CONTRATO 147 DE 2013 ASD - defensajuridica.gov.co · reclasificación de los trámites, la cual va en un 9% del 100%. Es importante anotar que a partir del mes de abril de 2014, se

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CONTRATO 147 DE 2013

ASD

Informe de Seguimiento Contrato 147 de 2013, por la Agencia Nacional de

Defensa Jurídica del Estado.

Bogotá 2014


Contenido INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 3

SERVICIOS ......................................................................................................................... 4

CORRESPONDENCIA .................................................................................................. 4

RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES ................................................. 4

ENVIO DE COMUNICACIONES OFICIALES ......................................................... 12

TRAMITE DE COMUNICACIONES INTERNAS .................................................... 14

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: CORTE A JUNIO ....................................... 15

ORGANIZACIÓN DEL CENTRO DE CUSTODIA DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

...................................................................................................................................... 15

FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO ................................................................ 21

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL ........................................................ 22

CONSULTA Y RESTAMOS DE DOCUMENTOS ................................................... 23

ORFEO............................................................................................................................ 24

CONCLUCIONES MES DE MAYO .......................................................................... 26


INTRODUCCIÓN

El siguiente informe de seguimiento a los servicios que se deben presentar en atención a las obligaciones adquiridas en el contrato 147 de 2013, tiene como objetivo principal presentar cifras a la firma ASD que le permitan realizar correctivos a los planes de trabajo con el objetivo de que al finalizar el contrato se hayan cumplido las obligaciones al 100%. En este sentido este informe se relaciona netamente con el Anexo 7 Anexo Técnico; etapa de Ejecución; Numeral 2 Servicios.


SERVICIOS El contratista debe prestar los servicios especializados relacionados a continuación, para lo cual debe apoyarse y utilizar el aplicativo de gestión documental ORFEO, de propiedad de la AGENCIA.

CORRESPONDENCIA

RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Servicio que incluye las actividades de recepción, radicación, clasificación, digitalización, direccionamiento interno y control de las comunicaciones oficiales.

Recepción: El servicio debe recibir en el Área de Correspondencia el 100% las comunicaciones oficiales dirigidas a la AGENCIA diariamente, verificando que sean de su competencia, que estén completas, y que correspondan a lo anunciado para efectos de su radicación y registró, las comunicaciones se reciben a través de cualquier medio: ventanilla, agencias de correos, fax y/o fax Server, correo electrónico, página web etc., y en cualquier tipo de soporte: papel, magnético (CD, DVD), electrónico, óptico, microfilm, video, etc. Condición del servicio: Recibir el 100% de las comunicaciones en diferentes medios Ejecución por el Contratista – Junio 2014 A continuación se muestra los medios de recepción de correspondencia del mes.

Ilustración 1Medios de Recepción de Correspondencia a 30 de junio 2014

Radicados

0

5000

10000

CorreoMail

Personal

8398

2

10

Medio de Recepción


Radicar Condición del Servicio Se deben radicar en el Aplicativo ORFEO el 100% las comunicaciones oficiales recibidas diariamente La AGENCIA recibe un mínimo de 700 documentos diarios, es decir que al finalizar el tiempo de ejecución del servicio de 10 meses, se habrán recibido aproximadamente 140.000 documentos. Ejecución por el Contratista – Junio 2014

Ilustración 2 Total Radicación a 30 de Junio 2014

Tal como se puede ver en la ilustración 3, el volumen de radicación es inferior al estimado, ya que se estimaba que el contratista debería radicar un mínimo de 700 documentos diarios, sin embargo el promedio de radicación es de 538 documentos diarios es decir 23% menos del estimado.

Ilustración 3 Comparativo Promedio de radicación diaria a 30 de Junio 2014

8410

467

0

2000

4000

6000

8000

10000

Total Rad Promedio_diario_Radicado

RADICACIÓN_Junio 2014

467

700

0

200

400

600

800

Promedio_diario_Radicado Estimado Diario

RADICACIÓN DIARIA_Junio 2014


Ilustración 4 Radicación del mes por usuario

Clasificación Por la naturaleza y funciones la Agencia recibe las notificaciones de los Procesos en contra de las Entidades del estado, por lo que el volumen es considerable por este motivo se hace necesario realizar una clasificación previa que permita darle prioridad a algunos de los tramites en la Agencia. La clasificación tiene como propósito identificar los trámites que ingresan a la Agencia con el objetivo de darle prioridad de radicación y digitalización e identificar el responsable del trámite; esta clasificación se realiza así:

1. Se debe identificar el tipo de trámite dentro de los más reconocidos por su volumen están: Tutelas, Derechos de Petición, Notificaciones del Orden Nacional y del Orden Territorial.

2. Por los tramites que viene dirigidos directamente a las dependencias de la Agencia.

Sin embargo en la supervisión de las actividades realizadas por la firma ASD Contrato 147 de 2013, ha encontrado falencias en esta clasificación por lo que ha sido necesario que la firma asuma la reclasificación de estos trámites, en este sentido la Agencia presento informe y plan de trabajo para desarrollar a partir del 3 de Febrero de 2014 a la Coordinadora Operativa y a la Gerente del proyecto con el propósito de realizar las respectivas correcciones.

455

1782

3618

8471686

22

8410

25 99 201 47 94 1467

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

8000

9000

FaisurySaavedra

GILARY SALDAÃ‘A

HUGOFERNANDO

VIVASTRUJILLO

LEONARDORUBIO

GOMEZ

LILIANA PATRICIA

QUIÃ‘ONEZ GARCIA

SIRO GOMEZBLANCO

Radicación por usuario Junio

Radicados Promedio diario


Este plan considera el volumen a clasificar desde la entrada de la Firma, indicando un promedio diario de reclasificación: Ejecución por el Contratista. En el mes de junio no se ejecutó esta actividad, sin embargo la Agencia realizo la respectiva capacitación el 25 y 26 de junio. Teniendo en cuenta que se ha presentado errores la firma debe realizar la reclasificación de los trámites, la cual va en un 9% del 100%. Es importante anotar que a partir del mes de abril de 2014, se llegó al compromiso de que cada clasificador deberá realizar la actividad de verificación diariamente, con el propósito de no aumentar la cantidad de documentos por reclasificar y que la actividad se realice al 100%.

Ilustración 5 Comparativo total y pendiente por reclasificar

0 2000 4000 6000 8000 10000 12000 14000 16000

EJECUTADO

PENDIENTE

TOTAL POR CLASIFICAR

1447

14185

15632

Reclasificación


Ilustración 6 Total por mes de Documentos por reclasificar

La actividad de reclasificación a permito evidencia errores en la misma clasificación, radicación y la digitalización; entre los errores más importantes se han encontrado: Clasificación: Se clasificaron como Procesos y Conciliaciones Territoriales, cuando en realidad son Nacionales.1 Radicación: Las direcciones de los remitentes e incluso los remitentes no son registrados de manera adecuada, se han encontrado trámites que son notificados de Bucaramanga y se registra direcciones de Bogotá. Los asuntos no corresponden a la comunicación radicada, Hay documentos que mencionan anexos y no hay registro de si se recibió o no dicho anexos entre otros errores frecuentes.

1 La clasificación Nacional y Territorial son importantes ya que surten tramites totalmente diferentes al

Interior de la Agencia así como su asignación.

0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 4000

23 A 30 SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

ENERO

FEBRERO

MARZO

20

13

20

14

538

3665

2449

2155

1406

2010

1962

Por Reclasificar


Digitalizar Condición del Servicio:

1. Se estima que los 700 documentos que recibe diariamente la AGENCIA tienen un promedio de 30 folios*, es decir que al finalizar el tiempo de ejecución el servicio de 10 meses, se habrán digitalizado aproximadamente 4.200.000 folios.

Ejecución por el Contratista Como se había expuesto la cantidad de documentos recibidos diariamente en la Agencia en relación a la cantidad de folios promedio prevista por radicado, se evidencia continuación que el promedio de folios por radicado del mes de junio es de 30 Folios es decir que corresponde a 38,3 Imágenes digitalizadas aproximadamente por radicado. Condición del Servicio:

2. Alistar y digitalizar el 100% de las comunicaciones impresas recibidas y

radicadas diariamente:

Ejecución por el Contratista

La siguiente ilustración muestra que 141 documentos de meses anteriores a junio, fueron digitalizados nuevamente por calidad y 123 fueron re-digitalizados en el mes.

Rad. Total Repetidos

Rad Digitalizados

meses anteriores

833 14 39

1514 21 11

307 2 0

33 0 6

2208 32 13

638 2 1

73 0 0

1239 22 57

1840 30 14

8685 123 141

CALIDAD


Ilustración 7 Documentos digitalizados en incumplimiento de condición del servicio Junio 20142014

Rad

Digitalizados

mes

Promedio

digitalización

diaria

Imágenes

Total

Digitalizadas

Promedio

Imagen por

radicado

1 ANDRES FELIPE JIMENEZ DIAZ 780 43,3 29821 38,2

2 DAVID GUTIERREZ 1482 82,3 49238 33,2

3 JENYFEER BARRETO 305 16,9 11777 38,6

4 KAREN ANGELICA CALDERON 27 1,5 1292 47,9

5 LINA SIERRA 2163 120,2 66074 30,5

6 LUZ DARY GUERRERO GUZMAN 635 35,3 8249 13,0

7 SIRO GOMEZ BLANCO 73 4,1 3184 43,6

8 WALTER ORLEY BELTRAN GALINDO 1160 64,4 10494 9,0

9 YILBERSON VARGAS RODRIGUEZ 1796 99,8 142757 79,5

TOTAL 8421 467,8 322886 38,3

# Usuario

DATOS DIGITALIZACIÓN MES DE JUNIO

Rad Digitalizados

mes

Promedio digitalización

diaria

Imágenes

Total

Digitalizadas

Promedio

Imagen por

radicado

780 43,3 29821 38,2

1482 82,3 49238 33,2

305 16,9 11777 38,6

27 1,5 1292 47,9

2163 120,2 66074 30,5

635 35,3 8249 13,0

73 4,1 3184 43,6

1160 64,4 10494 9,0

1796 99,8 142757 79,5

8421 467,8 322886 38,3

Radicados Repetidos

mes

Imágenes

radicados

repetidos

12 2760

Rad Digitalizados

mes

Promedio digitalización

diaria

Imágenes

Total

Digitalizadas

Promedio

Imagen por

radicado

8409 467,2 320126 38,1

REPETIDOS

DATOS VALIDOS DIGITALIZACIÓN MES DE JUNIO

DATOS DIGITALIZACIÓN MES DE JUNIO


Direccionamiento Interno

Condición del Servicio Se deben direccionar de manera efectiva a las dependencias de la AGENCIA el 100% las comunicaciones recibidas y radicadas diariamente. Ejecución por el Contratista Como se muestra en la siguiente ilustración en el mes de junio hubo 1,39 % de mal direccionamiento correspondiente a 117 Radicados de 8.410, con relación al último reporte que fue: Mayo 2014 mal direccionamiento 0,99%, no se evidencia mejora en el procedimiento de asignación ya que aumento en el 0.4% el mal direccionamiento.

Ilustración 8 Estadísticas de Mal Direccionamiento Junio

Ilustración 9Detalle por usuario de Mal direccionamiento

8410

117

DIRECCIONAMIENTO

Radicados Mal Direccionamiento

103

Juridica 200 Secretaria

210

Financiera

230

Contratos

250

Apoyo

251

Apoyo

401

Procesos

402

Conciliaciones

403

Prejudicial

404

Tutelas

500

Defensa

FAISURY

SAAVEDRA6

6

LEONARDO RUBIO

GOMEZ1 6 1 1 1 2 2

14

HUGO FERNANDO

VIVAS TRUJILLO1 18 9

28

LILIANA PATRICIA

QUIÃ‘ONEZ

GARCIA

1 18 10

29

GILARY SALDAÑA 24 16 40

TOTAL 1 6 1 1 2 0 66 35 1 2 2 117

USUARIO RAD

CLASIFICACIÓN-DIRECCIONAMIENTO JUNIO

TOTAL


Entrega Física Actualmente se están realizando entregas físicas de documentos a las Dependencias y a la Bodega de Archivo, ya que no se ha normalizado los servicios de Centro de Custodia de Archivo de Gestión.

Dependencias

Ilustración 10 Estadística de Entrega de Documentos físicos a las Dependencias

Traslado MTI No se realizaron traslados en el mes.

ENVIO DE COMUNICACIONES OFICIALES Servicio que incluye la recepción, digitalización, direccionamiento externo y el control de las comunicaciones oficiales, incluye envíos masivos.

Recepción Y Verificación Este servicio está orientado a recepcionar las comunicaciones que se generan como solicitudes o respuesta a externos por parte de los Colaboradores de la Agencia y que se envían a través de correo certificado para el caso 4-72.

844 56

21749

260

5000

10000

15000

20000

25000

Entregas Diario Folios Folios diarios

ENTRGA DOCUMENTOS DEPENDENCIAS JUNIO


Condición del Servicio:

1. Recibir en el Área de Correspondencia el 100% las comunicaciones ya radicadas por los servidores públicos en ORFEO, dirigidas a destinatarios externos.

Ejecución por el Contratista Los documentos relacionados en la siguiente ilustración muestran que se recibieron 302 documentos por la firma ASD en el mes de junio para envíos.


2. Se estima que la AGENCIA genera un mínimo de 70 comunicaciones para enviar diariamente, es decir que al finalizar el tiempo de ejecución del servicio de 10 meses, se habrán enviado aproximadamente 14.000 documentos.


Teniendo en cuenta la condición del servicio, en la siguiente ilustración se muestra que a pesar de que se tenía proyectado la recepción de 70 comunicaciones diarias para envió el promedio de recepción por parte del Contratista es de 14 documentos radicados diariamente en el mes; es decir el 80% menos del estimado, para el mes de Junio.

Ilustración 11 Documentos recibidos para envió – Junio

Usuario Rad_Recibidos. Rad_dia

Imágenes_

Digitalizadas Imagen x rad

Promedio

Folios

ASD-LUZ DARY GUERRERO

GUZMAN 302 14 1349 4,47 2

302

14

0

50

100

150

200

250

300

350

Rad_Recibidos. Rad_dia

RADICADOS RECIBIDOS PARA ENVIO


Digitalizar

Ilustración 12 Total Documentos Digitalizados para Envió

TRAMITE DE COMUNICACIONES INTERNAS En el desarrollo de sus funciones los servidores públicos de la AGENCIA producen

comunicaciones internas como memorandos, resoluciones, actas, circulares, entre

otras, radicadas y/o numeradas en el Aplicativo ORFEO. Este servicio incluye la

recepción, el registro en el ORFEO, la digitalización y el control de estas

comunicaciones.

Condición del Servicio: 1. Se estima que la AGENCIA genera un mínimo de 25 comunicaciones internas

impresas para enviar y/o comunicar diariamente, es decir que al finalizar el tiempo de ejecución del servicio de 10 meses, se habrán tramitado aproximadamente 5.000 documentos

2. Se deben alistar y digitalizar el 100% de las comunicaciones internas Se estima que los 25 documentos internos que se generan diariamente, tienen un promedio de 2 folios, es decir que al finalizar el tiempo de ejecución del servicio de 10 meses, se habrán digitalizado aproximadamente 10.000 folios.


No se ha realizado actividad.

302

14

1137

3,76

2

0 200 400 600 800 1000 1200

Rad_Recibidos.

Rad_dia

Imágenes_ Digitalizadas

Imagen x rad

Promedio Folios

DOCUMENTOS DIGITALIZADOS PARA ENVIO


ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: CORTE A JUNIO Servicio que incluye la organización de los archivos de gestión, el fondo documental acumulado y el Archivo Central aplicando la Tabla de Retención Documental de tal forma que se conformen los expedientes físicos y virtuales, manteniéndolos actualizados permanente. Se debe llevar el control de los archivos en el Aplicativo ORFEO de tal manera que se cuente con los inventarios actualizados. La organización en general de los archivos debe cumplir con los principios de procedencia, orden original e integridad de los documentos, así como cumplir con la normatividad legal vigente, las directrices del Archivo General de la Nación y las normas técnicas adaptadas para Colombia en materia de organización de archivos, conservación y disposición final de documentos.

ORGANIZACIÓN DEL CENTRO DE CUSTODIA DE ARCHIVOS DE GESTIÓN El Centro de Custodia de Archivos de Gestión se debe conformar con las series documentales de todas las dependencias de la AGENCIA, cuyos expedientes se encuentren activos o en pleno trámite, de acuerdo con el Cuadro de Clasificación Documental (CCD) y la Tabla de Retención Documental (TRD)2. Condición del Servicio:

Los expedientes que conforman el Centro de Custodia de Archivos de Gestión son:

1. Los ya conformados por la AGENCIA física y virtualmente en ORFEO a la fecha de inicio del contrato.

Ejecución por el Contratista A continuación se muestra el avanece de la Organización de los Archivos entregados a la Firma ASD para intervención a partir del 1 de Noviembre tal como quedó establecido en el Plan de Trabajo para archivo (cronograma.) De acuerdo con esta información la firma realizo la intervención de 75 Cajas, sin embargo de las 75 cajas con 427 carpetas, se encuentran pendientes de finalizar actividades como: Confrontación expedientes en 61%, Inventario 73%, Foliación 6% y Hojas de Control 7%.

2 El CCD y la TRD de la Agencia tienen aproximadamente 14 dependencias y 38 series y 104 subseries.


Ilustración 13 Archivos Objeto de Organización CCAG


2. Los conformados por el Contratista física y virtualmente en ORFEO en la medida que se produzcan documentos en la ejecución de las actividades de Recepción de Comunicaciones Oficiales, Envío de Comunicaciones Oficiales y Trámite de Comunicaciones Internas, durante los 10 meses de ejecución del Contrato


1. Dependencias:

350

2436

70 75379

150

500

1000

1500

2000

2500

3000

CAJAS X200 CARPETAS ML CAJAS X200 CARPETAS ML

VOLUMEN A ORGANIZAR VOLUMEN REALIZADO A 30 JUNIO 2014

ORGANIZACIÓN CCAG - JUNIO 2014

SI NO Entrada Salidas Memorandos Anexos

DIRECCIÓN GENERAL X

DIRECCIÓN DE DEFENSA JURIDICA X X

DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN X

DIRECCIÓN DE POLITICAS Y ESTRATEGIAS X

SUBDIRECCIÓN DE ACOMPAÑAMIENTO X

OFICINA ASESORA JURIDICA X

OFICINA DE PLANEACIÓN X

OFICINA DE CONTROL INTERNO X

SECRETARIA GENERAL X

GRUPO GESTIÓN FINANCIERA X

GUPO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y TALENTO HUMANO X

GRUPO GESTIÓN CONTRACTUAL X

GUPO GESTIÓN ADMINISTRATIVA TALENTO HUMANO X

Archivos conformados por el Contratista física y virtualmente DEPENDENCIA

INICIO


2. MTI

Archivo enviados a Bodega MTI, con el objetivo de administrar el espacio físico de los archivos de la Agencia.

Ilustración 14 Archivo Pendiente de Organización 2013 Ubicado en MTI

Ilustración 15 Archivo Pendiente de Organización 2014 Ubicado en MTI

En total a 30 de junio de 2014, la firma ASD, tiene pendiente de Organizar 1810 cajas de archivo x200 correspondientes a 362 Mtrl/Doc.

791

158,2

791

158,2

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

CAJAS Mtrl/Doc

Organización Día a Día 2013 MTI

Por Intervenir 2013 Intervención a Mayo 2014 Pendiente 2013

1019

203,8

0

200

400

600

800

1000

1200

CAJAS Mtrl/Doc

Organización Día a Día 2014 - MTI


Ilustración 16 Total Archivo Pendiente de Organización Ubicado en MTI

3. Archivo Agencia

Los archivos que se encuentran en las Instalaciones de la Agencia: Como se muestra en la ilustración se Organización 24 cajas de archivo x200 que corresponden a 4.8 Mtrl/Doc.

Ilustración 17 Archivo Organizado Ubicado en la Agencia

1810

362

0

500

1000

1500

2000

CAJAS Mtrl/Doc

PENDIENTE INTERVENIR

11 11

2

24

2,2 2,20,4

4,8

0

5

10

15

20

25

30

2013 2014 2014

AUDIENCIAS TUTELAS TOTAL

ORGANIZACIÓN DIA A DIA 2013-2014 ARCHIVO

CAJAS Mtrl/Doc


Los archivo que se han entregado a las diferentes Dependencias de la Agencia desde el área de correspondencia: Es importante tener en cuenta que la Firma ASD, debe realizar no solo la organización de estos documentos, sino también los documentos que se producen para envió, memorandos y los no tramitados en el SGD Orfeo. Por lo anterior, las siguientes ilustraciones muestran los promedios mensuales de documentos que están pendientes de Organizar y no muestra la totalidad de los documentos que se deben organizar: En total de los documentos que han ingresado por correspondencia están pendientes de organizar un promedio de 4.222 documentos y de los memorandos y otros documentos 599, para total Global de 4.821 documentos.

Ilustración 18 Archivos Pendientes de Organizar Ubicados en las Dependencias Junio

93244

11674

130

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

Entregas Diario Folios Folios diarios

ENTREGA DOCUMENTOS PARA ORGANIZAR MAYO


Ilustración 19 Archivos Pendientes de Organizar Ubicados en las Dependencias

Ilustración 20 Archivos Pendientes de Organizar Ubicados en las Dependencias

488

937

1035

830

577

844

0

200

400

600

800

1000

1200

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

DOCUMENTOS ENTREGADOS A LAS DEPENDENCIAS PARA ORGANIZACIÓN*

EneroFebrero

MarzoAbril

MayoTotal

0

200

400

600

19113790

74

107

599

1279

DOCUMENTOS GENERADOS POR LAS DEPENDENCIAS

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Total


FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO El fondo documental acumulado está conformado por los documentos producidos y recibidos por la AGENCIA entre los años 2011 y 2013, las cifras aproximadas de los documentos acumulados son:


1. Los conformados por el Contratista física y virtualmente en ORFEO producto de la intervención del fondo documental acumulado.

Ejecución por el Contratista El total de cajas x200 a intervenir son 1052, de acuerdo a la ilustración a 30 de junio han realizado la intervención de 750 cajas en este sentido están pendientes 302; sin embargo es importante tener en cuenta que no se ha finalizado la intervención total de las 750 cajas.

Ilustración 21 Fondo Documental Acumulado para Intervención

De las actividades previstas para la Organización del FDA, se ha realizado el 10%

correspondiente a 750 cajas.

1052 1052

750

302210 210

15060

0

200

400

600

800

1000

1200

TOTAL ENTREGADAS INTERVENIDAS PENDIENTES TOTAL

FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO - FDA

CAJAS ML


Ilustración 22 Actividades Realizadas de Intervención en FDA

NOTA: para la organización de los archivos se debe tener en cuenta:

Clasificación de los documentos de acuerdo con el Cuadro de Clasificación Documental

(CCD), para identificar dependencias productoras, series y subseries documentales.

Clasificación de los archivos con base en la Tabla de Retención Documental (TRD), para

identificar las series subseries y tipos documentales.

Organización de los expedientes con base en los Acuerdos del Archivo General de la

Nación - AGN Nos. 042 de 2002 y 05 de 2013, entre otras.

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL

En la medida que se apliquen las TRD y se organicen los expedientes en el Centro de Custodia de los Archivos de Gestión, se deben identificar tanto en el Aplicativo ORFEO como en los expedientes físicos, los ya cerrados que hayan cumplido con la retención definida, preparar y hacer las transferencias primarias del caso al Archivo Central de la AGENCIA. Teniendo en cuenta, que las actividades previstas para la organización de los Archivos de Gestión y Día a Día, no han finalizado, la firma no ha preparado transferencias primarias.

1052 1052 1052 1052 1052 1052 1052 1052 1052 1052 1052

0 0

750

0

320

0 0 0 0 0 00

200

400

600

800

1000

1200

INTERVENCIÓN FDA 30 DE JUNIO 2014

POR REALIZAR REALIZADO


CONSULTA Y RESTAMOS DE DOCUMENTOS Involucra la atención de la consulta y/o préstamo de las comunicaciones, documentos y/o expedientes en custodia, su control y seguimiento. Condición del Servicio:

1. Atender el 100% de las solicitudes, y dar razón a los usuarios, aun de las no

disponibles. Ejecución por el Contratista La firma ASD, realizo en el mes de junio 56 préstamos y se han realizado 49 documentos

Ilustración 23 Préstamos realizados a 30 de Junio 2014


2. Se estima que diariamente se deben atender mínimo 15 consultas.

Ejecución por el Contratista En promedio se atendieron 3 consultas diarias en el mes de junio, ya que en total se realizaron 56 préstamos.

49

56

2 3

0

10

20

30

40

50

60

DEVUELTOS PRESTADOS

PRESTAMOS REALIZADOS JUNIO

MES DIARIO


ORFEO Durante la ejecución del contrato, el contratista deberá: Condición del Servicio:

1. Dar soporte y garantizar la operación del Aplicativo ORFEO manteniéndolo en condiciones normales de operación con disponibilidad de 7 X 24 X 365. Además deberá garantizar la plataforma tecnológica para mantener la política diaria de backups, mediante un de Hosting Externo.


BACKUPS Los Backups son realizados por la firma ASD en SERVIDORES CENTRO DE COMPUTO – SEDE CALLE 32. De acuerdo a las políticas establecidas por la Dirección de Sistemas del '''Grupo ASD S.A.''', se genera un backup full de la Base de Datos, todos los días en los siguientes horarios: Horario: 6:00 am-12m-18pm-12am, Esta copia se deja de forma automática en el servidor 10.0.4.88 en la siguiente ruta 10.0.4.88/home/bodega/bodegaDefensa/bdbackups/.., al igual se indica que este es un servidor de contingencia (Aquí encontraremos una carpeta para cada uno de los meses)''', Adicionalmente se debe llevar en esta planilla, el registro de los backups generados diariamente.



2. El contratista debe realizar desarrollos e implementar mejoras el sistema ORFEO, para lo cual cuenta con 100 horas mensuales de desarrollo de acuerdo con un cronograma de requisitos de funcionalidades.


El contratista realizo a 30 de Junio un total de 100 Horas, en este sentido la firma tiene pendiente 230 Horas de Desarrollo.

No ACTIVIDADTOTAL

ACTIVIDAD

PORCENTAJ

E

TOTAL HORAS

REQUERIDAS

0

VALUE BASED DECISION MODEL

(DEFINICIÓN DETALLADA YA

EJECUTADA) - - 100,0

1 IMPLEMENTACIÓN - 100% 98

1,3,1 FUNCIONALIDAD COMPLEJIDAD ALTA - 100% 98

1.3.1.1 Servicios Web - 100% 60

1.3.1.2 Formulario Web 7 100% 10

1.3.1.3 Acuse de recibo de correspondencia enviada 100% 28

2 ETAPA DE CONTROL DE CALIDAD - 0% - 2,1 PRUEBAS INTERNAS - 0% -

2.1.1 EJECUCION PLAN PRUEBAS INTERNAS - 0%

2.1.3 AJUSTES ADICIONALES - 0%

3 INSTALACIÓN SISTEMA - 100% 1,0 3,1 INSTALACIÓN SISTEMA - 100% 1,0

3.1.1 INSTALACIÓN SISTEMA EN PRUEBAS - 100% 1,0

3.1.2 INSTALACIÓN SISTEMA EN PRODUCCIÓN - 100% -

4 ENTREGA DE PROYECTO - 0% 1,0

4,1 DOCUMENTACION MANUAL - 0% 1,0 4.1.2 MANUAL TÉCNICO - 0% 1,0

TOTAL - 2,0 100,0

DIMENSIONAMIENTODIMENSIONAMIENTO REQUERIMIENTO AJUSTES CONSIGNACIONES



3. Brindar la respectiva capacitación y acompañamiento a los usuarios del sistema para su buen uso, sin costo adicional del contrato.


A continuación se presenta gráficamente el total de usuarios a los cuales se les presto el servicio de asesoría, capacitación o soporte, según el caso y la necesidad del colaborador de la Agencia; en cuanto al manejo del Sistema, radicación, reasignación, trámite y creación de expedientes. Adicionalmente se han realizado capacitaciones a personal de la Firma ASD

Preparo: Fanny Salazar Estupiñan- Contrato 186 de 2013

Aprobó: Luisa Margarita Mestre Zequeda – Supervisora Contrato 147-2013 Mauricio Galarza Vejarano - Supervisor Contrato 147-2013

7

23

13

0

10

20

30

Capacitaciones Soportes Asesorias

Soportes, Capacitaciones o Asesorias en el SGD Orfeo

Documents

CONTRATO 147 DE 2013 ASD - defensajuridica.gov.co · reclasificación de los trámites, la cual va en un 9% del 100%. Es importante anotar que a partir del mes de abril de 2014, se