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CORPORACIÓN PERUANA DE AEROPUERTOS Y AVIACIÓN COMERCIAL S.A.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL PLAN

ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN DE CORPAC S.A.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS .

Código:OM-MNP-04 -2013 Seguimiento y Control de la Ejecución del Plan Estratégico de Tecnología de la Información de

CORPAC S.A.

Abril 2013 Revisión: 01

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Área de Organización y Métodos

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PRESENTACIÓN

El presente Manual de Normas y Procedimientos, es un documento normativo de gestión a

través del cual se establecen las normas y se describe el procedimiento requerido para realizar un

seguimiento y control de la ejecución de las actividades y/o proyectos contenidos en el Plan

Estratégico de Tecnología de la Información de CORPAC S.A.

En los últimos 15 años se han utilizado diversos marcos de referencia para el desarrollo de

los sistemas de información denominados planes de sistemas. En noviembre de 1996 se aprobó el

Plan Estratégico de Sistemas PESI 1996 – 2000, el cual, desde una perspectiva estratégica y

operativa permitió la conectividad de todos los edificios de la sede central de la sede central de

CORPAC S.A. En el año 2001 se aprobó el Plan de Sistemas 2001 – 2005 que permitió afianzar esta

conectividad mediante la implementación del sistema SIGA, y la telefonía IP a nivel de la sede central

y 12 importantes aeropuertos de provincias.

El Plan Estratégico de Tecnología de la Información de CORPAC S.A. (PETI) 2007 – 2011, se

elaboró teniendo en consideración el desarrollo de la tecnología y las necesidades de información de

los procesos organizacionales; y fue aprobado por Acuerdo de Directorio N° 001-2085-2007, de fecha

28.05.2007. Gracias a este instrumento de gestión se ha podido lograr que CORPAC S.A. cuente con

una red de voz y datos a nivel nacional, integrando la sede central con 31 aeropuertos de provincias,

con importantes aplicaciones como la telefonía IP, correo electrónico, internet, SIRSO, NOTAMS,

MET, permisos de vuelo y otras aplicaciones, lo que permite realizar de manera más eficaz y eficiente

las operaciones aeronáuticas.

El presente documento ha sido formulado por el Área de Organización y Métodos en

coordinación con la Gerencia de Tecnología de la Información, en el marco de las disposiciones

legales y administrativas vigentes y de las recomendaciones de los auditores externos, y constituirá

un instrumento que facilitará a los funcionarios, trabajadores y usuarios, las herramientas necesarias

para el seguimiento y control de la ejecución de las actividades del PETI de CORPAC S.A.

Considerando que toda organización es dinámica, este Manual está sujeto a permanente

actualización, como consecuencia de evaluaciones que impliquen su modificación, desarrollo y

cultura organizacional en la que se desenvuelve la Corporación.



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Í N D I C E

Pág. I. OBJETIVO 05

II. BASE LEGAL Y/O ADMINISTRATIVA 05 III. FINALIDAD 05 IV. ALCANCE 05 V. APROBACIÓN 05

VI. VIGENCIA 05 VII. NORMATIVIDAD 06

7.1 DISPOSICIONES GENERALES 06 7.2 DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 06 7.2.1 Del Consejo de Dirección de Seguimiento y Control 06 7.2.2 De la Comisión o Equipo de Seguimiento y Control 07 7.2.3 De los informes de seguimiento e informe anual 07 7.2.4 De la asignación del grado de avance 07 7.2.5 De las mesas de seguimiento 08 7.3 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 08 7.4 DISPOSICIONES FINALES 08 7.5 GLOSARIO DE TÉRMINOS 09

VIII. PROCEDIMIENTO 10 IX. ANEXOS: 11

Anexo N°1: Esquema general de los instrumentos de seguimiento y control del PETI 12

Anexo N°2: Flujograma 14



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I. OBJETIVO

Establecer la normatividad referida al seguimiento y control del Plan Estratégico de la Tecnología de la Información (PETI) de CORPAC S.A., así como el procedimiento que facilite a las unidades orgánicas involucradas la administración adecuada del Plan.

II. BASE LEGAL Y/O ADMINISTRATIVA a. Resolución Jefatural Nº 181-2001-INEI. b. Reglamento de Organización y Funciones (ROF) aprobado con Acuerdo de Directorio

Nº 027-2007-04 del 12-08-04. c. Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, Normas de Control Interno. d. Acuerdo de Directorio Nº 001-2006/028-FONAFE, Aprobación del Código Marco de

Control Interno de las Empresas del Estado. e. Plan Estratégico 2009 – 2013 de CORPAC S.A. f. Plan Estratégico de Tecnología de la Información de CORPAC S.A.

III. FINALIDAD Garantizar una correcta evaluación de la ejecución del Plan Estratégico de la Tecnología de la Información (PETI) de CORPAC S.A., a través de una metodología de seguimiento y control que permita obtener información fiable del estado de avance que facilite el control por parte de la Alta Dirección, así como la readaptación de la planificación estratégica ante nuevos escenarios.

IV. ALCANCE El presente Manual tiene ámbito de acción en:

Gerencia de Tecnología de la Información. Gerencia Central de Aeronavegación. Gerencia Central de Aeropuertos. Gerencia de Operaciones Aeronáuticas. Gerencia Técnica. Gerencia de Operaciones de Aeropuertos. Gerencia de Infraestructura. Gerencia de Finanzas. Gerencia de Logística. Área de Proyectos y Desarrollo de Sistemas. Área de Redes, Comunicaciones y Soporte Técnico. Área de Planeamiento y Proyectos. Área de Organización y Métodos.

V. APROBACIÓN El presente Manual será aprobado por la Gerencia General, previo visado del Área de Organización y Métodos y la Gerencia de Tecnología de la Información respectivamente.

VI. VIGENCIA El presente Manual tendrá vigencia a partir del día siguiente de su aprobación por la Gerencia General.



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VII. NORMATIVIDAD

7.1 DISPOSICIONES GENERALES

7.1.1 La Gerencia de la Tecnología de la Información será el órgano responsable

de la ejecución, seguimiento y control del Plan Estratégico de Tecnología de la Información, en adelante PETI.

7.1.2 Con la finalidad de cumplir la responsabilidad establecida en el numeral anterior, la Gerencia de Tecnología de la Información propondrá a la Gerencia General la conformación de una comisión o equipo de trabajo integrado por tres profesionales, el cual se encargará del seguimiento y control de la ejecución del PETI.

7.1.3 La Gerencia General designará, a través de memorando a la comisión o

equipo de trabajo encargado del seguimiento y control de la ejecución del PETI.

7.1.4 El sistema de seguimiento y control del PETI tendrá como soporte el informe

anual del PETI, los informes periódicos de seguimiento y la mesa de seguimiento, de acuerdo al diagrama establecido en el Anexo N° 1.

7.1.5 Los órganos y unidades orgánicas de la Corporación cuyas actividades estén

relacionadas con el PETI, brindarán la información necesaria a la comisión o equipo de trabajo de seguimiento y control y adoptarán las recomendaciones formuladas por éste.

7.1.6 La Gerencia General, la Gerencia de Tecnología de la Información y la

Gerencia Central de Aeronavegación constituirán un Consejo de Dirección, el cual establecerá los lineamientos generales para el seguimiento y control de la ejecución del PETI.

7.1.7 La Gerencia General dispondrá, a través de memorando, la fecha de inicio de

las actividades del Consejo de Dirección, la cual no podrá ser posterior a la designación de la comisión o equipo de trabajo encargado del seguimiento y control del PETI.

7.1.8 El Área de Planeamiento y Proyectos coordinará con el Consejo de Dirección

y con el equipo de trabajo encargados del seguimiento y control, el alineamiento del PETI con el Plan Estratégico de CORPAC S.A.

7.2 DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

7.2.1 Del Consejo de Dirección de Seguimiento y Control de la Ejecución del PETI

a) El Consejo de Dirección convocará a la comisión o equipo designado e

instalado, a la primera reunión de trabajo, donde impartirá los lineamientos generales y establecerá el calendario de presentación de informes por parte del equipo, de acuerdo a las normas establecidas en el presente Manual.

b) De acuerdo a las recomendaciones técnicas recibidas por la comisión o

equipo de trabajo, o cuando considere necesario, el Consejo de Dirección presentará un informe al Directorio respecto al grado de avance o cuando resulten imprescindibles modificaciones y/o actualizaciones del PETI.



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c) El Consejo de Dirección del PETI se reunirá ordinariamente como

mínimo cuatro veces al año, al finalizar cada trimestre. Asimismo, podrá reunirse en forma extraordinaria cuando lo considere necesario.

7.2.2 De la Comisión o Equipo de Trabajo de Seguimiento y Control de la

Ejecución del PETI a) Una vez designada la comisión o equipo de trabajo por la Gerencia

General, éste se instalará en un plazo de cinco días contados a partir de la recepción del memorando, y sesionará tantas veces como sea necesario para la realización de las actividades orientadas al control y seguimiento de la ejecución del PETI.

b) La comisión o equipo de trabajo reportará trimestralmente al Consejo de

Dirección respecto al nivel de ejecución del PETI, proponiendo las recomendaciones técnicas que fueran necesarias.

c) La comisión o equipo de trabajo coordinará el seguimiento del PETI y

presentará al Consejo de Dirección los distintos informes, convocará a las mesas de seguimiento e impulsará los procesos de planificación estratégica de tecnología de la información en todos los niveles. La naturaleza y periodicidad de la presentación de informes se encuentra establecida en el numeral 7.2.3.

d) Asimismo, cuando el equipo de trabajo estime conveniente, recabará de

los órganos y/o unidades orgánicas involucradas, la información sobre la situación de los proyectos o actividades del PETI. Los funcionarios responsables tienen la obligación de brindar toda la información que fuera necesaria.

7.2.3 De los informes de seguimiento e informe anual

a) La base del sistema de seguimiento y control serán los informes

periódicos de seguimiento y el informe anual de ejecución. b) La comisión o equipo de trabajo presentará al Consejo de Dirección un

informe anual de ejecución del PETI, el cual recogerá la información necesaria para evaluar el grado de avance global de la ejecución.

c) La comisión o equipo de trabajo de seguimiento y control de la ejecución del PETI elaborará, anualmente, dos informes semestrales respecto al seguimiento de los proyectos definidos en el PETI, los cuales darán cuenta del estado de ejecución física y financiera a mitad y al final de cada año.

d) El Consejo de Dirección revisará y aprobará los informes de seguimiento,

los cuales, de ser necesario, podrán ser presentados al Directorio. e) El Consejo de Dirección, a través del Informativo, intranet o página web

de CORPAC S.A., según sea el caso, hará de conocimiento del personal de la Corporación los datos o información que resulte relevante

7.2.4 De la asignación del grado de avance

a) La comisión o equipo de trabajo de seguimiento y control, tomando como base la información recabada, asignará grados de avance en cada proyecto y/o actividad del PETI, de acuerdo a la escala y progresión que a continuación se detallan:



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GRADO DE AVANCE PROGRESIÓN

0 Proyecto o actividad todavía no iniciado 1 Proyecto y/o actividad en fase de análisis 2 Proyecto y/o actividad iniciado y preliminarmente ejecutado 3 Proyecto y/o actividad ejecutado parcialmente 4 Proyecto y/o actividad muy avanzado en su ejecución 5 Proyecto y/o actividad implantado

b) A los proyectos calificados por la comisión el equipo de trabajo como de

tipo continuo, se les asignará una puntuación ascendente a cinco (5), mientras mantenga su ejecución satisfactoria, pudiendo disminuir su puntuación en las siguientes valoraciones si es que dejan de cumplirse las condiciones establecidas.

7.2.5 De las mesas de seguimiento a) La comisión o equipo de trabajo convocará periódicamente a reuniones

con los funcionarios y/o personal vinculado con la ejecución del PETI, constituyendo mesas de seguimiento del nivel de ejecución del Plan.

b) La comisión o el equipo informarán al Consejo de Dirección los

resultados obtenidos de las mesas de seguimiento y formularán las recomendaciones técnicas que resulten pertinentes.

7.3 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 7.3.1 La Gerencia de Tecnología de la Información dará soporte y asesoramiento

directo a los órganos y unidades orgánicas involucradas a fin que puedan cumplir con lo establecido en el presente Manual.

7.3.2 La Gerencia Central de Aeronavegación, la Gerencia Central de Aeropuertos, la Gerencia de Infraestructura, la Gerencia de Finanzas, la Gerencia de Logística y el Área de Planeamiento y Proyectos, o los responsables que estos designen, brindarán el apoyo e información necesarios a la comisión o equipo de trabajo designado por la Gerencia General para el seguimiento y control de la ejecución del PETI.

7.4 DISPOSICIONES FINALES 7.4.1 El Órgano de Control Institucional es responsable de supervisar y velar por el

cumplimiento de las normas y procedimiento establecidos en el presente Manual.

7.4.2 El Área de Organización y Métodos es el responsable de elaborar y actualizar

el presente Manual, en coordinación con la Gerencia de Tecnología de la Información.

7.4.3 Una vez aprobado el presente Manual, deberá ser difundido a todo el

personal de la Corporación a través de la intranet y del buzón de correo informativo corporativo, con la finalidad de cautelar el adecuado y eficiente cumplimiento de lo dispuesto en el presente documento normativo.

7.4.4 Quedan sin efecto todas las disposiciones internas que se opongan o

contravengan lo dispuesto en el presente documento.



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7.5 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

a) Consejo de Dirección

Colegiado conformado por el Gerente General, Gerente de Tecnología de la Información y Gerente Central de Aeronavegación.

b) Comisión o Equipo de Trabajo de Seguimiento y Control de la Ejecución del PETI Comisión integrada por tres profesionales especialistas en el PETI, propuesta por la Gerencia de Tecnología de la Información y designada por la Gerencia General.

c) PETI Plan Estratégico de Tecnología de la Información.

d) SIRSO

Sistema integrado de reportes de seguridad operacional.

e) NOTAM

Documento que contiene información para aviadores.

f) MET

Sistema de Respaldo de Información Meteorológica.



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VIII. PROCEDIMIENTO

DESCRIPCIÓN

GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

1. Propone a la Gerencia General a los tres integrantes que conformarán la comisión o equipo de trabajo responsable del seguimiento y control de la ejecución del PETI.

GERENCIA GENERAL

2. Designa mediante memorando a los tres integrantes de la comisión o equipo de trabajo responsables del seguimiento y control de la ejecución del PETI.

3. Convoca y establece la fecha de inicio de las actividades del Consejo de Dirección.

CONSEJO DE DIRECCIÓN

4. Convoca a la comisión o equipo de trabajo de seguimiento y control de la ejecución del PETI, establece los lineamientos generales de trabajo y el calendario de presentación de informes.

COMISIÓN O EQUIPO DE TRABAJO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL PETI

5. Realiza reunión de instalación. 6. Asiste a reunión convocada por el Consejo de Dirección. 7. Realiza reuniones de trabajo para el seguimiento y control. 8. Convoca a los funcionarios y/o personal involucrado para realizar las mesas de seguimiento. 9. Asigna a los proyectos y/o actividades del PETI el grado de avance de acuerdo a la progresión

establecida en la tabla de puntuación. 10. Reporta trimestralmente al Consejo de Dirección y realiza las recomendaciones técnicas

pertinentes. 11. Elabora y presenta al Consejo de Dirección los informes semestrales y el informe anual.

CONSEJO DE DIRECCIÓN

12. Revisa y aprueba los informes semestrales y el informe anual. 13. Remite al Directorio el informe respecto a los grados de avance del PETI y, cuando resulte

necesario, las propuestas de modificación y/o actualización respectiva.



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IX ANEXOS



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ANEXO N° 1 ESQUEMA GENERAL DE LOS

INSTRUMENTOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PETI



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GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA

INFORMACIÓN

Seguimiento del PETI

Equipo de Seguimiento y Control

Ejecución del PETI

Jefes de Área y

Responsables de Proyectos Estratégicos

Grado de avance

Consejo de

Dirección

Informe anual de ejecución

Informe periódico de

ejecución

Información a la Alta Dirección

Mesas de Seguimiento

Boletín Informativo

del PETI Página Web

Información a la Comunidad Organizacional

Control de la ejecución Directorio

Esquema general de los instrumentos de seguimiento y control del PETI



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ANEXO N° 2 FLUJOGRAMA



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