UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativa
Diferencia Entre Costo Y Gasto Gastos Gastos de distribucin: Son
todos aquellos gastos que incurren para hacer llegar el producto al
consumidor desde nuestros almacenes. Gastos financieros: Son los
que se originan por la obtencin de recursos ajenos que la empresa
necesita para crecimiento. Gastos de administracin: Son los que se
originan por el control de las operaciones administrativas por
ejemplo: ventas, contabilidad, publicidad. Costo Costo se define
como los beneficios sacrificados para obtener bienes y servicios.
Un gasto lo define como un costo que ha producido un beneficio y
que ya no es vigente. Tanto el costo como el gasto son erogaciones,
el costo se destinar a la produccin y el gasto a la distribucin,
administracin y financiamiento. Costos de produccin: Son los que
generan en el proceso de transformar las materias primas en
productos terminados. Costos variables: son aquellos que tienden a
fluctuar en proporcin al volumen total de la produccin, de venta de
artculos o la prestacin de un servicio, se incurren a la actividad
de la empresa. Costos fijos: Son aquellos que en su magnitud
permanecen independientemente de las fluctuaciones en los volmenes
de produccin. Semivariables: Son aquellos que tienen una raz fija y
otra variable. Costo fijo comprometido: Surge al tener una
estructura organizacional bsica, es decir, al contar con propiedad,
planta y equipo, personal asalariado, se tiene el compromiso de
cubrir con las erogaciones que conlleva el tenerlos. Costo fijo
discrecional: Surge de decisiones anuales de asignacin de costos
para reparaciones y mantenimiento, costos de publicidad, etc, donde
se pude decidir si se erogan o no de acuerdo al criterio de la
Administracin. Costos relevantes: Son costos futuros esperados que
difieren entre cursos alternativos de accin y pueden descartarse si
se cambia o elimina alguna actividad econmica, es decir, pueden
modificarse de acuerdo a la opcin que se tome. Ejemplo: Pedido
especial de un cliente existiendo capacidad ociosa. constantes
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad AdministrativaCostos irrelevantes: Son aquellos que
permanecen inmutables sin importar el curso de accin elegido.
Ejemplo : la depreciacin. Costos de oportunidad: es aquel que se
origina al tomar una determinada decisin, la cual provoca la
renuncia a otro tipo de opcin que pudiera ser considerada al llevar
a cabo la decisin. Costos inventariables: Son aquellos que estn
relacionados con la funcin de produccin y que se incorporan a los
inventarios. Costos no inventariables: Son aquellos que se
identifican con intervalos de tiempo y no con productos elaborados.
Costo: conjunto de gastos Gasto: Es una parte del costo Se denomina
gasto a la partida contable que disminuye el beneficio o aumenta la
prdida de una entidad. Usualmente existen pequeas diferencias
conceptuales entre costo, gasto y prdida, aunque pudieran parecer
sinnimos. En general se entiende por gasto al sacrificio econmico
para la adquisicin de un bien o servicio, derivado de la operacin
normal de la organizacin, y que no se espera que pueda generar
ingresos en el futuro. A diferencia de los gastos, los costos, por
ejemplo de compra de materias primas, generarn probablemente un
ingreso en el futuro al ser transformados y vendidos como producto
terminado. En general las normas contables requieren que los gastos
se contabilicen siguiendo el criterio de Devengado, que implica que
el gasto se debe registrar en el momento en que ocurre el hecho
econmico que lo genera, con independencia de si fue pagado o
cobrado, o de su formalizacin mediante un contrato o cualquier otro
documento. Concepto Y Diferencia Entre Erogaciones Costo Y Gasto
Concepto de costo: Administrativamente: suma de erogaciones en que
se incurre para la adquisicin de un bien o de un servicio, con la
intencin de que genere un ingreso o beneficio en el futuro.
Contablemente: representan los recursos que se entregan o prometen
entregar (sacrificios econmicos) a cambio de un bien o un
servicio
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad AdministrativaConcepto de gasto: Se denomina gasto a
la partida contable que disminuye el beneficio o aumenta la prdida
de una entidad. Tambin una diferencia fundamental entre costos y
gastos, es que radica en que los gastos nacen y mueren en un mismo
periodo contable, y los costos trascienden dichos periodos y se
reflejan los mismos en 2 o ms periodos.
Visin contableLos gastos se identifican con la corriente real de
las operaciones de consumo de bienes y servicios, en las que
incurre una empresa para poder llevar a cabo su actividad de
explotacin y actuaciones extraordinarias. Como ejemplos ms
destacables, gastos son los que se derivan de la adquisicin de
mercaderas, de la contratacin de servicios prestados por terceros
ajenos a la empresa, la dotacin a las amortizaciones del
inmovilizado y la dotacin a la provisiones para la depreciacin de
activos y para cubrir otros posibles riesgos, como es la
insolvencia e incobrabilidad de crditos comerciales y no
comerciales.
Concepto de ingreso Visin contableUn ingreso es la corriente
real de las operaciones de produccin y comercializacin de bienes,
prestacin de servicios u otro tipo de operaciones similares que se
enmarcan en la actividad econmica de una empresa. Entre posible
ejemplos de ingresos, se presenta aquel derivado de la venta de
productos, rendimientos complementarios al anterior dentro del
proceso comercial, la produccin que realiza la entidad para si
misma o la desdotacin de la provisin estimada en exceso o la
aplicacin a su finalidad de aquella que en su momento fue
dotada.
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Contabilidad Administrativa
Tipologa de ingresos y gastos1 Segn el tipo de actividad que los
origina, distinguiremos: o Gastos e ingresos ordinarios, generados
por la actividad ordinaria, cotidiana y habitual de la empresa, y
se incurre en ellos de forma regular en el tiempo. Dentro de estos
encontramos los ingresos y gastos corrientes o de explotacin y los
ingresos y gastos financieros. Gastos e ingresos extraordinarios,
originados por las actuaciones espordicas, ocasionales y
extraordinarias de la empresa. Las entidades incurren en este tipo
de gastos e ingresos de forma irregular en el tiempo
o
2 Segn la naturaleza u origen del gasto y del ingreso. Este es
el criterio que aplica el PGC para desarrollar los grupos (6) y (7)
CLASIFICACION POR NATURALEZA.(Propuesta del PGC) CLASIFICACIN POR
ACTIVIDAD 1 Gastos e ingresos ordinarios: Grupo 6 (60) Compras (61)
Variacin de existencias (62) Servicios exteriores Grupo 7 (70)
Ventas de mercaderas, de produccin propia, de servicios, etc
1.1 Gastos e ingresos explotacin o corrientes
(63) Tributos (64) Gastos de personal (71) Variacin de
existencias (65) Otros gastos de gestin (73) Trabajos realizados
para (67) Prdidas procedentes la empresa del inmovilizado y gastos
(74) Subvenciones a la excepcionales explotacin (68) Dotaciones
para (75) Otros ingresosde gestin amortizaciones (79) Excesos y
aplicaciones (69) Dotaciones para de provisiones provisiones (66)
Gastos financieros (67) Prdidas procedentes del inmovilizado y
gastos excepcionales (76) Ingresos financieros (77) Beneficios
procedentes del inmovilizado e ingresos excepcionales
1.2. Gastos e ingresos financieros 2 Gastos e ingresos
extraordinarios:
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Gastos de explotacinGastos de aprovisionamientoI) Concepto Los
gastos de explotacin son aquellos originados por el consumo de
materias primas, adquisicin de mercaderas y la contratacin de los
trabajos precisos en el ciclo productivo de la empresa. II)
Valoracin Norma de Valoracin n 17 del PGC a) Los gastos por
compras, incluidos transportes e impuestos que graven las
adquisiciones, excluido el IVA soportado deducible, se cargarn en
la cuenta respectiva del subgrupo (60). b) Los descuentos y
similares incluidos en factura que no obedezcan a pronto pago se
consideran como menor importe de la compra. c) Los descuentos y
similares que le sean concedidos a la empresa por pronto pago,
incluidos o no en factura, son ingresos financieros. Se
contabilizan en la cuenta (765) Descuentos sobre compras por pronto
pago. d) Los descuentos por haber alcanzado un determinado volumen
de pedidos se contabilizarn en la cuenta (609) "Rappels" por
compras. No obstante, si los rappels fuesen dentro de factura son
menor importe de la compra. f) Los descuentos posteriores a la
recepcin de la factura originados por defectos de calidad o
incumplimiento de los plazos de entrega se contabilizan en la
cuenta (608) Devoluciones de compras y operaciones similares. III)
Cuentas propuestas en el PGC Desglose del subgrupo 60. Compras
(600) Compras de mercaderas, cuando se adquieren elementos para su
comercializacin sin alterar su composicin fsica. (601) Compras de
materias primas, cuando se adquieren elementos para la manipulacin
de su composicin fsica. (602) Compras de otros aprovisionamientos,
donde se reconocen las adquisiciones de elementos accesorios a la
produccin y comercializacin. (607) Trabajos realizados por otras
empresas, en la que se refleja la recepcin de trabajos encargados a
otras empresas.
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Contabilidad Administrativa
Gastos por servicios exterioresI) Concepto y valoracin Los
gastos por servicios exteriores comprenden consumos de servicios de
naturaleza diversa, tales como consumo de luz, telfono, agua,
combustibles, la contratacin de publicidad, la primas de serguros,
los alquileres, .... Se valoran de acuerdo a los apartados desde a.
hasta e. de la Norma de Valoracin n 17 del PGC. II) Cuentas
propuestas en el PGC Desglose del subgrupo 62. Servicios exteriores
(620) Gastos en investigacin y desarrollo del ejercicio (621)
Arrendamientos y cnones (622) Reparaciones y conservacin (623)
Servicios de profesionales independientes (624) Transportes En esta
cuenta se contabilizan los transportes a cargo de la empresa en sus
operaciones de enajenacin (625) Primas de seguros (626) Servicios
bancarios y similares (627) Publicidad, propaganda y relaciones
pblicas (628) Suministros (629) Otros servicios, donde se
contabilizan los gastos por servicios exteriores y consumos no
almacenables no comprendidos en las cuentas anteriores, tales como
gastos de viaje del personal de la entidad y ciertos gastos de
administracin.
Gastos de personalI) Concepto Los gastos de personal incluyen
las retribuciones al personal en plantilla, tanto en dinero como en
especie, bien en concepto de salario, indemnizacin aportaciones de
la empresa a un fondo de pensiones y otro tipo de gastos sociales
(comedor, transporte, cursos de formacin,..., todo ello con cargo a
la empresa). Como tales tambin se incluyen los seguros sociales a
cargo de la empresa.
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad AdministrativaSe excluyen de tal consideracin las
comisiones y honorarios que se pagan a comisionistas y, en general,
profesionales independientes. II) Cuentas propuestas en el PGC
Desglose del subgrupo 64. Gastos de personal (640) Sueldos y
salarios, donde se contabilizan los sueldos brutos y remuneraciones
fijas y eventuales a los trabajadores en plantilla (641)
Indemnizaciones, que refleja el devengo de indemnizaciones por
despido y por jubilacin anticipada (642) Seguridad Social a cargo
de la empresa, que informa de las cuotas que debe atenderse
mensualmente por tener dado de alta trabajadores en Rgimen General
(643) Aportaciones a sistemas complementarios de pensiones, que
refleja aportaciones devengadas a planes de pensiones para que los
trabajadores disfruten de pensiones complementarias de jubilacin e
invalidez (649) Otros gastos sociales, que genera la plantilla de
trabajadores, bien por imposicin legal o por iniciativa de la
empresa (becas de estudios a los hijos de los trabajadores,
subvencin en comercios, conciertos para la realizacin de viajes de
placer,...)
TributosI) Concepto Los tributos son el impuesto sobre
beneficios, tasas y contribuciones especiales que tienen que ser
liquidadas ante ayuntamientos (ejemplo: Impuesto de Actividades
Econmicas o el Impuesto de Bienes Inmuebles), gobiernos de
comunidades autnomas o los organismos recaudatorios del gobierno
central, como Hacienda. No se contabilizarn como gastos de
explotacin los siguientes impuestos: a. El IVA soportado no
deducible, que se incluye en la formacin del precio de adquisicin
del bien adquirido b. El impuesto de transmisiones patrimoniales,
que al igual que el IVA soportado no deducible, forma parte del
precio del inmovilizado comprado c. Los impuesto por actos jurdicos
documentados, porque se reconocen como gastos de constitucin II)
Cuentas propuestas en el PGC Desglose del subgrupo 63. Tributos
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativa(630) Impuestos sobre beneficios, donde
se refleja el impuesto de sociedades calculado bajo criterios
contables (631) Otros tributos, que servir para contabilizar
impuestos diferentes al impuesto de sociedades
Otros gastos de gestinConcepto y cuentas propuestas en le PGC
Desglose del subgrupo 65. Otros gastos de gestinAquellos no
considerados en los subgrupos comentados anteriormente, tales como
prdidas por insolvencias en firme de clientes y deudores y las que
se generan en la regulacin anual del utillaje y las herramientas
que se encuentran inventariadas como elementos del inmovilizado de
la empresa. Estos gastos se contabilizan en las siguientes cuentas:
(650) Prdidas de crditos comerciales incobrables, donde se recogen
las prdidas por insolvencias en firme de clientes y deudores, con
independencia que se haya dotado una provisin. (659) Otras prdidas
en gestin corriente, cuenta que sirve para reflejar generalmente la
regularizacin anual del utillaje y las herramientas que se
encuentran inventariadas como elementos del inmovilizado en la
empresa.
Ingresos de explotacinVentasI) Concepto Las ventas son ingresos
derivados de la venta de productos, que por otro lado constituye
uno de los objetivos prioritarios de toda empresa. II) Valoracin
Norma de Valoracin n 18 del PGC a) Las ventas se contabilizan
excluyendo los impuestos que gravan este tipo de operaciones.
Pueden existir gastos vinculados con las ventas, como transportes,
que se reconocen en las cuentas desarrolladas en el grupo 6 . b)
Los descuentos que se incluyan en factura y no obedezcan a pronto
pago son menor importe de la venta.
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativac) Los descuentos por pronto pago, estn
o no dentro de factura, se consideran gastos financieros y se
contabilizan en la cuenta (665) Descuento sobre ventas por pronto
pago. d) Los descuentos por haber logrado un determinado volumen de
pedidos se contabilizan en la cuenta (709) Rappels sobre ventas. Si
el rappel est dentro de una factura de ventas se aplica el criterio
del apartado b. y, por lo tanto, son menor importe de la cifra de
venta. e) Los descuentos en fechas posteriores a la emisin de la
factura, originados por defectos de calidad del producto servido,
incumplimiento en los plazos de entrega del pedido o circunstancias
anlogas, se contabilizan en la cuenta (708) Devoluciones de ventas
y operaciones similares. III) Cuentas propuestas en el PGC Desglose
del subgrupo 70. Ventas de mercaderas, de produccin propia, de
servicios, etc... (700) Ventas de mercaderas, que se utiliza cuando
se enajenan elementos que no han sufrido alteracin en su composicin
fsica en un proceso productivo (701) Ventas de productos terminados
cuenta adoptada cuando el objeto de la venta son elementos que han
sufrido alteracin de sus caractersticas fsicas a lo largo de un
proceso productivo completo (702) Ventas de productos
semiterminados, que se aplica para reconocer ventas de elementos
que han sufrido alteracin de sus caractersticas fsicas, sin haber
sido sometidos a todo el proceso de produccin (703) Ventas de
subproductos y residuos que sirve para reflejar las enajenaciones
de unidades que resultan del proceso productivo pero carecen de la
categora de producto. De hecho y a pesar de su residualidad, tienen
valor econmico y pueden ser vendidos por la empresa.
Otros ingresos de gestinI) Concepto Los ingresos accesorios a la
gestin son aquellos que, aunque no tienen carcter extraordinario,
no se originan por el ejercicio de la actividad principal de la
empresa. II) Cuentas propuestas en el PGC Desglose del subgrupo 75.
Otros ingresos de gestin (752) Ingresos por arrendamientos, donde
se contabilizan los alquileres de bienes muebles o inmuebles
propiedad de la empresa, cedidos para el uso de terceros
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Contabilidad Administrativa(753) Ingresos de propiedad industrial
cedida en explotacin, como la cesin en explotacin de elementos de
marcas y patentes (754) Ingresos por comisiones, que refleja las
cantidades percibidas por servicios de mediacin realizados de
manera espordica Estos ingresos se contabilizaran en la cuenta
(705) Prestaciones de servicios si dichos servicios se prestarn
como actividad principal (755) Ingresos por servicios al personal,
que informa de los ingresos por la prestacin de servicios sociales
remunerados, tales como comedores, el vending, alquileres de
viviendas, transporte,... (759) Ingresos por servicios diversos,
como son los servicios de transporte contratados por terceros,
reparaciones ocasionales realizadas en la entidad para otras
empresas, elaboracin de informes y apoyo de asesoramiento
remunerado a agentes ajenos de forma ocasional
Trabajos realizados por la empresa
Concepto y cuentas propuestas en el PGC Desglose del subgrupo
73. Trabajos realizados por la empresaEstos ingresos reflejan la
contrapartida de los gastos ocasionados en la empresa cuando
fabrica su propio inmovilizado, utilizando sus equipos y su
plantilla de trabajadoresEn funcin del tipo de elemento de
inmovilizado fabricado, se utilizarn las cuentas: (731) Trabajos
realizados para el inmovilizado inmaterial (732) Trabajos
realizados para el inmovilizado material (733) Trabajos realizados
para el inmovilizado material en curso En el subgrupo 73 tambin se
contempla una cuenta para agrupar todos los gastos de
establecimiento, realizados por la empresa y reconocidos
inicialmente como gastos corrientes, as como gastos devengados en
la formalizacin de deudas para su activacin, en ambos casos, en
cuentas de los subgrupos 20 y 27 respectivamente: (730)
Incorporacin al activo de gastos de establecimiento (737)
Incorporacin al activo de gastos de formalizacin de deudas
Subvenciones a la explotacinI) Concepto Caractersticas:
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativaa) Al igual que las subvenciones de
capital, son fondos concedidos por las Administraciones Pblicas,
empresas o particulares que, en principio, no tienen carcter
reintegrable. Como apreciacin importante, las aportaciones de los
socios para la cobertura de resultados negativos no se considera
subvencin de la explotacin. b) A diferencia con las subvenciones de
capital, su disposicin debe realizarse durante un ejercicio
econmico, dado que se conceden para que en las empresas se
garantice una rentabilidad mnima durante una ao econmico o para
compensar deficits de explotacin. II) Cuentas y relaciones
contables propuestas en el PGC Subgrupo 74. Subvenciones a la
explotacin Cuentas utilizadas son: (740) Subvenciones oficiales a
la explotacin, donde se reflejan los fondos percibidos desde las
Adminitraciones Pblicas, y (741) Otras subvenciones a la
explotacin, en la que se reconocen las concedidas por empresas o
particulares. Contabilizacin,... 1) A su percepcin
(572) Bancos e instituciones de crdito c/c, vista, pesetas
(4708) Hacienda Pblica, deudor por subvenciones concedidas
a (740) Subvenciones oficiales a la explotacin
2) A su reembolso
(572) Bancos e instituciones de crdito c/c, vista, pesetas
a
(4708) Hacienda Pblica, deudor por subvenciones concedidas
3) A su reintegro por incumplimiento
(678) Gastos extraordinarios
a
(4758) Hacienda Pblica, acreedor por subvenciones a
reintegrar
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Contabilidad Administrativa(679) Gastos y prdidas de ejercicios
anteriores
Gastos e ingresos financierosConceptoLos gastos e ingresos
financieros son rentas negativas o positivas, en las que incurre la
empresa por realizar operaciones de carcter financiero. Gastos
financieros son los costes que se deriva de utilizar financiacin
ajena a la empresa, por medio de la emisin de obligaciones y bonos,
de crdito concedidos por entidades bancarias, de la concesin de
prestamos por empresas que no pertenecen al sector crediticio, del
descuento de efectos comerciales a cobrar y de las frmulas de cobro
acordadas con los clientes, ... La causa fundamental que origina
ingresos financieros es la prestacin de financiacin a terceros por
medio de la concesin de prstamos, la adquisicin de obligaciones y
bonos, la compra de ttulos de renta variable,....
Cuentas propuestas en el PGC
Subgrupo 66. Gastos financieros y Subgrupo 76.
IngresosfinancierosGastos financieros (661) (662) (663) (664) (665)
pago (666) (667) (668) (669) Int. de obligaciones y bonos Int. de
deudas a largo plazo Int. de deudas a corto plazo Int. por
descuento de efectos Descuentos sobre ventas por pronto Prdidas en
valores negociables Prdidas en crditos Diferencias negativas de
cambio Otros gastos financieros Ingresos financieros (760) Ing. de
participaciones en capital (761) Ing. de valores de renta fija
(762) Ing. de crditos a largo plazo (763) Ing. de crditos a corto
plazo (765) Descuentos sobre compras por pronto pago (766)
Beneficios en valores negociables (768) Diferencias positivas de
cambio (769) Otros ingresos financieros
Prdidas y beneficios procedentes del inmovilizado y gastos e
ingresos excepcionalesLas actuaciones espordicas de la empresa
originan rendimientos positivos o negativos irregulares y de
naturaleza extraordinaria.
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativa Prdidas y beneficios procedentes del
inmovilizadoGenerados tanto por la venta como por depreciaciones
irreversibles en elementos de inmovilizado. En funcin del elemento,
se registran en: 1 Inmovilizado materia e inmaterial (670) Prdidas
procedentes del inmovilizado inmaterial (671) Prdidas procedentes
del inmovilizado inmaterial (770) Beneficios procedentes del
inmovilizado inmaterial (771) Beneficios procedentes del
inmovilizado inmaterial 2 Inmovilizado financiero (672) Prdidas
procedentes de participaciones en capital a largo plazo de empresas
del grupo (673) Prdidas procedentes de participaciones en capital a
largo plazo de empresas asociadas (772) Beneficios procedentes de
participaciones en capital a largo plazo de empresas del grupo
(773) Beneficios procedentes de participaciones en capital a largo
plazo de empresas asociadas NOTA: Los resultados generados por la
venta o la depreciacin de inversiones financieras en empresas
independientes y ttulos distintos a participaciones adquiridas a
largo plazo en empresas del grupo y asociadas se reconocen en (766)
Beneficios en valores negociables y (666) Prdidas en valores
negociables. Originados por la venta de acciones y la venta y
amortizacin obligaciones propias. Se registran en: (774) Beneficios
por operaciones con acciones y obligaciones propias (674) Prdidas
por operaciones con acciones y obligaciones propias
Gastos e ingresos excepcionalesI) Casustica 1 La imputacin
peridica de una subvencin de capital a los resultados de un
ejercicio son un ingreso excepcional, que se refleja en (775)
Subvenciones de capital traspasadas al resultado del ejercicio.
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativa2 Son prdidas y beneficios
extraordinarios las catstrofes, inundaciones, sanciones, multas
fiscales y penales,..., y la rehabilitacin de crditos que en su da
fueron considerados incobrables en firme, que se contabilizan en
(678) Gastos extraordinarios e (778) Ingresos extraordinarios
respectivamente 3 Se incluyen como gastos e ingresos excepcionales
aquellos que perteneciendo su devengo a ejercicios anteriores se
han contabilizado en el ejercicio actual y, adems, son de cuanta
relevante para la empresa. Para su reflejo contable, las cuentas
son: (679) Gastos y prdidas de ejercicios anteriores (779) Ingresos
y beneficios de ejercicios anteriores Cuando el ingreso o gasto
fuera de un importe poco significativo, se permite reconocerlos en
cuentas de gastos e ingresos corrientes.
Periodificacin de ingresos y gastosConcepto de periodificacinLa
periodificacin es el proceso que permite registrar gastos e
ingresos en el ejercicio en el que se devengan, solventando los
desfases temporales que pudieran existir entre la corriente real y
la corriente financiera de la operacin que los genera, as como
contabilizar los gastos e ingresos correspondientes a operaciones
no formalizadasCausas que originan la necesidad de periodificar: 1
El registro anticipado de gastos e ingresos. Especficamente: 1.1
Gastos e ingresos de explotacin contabilizados por anticipado. 1.2
Intereses financieros pagados y cobrados por anticipado. 2 El
registro de gastos e ingresos pendientes de contabilizar al cierre.
Especficamente: 2.1 Gastos e ingresos de explotacin pendientes de
documentacin mercantil. 2.2 Intereses a pagar y a cobrar devengados
y vencidos no vencidos.
Naturaleza y conceptos fundamentales de los costosLa
contabilidad de costos es un sistema de informacin que clasifica
acumula, controla y asigna los costos para determinar los costos
para facilitar la toma de decisiones, la planeacin y el control
administrativo La clasificacin que se haga de los costos, como
estudiaremos ms adelante en este captulo, depende de los patrones
de comportamiento, actividades y procesos con Los cuales se
relacionan los productos. La clasificacin depender del tipo de
medicin que se desea realizar. En general, los informes de costos
nos indican el costo de un
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativaproducto, de un proceso, de un proyecto
especial, etc. los informes de costos son muy tiles tambin para
planeacin y seleccin de alternativas ante una situacin dada. Por lo
anteriormente comentado podemos concluir que los objetivos de la
contabilidad de costos son: I) Generar informes para medir la
utilidad, proporcionando el costo de ventas correcto. 2) Determinar
los costos de los inventarios para el estudio y situaciones
financieras. 3) Proporcionar reportes para ayudar a ejercer el
control administrativo, lo cual se explicar en los siguientes temas
4) Ofrecer la informacin para la toma de decisiones. 5) Generar la
informacin para ayudar a la administracin o fundamentar la
planeacin de operacin de la empresa Los informes clsicos que genera
la contabilidad de costos facilitan que se cumpla con los primeros
tres objetivos. Sin embargo, para poder colaborar con los dos
ltimos los datos de costos contenidos en los informes tradicionales
tendrn que reclasificarse y reordenarse en funcin de la
circunstancia especifica que se est analizando. Algunos autores
describen a la contabilidad de costos como un puente que une a la
contabilidad financiera con la administrativa. De acuerdo con Los
cinco objetivos de la contabilidad de costos mencionados, en la
medida en que sirve a Los dos primeros objetivos es til y se
incrementa su importancia Consideramos que percibir la contabilidad
de costos como eslabn entre las dos contabilidades es correcto. Las
decisiones de los administradores implican una seleccin entre
cursos de accin opcionales. Los costos juegan un papel muy
importante en el proceso de la toma de decisiones. Cuando los
valores cuantitativos pueden asignarse a las opciones, la
administracin cuenta con un indicador acerca de cul es la opcin ms
conveniente desde el punto de vista de la obtencin del mximo de
utilidades para la empresa. Esto no representa necesariamente el
nico criterio de seleccin en la toma de decisiones; habr factores
cualitativos que pueden ser determinantes en la decisin. En
sntesis, podemos decir que la informacin cuantitativa sobre costos
que debe incluirse en cada informe variar segn la situacin de la
empresa, as como segn los objetivos especficos de la administracin.
En general, podemos afirmar que el costo de cualquier accin o
actitud depender del propsito o fin para determinar el costo. El
concepto de costo es uno de los elementos ms importantes para
realizar la planeacin, el control y la toma de decisiones;
adicionalmente, es un concepto que puede dar lugar a diferentes
interpretaciones. De ahi la necesidad de manejar una definicin
correcta que exprese su verdadero contenido.
Por costo entendemos la suma de erogaciones en que incurre una
persona fsica o moral para la adquisicin de un bien o de un
servicio, con la intencin de que genere ingresos en el futuro. Los
usuarios externos e internos de la informacin contable utilizan
dicho concepto, siendo los ltimos quienes lo aplican en forma ms
directa durante el proceso de toma de decisiones; por ejemplo, para
determinar el lote ptimo de compra de inventarios
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativaes importante que se conozca el costo de
mantener y ordenar dichos inventarios, de tal forma que al
relacionarles encontremos la cantidad ptima de pedido. Para
determinar si conviene aumentar el alza de crdito, se debe conocer
el costo de oportunidad de los recursos necesarios para incrementar
la inversin en cuentas por cobrar y este dato se compare a
continuacin con el aumento en utilidades proveniente del incremento
de ventas por el cambio de polticas de crdito, y as estar
capacitados para decidir si es conveniente cambiar esta poltica de
crdito. Un costo puede tener distintas caractersticas en diferentes
situaciones, dependiendo del producto que genere: Costo-activo
cuando incurrimos en un costo cuyo potencial de ingresos va ms all
del potencial de un periodo (edificio, maquinaria, etctera).
Costo-gasto es la porcin de activo o el desembolso d efectivo que
ha contribuido en el esfuerzo productivo de un periodo, que
comparado con los ingresos que gener para el resultado la utilidad
realizada en dicho periodo. Por ejemplo, los sueldos
correspondientes a ejecutivos de administracin, o bien la
depreciacin del edificio de la empresa correspondiente a ese ao.
Costo-prdida es la suma de erogaciones que se efectu, pero que no
gener Los ingresos esperados, por lo que no existe un ingreso con
el cual se puede comparar el sacrificio efectuado. Por ejemplo,
cuando se incendia un equipo de reparto que no estaba
asegurado.
Clasificaciones de costosLos costos pueden ser clasificados de
acuerdo con el enfoque que se les d. A continuacin comentaremos los
ms utilizados, y ejemplificaremos cada uno de ellos.
Conceptos, clasificaciones y comportamiento de los costos De
acuerdo con la funcin en la que se incurren: Costos de produccion,
Costos de distribucin o venta, Costos de administracin De acuerdo
con su identificacin a una actividad, departamento o producto:
Costos directos , Costos indirectos De acuerdo con el tiempo en que
fueron calculados: Costos histricos, Costos predeterminados De
acuerdo con el tiempo en que se cargan o se enfrentan a los
ingresos : Costos de periodo, Costos del producto De acuerdo con la
autoridad que se tenga sobre la ocurrencia de un costo: Costos
controlables y Costos no controlables De acuerdo con su
comportamiento: Costos variables, discrecionales fijos o Costos
semivariables a semifijos Costos fijos
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativa De acuerdo con su importancia para la
toma de decisiones: Costos relevantes Costos irrelevantes De
acuerdo con el tipo de sacrificio desembolsable, Costo de
oportunidad en que se ha incurrido: Costo
De acuerdo con el cambio originado por un aumento o disminucin
en la actividad; Costos diferenciales para un aumento o disminucin
en la actividades Costos icrementales
De acuerdo con la funcin en la que se incurren:a) Costos de
produccin. Los que se generan en el proceso de transformar la
materia prima en productos terminados. Se subdividen en: a.1 Costos
de materia prima. E1 costo de materiales integrados al producto.
Por ejemplo, la malta utilizada para producir cerveza, el tabaco
para producir cigarros, etcetera. a.2 Costos de mano de obra. El
costo que interviene directamente en la transformacin del producto.
Por ejemplo, el sueldo del mecnico, del soldador, etctera. a.3
Gastos indirectos de fabricacin. Los costos que intervienen en la
transformacin de los productos, con excepcin de la materia prima y
la mano de obra directa. Por ejemplo, el sueldo del supervisor,
mantenimiento, energticos, depreciacin, etctera. b) Costos de
distribucin o venta. Los que se incurren en el rea que se encarga
de llevar el producto, desde la empresa, hasta el ltimo consumidor;
par ejemplo: publicidad, comisiones, etctera. c) Costos de
administracin. Los que se originan en el rea administrativa, como
puede ser sueldos, telfono, oficinas generantes, etctera. Esta
clasificacin tiene como finalidad agrupar los costos por funciones,
lo cual facilita cualquier anlisis que se pretenda realizar de
ellas.
De acuerdo con su identificacin con una actividad, departamento
o producto:a) Costos directos. Los que se identifican plenamente
con una actividad, departamento o producto. En este concepto se
cuentan el sueldo correspondiente a la secretaria del director de
ventas, que es un costo directo para el departamento de ventas; la
materia prima es un costo directo para el producto, etctera. b)
Costo indirecto. El que no podemos identificar con una actividad
determinada. Por ejemplo, la depreciacin de la maquinaria, o el
sueldo del director de produccin respecto al producto. Algunos
costos son duales; es decir, son directos e indirectos al mismo
tiempo. El sueldo del gerente de produccin es directo para los
costos del rea de produccin,
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativapero indirecto para el producto. Como
vemos, todo depende de la actividad que se est analizando.
De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados:a) Costos
histricos. Los que se produjeron en determinado periodo; Los costos
de los productos vendidos o los costos de los que se encuentran en
proceso. Estos costos son de gran ayuda para predecir el
comportamiento de los costos predeterminados. b) Costos
predeterminados. Los que se estiman con base estadstica y se
utilizan para elaborar presupuestos.
De acuerdo con el tiempo en que se cargan o se enfrentan a los
ingresos:a) Costos de periodo. Los que se identifican con Los
intervalos de tiempo y no con los productos o servicios; el
alquiler de las oficinas de la compaa, cuyo costo se lleva en el
periodo en que utilizan las oficinas, al margen de cundo se venden
los productos. b) Costos del producto. Los que se llevan contra los
ingresos nicamente cuando han contribuido a generarlos en forma
directa; es decir, son los costos de los productos que se han
vendido, sin importar el tipo de venta, de tal suerte que los
costos que no contribuyeron a generar ingresos en un periodo
determinado quedarn como inventariados.
De acuerdo con el control que se tenga sobre la ocurrencia de un
costo:a) Costos controlables. Aquellos sobre los cuales una
persona, a determinado nivel, tiene autoridad para realizarlos o
no. Por ejemplo, los sueldos de los directores de ventas en las
diferentes zonas son controlables para el director general de
ventas; el sueldo de la secretaria, para su jefe inmediato,
etctera. Es importante hacer notar que, en ltima instancia, todos
los costos son controlables a uno u otro nivel de la organizacin;
resulta evidente que a medida que nos referimos a un nivel alto de
la organizacin, los costos son ms controlables. Es decir, la
mayoria de los costos no son controlables a niveles inferiores. Los
costos controlables no son necesariamente iguales a los costos
directos. Por ejemplo, el sueldo del director de produccin es
directo a su rea pero no controlable para l. Estos costos son el
fundamento para disear contabilidad por reas de responsabilidad, o
cualquier otro sistema de control administrativo. b) Costos no
controlables. En algunas ocasiones no se tiene autoridad sobre los
costos en que se incurre; tal es el caso de la depreciacin del
equipo para el supervisor, ya que el costo por depreciacin fu una
decisin tomada por la alta gerencia.
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativa De acuerdo con su comportamiento:a)
Costos variables: Los que cambian o fluctan en relacin directa a
una actividad o volumen dada. Dicha actividad puede ser referida a
produccin, o ventas: la materia prima cambia de acuerdo con la
funcin de produccin, y las comisiones de acuerdo con las ventas. b)
Costos fijos. Los que permanecen constantes dentro de un
determinado tiempo, sin importar si cambia el volumen; por
ejemplo:(los sueldos, la depreciacin en lnea recta, alquiler del
edificio). Dentro de los costos fijos tenemos dos categoras: b.1
Costos fijos discrecionales. Los susceptibles de ser modificados,
por ejemplo: Los sueldos, alquiler del edificio, etcetera. b.2
Costos fijos comprometidos. Los que no aceptan modificaciones y
tambin son llamados costos sumergidos; por ejemplo: la depreciacin
de la maquinaria. c) Costos semivariables o semifijos. Estn
integrados por una parte fija y una variable; el ejemplo tpico son
los servicios pblicos, luz, telfono, etctera. Caractersticas de Los
costos fjos y variables. Se analizarn con ms detalle Las
principales caractersticas de Los costos fijos y Los variables,
para eso es vital conocer y controlar su comportamiento. d)
Caractersticas de los costos fijos: d.l.1 Grado de control
(controlabilidad): todos Los costos fijos son controlables respecto
a la duracin del servicio que prestan a la empresa. d.1.2 Estan
relacionados estrechamente con la capacidad instalada: los costos
fijos resultan el establecimiento de la capacidad para producir
algo o para realizar alguna actividad. Lo importante es que dichos
costos no son afectados por cambios de la actividad dentro de un
rango relevante. d.1.3 Estn relacionados con un rango relevante:
los costos fijos deben estar relacionados con un intervalo
relevante de actividad. Permanecen constantes en un amplio
intervalo que puede ir desde cero hasta el total de la actividad.
Para cualquier tipo de anlisis sobre el comportamiento es necesario
establecer el nivel adecuado.
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativa
d.1.4 Regulados por la administracin: la estimacin de muchos
costos fijos es fruto de las decisiones especficas de la
administracin: Pueden variar dependiendo de dichas decisiones
(costos fijos discrecionales). d.1.5 Estn relacionados con el
factor tiempo: muchos de los costos fijos se identifican con el
transcurso del tiempo y se relacionan con un periodo contable.
d.l.6 Son variables por unidad y fijos en su totalidad. d .2
Caractersticas de los costos variables:
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativad.2.1 Grado de (controlabilidad): son
controlados a corto plazo. d.2.2 Son proporcionales a una
actividad: los costos variables fluctan en proporcin a una
actividad, ms que a un periodo especfico. Tienen un comportamiento
lineal relacionado con alguna medida de actividad. d.2.3 Estn
relacionados con un tramo relevante: los costos variables deben
estar relacionados con una actividad dentro de un tramo normal o
categora relevante de actividad; fuera de l puede cambiar el costo
variable unitario. d.2.4 Son regulados por la administracin: muchos
de los costos variables pueden ser modificados por las decisiones
de la gerencia. d.2.5 Los costos en total son variables y unitarios
son constantes. Esto es reconocer el efecto que sobre el total de
los costos tiene la actividad.
De acuerdo con su importancia para la toma de decisiones:a)
Costos relevantes. Se modifican o cambian dependiendo de la opcin
que se adopte; tambin se les conoce como costos diferenciales. Por
ejemplo, cuando se produce la demanda de un pedido especial
habiendo capacidad ociosa; en este caso los nicos costos que
cambian si aceptarnos el pedido, son los de materia prima,
energticos, fletes, etctera. La depreciacin del edificio permanece
constante, por lo que los primeros son relevantes, y el segundo
irrelevante para tomar la decisin. b) Costos irrelevantes. Aquellos
que permanecen inmutables, sin importar el curse de accin elegido.
Esta clasificacin nos ayudar a segmentar las partidas relevantes e
irrelevantes en la toma de decisiones.
De acuerdo con el tipo de sacrificio en que se ha incurrido:a)
Costos desembolsables. Aquellos que implicaron una salida de
efectivo, motivando a que puedan registrarse en la informacin
generada para la contabilidad. Dichos costos se convertirn ms tarde
en costos histricos; los costos desembolsables pueden llegar o no a
ser relevantes al tomar decisiones administrativas. Un ejemplo de
un costo desembolsable es la nmina de la mano de obra que tenemos
actualmente. b) Costo de oportunidad. Aquel que se origina al tomar
una determinada decisin, y provocando la renuncia a otro tipo de
alternativa que pudiera ser considerada al llevar a cabo la
decisin. Un ejemplo de costo de oportunidad es el siguiente: la
empresa X tiene actualmente 50% de la capacidad de su almacn ocioso
y un fabricante le solicita alquilar dicha capacidad ociosa por
$120 000 anuales. Al mismo tiempo, se presenta la oportunidad a la
empresa de participar en un nuevo mercado, lo cual traeria consigo
que se ocupara el rea ociosa del almacn. Por esa razn al efectuar
el anlisis para determinar si conviene o no expandirse debe
considerar como parte de los costos de expansin a los $ 120 000 que
dejar de ganar por no alquilar el almacn.
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad AdministrativaVentas de la expansin $1'300,000.00
Costos adicionales de la expansin: Materia prima directa $
350,000.00 Mano de obra directa 150,000.00 Gastos de fabricacin
variables 300,000.00 Gastos de admin y venta 180,000.00 Costo de
oportunidad 120,000.00 $ 1'100,000.00 Utilidad incremental o
adicional $ 200,000.00 Como se ilustra en el ejemplo, el costo de
oportunidad representa utilidades que se derivan de opciones que
fueron rechazadas ante una decisin, por lo que nunca aparecern
registradas en los libros de la contabilidad; sin embargo, este
hecho no exime al administrador de tomar en consideracin dichos
costos. La tendencia normal de los usuarios de los datos contables
para tomar decisiones es emplear slo los costos de lo que la
empresa hace, olvidando lo que no hace; pero podra ser que en
muchos casos fuera lo ms importante.
De acuerdo con el cambio originado par un aumento o disminucin
en la actividad:a) Costos diferenciales. Los aumentos o
disminuciones en el costo total, o el cambio en cualquier elemento
del costo, generado por una variacin en la operacin de la empresa.
Estos costos son importantes en el proceso de la toma de
decisiones, porque son ellos quienes mostrarn los cambios o
movimientos sufridos en las utilidades de la empresa ante un pedido
especial, un cambio en la composicin de lneas, un cambio en los
niveles de inventarios, etctera. a.l Costos decrementales. Cuando
los costos diferenciales son generados por disminuciones o
reducciones en el volumen de operacin, reciben el nombre de costos
decrementales. Por ejemplo, al eliminarse una linea de la
composicin actual de la empresa se ocasionarn costos decrementales,
como consecuencia de dicha eliminacin. a.2 Costos incrementales.
Aquellos en que se incurre cuando las variaciones en los costos son
ocasionadas por un aumento en las actividades u operaciones de la
empresa; un ejemplo tpico es la consideracin de la introduccin de
una nueva lnea a la composicin existente, lo que traer como
consecuencia la aparicin de ciertos costos que reciben el nombre de
incrementales. b) Costos sumergidos. Aquellos que,
independientemente del curso de accin que se elija, no se vern
alterados; es decir, van a permanecer inmutables ante cualquier
cambio. Este concepto tiene relacin estrecha con lo que ya se ha
explicado acerca de Los costos histricos pasados, los cuales no se
utilizan en la toma de decisiones. Un ejemplo de ellos es la
depreciacin de la maquinaria adquirida. Si se trata de evaluar la
alternativa de vender cierto volumen de articulos con capacidad
ociosa a precio inferior del normal, es irrelevante tomar la
depreciacin en cuenta.
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativa De acuerdo con su relacin a una
disminucin de actividades:a) Costos evitables. Aquellos plenamente
identificables con un producto o un departamento, de tal forma que
si se elimina el producto o el departamento, dicho costo se
suprime; por ejemplo, el material directo de una lnea que ser
eliminada del mercado. b) Costos inevitables. Aquellos que no se
suprimen, aunque el departamento o producto sea eliminado de la
empresa; por ejemplo, si se elimina el departamento de ensamble, el
sueldo del director de produccin no se modificar. Las
clasificaciones enunciadas son las principales; sin embargo,
pudieran haber otras que dependern del enfoque sobre el cual se
porta para una nueva clasificacin. Todas las clasificaciones son
importantes, pero sin duda alguna, la ms relevante es la que
clasifica a los costos en funcin de su comportamiento, ya que las
funciones de planeacin y control administrativo, ni la toma de
decisiones, pueden realizarse con xito si se desconoce el
comportamiento de los costos; adems, ninguna de las herramientas
que integran la Contabilidad Administrativa puede aplicarse en
forma correcta, sin tomar en cuenta dicha comportamiento.
Segmentacin de los costosPodemos clasificarlos en tres
categoras: 1 Mtodos estimacin directa 2 Mtodos punto alto-punto
bajo 3 Mtodos estadsticos (correlacin) No hay un mtodo de
segmentacin til para todas Las circunstancias o partidas de costos
de la empresa; cada una debe utilizar el que considere ms apropiado
para cada caso. Estos mtodos se aplican a las partidas
semivariables; es decir, aquellas que quedaron despus de clasificar
las partidas puramente fijas o variables en las que se requiere
separar la porcin fija y variable,
Costos de estimacin.Estos mtodos se aplican en ciertos casos
especficos, concretos y generalmente no son adaptables a partidas
ordinarias. Dentro de este grupo tenemos los siguientes mtodos: a)
Basados en estudio de tiempos y movimiento. Registro de costos
histricos, o cuando se trata de una situacin nueva en la
organizacin. Ante dicha circunstancia,
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativamediante observaciones de ingeniera
industrial, comportamiento de las nuevas partidas que surgen. se
detecta el
b) Basados en el anlisis de la administracin de los datos
histricos. En este caso el analista determina el comportamiento de
los costos en funcin: b. I Del anlisis de los costos histricos. b.2
De la interpretacin de las polticas administrativas respecto de
dicha partida. b.3 De la experiencia profesional subjetiva
Aplicacin de estos mtodos. Los anteriores mtodos son aplicables en
los siguientes casos: c . l Cuando existe alguna partida que por su
naturaleza no puede estar sujeta a anlisis estadstico. c. 2 Cuando
se crean nuevos departamentos que den origen a estos costos. c. 3
Cuando se adquiere nuevo equipo o maquinaria que origine un costo.
d. 4 Cuando se producen cambios en los mtodos.
Mtodo punto alto~punto bajo.Este enfoque se basa en la estimacin
de la parte fija y variable a dos diferentes niveles de actividad;
estas partes son calculadas a travs de una interpolacin aritmtica
entre los dos diferentes niveles asumiendo un comportamiento
lineal. Este mtodo es sencillo para calcularlo, ya que no requiere
informacin histrica, como el mtodo de mnimos cuadrados. Su
metodologa de aplicacin consiste en: a) Seleccionar la actividad
que servir como denominador, la que puede ser horas mquina, horas
de mano de obra, etctera, segn, se considere apropiado. b)
Verificar el nivel relevante dentro del cual no hay cambios de los
costos fijos; dicho: nivel se refiere a la capacidad instalada
dentro de la cual no se requerirn cambios en los costos fijos. c)
Determinar el costo total a los dos diferentes niveles. d)
Interpolar, entre los dos niveles, para determinar la parte fija y
variable de la siguiente manera: d. 1 Restar el volumen mximo, el
volumen mnimo. d. 2 Restar el costo mximo, el costo mnimo. d. 3
Dividir la diferencia de costos entre la diferencia de volmenes. d.
4 Determinar el costo fijo, restndole al costo total de cualquier
nivel, la parte de costos variables (calculada multiplicando la
tasa variable para el volumen de que se trate
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad AdministrativaVeamos un ejemplo: Aplicando el mtodo
punto alto-punto bajo, se desea conocer el comportamiento de la
partida de energticos a diferentes niveles. Costos totales $1 200
000 1 300 000 1 400 000 1 500 000 1 600 000 $1 600 000 1 200 000 $
400 000 Niveles de actividad 100 150 200 250 300 000 000 000 000
000
300 000 100 000 200 000
$ 400 000 Tasa variable= 2000 = 2 .00 x hora mquina Ahora se
calcular la parte fija usando el nivel mximo de 300 000 horas
mquina en el cual el costo total es: CT = $ 1 600 000 El costo
variable total de dicho volumen es: 300 000 x $2.00 = $ 600 000 de
donde: 300 000 x $ 2.00 = $ 600 000 CF = CT - CV CF = $1 600 000 -
$600 000 = $ 1 000 000 El resultado son los costos fijos que, se
supone, no se alterna dentro del tramo de 100 000 horas-mquina
hasta 300 000, lo cual puede ser probado en cualquier nivel dentro
del tramo relevante.
Mtodos estadsticos.El anlisis de regresin es una herramienta
estadstica que sirve para medir la asociacin entre una variable
dependiente y una o ms variables independientes. Cuando la relacin
es entre una variable dependiente y una independiente se llama
regresin simple; si la relacin es entre una variable dependiente y
varias independientes, se denomina regresin mltiple.
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad AdministrativaEste anlisis trata de mostrarnos la
relacin entre ambas variables y la manera en que las variables
independientes repercuten en la dependiente, expresando dichos
efectos en forma de ecuacin. Vamos a utilizar el anlisis de
regresin para calcular el comportamiento de las partes variables y
fijas de cualquier partida de costos. Una manera de expresar esta
relacin simple es: Y = a + bx donde Y = costo total de una partida
determinada (variable dependiente) a = costos fijos (intercepcin
con el eje de las ordenadas) b = costo variable por unidad de la
actividad en torno a la cual cambia (pendiente de la recta) x = la
actividad en torno a la cual cambia el costo variable (variable
independiente) El caso de regresin simple, la tcnica de aplicacin
para encontrar Los valores de ambas variables es la de mnimos
cuadrados, cuya mecnica es la siguiente: Esta herramienta encuentra
a y b, que permiten minimizar la distancia entre las observaciones
y los valores generados con la recta. Las ecuaciones que expresan
las condiciones de los mnimos cuadrados son: Sumatoria Y = na + b
sumatoria x (1) SumatoriaXY = a sumatoria x + b sumatoria x2
(2)
donde n es el nmero de observaciones o niveles de actividad.
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad AdministrativaResolviendo las anteriores ecuaciones se
pueden calcular a y b
b = Sumatoria (x - x)(y - x) (3) a = y - b-x (4) donde x y y son
las medias de x y y respectivamente. Sin embargo, estas ecuaciones
pueden simplificar las operaciones si se expresan como sigue b =
n(Exy) _ (E n(~x2)(~x)2) a = ( ~Y)(~x2)(~x)(Exy) n(Ex2)(~X)2 (5) ()
Veamos ahora un ejemplo en el cual se determinar la parte fija y la
parte variable de una partida que pertenece a un costo indirecto de
fabricacin: el mantenimiento. tY ~x
Costo total Obser de man" vaciones tenimiento 1 6 350 1 500 2 7
625 2 500 3 7 275 2 250 4 10 350 3 500 5 9 375 3 000 6 9 200 3 100
7 8 950 3 300
Horas de reparacin 2 250 000 6 250 000 5 062 500 12 250 000 9
000 000 9 610 000 10 890 000
x2 x y 9 525 000 19 062 500 16 368 750 36 225 000 28 125 000 28
520 000 29 535 000
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativa8 9 10 11 12 7 6 7 8 125 750 500 900 2 1
2 2 000 700 100 750 4 2 4 7 000 890 410 562 000 000 000 500 14 11
15 24 250 475 750 475 000 000 000 000
9 400
2 900
8 410 000
7 260 000
Aplicando la frmula (5) y () obtendremos el comportamiento de
Los costos. 12(260 571 250) - (30 600) (98 800) 12(82 585 000)(30
600)2 (98 800) (82 585 000) 12(82 585 000)(30 600)2 (30 600) (260
571 250) _ 3 041 35
Sustituyendo Los valores determinaremos Los costos fijos y
variables y = 3 401.35 + 1 894(x) Esto quiere decir que Los costos
fijos del departamento de mantenimiento son $ 3 401 35 y que el
costo variable par hora de reparacin es $ 1 895 de tal forma que si
pensamos que en el prximo periodo productivo se trabajarn 2 700
horas de mantenimiento, el costo total ser: CT = 3 401.35 + 1 895
(2 700) CT = 8 517.85 Es importante que esta tcnica estadstica sea
bien comprendida porque es de mucha aplicacin en las reas de
contabilidad administrativa; por ejemplo: para simular las
decisiones con el modelo costo-volumen-utilidad, para elaborar el
presupuesto de ventas, para desarrollar el presupuesto flexible,
etctera.
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativa
Una Gua para Calcular costos en Servicios de Desarrollo
EmpresarialLa siguiente herramienta esta dirigida a los proveedores
de Servicios de Desarrollo Empresarial, las organizaciones que
brinden servicios tal como la capacitacin, la asistencia tcnica y
la asesora. Se ha detectado que mucho de ellos no costean
adecuadamente: usan modelos que nacieron de la prctica, solamente
incluye costos directos como horas del animador, papelera y
viticos, pero no costean los costos ms indirectos - y ms complejos
- como el costo del desarrollo de la metodologa o la
infraestructura de la oficina. Esa prctica no solamente resulta en
un precio que no refleja el costo real, pero tambin limita usar la
prctica de costear como herramienta para la planificacin y la
mejora del desempeo.
Importancia de Calcular CostosObjetivo de Calcular CostosEl
control de costos resulta imprescindible para una buena gestin,
debe ser una prioridad para los administradores el conocer los
costos operativos reales en que se incurren en los distintos rubros
de costos9 y lo que es ms importante determinar los costos de las
actividades que se realizan en la empresa u organizacin. Gestionar
adecuadamente los costos de las actividades de la organizacin debe
representar una estrategia clave para lograr una ventaja
competitiva en los mercados de proveedores de SDE, bajo el enfoque
de lo que el cliente paga y debe percibir es la agregacin de valor.
De tal forma que, las actividades que prestan apoyo a los rubros de
costos productivos10 deben ser las adecuadas, dentro de la cadena
de valor, de lo contrario se deber ver la forma de desplazar esas
actividades a proveedores externos. Calcular costos, es el proceso
de medir los costos de los recursos utilizados al desarrollar los
Servicios de Desarrollo Empresarial SDE-. Dentro de las ventajas de
calcular costos, se pueden sealar: a. una medida de desempeo, b.
proporciona herramientas para la planeacin del negocio, c. facilita
la determinacin de utilidades, d. promueve el control y reduccin de
costos e. facilita la toma de decisiones estratgicas y f.
proporciona los elementos para lograr la autosotenibilidad.
Caracterizacin de proveedores de SDELa Empresas proveedoras de
SDE, especialmente las Ongs,se caracteriza por el gran volumen de
costos indirectos11, los cuales llegan a representar ms del 50% de
los costos totales. Dentro de estos costos indirectos se destacan
los costos fijos12, tales como, edificios, equipo13,entre otros.
Adems de la depreciacin, otros costos y gastos14 se comportan como
indirectos y fijos, tales como gran parte de los costos de
personal, los gastos de seguridad, mantenimiento a la instalacin,
seguros, publicidad y promocin y los gastos de administracin. Por
otra parte, se debe de considerar la
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativafalta de modelos y de experiencia y en
algunos casos la arbitrariedad en la distribucin de los costos y
gastos. Las organizaciones proveedoras de SDE se caracterizan por
la presencia principalmente de tres tipos de costos; los
directamente relacionados con el servicio que se ofrece y que por
lo general son los que la mayora de organizaciones determinan con
facilidad y los costos indirectos o no operativos y los costos
fijos, relacionados con la infraestructura fsica y el equipo,
necesario para ofrecer el servicio y que por lo general no es
tomado en cuenta en su totalidad a la hora de costear los
servicios. De tal forma que los costos y gastos de proveer SDE se
pueden clasifican por la naturaleza o tipo de costo o gasto de que
se trate y por el rea o unidad organizativa donde se producen en
tres grandes categoras: Los costos15 que corresponden a los
departamentos operativos (capacitacin, asistencia tcnica, edicin de
materiales, entre otros y que representan los costos directos de
las actividades productivas de la empresa proveedora de SDE. Los
gastos 16 que corresponden a los departamentos no operativos,
(contabilidad, administracin, mercadeo), son las unidades
organizativas o centros de costos que no perciben ingresos
directamente y representan los gastos indirectos de las actividades
productivas. Los gastos que corresponden a cargos fijos de la
organizacintales como alquileres, impuestos, seguros, intereses,
depreciacin, amortizaciones, etc.
Estado actual de los sistemas de Calcular Costos.El Mercado de
los proveedores de SDE, surge al igual que los proveedores de SF,
de aspectos externos a la demanda, es decir no son promovidos por
la demanda sino que se generan a la luz de factores externos muy
ligados a la cooperacin internacional. Es el mercado de la oferta
el que visualiza la necesidad de SDE y no necesariamente la
demanda. Segn los conceptos tradicionales se entiende por costo,
aquel que se relaciona de forma directa con el servicio prestado y
por gasto a aquellos que no tienen una relacin directa con el
servicio, como es el caso de la administracin de la empresa Esta
situacin trae como consecuencia que enfrentemos un mercado basado
primordialmente en la oferta y no en la demanda. Lo que genera que
en muchas ocasiones los servicios ofertados no logren coincidir con
la demanda de -los clientespor lo que no estn dispuestos a invertir
recursos por obtener dichos servicios. De tal forma que podemos
sealar que los mercados de proveedores de SDE, en Guatemala se
encuentren en una etapa incipiente en su desarrollo. Esto se
observa en los servicios ofertados, en sus estructuras operativas,
administrativas, en los sistemas de planificacin, en los sistemas
de control, en la generacin de ingresos y tambin en sus estructuras
de costos. El tema sobre como calcularlos costos de los servicios y
sobre como trasladar esos costos a los clientes, sigue sin ser
resuelto. Hasta la fecha la oferta de SDE, ha contado con un alto
nivel de subsidios y las organizaciones oferentes, sobre todo las
asociaciones y fundaciones, (llamadas ONG s), que atienden el
sector, no han perfeccionado sus sistemas de costos, ni tampoco han
diversificado sus servicios y los sistemas de generacin de ingresos
se encuentran poco desarrollados y rodeados de altos niveles de
incertidumbre. De tal forma que los
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativatemas de: sostenibilidad,
competitividad, estructura de costos, estndares de produccin y
diversificacin de los servicios, se encuentra en una fase poco
explorada. Si se hace un breve recorrido en la evolucin de los
servicios financieros para la micro, pequea y mediana empresa
(MIPYME), los cules tienen un surgimiento similar en sus
condiciones a los SDE; en cuanto a que son promovidos por agentes
externos a la demanda. Se puede notar que el nivel en que se
encuentran los SDE, en cuanto a sostenibilidad, estrategia de
costos, diversificacin de los servicios y calidad de los servicios,
- es quizs -similar a los retos que enfrentaban los servicios
financieros a mediados de la dcada de los ochenta, en cuanto a que
las estrategias de autosostenibilidad, de precios, ndices de
productividad y eficiencia se desconocan y se hacan ensayos
diversos para encontrar esos instrumentos financieros y tcnicos que
permitieran, lograr la eficiencia de los Sistemas Financieros. Hoy
en das esos retos al menos desde el punto de vista terico ya han
sido resueltos en el mercado de la oferta de los SF. Sin embargo en
el mercado de los SDE, este dilema se encuentra en su fase inicial
y es frecuente la pregunta en los oferentes en relacin a si los SDE
pueden ser autosostenibles y cules son los mecanismos para
lograrlo. En ese sentido el desarrollar un modelo de calcular
costos puede representar un importante insumo para el
fortalecimiento de los SDE. Es criterio de la misin, que el punto
de partida para enfrentar los retos de la eficiencia, productividad
y competitividad de los SDE; se ubica en contar con un sistema de
calcular costos que permita conocer la realidad y cree las bases
para asumir el reto de la autosotenibilidad, tanto a nivel de
eficientar los procesos como en dar las pautas para generar valor
agregado a los servicios de tal forma que los mismos respondan cada
vez ms a la demanda. Como resultado del sondeo hecho por GTZ, en el
marco de la presente consultora se ha podido observar que los
sistemas de costos utilizados por las organizaciones proveedoras de
servicios de desarrollo empresarial, no responden a las exigencias
del actual entorno; en donde se desea ampliar y diversificar la
oferta de servicios y lograr la sostenibilidad de los proveedores,
garantizando de esta forma el servicio acorde a la demanda de los
clientes y promoviendo una mayor oferta.
Justificacin para usar la metodologa ABCPor ser las
organizaciones proveedoras de SDE en Guatemala, empresas de
servicios y sin modelos de calcular costos muy desarrollados,
pueden resultar ms receptivas a la aplicacin de los nuevos sistemas
de costos. Por otra parte muchos de los modelos tradicionales
dedican gran parte de su esfuerzo a la valoracin de existencias,
situacin esta que dada la intangibilidad del servicio, no procede
en la empresas proveedoras de SDE. Por otra parte el fenmeno de
sustitucin del capital humano por parte del avance tecnolgico, en
este tipo de servicios no sufre un impacto grande, debido a lo
imprescindible del recurso humano en el servicio, lo cual evidencia
la necesidad de una adecuada gestin del personal que permita
controlar eficientemente las actividades que realizan los empleados
de los diferentes departamentos y el tiempo que emplean en la
realizacin de cada una de las tareas. La metodologa ABC adems de
superar las limitaciones que plantean los mtodos de calcular costos
tradicionales en lo referente a la distribucin de los gastos
indirectos17, da la posibilidad de controlarlos mismos,
posibilitando su reduccin y control. La implementacin o adecuacin
del ABC es de particular importancia para lograr el nivel de
competitividad que se desea de los proveedores de SDE, ya que se
sita el inters en el problema central: eficiencia y productividad;
para lo cul el punto de partida es la reduccin de los costos y
aumentar la competitividad.
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativa
Sistemas de Calcular CostosPor lo general, existen dos sistemas
para calcular costos: la de costos parciales y la de costos
completos. El sistema de costos parciales involucra los costos
directos, costos directos evolucionados, costos variables, y costos
variables evolucionados. Los sistemas de costos completos incluye
sistemas de costos por secciones y de costos basados en la
actividad. Por razones de funcionalidad, se hablara de los sistemas
tradicionales y los de Activity Based Costing, de ABC18. Antes de
presentar los conceptos claves del modelo de calcular costos,
denominado, ABC, en forma breve los sistemas tradicionales para dar
una idea conceptual ms amplia.
Sistemas TradicionalesEl mtodo de Costeo directo, es quizs el
que ms se aproxima a la prctica implementada por los proveedores de
SDE, consultados en el presente estudio. Este modelo, establece el
mtodo del costo departamental o por rea de presupuesto, en donde se
calcula para cada departamento, el costo de los servicios
prestados, los salarios directos y los gastos directos del
departamento, obtenindose el resultado departamental. Los
Departamentos o Centros de Costo que se pueden considerar son los
siguientes: Departamentos Operativos: Consultores para conduccin de
talleres o asesoras Licencias por el uso de materiales de
capacitacin Preparacin de materiales de capacitacin Materiales de
apoyo Viticos y transporte Depreciacin de equipo Salarios personal
capacitacin) operativo (facilitadores, supervisores o gerencia
de
Departamentos Funcionales: Administracin Compras Mercadeo
Publicaciones Recursos Humanos (Atencin al personal) Transporte
Mantenimiento Instalaciones
Cargos Fijos: Alquileres
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativa Primas de Seguros Gastos de intereses
Depreciacin Activo Fijo Amortizacin Gastos Pre Apertura,
Intangibles y otros Impuestos sobre utilidades
Los costos de los departamentos no operativos, no se distribuyen
a los departamentos que tienen ingresos19, sino que se presenta un
estado para cada uno separando los costos de salarios y costos de
personal de los otros costos del departamento, obtenindose un total
de costos de salarios y un total de otros costos. En este caso se
hace referencia a la forma en que aparece organizada la informacin
contable. Sumados, los dos hacen el total de costos del
departamento no operativo de que se trate. Adems de los costos
directos, y los departamentos no operativos, el modelo de costos
parciales recomienda un estado con los costos fijos. Al
transferirles las proporciones que se les asignan de los costos no
operativos y cargos fijos, y que constituyen costos indirectos de
los departamentos operativos, se obtienen los costos totales. Las
utilidades de operaciones de las reas productoras de ingresos,
tales como talleres de capacitacin, asesora, asistencia tcnica,
venta de materiales entre otros servicios deben considerarse como
utilidades (o prdidas) antes de los gastos indirectos no
distribuidos. Solamente agregndoles una porcin de los gastos
indirectos pueden obtenerse los costos totales y resultados netos
de cada rea. Aunque debe recordarse siempre que la distribucin de
los gastos indirectos se fundamenta en bases generalmente
arbitrarias o estimadas que pueden producir algunas distorsiones en
los resultados. Por esas razones la asignacin o distribucin de los
gastos indirectos a los departamentos operativos debe ser un
procedimiento adicional al mtodo establecido y debe utilizarse
solamente para: evaluar o establecer tasas nuevas de cobro de
servicios y servir de base para la planificacin estratgica. Los
requerimientos de un sistema de distribucin de gastos son: un
sistema contable apropiado he informacin estadstica adecuada para
el desarrollo de las bases de asignacin. La base para distribuir
los gastos indirectos a los departamentos operativos debe ser
lgicamente la cantidad de servicios prestados por cada departamento
a los otros, pero si no existe una exacta medicin de esos servicios
debe realizarse un estimado. Existen varios mtodos para asignar los
gastos indirectos (Directo, Escaln y Formula),pero el ms utilizado
es el denominado Directo por medio del cual los gastos indirectos
se cargan a los departamentos operativos con alguna base lgica
aunque arbitraria (al arbitrio de quien la define) tales como el %
de ingreso total, cantidad de trabajadores, rea ocupada por el
departamento, etc. Aunque cualquiera de los mtodos aceptados
empleados de forma regular proporcionar informacin til, el mtodo de
la formula da unos resultados que reflejan en mayor grado las
actividades entre departamentos. Todos los mtodos exigen los
siguientes pasos: Recoger los datos necesarios, incluyendo
servicios entre departamentos y otra informacin, para determinar la
base para la distribucin.
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad AdministrativaReclasificar, si es necesario, por
ejemplo, se puede hacer distribuciones mensualmente. Puede que haya
que invertir el orden para que la distribucin de los gastos
generales sea ms precisa. Distribuir los gastos fijos (alquileres,
seguros, impuestos depreciacin) directamente a todos los
departamentos. Distribuir los gastos generales, incluyendo su parte
de los gastos fijos, utilizando uno de los mtodos recomendados. Las
principales bases sugeridas para distribuir los gastos indirectos,
son las siguientes: en el caso de alquileres, los metros cbicos de
superficie ocupada, en el caso del telfono el nmero de extensiones,
depreciacin, los metros cbicos de superficie ocupada. Los mtodos de
costeo sealados anteriormente, pueden ser utilizados por la mayora
de los proveedores de SDE. No obstante, se recomienda ampliar el
clasificador de cuentas y los procedimientos para ofrecer
informacin significativa a la direccin, incluyendo ndices
operativos de costo por actividad, tales como: costo por
participante, costo por da, costo por evento, costo por asesora,
etc. Sin embargo debe tenerse cuidado de ampliar la base
informativa solamente con informacin que sea significativa y pueda
utilizarse efectivamente por la direccin para la toma de
decisiones. La presentacin excesiva de datos inmateriales o
incompletos debilitan, en vez de fortalecer, el valor de los
informes financieros.
Sistema ABCEl mtodoEl mtodo de Costos Basados en Actividades,
mejor conocido como ABC por sus signos en Ingles, considera que el
costo de los productos debe comprender el costo de las actividades
necesarias para fabricarlo y venderlo, y el costo de las materias
primas. No son los productos sino las actividades las que causan
los costos. Son los productos los que consumen las actividades.
Para asignar costos a los servicios de SDE, primero se investigaran
las actividades y los costos de esas actividades y luego los costos
de los productos. El proceso grficamente es el siguiente: Figura
3.1: La lgica de ABC
Tomado de www.monografias.com (marco terico de ABC) Hay dos
maneras para clasificar las actividades: segn las funciones de la
empresa en las que se incluyen (investigacin y desarrollo,
logstica, produccin, comercializacin, administracin y direccin) o
segn su relacin con los servicios que produce o comercializa la
empresa: en este sentido existen las actividades principales
(relacionadas directamente con los productos o servicios) y las
actividades auxiliares (apoyan a las actividades principales). En
resumen, hay tres pasos claves en el mtodo de ABC: 1. Identificar
las actividades realizadas en la organizacin (para asignar el costo
y visualizar el proceso). Una actividad se puede definir, como el
conjunto de
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativatareas que generan costos y que estn
orientadas a la obtencin de un output para elevar el valor aadido
de la organizacin 2. Identificar los elementos del costo (para
visualizar la asignacin del costo) y medir el desempeo (para
visualizar el proceso) 3. Determinar la relacin entre las
actividades y los elementos del costo (para visualizar la asignacin
del costo) En lo general hay tres situaciones en donde se debe
implantar un sistema de gestin de costos por actividades. Primero,
cuando el porcentaje de costos indirectos sobre el total de costos
de la compaa tenga un peso significativo, si bien es cierto que no
tendra sentido su implantacin si la compaa fabricase un slo
producto para un cliente nico. Un segundo caso de aplicacin del ABC
es en instituciones o empresas sometidas a fuertes presiones de
precios en el mercado. Los sistemas tradicionales suelen incorporar
los costos indirectos en funcin de volmenes de unidades producidas
o vendidas lo cual dificulta conocer exactamente la composicin del
costo. Una tercera situacin es en compaas que posean una alta gama
de productos con procesos de fabricacin diferentes y en donde es
muy difcil conocer la parte proporcional de gastos indirectos
afectada a cada producto.
Ventajas del modelo ABC No afecta directamente la estructura
organizativa de tipo funcional ya que el ABC gestiona las
actividades y stas se ordenan horizontalmente a travs de la
organizacin. Facilita la comprensin del comportamiento de los
costos de la organizacin, constituyndose en una herramienta de
gestin que facilita el proceso de presupuestacin. Proporciona
informacin sobre las causas que generan la actividad y de cmo se
realizan las tareas. De tal forma que al conocer el origen del
costo permite atacarlo desde sus races. Proporciona una visin
real(de forma horizontal) de lo que sucede en la empresa)
Facilitando la visin de la necesidad de nuestro trabajo para el
cliente al que debemos justificar el precio que facturamos. Permite
conocer medidas de tipo no financiero muy tiles para la toma de
decisiones. Proporcionar informacin que reducir los costos de
estudios especiales Por una parte incrementa el nivel de informacin
y por otra parte reduce los costos del propio departamento de
costos. El modelo de basa en hechos reales de tal manera que no
puede ser manipulado. Es generalizado el planteamiento de que
consume una parte importante de recursos en las fases de diseo e
implementacin. Un aspecto que puede dificultar la implementacin es
el nivel de detalle en la definicin cada actividad y de los rubros
de costos que afecta.
Limitaciones
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativa Un tercer aspecto es que la definicin
de actividades, puede resultar dificultosa. Finalmente se debe
recordar que todo proceso nuevo genera ciertas resistencias y
requiere de una etapa de adopcin de la metodologa. De tal forma que
es recomendable educar a los usuarios que mantienen la informacin y
a las personas que usan la misma para la toma de decisiones.
A manera de conclusin se puede agregar La tradicional
contabilidad de costos mide lo que cuesta hacer una tarea, mientras
que la contabilidad basada en la actividad, registra adems el costo
de no hacer, como el costo de perodo de indisponibilidad de mquina,
de espera de una herramienta, de inventario, de reprocesado, etc..
Estos costos de no hacer frecuentemente igualan y a veces exceden a
los costos de hacer.
ConclusionesEl sistema de calcular costos en las empresas
proveedoras de SDE, se basa principalmente en considerar como
costos del servicio los costos que se relacionan directamente con
la prestacin del servicio, conocidos tradicionalmente como costos
directos y se deja de lado una gran cantidad de costos que se
relacionan con principalmente con el soporte administrativo, el
desarrollo de los servicios y otros costos. La metodologa
desarrollada en el modelo propuesto, al principio puede generar
resistencia por el nivel de detalle que demanda, pero se considera
un aporte importante para lograr visibilizar una gran cantidad de
costos que en la actualidad no estn siendo considerados y que
afectan el desarrollo de los proveedores de SDE. El desarrollo de
una prctica de calcular costos que refleje la totalidad de los
mismos se considera imprescindible para el logro de la
sostenibilidad y para el fortalecimiento de los proveedores y de la
micro y pequea empresa. El implementar de forma complementaria la
proceso desarrollado Diseo del Modelo una fase de implementacin y
mejoramiento del mismo puede resultar de gran valor para el
desarrollo de la herramienta y el fortalecimiento de los
proveedores. La divulgacin y la implementacin de la herramienta
desarrollada para calcular costos puede representar un importante
aporte en el desarrollo de la industria de proveedores de SDE. Se
debe tener claridad de que el trabajo desarrollado es un primer
esfuerzo y que es posible que se requieran mejoras al Modelo, las
cules solo se podrn detectar con la experiencia y sobre todo con el
aporte de los/as usuarios/as. Pies de pagina 9 Se define como
rubros de costos, a las agrupaciones de costos y estn relacionadas
directamente con las actividades. 10 Rubros de costos productivos,
son aquellos que se relacionan de forma directa con la prestacin de
los servicios o productos. 11 En este caso el concepto de costos
indirectos, hace referencia a que no se relacionan directamente con
el servicio prestado. Es el concepto tradicional de costos
indirectos.
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativa 12 Se entiende por costo fijo, aquellos
que no tienen relacin directa con el volumen de servicios
prestados, como es el caso de alquileres y sueldos del personal
administrativo. 13Este tipo de costo resulta an ms alto en aquellas
organizaciones que ofrecen capacitacin tcnica especializada y
requieren de altas inversiones en equipo, como en el caso de
INTECAP, en Guatemala. 14Segn los conceptos tradicionales se
entiende por costo, aquel que se relaciona de forma directa con el
servicio prestado y por gasto a aquellos que no tienen una relacin
directa con el servicio, como es el caso de la administracin de la
empresa. 15 Recuerde que en este caso el costo esta directamente
relacionado con la prestacin del servicio. 16 Recuerde que el gasto
no esta directamente relacionado con la prestacin del servicio. 17
Se define como gastos indirectos lo que no se relacionan de forma
directa con la prestacin del servicio. 18 Los sistemas
tradicionales, de costos parciales, refieren a la practica de los
proveedores de SDE, y el sistema de ABC refiere al sistema que se
est proponiendo ac. 19 Se entiende por departamentos que generan
ingresos, los que estn directamente relacionados con la prestacin
del servicio, por ejemplo capacitacin, elaboracin de
materiales.
PreparacinConceptualizacin general Como se explic en la
introduccin, la lgica del ABC es que recursos generan costos,
actividades consumen recursos, y productos consumen actividades. El
modelo tiene dos fases. En la primera fase se identifica las
actividades desarrolladas por la organizacin y sus rubros de
costos. En la segunda, las actividades son asignadas a los
Servicios de Desarrollo Empresarial, que presta la organizacin.
Esta asignacin se hace basndose en el consumo de las actividades de
cada servicio ofrecido. La figura 2.1 ilustra las relaciones
jerrquicas entre los grupos de costos, las actividades y los SDE.
Figura 2.1: Las dos fases y las relaciones entre rubros de costos,
actividades y SDE
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativa
Tomado de Roztocki et. al.(1999) Los Rubros de Costos son
agrupaciones de costos y estn relacionadas directamente con las
actividades. Los Rubros, incluyendo costos indirectos y directos,
localizan los costos en relacin con los SDE. Las actividades son
acciones o conjunto de tareas necesarias para alcanzar las metas y
objetivos de una organizacin, establecidas de tal forma que los
costos respecto a ellas se puedan determinar de la manera ms
directa posible1. La identificacin de las actividades en la primera
fase al principio parece difcil y requiere que el ejercicio se
desarrolle en varias ocasiones. Para facilitar este proceso se
sugiere iniciar elaborando un flujo-grama de la organizacin, que
refleje el proceso que se sigue para ofrecer los servicios. Tambin
es recomendable agrupar los proceses homogneos de actividades que
comparten los mismos costos. Se aclara el concepto de una actividad
ms adelante. Una vez que se tiene el detalle de todas las
actividades, y los diferentes rubros de costos con que opera la
organizacin, se procede a calcular los costos totales de cada
actividad, relacionando los rubros con cada actividad. Por ejemplo,
la actividad de control de calidad incluye costos como personal
permanente, vehculo, y administracin. Para asignar los costos
correctamente, hay que identificar las causas que inducen el costo,
nombrados unidad de costo. Por ejemplo, el rubro personal
permanente relacionado con la actividad control de calidad puede
ser medida por horas porque con ms horas se aumenta el costo. El
rubro edificio puede tener la unidad metro cuadrado por que el
costo aumenta con ms metros cuadrados. En la primera etapa del
ejercicio, los costos estn asignados a rubros de costos homogneos
dentro de un centro de actividad. Ningn modelo tradicional incluye
una etapa equivalente. Es importante explicarse que el sistema ABC
trata de evitar el uso de los conceptos costos directos e
indirectos. Aunque el modelo es desarrollado para localizar
solamente los costos indirectos, parte de la misma teora es que muy
pocos costos son verdaderamente directos. La mayora de los costos
son generados por ms de una actividad. Tomando en cuenta el
objetivo
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativade ste ejercicio, en este momento no es
necesario diferenciar entre costos directos e indirectos. Se puede
obtener la mayora de los rubros de costos de la contabilidad. En la
segunda fase se asignan los costos a las actividades, a travs de
los rubros de costos identificados en la primera etapa. Se
determina las causas de los costos de las actividades para asignar
los costos conocidos tradicionalmente como indirectos a los
diferentes SDE. Finalmente las actividades son relacionadas con los
SDE, usando los rubros de costos de las actividades. La segunda
etapa es similar a la de los sistemas tradicionales, nicamente que
la contribucin de los costos en el ABC es segn los rubros de
costos, en vez del volumen de la produccin. Por ejemplo, el nmero
de cotizaciones, para capacitacin no es relacionado al volumen de
la produccin, y segn lo tradicional no es parte del costo del SDE.
En el modelo presentado ac, esos costos son en efecto parte del
costo del SDE. Recoleccin de la informacin La recoleccin de
informacin es clave en el proceso de calcular costos. La calidad de
la informacin recolectada determinar el nivel de precisin de los
costos de SDE que se calcula. Hay tres fuentes primarias de
informacin necesarias: las personas, los estados financieros y el
sistema contable de la organizacin. Todas las personas involucradas
en el desarrollo de SDE son la principal fuente de informacin.
Ellos pueden proveer datos acerca de las actividades de la
organizacin, el consumo de los recursos y las mediciones de
desempeo utilizadas. Se debe tomar en cuenta que para la mayora de
las personas, los conceptos aqu usados sern nuevos. La
implementacin del modelo requiere reuniones repetitivas para captar
y manejar los conceptos adecuadamente. El estado de resultados y el
catlogo contable provee la informacin acerca de los elementos del
costo de la organizacin y las salidas realizadas. Si su organizacin
tiene un sistema contable computarizado y dependiendo de la
clasificacin del catlogo de cuentas se puede facilitar el sacar la
informacin requerida. El modelo que se propone ac es fcil para
implementar con un software bsico como Excel. El modelo requiere
dos clases de informacin: las actividades desarrolladas por la
organizacin y los rubros de costos en que incurre en el desarrollo
de sas actividades. En relacin a los costos, el anlisis se puede
hacer tomando como insumo los costos histricos o con base en los
costos proyectados o presupuestos. Para calcular las proporciones o
el porcentaje que las actividades ocupan o consumen en cada SDE, se
distingue tres maneras diferentes de hacerlo, las cules tienen
diferentes niveles de exactitud: una estimacin, una valoracin, o
una recoleccin de datos reales. La eleccin depende de los recursos
disponibles y la exactitud deseada. La forma ms
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativasencilla es estimar los ndices o
porcentajes de consumo. Se debe hacer la estimacin en un equipo de
personas de diferentes secciones de la organizacin, de la direccin,
de la administracin y soporte, y tambin de capacitacin. Otra opcin
un poco ms avanzada es una valoracin de opiniones con una tcnica
como el AHP2. Es una de las tcnicas que sistemticamente transforma
opiniones en informacin ms representativa. La tercera manera para
prorratear el peso de las actividades en los SDE es usando costos
reales. Esta requiere sistemas computarizados y es un proceso ms
caro. Para las organizaciones de SDE se sugiere que lo estimen en
equipo. El modelo contempla los siguientes ocho pasos, los cules
cuentan cada uno con una hoja en Excel que proporciona un apoyo
para el desarrollo de cada paso. Se puede vincular las hojas entre
ellas para calcular los costos de los Servicios automticamente:
Paso Paso Paso Paso Paso Paso Paso Paso 1: 2: 3: 4: 5: 6: 7: 8:
Definir y calcular los costos totales de cada Rubro de Costos
Definir las Actividades Vincular los Rubros de Costos con las
Actividades Prorratear los Rubros de Costos de las Actividades
Calcular los Costos de las Actividades Definir las SDE y
vincularlas con las Actividades Prorratear las Actividades de los
SDE Calcular los Costos Totales de cada SDE
Implementacin Para la implementacin se ha desarrollado un
documento en Microsoft Excel que puede ser descargado desde aqu,
este modelo esta desarrollado para que pueda manejar 16 Rubros, 21
centros de actividad y 15 servicios estos pueden ser modificados
segn las necesidades de su organizacin y es totalmente funcional
pero usted puede desarrollar una herramienta propia a partir de
este modelo. Requerimientos: Para completar el siguiente tutorial
necesita los siguientes programas y archivos. Microsoft Excel
Instalado en su computadora
Archivo de ejemplo Descarga del Modelo para calcular costos(155
Kb). Prerrequisitos: Conocimientos bsicos de Microsoft de Excel el
manejo de hojas electrnicas. Paso 1: Definir y calcular los costos
totales de cada Rubro de Costos Paso 2: Definir las Actividades
Paso 3: Vincular los Rubros de Costos con las Actividades Paso 4:
Prorratear los Rubros de Costos de las Actividades Paso 5: Calcular
los Costos de las Actividades
UNIVERSIDAD REGIOMONTANA Maestra en Administracin Materia:
Contabilidad Administrativa Paso 6: Definir las SDE y vincularlas
con las Actividades Paso 7: Prorratear las Actividades de los SDE
Paso 8: Calcular los Costos Totales de cada SDE
