CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO - planificacion…€¦ · SECRETARIA NACIONAL DE PLANIFICACION Y DESARROLLO (SENPLADES) INFORME GENERAL A los componentes: administrativo, financiero,

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

DIRECCION DE AUDITORIA DE ADMINISTRACION CENTRAL

D A A C -0 2 8 7 -2 0 1 5

SECRETARIA NACIONAL DE PLANIFICACION Y DESARROLLO (SENPLADES)

INFORME GENERAL

A los componentes: administrativo, financiero, talento humano, y tecnología de la información.

TIPO DE EXAMEN : AG PERIODO D ES D E: 2013/01/01 H A S T A : 2014/12/31

SECRETARIA NACIONAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO - SENPLADES

AUDITO RÍA DE G ESTIÓ N A LOS CO M PO NEN TES: ADM IN ISTRATIVO , FINANCIERO, TA LEN TO HUM ANO Y TEC N O LO G ÍA DÉ LA INFO RM ACIÓ N, EN LA SEC R ETA R ÍA NACIONAL DE PLANIFICA CIÓ N Y DESARROLLO , SENPLADES, POR EL PERÍODO CO M PREND ID O ENTRE EL 1 DE ENERO DE 2011 Y EL 31 DE D IC IEM BRE DE 2014

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADM IN ISTRACIÓN CENTRALQuito - Ecuador

*

ÍNDICE

CONTENIDO PAGINA

Carta de presentación 1

CAPÍTULO 1: ENFOQUE DE LA AUDITORÍA

Motivo de la auditoría 6Objetivo de la auditoría 6Alcance de ía auditoría 6Enfoque de ía auditoría 7Componentes auditados 7indicadores utilizados 8

CAPÍTULO II: INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD

Misión 11Visión 11Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas 11Base Legal ; 16Estructura Orgánica 17Objetivos de la Entidad 18

iCAPÍTULO III: RESULTADOS GENERALES 1

jSeguimiento de recomendaciones 20La SENPLADES contó con planificación estratégica 21Catálogo de procesos no está aprobado por autoridad competente 23Flujogramas de procesos contienen indicadores en ios que no se definió las metas 25

CAPÍTULO IV: RESULTADOS ESPECÍFICOSNo se generaron los productos definidos en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por ProcesosProcesos de contratación no concluidos en el portal de! SERCOP

28

........36........Adquisición de bienes y servicios por montos pequeños mediante procesos de contratación por ínfima cuantía 39

Conciliación de bienes de larga duración no realizada 41

Implementación del Manual de Descripción, Valoración y C lasificación de Puestos suspendida 44

Plan de Talento Flumano no fue aprobado para el año 2013 y no se elaboró para el año 2014 48

Reglamento Interno de Administración de Talento Humano no fue elaborado 50

No se presentó el informe de evaluación de desempeño de! año 2013 53

Plan Integral de Seguridad Ocupacional y Prevención de Riesgos no elaborado en el año 2013 y no aprobado en e! año 2014

57

Servidores salientes no realizaron la entrega de archivo de documentos mediante actas de entrega - recepción 60

No se dispone de un sistema informático integral de administración de personal 63

No se elaboró Plan de Vacaciones en los años 2013 y 2014 65

No se elaboraron Planes Operativos de Tecnologías de Información 67

No se formularon políticas para el desarrollo de sistemas informáticos, infraestructura y operaciones, soporte técnico e interoperabilidad 69

No se formularon en los años 2013 y 2014 ios planes de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura tecnológica 72

Plan de Contingencias no elaborado en e! año 2013 y en año e! 2014 no fue aprobado ni implementado

75

Inventarios de equipos informáticos, software e infraestructura tecnológica incompletos : 78

...................

SIGLAS UTILIZADAS

CONAM Consejo Nacional de Modernización del Estado

CGE Contralóría General del Estado

DAACi

Dirección de Auditoría de Adm inistración Central

DATH .Dirección Administrativa de Talento Humano

DTIC Dirección de Tecnologías de las Información y Comunicación

eSlGEF Sistema Integrado de Gestión Financiera

GCD Gobierno Central Desconcentrado

GPR Gobierno por Resultados

GAD's Gobiernos Autónomos Descentralizados

INEC Instituto Nacional de Estadísticas y Censos

INP *• Instituto Nacional de Preinversión

LOSEP Ley Orgánica de Servicio Público

LOSNCP Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública

MRL Ministerio de Relaciones Laborales

ODEPLAN Oficina de Planificación de la Presidencia

PAC Plan Anual de Contrataciones

PETI Plan Estratégico de Tecnologías de la Información

PEI Plan Estratégico Institucional

PNBV Plan Nacional del Buen Vivir

POA Plan Operativo Anual

PAPP Programación Anual de Ía Política Pública

PPPP Programación Piurianuai de la Política Pública

QUIPUX Sistema de Gestión Documental

SODEM Secretaría Nacional de los Objetivos de Desarrollo del Milenio

SENPLADES Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

SENRES

Secretaría Técnica de Desarrollo de Recursos Humanos y

Remuneraciones del Sector Público

SERCOP Servicio Nacional de Contratación Pública

SIITH Sistema Informático Integrado del Talento Humano y Remuneraciones

SIPelP

SOATi

Sistema Integrado de Planificación e Inversión Pública

Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito

TIssi

Tecnologías de la Información

TICs Tecnologías de la Información y Comunicación

UARHiii

Unidad Administrativa de Recursos Humanos

Ref. Informe aprobado y

Quito,- / c r - o /

SeñorSecretario Nacional de Planificación y DesarrolloPresente

De mi consideración:

Hemos efectuado la auditoría de gestión a los componentes: Adm inistrativo, Financiero, Talento Humano y Tecnología de la Información de la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES, por el período comprendido entre ei 1 de enero de 2013 y el 31 de diciembre de 2014.

Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental em itidas por la Contraloría General del Estado, las mismas que se fundamentan en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y Normas Ecuatorianas de Auditoría. Estas normas fueron aplicadas en esta auditoría, la que se realizó con un enfoque constructivo, de valoración de la gestión institucional y de reconocimiento de su valor agregado; además, se ejecutó como auditoría integral orientada hacia la economía, eficiencia, eficacia, de tipo gerencial - operativo y de resultados.

Las principales observaciones por su importancia se detallan a continuación:

- Las recomendaciones emitidas en los informes de auditoria DAAC-0038-2014 y DAAC-0040-2014, para mejorar el control interno, fueron cumplidas en su totalidad por las autoridades y servidores a quienes fueron dirigidas.

- La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, en los años 2013 y 2014 contó con Planes Estratégicos Institucionales, Programa Plurianual de la Política Publica, Planificación Anual de la Política Pública y los Planes Operativos Anuales, instrumentos técnicos en los que se contempló: los objetivos alineados al Plan Nacional del Buen Vivir, las estrategias, objetivos, indicadores, metas programas, proyectos y recursos; sobre los cuales, las actividades operativas de las áreas administrativas, financieras, talento humano y tecnología de la información se enmarcaron; que son evaluadas por la Dirección de Seguim iento y Evaluación Institucional, de la Coordinación General de Planificación Estratégica, a fin de realizar un seguim iento al cumplim iento de las metas y objetivos propuestos en la planificación y POA, acción de la cual se emitió informes sem estrales y anuales, para conocimiento de los diferentes Coordinadores y del Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo.


- La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo en los años 2013 y 2014, contó con el Catálogo de Procesos, documento que no fue aprobado por el Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo, debido a la falta de gestión por parte dei D irector de Administración de Procesos para contar con su aprobación, lo que originó que este instrumento normativo no esté debidamente legalizado; sin embargo, los flujogramas de los procesos contenidos en el catálogo, fueron suscritos por el Coordinador Adm inistrativo Financiero y el Director del área administrativa, ai que corresponde el proceso.

- . El Director de Administración de Procesos en los indicadores establecidos en los fiujogramas de procesos no definió las metas según la dinámica del proceso, producto, servicio y resultado a obtenerse; y, la Coordinadora General de Gestión Estratégica no los supervisó, lo que limitó medir el grado de cumplimiento de las funciones y responsabilidades de los servidores, respecto al cumplimiento de lo planificado (meta u objetivo) frente a lo ejecutado (productos o servicios).

- Varios productos establecidos en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, para las Direcciones: Administrativa, Talento Humano y Tecnologías de ¡a información no se generaron, debido a la falta de actividades de monitoreo y seguim iento de los procesos y sus productos, por parte de los Coordinadores Generales Administrativos Financieros, Coordinadora Genera! de Gestión Estratégica y los Directores: Administrativo, Talento Humano y de Tecnologías de la Información, lo que originó que no se realicen acciones correctivas y mejora de los mismos.

- La Dirección Administrativa no contó con un registro completo de la información de los procesos de contratación efectuados en los años 2013 y 2014, por lo que, de varios procesos no se tiene el estado de ejecución, fechas de suscripción de los contratos principales, complementarios y actas de entrega recepción; y, documentación relevante de las etapas contractual y ejecución, como: contrato principal, complementario y actas de entrega recepción que no fueron publicadas en el portal de Compras Públicas, debido a la falta de supervisión del Director Administrativo, a la delegación emitida a los administradores de los contratos para que se encarguen de su publicación, lo que originó que iá información de los procesos subidos en el portal sea incompleta y desactualizada y se afecte ai principio de transparencia de información y del proceso.

- El Director Administrativo, autorizó adquisiciones de bienes y servicios por procesos de ínfima cuantía, por montos menores a 50,00 USD, debido a que no consideraron lo previsto en el Reglamento para la Administración de Fondos de Caja Chica de la SENPLADES, para atender gastos imprevisibles, urgentes y de valor reducido, lo que originó que no se agilice la obtención del bien o servicio requerido.

- El saldo al 31 de diciembre de! 2014, del grupo bienes muebles, generado en el sistema Olympo, no concllia con el saldo contable obtenido del sistema eSlGEF, debido a la falta de coordinación entre los Directores: Adm inistrativo y Financiero, situación que no permitió determinar diferencias y realizar los ajustes que correspondan.

- La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, para el año 2013, no contó con el Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de Puestofe, documento que fue aprobado por el Ministro de Relaciones Laborales, con Resolución MRL-2013-0648 de 29 de noviembre de 2013, reformado con Resolución MRL-2014-0001 de 2 de

Secretaría N acional de Planificación y Desarrollo 2

Dirección d e Auditoría d e Adm inistración Central

enero de 2014; e¡ cual en el transcurso del año 2014, pasó por un proceso de implementación, que fue suspendido por restricciones presupuestarias, necesidad institucional y capacidad operativa de la Dirección de Talento Humano, ei cual no se reinició por falta de gestión de la Directora de Adm inistración de Talento Humano, lo que ocasionó que en los años 2013 y 2014, no se realicen concursos de méritos y oposición; y, se reclute personal bajo el régimen de servicios ocasionales que sobrepasó el límite establecido en la LOSEP, que fue autorizado por el Ministerio de Relaciones Laborales.

- La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, en el año 2013 contó con un Informe Técnico de Planificación de Talento Humano, del cual no se presentó los documentos que evidencien que fue enviado y aprobado por el Ministerio de Relaciones Laborales; y, el plan de Talento Humano del año 2014 no fue elaborado, situación presentada por cuanto los Coordinadores Adm inistrativos Financieros en sus períodos de actuación, no supervisaron las actividades y la Directora de Talento Humano no realizó las gestiones para aprobación y emisión del Plan de Talento Humano de los a/íos indicados, lo que ocasionó que la entidad no cuente con una herramienta técnica con la cual se determine el persona! requerido en cada proceso, para cumplir con los planes estratégicos y operativos institucionales.

- El Coordinador General Administrativo Financiero elaboró un proyecto de Reglamento Interno de Administración de Talento Humano, que fue presentado al Coordinador General de Asesoría Jurídica, para que emita el criterio juríd ico previo envío al M inisterio de Relaciones Laborales para su aprobación, servidor que no emitió criterio alguno, ni la Directora de Talento Humano realizó las gestiones oportunas para insistir en su presentación, lo que originó que la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo no cuente con esta herramienta técnica debidamente aprobada para regular las relaciones laborales entre la SENPLADES y sus servidores sujetos a la Ley Orgánica de Servicio Público y al Código de Trabajo.

- En la Dirección de Talento Humano no se encuentran archivados los documentos de ios resultados de la evaluación de desempeño correspondiente al año 2013, que según la Hoja de Salida de Paz y Salvo, el ex servidor público 6, presentó a la Directora de Talento Humano, tanto los documentos físicos, electrónicos y el informe final de su gestión, así como el acta de entrega recepción de bienes; situación originada por la falta de control de la Directora de Talento Humano, actuante en el periodo de 1 de enero de 2013 al 8 de agosto de 2014, y de archivo de la misma, lo que limitó que la Directora de Talento Humano en funciones, concluya con el proceso de evaluación de desempeño, enviando el informe al Ministerio de Relaciones Laborales; y, que no se realice el plan de mejoramiento sobre los resultados obtenidos, respecto de ¡as necesidades de capacitación, promoción, reubicación de los servidores y la toma de decisiones por efecto de los resultados obtenidos.

La ex Directora de Talento Humano al momento de su salida de la institución no realizó el acta de entrega - recepción y el informe de fin de gestión, que no fueron exigidos por el Coordinador General Administrativo Financiero, ¡o que limitó identificar y presentar los documentos requerido por el organismo de control.

- La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo SENPLADES, en el año 2013 no contó con el Plan Integral de Seguridad Ocupacional y Prevención de Riesgos; y, el correspondiente al año 2014, no se evidenció los documentos con los que fue aprobado por autoridad competente y enviado al M inisterio de Relaciones Laborales, para su registro; situación originada por falta de control de los Coordinadores

Secretaria N acional de Planificación y Desarrollo 3


Generales Administrativos Financieros, de turno y de gestión de lá Directora de Talento Humano para su aprobación, lo que ocasionó que la SENPLADES no disponga de un plan para prevenir riesgos laborales.

Se creó el Comité y Subcomités de Seguridad e Higiene del Trabajo, los mismos que no fueron conformados por falta de gestión de la Directora de Talento Humano, lo que originó que no se cuente con el Reglamento Interno de Seguridad y Salud Ocupacional.

- Los procedimientos para la desvinculación de! personal y presentación de documentos, establece la exhibición de expedientes al Jefe inmediato y/o Director de área, quienes dejan constancia de la conformidad en la Hoja de Salida de Paz y Salvo, certificado habilitante para el pago de la liquidación de haberes del servidor saliente; sin embargo, se verificó que no existen: acta de entrega - recepción de documentos y bienes, e informes de fin de gestión que respalden este proceso, situación que ocasionó que en los archivos de las diferentes direcciones y en la Dirección de Talento Humano, no conste estos documentos; lo que a su vez impidió que los servidores entrantes conozcan la ubicación de éstos para la entrega de la información y fines de control.

- La Dirección del Talento Humano no cuenta con un sistema integrado de gestión estratégica de talento humano, que contemple todas las necesidades como: datos históricos de los servidores y ex servidores de la entidad, generar reportes de acuerdo a los requerimientos de los usuarios internos y externos, situación presentada por la falta de gestión por parte de la Directora de Talento Humano ante el Ministerio de Relaciones Laborales, a fin de que el sistema proporcionado por este organismo, se ajuste a las necesidades descritas, lo que causó demora de aproximadamente 13 días, en la presentación al ente de control, de la información relacionada con ios servidores, y que ésta contenga datos erróneos en los períodos de gestión y cargos desempeñados.

- La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, en los años 2013 y 2014 no contó con el Pian anual de Vacaciones de los servidores, debido a la falta de gestión por parte de la Directora de Talento Humano, para su elaboración; lo que originó que no se garantice la continuidad en la atención de los servicios que presa la institución y el goce del derecho de los servidores de la institución en forma programada, así como las vacaciones se concedan sobre la base de un requerimiento y en el tiempo previsto por el servidor.

- La Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación no contó con los Planes Operativos Anuales Informáticos para los años 2013 y 2014, instrumento necesario para administrar y dirigir todos los recursos tecnológicos, a través de proyectos que proporcione productos y servicios que contribuyan a la gestión y el mejoramiento continuo de los procesos, situación presentada por la falta de acciones de la Coordinadora General de Gestión Estratégica y de los Directores de Tecnologías de información y Comunicación para su formulación, lo que ocasionó que no se cuente con los programas tecnológicos que integren los objetivos estratégicos institucionales contemplados en el plan estratégico de TI (PETI) con el enfoque de Tecnologías de Información.

- Los Directores de Tecnologías de Información y Comunicación, en los años 2013 y 2014 no formularon políticas para el desarrollo de sistemas informáticos, infraestructura y operaciones, soporte técnico e interoperabilidad, lo que originó que no se asegure el uso apropiado de las aplicaciones, de las soluciones tecnológicas establecidas y se garantice el cumplimiento y control de los procesos.

- La Dirección de Tecnologías de información y Comunicación, en los años 2013 y 2014, no contó con el Plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la Infraestructura Tecnológica, debido a la falta de acciones por parte de los Directores de Tecnología de

S ecretaría N acional de Planificación y Desarrollo 4

- Dirección de Auditoría de Adm inistración Central

la Información y del Técnico encargado de las funciones del proceso de gestión de Infraestructura y Operaciones de la DTIC, en sus respectivos periodos de actuación, para la elaboración, lo que originó que no se garantice el funcionamiento adecuado de la infraestructura, de los sistemas, reducir la frecuencia y el impacto de las fallas; así como, detectar oportunamente daños y desperfectos en los equipos que incluya el levantamiento de las necesidades tecnológicas de las unidades administrativas institucionales a efecto de implementar las modificaciones o correcciones técnicas necesarias o adquirir nuevas tecnologías, funcionalidades e implementaciones que se deba realizar conforme a las mejores prácticas, para asegurar la optimización de los recursos tecnológicos.

- La Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, en los años 2013 y 2014 no contó con el Plan de Contingencia, debido a que los Directores de Tecnologías en sus periodos de actuación, no formularon, aprobaron e implementaron este instrumento, lo que ocasionó que no se cuente con una herramienta que permita restituir rápidamente los servicios de la organización ante la eventualidad de una posible falla en los sistemas computarizados, equipos y personal relacionado; y, de garantizar la continuidad de las operaciones de los elementos considerados críticos que componen los sistemas de información.

- La Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, dispone de inventarios de los equipos informáticos y software con información incompleta y de un inventario de infraestructura tecnológica desactualizado, por cuanto no contiene los sistemas de almacenamiento adquiridos en noviembre de 2014, situación presentada por falta de supervisión del Director de Tecnologías de Información y Comunicación, al detalle de los inventarios realizado por la Analista de Tecnologías, lo que ocasionó que no se tenga información completa, actualizada, dificultando el control e identificación de los equipos informáticos.

Por todo lo expresado en los párrafos precedentes, en nuestra opinión, consideramos que sobre la base de la auditoría de gestión realizada a los componentes Administrativo, Financiero, Talento Humano y Tecnología de la Información de la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES, es satisfactorio en consideración al periodo de gestión. .

Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica, de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.

Atentamente,Dios, Patria y Libertad

CRA iriam Cañar íñiguezDirectora de Auditoría de Administración Central



CAPÍTULO I

ENFOQUE DE LA AUDITORÍA

Motivo de la auditoría

La auditoría de gestión en ía Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, se realizó

con cargo al Plan Operativo de Control del año 2015, de la Dirección de Auditoría de

Administración Central, en cumplim iento a la Orden de Trabajo que consta en el oficio

0010-DAAC-2015 de 21 de enero de 2015. •

Objetivos de la auditoría

- Verificar el cumplim iento de las disposiciones legales en los procesos administrativo,

financiero, talento humano y tecnología de la información.

- Evaluar e! control interno y la gestión de los procesos relacionados con el examen.

Alcance de la auditoría

La presente auditoría cubrió el análisis de los componentes: Adm inistrativo, Financiero,

Talento Humano y Tecnología de la Información, por el período comprendido entre el 1

de enero de 2013 y el 31 de diciembre de 2014.

En esta auditoría de gestión, se excluye las instituciones adscritas a la SENPLADES y

los procesos desconcentrados de las Subsecretarías Zonales de Planificación que son:

- Zona de Planificación 1 - Norte

Esmeraldas, Carchi, Imbabura y Sucumbíos

- Zona de Planificación 2 - Centro

Pichincha (excepto Quito), Ñapo y Orellana

- Zona de Planificación 3 - Centro

Cotopaxi, Chimborazo, Pastaza y Tungurahua

jp&ets ■

S ecretaría N acional de P lanificación y Desarrollo 6

Dirección de Auditoria de Administración Central

- Zona de Planificación 4 - Pacífico

Manabí y Santo Domingo de los Tsáchilas

- Zona de Planificación 5 - Litoral

Guayas (excepto Guayaquil, Samborondón y Duran), Los Ríos, Santa Elena,

Bolívar, Galápagos

- Zona de Planificación 6 - Austro

Azuay, Cañar y Morona Santiago '

- Zona de Planificación 7 - Sur

El Oro, Loja y Zamora Chinchipe

- Zona de Planificación 8

Guayaquil, Durán, Samborondón

Enfoque de la auditoría

La Auditoria de Gestión realizada a la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo,

se enfocó hacia los procesos habilitantes de apoyo, orientada a determ inar el grado de

eficiencia y efectividad de los procesos y operaciones, en relación con el cumplimiento

de metas y objetivos de los componentes: administrativo, financiero, talento humano y

tecnología de la información.

Componentes auditados

Las unidades administrativas relacionadas con los componentes objeto de la auditoría

de gestión; según el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos,

expedido por Secretario Nacional de Planificación con Acuerdo 392-2010 de 9 de

noviembre de 2010, reformado con Acuerdo 639-2012 de 15 de octubre de 2012, y el

Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, expedido con Acuerdot

SNPD-091 -2013 de 3 de diciembre de 2013, publicado en el Registro Oficial Suplemento

97 de 22 de enero de 2014, corresponde a:



E S T Á tÜ fÓ DE GESTIÓN ORGANIZACIÓN AL POR PROCESOS2013

Acuerdo 392-2010 reformado con Acuerdo 639-2012

2014Acuerdo SNPD-091-2013

Administrativo

Compras Públicas y Servicios GeneralesServicios Institucionales- Servicios institucionales- Transporte

Proveeduría Compras PúblicasBienes Almacén, administración y mantenimiento de bienes

e inventariosTransporte SegurosFinancieroPresupuestos PresupuestoContabilidad ContabilidadTesorería TesoreríaNómina NóminaTalento HumanoDesarrollo Institucional Administración de ia Normativa de Talento Humano

- Gestión de nómina - registro- Contratos- Régimen disciplinario- Otros movimientos administrativos

Gestión del Talento Humano y Remuneraciones

Administración del Sistema Integrado del Talento Humano- Planificación de Talento Humano- Reclutamiento y selección- Clasificación de puestos- Evaluación del Desempeño j- Formación Capacitación y Desarrollo

Bienestar Social Bienestar laboral y seguridad ocupacionalGestión de la calidad del servicio y atención ciudadana

Tecnología de la Información y ComunicaciónPlanificación TICs Planificación TICs .Desarrollo de Sistemas Informáticos Desarrollo de Sistemas informáticosGestión de Infraestructura y operaciones Gestión de Infraestructura y OperacionesGestión de Seguridad de ia información Gestión de Soporte TécnicoGestión de Soporte Técnico Gestión de la InteroperabilídadGestión de la Interoperabilídad

Indicadores utilizados

Se aplicaron los indicadores establecidos en la herramienta Gobierno por Resultados,

GPR, administrada por ia Secretaría Nacional de Adm inistración Pública y los del

Catálogo de Procesos de ia SENPLADES, sobre la base de los datos presentados por

las unidades administrativas, relacionadas con los procesos: Adm inistrativo, Financiero,

Talento Humano y Tecnología de la Información y Comunicación, para verificar el nivel

de su cumplimiento, así:

^ OeftÜ ■

Secretaría N acional d e Planificación y Desarrollo 8

Dirección de Auditoría 'de Adm inistración Central

Proceso Administrativo

S ubprocesos A ctiv idad Ind icador Cáicuío del ind icador

BienesGestión de pian anual de mantenimiento

Tiempo para elaborar el plan anual de mantenimiento

Fecha de aprobación del plan / Fecha de solicitud

Gestión de custodia Tiempo para gestión de custodia

Fecha de firma del acta / fecha de solicitud

ContrataciónPública

Contratación por Ínfima cuantía

ContrataciónDirecta

Tiempo para generar la orden de compra

Tiempo para adjudicación

Fecha de solicitud (área requirente) / Fecha de emisión

..de la orden de co m p ra .................Fecha de solicitud (área requirente) / Fecha de

Seguros

Suministros y materiales

inclusión de bienes a pólizas de seguros

Egreso de suministros y materiales

Número de inclusiones de bienes a pólizas de seguros

Egreso de suministros y materiales

Número de inclusiones efectivamente realizadas / Número de memorandos de solicitud de inclusión a póliza Informe mensual para contabilidad

3roceso Financiero

S ubprocesos A ctiv idad Ind icador C á lcu lo del ind icadorRegistro y control de suministros y materiales

Registro de suministros y materiales de oficina

Registros realizados / Registro de consumos recibidos

FinancieroContables Control de activos

fijosControl de activos fijos

Informes emitidos luego de la conciliación / Número de constataciones físicas

Liquidación de viáticos dentro de! país y al exterior

Días Utilizados para liquidación de viáticos

Fecha para pago o fecha de descuento / Fecha de presentación de solicitud en la Dirección Financiera

Reformapresupuestaria

Reforma presupuestariaNúmero de reformas presupuestarias realizadas / Número de reformas presupuestarias solicitadas

GestiónPresupuestaria

Seguimiento yevaluaciónpresupuestaria

Evaluaciones presupuestarias ’

Número de evaluaciones presupuestarias realizadas / periodos analizados

Reprogramación financiera del gasto Reprogramaciones

financieras

Número de reprogramaciones financieras realizadas / Número de . reprogramaciones financieras solicitadas

Proceso de Talento Humano

Subprocesos A ctiv idad Ind icador i C álcu lo del ind icador

Capacitación

Elaboración del plan Tiempo para la elaboración j Fecha de envió ai MRL / Fecha de capacitación del plan de capacitación j de entrega de sintetización de

j I solicitudesEjecución del plan de j Ejecución de¡ plan de i Capacitaciones realizadas / capacitación ; capacitación 1 Capacitaciones planificadas

^ nutvt-



Contratación de personal

Confratadones de servicios ocasionales

í Tiempo de ciclo dei proceso Fecha de ingreso al distributivo de personal / Fecha de solicitud de la unidad requirente

Registro y control

Registro y control de contratos

Registro y control de contratos

Contratos recibidos / Contratos registrados

i!

Listados recibidos / Avisos realizados

Proceso de Tecnología de la Información y Comunicación

Subprocesos j Actividad Indicador Cálculo del indicador ]Gestión de soporte técnico

Medición de satisfacción de usuarios AS-IS

Tiempo del ciclo del proceso

2 dias, 2 horas con 10 minutos MIN / 7 días con 60 minutos MAX

Gestión de operaciones

Generación de respaldos de base de datos AS-IS


2 horas con 45 minutos MIN / 7 horas con 30 minutos MAX

Gestión de infraestructura

Gestión de centro de datos(inspección/moni toreo físico) AS-IS Creación y preparación de ambiente para desarrollo de sistemas informáticos AS-IS


3 horas MIN /1 5 horas MAX


5 días M I N / 17 días MAX

Gestión de desarrollo de sistemas informáticos

Gestión de ambiente j Tiempo del ciclo dei para desarrollo AS-IS j proceso

32 horas total

S ecretaría N acional de Planificación y Desarrollo 10


CAPÍTULO II

INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD

La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, de conformidad con los Planes

Estratégicos 2012 - 2013 y 2014 - 2017, aprobados mediante Acuerdos 661A-2012 de

5 de diciembre de 2012 y SNPD-101-2013 de 23 de diciembre de 2013, tiene la siguiente

misión y visión:

Misión

Adm inistrar y coordinar el Sistema Nacional Descentralizado de Planificación

Participativa como un medio de desarrollo integral del país a nivel sectorial y territorial;

establecer objetivos y políticas estratégicas, sustentadas en procesos de información,

investigación, capacitación, seguimiento y evaluación; orientar la inversión pública; y,

promover la democratización de! Estado, a través de una activa participación ciudadana,

que contribuya a una gestión pública transparente y eficiente.

Visión

Ser el referente latinoamericano en términos de planificación nacional, previendo el

Ecuador dei futuro para las y los ecuatorianos.

Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas

En la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, según el diagnóstico institucional

efectuado en el Plan Estratégico 2014 - 2017, aprobado con Acuerdo SNPD-101-2013

de 23 de diciembre de 2013, se establecieron las siguientes fortalezas, oportunidades,

debilidades y amenazas:

Fortalezas .

- Cuenta a nivel nacional con un personal comprometido, multidisciplinario, con

las capacidades y destrezas para el cumplim iento de las metas institucionales.1$once


Dirección de Auditoría de Administración Central

- Tiene recursos acorde con sus necesidades para cubrir el gasto permanente y

los proyectos de inversión planteados.

- Ha generado normas y estándares en Planificación, Presupuesto, Ordenamiento

Territorial, Política Pública que sirven de guía para los diferentes niveles del

gobierno central desconcentrado y gobiernos autónomos descentralizados para

ia implementación de planes institucionales. ■

- Buenas relaciones interinstitucionales con los diferentes niveles del gobierno

central desconcentrado y gobiernos autónomos descentralizados, para la

implementación de planes institucionales.

- Generación de información estadística y geográfica, de primera mano, teniendo una

amplia experiencia en la generación, intercambio de datos e información

geográfica a nivel nacional y territorial.

- Cuenta con un consejo político integrado por las organizaciones sociales

nacionales, lo que permite el acercamiento a la participación ciudadana en el proceso

de planificación integral participativa.

- Alineación de la Gestión de TIC 's, con las mejores prácticas y marco de referencia a

nivel internacional.

- Clara visión programática por parte de las autoridades, sobre la base de la cual se

puede planificar el desarrollo de las actividades.

- Cuenta con una definición de los procesos, funciones y responsabilidades a

cargo de cada técnico.

- Existencia de herramientas y metodologías automatizadas para el cumplimiento de

las atribuciones institucionales.

- El clima laboral institucional favorece al desarrollo de las actividades técnicas y el

fortalecim iento de las relaciones humanas.^t¿ ec*



- La comunicación interna en tas zonales es muy buena, amplia y perceptiva

guiando las actividades bajo el marco juríd ico que norma a las unidades

administrativas y sus responsabilidades.

- Existe conocim iento y socialización de los acuerdos, reglam entos y normativa

legal, para ia elaboración de los procesos adm inistrativos financieros de forma

desconcentrada.

Oportunidades

- Importante posicionamiento técnico - político en todos los niveles de gobierno,

aspecto que facilita la operativización y articulación de la planificación nacional y

- Cuenta con un' marco normativo para emitir las políticas y lincamientos

estratégicos para el desarrollo de actividades dentro del Plan Nacional del Buen Vivir,

para el desarrollo de las atribuciones institucionales.

- Antecedente de trabajo conjunto con los G AD 's para articular las necesidades

nacionales ai PNBV 2013 - 2017.

- Existe predisposición de ia academia e instituciones públicas y privadas para

el desarrollo de actividades en temas afines.

- El país presenta avances en la construcción de una cultura de planificación y

seguim iento de la política pública por parte de las instituciones del sector público.

- La cooperación internacional se muestra abierta en un proceso de alineamiento

para el fortalecim iento de las capacidades del personal en matriz y a nivel zonal, a

través de la capacitación e intercambio de experiencias e información.

- Buenas relaciones bilaterales a nivel mundial, especialmente con los países de la

región.

territorial.

Secretaría N acional de P lan ificación y Desarrollo 13


- Interés por parte de los organismos regionales en los procesos de planificación

desarrollados por el Ecuador.

- Determinación por parte del Presidente de la República para radicalizar la

democracia y el poder ciudadano.

- Alineación de las empresas públicas para viabilizar ia ejecución del Plan Nacional de

Desarrollo 2 01 3 -2 01 7 .

t

- Predisposición gubernamental para fortalecer la mircroplanificación a través de la

implementación de las políticas que impulsan la territorialización de la inversión

pública, generando las condiciones para que la zonas de planificación se

desarrollen.

Debilidades

- Necesidad de profundizar la articulación entre las distintas unidades de la institución.

- Alta rotación de técnicos debido a mejores condiciones laborales en otras

instituciones públicas y privadas.

- Se requiere actualizar y mejorar el manual de procesos y procedimientos en todas

las unidades administrativas, que facilite la realización y distribución eficiente de

actividades.

- Se necesita profundizar la coordinación entre las unidades técnicas con ¡as

unidades de asesoría y apoyo.

- Se requiere impulsar otros incentivos laborales, más allá de la remuneración, que

permitan al funcionario motivar su crecimiento profesional y su estabilidad labora! en

la institución.

»- Se requiere promover un mayor cumplimiento de la planificación, ya que nuevos

temas o requerim ientos que surgen durante el año provoca que los esfuerzos se

centren en lo urgente.

Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 14

Dirección de Auditoría d e Adm inistración Central

- Necesidad de consolidación institucional en el uso de la metodología y políticas de

seguimiento y evaluación interna.

- Se requiere fortalecer la institución en los procesos y procedim ientos de compras

pUblicas, adm inistrativos y financieros.

- Es importante m ejorar la asignación de recursos de gasto corriente para que

responda a las necesidades actuales de las Subsecretarías Zonales.

- Necesidad de m ejorar ia articulación de la matriz con las subsecretarías zonales, de

manera de cumplir con la planificación zonal y los requerim ientos de la matriz.

- Se requiere m ejorar la dotación de espacio físico y vehículos para el desarrollo de

actividades en las Subsecretarías Zonales.

- La desconcentración parcial de ciertas actividades no perm ite la fluidez en los

procesos de contratación y suscripción de convenios interinstitucionales.

Amenazas

- Incumplim iento por parte de las diferentes instancias públicas de las directrices

para el desarrollo del proceso de planificación nacional y territorial.

- Alta rotación del personal directivo y técnico en las entidades del gobierno central

desconcentrado y los gobiernos autónomos descentralizados, lo que involucra una

doble asesoría para el cumplim iento de las directrices.

- Limitado número de unidades encargadas de la gestión de las políticas públicas en

las instituciones.

- Débil articulación y comunicación con los ministerios y entre ellos, afectando

la efectividad y correcta aplicabilidad de los procesos planteados.

- Insuficiente normativa sobre diversos ámbitos de la política pública (Consejos de

Igualdad, movilidad humana, regulación, entre otros).


Dirección de Auditoria ,de Adm inistración Central

- Insuficiente capacidad técnica en los GAD’s y las instituciones del GCD para

el ingreso de información en los sistemas oficiales que permitan la evaluación y el

seguim iento al Plan Nacional de Desarrollo.

- Opinión adversa en los medios de comunicación y grupos de poder, sobre el tema

institucional, para restar importancia a las acciones de gobierno.

- Coyunturas adversas entre las organizaciones y el gobierno (ejemplo temas del agua,

mineros).

- Capacidades insuficientes en el territorio por parte de las instituciones del GCD

desconcentrado y los GAD's, para la implementación de los procesos de

desconcentración, descentralización, participación, entre otros.

- Desarrollo lento del proceso de desconcentración por parte de las instituciones del

Ejecutivo.

- Condiciones geográficas dificultan el acercamiento de servicios a la ciudadanía.

- Poca participación ciudadana en los GAD's, ministerios y organizaciones sociales en

general, profundizada por una ausencia del reglamento que norme los espacios y

procesos de participación ciudadana.

Base legal

La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES, fue creada mediante

Decreto Ejecutivo 1372 de 12 de febrero del 2004, como organismo técnico responsable

de ía planificación nacional, dependiente de la Presidencia de ía República, fusionó a la

ex ODEPLAN y ía Secretaría de Diálogo Social y Planificación; y, con Decreto Ejecutivo

103 del 8 de febrero de 2007, se fusionó a esta Secretaría, el Consejo Nacional de

Modernización del Estado, CONAM y la Secretaría Nacional de los Objetivos de

Desarrollo del Milenio, SODEM. .



Estructura orgánica

La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, para el desarrollo de sus

actividades, en el año 2013, utilizó el Estatuto Orgánico aprobado con Acuerdo

392-2010 del 9 de noviembre de 2010, reformado con Acuerdo 639-2012 de 15 de

octubre de 2012; y, en el año 2014 se sujetó al Estatuto Orgánico de Gestión

Organizacional por Procesos, emitido por el Secretario Nacional de Planificación con

Acuerdo Ministerial 91 publicado en el Registro Oficial Suplemento 97 de 22 de enero

de 2014, mantiene la siguiente estructura organizacional:

PROCESOS SUBPROCESOS1. P rocesos G obernantes1.1 Direccionamiento estratégico de la

planificación y desarrollo- Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

2. Procesos A gregadores de Valor2.1 Subsecretaría General de Planificación para

el Buen Vivir

2.2 Subsecretaría General de Transformación del Estado para el Buen Vivir

- Subsecretaría de Planificación Nacional- Subsecretaría de Inversión- Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación- Subsecretaría de Información .- Subsecretaría de Cambio Institucional- Subsecretaria de Descentralización

3. P rocesos H ab ilitan tes de Asesoría3.1 Coordinación General de Inserción

Estratégica Internacional

3.2 Coordinación General de Territorios y Ciudadanía

3.3 Coordinación General de Asesoría Jurídica

3.4 Coordinación General de Planificación Institucional

3.5 Coordinación General de Empresas Públicas

3.6 Coordinación General de Gestión Estratégica

- Unidad de Análisis Estratégico y Cooperación Internacional Institucional

- Dirección de Participación Ciudadana

- Dirección de Asesoría Legal, Normativa y Patrocinio

- Dirección de Contratación

- Dirección de Planificación e Inversión Institucional .

- Dirección de Seguimiento y Evaluación Institucional

- Dirección de Seguridades de la Información- Dirección de Representación en Directorios- Dirección de Gestión Empresarial Pública

- Dirección de Administración de Procesos- Dirección de Cambio de Cultura Organizacional- Dirección de Tecnologías de Información y

Comunicación- Dirección de Comunicación Social

4. Procesos H abilitan tes de Apoyo4.1 Coordinación General Administrativa

Financiera

- Dirección de Talento Humano- Dirección Financiera- Dirección Administrativa- Dirección de Gestión Documental

5. Procesos D esconcentrados5.1 Subsecretarías Zonales de Planificación

La SENPLADES tiene instituciones adscritas como:

- Instituto Nacional de Estadísticas y Censos - INEC

- Secretaría Técnica del Mar


Dirección de Auditoria de Adm inistración Central

- Instituto Nacional de Preinversión - INP

- Secretaría Técnica dei Comité Interinstitucional para la Erradicación de la Pobreza

Objetivos estratégicos institucionales

- Incrementar la efectividad del Sistema Nacional Descentralizado de Planificación

Participativa con énfasis territorial promovido y sustentado en el poder popular.

- Incrementar el nivel de coordinación y articulación de las políticas, lineamiento y

acciones del Estado para la erradicación de la pobreza.

- Incrementar la optim ización y focalización de ¡as inversiones públicas en

cumplim iento con los objetivos planteados por las estrategias y políticas nacionales,

intersectoriales, séctoriales y territoriales.

- Incrementar la consolidación del Estado democrático para el buen vivir de los

procesos de desconcentración y descentralización, fortaleciendo la facultad

reguladora estatal y consolidando al nuevo modelo de regulación social.

- Incrementar el nivel de posicionamiento en lo internacional de! modelo ecuatoriano

de planificación nacional y territorial participativo, partiendo del ámbito binacional.

- Incrementar la eficiencia operacionai de la SENPLADES.

- Incrementar el desarrollo del Talento Humano de la SENPLADÉS.

- Incrementar el uso eficiente del presupuesto de la SENPLADES.

Según el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, las direcciones

administrativas relacionadas con los componentes de la auditoría, tiene los siguientes

objetivos:

Objetivo de la Dirección Administrativa

Adm inistrar eficaz y eficientemente los recursos administrativos de la Institución,

encargarse de la gestión logística, así como de la entrega oportuna de equipos,

materiales, suministros y otros servicios demandados para ia .gestión Institucional,

SENPLADES, de conformidad con la normativa que rige sobre la materia.

Secretaría N acional de Planificación y Desarrollo 1S


Objetivo de la Dirección Financiera

Adm inistrar eficaz y eficientemente los recursos financieros asignados a la Institución,

aplicando leyes, normas y disposiciones; y, proveer información financiera veraz y

oportuna para el cumplim iento de los objetivos institucionales.

Objetivo de la Dirección de Talento Humano

Propender al desarrollo profesional, técnico y personal de las y los servidores públicos,

para lograr el permanente mejoramiento, eficiencia, eficacia, calidad y productividad de

la institución, a través de un sistema de gestión del talento humano, para coadyuvar en

el logro de la misión*de la SENPLADES.

Objetivo de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación

Planear y ejecutar proyectos y procesos de Tecnologías de la Información (TI) para la

aplicación de políticas públicas y mejora de la gestión institucional y de los servicios a

la ciudadanía, así como garantizar ia operación de los sistemas y servicios informáticos,

gestionar la seguridad informática, brindar soporte técnico en herramientas,

aplicaciones, sistemas y servicios informáticos de la institución, e implementar la

interoperabilidad con otras entidades.

Financiamlento

La SENPLADES financia sus operaciones, con ingresos provenientes del Presupuesto

General del Estado, que en el año 2013 fue de 48 634 329,42 USD y en el año 2014 de

49 545 355,33 USD. Adicionalmente en estos años, contó con recursos no

reembolsables de organismos internacionales po r4 719 677,01 USD y 861 350,69 USD,

respectivamente.

Servidores relacionados

Anexo 1

cíte-cinutve-

S ecretaria N acional de Planifícación y Desarrollo 19


CAPÍTULO III

RESULTADOS GENERALES

Seguimiento de recomendaciones

La Dirección de Auditoría de Administración Central de la Contraloría General del

- Informe DAAC-0038-2014, de la auditoría de gestión a los procesos de planificación,

seguimiento y evaluación de la SENPLADES, por el periodo comprendido entre el 1

de enero de 2011 y el 31 de diciembre de 2012, puesto en conocim iento del Secretario

Nacional de Planificación y Desarrollo, por el Director de Auditoría de Administración

Central, con oficio 15528-DAAC de 26 de mayo de 2014; en el que se emitieron 8

recomendaciones.

- Informe DAAC-0040-2014, del examen especial a la contratación de asesores para el

Secretario, así como de sus actividades cumplidas, por el periodo comprendido entre

el 1 de enero d e '2010 y el 30 de septiembre de 2013, puesto en conocimiento del

Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo, por el Director de Auditoría de

Administración Central, con oficio 15529 DAAC de 26 de mayo de 2014, en el que se

emitieron 2 recomendaciones.

Del seguimiento a la aplicación de las recomendaciones, se estableció que fueron

cumplidas en su totalidad.

Conclusión

Las recomendaciones emitidas en los informes de auditoría DAAC-0038-2014 y

DAAC-0040-2014, para mejorar el control interno, fueron cumplidas en su totalidad por

las autoridades y servidores a quienes fueron dirigidas, por lo cual las deficiencias

detectadas fueron corregidas.

Estado, emitió los siguientes informes:

Secretaría N ac ion a l de Planificación y Desarrollo 20


La SENPLADES contó con planificación estratégica

La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, contó con Planificación Estratégica

Institucional, para los períodos 2012 - 2013 y 2014, aprobadas por el Secretario Nacional

de Planificación y Desarrollo, mediante Acuerdos 661A-2012 de 5 ele diciembre de 2012

y SENPLADES-SNPD-101-2013 de 23 de diciembre de 2013, respectivam ente.. El

período de vigencia de la Planificación Estratégica Institucional del año 2014, fue

reformado a 2014 - 2017, mediante Acuerdo SNPD-0109-2014 de 15 de octubre de

2014.

Los objetivos de la SENPLADES definidos en la Planificación Estratégica Institucional,

en cumplim iento a lo dispuesto por el Presidente de la República del Ecuador, mediante

Decreto Ejecutivo 1011-A, publicado en el Registro Oficial 324 de 25 de abril de 2008,

fueron alineados a los objetivos del Plan Nacional del Buen Vivir; así como, se diseñó e

identificó estrategias, indicadores, metas, programas, proyectos y recursos, en

cumplim iento a lo previsto en la Guía Metodológica de Planificación Institucional,

expedida por el Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo, mediante Acuerdo

466-2011, publicada en ia edición especial del Registro Oficial 184 de 30 de agosto de

2011, estableciéndose por cada objetivo estratégico institucional, las estrategias y las

metas anuales a alcanzar en los cuatro años de gobierno; además, se definieron los

objetivos específicos y operativos.

Juntamente con la Planificación Estratégica Institucional, se desarrolló la Programación

Plurianual de la Política Pública, PPPP, que contiene: las metas esperadas por cada

uno de los objetivos definidos, las líneas de acción para un periodo de gobierno de 4

años y la inversión prevista; y, la Planificación Anual de la Política Pública, PAPP, que

es ia desagregación anual de la Programación Plurianual de la Política Publica, que

contempla un desglose semestral en la programación de las metas y su

presupuestación, la misma que consideró la planificación de la matriz de la institución

como de las unidades desconcentradas, lo que permitió medir el avance de ¡a institución

en cuanto a los objetivos estratégicos institucionales, a través de metas e indicadores

reflejados en el presupuesto operativo (gastos permanentes), como el presupuesto de

inversión (gastos no permanentes).

Además, ia SENPLADES en los años 2013 y 2014, contó con los Planes Operativos

Anuales, POA, instrumentos que sirvieron de base para la elaboración de la proforma

presupuestaria de los años mencionados, que fueron aprobadas por el Secretario-2J v e i r í f i i tn v



Nacional de Planificación y Desarrollo con Acuerdos 002-2013 de 8 de enero de 2013 y

SENPLADES-SNPD-102-2013 de 24 de diciembre de 2013, respectivamente.

Los POA de los años 2013 y 2014 contemplan los gastos corrientes como: salarios,

horas extras, viáticos, adquisición de suministros y materiales, equipos, pago de

servicios básicos, mantenimiento, otros, cada uno con su asignación mensual y anual

de recursos; y en ios POA para gasto de inversión se contempló los: objetivos

institucionales, estrategias, proyectos, unidades ejecutoras internas, indicadores,

responsables y las tareas, cada uno con ia asignación de recursos para e! periodo fiscal

correspondiente.

Las actividades de los Directores: Administrativo, Financiero, Talento Humano y

Tecnologías de la Información, se enmarcaron a lo previsto en ia Planificación

Estratégica Institucional y en el Plan Operativo Anual, las m ismas que son evaluadas

por la Dirección de Seguim iento y Evaluación Institucional, de la Coordinación General

de Planificación Estratégica, a fin de establecer el cumplim iento de las metas y objetivos

propuestos en la planificación y POA, acción de ia cual se emitió informes semestrales

y anuales para conocim iento de los diferentes Coordinadores y del Secretarlo Nacional

de Planificación y Desarrollo.

Conclusión

La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, en los años 2013 y 2014 contó con

Planes Estratégicos Institucionales, Programa Plurianual de la Política Pública,

Planificación Anual de la Política Pública y los Planes Operativos Anuales, instrumentos

técnicos en los que se contemplaron: los objetivos alineados al Plan Nacional del Buen

Vivir, las estrategias, objetivos, indicadores, metas programas, proyectos y recursos;

sobre los cuales, las actividades operativas de las áreas administrativas, financieras,

talento humano y tecnología de la información se enmarcaron; que son evaluadas por

la Dirección de Seguim iento y Evaluación Institucional, de la Coordinación General de

Planificación Estratégica, a fin de realizar un seguim iento al cumplim iento de las metas

y objetivos propuestos en la planificación y POA, acción de la cual se em itieron informes

semestrales y anuales, para conocim iento de los diferentes Coordinadores y del

Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo.

Secretaria N acional d e Planificación y Desarrollo 22


Catálogo de procesos no está aprobado por autoridad competente

La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, cuenta con un catálogo de

procesos que contiene los flujogramas, las caracterizaciones y la narrativa de los

procesos y subprocesos relacionados con las atribuciones y responsabilidades que

tienen las áreas administrativas de la Institución; en estos documentos se establecen,

nombre de la unidad organizacional, servicio, código del proceso, producto, beneficiario

del producto, los documentos habilitantes, registros, los recursos e indicadores a

aplicarse; documento que no fue aprobado por autoridad competente; sin embargo, los

flujogramas a aplicarse por las Direcciones: Administrativa, Financiera, Talento Humano

y Tecnologías de la Información, fueron suscritos por el Coordinador Administrativo

Financiero, responsable del macroproceso y el Director del área administrativa

correspondiente; documentos que fueron publicados en el portal institucional

“http://procesos.senplades.gob.ec” , para conocimiento de los usuarios Internos de la

SENPLADES.

El equipo de control, con oficio 038-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 10 de marzo de

2015, solicitó a la Directora de Administración de Procesos, el acuerdo emitido por el

Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo, aprobando este instrumento

normativo, quien con oficio SENPLADES-CGGE-DAP-2015-0003-OF de 20 de marzo

de 2015, manifestó que la Dirección a su cargo está trabajando en la actualización del

Catálogo de Procesos Institucional.

Lo expuesto se presentó, debido a la falta de gestión del Director de Administración de

Procesos, para contar con la aprobación del Secretario Nacional de Planificación y

Desarrollo, lo que originó que este instrumento normativo no esté debidamente

legalizado, por lo que inobservó lo previsto en los literales w) y v), del Estatuto Orgánico

de Gestión Organizacional por Procesos aprobado con Acuerdos 392-2010 y 91-2013,

respectivamente, así como ia Norma de Control Interno 401-02 “Autorización y

aprobación de transacciones y operaciones” , consecuentemente incumplió los deberes

y atribuciones establecidos en el artículo 77, número 2, letra a) de la Ley Orgánica de la

Contraloría General del Estado.

El equipo de control, con oficios 74 y 75-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 27 de abril

de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex Director y Directora de

Administración de Procesos, respectivamente, sin recibir respuesta.


http://procesos.senplades.gob.ec%e2%80%9d


La Directora de Administración de Procesos y el Coordinador Genera! de Gestión

Estratégica, posterior a la lectura del borrador del informe, efectuada el 8 de mayo de 2015,

mediante oficios SENPLADES-CGGE-DAP-2015-0004-OF y SENPLADES-CGGE-2015-

0038-OF de 5 y 15 de mayo de 2015, respectivamente, informaron que desde febrero de

2015, se está actualizando el catálogo de procesos institucional y que posteriormente se

pondrá en conocimiento de la autoridad competente para la aprobación.

El Director de Administración de Procesos, cuya gestión fue en el período del 2 de enero de

2013 al 30 de septiembre de 2014, mediante oficio PVMD-2015-01-0 de 14 de mayo de

2015, indicó que los diagramas de flujo generados fueron revisados y aprobados por los

Jefes de las unidades, Subsecretarios y Coordinadores Generales, los cuales fueron

publicados en el portal "Catálogo de Servicios de la SENPLADES".

Lo expresado por los servidores confirma lo comentado por el equipo de control, por cuanto

en los años 2013 y 2014, el Catálogo de Procesos, por falta de presentación, no fue

aprobado por el Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo, que según el Estatuto

Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos tiene la atribución de suscribir y aprobar

todo acto administrativo, normativo y metodológico relacionado con ia SENPLADES.

Conclusión

La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo en los años 2013 y 2014, contó con el

Catálogo de Procesos, documento que no fue aprobado por el Secretario Nacional de

Planificación y Desarrollo, debido a la falta de gestión por parte del Director de

Administración de Procesos para contar con su aprobación, lo que originó que este

instrumento normativo no esté debidamente legalizado; sin embargo, los flujogramas de los

procesos contenidos en el catálogo, fueron suscritos por el Coordinador Administrativo

Financiero y el Director del área administrativa, al que corresponde el proceso.

Recomendación

Al Director de Administración de Procesos

1. Presentará al Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo, el Catálogo de

Procesos institucional actualizado, así como, cualquier reforma o cambio que se realice

al mismo, para su aprobación oportuna mediante acuerdo y su posterior publicación y

aplicación.



Flujogramas de procesos contienen indicadores en los que no se definieron las

metas

El Catálogo de Procesos, contiene los flujogramas de los procesos que deben cumplir

las unidades de la Direcciones: Administrativa, Financiero, Talento Humano y

Tecnologías de la Información y Comunicación, en los que se establecieron indicadores

que contienen variables de comparación relacionadas con registro, atenciones,

requerim ientos o solicitudes, y no se definieron las metas y objetivos según la dinámica

del proceso, producto, servicio y resultado a obtenerse, lo que limitó medir el grado de

efectividad en el cumplim iento de las funciones y responsabilidades de los servidores,

respecto de lo planificado (meta u objetivo) frente a lo ejecutado (productos o servicios),

por lo que la Coordinadora General de Gestión Estratégica, al no supervisar y el Director

de Administración de Procesos, al no definir las metas en los indicadores, inobservaron

lo establecido en el artículo 15, del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría

General de! Estado y la Norma de Control Interno 401-03 “Supervisión” ,

consecuentemente, incumplieron los deberes y atribuciones establecidos en los

numerales: 6.7.1.7 “Coordinación General de Gestión Estratégica” , letra g); 6.7.1.7.1

“Dirección de Administración de Proceso”, letras f) y h), del Estatuto Orgánico de Gestión

Organizacional por Procesos, vigente en el año 2013; numerales: 1.6. “Coordinación

Genera! de Gestión Estratégica” , letra g); 1.6.1. “Dirección de Administración por

Procesos", letras f) y h), del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos,

vigente; y, el artículo 77 de la Ley Orgánica de ¡a Contraloría General del Estado,

numeral 2, letras a) y b).

El equipo de control, con oficios 74, 75, 76 y 77-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 27

de abril de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex Director de Administración

de Procesos, Directora de Administración de Procesos, ex Coordinadora General de

Gestión Estratégica y Coordinador General de Gestión Estratégica, respectivamente,

sin recibir respuesta. ;

La Directora de Administración de Procesos y el Coordinador General de Gestión

Estratégica, encargado, posterior a la lectura del borrador de informe, efectuada el 8 de

mayo de 2015, mediante oficios SENPLADES-CGGE-DAP-2015-0004-OF y

SENPLADES-CGGE-2015-0034-OF de 5 y 7 de mayo de 2015, respectivamente,

informaron que desde octubre de 2014 se han tomado acciones para mejorar algunos



procesos y subprocesos referentes a las comisiones de servicios y a la contratación

pública, de los cuales ha realizado el seguimiento sobre el cumplim iento de actividades

y metas presentando a las unidades organizacionales informes y matrices en las que se

detallan las observaciones, implicaciones y recomendaciones.

El Director de Adm inistración de Procesos, en función desde el 2 de enero de 2013 al

30 de septiembre de 2014, mediante oficio PVM D-2015-01-0 de 14 de mayo de 2015,

informó que los indicadores y metas se definen en el POA, los cuales son incluidos en

la herramienta Gobierno por Resultados; sin embargo, éstos indicadores no son los

mismos establecidos en los diagramas de flujo de las unidades administrativas.

La Coordinadora General de Gestión Estratégica, cuya gestión fue en el periodo de 1

de diciembre de 2012 ai 22 de agosto de 2014, con comunicación de 14 de mayo de

2015, informó que en los años 2013 y 2014, remitió a la Secretaría Nacional de la

Administración Públrca, el Plan Anual Comprometido aprobado por las autoridades de

la SENPLADES, en el cual consta los objetivos, indicadores y metas que se encuentra

en la herramienta Gobierno por Resultados, sin embargo, el equipo auditor en el

comentario hace referencia a la falta de definición de metas en los indicadores que se

encontraban establecidos en los flujogramas de procesos, que son diferentes a los que

se encuentran en el GPR.

Lo señalado por los servidores, no modifica lo comentado por el equipo de control, por

cuanto en los indicadores establecidos en los flujogramas de procesos no se definieron

las metas según la dinámica del proceso, producto, servicio y resultado a obtenerse, a

fin de evaluar el grado de cumplim iento de las funciones y responsabilidades de los

servidores, respecto.al cumplim iento de lo planificado, frente a lo ejecutado.

Conclusión

El Director de Adm inistración de Procesos en los indicadores establecidos en los

flujogramas de procesos no definió las metas según la dinámica del proceso, producto,

servicio y resultado a obtenerse; y, la Coordinadora General de Gestión Estratégica no

los supervisó, lo que limitó medir el grado de cumplim iento de las funciones y

responsabilidades de los servidores, respecto al cumplim iento de lo planificado (meta u

objetivo) frente a lo éjecutado (productos o servicios).^ tetn l/'eéí's

Secretaría N acional de p lan ificación y Desarrollo 26


Recomendaciones

Al Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo

2. Vigilará y dispondrá al Coordinador General de Gestión Estratégica y Director de

Administración de Procesos, que en los indicadores establecidos en los flujogramas

de procesos, definan las metas en función de los productos y servicios que generen

cada unidad administrativa, a fin de medir el grado de cumplim iento de las mismas,

las funciones y responsabilidades de los servidores, lo quei facilitará la toma de

decisiones para optim izar las actividades y procesos institucionales.

Al Director de Administración de Procesos

3. Realizará en las unidades administrativas, a base de los indicadores de los

procesos y metas establecidas en éstos, un control de su cumplimiento, a fin de

establecer el grado eficiencia y eficacia alcanzado, detectar debilidades o

deficiencias, acción de la cual em itirá un inform e para conocim iento del

Secretario Nacional de P lanificación y Desarrollo y la toma de acciones

correctivas tend ientes a una mejora continua de los procesos de las unidades

adm inistrativas.^ i etnfefé¿é -



f CAPÍTULO IV

RESULTADOS ESPECÍFICOS

No se generaron los productos definidos en el Estatuto Orgánico de Gestión

Organizacional por Procesos

En los Estatutos Orgánicos de Gestión Organizacional por Procesos vigentes en el

período examinado, se establecieron las atribuciones, responsabilidades y los productos

a generarse en las Direcciones: Administrativa, Financiera, Talento Humano y

Tecnologías de la Información y Comunicación, del análisis se establecieron las

siguientes novedades:

Administrativo

El Director Administrativo, mediante oficios SENPLADES-CGAF-DA-2015-0011-OF y

SENPLADES-CGAF-DA-2015-0019-OF de 5 y 23 de marzo de 2015, respectivamente,

presentó al equipo de control, los documentos que evidenciaron el cumplim iento de

algunos productos estipulados en el numeral 2.1.3, del Estatuto Orgánico de Gestión

Organizacional por Procesos de la SENPLADES; sin embargo, no se remitió información

del cumplim iento de los productos que se detallan a continuación:

PRODUCTOS AÑO 2013 PRODUCTOS AÑO 2014

Plan de Servicios interrríediados Plan de necesidades de servicios administrativos

Registro de transporte a los funcionarios y servidores de la SENPLADES

Plan de movilización y recorrido del personal

Pian anual de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles

Plan anual de mantenimiento de bienes muebles e inmueblesInforme de ejecución del plan de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles

Registro de transporte de bienes y documentación a los diferentes lugares de trabajo

Plan de mantenimiento preventivo de los vehículosPlan de mantenimiento de vehículos, preventivo y correctivo (*)informe de ejecución del plan de mantenimiento de vehículos (*)Plan de utilización del parque automotor de la SENPLADES

Informes mensuales de entrega y uso de pasajes (*}Plan de codificación de bienes muebles /catálogo general de cuentas (*) , „ „H ,

Informes de administración de pólizas de seguros Informes de administración de pólizas de segurosn

* Informe de trabajo de auxiliares de servicio

^ l'etníft ocAo

Secretaría N acional de P lanificación y Desarrollo 28


........................ PRODUCTOS AÑO 2013........................ !........................PRODUCTOS AÑO 2014........................Reportes de las cámaras de seguridad

............................................. ... Informe de llamadas telefónicasi | Informe de Ingreso y egreso de suministros yi i materiales {*)| | Propuesta de políticas y normativa de gestión|..............................................................................................I interna de control previo....................................................‘ Documentos entregados que no corresponden al producto establecido

~ La movilización y recorrido de personal es un servicio de la Dirección Administrativa

que está dentro del subproceso de Transporte; sin embargo, esta actividad se

encuentra coordinada y controlada por la Dirección de Talento Humano.

~ El Responsable de Bienes con memorando SENPLADES~CGAF~DA~20140058~M de

14 de enero de 2014, presentó a! Director Administrativo únicamente e! plan de

mantenimiento de muebles del año 2014, documento que no contempló el

mantenimiento de los bienes inmuebles, el cronograma de actividades, así como los

responsables de la ejecución; por lo que el producto referente a los informes de

ejecución del plan de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles no fue cumplido,

se presentó únicamente un detalle de los trabajos realizados que no fueron

consolidados en un informe; se inobservó la Norma de Control Interno 406-13

“Mantenimiento de bienes de larga duración”.

- El Subproceso de Transporte en los años 2013 y 2014, no contó con un plan de

mantenimiento de vehículos preventivo y correctivo, por lo que no se presentó un

informe de mantenim iento de los vehículos; se dispone únicamente de una bitácora

de mantenim iento por cada vehículo, mediante la cual se controlan los trabajos de

mantenimiento preventivo y correctivo realizados en los 25 automotores de propiedad

de ia SENPLADES.

- Respecto a los informes mensuales de entrega y uso de pasajes que constaba como

producto en el año 2013, el Director Administrativo presentó al equipo de control un

acta de entrega recepción suscrita entre la SENPLADES y ia empresa EUROVIAJES

& TUR S.A., que contiene el detalle de ios pasajes emitidos; sin embargo, no se

estableció el documento que evidencie que la Dirección Administrativa emitió un

informe mensual de la entrega y uso de pasajes.

~ El Director Adm inistrativo con comunicación de 6 de abril de 2’015, respecto al plan

de codificación de bienes muebles, manifestó que el sistema OLYMPO que utiliza iaV ctrififttte tr



SENPLADES para el control de activos fijos, asigna a éstos automáticamente el

código en base a la categoría de cada bien, por lo que no se estableció el documento

que evidencie la existencia del Plan de Codificación de Bienes Muebles del año 2013.

- No se presentó al equipo de control el informe de administración de las pólizas de

seguros correspondiente al año 2013; respecto al informe del año 2014, el Director

Administrativo remitió un documento sin fecha y sin firma de responsabilidad que

determine la validez de los datos que contiene.

- El equipo de control con oficio 045-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 13 de marzo

de 2015, solicitó al Director Administrativo los informes de ingresos y egresos de

suministros y materiales, quien con oficio SENPLADES-CGAF-DA-2015-0024-OF de

15 de abril de 2015, presentó reportes originados en el sistema OLYMPO, sin

adjuntar los documentos que evidencien que informó mensualmente a ia Dirección

Financiera para el registro en el e-SIGEF.

Además, hay que mencionar que algunos productos de la Dirección Administrativa

estipulados en el Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos vigente, no fueron

elaborados por ser repetitivos y complementos de otros informes, así tenemos: Informe

de ejecución del pian de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles, informes de

mantenimiento de bienes muebles e inmuebles, informe de ingreso y egresos de

suministros y materiales, informe de control de suministros y materiales, informe de

administración de bodega, informe de provisión de suministros y materiales conforme a

las necesidades de las unidades, informe de recepción de suministros y materiales

adquiridos, administración del inventario de suministros y materiales, administración y

mantenimiento de bienes, reporte de inventario de equipos bienes muebles e inmuebles,

informes de constatación física de bienes de larga duración, informes de constatación

física de equipos y bienes muebles e inmuebles, informe de inventarios realizados a las

oficinas y dependencias de la institución.

El equipo de control, con oficios 78, 80, 81, 82, 83, 84, 85 y 97-DAAC-SENPLADES-

FCM-2015 de 27 de abril de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex y actual

Coordinador General Administrativo Financiero, ex y actual Director Administrativo.

La Coordinadora General Administrativa Financiera, cuya gestión fue de 1 de enero de

2013 al 15 de octubre de 2013, con comunicación de 4 de mayo de 2015, indicó que

algunos productos que debía generar la Dirección Administrativa en el año 2013 como:



plan de servicios intermediados, registro de transporte a los funcionarios y servidores

de la SENPLADES, plan anual de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles

formaron parte del Plan Anual de Contratación de ese año; además, señaló:

.. es necesario manifestar que la supervisión de los procesos y operaciones que le correspondía a la Coordinación General Administrativa Financiera, se realizaron con el propósito de cumplir con los objetivos institucionales y al verificar que ciertos productos son innecesarios para el cumplimiento de los objetivos, se continuó con el trabajo de reforma de los Estatutos de la SENPLADES, a fin de depurar y afinar ¡os productos que realmente se requerían generaren la institución y que se encaminaban a brindar un servicio de calidad..,".

Lo manifestado por la ex servidora confirma lo comentado, pues la Dirección

Administrativa no generó los productos mencionados en la tabla; además, el PAC es un

documento de programación técnica de las necesidades institucionales, en el cual se

establecen las adquisiciones a realizarse durante el período fiscal, por tanto es

independiente de los otros productos que debía formular la Dirección Administrativa en

el año 2013, de conformidad a lo que establece el Estatuto Orgánico de Gestión

Organizacional por Procesos de la SENPLADES vigente al 2013.

El Coordinador General Administrativo Financiero, cuya gestión fue en el período de 13

de marzo al 31 de octubre de 2014, posterior a la lectura del borrador de informe,

efectuada el 8 de mayo de 2015, mediante oficio SENPLADES-CGAF-DF-2015-0056-

OF de 15 de mayo de 2015, indicó que los productos referentes a los planes de

necesidades de servicios administrativos, mantenimiento de bienes muebles e

inmuebles, mantenimiento de vehículos preventivo y correctivo son considerados en el

POA institucional; sin embargo, el POA es un documento de planificación independiente

a los productos que debió generar la Dirección Administrativa y supervisado por los

Coordinadores Generales Administrativos Financiero de turno.

El Director Administrativo, en funciones desde el 19 de febrero al 30 de junio de 2014,

posterior a la lectura del borrador de informe, efectuada el 8 de mayo de 2015, mediante

comunicación de 4 de mayo de 2015, indicó que durante su gestión existió falta de

personal en ciertos subprocesos de la Dirección Administrativa, para subsanar esta

situación se solicitó la contratación de persona!; además, adjuntó copias simples de

documentos que no evidencian el cumplimiento de los productos que debió generar la

Dirección Administrativa.f f ive tn '/a y u n o

Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo Bl

Dirección de A uditoría de Adm inistración Central

El Director Adm inistrativo, cuya gestión fue en el período de 1 de ju lio al 10 de diciembre

de 2014, con comunicación de 15 de mayo de 2015, indicó que la m ayor parte de los

productos establecidos para la Dirección Administrativa en el Estatuto Orgánico de

Gestión Organizacional por Procesos de la SENPLADES son repetitivos; además,

manifestó que los planes de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles no se

realizaron en razón que la SENPLADES tiene personal de servicios generales que dan

atención inmediata a los requerim ientos institucionales; en referencia al transporte de

personal, al mantenim iento preventivo y correctivo vehicular y a la adm inistración de las

pólizas de seguros expresó que se realizaron procesos de contratación.

Lo expresado por los servidores no modifica lo comentado por el equipo de control, por

cuanto en la Dirección Administrativa, en los años 2013 y 2014, no se generaron varios

productos contemplados en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por

Procesos, siendo éstos en su mayoría planes e informes, independientes a los previstos

en el POA y a los procesos de contratación realizados.

Talento Humano

La Directora de Talento Humano con oficios SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0054-OF

de 20 de febrero de 2015, 62, 94, 95, 111 y 114 de 6, 20, 30 y 31 de marzo de 2015,

respectivamente, presentó documentos relacionados con los productos que debía

generar esa dirección en cumplim iento a lo previsto en los numerales 6.7.2.1.1 "Gestión

de Talento Humano” y 2.1.1 "Dirección de Talento Humano”, de los Estatutos Orgánicos

de Gestión Organizacional por Procesos vigentes en el período examinado; del análisis

a la misma, se estableció que en los años 2013 y 2014, no se generaron los siguientes

productos:

PRODUCTOS AÑO 2013 PRODUCTOS AÑO 2014Plan de Fortalecimiento InstitucionalReglamento Interno de Administración de PersonalPlan de evaluación de desempeño Plan de evaluación de desempeñoPlan anual de vacaciones Plan anual de vacacionesInforme de ejecución de plan anual de vacaciones Informe de ejecución del Plan anual de vacaciones

Pían de mejoramiento sobre resultados de ia evaluación de desempeño

Plan de mejoramiento sobre los resultados de la evaluación de desempeño

Plan de Bienestar SocialPlan de Bienestar laboral y Salud Ocupacional de los servidores de la SENPLADESDiagnóstico demográfico del Talento Humano



Asi como, los productos establecidos en los numerales 2.1.1.2 “Adm inistración del

Sistema Integrado del Talento Humano”, subproceso de "Evaluación de Desempeño",

y, 2.1.1.4 “Gestión de la Calidad del Servicio y de Atención Ciudadana", del Estatuto

Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos vigente para el año 2014, no fueron

generadas por la Dirección de Talento Humano.

El equipo de control con oficios 78, 80, 81, 89 y 90-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de

27 de abril de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex y actual Coordinador

General Adm inistrativo Financiero, ex y actual Directora de Talento Humano, sin recibir

respuesta.

El Coordinador General Administrativo Financiero, cuya gestión fue en el período de 13

de marzo al 31 de octubre de 2014, posterior a la lectura del borrador de informe,

efectuada el 8 de mayo de 2012, mediante oficio SENPLADES-CGAF-DF-2015-0056-

OF de 15 de mayo de 2015, adjuntó el oficio SENPLADES-CGAF-2014-1184-M de 8 de

julio de 2014, con el cual solicitó a la Directora de Talento Humano el avance de la

implementación del: Reglamento Interno de Talento Humano, plan anual de talento

humano, plan anual de vacaciones, entre otros

Lo expuesto por el servidor no modifica lo comentado; por cuanto la Dirección de Talento

Humano no presentó los productos como: plan de talento humano, plan de vacaciones,

así como no se evidenció las acciones tomadas por la Directora para ejecutar lo

solicitado

T ecno log ía de la In fo rm a c ió n y C om un icac ión

En los años 2013 y 2014 no se generaron los siguientes productos:

________________________________PRODUCTOS AÑO 2013 y 2014________________________________

Planes operativos de las Tecnologías de la Información (T.l) formulados y ejecutados________________Plan de continuidad de operaciones y recuperación de desastres___________________________________

Procesos y proyectos de T.l. coordinados, controlados, documentados y respaldados por registros que evidencien su ejecución .

Estándares, metodologías, arquitecturas, tecnologías, e infraestructuras de tecnologías adecuadas a las necesidades de la institución, a tendencias tecnológicas, a buenas prácticas y disposicionesgubernamentales_______________________________________________________ :______________________Políticas y Normativas para el uso de las T.l implementadas y controladas, acorde a las políticasemitidas por la Secretaría Nacional de la Administración Pública.___________________________________Planes y Registros de instalación, configuración, administración, mantenimiento y monitoreo de los equipos, aplicaciones' y servicios.___________________________________________________



Lo expuesto se originó por cuanto los Coordinadores Generales Administrativos

Financieros, Coordinadora General de Gestión Estratégica y los Directores:

Administrativo, Talento Humano y de Tecnologías de la Información, no implementaron

actividades de monitoreo y seguim iento a los procesos, a fin de determ inar la generación

de los productos y servicios dispuestos en el Estatuto Orgánico de Gestión

Organizacional por Procesos, consecuentemente no se realizaron oportunamente

acciones correctivas y mejoras de los mismos, inobservaron lo que dispone el artículo

22, letra a) de la Ley Orgánica del Servicio Público, la Segunda y Cuarta Disposición

General del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de

SENPLADES, que señalan:

"... SEGUNDA.- La estructura básica, productos y servicios que se gestionen en las Unidades Adm inistrativas de la Senplades, se sustentarán conforme la misión, responsabilidades y atribuciones establecidos en e l presente Estatuto Orgánico p o r Procesos para cada una de las unidades administrativas, tanto de los procesos Habilitantes de Asesoría y Apoyo, como en los procesos Agregadores de Valor...- CUARTA.- Los funcionarios y servidores de la Senplades, deberán sujetarse a la jerarquía establecida en la estructura orgánica por procesos establecida , así como a l cumplim iento de las atribuciones, responsabilidades, productos y servicios, determ inados en e l presente Estatuto Orgánico. Su inobservancia será sancionada de conform idad con las leyes y reglamentos v igentes... ”

i

Así como la Norma de Control Interno 401-03 “Supervisión” ; consecuentemente

incumplieron lo establecido en los numerales: 6.7.2.1 “Gerenciam iento Administrativo-

Financiero” , letras e), f) y g); 6.7.1.7 “Coordinación General de Gestión Estratégica” ,

letra g); 6.7.2.1.3 “Gestión Adm inistrativa”, letra a); 6.7.2.1.1 “Gestión del Talento

Humano”, 6.7.1.7.3 “Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación", letra a);

6.7.1.7.3.1 “Planificación TICs"; 6.7.1.7.3.3 “Gestión de Infraestructura y Operaciones”

del Estatuto Orgánico Organizacional por Procesos de la SENPLADES, vigente en el

año 2013; numerales: 2.1 “Coordinación General Administrativa Financiera” , letras c) y

d); 1.6 “Coordinación General de Gestión Estratégica, letra g); 2.1.3 "Dirección

Adm inistrativa” , letra a); 2.1.3.1 “Servicios institucionales” ; 2.1.3.3 Almacén,

administración y mantenim iento de bienes e inventarios; 2.1.3.4 “Seguros”; 2.1.1.

“Dirección de Talento Humano”, letra g); 2.1.1.1. “Adm inistración de la Normativa de

Talento Humano” ; 2.1.1.2 “Administración del Sistema Integrado del Talento Humano”;

2.1.1.3. “Bienestar Laboral y Seguridad Ocupacional” ; 2.1.1.4. “Gestión de la Calidad

del Servicio y de Atención Ciudadana” ; 1,6.3. “Dirección de Tecnologías de Información

y Comunicación” , letra a); 1.6.3.1. “Planificación TICs” ; 1.6.3.3. “Gestión de



Infraestructura y Operaciones" del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por

Procesos, vigente y el artículo 77, numeral 2, letras a) y b), de la Ley Orgánica de la



27 de abrí! de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex y actual Coordinador

General de Gestión Estratégica, ex y actual Director de Tecnologías de Información y

Comunicación, sin recibir respuesta.

El Coordinador General de Gestión Estratégica, encargado y el Director de Tecnologías

de Información y Comunicación, posterior a la lectura del borrador de informe, efectuada

el 8 de mayo de 2015, mediante oficios SENPLADES-CGGE-2015-0038-OF y

SENPLADES-CGGE-DTIC-2015-0024-OF de 7 de mayo de 2015, recibidos el 8 de

mayo de 2015, informaron que a partir de octubre de 2014, se están realizado acciones

para generar los productos observados en el presente examen, por lo que lo comentado

por el equipo de control se mantiene. ,

Conclusión

Varios productos establecidos en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por

Procesos, para las Direcciones: Administrativa, Talento Humano y Tecnologías de la

Información no se generaron, debido a la falta de actividades de monitoreo y

seguimiento de los procesos y sus productos, por parte de los Coordinadores Generales

Administrativos Financieros, Coordinadora General de Gestión Estratégica y los

Directores: Administrativo, Talento Humano y de Tecnologías de ía Información, lo que

originó que no se realicen acciones correctivas y mejora de los mismos.

Recomendaciones '


4. Dispondrá al Director de Talento Humano revise el Estatuto Orgánico de Gestión

Organizacional por Procesos vigente, juntamente con los responsables de las

unidades administrativas existentes, a fin de reestructurar los productos a generar,

sobre la base de las atribuciones y responsabilidades de cada área, procesos

^ i r e - i r t f h 5 cctrcc

Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo 35

Dirección de Auditoria d e Adm inistración Central

existentes y la normativa legal vigente, luego de lo cual, presentará el documento

para su aprobación.

A los Coordinadores: General Administrativo Financiero y de Gestión Estratégica

5. Realizarán el monitoreo y seguimiento a la generación de los productos de las

unidades adm inistrativas bajo su dependencia, establecidos en el Estatuto

Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos vigente, acción de la cual

presentaran un informe al Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo, para su

aprobación y acciones correctivas.

Componente Administrativo

Procesos de contratación no concluidos en el portal del SERCOP

El Director Administrativo, con oficio SENPLADES-CGAF-DA-2015-0008-OF de 12 de

febrero de 2015, presentó al equipo de control, el detalle de los procesos de contratación

realizados en los años 2013 y 2014, determinándose las siguientes novedades:

- La información contenida en el detalle es incompleta, en varios procesos de

contratación no tienen el estado de ejecución, fecha de suscripción del contrato

principal y complem entario y fecha de suscripción de las actas de entrega recepción,

entre otros, datos que no concuerda con la establecida en el portal de Compras

Públicas: por lo que ésta no es veraz y confiable.

- En el portal de Compras Públicas se estableció que en los años 2013 y 2014, el 39%

y el 33%, respectivamente, de los procesos de contratación no tienen el estado de

finalizado, a pesar que se suscribieron las actas de entrega recepción y terminó el

plazo del respectivo contrato, conforme se detalla a continuación:

Estado de los procesos de contratación en el portal de

compras públicas

Año 2013 Año 2014Número de procesos

Porcentaje%

Número de procesos

Porcentaje%

Procesos concluidos en el portal 110 61 106 67Cancelado 2 2Desierto 32 34Finalizado 71 69¡Finalizado por mutuo acuerdo 5 1

Procesos no concluidos en el portal 70 39 52 33Adjudicado 1 0Adjudicado - Registro de Contratos 39 34



Estado de los procesos de contratación en el portal de

compras públicas

Año 2013 Año 2014

Número de procesos

Porcentaje%

Número de procesos

Porcentaje%

Borrador (no se encuentra en el portal) 1 0Calificación de participantes 1 0Ejecución de contrato 20 9En recepción 8 8Por adjudicar 0 1TOTAL PROCESOS DE CONTRATACIÓN 180 100 158 100

Fuente: Dirección Administrativa, oficio SENPLADES-CGAF-DA-2015-0008-OF de 12 de febrero de 2015.

- Documentación de los procesos de contratación efectuados en los años 2013 y 2014,

referente a las etapas contractual y de ejecución como: contratos principales,

complem entarios y actas de entrega recepción, no fueron subidos al portal de

Compras Públicas, como se detalla a continuación: -

Documentación no subida al portal compras públicasNo. Procesos

año 2013No. Procesos

año 2014Contrato 31 26Acta de entrega recepción 59 46Contrato complementario 8 10

SUMAN 98 82Fuente: Dirección Administrativa

Lo expuesto se presentó debido a la falta de supervisión de los Directores

Adm inistrativos de turno, sobre la delegación emitida a los administradores de los

contratos para la publicación en el portal Compras Públicas, de los documentos

relevantes de las etapas contractual y de ejecución, lo que originó que la información de

¡os procesos subidos en el portal sea incompleta y desactualizada y se afecte al principio

de transparencia de información y del proceso; inobservando lo establecido en los

artículos: 21 y 97 de ¡a Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, 13,

31 y 147, de su Reglamento General, la Resolución INCOP-053-2011 de 14 de octubre

de 2011, publicada en el Registro Oficia! 634 de 6 de febrero de 2012,

consecuentemente incumplieron lo dispuesto en los numerales: 6.7.2.1.3 “Gestión

Adm inistrativa" de! Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, vigente

en el año 2013; numerales: 2.1.3 "Dirección Administrativa” , letra a); 2.1.3.2 “Compras

Públicas” , del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, vigente; y, los

deberes y atribuciones previstos el artículo 77, numeral 2, letra a) de la Ley Orgánica de

la Contraloría General del Estado.



El equipo de control, con oficios 82, 83, 84, 85 y 97-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 27

de abril de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex y actual Director Administrativo,

sin recibir respuesta

El Director Administrativo, cuya gestión fue en el período de 1 de julio al 10 de diciembre de

2014, posterior a la lectura del informe borrador, efectuada el 8 de mayo de 2015, mediante

comunicación de 15 de mayo de 2015, informó que la responsabilidad de la Dirección

Administrativa en el portal de Compras Públicas, es hasta publicar el contrato en el Sistema

Oficial de Contratación del Estado, y que a cada administrador del contrato se le crea un

usuario y clave, para que opere el portal, brinde acompañamiento y determine las novedades

que se presenten en la ejecución de! contrato.

Lo expresado por el servidor no modifica lo comentado por el equipo de control, por cuanto

según el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la SENPLADES,

establece como uno de los productos de la Dirección Administrativa el registro de la

documentación precontractual, contratos y actas de entrega - recepción en el portal de

compras públicas; y, es de responsabilidad del Director Administrativo verificar su

cumplimiento.

Conclusión

La Dirección Administrativa no contó con un registro completo de la información de los

procesos de contratación efectuados en los años 2013 y 2014, por lo que, varios procesos

no tienen el estado de ejecución, fechas de suscripción de los contratos principales,

complementarios y actas de entrega recepción; y, documentación relevante de las etapas

contractual y ejecución, como: contrato principal, complementario y actas de entrega

recepción que no fueron publicadas en el portal de Compras Públicas, debido a la falta de

supervisión del Director Administrativo, a la delegación emitida a los administradores de los

contratos para que se encarguen de su publicación, lo que originó que la información de los

procesos subidos en el portal sea incompleta y desactuallzada y se afecte al principio de

transparencia de información y del proceso.

Recomendaciones

Al Coordinador General Administrativo Financiero

6. Vigilará y dispondrá al Director Administrativo lleve un registro de los procesos de

contratación suscritos, el mismo que deberá contener información completa y



actualizada, relacionada con las etapas precontractual, contractual, ejecución y

recepción del objeto contractual, lo que facilitará el seguimiento del estado de

ejecución de los procesos contractuales.

Al Director Administrativo

7. Dispondrá al servidor responsable, ingrese en el portal de Compras Públicas toda

la documentación relevante relacionada con cada una de las etapas de los procesos

de contratación; así como, requerirá oportunamente a los administradores de los

contratos las actas de entrega - recepción definitivas de los contratos cuya

ejecución finalizó, a fin de actualizar el estado de los procesos y garantizar el

principio de transparencia de la información.

Adquisición de bienes y servicios por montos pequeños mediante procesos de

contratación por ínfima cuantía

El Director Administrativo, mediante oficio SENPLADES-CGAF-DA-2015-0019-OF de

23 de marzo de 2015, presentó al equipo de control, el detalle de adquisiciones

realizadas mediante el proceso de contratación de ínfima cuantía, determinándose que

en los años 2013 y 2014, se realizaron 377 y 360 procesos, respectivamente, como se

detalla a continuación:

MONTO RANGO MÍNIMO

USD

MONTO RANGO MÁXIMO

USD

AÑO 2013 No. PROCESOS

ÍNFIMA i % CUANTÍA I

AÑO 20 No. PROCESOS

ÍNFIMA CUANTÍA

14

%

0,00 50,00 30 8 40 1151,00 100,00 43 11 58 16

101,00 200,00 88 24 33 9 .....201,00 6 473,37 216 57 í201,00 6 860,13 ¡ 229 64

TOTAL 377 100 360 100

Del cuadro precedente se establece que en los años 2013 y 2014, se realizaron

procesos de ínfima cuantía por montos de hasta 50 USD, por objetos como: emisión de

firma digital, mantenimiento de equipos y vehículos, alimentación, adquisición de

pasajes aéreos, renovación del SOAT, certificaciones notariales y compra de

suministros, gastos que debían efectuarse con los fondos de caja chica, creados para

r& iveirifa y



la Coordinación General Administrativa Financiera y la Dirección Administrativa, para

cancelar obligaciones imprevisibles, urgentes y de valor reducido.

El artículo 7, del Reglamento para la Administración de Fondos de Caja Chica de la

SENPLADES, expedido mediante Acuerdo 582-2012 de 2 de abril de 2012, establece

12 pagos de bienes y servicios por los que se puede utilizar los recursos del fondo, entre

los cuales se encuentran: adquisición de documentos, formularios o solicitudes oficiales,

suministros e insumos y pago de derechos notariales; por lo que los Directores

Administrativos en sus períodos de gestión, no aplicaron correctam ente el proceso de

contratación por ínfima cuantía, por cuanto autorizaron adquisiciones de bienes y

servicios por montos que debían efectuarse con ios Fondos de la Caja Chica, lo que

originó que no se agilice la obtención del bien o servicio requerido.

El Director Administrativo, cuya gestión fue en el período de 11 de marzo de 2013 al 18

de febrero de 2014, inobservó lo establecido en el artículo 7, del Reglamento para la

Administración de Fondos de Caja Chica de la SENPLADES, la Norma de Control

Interno 200-08 “Adhesión a las políticas institucionales”, e incumplieron lo dispuesto en

los numerales: 6.7.2.1.3 “Gestión Adm inistrativa” , del Estatuto Orgánico de Gestión

Organizacional por Procesos vigente en el año 2013; numerales 2.1.3. “Dirección

Adm inistrativa” , letra b), 2.1.2.2. "Compras Públicas” , del Estatuto Orgánico de Gestión

Organizacional por Procesos vigente; y, los deberes y atribuciones previstos artículo 77,

numeral 2, letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

El equipo de control, con oficios 82, 83, 84, 85 y 97-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de

27 de abril de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex y actual Director

Administrativo, sin recibir respuesta.

El Director Adm inistrativo, que actuó en el período de 1 de ju lio al 10 de diciembre de

2014, posterior a la lectura del borrador de informe, efectuada el 8 de mayo con

comunicación de 15 mayo de 2015, indicó que la casuística del uso de ínfima cuantía

publicado por el SERCOP con Resolución INCOP 062-2012, no establece monto

mínimo para el desarrollo de los procedimientos de ínfima cuantía, con lo cual no se

limita la adquisición de bienes y servicios por valores menores a 50,00 USD.

Secretaría N acional d e P lanificación y Desarrollo 40

Dirección de Auditoria de Adm inistración Centrat

El Coordinador General Administrativo Financiero, mediante oficio SENPLADES-CGAF-

2015-0075-OF de 15 de mayo de 2015, se refirió en términos iguales al Directori

Administrativo.

Lo expresado por los servidores no modifica lo comentado por el equipo de control, por

cuanto los Directores Administrativos, al contar con fondos de caja chica, debieron

utilizar los mismos, para agilizar la obtención de los bienes y servicios contemplados en

el Reglamento para la Administración de Fondos de Caja Chica de la SENPLADES, yi

aplicar el proceso de contratación por ínfima cuantía, de bienes y servicios que no se

consideró en el reglamento descrito.

Conclusión

El D irector Administrativo, autorizó adquisiciones de bienes y servicios por procesos de

ínfima cuantía, por montos menores a 50,00 USD, debido a que no consideraron lo

previsto en el Reglamento para la Administración de Fondos de Caja Chica de la

SENPLADES, para atender gastos imprevisibles, urgentes y de valor reducido, lo que

originó que no se agilice la obtención del bien o servicio requerido.

Recomendación

Al Director Administrativo

8. Elaborará un proyecto de Reglamento Interno que contenga el monto mínimo a

considerarse para la adquisición de bienes y servicios mediante el proceso de

contratación por ínfima cuantía, a fin de agilizar la obtención de' lo requerido,

documento que previo conocimiento del Coordinador General Administrativo

Financiero, será presentado al Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo,

para su aprobación, posterior difusión y aplicación.

Componente Financiero

Conciliación de bienes de larga duración no realizada

El equipo de control con oficio 067-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 8 de abril de

2015, solicitó a! Director Administrativo, el saldo de bienes de larga duración

perteneciente al grupo contable 141.01 “Bienes Muebles” con corte al 31 de diciembre

de 2013 y 2104, quien con oficio SENPLADES-CGAF-DA-2015-0023-OF de 14 de abril$ ■ C U erren ' tl t i n v

Secretaría Nacionat de Planificación y Desarrollo 41


de 2015, presentó el informe SENPLADES-CGF-DA-UB-2105-001 de 9 de abril de 2015,

suscrito por el Responsable de bienes, en el que se estableció que el saldo de activos

fijos generado por el sistema Olympo, al 31 de diciembre del año 2013, fue de

6,028.616,27 USD y en el año 2014 fue de 6.790.910,66 USD, los mismos que no

concilian con el saldo contable de 4.007.203,73 USD y 6.543.822,20 USD,

manteniéndose diferencias en más en el 2013 de 2 021.412,54 USD y en el 2014 de

247.088,46 USD, obtenidos del sistema eSlGEF; como se demuestra en el cuadro

siguiente:ITEM Saldos al 31-12-2013 Saldos al 31-12-2014 Diferencias

del año 2013 USD

Diferencias del año

2014 USD

eSlGEF USD (*)

OlympoUSD

eSlGEF USD (■)

OlympoUSD

Mobiliario 337 562,36 ....... 462 541.55

515 953,45 489 213,25 519 689,72 178 391,09 30 476,47Maquinaria y Equipos

826 466,13 835 228,40

........512 818,29

962 443.00 363 924,58 127 214,60

Vehículos 371 800,35 488 405,29 512 818, 29 116 604,94 0.00Herramientas 1 432,89 1 313,26 2 568,08 2 291,08 (119,63) (277,00)Equipos Sistemas y Paquetes Informáticos

2 814 580,77........... “ ..... .... ..

4 179 069,75 4 682 597,38 4 776 260,18 1 364 488,98 93 662,80

Libros y Colecciones

18 115,45 17 328,39 20 400,55 17 328,39 (787,06) (3 072,16)

BienesArtisticos y culturales

80,00 80,00 80,00 80,00

Partes y Repuestos

1 170,36 996,25 - (1 170,36) (996,25)

TOTAL 4 007 203,73 6 028 616,27 6 543 822,20 6 790 910,66 2 021 412,54 247 088,46(*)= valores sin depreciaciones

Diferencia que por falta de coordinación entre el Director Administrativo y Director

Financiero, se mantuvo en el 2014, a pesar de que la Dirección Administrativa realizó la

constatación física en el año 2014, según se establece en los informes presentados a!

Director Administrativo, por el Responsable de los Bienes, mediante memorandos

SENPLADES-CGAF-DA-2014-0018-M de 6 de enera de 2014, y SENPLADES-CGAF-

DA-201 5-0131 -M de 30 de enero de 2015.

Por lo que, inobservaron lo que establece la Norma de Control Interno 406-10

“Constatación física de existencias y bienes de larga duración”, e incumplieron lo

establecido en los numerales: 6.7.2.1.3 “Gestión Administrativa y Soporte Tecnológico”,

letra b) y 6.7.2.1.2 “Gestión Financiera”, letras b) y d), del Estatuto Orgánico de Gestión

Organizacional por Procesos de la SENPLADES vigente para el año 2013; numerales:

2.1.3. "Dirección Administrativa”, letras a) y I) y 2.1.2. “Dirección Financiera”, letra b), del

Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la SENPLADES vigente;

así como los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77, numeral 2, letra a) de la

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

2> c c ia f e t i / a u c /o s



El equipo de control, con oficio 069-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 15 de abril de

2015, solicitó al Director Financiero, informe los motivos por los cuales se mantienen

estas diferencias y que acciones correctivas se han tomado, en respuesta, mediante

oficio SENPLADES-CGAF-DF-2015-0052-OF de 7 de mayo de 2015, indicó que desde

abril de 2015, se está realizando la conciliación de los saldos entre la Dirección

Financiera y la Dirección Administrativa.

Además, con oficios 82, 83, 84, 85, 86, 87, 88 y 97-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de

27 de abril de 2015, se comunicaron los resultados provisionales al ex y actual Director

Administrativo; ex y actual Director Financiero, sin recibir respuesta.

El Director Administrativo, que actuó en el período de 1 de julio al 10 de diciembre de

2014, posterior a la lectura de borrador de informe, efectuada el 8 de mayo de 2015,

mediante comunicación de 15 de mayo de 2015, indicó que se mantuvieron reuniones

entre la Dirección Administrativa y Financiera para realizar ¡a conciliación de los saldos.

La Directora Financiera, cuya gestión fue en el período de 1 de enero al 24 de

septiembre de 2013, con comunicación de 15 de mayo de 2015, indicó que en abril de

2011 se contrató a una persona exclusivamente para realizar el registro y análisis de los

bienes institucionales, producto de lo cual a septiembre de 2013 se tenía depurado ¡os

movimientos contables de los años 2007 al 2012.

El Director Financiero, encargado, que actuó en el período de 24 de septiembre de 2013

al 16 de junio de 2014, con comunicación de 7 de mayo de 2015, presentó

documentación sobre las acciones tomadas conjuntamente con la Dirección

Administrativa para conciliar los saldos contables, e indicó que para el año 2014, se

renovó el contrato de la persona que estaba llevando el proceso de conciliación de los

activos fijos con ¡a información del sistema OLYMPO.

Lo expuesto por ¡os servidores, no modifica lo comentado por el equipo de control, en

razón que ¡os saldos de contabilidad de los bienes de larga duración, de los años 2013

y 2014 no se encontraron conciliados con los saldos físicos, a pesar de que los ex

Directores Financieros y Administrativos, desde el año 2007 realizaron las gestiones

para conciliar los saldos, objetivo que a abril del año 2015 no se ha cumplido; además,

no se presentó la documentación que evidencia la conciliación de saldos de los bienes

de larga duración en los años 2013 y 2014.



Conclusión

El saldo ai 31 de diciembre del 2014, del grupo bienes muebles, generado en el sistema

Olympo, no concilia con el saldo contable obtenido del sistema eSlGEF, debido a la

falta de coordinación entre los Directores: Administrativo y Financiero, situación que no

permitió determinar diferencias y realizar los ajustes que correspondan.

Recomendación


9. Dispondrá al Director Administrativo y al Director Financiero, en base de las

constataciones físicas efectuadas, realicen los registros y ajustes respectivos a la

información de activos fijos y contable, a fin de que los saldos obtenidos de los

sistemas OLYMPO y eSlGEF estén conciliados, acción de la cual le presentarán un

informe para su aprobación.

Componente de Talento Humano

Implementación del Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos

suspendida

La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, durante el año 2013, no contó con

el Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos, instrumento de gestión

técnica y normativa que establece los cargos que requiere la entidad para el

cumplimiento de sus objetivos e indispensable para ejecutar los concursos de méritos y

oposición, documento que a finales del año 2013, fue aprobado por el Ministro de

Relaciones Laborales con Resolución MRL-2013-0648 de 29 de noviembre de 2013,

reformado con Resolución MRL-2014-0001 de 2 de enero de 2014; cuyo proceso de

implementación en el año 2014, fue suspendido, según informó al equipo de control, la

Directora de Talento Humano, con oficio SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0062-OF de 6

de marzo de 2015, en el que indicó:

"... actualmente el Manual de Clasificación de Puestos se está aplicando a los contratos de servicios ocasionales, sin embargo, considerando las restricciones presupuestarias, necesidad institucional, entre otros temas de gestión interna y la capacidad operativa de la Dirección de Talento Humano, se decidió suspender el



proceso de implementación del Manual de Clasificación de Puestos hasta nueva disposición en nombramientos y vacantes....".

Adjuntó documentación relacionada con las gestiones realizadas por la SENPLADES

en el año 2014, para implementar el Manual de Clasificación de Puestos, siendo éstos:

- El Coordinador General Administrativo Financiero, con memorando SENPLADES-

CGAF-2014-0034-M de 9 de enero de 2014, informó a las unidades organizacionales

acerca de la actualización de los expedientes de los servidores bajo la modalidad de

nombramiento, con el fin de que la Dirección de Talento Humano pueda implementar

el Manual de Descripción Valoración y Clasificación de Puestos.

- El Secretario Nacional de la SENPLADES con oficio SENPLADES-SNPD-2014-

0232-OF de 26 marzo de 2014, solicitó al Ministro de Relaciones Laborales la

designación de técnicos que brinden acompañamiento y asesoría en el proceso de

análisis ocupacional; y, remitió las políticas para la ubicación de puestos de los

servidores/as de SENPLADES para la revisión y aprobación.

Al respecto, la Subsecretaría Técnica de Fortalecimiento del MRL con oficio MRL-

STF-2014-0618 de 21 de mayo de 2014, indicó los requisitos necesarios para realizar

el estudio de implementación del Manual de Puestos.

- La Coordinadora General Administrativa Financiera (E), con oficio SENPLADES-

CGAF-2014-0134-OF de 22 de mayo 2014, solicitó a la Subsecretaría Técnica de

Fortalecimiento del Ministerio de Relaciones Laborales, apruebe las políticas para la

implementación del Manual de Puestos; quien con oficio MRL-STF-2014-0943 de 11

de junio de 2014, manifestó que las políticas presentadas serán aprobadas

juntamente con los documentos que forman parte del citado Manual.

El Coordinador General Administrativo Financiero con memorando SENPLADES-

CGAF-2014-1187-M de 8 de julio de 2014, informó a los titulares de las unidades

organizacionales de la SENPLADES, el inicio del proceso de implementación del

Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos, para lo que solicitó

que se designe un responsable por cada unidad, quien recibiría capacitación por

parte de la Dirección de Talento Humano.

i í t a r c r i f o ^ c u i t o

Secretarla Nacional de Planificación y Desarrollo 45


- El Coordinador General Administrativo Financiero, con oficio SENPLADES-CGAF-

2014-0169-OF de 22 de julio de 2014, solicitó al Subsecretario Técnico de

Fortalecimiento del MRL, el criterio respecto si procede la revisión de la clasificación

y valoración de los puestos que actualmente se encuentren ocupados con

nombramiento provisional, aquellos cuyos titulares se encuentran con cambio

administrativo y aquellos cuyos titulares fueron declarados en comisión de servicios

en otras instituciones, sin remuneración, a lo cual el funcionario del MRL, indicó las

acciones que se deben considerar para los casos citados.

Además, detalló el avance de un 95% en los procesos de implementación de puestos

de las actividades: Llenar el formulario de análisis ocupacional y Convalidar los

requisitos del puesto establecidos en el manual de clasificación de puesto con la

información consignada por el servidor en el formulario de análisis ocupacional SIITH,

expedientes y políticas de optimización del Talento Humano, actividad en la que tiene

como pendientes: Emitir informe previo en el formulario de análisis ocupacional para

revisar la clasificación de puestos sobre la base del Manual de Clasificación de Puestos;

elaborar el listado de asignaciones; elaborar el informe técnico de la DATH justificado la

inclusión o revisión a la clasificación de puestos; y, remitir al Ministerio de Trabajo la lista

de asignaciones para su análisis y dictamen.

Sin embargo de lo expuesto, no se presentaron los documentos que evidencien que a

partir de agosto del año 2014, las Directoras de Talento Humano, en sus períodos

respectivos realizaron las gestiones para continuar con el proceso de implementación,

lo que ocasionó que no se realicen concursos de méritos y oposición en los años 2013

y 2014, y se reclute personal bajo el régimen de contrato ocasional sobrepasando el

límite establecido en la LOSEP, que fue autorizado por el Ministerio de Relaciones

Laborales con oficios MRL-CT-2014-EDT de 13 de febrero de 2014 y MRL-CT-2014-

EDT-5277 de 26 de septiembre de 2014; por lo que inobservaron lo dispuesto en los

artículos: 52, letra d), de la Ley Orgánica del Servicio Público y 2 de la Resolución MRL-

2013-0648 de 29 de noviembre de 2013, con la que se expidió el Manual de Descripción,

Valoración y Clasificación de Puestos, que establece:

"... La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, -SENPLADES-, sobre la base del Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos vigente, procederá a realizar el análisis ocupacional de las posiciones que ocupan los servidores, a efectos de aplicar el proceso de clasificación de puestos, estudio que deberá ser remitido a esta Cartera de Estado para su aprobación...",

c lc u re í i ¿ a J «,•________________________________________________________



Además, inobservaron la Norma de Control Interno 407-02 “Manual de Clasificación de

Puestos” e incumplieron lo dispuesto en los numerales: 2.1.1 ."Dirección de Talento

Humano”, letra d) y 2.1.1.2. “Administración del Sistema Integrado de Talento Humano”,

del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos vigente; y, los deberes y

atribuciones previstos en el artículo 77, numeral 2, letra a) de la Ley Orgánica de la


El equipo de control con oficios 89 y 90-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 27 de abril

de 2015, comunicó los resultados provisionales a la ex y actual Directora de Talento

Humano, sin recibir respuesta.

La Directora de Talento Humano, posterior a la lectura del borrador de informe,

efectuada el 8 de mayo de 2015, mediante oficio SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0183-

OF de 15 de mayo de 2015, presentó documentación que evidencia que desde enero

del año 2015, ha realizado gestiones en el Ministerio de Trabajo para reformar e

implementar el Manual de descripción, valoración y clasificación de puestos.

Lo expresado por la servidora confirma lo comentado por el equipo de control, pues se

ha iniciado a partir de enero de 2015 las gestiones ante el Ministerio de Trabajo para la

implementación del Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de puestos, esto

en razón de que para el año 2013 la SENPLADES no contó con este instrumento y en

el año 2014 no se realizó gestión para su implementación.

Conclusión

La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, para el año 2013, no contó con el

Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos, documento que a finales

del año 2013, fue aprobado por el Ministro de Relaciones Laborales, con Resolución

MRL-2013-0648 de 29 de noviembre de 2013, reformado con Resolución MRL-2014-

0001 de 2 de enero de 2014; el cual en el transcurso del año 2014, pasó por un proceso

de implementación, que fue suspendido por restricciones presupuestarias, necesidad

institucional y capacidad operativa de la Dirección de Talento Humano, el mismo no se

reinició por falta de gestión de la Directora de Administración de Talento Humano, lo que

ocasionó que en los años 2013 y 2014, no se realicen concursos de méritos y oposición;

r f í cAcci f / r / j / u y S í t i t e

Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo Al


y, se reclute personal bajo el régimen de servicios ocasionales que sobrepasó el límite

establecido en la LOSEP, que fue autorizado por el Ministerio de Relaciones Laborales.

Recomendación


10. Vigil ará y dispondrá a la Directora de Talento Humano continúen con las gestiones

ante el Ministerio de Trabajo, sobre el proceso de implementación del Manual de

Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos, a fin de que sean aprobados y

se lleve a cabo los concursos de méritos y oposición.

Plan de Talento Humano no fue aprobado para el año 2013 y no se elaboró para el

año 2014.

El equipo de control, con oficio 019-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 9 de febrero de

2015, solicitó a la Directora de Talento Humano las Resoluciones de aprobación del

Plan de Talento Humano de los años 2013 y 2014, quien, mediante oficio SENPLADES-

CGAF-DTH-2015-0054-OF de 20 de febrero de 2015, indicó:

"... Para el ejercido fiscal 2013 el Ministerio de Trabajo no remitió las directrices procedí mentales y los instrumentos técnicos a aplicarse para la Planificación de Talento Humano... no obstante la Dirección de Talento Humano, internamente elaboró la Planificación sobre ia base de lo establecido para el ejercicio fiscal 2012...- Para el ejercicio fiscal 2014, con Oficio Nro. SENPLADES-CGÁF-014-0055-OF de 23 de febrero de 2014 se solicitó las directrices e instrumentos técnicos para realizar la Planificación de Talento Humano...”.

Y con oficio SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0111-0F de 30 de marzo de 2015, presentó

un Informe Técnico de Planificación de Talento Humano correspondiente al año 2013,

sin adjuntar documentos que evidencien que envió al Ministerio de Relaciones Laborales

actual Ministerio de Trabajo, para su aprobación; respecto al Plan de Talento Humano

del año 2014, no proporcionó el documento que evidencie que se elaboró este

instrumento técnico, esto, por cuanto no recibió las directrices del Ministerio de

Relaciones Laborales; por lo que, la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo,

en los años señalados no contó con un Plan de Talento Humano, que contenga el

análisis, diagnóstico y estadística de personal existente, necesario para el

desenvolvimiento de la gestión, el mismo que se alinee al plan estratégico, planes

operativos anuales, programas y proyectos institucionales.



Situación originada por cuanto los Coordinadores Generales Administrativos

Financieros, en sus períodos de gestión no supervisaron las actividades y la Directora

de Talento Humano no realizó las gestiones para la aprobación de la Planificación de

Talento Humano del año 2013 ni elaboró la correspondiente al año 2014, en función de

las necesidades de personal, funcionalidad de las diferentes unidades, áreas o procesos

operativos y administrativos de la estructura organizacional; y, sustentado además en el

diagnóstico de personal según información estadística de cada unidad; requerimientos

que debieron consolidarse hasta el 30 de septiembre del 2013, en aplicación a lo que

establece el artículo 6, de la Norma Técnica del Subsistema de Planificación del Talento

Humano, emitida con Resolución SENRES-2005-000141 de 29 de diciembre de 2005,

publicada en el Registro Oficial 187 de 13 de enero de 2006, lo que originó que la entidad

no cuente con una herramienta en la que se determine el personal requerido en cada

proceso para cumplir con los planes estratégicos y operativos.

Por lo expuesto, inobservaron lo previsto en los artículos: 52, letra h) y 56, de la Ley

Orgánica del Servicio Público, 141 y 142 de su Reglamento General; la Norma Técnica

del Subsistema de Planificación de Recursos Humanos, emitida por la Secretaría

Nacional Técnica de Desarrollo de Recursos Humanos y Remuneraciones del Sector

Público, SENRES, con Resolución SENRES-2005-000141 de 29 de diciembre de 2005,

publicada en el Registro Oficial 187 de 13 de enero de 2006, y la Norma de Control

Interno 407-01 “Plan de talento humano", consecuentemente incumplieron lo

establecido en los numerales: 6.7.2.1 "Gerenciamiento Administrativo-Financiero”, letras

e), f) y g); 6.7.2.1,1 "Gestión del Talento Humano” del Estatuto Orgánico de Gestión

Organizacional por Procesos, vigente para el año 2013; 2.1 "Coordinación General

Administrativa Financiera”, letra c); 2.1.1. "Dirección de Talento Humano”, letra d) y

2.1.1.2 “Administración del Sistema Integrado del Talento Humano”, del vigente Estatuto

Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos y los deberes y atribuciones previstos

en el artículo 77, numeral 2, letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del

Estado.



General Administrativo Financiero, ex y actual Directora de Talento Humano, sin recibir

respuesta hasta la lectura del borrador de informe, efectuada el 8 de mayo de 2013.c u a r r n i o y / /¿ / f ' i - r



Conclusión

La Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo, en el año 2013 contó con un

Informe Técnico de Planificación de Talento Humano, del cual no se presentó los

documentos que evidencien que fue enviado y aprobado por el Ministerio de Relaciones

Laborales; y, el plan de Talento Humano del año 2014 no fue elaborado, situación

presentada por cuanto los Coordinadores Administrativos Financieros en sus períodos

de actuación, no supervisaron las actividades y la Directora de Talento Humano no

realizó las gestiones para aprobación y emisión del Plan de Talento Humano de los años

indicados, lo que ocasionó que la entidad no cuente con una herramienta técnica con la

cual se determine el persona! requerido en cada proceso, para cumplir con los planes

estratégicos y operativos institucionales.

Recomendación


11. Dispondrá al Coordinador General Administrativo Financiero en coordinación con la

Directora de Talento Humano, elaboren el Plan de Talento Humano, en base a un

diagnóstico de la necesidad de personal que demanda cada proceso orgánicamente

estructurado, planes operativos, programas y proyectos institucionales; que incluya

el análisis de los impactos por cese de funciones del personal y planes de

contingencia para los mismos, a fin de que la SENPLADES cuente con una

planificación integral de! talento humano, documento que presentarán para la

aprobación del Ministro de Trabajo.

Reglamento Interno de Administración de Talento Humano no fue elaborado

La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, en los años 2013 y 2014 no contó

con un Reglamento Interno de Administración de Talento Humano, que norme las

relaciones entre la SENPLADES y sus servidores sujetos a la Ley Orgánica de Servicio

Público y al Código de Trabajo.

La Directora de Talento Humano, con oficio SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0054-OF

de 20 de febrero de 2015, indicó al equipo de control, que el Coordinador General

Administrativo Financiero, mediante memorando SENPLADES-CGAF-2014-0354-M de



19 de febrero de 2014, envió al Coordinador General de Asesoría Jurídica los proyectos

de Reglamento Interno de Administración de Talento Humano y el Reglamento Interno

de Trabajo para el análisis jurídico, previo a remitir al Ministerio de Relaciones Laborales

actual Ministerio de Trabajo, para su aprobación.

La Coordinadora General de Asesoría Jurídica, subrogante con comunicación de 27 de

marzo de 2015, manifestó al equipo de control:

.. Al respecto, adjunto se servirá encontrar los proyectos de Acuerdos, mediante los cuales se aprobaría el Reglamento Interno de Administración de Talento Humano, documento que ha sido trabajado conjuntamente, entre funcionarios de Talento Humano y de esta Coordinación y que se remitió al Ministerio de Trabajo, para sus observaciones...”.

Sin embargo de lo expuesto, no presentó los documentos que evidencien que emitió el

informe que contenga el criterio jurídico y que se envió al Ministerio de Relaciones

Laborales, actual Ministerio de Trabajo, el Reglamento Interno de Administración de

Talento Humano para su aprobación; lo que ocasionó que la institución no disponga de

esta herramienta técnica debidamente aprobada, para regular las relaciones entre la

SENPLADES y sus servidores; por lo que el Coordinador General de Asesoría Jurídica

incumplió lo establecido en el numeral 1.3 “Coordinación General de Asesoría Jurídica”,

letra b), del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos vigente; así

como, los Coordinadores Generales Administrativos Financieros, al no supervisar las

actividades y la Directora de Talento Humano, al no realizar las gestiones oportunas

para contar con el criterio jurídico, inobservaron lo que determinan los artículos: 52, letra

c), de la Ley Orgánica del Servicio Público” y 79, de su Reglamento General; y, la Norma

de Control Interno 200-03 “Políticas y prácticas de talento humano”; consecuentemente

incumplieron lo establecido en los numerales: 6.7.2.1 “Gerenciamiento Administrativo-

Financiero", letras e), f) y g); 6.7.2.1.1 “Gestión del Talento Humano” , letra e), del

Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos vigente en el año 2013 y

numerales: 2.1. “Coordinación General Administrativa Financiera", letras b), c) y d);

2.1.1. “Dirección de Talento Humano” , letra d); y 2.1.1.1. “Administración déla Normativa

de Talento Humano" del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos

vigente, y los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77, numeral 2, letra a) de la

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

El equipo de control, con oficios 78, 80, 81, 89, 90 y 94-DAAC-SENPLADES-FCM-2015

de 27 de abril de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex y actual Coordinador ¿fj ctficucn'Jo^ une



General Adm inistrativo Financiero, ex y actual Directora de Talento Humano y

Coordinador General de Asesoría Jurídica, sin recibir respuesta.

El Coordinador General de Asesoría Jurídica, posterior a la lectura del borrador de

informe, efectuada el 8 de mayo de 2015, mediante oficio SENPLADES-CGAJ-2015-

0071-OF de 15 de mayo de 2015, informó que los Reglam entos Internos de

Administración de Talento Humano y de Trabajo, fueron revisados por la Coordinación

General Jurídica de la SENPLADES, de ¡os cuales existen los proyectos de

resoluciones; además, adjuntó un correo electrónico de 24 de marzo de 2015, enviado

por la Coordinadora General de Asesoría Jurídica, subrogante al M inisterio de Trabajo,

solicitando al Director Regional de Trabajo, la revisión y aprobación de los Reglamentos

Internos de Trabajo de la SENPLADES.

Lo expresado por el Coordinador de Asesoría Jurídica confirma lo comentado por el

equipo de control, ya que recién el 24 de marzo de 2015, fecha posterior al corte de

nuestro examen, los Reglamentos Internos de Trabajo de la SENPLADES fueron

enviados ai Ministerio de Trabajo para su aprobación.

Conclusión

El Coordinador General Adm inistrativo Financiero elaboró un proyecto de Reglamento

Interno de Adm inistración de Talento Humano, que fue presentado al Coordinador

General de Asesoría Jurídica, para que emita el criterio juríd ico previo envío al Ministerio

de Relaciones Laborales para su aprobación, servidor que no emitió criterio alguno, ni

la Directora de Talento Humano realizó las gestiones oportunas para Insistir en su

presentación, lo que originó que la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo no

cuente con esta herramienta técnica debidamente aprobada para regular las relaciones

laborales entre la SENPLADES y sus servidores sujetos a la Ley Orgánica de Servicio

Público y al Código de Trabajo.

Recomendaciones

Al Secretario General de Planificación y Desarrollo

12. Dispondrá al Coordinador General de Asesoría Jurídica emita el informe que

contenga el criterio jurídico, respecto a la viabilidad del Proyecto de Reglamento

Interno de Adm inistración de Talento Humano, el cual deberá estar actualizado ded é ______________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________

Secretaria N aciona l de P lanificación y D esarro llo 52


acuerdo a las disposiciones establecidas en la Ley Orgánica de Servicio Público y

Reglam ento General, documento que será presentado para su conocimiento y

presentación al Ministerio de Trabajo para su aprobación y posterior aplicación.

A la Directora del Talento Humano

*

13. Difundirá el Reglamento Interno de Administración de Personal, una vez aprobado,

para conocim iento de todos los servidores de la SENPLADES, con el fin de que

conozcan claramente los deberes, derechos, obligaciones y sanciones inmersas en

la relación laboral.

No se presentó el informe de evaluación de desempeño del año 2013

El equipo de control con oficio 019-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 9 de febrero de

2015, solicitó a la Directora de Talento Humano en funciones, el informe de evaluación

de desempeño del año 2013, enviado al Ministerio de Relaciones Laborales, quien con

oficio SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0054-OF de 20 de febrero de 2015, indicó al

equipo de control, que por motivos de renuncia de la persona que inicialmente tenía a

su cargo este proceso, no se logró concretar con el envío de la información al Ministerio

de Relaciones Laborales, actual Ministerio de Trabajo.

La Directora de Talento Humano, encargada, con oficio SENPLADES-CGAF-DTH-

2014-0223-OF de 25 de agosto de 2014, solicitó al ex servidor público 6, cuya función

era realizar procesos de evaluación, presente el acta de entrega recepción de las

funciones, archivos y documentos relacionados con ei proceso de evaluación; sin que

se haya presentado el documento que evidencie que el ex servidor le dio respuesta.

El ex servidor público 6 responsable del subproceso de evaluación de desempeño, en

respuesta al requerim iento efectuado por el equipo de control, con comunicación de 9

de marzo de 2015, presentó una declaración juramentada efectuada en la Notaría

Cuarta del cantón Quito de 6 de marzo de 2015, en la que declaró:

"... declaro que el diecinueve de mayo del dos m il catorce, suscribí el acta de descargo y entrega recepción de lo siguiente: INFORMACIÓN EN FÍSICO: Se realizó la entrega de información, tanto física como electrónica del periodo de Gestión del cuatro de septiembre de dos m il doce al cuatro de mayo de dos m il catorce referente al siguiente detalle: Informe final de Gestión (aprobado).,. Formularios de Evaluación.- Contiene todos los formularios en físico de todos los servidores de nombramiento o contrato, evaluados a nivel nacional durante e l a ño dos mil trece, los



cuales se encuentran archivados en seis carpetas clasificadas que comprenden tanto la Matriz como las Subsecretarías Zonales, además incluye los resultados obtenidos durante el proceso realizado... Informe de Evaluación de las Contrapartes Administrativas.- Comprende varias evaluaciones realizadas al personal que apoya la gestión administrativa en las diferentes unidades de la Institución... INFORMACIÓN ELECTRÓNICA.- Se procede a la entrega de carpetas digitales con los Nombres y detalles mencionados a continuación. Respaldo DATH.-... Informe Evaluación dos mil trece.- Información electrónica sobre el proceso de evaluación al desempeño SENPLADES dos mil trece, incluye base de datos con los resultados obtenidos en el procesos de evaluación realizado (sic). Quipux Desempeño.-... adjuntando los formularios de evaluación realizados. Contrapartes Administrativas.- Información digitalizada sobre las diferentes evaluaciones realizadas a la contraparte administrativa...".

El equipo de control, en consideración a lo expuesto por el servidor público 6, con oficio

053-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 23 de marzo de 2015, solicitó a la Directora de

Talento Humano, copia del acta de entrega recepción suscrita el 19 de mayo de 2014,

por el ex servidor, quien con oficio SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0111-OF de 30 de

marzo de 2015, indicó:

"... Una vez revisado (sic) los archivos que reposan en la Dirección de Talento Humano se verifica que no existe el acta entrega recepción de documentación entregada por parte del señor en mención...".

Sin embargo de lo expuesto, se establece que el Director Financiero, autorizó el pago

de la liquidación al ex servidor público 6, de la Dirección de Talento Humano, una vez

que presentó debidamente legalizada la "Hoja de Salida de Paz y Salvo”, documento en

el que la Directora de Talento Humano certifica que entregó entre otros, los documentos

e información electrónica y el informe final aprobado.

El equipo de control con oficio 056-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 24 de marzo de

2015, solicitó por segunda ocasión, al ex servidor público 6, presente el acta entrega -

recepción de los documentos y bienes, el informe de fin de gestión y el documento que

emitió en respuesta al oficio SENPLADES-CGAF-DTH-2014-0223-OF de 25 de agosto

de 2014, suscrito por la Directora de Talento Humano, encargada; quien con

comunicación de 8 de abril de 2014, informó:

"... 1. Acta de entrega recepción de documentos y bienes....... debo manifestar queel documento original de acta de entrega recepción se anexó en el documento de paz y salvo, cuya entrega se registra mediante firma o su milla del Director departamental..., siendo esta la constancia de la entrega oportuna de documentos y bienes realizados a la institución, garantizando el debido proceso de liquidación de haberes que lleva a cabo la Dirección F in a n c ie r a . - . . .. 2. Informe de fin de gestión.-Se procedió a la oportuna entrega del documento original a la institución al momento

$ C n ic u e i ih i^ ce¿ci~ho



de mi salida...- Cabe mencionar igualmente que la constancia de entrega oportuna de este documento está registrada en la Hoja de Paz y Salvo...-...3 . Documento de respuesta a oficio SENPLADES-CGAF-DTH-2014-0223-OF...- El oficio mencionado no se me entregó personalmente; incluso, al ser un oficio remitido mediante Quipux, no tuve acceso al mismo ya que en la institución que trabaje (sic) previamente posee un Quipux institucional que se encuentra fuera del Quipux de la función ejecutiva, no obstante al conocer mediante un correo electrónico que se trataba sobre temas relacionados a... evaluaciones del desempeño, procedí a remitir la información solicitada, vía correo electrónico, e inclusive me traslade personalmente a la SENPLADES, el día 02 de septiembre de 2014 alrededor de las 19 horas, para nuevamente indicarles todos los pormenores de ia gestión, ya que la Directora encargada me manifestó que iba a delegar una persona para este efecto; sin embargo la persona no se encontró al momento acordado en el edificio, en días posteriores acudí y le indique personalmente a la Directora ing.... el tugaren donde se encuentra toda la documentación; habiéndole enviado previamente la información digitalizadas de acuerdo a lo solicitado...”.

En la documentación presentada se estableció el informe de fin de gestión, aprobado

por la Directora de Talento Humano, cuyo período de actuación fue desde el 3 de

septiembre de 2012 al 8 de agosto de 2014, aspecto que dejó constancia en la Hoja de

Salida de Paz y Salvo; informe que no reposa en la Dirección de Talento Humano, así

como el acta de entrega recepción de bienes y documentos y la documentación

relacionada con la evaluación de desempeño realizada en el año 2013; situación

originada por la falta de control y archivo de la documentación entregada por el ex

servidor público 6, lo que limitó que la Directora de Talento Humano en funciones,

concluya con el proceso de evaluación de desempeño, enviando el informe al Ministerio

de Relaciones Laborales; y no se haya realizado el plan de mejoramiento sobre los

resultados obtenidos, que sirven de base para identificar las necesidades de

capacitación, promoción y reubicación de los servidores de la entidad

La ex Directora de Talento Humano, hasta la fecha de permanencia del equipo de

control en la SENPLADES (7 de mayo de 2015), no presentó la Hoja de Salida de Paz

y Salvo, el acta de entrega recepción de bienes y documentos y el informe de fin de

gestión, documentos que no fueron exigidos por el Coordinador General Administrativo

Financiero.

El Coordinador General Administrativo Financiero, cuya gestión fue del 13 de marzo al

31 de octubre de 2014 y la Directora de Talento Humano, que actuó del 03 de

septiembre de 2012 al 8 de agosto de 2014, inobservaron lo previsto en los artículos:

52, letra j), 77, 79, 80 de la Ley Orgánica del Servicio Público; 119 y 110 de su

Reglamento General; y, la Norma de Control Interno 407-04 “Evaluación del



desempeño”, consecuentemente incumplieron lo dispuesto en los numerales: 2 .1 .

"Coordinación General Administrativa Financiera”, 2.1.1. “Dirección de Talento Humano”,

letra c); 2.1.1.2 “Administración del Sistema Integrado del Talento Humano” del Estatuto

Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos y los deberes y atribuciones previstos en

el artículo 77, numeral 2, letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

El equipo de control, con oficios 80, 81, 89, 90 y 95-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 27

de abril de 2015, comunicó los resultados provisionales a los ex y actual Coordinador

General Administrativo Financiero, ex y actual Directora de Talento Humano y al ex servidor

público 6, sin recibir respuesta hasta ¡a lectura del borrador del informe, efectuada el 8 de

mayo de 2015.

Conclusiones

En la Dirección de Talento Humano no se encuentran archivados los documentos de los

resultados de la evaluación de desempeño correspondiente al año 2013, que según la Hoja

de Salida de Paz y Salvo, el ex servidor público 6, presentó a la Directora de Talento

Humano, tanto ¡os documentos físicos, electrónicos y el informe final de su gestión, así como

el acta de entrega recepción de bienes; situación originada por la falta de control de la

Directora de Talento Humano, actuante en el periodo de 1 de enero de 2013 a! 8 de agosto

de 2014, y de archivo de la misma, lo que limitó que la Directora de Talento Humano en

funciones, concluya con el proceso de evaluación de desempeño, enviando el informe al

Ministerio de Relaciones Laborales; y, que no se realice el plan de mejoramiento sobre los

resultados obtenidos, respecto de las necesidades de capacitación, promoción, reubicación

de los servidores y la toma de decisiones por efecto de los resultados obtenidos.

La ex Directora de Talento Humano al momento de su salida de ía institución no realizó el

acta de entrega - recepción y el informe de fin de gestión, que no fueron exigidos por el

Coordinador General Administrativo Financiero, lo que limitó identificar y presentar ios

documentos requerido por el organismo de control.

Recomendaciones

AE Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo

14. E mitirá ia disposición a los servidores que pertenecen ai nivel jerárquico superior que

previo a su salida de ia institución y aceptación de ia renuncia, presenten un informe de



su gestión, el que contendrá las actividades realizadas, los productos obtenidos y

las actividades pendientes; así como, la realización mediante acta, de la entrega -

recepción de los documentos que sustentan las operaciones administrativas y

financieras al servidor entrante, a fin de facilitar la identificación, presentación

oportuna de los mismos y el control posterior.


15. Realiz ará juntamente con el Coordinador General de Asesoría, las gestiones ante

la ex Directora de Talento Humano, a fin de que presente el informe de fin de gestión

y los documentos físicos e información magnética relacionada con ia evaluación de

desempeño del año 2013, resultados que se remitirán al Ministerio de Trabajo para

el registro, control del desarrollo profesional de los servidores y la toma de

decisiones.

16. Dispondrá al Director Financiero que previo al pago a los ex servidores de la

liquidación de sus haberes, adicional a la Hoja de Salida de Paz y Salvo, requiera

además como documentos habilitantes, el acta de entrega - recepción de bienes y

documentos y el informe de fin de gestión, con el fin de evidenciar el estado de sus

actividades y la documentación que entrega.

Plan Integral de Seguridad Ocupacional y Prevención de Riesgos no elaborado en

el año 2013 y no aprobado en el año 2014.

El equipo de control con oficio 036-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 10 de marzo de

2015, solicitó a la Directora de Talento Humano, los Planes Integrales de Seguridad

Ocupacional y Prevención de Riesgos de los años 2013 y 2014, quien con oficio

SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0094-OF de 21 de marzo de 2015, presentó

únicamente el Plan integral de Seguridad del año 2014; del cual no se establecieron los

documentos que evidencien que fue aprobado por autoridad competente y enviado al

Ministerio de Relaciones Laborales, actual Ministerio de Trabajo, para su registro.

El Plan integral de Seguridad Ocupacional y Prevención de Riesgos del año 2014, no

tiene firmas de responsabilidad de los servidores que lo elaboraron, revisaron y

aprobaron; además, no tiene un detalle de los programas de inducción a realizarse, el

entrenamiento para prevención de accidentes, elaboración de estadísticas deCíriCucniay ____________________ ______________



accidentes de trabajo, análisis de las causas de accidentes de trabajo e inspección y

comprobación de buen funcionamiento de los equipos.

El Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo, mediante Acuerdo SNDP-0115-

2014 de 25 de noviembre de 2014, creó el Comité de Seguridad e Higiene de Trabajo;

sin embargo, hasta ¡a fecha de permanencia del equipo en la entidad no se evidenció

que el Comité y Subcomités de Seguridad e Higiene del Trabajo de la SENPLADES,

estén conformados; así como, ni se contó con el Reglamento Interno de Seguridad y

Salud Ocupacional.


27 de abril de 2015, comunicó los resultados provisionales a los ex y actual Coordinador

General Administrativo Financiero, ex y actual Directora de Talento Humano.

La Coordinadora General Administrativa Financiera cuya gestión fue en el período de 1

de enero de 2013 ai 15 de octubre de 2013, con comunicación de 4 de mayo de 2015,

indicó que con Acuerdo 639-2012 de 15 de octubre de 2012, se reformó el Estatuto

Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la SENPLADES, con el cual se

creó la Dirección de Gestión de Cambio y Cultura Organizacional, que tenía como una

de sus actividades, coordinar e implementar el Comité de Seguridad e Higiene del

Trabajo y Riesgos Laborales, la misma que contrató a una persona natural para el

desarrollo y ejecución del Plan Integral de Seguridad Ocupacional y Prevención de

Riesgos.

Lo manifestado por la Coordinadora General Administrativa Financiera, no modifica lo

comentado por el equipo de control, por cuanto en el Estatuto Orgánico de Gestión

Organizacional por Procesos vigente al año 2013, no se estableció como producto de la

Dirección de Gestión de Cambio y Cultura Organizacional, la elaboración dei plan de

seguridad ocupacional, por lo que era de responsabilidad de la Dirección de Talento

Humano el cumplir con lo previsto en la LOSEP y su Reglamento General; es decir,

debió supervisar y realizar el seguimiento al cumplimiento de la elaboración del Plan de

Seguridad Ocupacional.

Lo expuesto se originó, debido a que los Coordinadores Generales Administrativos

Financieros, en sus períodos de gestión, no controlaron y la ex Directora de Talento

c u ic ¿ /e n ~ fo c x rfíe



Humano no realizó las gestiones necesarias para elaborar un Plan Integral de Seguridad

Ocupacional y Prevención de Riesgos en el año 2013 y que el del año 2014 no esté

debidamente aprobado y registrado en el Ministerio de Relaciones Laborales, actual

Ministerio de Trabajo, y no se conforme el Comité y Subcomités de Seguridad e Higiene

del Trabajo ni se contó con el Reglamento Interno de Seguridad y Salud Ocupacional;

por lo que inobservaron lo establecido en los artículos: 52, letra a) de la Ley Orgánica

de Servicio Público; 232 de su Reglamento General; 14 numeral 1 del Decreto Ejecutivo

2393 publicado en el Registro Oficial 565 de 17 de noviembre de 1986;

consecuentemente incumplieron lo establecido en los numerales: 6.7 .2.1

“Gerenciamiento Administrativo-Financiero” , letras e), f) y g); 6.7.2.1.1 "Gestión del

Talento Humano", letras e) y f), del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por

Procesos vigente en el año 2013; numerales: 2.1 "Coordinación General Ad ministrativa

Financiera”, letra c), 2.1.1 "Dirección de Talento Humano" letras a) y d) del Estatuto

Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos vigente y los deberes y atribuciones

previstos en el artículo 77, numeral 2, letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría

General del Estado.

La Directora de Talento Humano, posterior a la lectura del informe borrador, efectuada

el 8 de mayo de 2015, mediante oficio SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0183-OF de 15

de mayo de 2015, informó que en el mes de noviembre de 2014 se contrató a un Analista

de Salud y Seguridad Ocupacional y se prevé incorporar un equipo multidisciplinario que

se encargue de la seguridad ocupacional de la institución; lo expuesto confirma lo

comentado por el equipo de control.

Conclusiones

La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo SENPLADES, en el año 2013 no

contó con el Plan Integral de Seguridad Ocupacional y Prevención de Riesgos; y, el

correspondiente al año 2014, no se evidenció los documentos con los que fue aprobado

por autoridad competente y enviado al Ministerio de Relaciones Laborales, para su

registro; situación originada por falta de control de los Coordinadores Generales

Administrativos Financieros, de turno y de gestión de la Directora de Talento Humano

para su aprobación, lo que ocasionó que la SENPLADES no disponga de un plan para

prevenir riesgos laborales.

cmtucn~f<o^ ftttetse-

Secretarla Nacional de Planificación y Desarrollo S9


Se creó el Comité y Subcomités de Seguridad e Higiene del Trabajo, los mismos que no

fueron conformados por falta de gestión de la Directora de Talento Humano, lo que

originó que no se cuente con el Reglamento Interno de Seguridad y Salud Ocupacional.

Recomendación


17. Dispondrá al Coordinador General Administrativo Financiero, elabore el proyecto

de! Plan Integral de Seguridad Ocupacional y Prevención de Riesgos, el mismo que

entre otros aspectos, deberá contener: detalle de los programas de inducción a

realizarse, el entrenamiento para prevención de accidentes, elaboración de

estadísticas de accidentes de trabajo, análisis de las causas de accidentes de

trabajo e inspección, comprobación del buen funcionamiento de los equipos, las

actividades tendientes a promover y mejorar la salud de los servidores; así como,

elabore su Reglamento Interno; que será presentado para su aprobación y envío al

Ministerio del Trabajo, para su registro, lo que permitirá contar a las SENPLADES

con procedimientos para prevenir riesgos laborales.

Servidores salientes no realizaron la entrega de archivo de documentos mediante

actas de entrega - recepción

El equipo de control, con oficios 019 y 053-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 9 de

febrero y 30 de marzo 2015, solicitó a la Directora de Talento Humano 30 actas

relacionadas con la entrega - recepción de archivos y documentos entre el servidor

saliente y entrante, quien con oficios SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0054 y 0111-OF

de 20 de febrero y 30 de marzo de 2015, presentó únicamente 13 actas de entrega -

recepción e indicó:

"... esta tarea es de estricta responsabilidad de los jefes inmediatos superiores del personal que presenta su renuncia definitiva,..- Por tal motivo que la Dirección de Talento Humano, procede al envío de la Hoja de salida de funcionario, una vez que el Jefe inmediato ha colocado su firma en el documento correspondiente en el ítem correspondiente a DATOS DE LA UNIDAD DONDE (sic) PRESTABA SUS SERVICIOS, tales como Bienes Muebles y/o Equipos de Oficina; Documentos. Útiles de Oficina e Información electrónica e informe final Aprobado...".



Estableciéndose que 17 ex servidores no suscribieron el acta de entrega recepción y 6

no presentaron el informe de fin de su gestión; sin embargo, se pagó su liquidación de

haberes, como se demuestra en la siguiente tabla:

No.No. DÉ C O N TR A TO

0 A C C IÓ N DE PE R SO N A L

M O DALIDAD FECHA DE SALIDA

IN FO R M E DE AC TIV ID A D E S LIQ U ID A C IÓ N

1 40 Contrato 11/10/2014 SI SI

2 146 Contrato 16/06/2014 SI SI

3 40 Contrato 15/03/2014 NO SI

4 69 Contrato 31/05/2014 SI NO

5 35 Contrato 13/06/2014 SI SI



8 394 Contrato 20/10/2014 SI SI

9 256027 Nombramiento 01/05/2014 NO SI

10 55 Contrato 31/05/2014 SI SI

11 35Contrato 30/06/2014 SI SI

12 184Contrato 27/01/2014 NO SI

13 r 796 Contrato 14/02/2014 NO SI14 209 Contrato 31/03/2014 SI SI15 58 Contrato 10/06/2014 SI SI '

16 26Contrato 31/03/2014 SI SI

17 217Contrato 31/10/2014 SI NO

La Directora de Talento Humano; presentó al equipo de control un correo electrónico

enviado por la Coordinadora General de Asesoría Jurídica, subrogante, del 26 de marzo

de 2015, en el que le indicó:

"... En relación a tu pedido verba! del envió de actas de entrega recepción de información generada en esta Coordinación, te comento que tenemos archivos compartidos, por lo que la información no se pierde, adicionalmente, las máquinas de los funcionarios que salen no se formatean, por lo tanto la información que cada uno genera se mantiene en dichos equipos y se entrega a los funcionados que llegan para que sigan usándola como base. Con estos antecedentes, no ha sido necesario suscribir actas de entrega recepción...".

Lo expuesto se presentó, debido a que el procedimiento interno de la SENPLADES,

para la desvinculación del personal y presentación de documentos, establece la entrega

directamente al Jefe inmediato y/o Director de área, quienes dejan constancia de la

conformidad en la Hoja de Salida de Paz y Salvo, documento habilitante para el pago

de la liquidación de haberes del servidor saliente, situación que ocasionó que en los

archivos de las diferentes direcciones y en la Dirección de Talento Humano, no conste-fL p iL JC n ia ^ u n v___________________________________________________ _______________________________



en los expedientes del servidor saliente, el acta de entrega recepción de los archivos de

documentos, el informe de fin de gestión, que ios servidores entrantes desconozcan la

ubicación de la documentación, y la entrega de la información no sea oportuna; por lo

que la Directora de Talento Humano inobservó lo establecido en los artículos; 110, del

Reglamento General de la Ley Orgánica del Servicio Público; 76 y 78, del Reglamento

General Sustitutivo de Bienes del Sector Público; las Normas de Control Interno: 405

04 “Documentación de respaldo y su archivo” , 407-10 “ información actualizada delt

personal” ; consecuentem ente incumplió las atribuciones y responsabilidades

establecidas en el numeral 2.1.1. “Dirección de Talento Hum ano”, letra a), del Estatuto

Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos y 77, numeral 2, letra a) de la Ley

Orgánica de la Contraloría General del Estado.



Humano, sin recibir respuesta hasta la lectura del borrador del informe, efectuada el 8

de mayo de 2015.


el 8 de mayo de 2015, mediante oficio SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0183-OF de 15

de mayo de 2015, informó que con memorando SENPLADES.CGAF.DTH.2015-0941-

M de 22 de abril de 2015, dispuso la obligatoriedad de la suscripción del acta de entrega

recepción por ¡os servidores cesantes; lo expresado por la servidora ratifica lo

comentado por auditoría, por lo que se realizaron las acciones respectivas para contar

con este documento.

Conclusión

Los procedimientos para la desvinculación del personal y presentación de documentos,

establece la exhibición de expedientes al Jefe inmediato y/o Director de área, quienes

dejan constancia de la conformidad en la Hoja de Salida de Paz y Salvo, certificado

habilitante para el pago de la liquidación de haberes de! servidor saliente; sin embargo,

se verificó que no existen: acta de entrega - recepción de documentos y bienes, e

informes de fin de gestión que respalden este proceso, situación que ocasionó que en

los archivos de las diferentes direcciones y en la Dirección de Talento Humano, no

conste estos documentos; lo que a su vez impidió que los servidores entrantes conozcan

la ubicación de éstos para la entrega de la información y fines de control.

^ c /tp -a ______ _______________________________



Recomendaciones


18. Emitirá la disposición interna, de que previo al traslado administrativo, pago de

liquidación de haberes, el servidor saliente realice el acta de entrega - recepción de

los archivos de documentos que sustentan las operaciones administrativas y

financieras al servidor entrante, lo que permitirá mantener una continuidad de las

actividades, identificar y ubicar los documentos en forma oportuna.


19. Archivará en los expedientes del servidor saliente, la documentación de salida

como: acta de entrega - recepción de archivos de documentos y bienes, informe de

fin de gestión y hoja de salida de paz y salvo, a fin de que laD irección de Talento

Humano cuente con información histórica, facilite el trámite de desvinculación,

liquidación de personal y el control posterior. ’

No se dispone de un sistema informático integral de administración de personal

La Dirección del Talento Humano de la SENPLADES para la administración de personal,

utiliza el Sistema Informático Integrado del Talento Humano y Remuneraciones SIITH,

emitido por el Ministerio de Relaciones Laborales, actual Ministerio de Trabajo, sistema

que mantiene únicamente información actualizada de los servidores activos de la

entidad; es decir, no cuenta con un sistema informático integral de administración de

persona! que permita llevar datos históricos de los servidores y ex servidores, como:

períodos de gestión, cargos desempeñados, capacitación, vacaciones, permisos, otros;

y, generar reportes de acuerdo a los requerimientos de los usuarios internos y externos;

situación presentada por cuanto la Directora de Talento Humano no realizó las acciones

para implementar este sistema informático que proporcione información íntegra,

confiable y actualizada de los servidores activos y pasivos y generar información de

acuerdo a las necesidades.

Por lo que, la Directora de Administración Talento Humano, para entregar al equipo de

control la información antes señalada, de las autoridades, servidores y ex servidores de

la entidad del periodo de auditoría, recurrió a los expedientes físicos de personal, lo que

S eaertJa itn rj-______________________________________________________________ .

Secretaría N acional de P lanificación y D esarrollo ; . 63


generó demora en su presentación de 13 días aproximadamente y que la información

proporcionada contenga datos erróneos en los periodos de gestión y cargos

desempeñados, inobservando lo que establecen las Normas de Control Interno: 200-07

"Coordinación de acciones organizacionales”; 100-03 "Responsables del Control

Interno” consecuentemente incumplió lo establecido en el numeral 2.1.1. “Dirección de

Talento Humano", letra h), del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por

Procesos de la SENPLADES, y los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77,

numeral 2, letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.



Humano, sin recibir respuesta.


e! 8 de mayo de 2015, mediante oficio SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0183-OF de 15

de mayo de 2015, indicó que e! Secretario de! Comité de Gestión Pública

Interinstitucional de la Secretaría Nacional de la Administración Pública, con oficio

SNAP-SNADP-2015-000113-0 de 19 de febrero de 2015, comunicó a la SENPLADES

la resolución de los miembros del citado comité, en los siguientes términos:

"... los Ministros Miembros del Comité de Gestión Pública Interinstitucional en reunión No. 40 del 28 de enero de 2015..., resuelven que el Ministerio de Trabajo garantice que en el Sistema Integrado de Gestión Estratégica de Talento Humano - SIGETH contemple todas las necesidades particulares de las instituciones públicas, a fin de contar con un solo sistema integrado y óptimo para la gestión del talento humano en la Administración Pública... - Además se resolvió que las Instituciones Públicas de la Función Ejecutiva no podrá contratar o desarrollar sistemas de gestión dei talento humano individuales... ”

Lo expuesto ratifica lo comentado por el equipo de control, pues es necesario contar con

un sistema integrado de gestión estratégica de talento humano, que contemple todas

las necesidades particulares de la Institución.

Conclusión

La Dirección del Talento Humano no cuenta con un sistema integrado de gestión

estratégica de talento humano, que contemple todas las necesidades como: datos

históricos de los servidores y ex servidores de la entidad, generar reportes de acuerdo

a los requerimientos de los usuarios internos y externos, situación presentada por la



falta de gestión por parte de la Directora de Talento Humano ante e! Ministerio de

Relaciones Laborales, a fin de que el sistema proporcionado por este organismo, se

ajuste a las necesidades descritas, lo que causó demora de aproximadamente 13 días,

en la presentación a! ente de control, de la información relacionada con los servidores,

y que ésta contenga datos erróneos en los períodos de gestión y cargos desempeñados.

Recomendaciones


20. Realizará las gestiones ante el Ministerio de Trabajo, a fin de que el sistema

integrado de gestión estratégica de talento humano, proporcionado por este

organismo, permita mantener información histórica y presente de la vida laboral de

los servidores y ex servidores de la institución y genere reportes de acuerdo a las

necesidades de los usuarios internos y externos.


21. Act ualizará anualmente los datos de las servidora (es) y trabajadoras (es) de la

Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, relacionada con: dirección,

teléfono domiciliario, indicando: sector, barrio, calles, entre otros, con nombres

completos, a fin de disponer de una base de datos íntegra y actualizada, así como

facilite el proceso de notificación en la ejecución del control posterior.

No se elaboró Plan de Vacaciones en los años 2013 y 2014

El equipo de control con oficios 019 y 053-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 9 de

febrero y 23 de marzo de 2015, solicitó a la Directora del Talento Humano el Plan de

Vacaciones de los años 2013 y 2014, con el respectivo informe de ejecución, quien con

oficios SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0054 y 0111 -OF de 20 de febrero y 30 de marzo

de 2015, informó que no existen los planes de vacaciones de los años 2013 y 2014,

situación presentada por cuanto la Directora de Talento Humano no realizó las acciones

para contar con este instrumento que garantice la continuidad en la atención de los

servicios que presta la institución y el goce de! derecho de los servidores de la

institución, por lo que las vacaciones se concedieron a base de un requerimiento y en el

tiempo previsto por el servidor: inobservando lo que establece los artículos: 27, 28, y 29,c tn to _______________________________________________ _______________________________



del Reglamento General de la Ley Orgánica del Servicio Público, consecuentemente

incumplió las responsabilidades señaladas en los numerales: 6.7.2.1.1 “Gestión del

Talento Humano” , del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la

SENPLADES vigente en el año 2013, numerales: 2 .1 .1 . “Dirección de Talento Humano",

letra a), 2.1.1.1 “Administración de la Normativa de Talento Humano” , dei Estatuto

Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos vigente; y, los deberes y atribuciones

previstos en el artículo 77, numeral 2, letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría

General de! Estado.



Humano, sin recibir respuesta hasta la lectura del borrador del informe, efectuada el 8

de mayo de 2015.

Conclusión ,

La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, en los años 2013 y 2014 no contó

con el Pian anual de Vacaciones de los servidores, debido a la falta de gestión por parte

de la Directora de Talento Humano, para su elaboración; lo que originó que no se

garantice la continuidad en la atención de los servicios que presa la institución y el goce

del derecho de los servidores de la institución en forma programada, así como las

vacaciones se concedan sobre la base de un requerim iento y en el tiempo previsto por

el servidor.

Recomendación

Ai Coordinador General Administrativo Financiero

22. Dispondrá a la Directora de Administración de Talento Humano, elabore en

coordinación con los directores de área, el cronograma del plan anua! de

vacaciones de los servidoras (es) y trabajadoras (es) de la Secretaria Nacional de

Planificación y Desarrollo, a fin de garantizar la continuidad en la atención de los

servicios y el derecho de los servidores, documento que será presentado para su

aprobación hasta el 30 de noviembre de cada año.



Com ponente de Tecnología de la Información

No se elaboraron Planes Operativos de Tecnologías de Información

El equipo de control con oficio 020-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 9 de febrero de

2015, solicitó al Director de Tecnologías de Información y Comunicación, los Planes

Operativos Anuales de los años 2013 y 2014, quien con oficio SENPLADES-CGGE-

DTIC-2015-0011-OF del 19 de febrero de 2015, entregó únicamente una matriz que

contiene entre otros, las actividades y adquisiciones de equipos y servicios informáticos

a efectuarse en el año 2014, la cual no corresponde al Plan. Operativo Anual de

Informática, el mismo que debe contener los portafolios de proyectos y de servicios, la

arquitectura tecnológica, las estrategias de migración, los aspectos de contingencia de

los componentes de infraestructura y las consideraciones relacionadas con la

incorporación de nuevas tecnologías vigentes.

La falta de planes operativos anuales de los años 2013 y 2014, se presentó debido a

que la Coordinadora General de Gestión Estratégica, no coord inó la elaboración de los

planes operativos anuales de la DTIC y los Directores de Tecnologías de la Información

y Comunicación no realizaron las acciones para formular los mismos, ocasionando que

no se cuente con proyectos tecnológicos que integren los objetivos estratégicos

institucionales con el enfoque de Tecnologías de Información, en base a lo establecido

en el plan estratégico de TI (PETI); por lo que inobservaron lo que establece la Norma

de Control Interno 410-03 "Plan informático estratégico de tecnologías” , e incumplieron

las responsabilidades señaladas en los numerales: 6.7.1.7.3. "Dirección de Tecnologías

de Información y Comunicación” , letra a); 6.7.1.7.3.1 "Planificación TICs" del Estatuto

Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Secretaria Nacional de

Planificación y Desarrollo vigente en el año 2013; 1 .6. "Coordinación General de Gestión

Estratégica”, letra i); 1.6.3 “Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación”,

letra a) y 1.6.3.1 “Planificación TICs” , punto 1, del Estatuto Orgánico de Gestión

Organizacional por Procesos de la SENPLADES vigente, consecuentemente

incumplieron los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77; numeral 2, letra a)

de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.



Secretarla Nacional de-Planlfícación y Desarrollo 67


General de Gestión Estratégica, ex y actual Directores de Tecnologías de la Información

y Comunicación, sin.recibir respuesta.

El Coordinador General de Gestión Estratégica, encargado y el Director de Tecnologías

de Información y Comunicación, posteriora la lectura del borrador de informe, efectuada

el 8 de mayo de 2015, mediante oficios SENPLADES-CGGE-2015-0034-OF y

SENPLADES-CGGE-DTIC-2015-0024-OF de 7 de mayo de 2015, informaron que el

Comité de Gestión de Tecnologías de Información el 30 de abril de 2015, aprobó el Pian

Operativo de Tecnologías de ía información para el año 2015.

El Director de Tecnologías de información y Comunicación, cuya gestión fue en el

período de 14 de enero de 2013 ai 2 de enero de 2014, mediante oficio 2015-036-ESPE-

d-6 de 14 de mayo de 2015, indicó que para el año 2013, en la herramienta GPR set

encuentra los proyectos, indicadores y riesgos; sin embargo, no presentó el Plan

Operativo de TI del año 2013.

El Director de Tecnologías de Información y Comunicación, que actuó en el período del

3 de enero al 31 de diciembre de 2014, mediante comunicación de 15 de mayo de 2015,

remitió la misma información presentada por eí Director de TI.

Lo expresado por los servidores, ratifica lo comentado por el equipo de control, no se

proporcionó de ios años 2013 y 2014 los Planes Operativos Ti debidamente aprobados,

que contenga los portafolios de proyectos y de servicios, la arquitectura tecnológica, las

estrategias de migración, los aspectos de contingencia de los componentes de

infraestructura y las consideraciones relacionadas con la incorporación de nuevas

tecnologías vigentes*.

Conclusión

La Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación no contó con los Planes

Operativos Anuales Informáticos para los años 2013 y 2014, instrumento necesario para

administrar y dirigir todos los recursos tecnológicos, a través de proyectos que

proporcione productos y servicios que contribuyan a ia gestión y el mejoramiento

continuo de los procesos, situación presentada por la falta de acciones de la

Coordinadora General de Gestión Estratégica y de ios Directores de Tecnologías de

Información y Comunicación para su formulación, lo que ocasionó que no se cuente con


Dirección de Auditoria'de Administración Central

los programas tecnológicos que integren los objetivos estratégicos institucionales

contemplados en el plan estratégico de Ti (RETI) con el enfoque de Tecnologías de

•Información.

Recomendaciones

Al Coordinador General de Gestión Estratégica

23. Formulará en coordinación con el Director de Tecnología de ia información y

Comunicación, el Plan Operativo Anual informático estratégico, que estará alineado

a la consecución de los objetivos del plan estratégico de tecnologías de información

y los objetivos estratégicos de ía institución, éste deberá contener entre otros, el

portafolio de proyectos y servicios, la arquitectura y dirección tecnológicas, las

estrategias de migración, aspectos de contingencia de los componentes de

infraestructura y consideraciones relacionadas a la incorporación de nuevas

tecnologías vigentes, y ia asignación de los recursos apropiados de la función de

servicios de tecnología de información en base a lo establecido en el plan

estratégico; y, lo presentará al Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo

para su aprobación y aplicación inmediata.

Al Comité de Gestión de las Tecnologías de la Información• *

24. Evaluará el cumplim iento del Plan Operativo Anual informático, a fin de determinar

el grado de ejecución del portafolio de proyectos y servicios, activos de tecnología

de ía información, con los objetivos institucionales, costos involucrados, riesgos,

procesos institucionales, efectividad, eficiencia y se realicen las acciones

correctivas en caso de desviaciones.

No se formularon políticas para el desarrollo de sistemas informáticos,

infraestructura y operaciones, soporte técnico e interoperabilidad

El Director de Tecnologías de Información y Comunicación, en atención a la solicitud de

información, con oficios SENPLADES-CGGE-DTIC-2015-0011 y 0017-OF de 19 dei

febrero y 6 de abril de 2015, presentó las siguientes políticas, estándares y

procedimientos:

S e s e n /c r -t n c t *- t -c



Política AprobaciónReglamento Interno para la Asignación, Uso y Control de los Servicios y Activos de Tecnología de información y Comunicaciones y su Derivados de Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo

Acuerdo Ministerial 39, Registro Oficial 30 de 5 de julio de 2013

Políticas de Seguridad de la Información de la SENPLADES

Acuerdo SNPD-084-2013 de 04 de noviembre.de 2013.................. .... ............................. _...........Director de Tecnologías de Información y Comunicación, abril 2014 Director de Tecnologías de Información y Comunicación, marzo 2014

Estándares Base de Datos SENPLADES ProgramadoresProcedimiento de respaldo de la información de la base de datos v1 .2Procedimiento de apagado y encendido de servidores dei Centro de Datos Procedimiento de ingreso al Centro de Datos v 1.0 <

Director de Tecnologías de Información y Comunicación, 24 de marzo de 2014 Director de Tecnologías de Información y Comunicación, febrero 2014

Política para actualizaciones de seguridad de los sistemas operativos software de antivirus y sistemas de procesamiento de información V2.0

Comité de Seguridades de la Información, septiembre 2014

Directrices para la gestión de contraseñas de los usuarios V1.0

Comité de Seguridades de la Información, enero del 2014.

Sin embargo, no se presentaron las políticas, estándares y metodologías que regulan

las actividades relacionadas con: desarrollo de sistemas informáticos, infraestructura y

operaciones, soporte técnico e interoperabilidad, por falta de acciones para su

formulación por parte de los Directores de Tecnologías de Información y Comunicación,

lo que originó que no se asegure el uso apropiado de las aplicaciones y de las soluciones

tecnológicas establecidas.

La Directora de Seguridades de la Información con oficio SENPLADES-CGPí-DSI-2015-

002-OF de 1 de abril de 2015, indicó que en lo que va del año 2015, se encuentran

aprobadas por el Comité de Seguridades de Información las siguientes políticas: Control

de Cambios-Código CGPI-DSI-C1251, Gestión de Contraseñas y Perfiles del SíPelP

Código CGPI-DSI-2015-C161, Gestión de Incidentes de Seguridad de la Información

Código CGPI-DSI-2015-C13.

Los Directores de Tecnologías de información y Comunicación, en sus periodos de

gestión inobservaron ¡o que establece la Norma de Control Interno 410-04 “Políticas y

Procedim ientos” e incumplieron lo señalado en los numerales 6.7.1.7.3. “Dirección de

Tecnologías de Información y Comunicación” , letra d) y 6.7.1.7.3.1 “Planificación TICs”

del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Secretaria Nacional

de Planificación y Desarrollo vigente para el año 2013, 1.6.3 “Dirección de Tecnologías

$ sefe/i'fa ________________________



de Información y Comunicación” , letra d) y 1.6.3.1 “Planificacióñ TICs” , del Estatuto

Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la SENPLADES vigente; y, ios

deberes y atribuciones establecidos en el artículo 77, numeral 2, letra a) de la Ley

Orgánica de la Contraloría General de! Estado.

El equipo de control, con oficios 91, 92 y 93-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 27 de

abril de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex y actual Directores de

Tecnologías de la Información y Comunicación, sin recibir respuesta.

El Director de Tecnologías de Información y Comunicación, posterior a la lectura de!

informe borrador, mediante oficio SENPLADES-CGGE-DTIC-2015-0024-OF de 7 de

mayo de 2015, informó sobre las acciones tomadas a partir de febrero de 2015, para

elaborar e implementar las políticas de desarrollo de sistemas informáticos,

infraestructura y operaciones, soporte técnico e interoperabilidad.

El Director de Tecnologías de la Información y Comunicación, que actuó en el período

de 14 de enero de 2013 a! 2 de enero de 2014, mediante oficio 2015-036-ESPE-d-6 de

14 de mayo de 2015, indicó que en el año 2013 se elaboró un proyecto borrador de las

políticas y estándares de interoperabilidad.

El Director de Tecnologías de Información y Comunicación, cuya gestión fue en el

periodo de 3 de enero al 31 de diciembre de 2014, con comunicación de 15 de mayo de

2015, presentó documentación referente a las políticas de desarrollo de sistemas

informáticos, infraestructura y operaciones, soporte técnico e interoperabilidad, sin

embargo, se observó que estos documentos no están aprobados y son productos de

una consultoría.

Lo expresado por los servidores no modifica lo comentado, ya que a partir de febrero de

2015, iniciaron las acciones para elaborar e implementar las políticas de desarrollo de

sistemas informáticos, infraestructura y operaciones, soporte técnico e interoperabilidad.

Conclusión .

Los Directores de Tecnologías de Información y Comunicación, en los años 2013 y 2014

no formularon políticas para el desarrollo de sistemas informáticos, infraestructura y

operaciones, soporte técnico e interoperabilidad, lo que originó que no se asegure el

ip S t f 3 ttn» ,



uso apropiado de las aplicaciones, de las soluciones tecnológicas establecidas y se

garantice el cumplim iento y control de los procesos.

Recomendaciones

Al Director de Tecnologías de Información y Com unicación

25. Elaborará en coordinación con los responsables de los subprocesos de

Planificación de TICs, Desarrollo de Sistemas Informáticos, Gestión de

Infraestructura y,Operaciones, Gestión de Interoperabilidad, las políticas referentes

a cada una de estas áreas, las que serán puestas a consideración del Comité de

Gestión de Tecnologías de Información y aprobadas por el Secretario Nacional de

Planificación y Desarrollo, para su difusión y aplicación inmediata.

Al Comité de Gestión de Tecnologías de Información

26. Dará seguim iento a las políticas, procesos y procedim ientos de seguridad de la

información, relativas a tecnologías de información, a fin de asegurar el uso

apropiado de las aplicaciones y de las soluciones tecnológicas establecidas.

No se formularon en los años 2013 y 2014 los planes de m antenim iento preventivo

y/o correctivo de la-infraestructura tecnológica

El Director de Tecnologías de Información y Comunicación, con memorando

SENPLADES-CGGE-DTIC-2014-0079-M de 28 de febrero de 2014, designó al Técnico

en Infraestructura de la DTIC, elabore el Plan de Mantenim iento Preventivo y/o

Correctivo de Tecnología de la Información del año 2014; sin embargo, no presentó el

documento que evidencia su realización.

El Director de Tecnologías de Información y Comunicación, con oficio SENPLADES-

CGGE-DTIC-2015-0011-OF de 19 de febrero de 2015, presentó al equipo de control un

plan de mantenim iento del centro de datos, que contiene una parte de la infraestructura

tecnológica de la entidad, sin presentar de los años 2013 y 2014 el plan de *

mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura tecnológica, debido a que

los Directores de Tecnologías en sus períodos de gestión y el Técnico encargado de las

funciones del proceso de gestión de Infraestructura y Operaciones de la DTIC, no

^ S sib íen 'fti e/o<s

Secretaría Nacional de P lanificación y Desarrollo 72


realizaron las acciones para elaborar este documento; lo que originó que no se garantice

el funcionam iento adecuado de la Infraestructura, de los sistemas, reducir la frecuenciar

y el impacto de las fallas; así como, detectar oportunamente daños y desperfectos en

los equipos; inobservando lo previsto en los artículos: 95, del Reglamento General

Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público y 29 "Plan

Anual de Mantenimiento de Equipos Tecnológicos", del Reglamento Interno para la

Asignación, Uso y Control de ios Servicios y Activos de Tecnología de Información y

Comunicaciones y sus Derivados de la SENPLADES, aprobado mediante Acuerdo

Ministerial 39 de 4 de junio de 2013 y publicado en el Registro oficial de 5 de julio de

2013, que establece:

“...La DTIC será responsable de la elaboración y ejecución del Plan Anual de Mantenim iento de Equipos Tecnológicos de la SENPLADES...- E l Plan Anual de Mantenim iento de Equipos Tecnológicos incluirá el levantamiento de las necesidades tecnológicas de las unidades administrativas instiWcionales a efecto de im plem entar las modificaciones o correcciones técnicas necesarias o adquirir nuevas tecnologías, funcionalidades y controles que permitan garantizar el uso óptimo de recursos tecnológicos, y las acciones, correcciones o implementaciones que se deban realizar, conforme las mejores prácticas recomendadas p o r ios fabricantes o proveedores de los equipos tecnológicos, para asegurar la optim ización de recursos institucionales.

Además, la Norma de Control Interno 410-09 “Mantenimiento y Control de la

infraestructura Tecnológica", e incumplieron lo establecido en los numerales; 6.7.1.7.3.3

"Gestión de Infraestructura y Operaciones”, del Estatuto Orgánico de Gestión

Organizacional por Procesos vigente para el año 2013; y, 1.6.3.3 "Gestión de

infraestructura y Operaciones”, del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por

Procesos vigente; y, los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77, numeral 2,

letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. '

El equipo de control con oficios 91, 92, 93 y 98-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 27

de abril de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex y actual Directores de

Tecnologías de la Información y Comunicación y al Técnico encargado de las funciones

■del proceso de gestión de Infraestructura y Operaciones de la DTIC, sin recibir

respuesta.

El Director de Tecnologías de Información y Comunicación, posterior a la lectura del

borrador de informe, efectuada el 8 de mayo de 2015, mediante oficio SENPLADES-

CGGE-DTIC-2015-0024-OF de 7 de mayo de 2015, indicó que la Dirección a su cargo,

cuenta con una matriz de computadoras portátiles y de escritorio a lo que aplica la

^ ic É e n fa i f tv * _



vigencia tecnológica hasta noviembre de 2014; sin embargo, la base entregada al

equipo de control se encuentra incompleta, faltando la definición de estrategias de

actualización de hardware y software, riesgos, evaluación de vulnerabilidades y

requerim ientos de seguridad.

El Director de Tecnologías de Información y Comunicación, que actuó en el periodo del

3 de enero al 31 de diciembre de 2014, mediante comunicación de 15 de mayo de 2015,

indicó que no se contó en su totalidad con el plan de mantenim iento correctivo yc

preventivo ya que se ejecutaron acciones de mantenim iento mediante procesos de

contratación.

El Técnico de infraestructura de la DTIC, con comunicación de 15 de mayo de 2015,

indicó que dentro del Plan Operativo Anual se planificó realizar 3 mantenim ientos dei

Centro de Datos, pero no fueron ejecutados por el recorte del presupuesto; además,

informó que se realizaron contrataciones para el mantenim iento de: sistema biométrico,

equipos de climatización del Centro de Datos y del sistema OLYMPO.

Lo expresado por ios servidores no modifica lo comentado, no se presentó el plan de

mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura tecnológica de los años

2013 y 2014, se han realizado únicamente contrataciones esporádicas sin a tenderá una

planificación conjunta y programada.

Conclusión

La Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, en los años 2013 y 2014,

no contó con el Plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la Infraestructura

Tecnológica, debido a la falta de acciones por parte de los Directores de Tecnología de

la información y del Técnico encargado de las funciones del proceso de gestión de

Infraestructura y Operaciones de la DTIC, en sus respectivos periodos de actuación,

para ia elaboración, lo que originó que no se garantice el funcionam iento adecuado de

la infraestructura, de los sistemas, reducir la frecuencia y el impacto de las fallas; así

como, detectar opórtunamente daños y desperfectos en los equipos que incluya el

levantamiento de las necesidades tecnológicas de las unidades administrativas

institucionales a efecto de implementar las modificaciones o correcciones técnicas

necesarias o adquirir nuevas tecnologías, funcionalidades e implementaciones que se



deba realizar conforme a las mejores prácticas, para asegurar la optim ización de los

recursos tecnológicos.

Recomendación ,


27. Vigilará y dispondrá al Director de Tecnologías de Información y Comunicación,

elabore el plan de mantenimiento preventivo y correctivo del hardware, software y

comunicaciones, sustentado en revisiones periódicas y monitoreo en función de las

necesidades organizacionales (principalmente en las aplicaciones críticas de la

organización), estrategias de actualización de hardware y software, riesgos,

evaluación de vulnerabilidades y requerimientos de seguridad, a fin de garantizar el

funcionam iento adecuado de la infraestructura, de los sistemas, reducir la

frecuencia y el impacto de'las fallas.

*

Plan de Contingencias no elaborado en el año 2013 y en año el 2014 no fue

aprobado ni implementado.

El Director de Tecnologías de Información y Comunicación, en atención al requerimiento

del plan de contingencias, mediante oficio SENPLADES-CGGE-DTIC-2015-017-OF de

6 de abril de 2015, adjuntó el memorando SENPLADES-CGGE-DTIC-2014-0222-M de

22 de agosto de 2014, con el cual el Director de Tecnologías de Información y

Comunicación, presentó a la Coordinadora General de Gestión Estratégica, el borrador

del Plan de Contingencias de Tecnología para el año 2014, para su revisión y

comentarios; no se proporcionó el plan de contingencias del año 2013.

Del análisis al borrador del Plan de Contingencias de Tecnología, se determinó que éste

no contiene: el plan de respuestas a riesgos, que incluye la definición y asignación de

los roles críticos para adm inistrar los riesgos de tecnología de información, los

escenarios de contingencias, la responsabilidad específica de la seguridad de la

información, la seguridad física y su cumplimiento; la definición y ejecución de

procedimientos de control de cambios para asegurar que el plan de continuidad se

mantenga actualizado y refleje los requerimientos actuales de la institución; y, el plan

de recuperación de desastres que contenga: actividades previas ál desastre (bitácora

de operaciones), así como también las actividades durante y después del desastre;

Secretaria Nacional de P lanificación'y Desarrollo 75


documento sobre el cual, no se determinó los documentos que evidencien que fue

aprobado e implementado.

En el anexo E del borrador del Plan de Contingencias, denominado árbol de llamadas

de emergencia, no se definieron los nombres y la información de contacto de los

encargados de ejecutar las funciones de: equipo de comité de adm inistración de *

contingencias, equipo de seguridad de la información, equipo de logística, equipo de

comunicación de crisis y equipo de tecnología.

Lo expuesto, se presentó por cuanto los Directores de Tecnologías, en sus periodos de

gestión no formularon, aprobaron e implementaron el Plan de Contingencia, lo que

ocasionó que no se cuente con una herramienta que permita restituir rápidamente los

servicios de la organización ante la eventualidad de una posible falla en los sistemas

computarizados, equipos y personal relacionado; y, de garantizar la continuidad de las

operaciones de ¡os elementos considerados críticos que componen los sistemas de

información, inobservando lo que establece la Norma de Control Interno 410-11 "Plan

de Contingencias’’ e incumplieron lo establecido en los numerales: 6.7..1 .7 .3.1

"Planificación TICs” de! Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de

la SENPLADES vigente para el año 2013 y 1.6.3.1 “Planificación TICs”, del Estatuto


establecidos en el artículo 77, numeral 2 , letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría

General del Estado.

El equipo de control; con oficios 76, 77, 91, 92 y 93-DAAC-SENPLADES-FCM -2015 de


General de Gestión Estratégica, ex y actual Directores de Tecnologías de la Información

y Comunicación, sin recibir respuesta.

El Coordinador General de Gestión Estratégica, encargado, posterior a la lectura del

borrador de informe, efectuada el 8 de mayo de 2015, mediante oficio SENPLADES-

CGGE-2015-0038-0*F de 15 de mayo de 2015, informó que desde abril del año 2015 se

está trabajando conjuntamente con la Dirección de Seguridades de la Información para

el levantamiento de! Plan de Contingencias para el año 2015.

El Director de Tecnologías de la Información y Comunicación, que actuó en el periodo

de 14 de enero de 2013 al 2 de enero de 2014, con oficio 2015-036-ESPE-d-6 de 14 de

mayo de 2015, indicó que en el año 2013, realizó ia actualización del Pian de S c trriiii^ <5&¿o



Contingencias como un documento borrador, el cual no fue aprobado e implementado

porque se encontraba en proceso de actualización y revisión.

El Director de Tecnologías de Información y Comunicación actuante en el periodo del 3

de enero al 31 de diciembre de 2014, con comunicación de 15 de mayo de 2015, indicó

que con memorando SENPLADES-CGGE-DTIC-2014-0222-M de 22 de agosto de

2014, remitió el borrador el Plan de Contingencia de TI a la Coordinadora General de

Gestión Estratégica para su revisión y observaciones, pero no se concluyó con la

aprobación por el cambio constante de autoridades.

Lo expresado por los servidores ratifica lo comentado, pues en los años 2013 y 2014, la

Dirección de Tecnología de la Información y Comunicación no contó con el Plan de

Contingencias, se elaboró un borrador que no fue aprobado e implementado por estar

en procesos de actualización, revisión y por el cambio constante de autoridades.

Conclusión

La Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, en los años 2013 y 2014

no contó con el Plan de Contingencia, debido a que los Directores de Tecnologías, en

sus periodos de actuación no formularon, aprobaron e implementaron este instrumento,

lo que ocasionó que no se cuente con una herramienta que permita restituir rápidamente

los servicios de la organización ante la eventualidad de una posible falla en los sistemas

computarizados, equipos y personal relacionado; y, de garantizar la continuidad de las

operaciones de los elementos considerados críticos que componen los sistemas de

información. .

Recomendaciones


28. Vigilará y dispondrá al Director de Tecnologías de Información y Comunicación,

elabore para su aprobación, difusión e implementación, un plan de Contingencias,

éste deberá contener aspectos como: Plan de respuesta a riesgos, Definición y

ejecución de procedimientos de control de cambios, Plan de continuidad de las

operaciones, Plan de recuperación de desastres, a fin de permitir restituir

rápidamente los servicios de la organización ante la eventualidad de una posible

falla en los sistemas computarizados, equipos y personal relacionado; y, garantizar



la continuidad de las operaciones de los elementos considerados críticos que

componen los sistemas de información.

Al Comité de Gestión de Tecnologías de Información

29. Supervisará las acciones de ejecución del Plan de Contingencia de Tecnología de

la Información, a fin de verificar si los servicios de la organización permanecen

activos ante una posible falla en los sistemas computarizados, equipos y personal

relacionado; y, se garantice la continuidad de las operaciones de los elementos

considerados críticos que componen los sistemas de información.

Al Comité de Seguridades de la Información

30. Coordinará con el Comité de Gestión de Tecnologías de Información, el proceso de

gestión de la continuidad de la operación de los servicios y sistem as de información

de la institución, a fin de mitigar los incidentes de seguridad imprevistos.

Inventarios de equipos informáticos, software e infraestructura tecnológica

incompletos

El Director de Tecnologías de Información y Comunicación, con memorando

SENPLADES-CGGE-DTIC-2014-0082-M del 28 de febrero de 2014, designó a la

Analista de Tecnologías, realice las funciones del subproceso de Gestión de Soporte

Técnico, dentro del cual debía elaborar el inventario y documentación de equipos,

aplicaciones y servicios operativos a nivel nacional del año 2014; servidora que no

contempló todos los parámetros en el inventario de tecnologías, situación originada por

cuanto los Directores de Tecnologías, en sus periodos de gestión no supervisaron la

información contenida en los inventarios, ocasionando que no se tenga información

actualizada, dificultando su control e identificación.

El Director de Tecnologías de Información y Comunicación, en respuesta ai

requerimiento de información del equipo de control, con oficio SENPLADES-CGGE-

DTIC-2015-0020-OF de 16 de abril de 2015, presentó el inventario de equipos

informáticos, aplicaciones y servicios operativos a nivel nacional, éste contiene

información incompleta, por cuanto no contiene datos básicos del equipo como:

características técnicas principales del equipo, fecha de compra, periodo de garantía,



proveedor y estado de! equipo; en el caso del inventario de software, no contiene

información respecto de, si es software libre o adquirido, de ser adquirido no consta el

código del activo fijo, nombre del proveedor, fecha de adquisición, y en el software de

propiedad de la institución, no consta información del Registro de Propiedad Intelectual;

además, el inventario de infraestructura tecnológica se encuentra desactualizado, por

cuanto no contiene sistemas de almacenamiento adquiridos en noviembre de 2014.

*

El equipo de control con oficios 91, 92, 93 y 99-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 27

de abril de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex y actual Director de

Tecnologías de la Información y Comunicación y a la Analista de Tecnologías.

La Analista de Tecnología de la DTIC, con comunicación de 30 de abril de 2015, informó

que para el manejo del inventario de hardware, utilizó la aplicación OCS Inventory, y

para el manejo del inventario de software, utilizó la consultoría gratuita realizada por ia

empresa SOFTWAREONE, cuyos resultados fueron presentados el 13 de mayo de

2014; adjuntó los inventarios de los equipos y software de la SENPLADES e indicó lo

siguiente:

"... Con fecha 15 de enero de 2015, rem ití al D irector de Tecnologías de Información y Comunicación e l Plan de Trabajo del año 2015, en e l cual se detalló como prímera acción a ejecutarse en el mes de febrero el "Levantamiento y actualización de activos tecnológicos de la SENPLADES MATRIZ-Cliente F inal’’, e l m ismo que tendría como producto el “Inventarío de Activos Físicos y Lógicos de la DTIC", acción encaminada a actualizar los equipos que hubieran sido entregados a nuevos funcionarios, y con el objetivo de depurar y correg irla base consolidada con la Unidad de Bienes y para que sea utilizado como insumo en el año 2015...".

Lo expresado por la Analista de la DTIC confirma lo comentado por el equipo de control,

por cuanto en los años 2013 y 2014, la Dirección de Tecnologías de la Información y

Comunicación, no disponía de los inventarios de hardware y software completos y

actualizados; razón por la cual éstos fueron conciliados con la Dirección Administrativa

en el transcurso de la auditoría.

■ . #

Los Directores de Tecnologías de Información y Comunicación, cuyos períodos de

gestión fueron de: 14 de enero de 2013 al 2 de enero de 2014; 3 de enero de 2014 y31

de diciembre de 2014; y, la Analista de Tecnologías cuya gestión fue de 1 de enero de

2014 al 31 de diciembre de 2014, inobservaron lo previsto en los artículos: 97 del

Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector^ 9é fó r)-ft)V ñ u . evt.



Público; 21 y 22 deí Reglamento Interno para la Asignación, Uso y Control de los Servicios

y Activos de Tecnología de Información y Comunicaciones y sus Derivados de la Secretaria

Nacional de Planificapión y Desarrolló, aprobado mediante Acuerdo Ministerial 39 de 4 de

junio de 2013 y publicado en el Registro oficial de 5 de julio de 2013, que en la parte

pertinente establece:

"...Art. 21.-....- La DTIC es la responsable de la determinación del equipo a ser entregado al servidor/a de acuerdo a sus funciones, de la distribución y entrega de las computadoras, configuración, registro y control, independientemente del inventario actualizado de los equipos que conforman el parque informático de la institución que mantenga ia Dirección Administrativa....- Art. 22.-....- La DTIC será responsable de mantener el inventarío actualizado del software adquirido e instalado en los equipos tecnológicos del parque informático de la institución, así como el de custodiarlos medios habilitantes para su utilización...”.

Además, Inobservaron lo que establece la Norma de Control Interno 410-09 “Mantenimiento

y Control de la Infraestructura Tecnológica”, e incumplieron lo dispuesto en los numerales:

6.7.1.7.3.5 “Gestión de Soporte Técnico" del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional

por Procesos vigente para el año 2013, 1.6.3.4 “Gestión de Soporte Técnico", del Estatuto


previstos en el artículo 77, numeral 2, letra a) de ia Ley Orgánica de la Contraloría General

del Estado.

El Director de Tecnologías de Información y Comunicación, posterior a la lectura del informe

borrador, mediante oficio SENPLADES-CGGE-DTIC-2015-0024-OF de 7 de mayo de 2015,

informó sobre las acciones tomadas a partir de abril de 2015, para actualizar el inventario.

El Director dé Tecnologías de Información y Comunicación, que actuó en el periodo del 3 de

enero al 31 de diciembre de 2014, con comunicación de 15 de mayo de 2015, remitió la

misma información que fue entregada por el Director de TI.

Lo mencionado por los servidores, ratifica lo comentado, pues en los años 2013 y 2014, no

se contó con el inventario de equipos informáticos y software completos y actualizados.

Conclusión

La Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, dispone de inventarios de los

equipos informáticos y software con información incompleta y de un inventario de

infraestructura tecnológica desactualizado, por cuanto no contiene los sistemas de

Secretaría Nacional de Planiftcación y Desarrollo 80


almacenamiento adquiridos en noviembre de 2014, situación presentada por falta de

supervisión del Director de Tecnologías de Información y Comunicación, al detalle de

los inventarios realizado por la Analista de Tecnologías, lo que ocasionó que no se tenga

información completa, actualizada, dificultando el control e identificación de los equipos

informáticos.

Recomendación

A los Directores de Tecnologías de Información y Administrativo

31. Actualizará en coordinación con el Director Administrativo los inventarios de equipos

informáticos, software e infraestructura tecnológica, a fin de que contengan

información pormenorizada y actualizada de todos los bienes informáticos a nivel

nacional, entre otros como: descripción del bien, código de activo fijo, serie, marca,

modelo, ubicación del bien, características principales, fecha de compra, período

de garantía, proveedor y estado del equipo; para el software creado por la entidad,

harán constar su registro en el Instituto Ecuatoriano de Propiedad Intelectual.^ ocA e n io ^ u-nt>

Directora de Auditoría de Administración Central


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