a la Jefatura

5 Aprueba el documento de traslado de fondos

Jefe

6

Determina disponibilidad financiera, revisa y verifica datos: cantidades, número de cuenta, nombre del proveedor, incluyendo la clave de la transferencia y firma

7

Genera el documento de traslado de fondos por proveedor por medio de 3 pasos en el SICOINDES:

a) Generar transferencia, b) Operaciones con transferencia, c) Transferencia BANGUAT

Analista de pagos directos

8

Elabora oficio de traslado de fondos para que el BANGUAT o BANRURAL realice la transferencia, determina la clave para el pago y lo envía a la Jefatura para revisión y visto bueno

9 Revisa transferencia y firma de visto bueno

Jefe





109



Procedimiento: Pagos directos a Proveedores por

Transferencia en SICOINDES Hoja 2 de 2


Marzo / 2012


Administrativa




12 Revisa y firma la transferencia. Director

13



14 Ingresa y traslada el expediente al Subcontralor


Ejecutivo Subcontraloría ó Dependencia autorizada

15 Autoriza con su firma la transferencia Subcontralor



Ejecutivo

17 Recibe y traslada el expediente al Departamento de Tesorería



18

Registra en libro de bancos la transacción y efectúa protección a la privacidad del archivo cifrándolo en un criptograma

Jefe

Departamento

de Tesorería 19 Remite por correo electrónico al banco, el archivo cifrado


20 Envía con el Procurador, la transferencia escrita, al banco correspondiente



De Finanzas

22 Solicita nota de débito al banco, la adhiere y archiva el expediente

Analista de pagos Directos





110

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Pagos directos a Proveedores por Transferencia en

SICOINDES

Departamento de Tesorería Subcontraloría Dirección de

Finanzas

Inicio

Vverifica que los

documentos

presentados por los

proveedores estén

completos

Aprueba la solicitud

de pago en

SICOINDES, para el

reporte de pago a

beneficiarios

El Analista consulta

en el SICOINDES los

pagos del día

aprobados por la


El Analista emite el

reporte CUR

devengados

pendiente de pagar

El Jefe aprueba el

documento de

traslado de Fondos

El Jefe determina

disponibilidad

financiera, revisa,

verifica datos y firma

El Analista genera

doc. de traslado de

fondos por proveedor

con 3 pasos en el

SICOINDES

- Generar transf,

--Operaciones con

transferencia,

- Transferencia

BANGUAT


el expediente a la

Dirección de

Finanzas para el

trámite de firmas

Asistente Admitivo.


expediente al

Director

Revisa y firma la

transferencia

Asistente Admitivo

traslada el

expediente a la

Subcontraloría

Asistente Admitivo.

ingresa y traslada

el expediente al

Subcontralor

El Subcontralor

autoriza con

su firma la

transferencia

Asistente Admitivo.

devuelve el

expediente a la

Dirección de

Finanzas

Asistente Admitivo.



de Tesorería

El Analista remite al

banco por correo

electrónico, el

archivo cifrado

El Jefe registra en

Libro de Bancos la

transacción

El Analista envía con

el Procurador, la

transferencia escrita,

al banco

correspondiente

El Procurador

entrega la

transferencia y


la constancia

El Analista solicita

Nota de débito al

banco y la adhiere

al expediente

Elabora oficio de

traslado de fondos

para que BANGUAT

o BANRURAL realice

la transferencia

El Jefe efectúa

protección a la

privacidad del


un criptograma

Archiva el

expediente

El Jefe revisa y

firma de visto

bueno

Fin



111



Procedimiento: Pago a Acreedores por Transferencia en

SICOINDES Hoja 1 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

1 Traslada al Departamento de Tesorería, la integración de

descuentos de nómina

Analista Departamento de Administración de

Sueldos y Salarios

2 Elabora la integración de pagos por fuente de financiamiento



3 Revisa la integración de pagos por acreedor y aprueba el traslado de fondos en el SICOINDES

Jefe

4

Determina disponibilidad financiera, revisa y verifica datos: cantidades, número de cuenta, nombre del acreedor, incluyendo la clave de la transferencia y firma

5

Genera documento de pago por Acreedor, a través de 3 pasos en el SICOINDES: a) Generar Transferencia, b) Operaciones con transferencia, c) Transferencia BANGUAT


6

Elabora oficio de traslado de fondos

para que el BANGUAT o BANRURAL realice la transferencia, determina la clave para el pago y lo envía a la Jefatura para revisión

7 Revisa transferencia y firma de visto bueno

Jefe






10 Revisa y firma la transferencia

Director



112



Procedimiento: Pago a Acreedores por Transferencia en

SICOINDES Hoja 2 de 2



Administrativa

11




12 Ingresa y traslada el expediente al Subcontralor


Ejecutivo


13 Autoriza con su firma la transferencia


correspondiente



Ejecutivo

15 Recibe el expediente y lo traslada al Departamento de Tesorería



16


Jefe

Departamento de Tesorería 17

Remite por correo electrónico al banco, el archivo cifrado

Analista de

Pagos directos 18

Envía con el Procurador, la transferencia escrita, al banco correspondiente



de Finanzas

20

Solicita nota de débito al banco, requiere los recibos y facturas a los acreedores, los adhiere y archiva el expediente

Analista de Pagos directos





113

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Pago a Acreedores por Transferencia en SICOINDES

Departamento de TesoreríaDirección de

FinanzasSubcontraloría

Depto. de Admón. de

Sueldos y Salarios

Inicio

El Analista traslada al

Depto. de Tesorería,

la integración de

descuentos de

nómina

El Analista elabora la

integración de pagos

por fuente de

financiamiento

El Analista genera

documento de pago

por Acreedor, a

través de 3 pasos en

el SICOINDES

-Generar transf

-Operaciones con

transferencia

-Transferencia

BANGUAT

El Jefe revisa

transferencia y firma

de visto bueno

Asistente Admitivo.


expediente al

Director

El Director revisa

y firma la

transferencia

Asistente Admitivo.

traslada el

expediente a la

Subcontraloría

Asistente Admitivo.

ingresa y traslada el

expediente al

Subcontralor

El Subcontralor

autoriza con su

firma la

transferencia

Asistente Admitivo.

devuelve el

expediente a la

Dirección de

Finanzas

Asistente Admitivo.



de TesoreríaEl Analista remite al

banco por correo

electrónico, el

archivo cifrado


nota de débito al

banco, requiere los

recibos y facturas a

los acreedores

Fin

El Jefe determina

disponibilidad

financiera, revisa,

verifica datos y firma

El Jefe revisa la

integración de pagos

y aprueba el traslado

de fondos en el

SICOINDES

Elabora oficio de

traslado de fondos

para que BANGUAT

o BANRURAL realice

la transferencia

El Jefe registra en

libro de bancos la

transacción

El Jefe efectúa

protección a la

privacidad del


un criptagrama


el Procurador, la


al banco

correspondiente El Procurador

entrega la

transferencia y


la constancia Archiva el

expediente


el expediente a la

Dirección de

Finanzas para el

trámite de firmas



114



Procedimiento: Pago y reposición del Fondo Rotativo Hoja 1 de 3



Administrativa

1

Recibe de Dirección de Delegaciones Departamentales y del Depto. de Compras, documentos para pago por medio del fondo rotativo

Analista Departamento de presupuesto 2

Revisa y asigna la partida presupuestaria correspondiente

3 Traslada al Depto. de Tesorería la documentación para pago con cheque por medio del fondo rotativo

4

Revisa que la misma cumpla con los requisitos, esté razonada y contenga tanto el renglón presupuestario como la fuente de financiamiento



5 Emite el cheque a través del –SAG- Sistema de Auditoría Gubernamental ingresando los datos requeridos

6

Asigna la llave de verificación con la que será pagado el cheque, lo anota en el libro de bancos, integra al expediente y lo traslada a la Jefatura

7 Revisa cheque, clave, firma de visto bueno y lo regresa al Analista

Jefe

8 Traslada el expediente a la Dirección de Finanzas





10 Revisa y firma el cheque Director

11

Traslada el expediente a la Subcontraloría designada ó en su defecto a autoridades con firma registrada




115





Marzo / 2012


Administrativa

12 Ingresa y traslada el expediente al Subcontralor ó a la autoridad con firma registrada


Ejecutivo

Sub contraloría ó Dependencia autorizada

13 Autoriza con su firma el cheque


correspondiente



Ejecutivo

15 Recibe y traslada el expediente a la caja receptora



16 Recibe el expediente con los cheques firmados y coloca sello de recepción

Receptor/ Pagador

Caja Zona 13

17 Informa a los proveedores que sus cheques están disponibles

18 Realiza el pago requiriendo la firma y datos del proveedor en el voucher

19

Elabora listado de pagos efectuados, clasifica los documentos de respaldo y traslada el expediente al Analista del Fondo Rotativo

20 Revisa, asigna número al listado y traslada el expediente a la Jefatura



21 Revisa expediente, otorga el visto bueno y lo devuelve al Analista

Jefe

22 Traslada el expediente al Departamento de Contabilidad para el registro contable correspondiente


23 Registra contablemente, aprueba y archiva el expediente


de Contabilidad



116






Administrativa

24

Emite el documento de pago de operaciones contables, elabora la transferencia de fondos para acreditar a la cuenta del fondo rotativo



25


Jefe

26 Remite por correo electrónico al banco, el archivo cifrado


27 Envía con el Procurador, la transferencia escrita, al banco correspondiente



de Finanzas

29 Solicita nota de débito al banco, la adhiere y archiva el expediente






117

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Pago y reposición del Fondo Rotativo

Departamento de

Tesorería

Departamento de

PresupuestoSubcontraloríaDirección de Finanzas

Inicio

El Analista traslada a

Tesorería los docs.

para pago con

cheque por medio

del fondo rotativo

El Receptor recibe el

expediente con los

cheques firmados y

coloca Sello de

Recepción

El Receptor informa

a los proveedores

que sus cheques

están disponibles

El Receptor realiza el

pago requiriendo la

firma y datos del

proveedor en el

voucher

Elabora listado de

pagos efectuados,

clasifica docs.de

respaldo y traslada al

Analista del Fondo Rot.

2

El Director revisa

y firma el cheque

Asistente Admitivo.


expediente a la Caja

Receptora de

Tesorería

Asistente Admitivo.


expediente al

Director

Asistente Admitivo.

traslada el

expediente a la

Subcontraloría

El Subcontralor

autoriza con su

firma el cheque

Asistente Admitivo.


expediente al

Subcontralor

Asistente Admitivo.

devuelve el

expediente a la

Dirección de

Finanzas


el expediente a la

Dirección de

Finanzas

Recibe de Compras

y Delegaciones,

documentos para

pago por medio del

Fondo Rotativo

El Analista revisa

que los documentos

cumplan con los

requisitos necesarios

El Analista emite el

cheque a través del

SAG, ingresando los

datos requeridos

El Analista revisa

y asigna la partida

presupuestaria

El Analista asigna la

llave de verificación

para el pago del

cheque

El analista realiza

anotaciones en el

libro de bancos.

integra al expediente

y lo traslada al Jefe

El Jefe revisa

cheque, clave, firma

de visto bueno y lo

regresa al Analista



118



Nombre del Procedimiento: Pago y reposición del Fondo Rotativo

Dirección de FinanzasDepartamento de

ContabilidadDepartamento de Tesorería

1

El Analista revisa,

asigna número al

listado y traslada el

expediente a la

Jefatura

El Jefe revisa el

expediente, otorga el

Vo. Bo. y lo devuelve

al Analista

El Analista del Fondo

Rotativo traslada el


de Contabilidad

El Analista registra

contablemente,

aprueba y archiva el

expediente

El Analista remite al

banco por correo

electrónico,

el archivo cifrado


el Procurador, la


al banco

correspondiente

El Procurador

entrega la

transferencia y


la constancia


nota de débito al

banco y la adhiere al

expediente

Fin

El Analista de pagos

directos emite el

documento de pago

de operaciones

contables

Analista elabora la

transferencia de

fondos para acreditar

a la cuenta del

fondo rotativo

El Jefe registra en el

Libro de Bancos la

transacción

El Jefe efectúa

protección a la

privacidad del


un criptograma

Archiva el

expediente



119



Procedimiento: Información para rendición de cuentas por la Caja Fiscal

Hoja 1 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

1

Prepara la información con saldos conciliados, después del cuadre del Fondo Rotativo Institucional y Privativo



2 Imprime la información en el formulario de caja fiscal: FORMA 200-A3 y lo traslada a la Jefatura

3

Revisa la caja fiscal con la documentación de soporte, si necesita cambios, se realizan y se imprime nuevamente la información Jefe

4 Firma y sella la FORMA 200-A3

5 Lleva el expediente a la Dirección de Finanzas





7 Firma y sella la FORMA 200-A3

Director

8

Devuelve el expediente al Analista


9 Desglosa copias de la FORMA 200-A3 y archiva original



10

Envía duplicado a la Sección de Cuenta Corriente, del Departamento de Formas y Talonarios, en los primeros 5 días de cada mes



120



Procedimiento: Información para rendición de cuentas por

la Caja Fiscal Hoja 2 de 2


Marzo / 2012


Administrativa

11 Ejecuta el Procedimiento de Rendición de cuentas por medio de la

caja fiscal

Analista de Caja Fiscal

Sección de Cuenta Corriente




13 Fin del procedimiento



121

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Información para rendición de cuentas por la

caja fiscal

Dirección

de Finanzas

Sección de Cuenta

Corriente

Departamento

de Tesorería

Inicio

El Analista

prepara la

información con

saldos conciliados

Analista imprime

la información en

la FORMA 200-A3

El Jefe revisa la caja

fiscal, si necesita

cambios, se imprime

nuevamente

El Jefe firma y

sella la

FORMA 200-A3

El analista lleva el

expediente a la

Dirección de

Finanzas

Asistente Admitivo.


expediente al

Director

El Director firma y

sella la

FORMA 200-A3

Asistente Admitivo.

devuelve el

expediente al

Analista de Tesorería

El Analista desglosa

copias de la

FORMA 200-A3 y

archiva original

Envía duplicado a la

Sección de Cuenta

Corriente, en los

primeros 5 días de

cada mes

Analista de caja

fiscal, ejecuta

Rendición de

cuentas por la

caja fiscal

Archiva el

expediente

Fin



122

SIMBOLOGÍA BÁSICA PARA LA DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

Inicio o Final: Indica el principio o el fin del flujo:

Puede ser acción o lugar; además, se usa para

indicar una unidad administrativa o persona que

recibe o proporciona información.

Actividad: Describe las funciones que

desempeñan las personas involucradas en el

procedimiento.

Documento: Representa cualquier documento

que entre, se utilice, se genere o salga del

procedimiento.

Decisión o alternativa: Indica un punto dentro

del flujo en donde se debe tomar una decisión

entre dos o más opciones.

Archivo Permanente: Indica que se guarde un

documento en forma permanente o definitiva.

Archivo Temporal: Indica que se guarde un

documento en forma temporal.



123

Proceso Predefinido: Hace referencia a otro

procedimiento preestablecido.

Conector de página: Representa una conexión o

enlace con otra hoja diferente, en la que continúa

el diagrama de flujo.

Conector: Representa una conexión o enlace del

diagrama de flujo dentro de la misma página.

Transporte o Desplazamiento: Indica el

movimiento de los empleados, material y equipo

de un lugar a otro.

Conector Dinámico: Establece de forma

automática la ruta entre las formas.

Conector de Línea: Conecta los procesos en el

diagrama, mediante líneas rectas.

Documents

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS · Según el artículo 40 del Acuerdo Gubernativo No. 318-2003 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, la Dirección